PLAN DE TRANSICIÓNIntegración de procedimientos y consolidación de la Cadena de valor de Extensión

Macroproceso de ExtensiónUniversidad Nacional de Colombia

Octubre 2019

Elaborado por: Equipo Calidad DNEIPI

Organiza:Dirección Nacional de Extensión, Innovación y Propiedad IntelectualVicerrectoría de Investigación

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TABLADECONTENIDO

DOFADELPROCESO.................................................................................................................2

ESTRUCTURAORGANIZACIONAL..............................................................................................5

CADENADEVALOR..................................................................................................................5

MetodologíaenlaconstruccióndelaCadenadeValor:.............................................................6

Procedimientos–MacroprocesodeGestióndelaExtensión.....................................................9

SISTEMAHERMES..................................................................................................................10

AUTOEVALUACIONESDELPROCESO......................................................................................11

RIESGOS.................................................................................................................................13

PlanesdeAcción.......................................................................................................................14

RevisióndelAcuerdo036de2009delConsejoSuperiorUniversitario....................................15

Indicadoresyfichadeservicio..................................................................................................17

TablasdeRetenciónDocumental..............................................................................................17

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ElprocesodeGestióndelaExtensiónenlaUniversidadNacionaldeColombiarepresentaunadelasfuncionesmisionales,porloanteriorademásdesusobjetivosinternosorganizacionales,deberesponderalasnecesidadesdesuentorno,delasociedad,yportantobuscarsiemprelaeficienciaymejoracontinuadelosprocesoshaciendousodeherramientastecnológicas.

A continuación, se presentará un plan de transición liderado por el equipo de calidad de laDirecciónNacionaldeExtensióny lasDireccionesdeExtensióndeSede,dondesedanaconocerlosavancesencuantoalaactualizacióndelosprocedimientosdelproceso,comolaconsolidacióny puesta enmarcha de la propuesta de cadena de valor trabajada por todas las direcciones deExtensión.

Así mismo, se hará un recuento de la metodología en tratamiento de riesgos del proceso, loscualeshanmerecidounaatenciónespecialdentrodelmacroprocesoatravésdelPlanIntegraldeManejodeRiesgo,porserextensiónunserviciodecaraalusuario.

DOFA DEL PROCESO

Creadamedianteelacuerdo168de2014delConsejoSuperiorUniversitario,laDirecciónNacionalde Extensión, Innovación y Propiedad Intelectual (DNEIPI) es una Dirección adscrita a laVicerrectoríadeInvestigación(VRI)delaUniversidadNacionaldeColombia

“…a través de la cual se establece una interacción privilegiada y recíproca entre elconocimientosistemáticodelaacademiaylossaberesynecesidadesdelasociedad,ydelas organizaciones e instituciones que hacen parte de ella. Esta relación entre laUniversidad y su entorno se debe reflejar en la ampliación del espacio de deliberacióndemocrática y en el bien-estar de las comunidades. Con la Extensión se cualifican laciencia,latecnología,elarteylacultura”.

Ademásdeestablecerensufuncionamientolosiguiente:

Objeto: La Extensión tiene como fin el intercambio, la aplicación y la integración, en formadinámicaycoordinada,delconocimientocientífico,tecnológico,artísticoyculturalqueseproduceen la Universidad Nacional de Colombia, en interacción con el entorno económico, político,cultural y social del país. Busca mejorar el bienestar de las comunidades y aumentar laproductividadylacompetitividaddelaparatoproductivo.Paralograresefinesnecesarioarticularladocencia,lainvestigaciónylaextensión.

Principios:Excelenciaacadémica,pertinencia,integralidad-articulación,cooperación,reciprocidad,responsabilidadsocial,ética,desconcentración.

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Fortalezas Debilidades• Universidadcomoactorclaveenlaconstruccióndeconsensosendiferentesámbitosdela

sociedad(SP)• Capacidadinstitucionalparadesarrollodeproyectosdeextensiónendiferentesáreas

temáticas(PAL)ydiferentesáreasdelconocimientoycapacidadpararealizarinvestigacióndeexcelencia.(MED)

• PosicionamientodelaUniversidadenelsectorproductivo(NN)yconlasentidadespúblicas(BOG),comoreferenciadecalidadyexcelencia(SP)

• Reconocimientodelamarcainstitucionalquelauniversidadtiene(BOG)• Docentesyestudiantesconcapacidadestécnicasparadesarrollarproyectodeinnovación

abierta(MED)• Personaldocenteyadministrativoconnivelesdeformaciónaltos,oportunosycompetitivos

