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• La Universidad Interamericana de Puerto Rico, Recinto de Guayama, en colaboración con el proyecto Título V, ha desarrollado una serie de módulos instruccionales para cursos de matemática, estadística y administración. Un módulo instruccional es una unidad autónoma de estudio independiente diseñada para individualizar y facilitar el aprendizaje. Es una herramienta adicional que le brinda al estudiante otras opciones de estudio. El estudiante tiene la oportunidad de aprender de forma individualizada. Antes de comenzar a estudiar los módulos debes contestar la preprueba. Es importante que pongas interés al contestarla. Te invito a que, luego de contestar la preprueba repases los temas presentados en los módulos y de tener dudas consulta con el profesor asignado al curso.
Este módulo se propone ampliar las actividades de enseñanza y aprendizaje básicas aplicadas a las matemáticas, estadística y a la administración, incluidas en el Proyecto Título V Cooperativo: “Fortaleciendo los logros académicos por medio de un consorcio para incorporar tecnología en el currículo básico”. El proyecto está integrado por la Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico en Ponce desde donde se dirige y sus recintos de Arecibo, Mayagüez y Guayama; la Escuela de Artes Plásticas de Puerto Rico y el Recinto de Guayama de la Universidad Interamericana.
Este módulo te provee una preprueba de auto- evaluación con el propósito de conocer cuáles son tus fortalezas y debilidades en cuanto a los conocimientos y destrezas sobre el contenido del tema de planificación. La preprueba te ayudará a identificar cuáles son las áreas en las que debes poner mayor interés. No se utilizará para determinar la nota del curso, sin embargo, te servirá para conocer tu entendimiento sobre el tema. Antes de comenzar a estudiar el contenido de este módulo te invito a que conteste la preprueba.
PREPRUEBA DE AUTOEVALUACIÓN
La preprueba contiene 5 ejercicios de selección múltiple y tres preguntas de discusión. Al finalizar la preprueba compara tus contestaciones con las que aparecen al final de la preprueba. Luego estudia el material del módulo y al finalizar contesta la posprueba. Debes de observar las instrucciones que aparecen en la posprueba.
INSTRUCCIONES PARA TOMAR LA PREPRUEBA
PARTE I. ESCOGE LA ALTERNATIVA QUE REPRESENTA LA MEJOR CONTESTACIÓN:___ 1. Proceso que implica determinar
objetivos y de buscar la mejor forma de lograrlos:
a. controlb. planificarc. organizard. delegar
__ 2. En un plan desarrollado por la alta gerencia con información de los distintos niveles de la organización:
a. plan corporativob. plan departamentalc. plan del supervisord. plan de contingencia
__ 3. Los planes corporativos por lo general son planes_____ y _____:
a. específicos, a corto plazob. generales y a corto plazoc. generales y a largo plazod. específicos y a largo plazo
__ 4. Es un estilo de supervisión que tiene sus raíces en la función de planificar y se basa en el establecer objetivos entre el supervisor y empleado:
a. gerencia por objetivosb. planificación estratégicac. objetivos estratégicosd. gerencia estratégica
__ 5. Una de las ventajas de este proceso es que nos ayuda a reducir los costos:
a. organizarb. liderazgoc. controld. planificar
Parte II. Contesta las siguientes preguntas:
1. ¿Qué es planificar? (4pts.)2. ¿Cuáles son los pasos en el proceso
de planificación? (3pts.) 3. ¿Qué son objetivos? (3pts.)4. Menciona cinco(5) características de
los objetivos. (5pts.)
Contestaciones
CONTESTACIONES PREPRUEBA
Parte I. Escoge1. b 2. a 3. c 4. a 5. d
Parte II. Preguntas.1. Es el proceso que implica determinar los
objetivos y buscar la mejor forma de lograrlos.
