Содержание

1. Порядок работы с программой «Ввод данных в отчёт 4-фонд»................................................22. Описание документа.......................................................................................................................23. Настройка макросов........................................................................................................................34. Открытие документа и заполнение реквизитов...........................................................................75. Заполнение отчёта.........................................................................................................................11

5.1 Выбор квартала.......................................................................................................................115.2 Проверка корректности данных............................................................................................13

6. Сохранение и предоставление отчёта.........................................................................................147. Работа с отчётами предыдущих кварталов................................................................................168. Работа с данными предыдущего отчёта......................................................................................18

1. Порядок работы с программой «Ввод данных в отчёт 4-фонд»

Для того чтобы заполнить отчёт нужно выполнить следующую последовательность действий:

Включить макросы.

Открыть документ .

Заполнить реквизиты плательщика .

Выбрать нужный квартал.

Заполнить отчёт данными .

Сделать логический контроль.

Сохранить отчёт в файл XML.

2. Описание документаФайл отчёта имеет имя 4f_NNNNNNNNN_NNNN_N.xls. NNNNNNNNN -

девятизначный регистрационный номер плательщика, такой же как и в районном отделе ФСЗН, NNNN – год, за который заполняется отчет «4-фонд», N – номер квартала, за который заполняется отчет «4-фонд».

Документ MS Excel «Отчет 4-Фонд» (версия 3.5).xls содержит три листа: - Лист «Форма № 4-Фонд» содержит формуляр бланка отчета «4-фонд». Ее данные

подвергаются расчету, проверкам и заносятся в электронную версию отчета «4-фонд». Ввод запрещён в ячейки отмеченные чёрным цветом текста.

- Лист «Настройки» содержит общие сведения о плательщике (например, наименование), которые используются для формирования отчета «4-фонд», а также настройки программы.

- Лист «Инструкция» содержит ссылку, перейдя по которой можно сохранить/открыть инструкцию по заполнению отчета «4-фонд».

3. Настройка макросов

Для работы с программой необходимо включить макросы MS Excel.Ниже приведена инструкция по включению макросов, в зависимости от установленной

на компьютере версии MS Excel.

Если на компьютере установлен MS Excel 2003, необходимо выполнить следующие действия:

1) На панели меню выбрать вкладку Сервис – Макрос – Безопасность.

После выполнения этого действия на экране появляется окно «Безопасность».

2) На вкладке «Уровень безопасности» выбираем «Средняя» или «Низкая» и

подтверждаем выбор нажатием на кнопку .

После этого сохранить и закрыть форму отчета «4-фонд». При последующем открытии формы макросы будут уже подключены.

Если на компьютере установлен MS Excel 2007, необходимо выполнить следующие действия:

1) Нажать кнопку в левом верхнем углу.

2) Кликнуть на кнопку .

3) Выбрать из списка слева пункт «Центр управления безопасностью». Нажать на

кнопку .

4) Выбрать из списка слева пункт «Параметры макросов». Поставить точку в пункте «Включить все макросы (не рекомендуется, возможен запуск опасной программы)».

Нажать на кнопку .

После этого сохранить и закрыть форму отчета «4-фонд». При последующем открытии формы макросы будут уже подключены.

Если на компьютере установлен MS Excel 2010, необходимо выполнить следующие действия:

1) Нажать на закладку в левом верхнем углу.

2) Кликнуть на кнопку .

3) Выбрать пункт «Центр управления безопасностью». Нажать на кнопку

.

4) Выбрать пункт «Параметры макросов». Поставить точку в пункте «Включить все макросы (не рекомендуется, возможен запуск опасной программы)». Нажать на

кнопку .

После этого сохранить и закрыть форму отчета «4-фонд». При последующем открытии формы макросы будут уже подключены.

4. Открытие документа и заполнение реквизитов

1) Открыть документ MS Excel «Отчет 4-Фонд» (версия 3.5).xls.

2) Если на компьютере установлен MS Excel 2003, то при появлении окна

«Предупреждение системы безопасности» - кликнуть на кнопку .

Если на компьютере установлен MS Excel 2007 или MS Excel 2010, и в настройках макросов выбран пункт «Отключить все макросы с уведомлением», то под меню появится сообщение с уведомлением об отключенных макросах.

В таком случае подключить макросы возможно, нажав кнопку (в MS

Excel 2007) или кнопку (в MS Excel 2010), затем (для MS Excel 2007) необходимо выбрать пункт «Включить содержимое для этого сеанса», нажать кнопку

и таким образом макросы будут подключены.

3) Далее автоматически открывается окно формы «Настройки».

