introduction to office automation

67
LOGO Introduction to Office Automation พพพพพพพพพ พพพพพ พพพพพ 087-1266793 Email:po_ka_tai@h otmail.com email:aj.katai@gm ail.com Chapter 1

Upload: yale

Post on 20-Jan-2016

52 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

Chapter 1. Introduction to Office Automation. พัชรินทร์ จายอุโมงค์ 087-1266793 Email:[email protected] email:[email protected] ดาวน์โหลดบทเรียนย้อนหลัง :Katai.chpc.ac.th. ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับสำนักงานอัตโนมัติ. - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

Page 1: Introduction to Office Automation

LOGO

Introduction to Office Automationพั�ชริ�นทริ� จายอุ�โมงค์�087-1266793 Email:[email protected]:[email protected]ดาวน�โหลดบทเริ�ยนย�อุนหล�ง:Katai.chpc.ac.th

Chapter 1

Page 2: Introduction to Office Automation

ความรู้��ทั่วไปเกี่�ยวกี่บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� OA (โอัเอั) ย�อุมาจาก office automation แปลว�า การิ

อุ�ตโนม�ต�สำ!าน�กงานสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต� หมายถึ#ง การิใช�เค์ริ%&อุงค์อุมพั�วเตอุริ�ภายในสำ!าน�กงาน เพั%&อุให�ด!าเน�นการิไปโดยอุ�ตโนม�ต� หล�กเล�&ยงการิปฏิ�บ�ต�ด�วยม%อุให�มากท�&สำ�ด เป*นต�นว�า การิท!าจดหมายเว�ยน (ข้�อุค์วามในจดหมายเหม%อุน ๆ ก�น แต�สำ�งถึ#งช%&อุค์นหลายค์น) ในกริณี�น�. หากใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�ท!า ก/จะปริะหย�ดเวลาได�มาก เพัริาะสำามาริถึสำ�&งท�เด�ยวได�เลย สำ�วนในค์วามหมายข้อุงค์!าแปลท�&ว�า "สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�" น�.น อุธิ�บายง�าย ๆ ได�ว�า หมายถึ#ง สำ!าน�กงานท�&ใช�เค์ริ%&อุงค์อุมพั�วเตอุริ�น�&นเอุง ( ในภาษาอุ�งกฤษ บางท�ใช� automated office) สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�(Office Automation)

Page 3: Introduction to Office Automation

Office Automation

สำ�านักี่งานัอัตโนัมต� (Office Automation) เป�นักี่ารู้นั�าเอัาเทั่คโนัโลย�ใหม�มาใช้�ช้�วยให�กี่ารู้ปฏิ�บต�งานัในัสำ�านักี่งานัม�ปรู้ะสำ�ทั่ธิ�ภาพม�ความคล�อังตวสำะดวกี่รู้วดเรู้'วมากี่ขึ้)*นั โดยกี่ารู้นั�าเอัาอั+ปกี่รู้ณ์-อั�เล'กี่ทั่รู้อันั�กี่สำ-คอัมพ�วเตอัรู้-มาใช้�ในักี่ารู้จัดทั่�า กี่ารู้เกี่'บรู้กี่ษา กี่ารู้สำ�งขึ้�อัม�ลกี่ารู้ต�ดต�อัสำ0อัสำารู้ในัสำ�านักี่งานั ทั่*งยงเป�นักี่ารู้ลดปรู้�มาณ์กี่รู้ะดาษลง สำามารู้ถสำ0อัสำารู้ผ่�านัทั่างจัอัคอัมพ�วเตอัรู้-ได�อัย�างรู้วดเรู้'ว กี่ารู้จัดเกี่'บเอักี่สำารู้ สำามารู้ถนั�าเอัาเครู้0อังม0อัเครู้0อังใช้�ในักี่ารู้จัดเกี่'บมาช้�วยให�กี่ารู้จัดเกี่'บม�ปรู้ะสำ�ทั่ธิ�ภาพมากี่ขึ้)*นัค�นัหาได�ง�ายและปรู้ะหยดพ0*นัทั่�ในักี่ารู้จัดเกี่'บ นัอักี่จัากี่นั�* ยงม�เครู้0อังม0อัเครู้0อังใช้�และอั+ปกี่รู้ณ์-อั0นัๆ อั�กี่มากี่มายสำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

Page 4: Introduction to Office Automation

ความหมายขึ้อังสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

การิสำริ�างริะบบท�&ใช�ในการิปริะมวลข้�าวข้�อุม4ลไม�ว�าจะอุย4�ในริ4ปแบบข้อุงข้�อุม4ลท�&เป*นต�วเลข้ ริ4ปภาพัข้�อุค์วาม และเสำ�ยงท�&ม�ริะบบเป*นริ4ปแบบสำามาริถึเก/บและเริ�ยกมาใช�งานได�ตามต�อุงการิ การิบริ�หาริข้�อุม4ลข้�าวสำาริสำะดวกริวดเริ/ว ป5จจ�ยท�&สำ!าค์�ญต�อุริะบบสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ค์%อุ ริะบบการิสำ%&อุสำาริ โทริค์มนาค์ม ซึ่#&งเป*นการิสำ%&อุสำาริเช%&อุมต�อุในการิริวบริวมแลกเปล�&ยนข้�อุม4ลริะหว�างก�น ด�งน�.นการิได�เปริ�ยบเสำ�ยเปริ�ยบจ#งว�ดก�นท�&ใค์ริม�ข้�อุม4ลข้�าวสำาริเพั%&อุน!ามาต�ดสำ�นใจได�ด�กว�า ถึ4กต�อุงกว�าท�นสำม�ยกว�าและริวดเริ/วกว�า

Page 5: Introduction to Office Automation

ความหมายขึ้อังสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต� (Office Automation ) ค์%อุ กริะบวนการิในการิน!าเทค์โนโลย�มาช�วยค์นในสำ!าน�กงานให�ท!างานได�อุย�างม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัย�&งข้#.น เทค์โนโลย�ท�&น!ามาใช�น�.นริวมถึ#งค์อุมพั�วเตอุริ�และอุ�ปกริณี�สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต� เช�น เค์ริ%&อุงพั�มพั�ด�ดชน�ดต�างๆ ท�&อุาศั�ยเทค์โนโลย�ช� .นสำ4ง การิสำ%&อุสำาริด�วยเทค์โนโลย�ทางการิสำ%&อุสำาริ เช�น ริะบบโทริศั�พัท�อุ�ตโนม�ต�ด�จ�ตอุล โทริสำาริ การิสำ%&อุสำาริผ่�านดาวเท�ยม ไฟเบอุริ�อุอุฟต�ค์ ฯลฯ การิน!าริะบบสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�มาใช�จะช�วยให�อุงค์�การิได�ข้�อุม4ลท�&ริวดเริ/วท�นต�อุค์วามต�อุงการิ ข้�อุม4ลม�ค์วามถึ4กต�อุงมากข้#.น ปริะหย�ดค์�าใช�จ�ายในริะยะยาว ลดเวลาในการิท!างานและเพั�&มปริะสำ�ทธิ�ภาพัในการิต�ดต�อุสำ%&อุสำาริ ในข้ณีะเด�ยวก�นก/ลดงานด�านการิจ�ดท!าเอุกสำาริและการิจ�ดเก/บเอุกสำาริ ลดปริ�มาณีกริะดาษท�&ใช�ในสำ!าน�กงานให�ลดน�อุยลง

Page 6: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยทั่�สำ�าคญ ริะบบการิสำ%&อุสำาริ โทริค์มนาค์ม ซึ่#&งเป*นการิสำ%&อุสำาริ

เช%&อุมต�อุในการิริวบริวมแลกเปล�&ยนข้�อุม4ลริะหว�างก�น ด�งน�.นการิได�เปริ�ยบเสำ�ยเปริ�ยบจ#งว�ดก�นท�&ใค์ริม�ข้�อุม4ลข้�าวสำาริเพั%&อุน!ามาต�ดสำ�นใจได�ด�กว�า ถึ4กต�อุงกว�าท�นสำม�ยกว�าและริวดเริ/วกว�า

สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต� (Office Automation) ค์%อุ กริะบวนการิในการิน!าเทค์โนโลย�มาช�วยค์นในสำ!าน�กงานให�ท!างานได�อุย�างม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัย�&งข้#.น เทค์โนโลย�ท�&น!ามาใช�น� .นริวมถึ#งค์อุมพั�วเตอุริ�และอุ�ปกริณี�สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�

Page 7: Introduction to Office Automation

อังค-ปรู้ะกี่อับขึ้อังกี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� OA ปริะกอุบด�วยข้�อุม4ลต�วเลข้ ริ4ปภาพั ข้�อุค์วาม และเสำ�ยงท�&

สำามาริถึเช%&อุมโยงก�นได�หมดและจ�ดเริ�&มต�นข้อุง OA เป*นการิ ต�อุค์อุมพั�วเตอุริ�เข้�าก�บเค์ริ%&อุงพั�มพั�ด�ด โทริศั�พัท�ก/สำามาริถึ

ท!างานได�อุย�างอุ�ตโนม�ต�และจะพั�ฒนาถึ#งข้�.น สำามาริถึใช�โดย ไม�ต�อุงเปล�&ยนเค์ริ%&อุง จนน!าโทริศั�พัท�มาใช�เป*นห�วใจสำ!าค์�ญ

ข้อุง OA ท�&จะข้ยายเค์ริ%อุข้�ายอุอุกไปได�ท�&วถึ#งท�กจ�ดใน อุนาค์ตข้�างหน�า OA จะพัยายามหาว�ธิ�การิเช%&อุมอุ�ปกริณี�

ต�างๆ หริ%อุเค์ริ%&อุงใช�ในสำ!าน�กงานท�&ม�อุย4�แล�วไม�ว�าจะเป*นย�&ห�อุ ใดก/ตามมาใช�ริ�วมก�นได�ด�งน�.น จะเห/นว�าม�ค์วามแตกต�างข้อุง

