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IPAP - Tecnicatura Superior en Seguridad e Higiene Materia: Base de Datos – Unidad ll – Tablas Docente: Luis Fernando Leal
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INTRODUCCIÓN A LAS TABLAS
Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en asuntos
que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para
almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono.
En este artículo se proporciona información general acerca de las tablas en Microsoft Access y se
describen las características de tabla nuevas y las que ya no se incluyen. Además, se explica
cómo crear una tabla, agregar campos a una tabla, establecer la clave principal (clave principal:
uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una
tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) de
una tabla y establecer las propiedades de campo y de tabla. Para empezar a diseñar una base de
datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qué modo se relacionarán entre sí. Antes de
crear tablas, estudie detenidamente los requisitos y determine todas las tablas que necesita.
En este artículo
Información general
Especificaciones de tabla
Novedades
Crear una tabla nueva
Establecer la clave principal de una tabla
Establecer las propiedades de una tabla
Agregar un campo a una tabla
Crear un campo calculado
Establecer las propiedades de un campo
Información general
Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en
particular, como los empleados o productos. Una tabla está compuesta por registros y campos.
Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado
en particular. Un registro se denomina normalmente fila, tupla o instancia.
Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la
dirección de correo electrónico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo.
Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo Contoso, Ltd. o
[email protected]. Un valor de campo se denomina normalmente hecho.
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Un registro
Un campo
Un valor de campo
Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un
asunto diferente. Cada tabla puede contener a su vez muchos campos de distintos tipos de datos,
como texto, números, fechas e hipervínculos.
Datos externos
Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos, como otras bases
de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vínculo a datos externos, Access
puede usar ese vínculo como una tabla. Según el origen de datos externo y el modo en el que se
crea el vínculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a
la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vínculo para cambiar el diseño de los datos
externos.
Propiedades de tabla y campo
Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden establecer para controlar sus
características o su comportamiento.
Tabla abierta en la vista Diseño
Propiedades de tabla
Propiedades del campo
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En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan
a la apariencia o el comportamiento de la tabla en su totalidad. Las propiedades de tabla se
establecen en la hoja de propiedades de la tabla en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer
la propiedad Vista predeterminada de una tabla para especificar el modo en el que se muestra la
tabla de forma predeterminada.
Una propiedad de campo se aplica a un campo de la tabla concreto y define una de las
características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas
propiedades de campo en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de
una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de
filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar
datos.). Además, puede establecer cualquier propiedad de campo en la vista Diseño con el panel
Propiedades del campo.
Tipos de datos
Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica la clase de datos
almacenados en el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.
Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de las demás propiedades de
campo por lo siguiente:
El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrícula de diseño de la tabla y no en el panel
Propiedades del campo.
El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.
El tipo de datos de un campo se debe establecer al crear el campo.
Nota Para crear un nuevo campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en la
vista Hoja de datos. Cuando crea un campo de esta forma, Access asigna un tipo de datos para el
campo automáticamente según al valor especificado. Si la entrada no implica ningún otro tipo de
datos, Access establece el tipo de datos en Texto. Ejemplo de detección automática de tipos de
datos
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista
Hoja de datos.
Si escribe: Office Access 2007 crea un
campo con el tipo de datos
de:
Juan Texto
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http://www.contoso.com
Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet válido.
Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.
Hipervínculo
1 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
12/67
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la
configuración regional del usuario.
Fecha/Hora
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $
El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración
regional del usuario.
Moneda
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble
Relaciones de tabla
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Aunque cada tabla almacena datos acerca de un asunto diferente, las tablas de una base de
datos generalmente almacenan datos acerca de asuntos que se relacionan entre sí. Por ejemplo,
es posible que una base de datos contenga:
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.
Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada
artículo.
Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.
Dado que los datos de los diferentes asuntos se almacenan en tablas independientes, es
necesario encontrar la manera de relacionar los datos de modo que pueda combinar fácilmente
los datos relacionados pertenecientes a esas tablas independientes. Para conectar los datos
almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre
dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común.
Claves
Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta
por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos
de claves:
Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está
compuesta por uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma
exclusiva. Por lo general, hay un número de identificación único, como un número de serie o un
código que funciona como la clave principal. Por ejemplo, puede tener una tabla Clientes en la que
cada cliente tenga un número de identificación de cliente único. El campo de identificación de
cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un
campo, generalmente está compuesta de campos preexistentes que, en su conjunto, proporcionan
valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellidos, nombre y fecha de
nacimiento como la clave principal de una tabla para personas.