В форме указываются данные о плательщике, необходимые для занесения в соответствующие графы формируемого отчета. Эти данные заполняются в районном отделе ФСЗН для каждого плательщика индивидуально, кроме полей «Номер отчета», «ФИО исполнителя», «Контактный телефон исполнителя», которые являются обязательными для заполнения и поле «Электронный адрес (www. e-mail)» не являющееся обязательным для заполнения. Данные о плательщике можно изменить.

Значение поля «Номер отчета» должно содержать порядковый номер от 1 до 99. Значения не должны повторяться в пределах отчетного квартала.

Внимание! Поля обязательные для заполнения: «Номер отчета», «Наименование плательщика», «Руководитель (инициалы, фамилия)», «Дата окончательного расчета», «Размеры страховых взносов», «ФИО исполнителя», «Контактный телефон исполнителя».

Для сохранения новых данных необходимо:

- Кликнуть на кнопку . Кнопка принимает внесенные изменения данных плательщика и переходит на лист «Форма № 4 Фонд».

Для отмены внесенных данных плательщика и перехода на первый лист книги «Форма № 4 Фонд» необходимо:

- Кликнуть на кнопку . Действие данной кнопки не затрагивает настройки программы.

Если нужно восстановить личные данные о плательщике, записанные в районном отделе ФСЗН, необходимо:

- Нажать на кнопку . Действие данной кнопки не затрагивает настройки программы, представленные ниже.

Внимание! Закрытие формы посредством нажатия на крестик в правом углу заголовка формы, либо другие системны комбинации клавиш закрытия окон, приведут не к отмене, а к сохранению внесенных изменений.

После окончания работы с формой «Настройки», на экране появится форма «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5».

5. Заполнение отчёта

5.1 Выбор квартала

Если программа «Ввод данных в отчёт 4-Фонд» новая (получена плательщиком в текущем квартале).

При запуске формы «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5» будет произведена автоматическая настройка системы на квартал, следующий за периодом, за который плательщик в последний раз предоставлял отчёт в районный отдел ФСЗН.

Если программа «Ввод данных в отчёт 4-Фонд» была получена в прошлом квартале и ранее.

Для перехода на следующий квартал необходимо: чтобы предыдущий квартал был закрыт. Чтобы посмотреть, закрыт квартал или нет нужно:

1) Кликнуть на кнопку формы «Настройки» или кликнуть на кнопку

на форме «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5». Откроется форма «База сохранённых отчётов».

2) В списке в левой части формы смотрим, закрыт ли предыдущий отчёт, если отчёт не закрыт, то необходимо его закрыть. Для этого в списке отчётов выбираем предыдущий отчёт (кликом курсора на нужный квартал, делаем его активным) и

нажимаем на кнопку .

3) После появляется предупреждение о закрытии периода. Нажать на кнопку

4) Далее на форме появляется отметка о том, что предыдущий отчёт закрыт.

5) Закрыть форму «База сохраненных отчетов», нажав на кнопки или

.

6) Переходим на страницу «Настройки» и нажимаем кнопку

. Появляется форма «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5».

7) В верхней части формы «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5» выбрать текущий квартал и год.

8) Нажать на кнопку

Внимание! Если закрыть форму, нажав на крестик в правом углу заголовка (либо посредством других системных комбинаций клавиш закрытия окон), изменения года и/или квартала не будут восприняты.

9) Открывается первая страница отчёта «Форма 4-Фонд». Ввод данных в ячейки отмеченные чёрным цветом текста - запрещён.

5.2 Проверка корректности данных

После того как пользователь сформировал отчёт (ввел в него данные), необходимо осуществить проверку корректности данных. Для этого необходимо:

1) Перейти на страницу «Настройки» и нажать кнопку

. Появляется форма «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5»

2) На форме «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5» нажать на кнопку

.

3) Если отчёт сформирован без ошибок, которые можно выявить посредством логического контроля, становятся доступными кнопки

, и

.

4) Если на экране появляется форма «Ошибка», значит, при проверке отчета были выявлены ошибки.

Для исправления ошибок:

- Нажать на кнопку .- Ввернуться к редактированию документа, нажав на кнопку

. - Исправить найденные несоответствия (при наличии ошибок сохранение отчета

невозможно, вплоть до их исправления). - Перейти на закладку «Настройки» и нажать кнопку «Сохранить». Появляется форма

«Отчет 4-Фонд. Версия 3.5».- Заново осуществить проверку корректности данных.

5) Появление на экране формы «Предупреждение», свидетельствует о наличии предупреждений в отчёте. При наличии предупреждений сохранение отчёта возможно.

Для исправления предупреждений:

- Нажать на кнопку .

- Нажать на кнопку . - Исправить найденные несоответствия. - Перейти на закладку «Настройки» и нажать кнопку «Сохранить». Появляется форма

«Отчет 4-Фонд. Версия 3.5».- Заново осуществить проверку корректности данных.

