instructivo para el control de ingresos
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FECHA DE VIGENCIA: 16 DE ENERO DE 2015
APROBADO POR: CONSEJO DIRECTIVO
ACUERDO NO.: 6/03/2015
INGRESOS.
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE
FONDO SOLIDARIO PARA LA
FAMILIA MICROEMPRESARIA
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Efectivo y equivalentes: Está representado por medios de pago (dinero en efectivo,
cheques) y depósitos en bancos a favor de la institución, fácilmente convertibles a
importes en efectivos, con riesgo poco significativo de cambios en su valor, cuya fecha
de vencimiento no excede a noventa días.
IV - DEFINICIONES
• Manual de procesos para la ejecución presupuestaria Sistema de Administración
Financiera Integrado.
Ministerio de Hacienda
• Ley de Bancos
• Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado
Ministerio de Hacienda
III - REFERENCIAS
Aplicara a las unidades involucradas en los procedimientos de ingreso percibido por
amortizaciones de crédito, ingresos a través de recibo provisional y otras fuentes de
ingreso para la institución.
JI-ALCANCE
Proporcionar lineamientos a fin de realizar correctamente los procedimientos de
ingreso percibido por amortizaciones de crédito, ingresos a través de recibo provisional
y otras fuentes de ingreso para la institución.
I- OBJETIVO
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
A R~SOFAMILIA
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
Falsificación: creación o modificación de documentos, con el fin de hacerlos parecer
como verdaderos, o para alterar o simular la verdad.
Ingresos por donaciones: Subvenciones donaciones y legados, no reintegrables,
otorgados por terceros, recibidos por la Institución.
Intereses de certificados a plazo: Un depósito realizado a una tasa de interés acordada
con el banco, por un plazo de tiempo determinado, al cabo del cual tendrá a
disposición el capital depositado más los intereses generados durante el período.
Intereses bancarios: Es la expresión porcentual del interés aplicado sobre un capital.
Remesa: Documentos utilizados por el banco para registrar valores a favor de la
institución recibidos por medio de efectivo u otros documentos de pago.
Recibo de Ingreso: Documento que se extiende en cajas, como consecuencia de recibir
valores en moneda.
Nota de abono: Documento utilizado por el Banco para notificar a la Institución que se
ha registrado un abono en su cuenta a pagar.
Ingreso por Amortización: se refiere al pago de una deuda mediante la entrega de
una sucesión de pagos escalonados en el tiempo.
Ingresos: las cantidades que recibe la institución por los intereses devengados por
préstamos otorgados.
A ' F~SoFAMILIA
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
4
D) Los recuperadores/as, coordinadores/as y cajero/a, son responsables de remitir
"'"'··~0;:,;·,.orJginal y copias del recibo provisional anulado a tesorería. '-~J.\ i•,í',",;l;-//¿Z,"·:~
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C) Se llevará un control de la numeración de los recibos provisionales de ingresos que
no estén en uso. Dichos recibos deberán estar depositados en la bodega de tesorería y
bajo la custodia del área financiera de la Institución.
B) Todos los valores efectivos y equivalentes de efectivo que recibe el FOSOFAMILIA,
en concepto de pago de cuotas de préstamos, por medio de los recuperadores/as,
los/as analistas de créditos, coordinadores/as y cajero/a según sea el caso, deben estar
amparados con sus recibos de ingresos provisionales, los cuales son prenumerados de
imprenta y debidamente firmados por la persona que recibe el pago.
A) Todos los ingresos que reciba FOSOFAMILIA, serán depositados íntegramente el
mismo día de la recepción o a más tardar al día hábil siguiente, en la caja general de
FOSOFAMILIA o en las cuentas bancarias establecidas para este fin.
VI - NORMAS GENERALES.
• Unidad de Riesgos
• Gerencia de Créditos
• Dirección Ejecutiva
• Gerencia Financiera
• Presidencia
V- DISTRIBUCION
FOSOFAMILIA: Fondo Solidario para la Familia Microempresaria.
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS. A
L{;fu F@SoFAMILIA
J) El empleado/a responsable de recibir los ingresos no debe tener acceso a los
registros de contabilidad.
I) En caso de que se detecte un recibo provisional de ingresos con información
alterada, el funcionario que lo detecte deberá informar de inmediato a la Gerencia
Financiera, quien coordinara con la Unidad de Auditoria Interna a efecto de evaluar el
caso y deducir responsabilidades, para la adecuada aplicación del reglamento interno
de trabajo.
H) Los recuperadores/as, coordinadores/as y cajero/a, deberán verificar la autenticidad
de las unidades monetarias recibidas y en caso de detectar alteración o falsificación
deberán ser remitidos a tesorería para cumplir con el procedimiento correspondiente
establecido.
G) La persona que recibe el pago del cliente/a es quien deberá firmar el recibo
provisional.
