informe seguimiento y evaluaciÓn … · sistema de control interno en cada una de las regionales,...
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
REGIONAL CHOCO, SEDE QUIBDÓ
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Bogotá, Febrero de 2017
CONTENIDO
1. OBJETIVO .........................................................................................................................................3
2. ALCANCE ..........................................................................................................................................3
3. MÉTODO ...........................................................................................................................................3
4. JUSTIFICACIÓN ..............................................................................................................................3
5. INFORME ..........................................................................................................................................4
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES REGIONALES ........................................................................5
5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO .................... 22
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO .................... 29
5.4 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO, EN INFORMES ANTERIORES ............................................................... 30
5.5 CONVENIO DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD CON LA UNIDAD DE
VÍCTIMAS. ........................................................................................................................................... 31
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................ 33
1. OBJETIVO
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de sus funciones, y en atención al Plan Anual de Gestión – Plan Anual de Auditorías y
Seguimientos (PAAS), aprobado para la vigencia 2017 mediante Resolución 4130 de
Diciembre de 2016, realizará seguimiento y evaluación a la gestión de la Regional Chocó,
la cual fue creada mediante Resolución 568 de 2015, organizadas y conformadas
posteriormente mediante la Resolución 825 de 2015; lo anterior, en cumplimiento del
rediseño Institucional formalizado mediante el Decreto 2462 de 2013.
2. ALCANCE
La Oficina de Control Interno, en el mes de Febrero de 2017 realizó seguimiento a la
Regional Chocó, para verificar:
Cumplimiento de las Funciones legalmente otorgadas a través de la normatividad tanto Externa como Interna
Seguimiento a los Riesgos (Operativos – Anticorrupción)
Seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno, en informes anteriores.
3. MÉTODO
La metodología que se aplicó para la realización de este seguimiento, es la actualmente
utilizada para realizar este tipo de prácticas, entre lo que tenemos:
Anuncio del Seguimiento a la Regional, lo cual fue realizado mediante correo electrónico del 10 de febrero de 2017.
Trabajo de campo (verificación in – situ, el 14 de Febrero de 2017)
Presentación del Informe de Seguimiento al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud.
4. JUSTIFICACIÓN
El presente seguimiento se realiza con base en la materialización de la desconcentración
administrativa, que en la actualidad afronta la Superintendencia Nacional de Salud, por
lo que se hace necesario monitorear el grado de cumplimiento en la implementación del
Sistema de Control Interno en cada una de las Regionales, así como los controles
establecidos y la administración de los riesgos asociados a la gestión, formulando las
recomendaciones de ajustes, que permitan el mejoramiento continuo.
5. INFORME
En visita In situ se verifica que la Regional cuenta con el siguiente talento humano: Una (1) Coordinadora; Nidia Mayo y tres (3) profesionales Sandra Tatiana Palacios (Psicóloga especialista en Proyectos y actualmente cursa especialización en Salud Pública) Kelly Cuesta Valencia; (Odontóloga y Auditora en Salud) y Karina Perea Sánchez (Administradora de Empresas; Especialista en Control Organizacional).
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento
de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993
y demás normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual
de Gestión (PAG)-Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes a
la Vigencia 2017, en el mes de Febrero realizó seguimiento y evaluación a la Regional
Chocó, visita que fue anunciada mediante correo electrónico el día 10 de Febrero de
2017, conforme a los ítems que a continuación se relacionan.
5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES REGIONALES
En el seguimiento que ahora nos ocupa, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento
a la Regional Chocó, donde verificó según muestreo, el cumplimiento de las principales
funciones realizadas por ésta, a saber:
a. Trámite de Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias
La Oficina de Control Interno realizó seguimiento a la gestión de la Regional Chocó,
donde verificó según muestreo, el cumplimiento de la función preceptuada en el artículo
18 numeral 6, del Decreto 2462 de 2013, el cual prevé:
“Direccionar, responder y registrar en los sistemas dispuestos para tal fin, las peticiones,
quejas y reclamos presentados por los ciudadanos o usuarios del Sistema General de
Seguridad Social en Salud y comunicar a los peticionarios sobre el estado del trámite”.
Para la realización de esta importante función, la Regional Chocó administra el canal
“personalizado”; así mismo éstos documentos son radicados. Es importante mencionar
que de conformidad con el reporte generado desde el Sistema de Gestión PQR.
La Oficina de Control Interno en virtud del seguimiento realizado en el Mes de Febrero
de 2017, tuvo en cuenta el Informe de Gestión del mes de Diciembre-2016 y el Informe
de Gestión del mes de Enero-2017, enviados a través de correo electrónico el día el 8
de Febrero de 2017, y el Informe de Gestión de Noviembre, enviado el 13 de Febrero
2017.
