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Introducción a la Organización del Archivo
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Objetivo
Dar a conocer a las Unidades Responsables del INMUJERES instrumentos
que permitan el debido control y uso de sus archivos documentales generados
en el ejercicio de sus funciones, así como un fácil acceso, efectiva rendición
de cuentas y transparencia de la gestión.
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Obligaciones LFTAIPG
• Adecuado funcionamiento de los archivos,
• Elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de
clasificación y catalogación y,
• Organización del archivo.
Artículo 32
De conformidad con el artículo 37 fracción IV de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental y 42 de su reglamento expide, los
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública.
Artículo 37
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¿Que es un Archivo?
Conjunto de documentos en
cualquier soporte, que son
producidos o recibidos en el
ejercicio de sus atribuciones por
las dependencias y entidades
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¿ Que es un Documento de Archivo?
Es la información
contenida en
cualquier soporte y
tipo documental.
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Ciclo Vital
Etapa
Semiactiva
Etapa
Activa
Etapa
Histórica
Documento Documento Documento
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Archivo de Trámite
Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa.
El Responsable del Archivo de
Trámite
1.Clasificación
2.Expurgo
3.Foliado
4.Identificación
5.Inventario General
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Instrumentos de consulta y de control archivístico
1. El Cuadro General de Clasificación Archivística
2. El Catálogo de Disposición Documental
3. Los Inventarios Documentales:
a) General
b) Transferencia
c) Baja
4. La Guía Simple
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1. El Cuadro General de Clasificación Archivística
Instrumento técnico que refleja la estructura
de un archivo con base a las atribuciones y
funciones de cada dependencia.
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FONDO
Conjunto de documentos producidos
orgánicamente por una dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica
Estructura Archivística
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FONDO
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SECCIÓN
Son las divisiones del fondo, basada en las
atribuciones de cada dependencia o entidad
de conformidad con las disposiciones
legales aplicables.
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SECCCIONES
• Presidencia
• Dirección General de Institucionalización de la Perspectiva de Género
• Dirección General de Transversalización de la Perspectiva de Género
• Dirección General de Evaluación y Desarrollo Estadístico
• Dirección General de Administración y Finanzas
• Dirección General Adjunta de Asuntos Internacionales
• Dirección General Adjunta de Comunicación Social
• Órgano Interno de Control
• Junta de Gobierno
FONDO
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SUBSECCIÓN
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Administración y Finanzas
Instituto Nacional de las Mujeres
– Programación y Presupuesto
– Contabilidad
– Tesorería
– Servicios Generales
– Adquisiciones y Contratación de Servicios
– Informática
– Eventos
– Recursos Humanos
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
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SERIE
División de una sección que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma
atribución general y que versan sobre una materia o
asunto específico.
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Adquisiciones y Contratación de Servicios
– Licitaciones Públicas
– Invitaciones cuando menos a 3 personas
– Contratos y Requisiciones
– Comité de Adquisiciones
– Oficio de Liberación de Inversión
Administración y Finanzas
SERIE
Instituto Nacional de las Mujeres FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
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SUBSERIE
Es la división de la serie que corresponde
a la clasificación del conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución
y que versan sobre la misma serie pero con
asunto específico
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SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
Instituto Nacional de las Mujeres
Adquisiciones y Contratación de Servicios
Administración y Finanzas
Licitaciones Públicas
– Nacionales
– Internacionales
FONDO
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1.Cuadro General de Clasificación Archivística
INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES
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2.Catálogo de Disposición Documental
Registro general sistemático que establece los valores
documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y
el destino final.
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2.Catálogo de Disposición Documental
INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES
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Archivo de Trámite
Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
El Responsable del Archivo de Trámite
1. Clasificación
2. Expurgo
3. Foliado
4. Identificación
5. Inventario General
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Archivo de Trámite/ Expurgo
Eliminar:
Los documentos repetidos
Clips,
Broches
Cinta adhesiva
Todo lo que al paso del tiempo pueda dañar el
documento
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Archivo de Trámite
Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
El Responsable del Archivo de Trámite
1. Clasificación
2. Expurgo
3. Foliado
4. Identificación
5. Inventario General
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Archivo de Trámite/ Foliado
El foliado tiene
que ser de forma
consecutiva y por
asunto.
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1. Clasificación
2. Expurgo
3. Foliado
4. Identificación
5. Inventario General
Archivo de Trámite
Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
El Responsable del Archivo de Trámite
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Carátula del Expediente
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Cédula Identificadora
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Nomenclatura
INMUJERES.5.5.1.1-08.
FONDO
SECCIÓN
SUBSECCIÓN SERIE
SUBSERIE
AÑO
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1. Clasificación
2. Expurgo
3. Foliado
4. Identificación
5. Inventario General
Archivo de Trámite
Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
El Responsable del Archivo de Trámite
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1. Clasificación
2. Expurgo
3. Foliado
4. Identificación
5. Inventario General
Archivo de Trámite
Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
El Responsable del Archivo de Trámite
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4.-Guía Simple
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Es la operación de traslado de expedientes cuyo trámite ha terminado , o
consulta es muy esporádica, mientras prescribe el término de
permanencia.
Archivo
de
Trámite
Archivo
de
Concentración
Transferencia Primaria
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Ciclo Vital
Etapa
Semiactiva
Etapa
Histórica
Documento
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1.-Si no se detectaron valores históricos se procede a su baja definitiva.
2.-De lo contrario se procede a su transferencia al Archivo Histórico
Archivo
de
Concentración
Archivo
Histórico
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Archivo de Concentración
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Ciclo Vital
Etapa
Histórica
Documento