F) Los coordinadores/as son las personas encargadas de solicitar a tesorería los
talonarios de recibos para ser proporcionados a los/as analistas y tesorería llevara un
control de los recibos entregados.
E) Los recuperadores/as, coordinadores/as y cajero/a, verificaran que los recibos
entregados por tesorería posean original y dos copias.
A Fq¡iSo FAMILIA
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
Responsabilidad. Numero Acción
Tesorero/a y Auxiliar 1 Recibe la documentación probatoria que respalda de Tesorería. el ingreso por amortización de créditos otorgados:
recibos de ingresos, recibos de colectores de captación en diferentes bancos, notas de abono y Remesas.
2 Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, digita la información en el auxiliar de bancos de notas de abono y remesas.
3 A través de nota de remisión, traslada a el/la Colaborador de Créditos la documentación que respalda los ingresos, detallada en paso 1.
Colaborador de 4 Genera reporte de amortizaciones en sistema de Créditos créditos para la validación de datos.
5 Verifica que los ingresos respaldados por la documentación, estén registrados en el sistema de créditos, posteriormente valida el reporte emitido, procede al cierre del día e informa a unidad de tesorería la generación de facturas por ingresos gravables.
Auxiliar de Tesorería 6 Genera reporte de ingresos gravables y emite facturas
7 Remite a Colaborador de Créditos el reporte de ingresos gravables y facturas.
Colaborador de 8 Envía a contabilidad la siguiente documentación: Créditos • Comprobante contable vigente
• Comprobante contable vigente (ajustes)
• Resumen de pagos vigentes de todas las ~ ·.';"~~~}~:~:,-"') oficinas 1./.·,,.,¡l/,/'.~
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VII - PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO DE INGRESOS POR
AMORTIZACION DE CREDITOS.
F@SoF AMJLIA
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
Responsabilidad. Numero Acción
Coordinador/a, 1 Recepción de efectivo o equivalente de efectivo recuperador/a y cajero/a Coordinador/a, 2 Emisión de recibo provisional que debe contener: recuperador/a y - Nombre completo del cliente. cajero/a - Cantidad depositada en números y letras.
- Fecha de pago - Nombre y Firma de cliente - Nombre y firma de recibido por FOSOFAMILIA
- Sello respectivos según quien hqga el cobro ------=-~'-.-_,,,,,.. ......... ,.,, ·' "<.
VIII- PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INGRESOS ATRAVES DE RECIBO
PROVISIONAL
• Ajustes internos de contabilidad vigentes
• Distribución de pagos contabilidad vigentes todas las oficinas junto con la documentación de respaldo correspondiente: recibos de ingresos, recibos de colectores de captación en diferentes bancos, recibos provisionales, notas de abono, extornos y cuadro de control de pagos y facturas.
Contador/a 9 Recibe la documentación Auxiliar de 10 Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, Contabilidad efectúa registro del devengado y percibido de los
Ingresos.
11 Imprime el comprobante contable 12 Anexa a los documentos de respaldo que dan origen
al registro
13 Resguarda documentación 14 Fin de procedimiento
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F~SoFAMILIA
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
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3 Remite los siguientes documentos a la unidad de contabilidad:
2 Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, digita la información contenida en notas de abono y remesas en el auxiliar de bancos.
1 Recibe la documentación probatoria que respalda el ingreso de diferentes operaciones: Ingresos por intereses de certificados a plazo Transferencia de donaciones Aplicaciones de interés bancarios Transferencia de fondos entre cuentas Traslado de comisiones Ingresos por: emisión de documentos legales, reposición documento de pago, constancias crediticias, emisión de estados de cuenta y otros.
Tesorera
Numero Acción Responsabilidad.
IX- PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE OTRAS FUENTES DE INGRESOS.
Las copias son distribuidas de la siguiente manera: Original cliente Copia tesorería Segunda copia contabilidad.
Cajero/a 3 Después de recibir el efectivo o equivalente de efectivo el cajero/a procede a registrar el pago en el sistema y emite la factura.
Cajero/a 4 Al final del día realiza el corte de caja para remitir el efectivo o equivalente al banco por medio de la empresa de traslado de valores. Y trasladar reportes a tesorería para revisión y validación de transacciones realizadas.
" 5 Fin de proceso en caja.
F@SoFAMILIA ......
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
Traslado de comisiones: Reporte de comisiones Ingresos por: emisión de documentos legales, reposición de documento de pago, constancias . <'~'J\' ;::¡,",
Q~l~j) ',:~;{~:~~. c~:;s"":<'. ..
Aplicaciones de interés bancarios: copia de Libreta bancaria
Reporte de Otros Ingresos más sus respectivos comprobantes de Ingresos por: Emisión de documentos legales, Reposición documentos de pago, Constancias crediticias, Emisión de estados de cuenta.
