informe revisiÓn por la direcciÓn este si es!

7/30/2019 INFORME REVISIN POR LA DIRECCIN ESTE SI ES!

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ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCIN

Cdigo FG 002Versin 03Fecha 2008-04-18

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DESARROLLO Y DECISIONES

1. RESULTADOS DE AUDITORAS Auditora Externa

De los 14 aspectos a mejorar derivados del informe de auditora del ICONTEC (diciembre de 2010) se hanimplementado y cumplido a satisfaccin 10 mejoras, 2 se estn implementando y tienen con proyeccinpara el prximo ao (7.10 Considerar la integracin del sistema con la Norma Tcnica Colombiana5555/2007 y 7.11 Considerar igualmente, la Norma ISO 27001, como una opcin para el aseguramientode la informacin.) y 2 observaciones referente a los indicadores de gestin se han trabajado durante elsegundo semestre con la revisin y actualizacin del Manual de Indicadores 2011.

Ver Informes mensuales del Gestin del Sistema de Gestin de la Calidad 2011.

Auditora Interna

Entre el 20 de junio al 1 de julio se llev a cabo una auditora interna a los 18 procesos institucionales,obteniendo como resultado: 31 no conformidades y 46 aspectos a mejorar para un total de 77hallazgos.

CITANTE

Luz Mariela Sorza Zapata

Citacin a Reunin de Acta No. Carcter de la Reunin

Revisin por la Direccin 004 Ordinaria X Extraordinaria

Fecha de ReuninLugar de Reunin Hora inicio Hora final

Da Mes Ao

16 y 17 11 2011 Auditorio Pedronel Gmez8:00a.m1:30p.m

12:00m.m5:00p.m

ORDEN DEL DIA

1. Resultados de Auditoras2. Retroalimentacin del Cliente

3. Desempeo de los procesos y conformidad del producto y/o servicio4. Estado de las acciones correctivas y preventivas5. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin6. Cambios que podran afectar el Sistema de Gestin de la Calidad7. Recomendaciones de la mejora para el ao 20118. Riesgos actualizados e identificados para la entidad9. Revisin de la adecuacin de la poltica y los objetivos de la calidad10.Resultados de la Revisin por la Direccin


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Derivada de los resultados de esta auditora y en concordancia con lo dispuesto en el Procedimiento para laPlanificacin y Ejecucin de Auditoras Internas PECV 002, se ejecut del 7 al 14 de septiembre auditoracomplementara a los procesos de Gestin de la Comunicacin, Gestin Laboratorios, Proyeccin Social yDesarrollo Curricular, obteniendo como resultado 7 no conformidades y 4 aspectos a mejorar para un

total de 11 hallazgos.

Las auditoras internas nos permitieron evaluar cada una de las Facultades, la formacin para el trabajo y eldesarrollo humano con los programas tcnicos laborales y la conformidad de los procesos institucionalesfrente a los criterios establecidos en las normas ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y los procedimientosdel Instituto Tecnolgico Metropolitano.

Como resultado de la auditora interna se concluye que el Sistema Gestin de la Calidad es:

CONVENIENTE porque los resultados de auditoria son tiles para eliminar la(s) causa(s) de una noconformidad detectada o potencial, en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo.

ADECUADOporque se evidenci solo una no conformidad al numeral 4.1f Implementar las accionesnecesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, lo cualdemuestra que existe coherencia de los objetivos de los procesos con la Filosofa Institucional y elseguimiento y medicin a travs de los indicadores de gestin.

EFICAZporque al cerrar las acciones se evala la causa de las mismas y se eliminan, lo cual se demuestracon el cierre eficaz del 68% (19 acciones correctivas) del total de las no conformidades detectadas en el ao2010 (28 acciones correctivas). Y con el cierre eficaz del 81% (25 acciones preventivas) del total de losaspectos por mejorar en el ao 2010 (31 acciones preventivas). Se aclara que en la auditoria del ao 2010realizada a todos los procesos, se detect 24 no conformidades y 29 aspectos a mejorar, y en la auditoriacomplementaria 4 no conformidades y 2 aspectos a mejorar. La suma total de los hallazgos dejan comoresultado un cierre eficaz del 75%. Vase informe del Sistema de Gestin de la Calidad del 15 de julio de

2011.

EFICIENTE porque la inversin de recursos en capacitacin permiti la participacin activa yempoderamiento de los lderes, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de laauditora, y en la profundidad en los resultados.

