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INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD DIVISIÓN CORPORATIVA CADENA DE ABASTECIMIENTO
DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
Código:
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INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS MEDIANTE LA MODALIDAD DE
LICITACION
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Elaborado por:
Área de Licitaciones- Dirección Proveeduría Institucional
Aprobado por:
Dirección Proveeduría Institucional
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Noviembre, 2016
TABLA DE CONTENIDO
1. PROPÓSITO ..............................................................................................................2
2. ALCANCE..................................................................................................................2
3. DOCUMENTOS APLICABLES .................................................................................2
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................................3
5. TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS ..........................................................3
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO O CONTENIDO .....................................................6
7. CONTROL DE REGISTROS ................................................................................... 14
8. CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................ 14
9. CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN .............................. 15
10. ANEXOS .................................................................................................................. 16
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1. PROPÓSITO
Establecer mediante este Instructivo de Trabajo el proceso de contratación de bienes,
servicios y obras mediante la modalidad de Licitación. Es un compendio de normas y
directrices basadas fundamentalmente en la Ley N° 8660, Ley de Fortalecimiento y
Modernización de las Entidades Públicas del sector Telecomunicaciones y su
Reglamento, así como el Reglamento Interno de Contratación Administrativa (RICA) y los
lineamientos que haya dictado la Administración Superior relacionados con esta materia.
2. ALCANCE
Este Instructivo de Trabajo es aplicable para todos los funcionarios de la Dirección de
Proveeduría que intervienen en el proceso de contratación de bienes y servicios
mediante la modalidad de licitación.
3. DOCUMENTOS APLICABLES
CÒDIGO
TÍTULO DEL DOCUMENTO
N° 8660 Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del sector Telecomunicaciones
D.E. 35148 Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del sector Telecomunicaciones
N° 7494 Ley de Contratación Administrativa
N° 8292 Ley General de Control Interno
Ley 6227 Ley General de Administración Pública.
SE.5881.2 Versión Vigente
Reglamento Interno de Contratación Administrativa (RICA)
R-CO-44-2007 Reglamento de Refrendos de la Contraloría General de la
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República.
S/N Reglamento Aprobación Interna de las Contrataciones y Convenios no Sujetos a Refrendo Contralor
4. RESPONSABILIDADES
a) DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA
Aprobar este Instructivo de Trabajo y sus futuras modificaciones.
b) FUNCIONARIOS DE NIVEL 1
Asegurar que los funcionarios bajo su responsabilidad conocen y cumplen las
disposiciones contenidas en este Instructivo de Trabajo y los documentos
aplicables.
c) FUNCIONARIOS DE LA DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA
Conocer, cumplir y aplicar las disposiciones establecidas en este Instructivo de
Trabajo y los documentos aplicables.
5. TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
Acto de adjudicación: es el acto de la Administración en el que está previsto el
examen de las propuestas u ofertas presentadas, ésta decide cuál de ellas es la más
conveniente, basados en los estudios legal y técnico.
Acto de apertura: procedimiento que se lleva a cabo en una hora y fecha determinada
en el cartel del concurso, mediante el cual se da a conocer el contenido de las
propuestas para una licitación especifica.
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Aprobación interna: consiste en la aprobación que realiza la Unidad de Aprobación
Interna perteneciente a la Dirección de Contratación Administrativa de la División
Jurídica Institucional; constituye un requisito de eficacia jurídica de las contrataciones
que realiza el ICE. Se otorga una vez se compruebe el cumplimiento de todos y cada
uno de los requisitos legales de los procedimientos de contratación administrativa.
Cartel: es el Reglamento específico de la contratación que se promueve, en el que se
entienden incorporadas a su clausulado todas las normas jurídicas y principios
constitucionales aplicables y pertinentes al respectivo procedimiento
CCA: coordinador de contratación administrativa, funcionario responsable de coordinar
todos los procesos de contratación administrativa de su área.
Contrato: es con el cual las partes se obligan al cumplimiento de contraprestaciones
derivadas de la contratación administrativa.
Junta de adquisiciones: órgano colegiado conformado por funcionarios del GRUPO
ICE, encargados de adjudicar las contrataciones por los montos definidos y demás
competencias establecidas por el Concejo Directivo del ICE.
Licitación abreviada: procedimiento de contratación que utiliza la administración para
aquellas adquisiciones con montos inferiores a la licitación pública y superiores a la
Contratación Directa
Licitación pública: procedimiento de contratación, de amplia participación según los
montos definidos.
