inhoud: hoe werkt de dienst financiën?
DESCRIPTION
Inhoud: hoe werkt de dienst financiën?. VAN KREDIET TOT BETALING VOORSTELLEN VAN DE DIENSTEN BEGROTING KREDIETEN BESTELBON INKOMENDE FACTUREN BEVELSCHRIFTEN BETALING ONTVANGST RETRIBUTIE- EN BELASTINGREGLEMENTEN. Van krediet tot betaling. Voorstellen van de diensten Begroting - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Inhoud: hoe werkt de dienst financiën?
VAN KREDIET TOT BETALING VOORSTELLEN VAN DE DIENSTEN BEGROTING KREDIETEN BESTELBON INKOMENDE FACTUREN BEVELSCHRIFTEN BETALING
ONTVANGST RETRIBUTIE- EN BELASTINGREGLEMENTEN
Van krediet tot betaling
Voorstellen van de diensten
Begroting
Kredieten
Bestellen
Formulier T
Inkomende facturen
Bevelschriften
Betaling
Begroting: voorstellen van de diensten
Begroting en begrotingswijzigingen worden besproken op basis van voorstellen (advies) van de diensten
Inspraak
Begroting en begrotingswijziging
Begroting
Is een precieze raming van alle ontvangsten en uitgaven die zich kunnen voordoen in de loop van een financieel dienstjaar.
Beslissing op gemeenteraad van begin december voor het volgende jaar. Onmiddellijk uitvoerbaar na vastlegging door de gemeenteraad.
Begrotingswijziging
Wijziging aan de begroting. Twee keer per jaar, in principe mei (juni) en oktober (november). Zelfde procedure als begroting.
Kredieten: begrotingsartikel
Begrotingsartikel FFFff EEE 00
0000 = 02 aankopen00 = 06 prestaties van derden00 = 12 huur- en onderhoudskosten
00 <= 48 gewone dienst
00 >= 51 buitengewone dienst
Uitgave E5E 5 of lager Ontvangst E6E 6 of hoger
FFFff = doel van de verrichting
EEE = aard van de verrichtingEEE = 123 kantoorbenodigdheden
EEE = 124 technische benodigdheden
EEE = 125 benodigdheden gebouwen
EEE = 127 voertuigen
Kredieten / 2 / (buiten-)gewone dienst
Begrotingsartikel FFFff EEE 00
Gewone dienst
Alle ontvangsten en uitgaven die ten minste éénmaal per financieel dienstjaar
voorkomen en die de gemeente regelmatige inkomsten en een regelmatige
werking waarborgen.
Buitengewone dienst
Alle ontvangsten en uitgaven die rechtstreeks en op een duurzame wijze invloed
hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van het patrimonium van
de gemeente, uitgezonderd de normale onderhoudswerken.
Bij twijfel raadpleegt u de dienst financiën.
Kredieten / 3 / (niet-)verplichte uitgaven
Verplichte uitgaven Interne wijziging
104 123 02
10401 123 48
Niet-verplichte uitgaven FFFff 123 16, subsidies, buitengewone dienst, …
Raadplegen in Daphne (boekhoudprogramma).
Alle begrotingartikelnummers zijn gekoppeld aan een dienst.
Bestelbon / 1/ gewone dienst
gewone dienst = gebruiks- of verbruiksgoederen, lopende uitgaven, het patrimonium van de stad vergroot er niet door
1 (dienst financiën) 2 (economaat, Luc Thijs) 3 (economaat, Luc Thijs)
tot 1.250 euro excl. btw van 1.250 euro tot 5.500 euro excl. btw
van 5.500 euro, excl. btw tot krediet ingeschreven in de begroting
onderhandelingsprocedure delegatie: schepencollege stelt last-voorwaarden en gunningswijze vast
bestelbon met aangenomen factuur (= beslissing college+bestelbon)
schepencollege gunt
schepencollege gunt
uitzondering: tot 2.500 euro excl. btw voor herstellingen aan machines en voertuigen
uitzondering: aankoop bibliotheekcollecties, papier en omslagen
vaststellen lastvoorwaarden = beslissen aan welke vereisten de goederen of diensten en/of de leverancier moeten voldoen
vaststellen gunningswijze = beslissen volgens welke procedure de aankoop moet gebeuren
bedrag van de bestelling = bedrag excl btw
Bestelbon / 2 / buitengewone dienst
buitengewone dienst
= investeringen, het patrimonium van de stad wordt groter
4
(economaat, Luc Thijs)
5
(economaat, Luc Thijs)
tot 5.500 euro excl btw vanaf 5.500 euro excl. btw
onderhandelingsprocedure volgens gemeenteraadsbeslissing
gemeenteraad stelt de lastvoorwaarden en gunningswijze
vast
vraag aan minstens drie leveranciers prijs schepencollege gunt
schepencollege gunt
Bestelbon / 3 / bestelaanvraag
Bestelaanvragen: aandachtspunten
Bestel enkel wat u nodig hebt. Geef een algemene beschrijving waarvoor de bestelling dient,
voorbeeld: herstellen deur, … Vermeld bij voertuigen de nummerplaat, voor gebouwen over welk
gebouw het gaat, … Vermeld of het over een aankoop van goederen gaat voor herstelling in
eigen beheer of een herstelling door derden. Geef ook uw eigen volgnummer op. Vermeld het leveringsadres. Geef voor uw leveranciers naam, adres en btw-nummer door. Vermeld het aantal x eenheidsbedrag + btw.