Cabe señalar, que estos informes fueron remitidos por la Regional también a la Doctora
MARIANELLA SIERRA SAA; Directora de Atención Al Usuario de la Superintendencia
Delegada para la Protección al Usuario de la Superintendencia Nacional de Salud y
también tuvo en cuanta la visita In Situ realizada el día 14 de Febrero de 2017 y todas
las evidencias adjuntas en los correos conforme se muestra imagen a continuación:
El procedimiento Trámite de Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias, fue aprobado
mediante Resolución No 4086 del 19 de Diciembre de 2014, hace parte del
Macroproceso Protección al Usuario y participación Ciudadana y del Proceso Gestión de
Atención al Usuario del Sistema General de Seguridad Social en Salud, tal como se
observa en la siguiente imagen:
La Regional Chocó, recibe Peticiones, Quejas y Reclamos por medio escrito y
personalizado, las cuales son registradas en el Sistema Gestión PQR, el cual es
administrado por APLICATIVO ATENEA , el cual viene usandose desde el 1º de
Diciembre de 2016.
Verificación de la Oficina de Control Interno
La Coordinadora de la Regional Chocó, ingresa al sistema con el usuario y Contraseña
para iniciar la consulta, que se puede realizar por Usuario y Tipo de Afectado.
Así mismo, están incluidos los 6 canales de radicación de PQR, como son: Chat, correo,
escrito, personalizado, telefónico y Web.
Una vez seleccionado el canal, se ingresa la información correspondiente a Datos del
Peticionario, Datos afectado, Lugar reclamación y Causa y detalle.
Al Finalizar, el aplicativo ATENEA, asigna el Numero del caso asociado a la PQR.
De igual manera, la Regional Cocoó, viene utilizando la herramienta en Excel
denominada Control PRU – Grupo de Seguimiento a Poblaciones Especiales y
Seguimiento Estadístico, en el cual se lleva la relación de la Gestión realizada
mensualmente por parte de la Regional Chocó, y es enviada junto con los informes que
rinde a la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario.
La Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a la PQR No 30347835 del 14 de Dic
de 2016, en el Aplicativo’’ATENEA’’. Este aplicativo, permite generar un reporte en una
matriz en EXCEL. Que a su vez muuestra la Columna Estado, en la que se puede ver
una alerta temprana que permite hacer el posterior seguimiento al Caso.
Estadísticas PQR - Mes de Enero 2017
A continuación, se presentan la información correspondiente a Estadísticas de PQR, las
cuales, se extraen del Informe de Gestión de Enero 2017, de la Regional Choco, el cual
fue presentado por la Coordinadora de la Regional, a la Directora de Atención al Usuario
encargada de las Regionales, para la respectiva consolidación.
Usuarios Atendidos:
Se puede observar en la Gráfica un Total general de 184 trámites atendidos en el mes
de Enero 2017, de los cuales se atendieron 144 trámites en el canal personalizado con
un porcentaje del 78.3% y se atendieron 40 documentos radicados con un porcentaje del
21.7% para un total de 100% atendidos.
Usuarios Atendidos Canal Personalizado.
Las PQR allegadas se subclasifican en peticiones, quejas, reclamos y denuncias, en sí
mismas consideradas y solicitudes de información.
En el mes de Enero de 2.017, se puede evidenciar un promedio del 93.1%
correspondiente a 134 Peticiones, quejas, Reclamos o Denuncias y un 6.9% equivalente
a 10 solicitudes de información, para un total de participación del 100%.
Total Direccionamiento Interno al Grupo SIS.
Del Total de (PQRD) allegadas a la Regional Choco, se direccionaron al Grupo de
Soluciones inmediatas en salud ‘’SIS’’ un total de 96 PQRD en el mes de Enero 2.017,
con el objeto se gestionen allí, al concluir que las mismas comportan riesgo de vida de
usuarios del SGSSS.
Total Gestión Directa de la Regional
La Gestión directa de la Regional Choco para el mes de enero 2.017. muestra que
entraron 5 asuntos para instrucción, y se generaron 11 salidas. Así mismo, entro 1
seguimiento a providencias judiciales, generándose 1 salida.
Totales Generales.
