.

Integration til Doc2mail fra brev-skabeloner

Denne vejledning beskriver, hvordan brevskabelo-ner opbygges så de integrerer til Doc2mail på en så effektiv måde som muligt. Vejledningen er rettet mod ansatte der udarbejder brevskabeloner.

Version: 2 Udarbejdet: december 2011 Udarbejdet af: Anders Krabbe Møller

Indholdsfortegnelse

1. Indledning ..................................................................................................... 2

2. Generelt om brevskabeloner til Doc2mail ................................................. 3

2.1. Opbygning af brevskabeloner til Doc2mail ................................................... 3

2.1.1. Word som teknisk platform ........................................................................................ 3 2.1.2. Printkoder ................................................................................................................... 3 2.1.3. Designkrav for breve der sendes via Doc2mail .......................................................... 3 2.1.4. e-mail adresser fjernes fra breve ................................................................................ 4 2.1.5. Navngivning af brevskabeloner til Doc2mail ............................................................. 5 2.1.6. Særligt om underskriftkrav ......................................................................................... 5

2.2. Tilpasning af skabelonerne til sikker kommunikation fra digital post ........... 6

3. Brevskabeloner i eDoc ................................................................................. 8

4. Brugen af brevskabeloner i andre systemer end eDoc.............................. 9

4.1. Indsæt printkode i brevskabelonen ................................................................. 9

4.2. Ret printfeltet ............................................................................................... 10

5. Stand alone brevskabeloner ...................................................................... 13

5.1. Benyt en eksisterende skabelon.................................................................... 13

5.2. Benyt standard ”stand alone” skabelonen .................................................... 14

5.3. Aktiver skabelonen ....................................................................................... 15

5.4. Hardkod brevtitel og ID på svarpostkasse .................................................... 15

5.5. Tilret de øvrige dele af brevskabelonen ....................................................... 16

6. Om at arbejde med printkoder ................................................................. 19

Bilag I – postkasser og postkasse Ider ............................................................... 20

Bilag II – printkode ............................................................................................. 22

Bilag III – Standard stand alone brevskabelon ................................................ 23

S i d e 2

1. Indledning

Næstved Kommune (NK) har vedtaget en omfattende plan om at udfase papirbre-

ve og overgå til elektroniske brevforsendelser, i så stor udstrækning det kan lade

sig gøre.

Formålet med overgangen til elektronisk brevforsendelse er at NK hermed kan

spare betydelige midler, både i form at reducerede omkostninger til print, kuverte-

ring og forsendelse af papirbreve, og i form af sparet arbejdstid ved hurtigere og

mere effektiv elektronisk brevforsendelse.

Centralt i denne strategi står produktet ”Doc2mail” fra KMD.

Doc2mail er et såkaldt ”output management” system. Systemet bestemmer – ud

fra borgernes tilmeldinger – om et brev skal sendes til print i et printcenter, eller

det skal sendes til digitalt post.

Doc2mail kan umiddelbart anvendes, når brugerne har fået adgang til løsningen –

både fra en eDoc skabelon, og fra alle andre Word skabeloner. Problemet er blot,

at en sådan ”rå” brug kræver manuel indtastning af en række oplysninger. Selv

om man kan angive disse informationer manuelt, er det selvsagt ikke særligt rati-

onelt at skulle gøre dette, hvis det ikke er nødvendigt.

Denne vejledning beskriver hvordan brevskabeloner opbygges så integrationen til

Doc2mail automatiseres så meget som muligt. Vejledningen er opdelt i tre afsnit:

1. Brevskabeloner i eDoc

2. Brevskabeloner i andre systemer

3. Stand alone brevskabeloner

S i d e 3

2. Generelt om brevskabeloner til Doc2mail

2.1. Opbygning af brevskabeloner til Doc2mail

2.1.1. Word som teknisk platform

Forudsætningen for at du kan anvende denne vejledning er, at de skabeloner du

arbejder med er udarbejdet i Word – altså ”DOC” eller ”DOCX” formatet. Er de

udarbejdet i et andet format, f.eks. PDF (Adobe), skal en evt. mere avanceret inte-

gration til Doc2mail udvikles i samarbejde med leverandøren af det system, der

genererer brevene. Dette er dog ikke det samme som at sige, at Doc2mail ikke kan

anvendes (dette afhænger af det konkrete system, og kan afgøres ved at prøve at

sende et brev via Doc2mail), men blot at du ikke kan benytte dig af de muligheder

for automatiseret overførsel af metadata, som beskrives i dette notat.