Bestelbon / 4 / bestelaanvraag
Vanaf acht regels aan bestellingen maakt u best een lijst in Excel waarbij u automatisch het totaal laat berekenen.
Voor de btw vult u het percentage in: 6 % of 21 %. Hou ook rekening met
verzendkosten recupelbijdragen zie www.recupel.be andere kosten hoeveelheidkorting en andere kortingen.
Vermeld de datum van de collegebeslissing over de aankoop. Denk aan de veiligheidsvoorschriften voor de goederen die u bestelt (zie
onderaan officiële bestelbon). Voorkom dat u kredieten van andere diensten gebruikt. De
bestelaanvraag moet komen van de dienst die het krediet beheert. Dat is de dienst waaraan de artikelnummer gekoppeld is.
Bestelbon / 5 / toekomst
Diensten gaan zelf bestelaanvragen intypen in Daphne
Proefproject binnen financiële dienst: maart – april Daarna cultuurdienst en bibliotheek: april – mei Daarna alle diensten: mei - juni
Dossiers CBS of GEMOp basis van het dossier van het CBS of GEM maakt de financiële dienst een bestelbon. Hiermee is het krediet gereserveerd voor dat specifieke project. Deze bonnummer moet u vermelden bij de effectieve bestelaanvraag.
Bestelbon / 6 / buitenland
Aankopen buitenland
Er zijn extra bankkosten aan verbonden die kunnen oplopen tot 15,00 euro.
Vraag aan de leverancier de Iban-code en de swiftnummer.
Bestelbon / 7/ drie exemplaren
Roze bon = voor het klassement van de betrokken dienst kan achteraf gebruikt worden om te vergelijken met de factuur
Witte bon zonder bedragen = voor de leverancier
Witte bon met bedragen = voor de financiële dienst
Openingsuren van uw dienst en eventueel ook een plannetje van het leveringsadres toevoegen.
Bestelbon / 8 / prijsbewust bestellen
Vraag drie prijzen.
Zorg voor een optimale prijs-kwaliteitsverhouding.
Vraag de best mogelijke prijs aan de leverancier.
Vraag (opnieuw) prijs aan meerdere (minimum 3) leveranciers.
Het is niet omdat u (al jaren) tevreden bent over een leverancier en zijn service, dat die leverancier ook de goedkoopste is.
Maak een prijsvergelijking op basis van de gevraagde prijzen en hou rekening met alle bijhorende kosten.
Formulier T
Lijst van alle overgedragen bestelbons van de vorige jaren:
X –1, X-2, …
Datum van vaststellen formulier T
+/- 15 februari jaar X
Inkomende facturen / 1 / inschrijven secretariaat
Sommige leveranciers geven facturen mee bij het afhalen of leveren van de goederen, vb Colruyt, Eureco, abonnementen, …
Laat het secretariaat een stempel zetten op de facturen en bezorg ze aan de financiële dienst.
Hoe langer u wacht met het behandelen van de facturen, hoe langer de leverancier moet wachten op zijn geld.
Inkomende facturen / 2 / controle
Vraag aan de leverancier om de bestelbonnummer te vermelden op de factuur. Voor facturen die u meekrijgt, doet u dit zelf.
Controleer of de leverancier effectief levert en factureert wat u besteld heeft.
Gaat u niet akkoord met de factuur, stuur dan onmiddellijk een aangetekende brief naar de leverancier met de bemerkingen en stuur een kopie van de brief naar de financiële dienst.
Motiveer de verschillen in bedragen tussen bestelbon en factuur. Voeg verantwoordingsstukken toe aan de factuur: beslissing
CBS, GEM, lastenboek, prijsvraag, … De goedkeuring door ondertekening van facturen is niet
vrijblijvend!
Inkomende facturen / 3 / onkostennota’s
Geef naam, adres en rekeningnummer. Pas de juiste tarieven toe. Geef de reden van terugvordering van
onkosten, vb. opleiding, afhalen goederen, … Vermeld de datum van de collegebeslissing.
Bevelschriften
Facturen en kostennota’s die ten laatste donderdagmiddag
aankomen op de financiële dienst, kunnen de volgende maandag /
dinsdag geagendeerd worden op het schepencollege om betaalbaar
gesteld te worden.
Betaling
De betaling gebeurt door de ontvanger.
In principe op het einde van de week als het schepencollege begin die week de bevelschriften betaalbaar heeft gesteld.
Diverse aandachtspunten
Aandacht voor boeken, abonnementen en tijdschriften, zowel nieuwe aankopen als bestaande abonnementen
ONTVANGST
Retributie- en belastingsreglementen Deze reglementen worden voorbereid door de diensten en komen voor advies naar de financiële dienst voordat ze op het schepencollege komen.
Het advies van de financiële dienst wordt indien nodig besproken met de betrokken dienst.
Na behandeling van het reglement door het schepencollege stuurt u het dossier naar de financiële dienst. Zij agenderen het dossier voor de gemeenteraad. De dienst financiën zorgt ook dat de procedures die we na de beslissing moeten volgen, toegepast worden.
VRAGENRONDE
EINDE