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Instituto Nacional de Estadística y Geografía

CCaappttaacciióónn eenn rreeggiissttrrooss aaddmmiinniissttrraattiivvooss

Obras afines o complementarias publicadas por el INEGI sobre el tema: Norma técnica para la generación de estadística básica, Proceso estándar para encuestas por muestreo, Proceso estándar para el aprovechamiento estadístico de registros administrativos, Diseño conceptual para la generación de estadística básica, Captación en encuestas por muestreo, Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficas. Catalogación en la fuente INEGI:

352.7501 Instituto Nacional de Estadística y Geografía Captación en registros administrativos / Instituto Nacional de Estadística y Geografía.-- México : INEGI, c2010.

V, 26 p. : il.--(Serie: Documentos técnicos para la generación de estadística básica) 1. Administración pública - Estadísticas - Metodología. Si requiere información más detallada de esta obra, favor de contactarnos a través de: Centros de Consulta y Comercialización (consulte su domicilio en Internet) Larga distancia sin costo 01 800 111 4634 www.inegi.org.mx atencion.usuarios@inegi.org.mx DR © 2010, Instituto Nacional de Estadística y Geografía

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Presentación

De acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Informa-ción Estadística y Geográfica, es atribución del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) “Normar el funcionamiento del Sistema y regular la captación, proce-samiento y publicación de la Información que se genera, con base en los dictámenes que, en su caso, emita el Co-mité Ejecutivo correspondiente;” (Art. 77, Inciso VIII).

Con el fin de dar cumplimiento con el mandato de Ley, el INEGI impulsa la normatividad para la coordinación del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica (SNIEG), el servicio público de información y la regulación técnica sobre los procesos de generación, integración, di-fusión y conservación de la información estadística y ge-ográfica.

La determinación de la normatividad técnica para el Sistema, constituye una estrategia esencial para regular la operación de proyectos, estandarizar los procesos y homo-logar los conceptos comunes, lo que permitirá avanzar en el mejoramiento de la calidad de los datos y la eficiencia del servicio público que da respuesta a la demanda social de información.

Por ello, con fundamento en el Artículo 30 de la Norma Técnica para la Generación de Estadística Básica publica-da en el Diario Oficial de la Federación el 12 de noviembre de 2010, el INEGI pone a disposición de las Unidades del Estado del SNIEG el documento Captación en registros administrativos, como parte de la serie de documentación técnica y metodológica que elaborará y proporcionará con el fin de facilitar el cumplimiento de la Norma.

Este documento, tiene como propósito presentar reco-mendaciones que faciliten el diseño y ejecución de las ac-tividades involucradas, así como identificar oportunidades de mejora en este tipo de proyectos.

Con el fin de mejorar su contenido, se ha previsto la actualización periódica del documento, por lo cual el INEGI agradecerá los comentarios y sugerencias que contribuyan a ese propósito.

Índice

1. Generalidades ............................................................... 1

2. Conceptos básicos ....................................................... 2

3. Condicionantes para el diseño de las estrategias operativas ......................................................................... 3

3.1 Acuerdos iniciales ...................................................... 3

3.2 Marco legal ................................................................. 3

3.3 Características del sistema de registros

administrativos .......................................................... 4

3.4 Diseño conceptual ..................................................... 5

4. Lineamientos para el diseño del operativo para la captación .............................................................. 7

4.1 Determinación de la estrategia de captación ............ 8

4.2 Determinación de la estrategia para la

integración de los recursos humanos ................... 13

5. Captación .................................................................... 16

5.1 Preparativos del ciclo ............................................... 16

5.2 Recolección .............................................................. 18

5.3 Cierre del ciclo ......................................................... 20

Glosario ........................................................................... 21

Bibliografía ...................................................... 25

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Introducción

Entre los métodos para la generación de datos estadísti-cos, se encuentra el de aprovechamiento de registros ad-ministrativos, provenientes de las dependencias y organismos públicos (o privados). Por las ventajas que ofrece, se visualiza como una alternativa de gran potencial para ampliar y mejorar las estadísticas del servicio público de información.

Las actividades del diseño y ejecución de los opera-tivos para la captación en registros administrativos, requieren atención especial, en virtud de la diversidad de modalidades de registro y de las características de los mismos eventos o hechos que se registran; sin embargo, por las características de este documento, no es posible abordar los problemas específicos de todos ellos. Es con-veniente que su lectura se complemente con la del “Pro-ceso estándar para el aprovechamiento estadístico de registros administrativos”.

Este documento está dirigido a las Unidades del Esta-do del SNIEG que implementen proyectos estadísticos con aprovechamiento de registros administrativos.

El primer apartado de Generalidades, expone un pano-rama de la captación de datos en este tipo de proyectos. En el segundo capítulo, se presenta un conjunto de con-ceptos básicos, seleccionados por su relevancia para faci-litar la comprensión de este documento.

El tercer capítulo muestra una serie de aspectos que se identifican como “condicionantes” y que deben tomarse en cuenta antes de diseñar las estrategias operativas.

En el cuarto y quinto capítulos se exponen los linea-mientos para el diseño y ejecución de la captación respec-tivamente.

Por último, se presenta un glosario con todos los con-ceptos técnicos incluidos en el documento, la bibliografía consultada, así como las referencias de las entrevistas realizadas y recomendaciones internacionales sobre el tema.

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1. Generalidades

La captación de datos en un proyecto de generación estadística afronta retos de distinta complejidad, según las características del entorno en el que se realiza y las exigencias de carácter metodológico, conceptual y programático del proyecto que se trate.

En el caso del aprovechamiento estadístico de registros administrativos, donde estos se conciben originalmente para dar respuesta a necesidades de control y regulación por parte de determinada depen-dencia u organismo público, se identifican diversas modalidades de captación de los datos: en unos ca-sos en forma simultánea al registro de los hechos objeto de control, y en otros como una actividad de captación basada en la trascripción de datos selec-cionados del registro original.

La captación de datos a través de este método, también puede provenir de oficinas u organizaciones privadas, aunque por lo general son las oficinas de ámbito gubernamental las encargadas de concentrar dicha información; tal es el caso de la telefonía celu-lar a cargo de la SCT, o de las estadísticas de Edu-cación (Privada, Federal y Estatal) a cargo de la SEP.

En el aprovechamiento de registros se distinguen también las dependencias y organismos públicos que generan estadísticas para satisfacer necesidades administrativas, de aquellas que además producen estadísticas que facilitan el conocimiento sobre fenómenos específicos de los campos económico, social, demográfico, educativo, del medio ambiente, etcétera.

Dado un proyecto de aprovechamiento estadísti-co de un sistema de registros administrativos, la cap-tación de la información debe responder a las exi-gencias de cobertura y calidad de los datos, conside-rando las características del fenómeno, del ins-trumento de captación y la cobertura geográfica, así como las restricciones impuestas por el entorno de la captación y del soporte orgánico, tecnológico y logís-tico existente.

Dada la heterogeneidad en el equipamiento e in-fraestructura de las unidades que intervienen en este proceso, se presenta en este documento un modelo estandarizado para la captación que sirva de referen-cia a las unidades correspondientes para facilitar una operación eficiente.

Así, el reto para el operativo de captación es ob-tener eficientemente los datos requeridos y generar estadísticas con niveles aceptables de confiabilidad, tomando en cuenta los factores condicionantes del proyecto y del entorno.

A continuación se presentan los conceptos bási-cos para entender mejor el documento y posterior-mente, se indican las características generales de los factores que condicionan el diseño y ejecución de operativos de captación para fines de generación estadística, en el marco de proyectos específicos.

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2. Conceptos básicos

En este capítulo, se presentan conceptos seleccio-nados por su relevancia en el tema. Aunque apare-cen en el glosario, se considera necesario incluirlos en este apartado inicial, con el fin de facilitar la com-prensión de los lineamientos que se presentan más adelante.

Proceso de generación de estadística básica. Conjunto de procedimientos y actividades para pro-ducir información estadística, a partir de datos capta-dos mediante la aplicación de un cuestionario o formato de registro, a nivel de unidades de una po-blación de estudio.

Aprovechamiento de registros administrativos. Método para generar datos estadísticos, mediante el uso de los sistemas de registro de hechos o sucesos individuales que realizan las dependencias y orga-nismos públicos como parte de su función.

Sistema de registros administrativos. Conjunto de dependencias y organismos públicos que, bajo una estructura y lineamientos, llevan el control rutinario de datos individuales sobre eventos o hechos que ocurren en distintos momentos, a fin de cumplir con la función para la que fueron creadas.

Registro administrativo. Serie de datos sobre un hecho, evento, suceso o acción sujeto a regulación o control que recaba una dependencia u organismo del sector público como parte de su función.

Regulación administrativa. Son los trámites y las formalidades administrativas con que los gobiernos recogen información e intervienen en decisiones económicas individuales.

Unidad de registro. Dependencia u organismo público responsable del registro administrativo y sus oficinas donde se lleva a cabo.

Unidad de estadística. Dependencia u organismo público responsable del proceso estadístico.

Diseño de la captación. Serie de actividades para determinar, desarrollar y probar las estrategias, pro-cedimientos y esquemas técnicos para la captación de los datos.

Captación. Serie de actividades para obtener los datos de cada elemento de la población de estudio o una muestra de ella, siguiendo las estrategias deter-minadas en los programas y procedimientos de tra-bajo.

En el caso de proyectos que aprovechan los re-gistros administrativos para generar estadísticas, las macroactividades en esta fase son: preparativos del ciclo, recolección y cierre del ciclo.

Recolección. Serie de actividades para contactar con el personal que lleva a cabo el registro adminis-trativo y obtener los instrumentos de captación im-presos o electrónicos, llenados con la información de cada uno de los elementos del fenómeno o población objeto de estudio.

