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Piedecuestana INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO LEY
1474 DE 2011
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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 20
Period° evaluado: Mayo - Agosto de 2017 Control Interno de
Gestion Fecha de elaboraciOn: Septiembre de 2017
La Oficina de Control Interno de Ia Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos
E.S.P. en cumplimiento de lo dispuesto en el Articulo 9 de la Ley 1474 de 2011,
presenta el informe pormenorizado cuatrimestral, del estado de control interno de la
empresa, basandose en el analisis de los componentes y elementos que forman
parte de los Modulos de: Control de Planeacion y Gestion, Evaluacion y Seguimiento
y Eje Transversal de Informacion y Comunicacibn.
IViodu o ontrol de Planeacion y Gestion
AVANCES
1.1 COMPONENTE DE TALENTO HUMANO:
La oficina de Talento Humano de Ia Empresa Piedecuestana de Servicios
PUblicos E.S.P. a Ia fecha de elaboracion del presente informe no ha logrado
crear e implementar en Ia Entidad los Sistemas de Capacitaci6n y el Sistema
de Estimulos reglamentados por el Decreto Ley 1567 de 1998, asi como
tampoco se ha creado e implementado el Programa de Induccion y Re
induccibn, teniendo en cuenta que a Ia fecha, no existe colaboracibn por parte
de las areas de Ia entidad en las necesidades que existen en cada una de
estas y asi poder dar punto de partida a la creacion de dichos sistemas y
planes.
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Es necesario advertir que sin Ia creacion de lo mencionado con anterioridad,
dicha dependencia ha venido desarrollando una serie de actividades y
capacitaciones dirigida a los trabajadores de Ia entidad, incluyendo apoyos y
contratistas, las cuales se describen de la siguiente manera:
CAPACITACIONES:
- Taller Marcos Normativos Contables para entidades
empresas que no cotizan en el mercado de valores.
- Resolucion de Conflictos
- Sustancias Psicoactivas, Alcoholismo y Tabaquismo
- Plan Estrategico de Seguridad Vial
- Estilos de Vida Saludables
- Pausas Activas
de Gobierno, para
Asi mismo al cierre del mes de Agosto Ia oficina de Talento Humano con el
apoyo de Ia Direccion Administrativa y Financiera y Ia Gerencia lograron Ilevar
a cabo Ia fiesta de los ninos Ia cual se elabora en la sede recreacional de Ia
Caja de Compensacion Familiar COMFENALCO y estuvo dirigida a los hijos
de los empleados de Ia entidad.
Teniendo en cuenta que para lo corrido de la vigencia 2017 fue imposible
planificar y poner en marcha los Sistemas de Capacitacion y de Estimulos
reglamentados en el Decreto Ley 1567 de 1998, asi como Ia puesta en
marcha del Programa de Induccion y Re induccion, entre otros, la oficina de
Control Interno de Gestion recomienda que para el cierre de la vigencia 2017,
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la oficina de Talento Humano en compania de las direcciones y la Gerencia
debe socializar con las diferentes areas y solicitar de estas, la informacibn
necesaria con el fin de lograr Ia creacibn de dichos sistemas y planes dada la
importancia y el deber que tiene Ia entidad de dar cumplimiento a la
normatividad que rige a Ia entidad, los cuales deben quedar establecidos y
empezar a darle cumplimiento a partir de Ia vigencia 2018, porque, si bien es
cierto, la entidad viene desarrollando capacitaciones y actividades dirigida a • .
los empleados de Ia entidad, es necesario tener estructurado, planificado y
presupuestado dichos sistemas y planes en Ia Empresa Piedecuestana de
Servicios PCIblicos E.S.P.