ค์วามหมายค์!าว�า "สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�" อุย4�มากมาย เพัริาะ ผ่4�น!าด�านน�. ค์%อุ ญ�&ป�=นและสำหริ�ฐอุเมริ�กา ก/ม�แนวค์วามค์�ดใน

ด�านน�.ไม�เหม%อุนก�น

Page 8: Introduction to Office Automation

อังค-ปรู้ะกี่อับขึ้อังกี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� โดยสำหริ�ฐมอุงว�าสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ต�อุงเป*นริะบบปริะสำาน

ก�น แต�ญ�&ป�=นมอุงเห/นว�า OA เป*นการิหาเค์ริ%&อุงม%อุหริ%อุว�ธิ� การิใดๆ ก/ตามเพั%&อุปริ�บปริ�งปริะสำ�ทธิ�ภาพัข้อุงการิท!างานใน

สำ!าน�กงาน ด�งน�.นสำ!าน�กงานใดท�&ม��งเค์ริ%&อุงม%อุอุ�ปกริณี�เพั�ยง แต�เค์ริ%&อุงค์�ดเลข้ไฟฟ?าเท�าน�.น ก/อุาจเริ�ยกว�า สำ!าน�กงาน

อุ�ตโนม�ต� นอุกจากน�.นผ่4�เก�&ยวก�บวงการิสำ!าน�กงาน ย�งมอุงว�าค์วามสำ�มพั�นธิ�ข้อุงค์นท�&ท!างานอุย4�ในสำ!าน�กงานริ�วมก�บว�ตถึ�

ต�างๆ ได�แก� เฟอุริ�น�เจอุริ� เค์ริ%&อุงใช� ค์อุมพั�วเตอุริ� โทริศั�พัท� เค์ริ%&อุงจดบ�นท#กค์!าบอุก เค์ริ%&อุงถึ�ายเอุกสำาริ เค์ริ%&อุงพั�มพั�ด�ด

และอุ�ปกริณี�ต�างๆ ในล�กษณีะค์วามสำ�มพั�นธิ�ริะหว�างค์นก�บ เค์ริ%&อุงจ�กริ (Man-Machine Relation) และพัยายามจ�ด

สำริ�างท�&ท!างานให�เหมาะสำมก�บการิริอุงริ�บอุ�ปกริณี�เค์ริ%&อุงม%อุ เค์ริ%&อุงใช�ท�นสำม�ยอุ%&นๆ เป*นริะบบสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�

Page 9: Introduction to Office Automation

วตถ+ปรู้ะสำงค-ขึ้อังกี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� ค์%อุ การิจ�ดเตริ�ยมอุ�ปกริณี�เพั%&อุท�&จะช�วยเหล%อุผ่4�

ปฏิ�บ�ต�งานในการิริวบริวมข้�อุม4ลว�เค์ริาะห�หาว�ธิ�การิแก�ป5ญหาท�&เป*นไปได�และเผ่ยแพัริ�ข้�อุม4ลให�ผ่4�อุ%&นทริาบ ว�ตถึ�ปริะสำงค์�การิน!าสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�มาใช�ค์%อุ

1. ต�อุงการิค์วามสำะดวก2. ต�อุงการิสำ�&งผ่�านสำาริสำนเทศัอุย�างต�อุเน%&อุง3. เพั%&อุลดปริ�มาณีค์นงาน และปริ�มาณีงานด�านเอุกสำาริ4. ต�อุงการิค์วามย%ดหย��น5. เพั%&อุท�&จะสำามาริถึข้ยายงานต�อุไปได�ในอุนาค์ต

Page 10: Introduction to Office Automation

ขึ้�อัด�ขึ้อังสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

1. ได�ข้�อุม4ลริวดเริ/วท�นท�ก�บค์วามต�อุงการิ2. ข้�อุม4ลท�&ได�ม�ค์วามถึ4กต�อุงมากข้#.น3. ปริะหย�ดเวลาและค์�าใช�จ�ายในด�านแริงงาน4. เพั�&มปริะสำ�ทธิ�ภาพัด�านการิต�ดต�อุสำ%&อุสำาริ5. ลดงานในการิค์วบค์�มท�&ไม�จ!าเป*น6. เก�ดการิค์วบค์�มงานในภาพัริวมด�ข้#.น เพัริาะค์�ณีภาพังานสำ4งข้#.น7. ช�วยปริ�บปริ�งข้ว�ญและก!าล�งใจในการิท!างานและ

เพั�&มค์วามพั#งพัอุใจในงาน

Page 11: Introduction to Office Automation

6. ขึ้�อัเสำ�ยในักี่ารู้ใช้�รู้ะบบ สำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

1. เค์ริ%&อุงใช�สำ!าน�กงานสำ�วนใหญ�ต�อุงใช�กริะแสำไฟฟ?า หากไฟฟ?าข้�ดข้�อุงไม�สำามาริถึใช�เค์ริ%&อุงม%อุ หริ%อุอุอุ�

ปกริณี�ได�2. หน�วยงานท�&อุย4�ห�างไกลม�อุ�ปสำริริค์มากเช�นไม�ม�ริะบบไฟฟ?า(ใช�อุ�ปกริณี�ไม�ได�) ไม�ม�โทริศั�พัท�(ใช�ริะบบสำ%&อุสำาริไม�ได�)3. เค์ริ%&อุงค์อุมพั�วเตอุริ�ในป5จจ�บ�นม�ป5ญหาแทริกซึ่�อุน

ในเริ%&อุงไวริ�สำมากมาย บางค์ริ�.งอุาจท!าให�ข้�อุม4ลท�&บ�นท#กไว�หายไปหมด4. เค์ริ%&อุงใช� อุ�ปกริณี�ม�ริาค์าแพัง

Page 12: Introduction to Office Automation

6. ขึ้�อัเสำ�ยในักี่ารู้ใช้�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 5. ข้าดบ�ค์ลากริท�&ม�ค์วามช!านาญเฉพัาะในการิใช�

เค์ริ%&อุงม%อุ6. เค์ริ%&อุงม%อุเทค์โนโลย� สำ%&อุสำม�ยใหม�ม�การิพั�ฒนา

เปล�&ยนแปลงเริ/ว ล�าสำม�ยเริ/ว7. เค์ริ%&อุงม%อุอุ�เล/กทริอุน�กสำ�ท�&ม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัสำ4งสำ�วนใหญ�เป*นอุ�ปกริณี�น!าเข้�าจากต�างปริะเทศัท!าให�ปริะเทศัไทยต�อุงเสำ�ยด�ลการิค์�า8. ซึ่อุฟแวริ�ค์อุมพั�วเตอุริ�สำ�วนใหญ�ม�ล�ข้สำ�ทธิ�Aการิน!า

มาใช�ต�อุงม�ค์�าใช�จ�ายสำ4ง

Page 13: Introduction to Office Automation

ขึ้�อัควรู้พ�จัารู้ณ์าในักี่ารู้นั�ารู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�มาใช้�ในัสำ�านักี่งานัม�ดงนั�* 1. การิว�เค์ริาะห�ค์วามต�อุงการิข้อุงผ่4�ใช�

2. การิอุอุกแบบริะบบและอุ�ปกริณี�อุ�ตโนม�ต�3. การิจ�ดหาอุ�ปกริณี�และริะบบอุ�ตโนม�ต�4. การิน!าริะบบสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�มาต�ดต�.งในสำ!าน�กงาน5. การิปริะเม�นผ่ลและบ!าริ�งริ�กษาริะบบ

Page 14: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ว�เครู้าะห-ความต�อังกี่ารู้ขึ้อังบ+คลากี่รู้ในัอังค-กี่รู้

เป*นข้�.นตอุนข้อุงการิเก/บริวบริวมการิหาข้�อุม4ล โดยการิสำอุบถึามหริ%อุสำ�มภาษณี�ผ่4�ปฏิ�บ�ต�งานในสำ!าน�กงานเก�&ยวก�บค์วามค์ล�อุงต�วในการิปฏิ�บ�ต�งาน ป5ญหาอุ�ปสำริริค์ในการิท!างานเป*นสำาเหต�มาจากเค์ริ%&อุงม%อุเค์ริ%&อุงใช�หริ%อุไม� การิเก/บข้�อุม4ลในข้�.นตอุนน�.ค์วริให�ผ่4�ตอุบแสำดงค์วามเห/นและค์วามพั#งพัอุใจต�อุการิน!าริะบบสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�มาใช� สำามาริถึสำนอุงค์วามต�อุงการิข้อุงพัน�กงานได�หริ%อุไม� ป5ญหาจะได�ริ�บการิแก�ไข้มากน�อุยเพั�ยงใด ผ่4�ใช�หริ%อุพัน�กงานม�ค์วามต�อุงการิสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�หริ%อุไม�

Page 15: Introduction to Office Automation

กี่ารู้อัอักี่แบบรู้ะบบและอั+ปกี่รู้ณ์-อัตโนัมต�ทั่�ต�อังกี่ารู้

เม%&อุได�สำอุบถึามค์วามต�อุงการิเค์ริ%&อุงใช�สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�แล�ว ได�ริ�บการิยอุมริ�บจากพัน�กงานสำ�วนใหญ� ค์วริได�ริ�บการิอุอุกแบบริะบบโดยผ่4�เช�&ยวชาญด�านสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�เก�&ยวก�บริะบบท�&จะน!ามาใช�ปริะโยชน�ในงานสำ!าน�กงานได�เช�น ริะบบปริะมวลค์!า ริะแบบแฟ?มอุ�เล/กทริอุน�กสำ� ริะบบค์อุมพั�วเตอุริ� และการิเช%&อุมโยง