2.1.2. Printkoder

Word har en sjældent brugt funktionalitet der hedder ”printkoder”. Disse koder er

udviklet til at sende særlige instruktioner til printere, men de kan også benyttes til

at sende metadata til Doc2mail.

Det eneste der adskiller brevskabeloner, der er integreret med Doc2mail fra ”al-

mindelige” brevskabeloner, er at de har fået tilføjet en sådan printkode. Dette kan

være en eDoc brevskabelon, men det kan faktisk være en hvilken som helst Word

brevskabelon.

Printkoder er en lille kodestump, som Doc2mail kan læse og fortolke. En sådan

printkode er vist i figur 1.

Figur 1.

Vi vender tilbage til printkoden, og hvordan den virker i en given kontekst, i de

afsnit hvor det er relevant.

2.1.3. Designkrav for breve der sendes via Doc2mail

Ved siden af de dele af brevskabelonen, der specifikt er indsat for at sikre en tek-

nisk integration til Doc2mail, er der selvsagt en række designkrav, der skal over-

holdes når en skabelon, der integrerer til doc2mail, skal udarbejdes.

S i d e 4

Der tages udgangspunkt i den generelle designskabelon for Næstved Kommune,

men af forskellige grunde er der væsentlige afvigelser fra denne i forhold til de

brevskabeloner, der er designet til at sendes via Doc2mail.

2.1.3.1. Breve skrives i Arial 10

Af tekniske og økonomiske grunde, har Næstved Kommune valgt at skifte skrift-

fond fra Verdana til Arial i de breve der sendes via Doc2mail.

Du skal derfor være opmærksom på, at skriftfonden i de skabeloner du udarbejder

altid skal være Arial 10. Skriftstørrelsen kan dog varieres alt efter lokalt behov.

2.1.3.2. Navnetræk flyttes fra højre til venstre side

Næstved Kommune har besluttet at flytte kommunens navnetræk fra højre til ven-

stre side af brevskabelonerne.

Begrundelsen for dette er at de konvolutter, der benyttes i KMD printcenter, er

anonyme men har en stor rude. Det betyder at Næstved Kommunes navnetræk kan

vises i ruden - som illustreret i figur 2.

Figur 2.

2.1.4. e-mail adresser fjernes fra breve

Næstved Kommune har besluttet at gå væk fra at oplyse individuelle e-mail adres-

ser i brevene. Dette gøres primært fordi e-mail ikke er en sikker kommunikations-

platform, med mindre at borgerne har sikret deres postkasse. I praksis er der så

godt som ingen borgere der har det. Persondataloven forbyder at man sender per-

sonfølsomme oplysninger på usikre platforme (ukrypteret), og Næstved Kommu-

ne er derfor ikke i stand til at besvare personfølsomme spørgsmål via e-mail.

Et andet problem med e-mail kommunikation er, at Næstved Kommune ikke kan

være sikker på, hvem der egentlig er afsender af mailen. Da der ikke er knyttet

S i d e 5

nogen personidentifikation til en normal e-mail, kan man i praksis ikke benytte

den som sikker dokumentation.

For at imødegå disse problemer tager Næstved Kommune i stedet den fællesof-

fentlige løsning ”digital post” i anvendelse. Digital post vil i fremtiden få en cen-

tral betydning i myndighedernes kommunikation med borgerne, fordi løsningen

dels giver myndigheder og borgere en sikker kommunikationsplatform (som også

sikrere at breve der sendes fra borgerne til kommunen er digitalt signeret, og der-

for kan træde i stedet for underskrevne papirbreve) og dels giver myndighederne

en form for digital ”folkeregisteradresse”, på de borgere der er tilmeldt digital

post.1

2.1.5. Navngivning af brevskabeloner til Doc2mail

Alle brevskabeloner til Doc2mail bør navngives på samme måde.

[navn på skabelon] + ”Doc2mail”

På den måde kan man kende forskel på en skabelon, der er tilpasset Doc2mail, og

en der ikke er.

2.1.6. Særligt om underskriftkrav

Når Næstved Kommune går over til at sende breve via Doc2mail, vil man ikke

længere kunne underskrive disse breve med en fysisk underskrift. Dette er selv-

sagt umuligt, da brevene aldrig printes! Nogen kommuner har valgt at løse dette

problem, ved at scanne de ansattes underskrifter, og indsætte dem som faksimiler

i de breve, der sende sendes via Doc2mail.