(SP)• Reorganizacióninternadelaextensiónvistadesdelosgruposdeinvestigación,articulados

alosvocerosdelaextensión(MED)• AvanceenelregistroygestióndeproyectosdeextensiónenHermes(PAL)noaplicamucho

paralassedesdepresencianacional• Gestióndelaboratoriosparalaprestacióndeserviciosdeextensión(BOG)+(MAN)• Avanceenlaidentificacióndeunmodeloparalagestióndeproyectosdeextensión(PAL)• Procesosyservicioscertificadosymodelodegestióndeproyectosenprocesode

consolidación(MED)• Asesoríajurídicasobrelapropiedadindustrialadocenteseinvestigadores(MAN)• Acompañamientoadocenteseinvestigadoreseneltrámitedepatentesyderiesgosde

software(MAN)• Reconocimientodelaunidaddetransferenciadeconocimiento(BOG)• Acompañamientoofrecidoalosactoresqueintervienenenelprocesoeneldesarrollode

lasactividadespropiasdelmismo(NN)• Vinculacióndelosestudiantesenelproceso(BOG)• Apoyoinstitucionalparafortalecerelprocesodeextensiónenlasede(PAL)• OrganizacióndesusprocesosmedianteelSIGA(BOG)• Conformacióndeunequipoparaelacompañamientoyasesoríaenlaformulación,

ejecuciónyseguimientodeproyectospresentadosanteelsistemageneralderegalías.(MAN)

• SereconocealaUniversidadporsuexperticiaenlosdiferentesprocesosdeextensión

• Elacuerdo036/2009seencuentradesactualizadoalosrequerimientosactuales,altoscostosportransferencias(MED),Desconocimientonormativoytécnicodelaejecucióndeproyectosdeextensión(PAL),Insuficienteseguimientoalcumplimientodelasd

• Elacuerdo036/2009seencuentradesactualizadoalosrequerimientosactuales,altoscostosportransferencias(MED),Desconocimientonormativoytécnicodelaejecucióndeproyectosdeextensión(PAL),Insuficienteseguimientoalcumplimientodelasdirectricesynormatividadaplicablealprocesoenlosnivelesdondeopera(NN)

• Ausenciadeunesquemaestructuradoydeacompañamientoparalavaloracióndeserviciosyparámetrosdenegociación.(MAN)

• Debilidadenlosmecanismosdecontrolyseguimientoestablecidosparalaejecucióndeproyectos.(MAN)(PAL)

• Inadecuadaplaneaciónenlaformulaciónydesarrollodelosproyectosdeextensiónenaspectostécnicos,administrativosyfinancierosporpartedeldirectordeproyectoestratégicos(MAN)(SC)

• Insuficientespolíticasylineamientosparalainnovaciónyelemprendimiento(MED)• Nohaysistematizaciónderesultadosyproductosacadémicosdelaextensión(PAL)y

seentregansinlacalidadesperada(NN)• Comunicaciónlimitadaporpartedelassedes(BOG),ausenciadeunPlandeacción

quegeneresinergiasentresedes(andinasydepresencia)(SP),Comunicaciónintercedesdeextensiónparaconocerlosproyectosquedesarrollanenlasregiones.(SP)

• Gestiónlimitadaenlavinculacióndepersonalmisional(MED),Noseconformanequiposadecuadosdetrabajo(NN),Inadecuadagestiónparalavinculacióndepersonalenelprocesodeextensión(BOG)(SC)

• Pocamotivacióndelosdocentesparaparticiparenproyectosdeextensión(MED)yfaltadeapropiacióndelprocesoporpartedelosdocentesdirectoresdeproyectos(SP)

• Bajacapacidadderespuestaalasdemandasdelmedio(MED)ydesconocimientodelasnecesidadesdelasociedad(MAN)

• Serequieredefinicióndelineamientosinstitucionalesyrutasparalaproteccióndelconocimientoycontarconunfondoparalaprotecciónymantenimientodepatentes(MED)

• ResistenciaalcambioenlaplataformaHermes(BOG)(SC)ElaplicativoHermesnoestáacordealaestructuraorganizacionaldelasede(SC)

• Faltadeinteriorizacióndelprocesoparalaaprobacióndelosproyectosdeextensión(SC).

Tabla1.DOFAdelproceso.FactoresInternos.MatrizconstruidaenelEncuentrodeGestoresdeRiesgo2018.Tomadode:SoftExpert.