A continuación, se muestra el cuadro con los diferentes regímenes dentro del sistema
los cuales son sujetos de Inspección y Vigilancia por parte de la Superintendencia
Nacional de Salud
PQRD por Macromotivo
En el siguiente cuadro se muestra cuáles fueron los Macro Motivos para que ello
aconteciera y las Entidades vigiladas objeto de las peticiones formuladas por la
ciudadanía en esta regional, encontrando los siguientes resultados:
PQRD por Entidad Vigilada
El siguiente cuadro, muestra los vigilados responsables en la prestación de los servicios
de salud y sobre los que se ejerce la inspección y vigilancia, siendo FIDUPREVISORA
FONDO DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO S.A la Entidad vigilada con
mayor número de PQR con 23 asuntos, seguido por CCOMEVA E.P.S Y NUEVA
EMPRESA PROMOTORA DE SALUD con 20 asuntos cada entidad y COMFACHOCO
EPS y BARRIOS UNIDOS AMBUQ EPS con 13 asuntos cada Entidad, siendo estas
Entidades vigiladas, las que presentan mayor número de asuntos, en el mes de Enero
de 2017.
b. Facultades de Inspección y Vigilancia
En el Macroproceso Inspección a Sujetos Vigilados, encontramos el Proceso Auditoria a
los Sujetos Vigilados, del cual hace parte el Procedimiento de Visitas, aprobado mediante
Resolución No. 4086 del 19 de Diciembre de 2014, el cual sigue la Superintendencia
Delegada para la Protección al Usuario; identificado con el código AIPD03, del cual es
líder la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, y del cual se utilizan
los formatos definidos dentro del mismo.
Se observa por parte de la Oficina de Control Interno, que en el Procedimiento de Visitas,
no se encuentran como responsables de la ejecución del mismo a las Regionales, aun
cuando hasta la fecha se viene ejecutando por parte de estas, en atención a las funciones
definidas en las Resoluciones 568 del 24 de Abril de 2015 y 285 del 19 de Mayo de 2015,
como se evidencia en la imagen que se presenta a continuación; situación que había
sido registrada en informe radicado con NURC 3-2016-003632 del 24 de Febrero de
2016:
Por lo anterior, la Oficina de Control Interno recomienda revisar de conformidad con las
Resoluciones 568 del 24 de Abril de 2015 y 285 del 19 de Mayo de 2015, los procesos y
procedimientos en los cuales intervienen las Regionales, con el fin de que éstos sean
armonizados con las funciones asignadas, en procura de la eficacia, eficiencia y
efectividad de los Procesos.
El desarrollo del seguimiento a la Función de Inspección y Vigilancia de la Regional
Chocó, se verificaron las visitas realizadas en los meses de Noviembre 2016, Diciembre
2016 y Enero de 2017, la Regional informa que se realizaron 5 visitas inspectivas a
vigilados como lo muestra el cuadro siguiente. Cabe precisar, que, en las metas, la
Regional participa del indicador propuesto para la Delegada para la Protección al Usuario
en el PAG.
La Regional Chocó suministró la relación de las actividades ejecutadas en las visitas
inspectivas efectuadas por la misma durante los meses de Noviembre 2016 - Enero de
2017 y las Mesas de Trabajo realizadas en Diciembre 2.016, las cuales se relacionan a
continuación:
VERIFICACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO
Las Visitas realizadas por la Regional Choco fueron como sigue:
Mesas de Trabajo realizadas por la Regional Chocó realizadas en Diciembre 2016.
1. Mesas de trabajo para planeación seguimiento a la gestión de la Secretaria de Salud Departamental del Choco frente a cumplimiento resolución defensoría 064 de 2014, mortalidad materna, mortalidad infantil asociada a desnutrición y mortalidad por malaria. Fecha: Diciembre 20, 21 y 22 de 2016.
2. Mesa de trabajo con alcalde, personero y equipo de salud del municipio del Río iró. Fecha: Diciembre 23, 26 y 27 de 2016
Conforme a lo anterior la Oficina de Control Interno tomó como muestra del archivo de
la Regional Chocó; verificando la Carpeta No 2 de la caja 12 correspondiente a la visita
realizada por parte de la Regional Chocó a la HOSPITAL EDUARDO SANTOS ESE I NIVEL –
SEDE ISTMINA. y se verificó que la documentación se ajusta al mencionado procedimiento
de Visitas de la Entidad y se encuentran los documentos relacionados con Autos de
Visita, Actas de Visita, soportes enviados por las entidades vigiladas, informe definitivo
enviado a la Dirección de Atención al Usuario. A conformidad se anexan evidencias:
Auto de Visita No 000828 de 22 de Noviembre de 2.016
Informe de Visita Inspectiva a la Oficina de atención al Usuario a la IPS Hospital
EDUARDO SANTOS ESE I NIVEL operado en la ciudad de ITSMINA.
