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ヤマハ株式会社情報システム部

〒430-8650 静岡県浜松市中区中沢町10-1

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ヤマハ株式会社

情報システム部長

井川祐介

intra-mart＋Office365活用によるワークスタイル改革～旧システム 7000DB 脱出へのチャレンジ～

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目次

会社概要

コミュニケーション・コラボレーション基盤刷新

Office365導入Ｐhase1

Ｐhase1ユーザー活用状況とその効果

Ｐhase2の課題と解決策～前ツールとのアーキテクチャー違いの乗り越え方

ヤマハ情報システムの取り組み


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会社概要

目次




Ｐhase2の課題と解決策～アーキテクチャー違いの乗り越え方



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会社概要

会社名：ヤマハ株式会社（YAMAHA CORPORATION）

本社所在地：〒430-8650 静岡県浜松市中区中沢町10番1号

設立年月日：1897年10月12日（創業1887年）

資本金：285億34百万円

連結売上高：4,３２１億８百万円

従業員数：19,967人（連結）

子会社数：73社（内連結対象：68社）

関連会社数：6社

※ 2015年3月期時点（子会社・関連会社数は2015年6月末時点）

【コポーレートスローガン】

「感動を・ともに・創る」

【企業理念】私たちは、音・音楽を原点に培った技術と感性で、

新たな感動と豊かな文化を世界の人々とともに創りつづけます


主要事業(グループ全体)

ピアノ電子楽器

管弦打楽器・教育楽器業務用音響機器

防音室(アビテックス) 音楽教室・英語教室音楽ソフト AV機器

ルーター・会議システム半導体ゴルフ用品自動車用内装部品、FA機器リゾート

ヤマハ発動機（株）は1955年に分離独立した企業で、現在は持分法適用対象外ですがブランドを共用しております


拠点

【海外】<31カ国/地域>販売・サービス23社(12支店)製造・開発等 15社音楽ソフト関連 2社

【国内】販売・サービス11社(小売店舗42店)製造・開発等 9社音楽ソフト関連 7社


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会社概要







4年間取り組んできたこと

インフラアウトソーシング

クラウド化

IT技術の集約

コミュニケーション革新

脱メインフレーム

SAP+イントラマート

インフラ技術のプロ化をやめ、

更にインフラを持たない方向へ

メール一辺倒からの脱却

OFFICE365導入


これからの基幹システムの整備方針

ＳＡＰについてはできる限り範囲を限定して標準を使い、「堅牢性」を担保し、売上を伸ばしていくために必要な情報と機能に対してはintra-martで「俊敏性」を追求していきたい

ローカルシステムを含めた基幹システムの情報基盤を整備し、バラバラなシステム環境とならないよう、情報システム部がガバナンスを効かせる

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「堅牢（ロバスト）な情報システム」

原則として標準機能を徹底活用したシンプルＳＡＰ今後の経営管理に必要な情報を完備

（商品別グローバル連結収支などの会計情報を中心に一元化）

ローカルシステム




「俊敏（アジャイル）な情報システム」売上貢献、製造コストダウンが見込めるグループ会社固有業務に対しては、早く、安く、柔軟に構築

法定帳票など各国の法制度対応はSAPバージョンアップで賄う

売上貢献、製造コストダウンのシステム作りのため、情報システム部員を現地に派遣

ＹＡＭＡＨＡの業務ルール・プロセスをＳＡＰの標準機能で実現・組み込み

事業規模の小さな拠点にはローカルシステムは作らず、ＳＡＰをそのまま利用


先進的

情報技術

適用検討

課題発見型

ビジネス

イノベーション

グローバル

ICTサービス

プロバイダー

・ビジネス

ルール

・プロセス

・データモデル

進化に対応した情報システム部カバー領域の拡大

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会社概要







コミュニケーション革新の背景

ニーズの変化に

応えきれていない

【IT環境の変化】

デバイスの進化

ネットワークの進化

ITの大衆化

【ビジネススピード】

市況変化に対応

突発リスクに対応

組織変更に対応

【情報連携ニーズ】

部門間の連携

お客様の声を伝達

グローバル連携

【社外連携ニーズ】

密な情報交換

セキュアな伝達

タイムリーな伝達

バージョンアップ費用が高額課題・ニーズ対応コストが高額


第1フェーズで目指した姿

時間と場所の超越

手軽でセキュアなコラボレーション


実施計画


目的及びOffice365選定理由

2012年 2013年 2014年 2015年 2016年

累計ランニング費

Notesで対応 Office365へ移行(Notes並行運用含む)

