innehåll...1 dokumenthanteringsplan version: 1.0 myndighet: barn- och utbildningsnämnden...

1

Dokumenthanteringsplan Version: 1.0 Myndighet: Barn- och utbildningsnämnden Arkivansvarig: Administrativ chef Antagen: 2019-06-20, § 87 Reviderad: 2019-03-19, gäller från och med 2019-09-01

Innehåll 1 Styrande verksamhet ............................................................................................................................................................................................................................ 11

1.1 Fatta politiska beslut ...................................................................................................................................................................................................................... 11

1.2 Planera och följa upp ..................................................................................................................................................................................................................... 12

1.3 Samverka ....................................................................................................................................................................................................................................... 14

1.3.1 Samverka med medarbetare ................................................................................................................................................................................................... 14

1.3.2 Samverka på arbetsplatsen ..................................................................................................................................................................................................... 14

1.3.3 Samverka med facken ............................................................................................................................................................................................................ 14

1.4 Informera och kommunicera ......................................................................................................................................................................................................... 16

1.4.1 Informera muntligen ............................................................................................................................................................................................................... 16

1.4.2 Informera skiftligen ................................................................................................................................................................................................................ 16

1.5 Hantera säkerhetsfrågor ................................................................................................................................................................................................................. 17

1.5.1 Bedriva systematisk brandskyddsarbete ................................................................................................................................................................................. 17

1.5.4 Administrera försäkringar ...................................................................................................................................................................................................... 17

1.6 Handlägga ärenden ........................................................................................................................................................................................................................ 18

1.6.1 Handlägga motioner ............................................................................................................................................................................................................... 18

1.6.2 Handlägga övriga ärenden ...................................................................................................................................................................................................... 18

1.7 Arbeta i projekt .............................................................................................................................................................................................................................. 19

1.8 Föra dialog med medborgare ......................................................................................................................................................................................................... 20

1.8.1 Utreda förslag till Nässjö kommun......................................................................................................................................................................................... 20

1.8.2 Delta i sociala medier ............................................................................................................................................................................................................. 20

1.8.5 Föra kommunsamråd .............................................................................................................................................................................................................. 20

1.9 Göra internkontroll ........................................................................................................................................................................................................................ 21

1.10 Administrera personuppgifter ...................................................................................................................................................................................................... 22

1.11 Ta fram styrdokument ................................................................................................................................................................................................................. 23

2


1.12 Ta fram arkivredovisning ............................................................................................................................................................................................................ 24

1.13 Hantera överklaganden ................................................................................................................................................................................................................ 25

1.13.1 Hantera överklaganden ......................................................................................................................................................................................................... 25

1.13.2 Hantera klagomål ................................................................................................................................................................................................................. 26

1.16 Genomföra skyddsarbete ............................................................................................................................................................................................................. 27

1.16.1 Genomföra skydds- och allergirond ..................................................................................................................................................................................... 27

1.16.2 Hantera olycksfall/tillbud/skada ........................................................................................................................................................................................... 27

1.16.3 Rehabilitera .......................................................................................................................................................................................................................... 27

1.16.4 Följa upp årets arbetsmiljöarbete.......................................................................................................................................................................................... 28

1.17 Hantera skolskjutsar .................................................................................................................................................................................................................... 29

1.18 Hantera interkommunal ersättning .............................................................................................................................................................................................. 30

1.19 Hantera reducerad avgift ............................................................................................................................................................................................................. 31

1.20 Hantera premier, stipendier och fonder ....................................................................................................................................................................................... 32

1.21 Genomföra fastighetssyn ............................................................................................................................................................................................................. 33

2 Stödjande verksamhet .......................................................................................................................................................................................................................... 34

2.1 Hantera handlingar ........................................................................................................................................................................................................................ 34

2.1.1 Registrera och diarieföra ........................................................................................................................................................................................................ 34

2.1.2 Expediera och arkivera ........................................................................................................................................................................................................... 34

2.2 Administrera ekonomi ................................................................................................................................................................................................................... 35

2.2.1 Betala leverantörsfakturor ...................................................................................................................................................................................................... 35

2.2.2 Fakturera och bevaka kundfordran ......................................................................................................................................................................................... 35

2.2.3 Köpa in och sälja internt ......................................................................................................................................................................................................... 35

2.2.4 Redovisa inventarier och anläggningar .................................................................................................................................................................................. 36

2.3 Administrera personal ................................................................................................................................................................................................................... 37

2.3.1 Rekrytera ................................................................................................................................................................................................................................ 37

2.3.2 Introducera nya medarbetare .................................................................................................................................................................................................. 38

3


2.3.3 Utveckla kompetens ............................................................................................................................................................................................................... 39

2.3.4 Arbeta med friskvård .............................................................................................................................................................................................................. 39

2.3.5 Förhandla med facken ............................................................................................................................................................................................................ 39

2.3.6 Göra arbetsvärdering .............................................................................................................................................................................................................. 40

