COMPUTACION AVANZADA

Ma. Belén Gálvez

JUNIO 2013

• Un informe es un objeto de base de datos que se usa para

mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera

de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea

mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su

exportación a otros formatos de archivo.

• Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros

individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se

pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para

correo u otros fines.

• Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren

datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por

sentado que un informe está enlazado a un origen de datos

como una tabla o consulta.

El diseño de los informes se dividen en secciones:

• Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del

informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que

normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo, un

título y una fecha. El encabezado del informe se imprime antes del

encabezado de página.

• Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada

página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas

se utiliza el encabezado de página.

• Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada nuevo

grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre

del grupo. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un

informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

• Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

• Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

• Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.

• Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

• Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

• Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe.

• Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:

• Continúe con el paso 2 y use la herramienta Informe en blanco, o bien

• Cree las tablas o consultas que contienen los datos que desea usar, selecciónelas en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

• Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta

de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describe

brevemente la función de cada una de estas herramientas:

• Informes compatibles con web

Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con

la característica Publicar en Servicios de Access y se representarán en

un explorador. Tenga en cuenta que los objetos compatibles con web se

indican por medio del globo en el icono del objeto

IMAGEN DEL BOTÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN

Informe Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el

origen de registros seleccionado en el panel de navegación.

Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel

de tareas Lista de campos. Access crea una consulta de origen de

registros cuando se arrastran los campos de la Lista de campos al

informe.

• Informes de cliente

Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con

la característica Publicar en Servicios de Access. La adición de informes de

cliente a una base de datos web no impedirá que se publique la base de

datos, pero los informes de cliente no estarán disponibles en el explorador. Sin

embargo, se puede usar un informe de cliente cuando se abre la base de

datos en Access.

IMAGEN DEL BOTÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN

Informe Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de

registros seleccionado en el panel de navegación.

Diseño de informe Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar solo los

campos y controles deseados.

Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista

de campos. Al arrastrar campos de la Lista de campos al informe, Access crea una

consulta incrustada y la almacena en la propiedad Origen de registros del informe.

Asistente para

informes Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de

ordenación y agrupación, así como opciones de diseño. El asistente crea un informe en

función de las selecciones realizadas.

Etiquetas Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiquetas personalizadas o

estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a

almacenar. El asistente crea una etiqueta en función de las selecciones realizadas.

• Paso 3: Crear el informe

1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si aparece un asistente, siga los pasos en él y haga clic en Finalizar en la última página. Access muestra el informe en vista Presentación.

2. Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:

• Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

• Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

• Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

• Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

• Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar

para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o

consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el

acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a

mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver

sólo algunos de los campos de una tabla que contiene

numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un

formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base

de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras

funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones

frecuentes.

• Existen varias opciones para crear Formularios en Access, para utilizarlas se debe dar clic en la pestaña

1. Dar clic en la opción del Asistente para Formularios.

2. Se desplegara la primera ventana del asistente que permite decidir que campos quiere incluir en formulario y que puede elegir más de una consulta o tabla.

3. También le aparecerá en la ventana la opción de seleccionar la tabla / consulta que este dentro de la base de datos y los campos disponibles que tenga esa tabla / consulta.

4. Para la selección de los campos en el formulario debe hacer clic sobre el campo y luego en el botón >.

5. Si desea seleccionar todos los campos de la tabla/consulta simplemente oprima el botón >>.

6. Después de haber seleccionado los campos que necesitaba dar clic en el botón siguiente.

8. Seleccione el de su preferencia y dar clic en el botón

siguiente.

9. Luego En este caso debe elegir el estilo que le quiere aplicar

al formulario, después de elegirlo debe darle clic en

siguiente.

10. Clic en finalizar