intranetit nyt ja tulevaisuudessa - iltapäivä tampereen viestijöille 8.12.2014

Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen tuloksiin peilaten Tampereen viestijät 8.12.2014 | Hanna P. Korhonen | North Patrol Oy

INTRANETIT NYT JA TULEVAISUUDSSA

Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014

SISÄLTÖ

2

Intranetit nyt

• Tyypillisimmät intranet-konseptit

• Sisällöt ja toiminnallisuudet

• Teknologiat

• Intranetin johtaminen

Intranetit tulevaisuudessa

• 6 intranetien megatrendiä

• Mihin kiinnittää huomiota?


Selvityksen toteuttaja: North Patrol Oy

Twitter: @hannapkorhonenSlideShare: hannapkorhonenhanna.korhonen@northpatrol.comintranet-ostajanopas.fi

Hanna P. KorhonenIntranet & Web Communications Specialist

Verkkopalvelujen ja viestinnän asiantuntija.

Intohimoina sisäinen viestintä, intranetit ja jokaisen työntekijän työpäivän sujuvoittaminen ja ”kivoittaminen”.

Kokemusta verkkoprojekteista 1990-luvun puolivälistä.

Yli 10 vuotta ammatillista kokemusta verkkopalveluista ja verkkopalveluprojekteista mm. intranetin ja verkkosivuston päätoimittajan, projektipäällikkön, käyttöönottajan ja kouluttajan, pääkäyttäjän, omistajan ja ostajan rooleissa.

Työskennellyt viestinnän eri tehtävissä mm. Aalto-yliopistossa, Teknillisessä korkeakoulussa sekä Jyväskylän ja Kuopion kaupungeilla.


PALVELUMME TILAAJAN TUEKSI

5

1. HANKKEEN VALMISTELU

2. KONSEPTI-SUUNNITTELU

3. VAATIMUS-MÄÄRITTELY

4. TEKNOLOGIA-VALINTA

5. HYVÄ TARJOUSPYYNTÖ

6. KILPAILUTUKSEN LÄPIVIENTI

7. OHJAUSRYHMÄ-TYÖSKENTELY

8. KOULUTUS JA SEMINAARIT

North Patrol on verkkopalveluhankintojenriippumaton neuvonantaja

North Patrol Oy tarjoaa tukea verkkopalvelun tilaajalle internet-, intranet- ja extranet-projekteissa.


Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvitys


SELVITYKSEN TOTEUTUS

7

• Verkkokysely avoinna 6.5.-8.6.2014

• Vastaajiksi rekrytoitiin erityisesti organisaatioiden intranet-vastaavia.

• Yht. 113 vastausta, ainakin 94 eri organisaatiolta (osa anonyymejä vastaajia).

5 teemaa:1. Ajankohtaistiedottaminen2. Vuorovaikutus ja yhteisöllisyys3. Ryhmätyö4. Toiminnan johtaminen ja ohjaaminen5. Perinteiset sisällöt ja toiminnallisuudet

40 sisältöä tai toiminnallisuutta 5 teemassa.

36 tyypiltään ja laajuudeltaan erilaista kysymystä.


VASTAAJAORGANISAATIOIDEN TAUSTATIEDOT

8

23%

19%

15%13%

8%

8%6%

5%

2%

TOIMIALA

Julkishallinto

Koulutus

Teollisuus ja rakentaminen

Palvelut ja kauppa

Tieto- ja viestintätekniikka (ICT)

Järjestöt

Pankki, rahoitus ja vakuutus

Muu

Media

12%

9%

19%

30%

22%

8%

HENKILÖSTÖMÄÄRÄ

alle 50

50-150

150-500

500-2000

2000-10 000

yli 10 000

45%

31%

4%4%

16%

TOIMINTA-ALUE

Vain Suomessa

Pääasiassa Suomessa

Pohjoismaissa

Euroopassa

Globaalisti


VASTAAJIEN TAUSTATIEDOT

9

27%

27%19%

18%

10%

VASTAAJAN ROOLI SUHTEESSA INTRANETIIN

Organisaation sisäisestä viestinnästä vastaava

Intranet-kehittämisprojektin projektipäällikkö

Intranetin sisällöllinen päätoimittaja

Jokin muu

Tekninen asiantuntija

71%

14%

7%6%

2%

MIHIN YKSIKKÖÖN KUULUT ORGANISAATIOSSANNE?