2. Los pasos son determinar la situación actual de la organización, determinar los objetivos y buscar la mejor forma de lograrlos
CONTESTACIONES PREPRUEBA
3. Los objetivos son para la organización lo que se quiere lograr, alcanzar.
4. Los objetivos deben ser escritos, medibles y entendibles, retantes y alcanzables, deben de establecerse en unión a los empleados que los van a llevar a cabo y deben de ponerlos al día, actualizarlos.
Planificar – es el proceso de establecer objetivos y de buscar la mejor forma de lograrlos. Planificar implica varios pasos:
• determinar la situación actual de la org.
• establecer los objetivos• buscar la mejor forma de lograrlos
LA FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN
FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN
Planificar es tomar decisiones esencialmente para
el futuro. Planificar tiene que ver con el impacto
de las decisiones de hoy en el futuro.
Establecer objetivos fijos (lo que nosotros queremos alcanzar).
Qué recursos están disponibles, tiempo, dinero, gente, etc.
FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN
Desarrollar alternativas (opciones) para
lograr los objetivos. (como nosotros podemos alcanzar nuestro objetivo).
Evaluar las opciones y escoger la mejor.
Desarrollar una estructura para implementar la opción escogida
PLANIFICAR (VENTAJAS)
Nos da dirección Utilizas mejor el tiempo Reduce los costos Mejor utilización de los recursos Puede generar mayor compromiso por parte
de los empleados Mejora la coordinación de las actividades en
el trabajo
PLANIFICAR (DESVENTAJAS)
El no planificar nos puede llevar a:– Pérdida de tiempo
– Pérdida de materiales
– Uso pobre del equipo
– Uso erróneo del espacio
El Qué y Cómo de la Planificación
La planificación se relaciona, no con decisiones futuras, sino, con el impacto futuro de las decisiones de hoy Es el proceso de decidir :– Qué objetivos seguir – Qué debe ser hecho para lograrlos
Los objetivos deben ser establecidos antes que el proceso sea completado
ESTABLECER OBJETIVOS
Los objetivos habilitan a los supervisores a enfocarse en los blancos a ser alcanzados dentro de un período de tiempo dado.
CARACTERÍSTICA DE LOS OBJETIVOS
Los objetivos deben ser:• Escritos en oraciones• Claros• Medibles y entendibles• Generales y específicos• Retantes y alcanzables• Hay que establecerle
prioridades • Hay que actualizarlos
CARACTERÍSTICA DE LOS OBJETIVOS
Los objetivos se deben establecer en unión a los empleados que los tendrán que lograr.
¿Cómo la organización planifica?
Idealmente, todos los niveles de la gerencia desarrollan planes. La planificación puede ser de dos maneras:
• Un plan informal o casual• Un plan formal escrito y
documentado• Primero, tenemos los planes corporativos o
estratégicos.• Segundo, los planes departamentales• Tercero, los planes del supervisor
PLANES CORPORATIVOS
Plan maestro.A largo plazo.Desarrollados por la alta gerencia.Se desarrollan con información de los demás niveles de la organización.Son planes generales, cubren a toda la organización.
PLANES DEPARTAMENTALES
Generalmente cubren un periodo de un año.Desarrollados por los gerentes de los departamentos.Cubren solamente su división o departamento.
PLANES DEL SUPERVISOR
Cubren relativamente periodos cortos menos de un año.
Desarrollados individualmente por los supervisores.
Son planes más específicos. Cubren solamente las áreas supervisadas
por el supervisor.
PLANIFICAR LA ACCIÓN
Para desarrollar un plan efectivo los supervisores deben de tomar en consideración las siguientes preguntas:
• ¿Qué debe hacerse? (detalles)• ¿Por qué debe hacerse? (justificación)• ¿Cuándo debe hacerse?
(coordinación)• ¿Quién debe hacerlo? (recursos)• ¿Dónde debe de hacerse?
(coordinación)• ¿Cómo debe de hacerse? (métodos)
ROL DEL SUPERVISOR EN LA PLANIFICACIÓN
La planificación exitosa para la organización implica reunir información de todos los niveles. El supervisor tiene la responsabilidad de:
• Identificar las necesidades futuras de recursos humanos.