EFECTIVO porque se evidencia la disponibilidad y actitud positiva para el desarrollo de las auditorasinternas, en la iniciativa de implementar acciones por autocontrol (15 acciones en el ao 2011) y laautogestin permanente que se materializa en la reformulacin de reglamentos y estatutos. Es de anotar quela implementacin de acciones por autocontrol requiere la documentacin en el Sistema Mejoramiso, yaque muchas de estas no son registradas.


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Tabla 1. Resultado del primer ciclo de auditora 2011

Tabla 2. Resultados del segundo ciclo de auditoras 2011 (Complementario)


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2. RETROALIMENTACIN DEL CLIENTEPara la retroalimentacin del cliente la Institucin ha diseado encuestas en los procesos de: Desarrollo

Curricular, Proyeccin Social, Bienestar Institucional, Gestin del Conocimiento, Internacionalizacin deConocimiento, Gestin de la Comunicacin, Autoevaluacin, Gestin Financiera y Gestin de Laboratorios,las cuales permiten y permitirn evidenciar la satisfaccin de los diferentes clientes de estos servicios. VerAnexo N1 Diapositivas de la Revisin por la Direccin de cada proceso.

En cuanto a las QRS, la Institucin cuenta con un aplicativo que permite administrar y controlar las quejas,reclamos, sugerencias y solicitud de informacin, el seguimiento se realiza desde Secretaria General.

En el presente ao se ejecutaron mejoras al aplicativo QRS en lo referente a los reportes estadsticos,adicionalmente, se reubico el link en el portal web, hacindolo ms visible para el usuario. Se cuenta adems

con el linkContctenos

que contiene el directorio telefnico.

Evidencias: Accin 636 Mejoramiso, y portal Web Institucional -http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asphttp://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asp
http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asphttp://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asphttp://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asphttp://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asphttp://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asphttp://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asp


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Desde el 1 de Enero hasta el 31 de Octubre del 2011 se recibieron 256 quejas y reclamos.

Quejas 219Reclamos 37


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La siguiente tabla muestra la cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia oproblemtica:

Dependencia o problemtica Quejas o reclamosAdministracin tecnolgica 3

Anlisis de Costos y Presupuestos 7Anlisis de Costos y Presupuestos a Distancia 16reas Deportivas y Otros Espacios 6Aulas Especializadas 5Aulas de clase 4Calidad 4Decanatura Facultad de Artes y Humanidades 4Decanatura Facultad de Ciencias Bsicas 2Decanatura Facultad de Ingenieras 1Decanatura Facultad de Tecnologas 3

Departamento de Sistemas 32

Educacin Continuada 5Electromecnica 4Fsica 1Informtica Musical 1Ingeniera Biomdica 2Ingeniera Electromecnica 3Ingeniera en Diseo Industrial 1Ingeniera Financiera y de Negocios 2Gestin Administrativa 6Jefe Atencin Apoyo al estudiante 26Mantenimiento de Equipo Biomdico 2

Prcticas Profesionales 4Ing. Produccin 1Ing. Sistemas 2Ing. Telecomunicaciones 1Problemtica Admisiones y Registro 63Problemtica Archivo Central 1Problemtica Atencin Bienestar 2Problemtica Atencin Mdica 1Problemtica Biblioteca 2Problemtica Comunicaciones 3Problemtica funcionarios 6Problemtica tesorera 5Produccin 9Programa de Egresados 2Sistemas de Informacin 12Telecomunicaciones 2

TOTAL 256Para mayor informacin ver anexo N2 Anlisis de quejas y reclamos


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3. DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIOEn cumplimiento a los aspectos a mejorar producto de la auditora externa de seguimiento al Sistema deGestin de la Calidad realizada en diciembre de 2010, referentes a indicadores de gestin (7.3, 7.6 y 7.9), laOficina de Planeacin, ha revisado y ajustado el Manual de Indicadores de Gestin 2011 con los lderes yresponsables de los procesos buscando mejorar los siguientes aspectos:

1. Medir el impacto que genera el ITM a la sociedad.2. Que los indicadores midan el objetivo del proceso.3. Categorizacin de los indicadores4. Frecuencia de medicin5. Metas de los indicadores que han demostrado su superacin de manera continua6. Acciones de los indicadores que realmente motiven la toma de acciones de mejora importantes para la

Institucin7. Registros y anlisis de los datos de los indicadores con base en promedios, dado que stos subvencionan

los resultados poco exitosos y castigan los muy buenos.

Es de anotar que el Instituto Tecnolgico Metropolitano, de acuerdo con el Manual de Indicadores deGestin, los clasifica en Eficacia, Eficiencia y Efectividad (vase apartado del manual 2.3). No cuenta conindicadores de cumplimiento, el cumplimiento se mide con el logro de la meta esperada.

