Kontrollutvalget Sekretariatet

Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel. 995 77 903, e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

Gjøvik, 5. mai 2016. J.nr./referanse: 09-16/ST/ks

KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Håkon Andreas Alm (H) Truls Wadd (Ap) Anne-Grethe Henriksen (Ap)

Kopi av innkallingen er sendt: • Ordfører og rådmann • Hedmark Revisjon IKS

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget:

Dato: Torsdag 12. mai 2016 Tid: Kl. 0830 – ca. 1500 Sted: Møterom 421, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Deltakelse fra andre i møtet:

• Rådmannen/administrasjonen er invitert til å orientere under følgende saker (fra kl. 0900): Sak 29 - Barnevern Sak 30 – NAV: Oppfølging tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet

Eventuelt forfall til møtet bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til 995 77 903, eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no

Med hilsen For leder i kontrollutvalget

Kjetil Solbrækken utvalgssekretær

KONTROLLUTVALGET I

STANGE KOMMUNE

SAKSLISTE

FOR MØTE I STANGE KOMMUNE Torsdag 12. mai 2016 kl. 0830.

(Rom 421, rådhuset)

SAK NR. 28/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12.04.16 SAK NR. 29/2016 FORUNDERSØKELSE: BARNEVERNET I STANGE

KOMMUNE Rådmannen/administrasjonen orienterer.

SAK NR. 30/2016 NAV: OPPFØLGING AV HELSETILSYNETS RAPPORT FRA

2014 VEDR. KVALIFISERINGSPROGRAMMET Rådmannen/administrasjonen orienterer.

SAK NR. 31/2016 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON SAK NR. 32/2016 SELSKAPSKONTROLL – PRESENTASJON AV

KONTROLLUTVALGETS OPPGAVE SAK NR. 33/2016 OVERORDNET ANALYSE - SELSKAPSKONTROLL SAK NR. 34/2016 REFERATSAKER

Gjøvik, 3. mai 2016. For utvalgsleder

Kjetil Solbrækken

utvalgssekretær Kopi til orientering: - Stange kommune v/ordfører, rådmann, økonomisjef og vararepresentanter til kontrollutvalget - Hedmark Revisjon IKS

1

SAK NR. 28/2016

Stange kommune

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12.04.16 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 12.05.16 Kjetil Solbrækken (sekr.) Nei

Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 12.04.16 Vedlegg 1

FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12.04.16 godkjennes.

SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra siste møte legges herved frem til formell godkjenning.

1

MØTEPROTOKOLL

KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE

Tirsdag 12. april 2016 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 – 1540. Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Truls Wadd (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Anne-Grethe Henriksen (Ap) Håkon Andreas Alm (H) Følgende varamedlemmer møtte: Arne Andreassen (PP), første vara for Anne-Grethe Henriksen Per Olav Hansen (H), første vara for Håkon Andreas Alm Ellers møtte: Ordfører: Nils Røhne (sak 22). Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud (sak 20 og del av sak 22), økonomisjef Jan Christian Eriksen (sakene 21 og del av sak 22), kultursjef Solbjørg Tveiten (sak 21) og leder for flyktningetjenesten Bente Habberstad Ryen (sak 21). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisorer Laila Irene Stenseth (begge møtte under sakene 25 og 26). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.

Til behandling: SAK NR. 19/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 01.03.16 Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 01.03.16 godkjennes.

SAK NR. 20/2016 FORUNDERSØKELSE: BARNEVERNET I STANGE KOMMUNE

Fra behandlingen: Med bakgrunn i at barnevernleder var forhindret fra å møte ble den planlagte generelle informasjonen om barnevernet og den påtenkte forundersøkelsen besluttet utsatt.

2

Etter avtale orienterte rådmann Stein Erik Thorud om oppslag i media (TV2 mv.) omkring en enkeltsak knyttet til et akuttvedtak om plassering av barn rett etter fødselen. Oppslag på TV2.no ble delt ut i møtet. Ordfører deltok under behandlingen av saken og supplerte med informasjon. Saken ble behandlet i lukket møte, jf. kommunelovens § 31 og offentlighetslovens § 13.

Vedtak, enstemmig: 1. Forundersøkelse og presentasjon av barnevernet i Stange kommune utsettes til neste møte.

2. Rådmannens informasjon om barnevernssak omtalt i media tas til orientering. Kontrollutvalget har merket seg at saken er til behandling i Fylkesnemnda for barnevernssaker den 12-13. april 2016.

SAK NR. 21/2016 FORUNDERSØKELSE: INTEGRERING AV

FLYKTNINGER

Fra behandlingen: Kultursjef Solbjørg Tveiten innledet med å orientere om virksomhetsområdet Kultur og fritid og de ulike tjenestene/avdelingene innenfor området (kulturskolen, biblioteket, fritidsklubben, flyktningetjenesten/ kvalifiseringssenteret mv.). Det ble også informert om økonomi/budsjett og strategier, herunder fokus på synlighet og omdømmebygging. Leder for flyktningetjenesten (underlagt virksomhet Kultur og Fritid) Bente Habberstad Ryen orienterte med utgangpunkt i følgende tema: • Overordnet målsetting og fokusområder i integreringsplan for

flyktninger i Stange kommune. • Organisering av flyktningetjenesten (administrasjon,

programrådgiverteam, oppfølgingsteam og kvalifiseringssenter).

• Resultater av introduksjonsordningen. • Flyktningetjenestens ansvar (bosetting, kvalifisering og

integrering av flyktninger). • Rapportering • Utvikling/trender mht. kvalifisering av flyktninger • Suksessfaktorer (tverrfaglig og tverretatlig samarbeid,

samarbeidsavtale med NAV og barneverntjenesten, samorganisert og samlokalisert flyktningetjeneste/ kvalifiseringssenter, teamorganisering, undervisning – NAV, barnevern og helsesøster, bruk av integreringstilskudd – behov, styrke tjenester – verktøy og forpliktelse, arbeidsrettet norsk,

3

praksisoppfølger – lærer og programrådgivere ut på praksisplass, bosetting)

• Bruk av integreringstilskudd • Organisering av inkluderingsarbeidet (illustrasjon) • Utfordringer fremover (økt kvote og boliger, enslige

mindreårige og boform – barneverntjenesten har hovedansvar, praksisplasser i offentlige virksomheter).

Vedtak, enstemmig: 1. Kultursjefens presentasjon av virksomhetsområdet Kultur og

fritid tas til orientering.

2. Presentasjon av flyktningetjenesten tas til orientering. Med bakgrunn i administrasjonens informasjon i møtet og medieomtale har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har organisert flyktningarbeidet på hensiktsmessig måte og at man lykkes godt med integreringsarbeidet.

3. Kontrollutvalget mener integrering av flyktninger er av stor

viktighet for Stange kommune og ønsker å følge med i kommunens arbeid på området. Området innarbeides i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon 2017-2019.

SAK NR. 22/2016 HEDMARK REVISJON IKS – FREMTIDIG

AVREGNINGSLØSNING MED EIERKOMMUNENE – NYTT FORSLAG FRA SELSKAPET

Fra behandlingen: Utvalgssekretær supplerte saksfremstillingen med orientering om vedtak i kontrollutvalget i Ringsaker kommune den 5/4-16 i samme sak. Kontrollutvalget i Ringsaker kommune vedtok å ikke imøtekomme Hedmark Revisjon IKS sitt forslag om å avskrive fordringen fra 2014 med bakgrunn i at kontrollutvalget ikke har fullmakt til å avskrive fordringer. Saken ble drøftet sammen med ordfører og rådmann.

Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget har vurdert forslag fra styret i Hedmark

Revisjon IKS om å avskrive kommunens/kontrollutvalgets fordring på selskapet fra 2014 på kr. 389 144.

2. Ut fra en helhetsvurdering mener kontrollutvalget det prinsipielt er mest riktig at selskapet retter forespørsel om gjeldsettergivelse og finansiering av selskapet direkte til eierne.

3. Kontrollutvalget har tidligere vært positive til å bidra til å

finne løsning på selskapets finansielle utfordring. Kontrollutvalget ønsker fortsatt å bidra, og tilbyr eier/kommunestyret å finansiere et eventuelt egenkapitalinnskudd i selskapet gjennom avskriving av kontrollutvalgets fordring på selskapet fra 2014.

4

SAK NR. 23/2016 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Vedtak, enstemmig: INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET:

Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering.

SAK NR. 24/2016 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2016

Fra behandlingen: Utvalgssekretær orienterte om utvalgte tema fra konferansen.

Vedtak, enstemmig: 1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2016 tas til orientering.

2. Kontrollutvalget tar med seg følgende tema til videre drøfting i det pågående arbeidet med overordnet analyse:

• Åpenhet i kommuneforvaltningen • Antikorrupsjonsarbeid i kommunen

SAK NR. 25/2016 ANALYSE AV KOSTRA-TALL (FORELØPIGE TALL

FOR 2015)

Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisorer Laila Irene Stenseth presenterte kostra-analysen. Daglig leder Morten Alm Birkelid supplerte. Følgende ble delt ut i møtet:

• Kostra-analyse/presentasjon utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS

Vedtak, enstemmig: Hedmark Revisjon IKS sin presentasjon av foreløpige kostratall

for 2015 tas til orientering.

SAK NR. 26/2016 OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON

Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisorer Laila Irene Stenseth presenterte innspill til overordnet analyse. Daglig leder Morten Alm Birkelid supplerte. Følgende ble delt ut i møtet:

• Notat utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS: Innspill til overordnet analyse for forvaltningsrevisjon

Vedtak, enstemmig: 1. Revisors innspill til overordnet analyse tas til orientering.

5

2. Saken følges opp på neste møte.

SAK NR. 27/2016 REFERATSAKER

Følgende saker ble referert: 1. Kommunal planlegging kan bli mer effektiv (Orientering om

KS-rapport fra Asplan Viak AS) 2. Datatilsynet øker bruken av gebyrer for å sørge for at

personopplysningsloven følges (artikkel) 3. Tilsyn til besvær (sammendrag fra rapport om kommunens

som barnehagemyndighet, herunder kommunens tilsyn med private barnehager)

4. Diverse avisartikler 5. Forsinket revisjonsberetning og utsettelse av politisk

behandling av årsregnskapet (henvendelse fra Hedmark Revisjon IKS) – forslag om tidspunkt for behandlingen i kontrollutvalget

6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 7. Artikkelen «Fra en hverdag i frihet til isolasjon og

behandling» (fra tidsskriftet «Samfunn for alle») – artikkelen ble delt ut i møtet.

Vedtak, enstemmig: 1. Referatsakene tas til orientering.

2. Det tas til orientering at det er fastsatt et ekstra møte i kontrollutvalget tirsdag 24/5-16 kl. 0830 i forbindelse med behandling av årsregnskap 2015 for Stange kommune og Stange kommunale boligforetak KF. Kontrollutvalgets møte den 10/5-16 kl. 0830 er flyttet til den 12/5-16 kl. 0830.

Stange, 12. april 2016.

RETT UTSKRIFT: Stange, 12. april 2016.

