PROCEDIMIENTO DE AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

Rama Judicial del Poder Pblico

Consejo Superior de la Judicatura

Sala Administrativa

INSTRUCTIVO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL DESEMPEO DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

ElaborProfesional Universitario y Directora AdministrativaRevisDirectora UnidadAprobComit SIGC

Fecha: 01-06-09Fecha: Julio -09Fecha: Marzo 2011

1. OBJETIVO

Dotar a la Entidad de una herramienta de gestin que le permita efectuar seguimiento y evaluar los resultados del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional, en relacin con los Objetivos de Salud Ocupacional, las metas establecidas para los Programas de Gestin, el Nivel de los Riesgos a la salud de las personas y el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables en Seguridad y Salud Ocupacional.

2. ALCANCE

El Instructivo de seguimiento y evaluacin del desempeo del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional tendr como alcance todas las sedes a nivel nacional de la Rama Judicial, organizadas como: Altas Cortes, Direccin Ejecutiva de Administracin Judicial y Direcciones Seccionales.

3. RESPONSABLES

El responsable de garantizar la adecuada implementacin del presente Instructivo es la Divisin de Bienestar y Seguridad Social de la Unidad de Recursos Humanos de la Direccin Ejecutiva de Administracin Judicial .

4. DEFINICIONES

Objetivos de Salud Ocupacional: Propsitos a alcanzar con la implementacin del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional.

Metas: Nivel de cumplimiento esperado, en un perodo de tiempo determinado, para los Objetivos y los Programas de Gestin del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional.

Programas de Gestin de Salud Ocupacional: Planes de accin encaminados al cumplimiento de los Objetivos del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud OcupacionalIndicadores: Mecanismos de medicin de los resultados de la Gestin de los diferentes elementos y actividades del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional

5. NORMATIVIDAD

Normas Tcnicas Colombianas sobre Salud Ocupacional

6. ACTIVIDADES

PASOACTIVIDADDESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADRESPONSABLE

1Elaborar las fichas tcnicas y formatos de medicin de los indicadores de Objetivos y ProgramasCon base en las Metas de Objetivos del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional y de los Programas de Gestin del mismo, se elaboran:

Las Fichas Tcnicas de los Indicadores

Los Formatos de Medicin de los Indicadores

Cada vez que se defina o modifique un indicador para las metas de Objetivos y Programas del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional de Gestin, debern elaborarse o modificarse estos dos documentosNOTA: Estos indicadores estn definidos en:

La matriz de consistencia entre la Poltica de Salud Ocupacional y los Objetivos del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional, incluida en el Manual de Gestin Los indicadores definidos en cada Programa de Gestin del ProcesoDivisin de Bienestar y Seguridad Social de la Direccin Ejecutiva de Administracin Judicial

2Elaborar el informe de los indicadores para las metas establecidas para Objetivos y Programas de Gestin de la sede respectivaTrimestralmente, cada Direccin seccional, Altas Cortes y la Direccin Ejecutiva; elaborarn el informe de resultados de la gestin en Seguridad y Salud Ocupacional, con los indicadores establecidos para medir el cumplimiento de las metas de los Objetivos y Programas del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional.

Los cortes de clculo son:

Enero Marzo, en la primera semana de Abril

Abril Junio, en la primera semana de Julio

Julio Septiembre, en la primera semana de Octubre

Octubre Diciembre, en la primera semana de Enero

Para las desviaciones negativas identificadas, se debern elaborar y presentar los planes de accin correspondientesResponsables de salud ocupacional de cada Direccin seccional, Altas Cortes y la Direccin Ejecutiva

3Efectuar el clculo a nivel nacional de los indicadores para las metas establecidas para Objetivos y Programas de GestinCon la informacin reportada por cada una de las sedes (Seccionales, Altas Cortes y Direccin Ejecutiva), trimestralmente se efecta el clculo de los indicadores establecidos para medir el cumplimiento de las metas de los Objetivos y Programas del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional, a nivel nacional.