Con relacion a lo anterior, Ia oficina de Talento Humano de Ia Empresa
Piedecuestana de Servicios POblicos E.S.P. ha logrado realizar siete (07)
convenios con diferentes entidades, entre ellas, entidades bancarias,
funebres, de seguros, entre otras, las cuales ofrecen servicios, tasas
preferenciales, creditos por libranza y descuentos para los trabajadores de la
Entidad. Las entidades con las cuales se tiene convenio son las siguientes:
1. Servicios funebres Recordar S.A.
2. Biomedica
3. Banco Davivienda
4. Banco Occidente
5. Servicios funebres San Pedro
6. Colcomercio S.A.S.
7. Seguros Sura
1FS
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Piedecuestana ,ERVICIOS P1.181,0, •
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En lo corrido de Ia vigencia 2017 Ia Ernpresa Piedecuestana de Servicios • I
PUblicos viene dando cumplimiento a todo lo relacionado con el Sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo regulado mediante el Decreto No. 1072 de
2015 y la resolucion No.1111 del 27 de marzo de 2017 expedida por el
Ministerio de Trabajo.
Para finalizar es necesario informar que con relacion a Ia Evaluacion en
Competencias Laborales en Salud y Seguridad en el Trabajo realizada por el
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, el cual se neva a cabo en Ia vigencia
2016 de Ia cual participaron 20 de los 31 funcionarios de Ia planta de personal
que tenia Ia entidad, el ente capacitador otorgo Ia respectiva certificacion a
cada uno de los participantes, las cuales caducan en Ia vigencia 2019.
1.2 COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:
Teniendo en cuenta el Hallazgo Administrativo No. 03 elevado por Ia
Contraloria General de Santander, mediante Auditoria Gubernamental con
enfoque Integral, correspondiente a Ia vigencia 2015, fue modificado el Manual
de Contratacion de Ia Entidad mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 007
del 09 de Agosto de 2017, el cual rige a partir de su expedicibn y a Ia fecha de
elaboracion del presente informe se encuentra en aplicacion.
Atendiendo los requerimientos efectuados por el Profesional Universitario de
Ia oficina de Control Interno de Gesti6n de Ia Empresa Piedecuestana de
Servicios PUblicos E.S.P. con relacion a Ia necesidad que existe en Ia entidad
acerca de Ia Implementacion y actualizacion del Modelo Estandar de Control
Interno MECI, la Dirección Administrativa y Financiera en el mes de Marzo de • I
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Piedecul estana SERVICIOS PU01,05 c.,13,
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Ia presente vigencia contrato una profesional con el fin de subsanar las
falencias presentadas y fortalecer Ia implementacion y actualizacion del MECI-
Calidad de la Entidad, esta prestadora de servicios sera la encargada del
seguimiento, evaluacion, monitoreo y gestion de documentacion de los
procesos necesarios para Ia puesta en marcha del MECI-Calidad, entre otras
funciones.
Atendiendo los requerimientos establecidos por Ia Contraloria General de
Santander mediante Resolucion No. 000858 del 26 de Diciembre de 2016
relacionado con Ia rendici6n de cuentas a traves de las Plataformas
Tecnologicas SIA OBSERVA y SIA CONTRALORIAS, Ia entidad a Ia fecha
viene dando estricto cumplimiento a los tiempos alli establecidos. La Dirección
de Planeacion e lnfraestructura y Ia oficina de Control Intern° de Gestion
realizaron capacitacion y socializacion del reporte de informacion en dichas
plataformas quedando las areas de Ia entidad comprometidas con Ia entrega
de Ia informaci6n que se debe repostar mensual, trimestral, semestral y
anualmente.
Atendiendo Ia Resolucion No. 0060 de 2017, expedida por Ia Gerencia de Ia
Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos E.S.P. mediante Ia cual se
aprueba, se adopta y se publica el Plan de Acci6n correspondiente a Ia
Vigencia 2017, las cuatro direcciones han venido adelantando los informes de
avance correspondientes al Plan de Accion, Ia oficina de Control lnterno de
Gestion se encuentra a Ia espera del reporte de Ia informaci6n por parte de las
direcciones en arcs de poder unificar los avances a dicho Plan y generar los
seguimientos correspondientes.
