intro to excel

inwexcel.com พดคยกนไดท facebook.com/inwexcel

การศกษา :

– ป.ตร : วศวกรรมศาสตร จฬาฯ

– ป.โท : MBA (English Program) จฬาฯ

อาชพ/การท างาน:

– Senior SME Business Process

Management Specialist (AVP) @ KBank

ผลงานทผานมา เกยวกบ Excel

– เผยแพรคลปสอน Excel บน YouTube

– กอต งเวบไซต www.inwexcel.com

– มคลป และบทความคน Like 2 แสนครง++

รางวล และ ความส าเรจ :

– Microsoft Office Specialist :

Excel ระดบ Expert จาก Microsoft

– ถวยรางวลผลการท างานดเลศ

K-Heroes 2013 และ Star Awards @ KBank

1

http://www.inwexcel.com/

http://www.facebook.com/inwexcel



inwexcel.com พดคยกนไดท facebook.com/inwexcel 2

ถาเปนลกนอง/พนกงานใหม?





ทนแรง/ลดเวลา สากล

ไมมลกนอง กสง Excel ได

ฝกสมอง

3





1. Active Cell 2. Selected Cell 3. ชอ Column 4. ชอ Row 5. Formula Bar 6. Name box : 7. Ribbon : 8. Quick Access

Toolbar 9. Sheet Tab 10. Status Bar





คณ

พนฐาน

เปาหมาย





Workbook

Book1.xlsx

Worksheet

Sheet1

Cell

A1

Cell

B1

Cell

C1

Worksheet

Sheet2

เรยก Cell หลายชองรวมกนวา Range





โรงหนง

D3





Excel





Cel

l

เนอหา (Content)

ขอมลทไมใชสตร

สตร (Formula) คาผลลพธ (Value)

รปแบบ (Format)

Comment





เปลยน Format

ใส สตร

Format เปนแครปลกษณภายนอก ไมท าใหคาขางในเปลยน





Number

– ตวเลขปกต เชน 10, -55, 0.24, 1/3, 1.23 E+05

– ตวเลขทเปนวนทและ/หรอ เวลา เชน 21/03/2017, 13:50

Text

– ตวหนงสอปกต เชน ค าวา แมว, girl

– ตวหนงสอทรปรางเปนตวเลข เชน 000352211

Logic

– TRUE (จรง)

– FALSE (เทจ)

Error มหลายตว เชน #VALUE!, #DIV/0, #N/A

Array

น าไปค านวณทางคณตศาสตรได

เปนแคการแสดงผลขอความ

เปนเงอนไขในสตรและเครองมอ





การกรอกขอมลวนท เชน วนท 2 มนาคม ค.ศ. 2015

– ตองพมพ Input เปน ค.ศ. เสมอ!! เชน 2/3/2015

– หากพมพวา 2/3/2558 มนจะหมายถง ค.ศ. 2558 ซงผดทนท!!

อยากบงคบใหขอมลเปนตวหนงสอ ม 2 วธ

– เปลยน Number Format เปน TEXT กอน

– พมพขอความใดๆ ลงไปตอจาก เครองหมาย ‘

17





ใหเรมตนดวยการพมพเครองหมาย = กอนเสมอ

แลวตามดวยความสมพนธทตองการ

18

เครองหมาย ความหมาย ตวอยาง สตร

แปลวา?

+ บวก =5+2 5 บวก 2 ได 7

- ลบ =5-2 5 ลบ 2 ได 3

* คณ =5*2 5 คณ 2 ได 10 (หามใสกากบาทนะ Excel ไมเขาใจหรอก)

/ หาร =5/2 5 หารดวย 2 ได 2.5

^ ยกก าลง =5^2 5 ยกก าลง 2 ได 25

% เปอรเซนต (หาร 100)

=5% 5% ได 0.05

- (อยขางหนา)

ตดลบ =-5 -5 กคอ ตดลบ5

( ) วงเลบ =10*(5+2) แปลวาใหเอา 5+2 ได 7 แลวคอยคณ 10





เขยนสตรโดยพมพคาลงไปตรงๆ

เขยนสตรโดยดงคาจากชองอนดวย Cell Reference

19





ใน Excel นน… วนทคอเลขจ านวนเตม เวลาคอเลขทศนยม

สวนของวนท (Date part) + สวนของเวลา (Time part) = จ านวนเตม + ทศนยม

20

วนท แทนดวยเลข Serial Number 1/1/1900 1 2/1/1900 2 30/1/1900 30 31/1/1900 31 1/2/1900 32 (แมขามเดอน กจะไลเลขตอไป

เรอยๆ…) 2/2/1900 33 23/12/2015 42361





เปนการเปลยนรปแบบตวเลข

– 43210.525 43211

คาทแทจรงยงคงเดม

Date/Time กเปนแค

Number Format แบบหนง

Tips ทใชบอยๆ

– ใส , ตามหลง = หาร 1000

– ใส , 2 ท =หารลาน





23

Ctrl+c = Copy

Ctrl+v = Paste

Paste Pattern





Cell Reference ในสตรจะเลอนใหอตโนมต ตามทศทางการ Copy/Paste





$A$1

A$1 $A1

A1

กด F4 ไดเรอยๆ

Column : ไม Fix Row : ไม Fix

ถา $ อยหนาตวใด (เอาเงนฟาดหว) แปลวามการ Fix ต าแหนงตวนนไมใหเลอนไปไหน

Column : Fix Row : ไม Fix

Column : Fix Row : Fix

Column : ไม Fix Row : Fix





ลองท าด... ใสยงไงให Copy ใชไดทงตารางนะ?

