informe trimestral poa consolidado e s e hsjm

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INFORME DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN DE LAS

ÁREAS ADMINISTRATIVAS Y ASISTENCIALES DE LA E.S.E. HOSPITAL SAN JERÓNIMO DE MONTERÍA - PRIMER

TRIMESTRE DE 2016.

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1. INTRODUCCION

Los planes de acción son instrumentos gerenciales de programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que se llevan a cabo por parte de la Administración Central y sus entes Descentralizados para dar cumplimiento a las estrategias y propósitos establecidos en el Plan Estratégico y Plan de Desarrollo en general, dichos planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversión, sin embargo, un plan debe contener también el desarrollo de las tareas específicas. Dichos planes, en líneas generales, se colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad de las tareas específicas para contribuir a alcanzar objetivos superiores. Todos los planes de acción presentan su estructura de modo "personalizado" para cada proyecto, es decir, dependiendo de los objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y metas.

La oficina de planeación, Tiene como función realizar el monitoreo y reporte de la ejecución del plan de acción. Este proceso se realiza partiendo de la metodología y formatos diseñados para tal fin, teniendo en cuenta la estructura funcional de la E.S.E. Hospital San Jerónimo De Montería.

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2. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Efectuar seguimiento al cumplimiento y avance de los planes de acción de la E.S.E. HOSPITAL SAN JERONIMO, durante el primer trimestre de la vigencia 2016.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar un análisis detallado del cumplimiento de los planes de acción, en el primer trimestre de la vigencia del año 2016.

Determinar los factores por los cuales se cumple o no se incumple los planes de acción de la administración de la E.S.E.

Velar por que los recursos asignados a dichos planes de acción se hayan ejecutado de acuerdo a lo planeado.

Analizar la eficacia, eficiencia, efectividad e impacto de la ejecución de los planes de acción del año 2016.

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ALCANCE

El presente seguimiento tiene como propósito revisar y verificar el cumplimiento de los proyectos y/o programas establecidos en el plan de acción creado para la E.S.E HOSPITAL SAN JERONIMO durante el primer trimestre de la vigencia 2016.

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3. GENERALIDADES DEL PLAN DE ACCIÓN

El plan de acción, refleja los resultados y avances obtenidos en cada uno de los componentes físico y financiero, de manera tal que el avance de las actividades y productos, de acuerdo con las funciones y responsabilidades legales, agrupadas en los objetivos específicos de cada dependencia, presentadas, responden a la gestión realizada. Así las cosas, cada dependencia debe reportar sus avances, los cuales se consolidan y son presentados en este informe, correspondiente al primer trimestre de 2016.

El presente informe contiene, los resultados reportados por las dependencias de la E.S.E. hospital san jerónimo y los respectivos avances sobre las metas físicas y la ejecución financiera, correspondiente al primer trimestre de 2016.

De acuerdo con la metodología implementada y atendiendo la estructura del Organigrama de la E.S.E., está conformado por cuatro (2) bloques de gestión así:

ADMINISTRATIVO

ASISTENCIAL

Los responsables de formular Plan de Acción, inician identificando sus objetivos específicos, productos y actividades, ponderando según su importancia cada una de ellas, el cual se ha definido actividades e indicadores, iguales para todas las dependencias. En cada uno de los objetivos específicos, debe corresponder uno o más productos, los cuales también se ponderan según su importancia. Para cada producto se le define al menos un indicador, cuyo resultado nos va a ilustrar el avance que se tenga según el peso porcentual; 100% cuando es uno solo o un porcentaje asignado, según la importancia. La matriz de reporte está formulada de tal forma que a cada indicador, según la ejecución reportada, arroja un resultado ponderado de acuerdo con los porcentajes asignados.

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4. AREA ADMINISTRATIVA.

CUADRO NO. 1 GESTIÓN ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA E.S.E. HOSPITAL SAN JERÓNIMO DE MONTERÍA - EJECUCIÓN PLAN DE ACCIÓN 2016 – I TRIMESTRE.

GRUPO # AREA

PRIMER SEGUIMIENTO

TRIMESTRAL POA (2016)

AREA ADMINISTRATIVA

% DE CUMPLIMIENTO

ACTIVIDADES EJECUTADAS

PRIMER TRIMESTRE (POA)

2016

administrativo 1 Cartera OK 90%

administrativo 2 Contabilidad

administrativo 3 Estadística

administrativo 4 Jurídica OK 88%

administrativo 5 Mercadeo OK 90%

administrativo 6 Presupuesto

administrativo 7 Tesorería OK 100%

administrativo 8 Archivo y Gestión Documental OK 80%

administrativo 9 Atencion al Usuario (SIAU) OK 68%

administrativo 10 Calidad OK 55%

administrativo 11 Control Disciplinario

administrativo 12 Control Interno Contable

administrativo 13 Control Interno de Gestión OK 100%

administrativo 14 Costos y activos fijos OK 75%

administrativo 15 facturacion

administrativo 16 Gestión Ambiente

administrativo 17 glosas

administrativo 18 ingenieria hospitalaria

administrativo 19 lavanderia

administrativo 20 Planeación OK 100%

administrativo 21 Recursos Humanos OK 73%

administrativo 22 Servicios generales

administrativo 23 sistemas

administrativo 24 Subdirección Administrativa y Financiera OK 85%

administrativo 25 Suministros OK 95%

85%

CUMPLIMIENTO ENTREGAS POR AREAS


De acuerdo al cuadro anterior podemos concluir, que hubo un cumplimiento en la ejecución de las actividades del área administrativa de un 85%. Cabe aclarar que este porcentaje se toma del número de áreas que entregaron a tiempo este informe. Por lo tanto se seguirá realizando el seguimiento necesario para que las áreas que no han generado cumplimiento suscriban su informe para consolidar un porcentaje real y/o total.

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4.7 INFORME AVANCE DEL PLAN DE ACCIÓN I TRIMESTRE 2016.

SUBDIRECCIION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

INFORME SEGUIMIENTO TRIMESTRAL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) VIGENCIA 2016. INCREMENTAR LA FACTURACIÓN DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS POR LA E.S.E.

Se estipula una meta la cual contempla el aumento en un 5% en facturación para el año 2016 con respecto al promedio de los tres años inmediatamente anteriores (2013, 2014 y 2015). Apoyados en el software DINÁMICA GERENCIAL se obtuvieron los siguientes datos de la facturación promedio para los periodos 2013, 2014 y 2015. Por lo cual se ha establecido la siguiente tabla comparativa TABLA Comparativo Entre Facturación Promedio 2013, 2014 y 2015. Facturación Año 2016.

FACTURACIÓN 2013 59.923.365.100,00

FACTURACIÓN 2014 55.264.620.160,00

FACTURACIÓN 2015 55.618.870.876,00

TOTAL FACTURACIÓN 2013, 2014, 2015 170.806.856.136,00

PROMEDIO ANUAL (2013, 2014 y 2015) 56.935.618.712,00

PROMEDIO MENSUAL (2013, 2014 Y 2015) 4.744.634.892,67

FACTURACIÓN A 30 DE ABRIL DE 2016 22.281.353.631,00

PROMEDIO MENSUAL A MES DE ABRIL 2016 5.570.338.407,75

DIFERENCIA NOMINAL ENTRE PROMEDIO MENSUAL A 30 DE ABRIL DE 2016 Y PROMEDIO MENSUAL AÑOS 2013, 2014 Y 2015

825.703.515,08

DIFERENCIA PORCENTUAL ENTRE PROMEDIO MENSUAL A 30 DE ABRIL DE 2016 Y PROMEDIO MENSUAL AÑOS 2013, 2014 Y 2015 14,82%

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Se había establecido una meta de un aumento del 5% en la totalidad de la facturación en comparación con el promedio de los años 2013, 2014 y 2015. A fecha de corte, 30 de Abril de 2016 se evidencia un aumento del 14,82% en la facturación, lo que indica un crecimiento muy por encima del esperado en lo que va transcurrido del año en curso, para dicho aumento se han realizado actividades de seguimiento y control diario a los diferentes servicios prestados por la E.S.E Hospital San Jerónimo de Montería. RECUPERAR CARTERA.

La meta proyectada para esta actividad hace referencia a que la cartera al finalizar el año en curso (2016), sea menor al 30% de la facturación, teniendo en cuenta lo que va corrido del año y los recursos que giran a la E.S.E, las entidades o EPS que tienen contrato suscrito con la misma, no se ha podido cumplir con esta meta, ya que las EPS, históricamente cubren aproximadamente el 50% de la facturación radicada. Actualmente está trabajando en el departamento de cartera de la E.S.E la disminución de los días de rotación de cartera, para lo cual se estableció una meta de 180 días para el mes de julio del año en curso, actualmente la rotación de cartera es de 400 días y cuando se estableció el indicador era de 480 días. DISMINUIR EL NÚMERO DE GLOSAS DEFINITIVAS. Según la información generada por la base de datos del software dinámica gerencial a fecha 26 de Mayo de 2016, se tiene que el porcentaje de glosa definitiva del primer trimestre del año en curso es el siguiente:

MES PORCENTAJE GLOSA DEFINITIVA

Enero 2016 2.30

Febrero 2016} 2.03

Marzo 2016 3.65

PROMEDIO 2.66

La meta trazada para esta actividad era no superar el 3% de la glosa definitiva, se debe aclarar que la información de glosa definitiva es parcial debido a tiempos de respuesta que tienen las EPS para enviar las notificaciones de las objeciones a la facturación radicada y los tiempos que tiene la E.S.E para contestar las mismas, según la resolución 3047 de 2008.

- DISMINUIR LOS COSTOS DEL NEGOCIO QUE NO IMPLIQUEN CALIDAD Y OPORTUNIDAD EN EL SERVICIO DE SALUD MEDIANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN

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SISTEMA DE COSTOS INSTITUCIONALES QUE PERMITA IDENTIFICAR CON CLARIDAD CUÁLES SON LOS COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS Y SU PUNTO DE EQUILIBRIO.

La meta para esta actividad fue establecida con el aumento de las utilidades del negocio en un 5% en el año 2016 en comparación al promedio de los tres últimos años (2013, 2014 y 2015). Lo anterior puede ser evidenciado en el estado de resultado comparativo de la E.S.E del primer trimestre de cada uno de los años en mención, para tener un resultado objetivo sobre las utilidades operacionales.

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Se observa un superávit operacional en el primer trimestre muy superior a lo pactado en la meta, cabe resaltar que este superávit es antes de aplicar la provisión para deudores la cual cambio para la vigencia del año 2016 ya que se provisiona el 100% de la cartera mayor a 360 días, por lo cual el resultado después de efectuar la provisión no se constituye como superávit si no como déficit, dado por la política de provisión de cartera adoptada por E.S.E y no por la operación de los servicios que ofrece. ACTUALIZAR E IMPLEMENTAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA. Los procesos concernientes al área administrativa han sido implementados en su totalidad y se han actualizado en dos de las dependencias del la subdirección administrativa y financiera. Las cuales tienen como objetivo lo siguiente: CARTERA: Realizar las acciones necesarias para recaudar efectivamente ante las entidades responsables de pago o clientes, el valor adeudado por concepto de la facturación de los servicios de salud o por la utilización arrendataria de sus bienes, que permita la sostenibilidad financiera de la E.S.E. Para lo cual se le asignaron las siguientes actividades:

1. Recepción interna de las cuentas de cobro con sus facturas. 2. Registro del control físico de cuentas de cobro. 3. Registro de radicación de facturas en el Sistema de la E.S.E. 4. Presentación y radicación de las cuentas de cobro a entidades responsables de pago o

clientes. 5. Seguimiento para Trazabilidad de las Facturas y registro en el sistema. 6. Depuración y Conciliación de Cartera - Gestión de cobro y recaudo. 7. Generación de informes de Cartera. 8. Entrega de paz y salvo a entidades responsables de pago o clientes.