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A Ia fecha existen procesos y procedimientos actualizados por los funcionarios
encargados de cada area y firmados por el representante de Ia alta direccion,
pero Ia entidad no ha adoptado el cumplimiento de los mismos, falta
socializacion con los funcionarios de cada area y asi mismo, como punto de
partida es necesario crear el Acto Administrativo mediante el cual Ia Entidad
establece y adopta los procesos y procedimientos de Ia entidad. En aras de
cumplir con el Plan Estrategico de Ia Entidad en concordancia con el Plan de
Desarrollo Municipal es necesario dar continuidad a Ia bOsqueda de la
certificacion NTC GP 1000: 2009, ajustando dichos procesos y procedimientos
at Modelo Estandar de Control Interno MECI actualizado en Ia entidad.
Modulo de Evaluacion y Seguimiento
AVANCE:
2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL:
Con relacibn al Plan Anticorrupcibn y Servicio al Ciudadano Ia oficina de
Control Interno de Gestion de Ia Empresa Piedecuestana de Servicios
PUblicos E.S.P. a modo de recomendacibn manifiesta que, teniendo en
cuenta que el seguimiento a Ia atencibn al ciudadano o entidades que
requieren informacion o interponen alguna peticibn, queja, reclamo o solicitud
ante la entidad no esta centrada en una area en especifico, siendo asi, que
por parte de la oficina de Control Inferno de Gestibn se viene realizando
seguimiento mensual e informe trimestral con relacion a las PQRS que
ingresan y salen por la ventanilla Unica de Ia entidad y que son radicas en el
Software Arcosis, y Ia oficina de PQRS que se encuentra a cargo de la
Direccibn Comercial funcionando en cabeza de una persona que apoya Ia
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gestion de Ia Dirección Comercial que no es de la Planta de Personal de Ia
Entidad, elabora un informe que se carga al SUI relacionada con Ia atenciOn
al cliente que al igual que el informe que elabora la oficina de Control Interno
de GestiOn se denomina seguimiento a las PQRS, las cuales como se puede
ver, esta informacion no se consolida y su seguimiento se elabora de forma
parcial por parte de dos areas de Ia entidad, situacion que se agrava teniendo
en cuenta que no existe proceso o procedimiento que determine en cabeza de
quien o de que area se debe consolidar y elaborar con informacion fidedigna
el respectivo informe.
Ahora bien, asi mismo se eleva recomendaciOn por parte de Ia oficina de
Control Interno de GestiOn a Ia Gerencia y las cuatro (4) Direcciones de Ia
entidad, con el fin que se tengan en cuenta las recomendaciones planteadas y
establecidas en los diferentes informes que realiza esta dependencia.
Con relaciOn al Plan de AcciOn correspondiente a Ia presente vigencia, la
Oficina de Control Interno de Gesti6n se encuentra elaborando los informes
de avance correspondientes a cada trimestre de 2017. Es necesario que la
Dirección de Planeacian e lnfraestructura de la Entidad al iniciar el mes de
Diciembre requiera a las otras tres (3) Direcciones con el fin de que remitan a
esta dependencia los avances alcanzados a Diciembre 31 por parte de cada
direccion, para que estos sean remitidos a Ia oficina de Control Interno de
Gestion en aras de elaborar el Ultimo informe de avance del Plan de Acci6n.
El encargado del Sistema de Gestion de Calidad sigue trabajando con las •,
diferentes areas de Ia entidad, tratando de buscar Ia aprobacion de los
procesos y procedimientos correspondientes a cada una de las areas de la
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entidad, una vez se termine este proceso es necesario socializar con todas y
cada una de las areas involucradas en el proceso de creacion y actualizacion
de sus procesos y procedimientos, para que finalmente dichos procesos y
procedimientos queden en debida firma adoptados por Ia entidad,
garantizando para Ia oficina de Control Interno de Gestibn y el area de calidad
Ia elaboracion de las auditorias fundamentadas en lo aprobado y determinado
para cada area. Teniendo en cuenta que una de las metas planteadas por la
entidad es Ia busca de Ia CertificaciOn NTC GP 1000: 2009 por parte del
ICONTEC, se debe seguir trabajando en aras de alcanzar las metas
propuestas.