6) Сохранить отчёт.

6. Сохранение и предоставление отчёта

Предоставить отчёт инспектору можно:- на любом электронном носителе;- передать через Портал.

В любом случае необходимо сформировать XML-файл.

При передаче отчёта через Портал, сформированный XML-файл надо подписать в программе работы с электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Для формирования и сохранения XML-файла, и сохранения отчёта в базу отчётов необходимо:

1) Выполнить проверку корректности данных.

2) Кликнуть на кнопку , которая находится на форме «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5».

3) Если появляется сообщение о сохранении файла, в котором указывается имя файла, содержатся данные года и квартала сохраняемого отчёта, нажать на кнопку

.

В случае если такой файл уже существует, выдается запрос о его перезаписи. Нажать на

кнопку .

4) Отчёт сохранятся в базе отчётов и XML-файле. XML-файл формируется на диске в той же папке, где и находится MS Excel файл «Отчет 4-Фонд (версия 3.5).xls».

Для сохранения отчёта только в базу отчётов необходимо:

1) Выполнить проверку корректности данных.

2) Кликнуть на кнопку , которая находится на форме «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5».

3) На экране появляется сообщение о сохранении. Нажать на кнопку .

7. Работа с отчётами предыдущих кварталов

Если необходимо просмотреть, изменить отчёты предыдущих кварталов необходимо:

1) Кликнуть на кнопку формы «Настройки» или кликнуть на кнопку

на форме «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5». Откроется форма «База сохранённых отчётов»

В данной базе содержатся ранее сохранённые отчёты прошлых отчетных периодов.

Внимание! В базе не сохраняются данные плательщика, представленные в форме «Настройки», а только числовые данные текущего отчета.

В списке сохраненных отчетов можно выбрать один или несколько отчетов.

Если список в левой части формы пуст, это означает, что в базе нет сохраненных отчетов.

2) Для загрузки отчёта выбранного периода, необходимо:

- В списке отчётов выбираем необходимый отчёт (кликом курсора на нужный отчёт,

делаем его активным) и нажимаем на кнопку . Кнопка доступна в случае, если в списке сохраненных отчетов выбрана только одна позиция.

- В появившейся форме «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5» нажать на кнопку

.

3) Для удаления отчётов из базы необходимо:- В списке отчётов выбираем необходимый отчёт (кликом курсора на нужный отчёт,

делаем его активным) и нажимаем на кнопку . - Перед удалением во избежание ошибки выводится предупреждение. Если нажать на

кнопку , отчет будет удален. Если нажать на кнопку , отчет не будет удален.

После удаления восстановление данных удаленных отчетов невозможно. Кнопка доступна в случае, если в списке сохраненных отчетов выбрана одна или несколько позиций.

4) Для сохранения отчёта в XML-файл необходимо:

- Кликнуть на кнопку . Кнопка доступна в случае, если в списке сохраненных отчетов выбрана только одна позиция.

- Если появляется сообщение, в котором указывается имя файла, содержатся данные

года и квартала сохраняемого отчёта, нажать на кнопку .

В случае если такой файл уже существует, выдается запрос о его перезаписи. Нажать на

кнопку .

- Отчет сохраняется на диске в той же папке, где находится MS Excel файл «Отчет 4-Фонд (версия 3.5). xls».

5) Для закрытия формы необходимо кликнуть на кнопки или .

8. Работа с данными предыдущего отчёта

Для того чтобы работать с данными предыдущего отчёта необходимо:

1) Переходим на страницу «Настройки» и нажимаем на кнопку

. Появляется форма «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5»

2) Кликнуть на кнопку на форме «Отчет 4-Фонд. Версия 3.5».

3) На экране появляется форма «Корректировка предыдущего отчета».

С помощью этой формы пользователь имеет возможность изменить сведения о численности застрахованных с начала года, сведения о выплатах с начала года, а также о расчете средств ФСЗН.

Важно учесть, что некорректный ввод данных на этой форме приведет к ошибочным данным отчета «4-фонд».

Если пользователь внёс изменения, то их можно сохранить, нажав на кнопку

.

Отменить все изменения можно нажав на кнопку . Действие данной кнопки не затрагивает настройки программы.

Закрыть форму можно нажатием на кнопку .

Внимание! Закрытие формы посредством нажатия на крестик в правом углу заголовка формы, либо другие системные комбинации клавиш закрытия окон, приведут не к отмене, а к сохранению внесенных изменений.

По всем вопросам, связанным с клиентской частью программы «Ввод данных в отчет 4-фонд», просьба обращаться по адресу электронной почты: support@softlook.com