Clave externa Una tabla puede tener además una o más claves externas. Una clave externa
contiene valores que se corresponden con valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo,
puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente
que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es
una clave externa de la tabla Pedidos.
La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La
relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo,
suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se
identifica por el campo de clave principal (identificador).
Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos
correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una
relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el
identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente
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de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden
los registros de la tabla Pedidos.
Relación de tabla en la ventana Relaciones
Una clave principal identificada con el icono de clave junto al nombre de campo
Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave)
Ventajas de las relaciones
Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:
Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla,
existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de
un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas
ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.
Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco.
Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de
mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores
nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando
el espacio y obstaculizando el rendimiento.
Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos
están separados en tablas de manera apropiada.
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Sugerencia Para planear las tablas, tenga en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente
para búsquedas para crear un campo de clave externa si ya existe la tabla que contiene la clave
principal correspondiente. El Asistente para búsquedas crea la relación.
Especificaciones de tabla
En Access 2010, una tabla tiene las siguientes limitaciones prácticas:
Atributo Máximo
Número de caracteres del nombre de una tabla 64
Número de caracteres del nombre de un campo 64
Número de campos de una tabla 255
Número de tablas abiertas 2048 (este límite incluye las tablas que
Access abre de forma interna)
Tamaño de tabla 2 gigabytes menos el espacio necesario
para los objetos del sistema
Número de caracteres de un campo de texto 255
Número de caracteres de un campo Memo 65.535 cuando se escriben los datos
mediante la interfaz de usuario;
2 gigabytes de almacenamiento de
caracteres cuando se escriben los datos
mediante programación.
Tamaño de un campo Objeto OLE 1 gigabyte
Número de índices de una tabla 32
Número de campos de un índice 10
Número de caracteres de un mensaje de validación 255
Número de caracteres de una regla de validación 2.048
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Número de caracteres de una descripción de tabla o
campo
255
Número de caracteres de un registro (sin incluir los
campos Memo y Objeto OLE) si la propiedad
Compresión Unicode de los campos está establecida
en Sí
4.000
Número de caracteres del valor de una propiedad de
campo
255
Novedades
Diferencias con respecto a Access 2007
Crear una tabla en Access 2010 es un proceso muy similar a la creación de una tabla en Access
2007. Sin embargo, en Access 2010 existen algunas características nuevas relacionadas con las
tablas:
Tipo de datos Calculado Este nuevo tipo de datos le permite crear un campo basado en un
cálculo de otros campos de la misma tabla. Por ejemplo, puede crear un campo Total de línea que
contenga el producto de un campo Cantidad y un campo Precio. A continuación, si actualiza el
campo Cantidad o el campo Precio, el campo Total de línea se actualiza automáticamente.
Conectividad del servicio web Además de establecer vínculos a orígenes de datos externos,
como libros de Excel o listas de SharePoint, ahora puede conectarse a datos que se encuentran
en sitios web que ofrecen una interfaz de servicios web. Por ejemplo, puede establecer un vínculo
a datos que se encuentran en el sitio web de un comerciante en línea y crear su propia aplicación
para ver los productos o iniciar pedidos.
Las plantillas de tablas y campos se reemplazan por modelos Access 2007 incluía plantillas de
tablas y de campos. Las plantillas de tablas eran tablas vacías que se podían usar para crear
nuevas tablas diseñadas para ser compatibles con estas listas integradas de Windows SharePoint
Services:
Contactos
Tareas
Problemas
Eventos
Activos
Si desea agregar partes creadas previamente a la base de datos de Access 2010, debe usar
modelos. Los modelos pueden incluir tablas y también otros tipos de objetos de base de datos
como consultas y formularios.
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Diferencias con respecto a Access 2003
Los modelos han reemplazado al Asistente para tablas En las versiones de Access anteriores a
2007, se usaba el Asistente para tablas para crear una tabla rápidamente respondiendo unas
pocas preguntas. En Access 2007, el Asistente para tablas se ha reemplazado con plantillas de
tablas y campos. En Access 2010, los modelos reemplazan a las plantillas de tablas y campos.
Nota En este tema no se describen los modelos. Para obtener más información, consulte la
sección Vea también.