Modalidades de contrato de suministro: podrá darse bajo alguna de las siguientes
modalidades: Cantidad definida, entrega según demanda y ejecución por consignación.
Negocios: grupo de servicios o productos que comparten un conjunto común de
clientes, un conjunto común de competidores, una tecnología o enfoque común, lo
mismo que factores claves comunes para el éxito.
Oferta: ofrecimiento o propuesta unilateral, dirigida a la administración, con el fin de
celebrar un contrato.
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Orden de compra/servicio: es un documento que la Proveeduría comunica al
adjudicatario donde le indica oficialmente la adjudicación y el plazo de entrega del
objeto del contrato. La orden de compra es para bienes u obras y la de servicios para
servicios.
Plan anual de compras: es el plan mediante el cual los negocios, divisiones,
direcciones técnicas, direcciones administrativas y la administración superior proponen
las adquisiciones requeridas para el año de su publicación.
Dirección de Proveeduría: dependencia encargada de la conducción y fiscalización de
los procesos de contratación administrativa.
Recomendación de proveeduría: documento en el cual la dirección administrativa de
proveeduría, da su recomendación para la determinación de la oferta más conveniente
para la administración.
Recomendación técnica: documento que avala mediante un estudio exhaustivo de las
ofertas propuestas, cuál es la más conveniente a los interesados institucionales.
Recurso de apelación: interposición o reclamo, contra los actos de adjudicación de las
licitaciones públicas dictados por la administración. Se interpone ante la contraloría
general de la república dentro de los cinco días hábiles a partir de su publicación.
Recurso de objeción: interposición o reclamo contra el cartel que se interpone dentro
del primer cuarto del plazo para presentar ofertas. El recurso de objeción se interpone
ante la Contraloría General de la República en el caso de las Licitaciones Públicas y
ante el ICE en el caso de las Licitaciones Abreviadas.
Recurso de revocatoria: interposición o reclamo contra las adjudicaciones dictadas
por la administración, que se interpone ante el órgano que emitió el acto de
adjudicación Aplica en las licitaciones abreviadas y las resuelve el ICE.
Refrendo contralor: aprobación dada por la Contraloría General de la República,
donde se corrobora la legalidad y control de la hacienda pública de un acto
administrativo, y dar lugar a su ejecutividad y ejecutoriedad, funge como un requisito de
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eficacia del contrato administrativo. Es aplicable a las licitaciones públicas que alcancen
el monto de esta modalidad de contratación.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO O CONTENIDO
6.1 Área de Licitaciones, Dirección de Proveeduría Institucional
a. La Dirección de Proveeduría revisará y actualizará este Instructivo de Trabajo
al menos una vez al año o cuando lo considere necesario.
b. La Dirección de Proveeduría se encargará de enviar a publicar el programa de
compras a la página WEB de Proveeduría.
c. Actividades del área de licitaciones
c.1. Etapa de requisitos:
c.1.1 El Gestor revisa que el Proyecto de Licitación cumpla con los requisitos
mínimos requeridos, de lo contrario solicitará que se subsane cualquier defecto
que se señale. (Anexo No. 1).
c.1.2 El gestor, una vez admitido el proyecto, le asigna número de licitación y lo
registra en el Sistema. Luego de registrarlo se lo asigna al analista que
corresponde según el rol
c.2 Etapa del cartel
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c.2.1 El analista revisa a fondo las condiciones que conforman el cartel.
c.2.2 pone a derecho si es necesario, el pliego de condiciones, emitirá las
observaciones que sean pertinentes y las comunicaciones al Coordinador de
Contratación Administrativa, para que se efectúen las modificaciones.
c.2.3 Una vez confeccionado el cartel definitivo, el gestor le asigna la hora y fecha
para el acto de apertura y publica la invitación a concursar. Para el caso de
licitaciones en papel, se le solicita al CCA que incluya el cartel definitivo al servidor
Urano y se procede con la publicación.
c.2.4 El analista gestiona, consultas o modificaciones al cartel, prórrogas a la
fecha de apertura, de oficio o a solicitud del Coordinador de la Contratación.
c.2.5 El gestor realiza la publicación de las modificaciones al cartel, según sea el
caso, para licitaciones en papel. En Mer-link, la publicación la realiza el analista.
c.2.6 El gestor efectúa la apertura de ofertas, para licitaciones en papel, si son en
Mer-link, la realiza el analista.
c.2.7 El analista solicita al Coordinador de la Contratación Administrativa el
estudio y recomendación de adjudicación.
c.2.8 El analista Coordina con la Dirección de Contratación Administrativa para
que emitan el dictamen legal de las ofertas en los casos en que proceda.
c.3. Etapa recurso de objeción:
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c.3.1 El analista recibe los alegatos del inconforme, ya sea por parte de la
Contraloría General de la República, o directamente del afectado.
c.3.2 Corresponderá a la Contraloría General de la República, analizar la
admisibilidad del mismo para los casos de licitaciones públicas. Para las
licitaciones abreviadas, corresponderá a la administración su atención.
c.3.3 Si el recurso no procede por extemporaneidad o improcedencia manifiesta,
el analista comunicará al objetante, no sin antes indicar el porqué de su rechazo.