2.3.7 Hantera diciplinärenden ......................................................................................................................................................................................................... 40

2.3.8 Avsluta anställningen ............................................................................................................................................................................................................. 40

2.3.10 Rapportera tillbud, olycksfall, skada .................................................................................................................................................................................... 41

2.3.11 Rapportera lön och ersättningar............................................................................................................................................................................................ 41

2.4 Upphandla och köpa in .................................................................................................................................................................................................................. 42

2.4.1 Upphandla .............................................................................................................................................................................................................................. 42

2.4.2 Hantera avtal........................................................................................................................................................................................................................... 42

2.4.3 Beställa ................................................................................................................................................................................................................................... 42

2.6 Hantera måltider ............................................................................................................................................................................................................................ 43

2.6.1 Administrera måltider för barn och elever ............................................................................................................................................................................. 43

2.6.2 Administrera måltider för personal ........................................................................................................................................................................................ 43

2.7 Administrera enheter med annan huvudman ................................................................................................................................................................................. 44

2.7.1 Administrera privata förskolor och skolor ............................................................................................................................................................................. 44

2.7.2 Administrera skolor med enskild huvudman .......................................................................................................................................................................... 44

3 Förskoleverksamhet ............................................................................................................................................................................................................................. 45

3.1 Planera förskoleverksamhet .......................................................................................................................................................................................................... 45

3.1.1 Planera pedagogisk förskoleverksamhet ................................................................................................................................................................................ 45

3.1.2 Planera mat ............................................................................................................................................................................................................................. 46

3.2 Ta fram interna styrdokument ....................................................................................................................................................................................................... 47

3.3 Placera i förskola ........................................................................................................................................................................................................................... 48

3.4 Inskola och informera .................................................................................................................................................................................................................... 49

3.5 Bedriva pedagogisk förskoleverksamhet ....................................................................................................................................................................................... 50

4


3.5.1 Utföra pedagogisk förskoleverksamhet .................................................................................................................................................................................. 50

3.5.2 Genomföra studieresor och besök .......................................................................................................................................................................................... 50

3.6 Föra samråd ................................................................................................................................................................................................................................... 51

3.6.1 Föra föräldraråd ...................................................................................................................................................................................................................... 51

3.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete .................................................................................................................................................................................................. 52

3.8 Utvärdera förskoleverksamhet ...................................................................................................................................................................................................... 53

3.8.1 Föra utvecklingssamtal ........................................................................................................................................................................................................... 53

3.9 Avsluta förskoleplacering.............................................................................................................................................................................................................. 54

3.11 Dokumentera förskoleverksamhet ............................................................................................................................................................................................... 54

4 Fritidshemsverksamhet ......................................................................................................................................................................................................................... 55

4.1 Planera fritidshemsverksamhet...................................................................................................................................................................................................... 55

4.1.1 Planera pedagogisk fritidshemsverksamhet ........................................................................................................................................................................... 55

4.1.2 Planera mat ............................................................................................................................................................................................................................. 55


4.3 Placera på fritidshem ..................................................................................................................................................................................................................... 57


4.5 Bedriva pedagogisk fritidshemsverksamhet .................................................................................................................................................................................. 59

4.5.1 Utföra pedagogisk fritidshemsverksamhet ............................................................................................................................................................................. 59



4.8 Utvärdera fritidshemsverksamhet .................................................................................................................................................................................................. 61


4.9 Avsluta fritidshemsplacering ......................................................................................................................................................................................................... 62

4.11 Dokumentera fritidshemsverksamhet .......................................................................................................................................................................................... 62

5 Grundskoleverksamhet inkl förskoleklass i tillämpliga delar .............................................................................................................................................................. 63

5.1 Planera grundskoleverksamhet ...................................................................................................................................................................................................... 63

5


5.1.1 Planera pedagogisk grundskoleverksamhet ............................................................................................................................................................................ 63

5.1.2 Planera mat ............................................................................................................................................................................................................................. 64


5.3 Placera i grundskola ...................................................................................................................................................................................................................... 66


5.5 Bedriva pedagogisk grundskoleverksamhet .................................................................................................................................................................................. 68

5.5.1 Utföra pedagogisk grundskoleverksamhet ............................................................................................................................................................................. 68


5.5.3 Bedriva Prao-verksamhet ....................................................................................................................................................................................................... 68

5.5.4 Göra prov och tester ............................................................................................................................................................................................................... 69

5.5.5 Betygsätta ............................................................................................................................................................................................................................... 69

5.5.6 Göra nationella prov ............................................................................................................................................................................................................... 69

5.6 Föra samråd ................................................................................................................................................................................................................................... 71

5.6.1 Föra föräldraråd ...................................................................................................................................................................................................................... 71

5.6.2 Föra matråd ............................................................................................................................................................................................................................ 71

5.6.3 Föra elevråd ............................................................................................................................................................................................................................ 71

5.6.4 Föra klassråd .......................................................................................................................................................................................................................... 71


5.8 Utvärdera grundskoleverksamhet .................................................................................................................................................................................................. 73