目的

× ビジネスニーズ対応

○ 移行コスト：低

△ ランニングコスト：中

○ ビジネスニーズ対応

○ 移行コスト：低

× ランニングコスト：高

○ ビジネスニーズ対応

× 移行コスト：高

○ ランニングコスト：低

Notes単純バージョンアップ Notesでビジネスニーズにも対応 Microsoft社 Office365

※検討に際しては他社サービスも比較

※移行コストは別途かかるもののランニング費用差の方が大きい


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会社概要







基盤機能マッピングと移行時期


フロー領域のスケジュール

計画フェーズ2013年４月～8月

•メールドメイン検討•移行シナリオ策定•過去メール、過去スケジュールの取り扱い決定（基本は移行しない）

運用設計～実装準備2013年9月～12月

•申請他の運用設計•全部門（海外含む）窓口担当設置～内容説明•教育方法決定（外部委託）•啓蒙活動（教育、便利さのアピール、本部長コメントＤＶＤ作成など）•費用設定～説明

本番化2014年1月～6月

•国内外順次本番化•メールとスケジュール•使用方法教育は基本点と便利編•立ち上げ時集中ヘルプデスク


展開スケジュール

1月 2月 3月 4月 5月 6月

国内

海外

Notesに残さない転送開始

7/1コピー転送開始

1/31

本番開始2/3

エンドユーザヘルプデスク

グローバルヘルプデスク（部門推進者向け）

情S部100

営業系スタッフ系＆子会社

中国旧正月 1/30-2/5 メッセ 3/12-15

部門推進者300

開発系

パイロット

生産系

座学研修

5/12

メール切替

カレンダー切替

国内：約8千名

海外：26現法約4千名

国内は４月末にメール切替完了

海外は６月末にメール切替完了

国内カレンダー切替完了

共用会議室予約利用開始

任意グループ利用開始

2014年


主なコンセプト

メール・ローカルOutlook併用方式を採用（オフライン対応）・但し、自分の端末を持たない、頻度が少ない人はWebのみ・過去メールは引っ越さない・ドメインは新たにしたうえで順次切り替えを可能にする