En el mes de febrero, la Escuela de Pedagoga y la Oficina de Planeacin revisaron el Mapa de Procesos delITM buscando una adecuada interpretacin, incluyendo la revisin y ajuste de los objetivos y alcance decada proceso, en compaa de los lderes. Adicionalmente cada objetivo ha sido revisado buscando lacoherencia con los indicadores de gestin para que permitan medir el logro del objetivo del proceso y elimpacto del ITM en la sociedad.

Los resultados de los indicadores estn cumpliendo con las metas propuestas o en su defecto estn en elrango de gestin Bueno, lo que demuestra que el desempeo del Sistema de Gestin de Calidad esconveniente para la Institucin y tiene coherencia con la visin, la misin, la poltica, los objetivos decalidad y los del proceso. Ver fichas tcnicas de Indicadores de Gestin 2011.

En cuanto al producto o servicio no conforme se ha establecido la metodologa para realizar el control alproducto o servicio no conforme en los procesos de cara al cliente: Desarrollo Curricular, Proyeccin Social,Gestin del Conocimiento, Internacionalizacin del Conocimiento, Bienestar Institucional, Gestin de laComunicacin, Autoevaluacin, Gestin de Biblioteca y Gestin de Laboratorios.

Cada lder del proceso identific los productos o servicios no conformes y el tratamiento de los mismos,vase Identificacin del producto o servicio no conforme FGC 018. Si el producto o servicio no conformees recurrente o sistemtico se formula una accin correctiva envolvente.

En cuanto a la conformidad de los productos y/o servicios de cada proceso, se realiz el siguiente control:

Desarrollo Curricular.Se observa que los productos y/o servicios no conformes ms recurrentes son:

1. Docente sin digitar la semana, 5 10 y 16 del seguimiento al desarrollo curricular, para lo cual se


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recomienda mayor control por parte de los Jefes de Programa, recordar continuamente a los docentes lasfechas pertinentes para cada semana y reportar los casos que se requieran en el formato FGC 019 Controldel producto y/o servicio no conformes.

Semestre 012011 Semana 5: 116 docentes pendientes de 1330(8.7%) Semana 10: 147 docentes pendientes de 1330 (11,1%) Semana 16: 351 docentes pendientes de 1330 (26.4%)

Semestre 022011 Semana 5: 55 docentes pendientes de 1183 (4.9%) Semana 10: 97 docentes pendientes de 1183 (7,3%) No se tiene an la semana 16

2. Compromisos Acadmicos Docente sin entregar compromisos acadmicos en las semana 3 del semestre 01-2011. Se reportan 45

docentes que no entregan en la tercera semana del periodo acadmico: Se tiene reportado un nmeroque no supera el 10% los docentes de la institucin, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizadolas acciones respectivas.

Docente sin entregar compromisos acadmicos en la semana 3 del semestre 02-2011. Se reportan 25docentes que no entregan en la tercera semana del periodo acadmico: Se tiene reportado un nmeroque no supera el 10% los docentes de la institucin, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizadolas acciones respectivas.

3. Estudiante o Egresado no graduadoEn el semestre 01-2011 se tiene un total de 1822 egresados no graduados. En el semestre 02-2011 sereportan 80 egresados no graduados con la cual se puede observar la eficacia de las estrategiasplanteadas al reducir el ndice de egresados no graduados en un 95,6%.

4. Estudiante con bajo rendimiento acadmico o prdida del derecho al programaSe tiene un total de 1992 estudiantes en el semestre, con los cuales cada Jefe de Programa ha empleadodiferentes formas de hacer seguimiento y estrategias que posibilitan la recuperacin con calidad delestudiante. Se tiene adems el acompaamiento en SIGA, como estrategia institucional. En el segundosemestre se tiene 1757 estudiantes. En esta se observa una diferencia de 235 estudiantes menos en bajorendimiento con respecto al semestre anterior entre los semestres. Lo que corresponde a un 11, 8 %.


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Proyeccin Social. Se han presentado los siguientes servicios no conformes:

En 84 oportunidades el servicio no conforme relacionado conPrcticas no ajustadas a las necesidadesdel medio y la formacin de los estudiante. Al cual se le dio el siguiente tratamiento:

Para 8 casos: Se coloc nota aclaratoria en la carta de presentacin de los estudiantes para las empresas "Seor

empresario, recuerde que el objeto de las Prcticas es que stas se conviertan en un espacio deaprendizaje en el que el estudiante pueda realizar actividades que permitan la aplicacin de losconocimientos tericos adquiridos durante el proceso de formacin acadmica en la tecnologa"

Se elabor un acta de retiro previamente concertada con el SENA, la empresa y el estudiante paraautorizar que el aprendiz pueda ser remitido a otra empresa. Se orienta al estudiante para realizaruna nueva experiencia proyectando sus competencias hacia la bsqueda del xito.