Acta de Visita
Archivo de la Regional Chocó; verificando la Carpeta No 2 de la caja 12
CUMPLIMIENTO LINEAMIENTOS CIRCULAR 030 de 2013
El objetivo de la Circular Conjunta No. 030 de 2013, suscrita entre el Ministerio de Salud
y la Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud, es establecer un
procedimiento de saneamiento y aclaración de cuentas del sector salud a través del
cruce de información entre las Entidades Responsables de Pago – ERP (EPS del
régimen contributivo y subsidiado y Entidades territoriales) e Instituciones Prestadoras
del Servicio de Salud- IPS tanto públicas como privadas, y como resultado de estos
cruces, determinar el estado de las cuentas; si hay coincidencia, fijar y suscribir los
compromisos obligatorios de pago y aclarar y depurar la información que no coincide
entre los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud- SGSSS.
La Dirección de Atención al Usuario, mediante correo electrónico del 9 de septiembre de
2016, informa próximas reuniones relativas a CIRCULAR 030 de 2013, por lo cual la
Regional está pendiente de la capacitación por parte de la Delegada para la Supervisión
Institucional ya que, la estrategia de trabajo es Coordinada con el Ministerio de Salud.
Cabe señalar, que se ha participado en mesas de trabajo con la Secretaría de Salud
Departamental y la Alcaldía de Bagadó en la evaluación y seguimiento de la sentencia
007 de 2014 para el retorno de la población desplazada del Alto Andágueda.
CAPACITACIONES EN CIRCULAR 030 DE 2.013
Verificación Oficina de Control Interno
La Coordinadora de la Regional Choco mediante correo enviado el 15 de Noviembre de
2.016, informa de las capacitaciones en Circular 030 de 2.013.
A continuación, se muestra la lista de asistencia, de capacitación en Circular 030 de
2013, desarrollada por el Grupo de Flujo de Recursos de la Delegada de Supervisión
Institucional y el Ministerio de Salud y Protección Social realizada el 16 de Noviembre de
2016 en la ciudad de Quibdó. Y los temas incluidos en las Mesas de saneamiento de
cartera, que conllevan a…. mejorar la oportunidad en el proceso de aclaración de
cuentas y en aras de llevar a cabo la articulación de la circular conjunta No 030 de 2.013
entre las Regionales y la Delegada de Supervisión Institucional…..
A continuación, se muestra los temas incluidos de las presentaciones que fueron
realizadas, en la Regional Choco, relacionadas con Circular 030.
CAPACITACIONES EN SENTENCIA 007 DE 2014 PARA EL RETORNO DE LA
POBLACIÓN DESPLAZADA DEL ALTO ANDÁGUEDA.
La Coordinadora de la Regional Chocó, Dra Nidia Mayo, informa, que en relación con las
reuniones relativas a CIRCULAR 030 de 2013, se ha participado en mesas de trabajo
con la Secretaría de Salud Departamental y la Alcaldía de Bagadó en la evaluación y
seguimiento de la sentencia 007 de 2014 para el retorno de la población desplazada del
Alto Andágueda.
Verificación Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno, realizó verificación del acompañamiento realizado por la
Regional Chocó a el funcionario Dr Hernando Arango Romero de la Delegada
Institucional, en la JORNADA DECIMA TERCERA MESA DE SANEAMIENTO DE
CARTERA en el municipio de Quibdó los días 10 y 11 de noviembre del año en curso, lo
anterior, como respuesta a los compromisos generados de la Circular 30 en los Entes
territoriales donde hace presencia la Regional Chocó.
A continuación, se muestran los pantallazos de las Mesas de Trabajo:
5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO
Dentro de los seguimientos que se realizan durante las visitas a la Regional Chocó, se
incluyó un (1) riesgo institucional, con el fin, de verificar si la Regional Chocó, tiene
plenamente identificados los riesgos asociados a sus procesos, y de igual manera,
recoger evidencias de las acciones de mejora que se han implementado con el fin de
mitigarlos.
La Oficina de Control Interno, solicito a la Coordinadora de la regional Choco, relacionar
las actividades que han llevado a cabo en esa dependencia, con el fin de mitigar la
materialización del Riesgo, ante lo cual la Coordinadora de la Regional Chocó, manifestó
que, con la Dirección de Participación Ciudadana se hacen capacitaciones con los
líderes, comunidad general, actores, en tremas relacionados con el sistema, deberes,
derechos.
