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Inicio de un Proyecto. ArranqueTRANSCRIPT
Msc. Claudio Miguel Hernández.
Ingeniería de Sistemas.
Gerencia y Planificación de Proyectos.
UNIDAD IV
EL DISEÑO DE PROYECTOS
Msc. Claudio Miguel Hernández.
Ingeniería de Sistemas.
Gerencia y Planificación de Proyectos.
INTRODUCCIÓN
Decisión de realizar
un Proyecto
Materialización / Cumplimiento de Objetivos
¿Cómo dirigir el Proyecto?
Subcontratar total o parcialmente
Utilizar un equipo de gestión propio
En cualquier caso, será preciso crear una Dirección del Proyecto Total que el
propietario nunca puede delegar, en lo que respecta a su función decisoria. De
esta dirección dependerá las distintas Direcciones de los Proyectos Parciales
en el que quede dividido el Proyecto Total. Es conveniente involucrar en esta
dirección, al personal que participó en la preparación de los informes utilizados
para la toma de decisión, para evitar rupturas de continuidad.
El Diseño del Proyecto lleva implícitos los procesos típicos de Dirección de
Proyectos:
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INICIACIÓN DEL PROYECTO
Un proyecto inicia con el Arranque Administrativo y Arranque Operativo que
normalmente se concreta en una reunión de lanzamiento.
Es de suma importancia iniciar bien un proyecto. En esta fase, se puede asumir
que el tiempo de ejecución se dilate, dentro de límites razonables, ya que a la
larga será beneficioso para el total del proyecto. Esto se debe a que cuando se
inicia un proyecto, pueden suceder varias cosas que motivan el que su arranque
sea lento, entre las que cabe destacar:
El proyecto no esté
suficientemente
definido
Director del Proyecto
asignado a otras
tareas
Limitaciones
técnicas y externas
(contratistas)
Acciones?
Analizar las
prioridades Informar a la
Dirección
Optimizar el
tiempo
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SUBPROCESOS DE LA INICIACIÓN DEL PROYECTO
PLANIFICACIÓN REALIZACIÓN CONTROL INICIACIÓN CIERRE
Arranque
Administrativo
Objetivos
Generales
Expectativas
de los
Participantes
Alcance Selección de
Puestos Clave Establecimiento
de Normas
Análisis de
Riesgos
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ARRANQUE ADMINISTRATIVO DE UN PROYECTO
Cada empresa tiene sus propias normas para autorizar el arranque administrativo
de un proyecto, incluso puede que éstas no estén escritas y que ese arranque se
haga conforme a la cultura no escrita.
En cualquier caso, antes que la Dirección de una empresa autorice
administrativamente que se inicie un proyecto, debe cumplirse, como mínimo, los
siguientes aspectos:
Que exista un compromiso claro,
preferiblemente por escrito de la
contratista u órgano de dirección
interno, según sea el caso.
Que se tengan claros los objetivos
primarios: alcance, presupuesto y plazo.
Que se haya nominado el Director del
Proyecto.
Que se comunique el arranque a las
personas del primer nivel.
Que se haya completado la
documentación de apertura del proyecto
según el procedimiento establecido por
la empresa.
Todo esto constituye el embrión del
futuro Plan de Proyecto.
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO
El lanzamiento de los proyectos, su arranque operativo, se suele
basar en una reunión que puede presentar dos variantes según
sea el ámbito de responsabilidad que se lleve a cabo:
a) Internamente a la empresa que desarrolla el proyecto.
b) De la empresa con uno o varios de sus contratistas.
El objetivo de estas reuniones es tratar de evitar al máximo sorpresas
posteriores, de anticipar lo que puede suceder, a través de:
Definición de las reglas maestras de la relación de los entes involucrados
(conviene recordarlas, aunque estén establecidas en documentos contractuales).
Requerimientos del cliente.
Aspectos legales.