Para 76 casos referente a la necesidad de asignarle al estudiante un asesor temtico, se dio el siguientetratamiento: Se realizaron 2 solicitudes de servicios acadmicos docente para prcticas profesionales, los cuales

ya fueron contratados y estn asesorando los estudiantes.

En 5 oportunidades el servicio no conforme relacionado con Propuesta diseada y presentada que nocumple los requisitos del cliente. Para lo cual se concert con los clientes, y se redise laspropuestas.

Bienestar Universitario Se present un caso de servicio no conforme relacionado con Oportunidad en elServicio, el tratamiento que se le dio fue: solicitar descargos de la enfermera por la falta de oportunidad enel servicio que reclamaba el estudiante. Teniendo claridad de lo sucedido, se le explic al estudiante y se lepidieron excusas. El estudiante respondi agradecido por la rapidez en la atencin a su queja y entendi lasituacin. Se tienen las evidencias.

Gestin de la Comunicacin. Se present un caso de producto no conforme con respecto aPublicacionesque no cumplen los requisitos de conformidad (requisitos de pertinencia, calidad, redaccin, diseo eimpresin, originalidad y actualizacin de la informacin en las publicaciones). El tratamiento que se estdando es la reclasificacin de los libros, por lo tanto las directivas estn verificando los requisitos legalespara proceder a la donacin o descuento.

Gestin de Laboratorios. Sepresent un caso de producto no conforme con respecto a Pruebas y ensayosque no cumplen con los requisitos de la norma aplicable del laboratorio, al realizar un ensayo a la empresaCONCRETODO S.A. en Dic del 2010 de Resistencia al desgaste Disco Ancho NTC 5147, que no cumplacon la norma. El tratamiento que se le dio fue calibrar el equipo con el que se realiza los ensayos ygarantizar la competencia del personal que realiza las pruebas. Adicionalmente, se realiz de nuevo elensayo en enero del 2011, a otra pieza de mrmol del mismo espcimen y se entreg el informe sin costo

alguno, el cual cumpli con los requisitos establecidos en la NTC 5147.

En los procesos de Gestin del Conocimiento, Internacionalizacin del Conocimiento, Gestin deBiblioteca y Autoevaluacin no se presentaron productos y/o servicios no conformes, de acuerdo con lodefinido en la Identificacin del producto o servicio no conforme FGC 018, actualizado a 2 de noviembre.


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4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVASLa suma de acciones preventivas y de mejoramiento es del 65% para el ao 2011, cantidad superior a lasacciones correctivas, lo que demuestra una cultura de la prevencin.

Tipo de acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011

Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011

53.33%Preventiva

35%Correctiva

11.67%Mejoramiento

68.34%Investigando

causa/beneficio ysolucionando

21.67%Cerrada


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Origen de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011

5. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LADIRECCIN

Fruto de la Revisin por la Direccin del ao 2010, se generaron desde cada proceso recomendaciones parala mejora. La implementacin de estas recomendaciones por parte de cada lder han sido objeto demonitoreo desde la Escuela de Pedagoga y la Oficina de Planeacin. Se evidencia comunicaciones de loslderes de procesos, en los meses de octubre y noviembre, en las cuales informan cmo atendieron lasmejoras propuestas. El resultado que se obtiene es la implementacin exitosa de gran parte de las accionespropuestas teniendo presente que algunas continan en proceso de ejecucin.

Vase comunicaciones en el archivo de gestin de la Escuela de Pedagoga e Informe de cumplimiento derecomendaciones para la mejora derivadas de la Revisin por la D ireccin del ao 2010, con fecha del 17de noviembre.