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3. Condicionantes para el diseño de las estrategias operativas

En un proyecto estadístico, la captación de datos debe responder a decisiones determinadas en fases previas, así como adaptarse a circunstancias que escapan del control de quien diseña el operativo de captación. Estos aspectos y circunstancias son con-dicionantes para la definición y elaboración de estra-tegias operativas, los cuales se observan en el siguiente diagrama:

Estos condicionantes se describen a continuación.

3.1 Acuerdos iniciales

Para el diseño de los operativos de captación, es necesario considerar los acuerdos iniciales entre la unidad de registro y la unidad de estadística, sobre todo los puntos relativos a las responsabilidades que se asumen en cuanto a la participación con recursos humanos, materiales y financieros; los procedimien-tos para el registro y transferencia de datos a la uni-dad de estadística; y la participación en el cumplimiento de funciones relacionadas con el con-trol de la calidad de los datos recabados y el inter-cambio de asistencia técnica para la generación de las estadísticas, entre otros. En lo posible, estos acuerdos deben establecerse a largo plazo, al mar-gen de los cambios administrativos o de funcionarios.

Los convenios y concertación de apoyos pueden darse entre áreas de una misma dependencia u or-ganismo; o entre áreas de instituciones diferentes e independientes.

En cualquiera de estas situaciones, la concerta-ción y firma de convenios se realiza a nivel directivo, en donde se concilian intereses y establecen las condiciones propicias para la posterior toma de deci-siones durante el desarrollo del proyecto estadístico, y en particular para el operativo de captación como lo siguiente:

• Acordar una estructura funcional y programa de trabajo.

• Determinar las responsabilidades en cuanto a la participación de recursos humanos, materiales y financieros.

• Determinar la tecnología y procedimientos para registrar y transferir los datos, de las unidades de registro a la unidad de estadística.

• Determinar la participación en el cumplimiento de funciones relacionadas con el control de la calidad de los datos recabados para la generación de las estadísticas, entre otros.

• Establecer compromisos y esquemas de control para la captación y entrega de lotes de información en tiempo y forma por parte de las unidades de registro.

Asimismo, siempre y cuando la unidad de es-tadística esté en condiciones de hacerlo, debe brin-dar apoyo ya sea con equipo de cómputo, software y asesoría técnica, para facilitar el trabajo a la unidad de registro y mejorar la calidad de la información; por ello es tarea primordial promover y fomentar el impul-so y desarrollo de la infraestructura informática de éstas últimas.

3.2 Marco legal

Es el conjunto de leyes, reglamentos, políticas y normas que fundamentan jurídicamente los registros que las dependencias y organismos de la administra-ción pública realizan como parte de su función. Este fundamento legal es el que da continuidad al proceso de registro, y por lo tanto, posibilita la implementación de este tipo de proyectos estadísticos.

Diseño de operativos

para la captación

1. Acuerdos iniciales

2. Marco legal

3. Características del

Sistema de Registro

4. Diseño conceptual

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Este marco legal lo conforman básicamente:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

• Ley de Información Estadística y Geográfica y su reglamento.

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

• Plan Nacional de Desarrollo.

• Ley de Transparencia.

Asimismo, se complementa con otro tipo de legis-lación y reglamentos internos de las dependencias, bajo los cuales se rige la operación de las unidades involucradas.

El marco legal impacta en el diseño de los opera-tivos de captación, sobre todo en proyectos en los que la unidad de estadística y la del registro pertene-cen a diferentes instituciones, pero en general las estrategias para la recopilación de datos en forma más eficiente depende de:

• El reconocimiento de un organismo rector para que norme, coordine y vigile el cumplimiento de la Ley o reglamentos nacionales en materia de estadística, para poder exigir que la información de interés público, se ponga a disposición de los responsables de la estadística.

• Iniciativas, promovidas por la unidad de estadística cuando así proceda, tendientes a la modificación de las leyes o los reglamentos jurídicos o administrativos nacionales pertinentes, a fin de establecer bases sólidas para el mejoramiento de la calidad y la producción oportuna de las estadísticas.

• El respeto de estas leyes, que implica por un lado, la obligatoriedad que compromete a las unidades de registro a entregar su información en el tiempo y forma acordados; y por parte de la unidad de estadística, a salvaguardar el principio de confidencialidad de la información.

• El apoyo de ciertos organismos o secretarías de estado vinculados con unidades de registro, quienes condicionan la autorización de trámites para la operación de sus actividades, a cambio de la entrega de su información. Tal es el caso de la Secretaría de Economía que solicita a las fuentes un acuse de recibo de la entrega de información al INEGI como cumplimiento de una obligación, a cambio de proporcionarles los permisos inherentes a su funcionamiento.

• Los cambios en la legislación afectan al proceso estadístico y a la captación, por lo que es

necesario determinar con claridad los ámbitos de competencia, estatal y municipal, e identificar las instancias legales que puedan aprovecharse para sensibilizar sobre la importancia de la estadística en cuestión y la entrega de la información con los requisitos de calidad acordados.

El marco legal debe considerarse en el diseño de las estrategias operativas, en cuanto a que determina bases de obligatoriedad para el operativo del Sistema de Registro.

3.3 Características del sistema de regis-tros administrativos

Es la forma como opera el sistema de registro en cuanto a la organización de archivos y de oficinas involucradas, relacionados con el grado de consoli-dación del sistema. Pueden presentarse las siguien-tes variantes:

• Los registros no se encuentran automatizados, sino están impresos en papel; y se ubican en muchas oficinas diferentes, lo que requiere un esfuerzo considerable del personal para la recopilación de datos.

• Los registros están organizados de forma sistemática en archivos, a través de un formato en una computadora, con elementos de identificación y de seguridad. Los archivos pueden ser entregados a la oficina de estadística en medios ópticos o magnéticos, o ser enviados por correo electrónico.

• Los registros están organizados en una base de datos o en un sistema de información, con fácil acceso, para recuperar la información necesaria con fines estadísticos. A esta variante deben orientarse los esfuerzos de la oficina estadística, pues facilita la mejora tanto en el proceso de registro como en el de la generación estadística.

Independientemente del grado de consolidación, hay una evaluación para determinar si los registros administrativos cumplen con los requisitos necesarios para ser aprovechados en proyectos estadísticos.

En cuanto a la recolección de los datos, pueden darse en las siguientes modalidades:

• Con base en una o determinadas unidades integradoras. Consiste en la operación de oficinas públicas, para concentrar su información en uno o varios puntos específicos, lo cual facilita la recopilación, pues no es necesario visitar a todas las oficinas de registro, solamente donde se indica; esto algunas veces se vincula con la flexibilidad para determinar los tiempos de entrega

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de la información (en forma mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual).

• Los recorridos para recolectar la información, se eliminan cuando las fuentes concentran varios municipios o unidades estadísticas, sobre todo en regiones geográficas extensas. La obtención de datos, en términos de minimizar costos para el operativo es significativa. Además de facilitar la recolección, esta se realiza de manera más oportuna, por la diferencia de invertir más tiempo en cada unidad.

• Con base en las unidades de registro. Consiste en el registro de los eventos o fenómenos en cada una de las oficinas o instituciones locales, que implican la interacción entre el responsable de la recolección y el del registro.

• Con transferencia electrónica. Consiste en el envío de información a través de Internet y con equipos de cómputo, desde las oficinas de registro al encargado de la recepción de datos de la unidad de estadística, Esto es factible cuando los recursos permiten contar con la tecnología y equipos apropiados que faciliten la recolección automatizada.

Estas características influyen en el grado de complejidad del operativo para la recolección de los datos de interés; la concentración de formatos en una oficina integradora, o el envío de archivos a la oficina responsable de la estadística, reducen los costos de la recolección y facilita la implementación de contro-les de calidad.

En la operación de sistemas de registro pueden presentarse insuficiencias de infraestructura de so-porte, equipamiento de personal calificado, recursos materiales y financieros, así como la ubicación de las unidades de registro, lo cual repercute en dificultades de la recolección de datos, como subregistro, duplici-dad de registros, registro tardío o extemporáneo.

Por otra parte, en los sistemas de registro existen diferencias entre el momento del hecho y el de su registro, así como entre el lugar de ocurrencia de ese hecho y de su registro, lo cual debe considerarse en la recopilación de datos para fines estadísticos. Por ejemplo, en una defunción pueden ser distintos el momento y lugar de ocurrencia del momento y lugar de su registro.

Esta circunstancia impacta en la decisión operati-va que se refiere al periodo establecido para mandar la información, y la determinación del cierre del ciclo de la captación. Es decir, reportar los hechos cada mes, cada bimestre, trimestre, etcétera.

3.4 Diseño conceptual

El diseño de las estrategias operativas, también de-pende de decisiones que se toman en esa fase, par-ticularmente las relacionadas a las características del marco conceptual, del instrumento de captación y de los criterios de validación, las cuales se describen a continuación, destacando como impactan en el dise-ño o ejecución de los operativos para captar los da-tos de interés estadístico.

3.4.1 Características del marco conceptual

El marco conceptual se refiere a los conceptos (te-mas, categorías, variables y sus clasificaciones) de los que se requiere obtener información estadística.

En el aprovechamiento de los registros adminis-trativos, el reto es hacer compatibles los conceptos involucrados en el registro con las necesidades y requisitos estadísticos, sin embargo pueden presen-tarse circunstancias como las siguientes:

• Uso de términos, clasificadores y/o definiciones distintas en las diferentes unidades del Sistema de Registro.

• Cambios legislativos o de regulación que alteran determinados conceptos y en consecuencia, modifican los datos de los registros administrativos.

En ambos casos puede ser necesario hacer ade-cuaciones conceptuales, que deben orientarse a mejorar la calidad de los datos, homologar los con-ceptos y estar suficientemente fundamentadas.

Estas adecuaciones deben tomarse en cuenta en el diseño de las estrategias operativas, con el fin de implementar controles que garanticen que los datos que se capten, correspondan a los conceptos de interés.