Crear en una hoja de datos Ahora puede crear y modificar tablas y campos mientras trabaja en
la vista Hoja de datos.
Crear una tabla nueva
Cree una tabla nueva si tiene un nuevo origen de datos que no pertenece a ninguna de las tablas
existentes.
Para crear una tabla, puede crear una base de datos nueva, insertar una tabla en una base de
datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos , como un
libro de Microsoft Office Excel, un documento de Microsoft Office Word, un archivo de texto, un
servicio web u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta
automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para
empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
Crear una tabla en una base de datos existente
Crear una tabla en una nueva base de datos
En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Base de datos en blanco.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.
Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos y se crea una nueva tabla denominada Tabla1, la cual se abre en
la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Abrir y, a continuación, realice una de las siguientes
acciones:
Si la base de datos que desea usar aparece en Bases de datos recientes, haga clic en la base de
datos en esa lista.
- O bien -
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Si la base de datos no aparece en Bases de datos recientes, en Abrir documento, haga clic en la
opción que desee.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desee y haga clic en Abrir.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
Importar o vincular para crear una tabla
Puede importar o vincular datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Puede
importar datos o establecer un vínculo a los datos de una hoja de cálculo de Excel, una lista de
Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de
Microsoft Office Outlook, etc.
Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos
importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de
origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los
datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.
Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos
actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación.
Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre
que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre
que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede
cambiar el diseño de una tabla vinculada.
Nota No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla
vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de
Access y, a continuación, se pueden vincular a una base de datos desde Excel. Crear una nueva
tabla importando o vinculando datos externos
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de
datos disponibles.
Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.
Sugerencia Además, puede importar o establecer un vínculo a una lista de SharePoint mediante
un comando de la ficha Crear.
Establecer la clave principal de una tabla
Debe especificar una clave principal de una tabla para poder aprovechar las siguientes ventajas:
Access crea un índice para la clave principal de forma automática, lo que puede contribuir
a aumentar el rendimiento de la base de datos.
Access se asegura de que cada registro tenga un valor en el campo de clave principal.
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Access se asegura de que cada valor del campo de clave sea único. Los valores únicos
son fundamentales porque, de lo contrario, no hay ninguna forma de distinguir
correctamente un registro concreto de otros registros.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una
clave principal y le asigna un nombre de campo de identificador y el tipo de datos
Autonumeración.
En la vista Diseño, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal
para una tabla que aún no tenga ninguna.
Determinar qué campos se usarán como la clave principal
En ocasiones, es posible que ya tenga datos que desea usar como la clave principal. Por ejemplo,
es posible que tenga números de identificador para sus empleados. Si crea una tabla para realizar
un seguimiento de la información de los empleados, es posible que decida usar el identificador de
empleado existente como la clave principal de la tabla. Además, es posible que el identificador de
empleado solo sea único en combinación con el identificador de departamento, lo que requiere el
uso de ambos campos de forma conjunta como la clave principal. Un buen candidato para una
clave principal debe tener las siguientes características:
Cada registro tiene un valor único para el campo o la combinación de campos.
El campo o la combinación de campos nunca están vacíos ni son nulos (siempre hay un
valor).
Los valores no cambian.
Si no existen datos adecuados para usarlos como clave principal, puede crear un campo
nuevo para usarlo como clave principal. Cuando cree un nuevo campo para usarlo como
clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Autonumeración para asegurarse
de que reúne las tres características mencionadas en la lista anterior.
Establecer o cambiar la clave principal
Seleccione la tabla para la que desee establecer o cambiar la clave principal.
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo o los campos que desee usar como
clave principal
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o cuadro
pequeño que, al hacer clic en él, selecciona una fila entera en la vista Diseño de tabla o macro, o
cuando se ordenan y agrupan registros en la vista Diseño de informe.) del campo que desee.
Para seleccionar más de un campo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector
de filas de cada campo.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
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Se muestra un indicador de clave a la izquierda del campo o los campos especificados como clave
principal.
Quitar la clave principal
Seleccione la tabla para la que desee quitar la clave principal.
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
Haga clic en el selector de filas (selector de filas: barra o cuadro pequeño que, al hacer clic en él,
selecciona una fila entera en la vista Diseño de tabla o macro, o cuando se ordenan y agrupan
registros en la vista Diseño de informe.) para la clave principal actual. Si la clave principal consta
de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas para cada
campo.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o los campos especificados previamente como clave
principal.