Estas actividades fueron actualizadas por el departamento de gestión de calidad e implementadas por el coordinador del área de cartera dichas actividades son debidamente evaluadas y supervisadas por el subdirector administrativo y financiero. CONTABILIDAD, TESORERÍA Y CUENTAS POR PAGAR: Efectuar una correcta recepción, registro y trámite de las facturas y cuentas de cobro que llegan a la institución para garantizar el oportuno cumplimiento de las obligaciones contraídas. Para esto fueron asignadas las siguientes actividades:

1. Recepción de la cuenta de cobro y/o factura.

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2. Verificación de los soportes de la cuenta de cobro y/o factura. 3. Causar cuenta de cobro y/o factura. 4. Generar Causación. 5. Revisar Causación. 6. Elaborar reporte de cuentas de cobro/facturas causadas para orden de pago. 7. Priorización de pago de cuentas por pagar y/o facturas 8. Revisión y firma de cuentas por pagar y/o facturas priorizadas. 9. Entrega de cuentas por pagar y/o facturas para orden de pago 10. Firma de Orden Pago 11. Legalización de Orden de Pago 12. Tramite de Pago de Cuentas por Pagar 13. Pagos por Cheque 14. Informe de Pagos 15. Archivar las cuentas por pagar y/o facturas.

Estas actividades fueron actualizadas por el departamento de gestión de calidad e implementadas por los coordinadores y auxiliares de las áreas de contabilidad, tesorería y cuentas por pagar dichas actividades son debidamente evaluadas y supervisadas por el subdirector administrativo y financiero. MEJORAR LA OPERATIVIDAD DE LOS COMITÉS ADMINISTRATIVOS DE LA ENTIDAD. Los comités administrativos de la E.S.E se encuentran activos y operando con normalidad en un 75%, a continuación evidenciamos los comités administrativos y el cronograma de los mismos.

NOMBRE DEL COMITÉ

NORMATIVIDAD RELACIONADA

PERIODICIDAD DE LA EJECUCIÓN

ÚLTIMA FECHA DE REALIZACIÓN

Comité Grupo Administrativo De Gestión Ambiental.

Resolución 048 de 2006 y Decreto 351 de 2014

Mensual No se ha realizado

Comité De Sostenibilidad Contable Y Financiero.

Resolución 032 de 2016 y Ley 87 de 1993

Mensual 17 de Mayo de 2016

Comité De Compras. Resolución 211 de 2016 y Ley 100 de 1993

Fecha estipulada según la necesidad

11 de Marzo de 2016

Comité Técnico De Gerencia.

Resolución 381 de 2016

Semanal 31 de Mayo de 2016

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1 AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS

2 CALIDAD Y SEGURIDAD DEL PACIENTE

3 COMPRAS

4 CONCILIACION

5 COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

6 ETICA HOSPITALARIA

7 FARMACIA Y TERAPEUTICA

8 GRUPO ADMINISTRATIVO DE GESTIÓN AMBIENTAL GAGA

9 INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS (IAAS)

10 PARITARIO Y DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO

11 SOSTENIBILIDAD CONTABLE Y FINANCIERO

12 TECNICO DE GERENCIA

13 TRANSFUSIONES SANGUINEAS

14 VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA

CUMPLIMIENTO DE REUNIONES (ACTAS) COMITES INSTITUCIONALES 2016

29

27 2 31

20

1626

18

30

10

16 3 31

ENERO FEBRERO MARZO

11

22

28

918

29 4

MEJORAR LA OPORTUNIDAD Y CONSISTENCIA EN LA RENDICIÓN DE INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE VIGILANCIA.

Como meta se estableció, presentar el 100% de los informes requeridos por los entes de vigilancia y control. A continuación se relacionan los informes entregados a los diferentes entes de control y vigilancia.

ENTIDAD PERIODICIDAD NOMBRE DEL INFORME ENTREGADO

CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE CÓRDOBA

Anual - Informe Ambiental - Informe Contabilidad - Informe Financiero - Informe Gestión - Informe Informática - Informe Procesos Judiciales - Informe Talento Humano - Datos generales - Unidades dependientes - Ingresos - Gastos - Facturación - Cartera por deudor - Pasivos - Mecanismos de pago - Balance general - Estado de actividad - Producción

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- Capacidad instalada - Recurso Humano - Pasivo Prestacional - Infraestructura - Procesos judiciales

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Mensual - Indicadores De Alerta Temprana - Reporte De Ejecución Del Plan De

Acción De La Intervención

Semestral - Indicadores de calidad - Certificación de mantenimiento - Calidad

Trimestral - Indicadores - Reporte obligatorio de cartera:

facturación de los servicios prestados a los afiliados al régimen contributivo y de la población pobre no asegurada con cargo a las EPS, de los afiliados al régimen contributivo y a la población pobre no asegurada, con cargo a los entes territoriales, de acuerdo con el anexo técnico No.2 de la circular conjunta; Cargar la información en la plataforma PISIS del Portal del Sistema Integrado de Información para la Protección Social (SISPRO) Del Ministerio de Salud y Protección Social

- Datos generales - Facturación - Cartera por deudor - Pasivos - Balance general - Estado de actividad - Producción - Ejecución presupuestal - Contratación - Procesos judiciales

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Trimestral - Información Contable - Información presupuestal y de

tesorería

SECRETARIA DE SALUD Anual - Plan bienal

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DEPARTAMENTAL DE CÓRDOBA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Trimestral - Indicadores - Reporte obligatorio de cartera:

facturación de los servicios prestados a los afiliados al régimen contributivo y de la población pobre no asegurada con cargo a las EPS, de los afiliados al régimen contributivo y a la población pobre no asegurada, con cargo a los entes territoriales, de acuerdo con el anexo técnico No.2 de la circular conjunta; Cargar la información en la plataforma PISIS del Portal del Sistema Integrado de Información para la Protección Social (SISPRO) Del Ministerio de Salud y Protección Social

- Datos generales - Facturación - Cartera por deudor - Pasivos - Balance general - Estado de actividad - Producción - Ejecución presupuestal - Contratación - Procesos judiciales

Semestral - Calidad

Anual - Datos generales - Unidades dependientes - Ingresos - Gastos - Facturación - Cartera por deudor - Pasivos - Mecanismos de pago - Balance general - Estado de actividad - Producción - Capacidad instalada - Recurso Humano

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- Pasivo Prestacional - Infraestructura - Procesos judiciales

Nota: Los anteriores informes fueron presentados oportunamente a los diferentes entes de control y fueron radicados en el departamento de Gestión de Calidad. FORTALECER EL ÁREA DE MERCADEO Y ARTICULARLA CON FACTURACIÓN Y CARTERA. Esta actividad tiene como meta el incremento en la facturación del 2016 en un 5% en comparación con el promedio de los tres años inmediatamente anteriores, la facturación ha tenido un incremento de 14,82% gracias a la articulación que se ha realizado de la parte administrativa con el área asistencial y el continuo seguimiento y mejoramiento de los procesos de la E.S.E. Adicional a lo anterior, por parte del área de mercadeo se realizo una reunión con los diferentes gerentes de las EPS en donde se establecieron metas conjuntas en pro del desarrollo económico de la E.S.E y el ofrecimiento nuevos servicios en la parte asistencial de la E.S.E.

FORTALECER LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. La actividad para el fortalecimiento del área de gestión documental, es actualizar e implementar la tabla de retención documental para la organización de los archivos de gestión. El 16 de Diciembre de 2015 se actualizaron y enviaron las tablas de retención documental al Archivo Departamental, para su respectiva aprobación, a la fecha no se tiene respuesta de la entidad, pero se cuenta con el oficio con radicado No. 200.41.02.012.15 recibido por parte del ente departamental en la fecha anteriormente mencionada.

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4.1 INFORME AVANCE DEL PLAN DE ACCIÓN I TRIMESTRE 2016

PLANEACIÓN.

ALINEACIÓN ESTRATÉGICA Y OBJETIVOS ESTRTÉGICOS.

El Plan de Acción de la oficina de Planeación 2016 se encuentra alineado con las estrategias del

cuatrienio definidas en el Plan de Desarrollo estratégico Institucional 2012-2016 “Hacia una

Atención con calidad” , de igual forma para cumplir con la misión institucional se plantearon los

objetivos estratégicos los cuales se relacionan a continuación de acuerdo a la perspectiva:

PLAN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

2012 – 2016

“HACIA UNA ATENCIÓN CON CALIDAD”

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

1. Dirección Y Gerencia

2. Desarrollo Financiero

3. Gestión Clínica Y Asistencial

4. Desarrollo Del Talento Humano

5. Desarrollo Del Ambiente Físico

6. Consolidación Y Renovación Tecnológica

PROGRAMAS

1. Consolidación gerencial y organizacional

2. Fortalecimiento financiero

3. Sistema de información e informática

4. Fortalecimiento de la gestión clínica y asistencial

5. Gerencia del talento humano

6. Infraestructura física y medio ambiente

7. Renovación tecnológica

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS

El presente informe tiene como objetivo evidenciar el avance en la gestión, señalando las diferentes

actividades que se han realizado y que muestran el cumplimiento de los objetivos propuestos en el

Plan de Acción de la dependencia de Planeación.

En el Plan de Acción para la vigencia, se establecieron seis (6) objetivos

1. OBJETIVO: COORDINAR Y CONSOLIDAR LOS PLANES DE ACCIÓN ANUALES DE LAS DIFERENTES AÉREAS DE LA E.S.E.

Para obtener los resultados descritos a continuación, cada una de las dependencias de la Entidad

al inicio de la vigencia, en asesoría de la oficina de Planeación estableció y documentó el formato

para elaborar el Plan de Acción para la vigencia 2016, donde se definieron los objetivos,

actividades, metas y el indicador de gestión, donde se implantaran las metas propuestas en cada

dependencia.

Esta labor se realizó solicitándoles a los jefes de aéreas y/o lideres responsables de las labores, la

elaboración del Plan de Acción para la vigencia de 2016 con base en el formato establecido para la

vigencia, se les solicito este documento de planeación y control a 41 aéreas de la E.S.E., de las

cuales cumplieron con esta obligación entregándolo dentro del plazo estipulado, tan solo 22

dependencias para un cumplimiento del 53,65%

De manera extemporánea entregaron su Plan de Acción 6 dependencias para un porcentaje sobre

el total solicitado de 14.63%, en total han elaborado y enviado a la oficina de Planeación el Plan de

Acción 28 dependencias para un total de cumplimiento del 68,29% para esta labor

1. CONTINUAR EL ACOMPAÑAMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA MECI DURANTE LA VIGENCIA 2016

Siendo la Oficina de Planeación el representante de la alta gerencia para la actualización del MECI,

ha sido constante el acompañamiento y supervisión de esta labor, para la vigencia del 2015 se

realizó la actualización de MECI-2014, es así como se logró actualizar en la E.S.E. productos

importantes como, Código de Ética, Mapa de Riesgos, Plan de Capacitación, entre otros, el código

de Ética, cuenta con tres (3) principios y cinco (5) valores éticos, los cuales están publicados en la

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página web de la entidad, y su divulgación se efectuó en la reinducción efectuada a los

funcionarios, así como los demás productos.

Para la vigencia del 2016 en lo que concierne al primer trimestre, se ha continuado con el proceso

de actualización de productos de suma importancias para la E.S.E. Hospital San Jerónimo de

Montería, como es: Código de ética, Batería de Indicadores de Calidad, Manual de Procesos y

Procedimientos, Plan de capacitación. Esta actualización está enfocada en consolidar el MECI

como una herramienta de control que sirva a las entidades facilitar la implementación y

fortalecimiento de sus sistemas de control interno, asegurando razonablemente el cumplimiento de

sus objetivos.