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Oportunidades Amenazas• Incursióndelmercadoendistintasáreasenelsectorprivado(BOG)• Promoverlaparticipaciónenlasconvocatoriasnacionaleseinternacionalesparaapoyar

proyectosdeextensión(MAN)• Prioridaddeaccesoalasuniversidadesderecursosdecooperacióninternacionalypúblicos

(MED)• Ecosistemadeinnovaciónyemprendimientodealtonivel(altacapacidadinstalada)en

MedellínyeláreametropolitanadelvalledeAburrá(MED)• Programasinstauradosporelgobiernonacionalquefavorezcanlaextensión(NN)• ConstrucciónfortalezasapartirdelosavancesenlapolíticadeextensióndeASCUN(NN)• Desarrollounestudiodiagnósticosobreelestadoactualdelosproyectosdeextensión

ejecutadosenlosplanesglobalesdedesarrollo(MAN)• Articulaciónconelproyectodepaísenelescenariodelposconflictocolombiano(MED)+

(NN)• Proyectosconsistemaderegalías(BOG)• Desarrollarcapacitacionesparafortalecerlagestióndelosproyectosdeextensión(MAN)• Egresadosconectadosconelsectorproductivo(MED)• Tomadedecisionesmedianteelbig-data,tendenciasdelmercado(BOG)• TrabajoconuniversidadesygobiernosdelospaísesfronterizosdondetienepresencialaUN

(SP)• Interésdecooperacióninternacional,entidadesprivadas,públicasONGparainversiónde

proyectosdondelaUNtienepertinenciaensusconocimientos(SP)• Realizarestudiodelasnecesidadesyexpectativasdelasociedadoregiónparaorientarlas

líneasdeextensión(MAN)• Atenderlasdemandasregionales,teniendoencuentalascapacidadesyportafoliode

extensióndelaUN(SP)• Promoverlaofertavirtualnacional,comométododeinclusiónalaeducacióndetodoel

territorionacional(SP)• Participarenlaconstruccióndepaísdesdelaspolíticaspúblicas(POT,PBOT,EOT,PDET)y

endiferentescomitésyorganizaciónnacionaleinternacional.(MED)• Egresadosmanifiestanposibilidaddearticulaciónyaprovechamientodeoportunidades

(PAL)• Seestárealizandounestudiodelasnecesidadesyexpectativasdelasociedadoregiónpara

orientarlaslíneasdeextensión

• Lasrestriccionescontractualesdelasentidadesinteresadas(MED),einconvenientesconlasinterpretacionesjurídicasconlasentidadesexternascontratantes(MAN),eIncumplimientoreiteradoeneldesembolsodelosrecursosfinancierosporpartede

• Lasrestriccionescontractualesdelasentidadesinteresadas(MED),einconvenientesconlasinterpretacionesjurídicasconlasentidadesexternascontratantes(MAN),eIncumplimientoreiteradoeneldesembolsodelosrecursosfinancierosporpartedelasempresascontratantesdelosserviciosdelauniversidad,deacuerdoalostiempospactados.(MAN)

• Altarotacióndelpersonalquegestionaextensión(MED),(NN),(BOG),(SP)• PerdidadecontratosenrelaciónalRUPyaqueeltrámiteestardíoentrelaDNEIPIy

laGerencia(BOG),asícomopocoscanalesdecomunicaciónquepermitanelapoyoycomplementodeprocesos(PAL),Trámitesyprocesoslentosparaapoyarlaextensiónc

• PerdidadecontratosenrelaciónalRUPyaqueeltrámiteestardíoentrelaDNEIPIylaGerencia(BOG),asícomopocoscanalesdecomunicaciónquepermitanelapoyoycomplementodeprocesos(PAL),Trámitesyprocesoslentosparaapoyarlaextensiónconveniosycontratos(PAL),Nohayclaridadenlosprocesosyprocedimientosdelostrámitesinternacionales(MED)

• Cambiosdegobiernoylegislación(MED),(NN),(PAL),Conflictodeinteresesparaeldesarrollodeextensiónenlaszonasdeinfluenciadelassedesdepresencia(SP)(SC)

• Faltaculturadeinvestigación+desarrollo+innovación+Transferenciaalasempresas,ademáspocosfondospúblicosyprivadosdefinanciacióndepruebasdeconceptoydesarrollodeprototipo(MED)