Kjetil Solbrækken utvalgssekretær

6

NESTE MØTE Dato: Torsdag 12. mai 2016 Tidspunkt: Kl. 0830 Aktuelle saker:

• Barnevern • Oppfølging av Helsetilsynets rapport fra 2014 vedr.

kvalifiseringsprogrammet/NAV • Videreføring av overordnet analyse – forvaltningsrevisjon • Selskapskontroll:

Presentasjon av kommunens prinsipper for eierstyring Overordnet analyse - risikovurderinger og foreløpige

prioriteringer

Saker til senere oppfølging: • Regnskap 2015 for Stange kommune – kontrollutvalgets uttalelse • Regnskap 2015 for Stange kommunale boligforetak KF –

kontrollutvalgets uttalelse • Kostra (sommeren 2016): Presentasjon av rådmannens kostrahefte (KU-

sak 12/16) • Intern evaluering vedr. tjenestetilbudet til funksjonshemmede –

orientering v/rådmannen (KU-sak 13/16) • Internkontroll:

Overordnet internkontroll – rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14)

Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16)

Tidligere vedtak til oppfølging: • Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15) • Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) • Samhandlingsreformen – div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) • Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets

rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) – oppfølging 2015

• 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) • Interkommunale samarbeid - videreføring forundersøkelse (ku-sak

12/15) • Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter vedr. innkjøp:

Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler

Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): • Kostra-analyse mm. (jf. vedtak KU-sak 07/16)

Møteplan 2016: • Tirsdag 19.01.16 kl. 0830 • Tirsdag 01.03.16 kl. 0830 • Tirsdag 12.04.16 kl. 0830 – i tillegg til vedtatt møteplan • Tirsdag 10.05.16 kl. 0830 – endret til torsdag 12.05.16 kl. 0830 • Tirsdag 24.05.16 kl. 0830 – i tillegg til vedtatt møteplan • Tirsdag 21.06.16 kl. 0830 • Tirsdag 06.09.16 kl. 0830 • Tirsdag 25.10.16 kl. 0830 • Tirsdag 13.12.16 kl. 0830

1

SAK NR. 29/2016

Stange kommune FORUNDERSØKELSE: BARNEVERNET I STANGE KOMMUNE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 12.04.16 (utsatt)

12.05.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

1. Diverse avisartikler vedr. omtale av konkret barnevernssak Vedlagt

FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: I tråd med vedtak i kontrollutvalget er rådmannen/administrasjonen invitert til å orientere. Saken er to-delt:

1) Oppfølging av vedtak i kontrollutvalgets møte den 1/3-16 (sak 17/16 Overordnet analyse – forvaltningsrevisjon):

Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre forundersøkelser som en del av den overordnede analysen, og ber i den forbindelse rådmannen om en presentasjon av følgende områder:

• Barnevern (stikkord: generell presentasjon av tjenesten, organisering,

utvikling/trender, mål for tjenesten, måloppnåelse, etterlevelse av lover og regler, kostnadseffektiv drift, utfordringer/risikoer osv.)

2

2) Oppfølging av konkret barnevernssak:

Kontrollutvalget fikk i sitt møte den 12/4-16 en orientering av rådmann Stein Erik Thorud om oppslag i media (TV2 mv.) om en enkeltsak knyttet til et akuttvedtak om plassering av barn rett etter fødselen. Ordfører deltok også under behandlingen av saken og supplerte. Det ble fattet slikt vedtak i saken:

1. Forundersøkelse og presentasjon av barnevernet i Stange kommune utsettes til neste

møte. 2. Rådmannens informasjon om barnevernssak omtalt i media tas til orientering.

Kontrollutvalget har merket seg at saken er til behandling i Fylkesnemnda for barnevernssaker den 12-13. april 2016.

Kontrollutvalget ønsker en oppdatering av saken med særlig fokus på kommunens/barnevernets egen gjennomgang/vurdering og videre oppfølging/håndtering etter Fylkesnemndas vedtak.

Vedlagt saken følger et utdrag av medieomtale i saken inkludert rådmannens leserinnlegg i Stangeavisa den 28/4-16. I hvilken grad kontrollutvalget ønsker å gå videre med ytterligere undersøkelser omkring barnevernet i Stange kommune en drøftingssak og saken legges derfor frem uten forslag til vedtak.

1

VEDLEGG TIL SAK 29/2016

Leserinnlegg Stangeavisa 28. april 2016

Barneverntjenesten i Stange kommune De siste dagene har det blitt rettet en del oppmerksomhet mot barnevernet, nasjonalt og i Stange. Stange kommune har mottatt en rekke henvendelser og det har dukket opp flere påstander om barneverntjenesten.

Alltid, i enhver barnevernssak, foretas det vanskelige avveininger. Vi erkjenner at barnevernssaker er krevende og berører følelser hos mange. Barnevernets hovedoppgave er å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Barnevernet skal dessuten bidra til at barn og unge får trygge oppvekstsvilkår (Barnevernloven § 1).

Det er viktig å understreke at det foreligger regler for taushetsplikt som styrer hva en offentlig virksomhet kan gå ut med av informasjon om enkeltsaker. For å bidra til en nyansert debatt er det samtidig nødvendig å sikre at faktaopplysninger er korrekte. Status i den omtalte barnevernsaken er per i dag, at et akuttvedtak er fattet av kommunen, og godkjent av Fylkesnemnda. Partene (foreldre og barneverntjenesten) har inngått en avtale om opphold i familie/barn-senter. Det betyr at saken ikke er avsluttet, at akuttvedtaket fortsatt står ved lag, og at endelig avgjørelse tas i Fylkesnemnda i juni.

I saker som dreier seg om omsorgsovertakelse er det bare Fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker som kan gjøre vedtak om omsorgsovertakelse. Saken skal utredes og forberedes av kommunens barneverntjeneste. Det forekommer at barn og unge tas ut av hjemmet på akuttvedtak og er midlertidig plassert i beredskapshjem, mens de venter på avklaring knyttet til videre omsorgssituasjon. Om barneverntjenesten har innstilt på omsorgsovertakelse i sin saksutredning, kan Fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker treffe annen beslutning slik at foreldrene allikevel får omsorgsansvar for barna.

Saksgangen i akuttsaker er: • Akuttvedtak i kommunen. Vedtaket stadfestes innen 48 timer av Fylkesnemnda

v/nemndsleder, som gir midlertidig godkjenning • Kommunen har 6 uker til å fremme saken for Fylkesnemnda for barnevern og sosiale

saker i Hedmark og Oppland. Sistnevnte kan bruke så lang tid de trenger for å beramme saken.

• Privat part (foreldrene) kan påklage akuttvedtak. • Etter mottak av klagen har Fylkesnemnda ei uke på seg til å vurdere om vilkårene for

akuttplassering foreligger. Private parter og barneverntjeneste (med advokater) møter da fylkesnemndas leder.

2

• Om nemnda mener vilkår for akuttplassering foreligger, kan private parter påklage vedtaket.

• Klage på Fylkesnemndas vedtak i en akuttsak hvor barneverntjenesten gis medhold i at vilkårene for akuttplassering er oppfylt, er gjenstand for rettslig overprøving til tingretten, og kan fremmes videre i rettsapparatet til lagmannsretten (som selv vurderer om saken skal behandles der).

• Parallelt foregår forberedelse til ordinær behandling i Fylkesnemnda. Fylkesnemnda består av 1 nemndleder (jurist), 1 sakkyndig medlem og 1 medlem fra «det alminnelige utvalg».

• Når saken er behandlet i Fylkesnemnda og beslutning fattet, kan både kommune og private parter påklage beslutningen til tingretten, deretter videre i ordinær rettsbehandling.

Barneverntjenesten er avhengig av å ha tillitt i befolkningen. Barneverntjenesten i Stange ønsker et godt samarbeid med foreldre og jobber hele tiden med å sette brukerne i fokus. Målsettingen er at alle skal oppleve å bli møtt med respekt og ydmykhet.

Med bakgrunn i oppmerksomheten omkring barnevernsaken i Stange kommune den siste tiden, vil rådmannen be Fylkesmannen om en ekstern gjennomgang av sakens detaljer, når den endelige nemndsbehandlingen er avsluttet. Barnevernstjenesten i kommunen forvalter et stort ansvar. De har en krevende jobb som utfordrer både faglig og mellommenneskelig, og det er kanskje en av samfunnets viktigste oppgaver barnevernet er satt til å ivareta. Derfor er det også viktig å lære av de erfaringene som gjøres og hele tiden jobbe med fagutvikling og kvalitetsheving i tjenesten til beste for innbyggerne i Stange kommune.

Rådmann Stein Erik Thorud Kommunalsjef Tove Nordli Selnes

Tirsdag 12. april 2016

Et avsporet barnevern i Stange? Stangeavisa mener

Lars Kristian Seierstad Publisert: 12.04.2016 12:12:42 Oppdatert: 12.04.2016 12:12:37 New 0 0

• Print • E-mail

Vi er overbevist om at barnevernet i Stange gjør en god jobb for mange barn i kommunen vår. Likevel – noe skurrer.

De siste dagene har TV2 formidlet den hjerteskjærende historien om samboerparet Natasha Olsen Myra og Erik Olsen Myra fra Stange. Bare timer etter at tvillingjentene deres ble født i fjor, opplevde de at barnevernet i Stange inntok fødeavdelingen, med politiets hjelp, og fratok dem barna. De fikk aldri sjansen til å prøve seg som foreldre, til tross for et solid støtteapparat rundt seg i familien og støtteerklæringer fra fagfolk som mener de vil fungere godt som foreldre.

Også vi i Stangeavisa har fått flere henvendelser fra andre foreldre de siste årene, som opplever at barnevernet i Stange ikke møter dem på en god måte. De har ikke ønsket å stå frem med sine historier, av hensyn til barna, og det har derfor ikke vært mulig å følge opp med redaksjonelle saker. Men fellesnevnerne for dem som har tatt kontakt med Stangeavisa har vært sorg og frustrasjon over å føle seg forhåndsdømt og mistenkeliggjort av barnevernets ansatte. De har opplevd liten evne og vilje til å lytte. De møter manglende vilje hos saksbehandlerne til å skille mellom fakta og personlig synsing. Foreldrene opplever kort sagt barnevernet mer som motspillere enn medspillere. De merker lite til barnevernets målsetting om å hjelpe foreldrene til å fylle rollene sine på en bedre måte.

Vi i Stangeavisa har ingen kompetanse til å vurdere om vedtakene barnevernet gjør er rette eller gale. Det vi imidlertid ser, er et lokalt barnevern som sliter med å møte brukerne på en ydmyk og respektfull måte. Om dette gjelder enkeltansatte eller organisasjonen som helhet, vet vi ikke. Uansett mener vi rådmannen, som øverste leder, nå må ta tak i denne utfordring-en. Barnevernet har stor makt, og det er påkrevet at medarbeiderne fyller jobbene sine med klokskap og menneskelighet. Til barnas og familienes beste.

- See more at: http://www.stangeavisa.no/debatt/leder/et-avsporet-barnevern-i-stange#sthash.9PsBwktD.dpuf

1

TV 2.NO (24.04.16)

Barnevernets saksbehandler i tvillingsaken kalte besteforeldrene for «enkle mennesker»

3:20

Nå beklager Stange kommune ordbruken.

Beklager Nå kan TV 2 fortelle at barnevernets saksbehandler, under et møte, kalte foreldre til Erik – altså besteforeldrene til tvillingene – for «enkle mennesker».

