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Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno Período Noviembre – Marzo 2019

De conformidad con las disposiciones contenidas en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Grupo de Control Interno presenta y publica el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno de la Dirección General Marítima, correspondiente al primer cuatrimestre de la vigencia 2019.

Este informe se continúa presentando bajo la estructura del Modelo MECI, enfocado en la séptima dimensión de control interno dentro del MIPG, en línea con las buenas prácticas que referencia el Modelo COSO, y actualizado en un esquema de cinco (5) componentes: 1) Ambiente de Control, 2) Evaluación del Riesgo, 3) Actividades de Control, 4) Información y Comunicación y 5) Actividades de Monitoreo. Institucionalidad Mediante resolución No. 0512-2018 MD-DIMAR-GPLAD-APROIN de 21 de Junio de 2018, “Por la cual se modifica la denominación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo por el de Comité Institucional de Gestión y Desempeño en el Dirección General Marítima”.

Por tanto, resuelve en su artículo 1 Adoptar la versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG en la Dirección General Marítima, para el funcionamiento del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de la Entidad, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.

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1. Ambiente de Control Código de Integridad La Dirección General Marítima (DIMAR) a través de este documento definió el sistema de reglas, cuyo propósito general es guiar los comportamientos sobre los cuales descansará la cultura de la institución y que orientarán la conducta de todos los servidores públicos y contratistas que laboren para la DIMAR. En el presente código se adoptaron las actuaciones propuestas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en el Código General de Integridad de Servicio Público Colombiano, alineándolo al Plan Estratégico de Desarrollo 2015-2030, soportado en sus cuatro (4) valores organizacionales; 1. Rigor Técnico y Profesional, 2. Confianza, 3. Liderazgo y 4. Vocación de servicio, permitiendo construir una guía sobre los cuales se soporta y cimienta la misión y visión de DIMAR. Actividades realizadas de Bienestar e Incentivos

Portafolio de Bienestar 2018

Celebración día de Dimar.

Celebración día del Servidor Público

Torneos Deportivos

Actividades de carácter informativas y participativas (empresas convenio)

Campaña menos cuentos más verdades Actividades realizadas acerca de la apropiación del Código de Ética e Integridad.

Difusión Resolución 0177-2018 código ética.

Actividad de socialización de valores por medio de piezas de difusión virtual y física. Capacitaciones programadas y realizadas por la entidad vigencia 2018. El Plan Institucional de Capacitación de la Dirección General Marítima se encuentra dividido en: capacitación por estímulo o de apoyo individual, mejora de competencias individual y mejora de competencias colectivas.

Capacitaciones por competencias individual

Programa

Pregrado en Ciencias de la Información y la documentación, Bibliotecología y

Archivística

Maestría en Gestión Financiera

Maestría en Derecho Público

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Doctorado en Geografía

Master Online en Diseño, construcción y Explotación de Puertos, costas y Obras

Marítimas Especiales

Administración de la seguridad y salud ocupacional

Maestría en Gestión de las Organizaciones

Maestría en Dirección de Proyectos metodología Business

Curso SQL 2016 Database Administrador

Técnico profesional en análisis y desarrollo de sistemas de información

Maestría en estudios editoriales

Especialización en Psicología Organizacional Ocupacional

Tecnología en Gestión de Recursos Humanos

Tecnología en contabilidad sistematizada para

Maestrías en Oceanografía IV cohorte

Maestrías en Oceanografía

Doctorados en Ciencias del Mar

Capacitaciones por Estímulo

Programa

Pregrado en Administración de empresas

Pregrado en Ingeniería Informática

Ingeniería de Telecomunicaciones

Pregrado Derecho

V Semestre Ingeniería de Sistemas

II Semestre Administración de Empresas

Pregrado en contaduría

Pregrado en Ingeniería Mecánica

Capacitaciones Competencias Colectivas

Programa

Programa de Desarrollo Directivo

Programa en proceso de toma de decisiones en momento de alto riesgo” con

Inalde Business School de la Universidad de la Sabana.

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Programa en Negociación con Inalde Business School de la Universidad de la

Sabana

Seminario de Actualización Jurídica

Capacitación Colectiva-Seminario Taller de actualización funcionarios PMM.

Taller de capacitación como inspector de navegación a funcionarios de CP08,

CP10, CP11 y CP12 para que realicen las inspecciones de navegación a las

naves menores en jurisdicción.

Implementación del nuevo marco normativo emitido por la Contaduría General de

la Nación donde se adapten las NICSP.