• Altacapacidaddeotrasinstitucionesdeeducaciónsuperiorparagestionaryformalizaralianzasyacuerdosconorganizacionesdesuentorno,paraproyectosoprocesosdeextensión,innovaciónyemprendimiento(MED)yfaltadeproyeccióninstitucional

• Altacapacidaddeotrasinstitucionesdeeducaciónsuperiorparagestionaryformalizaralianzasyacuerdosconorganizacionesdesuentorno,paraproyectosoprocesosdeextensión,innovaciónyemprendimiento(MED)yfaltadeproyeccióninstitucionalhaciaprocesosdedesarrolloregionalynacional(PAL)

• Laculturadelacomunidadenlanoutilizacióndeherramientastecnológicasparafinesacadémicos(inscripciónenline.

Tabla2.DOFAdelproceso.FactoresExternos.MatrizconstruidaenelEncuentrodeGestoresdeRiesgo2018.Tomadode:SoftExpert.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

LaestructuradeextensióndaciertaautonomíaalasFacultades,CentroseInstitutosdeextensión,todoelloteniendo en cuenta el principio de desconcentración pormedio del cual la política admite las diferenciastécnicasydeentornodecadaSedeyFacultad,CentroeInstitutoaldesarrollarelproceso,aunquereconoceigualmenteunaestructuraorganizacionalvertical,queguíalageneracióndelineamientosenlosdiferentesniveles, que independientemente de las particularidades, hacen seguimiento al cumplimiento de ladefinición,evaluaciónyfortalecimientodelaExtensión.

Figura1.EstructuraorganizacionaldeExtensión.Tomadodehttp://extension.unal.edu.co/acerca-de/estructura/

CADENA DE VALOR

Elúltimotrimestredelaño2017enfocópartedesusesfuerzosenlamejoracontinuadelproceso,entantolaactualizacióndelosprocedimientosdeextensióneraunaactividadqueibadelamanoconlaconstruccióndelacadenadevalordelproceso.Sellevanacaboentonces,reunionesdesdeestemomentohastaelsegundotrimestre de 2018 con el fin de consolidar una propuesta con un equipo base de laDirección, la cual fueavance tras avance socializadapara su retroalimentación con las demás sedes y participantes del procesoque realizaron sus aportes en actividades como las reuniones de Gestores de Extensión (citadas cada 15días).

La cadenadevalordescrita comouna relación secuencial y lógicaentre insumos,actividades,productosyresultados en la que se añade valor a lo largo del proceso de transformación total, se ubica en un nivel

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superior a un proceso, y se fundamenta en el ciclo PHVA, de forma concordante con el concepto que losustenta1.

Elobjetivodelacreacióndelenfoquedevalorparaelproceso,esconsecuenciadeuntrabajodeSIGAqueespera implementar el enfoque de generación de valor en las gestiones que realiza la UN con el fin deincrementar losnivelesde calidad, eficacia y eficiencia, a travésde la racionalizaciónde tiempos y tareas,actualizaciónderecursosysimplificacióndetrámites.

Suconstruccióntuvoencuentalossiguientesreferentesnormativosytécnicos:

Figura2.ReferentesnormativosytécnicosquesetuvieronencuentaenlaconstruccióndelaCadenadeValordeExtensión,loscualessepuedenprofundizareneldocumentoanexo1.

Metodología en la construcción de la Cadena de Valor: LametodologíautilizadaparalageneracióndelaCadenadeValordeExtensiónserealizóentrespasos:

1. Teoríadelcambioaplicada.2. Construccióndelacadenadevalor.3. Establecimientodelnuevoproceso.

1Guíaparalaactualizacióny/orediseñodeprocesosaplicablealagestióndelaUniversidadNacionaldeColombiaquela

• Operaciónquelogralosobjetivosestablecidosenlaestrategiaorganizacional.• Operaciónquesearticulaconlaestructuraorganizacionalylasfuncionesycompetenciasdeltalentohumano.• Operaciónquecumpleparámetrosnormativosydecalidad:• Lagestiónaportaparalosfinesdeacreditación.• Calidadyefectividadenimplementacióndelossistemasdegestión.

PRINCIPIOS:

• Lineamientos de autoevaluación y acreditación institucional y de programas del CNA. • Acuerdo 03 de 2014• 14 lineamientos para acreditación institucional. • 10 lineamientos para acreditación de programas • En ambos conjuntos, se pide observancia de asuntos relacionados con la Organización, administración y gestión.