Rådmannen i Stange kommune beklager, og sier at denne saksbehandleren fra nå av ikke lenger skal følge opp Natasha, Erik og familien.

Det var under et møte i midten av mars uttalelsen fra saksbehandleren kom.

Sjokkerte Fire personer var med på møtet: Natasha og Erik, Mona Utheim som har hjulpet dem, og Hege Jensen som bistår tvillingforeldrene under møter.

Alle ble sjokkert da saksbehandleren uttalte seg til Erik om hans foreldre. Diskusjonen handlet om deres omsorgsevne for barn, og møtet ble dokumentert med skjulte opptak.

Den kontroversielle uttalelsen kommer da saksbehandleren viser til observasjoner av besteforeldrene under samvær med tvillingjentene.

2

«Enkle mennesker» Saksbehandleren sier: «…vi ser at foreldrene dine er omsorgsfulle mennesker, men enkle mennesker.»

Det reageres etter hvert sterkt på uttalelsen.

Hege Jensen, Bistandshjelpa, sier: «…når du sitter og sier at de er enkle mennesker. Så er det en uttrykksform som du bruker?...i utgangspunktet?»

Saksbehandleren: «Det var kun et begrep som jeg bruker nå. Jeg bruker ikke det i noe notat, nei.»

Hege Jensen, Bistandshjelpa: «Jeg er overraska. Jeg er meget overrasket.»

Graverende – Det er graverende rett og slett. Jeg har aldri vært borte i liknende i forhold til barnevernssaker, sier Jensen til TV 2.

– Det gikk en sånn gisp gjennom rommet da den setningen kom. Det er ikke til å tro at et menneske kan sitte å karakterisere andre på den måten der, sier Utheim, som er en støttespiller for tvillingforeldrene.

Besteforeldrene anmelder Besteforeldrene, som ikke var tilstede, ble orientert om hva de hadde blitt kalt. De har politianmeldt saksbehandleren for ærekrenkelser.

– Vi ble ordentlig forbannet begge to. Vi har jo to unger selv som vi har fostret opp. De er nå 25 og 21 år. Så det er ingenting som tilsier at vi er dårlige omsorgpersoner, sier bestefaren Jan-Erik Myra til TV 2.

Blir fulgt opp TV 2 har spilt av det skjulte opptaket for rådmannen i Stange kommune, Stein-Erik Thorud.

Han beklager.

– Utgangspunktet for meg er at vi skal omtale innbyggere i Stange, klienter og andre vi har med å gjøre, på en respektfull måte. Begrepet «enkle mennesker» hører ikke hjemme i den terminologien. Jeg beklager at det begrepet blir brukt.

– Hva vil du gjøre med det?

– Det får vi følge opp som en intern sak.

– Hun er saksbehandler på saken nå. Og har sagt dette. Blir hun tatt av saken?

– Det kan jeg ikke ta stilling til her og nå.

– Hvilken respekt er det for andre mennesker å bruke slike begreper?

3

– Jeg sa tidligere at jeg forventer av denne organisasjonen uansett at vi omtaler hverandre på en respektfull måte. Begrepet «enkle mennesker» hører ikke hjemme i den terminologien. Det beklager jeg.

– Men det ble brukt av henne?

– Det beklager jeg.

Ber om granskning Etter intervjuet opplyser rådmannen at det etter en helhetsvurdering er besluttet at saksbehandleren ikke lenger skal følge opp familien.

Han varsler også at kommunen vil be fylkesmannen granske barnevernets behandling av Erik og Natasha.

Han understreker at han verken har instruksjonsrett eller innsynsrett i det kommunale Barnevernets arbeid, samt at mediefokuset på saken gjør at det er behov for en uavhengig vurdering.

– Jeg har tillitt til Barnevernet, men tror det er viktig at vi nå får en gjennomgang av denne saken. Og får belyst alle sider ved den av en tredjepart, sier rådmannen.

1

TV 2.NO (APRIL 2016)

La frem kritisk rapport om Natasha og Erik før de ble gjenforent med barna

GJENFORENT MED BARNA: Barnevernet hentet tvillingene til Natasha og Erik på fødestua, kun få timer etter fødselen. Hovedbegrunnelsen var at Natasha var psykisk utviklingshemmet, noe som senere er blitt tilbakevist. Foto: TV 2

Advokaten reagerer kraftig på at barnevernet la fram en kritisk sakkyndig-rapport før foreldrene ankom på fredag.

Advokat Astrid Gjøystdal reagerer på at Barnevernet i Stange la fram en kritisk sakkyndig-rapport for behandlerne på mor/barn-institusjonen der den lille familien nå skal oppholde seg, før foreldrene var kommet dit.

– Rapporten inneholder feilaktige opplysninger om Natashas evnenivå og det blir helt galt om den ensidig brukes i planleggingen av oppholdet, sier advokat Gjøystdal.

Hun varsler at hun nå vil sende inn korrigerende dokumentasjon til senteret, blant annet fra en privat psykologekspert som har helt andre konklusjoner.

Ikke god nok omsorgsevne Sakkyndig-rapporten ble etter det TV 2 får opplyst, bestilt av Fylkesnemda før Barnevernets krav om varig omsorgsovertakelse av tvillingene nylig ble behandlet. Den konkluderer med at tvillingforeldrene ikke har god nok omsorgsevne. Før psykologspesialisten som har skrevet rapporten fikk forklart seg, kalte nemndlederen partene inn til et møte. Barnevernet inngikk en avtale med Erik og Natasha om at de skal få prøve seg som tvillingforeldre, først gjennom et opphold på en mor/barn-institusjon.

2

Denne løsningen ble vurdert som uaktuell av Barnevernet da de tok tvillingene på sykehuset etter fødselen, med hovedbegrunnelsen at Natasha er psykisk utviklingshemmet. Avtalen som ble inngått står også i klar motstrid til innstillingen fra den sakkyndige psykologen.

Evnemessige utfordringer Hun har skrevet rapporten etter samtaler med Natasha og Erik og Barnevernet, samt observasjoner under samvær fram til april i år. Konklusjonen er at foreldrene, til tross for vilje til å ta imot veiledning og ønske om gjenforening med barna, ikke vurderes å å ha den omsorgsevnen som skal til for å kunne gi spedbarna adekvate og tilstrekkelige omsorgsbetingelser.

– Det framholdes i rapporten at Natasha har kognitive svakheter, men dette stemmer ikke. Det er rett og slett feil, noe to nye undersøkelser av henne dokumenterer, sier advokaten til TV 2.

I sakkyndigrapporten hevdes det at Natasha har evnemessige utfordringer, og det refereres blant annet til en undersøkelse en nevropsykolog gjorde av henne i 2014, der det er gjengitt en lav IQ-skår.

– Under nemndsmøtet ble denne nevropsykologen utspurt, og han innrømmet at IQ-skåren var blitt så lav på grunn av noe som måtte være en feil, muligens en regnefeil. Det er helt uforståelig at den sakkyndige bruker evnemessige utfordringer som argument mot henne, så lenge en professor og en ekspert-psykolog har undersøkt henne og konkludert med at hun er godt innenfor normalen, sier advokat Gjøystdal.

Anbefaler fosterhjem Slik TV 2 forstår det er den sakkyndiges vurderinger gjort uavhengig av diagnosen psykisk utviklingshemming, som Barnevernet brukte som hovedbegrunnelse for aktuttvedtaket.

Psykologspesialisten kritiserer foreldrenes samspill med barna under samvær og legger blant annet vekt på at Natasha har sannsynlige ubearbeidede psykiske traumer.

– Dette er rett og slett feil, og det kan dokumenteres. For psykologen som Natasha gikk til behandling hos konkluderer ikke slik,. Det går klart fram av dokumentene i saken, sier Astrid Gøystdal.

Hun forstår heller ikke vurderingene som er gjort av Eriks omsorgsevner.

Han vurderes i rapporten å ha svekket omsorgsevne fordi han ikke deler bekymringene knyttet til Natashas fungering og mener de er vanlige foreldre som kan klare seg med ordinær hjelp fra helsestasjonen ved siden av familienettverket.

Den endelige konklusjonen i sakkyndigrapporten er at tvillingene bør vokse opp i fosterhjem med sine beredskapsforeldre.

Får hjelp av fosterforeldrene Advokaten understreker at hun er glad for at Fylkesnemnda ikke har lagt konklusjonen til grunn, i og med at de har godtatt en avtale som gjør at foreldrene blir gjenforent med tvillingene sine. Familien skal først gjennom et opphold på mor/barn-institusjonen, der de nå deltar i et opplegg i samarbeid med fosterforeldrene.

3

– Men det er avgjørende for saken videre at rapporten ikke blir fremlagt som en sannhet av Barnevernet, sier advokaten, som understreker at hun opplever institusjonen der tvillingforeldrene nå får hjelp og evaluering som et bra sted som håndterer saken profesjonelt.

TV 2 har vært i kontakt med arbeidsstedet til den sakkyndige og bedt henne ta kontakt, men hun har ikke ringt tilbake.

Rådmannen i Stange kommune sier han ikke har innsyn i Barnevernets arbeid og derfor ikke kan kommentere advokatens kritikk.

1

TV 2.NO (15/4-16)

STEMPLET NATASHA FEILAKTIG SOM PSYKISK UTVIKLINGSHEMMET:

Barnevernet nekter å beklage til Natasha og Erik

1:50

– Stange barnevern må kanskje på et voksenopplæringskurs, for å si det litt flåsete.

I går kveld ble det klart at Erik og Natasha Myra Olsen får igjen tvillingjentene sine, etter at Barnevernet fratok dem barna få timer etter fødselen.

Da saken ble behandlet i Fylkesnemnda denne uken, ble løsningen at foreldrene først skal være sammen med barna igjen på en familie-barn-institusjon, før de etter hvert kan ta dem med hjem.

Nemnda konkluderte også med at Natasha feilaktig ble stemplet som psykisk utviklingshemmet, noe som ble tungt vektlagt da barnevernet fratok dem barna. I ettertid konkluderte to ekspertrapporter at hun var innenfor normalområdet. Likevel har barnevernet gått inn for varig omsorgsovertakelse.

– Leit at moren ble stemplet som psykisk utviklingshemmet Men på tross av vedtaket i Fylkesnemnda, vil ikke Barnevernet i Stange kommune i dag beklage at de hentet barna.

– Det er veldig leit at denne moren har opplevd å bli stemplet som psykisk utviklingshemmet når det fremkommer i etterkant at det har vært feil, sier kommunalsjef i Stange kommune, Tove Nordli Selnes, til TV 2.

2

– Beklager du det?

– Jeg synes det er veldig leit.

– Men beklager du det?

– Jeg kan jo ikke beklage en leges diagnostisering,

– Men dere har jo møtt henne, Barnevernet har jo møtt henne mange ganger, og ment at hun er psykisk utviklingshemmet?

– Vi har bygget vår argumentasjon på en leges diagnostisering, sier Selnes.

Heller ikke ordføreren i Stange vil beklage.

– Barnevernet overprøver ikke diagnoser, sier ordfører Nils A. Røhne.

– Men kan du ikke beklage nå at dere har brukt feil diagnose?

– Vi har ikke ansvar for at det er en feil diagnose.