Para el fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno MECI. la E.S.E. Hospital

San Jerónimo de Montería viene adelantando políticas operativas y metodologías encaminadas a

fortalecer y actualizar continuamente el Sistema, acompañadas de la interiorización de una cultura

orientada hacia el control que se difunde a través del compromiso y disciplina por parte del nivel

directivo y servidores de la entidad con el que se contribuye en su permanente mejoramiento, es

importante la sensibilización a todos los funcionario de la E.S.E., la cual debe ser una actividad

permanente así como la capacitación al equipo MECI en la estructura y funcionalidad de las

mejoras implementadas dentro del Modelo en la entidad.

2. GESTIONAR RECURSOS A TRAVÉS DE LA SUSCRIPCIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN

La E.S.E. Hospital San Jerónimo de Montería, elaboró por intermedio de la Oficina de Planeación,

un proyecto de inversión por valor de $2.704.000.000 para adquisición de equipos Biomédicos y

mobiliarios para la entidad, para la vigencia del 2015 el Ministerio de Salud y Protección Social

aprobó dicho proyecto que entró en su etapa de ejecución en la vigencia 2016, los equipos

relacionados en dicho proyecto son los siguientes

1. Uno (1) Arco en C de alta calidad

2. Uno (1) Equipo de rayos X de última tecnología para servicios de imágenes diagnosticas

DR-F

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3. Uno (1) Ecógrafo 3D

4. Uno (1) Microscopio de neurocirugía

5. Uno (1) Microscopio de oftalmología

6. Uno (1) Torre de laparoscopia

7. Cuatro (4) Monitores para el área de reanimación

8. Cuatro (4) Ventiladores

9. Quince (15) Camillas de urgencia

10. Treinta (30) camas de hospitalización

El proyecto se encuentra en su etapa de ejecución y para el primer trimestre del 2016, ya se han

adquirido las treinta (30) camas de hospitalización que se encuentran instaladas en las diferentes

dependencias de la E.S.E., la totalidad de los demás equipos llegaran en los próximos meses ya

que en su mayoría son equipos importados que requieren ser legalizados en Colombia.

Para la vigencia de 2016 se inscribieron para su aprobación en la plataforma de los Planes

Bienales de Inversiones Públicas en Salud, un total de siete (7) proyectos por un valor total de $

2.088.000.000 Dos mil ochenta y ocho millones de pesos) que se espera que sean aprobados por

el Ministerio de Salud y Protección Social.los proyectos son los siguientes.

1 Adquisición de una unidad móvil para el banco de sangre para mejorar la calidad y cantidad de la captación de unidades de sangre

$ 510.000.000

2 Adquisición de una Ambulancia medicalizada y dotada para mejorar la prestación de servicio de salud mediante un servicio de traslado con alta tecnología y capacidad de respuesta

$ 241.000.000

3 Adquisición sistema de aire medicinal y adecuación de área física $ 250.000.000

4

Adquisición de un Generador o Planta Eléctrica de 450 KVA para el suministro constante y confiable de energía que garantice el normal funcionamiento de las actividades, además se requiere realizar un mejoramiento del sistema eléctrico de respaldo en el Hospital

$ 850.000.000

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5 Adquisición de un Planta Telefónica y servicio de instalación para remplazar la existente por obsolescencia

$ 37.000.000

6 Adquisición de equipos mueble enseres y servicio de repostería para cocina

$ 100.000.000

7 Adquisición muebles y enceres de uso asistencial $ 100.000.000

De la totalidad de los proyectos, cinco (5) son cofinanciados por recursos del Departamento, la

Nación y recursos Propios, los dos (2) proyectos restantes para ser cofinanciados con recursos de

la Nación y recursos Propios, dado que es incierto el porcentaje de financiación real que finalmente

aprobarían las entidades que acompañarían los proyectos, e igualmente cuantos proyectos

finalmente serán aprobados, no se sabe cuál sería el monto total que se obtendrían con estos

proyectos

2. LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS PLANES DE MEJORAMIENTO SUSCRITOS CON LOS ENTES DE CONTROL

El Plan de Mejoramiento de la Oficina de Planeación nace a raíz de una auditoria que realizó la

Oficina de Control Interno de la E.S.E., realizada en la vigencia del 2015 con el fin de emitir un

concepto sobre la gestión de la Oficina de Planeación a partir de la evaluación de las funciones

asignadas en cuanto a cumplimiento normativo.

El plan de mejoramiento de la vigencia 2015 contiene siete observaciones (7) y siete (7) hallazgos,

de los cuales para subsanarlos se concertaron con la Oficina de Control Interno treinta y cinco (35)

actividades, tendientes a eliminar las mismas.

Con corte al 31 de marzo de 2016 se tienen los siguientes resultados:

Por lo anterior, el Plan de Mejoramiento formulado como resultado del informe de control interno se

le ha dado cumplimiento en aras de adelantar las acciones correctivas y preventivas estipuladas en

el plan de mejoramiento

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De la auditoría realizada por la Oficina de Control Interno Contable, donde se habían identificado

catorce (14) no conformidades, se ha venido cumpliendo el respectivo plan de mejoramiento

conforme a las fechas planteadas, quedando únicamente dos (2) acción de mejora pendiente de

cierre.

3. MANTENER COMUNICACIÓN CON LAS AÉREAS DE LA ESE QUE PERMITA DIVULGAR EL PLAN DE DESARROLLO COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA LA TOMA DE DECISIONES

La Oficina de Planeación realiza constante comunicación con los funcionarios de la E.S.E. a través

de los canales de información y comunicación interna que tiene la entidad como son la

comunicación escrita, presencial y telefónica, las cuales son procesadas a través del sistema de

gestión documental de la oficina de archivos de la entidad

De igual forma, para la publicación de sus diferentes productos que tiene la Oficina de Planeación

hace uso de la página Web que posee la entidad y que se puede consultar en la siguiente

dirección: http://www.esesanjeronimo.gov.co/ese/,

Así mismo, la Oficina de Planeación en virtud de la labor que realiza, constantemente mantiene una

comunicación con las diferentes dependencias de la E.S.E. en razón a las diferentes labores que

realiza, es así que para adelantar labores relacionadas con los productos como mapas de riesgos,

Planes de Acción, comités institucionales, diferentes informes relacionados con los mismos, obliga

a esta dependencia a interactuar con los funcionarios lideres y responsables de procesos y

procedimientos.

Es política de esta dependencia, mantener una constante intercomunicación con los líderes de

procesos de las demás dependencias en lo relacionado con la información que requieran en la

elaboración de los informes y productos que les solicita la Oficina de Planeación, es así como se ha

adelantado capacitaciones relacionadas con la elaboración del Plan de Acción, se coordinó una

capacitación a todos los funcionarios de la E.S.E. sobre reinducción en donde además participaron

los funcionarios responsables de la oficina de control disciplinario, control interno y coordinador de

recursos humanos

http://www.esesanjeronimo.gov.co/ese/

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1. CREAR UN AMBIENTE LABORAL QUE PROPICIE LA CULTURA ORGANIZACIONAL PARA FORTALECER EL COMPROMISO CON LA INSTITUCIÓN.

La cultura organizacional es la forma tradicional en que los integrantes de la empresa hacen las

actividades en las empresas y que los nuevos integrantes deben aprender y aceptar.

La cultura es como la configuración de una conducta aprendida, cuyos elementos son compartidos

y transmitidos por los miembros de una organización.

La cultura determina la forma como funciona una empresa, ésta se refleja en las estrategias,

estructuras y sistemas implementados a lo largo de los años de funcionamiento de la misma.

Cultura es un conjunto integrado de pautas de comportamiento que comprometen nuestra manera

de relacionarnos y nuestra manera de hacer las cosas. Que es propio de un grupo social, que se

aprende dentro del grupo y se transmite las generaciones futuras.

En una organización reviste importancia el fortalecimiento de la cultura y sobretodo la cultura

académica, en razón a que esta es una súper cultura que respeta todas las subculturas y permite

una discusión racional de los problemas y la aplicación de la inteligencia y el conocimiento para

solucionar conflictos. Esta cultura por su parte presenta unas pautas de comportamientos que

responde a:

Para la Oficina de Planeación es importante crear una Cultura Organizacional a partir de su

plataforma estratégica la cual es una herramienta de suma importancia para la consecución de las

metas y objetivos misionales

Para este propósito, la Oficina de Planeación en coordinación con otras aéreas de la E.S.E. tiene el

firme propósito de adelantar una campaña de divulgación y creación de una cultura que ayude al

fomento del autocontrol de los funcionarios para crear costumbre en el diario vivir de la entidad que

le de vida a un clima organizacional o clima laboral que influya directamente positivamente en su

comportamiento laboral para la consecución de los objetivos misionales

Es importante para la entidad la institucionalización y mejoramiento del ambiente como medio para

lograr aumentar la productividad, es indispensable mejorar el ambiente de trabajo, mejorar el trato

entre los funcionario y con su jefe, una relación incorrecta puede ser un obstáculo para el buen

P L A N E A C I O N



desempeño de la organización, el clima laboral es la apreciación que cada funcionario y directivos

se forman de su organización y que incide directamente en los resultados de la misma

Tomando como referencia lo anotado anteriormente, la Oficina de Planeación estableció como

objetivo en su Plan de Acción para la vigencia 2016, un punto relacionado con el tema de la cultura

organizacional que se señala a continuación: “Crear un ambiente laboral que propicie la cultura

organizacional para fortalecer el compromiso con la institución” para este propósito se está

planificando la campaña para adelantar esta labor el cual creemos que se llevara a cabo para el

segundo semestre del 2016.

Para lo anterior se tienen los siguientes parámetros de apoyo para la realización de dicha

campaña:

1. Revisar la cultura corporativa para saber si está escrita con el cerebro o con el corazón y

determinar si será necesario actualizarla a los nuevos tiempos.

2. Involucra a todos los funcionarios de la E.S.E. para que participe en esta redefinición de la

cultura para que todos se sientan involucrados.

3. Desarrolla una campaña permanente de culturización que se incluya a los nuevos funcionarios

como a los antiguos.

4. Crea una leyenda en torno al creador de la E.S.E., de sus líderes o de su historia; para que su

pasado no sean solo fechas y logros, sino que tengan todo un sentido de cumplimiento de un

sueño.

5. Que todo el personal entienda como su trabajo coopera en lograr la visión de la empresa, a

través de detallar estrategias, acciones e indicadores que surjan de esta cultura.

Esperamos que este proceso contribuya al mejoramiento del clima organizacional para crear una

cultura primordialmente sustentada en el principio del Autocontrol en torno a la plataforma

estratégica de la entidad con el que se espera contribuya a mejorar la consecución de los objetivos

y metas propuestas por la alta gerencia de la institución .

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ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL.

OBJETIVOS:

Evaluar Archivos de Gestión de Historias Clínicas a Organizar. En cuanto a este objetivo se realizó una evaluación minuciosa de los archivos como son: el central, de gestión y el archivo histórico esto con el fin se finiquitar con la intervención del archivo histórico que es el que se encuentra en proceso para terminar de organizar el archivo en general.

De acuerdo a los recursos y herramientas que disponemos en el área, se ha mostrado notorio cambio especialmente en la organización

Es de anotar que a la fecha tenemos casi el 70% de las historias organizadas. Como indicador de gestión tenemos expedientes de Historias Clínicas organizados

casi en un 70%

Implementar la gestión documental electrónica como estrategia para la información confiable. Se identificó en el proceso de gestión documental, el riesgo de seguridad de la información.

De acuerdo a lo antes mencionado se han tomado los correctivos en este proceso y se ha logrado fortalecer esta debilidad, al punto que el proceso ha mejorado en casi un 80%.

En este momento también nos encontramos trabajando en la sistematización del proceso de gestión documental del cual hemos obtenidos avances satisfactorios.

Se encuentra en avance el proceso de Implementación de herramienta tecnológica e informática proceso en cabeza del Ingeniero encargado del área de sistemas.

Unificar la gestión documental con el sistema integrado de gestión. Se ha realizado a cabalidad la identificación de las necesidades de cambio y articulación en el riesgo, el presupuesto, la comunicación durante la fase de planificación.

