ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES,TENIENDO EN CUENTA

EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.

Evento

La palabra Evento significa “Acontecimiento o suceso

imprevisto”, “suceso imprevisto o de realización

contingente”. A pesar de su significado, el uso frecuente

hizo que la Real Academia aceptara la palabra “Evento”

cuando alguien se refiere a una reunión de naturaleza

variada, desde una fiesta, un desfile, una convención o una

exposición.

Evento: acontecimiento con previa organización en donde

confluyen que personas con algo en común.

Son planificados porque requieren de un orden y pautas para maximizar recursos y minimizar riesgos.

Un grupo de personas tienen un interés que los une.

Hay objetivos: cada uno desde su lugar tiene metas por alcanzar basadas en cierta necesidad: el expositor, el organizador, el visitante, etc.

Los eventos pueden clasificarse según

diversos criterios

Gubernamentales, no gubernamentales, corporativos y

particulares.

Internos o Externos.

Amplio o limitado.

Temáticas, religiosas, de colectividades, etc.

Carácter formales, informales, etc.

Otro criterios los clasifica: de intercambio(mesa redonda, foro, debate)

de capacitación(seminarios, coloquios y las macroreuniones)

de exposición y/o venta(Ferias y exposiciones)

Gastronómicos (desayunos, brunch, cenas, almuerzos,

cocteles).

Sociales (desfiles, entrega de distinciones, etc.)

Empresarios (Conf. Prensa, worshop, promociones)

de esparcimiento (espectáculos)

Culturales (recitales, festivales de música y danza, etc)

Análisis de cada tipo de evento

Eventos gubernamentales:

convocados por organismos oficiales, que

cuentan en su estructura con áreas que

manejan estos temas en particular.

Análisis de cada tipo de evento No gubernamentales

Dentro de esta categoría podemos ubicar a toda entidad

incluida dentro de las instituciones que no persiguen fines de

lucro como por ejemplo, fundaciones , ONGs, cámaras

profesionales, federaciones, asociaciones, cámaras de

comercio, universidades, etc.

Análisis de cada tipo de evento Los eventos de tipo Corporativo (o mejor dicho los

empresarios)son aquellas múltiples reuniones y

acontecimientos convocados por las empresas con

diferentes finalidades y objetivos, como por ejemplo los

lanzamientos de un producto o servicio al mercado, una

conferencia de prensa, celebraciones,etc.

Otra forma de clasificarlos: Otra manera de clasificar a los eventos acepta una división

básica al distinguirlos en ABIERTOS: en donde existe un

acceso libre abonando arancel de inscripción.

La segunda acepción es distinguirlos como CERRADOS:

donde sólo puede asistir por medio de una invitación.

Objetivos de los eventos Existen Objetivos Generales o Globales: donde hay del tipo

Informativo, Resolutivo (análisis y búsqueda de una solución

al planteo de un problema), de Imagen (institucionales y

comerciales), de optimización de los recursos humanos

(motivación, capacitación, especialización, información,

etc.)

Objetivo general y objetivos

específicos

Objetivo general: optimizar la imagen

institucional.

Objetivos específicos: mejorar las

comunicaciones internas, lograr fidelización

con sus públicos internos y externos.

Posicionar las marcas.etc.

Marketing de Eventos Todo plan de Eventos debe orientarse al cliente.

Un buen organizador debe ser ante todo un buen asesor.

Para asesorar eficientemente para hablar claro se debe

escuchar bien.

Una acción de MKT es lo que ayude a la promoción del

servicio para lograr su contratación.

Plan de Marketing Implicará analizar el proyecto a priori para ver si es viable.

Análisis F.O.D.A.:

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

Ceremonial

Actúa como facilitador de las interrelaciones. Contemplar el

ejercicio de las reglas prácticas del buen tono social revelan

respeto y cortesía.

¿En qué consiste? En actos, recepciones y ceremonias de carácter formal, que

tienen lugar en un ámbito público, institucional o

empresario, dentro y fuera de la sede de la entidad, será

necesario reconocer las normas protocolares que eviten la

provocación de algún incidente grave.

¿en qué ocasiones puede aplicarse? Actos de diversa índole: botaduras, inauguraciones.

Actos patrios.

Entrega de premios, distinciones

Firmas de acuerdo.

Conferencias de Prensa y Congresos.

Comidas y recepciones formales.

Bendición de instalaciones.

Homenajes, conmemoraciones y Honras fúnebres.

Corte de cinta.

Planificación

VENTA: Entrevista al Cliente. Escuchar, Informar -

Guiar y Asesorar.

PLANIFICACIÓN: Asignación y supervisión de tareas

en todas las etapas previas y durante el evento. DESDE

Proyecto – Contacto /Contratación y seguimiento de

personal y proveedores.HASTA:Supervisión del evento.

SERVICIO: Puesta en marcha y desarrollo del evento.

Calendarización Cronograma:es la regulación de los tiempos.

Se traza a partir de los objetivos. Deben enlistarse todas las

actividades fijando el momento justo y la duración fijando

un margen adecuado para imprevistos.

Sobre una plantilla se trasladan las actividades, si hay

simultáneas, enganchadas, etc.

Presupuesto Formular planes para un período a futuro en términos

contables.

Involucra:

- Ingresos.

- Egresos.

- Previsiones.

- Ganancias.

Pasos a seguir: Con la aceptación del presupuesto se deberá concertar

una segunda entrevista para lograr definiciones.

Menú: asentar por escrito cada detalle y/o cambio,

reconfirmar para seguridad del cliente y al vendedor

para transmitir un mensaje y garantizar prolijidad y

eficacia.

Proponer opciones: ambientación, animación, etc.