73.33%Auditora Interna

16.67%Autocontrol

6.67%Anlisis deIndicadores


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6. CAMBIOS QUE PODRAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDADLos lderes de proceso expresaron los cambios que podran afectar el Sistema de Gestin de la Calidad:

PROCESO CAMBIOS

PLANEACIN INSTITUCIONAL

Formulacin del Plan de Desarrollo Institucional 2012-2015

Ajuste a la Estructura Acadmico-Administrativa deacuerdo con el nuevo Mapa de Procesos

Descentralizacin de la oferta acadmica institucional Cambio en la normativa

GESTIN DE LACOMUNICACIN

Ajuste de la Estructura Acadmico-Administrativa deacuerdo con el nuevo Mapa de Procesos

Cambios en la legislacin Cambios en otros procesos institucionales

DISEO CURRICULAR YDESARROLLO CURRICULAR

Normas nuevas o modificaciones a las existentes porparte del Ministerio de Educacin Nacional

Ajuste en la Estructura Organizacional de acuerdo alnuevo Mapa de Procesos.

Paro estudiantil o anormalidad acadmica

PROYECCIN SOCIAL

Cambios en la normatividad vigente Cambios en las Polticas Institucionales Ajuste en la Estructura Acadmico-Administrativo de

acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos

GESTIN DEL CONOCIMIENTO

Las polticas de la nueva administracin del Instituto Ajustes en la estructura administrativa y en la operacin

del Centro de Investigacin Cambios introducidos por la aplicacin de la ley de CTI

(Ley 1286 de 2009)

Cambios introducidos por la reforma de la ley 30 de1992

Prioridades del presupuesto de la nueva administracinmunicipal

BIENESTAR INSTITUCIONAL

Dado que el SGC debe ser simple, con unidad delenguaje y con documentacin de lo que se hace, estepuede verse afectado por la falta de entendimiento de lanorma y su esencia.

INTERNACIONALIZACIN DELCONOCIMIENTO

Los cambios en la normatividad interna y externa queafecten directamente el proceso o los procedimientos encuanto a la movilidad de acadmicos, administrativos yestudiantes y la suscripcin de convenios

interinstitucionales de cooperacin.

GESTIN DE BIBLIOTECA

Ajuste de la Estructura Acadmico-Administrativa deacuerdo con el nuevo Mapa de Procesos

Cambios en la legislacin Cambios en otros procesos institucionales


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PROCESO CAMBIOS

GESTIN DE LABORATORIOS Creacin o eliminacin de laboratorios en la institucin. Actualizacin de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005. Implementacin de Laboratorios Virtuales.

GESTIN JURIDICA

Cambios normativos que no se implementenoportunamente en el ITM

Incumplimiento en los trminos de respuesta a losusuarios

GESTIN FINANCIERA

Nuevas disposiciones y normas en materia presupuestalcontable, de manejo de recursos y de control interno.

La falta de socializacin de las nuevas metodologas en elSistema de Gestin de la Calidad, ya que con ellas sepuede perder unidad de criterio.

Cambios sustanciales en la suscripcin de convenios conla Administracin Municipal.

ADQUISICIN DE BIENES YSERVICIOS

Cambios de orden normativo (derogatoria de normas,modificaciones, nulidades, suspensiones provisionales)

Cambios en la tasa representativa del mercado de bienessujetos a importacin

Incumplimiento de contratos

ADMINISTRACIN DE BIENESMUEBLES E INMUEBLES

Cambio en la normatividad vigente Implementacin de nuevas plataformas tecnolgicas Cambios en la metodologa de implementacin de

centros de costos y almacenamiento de insumos

GESTIN DEL TALENTOHUMANO

Cambio en la normativa vigente, Estatuto General,Reglamento de Personal Docente y Administrativo

Ajustes que se definan en la Estructura Organizacin

AUTOEVALUACIN

El ajuste de la Estructura Acadmico-Administrativa deacuerdo con el nuevo Mapa de Procesos.

La articulacin del Sistema de Gestin de la Calidad conel MECI y la Autoevaluacin (CNA), para garantizar lacalidad de programas e institucional, sujeta a loslineamientos del MEN.

EVALUACIN Y CONTROL

La aplicacin del decreto 1474 de 2011, EstatutoAnticorrupcin, respecto al seguimiento a la poltica deausteridad del gasto, el cual permite que el sistema decalidad, y sus procesos sigan los lineamientos del buenuso de recursos pblicos.

GESTIN DE LA CALIDAD

El ajuste de la Estructura Acadmico-Administrativa deacuerdo con el nuevo Mapa de Procesos

La implementacin del nuevo Plan de Desarrollo con laPoltica de Gobernanza que implica modificaciones en laPoltica de la Calidad.

La articulacin del Sistema de Gestin de la Calidad conel MECI y la Autoevaluacin, para garantizar la calidadde programas e institucional, sujeta a los lineamientos delMEN.