2.2 AUDITORIA INTERNA:
A Ia fecha de elaboracion del presente informe pormenorizado Ia oficina de
Control Interno de Gestion de Ia Empresa Piedecuestana de Servicios
POblicos E.S.P. que se encuentra en cabeza de un solo funcionario, ha
logrado adelantar las auditorias propuestas y aprobadas por el comite de
coordinacibn de control interno, auditorias especiales y seguimientos a las
siguientes areas de Ia entidad:
- Tablas de retencibn documental:
• Se procedio a notificar veintiseis (26) dependencias de Ia entidad
con el fin de informarles Ia auditoria especial se que iba a realizar
por parte de la oficina de Control Interno de Gestibn y con la
colaboracibn de las funcionarias de Archivo.
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• Para el desarrollo de Ia auditoria en mencibn se realizb una primera
visita en las fechas y horas establecidas, obteniendo como primer -
diagn6stico que solo tres (3) dependencias de las veintiseis (26)
auditadas se encontraban dando cumplimiento total a la Resolucibn
No. 0180 de 2016 mediante la cual la Empresa Piedecuestana de
Servicios POblicos E.S.P. adopto las Tablas de Retencibn
Documental, razor) por Ia cual, fue necesario otorgarle a veintitres
(23) dependencias un plazo maximo de 15 dias, con el animo de
corregir as deficiencias encontradas en primera visita.
• Cumplido el plazo otorgado, la oficina de Control Interno de Gestibn
realiza nuevamente trabajo de campo en cada una de las
dependencias pendientes, con el fin de determinar-el cumplimiento a
los compromisos plasmados durante la primera visita, logrando
evidenciar que de las veintitres (23) dependencias auditadas en
segunda visita, mas las tres (3) que ya venian cumpliendo en
primera visita, once (11) alcanzaron a dar cumplimiento total, en
porcentaje de 100% a las Tablas de Retencion Documental
adoptadas, quedando con falencias quince (15) dependencias.
• Es necesario advertir que para cada visita Ia oficina de Control
Interno de Gestion, elaboro un acta, en donde quedaron plasmados
compromisos y obligaciones por parte de cada uno de los
responsables de las areas pendientes de dar cumplimiento a lo
auditado; asi mismo, cabe advertir que de Ia primera visita realizada
a Ia dependencia Juridica, la cual se encontrb 0%, el acta elaborada
jamas fue devuelta a la oficina de Control Interno de Gestion,
situacibn similar sucedib con la Direccibn Administrativa y
Financiera, que a pesar de encontrarse en el 100% de cumplimiento
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luego de realizada Ia segunda visita, nunca entregaron Ia debida
acta a Ia oficina de Control Intern° de Gestion. Igualmente el area
de Contabilidad quien pudo adelantar en un 60% las tablas de
retencian tampoco devolvio a Ia oficina de Control Interno de
Gestion la correspondiente acta. Para finalizar tambien se debe
manifestar que Ia oficina de Gestion de Cobro no permiti6 realizar
una segunda visita, aludiendo que hasty que Ia empresa no le
otorgara los implementos necesarios para realizar las labores
pertinentes, esta no permitiria realizar la correspondiente auditoria,
quedando en porcentaje de avance en 20%.
• Finalmente de Ia Auditoria Especial realizada en Ia Entidad acerca
de Tablas de Retencion Documental, la oficina de Control Intern° de
Gestion elevo un informe definitivo y fue remitido a Ia Gerencia y las
cuatro (4) Direcciones con el fin de tomar acciones en favor de la
Entidad.
- Contratacion vigencia 2016 y 2017:
• El 17 de Julio de 2017 se °fide) a las cuatro (4) direcciones y a la
Gerencia de Ia Entidad con el animo de notificarlos de Ia Auditoria
que se iba a realizar con relacion a Ia Contratacian correspondiente
a las vigencia 2016 y lo corrido de Ia vigencia 2017.