En sådan løsning anser NK for en unødig ressourcekrævende, bureaukratisk og

ultimativt værdiløs øvelse, som ikke giver borgeren en væsentlig bedre retsstil-

ling. Der arbejdes på at fjerne underskriftkravet helt fra lovgivningen og KL fra-

råder på den baggrund brugen af faksimile underskrifter. Du kan se KLs anbefa-

ling her:

http://www.kl.dk/Administration-og-

digitalisering2/Artikler/76567/2010/10/Ingen-underskrift-pa-digital-post/

Direktionen har derfor besluttet at løse dette problem på følgende måde:

1 Du kan læse mere om digital post på www.borger.dk/post

S i d e 6

Ingen breve, der sendes via Doc2mail eller sikker e-mail, underskrives

med en fysisk eller scannet underskrift! Dette gælder uanset brevets ind-

hold.

Hvis der er tale om en afgørelse, skal det dog være klart hvilken medar-

bejder, der har udarbejdet brevet (ved anvendelse af eDoc sker dette auto-

matisk). Dette sker ved, at følgende fremgår af brevet:

o Medarbejderens fulde navn

o Medarbejderens organisationelle tilhørsforhold

o Medarbejderens kontaktdata

o afgørelsesbreve skal være gemt i eDoc eller andet ESDH systemet,

og det skal være logget hvem der har udarbejdet brevet.

o Brevet skal gøres endeligt inden afsendelse, så der ikke kan herske

tvivl om autenticitet.

2.2. Tilpasning af skabelonerne til sikker kommunikation

fra digital post

Det forhold at en stadig større mængede breve vil blive sendt til digital post, vil

gøre det muligt for borgerne at sender digitalt signerede retursvar. Disse er lige så

gyldige som underskrevne papirbreve.

Derfor bør alle brevskabeloner tilpasses, så de tager højde for denne nye mulig-

hed. Selvsagt er det de medarbejdere, der leverer indholdet til den enkelte brev-

skabelon, der skal huske at tilpasse teksten til den nye digitale mulighed, men du

bør – hvis du falder over tekster hvor borgeren bliver bedt om at sende informati-

on retur – gøre opmærksom på, at borgeren skal opfordres til at gøre det digitalt.

Både for at give en bedre service over for borgerne, og fordi NK kan spare res-

sourcer til håndtering af papirpost.

S i d e 7

Figur 3.

I figur 3 er en tilrettet brevskabelon vist. Som det fremgår af den røde boks, gøres

borgerne opmærksom på den mulighed de har, for blot at returnerer de ønskede

oplysninger via deres digitale postkasse. Dette virker både som en gulerod for de

borgere, der endnu ikke har tilmeldt sig digital kommunikation med det offentlige,

og det er en god service, for de borgere der har.

S i d e 8

3. Brevskabeloner i eDoc

Alle brevskabeloner i eDoc udarbejdes af E-docgruppen. Derfor skal nye brev-

skabeloner, der skal oprettes til brug for Doc2mail, rapporteres hertil og oprettes i

samarbejde med dem.

Alle brevskabeloner til Doc2mail er navngivet på samme måde.

[navn på skabelon] + ”Doc2mail”

I eDoc er det begrænset hvad der skal gøres for at tilpasse brevet til Doc2mail,

idet alle de nødvendige metadata flettes ind i printkoden. (se 2.1.2 printkoder).

Figur 4.

Som det ses i figur 4 er tre områder i printkoden markeret med fed. Dette er de

dele af printkoden der angiver henholdsvis:

CPR / CVR (sag: Cpr.nr.)

Titel på brevet (Dokument Titel)

Returpostkassen i digital post (Brugers organisation email)

De ”koder” der er vist med fed er flettefelter fra eDoc. Af dem er den eneste der

muligvis kræver opdatering af eDoc, den ID der tilhører den digital post postkas-

se, der skal stå som afsender. Denne ID gemmes i et ubrugt felt i eDoc nemlig

”Brugers organisation email” og flettes ind i brevet herfra. Du kan se en liste over

tilgængelige postkasser i digital post i Bilag I. Sørg for at du altid har den seneste

version af denne vejledning, da denne liste løbende udvides.