– Må på et voksenopplæringskurs Familiens advokat, Astrid Gøystdahl, mener saken må få konsekvenser for Barnevernet.

– Den må få et faglig etterspill i både Stange barnevern, som kanskje må på et voksenopplæringskurs, for å si det litt flåsete. Og det vil antagelig være nødvendig i alle andre kommuner å se litt på rutinene, sier Gøystdahl.

Natasha har også en beskjed til andre som opplever det hun og Erik har vært gjennom siden fødselen:

– Jeg vil bare si til de som er oppi samme situasjon at de aldri må slutte å kjempe. Aldri.

1

TV 2.NO (15/4-16)

Fremskrittspartiet krever at Barnevernet granskes

SORG:Natasha og Erik Myra Olsen ble fratt sine to to nyfødte barn rett etter fødselen. FOTO: TV 2

Erik og Natasha må vente 2-3 uker før de får vite om de får tvillingene tilbake.

Natasha og Erik Myra Olsen, som opplevde at barnevernet tok tvilling-jentene deres kun timer etter fødselen på sykehuset, må vente i to til tre uker på den endelige beslutningen fra Fylkesnemnda.

Behandlingen av saken ble i dag avsluttet i Fylkesnemda i Hedmark og Oppland. Blant de som forklarte seg, var de to psykolog-ekspertene som har undersøkt Natasha og fastslår at hun ikke er psykisk utviklingshemmet, stikk i strid med det Barnevernet har hevdet. Det var dette som ble brukt som hovedbegrunnelse for å ta barna, og plassere dem i fosterhjem.

Saken har vakt sterke reaksjoner i hjemkommunen til Natasha og Erik, og Truls Gihlemoen, som er kommunestyrerepresentant for Fremskrittspartiet, krever nå granskning.

– Det er viktig at innbyggerne i Stange kommune føler at de kan stole på barnevernet. For å opprettholde tilliten vil vi be om en gjennomgang av tjenesten. Vi vil også vite hvilke rutiner barnevernet har for å dokumentere at tjenesten utføres på en god måte, sier han til TV 2.

2

Undersøkte ikke bestefar-alternativ Fremskrittspartiet vil legge fram en lang liste med spørsmål til administrasjonen under neste kommunestyremøte.

Også bestefaren til tvillingjentene, som ønsker å stille opp for å hjelpe Natasha og Erik sammen med sin samboer og familien, forklarte seg onsdag. Denne muligheten skal ikke ha blitt undersøkt av Barnevernet, noe advokaten til foreldreparet mener er i strid med loven.

Det er spesielt at Natasha har blitt diagnostisert som lettere psykisk utviklingshemmet som har vært et stridspunkt i saken.

«Diagnose utifra en antagelse»

–Legen som satte diagnosen vil ikke kommentere saken, men i en forklaring han har avgitt, skriver han:

«Diagnosen var benyttet utifra en antagelse og et inntrykk for å forklare hvilket behov Natasha hadde for hjelp».

Da saken var oppe i Fylkesnemnda denne uken, tok saken en ny vending. Barnevernet hadde da ikke et klart svar på om de mener Natasha er psykisk utviklingshemmet.

1

SAK NR. 30/2016

Stange kommune NAV: OPPFØLGING AV HELSETILSYNETS RAPPORT FRA 2014 VEDR. KVALIFISERINGSPROGRAMMET Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 12.05.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

1. Helsetilsynets rapport datert 26/11-14

Vedlagt: Vedlegg 1

FORSLAG TIL VEDTAK:

SAKSOPPLYSNINGER: Med bakgrunn i forundersøkelse av NAV Stange, presentert av Hedmark Revisjon IKS i kontrollutvalgets møte den 23/10-14, ba kontrollutvalget om å få seg forelagt tilsynsrapport etter tilsyn fra Fylkesmannen rettet mot kvalifiseringsprogrammet. Rapporten ble lagt frem for kontrollutvalget i deres møte den 12/2-15 der det ble fattet slik vedtak (sak 07/15):

1. Helsetilsynets rapport fra tilsyn med Stange kommunes ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet, tas til orientering.

2. Kontrollutvalget ønsker å følge opp påpekt avvik er korrigert, og at endringer i rutiner/systemer faktisk fungerer i praksis etter at det er gått en tid. Saken følges opp i første kvartal 2016 ved at rådmannen inviteres til å orientere om kommunens oppfølging av saken.

Vedlagt saken følger rapporten fra Helsetilsynet etter gjennomført kontroll i perioden 14/3 - 24/11 2014. I tråd med kontrollutvalgets vedtak fra 12/2-15 er rådmannen invitert til å orientere. Saken legges frem uten forslag til vedtak.

2

Kort om kvalifiseringsprogrammet (kilde: Regjeringen.no – artikkel oppdatert 11.11.2014 | Arbeids- og sosialdepartementet )

Kvalifiseringsprogrammet retter seg mot personer med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne, som har ingen eller svært begrensede ytelser i folketrygden.

Formålet med kvalifiseringsprogram med tilhørende kvalifiseringsstønad er å bidra til at flere i målgruppen kommer i arbeid. Tilbudet skal gis til personer som vurderes å ha en mulighet for å komme i arbeid gjennom tettere og mer forpliktende bistand og oppfølging.

Kvalifiseringsprogrammet retter seg mot personer med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne, som har ingen eller svært begrensede ytelser i folketrygden. Dette handler i stor grad om personer som uten et slikt program ville vært avhengige av økonomisk sosialhjelp som hovedinntektskilde over lengre perioder.

Arbeidsrettet program Kvalifiseringsprogrammet er et fulltidsprogram. Programmet skal være individuelt tilpasset og arbeidsrettet, slik at det kan være med på å støtte opp under og forberede overgangen til arbeid. Aktiviteter som kan inngå i programmet vil være et bredt sett av statlige arbeidsmarkedstiltak, kommunale arbeidstrenings- og sysselsettingstiltak og ulike former for motivasjons- og mestringstrening. Det kan i tillegg settes av tid til helsehjelp, opptrening og egenaktivitet.

De som fyller inngangskriteriene har en rett til kvalifiseringsprogrammet, forutsatt at arbeids- og velferdsforvaltningen kan tilby et tilpasset program. Programmet skal gjelde for en periode på inntil ett år og etter særskilt vurdering inntil to år.

Rett til stønad Deltakerne i kvalifiseringsprogrammet har rett til kvalifiseringsstønad, gitt som en individuell standardisert ytelse på nivå med introduksjonsstønaden, dvs. to ganger grunnbeløpet i folketrygden. Personer under 25 år får 2/3 av dette. I tillegg gis det barnetillegg. Stønaden skal skattlegges som arbeidsinntekt. Deltakerne på kvalifiseringsprogrammet inngår i personkretsen som kan få statlig bostøtte. Kvalifiseringsstønad innebærer forutsigbarhet, og gir stønadsmottakeren mulighet for å planlegge sin økonomi over tid.

NAV lokalt har ansvaret Forvaltningen av kvalifiseringsprogrammet er i likhet med forvaltningen av økonomisk sosialhjelp lagt til de lokale NAV-kontorene. Kvalifiseringsprogrammet ble fram til 1. januar 2010 faset inn i takt med etableringen av NAV-kontorer i kommunene. Fra 1. januar 2010 skal alle kommuner tilby kvalifiseringsprogram for utsatte grupper uavhengig av etableringstidspunktet for NAV-kontoret.

Vedtak om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad kan påklages til fylkesmannen i fylket.

Endelig rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Stange kommune 2014

Fylkesmannen i Hedmark

Oppfølging av tilsynet Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Vurdering av styringssystemet

7. Regelverk

8. Dokumentunderlag

9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Hedmark gjennomførte i perioden 14.03.14 – 24.11.14 tilsyn med Stange kommune / Nav Stange. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre

forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen var avgrenset til to hovedområder:

l Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

l Om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Det ble gitt 1 avvik under revisjonen.

Avvik 1:

Stange kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, at deltakers program har et forsvarlig faglig innhold ved programperiodens oppstart .

26.11.2014

Virksomhetens adresse: Postboks 214, 2336 STANGE Tidsrom for tilsynet: 14.03.14 – 24.11.14

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stange kommune i perioden 14.03.14 – 24.11.14. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav etter lov om sosiale

tjenester i arbeids– og velferdsetaten § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen

gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

l hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

l tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

l tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre

undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

l Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

l Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stange kommune har omlag 19300 innbyggere.

I 2013 mottok 4,1 % av innbyggerne i aldersgruppen 20-66 år økonomiske ytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav. Tilsvarende tall for landet for øvrig var 3,9 %.

233 husstander i Stange kommune mottok stønad i 6 mnd. eller mer. Gjennomsnittlig stønadslengde

for mottakere i alder 25-66 år var 6,2 mnd. Andel mottakere av økonomisk stønad som hovedinntektskilde var 47,1 %. Stange kommune hadde, på tilsynstidspunktet, 18 deltakere i

Kvalifiseringsprogram.

Nav Stange har, i tillegg til de obligatoriske oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav, også

ansvaret for økonomisk rådgiving.

Kontoret har 37 ansatte. Arbeidet med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er i

hovedsak lagt til to ansatte som har et særlig ansvar for kontorets arbeid med kvalifiseringsprogram.

Det gjennomføres ukentlige drøftingsmøter i forhold til vedtak etter sosialtjenesteloven. Drøftingen har

hovedfokus på tildeling av økonomisk stønad, men kan også være en arena for drøfting av

problemstillinger knyttet til kvalifiseringsprogram. Det gjennomføres også kontormøter for

gjennomgang av resultater. Vedtak om tjenester etter lov om sosiale tjenester gjøres av den enkelte

saksbehandler. Kontoret er organisert med Nav-leder og to avdelingsledere. Det er også utpekt fagansvarlig for kvalifiseringsprogram. Fagansvarlig er underlagt avdelingsleder og skal ha en rolle som rådgiver for avdelingsleder i faglige spørsmål og ellers være en faglig pådriver, og bidra i

utviklingsarbeid. Fagansvarlig har jevnlige møter med avdelingsleder. Nav-leder rapporterer til kommunalsjef og er del av rådmannens ledergruppe.

Marit S. Amlien revisor

Anne Beathe Hortenrevisor

Solveig Hansen revisjonsleder

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no

Stange kommune sin overordnede styring av Nav-kontoret foregår gjennom tertialvis rapportering og årsrapportering. I tillegg er det lagt kommunale indikatorer i målekortet som månedlig formidles til

kommunens ledelse. Nav-leder er underlagt kommunalsjef og har faste møtepunkter i denne linjen. Stange kommune har også implementert et gjennomgående kvalitetsverktøy/avviksverktøy EQS hvor

også Nav-kontorets faglige prosedyrer og avviksmelding/behandling er innlemmet. Nav Stange har utarbeidet et internkontrollsystem med den hensikt å sikre at tjenesteytingen ivaretar krav i

lovgivningen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.03.14

Åpningsmøte ble avholdt 30.09.14

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 01.10.14

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med om Stange kommune sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av

kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig tildeling undersøkte tilsynet nærmere om kommunen

sikret tilgjengelighet til tjenesten, forsvarlige identifiseringsprosesser, forsvarlig informasjon om retten til kvalifiseringsprogram og om kommunen sikret forsvarlige kartleggings, vurderings og beslutningsprosesser ved tildeling av kvalifiseringsprogram. Innenfor temaet forsvarlig gjennomføring

undersøkte tilsynet nærmere om tidsfrist for iverksetting av program ble overholdt og om innhold og

omfang av tjenester under gjennomføring av kvalifiseringsprogram var forsvarlig.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke:

l Om Stange kommune sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram.

l Om Stange kommune sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

5. Funn

Avvik 1:

Stange kommune sikrer ikke, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, at deltakers program har et forsvarlig faglig innhold ved programperiodens oppstart.