5.8.3 Göra individuell utvecklingsplan ........................................................................................................................................................................................... 73

5.9 Avsluta grundskoleplacering ......................................................................................................................................................................................................... 74

5.10 Göra uppehåll I grundskoleverksamhet ....................................................................................................................................................................................... 75

5.10.1 Ta ledigt från grundskoleverksamhet ................................................................................................................................................................................... 75

5.11 Dokumentera grundskoleplacering .......................................................................................................................................................................................... 76

6 Gymnasieverksamhet ........................................................................................................................................................................................................................... 77

6


6.1 Planera gymnasieverksamhet ........................................................................................................................................................................................................ 77

6.1.1 Planera pedagogisk grymnasieverksamhet ............................................................................................................................................................................. 77

6.1.2 Planera mat ............................................................................................................................................................................................................................. 78

6.1.3 Planera boende ....................................................................................................................................................................................................................... 78


6.3 Placera i gymnasium ..................................................................................................................................................................................................................... 80

6.4 Inskola i gymnasium ..................................................................................................................................................................................................................... 81

6.4.1 Informera om gymnasium ...................................................................................................................................................................................................... 81

6.5 Bedriva pedagogisk gymnasieverksamhet .................................................................................................................................................................................... 82

6.5.1 Utföra pedagogisk gymnasieverksamhet ................................................................................................................................................................................ 82


6.5.3 Bedriva arbetsplatsförlagt lärande .......................................................................................................................................................................................... 82


6.5.5 Betygsätta ............................................................................................................................................................................................................................... 83

6.5.6 Göra nationella prov ............................................................................................................................................................................................................... 84

6.5.7 Hålla ämneskonferens ............................................................................................................................................................................................................ 85

6.5.8 Ta emot utbytesstudenter ........................................................................................................................................................................................................ 85

6.6 Föra samråd ................................................................................................................................................................................................................................... 86

6.6.1 Föra programråd ..................................................................................................................................................................................................................... 86

6.6.3 Föra elevråd / gymnasieråd .................................................................................................................................................................................................... 86

6.6.4 Föra klassråd .......................................................................................................................................................................................................................... 86


6.8 Utvärdera gymnasieverksamhet .................................................................................................................................................................................................... 88


6.8.3 Göra individuell utvecklingsplan ........................................................................................................................................................................................... 88

6.8.4 Utvärdera pedagogisk gymnaseiverksamhet .......................................................................................................................................................................... 88

7


6.9 Avsluta gymnasieplacering ........................................................................................................................................................................................................... 89

6.10 Göra uppehåll i gymnaseiverksamhet ......................................................................................................................................................................................... 90

6.10.1 Ta ledigt från gymnasieverksamhet ...................................................................................................................................................................................... 90

6.10.2 Göra studieuppehåll .............................................................................................................................................................................................................. 90

6.11 Dokumentera gymnaseiverksamhet ............................................................................................................................................................................................ 91

7 Grundsärskoleverksamhet .................................................................................................................................................................................................................... 92

7.1 Planera grundsärskoleverksamhet ................................................................................................................................................................................................. 92

7.1.1 Planera pedagogisk grundsärskoleverksamhet ....................................................................................................................................................................... 92

7.1.2 Planera mat ............................................................................................................................................................................................................................. 93


7.3 Placera i grundsärskoleverksamhet ............................................................................................................................................................................................... 95

7.4 Inskola i grundsärskola .................................................................................................................................................................................................................. 96

7.4.1 Informera om grundsärskola .................................................................................................................................................................................................. 96

7.5 Bedriva pedagogisk grundsärskoleverksamhet ............................................................................................................................................................................. 97

7.5.1 Utföra pedagogisk grundsärskoleverksamhet ......................................................................................................................................................................... 97


7.5.3 Bedriva Prao-verksamhet ....................................................................................................................................................................................................... 97


7.5.5 Betygsätta ............................................................................................................................................................................................................................... 98

7.6 Föra samråd ................................................................................................................................................................................................................................. 100

7.6.1 Föra föräldraråd .................................................................................................................................................................................................................... 100

7.6.2 Föra matråd .......................................................................................................................................................................................................................... 100

7.6.3 Föra elevråd .......................................................................................................................................................................................................................... 100

7.6.4 Föra klassråd ........................................................................................................................................................................................................................ 100

7.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete ................................................................................................................................................................................................ 101

7.8 Utvärdera grundsärskoleverksamhet ........................................................................................................................................................................................... 111

8


7.8.1 Föra utvecklingssamtal ......................................................................................................................................................................................................... 111

7.8.3 Göra individuell utvecklingsplan ......................................................................................................................................................................................... 111

7.9 Avsluta grundsärskoleplacering .................................................................................................................................................................................................. 111

7.10 Göra uppehåll i grundsärskoleplacering .................................................................................................................................................................................... 112

7.10.1 Ta ledigt från grundsärskoleutbildning .............................................................................................................................................................................. 112