3.4.2 Características del instrumento de captación

De estas características, interesa la correspondencia del formato de registro con las necesidades estadísti-cas, debido a que puede implicar dos situaciones:

• Si el diseño del formato de registro y su contenido responden a las necesidades estadísticas, es suficiente con proporcionar una copia a los responsables de la estadística, con adecuaciones mínimas como el número de folio para control, etcétera, lo cual simplifica también los requerimientos para el operativo de captación.

• Si el diseño del formato de registro y su contenido no responden a las necesidades estadísticas,

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entonces se aplica un formato de captación especial para los fines estadísticos, que será llenado extrayendo del registro, los datos que interesan para los objetivos del proyecto estadístico, lo cual deriva en la utilización de más recursos en el operativo1.

Esta situación influye en la complejidad y carac-terísticas que deberán adoptar las estrategias para el operativo de captación.

3.4.3 Perfil de la persona que llena el instrumento de captación

Se refiere a las características educativas predomi-nantes en los funcionarios responsables de registrar los datos de cada evento o de transcribir éstos en un formato especial para fines estadísticos.

Lo recomendable es que el personal cuente con las características adecuadas para las exigencias de un cuidadoso y completo registro y trascripción de los datos. Sin embargo, con frecuencia no ocurre así y deben preverse actividades en el diseño de las estrategias operativas como: cursos de capacitación periódicos; un programa de supervisión para verificar el correcto llenado de instrumentos de captación y sugerir a la unidad de registro, elementos para el reclutamiento de personal en cuanto al perfil requeri-do para el manejo de instrumentos de captación.

1 Para mayor información ver el documento Diseño de Cuestiona-rios, que forma parte de esta misma serie.

3.4.4 Cobertura geográfica

Es la extensión y características del espacio territorial en el que se deben recabar los datos sobre cada evento, mismas que pueden dificultar en menor o mayor grado las actividades de registro y captación de los datos. Según el tipo de evento objeto de regis-tro, la cobertura geográfica puede referirse a deter-minadas localidades o centros de población, regio-nes, entidades federativas, municipios o todo el territorio nacional. Dicha cobertura impacta en las necesidades de adecuación de los procedimientos de registro y su infraestructura de soporte, tanto de ofici-nas como de personal, equipo, recursos materiales y financieros.

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Determinación de la Estrategia de captación

Procedimientos técnicos para:

•Captación•Control y calidad•Logística dministrativa•Pruebas de Procedimientos

•Elaboración de Manuales

Programa de Actividades

Estructura operativa y plantilla de personal

Determinación de la Estrategia para la Integración de Recursos Humanos

Procedimientos para:

•Reclutamiento

•Selección

•Contratación

Estrategia de Capacitación

4. Lineamientos para el diseño del operativo para la captación

Una vez que se determina una unidad con facultades específicas en el aprovechamiento estadístico de un sistema de registro administrativo y los recursos sufi-cientes para el cumplimiento de esa función, con base en los condicionantes mencionados, se esta-blecen los procedimientos para la recopilación de formatos o archivos, los mecanismos de control y supervisión, y los esquemas de capacitación para la aplicación de los mismos, incluyendo el diseño de pruebas para asegurar su eficacia.

Esta serie de acciones se agrupan en macroacti-vidades conforme el siguiente esquema:

Diseño del Operativo para la Captación

Para facilitar el cumplimiento de todas las activi-dades involucradas en las unidades de registro y su seguimiento durante el operativo, es necesario reali-zar una eficiente gestión de los procedimientos y mantenimiento de la infraestructura de las oficinas que integran el sistema de registros administrativos, para lo cual se establece lo siguiente:

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4.1 Determinación de la estrategia de captación

Consiste en definir los procedimientos siguientes:

• La forma de recolectar la información, controlar las actividades y la organización administrativa del proyecto, incluyendo la estimación y adquisición de los requerimientos y el flujo de materiales, elaboración de presupuesto y los controles para su eficiente aplicación.

• El programa general de actividades y para la cobertura de todas las oficinas de la unidad de registro.

• La estructura operativa y plantilla de personal.

4.1.1 Procedimientos técnicos para la captación, el control y la logística administrativa

PROCEDIMIENTOS PARA LA CAPTACIÓN

Consiste en la identificación de las actividades de naturaleza técnica, necesarias para la captación y de acuerdo a los objetivos del proyecto. Incluye la de-terminación de la forma como se cubrirán las oficinas de la unidad de registro para recolectar los datos.

Los procedimientos técnicos deben encaminarse a un correcto desarrollo de las funciones del personal operativo, responsable de la recolección para:

• El llenado de los instrumentos de captación y formatos de control acordados, así como en la forma para transferir o entregar la información.

• Manejo de los materiales necesarios.

• Preparación para la asesoría técnica que requieran las unidades de registro.

• Recolectar los formatos y verificar los datos contenidos.

El diseño de estos procedimientos debe estar orientado a facilitarle la entrega de información a las unidades de registro y dependerán del medio en que se encuentren los instrumentos de captación (impre-so o electrónico) y la existencia o no de una oficina integradora.

En este sentido, se puede acordar la existencia de puntos específicos en donde se concentre la in-formación a través de oficinas integradoras de las unidades de registro, lo cual beneficia no sólo a la recopilación, sino a la optimización de recursos, pues ya no es necesario visitar a todas las unidades para la entrega de información.

Si se trata de instrumentos de captación en pa-pel, debe diseñarse un programa de recorridos para visitar el mayor número posible de oficinas, buscando optimizar tiempos y recursos, previo acuerdo de las fechas en que se realizará la recolección.

Un elemento determinante en el éxito de los pro-cesos manuales es el factor humano. Se deben pre-ver circunstancias como la rotación del personal encargado de actividades relevantes como la obten-ción de datos, el conteo de los formatos, de su clasi-ficación y tratamiento. Para evitar que esos cambios se reflejen en variaciones en los datos, debe cuidarse que quienes lleguen a realizar dichas tareas, apli-quen los criterios adecuadamente y sin sesgos.

De existir el registro automatizado, se puede acordar con la unidad de registro la entrega de sus bases de datos, para extraer de ellas los datos de interés estadístico, o bien diseñar un sistema in-formático que se implemente en los equipos de la propia oficina, para efectuar esa extracción de mane-ra automatizada. En cualquiera de estos casos es importante, además de la capacitación que corres-ponda, la prestación del servicio de asesoría, tanto estadística como informática.

Lo recomendable es orientar los procesos hacia sistemas de captura automatizada, para lo cual es necesario su diseño y prueba.

VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN

• Se eliminan los problemas logísticos de la recolección de documentos impresos.

• La recolección en línea se realiza de manera eficiente y ágil, ya que el registro y la captura se efectúan de manera simultánea y la información es almacenada y remitida en el momento a la unidad de estadística.

• Se realizan simultáneamente la captación, la captura y algunos controles de verificación de datos, con criterios de validación incorporados para detectar incongruencias e inconsistencias a la actividad directa del registro.

• Facilita el trabajo tanto de las unidades de registro como de la unidad de estadística, al capturarse el registro para ambos fines: el administrativo y el estadístico.

• Agiliza los trámites administrativos; por ejemplo, para dar fe de un hecho, puede utilizarse una tarjeta o credencial, cuyos datos se registren automáticamente a través de un lector; dotado con medidas de seguridad y de control para obtener datos más precisos.

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• Reduce la discrecionalidad en la aplicación de los criterios por parte de la persona encargada del registro y se protege la veracidad y la calidad de los datos.

• Disminuye la carga de trabajo al informante; con el llenado electrónico de formatos se disminuyen errores; se requiere de menos procesos, por lo tanto menor inversión de recursos y tiempo en la captación.

• Se logra una mejor cobertura y se hace más eficiente la entrega de información, más completa y con menos errores.

• Se obtienen reportes del seguimiento al programa de trabajo y de resultados de desempeño.

DIFICULTADES FRECUENTES EN LA CAPTACIÓN

Hay que considerar los aspectos que pueden dificul-tar la captación de datos, como los siguientes:

• La infraestructura tan diversa que prevalece en algunas unidades de registro, complica la atención de los requerimientos del proyecto estadístico.

• Insuficiente capacitación del personal involucrado en el llenado de cuestionarios.

• Personal que atiende diversas funciones lo cual obstaculiza el cumplimiento de las actividades del proyecto estadístico.

• La naturaleza de los datos respecto a quien los proporciona, en virtud que pueden provocar desconfianza, temor o desconocimiento.

• Negativa de las autoridades institucionales y gubernamentales por diversos motivos.

• Incapacidad circunstancial para proporcionar la información.

Otro tipo de situaciones, no tan frecuentes como las anteriores, pero que de presentarse afectan el proceso de la recolección de datos son: los desastres naturales, conflictos laborales, políticos y sociales.

Para solventar estas dificultades, lo recomenda-ble es la asignación de recursos o establecer meca-nismos de apoyo hacia las unidades de registro en cuanto a equipamiento o personal operativo para facilitar la recopilación; capacitación a los responsa-bles del registro; labor de sensibilización a las autori-dades y a las fuentes de información.

PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL Y LA CALIDAD DE LA

CAPTACIÓN

El diseño de procedimientos para el control del ope-rativo, debe prever que las actividades se lleven a cabo en los tiempos programados, con los lineamien-tos establecidos y que los resultados del operativo de captación tengan la calidad esperada, lo cual implica identificar y corregir en forma adecuada y con opor-tunidad cualquier desviación, error o problema que se presente.

Los principales aspectos que deben considerarse en las medidas de control y la calidad son: cobertura geográfica, cobertura de las unidades de registro y de los eventos de interés estadístico, diseño de for-matos y sistemas de control, calidad en el llenado de instrumentos de captación, verificación de datos y avance en la cobertura.

Como apoyo a las actividades de cobertura, se su-giere utilizar la información oficial de claves y nom-bres correspondientes a municipios y localidades que maneja el INEGI, como el Catálogo General de Muni-cipios y Localidades (CIGEL), así como la cartografía necesaria para referenciar la información estadística. Además, se estará cumpliendo con la normatividad dispuesta para la generación de estadística básica.