• Normas técnicas. • ISO9001:2015• ModeloIntegradodePlaneaciónyGestión-decreto1499de2017

REFERENTESNORMATIVOS

• Cadena de valor• Enfoquedeprocesos• Sistemadeentrega

REFERENTESTÉCNICOS:

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1. Teoríadelcambioaplicada:

Figura3.Tomadode:anexo1CadenadevalorprocesoGestióndelaExtensión

2. ConstruccióndelaCadenadeValor.

Figura4.Tomadode:anexo1CadenadevalorprocesoGestióndelaExtensión

3. Establecimientodelnuevoproceso.

Figura5.Tomadode:anexo1CadenadevalorprocesoGestióndelaExtensión

Acontinuación,semuestraelresultadodeestetrabajo,yseincluyelacaracterizacióndelproceso(anexo2),primerpasoparaconsolidarunapropuestademejoracontinuaconelenfoquedeseado.

Lateoríadelcambioevaluaeldesempeñodelprocesoysuentorno,ilustrandoeneldiseñometodológicoelcómosevana

llegaraloscambiosdeseados.

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DeclaracióndelapromesadevalordeExtensión

Formular,ejecutaryevaluarpolíticas,programas,planes,proyectosyserviciosparaeldesarrollodelaextensiónensusdiferentesmodalidades,quefavorezcanlagestióndeconocimientoendiálogoconelentornoeconómico,político,cultural,social,ambientalytecnológico,conelfindecoparticiparenla

construccióndelasociedad.

Figura6.Esquemadelenfoquedecadenadevalor.

Lograr el cometido frente al establecimientodeunapromesade valor de Extensión, incluyóel análisis deprocesos,procedimientos,instructivos,guíasyprotocolos,ygeneróalgunasaccionesadicionales,lascualesyasepusieronenmarcha,estasson:

• Propuestadeactualizacióndeprocedimientos.ParalosprocedimientosdeGestióndeProyectosdeExtensión,GestióndeExtensiónSolidariayGestióndelaEducaciónContinuayPermanente(ECP).

• Hacer de “Gestión de la propiedad intelectual” un procedimiento del proceso de Gestión de laExtensión,ycreardeestamismamaneracomoprocedimientola“Gestióndelainnovación”.

• IncluirlasactividadesdeliquidaciónycierredeproyectosenelprocedimientodeGestiónEstratégicadelacomunicacióndeextensión.

Comoresultadodeestasaccionessetienelosiguiente:

• ActualizacióndelaCaracterizacióndelproceso“GestióndelaExtensión”,elcualhasidotrabajadoconlasdiferentessedesdelaUniversidad.

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• Avancesenlaactualizacióndeprocedimientos.• Levantamientodeinformaciónparalaconstruccióndelprocedimientode“Gestióndelapropiedad

intelectual”.

Procedimientos – Macroproceso de Gestión de la Extensión

TraselanálisisrealizadoconlaCadenadeValorylavalidacióndeladeclaracióndelapromesadevalorysusacciones adicionales, dar continuidad a la actualización de procedimientos es la tarea que ocupa a lasDireccionesdeExtensióndeSedeyelnivelnacionalcomopartedelamejoracontinuaquesedebedarenelproceso.

Iniciado con los ajustes a la caracterización del proceso, aprobados a diciembre de 2018 (U.CP.06.005 -Gestión de la Extensión - U.CP.06 005 Caracterización del proceso de Gestión de Extensión V1), laactualizaciónserealizasobrelosprocedimientosdelprocesoresaltadosacontinuación:

• U.PR.06.005.001ProcedimientoGestióndelaeducacióncontinuaypermanente• U.PR.06.005.002Procedimientogestióndeproyectos• U.PR.06.005.03Gestióndeextensiónsolidaria• U.PR.06.005.001Gestiónestratégicadelacomunicacióndelaextensión

El trabajo llevado a cabo el primer semestre de 2019, llevó a que la validación del contenido de losprocedimientosviabilizaralareorganizacióndealgunosdeellosysuunificación,porlocualseavanzóenlasiguientedirección:

Figura7.ActualizacióndeprocedimientosdeExtensión.

Alafechaseencuentranenesperadeaprobación*porpartedetodaslasDireccionesdeExtensióndeSede,lossiguientesprocedimientos:

Procedimientogestióndeproyectos.Gestióndeextensiónsolidaria.

GestióndeProyectosdeExtensión

ProcedimientoGestióndelaeducacióncontinuaypermanente.

