Instructivo del sistema web _ Módulos

I.-El Módulo ingresa en la página WEB de SM: http://www.sinergiamedica.net con el usuario y

contraseña asignados.

II.- Módulo puede ver los casos ingresados por el Hospital y/o CAT en la parte de “Validar

Ingresos CAT” (del lado derecho de la pantalla).

II.1.-El Módulo valida el caso y completa la información del paciente. Automáticamente el caso

pasa a la pestaña de “Sin Envío de Resumen Médico”.

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III.- Con la información del censo hospitalario, el Módulo realiza el llenado de la Información

del paciente; para esto, da clic en Ingreso para comenzar con la captura de información:

Información del paciente

a) Nombre.- Captura el nombre completo del paciente.

b) Fecha de nacimiento.- Captura la fecha de nacimiento del paciente.

c) Forma de identificación.- ¿Cómo se identificó el paciente?: IFE, Pasaporte, Licencia de

conducir, etc.

d) Admisión.- Selecciona por dónde ingresó el paciente:

- Recepción Hospitalaria (RH)

- Con Carta Pase (CP)

- Área de Urgencias (URG)

- Área de Urgencias y se quedó Hospitalizado (URGH)

e) Tipo admisión.- Esto se llena una vez que Módulo se presente con el paciente, dado

que, el Tipo de admisión indica si se quedó hospitalizado o se trató de una consulta.

f) No. Reporte y No. Siniestro.- Se capturan después de que el caso haya sido

dictaminado.

g) Ingresó el día… .- Se captura la fecha del ingreso del paciente.

h) Habitación.- Es el No. De habitación en donde se encuentra el paciente.

i) Médico tratante.- Es indispensable anotar el nombre del Médico Tratante,

principalmente para la tabulación

j) Aseguradora.- Se selecciona la aseguradora a la cual pertenezca el paciente.

k) Póliza.- El No. De póliza se captura con la información del ID del paciente.

l) Plan.- El mismo caso anterior es para capturar el Plan.

m) ID asegurado.- Es el número de identificación que le asigna la Aseguradora al

asegurado y Módulo lo revisa de igual forma con el ID del asegurado.

n) Titular.-Se captura el nombre completo del titular. Si el titular es el mismo paciente se

dará clic en esa opción.

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Diagnóstico y procedimiento de ingreso.- Estos dos campos se capturan al momento de

transcribir la información del Expediente médico.

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IV.- Una vez que Módulo recabó la información del Expediente médico y del ID del asegurado,

completa el llenado del formato de ingreso y al dar clic en Continuar, automáticamente se

despliega una pantalla con el resumen de los datos ingresados; y al dar clic nuevamente en OK

finalizar la información pasa a la pestaña de “Sin envío de resumen médico” generando también

un correo a la aseguradora.

V.- En la pestaña de “Sin envío de resumen médico”, Módulo visualiza tanto los casos

registrados por el Hospital y/o CAT, como por el mismo usuario del Módulo en el ícono:

Y de ahí se despliega la pantalla para integrar toda la información y así proceder a

Dictamen.

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VI.- Para comenzar a subir la información al sistema, Módulo dará clic en Ingreso médico y llenará

la información en la pestaña Ingreso Médico, tomando como base la información del Expediente

médico.

VI.1.- Dar clic en [Historia Clínica] y capturar la información correspondiente:

a) DIAGNÓSTICO Y PROCEDIMIENTO finales serán los que contenga la Nota de Ingreso.

Dar clic en “Agregar Historial Clínico” y capturar lo siguiente:

a. El tipo APP, ANP y AHF son los antecedentes médicos del paciente.

b. El ICD es el Diagnóstico marcado por el Médico tratante.

c. La fecha, será la fecha marcada en el Historial Clínico.

b) Se capturan los signos vitales y la exploración física, vienen descritos en la Historia Clínica

también.

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VI.1.1.- Una vez capturada esta información, Módulo procederá a llenar el [Monto gastado y

Notas de Evolución] tomando como base:

- La Nota de Ingreso.- Para ello dará clic en Agregar Nota de Evolución; y

- El Estado de Cuenta hasta el momento.- Con la información del Estado de Cuenta, llenará

el campo de “Monto gastado a la fecha”; cabe señalar que la cantidad que se ponga será

el total del Estado de Cuenta (sin redondear ni omitir caracteres).

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VI.2.- Si el paciente requirió de Cirugía, se agregará la [Nota Quirúrgica] dando clic en la pestaña

del mismo nombre; aquí se capturan tanto la Nota del Médico Cirujano, como la de la Enfermera,

tomando como base la Nota Quirúrgica del Expediente Médico.

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VI.3.- SI el paciente ingresó por Urgencias, forzosamente deberá venir integrada la Nota de

Urgencias en el Expediente Médico, la misma que el Módulo tomará como base para capturar la

información en la pestaña de [Nota de Urgencias].

VII.- Módulo deberá escanear toda la documentación recibida, y en la pestaña de [Archivos y

documentos], deberá agregar los archivos, seleccionando el tipo de archivo que se subirá al

sistema.

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VIII.- Módulo verifica que la información y documentación ingresada esté correcta, de ser así, dará

clic en Enviar resumen médico y automáticamente el caso pasará a la pestaña de “Esperando

Respuesta aseguradora”; es decir, el caso contiene la información necesaria para poder

dictaminarse médicamente.