Hay que tener presente, que algunos aspectos que a continuación se presentan, es para proyectos
de cierta magnitud y que para proyectos pequeños puede ser suficiente hacer visitas, o tener
reuniones con, el cliente y los miembros del equipo, para comprobar que se entiendan los objetivos.
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO
Internamente a la empresa que desarrolla el Proyecto
Antes de convocar la reunión interna de lanzamiento, debemos estar
razonablemente seguros de que se entiende bien el proyecto (objetivos, costes,
plazos y riesgos) en reuniones previas con cada uno de los componentes del
equipo de proyecto.
El objetivo fundamental de la reunión es: anticipar cómo se quiere que se hagan
los trabajos del proyecto, prefijando el futuro deseado. Partiendo de este punto, a
continuación se indican los objetivos parciales que deberán alcanzarse:
1. Presentar los participantes y responsabilidades. Es probable que en su
momento se incorporarán otros responsables definiendo sus funciones.
Presentar la Matriz de responsabilidades.
2. Comunicar a los participantes los objetivos del proyecto y responsables de su
cumplimiento.
3. Explicar el alcance del proyecto.
4. Explicar los fundamentos del Sistema de Calidad que se va seguir.
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO
Internamente a la empresa que desarrolla el Proyecto
Antes de convocar la reunión interna de lanzamiento, debemos estar
razonablemente seguros de que se entiende bien el proyecto (objetivos, costes,
plazos y riesgos) en reuniones previas con cada uno de los componentes del
equipo de proyecto.
El objetivo fundamental de la reunión es: anticipar cómo se quiere que se hagan
los trabajos del proyecto, prefijando el futuro deseado. Partiendo de este punto, a
continuación se indican los objetivos parciales que deberán alcanzarse:
5. Llamar la atención de los puntos críticos del proyecto (riesgos y planes de
mitigación).
6. Revisar la planificación y el plan de trabajo asignando responsabilidades.
7. Explicar el Plan de Comunicación del Proyecto (periodicidad de reuniones,
integración de la información que se produzca, entre otros).
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO
Con una Contratista
Como aspectos a considerar en esta reunión de lanzamiento se pueden citar:
1. Debe establecerse un Plan de Comunicación en el que quede establecido
cómo van a comunicarse ambas empresas entre sí y con terceros
(coordinación y resolución de problemas).
2. Definir el alcance de los trabajos a realizar que debe estar contemplado en el
contrato.
3. Deben definirse los hitos más significativos del contrato. Se trata de evitar
coartadas: que se deje de cumplir un plazo porque otra empresa deja de dar
algo. La empresa contratante debe hacer seguimiento y la contratista debe
notificar con anticipación.
4. Debe dejarse claramente establecidos los precios unitarios contratados.
5. Debe recodarse lo establecido en el contrato con respecto a las certificaciones
(plazos, garantías, entre otros).
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO
Con una Contratista
Como aspectos a considerar en esta reunión de lanzamiento se pueden citar:
6. Solicitar a la contratista la mayor lealtad y transparencia.
7. Recordar a la contratista el cumplimiento de las normas de calidad,
establecidas en las especificaciones y en los pliegos de condiciones.
8. Correlacionar los organigramas de ambas partes, niveles de escalamiento,
iniciar la Matriz de Responsabilidades.
9. Debe arbitrarse un procedimiento de control de cambios.
10.Presentar los riesgos que convengan, teniendo cautela con la contratista de “no
abrir los ojos” de los puntos débiles del proyecto.
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ARRANQUE OPERATIVO DE UN PROYECTO
Con varios Contratistas
En algunas ocasiones puede convenir, en aras de la
mejor Coordinación del Proyecto, celebrar una reunión
de lanzamiento común a varios contratistas.
Por el contrario, puede servir para que varios de ellos
hagan frente común ante la empresa contratante y la
reunión resulte difícil de manejar.
Por ello, no se recomienda realizar una reunión de estas
características a menos que se esté seguro que va ser
positiva.