GestióndelaEducaciónContinuayPermanenteECP

GestióndelaEducaciónContinuayPermanenteECPdeofertaabierta

PROCEDIMIENTOSA2018 TRANSICIÓNAPROCEDIMIENTOS2019

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• U.PR.06.005.002V2.0-GestióndeProyectosdeExtensión• U.PR.06.005.001V2.0-GestióndelaEducaciónContinuayPermanenteECP• U.PR.06.005.005V0.0-GestióndelaEducaciónContinuayPermanenteECPdeofertaabierta

*SerecibenhastaelmomentoretroalimentacionesyposiblesajustesyaincluidosenlosprocedimientosdeSedeMedellínySedeTumaco.

SISTEMA HERMES

Elacuerdo036de2009porelcualsereglamentaextensiónuniversitaria,yaensuconsolidacióndióorigenalsistema de información de Extensión con la siguiente premisa: son funciones de la DirecciónNacional deExtensionyportantodesudirectorel“Coordinareldiseñoylaconstruccióndelsistemadeinformaciónparalagestión,laevaluaciónyelseguimientodelaExtensión”(artículo9,númerald).Sistemapuestoenmarchacon la Resolución 09 de 2014 de la Vicerrectoría de Investigación “Por la cual se adopta el Sistema deInformación HERMES, para la armonización de la información sobre las actividades de Investigación yExtensiónenlaUniversidadNacionaldeColombia”.

En adelante, la consolidación del sistemaHermes realizada a través de los diferentes desarrollos que hanpermitidotenerunagranofertadeserviciosdelsistemaparaExtensión,reunelosdatosrelacionadosa losproyectos,estandarizandoybuscandolaarticulacióndeprocesosquellevanalasimplificaciónyeficienciadelostrámites.

ActualmenteHermesExtensiónensuversión2.0,tienedosprocedimientosasociados(Gestióndeproyectosde extensión (servicios académicos) yGestión de la educación continua y permanente ECP). Así como lossiguientesmódulos:

Figura8.MódulosdelsistemaHermes2.0Extensión.

Yconsideralassiguientesetapasdeunproyecto:

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Figura9.EtapasdeunproyectosistemaHermes2.0Extensión.

Adicionalmentelasistematizacióndelprocesoacudealacuerdo036de2009parasufuncionamiento.Porloanteriorenelsistemasepodránencontrarcontrolesyvalidacionesqueguíanalusuarioalinteractuarconlaplataforma.Algunosdeellosson:

• Repositoriodedocumentos(contratointerinstitucional,otrosí,acuerdosInterFIC,acuerdosmarco,controldelaejecucióndelasmodificacionesatravésderesoluciones).

• RestriccionesparametrizadasconrespectoalmontodelosSARasignadosalosdocentesenremuneracióndelosproyectosdeextensión(valoryhorasdededicacióndocente).

• ParametrizacióndelasOrdenesdeServicio.• Liquidacióndeproyectoscondicionadaalafinalizacióndeloscompromisoscontractualesdelosmismos(ejecucióndeATIS,

costosindirectos).• Parametrizacióndelosestímuloseconómicosalosestudiantesauxiliaresvinculadosaproyectosdeextensión.• EducaciónContinuayPermanentecontienelafuncionalidadderealizar losprocesosdepreinscripción, incripciónypagos

enlinea.• Bajo la modalidad de Educación Continua y Permanente se controla el tiempo y notas para aprobación de los cursos

(modalidad:diplomado).• ComunicaciónconelsistemadeinformacióndeTalentoHumanoSARAydelalaGerenciaNacionalFinancieraQUIPU.• Se tienenpredeterminadosuna serie de roles dentrodel sistema los cuales tienenunas actividades específicas, de esta

manerasecompartenresponsabilidadesdeacuerdoalaetapadegestióndelproyecto.

Es clavemencionar que el uso del sistemaHermes en Extensión es oficial desde la resolución 09 de 2014 de la Vicerrectoría deInvestigación y es deber de todas las Direcciones de Extensión promover su implementación para, además de cumplir con lanormativaexistente,obtenerinformacióndecalidad.