Han sido implementadas varias acciones de mejora para la gestión de cambio.

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Se ha logrado cambios en el área de archivo y gestión documental, especialmente en la actualización y manejo de procesos.

En este momento contamos con procesos ajustados, procedimientos y guías. También protocolos elaborados y en constante actualización.

Fortalecer estrategias de gobierno en línea. Se avanza en la elaboración del modelo de gestión para conservación de documentos electrónicos.

Se han identificado requerimientos y necesidades de desarrollo tecnológico para la gestión documental, las cuales han sido suministradas de acuerdo al avance del proceso.

También se está trabajando en el cumplimiento de metas en el desarrollo de las actividades para alcanzar objetivos.

Se trabaja en este proyecto de implementación de planes de sistema integrado de conservación.

Generar acciones de mejora para mitigar el impacto de la mala conservación documental. Se han realizado acciones para mejorar la conservación documental aplicando la normatividad en todo el ciclo vital del documento

Se ha recopilado la normatividad archivística partiendo de la:

Ley 594. Acuerdo 07 de 1994. Resolución 1995 de 1999. Decreto 2578 de 2012 Entre otras.

Se trabaja a diario para darle cumplimiento a la normatividad.

Realizar la organización, clasificación y descripción documental en todas las fases del ciclo vital. Nos encontramos a la espera de que el ente encargado haga la respectiva aprobación de las tablas de retención documental y el Pinar que fueron enviadas el día 22 de Diciembre, y aun no hemos recibido respuesta alguna teniendo en cuenta que hemos realizado monitoreo en el proceso.

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Implementar las tablas de retención documental en todas las áreas de la ESE Hospital San Jerónimo

A través de esta gestión conseguir finalmente la aprobación para así definir la actualización de las tablas en todas las áreas de la ese. que en este momento se encuentra implementadas pero les falta la respectiva actualización para con esto mejorar los proceso de la entidad.

Intervenir fondo documental acumulado. Constantemente se está realizando evaluación para realizar la respectiva intervención del fondo acumulado y manejar organización en todos los archivos de la ESE.

Se está trabajando en la organización de fondo documental acumulado.

Mejorar la infraestructura física de los depósitos de archivo.

Estudiar y evaluar las necesidades de adecuaciones a la infraestructura existente. En cuanto a este punto se ha trabajado en proyectos para el área de Archivo y Gestión Documental, como también es de anotar se encuentra plasmado en el PINAR y como tema central del último comité de archivo realizado el día 04 de Febrero de 2016 donde quedaba en las tareas pendientes definir el tema de la infraestructura debido a que el archivo se encuentra prácticamente colapsado. Ya que es de suma importancia aumentar el espacio actual del archivo para mejorar el almacenamiento y optimizar las condiciones de trabajo en el área.


JURIDICA.

SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) VIGENCIA 2016. El suscrito Asesor Jurídico de la E.S.E. SAN JERONIMO DE MONIMO DE MONTERÍA, por medio del presente escrito me permito rendir informe de seguimiento respecto a los objetivos planteados en el POA, para la vigencia 2016, en los siguientes términos:

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1. Respecto al objetivo de responder todos los requerimientos radicados, que sean

competencia de esta dependencia, podemos decir que durante el primer trimestre del

presente año, se estuvo a punto de alcanzar la meta, pues, la gran mayoría de los

derechos de petición fueron contestados en tiempo, lo que disminuyó en gran medida la

presentación der tutelas por ese hecho.

2. Respecto al objetivo de tener una efectiva administración de los procesos judiciales de la

E.S.E Hospital San Jerónimo, se tomaron medidas tendientes al levantamiento de

inventario de los procesos judiciales donde la ESE es parte, los que nos posibilitó realizar

un seguimiento detallados de los mismos y ejercer una debida defensa, alcanzando la

meta de este objetivo.

3. Respecto al objetivo de Atender las investigaciones administrativas que se adelantan en

contra de la E.S.E Hospital San Jerónimo, por parte de la Secretaria de Salud y el

Ministerio de Salud, debemos resaltar que durante el primer trimestre de 2016, no se han

adelantado este tipo de investigaciones.

4. Respecto al objetivo de investigar, proyectar y emitir los conceptos jurídicos que sean

solicitados, debemos de resaltar que la Oficina Jurídica ha sido oportuna en la emisión de

los conceptos solicitados, tanto de forma verbal como por escrito, lo que ha permitido

resolver las diferentes dudas jurídicas que se han presentado al interior de la entidad,

como consecuencia de lo anterior la meta durante el primer trimestre de 2016 se cumplió.

5. Respecto al objetivo de realizar el proceso de contratación institucional, para lograr la meta

en este objetivo la Oficina Jurídica requiere el apoyo de las áreas para tener claridad sobre

los contratos a celebrar, donde el área debe aportar a esta oficina el correspondiente

estudio previo. No obstante los procesos contractuales han mejorado aunque con algunos

atrasos que esperamos sean resueltos para el segundo trimestre y lograr la meta

planteada.

6. Respecto al objetivo de atender los programas de mejoramiento que se suscriban con los

entes de control, vale decir que la Oficina Jurídica ha adelantado todas las gestiones

internas y externas que se requieran para concretar los planes de mejoramientos

existentes con los entes de control, debido a la complejidad de los hallazgos y el gran

numero presentado, no han culminado en su totalidad las acciones necesarias para cumplir

los planes de mejoramientos, no obstante para el segundo trimestre de 2016, la meta de

esta acción debe estar obtenida.

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BANCO DE SANGRE.


El Plan de Acción del Banco de Sangre 2016 se encuentra alineado con las estrategias del

cuatrienio definidas en el Plan de Desarrollo estratégico Institucional 2012-2016 “Hacia una

Atención con calidad” , de igual forma para cumplir con la misión institucional se plantearon los

objetivos estratégicos los cuales se relacionan a continuación de acuerdo a la perspectiva:




Plan de Acción de la dependencia de Banco de Sangre


1. OBJETIVO: Aumentar el número de Donantes habituales:

Para el cumplimiento de este objetivo se deben tener en cuenta algunos factores tanto

externos como externos, que afectan las estrategias utilizadas en la captación de

Donantes Habituales; factores tales como la situación financiera que vive la ESE, que limita

nuestro desempeño en el mercado y deteriora la imagen que percibe la población en

general, esto genera desconfianza en las instituciones a las que les solicitamos, nos

apoyen en la Donación Voluntaria y Habitual de Sangre. L

La meta a cumplir era aumentar al 10%, la cual fue alcanzada en el primer trimestre del

presente año; realizando las actividades programadas para ello.

P L A N E A C I O N



2. OBJETIVO: Adquisición de Unidad Móvil e Donación de Sangre :

El indicador de este objetivo se cumplió, por parte de la Oficina de Planeación fue

elaborado y presentado ante la secretaria de Salud departamental el proyecto; el cual se

encuentra a la espera de aprobación.

3. OBJETIVO : Ampliación de la Planta Física del Banco de Sangre :

Este objetivo no se ha desarrollado, en la actualidad se está trabajando en su redacción

4. OBJETIVO: Prestar el servicio nocturno para donantes

Se hizo la gestión a nivel administrativo, para prestar el servicio de atención de Donantes las 24 horas; pero por costos del personal, por el momento no es posible prestar ese servicio durante 24 horas.

5. OBJETIVO: Automatizar el proceso de Inmunohematologia:

Se hizo la gestión con el proveedor y estamos a la espera para este semestre del cambio de equipo que realiza las pruebas de Inmunohematologia.

6. OBJETIVO : Establecer plan de capacitación para el personal del Banco de Sangre:

Se realizaron en su totalidad las capacitaciones previstas para este trimestre, para el personal del Banco de Sangre.

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MERCADEO.

OBJETIVOS Y LIMIAMIENTOS ESTRTÉGICOS.

El Plan de Acción de la oficina de Mercadeo 2016 se encuentra alineado con las estrategias del

Plan de Desarrollo estratégico Institucional, de igual forma para cumplir con la misión de la E.S.E

Hospital San Jerónimo de Montería, se plantearon los objetivos estratégicos los cuales se

relacionan a continuación

En el Plan de Acción para la vigencia 2016, se establecieron los siguientes objetivos:

1- OBJETIVO: Desarrollar un análisis de comportamiento de la administradora de planes de

beneficios, del mercado, del sistema de costos de la institución y de acuerdo a la

capacidad física instalada, conocer la demanda y definir las ofertas para proyectar los

posibles ingresos.

2- OBJETIVO: Socializar los contratos de prestación de servicios con las áreas implicadas

en el proceso.

3- OBJETIVO: Participar en las convocatorias de las entidades de régimen especial, EPS

Contributivos,

Particulares, riegos profesionales.

4- OBJETIVO: Evaluar comportamiento financiero de EPS a quien brinda servicios el

hospital.

5- OBJETIVO: Dar a conocer a la opinión pública, las cosas buenas que hace esta empresa y

al mismo tiempo poder vender y cobrar a las EPS del régimen Subsidiado, IPS Públicas y

Privadas, entes territoriales entre otros y de esta manera se mejora el flujo de recursos y se

mejora la imagen de la institución.


P L A N E A C I O N





Plan de Acción de la dependencia de Mercadeo. De igual forma para cumplir con la misión

institucional se plantearon unos objetivos, su estrategia para desarrollarlo.

Dando cumplimiento a los Objetivos, se planea una estrategia que consiste en actualizar y ajustar

el portafolio de servicio, teniendo en cuentas las demandas y la proyección de la E.S.E HSJM,

conocedores de que debemos prestar un servicio de calidad y que la visión es hacia un futuro

sostenible, por esta rozón hemos hecho una labor de mercadeo, llevando nuestra publicidad que

consiste en presentar cartas, portafolio de servicios, programas y procedimientos legales e

invitación para contratar nuestros servicios habilitados en la E.S.E HSJM.

Cumpliendo con el rol de Mercadeo, socializamos los contratos a cada áreas de la E.S.E Hospital

San Jerónimo Materia, que están implicada en la prestación de este servicio, el objetivo es que

revisen, análisis y aporten de sugerencia antes de firmar los contratos, en este trimestre se le ha

hecho el seguimiento a las contrataciones de las EPS. Como, Asociación indígena del Cauca,

Cajacopi, Ambuq, Comparta, Cafesalud, Nueva EPS, Manesxka. Con esta labor se cumple la Meta

de conocimiento total de los contratos de prestación de servicios, por parte de los funcionarios de

la institución.

En coordinación con el Área de sistema, farmacia y subdirección científica, se realiza la

parametrización de los medicamentos.

La Oficina de Mercadeo Asistió al taller para IPS, EPS sobre prestación de servicio de salud de la

secretaria salud de Antioquia Medellín.

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Mesa de conciliación de cartera con EPS Coordinada por la secretaria salud de córdoba - centro

de convenciones

IMPLEMENTAR PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

Programación de capacitación de re-cocimiento y tratos a las heridas, adelantados por la E.S.E

Hospital San Jerónimo Montería, donde se abarco el personal de enfermería y se realizó en las

instalaciones de la institución, auditorio principal.

Motivar la capacitación, de incorporal los valores, a los funcionario con la finalidad de prestar un

servicio de calidad


RECURSOS HUMANOS.




Plan de Acción de la dependencia de Recursos Humanos.


1. OBJETIVO: Capacitar a los funcionarios de la ESE Hospital San Jerónimo priorizando de acuerdo a las necesidades de capacitación requerido por los mismos funcionario y de esta manera Contribuir al mejoramiento institucional fortaleciendo la capacidad de sus servidores.

El área de Recurso Humano, realizó reinducción a cerca del manual de funciones, organigrama de la entidad, deberes y derechos del funcionario, así mismo se hizo amplia explicación sobre los derechos del trabajador sobre pensiones con el objetivo de que conocieran quienes tienen derecho al régimen de transición, y se habló de las bondades de este régimen.

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2. Sanear a la ESE HOSPITAL SAN JERONIMO en lo relacionado a Aportes Patronales.