7.11 Dokumentera grundsärskoleverksamhet ................................................................................................................................................................................... 113

8 Gymnasiesärskoleverksamhet ............................................................................................................................................................................................................ 114

8.1 Planera gymnaseisärskoleverksamhet ......................................................................................................................................................................................... 114

8.1.1 Planera pedagogisk gymnasiesärskoleverksamhet ............................................................................................................................................................... 114

8.1.2 Planera mat ........................................................................................................................................................................................................................... 115

8.2 Ta fram interna styrdokument ..................................................................................................................................................................................................... 116

8.3 Placera i gymnasiesärskola .......................................................................................................................................................................................................... 117

8.4 Inskola i gymnasiesärskola .......................................................................................................................................................................................................... 118

8.5 Bedriva pedagogisk gymnasiesärskola ........................................................................................................................................................................................ 119

8.5.1 Utföra pedagogisk gymnasiesärskoleutbildning ................................................................................................................................................................... 119

8.5.2 Genomföra studieresor och besök ........................................................................................................................................................................................ 119

8.5.3 Bedriva arbetsplatsförlagt lärande ........................................................................................................................................................................................ 119

8.5.4 Göra prov och tester ............................................................................................................................................................................................................. 120

8.5.5 Betygsätta ............................................................................................................................................................................................................................. 120

8.6 Föra samråd ................................................................................................................................................................................................................................. 122

8.6.1 Föra programråd ................................................................................................................................................................................................................... 122

8.6.3 Föra elevråd/gymnasieråd .................................................................................................................................................................................................... 122

8.6.4 Föra klassråd ........................................................................................................................................................................................................................ 122

8.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete ................................................................................................................................................................................................ 123

8.8 Utvärdera gymnasiesärskoleverksamhet ..................................................................................................................................................................................... 124

8.8.1 Föra utvecklingssamtal ......................................................................................................................................................................................................... 124

9


8.8.3 Göra individuell utvecklingsplan ......................................................................................................................................................................................... 124

8.9 Avsluta gymnasiesärskoleplacering ............................................................................................................................................................................................ 125

8.10 Göra uppehåll i gymnasiesärskoleutbildning ............................................................................................................................................................................ 126

8.10.1 Ta ledigt från gymnasiesärskoleutbildning ........................................................................................................................................................................ 126

8.10.2 Göra studieuppehåll ............................................................................................................................................................................................................ 126

8.11 Dokumentera gymnasieskoleverksamhet .................................................................................................................................................................................. 127

9 Elevhälsa ............................................................................................................................................................................................................................................ 128

9.1 Föra elevhälsosamtal ................................................................................................................................................................................................................... 128

9.2 Vaccinera ..................................................................................................................................................................................................................................... 131

9.3 Göra elevhälsoundersökning ....................................................................................................................................................................................................... 132

9.4 Utreda elevplacering i särskola ................................................................................................................................................................................................... 133

9.4.1 Besluta om placering i särskola ............................................................................................................................................................................................ 133

9.4.2 Göra skolpsykologisk bedömning ........................................................................................................................................................................................ 133

9.4.3 Göra medicinsk bedömning .................................................................................................................................................................................................. 134

9.4.4 Göra specialpedagogisk bedömning ..................................................................................................................................................................................... 134

9.4.5 Göra skolsocial bedömning .................................................................................................................................................................................................. 134

9.5 Utreda stöd .................................................................................................................................................................................................................................. 136

9.5.1 Utreda särskilt stöd i förskola 1-5 år .................................................................................................................................................................................... 136

9.5.2 Utreda särskilt stöd i skola och fritidshem ........................................................................................................................................................................... 136

9.6 Göra drogtester ............................................................................................................................................................................................................................ 139

9.7 Göra metodhandbok .................................................................................................................................................................................................................... 139

10 Kulturskoleverksamhet ..................................................................................................................................................................................................................... 140

10.1 Planera kulturskoleverksamhet.................................................................................................................................................................................................. 140

10.2 Ta fram interna stydokument .................................................................................................................................................................................................... 141

10.3 Placera i kulturskola .................................................................................................................................................................................................................. 141

10.4 Inskola och informera ................................................................................................................................................................................................................ 142

10


10.4.1 Informera om kulturskola ................................................................................................................................................................................................... 142

10.5 Bedriva kulturskoleverksamhet ................................................................................................................................................................................................. 143

10.5.1 Utföra kulturskoleverksamhet ............................................................................................................................................................................................ 143

10.5.2 Bedriva musiktillägg för gymnasiet ................................................................................................................................................................................... 143

10.6 Tillhandahålla instrument och material ..................................................................................................................................................................................... 144

10.6.1 Redovisa inventarier ........................................................................................................................................................................................................... 144

10.6.2 Hyra ut instrument .............................................................................................................................................................................................................. 144

10.7 Anordna evenemang .................................................................................................................................................................................................................. 145

10.9 Avsluta kulturskoleplacering ..................................................................................................................................................................................................... 146