Page 16: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดหาอั+ปกี่รู้ณ์-

เม%&อุทริาบแล�วว�าสำ!าน�กงานต�อุงการิอุ�ปกริณี�สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ใดบ�าง ก/ท!าการิจ�ดหาโดยการิศั#กษาหาข้�อุม4ลจากต�วแทนจ!าหน�ายหลายๆ แห�ง เพั%&อุทริาบข้�อุม4ลข้�อุได�เปริ�ยบเสำ�ยเปริ�ยบข้อุงอุ�ปกริณี�แต�ละชน�ดน!ามาเปริ�ยบเท�ยบก�น แล�วจ�ดหาหริ%อุจ�ดซึ่%.อุอุ�ปกริณี�ท�&ด�ท�&สำ�ดและเหมาะสำมท�&สำ�ดก�บล�กษณีะงานและงบปริะมาณี อุาจกริะท!าได�โดยการิซึ่%.อุหริ%อุการิเช�าก/ได� โดยพั�จาริณีาการิบริ�หาริหล�งการิข้าย การิฝึCกอุบริมท�&จะจ�ดให�ผ่4�ซึ่%.อุอุ�ปกริณี�สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�

Page 17: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดเตรู้�ยมสำถานัทั่�ต�ดต*งและกี่ารู้จัดฝึ8กี่อับรู้มให�ความรู้��แกี่�พนักี่งานั

เม%&อุได�พั�จาริณีาจ�ดหาอุ�ปกริณี�สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�แล�ว ในช�วงการิต�ดต�.งต�อุงม�การิจ�ดเตริ�ยมสำถึานท�&ให�พัริ�อุม เช�น การิเด�นสำายไฟใหม� การิเด�นทายเค์เบ�ลเช%&อุมโยงจ�ดต�างๆ การิจ�ดซึ่%.อุซึ่อุฟต�แวริ� ริวมท�.งม�การิฝึCกอุบริมพั�ฒนาพัน�กงานให�สำามาริถึใช�ปริะโยชน�จากอุ�ปกริณี�สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�น� .นได�อุย�างเต/มท�& ม�การิสำอุนว�ธิ�ใช� การิสำาธิ�ตโดยผ่4�ข้ายจ�ดให�แก�สำ!าน�กงานผ่4�ซึ่%.อุอุ�ปกริณี�น�.น

Page 18: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ปรู้ะเม�นัผ่ลและกี่ารู้บ�ารู้+งรู้กี่ษารู้ะบบ

เม%&อุได�น!าอุ�ปกริณี�สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�มาใช�ภายในสำ!าน�กงานแล�ว ค์วริม�การิปริะเม�นผ่ลงานว�าม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัมากข้#.นหริ%อุไม� เพั�ยงใด เก�ดป5ญหาข้�ดข้�อุงอุะไริหริ%อุไม� พัน�กงานย�งเป*นบ�ค์ค์ลท�&ม�ค์�ณีค์�าต�อุสำ!าน�กงานอุย4�หริ%อุไม� และค์�าใช�จ�ายท�&ต�อุงสำ4ญเสำ�ยไปเพั%&อุการิน�.สำอุดค์ล�อุงก�บผ่ลงานท�&ท!าได�หริ%อุไม� เม%&อุทริาบป5ญหาแล�วค์วริท!าการิปริ�บปริ�งริะบบ เช�น การิเปล�&ยนแปลงอุ�ปกริณี�ใหม� การิยกเล�กริะบบท�&ไม�จ!าเป*น หริ%อุการิข้ยายอุ�ปกริณี�เพั�&มข้#.น การิเพั�&มล4กข้�ายเพั%&อุค์วามม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัมากย�&งข้#.น

Page 19: Introduction to Office Automation

กี่รู้ะบวนักี่ารู้ทั่�างานัขึ้อังรู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� การิท!างานในสำ!าน�กงาน ถึ�าน!ามาว�เค์ริาะห�ก�นจริ�งๆ

แล�ว จะพับว�าท�กค์นท!างานเก�&ยวก�บข้�อุม4ลข้�าวสำาริ (information) ข้�อุม4ลข้�าวสำาริน�.นอุาจจะมาจากหลายริ4ปแบบ ไม�ว�าจะเป*นข้�อุม4ลด�บ เช�น ต�วเลข้ (Data) ต�วอุ�กษริ (Text) ริ4ปภาพัผ่�งและกริาฟ (Image) ตลอุดจนเสำ�ยง (Voice) ท�&ใช�ในการิสำ%&อุสำาริสำ�งข้�าวให�ก�นและก�น ข้�อุม4ลในริ4ปแบบต�างๆ เหล�าน�.ล�วนเป*นสำ�&งสำ!าค์�ญท�&ท!าให�งาน ข้อุงสำ!าน�กงานด!าเน�นไปได�ด�วยด� การิจ�ดการิก�บข้�อุม4ลเหล�าน�. แบ�งได�เป*น 3 ล�กษณีะ ค์%อุ

Page 20: Introduction to Office Automation

1.   การิริวบริวมข้�อุม4ลข้�าวสำาริ 2. การิแลกเปล�&ยนข้�อุม4ลข้�าวสำาริ 3. การิต�ดสำ�นใจโดยอุาศั�ยข้�อุม4ลข้�าวสำาริเป*นพั%.น

ฐานข้อุงการิพั�จาริณีา

Page 21: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�หลกี่สำ�าหรู้บงานัสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ม�อัย�� 3 ปรู้ะเภทั่ ค0อั

ก. เทค์โนโลย�ค์อุมพั�วเตอุริ� หมายถึ#ง อุ�ปกริณี�ค์อุมพั�วเตอุริ�ท�.งหมดข้. เทค์โนโลย�สำ!าน�กงานได�แก� เค์ริ%&อุงพั�มพั�ด�ดท�&ท!าสำ!าเนาได�หลายช�ด เค์ริ%&อุงถึ�ายเอุกสำาริ เป*นต�นค์. เทค์โนโลย�การิสำ%&อุสำาริได�แก� โทริศั�พัท� การิสำ%&อุสำาริผ่�านดาวเท�ยม

Page 22: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

ในริะบบ OA พับว�าหน�าท�&ข้อุงหล�กตลอุดจนสำ%&อุอุ�ปกริณี�เค์ริ%&อุงม%อุและริะบบงานแตกต�างจากริะบบสำ!าน�กงานแบบด�.งเด�ม หากจะมอุงภาพัริวมข้อุงหน�าท�&และริะบบหล�กใน OA อุาจแสำดงด�วยภาพัข้�างล�างน�. ซึ่#&งเป*นการิริ�วมและริวมก�นข้อุงท�.งริะบบค์อุมพั�วเตอุริ� ริะบบต�ดต�อุสำ%&อุสำาริ และริะบบข้�อุม4ลภายใน OA ด�วยภาพัวงกลม 5 วงจากวงนอุกเข้�าสำ4�วงใน

Page 23: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

อุธิ�บายได�ด�งน�. การิใช�ริะบบการิท!างานข้อุงค์อุมพั�วเตอุริ�ซึ่#&งปริากฏิ

ข้�อุม4ลบนจอุภาพั สำามาริถึเพั�&มปริะสำ�ทธิ�ภาพัด�านการิต�ดต�อุสำ%&อุสำาริเพัริาะสำามาริถึใช�ปริะสำาทสำ�มผ่�สำทางตา ห4 ไปพัริ�อุมก�นจ#งช�วยให�เก�ดค์วามเข้�าใจและค์วามจ!าสำมบ4ริณี�ข้#.น พัริ�อุมท�.งสำ%&อุสำาริได�ไกลและกว�างย�&งข้#.น ช�วยลดค์วามจ!าเจซึ่!.าซึ่ากข้อุงงานลงได�ท!าให�ไม�เบ%&อุงาน ป5จจ�บ�นเป*นย�ค์ข้�าวสำาริข้�อุม4ล ด�งน�.นหน�วยงานธิ�ริก�จได�ม�การิพั�ฒนาน!าเอุาเทค์โนโลย�สำม�ยใหม�เข้�ามาช�วยในการิบริ�หาริงานให�การิต�ดต�อุสำ%&อุสำาริเป*นไปได�อุย�างสำะดวกริวดเริ/ว

Page 24: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

ซึ่#&งในอุนาค์ตค์นท!างานในสำ!าน�กงานจะค์�อุยๆ น�อุยลง เพัริาะบ�ค์ลากริม�ค์วามริ4 �เก�&ยวก�บเทค์โนโลย�มากข้#.น ก/สำามาริถึท�&จะท!างานอุย4�ท�&บ�านใช�การิต�ดต�อุสำ%&อุสำาริก�นก/จะท!าให�การิท!างานน�.นสำ!าเริ/จผ่ลได� ท�.งน�.เพัริาะท�กค์นต�างก/จะหล�กหน�ป5ญหาต�างๆ เช�น การิจริาจริ ป5ญหา มลภาวะเป*นพั�ษต�างๆ ตลอุดจนช�วยลดริะยะเวลาในการิเด�นทาง และปริะหย�ดค์�าใช�จ�ายต�างๆ ได�เป*นอุย�างด� การิต�ดต�อุสำ%&อุสำาริด�วยริะบบเค์ริ%&อุงม%อุท�&ไฮเทค์โนโลย�จะช�วยการิบริ�หาริหริ%อุการิท!างานในสำ!าน�กงานลดน�อุยลงได� เช�น

Page 25: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

1. การิเก/บและค์�นหาข้�าวสำาริด�วยริะบบ อุ�เล/กทริอุน�กสำ� ค์%อุ การิใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�บ�นท#ก

ข้�อุม4ลต�างๆ เม%&อุต�อุงการิใช�ก/สำามาริถึเริ�ยกด4ได�จาก หน�าจอุ โดยไม�ต�อุงเสำ�ยเวลาค์�นหาเอุกสำาริท�&ม�ข้� .น

ตอุนย��งยากสำล�บซึ่�บซึ่�อุนในกริณี�เก/บไว�นานหลายปE โดยใช�เวลาเพั�ยงไม�ก�&นาม� เช�น น!ามาเก/บทะเบ�ยน