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7. RECOMENDACIONES DE MEJORA PARA EL AO 2011En la revisin por la direccin los lderes de los procesos presentaron las siguientes recomendaciones para lamejora. Es de anotar que se hizo una revisin con la Vicerrectora General Maria Victoria Meja Orozco, el

Director de la Escuela de Pedagoga Jos Mario Calle Palacio y la Profesional Universitaria-Aseguramientode la Calidad Mnica Arango Ospina, para decidir cules de las recomendaciones de mejora se incorporancomo productos en el plan de accin del ao 2012, las dems son actividades que no requieren incorporarseal plan de accin para su ejecucin. Adicionalmente, se definen cules de stas corresponden al sistema,cules a los procesos y cules a los requisitos, lo que facilitar la evaluacin de la eficacia, luego de suimplementacin.

Proceso Recomendaciones de Mejora

Si vaal Plan

deAccin2012

No vaal Plan

deAccin2012

Mejoradel

sistema

Mejoradel

proceso

Mejorade

Requisito

PLANEACININSTITUCIONAL

Implementacin de diseometodolgico para la gestin deproyectos de inversin (Incluyeformulacin, gerencia y evaluacinde proyectos).

x x

Sistema Business Inteligence enfuncionamiento. Entendido BusinessInteligence como la habilidad paratransformar los datos que se generanen informacin y la informacin enconocimiento, de forma que se puedaoptimizar el proceso de toma dedecisiones.

x x


FONDO EDITORIAL Por costos, eficacia y efectividad la

contratacin de un corrector deestilo para el Fondo Editorial debecontemplarse a largo plazo, porproductos o por manuscritosrecibidos y valorados segn elnmero de cuartillas o caracteresque contengan, comprometidos conun tiempo de entrega acordado, ypagados segn las condicionesexpuestas en un contrato deservicios.

x x

FONDO EDITORIAL Cambio en la modalidad de

contratacin de evaluadoresexternos. x x


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Si vaal Plan

deAccin2012

No vaal Plan

deAccin2012

Mejoradel

sistema

Mejoradel

proceso

Mejorade

Requisito


COMUNICACIONES: Dada la cantidad de informacin que

se genera por parte de las diferentesdependencias institucionales paraser publicada en la pgina web, serecomienda fortalecer el recursohumano encargado de realizar estalabor.

x x

COMUNICACIONES: Disponer de personal idneo para

que se encargue de la actualizacinpermanente de la informacininstitucional en las redes sociales.

x x

DISEOCURRICULAR

Y DESARROLLOCURRICULAR

Continuar con las estrategiasadoptadas para la apropiacin delSGC por parte de la ComunidadAcademica.

x x

Continuar con la sensibilizacin delos auditados frente al proceso de laauditoria interna de calidad porFacultades.

x x

Implementar un plan decapacitacin en uso de los recursosTIC tanto para docentes comoestudiantes.

x x

DISEOCURRICULAR

Y DESARROLLOCURRICULAR

Elaborar un modelo efectivo deseguimiento a los compromisosdocentes: registro de notas,seguimiento curricular ycompromiso acadmico.

x x

PROYECCINSOCIAL

Responsabilizar a los funcionariosdentro de su plan de trabajo conactividades concretas del sistema degestin de la calidad.

x x

GESTIN DELCONOCIMIENTO

Afinar y sistematizar losinstrumentos y criterios deevaluacin del impacto de losresultados de los proyectos deinvestigacin.

x x

Consolidar el Sistema deInformacin del Centro deInvestigacin para que dialogue einteracte de manera ms eficientecon otros sistemas de informacininternos y externos.

x x


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Si vaal Plan

deAccin2012

No vaal Plan

deAccin2012

Mejoradel

sistema

Mejoradel

proceso

Mejorade

Requisito

GESTIN DELCONOCIMIENTO

Estructurar de manera ms tcnica elequipo humano del Centro deInvestigacin para responderexitosamente a los retos queimponen la reorganizacininstitucional y los nuevos contextosglobales.

x x

INTERNACIONALIZACINDEL CONOCIMIENTO

Adoptar las polticas,procedimientos y normatividad parala movilidad entrante y saliente deestudiantes.

x x

Generar eventos institucionales parauna mayor proyeccin sobreInternacionalizacin del ITM.

x x

BIENESTARINSTITUCIONAL

Contar con un sistema deinformacin, que recoja las cincoreas de bienestar y los proyectosexistentes, adems, de los quepuedan surgir.

x x

Sistematizar las experiencias de losproyectos que se generen enBienestar, con el fin de poder contarcon herramientas que nos permitanla visibilizacin.