(Resolución)
c.3.4 Si el recurso procede, el analista registra en los sistemas de información
SIAC e ISAF o en el sistema de compras electrónico, donde se indica quién es el
coordinador de contratación administrativa responsable.
c.3.5 El analista remite el recurso al Coordinador de Contratación Administrativa
(CCA) y a la Dirección de Contratación Administrativa de la División Jurídica
Institucional para que sea analizado en el plazo determinado que rige esta
materia. El recurso debe ser contestado punto a punto, en el mismo orden en que
fue presentado y con criterio justificado y demostrado.
c.3.6 Para el caso de recursos de objeción de licitaciones abreviadas, el analista
realizará un recuento de los hechos, los cuales serán remitidos al Director de la
Proveeduría para su resolución final, al tenor del artículo 82 del Reglamento
Interno de Contratación Administrativa.
c.3.7 El analista comunica la resolución del recurso a las partes involucradas.
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c.3.8 Si el recurso es acogido, demostrando que lleva razón el objetante, el
analista comunicará al CCA respectivo para que coordine con la Dirección de
Proveeduría las modificaciones correspondientes, las cuales se publicarán para el
conocimiento del público en general
c.3.9 El analista registra la resolución en los sistemas electrónicos.
c.4 Etapa de adjudicación:
c.4.1 El analista estudia la recomendación de adjudicación enviada por el
Coordinador de la Contratación Administrativa. Si hay que hacer correcciones se
solicitan al mismo.
c.4.2 El analista prepara recomendación de adjudicación definitiva y la envía al
órgano que adjudica, según corresponda. (Anexo No.2).
c.4.3 El gestor publica el acuerdo de adjudicación.
c.5 Etapa recursiva:
c.5.1 Se recibe de parte de la Contraloría General de la República un comunicado
(Auto de Notificación vía fax generalmente) en el cual el analista solicita a la
administración que en un término de 24 horas, presente ante el órgano contralor,
entre otros, copia fiel, certificada y foliada del expediente administrativo, el cual
debe ir acompañado de una nota de remisión numerada y una copia de para su
respectivo acuse de “recibido” para el caso de Licitaciones que no se tramiten en
el sistema electrónico.
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La Dirección de Proveeduría deberá prevenir a las empresas en controversia, para
que mantenga o restablezcan la vigencia de las ofertas y las garantías de
participación de ser necesario y su la hubiese, las cuales deben ser remitidas a la
Contraloría General de la República en un plazo improrrogable de 3 días hábiles.
c.5.2 El analista registra el recurso en los sistemas de información, así como en un
informe del área, donde también se registrará quién es el coordinador de la
contratación administrativa responsable.
c.5.3 El analista comunica mediante correo electrónico al área de archivo, para la
preparación del expediente y las ofertas solicitadas, el cual será remitido al órgano
contralor mediante nota numerada y dentro del plazo solicitado para el caso de
Licitaciones que no se tramiten en el sistema electrónico.
c.5.4 El analista Mediante Auto de Notificación, la Contraloría General de la
República, solicita audiencias a la administración para su pronunciamiento al
respecto (alegaciones recurridas)
c.5.5 La Proveeduría comunicará al Coordinador de Contratación Administrativa
y a la Dirección de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica
Institucional para que el analista, revise y emita su pronunciamiento respecto al
recurso, en el plazo establecido que rige esta materia.
c.5.6 El analista de igual forma al punto anterior, si el ente Contralor lo requiere, la
Proveeduría solicitará diferentes audiencias a las áreas correspondientes para la
respuesta.