Gestión comercial y promoción de servicios

Curso de trabajo en alturas

Programas de formación para funcionarios Dimar en Escuela Naval de Cadetes

"Almirante Padilla" - ENAP

Programas de formación para funcionarios Dimar en Escuela Naval de

Suboficiales - ENSB

Norma ISO 17020: Evaluación de la conformidad e Inspección para Escuela

Naval de Suboficiales - ENSB

Curso avanzado de análisis de riesgos (ISO 31111, ISO 31010 / EPB, EPIP -

Código PBIP)

Actividades realizadas de Seguridad y Salud en el Trabajo vigencia 2018

Medicina preventiva y del trabajo

Exámenes médicos ocupacionales periódicos y alturas a nivel nacional

Semana de la Salud Barranquilla

Inspección Biomecánica a puestos de trabajo Sede Central e Intendencias regionales.

Análisis de Puesto de Trabajo Leticia.

Mesa laboral con ARL Positiva

Jornada salud toma de tensión arterial y glucometría en Sede Central

Inspección biomecánica puestos de trabajo sede central.

Charla de prevención y promoción hábitos de vida saludable

Asistencia primeros auxilios y acompañamiento en pruebas físicas (militares)

Seguridad e Higiene Industrial

Charla Riesgos Laborales en TADE.

Participación mesas de trabajo SG-SST Ministerio de Defensa Nacional

Inspecciones de seguridad

Campaña convocatoria y elección COPASST

Capacitaciones: Responsabilidad legal, inspecciones de seguridad e investigación de ATEL a los COPASST

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Capacitaciones unidades regionales: Asesoría uso, mantenimiento y almacenamiento de EPP ; seguridad en trabajos en caliente, manejo seguro de equipos y herramientas eléctricas; Inspecciones de seguridad; Gestión Ambiental-Manejo, transporte y almacenamiento de residuos peligrosos; espacios confinados unidades a flote.

Taller Orden y Aseo

Capacitación en cobertura Riesgo Laborales inspectores

Simulacro de evacuación por sismo

Actualización matrices de peligros y riesgos

Cursos de entrenamiento en Trabajo Seguro en Alturas

Capacitación integral a las brigadas de emergencias

Capacitaciones: Ley 1010/2016 - Conciliación Laboral - Comunicación asertiva - Habilidades de concertación y negociación al Comité de Convivencia Laboral.

Visita ARL revisión condiciones Teletrabajo

Evaluación inicial SG-SST

Planeación Estratégica La entidad actualizó su Plan Estratégico de Desarrollo 2030 segunda versión, donde los cambios principales fueron; la actualización del análisis del contexto externo, actualización de cifras y datos estadísticos que soportan el planteamiento estratégico, actualización de la definición de Seguridad Integral Marítima, actualización de la estructura organizacional al 2030 y el mapa de procesos según resultados del proyecto del Modelo de Operación, así como la actualización del portafolio de programas y proyectos de acuerdo a la maratón de programas realizada en la vigencia 2018. El plan Estratégico esta soportado en sus tres (3) hitos estratégicos, relacionados a continuación:

Corto plazo (2019): Dimar consolidada internamente y orientada al servicio.

Mediano plazo (2022): Una institución reconocida por su rigor técnico y eje articulador para el desarrollo integral marítimo y fluvial.

Largo plazo (2030): La autoridad marítima líder en la región.

2. Evaluación del Riesgo

La Dirección General Marítima, en referencia a la Guía para la Administración del riesgo elaborada y publicada por el Departamento Administrativo de la Función Pública el día 21 de febrero de 2012, la Norma de Gestión Integral del Riesgo ISO 31000, los lineamientos establecidos por el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000 y la Norma Técnica de la Calidad NTCGP 1000, ha establecido una metodología (G3-00- PRO-005 Gestión de Riesgos) para identificar, analizar, valorar y controlar los riesgos actuales y potenciales a los que están expuestas los procesos en sus actividades, garantizando una efectiva prestación de los servicios a los usuarios de la Entidad. Con el fin de fortalecer la Gestión de Riesgos de la Entidad en cumplimiento de la “Política de Administración de Riesgos Institucional” para la vigencia 2018, la entidad reevaluó los riesgos asociados a cada uno de los procesos y actualizó su definición así como sus correspondientes planes de mitigación y de contingencia.