AUTOEVALUACIONES DEL PROCESO

Paraelaño2019ycomopartedelasactividadesrelacionadasconelmanejodel impactoenlosriesgosdecorrupción -GR.0014 - Formular actividad relacionada con el manejo del impacto en los riesgos decorrupción- se realizó la actividad de Verificar el cumplimiento del Acuerdo 036 de 2009 medianteautoevaluación del proceso, a los proyectos que presenten incumplimiento en fechas o desbalances en laejecución de los recursos. Como resultado de su aplicación se obtienen los siguientes resultados:

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Figura10.Resultadodelasautoevaluacionesporsede.LasautoevaluacionesfuerondiligenciadasporcadaunadelasDireccionesaquídocumentadas.Losresultadosmuestranenavancessuperioresal70%,componentesquetienenunbuendesempeñoyenloscualesdebecontinuarelcontrolparallegaral100%.Paraaquelloscomponentesconavancesinferioresal70%esnecesariohacerellevantamientodeplanesdemejora,loscualessedebenorientaralaevaluacióndelosaspectosquelocomponen,plantearaccionesdemejora,orientadosalaobtenciónderesultadosparaavanzarenelcomponentedentrodelproceso.Acontinuaciónsedebehacerporpartede laDNEIPIunaselecciónaleatoriadesedesparaevaluar laveracidadde losresultadosobtenidos.

1. GESTIÓN 67% 1. GESTIÓN 75%2. ACOMPAÑAMIENTO 63% 2. ACOMPAÑAMIENTO 100%3. PROMOCIÓN 75% 3. PROMOCIÓN 81%4.SEGUIMIENTO 60% 4.SEGUIMIENTO 80%5. EVALUACIÓN 63% 5. EVALUACIÓN 100%

1. GESTIÓN 92% 1. GESTIÓN 75%2. ACOMPAÑAMIENTO 50% 2. ACOMPAÑAMIENTO 100%3. PROMOCIÓN 50% 3. PROMOCIÓN 56%4.SEGUIMIENTO 50% 4.SEGUIMIENTO 60%5. EVALUACIÓN 38% 5. EVALUACIÓN 88%

SEDE CARIBE1. GESTIÓN 83% 1. GESTIÓN 33%2. ACOMPAÑAMIENTO 100% 2. ACOMPAÑAMIENTO 38%3. PROMOCIÓN 75% 3. PROMOCIÓN 50%4.SEGUIMIENTO 80% 4.SEGUIMIENTO 100%5. EVALUACIÓN 75% 5. EVALUACIÓN 63%

SEDE TUMACO1. GESTIÓN 92%2. ACOMPAÑAMIENTO 63%3. PROMOCIÓN 75%4.SEGUIMIENTO 100%5. EVALUACIÓN 63%

SEDE BOGOTÁ

SEDE MANIZALES

SEDE MEDELLÍN

SEDE ORINOQUÍA

SEDE AMAZONÍA

0%10%20%30%40%50%60%70%80%1.GESTIÓN

2.ACOMPAÑAMIENTO

3.PROMOCIÓN4.SEGUIMIENTO

5.EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO PROCESO SEDEBOGOTÁ

0%

20%

40%

60%

80%

100%1.GESTIÓN

2.ACOMPAÑAMIENTO

3.PROMOCIÓN4.SEGUIMIENTO

5.EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO PROCESO SEDEMANIZALES

0%

20%

40%

60%

80%

100%1.GESTIÓN

2.ACOMPAÑAMIENTO

3.PROMOCIÓN4.SEGUIMIENTO

5.EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO PROCESO SEDEMEDELLÍN

0%

20%

40%

60%

80%

100%1.GESTIÓN

2.ACOMPAÑAMIENTO

3.PROMOCIÓN4.SEGUIMIENTO

5.EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO PROCESOSEDEORINOQUÍA

0%

20%

40%

60%

80%

100%1.GESTIÓN

2.ACOMPAÑAMIENTO

3.PROMOCIÓN4.SEGUIMIENTO

5.EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO PROCESO SEDEAMAZONÍA

0%

20%

40%

60%

80%

100%1.GESTIÓN

2.ACOMPAÑAMIENTO

3.PROMOCIÓN4.SEGUIMIENTO

5.EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO PROCESO SEDECARIBE

0%

20%

40%

60%

80%

100%1.GESTIÓN

2.ACOMPAÑAMIENTO

3.PROMOCIÓN4.SEGUIMIENTO

5.EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICOPIMRSEDETUMACO

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RIESGOS

Paraelaño2014elComitédelFondodeRiesgosdeExtensión,fondoquetieneelpropósitoderespaldarfinancieramente los efectos derivados de los riesgos litigiosos que surjan al momento de la iniciación,ejecuciónyterminacióndelosproyectosdeextensión(resoluciónRG-0007de18denoviembrede2011),creaelproyectodelPlanIntegraldeManejodelRiesgo,unplandeacciónmanejadoportodaslasSedesdelaUniversidadNacional,dondesedestinanrecursosorientadosalaprevencióndelriesgolitigioso.