Avviket bygger på følgende:

1. Det ble avdekket 4 program som ikke hadde innhold som tilfredsstiller kravet til at programmet skal være på full tid ved oppstart.

2. Det iverksettes utbetaling av kvalifiseringsstønad før ønsket innhold i deltakers program er

igangsatt.

3. Fordi planlagt innhold i deltakers program ikke er igangsatt ved programperiodens oppstart tilfredsstiller ikke den enkeltes program kravet til at programmet skal være på full tid ved oppstart.

( 37,5 timer pr. uke.)

4. Kontorets prosedyrer og kontrollplan for arbeidet med kvalifiseringsprogram inneholder ikke kontrollaktiviteter egnet til å sikre arbeidet med oppstart av kvalifiseringsprogram.

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no

5. Problemstillingen rundt sikring av full tids program ved oppstart var meldt som avvik og derfor kjent av ledelsen ved kontoret uten at alternative tiltak var iverksatt på tidspunktet for tilsynet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

l Lov om sosiale tjenester i Nav § 29 (kvalifiseringsprogram)

l Lov om sosiale tjenester i Nav § 30 (kvalifiseringsprogrammets innhold)

l Lov om sosiale tjenester i Nav § 31 (Iverksetting av program)

l Lov om sosiale tjenester i Nav § 4 (krav til forsvarlighet)

l Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (internkontroll)

l Forskrift om internkontroll for kommunen i Nav §§ 4 og 5.

l Forskrift om kvalifiseringsprogram- og stønad § 1

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at

den virksomhet Nav Stange driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen

oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å

basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sørge

for dette. Internkontrollsystemet må også forventes å ivareta det forhold at personer med behov for

tjenester etter sosialtjenesteloven til dels er grupper som på grunn av egen situasjon kan ha vansker

med å ivareta egne rettigheter.

Tilsynet viste at Nav Stange hadde klare styrings- og ansvarslinjer som er innarbeidet og kjent i kontoret. Arbeidet med kvalifiseringsprogram er i stor grad beskrevet i gjennom prosedyrer og det er utarbeidet en kontrollplan for sikring av leders oppfølging og kontroll. Som det fremgår av funn gjort

under tilsynet så har denne kontrollplanen mangler i forhold til å fange opp feil som kan oppstå i

forbindelse med oppstart av programperiode. Kontrollplanen og prosedyrebeskrivelsene er også noe

mangelfulle i forhold til å sikre krav til tjenesteytingen under gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Som det fremgår av funn fra tilsynet er det ikke utarbeidet styringstiltak / prosedyrebeskrivelser som er

nødvendige for å sikre at den enkelte deltakers program har et forsvarlig faglig innhold ved

programperiodens oppstart. Dette fører til at det kan være en risiko for at program som er mangelfulle

ved oppstart ikke blir fanget opp og at brukere som har rett til kvalifiseringsprogram ikke får program

med forsvarlig innhold.

7. Regelverk

l Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen

l Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

l Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

l Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av

betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

l Samarbeidsavtale mellom Stange kommune og Nav Hedmark

l Kommunens delegasjon til Nav-kontoret

l Prosedyrer som gjelder tildeling og gjennomføring av KVP

l Organisasjonskart som viser styringslinjer

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no

l Rollebeskrivelser: Videredelegering, fagansvarsrollen, stillingsbeskrivelser

l Dokumentasjon knyttet til opplæring

l Oversikt over ansatte

l Introduksjon av nyansatte

l Beskrivelse av kommunens avvikssystem, prosedyre i EQS

l Rutine for internkontroll KVP

l Evaluering av organisasjonsplan

l Resultat av ROS analyse november 2013

l Målekort for Nav Stange

l Stikkprøveskjema for tildeling av økonomisk sosialhjelp og KVP

l Prosedyre for evaluering av kvalifiseringsprogram

l Prosedyre fremmøtelister, lønnsmeldinger, utbetaling av kvalifiseringsstønad, ferie, permisjon og fravær for deltakere i kvalifiseringsprogram

l Prosedyre ved manglende kontakt med deltaker i kvalifiseringsprogram

l Prosedyre for saksbehandling ved søknad om kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

l 15 saksmapper; nye søkere av økonomisk stønad.

l 15 saksmapper; langtidsmottakere av økonomisk stønad på tilsynstidspunktet.

l 15 saksmapper til personer som har/har hatt vedtak om kvalifiseringsprogram etter 01.01.2014.

l Samtale mal for kartlegging/oppstartsamtale med brukere i kvalifiseringsprogram

l Beskrivelse av grensesnitt/oppgavebeskrivelse for alminnelig råd og veiledningsplikt og informasjon.

l Kartleggingsskjema til bruk ved kartlegging av nye brukere.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

l Varsel om tilsyn

l Oversendelse av program for tilsyn

l Diverse e-post og telefonkontakt for praktiske avklaringer.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke

personer som ble intervjuet.

Eva Jemblie Monssen Nav leder X X X Tove N. Selnes Kommunalsjef (møtte for rådmann) X X X Kari Severinsen Avdelingsleder X X X Tone Foss Johansen Fagansvarlig øk. sosialhjelp X X

Kristin Jentoftsdatter Fagansvarlig oppfølging

arbeidssøkere X X

Mona Engebakken Fagansvarlig gjeldsrådgivning X

Henriette Holager Fagansvarlig kvalifiseringsprogram X X X Jannicke Landmark Veileder KVP X X X Jane E Andreassen Veileder sosial X X

Aud Helene Fjeldseth Avdelingsleder X X X Birgitte Vedum Skaare

Fagansvarlig mottak X X

Bjarki Steinarsson Veileder mottak X X X

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Seksjonssjef Solveig Hansen, revisjonsleder Seniorrådgiver Anne Beathe Horten Seniorrådgiver Marit Skjerven Amlien Sverre Nesheim fra Statens Helsetilsyn deltok som observatør

Bjørn Ivar Lutnæs Nestleder X X Gunnar Elvsveen Veileder i mottak X

Dokumentet er hentet fra http://www.helsetilsynet.no

1

SAK NR. 32/2016

Stange kommune OVERORDNET ANALYSE - FORVALTNINGSREVISJON Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 19.01.16

01.03.16 12.04.16 10.05.16

Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

1. Organisasjonskart for kommunen 2. Innspill fra Hedmark Revisjon IKS (notat delt ut i møtet

den 14/4-16) 3. Generell oversikt over tjenesteområder i en kommune 4. Kap. 6 i Kontrollutvalgsboken (Planer for

forvaltningsrevisjon og selskapskontroll)

Vedlegg 1 Vedlegg 2 Ikke vedlagt Ikke vedlagt

FORSLAG TIL VEDTAK:

1. Sekretær bes om å oppdatere og strukturere oversikten over innspill/forslag som er fremkommet så langt.

2. Saken følges opp på neste møte.

SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Saken er en videreføring av «brainstorming» og diskusjoner de siste to møtene omkring aktuelle tema og prioritere i forbindelse med forvaltningsrevisjon.

Nedenfor følger oversikt over stikkord/tema fremkommet så langt i prosessen. Det ligger ingen grundige risiko- og vesentlighetsvurderinger bak innspillene. Oversikten er ment som grunnlag for videre diskusjoner mv.

2

Stikkord fra «brainstorming», møte19/1-16: Skole:

• Lærernes hverdag, ledelse på skolen (rektorrollen, lederopplæring for lærerne, etterlevelse av rutiner/mobilbruk)

• Mobbing (samtale med rådmannen, koordinering mot Fylkesmannens tilsynsrolle)

Helse- og omsorg: • Individuell plan (IP) og personlig

koordinator (PK). Er kommunene for restriktive med å ta i bruk planene? Følges planene opp og etterleves i praksis?

• Rutiner for tildeling av tjenester – dagtilbud, korttidsplass, støttekontakt, institusjonsplass (søkerens behov vs. kommunens kapasitet)

Barnevern • Generell forundersøkelse

Interkommunale samarbeid: • Hedmark IKT (skifte fokus fra drift til

strategi, jf. Pwc-rapport)

Stikkord fra diskusjon i møte 1/3-16: • Ledelse • Interkommunalt samarbeid

(måloppnåelse, kundeorientering, effektiv drift – Hedmark Revisjon IKS)

• Integreringsenheten (nyopprettet enhet) • Næringsutvikling • Stabsfunksjoner • Kommunens utviklingsarbeid (kapasitet,

kompetanse, metodisk gjennomføring) • Samhandlingsreformen • Styring av byggeprosjekter • Helse: Samlokaliseringen innen enheten

(skal inn i evalueringsperiode) • Tilrettelagte tjenester • Varsling (kontrollutvalgets rolle mv.) • Kommunal planlegging • Oppfølging av politiske vedtak • Eierstyring • Kostra (kritisk blikk på kommunen bruk:

hva legges frem, hvordan fremstilles tallene, kvaliteten på analysene)

Tidligere vedtak i kontrollutvalget: • Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15) • Samhandlingsreformen – div. spørsmål (ku-

vedtak 04/13) • Overordnet internkontroll – rådmannens

ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14)

• Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser

mellom 100 000 og 500 000 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Hedmark IKT

• Kartlegging av saksbehandlingstider (utvalgte tjenester) – KU sak 24/14

• Implementering av ny arkivplan – KU-sak 41/14.

• Generell prioritering av Helse og omsorg i planleggingen av forvaltningsrevisjon (KU-vedtak sak 51/14)

• Videreføre forundersøkelser rettet mot interkommunale samarbeid (jf. KU-vedtak sak 12/15)med fokus på:

Måloppnåelse Effektiv drift Kunde-/brukertilfredshet Benchmarking Internkontroll (avvikshåndtering

og risikovurderinger) Innspill fra Kontrollutvalgskonferansen 2016: (vedtak møte 14/4-16):

• Åpenhet i kommuneforvaltningen • Antikorrupsjonsarbeid i kommunen

Andre innspill: • Virksomhetsområde Kultur og fritid • Tema: Korrupsjon

Stikkord fra diskusjon i møte 14/4-16: • IKT i skolen (oppfølging av tidligere

revisjonsrapport) • Sykefravær • Rusarbeidet i Stange (jf. kostra-tall) • Kommunal planlegging kan bli mer

effektiv (KS-rapport fra Asplan Viak AS) • Informasjonssikkerhet

Vedtak i møte den 14/4-14 – Integrering av flyktninger:

Kontrollutvalget mener integrering av flyktninger er av stor viktighet for Stange kommune og ønsker å følge med i kommunens arbeid på området. Området innarbeides i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon 2017-2109.