• El 21 de Julio de Ia presente anualidad, en Ia sala de juntas, ubicada
en el tercer piso del edificio administrativo de la Entidad, se realizo
la instalacion de Ia auditoria, quedando establecidas las reglas a
utilizarse y entregando a cada uno de los encargados de estas cinco
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(5) areas el requerimiento explicito de los contratos (muestra) que
se requerian para realizar la presente auditoria contractual.
• A partir del dia 24 de Julio de 2017 se dio inicio at trabajo de campo,
teniendo como punto de trabajo Ia Sala de Juntas, tercer piso,
donde se recepcionaba Ia informacibn y se realizaban
requerimientos a personal, en caso de duda por parte del
Profesional Universitario-Control lnterno de GestiOn.
• Teniendo en cuenta que esta auditoria fue realizada por el Onico
funcionario que tiene Ia oficina de Control Intern° de Gestibn y debe
dar cumplimiento a las demas funciones y requerimientos que
recaen y se efectOan a dicha dependencia, Ia auditoria contractual
se basb en los siguientes puntos: - Cargue de informacion en las
diferentes plataformas (informacion para Ia Contraloria General de
Santander), cumplimiento de las Tablas de Retencion Documental
(foliacibn, tabla de contenido, organizacion, aplicacion, etc.),
cumplimiento de los requisitos legates en los documentos que
reposan en cada expediente auditado, el contenido del expediente,
acta de inicio, acta de terminacion, liquidacibn, actas de pago, etc.
• Durante el mes de Julio de 2017 Ia oficina de Control Interno de
Gestion elevo solicitudes a las areas auditadas en aras de realizar
en debida forma Ia presente auditoria, quedando pendiente Ia
elaboracibn del Informe Preliminar.
• Con relacion a Ia auditoria realizada a Ia contratacibn de las
vigencias 2016 y 2017, queda pendiente por parte de Ia oficina de
control interno de gestibn remitir el correspondiente informe
preliminar a fin que las direcciones presenten sus contradicciones y
finalmente valorada Ia informacion se eleve por parte de esta ••
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dependencia el informe definitivo del cual se debe crear por cada
direccian y gerencia un plan de mejoramiento en aras de subsanar
las falencias alli encontradas y determinadas.
- Auditoria especial, presunta perdida de medidores de agua adquiridos por
Ia Entidad mediante Contrato de Compraventa No. 119-2015:
• El dia 24 de Agosto de 2017 el senor Gerente traslada una presunta
irregularidad a Ia Oficina de Control Interno de Gestibn de la
Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos E.S.P. teniendo en
cuenta Ia identificacibn de una posible irregularidad en Ia oficina de
Control y Perdidas.
• Asi las cosas, el dia 25 de Agosto, el Profesional Universitario-
Control Interno de Gestion de la Empresa Piedecuestana de
Servicios Publicos E.S.P. avoca el conocimiento del traslado de la
presunta irregularidad, dando inicio a la investigacion a realizar,
atendiendo al articulo 9 de Ia Ley 1474 de 2011.
• Desde el dia 28 de Agosto hasta el dia 17 de Octubre de 2017 Ia
oficina de Control Interno de Gestion recepciono versiones libres de
los posibles involucrados de las presuntas irregularidades
presentadas en Ia Entidad.
• Los digs 25 y 30 de Octubre de 2017 se procedio a realizar
inventario de medidores, los cuales se encontraban en la Planta de
Tratamiento de Agua Potable PTAP La Colina y en el Almacen del
Edificio Administrativo de la Entidad.
• El dia 08 de Noviembre de 2017 el Profesional Universitario-Control
Interno de Gesti6n de Ia Empresa Piedecuestana de Servicios
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Publicos E.S.P. da por terminada Ia Auditoria Especial adelantada
con relacion a las presuntas regularidades evidenciadas.
• Una vez terminada la presente Auditoria Especial y atendiendo lo
emanado en el Articulo 9 de la Ley 1474 de 2011, el Profesional
Universitario a cargo de Ia oficina de Control Interno procedi6 a
trasladar a los diferentes organos de Control, Control Interno
Disciplinario de Ia Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos y
Gerencia, para su conocimiento y fines pertinentes.
- Seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes que ingresa
a la Entidad mediante la Ventanilla Unica:
• Desde el mes de Enero del presente ano y dando continuidad al
trabajo adelantado en Ia vigencia 2016, la oficina de Control Interno
de Gestibn de Ia Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos
E.S.P. viene trabajando con las Peticiones, Quejas, Reclamos y
Solicitudes PQRS que ingresan a la Entidad por la oficina de
Ventanilla Unica, quien es Ia encargada de recepcionar la
correspondencia, cargarla en el Software Arcosis y darle un numero
de radicacibn, el cual una vez ingresado al sistema empieza a correr
terminos para dar respuesta en los casos que son necesarios.
• Mes a mes Ia oficina de Control Interno de Gesti6n realiza un
seguimiento a Ia correspondencia del mes inmediatamente anterior
y trimestralmente elabora un informe dirigido a la Gerencia y a los
cuatro (4) Directores, donde se relaciona las dependencies que
presentan retraso en Ia contestacion de Ia correspondencia, de las
cuales algunas, ya se encuentran con terminos vencidos, las cuales
podrian generar sanciones o multas para la entidad, advertencia
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Piedethestana p, stRvitfOS PU.tICOS c
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••
que queda contemplada en cada uno de los seguimientos
mensuales y en los informes trimestrales.
Dentro de los objetivos de Ia oficina de Control Interno de Gestibn se tiene
como prioridad el mejoramiento continuo de Ia entidad, basada en Ia revision
de los planes de mejoramiento, en el cumplimiento de las auditorias y los
seguimientos plasmados en Actas de Comite de Coordinacian de Control
Interno de la Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos E.S.P.
2.3 PLANES DE MEJORAMIENTO:
Teniendo en cuenta que a partir del dia 09 de Febrero de Ia presente vigencia
Ia Empresa Piedecuestana de Servicios POblicos E.S.P. viene trabajando en
el cumplimiento del Plan de Mejoramiento aprobado por Ia Contraloria
General de Santander, el cual contiene 32 hallazgos de tipo Administrativos
correspondientes a Ia vigencia 2015, y atendiendo las disposiciones de la
Resolucion No. 000858 del 26 de Diciembre de 2016, emitida por el Ente de
Control, la cual contiene los parametros para rendicion de cuentas ante el
mismo ente, Ia oficina de Control Interno de Gestion de Ia entidad, ••
trimestralmente debe entregar al funcionario encargado de realizar el cargue
de informaci6n en las diferentes plataformas tecnologicas, un formato
debidamente diligenciado el cual contiene el informe de avance del Plan de
Mejoramiento. A la fecha del presente informe se han rendido ante el Ente de
Control dos (2) informes de avance al Plan de Mejoramiento vigente, el ••
informe con corte a Junio 30 de 2017 que fue cargado debidamente a Ia
Contraloria General de Santander, da evidencia de superaci6n total en veinte
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(20) Hallazgos, quedando pendiente por dar cumplimiento total en doce (12)
Hallazgos de tipo Administrativos, para un total del 62,5%.
Con relacian al plan de mejoramiento suscrito con Ia Contraloria General de
Santander, correspondiente a la vigencia 2015, Ia entidad en Ia presente
vigencia viene dando avance a los 32 hallazgos administrativos elevados por
parte del ente de control, a Ia fecha quedan pendientes por superar —
hallazgos de tipo administrativo. Los hallazgos con alcance disciplinario
fueron remitidos a la oficina de Control Interno Disciplinario de la Entidad en
aras de dar cumplimiento a lo establecido en el informe definitivo remitido a
la entidad (fecha) y del cual se plante6 y aprob6 el plan de mejoramiento
vigente.