ปริะว�ต� บ�ญช�เง�นเด%อุน บ�ญช�ริายการิสำ�นค์�าและ แผ่นงานต�างๆ เป*นต�น

Page 26: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

2. การิสำ�งข้�าวสำาริด�วยริะบบอุ�เล/กทริอุน�กสำ� ซึ่#&งแต� เด�มใช�การิเด�นหน�งสำ%อุ ซึ่#&งในป5จจ�บ�นการิสำ�งข้�าวสำาริ

ด�วยริะบบอุ�เล/กทริอุน�กสำ�สำามาริถึให�ข้�าวปริากฏิบน เทอุริ�ม�น�ล โดยถึ4กค์วบค์�มด�วยค์อุมพั�วเตอุริ�

ข้�าวสำาริใดสำ�งไปให�ใค์ริเม%&อุไหริ� การิตอุบริ�บเม%&อุไหริ�และม�ค์!าตอุบกล�บมาว�าอุย�างไริ

3. การิจ�ดริะบบ "เว�ริ�ดโพัริเซึ่สำซึ่�&ง" (Word Processing) และการิวางริ4ปแบบข้อุงเอุกสำาริ ค์%อุ

น!ามาทดแทนเค์ริ%&อุงพั�มพั�ด�ด น!ามาใช�ในการิพั�มพั� งานเอุกสำาริท!าให�เอุกสำาริม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัมากข้#.น

Page 27: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

4. การิจ�ดริะบบช�วยบริ�หาริและเค์ริ%&อุงค์อุมพั�วเตอุริ�สำ�วนต�ว ค์%อุการิบ�นท#กตาริางและก!าหนดน�ดหมาย การิเก/บสำถึ�ต�

ต�างๆ การิจ�ดเก/บริวบริวมเริ%&อุงไว�เป*นแฟ?มเป*นหมวดหม4�ท�& จะค์�นหาและเริ�ยกด4ได�สำะดวก ริวมท�.งจ�ดท!าทะเบ�ยนต�างๆ

5. การิต�ดต�อุก�บริะบบสำ%&อุสำาริข้�อุม4ล หริ%อุสำถึานท�&ให�บริ�การิทางด�านข้�อุม4ลจากภายนอุกริวมท�.งการิจ�ดริะบบ"ว�อุยสำ�โพัริเซึ่สำซึ่�&ง" (Voice Processing) ค์%อุการิต�ดต�อุแลกเปล�&ยนข้�าวสำาริจากสำถึานบริ�การิค์อุมพั�วเตอุริ�จากภายนอุก

จะบ�นท#กเสำ�ยงพั4ดไปให�บ�ค์ค์ลอุ%&นได�ฟ5ง โดยเสำ�ยเวลาพั4ด เพั�ยงค์ริ�.งเด�ยว ช�วยปริะหย�ดเวลาและไม�ต�อุงเสำ�ยอุาริมณี� มาน�&งช�.แจงซึ่!.าๆ ก�น และบ�นท#กเสำ�ยงผ่4�ท�&ต�ดต�อุเข้�ามา

พัริ�อุมก�บช%&อุค์นท�&โทริเข้�ามาเวลาและริายละเอุ�ยดต�างๆได�

Page 28: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

การิจ�ดสำ!าน�กงานในอุนาค์ต หริ%อุการิจ�ดสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต� (Office Automation) หริ%อุเริ�ยกย�อุๆ ว�า OAเป*นการิให�ค์วามสำ!าค์�ญข้อุงค์อุมพั�วเตอุริ� หริ%อุเทค์โนโลย�ช� .นสำ4ง เพั%&อุท�&จะให�สำอุดค์ล�อุงก�บค์วามเป*นไปข้อุงโลกท�&ก!าล�งเปล�&ยนแปลงไปท�กว�นน�. สำ!าน�กงานค์วริท�&จะเห/นค์วามสำ!าค์�ญข้อุงริะบบเทค์โนโลย�ให�มากข้#.น โดยค์วริท�&จะน!าเทค์โนโลย�ใหม�ๆ เข้�ามาใช�บริ�หาริงานในสำ!าน�กงาน เพั%&อุท�&จะเสำริ�มสำริ�างปริะสำ�ทธิ�ภาพัในการิท!างานข้อุงค์นในสำ!าน�กงานให�สำ4งข้#.นอุย4�ตลอุดเวลาแต�อุย�างไริก/ตาม ข้ณีะน�.การิจ�ดสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ด�งท�&กล�าวมาข้�างต�น ย�งอุย4�ในริ4ปแบบท�&ไม�สำมบ4ริณี� เพัริาะธิ�ริก�จต�างๆพั�ฒนาไปสำ4�ริะบบอุ�ตโนม�ต�ได�ไม�เท�าก�น ม�การิว�เค์ริาะห�ก�นว�าแนวโน�มค์วามเป*นไปได�ข้อุง OA (Office Automation) ในเม%อุงไทยน�.นค์งใช�เวลาอุ�กไม�ก�&ปE

Page 29: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

เพัริาะการิพั�ฒนาริะบบการิบริ�หาริสำม�ยใหม�ม�การิแข้�งข้�นก�นอุย�างริ�นแริง ผ่4�บริ�หาริจะถึ4กกดด�นจากการิท!างานสำ4งข้#.น ต�อุงท!างานแข้�งก�นท�.งเวลา สำภาพัเศัริษฐก�จ สำภาพัการิตลาดเปล�&ยนแปลงอุย4�ตลอุดเวลา จ!าเป*นต�อุงใช�การิต�ดสำ�นใจอุย�างฉ�บพัล�น หากอุาศั�ยเพั�ยงปริะสำบการิณี�เพั�ยงอุย�างเด�ยว ย�อุมถึ%อุว�าเป*นการิเสำ�&ยงเก�นไปโดยไม�จ!าเป*น หากสำามาริถึใช�สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�มาช�วยลดอุ�ตริาการิเสำ�&ยงลง โดยเพั�&มค์วามแม�นย!าข้อุงข้�าวสำาริข้�อุม4ลมากข้#.น ย�อุมท�นต�อุเหต�การิณี�สำ!าหริ�บการิบริ�หาริในป5จจ�บ�น และแนวโน�มต�อุไปข้อุง OA จะเข้�ามาเป*นห�วใจสำ!าค์�ญข้อุงการิด!าเน�นงานในอุงค์�การิต�อุไปในอุนาค์ต

Page 30: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� ค0อั

กริะบวนการิในการิน!าเทค์โนโลย�มาช�วยค์นในสำ!าน�กงานให�ท!างานได�อุย�างม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัย�&งๆ ข้#.น อุาจจะม�อุ�ปกริณี�เค์ริ%&อุงท��นแริง และปริะหย�ดเวลาชน�ดต�างๆ เช�น ริะบบไปริษณี�ย�อุ�เล/กทริอุน�กสำ� ริะบบการิต�อุเค์ริ%&อุงค์อุมพั�วเตอุริ�ใช�งานได�หลายริ4ปแบบ ตลอุดจนการิใช�เค์ริ%&อุงใช�สำ!าน�กงานท�&อุาศั�ยเทค์โนโลย�ช� .นสำ4ง

Page 31: Introduction to Office Automation

ลกี่ษณ์ะขึ้อังสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

ล�กษณีะพั�เศัษอุย�างหน#&งข้อุงสำ!าน�กงานในอุนาค์ตท�&เห/นได�อุย�างช�ดเจน ค์%อุ การิใช�ปริะโยชน�อุย�างกว�างข้วางข้อุงริะบบค์ริบวงจริ การิน!าสำ�&งปริะด�ษฐ�ทางด�านอุ�เล/กทริอุน�กสำ�มาใช�ในข้�.นตอุนการิปฏิ�บ�ต�งาน!าสำ!าน�กงานอุย�างกว�างข้วาง จากการิเปริ�ยบเท�ยบสำ!าน�กงานเม%&อุ 15 ปEท�&ผ่�านมาก�บสำ!าน�กงานในป5จจ�บ�นจะเห/นได�ว�าป5จจ�บ�นม�การิใช�เค์ริ%&อุงใช�สำ!าน�กงานท�&เป*นอุ�เล/กทริอุน�กสำ�มากกว�า และถึ�าเปริ�ยบเท�ยบสำ!าน�กงานป5จจ�บ�นก�บสำ!าน�กงานในอุนาค์ตจะพับว�า สำ!าน�กงานในอุนาค์ตม�การิใช�อุ�ปกริณี�อุ�เล/กทริอุน�กสำ�ค์ล�ายก�บป5จจ�บ�น แต�จะม�ค์วามสำะดวกและค์ล�อุงต�วในการิใช�มากกว�า

Page 32: Introduction to Office Automation

ลกี่ษณ์ะขึ้อังสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

และม�สำ�&งท�&น�าสำ�งเกตอุย4�ข้�อุหน#&งค์%อุ ย�&งม�การิใช�เค์ริ%&อุงม%อุอุ�เล/กทริอุน�กสำ�มากเท�าไหริ� การิใช�บ�ค์ลากริในการิปฏิ�บ�ต�งานจะน�อุยลงเท�าน�.น เม%&อุจ!านวนบ�ค์ลากริลดลง น�กวางแผ่นสำ!าน�กงานจ!านวนมากได�ค์าดการิณี�ก�นว�าอุ�ตริาเพั�&มข้อุงกริะดาษท�&ใช�ในสำ!าน�กงานในอุนาค์ตจะลดลงเช�นก�นล�กษณีะพั�เศัษอุ%&นๆ ข้อุงสำ!าน�กงานในอุนาค์ตค์%อุค์วามสำามาริถึในการิค์�นหาข้�อุม4ลและเก/บข้�อุม4ลอุย�างม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพั ข้�อุม4ลท�&อุย4�ในริะบบจะไม�ซึ่!.าซึ่�อุนและสำะดวกในการิค์�นหา นอุกจากน�.นสำ!าน�กงานในอุนาค์ตจะใช�ปริะโยชน�จากเค์ริ%&อุงม%อุเค์ริ%&อุงใช� และการิอุอุกแบบข้�.นตอุนการิปฏิ�บ�ต�งาน เพั%&อุง�ายต�อุการิต�ดสำ�นใจในเริ%&อุงการิบริ�หาริจ�ดการิ