10.11 Dokumentera kulturskoleverksamhet ...................................................................................................................................................................................... 146

11


1 Styrande verksamhet 1.1 Fatta politiska beslut

Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Slutarkiv Registrering Anmärkning

Kallelse Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server

5 år Diarieförs Arkiveras med tillhörande protokoll

Beslutsunderlag Vid inaktualitet Resp. sekreterare Ordnas systemati-

skt Kopior av de ärenden som skickas med

i kallelsen

Kungörelse (annons) Vid inaktualitet Resp. sekreterare Ordnas systemati-

skt

Närvarolista 4 år Resp. sekreterare Ordnas systemati-

skt

Utgör underlag för protokollet och arvo-

desutbetalning

Protokoll med bilagor Bevaras BU-kontorets närarkiv, server

5 år Diarieförs Arkiveras med tillhörande kallelse

Delega-

tionsredovisning

2 år Server Diarieförs Redovisas i protokollet

Meddelandelista 2 år Server Diarieförs Redovisas i protokollet

Voteringslista Vid inaktual-

litet

Resp. sekreterare Ordnas systemati-

skt

Kan gallras när protokollet vunnit laga kraft.

Justeringsanslag Vid inaktualitet Webb Ordnas systemati-

skt

Bild- eller

ljudupptagn-

ing

Bevaras BU-

kontorets

närarkiv

5 år Ordnas systemati-

skt

12

1.2 Planera och följa upp


Förslag till bud-

get för barn- och

utbildnings-

nämnden

Bevaras BU-

kontorets

närarkiv,

server

5 år Diarieförs i verk-

samhetssystem för

diariet

Ingår i barn- och utbildningsnämndens

handlingar

Internbudget för

barn- och utbild-

nings-nämnden

Bevaras BU-

kontorets

närarkiv,

server


samhetssystem för

diariet

Ingår i barn- och utbildningsnämndens

handlingar

BUs Styrpilen

handlingsplan-

er

Bevaras Server 5 år Verksamhetssystem

för Pilen

Exporteras till .doc-format vid arkivering

BUs Styrpil Bevaras BU-kontorets närarkiv, server

5 år Diarieförs i verk-samhetssystem för diariet

Ekonomisk rapport Bevaras BU-

kontorets

närarkiv,

server


samhetssystem för

diariet

Samma sak som budgetuppföljning normalt

sett. Annars vid särskilt behov.

Budgetuppföljning Bevaras BU-kontorets närarkiv, server


samhetssystem för diariet

Varje månad utom januari och juli månader.

Delårsrapport Bevaras BU-kontorets närarkiv, server


samhetssystem för

diariet

Tertial I och Tertial II

Årsredovisning Bevaras BU-

kontorets

närarkiv,

server


samhetssystem för

diariet

Tilläggsbudget Bevaras BU-kontorets närarkiv, server



Begäran om anslag Bevaras BU-kontorets närarkiv, server

5 år Diarieförs i verk-samhetssystem för

diariet

13

Verksamhetsbokslut Bevaras BU-kontorets närarkiv, server



Till exempel kvalitetsredovisning.

14

1.3 Samverka

1.3.1 Samverka med medarbetare


Individuell ut-

vecklingsplan Vid an-

ställningens

upphörande

Resp. chef Ordnas systematiskt

Mitt Medarbetarskap/

kontrakt Vid inaktual-

itet

Resp. chef Ordnas systematiskt Gallras när nytt har upprättats. Gall-

ras vid anställnings upphörande.

1.3.2 Samverka på arbetsplatsen


Dagordning 2 år Resp. enhet/ om-råde SNIKKE under resp sam-arbetsgrupp

Ordnas systematiskt Avser arbetsplatsträff, APT

Semesterplanering Vid inaktualitet Resp. en-

het/ område

SNIKKE

under resp

samarbets-

grupp

Ordnas systematiskt

Minnesanteckningar 2 år Resp. enhet/ om-råde SNIKKE under resp sam-arbetsgrupp

Ordnas systematiskt

1.3.3 Samverka med facken


Kallelse 2 år Resp.

enhet/område

Ordnas systemati-

skt

Avser enbart kallelse utan dagordning, kan

avser både ord möte och särskilda möten på

förekommen anledning.

15

Dagordning Bevaras Resp.

enhet/område

5 år Ordnas systematiskt Arkiveras med tillhörande protokoll. Re-

spektive enhet/område levererar dagord-

ning och protokoll till centralarkiv efter 5

år.

Minnesanteck-

ningar/ protokoll

Bevaras Resp. enhet/område

5 år Ordnas systematiskt Avser kontinuerlig samverkan med fack-

en, enligt lokalt kollektivavtal i Nässjö

kommun Respektive enhet/område leve-

rerar dagordning och protokoll till cen-

tralarkiv efter 5 år.