Los cortes de clculo son:

Enero Marzo, en la segunda semana de Abril

Abril Junio, en la segunda semana de Julio

Julio Septiembre, en la segunda semana de Octubre

Octubre Diciembre, en la segunda semana de Enero

Para las desviaciones negativas identificadas, se debern elaborar y presentar los planes de accin correspondientesResponsables de salud ocupacional de cada Direccin seccional, Altas Cortes y la Direccin Ejecutiva

4Revisin del Nivel de Riesgo de los Factores de Riesgo, incluidos en la matriz de Identificacin de Peligros, Evaluacin de Riesgos y Determinacin de Controles, al corte del trimestre en evaluacinLa primera semana de los meses de Abril, Julio, Octubre y Enero, se efectuar una revisin de las matrices de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles, identificando:

Cantidad de Factores de Riesgo que se encuentran con valores de nivel de riesgo por encima del nivel establecido como tolerable, para el trimestre en evaluacin

Porcentaje de Factores de Riesgo que se encuentran con valores de nivel de riesgo por encima del nivel establecido como tolerable, para el trimestre en evaluacin

Identificacin de los controles operativos en implementacin o proyectados a implementar

Registros del seguimiento al control operativo

Para las desviaciones identificadas, debern elaborarse y presentarse planes de accinResponsables de salud ocupacional de cada Direccin seccional, Altas Cortes y la Direccin Ejecutiva

5Revisin del cumplimiento de los requisitos legalesLa primera semana de los meses de Abril, Julio, Octubre y Enero, se efectuar una revisin de la matriz de requisitos legales y de otros requisitos aplicables en salud Ocupacional, identificando:

Cantidad de Requisitos Legales que se encuentran con la calificacin de No Cumplidos, para el trimestre en evaluacin

Porcentaje de Requisitos Legales que se encuentran con la calificacin de No Cumplidos, para el trimestre en evaluacin

Identificacin de los planes de accin establecidos para dar cumplimiento

Registros del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y de otra ndole

Para las desviaciones identificadas, debern elaborarse y presentarse planes de accinResponsables de salud ocupacional de cada Direccin seccional, Altas Cortes y la Direccin Ejecutiva

6Revisin de los planes definidos y aprobados de la medicin del trimestre anteriorRevisin de los resultados de los planes de accin definidos para las desviaciones identificadas en la medicin de Objetivos, Programas de Gestin, Matrices de Riesgos y matriz de Requisitos Legales; resultantes de la evaluacin del trimestre anteriorResponsables de salud ocupacional y Director Seccional de cada Direccin seccional, Altas Cortes y la Direccin Ejecutiva

7Elaboracin del Informe de Gestin de Salud OcupacionalCon base en la informacin generada en las revisiones descritas en los numerales 2, 3, 4 y 5, en la tercera semana de los meses de Abril, Julio, Octubre y Enero, se elaborar el Informe trimestral de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional. (ver Formatos de Medicin de Indicadores, anexos)

NOTA: Se elaborar informe por cada Seccional, Altas Cortes y Direccin Ejecutiva y el consolidado de la Entidad Responsables de salud ocupacional de cada Direccin seccional, Altas Cortes y la Direccin Ejecutiva

8Envo de informe de Gestin de Salud OcupacionalEn la tercera semana de los meses de Abril, Julio, Octubre y Enero, se enviar el Informe trimestral de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional a la Divisin de Bienestar y Seguridad Social de la Unidad de Recursos Humanos de la Direccin Ejecutiva de Administracin Judicial.Responsables de salud ocupacional de cada Direccin seccional, Altas Cortes y la Direccin Ejecutiva

9Publicacin del informe de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional Una vez sea presentado el informe trimestral de Gestin de Salud Ocupacional, se publicar en la pgina WEB de la Rama Judicial link del SIGC y en la Intranet, con el objeto de que sea conocido y retroalimentado en todas las seccionales, Altas Cortes y Direccin Ejecutiva Divisin de Bienestar y Seguridad Social de la Direccin Ejecutiva de Administracin Judicial

7. PERIODICIDAD

La evaluacin del desempeo del Proceso de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional se desarrollar trimestralmente.

8. REGISTROS

CODIGO FORMATONOMBRERESPONSABLE DE DILIGENCIARLOLUGAR DE ARCHIVOCLASIFICACINTIEMPO DE ARCHIVODISPOSICIN

F-AGS-10Formato de Medicin de Objetivos Seguridad y Salud OcupacionalResponsable Salud OcupacionalComputador

DireccinCronolgica24 mesesBorrar

F-AGS-11Formatos de Medicin de Programas de Seguridad y Salud OcupacionalResponsable Salud OcupacionalComputador

DireccinCronolgica24 mesesBorrar

9. ANEXOS

F-AGS-10 - FORMATO MEDICIN OBJETIVOSF-AGS-11 - FORMATO MEDICIN PROGRAMAS

10. CONTROL DE CAMBIOS

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SIGC

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