x x

GESTINBIBLIOTECA

Implementacin de la bibliotecadigital (recursos digitales yrepositorios digitales) siempre ycuando se disponga de los recursosen el 2012.

x x

Rediseo de los espacios de labiblioteca, tales como: Circulacin yPrstamo, Referencia Especializada,Medios Audiovisuales, ProcesosTcnicos, Soporte de Informtica,Salas de Lectura.

x x

GESTIN DELABORATORIOS

Implementacin de un sistemaBiomtrico para cuantificarsistemticamente el tiempo real deTrabajo Independiente.

x x

Creacin de una propuesta deunidad estratgica de negocios paraprestacin de servicios deLaboratorio a la Industria.

x x


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Si vaal Plan

deAccin2012

No vaal Plan

deAccin2012

Mejoradel

sistema

Mejoradel

proceso

Mejorade

Requisito

GESTIN DELABORATORIOS

Creacin de pgina Web de loslaboratorios del ITM articulado conla pgina Institucional donde losestudiantes, docentes y empresariostengan una mayor articulacin.

x x

GESTIN JURIDICA

Capacitacin permanente de loscambios normativos para losfuncionarios involucrados en losdiferentes procesos

x x

GESTINFINANCIERA

Implementar el uso del mdulo deinventarios en SEVEN (sera lasegunda etapa, ya que la primera sehizo con el fondo editorial), con estose mejora el control administrativocontable de los diferentes insumosque maneja el Departamento deSistemas para el buenfuncionamiento acadmico -administrativo del ITM.Adicionalmente, esto permitir unaasignacin adecuada de losconsumos a las diferentes reas(costos ABC).

x x

ADQUISICIN DEBIENES Y SERVICIOS

Se recomienda efectuar unadistincin entre contratos desuministro (a demanda, tractosucesivo) y contratos decompraventa (ejecucininstantnea), pues actualmente seorientan estos contratos en el ITM,sin hacer la distincin prctica.

x x

Se recomienda fortalecer lasacciones de vigilancia, control ysupervisin a la ejecucin decontratos.

x x

Dar continuidad y permanencia a losprocesos de capacitacin de costos,estudio de mercado, etapas de lacontratacin, facturacin,interventora y supervisin yatencin al cliente.

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Si vaal Plan

deAccin2012

No vaal Plan

deAccin2012

Mejoradel

sistema

Mejoradel

proceso

Mejorade

Requisito

ADMINISTRACINDE BIENES MUEBLESE INMUEBLES

Establecer mecanismo de control yseguimiento para garantizar elrespaldo de informacininstitucional que se tiene en losequipo de cmputo en cada una delas dependencias.

x x

GESTIN DELTALENTO HUMANO

La propuesta inicial consiste enmodificar parcialmente elprocedimiento de vinculacin deprofesores de hora ctedra, el cualconsiste en dar traslado a lasfacultades para que desde stas seingrese la carga acadmica de losprofesores y se formalice el contratode ctedra.En esta tarea adems del Dpto. dePersonal participan la Oficina dePlaneacin, Atencin al Estudiante,Dpto. de Sistemas y las Facultades.

x x

AUTOEVALUACIN

Continuar la articulacin delSistema Integrado de Gestin con laAutoevaluacin.

x x

Fortalecer la cultura de laAutoevaluacin en respuesta a lanecesidad de mejoramientoconstante.

x x

EVALUACIN YCONTROL

Disponer de recurso humano quepermita tener una mayor coberturapara las auditorias de ControlInterno.

x x

Posicionar la poltica detransparencia, dentro de laInstitucin.

x x

GESTIN DE LACALIDAD

Integrar la Rendicin de CuentasInstitucional con la Revisin por laDireccin del Sistema de Gestin dela Calidad.

x x

Continuar la articulacin del SistemaIntegrado de Gestin con laAutoevaluacin

x x

Fortalecer las estrategias deapropiacin de la cultura de Calidad x x


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8. RIESGOS ACTUALIZADOS E IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDADSe ha actualizado el Manual de Riesgos, identificando 77riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia enlos procesos institucionales, de los cuales se valoraron 7 como importantes, 31 como moderados, 27 como

tolerables y 10 como aceptables.

