Hvordan sikre at intranettet bidrar til effektive arbeidsprosesserPia Solheim, rådgiver, NSB

Litt om meg

• Utdannelse

– Utdannet bibliotekar

– Har tatt videreutdanning innen bl.a. informasjonsinfrastruktur, informasjonsarkitektur og informasjonsgjenfinning ved NTNU og UiO

– Tar for tiden en master på BI innen strategi og ledelse

• Jobb

– Har jobbet som bibliotekar, webdesigner og vært med i flere prosjekter med rollen informasjonsarkitekt

– Jobber nå i den sentrale IKT-enheten i NSB med innføring av nytt intranett i NSB-konsernet

• Elsker sjokolade

– og vi har derfor innført sjokoladedrevet utvikling av det nye intranettet

Nytt intranett i NSB-konsernet

• Litt om NSB-konsernet• Hva vi har gjort• Hvordan vi har gått fram

NSB-konsernet

NSB-konsernet

Persontog-virksomhet

NSB AS

NSB GjøvikbanenAS

SvenskaTågkompaniet AS

Bussvirksomhet

Nettbuss-konsernet

Datterselskaper

Godsvirksomhet

CargoNet AS

CargoNet AB

Eiendomsvirksomhet

Rom Eiendom AS

Rom Parkering

Oslo SUtvikling

Støttefunksjoner

Mantena-konsernet

Arrive-konsernet

Finse Forsikring

Om prosjektet - Hva vi har gjort

Hvorfor nytt intranett

– Helt nødvendig å bytte teknisk plattform– Behov for videreutvikling av mål og hensikt med intranett– Behov for forankring av konsernfelles prinsipper og føringer– Behov for å underbygge strategier og målsettinger i NSB-

konsernet og forretningsområdene gjennom en felles kanal– Lettere å finne, dele og bruke informasjon– Mer interessant verktøy tilpasset den enkeltes ønsker og

behov

Fra nettavis til nyttig verktøy

Utarbeidelse av ny intranettstrategiVår 2007

Anskaffelse av SUN portalHøst 2007

Kartlegging av brukerbehov, kravspesifisering og prototypingVår 2008

Utvikling startes, men ting skjer..Høst 2008

Utvikling av pilot for to brukergrupper i NSB-konsernetVår 2009

Høst 2009 Oppbygging av temasider og utvikling av resterende funksjonalitet

Utarbeidelse av ny intranettstrategi

Strategi

Anskaffelse av portalrammeverk

Kartlegging av brukerbehov

Utvikling

Innholds-produksjon

Utarbeidelse av ny intranettstrategi

• Gjennomførte trendanalyse• Gjennomførte spørreundersøkelser• Oversikt over styrker og svakheter med dagens intranett• Utarbeidet og definerte strategiske hovedoppgaver for intranett• Fikk godkjent strategien i konsernledelsen

Spørsmål vi stilte oss og brukerne

Hvordan utvikler intranett - og internettløsninger seg? Hva er trendene?

Hva skal til for at du tar intranettet i bruk hver dag?

Hva vil vi oppnå med intranettet?

Føringer fra konsernledelsen

1. Intranettet skal være en levende, felles plattform for informasjonsdeling, tjenestetilgang, kulturbygging og samarbeid for konsernet.

2. Innhold skal være tilgjengelig så lenge det ikke er behov for å begrense tilgang

3. Intranettet skal være et sted du kan samarbeide med interne og eksterne partnere.

4. Intranett bør være tilgjengelig for alle ansatte i konsernet uavhengig av sted, tid, nettverk og PC.

Revidert visjon

Intranettet er stedet du deler din kompetanse, kommuniserer og samarbeider med andre. Her finner du nyttig informasjon og tjenester

som gjør at jobben din kan utføres på en mest mulig effektiv måte.