Lync・ファイル交換は禁止・その他は大いに活用してもらう

スケジュール・NOTESからの引っ越しツールを安価に開発・切り替え日を決めて、スケジュール管理を徹底・原則としてタイトルと場所は公開


国内展開

概要補足

対象人数約8千名

配布物

インストールDVD：約500枚

必要ソフトウェアのみを自動インストール

できるOffice365：約800冊市販本を配布

研修DVD：約300枚研修内容をそのまま動画で配布

ユーザー研修135回実施、参加約4千名 16拠点

（浜松地区、東京、大阪、名古屋、九州）

スターターヘルプデスク

期間：2/1～4/30問い合わせ件数：1578件

移行期のみユーザー全員の問合せを可能に

エグゼクティブ対応

期間：4/14～4/30セットアップ、操作説明

共用会議室 5/12予約開始（7月以降分）切替日と予約開始日をずらし移行量軽減

モバイル iPhone約1,500台会社支給のみに限定


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会社概要







Lyncについて（いいものは使われる？）その１

会議システム乱立からの脱却は本当にできるのか？？

OFFICE365の説明会をしている傍から会議システム導入の決裁依頼！

会議システムは専用システムじゃなきゃ機能や品質がきっと落ちる！

取引先の人は入ってこれないんでしょ？

電話のほうが手っ取り早い！


Lyncについて（いいものは使われる？）その２

社内でのOffice365説明会で、Lyncを利用して２８か所同時に説明会を実施し、社製品を利用してクリアに伝える。

社内新商品説明会にて、重役、部門長にLyncを活用した実例を見ていただいた。⇒積極導入を宣言いただいた

月次営業本部定例会のLyncでの実施が決定週次生産本部-海外工場個別報告会のLyncでの実施が決定（浜松-インドネシア各拠点、中国各拠点と1対1）

M＆A したグループ企業週次連絡会のＬyncでの実施決定（ロス2拠点、東京、浜松同時）


Lyncについて（少し宣伝です）

社内でのOffice365説明会では、Lyncを利用して２８か所同時に説明会を実施し、社製品を利用してクリアに伝えることができた。

YVC-1000

PJP-10UR

PJP-20UR

音声コミュニケーション機器


Lyncについて（いいものは使われる？）その３

一挙に拡大したものの、使う人と使わない人が分かれる！使い方が案外ネックとなり、便利そうだけど積極的には使わないとなる。⇒正式な会議だけで使われる結果に・・・

デスクトップサポートグループで非常に柔らかいフォーラムを実施。「Lync使ってみませんか？」10人～多くても20人までで実際に使ってみてもらうことを実施。（本社、東京、主要工場）

現在の一日当たりのアクセス数アクティブユーザ数（Ｌｙｎｃのアプリを起動しているユーザ数）１，０００～１，１５０ユーザ／日会議数の平均５０～６０会議／日


効果！（甘さと反省！）

狙いは何といってもスピード感 ◎プレゼンスの公開があたり前に！（今いいですか？文化）決定事項をメールで一泊二日にしない

さらに！国際電話料金が減っていない！

ワークスタイルは勝手に変わらない！「今いいですか？」とチャットで確認後、電話をかけている！マイクイヤホンになじんでいないため慣れた方へ・・・反省→ 本当の効果だし活動をして積極的に訴えていきます。

会議システム一元化！◎乱立会議システムと回線の廃却約5000万円/年効果

Lyncによる国際会議活発化！◎年間海外出張費用削減効果→ そこまで減ってません・・・


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会社概要







第2フェーズにおけるNOTES DB移行工数試算（２０１３/3)

1DBあたり0.04人月

1件あたり0.25人月

1システムあたり約12DB使用1システムあたり3人月

＝ 140人月

＝ 100人月

＝ 160人月

全てを移行した場合：合計 400人月

Total 7,031 DB

＋第2フェーズ設計構築 30人月

Office365移行を社内要員(利用者)が実施した場合アプリケーション型・ワークフロー型の移行を半数とした場合

最小想定時：合計 135人月

第2フェーズ見込計約 165人月～430人月


データベースの移行検討本格化（2014/6～)

2014年３月現在

・SharePoint へ移行？・アーキテクチャーの違い・ユーザー部門との協業方法

・Intra-mart 標準機能の利用・これを機会にシンプル化・ルートとフォーム（EXCELの利用）の分離

・システム寿命と捉えていただく・新たな決裁案件としていただく（費用対効果）

取り組み方法


NotesDBの引越しイメージとは?

Notes

One YAMAHA

必要な荷物のみ移動

家ごと移動

新環境

不要なものは廃棄

移行

引越し

小型車で!!

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Notesデータベースの引越し先(システム先)

情Sが引越し支援

掲示板／文書管理／文書ファイル共有など

凍結データ入力・修正不可、設計修正不可となっても問題がないもの

ワークフロー/ファイルサーバー

通常開発

廃棄

基幹システムなどの他システムと連携しないもの、申請書単体で必要処理が完了するもの。PC持ち出し申請/Office365関連申請書など

基幹システムなどの他システムと連携するもの。複雑な画面や機能を持つドキュメントワークフロー決裁書/企画申請書など

①

Notes 新情報共有基盤環境

SharePoint/ファイルサーバー1

2

3

4

各部門で引越し

80％

20％

各部門で必要な文書のみ引越しをお願いします

（2019年12月末まで閲覧可能）

全世界NotesDB（ 11,249 ）

2015年現在

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ワークフローにおける課題

• 複数のDBに分散されたワークフロー１件ずつを移

行していたのでは、とてつもない開発費用が発生してしまい、その後の管理工数もかかる

• 件数だけの問題ではなく、１件あたりの開発費用もNotesに比べると高額になってしまう

• 基幹システム連携を今度のワークフローでは行いたい


ワークフローにおけるブレークスルー(1)