Nota Al guardar una nueva tabla sin establecer una clave principal, Access le solicita que cree
un nuevo campo para la clave principal. Si hace clic en Sí, Access crea un campo de identificador
que usa el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la
tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en
No, Access no agrega ningún campo y no se establece ninguna clave principal.
Establecer las propiedades de una tabla
Puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.
Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.
En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.
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Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.
En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.
Haga clic en el cuadro a la izquierda de la propiedad que desea establecer y, a continuación,
especifique una configuración para la propiedad.
Propiedades de tabla disponibles
Utilice esta propiedad
de tabla
Para
Mostrar vistas en el
sitio de SharePoint
Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un
sitio de SharePoint.
Nota Los efectos de esta configuración dependen de la configuración
de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de
SharePoint.
Para obtener más información, vea la sección Vea también.
Hoja secundaria de
datos expandida
Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.
Alto de hoja secundaria
de datos
Realizar una de estas acciones:
Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda
para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".
Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto
que desee en pulgadas.
Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a
derecha o de derecha a izquierda.
Descripción Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en
la información sobre herramientas para la tabla.
Vista predeterminada Establecer Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la
vista predeterminada al abrir la tabla.
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Regla de validación Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un
registro.
Texto de validación Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la
expresión en la propiedad Regla de validación.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas
coincidentes en la vista Hoja de datos.
Ordenar por Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de
ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
Hoja secundaria de
datos
Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja
de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar
las filas de la hoja secundaria de datos.
Vincular campos
secundarios
Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria
de datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales
especificada para la tabla.
Vincular campos
principales
Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular
campos secundarios especificada para la tabla.
Filtrar al cargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro
(estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos
Ordenar por al cargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad
Ordenar por (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista
Hoja de datos.
Sugerencia Para proporcionar más espacio para especificar o modificar una configuración en el
cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a establecer la
propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga
clic en junto al cuadro de propiedad Regla de validación para mostrar el Generador de
expresiones.
Para guardar los cambios, presione CTRL+G.
Agregar un campo a una tabla
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Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en
una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección.
En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y
precio.
Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil
combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo
Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y
nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si
tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese
elemento solo en un campo. Para obtener más información acerca del diseño de una base de
datos y la creación de campos, consulte los vínculos en la sección Vea también.
Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su
apariencia y comportamiento.
Agregar un campo mediante la entrada de datos
Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar
un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja
de datos.
Escriba los datos en la columna Agregar nuevo campo.
Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos.
Nota Para obtener más información acerca de la creación de tablas, vea Crear una tabla nueva.
En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.
Use un nombre descriptivo para poder pueda identificar el campo más fácilmente.
Escriba los datos en el nuevo campo.
Establecer las propiedades de un campo
Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su
apariencia y comportamiento.
Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:
Controlar la apariencia de los datos de un campo
Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo
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Especificar valores predeterminados para un campo
Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo
Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista
Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de
campo, debe usar la vista Diseño.
Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos
Cuando trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad
Formato y algunas de las demás propiedades de un campo.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desea abrir.
En el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.
Cambiar el nombre de un campo
Cuando agrega un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access asigna
un nombre genérico al campo automáticamente. Access asigna el nombre Campo1 al primer
campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y así sucesivamente. De manera
predeterminada, el nombre de un campo se usa como su etiqueta en todas las ubicaciones en las
se muestra el campo (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar
el nombre de los campos de manera que tengan nombres más descriptivos facilita su uso al ver o
modificar registros.
Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por
ejemplo, Campo1).
En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna.
Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números),
incluidos los espacios.
Cambiar el tipo de datos de un campo
Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access
examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si
escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el
campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se
establece en Texto de forma predeterminada.
El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer. Por
ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Sólo anexar para un campo que tiene el tipo de
datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo.
Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por
ejemplo, supongamos que tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe
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10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática
de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los números de
salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos
de un campo, siga el procedimiento que se indica continuación.
Haga clic en la pestaña Hoja de datos.
En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que
desee.
Tipos de datos disponibles
Tipo de datos Utilizado para almacenar Tamaño
Texto Caracteres alfanuméricos
Se usa para el texto o para los números que
no se utilizan en los cálculos (por ejemplo, un
Id. de producto). Un valor numérico
almacenado como texto se puede ordenar y
filtrar de un modo más lógico, pero no se
puede utilizar fácilmente en los cálculos.