– Det betyr at:• Det er du som utvikler intranettet• Samarbeid og kunnskapsdeling er viktig for deg• Du får all jobbrelatert informasjon knyttet til din rolle, og

støtte i dine arbeidsprosesser• Du selv enkelt skal kunne legge inn informasjonselementer

og tjenester• Tilgang ”Hvor som helst og når som helst”

Strategiske hovedoppgaver

Informasjonskanal

Inngangsport til all informasjon

Kulturbygger

Bidra til å bygge et felles kultur- og verdigrunnlag

Samarbeidsrom

Arbeids-oppgaver som krever kommunikasjon diskusjondokumentdeling

Støtte i arbeidsprosess

Tilgang til informasjon og tjenester knyttet til dine arbeids-oppgaver

Markedsføringskanal

Gi den enkelte ansatte grunnlag for å markedsføre NSB internt og eksternt

Anskaffelse av portalprogramvare

Strategi

Anskaffelse av portal

Kartlegging av brukerbehov

Utvikling

Innholds-produksjon

Anskaffelse av portalprogramvare

• Kravspesifisering – portalprogramvare• Tilbydermøter• Referansebesøk• Evaluering• Forhandlinger• Avtaleinngåelse

Hva vi la vekt på

Funksjonalitet

Mulig å personalisere

Standard-komponenter (wiki, blogg, diskusjonsforum m.m.)

SøkSamarbeidStatistikkAdministrasjon

Teknologi

Basert på standarder

Mulig å integrere med andre fagsystemer

Komponentbasert

Sikkerhet

Arkitektur

Kostnadseffektivitet

Pris

Betalings-betingelser

Levetidskostnader

Gjennomføring

Tidsplan for gjennomføring

Referanser

Kvalifikasjoner

Kartlegging av brukerbehov

Strategi

Anskaffelse av portalrammeverk

Kartlegging av brukerbehov

Utvikling

Innholds-produksjon

Kartlegging av brukerbehov i samarbeid med Netlife Research

• Arbeidsmøter med ulike brukergrupper i hele konsernet• Kartla og beskrev brukernes behov• Utformet skisser for ulike sider i det nye intranettet• Utformet prototype for nytt intranett og for 11 ulike

brukergrupper/roller

I tillegg:• Gjennomførte opplæring i utvikling på ny portalløsning

Salgsmedarbeider

Navn: Liselotte BrockAlder: 29Bor: LillehammerSelger, kundetelefon på Lillehammer. 2 års reiselivs-utdanning + kurs. Ugift. Jobbet 1 år i NSB

Bruker intranett til: • Salgsinfo• Stasjonsinfo• Kampanjeinfo• Pakketurer• Interne nyheter• Ledige stillinger

Intranett-behov:• Rutebok for Norge• Oppslag mot telefonkatalog• Komplett kundeinfo med historikk• Instant messaging (”MSN”)

Kjørende personale - lokfører

Navn: StanleyAlder: 29Bor: Skarnes i Hedmark

Ugift, men har kjæreste. Er veldig sosial. Har jobbet iNSB i 5 år, er utdannet lokfører. Stanley benytter hyttene til NSB og er medlem på SATS. Han bruker daglig PC privat. I jobben bruker han intranettet til å ta ut kjøreordre og lese nyheter.

Intranett-behov:• Tilgang til turnusplanen• Tilgang til online hyttebestilling• Sosiale arrangementer

Hverdagen for kjørende personale

Hverdagen for kjørende personale

Hverdagen for kjørende personale

Utvikling

Strategi

Anskaffelse av portalrammeverk

Kartlegging av brukerbehov

Utvikling

Innholds-produksjon

Utvikling

Høst 2008Utvikling av ny intranettpilot startes

< SUN inngår samarbeid med Liferay og faser ut portalen vi har kjøpt >⇒Vi får en ny portal, og resten av høsten går med til å flytte over det vi har utviklet på ny portalløsning

Vår 2009 – Utvikling av:• Grunnleggende funksjonalitet – Min Side, Alt innhold m.m.• Funksjonalitet for to roller • Informasjonsstruktur for alle temasider• Grafisk design for alle selskaper