El plan se hace conforme al Brief realizado: Es la manera organizada, consciente y continuada de seleccionar

las mejores alternativas disponibles para lograr metas específicas.

Es un curso de acción propulsado por una cadena de decisiones y responde a la formulación común de “qué hacer, cómo hacerlo, cuando, quién debe hacerlo, qué medios utilizar.

El brief es una herramienta fundamental para armar una archivo completo de trabajos realizados, de datos para potenciales eventos, información.

Algunos datos son imprescindibles mientras que otros son info complementaria.

Ferias y exposiciones evento que consiste en la instalación en un predio abierto o

cerrado mediante el alquiler de espacios, de una cantidad de

stands o lacales, organizada por un ente independiente de

manera periódica en un mismo lugar geográfico. Los

participantes deben cumplir los requisitos y podrían exhibir,

vender o dar a conocer sus productos o servicios.

Servicio: alternativas Los comensales son servidos por el personal del salón.

Autoservicio: los comensales toman un plato colocados

en la mesa del buffet o en una mesa auxiliar y en la

recorrida van sirviendose.

Servicio combinado: se trata de autoservicio de las

ensaladas, terrinas y guarniciones y el personal trincha

carnes y las sirve: Ordena y preserva la imagen de los

platos.

Las Invitaciones CONSTITUYEN LA 1er IMPRESIÓN.

NO DESCUIDAR DETALLES ,NO EXISTE UN MODELO TIPO, DEPENDE DE C/EMPRESA, ANFITRIÓN, EVENTO, MOTIVO, OBJETIVOS.

INVITADOS DE OTRA CIUDAD/PAIS,DE ACUERDO AL EVENTO ,NO MENOS DE 6 MESES.

INVITADOS LOCALES: NO MENOS DE 15 DÍAS.

RESPUESTA: 48 HS. DE RECIBIDA.

CONFIRMADA LA ASISTENCIA NO SE DECLINARÁ SALVO FUERZA MAYOR.

Las invitaciones TARJETONES DE CARTULINA BLANCA DE

DISTINTOS GRAMAJES.

TIPOGRAFÍA SOBRIA, ELEGANTE, HABITUALMENTE EN TINTA NEGRA.

PUEDE O NO COLOCAR EL MOTIVO DE LA REUNIÓN.

TARJETAS PRE-IMPRESAS CON PUNTEADO A COMPLETAR EN FORMA MANUSCRITA CON PLUMA.

Saber más acerca de las

invitaciones INDICAR QUE ESPERA CONFIRMACIÓN:

S.R.C. (SE RUEGA CONTESTAR)

P.R. (PARA RECORDAR)

P.M. (POUR MÉMOIRE)

R.S.V.P (RESPONDEZ S´IL VOUS PLAIT)

CONTESTAR A 48 HS. DE RECIBIDA.

INVITACIÓN POR TELEFONO O PERSONAL + TARJETA POR MEMOIRE, NO REQUIERE RESPUESTA.

SI CONTESTA POR ESCRITO: El Sr. XX y Sra. agradecen y aceptan complacidos su invitación...

Las ferias evento que consiste en la instalación en un predio abierto o

cerrado mediante el alquiler de espacios, de una cantidad de

stands o lacales, organizada por un ente independiente de

manera periódica en un mismo lugar geográfico. Los

participantes deben cumplir los requisitos y podrían exhibir,

vender o dar a conocer sus productos o servicios.

Exposiciones Consiste en la disposición de diversos stands en donde se

muestran productos, servicios o bienes sin que estos puedan

ser vendidos.

Tienen participación abierta similar a la feria, organización

independiente y realizada en forma NO periódica en

diversas ciudades.

Predio / Stands Planificación racional de los espacios.

Contemplar medidas generosas para el paso.

Ubicación: puntos calientes y fríos.

Valores: acorde a las medidas/ubicación.

Servicios: a veces son determinante de valor.

Comunicaciones de eventos

Publicidad.

Promoción.

Prensa

Prensa: principales herramientas Gacetillas

Comunicados de prensa

Conferencias de Prensa

Declaraciones verbales

Entrevistas

Dossiers

Artículos y publirreportajes

Conocer a los medios - Tirada - Difusión - Tasas de audiencia - tasas de

circulación

- Perfil de Lectores o audiencia

- Política empresarial del medio.

- Contenido de las informaciones

- Toma de posiciones en materia política, social o

económica.

Las gacetillas Son breve mensajes escritos que comunican con criterio

periodístico una novedad. Ese criterio está dado por una

redacción objetiva que reporta hechos comprobables.

Es un recurso muy común y mal utilizado por un exceso de

envíos y por los defectos en la redacción

Organización de campañas de

fondos. Organizaciones con

objetivos puntuales, que

suelen disolverse: grupos

de emergencia por

catástrofes, estudiantes y

viajes de egresados,

sociedades de fomento.

Organizaciones religiosas,

gremiales, profesionales,

cámaras de comercio.

Cooperadoras

Instituciones sociales

culturales,fundaciones,

deportivas.

Búsqueda de sponsors Prospectar: categorizar el mercado.

Diseñar carpeta del proyecto: habla por él.

Cuantificación y cualificación del proyecto, argumentar las

intenciones, estadísticas, planes de contingencia, costos,

seguros, etc.

Planteo original y factible.

Abordaje eficaz: capacidad de negociación.

Presentación de un proyecto Marco general: presentación, qué hacemos, cómo,

cuando, quien.

Programa general. Cronograma.

Recursos necesarios.Seguros, soportes.

Comunicación: público que será alcanzado, medios que apoyarán, estimación de resultados, cantidad de audiencia.

Organizadores: antecedentes, respaldo institucional, apoyos (declaración de interés) respaldos, etc.