Hasta 255 caracteres
Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud
mayor de 255 caracteres) o texto que utiliza
formato de texto enriquecido.
Se utiliza para el texto con una longitud mayor
de 255 caracteres o que utilice formato
enriquecido. Las notas, las descripciones
largas y los párrafos con formato de texto
enriquecido, como negrita o cursiva, son
ejemplos de uso de un campo Memo.
Hasta 1 gigabyte de
caracteres o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes por
carácter), de los que se
pueden mostrar 65.535
caracteres en un control.
Número Valores numéricos (enteros o valores
fraccionarios).
Se utiliza para almacenar números utilizados
en los cálculos, salvo los valores monetarios
(utilice el tipo de datos Moneda para los
1, 2, 4 o 8 o 16 bytes cuando
se usa en un Id. de
replicación.
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valores monetarios).
Fecha/Hora Fechas y horas.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y
hora. Tenga en cuenta que cada valor
almacenado incluye un componente de fecha
y uno de hora.
8 bytes.
Moneda Valores monetarios.
Se utiliza para almacenar valores monetarios
(moneda).
8 bytes.
Autonumeración Valor número único que Access inserta
automáticamente cuando se agrega un
registro.
Se utiliza para generar valores únicos que
pueden usarse como clave principal. Tenga en
cuenta que los campos Autonumeración
pueden incrementarse secuencialmente, en un
valor concreto o asignado aleatoriamente.
4 o 16 bytes cuando se utiliza
en un Id. de replicación.
Sí/No Valores booleanos (sí/no).
Puede usar alguno de estos tres formatos::
Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/Desactivado.
1 bit (8 bits = 1 byte).
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de
otros programas de Microsoft Windows.
Hasta 1 gigabyte
Datos adjuntos Fotos, imágenes, archivos binarios, archivos
de Office.
Es el tipo de datos preferente para almacenar
imágenes digitales y cualquier tipo de archivo
binario.
Datos adjuntos comprimidos,
2 gigabytes. Datos adjuntos
sin comprimir,
aproximadamente 700 kb,
según la medida en que
puedan comprimirse los
datos adjuntos.
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Hipervínculo Hipervínculos.
Se utiliza para almacenar hipervínculos, que
proporcionan acceso con un solo clic a
páginas web mediante una dirección URL
(localizador uniforme de recursos) o a archivos
mediante un nombre en formato UNC
(convención de nomenclatura universal).
También se pueden establecer vínculos con
objetos de Access almacenados en una base
de datos.
Hasta 1 gigabyte de
caracteres o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes por
carácter), de los que se
pueden mostrar 65.535
caracteres en un control.
Asistente para
búsquedas
En realidad no es un tipo de datos; sirve para
iniciar el Asistente para búsquedas.
Se utiliza para iniciar el Asistente para
búsquedas a fin de poder crear un campo que
utilice un cuadro combinado para buscar un
valor en otra tabla, consulta o lista de valores.
Basado en una tabla o
consulta: el tamaño de la
columna asociada.
Basado en un valor: el
tamaño del campo de texto
utilizado para almacenar el
valor.
Nota El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.
Sugerencias sobre tipos de datos
Para optimizar el rendimiento, debe usar el Tamaño del campo apropiado al crear un campo Texto
o Número. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar códigos postales de una longitud predecible,
especifique esa longitud como el tamaño del campo. Para especificar el tamaño del campo,
establezca un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo. Para obtener más información,
vea Establecer otras propiedades de campo.
Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a usar en
cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Un valor numérico que se almacena como texto se puede ordenar y filtrar de una forma más
lógica.
Cambiar el formato de un campo
Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también
establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si
escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora
mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:
1. En la cinta, haga clic en la pestaña Hoja de datos.
2. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que desee.
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Nota Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo,
Texto) según el tipo de datos del campo.
3. Establecer otras propiedades de campo
4. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.
5. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades
que desee.
Establecer propiedades de campo en la vista Diseño
Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseño.
En esta vista, puede establecer el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la
tabla y puede establecer otras propiedades en el panelPropiedades del campo.
1. Abrir una tabla en la vista Diseño
2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla.
3. En el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Cambiar el tipo de datos de un campo
5. En la cuadrícula de diseño de la tabla, busque el campo para el que desea establecer el
tipo de datos.
6. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista.
Nota El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.
