intergemeentelijke archiefdienst midwest (iga) - middagdebat archieven in zuid-west-vlaanderen
TRANSCRIPT
1. IGA - Situering
Gemeenschappelijke uitdagingen:
steeds groter wordend statisch (papieren) archief en de
nood aan een duidelijk documentbeheer
Het archiefdecreet: CBS verantwoordelijk voor archiefzorg
en gemeentesecretaris voor het archiefbeheer
Noodzakelijk om specifieke expertise binnen te halen.
Bovendien kampen heel wat besturen met een historische
achterstand en dringt een inhaalbeweging zich op.
Rondvraag bij de gemeentebesturen in de regio (2013):
verschillende gemeenten hierop samen wensen in te
zetten zodat waar mogelijk gezamenlijke oplossingen
worden uitgewerkt.
Aangezien meerdere besturen vragende partij zijn voor
de aanwerving van een intergemeentelijke archivaris,
opteert de regio om haar werking opnieuw te bundelen
onder de schelpstructuur van de ILV Associatie Midwest.
Gelet op de beperkte bugettaire ruimte bij lokale
besturen, biedt een subsidie van de provincie de kans
om over te gaan tot de aanwerving van een archivaris.
Stad Izegem stond in voor aanwerving IGA onder de koepel
van Midwestoverleg
Inhoudelijke ondersteuning en gehuisvest bij
Projectvereniging BIE
2. IGA – Waar?
Werkingsgebied: 6 gemeenten en OCMW’s
Izegem, Ledegem, Hooglede, Moorslede, Wielsbeke en
Wingene
3. IGA – Wie?
IGA-team:
A-medewerker:
voltijds, 6 besturen
Coördinatie, plan van aanpak, procedures, opleiding en coaching van de medewerkers in de besturen
B-medewerker:
voltijds, 5 besturen
Implementatie van de uitgeschreven procedures, digitaal archief
C-medewerker:
Aanvankelijk halftijds, sinds juni 2016 voltijds voor 4 van de 5 besturen
Uitvoerend werk: opmaken plaatsingslijsten, herverpakken, selectie…
4. IGA – Wat?
a. Opruimdagen
b. Administratieve reeksen
c. Opmaak plaatsingslijsten
d. Groepsaankopen
e. Depot
f. Archiefoverdrachten
g. Digitaal archief
h. Vrijwilligers
a. Opruimdagen
‘niet-archief’ wordt opgeruimd of geweerd uit de
archiefdepotruimte.
Allerlei prullaria, kerstmateriaal, promotiemateriaal,
enzovoort horen immers nooit thuis in een
archiefruimte.
Oplijsten van het te verwijderen materiaal
Terugkoppeling via secretaris naar verschillende
diensten
Opruimen door technische dienst
b. Administratieve reeksen
Collectiebeleid administratieve reeksen: centralisatie
van reeksen in documentatiecentrum Stadsarchief
Roeselare
Advies: alle reeksen op termijn af te stoten
f. Overdracht
Aanvankelijk geen overdrachten mogelijk
Opportuniteiten (verbouwingen stadhuis en verhuis van
enkele diensten, pensioen)
Overdrachtslijst
Schonen van het archief
Controle
Effectieve archief overdracht
Infomoment omtrent algemene afspraken
archiefoverdracht / Archiefwerkgroep Wingene
Plan van aanpak
Opruimen archiefruimtes
Opmaken plaatsingslijst
Opmaken selectielijst
Vernietigen
Overdrachten diensten
Opmaken selectielijsten per dienst (bewaartermijnen)
Herorganiseren archiefruimtes
Herverpakken
mappenstructuur
Nood aan selectierichtlijnen
Vuilbakscenario: belangrijk archief staat tussen
dynamisch en tijdelijk digitaal archief
Opmaak nieuwe mappenstructuur o.b.v. organogram en
vervolgens functies/taken
Verhelderen mapnamen en bestandsnamen
Organiseren digital trash days
(verwijderen tijdelijk digitaal archief, rommel,
werkbestanden…)
Opportuniteiten:
Aankoop nieuwe server
Buitendiensten van lokaal station naar server
Afstemming tussen OCMW’s en gemeente:
gemeenschappelijke structuur
parallelle structuur
gedeeltelijke gemeenschappelijke structuur
nood aan richtlijnen / e-mailetiquette
overvolle mailbox
wat verwijderen en wat bijhouden
wat met bijlagen
hoe beter vindbaar
KlasseerTool (VHIC)
Plan van aanpak
Digital Trash Days
Voorstel mappenstructuur en implementatie
Benaming mappen en documenten
E-mailrichtlijnen
Selectie-info ter beschikking stellen voor digitaal
archief
Prijszetting digitalisering
h. Vrijwilligers
Via gemeentelijke infobladen, gemeentelijke website,
communicatie via BIE
Herverpakken
Schonen bouwdossiers
5. Budget
Overheadkosten:
Projectvereniging BIE
Gedeeld door 6
Loonkost:
Verdeelsleutel weddekost
Subsidie provincie West-Vlaanderen:
ca. 1/3 van loonkost
Izegem €20.012,39
18 %
Hooglede€20.012,39
18%
Ledegem€16.941,57
16%
Moorslede€20.012,39
18%
Wielsbeke€20.012,39
18%
Wingene€12.110,33
11%
raming budget IGA 2017
6. IGA - Overleg
Intern teamoverleg IGA
GIO BIE en IO IGA
Stuurgroep IGA: driemaandelijks, telkens voorafgaand
aan secretarisoverleg
Intervisiegroep archief – Midwest: 3 maal per jaar