อยาลมเทคนค “มองทละทศ”





ไปทชอง E8 จากนน กด Alt+= (หรอจะไปท [Home] EditingAutoSum กได)





ลากครอบแลวดไดเลย





Ctrl + ลกศร

Ctrl + Shift + ลกศร

30





ชอ ท าใหเราสามารถอางองไปยงสงตางๆ ไดงายมากยงขน

โดยไมตองใชพกด

– เชน ตงชอ B1 วา กวาง, ตงชอ B2 วา ยาว

ท าให Cell Reference ไมเลอนเวลา Copy สตร

31





ควบคมสงทถกกรอกลงมาใน Cell ใหอยในรปแบบทเราก าหนด

32





กรณ data ไมม pattern





กรณ data ม pattern





ใชเพอจดระเบยบขอมล

– การเรยงขอมล (Sort) : สามารถใชเครองมอเดยวกบ Filter ได

– การกรองขอมล (Filter)

ชวยใหขอมลเปนระเบยบ เพอใหเราสามารถเหนไดชดไดวา

ขอมลมอะไรผดปกตหรอไม

กอนใชใหเตรยมขอมลใหเปนลกษณะตาราง Database

35





36

Filter Hide





Filter Hide





Cell Reference เชน A1

Data ขอมล 5 ประเภท

Operator ตวเชอม

– Arithmetic Operator (เชน +, -, *, /, ^, %)

– Comparison Operator (>, =, <, >=, <=, <>)

– Text Operator (&)

– Reference Operator (, : )

Function สตรส าเรจรป

เชน SUM, MAX, LEN

38





10>5 TRUE

8=20 FALSE

แพนดานารก ไมใชตรรกะ

80 ไมใชตรรกะ

70>(3*30) FALSE

สนคา ไมใชตรรกะ

A1<90 TRUE/FALSE

A1=“รถยนต” TRUE/FALSE

เครองหมายเปรยบเทยบ ท าใหเกด TRUE/FALSE





, (Comma) เชอม Cell ทไมจ าเปนตองตอเนองกน

: (Colon) เชอม Cell ตอเนองกน

40

ชองวาง เลอกเอาสวนท intersect (ซ ากน)





& เอาไวเชอมขอมลหลายๆอนเขาดวยกน

– ผลลพธเปนขอมลประเภท Text โดยอตโนมต

– = “แมว” & “เหมยว” & “ ” & 10 & “ตว” แมวเหมยว 10ตว

ใส “” ครอบขอมลทเปน Text ในสตร

– เพอแยกแยะระหวาง Text และ Defined Name ออกจากกน

– “คาวางเปลา” แทนดวยการใสเครองหมายค าพด 2 ตวตดกน

41





แปลง Text Number : ใหน าไป *1 (คณ 1)

แปลง Number Text : ใหน าไป &”” (เชอมดวย & และ

เครองหมายค าพด 2 อนตดกน )

42





Logic vs. Number

เมอน าคา TRUE/FALSE ไปใชกบเครองหมายคณตศาสตร มน

จะกลายเปนเลข 1 และ 0 ตามล าดบ

– น าไปคณ 1

• =TRUE*1 จะได 1

• =FALSE*1 จะได 0

– ใส -- น าหนา (ตดลบ 2 ตวตดกน)

• =--TRUE จะได 1 เพราะตดลบสองทกลายเปนบวก =-(-1) =1

• =--FALSE จะได 0 เพราะ =-(-0) =0

43





คอ สตรส าเรจรป ทมหนาทท าสงตางๆ ทก าหนดไว

ท าใหชวตเรางายขนเยอะ!!