Page 33: Introduction to Office Automation

ลกี่ษณ์ะขึ้อังสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

สำ!าน�กงานในอุนาค์ตจะช�วยในการิปริะหย�ดพัล�งงาน เพั%&อุให�สำอุดค์ล�อุงก�บสำถึานการิณี�ในป5จจ�บ�นท�&ริ�ฐบาลได�อุอุกกฏิเก�&ยวก�บข้อุบข้�ายการิปริะหย�ดพัล�งงานมาใช� พัล�งงานท�&เริาต�อุงช�วยก�นปริะหย�ดสำ�วนใหญ�จะเก�&ยวก�บ พัล�งงานค์วามริ�อุน ค์วามเย/น แสำงสำว�าง และน!.าเป*นต�น สำ!าหริ�บสำ!าน�กงานในอุนาค์ตก/เช�นก�น จะม�การิน!าเทค์น�ค์ในการิปริะหย�ดพัล�งงานมาใช�อุย�างเป*นริ4ปแบบสำากลเน%&อุงจากเค์ริ%&อุงม%อุเค์ริ%&อุงใช�ข้อุงสำ!าน�กงานในอุนาค์ตม�เทค์โนโลย�สำ4ง ท!าให�บ�ค์ลากริข้อุงอุงค์�การิสำามาริถึน�&งท!างานอุย4�ท�&บ�านได� โดยการิใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�ต�ดต�อุก�บริะบบใหญ�ในสำ!าน�กงาน

Page 34: Introduction to Office Automation

ลกี่ษณ์ะขึ้อังสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

ว�ธิ�การิน�.ช�วยปริะหย�ดค์�าใช�จ�ายข้อุงสำ!าน�กงานและต�วพัน�กงานเอุงสำ�วนผ่4�บริ�หาริก/เช�นก�น เพั�ยงแต�ต�ดต�.งจอุค์อุมพั�วเตอุริ�สำ!าหริ�บริ�บข้�อุม4ลจากสำ!าน�กงานมาด4ท�&บ�านเท�าน�.น ก/สำามาริถึท!างานได�โดยไม�ต�อุงเข้�าสำ!าน�กงาน สำามาริถึน�&งท!างานอุย4�ท�&บ�านได� สำ!าน�กงานในอุนาค์ตสำามาริถึลดต�นท�นได�หลายอุย�างไม�ว�าจะเป*นต�นท�นข้อุงเน%.อุท�&สำ!าน�กงานท�&ม�ริาค์าสำ4งมาก เม%&อุพัน�กงานท!างานท�&บ�าน สำ!าน�กงานก/ไม�ต�อุงม�ข้นาดใหญ�โตโดยไม�จ!าเป*น นอุกจากน�.นย�งลดต�นท�นในการิซึ่%.อุเฟอุริ�น�เจอุริ�สำ!าน�กงาน เค์ริ%&อุงม%อุเค์ริ%&อุงใช�สำ!าน�กงาน ตลอุดจนถึ#งการิลดต�นท�นเริ%&อุงค์�าใช�จ�ายในการิเตริ�ยมต�วไปท!างานค์�าน!.าม�น และอุ%&นๆ อุ�กมากมาย

Page 35: Introduction to Office Automation

กี่ารู้บรู้�หารู้ OA

ผ่4�บริ�หาริสำ!าน�กงานต�อุงพั�จาริณีา การิบริ�หาริสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต� หริ%อุ OA ให�ม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพั ต�.งแต�การิวางแผ่น จ�ดอุงค์�การิด4แลริะบบริ�กษาค์วามปลอุดภ�ย และปริะเม�นผ่ลข้อุง OA อุ�นท�&จริ�งแล�วก�อุนท!าการิต�ดต�.งริะบบค์อุมพั�วเตอุริ� จะต�อุงม�การิศั#กษาค์วามเหมาะสำมหริ%อุค์วามเป*นไปได� (Feasibility study หริ%อุ FS) ถึ�าพับว�าย�งไม�เหมาะสำมในเวลาน�.นก/ค์วริม�การิสำ!าริวจข้�อุได�เปริ�ยบในการิใช�และการิวางแผ่นล�วงหน�าในอุนาค์ตไว�ก�อุนเพัริาะไม�ว�าช�าหริ%อุเริ/ว สำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ต�อุงเก�ดข้#.นในอุงค์�การิไม�เฉพัาะสำ�วนใดสำ�วนหน#&งก/ต�อุงเก�ดข้#.นท�.งอุงค์�การิแน�นอุน

Page 36: Introduction to Office Automation

กี่ารู้วางแผ่นัและจัดอังค-กี่ารู้รู้ะบบ OA

ก�อุนอุ%&นต�อุงเข้�าใจค์วามสำามาริถึข้อุงค์อุมพั�วเตอุริ�และเทค์โนโลย�เพั%&อุต�ดสำ�นใจได�อุย�างชาญฉลาดและเปล�&ยนแปลงการิบริ�หาริสำ!าน�กงานแบบด�.งเด�มมาใช�แบบอุ�ตโนม�ต� โดยเริ�&มจากการิศั#กษาค์วามเหมาะสำม หริ%อุ FS ซึ่#&งต�อุงว�เค์ริาะห�ในปริะเด/นต�างๆ เช�นข้�อุม4ลท�&หน�วยงานต�อุงการิข้�อุเสำนอุข้อุงผ่4�ผ่ล�ตค์อุมพั�วเตอุริ�ท�&ตอุบสำนอุงค์วามต�อุงการิข้อุงหน�วยงานท�ศันค์ต�และค์วามค์�ดเห/นข้อุงบ�ค์ลากริในสำ!าน�กงานในการิปริ�บปริ�งริะบบบริ�หาริสำ!าน�กงาน เป*นต�น

Page 37: Introduction to Office Automation

โดยทั่วไปคอัมพ�วเตอัรู้-จัะเหมาะสำมถ�าสำถานักี่ารู้ณ์-ขึ้อังรู้ะบบขึ้�อัม�ลในัสำ�านักี่งานัม�ลกี่ษณ์ะดงต�อัไปนั�* 1 . ปริ�มาณีข้�อุม4ลม�มาก ม�แฟ?มข้�อุม4ลใหม�เก�ดข้#.นมาก และ

ม�ปริ�มาณีการิใช�สำ4ง 2. ม�ค์วามต�อุงการิริายงานท�&ถึ4กต�อุงและการิปริะมวลผ่ล

ท�&ริวดเริ/ว3. ม�ล�กษณีะงานเป*นก�จว�ตริ ตามเวลา ซึ่!.าๆ และจ!านวน

มาก 4. ม�ค์วามต�อุงการิบริ�หาริริะบบข้�อุม4ลอุย�างต�อุเน%&อุง   5. ต�อุงการิลดต�นท�นต�อุหน�วยข้อุงการิปริะมวลผ่ลข้�อุม4ล   6. ล4กค์�าต�อุงการิบริ�การิสำะดวกและริวดเริ/วข้#.น   7. ม�บ�นท#กหริ%อุงานเอุกสำาริในสำ!าน�กงานเป*นจ!านวนมาก

Page 38: Introduction to Office Automation

ผ่4�บริ�หาริริะด�บสำ4งอุาจม�การิเช/ค์สำอุบโดยใช�ใบตริวจริายการิ (Checklist) เก�&ยวก�บค์อุมพั�วเตอุริ� เช�น ค์วามสำามาริถึข้อุงริะบบ ต�วเค์ริ%&อุง หน�วยค์วามจ!า การิฝึCกอุบริม การิด4แลริ�กษา เป*นต�น เพั%&อุช�วยในการิเล%อุกซึ่%.อุ และต�ดสำ�นใจนอุกจากน�.นม�กให�ค์วามสำ!าค์�ญก�บการิปริะสำานสำ!าน�กงานเป*นหน#&งเด�ยว (coordinated office) ค์%อุม�ริะบบเช%&อุมโยงท�กด�านหริ%อุพั4ดง�ายๆ ค์%อุ OA ท�&แท�จริ�งหล�งจากการิวางแผ่นก!าหนดริะบบ OA แล�วต�อุงม�การิจ�ดอุงค์�การิเพั%&อุต�ดต�.งในสำถึานท�&ให�เหมาะสำม ในบริ�ษ�ทข้นาดเล/กท�&ใช�เพั�ยง minicomputer อุาจให�ผ่4�บริ�หาริสำ!าน�กงานริ�บผ่�ดชอุบโดยจ�ดต�.งในศั4นย�ค์อุมพั�วเตอุริ�ข้นาดเล/ก

Page 39: Introduction to Office Automation

แต�สำ!าหริ�บบริ�ษ�ทข้นาดใหญ� ต�อุงม�หน�วยงานริอุงริ�บโดยเป*นศั4นย�สำาริสำนเทศัสำ�วนกลางปริะกอุบด�วยผ่4�เช�&ยวชาญด�านค์อุมพั�วเตอุริ� น�กว�เค์ริาะห� โปริแกริมเมอุริ� และผ่4�ปฏิ�บ�ต�งานค์อุมพั�วเตอุริ�ซึ่#&งจะด4แลงานสำ�วนกลางและริายงานต�อุผ่4�อุ!านวยการิฝึ=ายริะบบสำาริสำนเทศัหริ%อุผ่4�บริ�หาริริะด�บโดยตริง การิจ�ดต�.งอุงค์�การิเพั%&อุริะบบงาน OA ข้#.นอุย4�ก�บข้นาดข้อุงค์อุมพั�วเตอุริ�และเป?าหมายท�&ก!าหนดไว�สำ!าหน�บริะบบ ซึ่#&งค์วริม�การิจ�ดริะบบการิฝึCกอุบริมและการิแนะน!าด4แลพัน�กงานท�&ต�อุงเก�&ยวข้�อุงก�บริะบบค์อุมพั�วเตอุริ� เพั%&อุให�เก�ดการิริะม�ดริะว�งและไม�เก�ดผ่ลกริะทบเช�งลบ