La ESE HOSPITAL SAN JERONIMO, esta realizando el proceso de saneamiento de

aportes patronales con las diferentes adminsitradoras en las cuales se encontraban

afiliados los funcionarios de la ESE en las vigencias 2012 a 2015. Con este saneamiento

se ha logrado hacer el proceso de depuración con las siguientes administradoras:

COLPENSIONES

COOMEVA

POSITIVA

SALUDCOOP

FONDO NACIONAL DEL AHORRO

NUEVA EPS

PROTECCION

3. organizar el archivo del área de talento humano

El área de Recurso Humano, está organizando un sitio exclusivo para el archivo histórico y

el actual, con archivadores modernos, las hojas de vida serán organizadas de la siguiente

manera: Funcionarios activos, funcionarios retirados, pensionados y muertos.

4. Se propician condiciones laborales para un mejor desempeño individual de los funcionarios

El asesor jurídico del área de Recursos humanos, realiza visitas en sus puestos de trabajo para

conocer sus inquietudes de los funcionarios de la ESE, ayudando a solucionar algunos

inconvenientes con usuarios entre otras.

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5. Realizar un cronograma de actividades de seguridad

Con respecto a este objetivo se realizaron las siguientes actividades:

Se realizó capacitación sobre protocolo de atención de accidente con riesgo biológico.

se aplicó la primera dosis de vacuna de Epatitis B al personal asistencial

Se encuentra en proceso la actualización del plan de emergencia

Se realizó revisión de extintores

6. Realizar un cronograma de actividades de seguridad

Con respeto a este tema se puede decir que hay un plan de trabajo con la administradora de

riesgo laboral POSITIVA, para implementarlo en el segundo semestre de esta vigencia


OFICINA DE TESORERIA.

INFORME DE RESULTADOS AVANCES Y SEGUIMIENTOS PRIMER TRIMESTRE 2016

Se efectuaron día a día todas las consignaciones de la entidad.

Se ha dado un 70% de los pagos de gasto de funcionamientos ya que no se ha contado

con un flujo de caja que cubra todas las obligaciones contraídas por la entidad.

Se han efectuado todos los procesos de información y reportes oportunamente.

Se realizaron los controles de cajas y se registraron todos los movimientos en el software.

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Se identificaron todos los clientes que han efectuado giros a la entidad.

Se llevaron a cabo conciliaciones con el área de presupuesto para el control de los

recursos.

Se generaron todos los informes mensuales de ingresos y egresos de la entidad para el

órgano de control de la entidad.


ACTIVOS FIJOS.


El Plan de Acción de la oficina de activos fijos se encuentra alineado con las estrategias

del cuatrienio definidas en el Plan de Desarrollo estratégico Institucional 2012-2016 “Hacia

una Atención con calidad” , de igual forma para cumplir con la misión institucional se

plantearon los objetivos estratégicos los cuales se relacionan a continuación de acuerdo a

la perspectiva:


Brindar acompañamiento para la recepción y entrega de activos y repuestos de activos en

la ESE HSJM. hasta ahora la estrategia del proceso de revisar las facturas antes de ser

ingresada al software institucional ha contribuido minimizar los errores al momento de

ingresar los activos y repuestos las cantidades han correspondido con las cotizadas. se

debe conciliar con la oficina de pagos cada mes cuales son las facturas pendientes por

radicar, para evitar pérdidas o extravíos de documentos

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Acompañar a las áreas competentes a mantener el inventario de equipos médicos,

muebles y equipos de oficina, para esto se ha llevado un inventario de la mano con la

oficina de biomédico para corroborar el inventario de propiedad planta y equipo. y se ha ido

revisando de inventario por responsables respecto a esto se ha solicitado una impresora

tipo Zebra para marcar los activos de acuerdo a la placa del sistema y por razones

presupuestales aún no han adquirido esta herramienta que permite controlar más aun los

activos de la ESE.


CARTERA.

OBJETIVOS ESTRTÉGICOS Y PROGRAMAS

El Plan de Acción de la oficina de CARTERA 2016 se encuentra encaminado a la disminución de

los días de Vencimiento de la Cartera general con ayuda de Indicadores que nos lleven a un mejor

flujo de efectivo de la ESE. Para cumplirlos se plantearon los objetivos estratégicos los cuales se

relacionan a continuación de acuerdo a la perspectiva:

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

7. Estandarización del proceso de Gestión

8. Depurar y Conciliar

9. Asegurar Recaudo

10. Cobrar y Recaudar

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11. Generación de Informes

PROGRAMAS

8. Gestionar actualización del proceso

9. Gestionar Depuraciones y Conciliaciones

10. Seguimiento al Recaudo del Giro Directo

11. Cobro efectivo de Cartera

12. Gestionar Informes del área


El presente informe tiene como objetivo evidenciar el avance en la gestión del área de Cartera

mediante cinco (5) Objetivos establecidos a continuación:

5 ESTANDIZAR EL PROCESO DE GESTION, REGLAMENTO INTERNO DE RECAUDO Y MAPA DE RIESGOS DEL AREA.

Se revisa el Manual de Procesos y Procedimientos del área, se ajusta y se socializa con el fin de

realizar las acciones necesarias para recaudar efectivamente ante las Entidades Responsables de

Pago o clientes.

Así mismo se actualiza el Mapa de Riesgo de la ESE siguiendo los lineamientos establecidos en la

Ley 1474 de 2011, en su artículo 73 y su Decreto reglamentario 2641 de 2012, entregado a la

Gerencia el 18 de Marzo de 2016.

6 DEPURAR Y CONCILIAR CARTERA POR CLIENTES.

Se programan y se realizan mesas de conciliación con las diferentes entidades responsables de

pago con el fin de depurar la cartera de la ESE, y así, recibir pagos a facturas por concepto de

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Prestación de Servicios de Salud, Arrendamientos y Convenios Universitarios de manera

constante.

7 ASEGURAR EL RECAUDO PROYECTADO DEL GIRO DIRECTO POR EPS DEL REGIMEN SUBSIDIADO.

A partir del Veintidós (22) de cada mes se identifica el valor radicado a cada entidad con el fin de

recibir y verificar que el giro directo mensual corresponda al porcentaje establecido por EPS del

régimen Subsidiado.

De acuerdo al valor obtenido se procede a Circularizar oficios a aquellas entidades que denoten

incumplimiento y así poder llegar a un acuerdo de pago que cubra el valor que se dejó de recibir.

Dichas entidades que transgredan serán notificadas ante la Supersalud y Ministerio de Salud y

Protección Social.

Dichas actividades son realizadas de manera Mensual.

8 COBRAR Y RECAUDAR LA CARTERA POR CLIENTES.

Se alimenta el Software de manera contante con el fin de mantener actualizada la información que

nos ayude a la consolidación y seguimiento a la factura, glosas y aplicación de pagos.

Se realiza circularizacion mensual a las diferentes entidades responsables de pago por medio del

cobro pre-jurídico para la cartera mayor a 90 días, así como la gestión de cobro para la cartera

vencida mayor a 120 días. De igual forma se realizan las gestiones jurídicas externas de cobro y

recaudo para la cartera mayor a 180 días de difícil cobro a través de tercero contratado.

Se proyectan y se realizan Cruces de Cartera entre los Proveedores y las diferentes entidades

responsables de pago que nos ayuden al recaudo efectivo de recursos adeudados.

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9 ASEGURAR LA GENERACION DE LOS INFORMES DEL AREA.

Se realizan, se verifican, se comparan y se presentan los diferentes informes del área requeridos

por los organismos externos como el SIHO, la Circular 030, la Circular Única, la contraloría y la

Circular 014, en las fechas establecidas, así como también los informes que sean solicitados a nivel

interno de la ESE y los que dichos organismos crean pertinentes para el análisis y revisión del área.


SUMINISTROS.




Plan de Acción de la dependencia de suministros.

En el Plan de Acción para la vigencia, se establecieron tres (3) objetivos

1. APROVISIONAMIENTO DE LAS NECESIDADES DE COMPRA DE BIENES Y/O SERVICIOS DE LAS UNIDADES REQUIRIENTES DEL HOSPITAL SAN JERONIMO EN FORMA OPORTUNA, EFICAZ, EFICIENTE Y TRANSPARENTE CON EL OBJETO DE CONTRIBUIR AL CUMPLIMEINTO DE LOS OBJETIVOS DE LA INSTITUCION ACORDE AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y LOS RUBROS PRESUPUESTALES EN EL MARCO DE LA LEY SU REGLAMENTO Y DEMAS NORMATIVAS EXTERNAS E INTERNAS ASOCIADAS A LA REGULACION DEL PROCESO DE COMPRA.

Para obtener los resultados descritos a continuación, cada una de las dependencias de la Entidad

nos remiten la solicitud de sus necesidades y a la vez estas son satisfechas con el despacho

oportuno, para cumplir con las competencias asignadas, desarrollando nuestro objeto social y

mejorando la atención en salud.

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Se cuenta con proveedores disponibles y atentos a todos los requerimientos realizados para poder

tener adquiridos y en stock los insumos suficientes para una atención oportuna de quienes

requieran nuestros servicios.

La contratación existente en estos momentos está acorde con las normas externas e internas para

suplir todas nuestras necesidades

Porcentaje de cumplimiento: 90%

2. CONTAR CON LA TECNOLOGIA ADECUADA AMIGABLE CON EL MEDIO AMBIENTE QUE CONTRIBUYA EN LA INTEGRALIDAD DE LA ATENCION Y LA GESTION ADMINISTRATIVA

En estos momentos contamos con un sistema de información confiable y robusta para llevar a cabo

todas las actividades que se generan a diario en nuestra área como son:

COMPROBANTE DE ENTRADA: Documento donde se le da ingreso a los productos para que

sean utilizados en las diferentes bodegas del servicio farmacéutico y suministro.

SUMINISTRO A PACIENTES: Documento en el cual se le cargan a los pacientes uno a uno todos

los medicamentos e insumos dispensados según la indicación médica para una mejor atención.

ORDEN DE DESPACHO: Se les envía a cada una de las farmacias satélites cirugía y urgencia lo

necesario para satisfacer las necesidades estas áreas 24 horas.

A los demás servicios les despacha todos los insumos requeridos para prestación del servicio.

Además de existir otros documentos como Devolución de suministros, devolución de orden de

despacho que son utilizados cuando ocurre algún inconveniente con los documentos citados

anteriormente.


3. MEJORAR LA DISPONIBILIDAD DE TODOS LOS SUMINISTROS CON ENFASIS EN LA

OBTENCION DE ESTOS, CON MENORES RECURSOS.

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Dentro de las actividades realizadas para la obtención de este objetivo se tiene en cuenta la

normatividad exigida por el gobierno en materia de precios para la compra de medicamentos e

insumos médicos como es el Sistema de Información de Precios de Medicamentos (SISMED), el

cual es un mecanismo de control para evitar los abusos que en materia de precios se puedan

presentar con algunos medicamentos.

Para los demás insumos se solicitan varias cotizaciones para poder escoger la más favorable

económicamente para nuestra entidad.

La distribución de los productos se hace de acuerdo al consumo estrictamente necesitado en cada

área para evitar el despilfarro de insumos en las áreas.



CALIDAD.




Plan de Acción de la dependencia de calidad.

1. Realizar capacitaciones y sensibilización acerca del Mejoramiento Continuo en los

Procesos.

Del personal que actualmente labora en la institución se han sensibilizado en temas referentes

al mejoramiento continuo a un total de 16 funcionarios de las áreas administrativas y 80

funcionarios de las áreas asistenciales y de apoyo. Esta actividad se viene desarrollando desde

los componentes de seguridad del paciente y calidad.

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Nivel de cumplimiento 47%

2. Retomar los procesos sujetos a planes de mejora por medio de la metodología PAMEC.

Se han ajustados los procesos de las áreas de contabilidad, cuentas por pagar, cartera,

facturación, jurídica y suministros, con respecto a las areas asistenciales los procesos de

consulta externa y urgencias. A la fecha se están actualizando los protocolos de

enfermería.