44

ค านวณกบาน

หาคาเฉลย





Excel มฟงกชนทงหมดประมาณ 450 ฟงกชน

แตใชบอยจรงๆ ไมถง 20% ตาม กฎ 80/20

45





ผลลพธของ Function (Output)

Input3

Input1 Input2

Function

= ชอฟงกช น ( Argument1, Argument2, Argument3,… )

Input มชอเรยกเทๆ วา Argument





[ ] = Optional

กด Tab เพอเลอก





ตวบาง = Optional

Data Type

หนา = จ าเปนตองกรอก





ม TRUE/FALSE ม Text





ม Filter ม Error





NOT : กลบจรงเปนเทจ เทจเปนจรง

AND (และ) : ถาเงอนไข Input ทกอนเปนจรง จะไดคาออกมาเปนจรง กรณอนจะเปนเทจ

OR (หรอ) : ถาอยางนอยเงอนไขใดเงอนไขหนงจรง จะไดคาออกมาเปนจรง (ตองเทจทกอนจงจะออกมาเปนเทจ)

52

เง อนไข NOT(เง อนไข)

TRUE FALSE

FALSE TRUE

เง อนไข1 เง อนไข2 AND(เง อนไข1,เง อนไข2) TRUE TRUE TRUE TRUE FALSE FALSE FALSE TRUE FALSE FALSE FALSE FALSE

เง อนไข1 เง อนไข2 AND(เง อนไข1,เง อนไข2) TRUE TRUE TRUE TRUE FALSE TRUE FALSE TRUE TRUE FALSE FALSE FALSE





IF ท าหนาทเลอกใชสตรค านวณได 2 แบบ ขนอยกบเงอนไขวาจรงหรอเทจ?

– ถาเงอนไขเปนจรง (TRUE) จะท าการค านวณดวย สตรแบบหนง

– ถาเงอนไขเปนเทจ (FALSE) จะค านวณดวย สตรอกแบบหนง

53

เงอนไข

สตรเมอเงอนไข TRUE

สตรเมอเงอนไข FALSE

ทใชค าวาสตร เพราะใสสตรยาวๆ ไดจรงๆ ซบซอนแคไหนกได ไมใชใสไดแคคาธรรมดาๆ





IF มวธเขยนสตรวา

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) หรอ

=IF(เงอนไข,สตรทจะใชเมอเงอนไขจรง,สตรทจะใชเมอเงอนไขเทจ)

การทเงอนไขจะเปน TRUE/FALSE ไดตองมเครองหมายเปรยบเทยบ เชน =,>,<,<>,>=,<=

เชน อยากใหคา Commission 5% กรณยอดขายใน A1 มากกวา 1000 บาทเทานน

หากชอง A1>1000 จรง ใหเอาคา A1*5% , ถาไมจรง ใหแสดงคา “Not Pass” ตองเขยนวา

=IF(A1>1000,A1*5%,“Not Pass”)

54

สตรทท าใหผลลพธออกมาเปน

TRUE/FALSE เทานน

สตรอะไรกได 1 (แตไมตองใส

เครองหมาย = แลว)

สตรอะไรกได 2 (แตไมตองใส

เครองหมาย = แลว)





ตรงสวนเงอนไข อยางทบอกวาท ายงไงกไดใหออกมาเปน TRUE/FALSE ดงนน จงใช

รวมกบฟงกชนตรรกศาสตรได เชน AND, OR, NOT

จะเชอมดวยตวใดตวหนง เชน

– =IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

– =IF(AND(เงอนไข1,เงอนไข2), [value_if_true], [value_if_false])

– =IF(OR(เงอนไข1,เงอนไข2), [value_if_true], [value_if_false])

หรอจะเชอมหลายตวพรอมกนกได

– =IF(AND(เงอนไข1,OR(เงอนไข2,เงอนไข3)), [value_if_true], [value_if_false])

55

ผลสรปเงอนไข

สตรเมอเงอนไข TRUE

สตรเมอเงอนไข FALSE

เงอนไข 1








IF 1 ตว สามารถแตกกงกานสาขาการตดสนใจ (Decision Tree) ได 2 กง

– นนคอ การใช IF 1 ตว จะมผลลพธได 2 อยาง คอ TRUE และ FALSE

ถาตองการใหมผลลพธทมากกวา 2 อยาง ตองเอา IF หลายตวมาซอนกน

ในแตละกง ท จรง /เทจ เราสามารถเลอกทจะใส IF ซอนลงไปอกหรอไมกได

ในสตร จ านวนวงเลบเปดตองเทากบวงเลบปดเสมอ

56

เงอนไข 1 TRUE1


FALSE2 เงอนไข 1


FALSE2


FALSE3

แตกทผลลพธ FALSE อยางเดยว แตกทผลลพธทง TRUE และ FALSE

=IF(เงอนไข1,TRUE1,IF(เงอนไข2,TRUE2,FALSE2))

=IF(เงอนไข1,IF(เงอนไข2,TRUE2,FALSE2),IF(เงอนไข3,TRUE3,FALSE3))





คะแนน <50 : F

50 <= คะแนน<60 : D

60 <= คะแนน<70 : C

70 <= คะแนน<80 : B

คะแนน >= 80 : A

57

ลองท าด...

A2<50 "F"

A2<60 "D"

A2<70 "C"

A2<80 "B"

"A"

อยาลมเทคนค “Divide & Conquer”





ใชคยลด F9 ในการแปลงสตรใหเปนผลลพธ (Value)

58

click

F9





facebook.com/inwexcel

59




intro to excel

Data & Analytics