• Identificar las necesidades futuras del equipo.Intercambiar información con la alta gerencia: • Mantiene a supervisores informados.
• Hace los planes más prácticos y manejables.
ÁREAS TÍPICAS DONDE LOS SUPERVISORES ESTABLECEN SUS
OBJETIVOS
Producción – usualmente expresada en términos de unidades producidas por cada periodo de tiempo. Ejemplo:
• Nuestro objetivo es producir 20 unidades por semana el próximo año.
• Calidad – usualmente expresada en términos del número de rechazos, material inservible, número de quejas de los clientes. Ejemplo:
• Nuestro objetivo será recibir 10 quejas menos por los próximos seis meses.
ÁREAS TÍPICAS DONDE LOS SUPERVISORES ESTABLECEN SUS
OBJETIVOS
Costos – usualmente expresado en dólares por unidad producida o dólares por cada unidad de servicio ofrecido. Ejemplo:
• Nuestro objetivo será que el costo de cada producto producido pueda promediar menos que $5 los próximos tres meses.
ÁREAS TÍPICAS DONDE LOS SUPERVISORES ESTABLECEN SUS
OBJETIVOS
Recursos Humanos – expresado en términos de la rotación, ausentismo y tardanzas. Ejemplo:
• Nuestro objetivo será un promedio de menos de tres ausencias por
empleado durante este año.Seguridad - generalmente expresado en términos de días perdió debido a accidentes. Ejemplo:
• Nuestro objetivo es reducir en un 10% el número de días perdidos por accidentes en el trabajo.
ACTIVIDADES COMUNES DEL SUPERVISOR EN LA
PLANIFICACIÓNProveer información a la alta gerencia para la planificación.Desarrollar un presupuesto.Preparar programas de mejoramiento.Identificar las necesidades de los recursos humanos.Planificar la producción.
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
La planificación de la producción implica principalmente la asignación eficiente de:
• Gente• Materiales• Equipo
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
Las tres actividades más comunes de la planificación de la producción:
La asignación de los recursosDirigir la producciónPlanificar la producción
ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS
La asignación de gente, los materiales, y el equipo, reunir los objetivos establecidos. Determine y ordene el material
Distribuya el trabajo
Determine las necesidades de recursos humanos
Establezca los requisitos de tiempo para cada fase del proceso de la producción
PLANIFICAR LA PRODUCCIÓN
Medios para producir, el horario para producir los productos o servicios.Determine cuando el trabajo será realizado, no cuánto tiempo tomará el trabajo.Asegure que ese trabajo es sincronizado y completado.Determine y aplique las prioridades.
DIRIGIR LA PRODUCCIÓN
Determinar la mejor secuencia de operaciones.
Hacer el uso óptimo del equipo y recursos humanos existentes.
Use un flujograma para eliminar deficiencias.
PLANES DE CONTINGENCIAS
Ayuda a los supervisores a conocer que hacer si algo falla. (Es un plan B)Los planes de la contingencia no pueden ser preparado para todas posibilidades.– Identifique las suposiciones más críticas del plan
actual. – Desarrolle las contingencias para los problemas
que tienen una oportunidad razonable de ocurrir. Discuta los planes de la contingencia con
subordinados e iguales que serán afectados.
GERENCIA POR OBJETIVOS
Es un estilo de supervisión que tiene sus raíces en la función de planificación.Se basa en la premisa de:
El establecer objetivos personales entre el supervisor y el empleado aumenta el compromiso de empleado.El compromiso del empleado dirige al desempeño.
GERENCIA POR OBJETIVOS
Para que MBO pueda tener éxito, tres requisitos deben ser necesarios:
Los objetivos individuales deben ser establecidos colectivamente por el supervisor y el empleado.Los empleados deben ser periódicamente y regularmente evaluados.Los empleados son recompensados a base de los logros obtenidos.