3

Innspill fra revisor (møte 19/1-16):

• Skolemiljø /mobbing • Internkontroll refusjoner (f.eks

sykepengerefusjoner) • Budsjett – oppfølging og justeringer • Tjenestetilbudet til funksjonshemmede • Barnevern • Tverrfaglig samarbeid • Bekymringsmeldinger • Plan og byggesaksbehandling • Samhandlingsreformen • Forebyggende helsearbeid • Ressurs- og kompetanseutvikling,

forsterket tilbud • Evt. utskrivningsklare pasienter • Koordinering av tjenester innen pleie- og

omsorg (med utg.punkt i f-eks psykiatri) • Helsetjenester til «beboere» i statlige

institusjoner i kommunen • IKT . IKT sikkerhet, bruk av IKT i

undervisning etc.

• Bruk av øremerkede tilskudd/midler • Barnevern • Psykiatri Helsesøster/helsestasjon • Pleie og omsorgssektor. (Evt. andre

sektorer hvor pkt. under er fremtredene) • Arbeid for å hindre sykefravær • Heltid/deltid • Bruk av vikarer • Arbeidsmiljø • Sikring av eiendeler – inventar og utstyr • Vedlikehold av bygg- og eiendom –

forvaltning, drift og vedlikehold • Styring av byggeprosjekter –

Internkontroll, oppfølging av økonomi • Forvaltning av tilskuddsordninger –

innen f.eks kultur • Integrering av flykninger og innvandrere • Tilpasset opplæring og

spesialundervisning • Grunnskoleopplæring for voksne • Kommunen og skoleeierrollen

Kort om overordnet analyse: Utgangspunktet for saken er kravene i forskrift om kontrollutvalg § 10 som sier at:

”Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon”.

Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.”

Fra kommentarene til § 10 i forskrift om kontrollutvalg står bl.a. følgende:

Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens/fylkeskommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan forforvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. I uttrykket ”risiko- og vesentlighetsvurderinger” ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten.

4

Gjennom analysen skal det samles nødvendig informasjon om det aktuelle området, identifiseres mulige avvik eller svakheter og legges grunnlag for beslutningen om hvor det skal iverksettes forvaltningsrevisjon (systematiske vurderinger). En slik analyse kan også bygge på relevant informasjon fra andre dokumenter som er utarbeidet i kommunens/fylkeskommunens plan- og analysearbeid.

Valg av metode og opplegg for gjennomføring av overordnet analyse ble behandlet i egen sak. Her ble kontrollutvalget presentert et enkelt opplegg for gjennomføring av overordnet analyse av kommunen. I hovedsak går dette på å innhente informasjon fra eksterne kilder først, før man går på kartlegginger og undersøkelser internt. Overordnet analyse gjennomføres som en prosess gjennom første halvår 2016. Målet er å legge frem en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunestyret høsten 2016. Nedenfor følger noen lysark som ble benyttet av sekretær i forbindelse med egen sak om valg av opplegg og metode for overordnet analyse:

5

6

RÅDMANNEN

HR oginformasjonsavdeling

Økonomi ogadministrasjonsavdeling

Kommunalsjef

OPPVEKSTKommunalsjef

SAMFUNNSUTVIKLING

BarnehagerArstad skole

Breidablikk skoleEspa skole og barnehage

Hoberg skoleSolvin skoleStange skoleTangen skoleVallset skole

Åsbygda skoleOttestad ungdomsskoleRomedal ungdomsskoleStange ungdomsskole

Åkershagan opplærings og aktivitetssenter

Plan-, bygg og oppmålingsavdelingHedmarken landbrukskontor

KommunalteknikkEiendomsavdeling

Jus/politisk sekretariatKultur og fritid

Kommunalsjef

HELSE OG OMSORG

Helsetjenester i hjemmetStange helse og omsorgssenter

Ottestad helse og omsorgssenterLille Kjonerud bofellesskap

Tilrettelagte tjenesterHelse og rehabilitering

Barn og familieNAV

HIPPT*

Interkommunallegevakt

Samfunnsmedisinsk enhetIKAD*

SkatteoppkreverenKommuneentrepenøren

Hru*HIAS*HIB*Har*

HIKT*

HIPPT = Hamarregionens Interkommunale Pedagogisk Psykologisk TjenesteHru = Hamarregionen utvikling

HIAS = Hedemarken Interkommunale avløpssambandHIB = Hedemarken interkommunale brann- og feievesen

Harr = Hamarregionen reiselivHIKT = Hedmark IKT

IKAD= interkommunal akutt døgnhopphold

Tjenesteenheten

Oppdatert november 2015

1

SAK NR. 33/2016

Stange kommune

SELSKAPSKONTROLL: PRESENTASJON AV KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 12.05.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

1. Kontrollutvalgsboken kap. 8 – Selskapskontroll (veileder fra Departementet, 2015)

Vedlegg 1

FORSLAG TIL VEDTAK:

Utvalgssekretærens presentasjon av kontrollutvalgets lovpålagte oppgave med selskapskontroll tas til orientering.

SAKSOPPLYSNINGER: Saken er utdypende informasjon om en av kontrollutvalgets lovpålagte oppgaver og en innledning til arbeidet med å lage en plan for selskapskontroll, basert på en overordnet analyse. Hensikten med saken er å bidra til forståelse og innspill til senere diskusjoner om prioritering av kontroll av kommunalt eide selskaper. Vedlagt saker følger kap. 8 i Kontrollutvalgsboken (veileder fra departementet) som beskriver oppgaven på en fin måte. Sekretær vil gi en kort presentasjon i møtet. Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave for kontrollutvalget. Dette fremgår av kommunelovens § 77 nr. 5:

5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.

2

Oppgaven er videre omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6:

Kap. 6. Selskapskontroll § 13.Selskapskontroll

Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.

Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden

Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.

Endret ved forskrift 6 des 2012 nr. 1151 (i kraft 1 jan 2013). § 14.Selskapskontrollens innhold

Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).

Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3.

§ 15.Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten.

Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse.

59

Selskapskontroll8.

Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontroll­utvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll.

Stadig mer av den kommunale virksomheten organiseres utenfor den ordinære kommunale forvaltningen. Dette kan være aksjeselskaper, interkommunale selskaper eller andre selvstendige rettssubjekter.

«Selskapskontroll er relativt nytt, men vi har gode erfaringer med såvel bestilling som gjennomføring. Vi opplever at kommunestyret mener det er nyttig med slik kontroll og det er avkommet gode og konstruktive debatter når vi har presentert selskapskontrollrapportene overfor kommunestyret.» (Kontrollutvalgsleder, Ski)

Slike fristilte organisasjoner kan utgjøre en utfordring for folkevalgt styring, innsyn og kontroll, på grunn av at de ligger utenfor kommunestyrets direkte styring og administrasjonssjefens internkontroll. Hvordan kommunestyret forvalter eierskapene sine, er viktig

for å sikre kvalitet på tjenester og god forvaltning av kommunens verdier. God forvaltning av eierskapene er også viktig for kommunens omdømme. Formålet med eierskapet og eventuelle prinsipper for hvordan eierstyringen utøves, er et godt utgangspunkt for kontrollutvalget når de skal påse at eierskapene forvaltes i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget, og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll.

Organisering av kommunale tjenesterDet kan være ulike begrunnelser for at kommuner oppretter eller går inn i selskaper:

effektivisering av driften klarere ansvarsforhold behov for å samarbeide med andre

om tjeneste produksjon investering med tanke på økonomisk profitt investering pga. samfunnsansvar og/eller for

å støtte lokale initiativ

I oversikten under vises ulike organisasjonsformer som kommunene har tatt i bruk når de har organisert virksomheter på andre måter enn den tradisjonelle etatsorganiseringen.

8. SElSKAPSKontRoll

60

Organisasjonsform bør velges med utgangspunkt i hvilke oppgaver som skal utføres og formålet kommunen har med selskapsetableringen. Valg av organisasjonsform påvirker også kommunens styringsmuligheter og muligheten for kontroll og tilsyn. Dette er viktige hensyn som kommunestyret må ta stilling til når de velger hvordan den kommunale virksomheten skal organiseres. Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyrets saker knyttet til etablering av selskaper, og se etter om kontroll- og tilsynskonsekvensene er vurdert.

Spesielt om stiftelserDen organisasjonsformen som gir minst mulighet for direkte politisk styring og kontroll, er stiftelser. En stiftelse er selveiende, og har formelt sett ingen eiere som kan ha direkte styring med stiftelsen. Heller ikke stifteren har rettslig sett slik styringsmulighet. Et vedtak fattet i stiftelsens styre er endelig og kan ikke omgjøres av et kommunalt organ. En kommunal stifter kan legge rammer for stiftelsens virksomhet ved å fastsette stiftelsens vedtekter, men dette må skje når vedtektene formuleres. Det kan være en krevende prosess å endre vedtektene på et senere tidspunkt. På grunn av den begrensede muligheten kommunen har for styring og kontroll, bør kommunestyret og kontrollutvalget være spesielt oppmerksomme ved bruk av denne organisasjonsformen.

Bruk av stiftelse som organisasjonsform

I Kvinnherad kommune ønsket kommunestyret å skille ut næringsfondet som en stiftelse. Da denne saken ble satt opp på sakslisten til kommunestyret, fanget kontrollutvalget opp saken, og stilte spørsmål om hvorvidt kontroll- og tilsynsperspektivene var tilstrekkelig vurdert når en planla å organisere næringsfondet som stiftelse.

Kontrollutvalget viste til kommunens eierskaps-strategi, hvor det understrekes en del sentrale hensyn som bør vurderes ved valg av selskaps-form. Det som trekkes særskilt frem, er vilkårene og behovet for politisk styring. Det er videre eksplisitt uttalt at stiftelser ikke anbefales for virksomheter som krever eierstyring.

Kontrollutvalget mente at vedtaksgrunnlaget ikke i tilstrekkelig grad tok hensyn til eierskaps-strategien og de kontrollmessige konsekvensene av organisasjonsvalget. Kontrollutvalget mente at det i denne saken ville være behov for politisk eierstyring og at stiftelse derfor ikke var egnet som organisasjonsform.

Kontrollutvalget fikk kommunestyret til å utsette behandlingen av saken mens kontrollutvalget utredet spørsmål knyttet til innsyn, offentlighet, styring og forvaltning.

Organisasjonsform og lovhjemmel Type organ Eiere Eierorgan Kontrollutvalgets verktøy Innsyn

Kommunalt foretak (koml. kap. 11) Forvaltningsorgan. Kommunen kan bestemme at utvalgte tjeneste områder kan organiseres som kommunalt foretak. Foretaket er fortsatt en del av kommunen.

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. § 77

Interkommunalt styre (koml. § 27) Forvaltningsorgan, men ikke alltid eget rettssubjekt. To eller flere kommuner kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver.

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. §§ 77 og 80

Vertskommune- samarbeid (koml. §§ 28a, 28b og 28c)

Forvaltningsorgan. En kommune overlater utførelsen av lovpålagte oppgaver til en vertskommune.

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. § 77 (gjelder vertskommunen)

Interkommunalt selskap (IKS) (IKS-loven) Eget rettssubjekt som reguleres av IKS-loven. Et IKS er et selskap der bare kommuner kan delta, men det er rettslig og økonomisk adskilt fra deltaker-kommunene.

Kommunen Representantskap Generelt tilsyn. Selskapskontroll (både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon).