3. Ejecución del programa de auditoria para el mejoramiento continuo.

Con corte a la fecha de presentación del presente avance de ejecución del POA del área

de calidad, se han dado cumplimiento a cada una de las actividades establecidas en el

cronograma de ejecución PAMEC.


4. Realizar evaluación por medio de indicadores a los procesos y socializar con los

coordinadores de áreas.

Se han evaluado cuatro macro procesos asistenciales con la herramienta AMEF

(Urgencias, Hospitalización, Farmacia y Apoyo Dx), de los 6 macro procesos asistenciales.


5. Aplicar lista de chequeo de estándares de habilitación en salud (resolución 2003 de 2014)

Se verificaron todos los estándares de habilitación en cada uno de los servicios de la ESE,

aplicando lista de chequeo de autoevaluación de la resolución 2003 de 2014, lo cual

P L A N E A C I O N



también hace parte de los indicadores establecidos en el plan de acción radicado ante la

supersalud.


6. Identificar las no conformidades y establecer las acciones correctivas inmediatas con el fin

de dar cumplimiento a la normatividad vigente

Acorde a lo establecido en el indicador de plan e acción ante la supersalud, se verifico el

porcentaje cumplimiento de los estándares de habilitación.


7. Para el caso de no conformidades en los estándares de infraestructura física y dotación

elaborar y radicar los respectivos proyectos ante el ministerio de salud y protección social

con el fin de gestionar recursos y dar cumplimientos a la normatividad vigente.

Se elaboró proyecto para la adquisición de ambulancia medicalizada.

8. Crear el grupo de autoevaluación de estándares de acreditación.

Se actualizo resolución del comité de calidad donde se establecen los integrantes y las

funciones que deben cumplir. Se conformó un equipo de 6 personas.


9. Capacitar a los integrantes de autoevaluación de estándares de acreditación en la

metodología a aplicar.

En reunión de comité de calidad se capacito en temas referentes a mejoramiento continuo

donde se incluye lo concerniente a los estándares de acreditación en salud.


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10. Aplicación de autoevaluación de estándares de acreditación.

Se realizó autoevaluación del sistema obligatorio de garantía de la calidad en salud, en los

componentes de direccionamiento, talento humano, atención en salud, ambiente físico,

apoyo y mejoramiento continuo, obteniendo un cumplimiento del 71% de 233 ítems

evaluados.


11. Elaborar oportunidades de mejora de los estándares para autoevaluar y hacer seguimiento

a las oportunidades de mejora.

No se han realizado evaluaciones de seguimiento de los planes de mejoramiento.


12. Aplicar formato paciente trazador a los pacientes identificados.

La Herramienta de paciente trazador no se ha iniciado su aplicación.


13. Realizar encuesta al usuario o acompañante (paciente trazador).

La Herramienta de paciente trazador no se ha iniciado su aplicación.


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CONTROL INTERNO.

Atendiendo los roles y funciones encomendadas a las oficinas de Control interno en las entidades del orden público, en donde aplique la Ley 87 de 1993; para los fines específicos y en la debida oportunidad, traslado a su despacho, informe que contiene las actividades ejecutadas por el equipo de la oficina de Control Interno acorde al plan de acción vigencia 2016.

SESIONES COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO.

En sesión extra ordinaria del Comité coordinador de control interno de la E.S.E. realizado el pasado 22 de Marzo, se presentó a los integrantes propuesta del plan de acción a ejecutar en la presente vigencia, luego de varias observaciones fue aprobado por unanimidad la herramienta de planeación, la cual adjunto al presente informe, para lo de su competencia. De igual manera en esta misma sesión se presentó el Plan anual de auditorías internas 2016, el cual hace parte del plan de acción de la oficina y contiene el conjunto de actividades de auditorías a realizar por la oficina de control interno en las diferentes áreas administrativas, financieras y asistenciales de la ESE HSJM para la vigencia 2016, elaborado en concordancia con la intervención administrativa y forzosa por la súper salud, con los resultados finales de auditorías ejecutadas por la contraloría departamental de Córdoba y la Súper intendencia Nacional de Salud, el que empieza a ejecutarse en la fecha de aprobación, es decir el 22 de marzo de 2016. En la sesión del comité coordinador de control interno, actividad incluida en el plan de acción; además de lo descrito en los anteriores párrafos, se socializó informe de gestión de las actividades realizadas por la oficina de control interno en la vigencia inmediatamente anterior. SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL ACORDE A LOS LINEAMIENTOS

CIRCULAR UNICA SUPER SALUD.

El pasado 28 de marzo la oficina de control interno, en ejercicio del rol de asesoría y acompañamiento, remitió a la Subdirección Administrativa y financiera, documento radicado N° 220.41.05.035.2016, con asunto: PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL VIGENCIA 2016, con el propósito de sugerir, atendiendo la estructura organizacional de la ESE, se realizaran los respectivos monitoreos a las diferentes áreas administrativas y financieras que desde su despacho lidera el Subdirector, toda vez que la oficina de control interno, posteriormente debe realizar el seguimiento al mismo, a través de la evaluación y seguimiento, actividades que se verán materializadas en los respectivos indicadores de gestión, que calificaran la gestión administrativa de esta subdirección, en relación con el logro de los objetivos y metas previstas institucionalmente. Se le manifestó al subdirector en el mismo documento, que teniendo en cuenta la intervención administrativa y financiera de la Súper Intendencia Nacional de Salud, desde el 28 de Julio de 2015 a la E.S.E. H.S.J.M. y el consecuente irrestricto cumplimiento a la circular única de la Súper salud,

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Capitulo IX medidas especiales; asunto que ha sido expuesto en los informes pormenorizados de control interno, consideró procedente este despacho, sugerir la articulación del plan de acción institucional con el plan de acción a ejecutar por la agente especial interventora, dando lugar a un instrumento objetivo que permita hacer seguimiento y evaluar la gestión administrativa en base a metas e indicadores ajustados a la realidad de la empresa, así mismo las evaluaciones agregaran valor a la administración a la hora de tomar decisiones y la rendición pública de cuentas.

ACOMPAÑAMIENTO EN LA PRESENTACIÓN DE LOS PLANES Y PROGRAMAS DE

MEJORAMIENTO, INSTITUCIONALES Y LOS INFORMES DE LEY ANTE LOS ÓRGANOS DE

CONTROL EXTERNOS

De acuerdo a la normatividad legal vigente, en cuanto a las regulaciones de los organismos y

entidades públicas; el equipo de la oficina de control interno ha cumplido con los informes y

requerimientos de los entes de control, correspondientes al primer trimestre de la vigencia

corriente. Los cuales se relacionan a continuación:

Por otro lado la oficina de control interno atendiendo los roles de relación con los entes externos y acompañamiento y asesoramiento, acompañó todo el proceso de diseño, elaboración y suscripción

INFORME RESPONSABLE ENTE DE

CONTROL

FECHA

Informe

pormenorizado el

sistema de control

interno

Oficina de Control

Interno

Página Web ESE

HSJM

12 de Marzo 2016

Informe ejecutivo

anual de control

interno

Oficina de Control

Interno

DAFP 24 de febrero de

2016

Informe Contable

(sistema chip)

Oficina de Control

Interno

Contaduría General

de la Nación

28 de Febrero de

2016

Informe derechos de

autor Software

Oficina de Control Interno

Dirección Nacional

de Derechos de

Autor

18 de marzo de

2016.

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de plan de mejoramiento ante la C.G.D.C., producto de auditoría con enfoque integral, vigencia II semestre de 2013 y vigencia 2014; el cual fue remitido al ente de control dentro del término dispuesto. Así mismo, se acompañó y asesoró a la Alta dirección y demás áreas de la E.S.E en el informe de Rendición de cuentas ante la C.G.D.C. para los fines pertinentes y en los términos dispuesto por el ente de control.

EVALUACIÓN AL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SEGUIMIENTO MECI-

2014 DE CONFORMIDAD CON LA LEY 1474 DE 2011 “POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN”

La OCI como instancia evaluadora del sistema de control interno implementado en la ESE y cumpliendo los requerimientos del DAFP, emite anualmente informe ejecutivo anual de control interno e informes cuatrimestrales pormenorizados del estado del sistema de control interno; para lo que corresponde del periodo a informar, el pasado 24 de Febrero ante la página de Función pública se reportó el informe ejecutivo anual de control interno; el cual evalúa la vigencia inmediatamente anterior: y se ha presentado un informe pormenorizado sobre el estado del control interno en la ESE, el que puede ser consultado en la página web de la institución. Ambos informes presentados dentro de los términos legalmente dispuestos para ello.

ASESORÍA Y SEGUIMIENTO A LOS REQUERIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN POR LOS

CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DE LA ESE HSJM

En el rol asesor y dinamizador del sistema de control interno con miras a mejorar la cultura organizacional; este despacho durante el primer trimestre de la vigencia 2016, se ha pronunciado sobre diversos temas procurando el cumplimiento de los fines constitucionales para los cuales fue creada la ESE HSJM.

Los temas más relevantes sobre los que se asesoró y/o conceptuó son:

ASUNTO DIRIGIDO A FECHA RADICADO

POLÍTICA AUSTERIDAD DEL

GASTO EN LA E.S.E.

Gerencia

05/01/2016

220.41.05.001.2016

FUNCIÓN DE ADVERTENCIA

PERIODO 43 “CIRCULAR

UNICA SUPERSALUD;

INFORMES, INDICADORES

DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN DE LA

CALIDAD, EL CUAL DEBE

SER REPORTADO EL 25 DE

FEBRERO 2016 CON CORTE

A 31 DE DICIEMBRE DE

Gerencia

21/01/2016

220.41.05.004.2016

P L A N E A C I O N



2015”


CONTRATACIÓN DE

PERSONAL MISIONAL Y

ADMINISTRATIVO A TRAVES

DE EMPRESAS

TEMPORALES DE TRABAJO

“INTERMEDIACIÓN

LABORAL”

Gerencia

22/01/2016

220.41.05.005.2016


PLANEACIÓN

CONTRACTUAL

Gerencia

27/01/2016

220.41.05.007.2016

SISTEMA CONSOLIDADO DE

HACIENDA E INFORMACIÓN

PÚBLICA VIA CHIP CGN

28.02.16

Control Interno Contable

28/01/2016

220.41.05.008.2016

LEY 951 DE 2005 “PROCESO

ENTREGA Y RECEPCIÓN DE

LOS ASUNTOS Y

RECURSOS PÚBLICOS,

FUNCIONARIOS Y

PARTICULARES”

Oficina Jurídica

02/02/2016

220.41.05.010.2016

ACTUALIZACIÓN ESTATUTO

DE LA EMPRESA SOCIAL

DEL ESTADO HOSPITAL SAN

JERÓNIMO DE MONTERÍA,

RESOLUCIÓN 1122 DE 25 DE

MAYO DE 1999

Gerencia

03/02/2016

220.41.05.014.2016

MODELO ESTANDAR DE

CONTROL INTERNO E.S.E.-

MECI -2014 /MÓDULO DE

CONTROL DE PALNEACIÓN

Y GESTIÓN / COMPONENTE

TALENTO HUMANO E.S.E. /

ELEMENTO DE CONTROL:

DESARROLLO DEL

TALENTO HUMANO.

Subdirección administrativa, Subdirección

Científica, Subdirección

Operativa, Jurídica, Talento Humano, y

funcionarios de carrera administrativa

09/02/2016

Circular Interna

220.06.002.2016

MECI – 2014 “MÓDULO DE

CONTROL DE PLANEACIÓN

Y GESTIÓN”

Subdirección Científica

17/02/2016

220.41.05.018.2016

P L A N E A C I O N





Y GESTIÓN –

COMPONENTES:

PROGRAMAS

“PROGRAMACIÓN

PRESUPUESTAL Y

EJECUCIÓN 2016 E.S.E”

Presupuesto

23/02/2016

220.41.05.020.2016



Y GESTIÓN –

COMPONENTES: “Recursos”

2015 E.S.E”

Tesorería

23/02/2016

220.41.05.019.2016

CARTA DE CONTROL – MECI

2014 : MÓDULO DE

PLANEACIÓN Y GESTIÓN.