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c.5.7 El analista una vez emitida y comunicada la resolución del recurso por parte
de la Contraloría General de la República, la administración determina el proceso
a seguir según lo recomendado por el órgano Contralor.
c.5.8 El analista registra la resolución en los sistemas electrónicos y se archiva la
resolución en el expediente administrativo, cuando corresponda.
c.6 Recurso de revocatoria:
c.6.1 El analista recibe de parte del recurrente el recurso en ventanilla única de la
Dirección de Proveeduría o en el sistema electrónico de compras. Si el recurso es
presentado ante el mismo órgano que dictó el acto de adjudicación, éste, deberá
remitirlo a la Dirección de Proveeduría en el plazo de un día hábil para el trámite
respectivo.
c.6.2 El analista, La Dirección de Proveeduría, en conjunto con la Dirección de
Contratación Administrativa y la Dependencia Técnica del contrato (Coordinador
de Contratación Administrativa), analizarán la admisibilidad del recurso. Si el
recurso es inadmisible o manifiestamente improcedente, se notificará al recurrente
en un plazo no mayor a dos días hábiles.
c.6.3 Si el recurso procede, el analista registrará en los sistemas de información,
donde se indicará el coordinador de contratación administrativa responsable.
c.6.4 Si el recurso resulta admisible, el analista hace del conocimiento del
adjudicatario, para que en un plazo de 3 días hábiles, presente los descargos
correspondientes.
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c.6.5 Una vez obtenidos los descargos por parte del adjudicatario, el analista
remitirá al Coordinador de Contratación Administrativa (CCA) y a la Dirección de
Contratación Administrativa de la División Jurídica Institucional, para que tanto el
recurso como los descargos del adjudicatario, sean analizados en un plazo de 3
días hábiles y presenten sus consideraciones y comentarios al respecto. El
recurso debe ser contestado punto a punto, en el mismo orden en que fue
presentado y con el razonamiento suficiente que respalde el criterio emitido.
c.6.6 El área de Licitaciones, el analista, hace un recuento de los hechos de dicha
licitación, incluyendo lo alegado por el recurrente, el cual será remitido al órgano
que dictó el acto de adjudicación para que en un plazo de 3 días hábiles, éste
emita una resolución al respecto.
c.6.7 Una vez recibida en la Proveeduría la resolución del recurso, el analista
procede a comunicar a las partes, (recurrente y adjudicatario) la resolución del
mismo.
c.6.8 El analista registra la resolución en los sistemas electrónicos y se archiva la
resolución en el expediente administrativo, cuando corresponda
c.6.9 El analista comunica la firmeza del acto de adjudicación.
c.7 etapa de refrendo o aprobación interna:
c.7.1 Una vez que el adjudicatario presente la Garantía de Cumplimiento y las
especies fiscales, y demás requisitos, el analista remite a la Dirección de
Contratación Administrativa para efectos de lograr la eficacia contractual, para los
casos que corresponda.
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c.8. Etapa orden de compra-servicio o contrato electrónico:
c.8.1 Una vez que la Dirección de Contratación Administrativa otorgue la
aprobación interna, el Analista o gestor confecciona la orden de compra o de
servicio o contrato electrónico, según corresponda.
c.8.2 El Analista. Para las licitaciones que alcancen el monto establecido, luego
de recibido el contrato de la Dirección de Contratación Administrativa,
debidamente firmado por los representantes del ICE y del contratista, se gestiona
ante la Contraloría General el refrendo constitucional.
c.8.3 El Analista Confecciona la orden de compra o de servicio o contrato
electrónico, en caso de que se otorgue el refrendo contralor. Si el refrendo es
denegado, coordina con el CCA y con la Dirección de Contratación Administrativa,
esta última, si corresponde, para que realicen las correcciones que señala la
Contraloría General de la República.
c.8.4 Una vez corregidos los señalamientos de la Contraloría General de la
República, la Dirección de Proveeduría gestionará nuevamente el refrendo. Luego
de obtenido este requisito el analista confecciona la orden de compra o de
servicio, o el contrato electrónico, según corresponda.
c.8.5 Superadas las etapas de refrendo contralor o aprobación interna, el gestor o
el analista, según corresponda, notifica la orden de compra y/o servicio o contrato
electrónico a él o los adjudicatarios, con lo que dará inicio la etapa de ejecución
contractual.
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7. CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO Y NOMBRE DEL
REGISTRO
RESPONSABLE DE SU
ARCHIVO
MODO DE ALMACENA-
MIENTO Y RECUPERACIÓN
ACCESO AUTORIZADO
TIEMPO DE CONSERVACIÓN
Cartel
Encargado de Archivo
Físico y Electrónico
Todo Público Plazo establecido
5 años
Acta de aperturas
Encargado de Archivo
Físico y Electrónico
Todo Público Plazo establecido
5 años
Recomendación de Adjudicación
Encargado de Archivo
Físico y Electrónico
Todo Público Plazo establecido
5 años
Notificación de adjudicación
Encargado de Archivo
Físico y Electrónico
Todo Público Plazo establecido
5 años
Orden de compra o servicio, contrato electrónico
Encargado de Archivo
Físico y Electrónico
Todo Público Plazo establecido
5 años
8. CONTROL DE CAMBIOS
Este documento es versión N°1, está actualizado según la estructura organizacional vigente, por lo cual, no aplica el control de cambios
APARTADO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Apartado 6 Se indica quien realiza cada uno de las tareas.