El Gerente en calidad de Representante Legal de Ia entidad, en aras de poder
dar cumplimiento a los hallazgos administrativos aprobados por el Ente de
Control, el dia 19 de julio de Ia presente vigencia, elevo ante el senor
Contralor General de Santander, solicitud de prorroga para algunos hallazgos
que inictalmente se habia planteado una fecha de cumplimiento, pero que,
viendo la necesidad de ampliar los plazos establecidos elevo dicha solicitud,
prorroga que fue otorgada por el ente de control, por lo que la entidad sigue
trabajando en el cumplimiento de las metas propuestas ante el Plan de
Mejoramiento vigencia 2015.
Teniendo en cuenta que el periodo del encargado del Control Interno de Ia
Entidad, termina el 31 de Diciembre de 2017, segun lo establecido en la Ley
1474 de 2011, Ia oficina de Control Interno de Gestion, recomienda que Ia
informacian requerida para la presentacian de Ia cuenta anual ante la
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Contraloria General de Santander, Ia cual requiere del diligenciamiento de
unos formatos establecidos por Ia plataforma tecnolbgica SIA OBSERVA, y
que, estos formatos fueron remitidos a cada una de las areas responsables y ••
socializados en el mes de abril de Ia presente vigencia, es necesario que los
encargados de diligenciar dichos formatos se comprometan a entregar lo
antes posible la informacion correspondiente a Ia persona que se nombre
mediante prestacibn de servicios para el cargue de informacibn ante las
plataformas tecnologicas, en aras de garantizar la entrega total de Ia
informacion dentro de los plazos establecidos
Los Hallazgos de tipo disciplinarios fueron remitidos a Ia oficina de control
interno disciplinario en aras de adelantarlos por esta oficina y determinar
cuales no lo son y por competencia remitirlos al encargado de adelantar
dichas investigaciones.
Es necesario recordar que el Plan de Mejoramiento correspondiente a Ia
vigencia 2015, de la Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos E.S.P.
aprobado por Ia Contraloria General de Santander debi6 unir en dicho plan,
hallazgos no superados correspondiente a las vigencias 2012, 2013 y 2014
los cuales no fueron cumplidos en su totalidad en las fechas establecidos por
Ia entidad, los cuales tenian como plazo maximo de cumplimiento hasta
Diciembre de 2015, razon por Ia cual los hallazgos de Ia vigencia 2015 fueron
incrementados al incorporar los que quedaron pendientes por superar.
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AVANCES
3.0 INFORMACION Y COMUNICACION:
La Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos E.S.P. ha venido trabajando
en Ia optimizacion de los medios de comunicacibn que utiliza para Ia
transmisibn de Ia informacion que emite Ia Entidad y que debe ser socializada
con Ia comunidad Piedecuestana en general y especialmente con los usuarios
de la Empresa Piedecuestana de Servicios POblicos E.S.P. Teniendo en
cuenta los retos tecnolbgicos que hoy se encuentran en funcionamiento, Ia
Entidad se ha venido actualizando y haciendo use eficiente entre otras, de las
conocidas redes sociales, medio de comunicacibn que Ilega a cualquier parte
del mundo y puede ser visto por cualquier persona sin importar si es o no
usuario de Ia Entidad, pero que, dicha informacibn puede ser entregada a los
usuarios que no cuenten con las nuevas tecnologias, logrando la transmisibn
de la informacibn.
La oficina de Control Inferno de Gestibn de la Empresa Piedecuestana de
Servicios Publicos E.S.P., reitera Ia necesidad de implementer en Ia Entidad
un mecanismo de control que canalice todas las Peticiones, Quejas, Recursos
o Solicitudes PQRS que ingresan a Ia Entidad bien sea por la ventanilla Unica
o bien por Ia atencibn al cliente, en aras de dar garantia a las peticiones que
interponen los ciudadanos y/o entidades, asi como las que se instauran
internamente en aras de dar Ia garantia emanada por las leyes nacionales,
que regulan las solicitudes que interponen las personas ante las entidades y
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que estas deben cumplir con los terminos establecidos para el Derecho de
Petician que instaura cualquier persona o entidad.
