Informe Proceso Prctica ProfesionalAdministracin de Empresasrea RR.HH.Aserraderos Arauco S.A.Pedro Antonio Caamao Flores26 de Marzo 2015

IntroduccinEste documento da cuenta de las actividades desarrolladas durante el Proceso de Prctica Nivel Tcnico Superior en Administracin de Empresas en rea de Recursos Humanos de Aserraderos Arauco S.A. (en adelante AASA) correspondiente al primer trimestre de 2015. Considerando las actividades realizadas en el proceso de prctica, las acciones ms significativas son las siguientes:I. Proceso de Mantencin de Lockers en vestuarios reas Aserradero y Secado; II. Actualizacin de Matriz Plan de Emergencia K2 y;III. Estandarizacin 5S en bodega de rea Administracin.Principalmente, los elementos del proceso administrativo involucrados en el ejercicio del cargo han sido el control, verificando desviaciones en condiciones de trabajo y aplicando las acciones correctivas para intentar establecer un estndar y, transversal y fundamentalmente, la gestin, en tanto asignacin y ejercicio de responsabilidades sobre un conjunto de actividades, colaborando con diversos agentes de la organizacin.I. Proceso de Mantencin Lockers AASA.

Las acciones tendientes a mejorar las condiciones de trabajo, no slo son un deber moral y tutelar de ARAUCO segn establece en su Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, sino tambin una obligacin legal contenida en el art. 184 del Cdigo del Trabajo respecto a la proteccin eficaz de la vida y la salud de los trabajadores salvaguardando el trabajo y las personas segn las posibilidades que dispone la Empresa y su entorno. Es por lo mismo que ARAUCO va ms all proporcionando una carta de navegacin constituida por los Valores de ARAUCO, siendo la Seguridad SIEMPRE, LO PRIMERO.

Dicho esto, es necesario aterrizar la declaracin de valores de ARAUCO en acciones concretas. Por lo tanto, en lo que respecta este proceso de Mantencin de Lockers AASA, primero, se comienza detectando la necesidad de mejorar las condiciones de trabajo en AASA, en este caso, consistente en reparacin y mantencin de lockers de los vestidores de rea Aserradero y de rea Secado. La reparacin comprende mejorar dao estructural de lockers. Mientras que la mantencin de lockers incluye limpieza mecnica, sanitizacin, fumigacin y terminacin superficial de los mismos. Como consideracin previa a la realizacin de este proceso de mantencin, se pudieron diferenciar dos niveles del trabajo requerido. Por un lado, un nivel de ejecucin de la mantencin a cargo del rea de Proyecto. Y, segundo, un nivel operativo de la gestin del recurso humano a cargo de alumno en prctica en RR.HH. A continuacin, se describen ambos niveles con sus correspondientes procesos y productos, comenzando por el nivel operativo para seguir con el nivel de ejecucin.

1. Nivel operativo de la gestin del recurso humano:

En este nivel operativo se distinguen tres momentos del trabajo: i. Diagnstico de la situacin actual de lockers; ii. Verificacin de estado de lockers; y iii. Asignacin de lockers.

i. Diagnstico de la Situacin Actual:

En cuanto al diagnstico de la situacin actual de lockers se desprenden las siguientes sub-etapas: A. Identificacin de Lockers en mal estado y Confeccin de diseo en sectores para ambos vestuarios (LAYOUT); y B. Levantamiento de informacin de personal asociado a Lockers.Entrada lockers reparadosSalida lockers a reparacinAdjudicacin Licitacin

Base Tcnica Licitacin

Nivel de Ejecucin (Proyectos)

LAYOUT LockersDiagnstico Situacin ActualMantencin Lockers AASA

Deteccin de necesidadLevantamiento personal-casillaNivel Operativo (RR.HH)

Verificacin estado lockers

Asignacin Lockers

Diagrama de flujo 1. Proceso de Mantencin Lockers vestidores AASA.

A. Confeccin de Layout:El Layout, diseo grfico sectorizado de vestuarios categorizando segn el estado de los lockers, se realiz utilizando el mtodo de observacin directa y su registro para elaborar el documento.Las categoras de lockers se definieron, primero, segn empresa propietaria del mueble de lockers (ver tabla 1) habiendo muebles de ARAUCO y otros de Empresas Contratistas (ISS, Comasa y Master Metal). Y, segundo, segn estado del locker, existiendo: 1. Lockers en buen estado; 2. Lockers sin puertas; 3. Lockers con portacandado daado; 4. Locker daado (ver tabla 2). Empresa Propietariade muebleVestuario Aserradero

Vestuario Secado

ARAUCO3824

Comasa3--

Master Metal2--

ISS3--

Mantencin*1--

*= mueble propiedad rea de mantencin.Tabla 1. Empresas propietarias de muebles lockers en vestuarios AASA.Vestuario AserraderoVestuario Secado

N de muebles3824

N de lockers360240

En buen estado162

Sin puertas117

Portacandado daado10070

Otros daos2421

Tabla 2. Estado de lockers vestuario AASA.B. Levantamiento de informacin personal asociado a lockers.Posteriormente, para realizar el levantamiento de informacin de las personas asociadas a casilleros, se requiri instalar numeracin provisoria en cada puerta de locker (papeles numerados desde el 1 al 366 para vestuario rea Aserradero y desde el 1 al 240 para secado). Esto a raz de las condiciones en que se encontraba la antigua numeracin de casilleros, habiendo dos formatos distintos para un mismo locker, ambos muy deteriorados. Por lo tanto, era necesario homogenizar los mismos. Acto seguido, el levantamiento se efecto por dos medios: 1. Visitas a vestuarios; y 2. Solicitud de informacin a los supervisores.