NORMAS
Nos dictan exactamente lo que debe ser hecho y lo que no debe ser hecho.Su propósito es asegurar la consistencia en la toma de decisiones y acciones.El supervisor debe asegurar que empleados están enterados de, y entiende, las normas.
REGLAS
Las reglas requieren que las acciones específicas sean tomadas, o no tomadas, en situaciones dadas. Por ejemplo: No fumar
PROCEDIMIENTO
Un procedimiento es una serie de pasos o tareas relacionadas realizadas en orden secuencial para lograr un propósito específico.
GUÍAS PARA ESTABLECER OBJETIVOS
Adapte sus objetivos a la misión completa de la organización.Cuantifique sus objetivos hasta donde sea posible. Haga sus objetivos retantes y prácticos. Establezca estándares de desempeño.Ponga sus objetivos por escrito y usar las declaraciones concisas.
GUÍAS PARA ESTABLECER OBJETIVOS
Limite sus objetivos a las áreas más pertinentes claves. Comunique sus objetivos a sus empleados. Revise sus objetivos con su superior y los empleados para asegurar la consistencia. Modifique sus objetivos como actualizarlos y establezca prioridades. No continúe con objetivos que están obsoletos.
La posprueba contiene 5 ejercicios de
selección múltiple y tres preguntas de discusión. Cada alternativa tiene un valor de 2 puntos. Al finalizar la posprueba compara tus contestaciones con las que aparecen al final de la posprueba. Debes de obtener un porcentaje de 70 o más. Suma las contestaciones correctas, multiplícalas por 2 y luego súmalas a las preguntas, el resultado lo divides entre 25. De no obtener un 70% o más, debes de repasar el material nuevamente.
PARTE I. ESCOGE LA ALTERNATIVA QUE
REPRESENTA LA MEJOR CONTESTACIÓN: __ 1. Una de las ventajas de este
proceso es que nos ayuda a reducir los costos:
a. organizarb. liderazgoc. controld. planificar
__ 2. Es un estilo de supervisión que tiene sus raíces en la función de planificar y se basa en el establecer objetivos entre el supervisor y empleado:
a. gerencia por objetivosb. planificación estratégicac. objetivos estratégicosd. gerencia estratégica
___ 3. Proceso que implica determinar objetivos y de buscar la mejor forma de lograrlos:
a. controlb. planificarc. organizard. delegar
__ 4. En un plan desarrollado por la alta gerencia con información de los distintos niveles de la organización:
a. plan corporativob. plan departamentalc. plan del supervisord. plan de contingencia
__ 5. Los planes corporativos por lo general son planes_____ y _____:
a. específicos, a corto plazob. generales y a corto plazoc. generales y a largo plazod. específicos y a largo plazo
Parte II. Contesta las siguientes preguntas:
1. ¿Qué es planificar? (4pts.)2. ¿Cuáles son los pasos en el
proceso de planificación? (3pts.) 3. ¿Qué son objetivos? (3pts.)4. Menciona cinco(5) características
de los objetivos. (5pts.) Contestaciones
Parte I. Escoge1. d 2. a 3. b 4. a 5. c
Parte II. Preguntas.1. Es el proceso que implica determinar
los objetivos y buscar la mejor forma de lograrlos.
2. Los pasos son determinar la situación actual de la organización, determinar los objetivos y buscar la mejor forma de lograrlos
CONTESTACIONES POSPRUEBA
CONTESTACIONES POSPRUEBA
3. Los objetivos son para la organización lo que se quiere lograr, alcanzar.
4. Los objetivos deben ser escritos, medibles y entendibles, retantes y alcanzables, deben de establecerse en unión a los empleados que los van a llevar a cabo y deben de ponerlos al día, actualizarlos.
BIBLIOGRAFÍA
• Rue, L. y L. Byars.(2007). Supervision: Key Link to Productivity. (9th ed). Boston: McGraw Hill.
• Robbins, Stephen P./ De Cenzo, David A. (2007). Supervision Today, Fith edition. New Jersey.
Prentice Hall.