Innbokskontroll og delingskulturInnovasjon Norge, IT-avd

Oslo, 15.juni 2016

Jørn KippersundForedragsholder, allmennlege, legevaktsjef

Volda/Ålesund

www.innbokskontroll.no

Du burde engasjere deg i foretaket, og lese et memo nå og da

Jeg advarte deg om memoene.Jo flere du sender, dess færre leses.

Fastlege

EktefelleSkiskyting

Lokallagsleder - HEF

Nettredaktør

Tillitsvalgt

Legevaktsjef

17.Mai komité

Slektstreff3-barns far

For mange oppgaver?

Stress

???

2. Oppgavene blir for mange, 55 %.

1. Rekker ikke å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 %.

11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Klientene klager, 11 %

Stress

tanken på uløste oppgaver

Hodet: Løse oppgaver, ikke huske på

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av Making Ideas Happen)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver

= uløst

Verktøy

= løst

For mange oppgaver, for lite tid?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

Hvordan kommer oppgavene til deg?

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

Innboks, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir liggende,

men kan fjernes / aktivt merkes

Nyhets-strøm, definisjon:

Samling uløste oppgaver som

blir borte

etter en tid

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

Til innboks

Nyhets-strøm

Sikrere håndtering

Når over mer

Hvor finner du oppgavene dine på jobb? Hjemme?Hvor havner oppgavene i en innboks?Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør glippe?

E-post ulik en tradisjonell innboks?

Nyhets-strøm

Arkiv

Blir borte!

Hva gjør e-post til en spesiell kanal?

• Viktig og uviktig i salig blanding• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker

på å nå alle”• Ekstremt volum• Ekstrem tilgjengelighet

”Innboksen stresser meg ikke, men jobben stresser meg”

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Har du noensinne glippet på en oppgave fordi du ikke håndterte aktuell e-post i tide?Har du irritert deg over andre, i egen organisasjon, som ikke svarer på e-post?

Etterrettelig, definisjon:

-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke

glipper

skille uløst fra løst

skille uløst fra løst

skille ulest fra lest

Til innboks

Nyhets-strøm

Blir liggende!

Blir borte!

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

ellerfjerne løste

Oppgave

Oppgave

OppgaveOppgave

UlestStjerne

Flagg

Mappe

Liste

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

ellerfjerne løste

(= den er jeg ferdig med)

fjerne løstefiske uløste

fisker uløste

har fjernet løste

2

0 11

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene

Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

@

@@@@

@@ @@@

Man Tir Ons Tor Fre

Man Tir Ons Tor Fre

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave

fjerne løstevs

fiske uløste

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Jobbe mer?

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer

• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er

veldig ofte å slette eller arkivere

HURTIGTASTERSAMTALEVISNING

System 1 vs

System 2(Daniel Kahneman)

System 1 vs System 2

-Flytte mus, tenke plassering-> krever system 2-ressurser

Hver e-post som havner i innboksen

er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte

å slette eller arkivere

Filtrér-Automatisk-Manuelt

Hver e-post er en oppgave

Golden moments!

(Slide lånt fra Hans-Petter Nygård Hansen)

Golden moments!

Golden moments!

Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig med den?

– sletter?– arkiverer?– videresender?– deler?

Golden moments!

Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en kollegial handling!

Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller ikke skrive) er ukollegialt!

Handling eller

Referanse?

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaveri innboksen= handling

Verktøy = det du har gjort og kanskje får bruk for

= arkiv = referanse

Oppgavemestring - Florø 19.05.09

Landet ditt trengeMAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk

Referanseinformasjon

Får kanskje BRUK FOR

• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar

MAIL

Referanse / Handling

Referanse

Handling

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks= handling

Arkiv = referanse

Hvor skal vi lagre informasjonen??

ARBEIDSPLATTFORM

Overblikk

Innboks

Søk

Arkiv

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Rasjonell arkivering-Mapper -fravær av mapper?-Prosjektorganisering

-Kategorier??

System 1 vs System 2

-Ta stilling til arkivering - krever system 2-ressurser

Varsel eller originalinformasjon?

I N B O X

Varsel

Original-informasjon

Handling?

Får bruk for?

Varsel eller originalinfo

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Forsvinner?

Lettere med tiden?

Neste skritt

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

Å ikke håndtere – er også en håndtering

Bevisst eller ubevisst valg?

Sletter du noen, blir de gjenværende mer verdifulle

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

Oppgave

Platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Ferdig!!

Platåfase

Ener

gi o

g be

geist

ring

TidModifisert etter Scott Belsky,

Making Ideas HappenPenguin Books, 2010

Oppgave Oppgave nr 2

?