Así las cosas, para el periodo Noviembre 2016 – Enero 2017, se llevaron a cabo dos
capacitaciones, las cuales se describen a continuación, con los respectivos soportes:
RESPUESTA DE LA REGIONAL CHOCO: MES DE NOVIEMBRE DE 2.016 Tomar Acciones Preventivas y correctivas en los procesos de Gestión de la Participación Ciudadana del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Realización de 1 evento de capacitación ‘’ Mi Derecho Fundamental en la Salud’’ para dar a conocer a usuarios o actores del sistema a nivel institucional o nivel comunitario en el Municipio de Cantón de San Pablo, dando respuesta a solicitud radicada mediante NURC 1-2016-169465 del 24 de Noviembre de 2016. NURC 2-2016-124055 del 19 de diciembre de 2.016, de salida.
Población a quien fue dirigido: comunidad en general, concejos comunitarios, Juntas de Acción Comunal, Veedurías ciudadanas y todas las Organizaciones existentes en el municipio. Número de Participantes: 45.
Lugar: Managrú, Centro de Integración manos Unidas, Casa de la Cultura de Managru, Personería Municipal, Institución Educativa Etnoagropecuaria de Managrú Jose Manuel Palacios – Horario: 24 de Enero 10am a 6pm y 25 de Enero: 8am – 10am.
Objetivo: Lograr que los participantes conozcan cuales son las funciones y competencias de la Superintendencia Nacional de Salud y los Deberes y Derechos que tiene toda persona en materia de salud para que los restablezcan si se han violado.
A continuación, se muestran las listas de asistencia y Actas de la capacitación efectuadas en el Municipio de Cantón de San Pablo.
Lista de Asistencia a Capacitación:
Lista de Asistencia a Capacitación:
Acta de Capacitación en Deberes y Derechos:
Fotos capacitación en el Municipio del Cantón de San Pablo – Departamento del Chocó
Formato Encuesta Asistencia a Capacitación. Formato Encuesta CFT-03
Realización de 1 evento de capacitación o de reunión Juntos Construyendo Futuro operado ICBF primera infancia el 4 de Noviembre de 2.016.
La solicitud de capacitación la realizo el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
de manera verbal a la Coordinadora de la Regional Choco.
Lista de Asistencia:
Formato Encuesta Asistencia a Capacitación. Formato Encuesta CFT-03
OTRAS ACTIVIDADES
Realizar acciones según medidas de supervisión con la aplicación de la metodología de
desempeño de las EPS en la atención al usuario
ENERO 2017
Solicitud de explicación de 1 caso de seguimiento a providencias judiciales
Envío de 1 respuesta a casos requerido por usuario por escrito y sin solución por parte de la EPS-S
Envío a 4 usuarios información del trámite
Envío de 1 respuesta a Secretaría de Salud respecto a invitación a mesa de trabajo en el Municipio de Bagadó.
DICIEMBRE 2016
Solicitud de explicación de 1 caso de seguimiento a providencias judiciales
Envío de 1 respuesta a casos requerido por usuario por escrito y sin solución por parte de la EPS-S
Envío a 4 usuarios información del trámite
Envío de 1 respuesta a Secretaría de Salud respecto a invitación a mesa de trabajo en el Municipio de Bagadó
NOVIEMBRE 2016
Elaboración de 2 requerimientos por casos no resueltos por la EPS, y reiterados por los usuarios
Solicitud de explicación de 2 caso de seguimiento a providencias judiciales
Envío de 2 casos reiterados y sin solución a la Metodología IVC de Seguimiento a la EPS-S COMPARTA
Jornadas de Capacitación a Funcionarios Fecha: 20 de diciembre de 2.016 Objetivo de la Reunión: Mesa técnica de seguimiento a la gestión de las entidades territoriales, departamentales, y municipales del Chocó “compromisos y cumplimientos resolución defensoría 064 de 2014, mortalidad materna, mortalidad infantil asociada a desnutrición y mortalidad por malaria. Total: 45 participantes. Fecha: 13 de diciembre de 2.016
Objetivo de la Reunión: Capacitación y control operacional ambiental químico a
funcionarios en las actividades de carácter preventivo que contempla el Subsistema de
Gestión Ambiental, identificación de las sustancias químicas empleadas en el aseo de
las instalaciones, esto con el fin de manejar de forma adecuada los productos químicos
evitando accidentes a la salud o al ambiente.