Algunos de los problemas de calidad en el apro-vechamiento de registros de las dependencias públi-cas son: la transmisión inexacta o nula de declaraciones, instrumentos de captación incomple-tos, errores de codificación, vacíos en los procedi-mientos; por esto se hace necesaria la utilización de métodos directos e indirectos para evaluar el grado de cobertura del registro, y por consiguiente la calidad de los datos.

En la definición de medidas de control, deben considerarse insumos de apoyo como formatos, di-rectorios, materiales cartográficos, además de consi-derar la supervisión del personal y la revisión de resultados; lo cual debe indicarse con precisión y claridad en los manuales correspondientes, en donde se incluye una descripción detallada de los procedi-mientos, así como las soluciones que deben aplicar-se en casos de error o desviación. Dichos aspectos se describen a continuación:

DISEÑO DE FORMATOS Y SISTEMAS DE CONTROL

Los formatos requeridos para el control de las activi-dades, deben diseñarse y probarse. En un proyecto es necesario identificar las actividades que tienen mayor efecto en los resultados finales, y así, reforzar los procedimientos de control y algunas técnicas de supervisión que se pueden utilizar para ello.

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Estas actividades se deben definir en los manua-les que se utilizan para tal fin. Sus características dependen de la cobertura considerada, del perfil de las personas que proporcionan la información corres-pondiente a la unidad de registro, y la tecnología utilizada para transferirla.

En los casos de las unidades que cuentan con los sistemas informáticos para llevar el control de sus registros administrativos; se recolecta la información en medios ópticos o magnéticos, eliminando con ello la entrega de información en papel.

Dependiendo del número y características de las unidades de registro, la unidad de estadística puede desarrollar un sistema administrador único, que per-mita llevar el control operativo de la recolección y conocer el estatus de cada uno de los instrumentos de captación. El personal operativo del proceso es-tadístico, recibe el formato (impreso o electrónico), verifica los datos y genera los reportes, que estarán disponibles en línea, para el seguimiento del avance de cobertura, en diferentes niveles: por tipo de es-tadística, por oficina de la unidad de registro, por municipio, por entidad, etc., hasta su liberación.

Con ello, todos los interesados tienen acceso in-mediato a los reportes, logrando una importante dis-minución de trámites y formalidades administrativas que representan tiempo y recursos extraordinarios.

Entre los aspectos a considerar en los formatos de control se encuentran:

• Control de cobertura. Su propósito es obtener la información de todas las oficinas de la unidad del registro. Por ello se debe contar con el listado o directorio actualizado del universo completo y corregir errores, omisiones o duplicidades.

• Control de integridad. Es la medición y análisis de los resultados que se van obteniendo del fenómeno o hecho de interés, respecto al comportamiento esperado. Es decir, se hace un análisis de los casos obtenidos respecto a los esperados.

• Control de consistencia. Consiste en una revisión detallada de los datos obtenidos en los instrumentos de captación, apoyándose en los criterios de validación de acuerdo a la temática establecida.

La problemática detectada en los cuestionarios debe reflejarse en los formatos de control, con opcio-nes claramente identificables para ser atendidas pun-tualmente; de esta manera se evita que situaciones como la no respuesta pueda confundirse con la falta de información a causa de no existir información que reportar acerca de un evento.

En la verificación de datos es recomendable di-señar formatos en donde se pueda registrar la situa-ción de los instrumentos de captación y también es-tablecer los procedimientos para las siguientes acti-vidades:

• Revisión de los instrumentos de captación para identificar inconsistencias, valores fuera de rango u omisiones.

• Envío a la unidad de registro, la reconsulta de los formatos que no cumplen con los criterios de validación, con la documentación de sus resultados.

• Organización de los formatos que sí cumplen con los criterios de validación en paquetes identificables.

• Envío a captura cuando proceda.

PROGRAMA DE SUPERVISIÓN

La supervisión se refiere al seguimiento de las activi-dades en forma directa con el fin de verificar si se realizan conforme a los procedimientos y criterios establecidos Se lleva a cabo a través de una obser-vación regular y del registro de actividades, para comprobar cómo avanza el operativo y generar in-formes que apoyen en la toma de decisiones para la mejora del funcionamiento del proyecto.

El programa de supervisión debe precisar los re-cursos necesarios para su instrumentación y en fun-ción de ello, deben asignarse:

• Presupuesto

• Personal capacitado

• Períodos establecidos

Se trata de un proceso que demanda recursos, como tiempo, transporte y viáticos relacionados con las acciones a nivel regional y nacional, por lo tanto, debe ser simple, y centrarse en los elementos esen-ciales y causas de error.

La supervisión requiere conocimientos de quien la realiza, por lo que se debe desarrollar la capacidad de un supervisor, sus habilidades, sentido común y previsión, de tal forma que se minimice el riesgo de obtener informes erróneos. Sobre todo, cuando por las características socioculturales de algún lugar, es difícil encontrar el perfil requerido para efectuar dicha tarea, por ello, también son necesarias una sensibili-zación y una capacitación dirigidas a vigilar y asegu-rar la calidad de los datos.

Asimismo, en el desarrollo de la supervisión, se proporcionan en forma amplia elementos acerca del

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desempeño técnico y operativo, lo cual aporta hallaz-gos sobre la problemática en los procedimientos de captación, que después sirven para la capacitación.

LOGÍSTICA ADMINISTRATIVA

Para prever la realización eficiente de las actividades es necesario diseñar los mecanismos de control y soporte administrativo que habrán de aplicarse a lo largo de todo el proceso, así como definir alternativas de solución en los casos que los recursos disponibles resulten insuficientes para cubrir los requerimientos de cada actividad.

Las características del proceso en cuanto a can-tidad y tipo de personal involucrado, desplazamientos para la recopilación de los datos, necesidades de transferencia y almacenamiento de datos, materiales y documentos; así como del mantenimiento de insta-laciones, equipo y servicios requeridos, exigen la operación de sistemas de control estricto de los re-cursos, tanto en su adquisición, como en el suminis-tro, cuidado y verificación de uso; esto en el marco de la normatividad legal y administrativa correspon-diente a la unidad responsable del registro adminis-trativo. Dichos sistemas de control deben asegurar que las actividades cuenten con el apoyo necesario para su eficiente ejecución.

El análisis de cada actividad es una tarea funda-mental ligada al cálculo de costos, de lo cual se des-prende la factibilidad de ejecutar el proceso con los recursos disponibles o si es necesario negociar fuen-tes complementarias de financiamiento y de apoyo.

El análisis de necesidades debe cubrir los si-guientes rubros:

• Requerimientos para recursos humanos

o Sueldos para la plantilla

o Pasajes urbanos y foráneos

o Viáticos o gastos de campo (depende de la zona y personal contratado)

• Requerimiento de bienes inmuebles, equipos, materiales, documentación y servicios

o Local y mobiliario para oficinas (adquisición, préstamo o alquiler)

o Equipo de cómputo (hardware, software, im-presoras, accesorios)

o Materiales para impresión (formatos, manua-les) y reproducción (formas de control para oficina y campo)

o Papelería, útiles de oficina

o Teléfono, fax, Internet

o Servicio de mensajería

o Vehículos

o Combustible, lubricantes y aditivos, manteni-miento vehicular

En particular es necesario insistir en la conve-niencia de utilizar procedimientos automatizados tanto en el control administrativo como en las activi-dades técnicas, para lo cual es esencial prever el suministro de equipo computacional adecuado y sufi-ciente para el tipo y volumen de las actividades.

Definidos con todo detalle los requerimientos, se procede a la elaboración del presupuesto, actividad técnica donde se calcula el monto total de recursos financieros, su desglose por tipo de gasto y el calen-dario para su ejercicio.

Se recomienda considerar la opinión de los en-cargados de la recopilación de los datos, dado que los conocimientos y la experiencia de este personal permite detectar cuáles son las necesidades y la mejor forma de solventarlas, ya que cada zona o región posee características propias, que merecen una planeación o criterios particulares.

Establecido el presupuesto, es necesario identifi-car las fuentes de financiamiento y las formas com-plementarias de cubrir cada una de las necesidades. Se requiere además un control administrativo y su propio soporte de ejecución, con recursos específicos destinados a su operación eficiente, que exige además una estrecha vinculación y supeditación de las actividades administrativas al proceso técnico.

ESPECIFICACIÓN DE CONVENIOS

Debido a la frecuente insuficiencia de recursos finan-cieros, es conveniente considerar el cubrimiento de necesidades mediante negociaciones especiales con las autoridades correspondientes, con una sólida argumentación que justifique el monto del recurso solicitado, además de propiciar apoyos alternativos basados en acuerdos y convenios con distintas uni-dades institucionales. Dichos acuerdos y convenios pueden desprenderse de especificaciones sobre los de carácter general definidos al inicio del proyecto, o surgir como necesidades específicas en determinados momentos de la ejecución del proceso.

Los convenios de colaboración entre las unida-des de registro y las unidades de estadística, se tra-ducen en beneficios para las actividades operativas, como se menciona a continuación:

• Abrir una especie de ventanilla en caso de no contar con oficinas suficientes para registrar adecuadamente todos los hechos relacionados

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con el fenómeno de interés, entonces se faculta a otros organismos que sí tengan esa infraestructura, para obtener únicamente la información estadística deseada.

• Dotar a las oficinas que estén menos equipadas, de computadoras y sistemas automatizados, así como la correspondiente capacitación que facilite la entrega de la información. Inclusive, considerar mecanismos legales para prestarles equipo que ya no se utilice en la unidad de estadística o en otras oficinas de gobierno.

Es conveniente implementar un mecanismo de seguimiento y mantenimiento de los convenios y acuerdos pactados, pues suele ocurrir que cuando se dan cambios en las autoridades, ya sean directivos de las oficinas o a nivel de gobierno, se puede com-plicar su cumplimiento con la llegada de nuevo per-sonal, a quienes es oportuno sensibilizar sobre la importancia del dato estadístico.