Fullt innsyn jf. koml. § 80

Aksjeselskap (AS) – heleid av kommunale aktører (aksjeloven)

Eget rettssubjekt. Kommunen Generalforsamling Generelt tilsyn.Selskapskontroll (både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon).

Fullt innsyn jf. koml. § 80

AS/ASA – deleid av kommunale aktører (aksjeloven og allmenn aksjeloven)

Eget rettssubjekt. Kommunen og private aktører

Generalforsamling Generelt tilsyn. Selskaps kontroll (eierskaps-kontroll, og forvaltnings revisjon etter samtykke om innsyn).

Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Samvirke-foretak (SA) (samvirke loven) Eget rettssubjekt. Samvirkeforetaket er en sammenslutning med hovedformål å fremme medlemmenes økonomiske interesser ved at disse deltar i foretakets virksomhet som forbrukere, leverandører eller lignende.

Medlemmene Årsmøte Generelt tilsyn. Selskaps kontroll (eierskaps-kontroll, og forvaltnings revisjon etter samtykke om innsyn).

Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Stiftelse (stiftelsesloven) Eget rettssubjekt. Med stiftelse forstås en formuesverdi som er stilt til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig, økonomisk eller annen art. Når stiftelsen er opprettet, har oppretteren ikke lenger rådighet over formues verdien som er overført til stiftelsen.

Ingen, selveiende Styret Ingen, dersom ikke noe er avtalt. Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

8. SElSKAPSKontRoll

61

Organisasjonsform bør velges med utgangspunkt i hvilke oppgaver som skal utføres og formålet kommunen har med selskapsetableringen. Valg av organisasjonsform påvirker også kommunens styringsmuligheter og muligheten for kontroll og tilsyn. Dette er viktige hensyn som kommunestyret må ta stilling til når de velger hvordan den kommunale virksomheten skal organiseres. Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyrets saker knyttet til etablering av selskaper, og se etter om kontroll- og tilsynskonsekvensene er vurdert.

Spesielt om stiftelserDen organisasjonsformen som gir minst mulighet for direkte politisk styring og kontroll, er stiftelser. En stiftelse er selveiende, og har formelt sett ingen eiere som kan ha direkte styring med stiftelsen. Heller ikke stifteren har rettslig sett slik styringsmulighet. Et vedtak fattet i stiftelsens styre er endelig og kan ikke omgjøres av et kommunalt organ. En kommunal stifter kan legge rammer for stiftelsens virksomhet ved å fastsette stiftelsens vedtekter, men dette må skje når vedtektene formuleres. Det kan være en krevende prosess å endre vedtektene på et senere tidspunkt. På grunn av den begrensede muligheten kommunen har for styring og kontroll, bør kommunestyret og kontrollutvalget være spesielt oppmerksomme ved bruk av denne organisasjonsformen.

Organisasjonsform og lovhjemmel Type organ Eiere Eierorgan Kontrollutvalgets verktøy Innsyn

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. § 77

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. §§ 77 og 80

Kommunen Kommunestyret Generelt tilsyn. Forvaltnings revisjon. Fullt innsyn jf. koml. § 77 (gjelder vertskommunen)

Kommunen Representantskap Generelt tilsyn. Selskapskontroll (både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon).

Fullt innsyn jf. koml. § 80

Kommunen Generalforsamling Generelt tilsyn.Selskapskontroll (både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon).

Fullt innsyn jf. koml. § 80

Kommunen og private aktører

Generalforsamling Generelt tilsyn. Selskaps kontroll (eierskaps-kontroll, og forvaltnings revisjon etter samtykke om innsyn).

Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Medlemmene Årsmøte Generelt tilsyn. Selskaps kontroll (eierskaps-kontroll, og forvaltnings revisjon etter samtykke om innsyn).

Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Ingen, selveiende Styret Ingen, dersom ikke noe er avtalt. Innsyn må avtales eller baseres på åpne kilder

Kommunalt foretak (koml. kap. 11) Forvaltningsorgan. Kommunen kan bestemme at utvalgte tjeneste områder kan organiseres som kommunalt foretak. Foretaket er fortsatt en del av kommunen.

Interkommunalt styre (koml. § 27) Forvaltningsorgan, men ikke alltid eget rettssubjekt. To eller flere kommuner kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver.

Vertskommune- samarbeid (koml. §§ 28a, 28b og 28c)

Forvaltningsorgan. En kommune overlater utførelsen av lovpålagte oppgaver til en vertskommune.

Interkommunalt selskap (IKS) (IKS-loven) Eget rettssubjekt som reguleres av IKS-loven. Et IKS er et selskap der bare kommuner kan delta, men det er rettslig og økonomisk adskilt fra deltaker-kommunene.

Aksjeselskap (AS) – heleid av kommunale aktører (aksjeloven)

Eget rettssubjekt.

AS/ASA – deleid av kommunale aktører (aksjeloven og allmenn aksjeloven)

Eget rettssubjekt.

Samvirke-foretak (SA) (samvirke loven) Eget rettssubjekt. Samvirkeforetaket er en sammenslutning med hovedformål å fremme medlemmenes økonomiske interesser ved at disse deltar i foretakets virksomhet som forbrukere, leverandører eller lignende.

Stiftelse (stiftelsesloven) Eget rettssubjekt. Med stiftelse forstås en formuesverdi som er stilt til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig, økonomisk eller annen art. Når stiftelsen er opprettet, har oppretteren ikke lenger rådighet over formues verdien som er overført til stiftelsen.

EierstyringFor å sikre tilstrekkelig folkevalgt styring og kontroll med eierskapene, er det en forutsetning at kommunen utarbeider overordnede system og retningslinjer for utøvelse av eierstyringen. Dette kan blant annet være rutiner for rapportering, evaluering og oppfølging av eierskapene. I tillegg er det viktig at kommunen tydeliggjør hvilken strategi og hvilke målsettinger den har overfor de ulike selskapene de har eierandeler i.

KS har utarbeidet et sett av anbefalinger knyttet til eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper og foretak (2015). Disse anbefalingene kan brukes som utgangspunkt for å utarbeide en eierstrategi og/ eller eierskapsmelding.

Hva er selskapskontroll?Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. I heleide kommunale selskap har kontroll-utvalget rett til å være til stede i generalforsamling, representantskap og andre eierorgan. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal derfor varsles når slike møter skal holdes. Det er viktig at kontrollutvalget tar stilling til om de vil benytte seg av møteretten, både for å holde seg orientert om selskapene, og som et ledd i sin kontroll. Den som utfører selskapskontroll på kontrollutvalgets vegne, kan være tilstede på general-forsamling mv.

I hovedsak skilles det mellom eierskapskontroll, som er obligatorisk, og frivillig forvaltningsrevisjon. Praksis

EksempelI hvilken grad utøver kommunen kontroll med selskapene i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse?

EksempelI hvilken grad viser selskapets nøkkeltall en forsvarlig økonomisk drift?

EksempelI hvilken grad etterlever selskapet regelverket for offentlige anskaffelser?

Eierskapskontroll(obligatorisk)

Forvaltnings-revisjon(frivillig)

8. SElSKAPSKontRoll

62

tilsier at det kan være en glidende overgang mellom disse to hovedkategoriene.

EierskapskontrollEierskapskontrollen omhandler kontroll av om «den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger».

Eierskapskontroll fokuserer på hvordan kommunen utøver eierstyring. Videre om den som representerer kommunens interesser på generalforsamlingen eller i representantskapet, treffer beslutninger i samsvar med relevant lovgivning, og for øvrig opptrer i tråd med kommunens vedtak og forutsetninger for forvaltningen av eierinteressene.

En viktig forutsetning for at kontrollutvalget kan gjennomføre eierskapskontroll, er at kommunen har tydeliggjort hvilke strategier og målsetninger kommunen har med eierskapene. Utgangspunktet for eierskapskontroller vil derfor gjerne være å undersøke om kommunen har etablert konkrete formål eller føringer for eierskapene, gjerne i form av en eierskaps-strategi eller -melding.

Problemstillinger ved en eierskapskontroll

Har kommunen etablert tydelige føringer for eierskapene sine?

Har kommunen en eierskapsmelding?

Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser?

Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eier-interesser?

Er rutinene gode nok, og blir de etterlevd?

Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse?

Valgfri forvaltningsrevisjonForvaltningsrevisjon vil være aktuelt dersom funn fra den obligatoriske eierskapskontrollen, eventuelt andre tips og politiske vedtak og/eller føringer, gjør at kontrollutvalget mener det er forhold som trenger å bli nærmere undersøkt.

Forvaltningsrevisjon vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. For å

kunne gjennomføre en forvaltningsrevisjon i et selskap kan kontrollutvalget bruke sin innsynsrett i selskapet eller få samtykke til innsyn.

Tema for forvaltningsrevisjon i selskaper måloppnåelse offentlige anskaffelser habilitet etikk og samfunnsansvar arbeidsmiljø økonomisk drift

Er det mulig å skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskap?Det gjennomføres i praksis en rekke selskapskontroller som kombinerer elementer fra både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon.

Dette kan være kontroller i enkeltselskap der en gjør en kartlegging av for eksempel økonomisk status, innkjøpsrutiner, og sykefravær og lignende. Dette er undersøkelser som ikke bare fokuserer på eierskaps-forvaltningen og kommunens kontroll med selskapene, men som også ser på selve driften i det aktuelle selskapet. Samtidig går ikke undersøkelsen i dybden slik som en forvaltningsrevisjon vil gjøre. En slik kontroll vil i hovedsak være av beskrivende karakter, uten nødvendigvis å basere seg på noen konkrete revisjons-kriterier, slik det er krav om i en forvaltningsrevisjon. Flere selskapskontroller vil også kombinere eierskaps-kontroll og forvaltningsrevisjon.

Offentlige anskaffelserEn gjennomgang av rutiner for anskaffelser og etterlevelse av anskaffelsesregelverket krever at prosjektet gjennomføres som en forvaltnings-revisjon, på grunn av at en da må undersøke selskapsinterne forhold.

Det kan argumenteres for at overgangen mellom de to formene for selskapskontroll er så glidende at det i liten grad er hensiktsmessig å definere dem som to helt ulike undersøkelser, med ulike krav til undersøkelsesdesign. Det som skiller den ene undersøkelsen fra den andre, er ikke formen på undersøkelsen, men forskjellen i formål, problemstillinger og metodisk tilnærming.

Hvem kan gjennomføre selskapskontroll?Kontrollutvalget avgjør selv hvem de ønsker skal utføre selskapskontroll. Når det gjelder eierskapskontroll, kan dette gjøres av alle med nødvendig uavhengighet og kompetanse. Forvaltningsrevisjon er per definisjon revisjon, og kan derfor kun utføres av en revisor.

8. SElSKAPSKontRoll

63

Samarbeid mellom sju kommuner om en felles selskapskontroll

«Det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Brannvesenet Sør-Rogaland IKS (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltnings revisjon).»