Fecha: 28 de diciembre de 2016. Objetivo de la Reunión: Visita de seguimiento al Subsistema de seguridad y salud en el
trabajo: Identificación de riesgos que puedan comprometer la salud de las funcionarias y
el ambiente en el cuál se trabaja y como se mitigan para continuar trabajando sobre ellos
VERIFICACION DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
La Oficina de Control Interno con base en la documentación suministrada por la Regional
Chocó, pudo evidenciar que la Dirección de Atención al Ciudadano, ha incluido a las
Regionales en capacitaciones que redundan en el mejoramiento continuo de servicio al
usuario, en actualización de la normativa y su aplicación, y en los procesos y
procedimientos institucionales, y de ésta manera más la ejecución de actividades
descritas anteriormente, la Regional Chocó logra mitigar los Riesgos de Proceso
señalados en la Matriz del Mapa de Riesgos.
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO
La Oficina de Control Interno en el presente seguimiento, y de acuerdo a los procesos
por esta ejecutada y en atención a la Resolución 655 del 25 de febrero de 2016, se
verificó un (1) riesgo de corrupción:
RESPUESTA DE LA REGIONAL CHOCÓ:
1. Desarrollar eventos de capacitación dirigidos a líderes y gestores comunitarios, veedores ciudadanos, Personeros y funcionarios municipales en:
Deberes y Derechos en Salud
Estructura y Misión de la Supersalud.
Ruta, Red y Canales de Atención
Entrega de material de apoyo para divulgación en Deberes y Derechos-.
2. Confidencialidad de la información 3. Orientación para Seguimiento de los conductos regulares y escalonamiento del
mismo. 4. Requerimientos a los vigilados seguimiento a los casos reiterados y remisiones a la
Metodología y/o a las otras delegadas cuando hubiere necesidad 5. Utilización adecuada de los medios e infraestructura Tecnológica
Debido a que la Supersalud es importante brindar al usuario un espacio en el cual
manifieste la calidad de su atención y que pueda denunciar las irregularidades que se
puedan presentar, se han dispuesto encuestas de entrada a Capacitaciones y/o
participación social FORMATO CSFT3, y de igual manera en Gestión de atención al
usuario y/o radicación de las PQR; FORMATO AUFT07, teniendo en cuenta el digiturno
correspondiente a la frecuencia y porcentajes por atributo; atención realizada, estas
encuestas arrojan un excelente nivel de satisfacción de los usuarios en los atributos de
atención, oportunidad, respuesta / necesidad, funcionario y espacio físico.
5.4 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO, EN INFORMES ANTERIORES
La Oficina de Control Interno solicitó a la Regional Chocó informar y evidenciar que
acciones se han tomado respecto de las recomendaciones presentadas en el Informe de
Seguimiento, presentado al señor Superintendente Nacional de Salud, con NURC No. 3-
2016-022182 del 30 de Noviembre de 2016.
RECOMENDACION 1:
En cuanto a la circular 030; la Regional Chocó refiere estar atenta en cuanto la Directora
de la Oficina de Atención al Usuario Doctora Marianella Saa, envíe el respectivo
cronograma de participación en la mesa de saneamiento Fiscal entre los Vigilados
jornada décima tercera mesa de saneamiento de cartera - capacitación y apoyo de
regionales en la Unidad de Víctimas..
VERIFICACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO:
La Oficina de Control Interno, verificó la asistencia, realizada a la capacitación en Circular 030
de 2013, desarrollada por el Grupo de Flujo de Recursos de la Delegada de Supervisión
Institucional y el Ministerio de Salud y Protección Social el día 16 de Noviembre de 2016 en la
ciudad de Quibdó, En esta mesa, se incluyeron los temas relacionados con las Mesas de
saneamiento de cartera.
Así mismo, se realizó la verificación del acompañamiento realizado por la Regional Chocó a el
funcionario Dr. Hernando Arango Romero de la Delegada Institucional, en la JORNADA DECIMA
TERCERA MESA DE SANEAMIENTO DE CARTERA en el municipio de Quibdó los días 10 y 11
de noviembre del año en curso, relacionado con la sentencia 007 de 2014 para el retorno de la
población desplazada del alto Andágueda.
RECOMENDACION 2:
Dado que es de vital importancia que la Regional tenga la posibilidad de realizar
autocontrol sobre las PQR en trámite; debido a que el aplicativo registra y monitorea la
situación, pero no evidencia una alerta cuando es finalizada la SIS; por lo tanto, la Oficina
de Control Interno recomienda la importancia de crear una alerta de cierre u otras
acciones que permitan hacer una gestión de verificación ante el ciudadano estudiando
el culmen del caso, con el debido seguimiento.
VERIFICACIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO:
La Recomendación presentada por la Oficina de Control Interno, se acogió, toda vez,
que de conformidad con seguimiento realizado, se evidenció que en al aplicativo,
ATENEA, el cual se dispuso en las Regionales en el mes de Diciembre 2016, para la
radicación de las PQR, permite generar un Reporte de una Matriz, la cual muestra una
alerta de cierre que posteriormente, contribuye para hacer una gestión de verificación
ante el ciudadano.
5.5 CONVENIO DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD CON LA UNIDAD DE VÍCTIMAS.
La Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a las actividades realizadas por la Coordinadora de la Regional Choco Dra. Nidia Mayo y la funcionaria Dra. Laura Garrido Paz, quien se encuentra en el espacio asignado para la Superintendencia Nacional de Salud, del Operador Americam BPS y presta los servicios en el mencionado convenio. Verificación Oficina Control Interno. Reunión de la Coordinadora Regional Choco con Asesora Profesional del Operador Americam
BPS UNIDAD DE VICTIMAS:
La Atención en Unidad de Víctimas se realiza, desde el 7 de julio de 2016 mediante
convenio de Supersalud con la Unidad de Víctimas para recepcionar PQRD, dar
información a las víctimas sobre sus deberes y derechos en Salud.
Durante el mes de Enero 2.017 no hubo prestación de servicios porque aún no se ha
llevado a cabo el proceso de contratación de ésta vigencia por parte de la
Superintendencia
La Asesora que presta sus servicios a Supersalud, tiene un cubículo dentro de la Unidad
ubicado en el piso cuarto (4°) y teniendo en cuenta que las personas que asisten al
Centro de Atención no circulan por ese piso, se desplaza a los primeros pisos y toma las
PQRD en forma manual.
Se toma información desde la fecha de inicio en 2016 hasta el 31 de Diciembre y
manifiesta que se recibieron 172 casos de los cuales 82 fueron para información y
orientación y 90 PQRD, las cuales fueron tramitadas directamente a la sede nacional
La Asesora dispone, de un equipo de cómputo de mesa entregado por el Centro de
Atención a las víctimas y un Portátil asignado por el operador; no cuenta con distintivo
de la Supersalud ni material de divulgación, no dispone de impresora.
En el Centro de Atención a Víctimas dispone de espacio y tiempo para capacitaciones a
los usuarios que asisten allí en las horas de la mañana cuando hay mayor asistencia. Su
trabajo es monitoreado por el operador vía Skype
Se observa que, en el primer piso del Centro de Atención a Víctimas, se cuentan 10 Módulos de Atención al Público. Cabe precisar, que el Espacio asignado a la Supersalud, localizado en el cuarto piso, cuenta con poca visibilidad y así mismo, no se visualiza un aviso de la Supersalud, que permita la fácil ubicación para los usuarios y de igual manera, al no encontrarse en uso los ascensores, conlleva a la dificultad para el acceso a mujeres embrazadas, personas minusválidas, y personas de la tercera edad.
En relación con la recomendación planteada en el Informe presentado por la Oficina de
Control Interno mediante NURC 3-2016-021512 del 22 Noviembre de 2016, en relación,
..Se recomienda una mayor interrelación entre la regional Choco y la profesional que
labora en el edificio de Unidad de Víctimas, aprovechando mejor manera los espacios
(Auditorio) que es suministrado de manera gratuita a las entidades que allí funcionan, y
con el ánimo de brindar a la ciudadanía del Choco un mejor servicio, en lo que tiene que
ver con la atención de PQRS….
La Oficina de Control interno, verificó, que se está adelantando gestión de parte del
Delegada de Protección al Usuario para reactivar el convenio y contratación con la
Asesora encargada de Supersalud, a partir de Febrero 2017, en la Unidad de víctimas,
toda vez, que Durante el mes de Enero 2.017 no hubo prestación de servicios porque
aún no se ha llevado a cabo el proceso de contratación de ésta vigencia por parte de la
Superintendencia Nacional de Salud, por lo que se revisará la gestión de este punto de
atención en próximo seguimiento a la Regional Choco.
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La Oficina de Control Interno en virtud del seguimiento realizado en el Mes de Febrero de 2017, tuvo en cuenta, el Informe de Gestión del mes de Enero de 2.017 y el Informe de Gestión del mes de Diciembre de 2.016, enviados a través de correo electrónico el día 13 de Febrero de 2017. Así mismo, se tuvo en cuenta, el Informe de Gestión del mes de Noviembre enviado a través de correo electrónico el día el 13 de Febrero de 2016. Cabe señalar, que estos informes remitidos por la Regional también a la Doctora MARIANELLA SIERRA SAA; Directora de Atención Al Usuario de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario de la Superintendencia Nacional de Salud, también tuvo en cuanta la visita In Situ realizada el día 14 de Febrero de 2017 y todas las evidencias adjuntas en los correos.
