innbokskontroll norsk olje og gass juni 2015
TRANSCRIPT
Norsk olje og gassStavanger, 9.juni 2015
Jørn KippersundAllmennlege, foredragsholder, nattlegevaktsjef
Volda/Ålesund
Hvorfor innbokskontroll?
Hva er innbokskontroll?
Hvordan innbokskontroll?
Hva er innbokskontroll?
Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes
Nyhetsstrøm, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem
Til innboks
Nyhetsstrøm
Til innboks
Nyhetsstrøm
Referanseinfo- sakskompleks- dokumentasjon- verktøy/oppslag
Primærinnboks
- Dekkes av dine daglige vaner
Primærinnboks
- Dekkes av dine daglige vaner
Spesial-/prosjektinnboks
- Dult eller varsel nødvendig
Hva er innboks, hva er nyhetsstrøm, hva er referansearkiv? Primær-/sekundærinnboks?
Kalender? E-post? Prosjektverktøy? Andre plattformer? Facebook melding, facebook notification?
Nyhetsstrøm
Arkiv
Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
Hvorfor innbokskontroll?
- mindre stress - mer etterrettelig - mindre tid på e-post
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
Stress
tanken på uløste oppgaver
2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.
1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Når klientene klager, 11 %
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
- Har du glippet på oppgaver på grunn av at e-post har kommet ut av syne i innboksen?
- Har du irritert deg over andre som ikke besvarer e-post?- Har du opplevd dobbeltarbeid (purringer, ekstra søk), pga.
e-post ikke er håndtert ordentlig i tide av deg eller andre?
Etterrettelig, definisjon:
-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke
glipper
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
For mange oppgaver?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
skille uløst fra løst
- Hvordan sikrer du deg at e-post i innboksen du må håndtere senere, faktisk blir håndtert?
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
fiske uløste
eller
fjerne løste
den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 11
Til innboks
Nyhetsstrøm
Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave
@
@@@@
@@ @@@
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Jobbe mer?
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
- mindre stress - mer etterrettelig - mindre tid på e-post
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre
Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Hver e-post er en oppgave
Handling eller
Referanse?
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
Referanse / Handling
Referanse
Handling
Hvor skal vi lagre informasjonen??
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi?
• Avsender?
• Tidspunkt/-rom?
Tilføre verdi!• Krever/krever ikke handling i et prosjekt?• Krever handling i fremtiden?• Referanseinfo tilknyttet spesifikt prosjekt• Spesifikk dokumentasjon
– Reisebilag– Avtaler– Referat– Bruksanvisninger (oppslagsinfo)
Varsel eller originalinformasjon?
Kreves handling?
Info jeg får bruk for?
Orginalinfo eller varsel?
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
• Å ikke håndtere – er også en håndtering
• Bevisst eller ubevisst valg?
”Jeg får 250 e-post hver dag. Etter at jeg tok i bruk innbokskontroll har jeg full kontroll i innboksen – og kontroll med uløste oppgaver”
Alain M.C. FasottePartner i Tribe A/S
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Forsvinner oppgaven?
Blir oppgaven lettere med tiden?
Neste skritt
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
E-post er for viktig til å håndtere mens du
egentlig gjør noe annet
Skap rom for å jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost- varsling når du
jobber med noe annet
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@@
@@@
@@
@@@@@
@@
@
E-post tider – et eksempel:
- kl 08- kl 10- kl 12- kl 14- kl 16
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
• Hva er forventet responstid på e-post?
• Hvilke kanaler er hastekanaler?
• Når bør vi bruke fraværsagent, og hva bør stå?
Respond to whatever penetrates our attention… ?
Innbokskontroll ≠
-svare på alt- svare med én gang
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene
Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen
Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi
Tøm innboksen!
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv” 3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen. 5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Ta med hjem- Identifiser dine innbokser
- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver der ved å fjerne de løste oppgavene
- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene helt ferdig ved første gangs håndtering
E-post - gruppeoppgaverHva betyr det å stå i kopi? Forskjelle på å stå i “til-feltet”? Hvordan er det med “svar alle”-funksjonen. Brukes for mye? For lite? Når bør vi bruke kopi? Hva med å koble på nye i kopifeltet underveis i en samtale - gjøres det for mye? For lite? Mulige ulemper?
Når bør vi bruke blindkopi?
Epost- gruppeoppgaver
Når skal vi sette på fraværsagenten?
Hva er rimelig responstid på e-post hvis man ikke har fraværsagent? Hvilke hastekanaler har vi som alternativ til e-post? Når bør disse brukes? Hva gir mest støy? Én epost med to tema, eller to eposter med ett tema hver? Hva bør vi tilstrebe?
facebook.com/innbokskontroll
(quick-fix)