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Identificación y gestión de Riesgos Como parte del Plan Operativo del Sistema de Gestión Institucional y en coordinación con los Líderes Operativos de Calidad se identificaron 81 riesgos relacionados con los objetivos de los procesos y/o institucionales, de esta forma se realizó gestión de los riesgos para todos los procesos de la Entidad a excepción de M5 Protección del Medio Marino quien presentó extemporáneamente su identificación. Por lo anterior, el Área del Sistema de Gestión Institucional realizó el cargue de los riesgos en mención en la Página 3 plataforma establecida para la administración del Sistema de Gestión Institucional distribuidos por procesos de la siguiente forma: Tabla No. 1 Identificación de riesgos por proceso.

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Análisis y valoración En esta etapa se estableció la probabilidad de ocurrencia del riesgo y sus consecuencias, con el fin de determinar el nivel de riesgo antes y después de controles, con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas, como resultado de este ejercicio se obtuvo; 22 en Zona Riesgo Baja, 21 en Zona Riesgo Moderada, 27 en Zona Riesgo Alta y 11 en Zona Riesgo Extrema. Imagen No. 2 Análisis y valoración de riesgos

Manejo En esta etapa se definieron acciones para mitigar y tratar los riesgos en caso de una posible materialización, el Plan de Mitigación fue establecido para todos los riesgos identificados y el Plan de Contingencia para los riesgos determinados en zona alta y extrema los cuales pueden ser consultados en la plataforma SIMEC, los riesgos así como los planes de manejo asociados fueron sensibilizados y socializados a los funcionarios de los procesos por parte de los Líderes Operativos de Calidad de cada proceso en el marco del Plan Operativo del Sistema de Gestión Institucional. Monitoreo En esta etapa y de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento G3-00-PRO-005 Gestión del Riesgo v2, el monitoreo y seguimiento trimestral a los riesgos identificados es realizado verificando el cumplimiento de las acciones y los soportes definidos en el plan de mitigación, dicho seguimiento es realizado por el Grupo de Planeación a través del seguimiento mensual realizado al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, referente al resultado del monitoreo realizado por parte de Control Interno, en las mesas de trabajo adelantadas por parte del Área del Sistema de Gestión Institucional con los procesos durante los meses de noviembre y diciembre.

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Frente a la materialización de los riesgos, se evidenció debilidad en el reporte oportuno realizado desde las unidades regionales, por tal motivo en el Plan Operativo del Sistema de Gestión Institucional para la vigencia 2019 se estableció, una actividad periódica para el reporte de la materialización de los riesgos y salidas no conformes de los procesos. Finalmente, para la Gestión de Riesgos 2019 y en cumplimiento a lo establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública en la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas v4 (octubre 2018), el Sistema de Gestión Institucional ha venido actualizando los lineamientos pertinentes con el objetivo de unificar los lineamientos en los aspectos comunes de las metodologías para la administración de todo tipo de riesgos, fortalecer el enfoque preventivo y ofrecer herramientas para identificar, analizar, evaluar los riesgos y determinar roles y responsabilidades de cada uno de los servidores de la entidad en los riesgos de gestión. 3. Actividades de Control Políticas de Operación y Procedimientos: En el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se han adoptado las políticas de operación y procedimientos establecidos por los procesos de acuerdo a un muestreo realizado como elemento de control para su operación, como se detalla a continuación:

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Informe Ejecutivo MIPG 2018

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Ejecución Proyectos de Inversión Diciembre 2018 El Grupo de Planeación a través del Área de Proyectos presenta la ejecución de los proyectos de Inversión durante la vigencia 2018, como se relaciona a continuación:

Podemos evidenciar en la gráfica desempeño compromisos a diciembre de 2018, que en

términos generales la ejecución del presupuesto de inversión en relación a los

compromisos suscritos es óptimo, teniendo en cuenta que el resultado logrado fue del

98.12% de un 99.95% esperado, si bien la diferencia en términos porcentuales es mínima,

la apropiación pendiente por comprometer corresponde a $1.721.68 millones, una parte

hace referencia a saldos libres de afectación producto de la ejecución de los procesos de

contratación durante la vigencia, no obstante la mayor afectación en este resultado

corresponde al proyecto ADQUISICIÓN Y REPOSICIÓN DE EQUIPO OPERACIONAL,

específicamente al subproyecto ADQUISICIÓN DE UN HELICOPTERO, el cual durante el

proceso de contratación generó un diferencial cambiario a favor y no pudo ser reasignado

por tiempos de ejecución.