・NOTESワークフローを全て新たな環境で再構築すると工数がかかりすぎる

・添付（EXCEL）などを利用して項目とワークフローのルート管理を分離することと、コーディングレスを実現する

・ワークフローに添付されたファイルはSharePointで保管する

・同じルートを通るワークフローはタイトルと内容（EXCEL）を変更するだけで使い回しができ、開発工数をぐっと減らせる

約300人月減


Notes移行 intra-martとOffice365関連図

メニュー選択

テンプレート選択

申請書記入

申請書ルート選択

承認者承認

文書保存

公開閲覧

申請１申請2 申請3

・・・・

印印印

申請画面

ルート

検索画面

文書（テンプレート）

ワークフロー（動的）

文書（最終保管／検索）

マニュアル類一式

承認履歴付きPDF

ワークフロー申請項目による文書属性の生成


もう一つの課題（部門所有のファイルサーバ）

・各部門にファイルサーバが点在し、NOTESとファイルサーバの明確な切り分けルールがない

・ＢＣＰ観点、セキュリティ観点から、この機に集約して管理する

・しかしSharePointオンラインのログ管理機能には課題あり（将来的には解決という案内がきているものの・・・）

・集約したファイルサーバ（仮想・クラウド）とSharePointのハイブリッド型でユーザーには意識させないように設計中


Phase2のスケジュールと進捗状況

2014 2015 2016

2Q 3Q 4Q 1Q 2Q 3Q 4Q

-9月 10月 11月 12月 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 1月 2月 3月

来期予算見積

ヒアリング（仕分）完了部門から順次展開

トライアル部門本引っ越し

方針展開

トライアル総括

展開方法総括

現在

予算調整

予算確定

先行部門トライアル

予算提示

部門ヒアリングと引越

運用構築

展開方法改善

部門ヒアリング（SharePoint/IMワークフロー/アプリケーション開発)

展開方法改善

部門展開方法検討

Notesサーバ停止

現法の引越

情報システム部

YMJ

開発本部(DMI)

先行部門トライアル（１０月末～２月上旬）

情報システム部：２月２日より職制サイト運用開始。

開発本部：１月１９日より一部職制サイト運用開始。

ＹＭＪ：４月１日より職制サイト運用開始。

展開計画案策定

日本の実績を元に

展開へ

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脱Notes展開スケジュール

2015 2016

3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月10月

11月

12月

1月 2月 3月 4月～ 9月

計画承認

計画説明（生産本部、営業本部、現法）

YCJとのNotesレプリカDBの引越し(生産本部、開発本部、情報システム部、物流システム部、財団にて）

拠点独自のNotesDBの引っ越し

共通機能（決裁書等）への引っ越し

個別機能の検討 → 費用承認 → 詳細検討 → 開発

Workflow（標準申請、簡易画面開発）への引っ越し

SharePointへの引っ越し

個別開発機能以外引っ越し完了

NotesサーバのOS（2003Server）サポート切れ

対策案提示

サーバ対策

展開準備

全拠点での展開計画案策定

開発ベンダ選定

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引越し先の仕分けフロー

SharePointの機能か?

ワークフローか?

Office365(SharePoint)/ファイルサーバー

1

通常開発（a,共通機能)

決裁書・出張申請など

A：標準申請を利用

(添付ファイル申請）

B：簡易画面開発WF利用

全社共通機能か?

ワークフロー

2

通常開発（b,個別開発)

3

廃棄・凍結4

Yes

Yes

No

No

No

No

テンプレートでOKか

Yes

No

Yes

廃棄・凍結か?

開始

Yes

Notesデータベース

3

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やり切る！

・残りスケジュールは６か月！・結果をだす


ご清聴、誠にありがとうございました！


■本文記載の会社名及び製品名は、それぞれ各社の商標又は登録商標です

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