PRUEBAS DE PROCEDIMIENTOS

Se debe contemplar la realización de una serie de pruebas de los procedimientos y los instrumentos que se utilizarán en los operativos para la captación, sobre todo cuando se trata de incorporar cambios, las cuales proporcionan elementos que apoyan la toma de decisiones respecto a lo adecuado de los procedimientos y esquemas para el control y la su-pervisión del operativo.

Las pruebas deben programarse, tomando en cuenta las características de las unidades de registro y las unidades de estadística, y hacer las adecuacio-nes pertinentes con base en el análisis de los resul-tados; en caso necesario, hacer pruebas adicionales.

Los aspectos que se pueden analizar son: la ido-neidad y claridad de los procedimientos y materiales de capacitación, y las instrucciones para la interac-ción entre la unidad de registro y la de estadística, entre otros.

Sólo se puede prescindir de una prueba cuando hay evidencia suficiente de que los cambios van a funcionar, cuando existe el sustento legal, o cuando se trata de situaciones comunes en la unidad de re-gistro. Adicionalmente se puede recurrir a comporta-mientos históricos de procesos similares, revisar las tendencias, y otros elementos que permitan compa-rar respecto a otros años, para establecer si un pro-cedimiento está dentro de los márgenes de aceptación y factibilidad.

ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y

PARA EL CONTROL

Los manuales de procedimientos son documentos de carácter técnico, donde se identifican e integran to-dos los procedimientos de trabajo, incluyendo ele-mentos sustantivos y administrativos, con el objetivo de coordinar y sistematizar las funciones con trans-parencia y eficiencia.

Los procedimientos del operativo deben descri-birse en los manuales de quienes los aplicarán, in-cluidos los relacionados con el control, prepararse y probarse oportunamente, de manera que puedan reproducirse, distribuirse y utilizarse en la capacita-ción del personal.

Los manuales deben cumplir requisitos de clari-dad, precisión y orden lógico de ideas, además de considerar elementos didácticos y redactarse en for-ma correcta, lo cual implica el apoyo de personal especializado. Además deben asegurar:

• La aplicación de criterios homogéneos por parte de las oficinas de la unidad de estadística

• Instrucciones sencillas y prácticas

• Orientación para el manejo de las diversas situaciones que se presenten, considerando que la problemática es diferente entre las regiones o entidades en donde se aplica.

Además del manual, es necesario identificar los documentos complementarios para una correcta apli-cación de los criterios, que sean materiales actuali-zados para tener referencias verídicas. De cualquier modo, se recomienda interactuar permanentemente para que la problemática surgida durante la captación sea compartida y tomada en cuenta por el resto de las oficinas involucradas.

4.1.2 Programa de actividades operativas

Sirve para llevar a buen término la planeación opera-tiva y controlar las actividades interrelacionadas entre las unidades de registro y de estadística; consideran-do fechas estimadas para asesoría y capacitación, recolección, supervisión u otro tipo de actividad ope-rativa que se considere necesaria.

Es conveniente la diagramación de todas estas actividades, y una vez revisadas y ajustadas, se plasmen en un calendario que debe disponerse en las unidades de registro y de estadística. Teniendo como referencia este calendario de recolección, se plantea una secuencia ordenada, considerando pro-ductos tales como: la lista, la red y el calendario de las actividades.

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Para una planeación adecuada de la recolección, debe acordarse entre los responsables de la unidad de registro y de la unidad de estadística, las fechas de entrega de la información del ciclo que correspon-da. Puede ser una fecha específica, cuando se trate de visitar la oficina para recoger los formatos impre-sos o los archivos en discos compactos (por ejemplo, el día 15 de cada mes); o un periodo cuando se trata de enviar por correo electrónico o por Internet (la segunda quincena de cada mes por ejemplo).

Para la recolección física de la información es necesario programar recorridos a una o varias ofici-nas donde se realiza el registro, además de visitas extraordinarias por retrasos o faltantes.

4.1.3 Estructura operativa y plantilla de personal

Para cumplir con los objetivos y metas del proyecto y garantizar la cobertura y calidad de la información, se debe prever una plantilla de personal y recursos sufi-cientes para cubrir los desplazamientos que requiere la recolección, en un esquema de jerarquización y división clara de las funciones; para lo cual se reco-miendan las siguientes actividades.

• Identificar actividades y agruparlas

• Delimitar y describir las funciones

• Jerarquizar funciones (determinar las líneas de autoridad y tramos de control)

• Estimar la plantilla de acuerdo a las necesidades de la captación

• Elaborar organigrama (describir las funciones y responsabilidades para cada puesto)

Con ello se busca atender y dar seguimiento a cualquier situación respecto a la información estadís-tica, incluir en las funciones del personal operativo: la entrega y recepción de cuestionarios, verificar y ana-lizar la información con el fin de corroborar que los datos estén completos y sean congruentes, brindar la asesoría requerida por las unidades de registro y todo lo relacionado con la recopilación o envío de datos con la calidad y oportunidad requeridas.

Es de particular importancia que el diseño de la estructura operativa, la realicen coordinadamente, la unidad de estadística y la unidad de registro, dado que esta última se encarga a través de su personal del llenado de los instrumentos de captación y sumi-nistro para su tratamiento estadístico. Por ello es necesario definir con claridad, el personal que de ambas unidades se incorpora al proceso estadístico, y en el caso de la unidad de registro determinar las condiciones en que lo hace.

Por ser continua la explotación estadística de re-gistros administrativos, el personal de la estructura para la captación debe ser permanente.

Si los recursos son escasos, y no se tiene mar-gen presupuestal suele atribuirse la función de reco-lección como una más entre otras que tiene el personal operativo, en tales casos es necesario cui-dar el equilibrio, identificando claramente las priori-dades, para no saturarlos de actividades que les impidan atender satisfactoriamente el proyecto es-tadístico y que se de la capacitación en forma ade-cuada y oportuna.

Cuando sólo se cuenta con personal de apoyo para el proyecto, suelen presentarse diversas com-plicaciones, como la falta de un seguimiento adecua-do, que dificulta el cumplimiento de la estrategia de captación y no se puede exigir lo necesario bajo es-tas condiciones de operación.

El inconveniente para el personal cuando se les asignan otras funciones, es que regularmente fungen como enlaces estadísticos o informáticos y hasta realizan labores administrativas. En virtud de no sólo dedicarse a la parte estadística se les complica su trabajo; a veces pueden ser requeridos y no estar disponibles porque están realizando otra de sus fun-ciones. Por ello, hay que tomar conciencia de la im-portancia y rigurosidad que exige la estadística, y el impacto de tener demasiadas funciones realizadas por poco personal.

Para reforzar la calidad de la captación, se debe asignar personal para la supervisión, acorde al grado de dificultad de las actividades.

4.2 Determinación de la estrategia para la integración de los recursos humanos

La integración de los recursos humanos contempla el reclutamiento del personal para los puestos de la estructura operativa, la selección del personal y su contratación y capacitación, sin embargo, con excep-ción de ésta última, en este tipo de proyectos es-tadísticos generalmente se utilizan los recursos humanos ya existentes en las unidades participantes, por lo que las actividades de reclutamiento, selección y contratación no suelen ser de gran magnitud.

4.2.1 Elaboración de los procedimientos para el reclutamiento, selección y contratación

Si es necesario integrar recursos humanos, se pue-den realizar las siguientes actividades:

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PROCEDIMIENTOS PARA EL RECLUTAMIENTO

Son el conjunto de actividades para determinar las formas en que la unidad de estadística divulgará y ofrecerá al mercado de recursos humanos, las opor-tunidades de empleo que pretende llenar, con el fin de atraer aspirantes a ocupar un cargo en la estructu-ra operativa, con los perfiles y requisitos necesarios.

El reclutamiento debe atraer suficientes candida-tos para disponer de opciones de selección. Se inicia con la convocatoria, que puede hacerse de forma cerrada, a través de la concertación y firma de con-venios con instituciones de gobierno, escuelas o bol-sas de trabajo; o en forma abierta, en lugares donde concurra personal con las características requeridas, como instituciones educativas u oficinas del gobierno. Debido a las distintas circunstancias y tipos de uni-dades de registro, se debe considerar la concertación realizada entre ambas unidades para la participación del personal.

El perfil de puestos es un insumo básico para el reclutamiento y constituye un modelo o tipo ideal, definido con base en los requisitos que debe reunir el personal para desempeñar adecuadamente las fun-ciones propias del puesto.

PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y LA CONTRATA-

CIÓN

La selección de personal, es el procedimiento que permite analizar la capacidad, conocimientos, habili-dades y experiencias de los aspirantes, para elegir con eficacia el número de empleados suficientes para cubrir todas las áreas geográficas y funciones previs-tas en el proyecto, identificando el personal más cali-ficado para cada tipo de puesto. Se sugiere considerar la secuencia de evaluaciones siguientes:

• Evaluación de las cédulas de reclutamiento

• Examen de conocimientos generales y/o técnicos

• Exámenes psicométricos

• Realización de entrevistas

Para la contratación del personal operativo hay que observar todos los aspectos normativos y presu-puestarios que rigen en la unidad de estadística res-ponsable del proyecto.

4.2.2 Estrategia de capacitación

El objetivo de la capacitación, es proporcionar los conocimientos y desarrollar las habilidades necesa-rias del personal que participará en las distintas acti-

vidades, con el fin de garantizar la correcta aplicación de los procedimientos e instrumentos de captación.

En el diseño de la estrategia de capacitación de-berán especificarse las modalidades de capacitación a seguir; el diseño y preparación de los cursos es-pecíficos para el personal de los distintos puestos, los materiales didácticos que se utilizarán, así como las formas de evaluación de participantes y de los cursos.