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En lo que respecta al desempeño de las obligaciones el resultado en términos generales

se considera bueno, toda vez que se logró obligar el 96.14% del total de la apropiación

asignada, sin embargo, al cierre de la vigencia la apropiación pendiente por obligar fue

equivalente a $3.540.10 millones, recursos que corresponde a los siguientes proyectos:

MEJORAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN MARÍTIMA sub proyecto: “PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LITORALES”:

ADQUISICION Y REPOSICION EQUIPO OPERACIONAL sub proyecto: ADQUISICIÓN DE BUQUE HIDROGRÁFICO MULTIPROPÓSITO – OSV:

ADQUISICIÓN HELICOPTERO 4. Ejecución Presupuesta vigencia 2018 La ejecución presupuestal a 31 de diciembre de 2018 de la entidad se relaciona a

continuación:

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Contratos vigencia 2018 Durante la vigencia 2018 se gestionaron los siguientes procesos contractuales, los cuales se relacionan a continuación:

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN CANTIDAD VALOR CONTRATADO

1 CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO 1 $129.271.128,00

2 CONTRATACIÓN DIRECTA 693 $68.439.839.606,58

3 LICITACIÓN PÚBLICA 2 $1.701.795.892,00

4 SELECCIÓN ABREVIADA 82 $26.955.214.365,07

5 MÍNIMA CUANTÍA 223 $ 5.889.699.385,03

TIPOS DE CONTRATO CANTIDAD VALOR CONTRATADO

1 ARRENDAMIENTO Y/O ADQUISICIÓN DE INMUEBLES 5 $ 333.778.658,00

10 INTERVENTORÍA 1 $129.271.128,00

11 MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN 39 $1.936.833.872,42

12 OBRA PÚBLICA 6 $1.321.449.788,09

14 PRESTACIÓN DE SERVICIOS 793 $38.202.320.788,13

15 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD 1 $ 9.247.140,00

19 TRANSPORTE 1 $283.594.800,00

21 INTERADMINISTRATIVO 6 $19.215.800.973,53

22 ACUERDO MARCO 31 $3.045.704.389,39

23 GRANDES SUPERFICIES 5 $412.517.940,00

3 COMPRAVENTA Y/O SUMINISTRO 110 $38.072.914.849,12

5 CONSULTORÍA 3 $152.386.050,00

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4. Información y Comunicación

La Dirección General Marítima cuenta con 4 redes sociales con cerca de 19 mil seguidores, así:

Red No. Seguidores

Facebook 8334

Twitter 6915

Instagram 3444

YouTube 220

Fuente: Área de Comunicaciones Estratégicas Dimar

Donde diariamente se comparte información de la Entidad, interactuando con los públicos

de interés. Así mismo se han publicado 89 boletines y comunicados de prensa, logrando

posicionar diversas noticias en medios locales, regionales y nacionales

Por último, se gestionó ante la ANTV espacios de código cívico para el posicionamiento

de temas misionales de la Entidad, en horarios prime time:

Los Mensajes Cívicos, son aquellas piezas audiovisuales o spots (max 35”) con subtítulos

y lengua de señas colombianas, a través de los cuales entidades estatales o entidades sin

ánimo de lucro, divulgan campañas sociales de interés público para beneficio de la

comunidad. Gestionados ante la Autoridad Nacional de Televisión, con aval de

Presidencia se designan códigos por parte de RTVC y Mis Ltda., para emisión de estas

piezas a través de los canales de televisión abierta pública y privada.

Durante el período comprendido entre noviembre 2018 y febrero 2019 se lograron 4

Mensajes Cívicos (uno de ellos tiene vigencia más amplia), correspondientes a:

#Navegue Seguro Recomendaciones de seguridad Antes de Navegar

Vigencia: 15 dic 2018 – 31 ene 2019

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#Navegue Seguro Recomendaciones de seguridad Durante Navegar

Vigencia: 15 dic 2018 – 31 ene 2019

#Navegue Seguro Recomendaciones de seguridad Uso de Muelles Autorizados

Vigencia: 15 dic 2018 – 31 ene 2019

Colombia País Marítimo

Vigencia: 15 dic 2018 – 30 abr 2019

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El Área de Servicio y Participación Ciudadana generó y divulgo los reportes de la gestión de las peticiones de la Entidad de la vigencia 2018 así:

Canales de Atención Dimar

Tipo de Peticiones

2%

12%

44%

0%

28%

0% 9%

5%

0%

Canales de Atención

CHAT

CORREO POSTAL

E-MAIL

LÍNEA ANTICORRUPCIÓN

PRESENCIAL

REDES SOCIALES

SEDE ELECTRÓNICA

TELÉFONO

VALIJA ARC

0,80

1,22

8,68

24,77

23,49

9,91

23,26

2,53

0,40

4,58

0,34

0,00 5,00 10,00 15,00 20,00 25,00 30,00

Consulta

Felicitación

Interés general o particular

Petición de información

Petición de interés general o particular

Peticiones de documentos y de…

Peticiones entre Autoridades

Presunta irregularidad

Queja

Reclamo

Sugerencia

Tipo de petición

Series1

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Peticiones por Asunto

Estado de las Peticiones

5. Actividades de Monitoreo En este componente se relaciona las actividades y/o acciones de constante monitoreo, que permiten evaluar el Sistema de Control Interno de la Entidad; así como la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos, la ejecución y avance de los planes, programas y proyectos y los resultados de la gestión institucional, con el fin de establecer las recomendaciones respectivas que resultan en un plan de mejoramiento.

Evaluación Independiente En cumplimiento del Plan de Acción del Grupo de Control Interno vigencia 2018, se presentaron los siguientes informes:

Plan de Austeridad en el Gasto Sistema de Quejas y Reclamos PQRS Seguimiento a la Estrategia Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Proyectos de Inversión

Seguimiento y Monitoreo a los riesgos institucionales Información Estadística

Ingresos y Cartera Talento Humano

5%

0%

0% 5% 0% 1%

5%

22%

10%

3%

12%

32%

1% 1%

0% 1% 2% Peticiones por asunto Administrativo y FinancieroAsuntos InternacionalesCertificación de Envases de Mercacias PeligrosasControl de Tráfico MarítimoDerechos HumanosDesarrollo HumanoEmpresasGente de MarInformación General de la EntidadInvestigación Cientifica MarítimaLitoralesNavesProtección del Medio Marino

96%

4%

Estado de las peticiones

Expediente finalizado

Fin por desistimiento

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Autoevaluación

Trimestralmente se lleva a cabo las Reuniones de Análisis Estratégico, en las cuales se realiza el seguimiento a los temas estratégicos de la entidad, para evaluar su cumplimiento, así como los avances de las metas planteadas para cada período evaluado.

El Grupo de Planeación evalúa los avances de la operación y articulación del MIPG, acuerdo lineamientos de función pública, mediante los planes institucionales publicados en el Simec, como herramienta de seguimiento respecto a cada una de las dimensiones operativas del MIPG.

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, liderado por la Alta Dirección revisa y evalúa el estado de los indicadores y compromisos establecidos en cada sesión realizada, con el propósito de medir el cumplimiento de los objetivos estratégicos acorde a los lineamientos trazados en el Plan Estratégico de la entidad.

El Grupo de Control Interno en el ejercicio de sus auditorías, realiza la sensibilización del MECI, direccionando sus esfuerzos a la apropiación de los principios de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, como principal activo de valor que redunde en los resultados institucionales.

Planes de Mejoramiento Durante el período de Julio a Diciembre de 2018, se realizó seguimiento a las acciones correctivas y de mejora que integran los planes de mejoramiento de la entidad, a través de la herramienta Simec. Como resultado de la revisión, análisis y seguimiento de las acciones resultado de las auditorías de control interno, se cuenta con 358 acciones en el sistema, después de un ejercicio de unificación, cancelación y cierre, quedaron como resultado 159 acciones en trámite y finalizadas por los procesos 27 para un total de 186 acciones. Estado de Acciones por procesos

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Conclusiones y Recomendaciones 1. Se resalta la gestión realizada por el Área de Comunicaciones Estratégicas, en la

difusión y fortalecimiento de los canales de comunicación internos y externos. Así como, las campañas de divulgación de los temas de interés de la Autoridad Marítima Colombiana.

2. Se recomienda evaluar en cada vigencia la efectividad de los controles asociados a los riesgos de los procesos gerenciales, misionales y de apoyo, con el fin de determinar si hubo cambios en la zona de valoración inicial y final, aplicados los controles para minimizar los riesgos identificados por cada proceso.

3. Teniendo en cuenta las políticas y directrices establecidas por Función Pública, en el Marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, se recomienda dar cumplimiento con las tareas establecidas en los planes de acción de los procesos alineados a las dimensiones del MIPG.

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ORIGINAL FIRMADO

Profesional de Defensa CN (RA) PD Juan Carlos Bernal Galofre

Coordinador Grupo de Control Interno DIMAR

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