Page 40: Introduction to Office Automation

ป5ญหาท�&ม�กพับ ค์%อุ ค์วามกล�วว�าจะถึ4กปลดอุอุก (lay off) เม%&อุม�ค์วามค์�ดว�าจะน!าค์อุมพั�วเตอุริ�มาใช�แทนค์น หริ%อุการิข้าดจ�ตใจใฝึ=ริ4 �ในการิศั#กษาริะบบใหม� เป*นต�น ผ่4�บริ�หาริสำ!าน�กงานต�อุงให�ค์วามสำนใจ ตามปริะสำ�ทธิ�ภาพั การิใช�อุ�ปกริณี�ในริะบบ อุาจใช�สำ%&อุภายในสำ!าน�กงาน เช�น วาริสำาริปริะจ!าบริ�ษ�ท เอุกสำาริข้�าว การิปริะช�มริะหว�างฝึ=าย เป*นต�น เพั%&อุช�วยแจ�งให�พัน�กงานทริาบและวางแผ่นเปล�&ยนแปลงล�วงหน�าก�อุนถึ#งว�นต�ดต�.งริะบบ สำ�วนค์วามกล�วข้อุงพัน�กงานจะหายไปถึ�าม�การิช�.แจงท!าค์วามเข้�าใจและสำอุนให�ริ4 �จ�ดใช�โดยเล/งเห/นปริะโยชน�ซึ่#&งง�ายสำะดวกและช�วยงานได�ด�

Page 41: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

เพั%&อุริ�กษาด4แลค์วามปลอุดภ�ยให�ก�บริะบบ OA และย�งช�วยริ�กษาเอุกสำาริหริ%อุข้�อุม4ลอุ�ตโนม�ต� ม�ข้� .นตอุนการิด!าเน�นการิด�งน�.

1. ป?อุงก�นสำ%&อุแม�เหล/ก จากการิวางหริ%อุเก/บไม�เหมาะสำม เช�น Hard disk ต�อุงป?อุงก�นจากฝึ�=นและการิแตกห�กทาง

กายภาพั 2. จ�ดท!าการิสำ!าริอุงข้�อุม4ล เพั%&อุค์วบค์�มตามจ�ดปริะสำงค์�

โดยม�แผ่�นต�นฉบ�บและแผ่�นสำ!าเนา แล�วจ�ดเก/บต�นฉบ�บในท�&สำมค์วริและปลอุดภ�ยจากการิโจริกริริมและไวริ�สำทาง

ค์อุมพั�วเตอุริ� โดยก�อุนใช�ท�กค์ริ�.งค์วริตริวจสำอุบค์วามถึ4ก ต�อุงข้อุงข้�อุม4ลด�วยว�ธิ�การิต�างๆ เช�น

Page 42: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

2.1 ตริวจเช/ค์จากริะบบตริวจสำอุบภายในค์อุมพั�วเตอุริ�

2.2 ทดสำอุบโปริแกริมค์อุมพั�วเตอุริ�อุย�างริะม�ดริะว�ง

2.3 ตริวจสำอุบค์วามสำมบ4ริณี�และค์วามถึ4กต�อุงข้อุงข้�อุม4ลก�อุนน!าข้�อุม4ลเข้�าริะบบค์อุมพั�วเตอุริ�

Page 43: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

3. จัดต*งว�ธิ�รู้กี่ษาความปลอัดภยเพ0อัป9อังกี่นักี่ารู้เขึ้�า รู้ะบบ โดยไม�ได�รู้บอันั+ญาต เช้�นั

31.   passwords เป�นัรู้หสำผ่�านัด�วยค�าเฉพาะ สำญลกี่ษณ์- หรู้0อัรู้หสำอั0นั

32  encryption กี่ารู้แย�งใช้�ขึ้�อัม�ลจัากี่จั+ดหนั)งไปถ)งอั�กี่จั+ดหนั)งป9อังกี่นัขึ้�อัม�ลรู้วไหล

- 33. call back จัดรู้ะบบโดยกี่�าหนัดให�คอัมพ�วเตอัรู้-ตรู้วจัสำอับกี่ลบว�าผ่��รู้�อังขึ้อัขึ้�อัม�ลม�

อั�านัาจัผ่�านัเขึ้�ามาจัรู้�งหรู้0อัไม�3.4 Key & card ม�กี่+ญแจัพ�เศษหรู้0อักี่ารู้-ดแม�เหล'กี่คล�ายบตรู้ ATM

3.5 ค+ณ์ลกี่ษณ์ะขึ้อังแต�ละคนั เช้�นั เสำ�ยงพ�ด ลายนั�*วม0อั เป�นัต�นั

Page 44: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

4. ใช�การิด4แลริ�กษาและตริวจว�ดริะบบริ�กษาค์วาม ปลอุดภ�ย เพั%&อุป?อุงก�นข้�อุม4ลใน internal memory

เช�นอุาจเก�ดกริณี�กริะแสำไฟฟ?าข้�ดข้�อุง ค์วริต�ดต�.ง ริะบบป?อุงก�นพัล�งงานหย�ดชะง�ก หริ%อุต�ดต�.งริะบบ

ไฟสำ!าริอุงฉ�กเฉ�น (UPS) 5. ต�ดต�.งโปริแกริมป?อุงก�นไวริ�สำค์อุมพั�วเตอุริ� ริวม

ท�.งหม�&นค์อุยด4แลและต�ดตามค์วามเค์ล%&อุนไหวใน การิท!างานข้อุงริะบบเป*นริะยะๆ เพั%&อุสำ�งเกตค์วาม

ผ่�ดปกต�ท�&อุาจเก�ดข้#.นจากการิท!างานหริ%อุไวริ�สำชน�ด ใหม�ๆ ท�&ถึ4กปล�อุยอุอุกมาท!าลายริะบบ

Page 45: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

6. ป5ญหาอุาชญากริริมทางค์อุมพั�วเตอุริ� ท�&ม�เพั�&ม ข้#.นในโลกธิ�ริก�จ เป*นป5ญหาริะด�บชาต�โดยการิแอุบ

เข้�าไปในริะบบผ่4�อุ%&นแล�วน!าข้�อุม4ลกล�บมาข้ายหริ%อุ ด!าเน�นการิผ่�ดกฎหมายใดๆ ทางธิ�ริก�จต�อุริะบบ

ค์อุมพั�วเตอุริ� เริ%&อุงน�.เป*นป5ญหาใหญ�ซึ่#&งต�อุงม� กฎหมายริอุงริ�บช�ดเจน และในข้ณีะท�&อุย4�ในริะหว�าง

ป?อุงก�นต�วเอุง ผ่4�บริ�หาริสำ!าน�กงานค์วริป?อุงก�นข้�อุม4ลโดยการิสำ!าริอุงเก/บตลอุดจนเพั�&มริะบบริ�กษาค์วามปลอุดภ�ยอุย�างเข้�มงวด 

Page 46: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ปรู้ะเม�นัค�าขึ้อังรู้ะบบ OA

ผ่4�บริ�หาริสำ!าน�กงานต�อุงท!าการิปริะเม�นค์�าข้อุงริะบบ OA เช�นเด�ยวก�บการิปริะเม�นค์�าข้อุงริะบบงานอุ%&นๆ เพั%&อุริะบ�ว�าการิจ�ดท!าริะบบ OA บริริล�ว�ตถึ�ปริะสำงค์�ท�&ต�อุงการิได�หริ%อุไม� ด�เพั�ยงใด และม�ปริะโยชน�มากน�อุยอุย�างไริให�พั�จาริณีาจากค์�ณีค์�าข้อุงริะบบค์อุมพั�วเตอุริ�ใน OA ท�&ม�ค์�ณีปริะโยชน�ด�งต�อุไปน�.

1. ม�การิช�วยเหล%อุอุย�างสำาเหต�สำมผ่ล เพั%&อุการิแก� ป5ญหาข้�อุม4ลและป5ญหาในการิปริะมวลผ่ลข้อุงผ่4�ใช�

2. ม�การิค์วบค์�มการิจ�ดเตริ�ยมข้�อุม4ลอุย�างม� ปริะสำ�ทธิ�ภาพั

Page 47: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ปรู้ะเม�นัค�าขึ้อังรู้ะบบ OA

3. ม�การิช�.แจงและน�บแหล�งเอุกสำาริท�.งหมดข้อุงข้�อุม4ล

4. ม�กริะบวนการิมาตริฐานเพั%&อุสำ�งค์%นเอุกสำาริจากต�นเริ%&อุง

5. ผ่ลล�พัธิ�ท�&ได�บริริล�เป?าหมายข้อุงริะบบ 6. จ�ดท!าตาริางเวลาการิท!างานม�ค์วามสำมเหต�สำม

ผ่ลอุ�นจะช�วยสำริ�างข้ว�ญก!าล�งใจพัน�กงานและลดการิหน�วยงาน

7. ม�ต�นท�นกริะบวนการิปฏิ�บ�ต�ข้อุงข้�อุม4ลลดต!&าลง

Page 48: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ปรู้ะเม�นัค�าขึ้อังรู้ะบบ OA

8. ม�การิค์วบค์�มข้�อุม4ลท�&เก/บในเค์ริ%&อุงค์อุมพั�วเตอุริ�อุย�างเข้�มงวดบางค์ริ�.งผ่4�บริ�หาริอุาจสำ�งข้�อุม4ลให�แหล�งภายนอุก(outsourcing) ปฏิ�บ�ต�การิด�านข้�อุม4ลสำาริสำนเทศัซึ่#&งอุาจเป*นเพัริาะบริ�ษ�ทไม�ม�ค์วามสำะดวกเพั�ยงพัอุในการิ