E-docgruppen ved om der er påført IDer på de områder, der skal anvende den (el-

ler de) skabeloner du ønsker at oprette.

En nærmere beskrivelse og illustration af denne integration er beskrevet i vejled-

ningen ”Sådan bruges Doc2mail” – afsnit ”3. Doc2mail i eDoc”.

S i d e 9

4. Brugen af brevskabeloner i andre systemer end

eDoc

Hvis du vil oprette en brevskabelon til andre systemer end eDoc, skal du gøre føl-

gende:

1. Indsætte en printkode i den eller de brevskabeloner du ønsker tilrettet.

2. Ret flettefelterne i printkoden så der automatisk overføres så mange in-

formationer som muligt fra systemet til brevet.

3. Hardkode de oplysninger ind i printkoden du ikke kan flette ind.

Hvordan du gøre dette beskrives nedenfor.

4.1. Indsæt printkode i brevskabelonen

Åbn den brevskabelon du ønsker at indsætte printkoden i. Her er dette illustreret

med et tomt dokument.

Figur 5.

Når du har åbnet brevskabelonen klikker du øverst i dokumentet i den del der er

reservert til sidehoved. Du får nu adgang til at redigere sidehovedet. Det første du

skal gøre er at sætte flueben ved ”Speciel første side”. Når du har gjort det skifter

indstillingen fra alle sidehoveder til kun at omfatte ”Første sidehoved” – se de

med rødt markerede bokse i figur 5. Det er meget vigtigt at du husker at gøre dette

ellers vil systemet fejle, fordi printkoden kopieres til alle sidehoveder i dokumen-

tet og det ”forvirrer” Doc2mail, som tror at du er ved at sende et brev til flere

modtagere (flettebrev).

S i d e 1 0

Du kopierer nu printkoden ind i sidehovedet. Når printkoden skal lægges i brev-

hovedet er det for at sikre at den ikke bliver slettet ved en fejltagelse. Du finder

printkoden i bilag II. Denne printkode er ikke klar til brug endnu, men vil skulle

tilrettes.

Du kan nu tilrette printkoden så den integrerer mest effektivt med dit system.

4.2. Ret printfeltet

Figur 6.

I figur 6 er de dele af printkoden du skal forholde dig til vist med rød. BEMÆRK!

Du bør altid lade citationstegnene (”xxxxx”) omkranse de værdier du sætter ind

uanset om værdien er hardkodet ind eller der er tale om et flettefelt.

1. DOKUMENTTYPE: her hardkodes2 den dokumenttype du ønsker at kal-

de i Doc2mail ind. Et eksempel på en dokumenttype er ”Alm brev”, som

er vist i figur 9 nedenfor. Du kan finde de Dokumenttyper som er tilgæn-

gelige i Næstved Kommune ved at gå ind i Doc2mail brugerdialogen og

folde Dokumenttype valglisten ud. Som absolut hovedregel bør du kun

bruge ”Alm brev”.

2. CPR: her indsættes det flettefelt, der fletter borgerens CPR eller virksom-

hedens CVR ind i printfeltet. Et eksempel på dette er vist nedenfor. Hvis

dette ikke kan lade sig gøre, fordi et sådant flettefelt ikke findes, sættes

dette del af koden til ”” (blank) – alt blot to citationstegn. Det betyder at

CPR eller CVR skal indtastes manuelt i Doc2mail.

2 Med ”hardkode” menes at en fast (i modsætning til variabel) værdi indsættes.

S i d e 1 1

3. BREVTITEL: her indsættes et flettefelt, der fletter en brevtitel ind. Ofte

vil dette ikke kunne lade sig gøre, fordi et sådant felt ikke findes. I så fald

hardkodes en titel ind. Et eksempel på dette er vist nedenfor.

4. SHOWRECEIPT: kan sættes til ”0” eller ”1”. 0 koder for at Doc2mail

ikke giver brugeren en kvittering for afsendt post. 1 giver brugeren en

kvittering for afsendt post. Det anbefales at man sætter dette felt til 1.

5. POSTKASSEID: her indsættes et flettefelt, der fletter en returpostkasse

ind (se bilag I). For at dette skal kunne lade sig gøre, kræver det at der fin-

des et ledigt felt i systemets brugeradministration, som kan lagre denne ID,

og at der findes et flettefelt, der kan hente denne oplysning. Ofte vil dette

derfor ikke kunne lade sig gøre. I så fald hardkodes en ID ind. Et eksempel

på dette er vist nedenfor.