Dependiendo de las unidades de registro y los medios en que se captará la información (formatos impresos o electrónicos), los cursos pueden cubrir distintas líneas, niveles y modalidades. Deben apro-vecharse las tecnologías de información, de acuerdo a la infraestructura con que se cuente, como cursos en línea, programas tutoriales y videoconferencias.

Debe diseñarse un programa de capacitación es-tructurado en sus contenidos, calendarizado y con-cebido para su aplicación cíclica, tanto en las unidades de registro como en las de estadística, además de prever reuniones especiales para inter-cambiar opiniones sobre la mejora de los cursos y para resolver problemas identificados en la captación de datos. Asimismo, este programa debe ser lo sufi-cientemente flexible para atender necesidades urgen-tes de capacitación, ocasionadas por la rotación de personal.

Para garantizar la aplicación de criterios de ma-nera homogénea, en el proceso de capacitación se debe involucrar a personal de ambas unidades, tanto del registro como de la estadística.

Es necesario prever los recursos requeridos por el programa de capacitación a fin de que se realice satisfactoriamente.

SENSIBILIZACIÓN

Además del programa de capacitación es necesario prever actividades de sensibilización tanto de autori-dades responsables del sistema de registro como de quienes proporcionan los datos, en el sentido de que comprendan la relevancia de las estadísticas que proporcionaría el proyecto, así como la necesidad de que los datos captados sean veraces, completos y oportunos a fin de reforzar la cultura estadística.

En particular, sobre las autoridades del sistema de registro, es conveniente promover el concepto de que los recursos destinados a la producción estadís-tica constituyen una inversión, de manera que se obtenga una mejor disposición para la asignación o negociación de recursos requeridos en el proyecto. Asimismo, prever cambios o conclusión de periodos

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en el gobierno que deriven en cambios de autorida-des, para no interrumpir el suministro de información.

Como apoyo en esa actividad, se puede motivar a las fuentes entregándoles productos estadísticos de su interés, pero además, darles a conocer tanto a las autoridades como al personal técnico, los produc-tos generados con los datos que proporcionan, de-mostrando con ello los beneficios de su cooperación.

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5. Captación

Esta fase cubre el operativo para captar los datos a nivel de elementos individuales de la población de estudio, conforme a la preparación y distribución de materiales de apoyo (cartografía, manuales, instructi-vos, catálogos, etc.), la integración de recursos humanos, bajo una detallada programación de activi-dades, estructura orgánica y controles establecidos.

La continuidad de la captación en los registros administrativos implica la necesidad de considerar cortes temporales de acuerdo a las exigencias en la presentación de resultados, ya que estos pueden referirse a períodos mensuales, trimestrales, anuales u otros.

A continuación se presenta el esquema con las macroactividades y actividades de esta fase:

Los lineamientos sobre la fase de captación son los siguientes:

5.1 Preparativos del ciclo

La eficacia de la captación, depende en gran medida de una preparación detallada de las actividades que se describen a continuación.

5.1.1 Formación y equipamiento de grupos de trabajo

Se debe considerar todo el personal que participará tanto en el registro como en la recolección de la in-formación, para conformar los grupos de trabajo en-tre las unidades involucradas, de acuerdo a las exigencias de la estadística requerida y del sistema de registros administrativos. La Integración de gru-pos de trabajo, debe orientarse al cumplimiento y seguimiento del programa general de actividades, atendiendo las diferentes funciones y puestos con-templados en la estructura operativa.

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Respecto al equipamiento e instalación se de-berán considerar los siguientes aspectos:

• Adecuación de locales e instalación de mobiliario, equipos informáticos y de comunicación (teléfono, Internet, etcétera.).

• Asignación de espacios a los grupos de trabajo y materiales de oficina.

• Impresión y reproducción de materiales.

La infraestructura de las oficinas debe contar con el equipo indispensable acordado previamente para el registro y la recopilación de los datos; es recomen-dable que disponga de al menos una computadora para facilitar no sólo el proceso de captación de la información, sino del manejo de sus propios formatos o informes.

Las unidades de estadística deben considerar, una vez conformados los grupos de trabajo, su ubi-cación en espacios que cuenten con las característi-cas necesarias para poder desarrollar con eficiencia las diferentes actividades; sitios seguros con todos los servicios y mobiliario requerido. Asimismo, dotar al personal con el material requerido de oficina, así como de los que se utilizan en la capacitación.

La reproducción de los materiales que previa-mente fueron diseñados, debe ser efectuada con suficiente anticipación y ser entregados para su apli-cación oportuna a todas las unidades del sistema de registro en cada ciclo. Entre ellos están: los instru-mentos de captación, formatos de control, manuales de capacitación y cualquier otro que sirva para el operativo de captación. La estimación de materiales a reproducir debe considerar un margen razonable para imprevistos.

5.1.2 Actualización de directorios

Consiste en revisar y ajustar, de ser necesario, los datos de identificación y ubicación de todas las ofici-nas de la unidad de registro, a través de corroborar las altas, bajas y cambios, para garantizar la cobertu-ra del proyecto estadístico.

Entre los principales requisitos de un directorio estadístico para mejorar la calidad de los resultados se encuentran:

• Cobertura completa, es decir, debe contener el total de unidades formalmente constituidas.

• Facilidades de acceso y existencia de reglas y procedimientos para su actualización.

• Uso de claves de identificación para cada unidad de registro.

• Uso de unidades geoestadísticas bajo una nomenclatura y codificación homogénea que garantice la consistencia, evite duplicidades y omisiones en la recopilación de datos.

Se deben solicitar los directorios a los responsa-bles de las unidades de registro, incluyendo sus de-legaciones, oficinas u oficialías, etcétera, y en caso de que se reporten cambios, se realiza el procedi-miento correspondiente para la actualización.

Para el caso de las bajas, cuando no se reporta información en un mes o más, se consulta y verifica si se trata de una baja temporal o definitiva. Para el caso de las altas, la fuente debe dar aviso al abrir más unidades de registro, procurando que sea en un periodo no mayor a un mes. Por ello, la actualización de directorios debe ser una actividad continua y estar basada en la comunicación permanente y constante con los responsables del registro administrativo.

La persona encargada de recolectar los datos, puede identificar movimientos en las unidades de registro y resolver la problemática que se presente haciendo los cambios inmediatos, para no afectar la oportunidad de los datos estadísticos. Por lo tanto, la selección de este personal debe apegarse al perfil de puestos acordado.

5.1.3 Preparación y distribución de materiales

En esta serie de actividades se realiza la estimación en cantidades de los distintos materiales requeridos para la captación, su preparación y distribución opor-tuna a las áreas que se encargarán de recabar la información.

Es necesario contar con el diseño definitivo de los siguientes elementos:

• Instrumentos de captación

• Software de captación y control

• Manuales, guías, formas auxiliares, instructivos para la captación y de control de calidad

• Directorios y/o listados

• Paquetes cartográficos básicos

• Materiales de comunicación

Es indispensable que las actividades de empa-quetado se realicen bajo medidas de seguridad, pro-tección y transporte, recordando que se trata de material de cuidado especial.

En el proceso de distribución del material se re-quiere verificar que se reciba en el tiempo programa-

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do y completo, haciendo las confrontas necesarias con los correspondientes listados.

El suministro de materiales a las unidades de regis-tro, dependerá del tipo de instrumento de captación:

• En el caso de formatos impresos, es conveniente considerar un porcentaje adicional, el cual dependerá del número de casos estimados.

• En el caso de cuestionario electrónico, ya sea vía Internet o por sistemas electrónicos, la unidad de registro deberá supervisar y constatar la entrega e instalación de los sistemas, su accesibilidad y capacidad de respuesta.

El suministro puede ser efectuado con el apoyo de un servicio público y delegar al mismo, tareas asociadas a la distribución como:

• Recepción del material de los productores y otros abastecedores externos.

• Empaquetado.

• Almacenamiento de paquetes.

• Preparación y entrega al personal operativo.

• Tiempos de entrega.

• Acuses de recibo.

5.1.4 Capacitación

De manera coordinada se organiza el desarrollo de esta actividad para los diferentes niveles de la estruc-tura operativa, de acuerdo con la estrategia estable-cida en el diseño para la capacitación, y apegándose al calendario programado. Los grupos pueden inte-grarse (presenciales o a distancia) por nivel y/o tipo de funciones a desempeñar, de manera que reciban toda la información que corresponda por parte del instructor asignado.

Es recomendable implementar mecanismos que permitan detectar y atender rápidamente las necesi-dades de capacitación. Estas pueden requerirse por cambios en los procedimientos o por rotación de personal ocasionado por motivos diversos.

5.2 Recolección

Es la serie de actividades para contactar con el per-sonal que lleva a cabo el registro administrativo y obtener los instrumentos de captación impresos o electrónicos, llenados con la información de cada uno de los elementos del fenómeno o población objeto de estudio.

Es conveniente que la persona encargada de re-colectar la información, en ese momento realice una primera revisión del Instrumento de captación, con ello se pretende detectar faltas simples y evitar re-consultas. Deberán generarse reportes de los errores o problemas de llenado, los cuales permiten identifi-car necesidades de capacitación.

Se requiere que en la recolección, se implemente el sistema para el seguimiento y avance, a fin de monitorear la cobertura de las unidades de registro, y el cumplimiento según lo planeado originalmente.

5.2.1 Transferencia de datos

Es el envío de la información obtenida a través de los instrumentos de captación y el reporte correspon-diente a la unidad estadística, utilizando los procedi-mientos establecidos en el diseño de la captación.

Cuando la información se capta por Internet u otro medio electrónico, el sistema de transferencia deberá registrar automáticamente su recepción, inte-grando tanto los archivos como los reportes.

El responsable de la recolección, debe asegurar que la transferencia de datos se realice de manera correcta, corroborar que estén completos y sean congruentes, o en su caso asesorar y aclarar las dudas del personal que lleva a cabo el registro, ya sea en el llenado de los cuestionarios o por dificulta-des en el manejo de los sistemas informáticos.