COMPONENTES:

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO Y

ADMINISTRACIÓN DEL

RIESGO

Cartera y Mercadeo

17/03/2016

220.41.05.033.2016

RENDICIÓN DE CUENTAS A

LA CONTRALORÍA

DEPARTAMENTAL DE

CÓRDOBA CON CORTE A 31

DE DICIEMBRE DE 2015

DIFERENTES AREAS

E.S.E

28/03/2016

Circular Interna

220.41.003.2016

PLAN DE ACCIÓN

INSTITUCIONAL VIGENCIA

2016

Subdirección Administrativa

28/03/2016 220.41.05.035.2016

PLANES DE

MEJORAMIENTO

SUSCRITOS ANTE LA

SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUD Y

CONTRALORÍA GENERAL

DEL DEPARTAMENTO DE

CÓRDOBA


28/03/2016

220.41.05.036.2016

SUPERVISIÓN E

INTERVENTORÍA EN LOS

CONTRATOS DE LA E.S.E.

Subdirección

P L A N E A C I O N



CONFORME AL ESTATUTO Y

MANUAL DE

CONTRATACIÓN INTERNOS

INSTITUCIONAL

Administrativa

29/03/2016

220.41.05.041.2016

BAJO PORCENTAJE DE

SATISFACCIÓN EN

EJECUCIÓN DE

CRONOGRAMAS DE

COMITÉS INSTITUCIONALES


31/03/2016

220.41.05.043.2016

Las evidencias del presente informe de ejecución del plan de acción correspondiente al primer trimestre de la vigencia corriente.


SIAU.




Plan de Acción del Sistema de Información y atención al Usuario.

OBJETIVO: Brindar a los usuarios una atención equitativa e integral, orientada al restablecimiento

de su condición de salud en un ambiente adecuado, cómodo y seguro.

ESTRATEGIA 1: Dar a conocer los servicios que la institución brinda su calidad, ventajas y

condiciones.

Con el apoyo de la Alianza o Asociación de Usuarios se realizaron capacitaciones sobre derechos y

deberes a usuarios se iniciaron el 1 de febrero de 2016. Durante el primer trimestre se le dio

capacitación a 204 USUARIOS en temas de interés general y en deberes y derechos de los

pacientes.

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De igual manera en convenio con la corporación UNICJAO, la Alianza de usuarios facilita el apoyo

de estudiantes de práctica de auxiliares administrativos quienes colaboran con la atención a los

usuarios, y aplicación de encuestas

En la Oficina de Atención al Usuario desempeñan sus labores 6 personas que atienden de manera

personalizada a los casos de quejas, reclamos, sugerencias o denuncias que se presentan de

manera personal en la oficina. Además de aplicación de encuestas de satisfacción de los usuarios.

Además orientando al personal que se encuentra en el área de asignación de citas. Se aplican

encuestas de satisfacción.

Mensualmente se han atendido un promedio de 2.000 personas. Se dispuso un horario de atención

a los usuarios en jornada continua desde las 6:00 de la mañana hasta las 5:00 de la tarde. Se

solicitó a la subdirección administrativa hacer inversiones en mejoras locativas, para mejorar el

ambiente físico.

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO: 50% Se tiene proyectado elaborar un boletín anual con todos

los resultados, para darlo a conocer a la comunidad, el cual se encuentra en fase de diseño y

recolección de información.

2. ESTRATEGIA N° 2: Conocer las causales y resolver los problemas que han generado

una sensación de insatisfacción al usuario.

Durante el primer trimestre del año 2016 se aplicaron encuestas de satisfacción con los

siguientes resultados:

CONSOLIDADOS DE ENCUESTAS ENERO 2016

AREA ENCUESTAS APLICADAS

ENERO FEBRERO MARZO

Hospitalización 46 371 307

Consulta Externa 10 179 263

Apoyo diagnostico 46 7 0

Urgencias 92 382 300

TOTAL ENCUESTAS 194 939 870

P L A N E A C I O N



Los porcentajes de satisfacción fueron los siguientes: Enero: 96%, Febrero: 96,8%, Marzo:

91%. En el mes de marzo se tiene en cuenta que hay una disminución en la aplicación de

encuestas debido a la semana santa, ya que los funcionarios no laboran en días festivos.

Además de esto no hubo apoyo de estudiantes de práctica.

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN: Del total de casos recibidos en el primer trimestre, se le ha

dado cumplimiento en un 69%. La información de las encuestas se consolidará en el segundo

trimestre como insumo al informe semestral que debe publicarse en la pagina web.

3. ESTRATEGIA 3. Identificar las necesidades, expectativas y deseos de los usuarios en

relación con los servicios ofrecidos por la institución e identificar sus prioridades

La Oficina de Atención al Usuario ha dispuesto varios canales para la recepción de peticiones,

quejas, reclamos, sugerencias y agradecimientos o felicitaciones, como son: Buzón, Buzo non

line (Pagina Web), Personal y Ronda en Servicios. En el periodo de enero a mayo, se han

obtenido los siguientes resultados.

Durante el primer trimestre del año 2016 se obtuvieron los siguientes

MEDIO ENERO FEBRERO MARZO TOTAL

Buzón 14 25 7 46

Pagina Web 2 1 3

Personal 3 17 11 31

Ronda en Servicios 6 6

Total general 17 50 19 86

El canal más usado es el Buzón de sugerencias para las quejas, y el buzón virtual (pagina

web) es el canal más usado para las peticiones. El canal personal lo prefieren los usuarios que

están hospitalizados o en el área de urgencias que se acercan a la oficina para reportar casos

de fallas en la comunicación con los médicos, fallas en el trato humanizado o insatisfacción por

el ambiente físico. Estos casos personalizados, se atienden inmediatamente y se les da

solución.

PORCENTAJES DE CUMPLIMIENTO:

ESTADO TOTAL %

CUMPLIMIENTO DEL TERMINO PARA

RESOLVER TOTAL %

Abiertas 6 7%

Cumple Meta 59 69%

Cerradas 70 81%

No Cumple Meta 27 31%

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Pendiente de respuesta interna 9 10%

TOTAL 86 Pendiente de respuesta a usuario 1 1%

TOTAL 86

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5. AREA ASISTENCIAL

CUADRO NO. 2 GESTIÓN ÁREAS ASISTENCIALES DE LA E.S.E. HOSPITAL SAN JERÓNIMO DE MONTERÍA - EJECUCIÓN PLAN DE ACCIÓN 2016 – I TRIMESTRE

GRUPO # AREA

PRIMER SEGUIMIENTO

TRIMESTRAL POA (2016)

AREA ASISTENCIAL

% DE CUMPLIMIENTO

ACTIVIDADES EJECUTADAS

PRIMER TRIMESTRE (POA)

2016

asistencial 1 Banco De Sangre OK 55%

asistencial 2 Epidemiologia OK 76%

asistencial 3 Sala De Partos

asistencial 4 admisiones

asistencial 5 auditorias medicas

asistencial 6 Cirugía

asistencial 7 Clínica de heridas OK 90%

asistencial 8 Consulta Externa

asistencial 9 Enfermería OK 72%

asistencial 10 hospitalizacion

asistencial 11 imágenes diagnosticas

asistencial 12 Laboratorio Clinico

asistencial 13 Medicina Interna OK 58%

asistencial 14 Neonatos OK 58%

asistencial 15 nutricion y dietetica

asistencial 16 patologia

asistencial 17 Pediatría OK 58%

asistencial 18 Pensionado A OK 58%

asistencial 19 Pensionado B OK 58%

asistencial 20 Puerperio OK 58%

asistencial 21 Quirúrgica OK 58%

asistencial 22 Servicios Farmacéuticos OK 61%

asistencial 23 Subdirección Científica OK 70%

asistencial 24 Subdireccion Operativo

asistencial 25 trabajo Social

asistencial 26 unidad de cuidados intensivos (UCI) OK 58%

asistencial 27 Urgencia de adultos

asistencial 28 urgencias ginecologicas

asistencial 29 Urgencias Pediátricas

63%

URGENCIAS



HOSPITALIZACION

De acuerdo al cuadro anterior podemos concluir, que hubo un cumplimiento en la ejecución de las actividades del área asistencial de un 63%. Cabe aclarar que este porcentaje se toma del número de áreas que entregaron a tiempo este informe. Por lo tanto se seguirá realizando el seguimiento necesario para que las áreas que no han generado cumplimiento suscriban su informe para consolidar un porcentaje real y/o total.

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SUBDIRECCION CIENTIFICA.

ALINEACIÓN ESTRATÉGICA, OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y RESULTADOS OBTENIDOS ACORDE.

El POA de la oficina de Subdirección científica apunta al cumplimiento de los indicadores

formulados en este plan y en concordancia con la plataforma estratégica Institucional ad laterem de

los definidos como tal en el plan de acción técnico científico ante la Súper como se define en el

documento de informe a esta +ultima. Con respecto al POA evidenciado inicial por la anterior

subdirección científica, se identifican a saber lo siguiente:

capacitación del personal asistencial y externo

cumplimiento en la aplicación de las normas de bioseguridad

realizar una programación adecuada a la infraestructura de la ese

realizar estudio técnico minucioso sobre la posibilidad de ampliar el portafolio de

servicios de acuerdo a la infraestructura de la ese.

realizar rondas de seguridad del paciente mensuales

capacitación al personal médico sobre guías y protocolos.

Cuyos objetivos se concretan en:

mantener menor del 3% el índice de infecciones intrahospitalarias

cumplir 100% de la programación asistencial

aumento de la producción anual de los servicios de salud en un 2%

fortalecer la gestión en el desarrollo del programa de seguridad del paciente con la

implementación y aplicación de sus componentes.

P L A N E A C I O N



mejorar la adherencia al manejo de las guías clínicas de las principales patologías

de egreso.

Y los resultados obtenidos se definen así:

Deben realizarse estrategias de capacitación con cronogramas que permitan cumplir con el 100% del personal capacitado, entendiendo a su vez que ingresó nuevo personal para cubrir la demandas de servicios que han ido aumentando acorde a la producción del Hospital

Se ha venido cumpliendo con el indicador según los soportes evidenciados en la reunión diaria del comité de seguimiento. Se tiene de nuevo el servicio de Neurología, además cirugía por Faco, Ureteronefrolitotomía por láser Holmium, artroscopia y se está planeando reumatología y cirugía maxilofacial.

El número de rondas se cumple. Con el referente se instará para aumentar el número de éstas, toda vez que la ocupación ha ido en incremento

Se entregaron los protocolos a calidad para socialización y se adoptaron las guías consecuentes, en especial sífilis congénita y VIH. Se iniciaron estudios de adherencia con los auditores de planta y se deben definir estrategias para aumentar ésta y continuar con el estudio de adherencia

En cuanto a los demás objetivos y resultados al plan de acción reportado a la Súper, en congruencia con los esperados en éste y que se alinean con los establecidos inicialmente en el POA para este año, se halla lo siguiente:

HABILITACIÓN

Revisión y cumplimiento de requisitos de habilitación por servicios,

Porcentaje de cumplimiento de requisitos

de habilitación

71%

Durante el mes de abril de 2016, se inició la tarea de verificación de componentes de estándares

de habilitación en su componente de recursos humanos, dotación, procesos prioritarios, historias

clínicas, medicamentos; desarrollando actividades de actualización de documentos, verificación de

procesos y socialización de los mismos, verificación de hojas de vidas del personal de planta y de

contrato con el fin de evidenciar los soportes que acrediten los títulos adjuntos a las hojas de vidas.