Figur 7.

I figur 7 er KMDs system til håndtering af pladsanvisninger vist. Fra dette system

generes en række mere eller mindre automatisk udfyldte breve på basis af en ræk-

ke preopsatte brevskabeloner. Et af disse områder er ”Fripladsbrev”.

Et brev oprettes ved at sagsbehandleren først danner flettedata fra fagsystemet,

dernæst vælges en brevskabelon, og der oprettes et brev hvori flettedata indflettes

- deriblandt CPR. I figur 8 er printkoden, som er lagt ind i disse skabeloner, vist.

S i d e 1 2

Figur 8.

Rød boks: I den røde boks er den flettekode ”{ MERGEFIELD

jour_cpr}” KMD benytter for at flette et CPR ind i denne brevskabelon

vist. Det betyder altså at CPR automatisk flettes til brevet, og overføres til

Doc2mail når dette system kaldes. Være meget opmærksom på at tjekke

hvad det enkelte system benytter for at flette CPR ind i brevskabelonerne.

I det pågældende KMD system f.eks. er der forskellige flettefelter for for-

skellige breve.

Grøn boks: I den grønne boks er titlen på brevet, der sendes med

Doc2mail, vist. Da KMDs fagsystem ikke kan flette en brevtitel ind, er

denne ”Fripladstilskud” hardkodet ind i printefeltet.

Blå boks: I den blå boks er postkasse IDen, på den returpostkasse der sen-

des med Doc2mail, vist. Da KMDs fagsystem ikke kan flette en ID ind, er

denne hardkodet ind i printefeltet. Som det fremgå af Bilag I er den post-

kasse der medsendes = ”Familie”. BEMÆRK! For at dette kan lade sig gø-

re, skal IDen på den postkasse du ønsker at kalde, være oprettet i den do-

kumenttype du har kaldt i Doc2mail. Derfor er digital post postkasser, der

matcher alle sikre e-mail adresser, oprettet i Doc2mail.

Med disse tilretninger af brevskabelonerne kan fripladsbrevene sendes via

Doc2mail, uden at sagsbehandlerne skal foretage yderligere indtastning.

Du kan finde en printkode, som du kan arbejde videre med i det selvstændige ”Bi-

lag I- printkode”. Dette bilag er oprettet i Word, så du kan umiddelbart kopiere

feltet og indsætte det i den brevskabelon du ønsker at oprette.

S i d e 1 3

5. Stand alone brevskabeloner

Hvis du ønsker at benytte Doc2mail uden om noget system (”stand alone”3) kan

du opbygge en skabelon, der delvist automatiserer integrationen til doc2mail, på

samme måde som ved integration til eDoc eller andre systemer.

Der er i princippet to måder at gøre dette:

1. Benyt en eksisterende skabelon.

2. Benyt standard ”stand alone” skabelonen.

5.1. Benyt en eksisterende skabelon

Hvis du ønsker at benytte en allerede oprettet skabelon, kan det let lade sig gøre.

Det eneste du skal gøre er at følge den vejledning, som der er beskrevet ovenfor i

afsnittene 4.1. Indsæt printkode i brevskabelonen og 4.2. Ret printfeltet. Her skal

du blot følge vejledning med det udgangspunkt, at der ikke kan flettes data ind i

printfeltet. Alt skal derfor hardkodes ind. Dette får den betydning at CPR skal sæt-

te til ”” (blank) og altså skal indtastes i Doc2mail brugergrænsefladen. Dette er

illustreret i figur 9.

3 ”Stand alone” = ”stå alene” i betydningen at der ikke er knyttet noget system til

brevskabelonen.

S i d e 1 4

Figur 9.

De andre oplysninger, titel på brevet og returpostkasse, kan imidlertid hardkodes

ind således at sagsbehandlerne kun behøver at udfylde CPR/CVR feltet.

5.2. Benyt standard ”stand alone” skabelonen

Figur 10.

I figur 10 er et eksempel på en færdig brevskabelon, oprettet med skabelonen

”Brevskabelon_Standard_Stand_Alone_Doc2mail”, vist. Helt centralt er indtast-

ningsfeltet ”CPR”, som overfører CPR til printfeltet, når der tastes et CPR her -

dette er vist med rød boks. Det betyder, at CPR automatisk overføres til Doc2mail

når Doc2mail aktiveres (se eksempel nedenfor). Dette felt er kodet ind i standard-

skabelon, men ud over dette er der er en række tilretninger, der skal gennemføres,

for at du kan benytte skabelonen.

