intranät med strukturerad dokumentlagring - grkom.se · pdf file• integrationer mot...
TRANSCRIPT
Intranät med strukturerad dokumentlagring
__________
Öppen intranätplattfom med rollstyrd personal- och elevinformation för alla digitala enheter
Alingsås intranät - målbild
• Nytt modernt och framtidssäkert intranät
• Ett nytt dokumenthanteringssystem
• En plattform för alla anställda att vara delaktiga I
• Strukturerad dokumentlagring för intranätet
• Transparens mellan dokumenthantering och intranät
• Öppen källkod med Drupal, Alfresco och Shibboleth (SSO)
• Projektuppsättning – två projekt, ett för intranätet och ett för dokumenthanteringen
• Kravställning mha extern projektledare (Jill Hammarlund, Fujitsu)
Ut med det gamla...
Intranät – struktur
• Funktionell struktur baserad på Funka Nu-mall för intranät
StartAnställningArbetsmiljö och hälsaOrganisationService och stöd i arbetetOm kommunportalen
•Personlig högerkolumn
• Rollstyrd
• Visas hela tiden
Intranät – styrning av nyheter
Mina nyheterGemensamma
nyheter
Startsida
Intranät – skapa nyhet
Per målgrupp Vaktmästare,Sjuksköterska
etc
Organisation: ända ner
enskild enhet
Intranät – personalfrågor
Arbetsmiljö och hälsa
Intranät – ‘Så här jobbar vi’
Så här jobbar vi
Intranät – Organisation
Så här jobbar vi
Intranät – Service och stöd
Service och stöd i arbetet
Intranät – Koppling till samarbetsytor i Alfresco
• Snabb åtkomst till samarbetsytor i A lfresco
• Hantering av ”favorit”-markerade samarbetsytor
Intranät – responsiv design
mobil datorn
Intranät - användarprofl
Intranät - sökning
• Sök är rättighetsstyrd
• Sök bland innehåll på intranätet
• Filtering innehållstyp
• Filtrering förvaltning
• Sök anställda
• Närvarostatus
• Kontaktuppgifter
• Filtering förvaltning
• Sök dokument (Alfresco)
Intranät – sökning forts.
Intranät – övrig funktionalitet
• Aktivitet- och kurshantering
• Publicering av annonser på en kommungemensam anslagstavla
• Lediga tjänster inom kommunen
• ”Favoritsidor”
– Intranätet
– Externa sidor
• Världsledande inom öppen källkod ECM system
• Grundades 2005 av John Newton & John Powell
• Community: 140 000 utvecklare över hela världen
• Mer än 300 partners
• 3000 prenumerationer i 180 länder
• 7 miljoner användare
• Visionär inom Gartners “magic quadrant” 2012
• Öppen källkod – med Enterprise Support!
Dokumenthantering - Alfresco
Dokumenthantering - Vad används Alfresco till?
• Kraftfullt ECM system
• Många integrationsmöjligheter
• Dokument- och informationshantering
• Versionshantering
• Arbetsföden (baserat på BPMN 2.0)
• Samarbetsverktyg
Dokumenthantering - Varför väljer man Alfresco?
• Öppen källkod – öppen community
• Stabil bas, många installationer
• Går att anpassa till olika verksamheter enkelt
• Plattformsoberoende
• Klientoberoende
• Passar bra för BYOD – Bring Your Own Device
Dokumenthantering inom Alingsås Kommun
• M igrering av dokument från gammal plattform (IBM Domino.doc)
• Dokumentlagring och samarbetsplattform
• Användarhantering
• Integration mot intranätet
• Pilot LibreOffice-integration
Dokumenthantering - samarbetsplatform och dokumentlagring
• Personlig anslagstavla
• Förvaltningsspecifka och projektspecifka samarbetsytor
• “Mina dokument”
• Dokumentmallhantering
• Processer för hantering av bla. ofentliga dokument
• Dokumentnumrering
• Klassifcering
• Arkivering av Bygglov
Dokumenthantering - personlig anslagstavla
Dokumenthantering - Samarbetsytor
• Förva ltn ingssamarbetsytor för ofentliga dokument
• Förvaltningssamarbetsytor för sekretessbelagda dokument
• Sam arbetsytor för projekt etc.