Asimismo, cuando alguna unidad de registro no realice sus envíos en los plazos establecidos, debe ser contactada para indagar que tipo de problemas se presentaron y evitar los rezagos de información.

Problemas como la falta de personal, de equipo o de sistemas automatizados de la unidad de registro para transferir los datos, puede solventarse con ac-ciones coordinadas; como el apoyo de personal y de equipos informáticos de la unidad de estadística, a fin de realizar la captura directa de datos.

Una vez concluidos los trabajos referentes al fo-liado y asignación de claves a los cuestionarios, se preparan y envían a la oficina que llevará a cabo procesamiento electrónico de los datos.

5.2.2 Control de la recolección

Son las actividades orientadas a conocer con preci-sión el grado de avance y cobertura durante la reco-pilación, para tomar las decisiones pertinentes y asegurarse de que las actividades se están cum-pliendo en los tiempos programados y bajo los linea-

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mientos establecidos en el diseño del operativo; asi-mismo se implementan las medidas correctivas pre-determinadas con el fin de garantizar la cobertura de unidades de registro, el avance y la calidad de la información.

Para tal efecto, de acuerdo con el programa de supervisión, el personal encargado de estas activida-des detecta si hay errores en la información o en los procedimientos, con el fin de aplicar la solución co-rrespondiente; ya sea trasladándose para transmitir las instrucciones de forma personal, o utilizando otros medios como el correo electrónico, el teléfono, o a través de reuniones plenarias donde también se abordan todo tipo de inquietudes y sugerencias.

En el caso de las unidades de registro que traba-jan con un sistema automatizado proporcionado por la unidad estadística, se les monitorea permanente-mente para asegurar que se emitan registros reales, además de verificar que cada versión del sistema (software) cumpla su funcionalidad técnica.

Se lleva un control de los formatos recopilados, a través de la asignación de un número consecutivo de folio, para posteriormente realizar una primera revi-sión, la cual consiste en:

• Asegurar que los datos estén completos.

• Verificar la congruencia y consistencia de los datos remitidos por las unidades de registro.

• Revisar (criticar) cada uno de los capítulos del cuestionario.

• Asignar una clave a cada entidad y municipio según el número que corresponda, de acuerdo con el marco geoestadístico.

• Aplicar los criterios de validación a fin de asegurar la información mínima en los instrumentos de captación.

Cuando se presentan los problemas previstos en el diseño de procedimientos de control, referentes a cobertura, integridad y consistencia en la información de los cuestionarios, se debe consultar directamente con el responsable del llenado para que realice la ratificación y/o rectificación de las cifras o datos soli-citados. Se debe confirmar que no se haya delegado esta tarea a otra persona, lo cual pueda complicar la aclaración.

Con estas medidas se pueden abatir problemas que afectan a la recolección, como faltantes o errores en los datos, los rezagos y la no respuesta; pero también se debe considerar la ejecución de los pro-cedimientos diseñados para resolver situaciones impredecibles o especiales que alteren las activida-

des de captación como faltantes de materiales, acci-dentes del personal o conflictos laborales.

Cuando la información es captada por medios electrónicos, se realiza la revisión automática en sistemas apropiados que revisarán datos obtenidos, de control y de integración y congruencia para poste-riormente generar reportes y comparar los registros con los datos de control.

Por otra parte, las bases de datos generadas por el sistema de captura y las proporcionadas por las unidades de registro, se remiten directamente para su tratamiento electrónico. En el caso de que los cuestionarios y/o bases de datos presenten algún problema en el contenido de información, se realizan las aclaraciones correspondientes.

Una vez recolectados todos los formatos y demás materiales de las unidades de registro, se realiza una revisión de datos de control, separación por paquetes y actas para llenar los formatos de control y segui-miento, que indicarán si existe algún problema.

5.2.3 Integración de la información y envío a proce-samiento

Consiste en la organización de boletas, cuestiona-rios, formatos (material impreso) y de archivos y/o bases de datos de cada una de las unidades de re-gistro, mediante la aplicación de los procedimientos acordados. Se deben verificar los paquetes y forma-tos, o en su caso de archivos, con el fin de aprobar la integridad de la información o hacer las aclaraciones hasta cumplir con los requisitos y ser turnados para su procesamiento electrónico.

Estas actividades presentan variantes si se trata de cuestionarios impresos o en medios electrónicos, las cuales se describen a continuación:

• La integración e identificación de paquetes con cuestionaros impresos, debe asegurar requisitos de calidad, al pasar la información por etapas de verificación y cumplimiento de parámetros para su entrega a procesamiento.

• La información captada por medios electrónicos, se integra bajo dterminados requisitos de calidad en la organización e identificación de los archivos, antes de turnarlos a procesamiento.

En la integración, es conveniente que el respon-sable de la unidad de estadística disponga de un sistema que contabilice los instrumentos de capta-ción, requisite los formatos de control y envíe el con-centrado por correo electrónico a un equipo determinado. Su almacenamiento en una base de datos, permite manejar eficientemente los concentra-

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dos de los municipios o delegaciones, y remitirlos para su procesamiento.

Con la entrega a procesamiento, se empieza a cerrar el ciclo del trabajo operativo. En el caso de que surjan imprevistos, rezagos u otra inconsistencia, serán los mecanismos implementados en el control de calidad que indicarán los pasos a seguir en el operativo.

5.3 Cierre del ciclo

El cierre del ciclo, se da de acuerdo a las fechas pro-gramadas como límite para captar la información; éstas se basan en el tipo de estadística que se trate, y dependiendo de las variaciones en el manejo de sus calendarios, se establecen los plazos y límites para hacerlo. Como se trata de eventos continuos, se hace el cierre y se empieza a preparar el nuevo ciclo.

5.3.1 Recuperación de materiales

Es el conjunto de actividades que se realizan en una fecha determinada, para recuperar la documentación no utilizada y que no sirva para el siguiente ciclo de captación, con el fin de impedir un mal uso de la misma.

El material debe organizarse y clasificarse para su devolución (de oficina, formatos de captación, cartográfico, etc.) e integrarse en paquetes.

En caso de haber concertado apoyos externos, ya sea de espacios para oficinas, materiales diversos y equipo, se devuelven y se agradece formalmente a las instituciones correspondientes por las facilidades otorgadas.

5.3.2 Informe final

Se preparará un informe final en el cual se incluya los problemas más frecuentes durante la captación y sus soluciones, las experiencias contenidas en las minu-tas y reportes de supervisión, así como las cifras obtenidas en la recolección de la información y su comparación con los indicadores previamente esta-blecidos para medir la calidad de la captación, como número de instrumentos de captación aplicados y número de casos de no respuesta, entre otros.

A partir de esta documentación se tienen elemen-tos útiles para una evaluación de los procedimientos, analizando la utilidad y complejidad de cada uno de ellos y las propuestas de mejora.

Cuando los datos no sean recibidos en su totali-dad, generalmente se hace un reporte, que da cuenta de las unidades de registro faltantes; se remite a la oficina responsable de recuperar la información o a cierta entidad para darle seguimiento o para que haga llegar una justificación acerca del problema.

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Glosario

Actualización de directorios. Consiste en revisar y ajustar, de ser necesario, los datos de identificación y ubicación de todas las oficinas de la unidad de regis-tro, a través de corroborar las altas, bajas y cambios, para garantizar la cobertura del proyecto estadístico. pág. 24.

Adecuación o correspondencia del formato de registro con las necesidades estadísticas. Revisión de los elementos contenidos en el formato de registro, que responden al evento o hecho que se registra, para determinar si son todos de interés estadístico o no. pág. 8.

Aprovechamiento de registros administrativos. Método para generar datos estadísticos, mediante el uso de los sistemas de registro de hechos o sucesos individuales que realizan las dependencias y organis-mos públicos como parte de su función. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadís-tica básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Capacitación para el personal operativo. Conjunto de actividades orientadas a proporcionar los conoci-mientos y desarrollar las habilidades necesarias del personal que participará en las distintas actividades, con el fin de garantizar la correcta aplicación de los procedimientos operativos y los instrumentos de cap-tación. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Carga de trabajo. Número de unidades de observa-ción que un entrevistador puede atender y dejar en situación final, en un área de trabajo durante una jor-nada laboral, en las encuestas que se levantan por medio de entrevista directa. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Censo. Método para la generación de datos estadís-ticos, mediante la obtención de datos individuales de todos y cada uno de los elementos que conforman el conjunto objeto de estudio. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Cierre del ciclo. Conjunto de actividades que se realizan en una fecha determinada para recuperar la documentación no utilizada y que no sea útil para el siguiente ciclo de captación, con el fin de impedir un mal uso de la misma; y la preparación de un informe en el cual se incluyan los problemas más frecuentes durante la captación y sus soluciones, las experien-cias contenidas en las minutas o reportes de supervi-

sión, así como las cifras obtenidas en la recolección de la información y su comparación con los indicado-res previamente establecidos para medir la calidad de la captación y proponer elementos útiles para la mejora de los procedimientos. pág. 28.

Cobertura conceptual. Conceptos (temas, categor-ías, variables y sus clasificaciones) de los que se re-quiere obtener información. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Cobertura geográfica. Territorio al que se refiere la captación de datos en un proyecto estadístico. INE-GI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006 (Inédito).

Control de avance. Medición y análisis de los resul-tados obtenidos con relación a las metas y los tiempos programados para cada una de las actividades, con el fin de identificar posibles retrasos y dar alternativas de solución oportuna. Se conoce también como “segui-miento programático”. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Control de cobertura. Medición y análisis de los re-sultados obtenidos con relación a la correcta ubica-ción y captación tanto de áreas geográficas seleccionadas, como de las unidades de observación, a fin de corregir errores de omisión o duplicidades. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Control de operativo. Aseguramiento de las activida-des para que se lleven a cabo en los tiempos progra-mados, con los lineamientos establecidos y que los resultados del operativo de captación tengan la cali-dad esperada, lo cual implica identificar y corregir en forma adecuada y con oportunidad cualquier desvia-ción, error o problema que se presente. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Control de la recolección de los datos. Actividades orientadas a conocer con precisión el grado de avan-ce y cobertura durante la recopilación, para tomar las decisiones pertinentes y asegurarse de que las acti-vidades se están cumpliendo en los tiempos progra-mados y bajo los lineamientos establecidos en la etapa de diseño; asimismo se implementan las medi-das correctivas, que fueron determinadas para tal efecto con el fin de garantizar la cobertura de unida-des de registro y la calidad de la información. pág. 26.