Der er følgende trin i denne tilretning:

1. Aktiver standardskabelonen.

2. Hardkod titel på brevet og ID på svarpostkasse ind i printkoden.

3. Ret standardskabelonen til så den passer til lokale forhold.

S i d e 1 5

5.3. Aktiver skabelonen

Aktiver standard skabelonen ”Brevskabelon_Standard_Stand_Alone_Doc2mail”.

Du finder denne brevskabelon som vedlagt Word dokument i ”Bilag III – Stan-

dard stand alone brevskabelon”. Gem en kopi og arbejd videre med denne kopi.

Det først du derefter skal gøre er klikke i dokumenthovedet. Hermed aktiveres

denne dokumentdel. Tryk derefter ”Alt” + ”F9” for at få vist koden. I figur 11 er

dette gjort.

Figur 11.

For at arbejde med printkoden, er det nødvendigt først at klippe Næstved Kom-

munes navnetræk ud, du lagrer det blot i et andet sted i brevskabelonen eller i et

andet Word dokument, og kan så indsættes det senere. Hvis du laver skabelonen

til en virksomhed med eget navnetræk, kan dette sættes ind i stedet, når du har

redigeret printkoden – se eksempel nedenfor.

5.4. Hardkod brevtitel og ID på svarpostkasse

Figur 12.

S i d e 1 6

Den tekst der står i printfeltet kan redigeres helt frit. Derfor er det relativt let, at

udskifte de data der er indsat som default, med de data ønsker at skifte dem ud

med.

I figur 12 er et eksempel på et tilrettet printfelt vist. Her er NæstvedBiblioketerne

vist som eksempel.

Rød boks: I den røde boks er titlen på brevet, der sendes med Doc2mail

vist. Denne tekst er hardkodet ind, og vil være den samme uanset indhol-

det af brevet. Den er som det ses tilpasset NæstvedBibliotekerne.

Grøn boks: I den grønne boks er postkasse IDen på den svarpostkasse der

sendes med Doc2mail vist. Denne ID er hardkodet ind, og vil være den

samme uanset hvem der sender brevet. Som det fremgå af Bilag I er den

postkasse der medsendes ”Bibliotekerne”.

5.5. Tilret de øvrige dele af brevskabelonen

Når Printfeltet er tilrettet, kan du rette de øvrige dele af brevskabelonen til så den

kommer til at passe til lokale forhold. I eksemplet med NæstvedBibliotekerne vil

det være NæstvedBibliotekernes navnetræk, der indsætte, men almindeligvis vil

det blot være Næstved Kommunes normale navnetræk der indsættes. Dertil kom-

mer de øvrige tilretninger. Dette er vist i figur 13.

Figur 13.

S i d e 1 7

Figur 13 viser et fiktivt brev fra NæstvedBibliotekerne. De kontaktdata som vises

i brevet, samt dets indhold, er kun medtaget til illustration. Alt kan rettes til lokalt.

Når dette brev sendes til print vil printkoden – som er vist i figur 12 – samt det

indtastede CPR nummer – som er vist i bilag 13 – betyde at en række metadata

overføres til Doc2mail. Dette er vist i figur 14.

Figur 14.

Rød boks: I den røde boks ses at CPR er overført til brevet.

Grøn boks: I den grønne boks ses at den hardkodede titel ”Brev fra Næst-

ved Bibliotekerne” er overført.

Blå boks: I den blå boks ses at den ID der blev hardkodet ind i printfeltet

har udpeget postkassen ”Bibliotekerne”, og det vil være denne postkasse

der medsendes som svarpostkasse.

S i d e 1 8

Figur 15.

Figur 15 viser hvordan modtageren ville se brevet, enten på print eller i digital

post. Modtages brevet på print, vil der dog stå en returadresse over modtager-

adressen, som Post Danmark kan returnere brevet til, hvis det ikke kan afleveres.

S i d e 1 9

6. Om at arbejde med printkoder

Erfaringer har vist at printkoder kan opføre sig lidt mærkværdigt. De råd og vej-

ledninger som står her er et resultat af en del ”trial and error”.