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

K o n t e k s t b y t t e

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Større skrivebord = større produksjon?

Løsning – større skrivebord?

Mange oppgaver på arbeidsflaten = mange kontekstbytter

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

E-post er for viktig til å håndtere mens du

egentlig gjør noe annet

Skap rom for å jobbe med e-post

og bare e-post

Steng epost- varsling når du

jobber med noe annet

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

8:00

12:00

16:00

@ @

@ @ @

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @@@@

@ @

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@@

@@@

@@

@@@@@

@@@

Respond to whatever penetrates our attention… ?

Innbokskontroll ≠

-svare på alt- svare med én gang

Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Dele eller sende?

Vær raus med hvem du setter på kopi. Du vet aldri

hvem du kan få behov for å skylde på.

KONTEKSTUELL INFORMASJON

VS

KOPISYKEN

KONTEKSTUELL INFORMASJON

Informasjon tilgjengelig• der den trengs• når den trengs• for personen(e) som trenger den

Your inbox is your castle!

I N B O X

Hva har vi i midten??

Handleliste

Handleliste

Varsel!!

sende dele

Deling, fordeler

• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder fokus

• Den (kanskje samme person) har oppgavene tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli avbrutt

• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid

Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

Deling, eksempler

• Prosjektdokument, arrangement• Vaktliste, leger• Pasientjournal• Agendadokument, faste møter• Kalender• CRM-verktøy

E-post

CRM E-postE-post

E-post

Sharepoint?

???

Kalender

CRM

Gunda

Tom

Jeg setter alle telefoner over til Tom uten å gidde å sjekke CRM-systemet, for jeg vet fra før at han aldri

skriver noe inn der

Jeg gidder ikke skrive noe inn i CRM-systemet, for

Gunda sjekker det aldri, så jeg får alle telefoner til meg

uansett

Møteplanlegging

Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til leder som da må overta ansvaret for å huske dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i møteagenda?

sende dele

1:1-teknologisosial

delingsteknologi

Handling?

Får bruk for?

Varsel eller originalinfo Lettere for mottager å

håndtere et varsel enn originalinformasjon!

Golden moments!

Tilføre verdi

Golden moments!

Deler eller sender jeg?

Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?

Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

Golden moments!

Kalender – gjøre en avtale

Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi skriver inn avtalen?

Ta med hjemIdentifiser dine innbokser

Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste

Del informasjon kontekstuelt

Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

Ta med hjemIdentifiser dine innbokser

Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste

Del informasjon kontekstuelt

Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

Vær i modus for oppgaveløsning når du sjekker

en innboks

www.innbokskontroll.no/presentasjoner

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)

Workshop!

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløste oppgavene, oppnås ved å fjerne de løste oppgavene

Tøm innboksen!

Quick-fix – full innboks

1. Lag mappe som heter ”Arkiv”2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til

”Arkiv” 3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du

vil følge opp med handling

4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen. 5. Gjør oppgaver uten utsettelse

Long-fix – full innboks

1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i modus til å faktisk håndtere oppgavene der

2. Eldste først som triks

3. Benytt evt. bonus-mappe

4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én melding (”dult”) i innboksen, resten i prosjektmappe

Rasjonell arkivering / Hurtigtaster

Outlooks egne hurtigtaster – forslag:

Send. Alt+S eller ctrl+EnterReply to a message. Ctrl+RReply all to a message. Ctrl+Shift+RReply with meeting request. Ctrl+Alt+RForward a message. Ctrl+FMute a conversation Ctrl+DFind a message or other item. Ctrl+EUndo Ctrl+ZAvansert søk Ctrl+Shift+F

Stor liste med hurtigtaster på

www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

Oppgaver fram i tid

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

Fra prosjekt -> din arbeidsflate

- Kalender- Hendelse- Forespørsler

prosjektmapping+

dult+

arbeidsplattform=

prosjektkontroll

Hvordan sikrer du deg dine dult?

• Flagg i outlook– Ny oppgaveliste– Fungerer bare om man angir tidsfrist– Hvis tatt i bruk – må gis høyeste prioritet

Fra din idé -> dine hvilende prosjekt

Fra din idé -> dine hvilende prosjekt

Fra din idé -> dine hvilende prosjekt

Om du kan stole på dine dult

Dele

Fra din idé -> dine hvilende prosjekt

Original-informasjon

Varsel

Hva har Innovasjon Norge i midten?- I dag?

I fremtiden?

Fokus

Unngå valgmuligheter

Enig/uenig?

Vi kan bare løse én refleksjonskrevende oppgave av gangen

Enig/uenig?

Bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@