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Convenios y concertación de apoyos. Acuerdos formales que se establecen entre la unidad de registro y la unidad de estadística, para pactar y ajustar las estrategias y procedimientos que haya lugar, para adecuar los registros a fin de que puedan ser aprove-chados con fines estadísticos. pág. 5.

Determinación de la estrategia operativa. Conjunto integrado y ordenado de procedimientos para deter-minar la estructura operativa y plantilla de personal, el programa general de actividades y para la cobertu-ra de las áreas seleccionadas y la organización ad-ministrativa del proyecto para gestionar la estimación y adquisición de los requerimientos, flujo de materia-les, elaboración de presupuesto y los controles para su eficiente aplicación. pág. 12.

Diseño conceptual. Serie de actividades mediante la cual se identifican las necesidades de información, con base en las cuales se determinan: el marco con-ceptual, los instrumentos para la captación de los datos; los criterios de validación para la revisión y depuración de inconsistencias, así como los esque-mas para la presentación de resultados. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadís-tica básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Diseño de la captación. Serie de actividades para determinar, desarrollar y probar las estrategias, pro-cedimientos y esquemas técnicos para la captación. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la genera-ción de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Encuesta por muestreo. Método para la generación de datos estadísticos que utiliza una muestra repre-sentativa de la población de estudio, seleccionada mediante procedimientos técnicos y de la cual se infieren datos válidos para la población total, con deter-minados niveles de precisión. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística bási-ca. Marzo de 2006. (Inédito).

Estrategia operativa. Conjunto integrado y ordenado de procedimientos para determinar la estructura ope-rativa y plantilla de personal, el programa general de actividades y para la cobertura de las áreas seleccio-nadas y la organización administrativa del proyecto para gestionar la estimación y adquisición de los requerimientos, flujo de materiales, elaboración de presupuesto y los controles para su eficiente aplica-ción. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la ge-neración de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Estrategia para la integración de los recursos humanos. Conjunto de procedimientos que permitan disponer del personal capaz de desempeñar las fun-ciones de los distintos cargos operativos y en número suficiente para cubrir todas las áreas geográficas que

se contemplan en el proyecto, así como proporcionar-les los conocimientos necesarios para cumplir ópti-mamente con sus responsabilidades. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Estructura operativa. Recursos humanos necesa-rios para el levantamiento, considerando las funcio-nes y responsabilidades por puesto y su representación en un organigrama. INEGI (2005). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Fase de captación. Serie de actividades para obte-ner los datos de cada elemento de la población de estudio o una muestra de ella, siguiendo las estrate-gias determinadas en programas y procedimientos de trabajo. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Fase de diseño de la captación y el procesamien-to. Serie de actividades para determinar, desarrollar y probar las estrategias, procedimientos, esquemas técnicos y sistemas informáticos para las actividades tanto de la captación de datos como de su procesa-miento. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Instrumento de captación. Formato que se utiliza para el registro de los datos, en un proyecto estadísti-co. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la genera-ción de estadística básica. Marzo de 2006 (Inédito).

Lineamiento. Directriz que establece los términos, condiciones, límites y características dentro de las cuales ha de realizarse determinado tipo de acción. INEGI. Marco normativo de los Sistemas Nacionales Estadístico y de Información Geográfica. Febrero de 2005.

Logística administrativa. Determinación de medios y procedimientos para llevar a cabo la organización administrativa del proyecto estadístico, identificando los requerimientos de bienes inmuebles, equipos, materiales, documentación y servicios, así como los procedimientos para su distribución, devolución y elaboración del presupuesto, además de lo relativo a su control y eficiente aplicación. INEGI. El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Lugar de ocurrencia. Subdivisión político administrativa del país (entidad, municipio o localidad), donde se produ-ce el hecho. INEGI. (2004). Marco metodológico para la generación de las estadísticas vitales. Nacimientos. Aguascalientes, Méx.

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Lugar de registro. Es la entidad, municipio o dele-gación y localidad donde se ubica la fuente informan-te en la que se inscriben los hechos; ésta puede o no coincidir con el lugar de ocurrencia del evento. INEGI. (2004). Marco metodológico para la generación de las estadísticas vitales. Nacimientos. Aguascalientes, Méx.

Manual operativo. Documento con fines didácticos y de apoyo durante el operativo, en donde se especifi-can entre otros aspectos, las responsabilidades y actividades de las diferentes figuras operativas que participarán en el proyecto y cómo interactúan entre sí, se describe con el suficiente detalle los procedi-mientos que han de seguirse en el desarrollo de tales actividades. INEGI. El operativo de captación en en-cuestas por muestreo. (Inédito).

Manual de procedimientos. Documento de carácter técnico donde se identifican los procesos de trabajo, tanto sustantivos como administrativos, con el objetivo de coordinar y sistematizar las funciones en un marco de transparencia y eficiencia. INEGI. El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Marco legal. Conjunto de leyes, reglamentos, políti-cas y normas que fundamentan jurídicamente los re-gistros que las dependencias y organismos de la administración pública realizan como parte de su fun-ción. pág. 6.

Medio del formato en que se hace el registro. Tipo de instrumento físico utilizado para contener los for-matos. Puede ser de dos tipos: impreso, que es el más común, y el electrónico. pág. 9.

Medio impreso. Consiste en la impresión en papel, cartón o materiales similares, de las preguntas o enunciados y sus opciones de respuesta, para que los funcionarios de las dependencias responsables del registro, llenen los requerimientos de información. pág. 9.

Perfil de puesto. Modelo o tipo ideal, definido con base en los requisitos que debe reunir el personal para desempeñar adecuadamente las funciones pro-pias del cargo. INEGI (2006). El operativo de capta-ción en encuestas por muestreo. (Inédito).

Perfil de la persona que llena el instrumento de captación. Características educativas promedio de los funcionarios responsables del llenado del instru-mento de captación, que retoman los datos del for-mato de registro; o bien, de la persona que hace el registro en las situaciones en que se turna copia a los responsables de la generación de estadísticas. pág. 9.

Proceso de generación de estadística básica. Conjunto de procedimientos y actividades para pro-ducir información estadística, a partir de datos capta-dos mediante la aplicación de un cuestionario o formato de registro a nivel de unidades de una pobla-ción de estudio. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

Programa de actividades operativas. Secuencia ordenada de todas las actividades que tienen por objetivo la recolección de los daos de interés, conside-rando la red y calendario de tales actividades. pág. 18.

Prueba de los procedimientos operativos. Conjunto de actividades orientadas a obtener elementos para la toma de decisiones para evaluar, y en su caso ajustar, los procedimientos y esquemas para el control y la supervisión del operativo. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Reclutamiento. Conjunto de procedimientos orienta-do a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Recolección. Serie de actividades para contactar con el personal que lleva a cabo el registro adminis-trativo y obtener los instrumentos de captación im-presos o electrónicos, llenados con la información de cada uno de los elementos del fenómeno o población objeto de estudio. pág. 3.

Registro administrativo. Serie de datos sobre un hecho, evento, suceso o acción sujeto a regulación o control que recaba una dependencia u organismo del sector público como parte de su función. INEGI (2006). El aprovechamiento estadístico de registros administrativos públicos. Documento para discusión. Diciembre de 2005. (Inédito) pág. 50.

Registro extemporáneo. Es la inscripción de un hecho en un año diferente, posterior al año de ocu-rrencia. (Propia).

Selección de personal. Procedimiento que permite analizar la capacidad, conocimientos, habilidades y experiencias de los aspirantes, para elegir con efica-cia el número de empleados suficientes para cubrir todas las áreas geográficas y funciones previstas en el proyecto, identificando el personal más calificado para cada tipo de puesto. INEGI (2006). El operativo de captación en encuestas por muestreo. (Inédito).

Sobreregistro. Cuando los casos registrados superan a los ocurridos. (Propia).

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Subregistro. Cuando los casos registrados sean me-nores a los ocurridos. (Propia).

Tasa de no respuesta. En encuestas por muestreo, es la proporción de unidades que no dieron la infor-mación solicitada por razones diversas, respecto al total de unidades consideradas en la muestra. OECD. Glossary of statistical terms. En: http://stats.oecd.org/glossary/detail.asp?ID=3765 (01/02/2006).

Tecnología utilizada para el registro y la transfe-rencia de los datos. Tipo de instrumento o procedi-miento seleccionado, en el campo de la informática y los medios de comunicación, para transmitir la infor-mación de la unidad de registro a la unidad estadísti-ca. pág. 6.

Transferencia de datos. Es el envío de los instru-mentos de captación y el reporte correspondiente, a la unidad estadística, utilizando los procedimientos establecidos en el diseño de la captación. pág. 26.

Unidad de estadística. Dependencia u organismo público responsable del proceso estadístico. pág. 3.

Unidad de registro. Dependencia u organismo público responsable del registro administrativo y sus oficinas donde se lleva a cabo. pág. 3.

Verificación de los datos. Revisión detallada que hace el analista, quien se apoya en los criterios de validación establecidos en el Diseño Conceptual, de acuerdo a la temática abordada en el cuestionario. Tiene como objetivo identificar las inconsistencias inmediatamente después de levantada la información y poder corregirse mediante reconsultas directas, ya que se está en posibilidad de regresar con el infor-mante. En el caso de los registros administrativos, la reconsulta se refiere a la fuente informante. INEGI. DGE. DGAIN. DN. Glosario sobre la generación de estadística básica. Marzo de 2006. (Inédito).

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