De los resultados de las estadísticas de PQR en Enero 2.017, se recibieron 398 Usuarios en la Regional de los cuales 10 acudieron por información y/o el avance de un caso radicado con anterioridad; 174 PQRD nuevas de las cuales 134 fueron personalizadas y 40 por escrito. incrementando el número de PQRD. De las 134 personalizadas, 10 fueron solicitud de información; 96 se remitieron al grupo SIS; 1 seguimiento a fallos de tutela. Se elaboraron 12 requerimientos.
Se reitera la recomendación incluida en el Informe de seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno, mediante NURC 3-2016-022182 del 30 de Noviembre de 2016, mediante la cual, en el Procedimiento de Visitas, no se encuentran como responsables de la ejecución del mismo a las Regionales, aun cuando hasta la fecha se viene ejecutando por parte de estas, en atención a las funciones definidas en las Resoluciones 568 del 24 de Abril de 2015 y 285 del 19 de Mayo de 2015.
En el desarrollo del seguimiento a la Función de Inspección y Vigilancia de la Regional Chocó en noviembre 2016, se realizaron 3 eventos de capacitación a líderes, usuarios y/o miembros de la asociación de usuarios del sistema y se hicieron 2 visitas inspectivas. Así mismo, En Diciembre 2016, no se realizaron visitas inspectivas, durante las fechas programadas y se recibió capacitación y seguimiento por parte de la Sede Nacional con respecto a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el Trabajo y de Gestión Ambiental y en el mes de Enero 2017, Se realizaron dos visitas inspectivas.
La Oficina de Control Interno tomó como muestra del archivo de la Regional; la Carpeta Nro. 2 de la caja 12 correspondiente a la visita realizada por parte de la Regional Chocó a la HOSPITAL EDUARDO SANTOS ESE I NIVEL – SEDE ISTMINA y se verificó que la documentación se ajusta al mencionado procedimiento de Visitas de la Entidad y se encuentran los documentos relacionados con Autos de Visita, Actas de Visita, soportes enviados por las entidades vigiladas, informe definitivo enviado a la Dirección de Atención al Usuario.
En el seguimiento realizado al Mapa de Riesgos de la Regional Choco, la Oficina de
Control Interno, evidenció, que las acciones ejecutadas, relacionadas con ….Tomar acciones preventivas y correctivas en los procesos de gestión de la participación ciudadana del sistema general de seguridad social en salud…. evidencia la realización de dos eventos que se muestran a continuación: Asistencia a el evento de capacitación ‘’Mi Derecho Fundamental en la Salud’’ el día 24 de Enero de 2017.-Capacitación realizada a La solicitud del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a Juntos Construyendo Futuro operado ICBF primera infancia el 4 de Noviembre de 2.016. Por lo anterior, se evidencia, que la Regional Chocó logra mitigar los Riesgos de Proceso señalados en la Matriz del Mapa de Riesgos.
Con respecto a los posibles Riesgos de Corrupción que contempla la Resolución 655
del 25 de febrero de 2016, éstos riesgos se encuentran controlados, toda vez, que la Regional Choco, ha venido desarrollando, eventos de capacitación dirigidos a líderes y gestores comunitarios, veedores ciudadanos, Personeros y funcionarios municipales en: Deberes y Derechos en Salud, Estructura y Misión de la Supersalud, Ruta, Red y Canales de Atención, Entrega de material de apoyo para divulgación en Deberes y Derechos.
De igual amanera, se han dispuesto de encuestas de entrada a Capacitaciones y/o participación social FORMATO CSFT3, y de igual manera en Gestión de atención al usuario y/o radicación de las PQR; FORMATO AUFT07, teniendo en cuenta el digiturno correspondiente a la frecuencia y porcentajes por atributo; atención realizada, estas encuestas arrojan un excelente nivel de satisfacción de los usuarios en los atributos de atención, oportunidad, respuesta / necesidad, funcionario y espacio físico.
La Oficina de Control Interno, recomienda a la Delegada de Protección al Usuario,
incluir dentro de la programación establecida en ‘’La Ruta del consumidor por toda Colombia’’, recorridos a la Ciudad de Quibdó y municipios cercanos, toda vez, que es una región, que requiere la atención que pueda brindar la Unidad Móvil en aspectos relacionados con las quejas, y reclamos.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe Oficina de Control Interno
Proyectó: Jorge Enrique Cuenca Urbina – Profesional Especializado Oficina de Control Interno