Sugerencias sobre tipos de datos
Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a usar en
cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Un valor numérico almacenado como texto se puede ordenar y filtrar de un modo más lógico, pero
no se puede usar fácilmente en los cálculos.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar el tamaño del campo o el tipo de datos
con mayor precisión. Para ello, debe establecer un valor en el cuadro de propiedad
TamañoDelCampo.
Establecer otras propiedades de campo
En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo para el que desea establecer las
propiedades. Access muestra las propiedades para este campo en el panel Propiedades del
campo.
Nota El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer.
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En el panel Propiedades del campo, especifique la configuración que desee para cada propiedad
o presione F6 y use las teclas de dirección para seleccionar una propiedad.
¿Qué propiedades de campo están disponibles?
Nota No todas las propiedades están disponibles para cada campo. El tipo de datos de un
campo determina sus propiedades.
Propiedad de
campo
Descripción
Tamaño del
campo
Establece el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos
Texto, Número o Autonumeración.
Sugerencia Para lograr un rendimiento óptimo, especifique siempre el
Tamaño del campo mínimo que sea suficiente.
Formato Personaliza la forma en la que el campo aparece de forma predeterminada
cuando se muestra o imprime.
Posiciones
decimales
Especifica el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números.
Nuevos valores Especifica si un campo Autonumeración se incrementa o recibe un valor
aleatorio al agregar un nuevo registro.
Máscara de
entrada
Muestra los caracteres que facilitan la entrada de datos. Para obtener más
información acerca de cómo crear y usar una máscara de entrada, consulte la
sección Vea también.
Título Define el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de
los formularios, informes y consultas.
Valor
predeterminado
Asigna automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se
agregan nuevos registros.
Regla de
validación
Permite proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se
agrega o cambia el valor del campo.
Texto de
validación
Permite escribir un mensaje que se muestre cuando un valor infrinja la
expresión en la propiedad Regla de validación.
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Requerido Exige que se especifiquen datos en un campo.
Permitir longitud
cero
Permite la entrada (al establecer el valor de la propiedad en Sí) de una cadena
de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agiliza el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de
un índice.
Compresión
Unicode
Comprime el texto almacenado en este campo al almacenar una pequeña
cantidad de texto (> 4.096 caracteres).
Modo IME Controla la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
Modo de
oraciones IME
Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.
Etiquetas de
acción
Permite adjuntar una etiqueta de acción (etiquetas inteligentes: datos
reconocidos y etiquetados como pertenecientes a un tipo determinado. Por
ejemplo, un nombre de una persona o el nombre de un destinatario de correo
electrónico de Microsoft Outlook reciente es un tipo de datos que es posible
reconocer y etiquetar con una etiqueta inteligente.) a este campo.
Sólo anexar Permite realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se
establece el valor de la propiedad en Sí).
Formato del
texto
Permite elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almacenar texto
como HTML y permitir el formato enriquecido. Elegir el valor Texto sin formato
de la propiedad para almacenar solo texto sin formato.
Alineación del
texto
Especifica la alineación predeterminada del texto dentro de un control.
Para proporcionar más espacio para especificar o modificar una configuración de propiedad en el
cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom.
Sugerencia Si va a especificar una máscara de entrada o una expresión de validación y desea
obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador
correspondiente.
Para guardar los cambios, presione CTRL+G.
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En la sección Vea también, encontrará vínculos para obtener más información acerca de los tipos
de datos y las propiedades de campo.
Agregar un campo a una tabla
Para almacenar nuevos datos sobre algo para lo que ya tiene una tabla, piense en agregar un
campo a la tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que almacena los apellidos, el
nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de correo postal de
cada uno de sus clientes. Si desea comenzar a realizar un seguimiento del medio de
comunicación preferido de cada cliente, agregue un campo para almacenar esa información.
No agregue un campo si espera que cada entidad única representada en la tabla podrá requerir
un valor mayor que para el campo. Continuando con el ejemplo anterior, si desea comenzar a
realizar un seguimiento de pedidos realizados por sus clientes, no agregue un campo a la tabla ya
que cada cliente tendrá más de un pedido. En lugar de eso, cree una nueva tabla para almacenar
los pedidos y, a continuación, cree una relación entre las dos tablas. Para obtener más
información sobre cómo crear una tabla, vea la introducción a las tablas. Para obtener más
información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo sobre la guía de relaciones de tablas.
