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Introducción a la Archivología
Tecnicatura en Administración de Documentos y Archivos
Dpto. Humanidades - UNLAR
Resumen 2do. Parcial 2010
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Unidad 4:
servicio
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Administración de Operaciones• Krajewski (2000:3) como “la dirección y el control de los
procesos mediante los cuales los insumos se transforman en bienes y servicios terminados. Esta función es esencial para los sistemas que producen bienes y servicios en organizaciones con y sin fines de lucro.
• La administración de operaciones se utilizaba principalmente en organizaciones manufactureras, pero con el crecimiento del sector servicios
• la Administración de las Operaciones es el corazón de un sistema, siendo su objetivo la planificación integral, la programación y el control del proceso productivo, con la finalidad última de la fabricación de bienes y prestación de servicios.
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Procesos• Krajewski (2000:3) como “ cualquier actividad o grupo de
actividades mediante las cuales uno o varios insumos son transformados y adquieren un valor agregado, obteniéndose así un producto para un cliente”.
• Davenport Thomas (1996:2) “Un proceso es, pues, un orden específico de actividades de trabajo a lo largo del tiempo y del espacio, con un comienzo, un final y unas entradas y salidas claramente identificadas: una estructura para la acción. Si los diseñadores o participantes no se ponen de acuerdo sobre cómo es el trabajo y cómo debería estructurarse, será muy difícil mejorar sistemáticamente, o innovar, ese trabajo”.
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GESTIÓN• En términos generales los conceptos de
administración, gerencia y gestión, son sinónimos .• Lo esencial de los conceptos administración, gestión y
gerencia está en que los tres se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar“.
• al gerente le corresponde una mirada al entorno de modo que la organización pueda generar desarrollo: tomar recursos y producir más recursos. Al administrador le corresponde más el mantenimiento y conservación.
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SERVICIOS• Se trata de un activo intangible, se detalla con precisión el
listado integral de prestaciones a brindar, las herramientas y/o equipos a utilizar , incluyendo la determinación de los elementos que conforman el paquete de servicios, el cual contempla:– Servicios explícitos: conjunto de servicios directos
percibidos por los sentidos de la persona. Ej.: Las instalaciones físicas de un hotel (deposito, oficinas, baños, iluminación, otros).
– Servicios implícitos: vinculados con los beneficios psicológicos obtenidos. Ej.: El sentido de pertenencia a un grupo social que puede brindar al archivo, donde es recibido cordialmente, cómodo y cálido en las visitas.
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– Instalaciones de apoyo: responde a la pregunta ¿Dónde se presta el servicio? Ej.: El archivo que será utilizado para prestar servicios de conservación e información.
– Bienes facilitadores: materiales necesarios para la prestación del servicio. Ej.: Carros para tranporte del documento, reglamento interno (claro y preciso), ropa adecuada, fotocopiadoras, salas de consulta y de formación, etc.
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GESTIÓN DE DOCUMENTOS
• Según Cruz Mundet “es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las administraciones”
• Se aplica en todo el ciclo de vida de los documentos.
• Surge en los EEUU hacia los años 30, generando debates, donde la postura más innovadora de T. R. Schellenberg con el Record Management, amplía las funciones del archivero.
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Archivo de Oficina – 1ra. Fase
• Conocer cuales son las necesidades de cada servicio, el volumen y estado de su documentación.
• Diseñar un sistema de organización y de explotación adecuado.
• Instruir al personal de las oficinas.
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Archivo Central e Intermedio – 2da. Fase
• Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario.
• Evitar el colapso de los Archivos Históricos.• Aplicar el proceso de selección documental.• Garantizar a la entidad productora el acceso
de los documentos.• Realizar los procesos a bajo costo.
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RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
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SELECCIÓN DOCUMENTAL
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