B.1. Visitas a vestuarios:stas se hicieron en horarios de cambios de turno, en que rpidamente se pudo consultar a cada trabajador por las casillas utilizadas segn el nmero provisorio asignado. Dedicando para ello, por cada vestuario, una visita en el cambio de turno desfasado y otra en el cambio del turno nocturno al diurno. B.2. Solicitud de informacin a supervisores:Mediante un formato tipo a completar por los mismos operarios en sus estaciones de trabajo incluyendo nombre completo y nmero de casillero, se complementaron Los datos obtenidos junto a las visitas, obteniendo la informacin resumida en la siguiente tabla.Lockers rea AserraderoLockers rea Secado

Total de Casillas disponibles:360Total de Casillas disponibles:240

CasillasPersonasCasillasPersonas

Personal Directo ARAUCO188136Personal Directo ARAUCO3929

Tineos3942Tineos9796

EST San Cristbal1415EST San Cristbal66

Comasa1716Autosur1819

Kamar54Total160150

ISS54

Autosur44

Total272221

Casillas desocupadas:88Casillas desocupadas:63

Tabla 3. Distribucin total de personal y casillas. El proceso de diagnstico de la situacin actual que en su totalidad abarc un plazo de cuatro semanas, entregando como resultado dos documentos: Layout Lockers AASA y Levantamiento personal asociado a casillas. Estos productos del diagnstico, en rigor, deben constituir en el corto plazo el documento Maestro de Casilleros agregando informacin relativa a vestuario rea Distribucin y vestuario Mujeres y, adicionalmente, haciendo un cruce con el documento Maestro de Personal, determinar peridicamente trabajadores activos y dados de baja, lo cual proveer el estado de uso y no uso de lockers.ii. Verificacin del estado de los lockers.El proceso de verificacin del estado de los lockers consisti, simplemente, en cotejar la informacin del levantamiento y del layout con los muebles, definiendo tres estados de casilleros segn su uso: 1. Casilleros reportados por usuario; 2. Casilleros bloqueados sin reportar por usuario; y 3. Casilleros desocupados. De acuerdo a esto, se estableci un plazo lmite para que los posibles usuarios de casilleros bloqueados sin reportar, pudieran reportarlos en uso, presumiendo que los lockers bloqueados con candado y sin reportar eran usados por trabajadores desvinculados. De modo tal que cumpliendo el plazo lmite para reportar, se procedi a la apertura y desalojo de lockers en rea aserradero (103 casillas) y rea secado (63 casillas).As, producto de la apertura de lockers se encontraron una serie de efectos personales de trabajadores, los cuales se almacenaron en bolsas etiquetadas por nmero de locker. iii. Asignacin de lockers.En cuanto al proceso de asignacin, habiendo liberado casillas con la apertura de lockers, se esquematiz el movimiento de personal desde los muebles destinados a mantencin la semana 1 hacia lockers desalojados. 2. Nivel de ejecucin de la mantencin.En este nivel de ejecucin del trabajo requerido, se distinguen tres etapas: i. Elaboracin Base Tcnica de Licitacin; iii. Proceso de licitacin y adjudicacin; y iii. Cotizacin de placas numeradas para lockers. i. Base Tcnica de Licitacin: Reparacin y mantencin de lockers vestidores AASA.La base de licitacin contiene la especificacin tcnica del trabajo requerido, estableciendo las caractersticas que han de respetar las empresas contratistas que opten a adjudicarse el trabajo. Esta base de licitacin tuvo por insumo los documentos producidos por el diagnstico a nivel operativo, principalmente, el Layout.El documento contiene una descripcin general del trabajo, dibujo de los muebles con dimensiones, estado actual de lockers acompaado con imgenes, especificacin tcnica del trabajo requerido y algunas consideraciones generales, entre ellas a destacar, el ATS (Anlisis de Trabajo Seguro) que es un documento con tems de completacin respecto a temas especficos (p.ej: EPP). Cabe sealar que, si bien la expedicin de dicha Base Tcnica de Licitacin es responsabilidad directa del rea de Proyecto, la elaboracin del documento estuvo a cargo del alumno en prctica de RR.HH. ii. Proceso de licitacin y adjudicacin del trabajo:Luego, con participacin del departamento de licitaciones, se adjudica el trabajo a la empresa contratista RCD eirl, procediendo a la entrega de lockers para mantencin. Siguiendo el esquema de asignacin, la salida de muebles a reparacin se efecta en bloques de 9 cuerpos, comenzando la cuarta semana de abril (semana 1) y concluyendo la tercera semana de mayo, presupuestando un egreso de $5.000.000 aprox.