En el componente de dotación de equipos se evidencio que la ESE cuenta con las hojas de vidas

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de los equipos biomédicos actualizadas, cuenta con el listado de equipos biomédicos, con los

instructivos y manuales de cada uno de los equipos, entre otros aspectos que al momento de

realizar la primera verificación de habilitación en el mes de enero de 2016, no se evidenciaron,

siendo esto un gran avance para la institución, sin dejar de contar que aún nos faltan equipos para

dotar a los diferentes servicios. Se verificaron los procesos, procedimientos y protocolos de la

norma con los existentes en la ESE y se dio a la tarea de actualizar este componente, se

socializaron los referentes a la administración de medicamentos y el manejo de los dispositivos

médicos en todas las áreas asistenciales de la ESE. Prueba de cada una de estas acciones es el

resultado obtenido en la visita de verificación del componente de habilitación resolución 2003 de

2014, realizado por la NUEVA EPS, obteniendo una calificación de 4,03 en la escala del 1 al 5, lo

que corresponde a un 80,06%. La calificación realizada por la ESE una vez verificados los

componentes e ítems por servicios da como resultado un cumplimiento del 71%. Esto evidencia los

esfuerzos por mejorar el componente de habilitación teniendo de base que las mayores deficiencias

que son en los estándares de infraestructura física y dotación.

CALIDAD

Oportunidad de la asignación de cita en la Consulta

Médica Especializada de Pediatría

6,8 días

Durante el mes de Abril se continuó la dinámica de revisión de la asignación de la consulta

especializada, cada día se realiza el llamado previo para confirmación de citas y reasignación de

citas de cupos disponibles del día y la llamada pos a los pacientes que no llegaron a la consulta,

con lo cual se logró disminuir los días de espera, además de tener en cuenta los días de espera de

los pacientes pos hospitalizados, para que estos no afecten el indicador de tiempos de espera.

Oportunidad de la asignación de cita en la

Consulta Médica Especializada de Ginecología

7, 4 días

P L A N E A C I O N









Consulta Médica Especializada de Medicina

Interna

12,4 días







Consulta Médica Especializada de Cirugía

General

8,6 días






Oportunidad en la atención del Triage en 28 Min

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Urgencias

Concordar según nueva norma

Oportunidad en la atención en consulta de

Urgencias

33 Min

Se está trabajando en el proceso de flujo de pacientes.

Porcentaje de ocupación en urgencias 96,1%

Se está trabajando en el proceso de flujo de pacientes

Porcentaje de pacientes con estancias

superiores a 24 horas en urgencias

16,0%

Pese al incremento de los ingresos durante el mes de abril, respecto al mes de marzo del 7%, esto

no afecto la estancia, dado que se trabajó de la mano, el coordinador del servicio de Urgencias y

Hospitalización.

Porcentaje de cancelación de cirugía

programada

0,3%

2 procedimientos cancelados, dado que la paciente manifestó que no desea hacerse la cirugía, por

la cicatriz que le quedaría y 1 procedimiento cancelado ya que el paciente le dio temor al momento

de entrar al quirófano. Se elabora plan de mejoramiento del área de cirugía, con el fin de minimizar

los riesgos de ocurrencia de los motivos de cancelación evidenciados en los meses de marzo y

abril de 2016.

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SEGURIDAD

Porcentaje de vigilancia de eventos adversos 100%

Se radicaron en la oficina de calidad de la ESE 16 reportes de incidentes, EA y/o modos de fallos,

de estos se clasificaron un total de 7 posibles casos de eventos adversos presentados en los

diferentes servicios de la institución. Del análisis realizado a estos reportes se clasificaron 5 como

eventos adversos, a estos 5 EA se les realizo sus respectivos análisis de casos, y se establecieron

las respectivas acciones de mejoramiento que permitan minimizar el riesgo de ocurrencia.

Tasa global de infección hospitalaria 0,9%

Durante el mes de abril de 2016, se presentaron un total de 20 casos de infecciones

intrahospitalarias, de un total de 2292 egresos en la ESE Hospital San Jerónimo de Montería, para

una tasa de infección en el mes de abril de 0.9%.

Tasa de mortalidad mayor a 24 horas 3,0%

Tasa de mortalidad perinatal 32 %

Se presentaron en el mes de abril de 2016, un total de 6 muertes perinatales, ver anexos los casos

analizados en comité.

Tasa de mortalidad materna 0%

En el mes de abril de 2016, no se presentaron muertes maternas.

P L A N E A C I O N



Porcentaje de adherencia a guías prioritarias en

maternidad: Código rojo, código azul, atención

de parto, HIE, asfixia perinatal, sepsis obstétrica

65%

Se actualizaron los protocolos de código rojo y código azul con el fin de ser socializados con el

personal de las diferentes áreas de la ESE, del 25 al 29 de abril se verifico la adherencia a los

protocolos en los servicios de puerperio y sala de partos a un total de 15 auxiliares de enfermería y

6 enfermeras jefes logrando un % de adherencia del 65 %.

Porcentaje de adherencia a manual de buenas

prácticas de esterilización

100%

Desde el área de calidad de la ESE, se realizó seguimiento al proceso de buenas prácticas de

esterilización, identificando que este se aplicara acorde a cada una de las actividades ajustadas en

el manual, a la aplicación de los formatos diseñados para la ejecución del proceso de esterilización,

constatando que el proceso se está aplicando acorde a lo establecido en el manual ajustado de

buenas prácticas de esterilización

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HOSPITALIZACION.

1. REALIZAR RONDA DIARIA PARA IDENTIFICAR LAS CAUSAS DE ESTANCIAS PROLONGADAS

NO PERTINENTES, INHABILIDAD DE CAMAS E INOPORTUNIDAD EN LA ASIGNACIÓN DE

CAMAS.

Se están realizando rondas diarias, verificando el porcentaje ocupacional, identificando

inmediatamente las causas de no ingreso de pacientes y/o camas desocupadas y dando la solución

de manera inmediata.


2. EVALUAR LAS CAUSAS ADMINISTRATIVAS DE LAS ESTANCIAS HOSPITALARIAS MAYORES

DE 6 DÍAS EN HOSPITALIZACIÓN GENERAL Y 10 DÍAS EN UCI.

Se está identificando diariamente las causas de estancia prolongada y se toman las medidas

respectivas de manera inmediata, si dependen expresamente del HSJ.


3. REALIZAR SEGUIMIENTO DIARIO DE LAS OPORTUNIDADES DE LAS VALORACIONES

MÉDICAS POR MEDIO DE LA AUDITORIA CONCURRENTE, PARA TOMAR LOS

CORRECTIVOS DE MANERA INMEDIATA Y OPORTUNA.

En las rondas diarias realizadas, se identifican las inoportunidades de atención médica, sus causas

y en conjunto con Dirección Técnico-científica se evalúan para dar solución a las mismas.


4. INICIALMENTE HACER UN DIAGNOSTICO DE LOS CARROS PAROS DE LOS DIFERENTES

SERVICIOS.

Se realizó el diagnóstico inicial de los carros de paro en conjunto con el servicio farmacéutico.


5. DOTACIÓN COMPLETA DE LOS CARROS DE PARO TANTO EN MEDICAMENTOS, COMO EN

EQUIPOS.

Hasta la fecha se llevan equipados de medicamentos los carros de paro de pensionado A,

puerperio, UCI, (faltan los desfibriladores, que solo lo tienen los carros de paro de UCI).


P L A N E A C I O N



6. ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DE CAMAS HOSPITALARIAS CON BARANDAS.

Se adquirieron camas hospitalarias nuevas que cumplen con todos los requerimientos, para

pensionado B y las 14 camas de UCI que cumplen con todos los requerimientos para la prestación

del servicio.


7. ADHERENCIA DE GUÍAS DE ENFERMERÍA, PARA EVITAR ULCERAS POR PRESIÓN,

FLEBITIS, LESIONES POR COLOCACIÓN DE SONDAS.

Mediante el comité se están haciendo los análisis de los eventos adversos presentados y a través

del líder de seguridad del paciente se están realizando rondas diarias de seguridad.


8. REALIZAR MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS ÁREAS FÍSICAS HOSPITALARIAS,

INCLUYENDO MANTENIMIENTO DE LAS REDES ELÉCTRICAS, ADECUACIÓN DE BAÑOS,

ETC.

Hasta la fecha se lleva el servicio de pensionado A, el cual se le están haciendo mantenimiento del

área física y eléctrica, además de dotación de nuevas camas hospitalarias.


4.16 NFORME AVANCE DEL PLAN DE ACCIÓN I TRIMESTRE 2016.

SERVICIOS FARMACEUTICOS.

1. IMPLEMENTAR PROCESO DE PLANEACIÓN CUALITATIVO DEL TALENTO HUMANO.

Del personal que actualmente labora en la farmacia cumplen con el perfil del campo

Porcentaje De Cumplimiento: 100%

2. IMPLEMENTAR PROCESO DE PLANEACIÓN CUANTITATIVO DEL TALENTO HUMANO.

Actualmente el personal del servicio farmacéutico se encuentra con mucha carga laboral lo que hace no

se cumpla a cabalidad los procesos.


3. REALIZAR INDUCCIÓN AL TALENTO HUMANO.

A las personas nuevas no se les realizó inducción específica del puesto de trabajo del servicio y/o

procesos.


P L A N E A C I O N



4. IMPLEMENTAR POLÍTICA DE HUMANIZACIÓN DE LA ATENCIÓN Y SEGURIDAD DEL PACIENTE.

Muchos servicios se han quejado por la demora del servicio.


5. SELECCIONAR LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS TENIENDO EN CUENTA LA

ROTACIÓN Y LA NECESIDAD DE LOS PACIENTES HOSPITALIZADOS.

Con corte a la fecha se ha verificado que los procesos básicos farmacéutico se lleven a cabo.


6. PASAR LISTADO DE NECESIDADES A LA OFICINA DE COMPRAS, TENIENDO EN CUENTA EL

TIEMPO DE REPOSICIÓN DE PRODUCTOS PARA EVITAR ASÍ EL DESABASTECIMIENTO DE

ESTOS EN LAS DIFERENTES BODEGAS.



7. DECEPCIONAR Y ALMACENAR LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS TENIENDO EN

CUENTA LOS PROTOCOLOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.



8. DISTRIBUIR LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS A LOS DIFERENTES SERVICIOS

ASISTENCIALES GARANTIZANDO FACTORES AMBIENTALES ÓPTIMOS Y EL TRANSPORTE

ADECUADO QUE NOS MINIMICE EL RIESGO DE DAÑOS DE ESTOS.



9. CHARLAS, SEGUIMIENTOS Y SOCIALIZACIONES DE LOS PROGRAMAS DE

FARMACOVIGILANCIA, TECNOVIGILANCIA Y REACTIVOVIGILANCIA AL PERSONAL ASISTENCIAL

Y DE LABORATORIO.

Se debe realizar seguimiento y evaluación al cumplimiento de informes.


10. REVISIONES ALEATORIAS A LOS SUMINISTROS Y DEVOLUCIONES A PACIENTES VERSUS

INDICACIONES MÉDICAS.

Los digitados no deberían irse si el servicio de farmacia central aún no ha cerrado ya que se pueden

presentar devoluciones o ingresos de paciente.

Porcentaje De Cumplimiento: 60%.

11. ENVIAR OFICIOS A LA ALTA GERENCIA Y SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA MANIFESTANDO

LAS NECESIDADES DE MEJORA EN LA PARTE DE INFRAESTRUCTURA DEL SERVICIO

FARMACÉUTICO CONFORME A LAS DISPOSICIONES NORMATIVAS.

P L A N E A C I O N



Actualmente la farmacia se encuentra con malas condiciones locativas que no permiten el adecuado

almacenamiento de los medicamentos e insumos.


12. IMPLEMENTAR SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN.

En el área del servicio farmacéutico se requiere computadores para el manejo de Kardex, verificación

de registros invima, entre otros.


informe trimestral poa consolidado e s e hsjm

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