จ�ดการิด�านข้�อุม4ล ซึ่#&งม�ข้�อุด�ในการิจ�างแหล�งภายนอุก ค์%อุ ไม�ต�อุงลงท�นจ!านวนมากในเริ%&อุงค์อุมพั�วเตอุริ� งานม�ค์วาม

ถึ4กต�อุง ปริะหย�ดเวลาท!างานข้�อุม4ล เพัริาะแหล�งภายนอุกม� ค์วามช!านาญมากกว�า ได�ริ�บค์วามสำะดวก ไม�เสำ�ยค์�าใช�จ�ายใน

การิด4แลริ�กษาริะบบและไม�ต�อุงก�งวลก�บป5ญหาค์วาม ปลอุดภ�ย ท�.งน�.จะใช�ว�ธิ�ใดก/แล�วแต�นโยบายและ

ว�ตถึ�ปริะสำงค์�หล�กในการิบริ�หาริสำ!าน�กงานข้อุงแต�ละอุงค์�การิ

Page 49: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

เทค์โนโลย�ในสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ม�มากมายหลายอุย�าง เทค์โนโลย�บางอุย�าง เป*นเริ%&อุงพั%.นๆ ท�&เห/นก�นมานานแล�ว แต�บางอุย�างก/ก�าวหน�าอุย�างท�&เริาค์�ดไม�ถึ#ง ในท�&น�.จะได�น!าเทค์โนโลย�ท�&น�าสำนใจมาอุธิ�บายให�เห/นว�าสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ม�อุะไริและใช�อุะไริอุย4�บ�าง

1. Dictation งานอุย�างหน#&งท�&จ!าเป*นในสำ!าน�กงาน ค์%อุ งาน เข้�ยนค์!าบอุก น�&นค์%อุผ่4�บริ�หาริอุาจเริ�ยกเลข้าน�การิมาบอุก

ข้�อุค์วามให�พั�มพั�จดหมาย เลข้าน�การิก/ใช�ชวเลข้ในการิ บ�นท#กข้�อุค์วามน�.นสำ!าหริ�บน!าไปพั�มพั� ย�ค์ป5จจ�บ�นท�&การิ

จริาจริต�ดข้�ดผ่4�บริ�หาริอุาจเล%อุกใช�ว�ธิ�อุ�ดเสำ�ยงในเค์ริ%&อุงบ�นท#กเสำ�ยงข้ณีะน�&งในริถึยนต�แล�วสำ�งตล�บแถึบเสำ�ยงให�

เลข้าน�การิใช�เค์ริ%&อุงฟ5งเสำ�ยงแล�วพั�มพั�ข้�อุค์วามเหล�าน�.นก/ได�

Page 50: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 2. Text Editing งานในสำ!าน�กงานท�&เก�&ยวก�บการิใช�

ค์อุมพั�วเตอุริ� และตริวจแก�ไข้เอุกสำาริต�างๆ เช�น จดหมายริายงาน ค์!าสำ�&ง ปกต�ริ4 �จ�กก�นในช%&อุงาน

ปริะมวลค์!า (Word Processing) และน�ยมใช�ก�น อุย�างกว�างข้วางท�&วไปตามสำ!าน�กงานต�างๆ จนเก�ด

ค์วามเข้�าใจผ่�ดว�า ล!าพั�งการิใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�ในงาน พั�มพั�เอุกสำาริ ก/ค์%อุงานสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ท�.งหมด

งานปริะมวลค์!าม�ปริะโยชน�ตริงช�วยให�พั�มพั�ข้�อุค์วาม จดหมายริายงานได�อุย�างสำะดวก หากพั�มพั�ผ่�ดก/แก�ไข้

เปล�&ยนแปลงได�ง�ายโดยไม�ต�อุงพั�มพั�ท�กอุย�างใหม�หมด

Page 51: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 3. Electronic mail ไปริษณี�ย�อุ�เล/กทริอุน�กสำ� ค์%อุ

การิใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�พั�มพั�และสำ�งข้�าวสำาริ ซึ่#&งสำ�วนมากเป*นจดหมายผ่�านริะบบสำ%&อุสำาริไปย�งผ่4�ริ �บ

โดยตริง โดยท�&วไปผ่4�สำ�งข้�าวสำาริม�กจะใช�ริะบบปริะมวลค์!าสำริ�างจดหมายข้#.นโดยใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�ท�&

โตHะท!างานข้อุงตน จดหมายน�.ริะบ�หมายเลข้ท�&อุย4� ข้อุงผ่4�ริ �บ ซึ่#&งเริ�ยกว�า e-mail address เอุาไว�ด�วย

เม%&อุท!าจดหมายเสำริ/จ โปริแกริมสำ%&อุสำาริในค์อุมพั�วเตอุริ�เค์ริ%&อุงน�.นจะสำ�งจดหมายผ่�านริะบบ

สำ%&อุสำาริ

Page 52: Introduction to Office Automation

4. Electronic Filling การิจ�ดแฟ?มอุ�เล/กทริอุน�กสำ� เป*นว�ธิ�การิจ�ดเก/บจดหมาย ริายงาน และเอุกสำาริ

ต�างๆไว�ในริะบบค์อุมพั�วเตอุริ�เพั%&อุให�สำะดวกแก�การิค์�นค์%น โดยปกต�สำ!าน�กงานท�&วไปต�อุงม�ต4�เก/บเอุกสำาริหลายใบสำ!าหริ�บเก/บเอุกสำาริต�างๆ ท�&ได�ริ�บและสำริ�างข้#.น การิจ�ดเก/บแบบน�.นอุกจากจะสำ�.นเปล%อุงเน%.อุท�&เก/บแล�ว ย�งไม�สำะดวกด�วยบางค์ริ�.งต�อุงถึ�ายเป*นสำ!าเนาเอุาไปไว�ในแฟ?มต�างๆ ท!าให�สำ�.นเปล%อุงค์�าใช�จ�ายมากข้#.น

Page 53: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� แต�ถึ#งกริะน�.นย�งค์�นหาเอุกสำาริท�&ต�อุงไม�ค์�อุยพับ

แนวทางการิจ�ดแฟ?มอุ�เล/กทริอุน�กสำ�สำ�วนมากใช�ริะบบภาพัล�กษณี� (Image Processing) ค์%อุน!าเอุกสำาริต�นฉบ�บมาเข้�าเค์ริ%&อุงกริาดตริวจ (scanner) เพั%&อุเปล�&ยนเป*นข้�อุม4ลภาพัล�กษณี�เก/บไว� พัริ�อุมก�นน�.นก/พั�มพั�ริายละเอุ�ยดเก�&ยวก�บเอุกสำาริน�.นๆ เช�น เริ%&อุง ว�นท�&จ�ดท!า ค์!าสำ!าค์�ญต�างๆ เพั%&อุให�ริะบบค์อุมพั�วเตอุริ�ค์�นหาเอุกสำาริท�&ต�อุงการิได�การิจ�ดแฟ?มอุ�เล/กทริอุน�กสำ�น�.สำามาริถึช�วยลดค์วามย��งยากในการิด4แลต4�เก/บเอุกสำาริไปได�มาก

Page 54: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 5. Calendaring ริะบบน�ดหมาย เป*นริะบบสำ!าค์�ญข้อุงผ่4�

บริ�หาริซึ่#&งจะต�อุงพับปะก�บผ่4�อุ%&นอุย4�เสำมอุท�.งบ�ค์ค์ล ภายนอุกและภายในหน�วยงาน ปกต�ผ่4�บริ�หาริริะด�บสำ4งม�ก

มอุบหมายให�เลข้าน�การิเป*นผ่4�บ�นท#กการิน�ดหมาย และ ค์อุยเต%อุน นอุกจากน�.นเวลาท�&ผ่4�บริ�หาริไม�อุย4�ในสำ!าน�กงาน

การิน�ดหมายย�งอุาจยากมากข้#.น เพัริาะตริวจสำอุบตาริาง น�ดหมายไม�ได� ในสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต� ผ่4�บริ�หาริอุาจบ�นท#ก

การิน�ดหมายลงในริะบบค์อุมพั�วเตอุริ� และอุน�ญาตให�ผ่4� อุ%&นตริวจสำอุบตาริางน�ดได� เพั%&อุจะได�ข้อุมาพับหริ%อุน�ก

ปริะช�ม ปกต�ริะบบน�ดหมายข้อุงค์อุมพั�วเตอุริ�ม�กยอุมให� บ�นท#กการิน�ดหมายเป*นค์วามล�บได�หลายริะด�บ

Page 55: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 6. Phototypesetting การิเริ�ยงพั�มพั�ด�วยแสำง หริ%อุ

การิใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�เริ�ยงพั�มพั�เอุกสำาริ ริายงาน แบบ ฟอุริ�มแผ่�นพั�บใบปล�ว โฆษณีา จะกลายเป*นสำ�วนสำ!าค์�ญ

ข้อุงงานสำ!าน�กงานไปด�วย 7. Micrographics การิใช�ไมโค์ริฟJล�มเป*นสำ%&อุสำ!าหริ�บ

บ�นท#กเอุกสำาริ หน�งสำ%อุ หริ%อุริ4ปภาพัต�างๆ เป*นท�&ริ4 �จ�กก�น มานานแล�วในหม4�บริริณีาริ�กษ�ห�อุงสำม�ด เพัริาะปริะหย�ด

เน%.อุท�&การิถึ�ายย�อุภาพัเอุกสำาริลงบนฟJล�มข้นาดเล/กม�ท�.ง ชน�ดม�วนท�&เริ�ยกว�าไมโค์ริฟJล�มโดยท�&วไป หริ%อุเป*นแผ่�น

ฟJล�มซึ่#&งถึ�ายภาพัเอุกสำาริลงเป*นริ4ปสำ�&เหล�&ยมผ่%นผ่�าเล/ก ๆ เริ�ยกว�า ไมโค์ริฟJช หริ%อุเป*นแผ่�นฟJล�มท�&ต�ดตริ#งบนบ�ตริ