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IX.- Existen tres opciones de Carta Respuesta:

a) Carta de Información complementaria.- La aseguradora cubre el Monto solicitado.

Si faltó alguna información o documento para emitir la Carta Respuesta, en la pestaña

de “Solicitud Información Complementaria” el Módulo podrá verificar la información

solicitada por el Área de Dictamen.

b) Carta de Autorización.- Esta Carta autoriza cubrir cualquier gasto hospitalario y médico

tomando como base las condiciones de póliza, en dado caso que el asegurado tenga

que pagar deducible y coaseguro.

Generalmente no se cubren gastos personales como: alimentos, productos de higiene

personal, renta de películas, etc.

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c) Carta de Rechazo.- La aseguradora NO cubre el Monto y en el campo de observaciones

se ve el motivo por el cual no cubre. En algunos casos manda una Carta Rechazo por

falta de información.

Para este caso, Módulo da la opción de manejar su pago vía Rembolso para agilizar el

Alta del paciente.

d) Encuesta.- Con la finalidad de evaluar el servicio otorgado por el Módulo, este deberá

escanear del sistema web la Encuesta y entregarla al paciente al momento de ir con

las copias de la Carta Respuesta.

El sistema no debe tener encuestas en blanco, por tal motivo, da la opción de marcar

cuatro razones por los cuales no hubo encuesta:

- Es Rechazo y/o Reemboslo.- Para aquellos casos con Carta Rechazo o casos

que se manejaron vía reemboslo.

- Es caso Ambulatorio.- Para los casos que no requirieron del servicio del

Módulo, ya que venían con Carta Pase y no necesitaron un Aumento de Suma.

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- Tuvo Alta en horas inhábiles.- Para los casos que fueron dados de Alta en

horario fuera del horario de atención del Módulo (de 9:00 a 18:00 hrs. y de

Lunes a Viernes).

- No se contestó la Encuesta.- Son casos en los que el paciente y/o familiar no

quisieron contestar la encuesta de servicios.

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X.- Una vez recabadas las firmas correspondientes, para la Carta de Autorización o Carta Rechazo,

Módulo deberá subir la información correspondiente en el sistema web:

a) Da clic en Ingreso Médico y después en la pestaña de “Carta Autorización & Aumento de

Suma”.

b) RECEPCIÓN DE CARTA AUTORIZACIÓN.- Se selecciona la hora y fecha en la cual Módulo

recibió la Carta.

c) DICTAMEN.- Módulo toma como base la información de la Carta de Autorización, y

selecciona el resultado del Dictamen, así como el nombre del Médico Dictaminador.

d) COBERTURA.- De igual forma, Módulo toma como base la información de la Carta para

llenar estos campos, sin redondear cantidades.

Una vez revisada la información, Módulo dará clic en Guardar Cambios, y en seguida va a escanear

la Carta y a subirla en el sistema web en la pestaña de Archivos y Documentos

a) Dar clic en “Agregar Nuevo Archivo o Documento”.

b) Selecciona el archivo “Carta Autorización” o “Carta Rechazo” según haya sido el caso.

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c) “Examina” la Carta escaneada y da clic en Agregar archivo

Una vez hecho esto, el caso pasará a la pestaña de “Hospitalizados con Carta”.

XI.- Para solicitar un Aumento de Suma al Área de Dictamen, Módulo deberá dar clic en Carta de

Autorización & Aumento de Suma:

a) Módulo selecciona la fecha y hora de la solicitud.

b) Modifica el monto solicitado con la información del Estado de Cuenta actualizado.

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c) Integra la última Nota de Evolución en la pestaña de Ingreso Médico y en [Monto gastado y

notas de Evolución]

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XI.1.- Módulo escanea el Estado de Cuenta actualizado y lo sube al sistema web en la pestaña de

“Archivos y documentos”:

a) Da clic en “Agregar Nuevo Archivo o Documento”.

b) Selecciona “Estado de Cuenta”.

c) “Examina” el archivo escaneado y lo agrega.

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XII.- Para poner un caso en situación de “pánico” basta con dar clic en el botón con el mismo

nombre, generalmente un caso en pánico es un caso en que el paciente ya esté dado de Alta y

necesita un Aumento de Suma; el Módulo, previamente tuvo que haber escaneado y subido al

sistema web la Nota de egreso (última Nota de Evolución) y el último Estado de Cuenta del

paciente antes de accionar el botón.

XIII.- Cirugías programadas.- Una nueva cirugía programada, se registra en el sistema web

llenando los campos con la información y documentación recibida, cabe mencionar que las

Cirugías programadas son exclusivamente para Mercer, Multiva y Cigna.

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Módulo deberá dar clic en Cirugías programadas y en “Solicitar” capturando la siguiente

información:

- Nombre completo del paciente

- Fecha de nacimiento

- Aseguradora

- Póliza

- Plan de póliza

- Contratante (sólo en el caso de que la póliza sea grupal)

- Nombre completo del Titular

- Diagnóstico de Ingreso; y

- Procedimiento de Ingreso

Adicionalmente se dará clic en “OK, Enviar Solicitud de Cirugía Programada”.

XIII.1.- El caso queda registrado, con la opción de Subir documentos; se abrirá una ventana para

ingresar la documentación al sistema web y con esto queda concluida la solicitud de Cirugías

programadas.