Gantt 1: egresos estimados totales por concepto de Mantencin de Lockers AASA.

iii. Cotizacin de placas numeradas para lockersAdicionalmente, para resolver el problema de la numeracin de los lockers se disearon y cotizaron placas numeradas en conjunto con el rea MASSO, quienes entregan cotizacin de empresa Magin ltda, detallando de zinc liso galvanizado de 15x70x3 mm., grfica en pvc impresa todo color, laminadas, ascendiendo a un egreso total de $240.000 para asignacin definitiva de lockers.

Diseo placas numeradas para casilleros AASA.

II. Proceso de actualizacin Matriz Plan de Emergencia K2.K2 es el plan de emergencia general de ARAUCO, el cual se constituye a nivel de Planta desde el ao 2012 en ocasin del infortunado incendio que arras con la Planta Paneles. En este plan despliegan una serie de aristas, como por ejemplo, demarcacin de reas de seguridad a nivel del Complejo Industrial asignando cdigos a ciertas reas. Igualmente, se realizan reuniones peridicas de Plan de Emergencia K2, entre otras actividades. Es en este marco en que la terea de actualizar la Matriz Plan de Emergencia K2 de datos personales de la dotacin de AASA cobra sentido. En concreto, la labor consisti en levantamiento de informacin personal de operarios, ayudantes, supervisores, jefes de rea y administrativos ingresando dichos datos a Matriz K2 (planilla Excel) donde se consult rut, nombre completo, sexo, estado civil, fecha de nacimiento, cargo, rea, domicilio, comuna, regin, afiliacin a afp e Isapres, fecha de ingreso, telfono fijo, celular, celular planta, nombre contacto familiar y telfono, familiares cercanos, situacin de salud y situacin de estudios (grado de escolaridad). El proceso se inici disponiendo de Plan de Emergencia K2 del ao anterior, por lo tanto, el foco estuvo en cambios de domicilio, nmeros de telfono, familiar de contacto y su nmero, agregando los tems de salud y estudios.Entrevista personal

Actualizacin Matriz de emergencia K2

Apoyo asistente administracin

Fichas tangibles K2

Proceso de Actualizacin Matriz de Emergencia K2.

Segn criterio de cantidad de dotacin por rea, se seleccion comenzar por visitas a las reas de Aserradero, Mantencin y Seco-Cepillado-Pallet, de forma tal de ir entrevistando personalmente a los trabajadores en formato breve. Con ayuda de los supervisores de rea, se solicit acceder a Sala Principal, en el caso de operarios de Aserradero, para levantar la informacin en el menor tiempo posible. Y as, sucesivamente con cada rea de trabajo. Igualmente, se requiri apoyo de la asistente de Administracin, quien generando un formato de ficha para K2 levant bastante informacin y, a su vez, permiti exportar dicha ficha a un formato tangible. La Ficha K2 tangible tuvo el propsito de respaldar la informacin del levantamiento en Matriz, verificando con la firma del trabajador los datos recopilados. No obstante, se logr alrededor de un 50% de avance en dicha tarea.En cuanto al estado de avance de la Matriz K2 a la fecha, se establece un 97% de los datos efectivamente actualizados, quedando pendientes levantar la informacin de las siguientes nueve personas:

Tabla 4. Personal pendiente actualizacin Matriz Plan de Emergencia K2.

III. Proceso 5S en bodega de Administracin.De acuerdo con la tarea asignada los documentos a identificar son los siguientes: 1. Finiquitos (Cajas Memphis); 2. Cierres de Mes (archivador); 3. Cartolas de Vacaciones (archivador); 4. Liquidaciones (archivadores) y; 5. Contratos (archivadores).Adems, se indic un estante especfico en bodega de Administracin para clasificar y ordenar los archivadores y cajas Memphis, ya que aqu, junto a lo documentos del rea de Servicio a las Personas, tambin se almacenan documentos de las rea de Control Produccin, Licitaciones y Administracin.De manera que, se comenz por la primera S (Clasificacin) apartando las cajas Memphis y archivadores propios del rea de Servicio a las Personas. No obstante, falta realizar el descarte, es decir, la eliminacin de material innecesario. De todas formas, se avanz con la segunda S (Organizacin) ordenando los archivadores identificados del rea segn criterio temporal del documento, desde los ms actuales a los ms antiguos. Sin embargo, en relacin a las cajas Memphis con finiquitos, no se delimit un especio en particular.IV. Otras actividades.En el transcurso del proceso de prctica se delegaron algunas tareas menores en que se emplearon herramientas de administracin, por ejemplo, bases de datos de personal, plataformas en lnea y carpetas de documentos. Estas tareas se mencionan a continuacin: Ordenamiento de carpeta de Seguros. Actualizacin de bajas de personal en plataforma Afc. Completacin Matriz Ropa de Trabajo (Casacas). Actualizacin datos Credenciales. Estandarizacin 5S en oficina Administracin. Confeccin etiquetas entrega ropa de trabajo.