Apartado 6 c.1.2
Se agrega “luego de registrarlo se lo asigna al analista que corresponde según el rol”
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Apartado 6
c.2.3
Se agrega “Para el caso de licitaciones en papel, se le solicita al CCA que incluya el cartel definitivo al servidor Urano y se procede con la publicación”.
Apartado 6 c.2.4
Se agrega “gestiona”
Apartado 6 c.2.5
Se agrega “realiza” y “para licitaciones en papel. En Mer-link, la publicación la realiza el analista.”
Apartado 6 c.2.6
Se agrega “para licitaciones en papel, si son en Mer-link, la realiza el analista”.
Apartado 6 c.2.7
Se agrega el c.2.7: “El analista solicita al Coordinador de la Contratación Administrativa el estudio y recomendación de adjudicación”.
Apartado 6 c.3.2
Se agrega “Para las licitaciones abreviadas, corresponderá a la administración su atención”.
Apartado 6 c.4.2
Se agrega “al órgano y “según corresponda”.
Apartado 6 c.4.3
Se agrega “publica y adjudicación”
Apartado 6 c.6.9
Se agrega el c.6.9 “El analista comunica la firmeza del acto de adjudicación”.
Apartado 6 c.8.2
Se agrega el c.8.2: “El Analista. Para las licitaciones que alcancen el monto establecido, luego de recibido el contrato de la Dirección de Contratación Administrativa, debidamente firmado por los representantes del ICE y del contratista, se gestiona ante la Contraloría General el refrendo constitucional”.
9. CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ DEPENDENCIA FECHA
Karina Corrales Vargas Área de Licitaciones-Dirección de Proveeduría Institucional
Octubre, 2016
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REVISÓ DEPENDENCIA FECHA
Geovanny Hernández Villalobos
Área de Licitaciones-Dirección de Proveeduría Institucional
Octubre, 2016
APROBÓ FIRMA FECHA
Luis Acuña Rodríguez Dirección de Proveeduría
Noviembre,
2016
10. ANEXOS
Anexo N°1 Requisitos para la recepción de un proyecto.
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Anexo N° 1
APROBACIONES DIRECTOR CCA PRESUPUESTO
( ART. 2 y 8 R.I.C.A.)
TRANSPORTES REGENCIA QUIMICA
VISTOS BUENOS: T.I MAQUINARIA
D.C.H EQUIPO RADIO DBI
NOTA DE PROGRAMA DE COMPRAS (ART. 14 R.I.C.A)
AÑO PRESUPUESTARIO
MONTO ESTIMADO ________________________ CRC ____________________ USD
CUENTA PRESUPUESTARIA
TIPO DE FINANCIAMIENTO
VERIFICACION DE EXISTENCIAS (Listado de la DL)
AUTORIZACION DE LOGÍSTICA MATERIAL DE USO COMÚN (REG. EXISTENCIAS)
CUMPLEN ART. 37 Y 38 DEL REGLAMENTO DE EXISTENCIAS
JUSTIFICACION SEGÚN LOS PLANES DEL NEGOCIO DE CADA UEN (ART.15 R.I.C.A.)
DETALLE DE LOS RECURSOS HUMANOS Y ADMINISTRATIVOS SUFICIENTES PARA LA
ADMINISTRACION DEL CONTRATO( ART. 15 REG. 8660)
CRONOGRAMA (debe contemplar la duración estimada del procedimiento y estar actualizado)
(ART. 15 REG. 8660)
DECLARACION DE QUE CUMPLEN CON LA MODIFICACIÓN DEL ART. 15 DEL R.I.C.A.
JUSTIFICACIÓN SI EXCEDE EN MENOS 30% EL MONTO DEL PROGRAMA DE COMPRAS
(ART. 17 R.I.C.A.)
MODIFICAR EL PROGRAMA DE COMPRAS SI EXCEDE EL 30% DE LA ESTIMACIÓN
ORIGINAL. (ART. 17 R.I.C.A)
REQUISITOS PARA LA RECEPCIÓN DE UN PROYECTO
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
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