16

1.4 Informera och kommunicera

1.4.1 Informera muntligen


Mötesanteckningar Vid inaktuali-

tet

Verksam-

hetsansvarig

Ordnas systemati-

skt

Kallelse

eller da-

gordning

Vid inaktuali-

tet

Verksam-

hetsansvarig

Ordnas systemati-

skt

1.4.2 Informera skiftligen


Pressrealser Bevaras Kommunikations-

enheten

5 år Ordnas systemati-

skt

BU-förvaltningen köper tjänster av kom-

munikationsenheten för sitt informationsar-

bete. Se KS dokumenthanteringsplan.

Nyhetsbrev Bevaras Verksamhetsansvarig 5 år Ordnas systemati-

skt

Nyhet på Intra-

nät eller hemsi-

dan

Vid inaktuali-

tet

Intranät, hemsida Intranät, hemsida

Informations-

material (t.ex. bro-

schyrer)

Bevaras Resp. avdelning 5 år Ordnas systematiskt Ett exemplar av varje informations-

material arkiveras, övriga exemplar

gallras vid inaktualitet.

17

1.5 Hantera säkerhetsfrågor

1.5.1 Bedriva systematisk brandskyddsarbete


Beslut om utseende

av brandskyddsans-

varig

Vid inaktuali-

tet

Närarkiv Ordnas systemati-

skt

Skriftlig doku-

mentation av

brandskyddet

Bevaras Närarkiv, server 5 år Diarieförs

Handlingar

rörande brand-

skyddskontroll

Vid inaktuali-tet

Resp.

handläggare

Ordnas systemati-skt

Handlingar rörande brandskyddsutbild-ning

Vid inaktuali-tet

Resp. handläggare


Utrymningsplaner Vid inaktuali-

tet

I resp. byggnad Ordnas systemati-

skt

Bevis över ge-

nomförd utbildning

Vid inaktuali-

tet

Server Registreras i per-

sonal-

administrativt sy-

stem

Revideras kontinuerligt

Dokumentation över utbildning

Vid inaktuali-

tet

Server Registreras i per-

sonal-administrativt sy-stem

Revideras kontenuerligt

1.5.4 Administrera försäkringar


Elevförsäkringar 10 år Utredare/planerare

På

www.nassjo.s

e


Avtal med försäkeringsmäklare, kontakt-

person via säkerhetssamordnare på HRF

Information

om villkor

2 år Utredare/planerare På www.nassjo.se


18

1.6 Handlägga ärenden

1.6.1 Handlägga motioner


Motioner Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server


samhetssystem för

diariet

Ärenden som omfattas av sekretess förva-

ras separat. Avser motion, yttrande, kor-

respondens, förslag till beslut/svar.

1.6.2 Handlägga övriga ärenden


Remisser Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server


samhetssystem för

diariet

Ärenden som omfattas av sekretess förva-

ras separat.

Inkomna skrivelser Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server


diariet

Avser skrivelse som föranleder åtgärd

och blir ett ärenden. Ärenden som omfat-

tas av sekretess förvaras separat.

Utredningar Bevaras BU-kontorets närarkiv, server


Ärenden som omfattas av sekretess förvaras separat.

Korrespondens Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server 5 år Diarieförs i verk-

samhetssystem för

diariet

Avser korrespondens som tillför ny

information till ett ärende. Ärenden

som omfattas av sekretess förvaras se-

parat.

Tjänsteskrivelse, förslag till beslut

Bevaras BU-kontorets närarkiv, server




Beslut, protokollsutdrag



diariet


19

1.7 Arbeta i projekt


Projektplan Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server


samhetssystem för

diariet

Delrapport Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server


samhetssystem för

diariet

Projekthandlingar Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server



Endast handlingar som tillför ärendet något.

Slutrapport Bevaras BU-kontorets närarkiv, server



20

1.8 Föra dialog med medborgare

1.8.1 Utreda förslag till Nässjö kommun


Förslag till

Nässjö kommun

Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Avser förslag inom nämndens verksam-

hetsområde

Mottagningsbevis Bevaras BU-kontorets närarkiv, server

5 år Diarieförs i verksamhetssy-stem för diariet

Skickas till förslagsställaren

Svar på förslag Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Skickas till förslagsställaren

1.8.2 Delta i sociala medier


Plan för so-

ciala medier


närarkiv, server

5 år Diarieförs i verksamhetssy-

stem för diariet

Beslut om tillåtelse

att använda socialt

media


närarkiv, server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-stem för diariet

Blogg/mikroblogg Bevaras Internet

Communitysida Bevaras Internet

Wiki Bevaras Internet

Inlägg/kommentarer Vid inaktual-

itet

Internet

1.8.5 Föra kommunsamråd


Minnesanteckningar 2 år BU-kontorets

närarkiv, server

Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

21

1.9 Göra internkontroll


Internkontrollplan Bevaras BU-kontorets

närarkiv, server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Redovisning

av intern-

kontroll


närarkiv, server

5 år Diarieförs i


22

1.10 Administrera personuppgifter


Anmälan av data-

skyddsombud till Da-

tainspektionen

Vid inaktualitet GDPR-assistent Ordnas systematiskt Oftast skickas kopia av beslutet.

