intranetin jalkauttaminen
DESCRIPTION
Sosiaalinen Intranet -seminaari 8.5.2014, Hanna P. Korhonen, North PatrolTRANSCRIPT
Sosiaalinen intranet -seminaari 8.5.2014 / Hanna P. Korhonen
Intranetin jalkauttaminen
Verkkopalveluhankintojen neuvonantaja
Hanna P. Korhonen
Intranet & Web Communications SpecialistNorth Patrol Oy & Intranet-ostajan opas
Kokemusta verkkopalveluista ja käyttöönotoista yli 10 vuoden ajalta, esim.:• Intranetin päätoimittaja, Aalto-yliopisto• Kurssisivustoportaalin jalkauttaminen, Teknillinen
korkeakoulu• Ensimmäisen julkaisujärjestelmän käyttöönotto,
Jyväskylän kaupunki• Viestintäpäällikkönä, verkkotoimittajana, tiedottajana,
projektisuunnittelijana, viestintäassistenttina.
Twitter: @hannapkorhonenlinkedin.com/in/hannapkorhonen
Viestintätyyppi nörttitwistillä.
alkaa samaan aikaan,
kun idea intranetin uudistamisesta
syntyy.
Intranetin jalkauttaminen
Intranetin jalkauttaminen on
muutosviestintää.strategiaviestint
ää
Kenelle?
Mitä?
Miksi?
Kuka?
Milloin?
Missä? Miten?
Kenelle? Mihin tarpeisiin?
• Mitä organisaatiomme tekee? Miksi? Miten? Mitä prosesseja intranet voisi tukea?
• Ketä me olemme? Miten eri käyttäjäryhmät voivat hyödyntää intranetiä?
• Lähtökohtana intranetin tarkoituksenmukaisuus• Intranet helpottaa työntekoa– Intranet ratkaisee työntekemisen ongelmakohtia. Tosin ei niitä kaikkia, koska kaikkia
ongelmia ei voi ratkaista intranetillä.– Ja ehdottaa samalla jotain uutta.
Mitä?
Tietopankki
Uutisointi
Uutisointi
Sosiaaliset om-inaisuudet
Kalenteri
Dokument-tienhallinta
TietopankkiToiminnan ohjaus
Yksikköjen ja tiimien työskentely
Projektien työtilat
Ekstranet-työtilat
Digitaalinen työympäristö
Pikaviestin
Fyysiset toimistotilat
EtätyöPilvipalvelut
CRM
Toiminnan-ohjaus-
järjestelmä
Intranet
Miksi? Mitä hyötyjä?
• Miksi toimintatapoja muutetaan?• Mikä paranee? Mitä saavutetaan?
• Double-check:– Ovatko tavoitteet linjassa strategiamme kanssa?– Viehän muutos organisaatiotamme eteenpäin?– Onhan ylin johto sitoutunut muutokseen? Ja keskijohto myös?
Kuka?
aika
työm
äärä
Sisä
llönt
uota
nto
alka
a
Lans
eera
us
Toteutus-projektin koordinointi
Sisällöntuotannon koordinointi ja tuki
Lanseeraustoimenpiteet ja käyttäjätuki
Kuka?
aika
työm
äärä
Sisä
llönt
uota
nto
alka
a
Lans
eera
us
Toteutus-projektin koordinointi
Sisällöntuotannon koordinointi ja tuki
Lanseeraustoimenpiteet ja käyttäjätuki
Ketterämpään malliin?
Vaiheis-taminen?
Positiivisen kierteen aikaansaaminen
Uusi intranet selättää työntekemisen ongelmakohtia.
Pilotit Oppiminen
Uusi intranet on osa työnteon mullistusta.
Uusi intranet on notkea ja valmis korjausliikkeisiin.
Korjausliikkeet mahdollisia Varmistetaan sopivuus kulttuuriin, prosesseihin, tarpeisiin
Uusi intranet ei haukkaa liian suurta palaa kerralla.
Uusi intranet hiipii sisään vaiheittain ja korjaa voitot.
Haltuunotto, uuden oppiminen vaiheittain, tottuminen Varmuus ja hallinnan tunne
Uusi intranet tuntuu just meiltä.
On osa meitä.
Miten?Miten toteuttaa lanseerausviestintää käytännössä?
• Mitkä viestintämuodot ja -kanavat sopivat juuri minun organisaatiooni?
• Tunne organisaatiosi• Tunne ihmiset• Tunne mielipidevaikuttajat• Tunne viestintäkanavat ja viestinnän käytännöt• Tunne viestinnän tekijät ja vaikuttajat
Ota näistä kaikki hyöty irti! Plus tee jotain tavallisuudesta poikkeavaa!