Alt efter system (og nogen gange inden for det enkelte system) har forskellige

brug af især citationstegn og deres placering givet forskellige resultater.

Helt overordnet er det dog erfaringen at Du altid bør lade citationstegnene

(”xxxxx”) omkranse de værdier du sætter ind, uanset om værdien er hardkodet

ind eller der er tale om et flettefelt.

Selv om dette normalt bør sikre at printkoden virker som den skal, er det ikke sik-

kert at det lykkes i alle tilfælde.

Den bedste måde at arbejde / eksperimentere med printkoder er at tage en eksiste-

rende skabelon og gemme en kopi med tilnavnet f.eks. ”_test”. På denne måde

arbejder man men en realistisk skabelon, som let kan konverters til en ”drift” ska-

belon ved at fjerne ”_test” og tilføje ”_Doc2mail”.

Den gode nyhed er at når man først har fået koden til at virke, så har vi meget

sjældent konstateret periodiske fejl.

En enkelt periodisk fejl er dog opstået en sjælden gang nemlig at Word ”tror” at

printkoden også står på side to og dette forvirrer Doc2mail – se afsnit: 4.1. Indsæt

printkode i brevskabelonen. Her er der tale om en kodefejl i snitfladen mellem

Word og Doc2mail. Løsningen har været at gøre tekststørrelsen på printkoden

mindre så forsvinder fejlen. Som sagt er det dog en sjældent forekommet fejl og

normalt vil en printkode i TimesNewRoman 12 eller Arial 10 ikke medføre pro-

blemer.

S i d e 2 0

Bilag I – postkasser og postkasse Ider

Navn i digital post Digital post ID

Arkiv 4864

Basecamp 6129

Beredskab 4876

Bibliotekerne 4877

Bogerrådgiver 6132

Boligpension 61

Borgerkontakt 59

Byggesag 4878

Børn og unge 4879

Børnerådgivningen 6133

Børnesundhedsområdet 6131

Daginstitution 4880

Dagpenge 6134

Den Matrikelløse Døgninstitution 6154

Distrikt Øst 6139

Døgnmiljøet Ladbyhus 6140

Elevgården 6141

FamilieNetværket 6142

Familie 60

Folkeregister 57

Fællessekretariatet 4854

Grundsalg 4990

Hollænderhusene 6143

Højskolen i Krummerup 6153

Indkøb 4881

Job og helbred 6148

Job og Kompetence 6147

Jobcenter 4855

Jordforurening 4882

JOS-klager 6150

JOS-Ledelsesesekretariatet 6149

Kollegiet - Bo og Netværk 6151

Kontanthjælp 6214

Kontrolgruppen 6152

Kultur og fritid 4856

Musik og kultur 4975

Netforvaltning 6161

Neuropædagogisk Center 6162

Næstved Sociale Virksomhed 6163

Næstved Vagtcentral 6209

Parkvæsen 4976

Pension 6164

Pension og Handicap 4989

Personale 4857

Pladsanvisningen 4858

Plan 6165

Psykologgruppen 6166

S i d e 2 1

Revacenter Nord 6167

Rotter 4977

Sanktion 6168

Skole 4978

Skriv til Næstved Kommnue 4230

Socialpsykiatrisk Center Næstved 6130

Socialpædagogisk Center 6170

Solgaven 6169

SpecialNetværket 6171

Spildevand 6172

Sundhedscenter 4859

Tale- hørekonsulentgruppen 6206

Tandplejen 4860

Teknik 4861

Tilsynsenheden 4979

Tumlingen 6207

Ungenetværket 6208

Vandløb 6210

Varmestuen 6211

Vejvæsen 4980

Virksomhedsmiljø 4981

VISP 6213

Ydelsescenter 4862

Ældre og Sundhed 4988

Økonomi 4863

S i d e 2 2

Bilag II – printkode

Tyk ”Alt” + ”F9” for at se printkoden. Du går tilbage til normal visning af doku-

mentet ved at gentage ”Alt” + ”F9”.

S i d e 2 3

Bilag III – Standard stand alone brevskabelon

Nedenfor er vedlagt en standard brevskabelon, som du kan åben i et separat do-

kument ved at klikke på Word ikonet. Når filen er åbnet, kan du lave en lokal ko-

pi, som du kan arbejde videre med.

Brevmaske_Standard_Stand_Alone_Doc2mail.docx