ZONA DE RIESGOS

PROCESOS ACEPTABLE TOLERABLE MODERADO IMPORTANTE INACEPTABLETOTAL DERIESGOS

PlaneacinInstitucional

3 3 6

Gestin de laComunicacin

1 3 4

Diseo Curricular 1 1 2

DesarrolloCurricular 3 3 6

Proyeccin Social 1 3 3 7

Gestin delConocimiento

1 1 2 1 5

Internacionalizacin delConocimiento

1 1

BienestarInstitucional

2 2 4

Gestin deBiblioteca

1 2 3

Gestin deLaboratorios 3 1 1 5

Gestin Jurdica 2 6 8GestinFinanciera

1 6 7

Adquisicin deBienes yServicios

1 4 1 6

Administracinde BienesMuebles eInmuebles

5 1 6

Gestin del

Talento Humano 1 1 2Autoevaluacin 1 1Evaluacin yControl

2 1 3

Gestin de laCalidad

1 1

TOTAL 10 27 31 7 2 77


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Los riesgos que requieren plan de manejo estn en alerta roja. (Ver la siguiente tabla- Manual de Riesgos).

Proceso Riesgo Valoracin EvaluacinN Accin

Emprendida

Gestin delConocimiento

Retraso en laejecucin del

proyecto1.16 INACEPTABLE

Accin 533Ver archivo adjuntoextrado del sistema

mejoramiso

Internacionalizacin del Conocimiento

Actividades demovilidad que noestn articuladas conlos planes dedesarrollo de lasfacultades y/odependencias

0.85 IMPORTANTE


mejoramiso

Gestin delaboratorios

Riesgo pormanipulacin demateriales o residuos

peligrosos

1 INACEPTABLE


mejoramiso

Evaluacin yControl

Incumplimiento en laevaluacin de lossistemas MECI ySGC

0.88 IMPORTANTE


mejoramiso

9. REVISIN DE LA ADECUACIN DE LA POLTICA Y LOS OBJETIVOS DE LA CALIDADDurante el presente ao se ajust la Poltica de la Calidad mediante la Resolucin Rectoral N 641 del 1

agosto de 2011, teniendo en cuenta la nueva Misin y Visin que fue aprobada por el Consejo Directivoel 9 de julio de 2011 (Acta N5) y el aspecto a mejorar 7.1 del ICONTEC sobre la alineacin de laPoltica de la Calidad con el Plan de Desarrollo de la Ciudad, el Departamento y el Pas. Adicionalmente,se verific la coherencia de los objetivos de la calidad vigentes (Resolucin Rectoral 476 de 2010) con lapoltica y se ratific continuar con los mismos objetivos.

POLITICA DE CALIDADEl Instituto Tecnolgico Metropolitano, es una Institucin Universitaria de carcter pblico y del ordenmunicipal, comprometida con el mejoramiento continuo del servicio de educacin superior para laformacin integral del talento humano con excelencia en la investigacin, la innovacin, el desarrollo, ladocencia, la extensin y la administracin, que busca habilitar para la vida y el trabajo con proyeccinnacional e internacional desde la dignidad humana y la solidaridad, con conciencia social y ambiental.En procura de la satisfaccin de las expectativas de los clientes.


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10. RESULTADOS DE LA REVISIN POR LA DIRECCIN

Las mejoras propuestas en el numeral 7 de este documento son las que permitirn evidenciar la eficacia,eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad y se incorporaran al plan de

accin, como productos de los procesos para evaluarlos en el ao 2012.

Para realizar estas mejoras la direccin est consciente de las necesidades de recursos fsicos,financieros, humanos y tecnolgicos y realizar las apropiaciones presupuestales necesarias, sin embargoesto depende del plan de inversiones, compras y recursos de la vigencia del 2012.

De todo lo anterior, se concluye que el Sistema de Gestin de la Calidad:

ES CONVENIENTE porque existe coherencia de la filosofa institucional con los objetivos de losprocesos y los indicadores de gestin.ES ADECUADO porque los resultados del sistema son tiles para la toma de decisiones en pro delmejoramiento continuo del Servicio Educativo y en la generacin de valor agregado con programas

como SIGA, inclusin y las ayudas econmicas que se le brinda a la poblacin para que permanezca ensu proceso de formacin.ES EFICAZ porque permite el logro de los objetivos planteados.ES EFICIENTE porque permite la optimizacin de los recursos en cada una de las actividadesidentificadas en el S.G.C, adicionalmente, la inversin de recursos en capacitacin permiti laparticipacin activa y empoderamiento de los lderes, responsables de procesos y auditores internos en eldesarrollo de la auditora, y en la profundidad en los resultados.ES EFECTIVO por el impacto positivo en la comunidad acadmica, el entorno y el desarrollo de laregin.

LUZ MARIELA SORZA ZAPATARectora

Ver anexo (Listado de asistencia)

informe revisiÓn por la direcciÓn este si es!

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