En este artículo:
Información general
Agregar un campo automáticamente escribiendo datos
Agregar un campo seleccionándolo de una lista de la hoja de datos
Agregar un campo en medio de una tabla
Cambiar un campo recién agregado
Información general
Cada campo tiene ciertas características esenciales, como un nombre que lo identifica de manera
única dentro de una tabla, un tipo de datos que define la naturaleza de los datos, las operaciones
que se pueden realizar en los datos y la cantidad de espacio de almacenamiento reservada para
cada valor. Además, un campo tiene propiedades que definen la apariencia o el comportamiento
de los datos en el campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define cómo aparecerán los datos
en una hoja de datos o formulario que contenga ese campo.
Es importante planear cómo se usará la información almacenada en los campos. Intente reducir la
información a su mínima expresión lógica por campo. Por ejemplo, en lugar de almacenar el
nombre de una persona en un campo, debería almacenar los componentes en campos separados
para el nombre y el apellido. En términos generales, si necesita generar informes, ordenar, buscar
o realizar cálculos a partir de los datos de un elemento, debe incluir ese elemento en un campo
propio.
Para obtener más información sobre los procedimientos para diseñar una base de datos y elegir
los campos, consulte el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos.
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Agregar un campo automáticamente escribiendo datos
Puede agregar un campo a una tabla escribiendo en la última columna de la vista Hoja de datos.
Access asigna automáticamente un tipo de datos, según los datos que se escriban. Access
también puede establecer de forma automática la propiedad Formato para un nuevo campo. Por
ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos como Fecha/Hora y la propiedad
Formato como Hora mediana.
1. Abra la tabla a la que desee agregar un campo.
2. Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Haga clic para
agregar.
Agregar un campo seleccionándolo de una lista de la hoja de datos
Puede agregar un campo al final de una tabla seleccionándolo de una lista:
Abra la tabla y, en la última columna, haga clic en Haga clic para agregar.
Agregar un campo en medio de una tabla
Si desea agregar un nuevo campo en medio de la tabla, puede elegir un campo de la ficha
Campos en la cinta de opciones. La ficha Campos muestra los campos predefinidos que puede
agregar a una tabla mientras trabaja en la vista Hoja de datos.
1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
2. Seleccione el campo inmediatamente anterior a la ubicación donde desea agregar un nuevo
campo. Por ejemplo, si desea que el nuevo campo sea el tercer campo de la tabla, seleccione
el segundo campo.
3. En la ficha Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que desee.
Cambiar un campo recién agregado
Puede cambiar varios aspectos de un campo después de crearlo.
ADVERTENCIA Además, puede cambiar estos aspectos de un campo que no ha creado. Sin
embargo, si los datos ya existen en el campo, no se podrán realizar algunas de las acciones o se
podrá perder la información.
Cambiar el nombre de un campo
Para cambiar el nombre de un campo, haga doble clic en la etiqueta del campo y escriba el nuevo
nombre.
Mover un campo
Para mover un campo, arrástrelo a la ubicación que desee. Para seleccionar y mover varios
campos contiguos, haga clic en el primer campo, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga
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clic en el último campo. A continuación, podrá arrastrar el grupo de campos seleccionados hasta
la nueva ubicación..
IMPORTANTE Al arrastrar un campo cambia su posición en la hoja de datos, pero no cambia el
orden de los campos en el diseño de la tabla. Si obtiene acceso a los campos mediante
programación, se mantiene el orden original. Por ejemplo, si arrastra un campo a una nueva
posición en la hoja de datos y, a continuación, crea un formulario desde la tabla usando el botón
Formulario, el campo estará en su posición original.
Cambiar el tipo de datos o el formato
1. Seleccione el campo que desee cambiar.
2. En la ficha Campos, en el grupo Formato, seleccione el tipo de datos y el formato que desee.
NOTA No todos los formatos están disponibles para todos los tipos de datos. Primero
establezca el tipo de datos y a continuación el formato, si es necesario.
Otras configuraciones
Se pueden hacer otras modificaciones a un campo mediante los comandos de la ficha Campos.
No todos estos comandos están disponibles para todos los tipos de datos. Para obtener ayuda
para usar estos comandos, busque en la Ayuda con el nombre del comando específico o el tipo de
datos del campo. Si desea cambiar el tipo de datos, busque mediante el tipo de datos que desea
usar.