Viestintään / markkinointiin

Tietohallintoon

Muuhun

Yleisjohtoon

Henkilöstöhallintoon


Intranetit nyt


TYYPILLISIMMÄT SISÄLLÖT JA TOIMINNALLISUUDET

12

1. Linkit työkaluihin (82 %)

2. Tapahtumat ja koulutukset (81 %)

3. Puhelinluettelo (80 %)

4. Organisaatioesittely ja ohjeet (80 %)

5. Ruokalistat (69 %)

6. Intrassa tiedottaminen korvaa sähköpostilla tiedottamisen (68 %)

7. Mediaseuranta (65 %)

8. Sisäiset asiointipalvelut (65 %)

9. Kommentointi (63 %)

10. Kirpputori (63 %)

Yhteisöllisyys

Yhteisen

tiedon

tietopankki

Sisäinen

viestintä


INTRANETIEN ROOLIT

13

Toiminnan

ohjaaminen

Ryhmä-työn

tukeminen

INTRANETIN OMISTAJUUS


INTRANETIN JOHTAMINEN


11%

2%

8%

53%

50%

4%

4%

21%

37%

56%

0% 20% 40% 60%

Sisällöntuotantomalli nyt

Sisällöntuotantomalli tulevaisuudessa


SISÄLLÖNTUOTANNON MALLI

16

Itsenäisesti toimivat avainhenkilöt yksiköissä huolehtivat oman vastuualueensa

sisällöntuotannosta

Sisällöntuotanto on hajautettu mahdollisimman suurelle määrälle

työntekijöitä

Sisältöjen ylläpito on keskitetty muutamalle avainhenkilölle

Ei organisoitu

Nimetty intranet-tiimi vastaa koordinoidusti

sisällöntuotannosta

INTRANET-ALUSTAT

40%

5%

6%

7%

20%

21%

Muu

Microsoft SharePoint MOSS 2007

Liferay

Atlassian Confluence

Microsoft SharePoint 2013

Microsoft SharePoint 2010

Muita mainittuja alustoja: Alfresco, Crasman, Drupal, Elevation, EPiServer, Humap inspiration platform HIP, IBM Notes/Domino, InfoWeb, Itse kehitetty, Magnolia, Microsoft Office 365 / SharePoint pilvipalveluna, Microsoft Sharepoint services 3.0, Midgard, Oracle Portal / UMC, Plone, Prime, SharePoint2003, Stato, WebSphere, WordPress, Yammer

Suurten (2 000–10 000 hlön) organisaatioiden suosikki.

2013-versioon siirtyneet 500–2 000 hlön organisaatiot, joissa suosikkialusta.

6/7 käyttäjästä koulutusalalta

Kakkosvaihtoehto SharePoint 2010:lle 150-500 henkilön organisaatioiden kokoluokassa.

28 % Sama alusta julkisten www-palvelujen julkaisujärjestelmänä


INTRANETIIN PÄÄSY JA MOBIILIKÄYTTÖ

Aiotteko parantaa työntekijöiden mahdollisuuksia päästä intranetiin?

44 % Kyllä, kehitämme mobiiliyhteyksiä13 % Kyllä, hankimme lisää/parempia laitteita11 % Kyllä, sallimme omien laitteiden käytön5 % Kyllä, luomme lisää käyttäjätunnuksia

26 % Ei, tyydymme nykytilaan

18 Intranet-palvelut Suomessa 2014 | North Patrol Oy 2014


YHTEENVETO: SUOMEN INTRANETIT NYT

19

Tyypillisimmät sisällöt ja toiminnallisuudet:

1. Linkit työkaluihin (82 %)

2. Tapahtumat ja koulutukset (81 %)

3. Puhelinluettelo (80 %)

4. Organisaatioesittely ja ohjeet (80 %)

5. Ruokalistat (69 %)

6. Intrassa tiedottaminen korvaa sähköpostilla tiedottamisen (68 %)

7. Mediaseuranta (65 %)

8. Sisäiset asiointipalvelut (65 %)

9. Kommentointi (63 %)

10. Kirpputori (63 %)

70 % viestinnän omistamia

23 % Strategian toteuttamisen välineitä

50 % tehty SharePointilla

Yhteisen

tiedon

tietopankki

Sisäinen

viestintä

Ryhmä-työ

Toiminnan

ohjaaminen

Yhteisöllisyys

Finland 2014 Sweden 2014

82 % Links to common tools80 % Phone book

92 % Links to common tools89 % Phone book

?? % News81 % Events calendar

96 % News60 % Calendar

63 % Commenting on content 53 % Free-form discussion 46 % Submitting initiatives/ideas22 % Building networks with other users

57 % Commenting on content 33 % Discussion forum33 % Submitting initiatives/ideas16 % Building networks with other users

56 % Sites/spaces for teamwork 38 % Sites/spaces for teamwork

59 % Key business indicators 33 % Key business indicators

Sources:Finland: Intranets in Finland 2014 survey by North Patrol Oy Sweden: Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2014 by Web Service Award AB, Stockholm 2014

INTRANET PLATFORMS: FINLAND VS. SWEDEN

Sources:Finland: Intranets in Finland 2014 survey by North Patrol Oy Sweden: Hur mår Sveriges intranät? Trendundersökning 2014 by Web Service Award AB, Stockholm 2014 * Intranets in Sweden 2013 survey by IntraTeam

12%

38%

3%

0

0

22%

24%

0%

1%

5%

6%

7%

43%

46%

0% 10% 20% 30% 40% 50%

SiteVision

EPiServer

Self-developed

Liferay

Atlassian Confluence

Other

Microsoft SharePoint

Finland 2014 Sweden 2014

Same system also used for

public website:

28 % Finland52 % Sweden (*)


ENTÄ TULEVAISUUDESSA?

22

Laskussa?

• Kirpputori• Useita uutisvirtoja

eri aiheista• Ruokalistat

(Vähintään 6 vastaajaa arvioi näiden ominaisuuksien olevan laskussa.)

Nousussa

1. Kannustaminen ja kiittäminen2. Kysymykset ja vastaukset3. Videot4. Kommentointi5. Sähköpostin korvaaminen6. Aloitteet ja ideointi7. Dokumenttien työstö työtiloissa8. Omat blogit9. Henkilöprofiilit10. Tykkääminen

Vastaajia pyydettiin arvioimaan 40 eri ominaisuutta.


Intranetit tulevaisuudessa

Megatrendit

Videosisällöt

Mobiili

24


Tämä mullistaa sellaisten henkilöstöryhmien tavoittamisen (intranetillä), jotka eivät tee töitä tietokoneen ääressä.

Kuinka hyödynnämme tämä mahdollisuuden?!?

1. Mobiili-intranetin vallankumous

intraneteistä on käytettävissä mobiililaitteella (älypuhelin/tabletti)

43 % 44 %vastaajista aikoo kehittää mobiiliyhteyksiä intranetiin lähivuosina.


2. Videosisältöjen räjähdys

käyttää videoita sisältömuotona intranetissään.

42 % aikoo panostaa videosisältöjen käyttöön intrassaan lähivuosina.

71 %

% vastaajista arvioi ominaisuuden merkityksen kasvavan intranetissään

71 % 63 % 76 % 65 % 65 % 63 % 76 %


3. Vuorovaikutuksellisuus

63%

50% 47% 46%39% 38% 35%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Kommen-tointi

Henkilö-profiilit

Kysymys-vastaus-

palsta

Aloitteet jaideointi

Tykkää-minen

Omansisällön,

kutenblogien,julkaisu

Kannusta-minen ja

kiittäminen

Nykytila.