Pelillistäminen
Aarteenmetsästys
Kilpailut
Palautekanavat
Uusien työntekijöiden tilaisuudet
Perehdytysmateriaalit
Viikon vinkit -palsta intran
ominaisuuksista
Henkilö-/tiimijutut "Näin meillä
hyödynnetään intraa työssä"
Käyttäjätutkimukset
Johdon sitouttaminen
Osallistaminen suunnitteluun, esim.
konseptointityöpajoihin
Käyttäjähaastattelut
Tarvekartoitus
Palautteen keruu
Pilottikäyttäjät
Esittelyvideot
Infotilaisuudet
Koulutukset
VIP-infoja johdolle
Esimiesinfot, infot keskijohdolle
Avainhenkilöiden ja keskijohdon
tukimateriaali intrasta viestimiseen
Työkalupakki keskijohdolle, kuinka
hyödyntää intraa omalla tiimillä
Viikkopalaverien kiertäminen
Lanseeraustilaisuus
Roadshowt
Esittelyvideot
Kalvosarjat
Tietoiskut, infopisteet
Perusohjeet paperilla
Kuva etusivusta + tärkeimmät
sisällöt/ominaisuudet merkittynä ja
selitettynä
Sisäisten työkalujen kokonaiskuva
Johdon sitouttaminen
Osallistaminen suunnitteluun, esim.
konseptointityöpajoihin
Käyttäjähaastattelut
Tarvekartoitus
Palautteen keruu
Pilottikäyttäjät
Sisällöntuottajien koulutukset
Nimikilpailu
Sisäiset tiedotteet
Taustoittavat jutut, asiantuntija-
artikkelit
Rinnakkaisten sisäisen viestinnän
kanavien hyödyntäminen, esim.
henkilöstölehti
Saada avainhenkilöt viestimään
eteenpäin
Blogit
Julisteet
Miten? Käytännön työkaluja ja kanavia...
Pelillistäminen
Aarteenmetsästys
Kilpailut
Palautekanavat
Uusien työntekijöiden tilaisuudet
Perehdytysmateriaalit
Viikon vinkit -palsta intran
ominaisuuksista
Henkilö-/tiimijutut "Näin meillä
hyödynnetään intraa työssä"
Käyttäjätutkimukset
Johdon sitouttaminen
Osallistaminen suunnitteluun, esim.
konseptointityöpajoihin
Käyttäjähaastattelut
Tarvekartoitus
Palautteen keruu
Pilottikäyttäjät
Esittelyvideot
Infotilaisuudet
Koulutukset
VIP-infoja johdolle
Esimiesinfot, infot keskijohdolle
Avainhenkilöiden ja keskijohdon
tukimateriaali intrasta viestimiseen
Työkalupakki keskijohdolle, kuinka
hyödyntää intraa omalla tiimillä
Viikkopalaverien kiertäminen
Lanseeraustilaisuus
Roadshowt
Esittelyvideot
Kalvosarjat
Tietoiskut, infopisteet
Perusohjeet paperilla
Kuva etusivusta + tärkeimmät
sisällöt/ominaisuudet merkittynä ja
selitettynä
Sisäisten työkalujen kokonaiskuva
Johdon sitouttaminen
Osallistaminen suunnitteluun, esim.
konseptointityöpajoihin
Käyttäjähaastattelut
Tarvekartoitus
Palautteen keruu
Pilottikäyttäjät
Sisällöntuottajien koulutukset
Nimikilpailu
Sisäiset tiedotteet
Taustoittavat jutut, asiantuntija-
artikkelit
Rinnakkaisten sisäisen viestinnän
kanavien hyödyntäminen, esim.
henkilöstölehti
Saada avainhenkilöt viestimään
eteenpäin
Blogit
Julisteet
Viestinnän sisällöt:1. Hyödyt.2. Suositellut uudet toimintatavat.3. Uudet ominaisuudet.4. Esimerkkejä.5. Poistuvat järjestelmät.6. Poistuvat toimintatavat.7. Käyttäjiltä vaadittavat
toimenpiteet.8. Projektin eteneminen.
Toisto.Toisto.Toisto.
Tarinallisuus.
Selkeä, yhtenäinen
sanoma.
Jotain vanhaa?
Jotain uutta?
Jaa kokemuksesi!
Mikä intranetin käyttöönotossa ja jalkauttamisessa oli haasteellista?
Mitä teitte? Ja mitä sitten tapahtui?
Yhteenveto
1. Intranetin jalkauttaminen alkaa samaan aikaan, kun idea intranetin uudistamisesta syntyy.
2. Intranetin jalkauttaminen on muutosviestintää, mutta mitä suuremmassa määrin myös strategiaviestintää. Intranet on konkreettinen tapa toteuttaa organisaation strategiaa.
3. Intranetin jalkauttamista suunniteltaessa kysytään tutut kysymykset: Kenelle? Mitä? Miksi? Kuka? Missä? Miten? Milloin?
4. Intranetin uudistaminen useimmiten osa suurempaa muutosta. Kyse ei ole enää vain sisäisen massaviestintävälineen (= viestinnällisen intranetin) pienestä faceliftistä, vaan koko organisaation työntekemisen tapojen murroksesta kohti digitaalista työympäristöä. Mitä suurempi muutos, sitä suurempi muutosviestinnän tarve.
5. Intranet-projektin tulee olla resursoitu riittävästi, jotta myös käyttöönottoon ja muutosviestintään riittää jaksamista.
6. Tavoitteena positiivinen kierre.
Kiitos!
Twitter: @[email protected]://intranet-ostajanopas.fi
PS: Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvitys käynnissä Intranet-ostajan oppaassa!