กริะดาษข้นาดเท�าก�บบ�ตริเจาะริ4

Page 56: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 8. Computer Teleconference เป*นริะบบปริะช�มทาง

ไกลท�&ใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�เป*นสำ%&อุโดยตริง ป5จจ�บ�นเริาม� เทค์โนโลย�สำ%&อุสำาริหลายแบบ (Multimedia) ซึ่#&งริวม

ภาพั เสำ�ยง ข้�อุค์วาม ข้�อุม4ล มาท!างานพัริ�อุมก�นทาง ค์อุมพั�วเตอุริ� หากเริาน!าเทค์โนโลย�มาใช�ในการิปริะช�ม

ทางไกล เริาสำามาริถึใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�สำ�งภาพัผ่4�เข้�าริ�วม ปริะช�มจากท�&หน#&งไปอุอุกย�งค์อุมพั�วเตอุริ�อุ�กท�&หน#&ง

สำามาริถึใช�โปริแกริมอุ�-เมล�สำ�งข้�อุค์วามและข้�อุม4ลสำามาริถึใช�ค์อุมพั�วเตอุริ�ค์�นข้�อุม4ลและค์!านวณีผ่ลล�พัธิ�

ด�วยสำเปริค์ช�ต โดยว�ธิ�น�.การิปริะช�มทางไกลก/จะม�ท�.ง ปริะสำ�ทธิ�ภาพั และปริะสำ�ทธิ�ผ่ลอุย�างมากข้#.น

Page 57: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 9. Forms Design การิอุอุกแบบฟอุริ�มเอุกสำาริ

เป*นงานท�&ต�อุงใช�เวลาและค์วามพั�ถึ�พั�ถึ�นมากท�เด�ยวได�กล�าวแล�วว�าโปริแกริม DIP จะม�บทบาทด�านน�.

มากข้#.น แต�เริาก/ย�งจ!าเป*นต�อุงม�โปริแกริมท�&เก�&ยว ก�บแบบฟอุริ�มอุย4�อุ�กสำอุงปริะเภท ปริะเภทแริกใช�

สำ!าหริ�บพั�มพั�ข้�อุค์วามลงในแบบฟอุริ�มและปริะเภทท�&สำอุงใช�สำ!าหริ�บให�ผ่4�เก�&ยวข้�อุงใช�เค์ริ%&อุงปลายทาง

กริอุกข้�อุค์วามลงในแบบฟอุริ�ม

Page 58: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 10. Audio text ม�ล�กษณีะข้อุงการิสำ%&อุสำาริข้�อุม4ล

หริ%อุเริ%&อุงริาวท�&น�าสำนใจไปให�ผ่4�ริ �บบริ�การิค์ล�ายๆ ก�บ Videotext แต�ใช�อุ�ปกริณี�โทริศั�พัท�สำ!าหริ�บสำ%&อุสำาริ

ข้�อุม4ลเป*นเสำ�ยงพั4ด

Page 59: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

ป5จจ�ยในการิท!าให�ริะบบสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ปริะสำบค์วามสำ!าเริ/จอุาจจะพั�จาริณีาป5จจ�ยเป*น 3 ปริะเภท ค์%อุ

1. ป5จจ�ยงบปริะมาณี การิจ�ดท!าริะบบสำ!าน�กงาน อุ�ตโนม�ต�ต�อุงม�งบปริะมาณีสำน�บสำน�นพัอุสำมค์วริ

เน%&อุงจากอุ�ปกริณี�เค์ริ%&อุงม%อุค์�อุนข้�างริาค์าแพัง         

Page 60: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

2. ป5จจ�ยการิจ�ดอุงค์�การิ การิจ�ดอุงค์�กริน�.นจะต�อุงจ�ดให�เหมาะสำมพัอุท�&จะท!างานก�นได�อุย�างม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัอุาจจะต�อุงพั�จาริณีาจ�ดอุงค์�กริให�เป*น

ไปตามเป?าหมาย นอุกจากน�.นก/อุาจจะต�อุงพั�จาริณีา ถึ#งค์วามต�อุงการิข้อุงเจ�าหน�าท�&พัน�กงานแต�ละค์น

ว�าใค์ริชอุบท!างานแบบไหน หริ%อุเก�งเริ%&อุงอุะไริ ก/ค์วริจ�ดให�เข้าไปท!างานท�&เข้าชอุบและถึน�ดและม�

ค์วามสำามาริถึน�&นค์%อุ เล%อุกค์นให�เหมาะก�บงาน

Page 61: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

3. ป5จจ�ยเค์ริ%&อุงจ�กริอุ�ปกริณี� เค์ริ%&อุงจ�กริอุ�ปกริณี�ในท�&น�. อุาจจะเป*นเค์ริ%&อุงค์อุมพั�วเตอุริ� เป*เค์ริ%&อุงโทริสำาริซึ่#&งอุาจ

จะเช%&อุมโยงเข้�าก�บเค์ริ%&อุงค์อุมพั�วเตอุริ� หริ%อุเค์ริ%&อุง โทริศั�พัท� เป*นต�น ไม�ว�าจะเป*นเค์ริ%&อุงจ�กริอุ�ปกริณี�อุะไริก/

ต�อุงพั�จาริณีาใน 4 เริ%&อุง ค์%อุ 31. เค์ริ%&อุงจ�กริน�.นเหมาะสำมก�บงานหริ%อุไม� 32 เค์ริ%&อุงจ�กริน�.นม�การิใช�ถึ4กต�อุงตามก!าหนดหริ%อุ

ไม� 33. เค์ริ%&อุงจ�กริน�.นท�นสำม�ยพัอุหริ%อุไม�                

Page 62: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

3.4 เค์ริ%&อุงจ�กริน�.นค์��มท�นหริ%อุไม� น�&นค์%อุเค์ริ%&อุงจ�กริอุ�ปกริณี�แต�ละเค์ริ%&อุงอุาจจะถึ4กสำริ�างข้#.นมาเพั%&อุงาน

น�.นๆ โดยเฉพัาะแต�ผ่4�ใช�งานใช�ไม�เป*นก/ไม�ได�ผ่ลหริ%อุ ป5จจ�บ�นม�เค์ริ%&อุงริ� �นใหม�กว�าม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัมากกว�า

ค์��มท�นมากกว�าก/น�าจะพั�จาริณีาเปล�&ยนเป*นเค์ริ%&อุงท�&ใหม�กว�า

Page 63: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

4 . ป5จจ�ยมน�ษย� ม�ค์วามสำ!าค์�ญท�&สำ�ด น�&นค์%อุ ถึ�าเริาม�ค์นด� ม�ว�ชาฝึEม%อุเข้าก/อุาจจะสำามาริถึจ�ดอุงค์�กริได�อุย�างเหมาะสำมก�บงาน อุาจจะไปหาเค์ริ%&อุงจ�กริอุ�ปกริณี�ท�&เหมาะสำมมาท!าให�งานข้อุงเริาเด�นไปได�เป*นอุย�างด� ป5จจ�ยมน�ษย�น�.จะต�อุง

4.1 ได�ริ�บการิฝึCกอุบริมอุย�างด�เป*นริะยะๆ 42. ได�ริ�บการิจ4งใจไว�เสำมอุ 43. จ�ดสำริริให�เหมาะสำมก�บงาน 44. ม�ค์วามริ�บผ่�ดชอุบในงาน 45. ม�การิวางแผ่น การิจ�ดการิท�&ด�

Page 64: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

4.6 ม�เพั%&อุนริ�วมงานท�&ด�เข้�าใจก�นได�ด� 4.7 ม�สำภาพัแวดล�อุมในการิท!างานท�&เหมาะสำมและ 4.8 ม�เค์ริ%&อุงจ�กริอุ�ปกริณี�ท�&เหมาะสำม

Page 65: Introduction to Office Automation

  สำรู้+ป

การิจ�ดสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต� (Office Automation) หริ%อุท�&เริ�ยกว�า OA น�.นเป*นกริะบวนการิน!าเอุาเทค์โนโลย�ช� .นสำ4งมาช�วยค์นในสำ!าน�กงานให�ท!างานได�อุย�างม�ปริะสำ�ทธิ�ภาพัย�&งข้#.น ริวมท�.งช�วยเพั�&มปริะสำ�ทธิ�ภาพัข้อุงงานในสำ!าน�กงานให�สำ4งข้#.น การิจ�ดสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�ม�ข้อุบเข้ตกว�างและม�การิเปล�&ยนแปลงเค์ล%&อุนไหวอุย�างริวดเริ/ว

Page 66: Introduction to Office Automation

  สำรู้+ป

ค์วามริ4 �เก�&ยวก�บการิจ�ดสำ!าน�กงานอุ�ตโนม�ต�เบ%.อุงต�น ท�&ริ �เริ�&มในการิน!าค์อุมพั�วเตอุริ� และอุ�ปกริณี�อุ�เล/กทริอุน�กสำ�ต�างๆมาใช�ในสำ!าน�กงาน สำ�วนจะถึ4กพั�ฒนาด�ดแปลงไปอุย4�ในริ4ปเช�นไริน�.น ข้#.นอุย4�ก�บข้นาดข้อุงอุงค์�กริ ค์วามเหมาะสำม ผ่4�บริ�หาริ พัน�กงาน ซึ่#&งอุาจม�ค์วามค์�ดแตกต�างก�น ริวมท�.งสำภาพัเศัริษฐก�จสำภาพัการิตลาด และท�&สำ!าค์�ญในย�ค์แห�งเทค์โนโลย�สำาริสำนเทศัน�. ม�แนวโน�มว�า OA จะถึ4กพั�ฒนาข้#.นไปเริ%&อุยๆและจะเข้�ามาเป*นห�วใจสำ!าค์�ญในการิบริ�หาริงานอุงค์�กริต�างๆ เก%อุบท�กอุงค์�กริในอุนาค์ต

Page 67: Introduction to Office Automation

LOGO