Anmälan av person-

uppgiftshantering till

Datainspektionen


närarkiv,

server


samhetssystem för

diariet

Beslut om

dataskyddsombud


närarkiv, sever


samhetssystem för

diariet

Rutin över personuppgiftshanter-ing

Revideras GDPR-assistent Ordnas systematiskt

Registerförteckning Revideras GDPR-assistent Ordnas systematiskt

Registerutdrag 1 år BU-kontorets

närarkiv, server

Ordnas systematiskt

Förfrågan

om regis-

terutdrag

2 år BU-kontorets

närarkiv, server

Diarieförs i verk-


Medgivande

till publice-

ring av bild

(digital och

tryckt)

5 år Resp verksam-

hets-ansvarig

Ordnas systematiskt Så länge bilden finns kvar ska medgivandet

finnas, då medgivande alltid kan tas tillbaka.

Kan gallras generellt 5 år efter medgivandet,

såvida inte publicering kvarstår.

23

1.11 Ta fram styrdokument


Riktlinjer Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server


samhetssystem för

diariet

Avser förvaltningsgemensamma styrdoku-

ment

Regler Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server


samhetssystem för

diariet Diabas


ment

Policydokument Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server


samhetssystem för

diariet


ment

Handlingsplaner Bevaras BU-kontorets närarkiv, server


Avser förvaltningsgemensamma styrdoku-ment

Delegationsordningar Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server


samhetssystem för

diariet


ment

Stadgar Bevaras BU-kontorets närarkiv, server




ment

24

1.12 Ta fram arkivredovisning


Dokumenthanter-

insplan


närarkiv,

server


samhetssystem för

diariet

Klassificeringsstruktur Bevaras BU-kontorets närarkiv, server


Arkivbeskrivning Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server


diariet

Arkivförteckning Revideras Server Diarieförs i verk-


Administreras av kommunarkivarien

25

1.13 Hantera överklaganden

1.13.1 Hantera överklaganden


Dom Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Arkiveras i ärendeakt

Fullmakt Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet


Föreläggande Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet


Kallelse till förhandling




närarkiv,

server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet


Tjänsteanteckningar Bevaras BU-kontorets närarkiv, server

5 år Diarieförs i



Protokoll Bevaras BU-kontorets närarkiv, server


stem för diariet


Underlag för fram-

ställt krav


närarkiv,

server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet


Yttrande Bevaras BU-kontorets närarkiv, server



Yttrande från motpart Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server


stem för diariet


Rådgivning Bevaras BU-kontorets närarkiv, server


stem för diariet


26

1.13.2 Hantera klagomål


Inkommet skriftligt

klagomål


närarkiv,

server

5 år Diarieförs i


Särskilt formulär finns på www.nassjo.se

Mottagningsbevis Vid inaktualitet BU-kontorets

närarkiv,

server

Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Skickas till insändaren av klagomålet

Fullmakt Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Utredning, yttranden Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server

5 år Diarieförs i


Arkiveras med tillhörande klagomål


närarkiv,

server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Avser korrespondens som tillför information

till ärendet. Arkiveras med tillhörande kla-

gomål. Korrespondens av tillfällig eller

ringa betydelse för ärendet gallras vid inak-

tualitet.

Tjänsteskrivelse, förslag till beslut


5 år Diarieförs i



Beslut/dom Bevaras BU-kontorets

närarkiv,

server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet


27

1.16 Genomföra skyddsarbete

1.16.1 Genomföra skydds- och allergirond


Skyddsrondsprotokoll Bevaras Resp.

enhet/område

5 år Diarieföras

Riskbedömning Bevaras Resp. avdelning 5 år Diarieföras

Handlingsplan Bevaras Resp. avdelning 5 år Diarieföras

1.16.2 Hantera olycksfall/tillbud/skada


Sammanställning av

tillbud, olycksfall och arbetsskador

Bevaras Server 5 år Registreras i

verksamhets-system

Redovisas i nämnden och diarieförs

Riskbedömning/

handlingsplan

Bevaras Server 5 år Registreras i

verksamhets-

system

Avser hela verksamheter (ej enskild

person). Kan redovisas i nämnden och

diarieförs.