Problemstillingene som ble utledet av formålet var knyttet til følgende tema:

eiernes oppfølging av selskapet selskapets budsjettrutiner og regnskaps-

rapportering selskapets kostnadseffektivitet belastning av selskapets kostnader for

eierkommunene selskapets oppfølging av regler om offentlige

anskaffelser og offentlighet selskapets oppfølging av etikk, arbeidsmiljø

og miljøvern

Hvem kan kontrolleres?Selskapskontroll kan i prinsippet gjennomføres i alle typer selskaper, men omfanget av selskapskontrollen påvirkes av eierforholdene i selskapene. Innsyns- og undersøkelsesretten til kontrollutvalget, og/eller revisor, er forbeholdt følgende selskaper:

interkommunale styrer etter kommuneloven § 27 som er eget rettssubjekt

interkommunale selskap (IKS) heleide kommunale aksjeselskap kommunen eier

alene eller sammen med andre kommuner heleide datterselskap til slike selskaper

I disse selskapene har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å innhente de opplysninger de finner påkrevd, og kan gjennomføre nødvendige undersøkelser.

Dersom kontrollutvalget ønsker å gjennomføre selskapskontroller i andre selskaper, der eierskapet er delt med private aktører eller staten, må kontrollen basere seg på offentlig tilgjengelig dokumentasjon. Spørsmålet om hvem som på vegne av et aksjeselskap kan gi innsyn i selskapet i samband med forvaltnings-revisjon, må avgjøres ut fra kompetansebestemmelsene i aksjeloven. Etter aksjeloven § 6-12 hører forvaltningen av selskapet inn under styret, og styret representerer selskapet utad, se aksjeloven § 6-30. Dette tilsier at det som et utgangspunkt er styret som avgjør om det skal gis innsyn for kontrollutvalg. Når det gjelder aksje-

eiernes myndighet til å gi kontrollutvalg innsyn, må aksjeeierne i tilfelle beslutte dette gjennom vedtak i generalforsamlingen.

Vedtektsfestet kontroll

I Hordaland fylkeskommune har fylkestinget vedtatt at fylkeskommunale representanter på generalforsamlinger i bompengeselskap som ikke faller inn under innsynsretten i kommune loven § 80, skal reise et forslag om vedtektsendring som gir fylkeskommunen og fylkes kommunens revisor mulighet til å føre kontroll med fylkeskommunens eierinteresser.

Som et resultat vedtektsfestet bompenge-selskapene at «Fylkeskommunen og fylkes-kommunen sin revisor har høve til å føra kontroll med fylkeskommunen sine eigarinteresser».

Bestilling

Bestilling av en selskapskontroll gjøres med utgangs-punkt i en plan for selskapskontroll. I noen tilfeller kan kommunestyret på eget initiativ bestille en selskaps-kontroll, eller det kan komme opp saker i kontroll-utvalget som de velger å følge opp nærmere. Dersom ikke omfanget og tilnærmingen er spesifisert i plan for selskapskontroll, vil det i bestillingsfasen være viktig å definere hvordan prosjektet skal utføres, slik at en sikrer at kontrollutvalget og den som utfører selskaps-kontrollen har lik forståelse av oppdraget. Det er derfor viktig at utvalget bruker tid på bestillingsprosessen, for å få utarbeidet en prosjektplan som er i samsvar med kontrollutvalgets ønsker og som er tilpasset behovet for kontroll i hvert enkelt tilfelle. Prosjektet bør ikke settes i gang før kontrollutvalget og utfører har godkjent prosjektplanen eller bestillingen.

I prosjektplanen vil det være naturlig at følgende er dekket:

tema og eventuelt hvilke selskaper som skal undersøkes

bakgrunn problemstillinger hvilken type informasjon som skal hentes inn

og hvordan framdriftsplan ressursbruk

8. SElSKAPSKontRoll

64

Delt eierskap mellom flere kommunerDersom selskapet som skal kontrolleres eies av flere kommuner, vil det være hensiktsmessig at kontroll-utvalgene i eierkommunene samordner kontrollen for å unngå unødig belastning for selskapet. Dette vil også bidra til å effektivisere ressursbruken i kontroll-utvalgene. I slike tilfeller må kontrollutvalgene i de respektive kommunene bli enige om blant annet:

Hvilken oppdragstaker skal gjennomføre kontrollen? Hva skal kontrollen omfatte og hvordan skal

kontrollen gjennomføres (prosjektplan/bestilling)? Hvordan skal kostnadene fordeles mellom

kontroll utvalgene? Hvordan skal selskapskontrollen rapporteres

og følges opp?

I mange tilfeller vil det være kontrollutvalget i kommunen med størst eierandel som tillegges et overordnet ansvar for samordning. Kostnadene fordeles gjerne etter størrelsen på eierandelene til den enkelte kommune. Det er likevel ikke nødvendig at alle eierkommunene er med for at noen kontroll-utvalg skal kunne gjennomføre en selskapskontroll.

Hvordan selskapskontrollen skal innrettes i slike samarbeid, kan klargjøres allerede når selskapet blir etablert, ved at vedtektene for selskapet kan angi hvilke av eierkommunene som skal ha et overordnet ansvar for å samordne selskapskontrollen. En slik avtale om samordning kan også tas inn i en selskapsavtale mellom eierkommunene. Slike avtaler vil imidlertid ikke begrense mulighetene den enkelte eierkommune har til å drive selskapskontroll.

Gjennomføring

Det er få føringer for hvordan selskapskontrollen skal gjennomføres, men gjennomføringen må tilpasses behovet for kontroll i hvert enkelt tilfelle. Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering (jf. plan for selskapskontroll i kapittel 6). Det betyr at omfang og fokus kan variere fra selskap til selskap.

Selv om det ikke er etablert noen spesifikke retnings-linjer for selskapskontroll, og eierskapskontroll spesielt, kan standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) gi god veiledning og sikre at gjennomføringen holder god kvalitet. Selskapet som kontrolleres, og den som utøver kommunens eierfunksjon skal gis anledning til å uttale seg om rapportens innhold, og eventuelle kommentarer bør framgå av rapporten. Før rapporten oversendes kommunestyret, skal den også være forelagt administrasjons sjefen for uttalelse.

Rapportering og behandlingKontrollutvalget kan selv bestemme hvordan utfører skal rapportere til utvalget. Rapporteringen må tilpasses det omfanget selskapskontrollen har. Rapporten sendes fra oppdragstaker til sekretariatet. Sekretariatet påser at rapporten fra selskapskontrollen samsvarer med bestillingen, før den oversendes til kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. For å sikre at kommunestyret får nødvendig informasjon om status for eierstyring og oppfølging av eierskapene, kan kontrollutvalget sende rapporter til kommunestyret for behandling fortløpende. Dersom dette ikke gjøres, kan resultatet rapporteres særskilt i årsmeldingen. Det er kontrollutvalget som vurderer nærmere når og hvordan slik rapportering skal skje. Kommunestyret kan også fastsette nærmere bestemmelser om rapportering. Rask rapportering til kommunestyret gir kommunestyret mulighet til å vedta forbedringstiltak. Dersom selskapskontrollen er utført av revisor, har oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, møteplikt i kommunestyret når saker som har tilknytning til revisors oppdrag skal behandles, jf. revisjonsforskriften § 19. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak blir fulgt opp.

Habilitet og valgbarhet for medlemmer i kontrollutvalget ved selskapskontrollFristilling av virksomheter og bruk av selskaper medfører nye problemstillinger knyttet til roller og habilitet i kontrollutvalget. Kontrollutvalgsmedlemmer er inhabile til å behandle saker hvis vedkommende er leder eller har ledende stilling, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamlingen for et selskap som er part i saken. Ansatte i selskaper vil som hovedregel ikke være inhabile når kontrollutvalget behandler saker hvor selskapet er part i saken. Konkrete omstendigheter i en enkelt sak kan imidlertid føre til at vedkommende må fratre som inhabil for eksempel ved at det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet (se kapittel 3).

Det er viktig at kontrollutvalget ved gjennomføring av en selskapskontroll, gjør en grundig vurdering av medlemmers habilitet dersom det oppstår tvilstilfeller. Det er viktig å vurdere om det er grunn til å tro at deres deltagelse kan svekke tilliten til kontrollutvalgets uavhengighet og nøytralitet i behandlingen av selskapskontrollen.

Det er viktig at styremedlemmers og lederes mulige inhabilitet også vurderes når kommunestyret velger kontrollutvalget. Selv om styremedlemmer, ledere og ansatte i selskap som kommunen eier, er valgbare til kontrollutvalget, bør kommunene være oppmerksom på utfordringer knyttet til å velge personer som formelt er valgbare, men som ofte kan bli inhabile i enkeltsaker (se kapittel 2).

8. SElSKAPSKontRoll

65

Kort og godt!

Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll- og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene.

I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen og lignende organ.

Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres.

Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne.

Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering.

Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til kommunestyret. Det vil være hensiktsmessig å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret.

1

SAK NR. 34/2016

Stange kommune

OVERORDNET ANALYSE – SELSKAPSKONTROLL Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 12.05.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter: (ingen)

FORSLAG TIL VEDTAK:

SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunnen for saken er kravene i forskrift om kontrollutvalg § 13 som sier at:

Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden

Med bakgrunn i oversikt over kommunens eierskap i selskaper (se under) legges det opp til en første drøfting av risiko og prioriteringer med tanke på gjennomføring av kontroll. Saken legges frem drøfting uten forslag til vedtak.

2

Nedenfor følger noteopplysning fra kommunens årsregnskap for 2014 som viser kommunens eierskap (bokført verdi = kostpris/historisk kost): Note 5 Aksjer og andeler

Stange kommune eier aksjer/andeler i følgende selskaper pr 31.12.2014:

Selskapets Antall Pålydende Balanseverdi Se lska p a ksje ka pita l a ksje r/a nde le r pr a ksje /a nde l pr. 31.12.14

HIAS IKS 20 000 000 Eierandel 24 % 4 800 000

Stange ASVO A/S 100 000 50 2 000 100 000 Stangehallen Riksanlegg A/S 600 000 400 1 000 400 000 Stange Energi A/S 10 000 000 1 000 10 000 10 000 000 Tekstilvask Innlandet AS 2 000 000 4 909 10 30 000 Mjøsanker AS 1 708 900 29 103 10 770 760 Stangehallen DA - Eierandel 39,6 % 22 440 000 A/S Åkershagan Eiendom 10 000 000 10 000 1 000 11 000 000 Ika Øst IKS Eierandel 19,25% 192 475 Oplandske dampskipsselskap 1 064 700 100 100 10 000 Stange Meieribolag A/S 240 175 42 000 Atlungstad Brenneri A/S 200 000 Sum aksjer og andeler 49 985 235 Egenkapitalinnskudd KLP 29 976 366 SUM 79 961 601

Egenkapitalinnskudd i KLP er øket med en innbetaling på kr 3.061.803,- i 2014.

SAK NR. 35/2016

Stange kommune

REFERATSAKER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget

Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 12.05.16 Kjetil Solbrækken Nei

Saksdokumenter:

1. Barnevernet i 33 av 36 kommuner bryter loven (artikkel TV2.no

23/2-16)

2. Ny NAV-leder i Stange kommune

3. Behandling av sak fra kontrollutvalget i kommunestyret: K.sak 20/16 (møte 27/4-16): Kontrollutvalgets årsrapport for

2015

4. Status vedr. Hedmark Revisjon IKS – avregning mv.

5. Samspillet mellom revisor og kontrollutvalget

6. Diverse avisartikler

7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste

Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Muntlig orientering

FORSLAG TIL VEDTAK: Referatsakene tas til orientering.