Es necesario que el area de Calidad o Ia persona que se encuentra a cargo
de dicha funcion para la Empresa Piedecuestana de Servicios E.S.P. debe
solicitar la adopcion en Ia Entidad de los procesos y procedimientos que se
han podido actualizar y adelantar con los funcionarios responsables, para asi,
empezar a realizar las auditorias de calidad y elaborar un informe que
demuestre el estado real de cumplimiento de dichos procesos y
procedimientos. Ya que, teniendo en cuenta la adopci6n en la entidad de
procesos y procedimientos en las areas, la oficina de Control Interno de
Gestion podria empezar a realizar sus auditorias de control basado en los
procesos y procedimientos establecidos en cada area.
CONCLUSIONES
La Empresa Piedecuestana de Servicios POblicos E.S.P. viene trabajando
inalcanzablemente en el cumplimiento de las metas trazadas para la vigencia 2017,
basado en el Plan de Accion creado para Ia vigencia 2017. Es necesario que Ia
entidad de cumplimiento al Modelo Estandar de Control Interno el cual en la
presente vigencia se contrato una profesional que se encargara de realizar dicha
labor.
En aras de dar cumplimiento al Plan General de Auditorias aprobado por el Comite
de Coordinacion de Control Inferno y teniendo en cuenta el Hallazgo No. 11 del Plan
de Mejoramiento aprobado por el Ente de Control, resulta necesario que dicha
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oficina cuente con el apoyo necesario en aras de garantizar el cumplimiento a lo
aprobado en el Plan de Auditorias y que Ia oficina de Control Interno de Gestion
logre los resultados esperados con Ia realizaciOn de las auditorias internas
planteadas y demas funciones que realiza dicha dependencia.
Teniendo en cuenta los requerimientos de Ia Gerencia con relacion al cumplimiento
total del Plan de Mejoramiento suscrito con Ia Contraloria General de Santander,
correspondiente a Ia vigencia 2015, la oficina de Control Interno de GestiOn de Ia
Empresa Piedecuestana de Servicios PUblicos E.S.P. viene trabajando de Ia mano
con las areas responsables de dar cumplimiento a los 32 Hallazgos Administrativos
dejados por el ente de control, es necesario el compromiso por parte de todas y
cada una de las areas.
RECOMENDACIONES
La Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos E.S.P. debe seguir trabajando en
el cumplimiento de las metas trazadas en Plan de AcciOn correspondiente a Ia
Vigencia 2017, ya que, algunas metas a Ia fecha de elaboracion del presente
informe, algunas metas no han surtido avance, mientras que otras ya han superado
Ia meta de cumplimiento.
Con el fin de estandarizar Ia Entidad, es necesario que el responsable del area de
Calidad de Ia Empresa Piedecuestana de Servicios Publicos, socialice inicialmente
el trabajo adelantado con cada uno de los funcionarios que colaboraron con Ia
actualizacion de los procesos y procedimientos correspondientes, para luego Ilevar a
comite Ia aprobacion de adopcion de dichos procesos y procedimientos y asi, tanto,
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el area de calidad como Ia oficina de Control Interno de Gestibn puedan realizar
auditorias basadas en procesos y procedimientos.
Es necesario que Ia Gerencia y las cuatro (4) direcciones apoyen a Ia oficina de
Control Interno de Gestion con el requerimiento a todas las areas de Ia Entidad para
que se comprometan con el fortalecimiento institucional, el autocontrol, y prestar el
apoyo necesario a Ia puesta en marcha de los procesos y procedimientos de Ia
Entidad, en aras de lograr estandarizar la empresa y asi funcionar bajo parametros
completamente definidos.
Para finalizar, la oficina de Control Interno de Gestibn de Ia Empresa Piedecuestana
de Servicios Publicos E.S.P. recomienda que con el fin de dar fortalecimiento a las
Tablas de Retencibn Documental aprobadas mediante resolucibn en la entidad, se
debe seguir contratando a los profesionales en el tema, teniendo en cuenta que las
oficinas cambian de funcionarios y quienes apoyan o Ilegan a las areas no tienen el
conocimiento especifico con relacibn a las normas de archivo y el cumplimiento de
las Tablas de Retencibn Documental.
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