8 Haciendo uso de la aplicación informática SAFI, efectúa registro contable de los ingresos de las diferentes operaciones respaldada por la documentación correspondiente: Ingresos por intereses de certificados a plazo: copia de cheque, número de identificación del certificado a plazo, remesa, nota de abono. Transferencia de donaciones: convenio, carta solicitud del fondo
7 Remita a contabilidad la siguiente documentación: procede al cierre del día.
Revisa comprobante remitido por tesorería contra reporte el cual se valida el ingreso percibido y se
Genera Reporte de amortización en sistema de créditos. Colaborador de Créditos 6
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4 Remite a Colaborador de Créditos: Facturas por: emisión de documentos legales, reposición documentos de pago, constancias crediticias, emisión de estados de cuenta, y otros.
Documentos probatorios de los ingresos detallados en el pasol: copia de cheque, número de identificación del certificado a plazo, remesa o nota de abono, convenio, carta solicitud del fondo.
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
FG).SoF AMILIA
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Fin del proceso.
Remitirá en un plazo de 3 días hábiles al Banco Central de Reserva la unidad monetaria, para su verificación, la cual deberá efectuarse en un plazo no mayor a 3 días, posterior a este plazo, realizara consulta para conocer si la unidad monetaria es falsa y en caso de que esta no sea falsa, solicitar al banco el reintegro del efectivo a la institución.
Tesorero/a Remitir a tesorería.
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Se sacara copia del documento y se le entregara al interesado.
Coordinador/a, recuperador/a y cajero/a
1 Retención de unidad monetaria presuntamente falsa y emitir una constancia de retención de presunta falsificación o alteración de unidades monetarias (anexol), la cual deberá ser firmada por el cliente y el funcionario que lo retiene haciendo constar que será retenido para su investigación.
Numero Acción Responsabilidad.
X- PROCEDIMIENTO PARA LA RETENCION DE UNIDADES MONETARIAS
PRESUNTAMENTE FALCIFICADA O ALTERADA.
crediticias, emisión de estados de cuenta y otros. Contador/a o auxiliar 9 Imprime el comprobante contable de contabilidad 10 Anexa a los documentos de respaldo que dan origen al
registro 11 Resguarda documentos de respaldo que dan origen al
registro 12 Resguarda documentación 13 Fin de procedimiento
F~SoF A1'v11LIA
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
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XI - VIGENCIA
La presente normativa recoge conceptos relacionados con el control de ingresos
plasmados en los procedimientos para realizar el registro de ingresos por amortización
de créditos y el procedimiento para el registro de otras fuentes de ingresos, los cuales
deberán ser derogados al entrar en vigencia el presente instructivo.
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
F@SoF AivllLIA
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II. Manifestación de los hechos por el portador del billete. (Detallar a groso
modo como se adquirió unidad monetaria)
TIPO DE DENOMINACIÓN AÑO SERIE V UNIDADES
MONEDA NUMERACIÓN
I. Datos de billetes presuntamente Falsos.
Se le comunica que identificamos unidades monetarias con características
presuntamente falsas, por tal razón y en referencia a lo dispuesto en la Ley de Bancos
en el Art. 241-A, donde establece el tratamiento de las unidades monetarias Falsas, se
procederá a indagar preliminarmente la autenticidad de estas.
Sr/ Sra. No. de DUI: Préstamo: Dirección: Teléfono:
Lugar y fecha:
CONSTANCIA DE RETENCIÓN DE PRESUNTA FALSIFICACIÓN O
ALTERACIÓN DE UNIDADES MONETARIAS.
(Papel membretado FOSOFAMIUA)
Anexo l.
F@SoF AMILIA
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
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Firma y Sello de funcionario
que retuvo el billete.
Firma del portador
El Banco Central de Reserva determinara la autenticidad de la unidad monetaria y en
caso de que resulte falso, quedara este en el referido banco durante los tres días hábiles
siguientes; a efecto de ponerlo a disposición de la Fiscalía General de la Republica, pero
si resulta no ser falso, el citado banco deberá canjearlo por otro de igual valor y
entregarlo al interesado.
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS.
F¡;¡jSoFAMILIA
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Firma y Sello Tesorero Institucional.
Atentamente,
En espera de los resultados de la autenticidad de las unidades monetarias antes
detalladas, nos suscribimos.
No. TIPO DE DENOMINACIÓN AÑO SERIE Y
MONEDA NUMERACIÓN
De acuerdo a lo dispuesto en la Ley de Bancos en el Art. 241-A, donde establece el
tratamiento de las unidades monetarias falsas, le remitimos para los fines referidos en el
artículo los siguientes casos de falsificación detectados en nuestras operaciones:
Sr/ Sra. Banco Central de Reserva. Presente.
Lugar y fecha:
(Anexo 2.)
(Papel membretado FOSOFAMILIA)
Modelo de Remisión de presuntas falsificaciones de Unidad monetaria.
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE INGRESOS. A " "
F®SoF AMILIA '•'