Dokumenthantering - dokumentbibliotek
Dokumenthantering - förhandsgranskning av dokument
Dokumenthantering - «Mina dokument»
Dokumenthantering - skapa nytt dokument
Dokumenthantering - process för färdigställande av dokument
Dokumenthantering -process för återställning till arbetsdokument
Dokumenthantering - import av bygglov
Dokumenthantering - bygglovsarkivet
Dokumenthantering -
sök efter bygglov
Teknisk lösning - intranät
• Linux + Apache 2 webbserver + PostgreSQL
• Drupal 7.22
• Alla anpassningar utvecklade som drupalmoduler
• Design – responsive design
• Integrationer mot Novell E-directory, Alfresco samt Vision 80/20
• Single-sign-on och autentisering via Shibboleth + Portwise
• Källkod tillgänglig på (publicerat enligt LGPLv3): https://code.google.com/p/alingsas-kommun-drupal/
•
Teknisk lösning intranät – Drupal
• Öppen källkod
• PHP
• Stor community
• Stor mängd tilläggsmoduler fnns
• Aktivt projekt och många företag som arbetar med Drupal
Intranät - användarhantering
• Integration mot Novell E-directory (LDAP)
• Autentiseringskatalog som matas med information
• Loginuppgifter
• Kontaktuppgifter
• Målgrupper
• Organisatorisk struktur - personalsystem
Teknisk lösning - dokumenthantering
• Linux + Apache 2 + Tomcat + PostgreSQL
• Alfresco Enterprise 4.1.5
• Integration mot Novell E-directory (LDAP)
• Single-sign-on och autentisering via Shibboleth + Portwise
• Källkod tillgänlig på (publicerat enligt LGPLv3): https://code.google.com/p/alingsas-kommun-alfresco/
Dokumenthantering -användar- och rättighetshantering
• Användare autentiseras via Single-Sign-On
• Organisatoriska strukturer → Grupper i Alfresco som används för rättighetshantering på innehåll
• All information i Alfresco är rättighetsstyrd
Dokumenthantering - integration med intranät
• Content Management Interoperability Services (CMIS)
• Alfresco API REST (WebScript)
• Allt man utföra i Alfresco kan också integreras mot andra system.
Dokumenthantering - Pilot LibreOffce-integration
• CMIS-stöd från och med LibreOfce 4.0
• Modul för att förenkla redigering av ODF-dokument
• Motsvarande m odul fnns som standard för MS Ofce
Projekt
• Intern projektgrupp
• Kommunikation, IT, Personal, Verksamhet (BoU, UTB, VoÄ)
• Kvalitet, Arkiv/Dokument
• Extern utveckling
• Redpill-Linpro, Netrelations
• Pulsen
• Agil utveckling
Framtid
• Samarbetsytor
• Funktion tex ekonomer, kommunikation
• Verksamhet tex förskola, hemtjänstlag
• Projektytor
• Dokumenthantering
• Metadata
• Elevportal
För- och nackdelar
• Fördelar
• Samarbete inom hela kommunen. Styrka!
• Moderna system som man kan bygga vidare på, webbaserat och fungerar därför på alla plattformar
• Funka Nu - prototypen, bra att utgå ifrån
• Öppen källkod, finns många färdiga moduler att återanvända för snabbare uppstart
• Agil utveckling – ur ett användarperspektiv
• Nackdel - Agil utveckling ur ett ekonomisktperspektiv
Att tänka på/rekommendationer• Det som ofta tar mest tid i anspråk och är mycket svårare än
vad man tror vid sådana här implementationer, är att samla in krav och att förstå verksamhetens verkliga behov
• Försök sikta på hur ni vill arbeta, inte hur man arbetade i de gamla systemen
• Ta det hela stegvis, försök inte skapa den perfekta plattformen direkt
• Börja med grundläggande funktionalitet som krävs för det dagliga arbetet. Komplettera sen med mer funktioner
• "Håll systemen vid liv" - Fortsätt utveckla systemen allt eftersom att det dyker upp nya krav och önskemål