•Avsluttet med en evaluering av brukervennlighet på det som var laget

Min side

Din informasjon basert på:

•Hvem du er (f.eks. Pia Solheim)

•Hvilken rolle du har (f.eks. salgsmedarbeider)

•Hvilket selskap du jobber i (f.eks. Mantena)

•Hvilken avdeling du jobber i (f.eks. NSB Drift)

Hvor du jobber geografisk (f.eks. Kundesenteret på Lillehammer)

Alt innhold A-Å

Temaoversikt som viser relevant innhold basert på:

•At du jobber i NSB-konsernet•Hvilket selskap du jobber i•Hvilken rolle du har

Ansattside

Ansattside medpersonopplysninger:-Navn-Avdeling-Arbeidssted-Bilde-Telefon-E-post-Kompetanseområde-Nøkkelkvalifikasjoner-Prosjekter-Blogg

-Du kan selv redigere kompetanseområde, nøkkelkvalifikasjoner, blogg og prosjekter

Design

Ulikt design basert på selskap du jobber i

Trafikkinformasjon

Trafikkinformasjonen viser driftsmeldinger om hva som skjer akkurat nå på de ulike togene

Ferieplanlegger

•Viser antall feriedager du har igjen•Link til skjema for å planlegge ferien

Kurs- og sertifiseringer

Mine sertifiseringer viser de sertifiseringene du må ta i de nærmeste to månedene, og de som har utløpt.

Det er også en link til kurskalender.

.

Oppslagstavle

Oppslagstavle:Viser meldinger knyttet til ditt geografiske arbeidssted. Alle kan legge inn beskjeder som alle på ditt sted kan lese.

Samarbeidsrom (Communities)

•Du får en oversikt over dine samarbeidsrom i høyrekolonnen på intranett.•Mulighet til å opprette nye samarbeidsrom, invitere med andre og legge til ønskede funksjoner

Søk

I toppen av intranettet er det et søkefelt som du kan søke etter både person og informasjon. Skriv inn det du er på jakt etter og trykk på søk-knappen

Søkeresultat

Diskusjonsforum

Her kan alle ansatte diskutere ulike emner og opprette nye diskusjoner

Blogg

Alle ansatte har fått sin egen blogg på sin personside. Hvis du vil, kan du fjerne den. Hvis ikke kan du skrive om faglige emner som opptar deg.

Du kan også søke opp andres blogger og lese hva de skriver, evnt. Abonnere på blogger du vil følge med på.

RSS

Her kan du se nyheter om NSB og Nettbuss i media.

Du kan også sette opp din egen RSS hvis du vil følge med på nyheter som du er interessert i. Jobber du med IT, kan det hende du vil lese nyheter fra Computerworld.

Dokumentdeling

Hvordan har vi prioritert?

• Rammeverk og grunnleggende teknologi, IDM-integrasjon

• Viktigste funksjoner for flest mulig: Min side, personside, Alt innhold..

• Roller med ulike behov

– Stort/lite behov for informasjon

– Enkel/avansert bruker

– Forskjellige selskaper

– Store brukergrupper

• Innhold for bruker i rolle

– Ba brukeren selv prioritere de fem viktigste tingene de trenger i sitt daglige arbeid på intranett

Innholdsproduksjon

Strategi

Anskaffelse av portalrammeverk

Kartlegging av brukerbehov

Utvikling

Innholds-produksjon

Innholdsproduksjon

• Opprettet temastruktur• Definert felles informasjon for alle i konsernet• Definert selskapsinformasjon for alle i de enkelte selskaper• Definert informasjon til spesifikke roller

• Alle innholdsprodusentene jobber nå med å legge inn dette

Temaside

Tema som viser innhold basert på:

•At du jobber i NSB-konsernet•Hvilket selskap du jobber i•Hvilken rolle du har

Vi gleder oss til å ta intranettet i bruk!

Lurer du på noe – send meg en e-post: pia.solheim@nsb.no