Paraestemismoaño, se identificabanparael procesodeextensiónocho riesgos, a los cuales se lesdiotratamientoconlosdiferentesplanesdeaccióndecadasede,siguiendounoscomponentesalineadosalasmetasquesepersiguenconlaejecucióndelplan.

Eltratamientodeestosochoriesgosfueronentonceslabasedelplandetratamientoquesehatrabajadoaño tras año con recursos del Fondo de Riesgos dados a cada Sede, en un plan de acción presentado yejecutado en cabeza de los Directores de Extensión, quienes en Comité anualmente aprueban lacontinuidaddelproyectoelcualhapermitidoobteneravancesfrenteasusactividades.

Paraelaño2018,elEncuentrodeGestoresdeRiesgosdeExtensiónllevadoacaboenelmesdejuliodiocomoresultadolasimplificacióndelosriesgosdeExtensión,pasandodetenerochoriesgosadosriesgos.

Figura11.RiesgosasociadosalprocesodeExtensión.Ellevantamientodeestosriesgosutilizólametodologíadegestióndel riesgo del SIGA, donde se revisa el contexto del proceso, se analizan los aspectos considerados con necesidad demejorayserealizalapriorizacióndelosmismos,paraasílograrincluirloscomounaposiblecontingenciadelproceso.

¿Quéesunriesgolitigioso?

Sonaquellascontingenciasderivadasdelainiciación,ejecuciónyterminacióndeactividades,proyectos,planesyprogramasdeextensión.

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Planes de Acción

Figura12.PlanIntegraldeRiesgosPrevencióndelRiesgoLitigioso-Riegosdeproceso–Riesgosdecorrupción.

PRIMERAETAPASEGUNDAETAPA

TERCERAETAPA

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Figura13.PlanIntegraldeRiesgosPrevencióndelRiesgoLitigioso-Riegosdeproceso–Riesgosdecorrupción.

Revisión del Acuerdo 036 de 2009 del Consejo Superior Universitario

El análisis del acuerdo 036de 2009 comonormatividad de extensión, tiene un trabajo adelantado en lagestiónquesetienedelPlanIntegraldeManejodelRiesgoyportantodelequipodecalidaddelaDNEIPI,lo anterior ha dado a que se lidere en acompañamiento de otras instancias, como la Dirección JurídicaNacionalycuerposcolegiadoscomoelComitédeExtensiónyunacomisiónpararevisión,elproyectoderevisión,elcualsehaformuladodelasiguientemanera:

ObjetivoGeneral:ProponerunaactualizacióndelAcuerdo036del2009delCSU,elcualreglamentalaExtensiónenlaUniversidadNacionaldeColombia,desdeunenfoqueparticipativoydeconstruccióncolectivacontodaslaspartes interesadas,apartirdelacomprensióndelasvariabilidadesactualesyfuturasdelciclocompletodelasdiferentesmodalidadesdeejerciciodelaextensión.

Asímismosudesarrolloestarádadoentresetapasycuatrofases:

Figura14.Plandiseñadoparaelproyectopropuestademodificacióndelacuerdo036.

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Figura15.Resultadosesperadosporcadafaseparaelproyectopropuestademodificacióndelacuerdo036.

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Indicadores y ficha de servicio

ParaestavigencialosindicadoresquemidenelprocesodeExtensión,seencuentranenrevisión.

Figura16.Indicadoresvigentesdelproceso,Cuatro(4)hojasdevida.

LaVicerrectoríadeInvestigaciones,altadirecciónalaqueestáadscritalaextensiónuniversitaria,tieneunplandetrabajoenelqueactualmentetrabajaparalaconstrucciónyconsolidacióndeindicadoresestratégicosydeproceso,quepermitanunamejorefectividadenlamedición.

AsímismolafichadeservicioestáenesperadeltrámiteconSIGA,paralaactualizacióndeformatoalaversiónU.FT.15.001.026versión0.0.

Tablas de Retención Documental

ActualmenteelprocesodeGestióndelaExtensiónconservalaTabladeRetencióndocumentalexistente,entanto se encuentra en espera de seguir con las acciones del plan de mejora de la oficina de GestiónDocumentalparalaactualizacióny/omodificacióndelamisma.