50 % 66 % 40 % 55 % 62 %

4. Työskentelyn tuen monipuolistuminen

56%

45%

34%

24% 22%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Työtiloja Dokumenttientyöstö työtiloissa

Lukuoikeus pääosinkaikilla

Ulkopuolisetkutsuttavissa

työtilaan

Sisäinenverkostoituminen

Nykytila.



5. Intranet johtamisen välineenä


49 % 65 % 76 % 44 % 56 % 40 %

59%

46%35% 31%

19%11%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Liiketoiminnantunnusluvut

Aloitteet jaideointi

Kannusta-minen ja

kiittäminen

Liiketoiminta-raportit

Asiakaspalaute Kilpailija-katsaukset

Nykytila


Avoimuuden ja läpinäkyvyyden periaate on kasvussa myös intraneteissä:

Monet organisaatiot ovat avanneet yhteistyötyötilat kaikkien työntekijöiden luettaviksi ja seurattaviksi. Tämä on myös yksi sosiaalisen intranetin ehdoista.

Avoimuus on myös sitä, että kaikilla käyttäjillä on samat oikeudet sisältöön, keskusteluihin, kommentointiin, bloggaukseen jne.

6. Avoimuus ja läpinäkyvyys

Nyt: tyypillisesti työntekijät ja johto ovat molemmat läpinäkyvästi läsnä intranetissä• Työntekijät – henkilöprofiilit ja kuvat, työtiloissa työskentely, blogit, kysymys-vastauspalsta,

kommentointi, haastattelut• Johto – blogit, kommentointi ja vastaaminen kysymyksiin, haastattelut

Tulevaisuudessa myös muu tieto tulee näkyvämmäksi intranetin kautta:• Organisaation tila – avainluvut, raportit• Organisaation tietopääoma – asiantuntijablogit, ideointi, kysymys-vastaus• Organisaation asiakkaat, markkina, sidosryhmät ja muu toimintaympäristö –

asiakaspalaute, raportit, markkina-analyysit


1. Mobiili-intranetin vallankumous

2. Videosisältöjen räjähdys

3. Vuorovaikutuksellisuus

4. Työskentelyn tuen monipuolistuminen

5. Intranet johtamisen välineenä

6. Avoimuus ja läpinäkyvyys

YHTEENVETO: TULOSSA!


1. Intraneteihin on monia konsepteja; erilaisia intranetejä erilaisiin tarpeisiin ja organisaatiokulttuureihin. Termillä ”intranet” ei ole yhtä yksiselitteistä merkitystä. Intranetiä tai toisen hauskoja ominaisuuksia ei voi kopioida.Mitä se on teidän organisaatiollenne?

2. Päätä ensin konsepti. Sitten vasta teknologia.

3. Mobiilius mullistaa sisäisen viestinnän. Mutta onko organisaatiosi valmis mobiiliin? Onko organisaatiosi valmis pilvipalveluihin? Ennen kuin haaveilet, keskustele IT:n ja tietoturvaihmisten kanssa.

4. Superpersonoitu etusivu on kuollut. Intranetissä voi olla useita koostavia työpöytänäkymiä eri rooleille. Aloita muutamasta roolista, kuten myyjä tai esimies.

5. Jos intranetin konsepti laajenee. Viestintäammattilaisen työnkuva laajenee.

6. Mutta kukaan ei halua omistaa organisaation yhteistyötä ja tietoa. Jospa viestintä vain ottaisi nakin?

MIHIN KIINNITTÄÄ HUOMIOTA?


LISÄTIETOJA

33

Intranet-palvelut Suomessa 2014 -selvityksen tulosraportti:http://intranet-ostajanopas.fi/intranet-selvitys/

Hanna P. KorhonenIntranet & Web Communications Specialist050 563 [email protected]


Avaimet onnistuneen intranet-projektin läpivientiinintranet-ostajanopas.fi

http://intranet-ostajanopas.fi/

intranetit nyt ja tulevaisuudessa - iltapäivä tampereen viestijöille 8.12.2014

Leadership & Management