1.16.3 Rehabilitera


Rehabiliterings-

utredning

Bevaras Server Registreras i verksamhets-

system

*Personakt levereras till slutarkiv efter

anställningens upphörande

Arbetsförmåge-

bedömning

Bevaras Server Registreras i

verksamhets-

system

*Personakt levereras till slutarkiv efter

anställningens upphörande

Läkarintyg 2 år Server Registreras i

verksamhets-

system

Läkarutlåtande 2 år Server Registreras i verksamhets-

system

Omplacerings- utredning

Bevaras Server Registreras i

verksamhets-

*Personakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande

28

system

1.16.4 Följa upp årets arbetsmiljöarbete


Årlig översyn av arbetsmiljöarbetet


5 år Diarieförs i


Sammanställning av

medarbetarenkät

Bevaras Närarkiv 5 år Diarieförs i


29

1.17 Hantera skolskjutsar


Ansökan och beslut

om skolskjuts vid

växelvis boende

Bevaras Resp. handläggare 5 år Diarieförs i verk-

samhetssystem för

diariet

Ansökan och beslut

om skolskjuts som

blivit överklagade

Bevaras Resp. handläggare 5 år Diarieförs i verk-

samhetssystem för

diariet

Dispensansökningar

och beslut om skol-

skjuts i enskilt fall

Bevaras Resp handläggare 5 år Diarieförs i verk-


Avser ansökningar och beslut gällande sär-

skilda skäl

Ansökan och beslut

om skolskjuts med

bilagor

2 år Resp. handläggare Diarieförs i verk-samhetssystem för diariet

Om ansökan ej gäller vid växelvis boende,

om ärendet överklagats eller om det avser

särskilda skäl, se ovan.

Skolskjutsreglemente Bevaras Resp handläggare 5 år Diarieförs i verk-samhetssystem för

diariet

Ingår vanligen i nämndens handlingar

och avser rätten till skolskjuts.

Handlingar rörande

planering av skolskjut-

sar

3 år efter

senaste an-

teckning

Resp. handläggare Ordnas systematiskt Innehåller uppgifter om antagna entre-

prenörer, antal elever per skjuts, färdtid

mm. Kan gallras under förutsättning att

statistik bevaras.

För skolskjutsverk-

samheten inkomna

uppgifter, elevför-

teckningar, scheman

mm

Vid

inaktualitet

Resp. handläggare Ordnas systematiskt Avser bland annat uppgift om till kom-

munen inkomna bidrag, vad kommunen

har betalat ut och eventuellt vad som är

återbetalningspliktigt.

Lista över färdbe-vis/handlingar rörande

buss-/skolkort

2 år Resp.handläggare Ordnas systematiskt Gallras under förutsättning att vederbörlig

kontroll och redovisning skett.

Avtal/register över

antagna entreprenö-

rer

2 år Resp. handläggare Ordnas systematiskt Avtal med utförare gallras 2 år efter efter att

avtalet upphört

Årsstatistik över skolskjutsverksamheten



30

1.18 Hantera interkommunal ersättning


Ansökan och beslut

gällande skolgång i

annan kommun

Bevaras Resp.

handläg-

gare/verksa

mhetschef,

server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Innehåller ansökan, yttrande från rektor i

mottagande kommun och yttrande från

hemkommun, samt nämndens beslut, dele-

gerat till resp verksmhetschef. Delges

*vårdnadshavare, handläggare, förskolechef

eller rektor samt hemkommunen

Förteckning över elever

(folkbokförda i Nässjö

kommun) som undervi-

sas i annan kom-

mun/friskola

Bevaras Resp.

handläg-

gare/verks

am-

hetschef

5 år Ordnas systema-

tiskt

Tas fram terminsvis

Förteckning över elever

(folkbokförda i annan

kommun) som

undervisas i Nässjö

kommun

5 år efter det

att eleven

har avslutat

sin skolgång

Resp.

handläg-

gare/verks

am-

hetschef

Ordnas systema-

tiskt

Tas fram terminsvis

Handlingar rörande debitering och kontroll

10 år Resp. handläggare

Ordnas systema-tiskt

Tvisteärenden bevaras 10 år efter slutligt avgörande

Samverkansavtal Bevaras Resp.

handläg-

gare, server

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Överenskommelse om

interkommunal

ersättning

Bevaras Resp.

handläg-

gare

5 år Ordnas systema-

tiskt

31

1.19 Hantera reducerad avgift


Beslut om reduce-

rad avgift inom

förskola/ fritids-

hem

Bevaras Resp.

handläggare

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Sekretess enligt offentlighets- och sekretess-

lagen (2009:400) 23 kap. 1 § och 26 kap. 1 §

Ansökan om redu-

cerad avgift inom

förskola/fritidshem

Bevaras Resp.

handläggare

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Inklusive bilagor. Sekretess enligt offentlig-

hets- och sekretesslagen (2009:400) 23 kap.

1 § och 26 kap. 1 §

32

1.20 Hantera premier, stipendier och fonder


Ansökan om bidrag

ur Mobergska fon-

den

Bevaras Resp.

handläggare

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Nya ansökningar läggs in som en ny rad i

ärendet i verksamhetssystem för diariet

Ansökan om bidrag

ur Nils Lundströms

stipendiefond

Bevaras Resp.

handläggare

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Se ovan.

Övriga ansök-

ningar om bidrag

ur fonder

Bevaras Resp.

handläggare

5 år Diarieförs i

verksamhetssy-

stem för diariet

Se ovan.

Handlingar rö-

rande fördelning

och redovisning

av premier och stipendi-er

10 år Resp.

handläggare

Ordnas

systema-

innehåll...1 dokumenthanteringsplan version: 1.0 myndighet: barn- och utbildningsnämnden...

Documents