introduction to office automation

68
LOGO Introduction to Office Automation SUCHADA PUNNOI Dept. of Computer Science & Information Technology http://computer.pcru.ac.th/KuBo/ Chapter 1

Upload: fay-christian

Post on 30-Dec-2015

41 views

Category:

Documents


2 download

DESCRIPTION

Chapter 1. Introduction to Office Automation. SUCHADA PUNNOI Dept. of Computer Science & Information Technology http :// computer . pcru . ac . th / KuBo/. Download & Contact ME. Download Documents http :// computer . pcru . ac . th / KuBo/ 4122602_OA.php FQA - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

Page 1: Introduction to Office Automation

LOGO

Introduction to Office Automation

SUCHADA PUNNOIDept. of Computer Science & Information Technologyhttp://computer.pcru.ac.th/KuBo/

Chapter 1

Page 2: Introduction to Office Automation

Download & Contact ME

Download Documents http://computer.pcru.ac.th/KuBo/4122602_OA.php

FQA http://computer.pcru.ac.th/KuBo/com_title/show_forum.php

Contact ME Office : LC Building Room com201 Website : http://computer.pcru.ac.th/KuBo/ Phone : 056 - 717100 ต่�อ 4503 E-Mail : [email protected]

Page 3: Introduction to Office Automation

ความรู้��ทั่วไปเกี่�ยวกี่บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� โอัเอั ย่�อมาจาก office automation แปลว่�า การอ�ต่โนม�ต่�

สำ�าน�กงานสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่� หมาย่ถึ�ง การใช้�เคร��องคอมพิ�ว่เต่อร!ภาย่ในสำ�าน�กงาน เพิ��อให�ดำ�าเน�นการไปโดำย่อ�ต่โนม�ต่� หล%กเล%�ย่งการปฏิ�บั�ต่�ดำ�ว่ย่ม�อให�มากที่%�สำ)ดำ เป*นต่�นว่�า การที่�าจดำหมาย่เว่%ย่น (ข้�อคว่ามในจดำหมาย่เหม�อน ๆ ก�น แต่�สำ�งถึ�งช้��อคนหลาย่คน) ในกรณี%น%. หากใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!ที่�า ก/จะประหย่�ดำเว่ลาไดำ�มาก เพิราะสำามารถึสำ��งที่%เดำ%ย่ว่ไดำ�เลย่ สำ�ว่นในคว่ามหมาย่ข้องค�าแปลที่%�ว่�า "สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�" น�.น อธิ�บัาย่ง�าย่ ๆ ไดำ�ว่�า หมาย่ถึ�ง สำ�าน�กงานที่%�ใช้�เคร��องคอมพิ�ว่เต่อร!น��นเอง ( ในภาษาอ�งกฤษ บัางที่%ใช้� automated office) สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�(Office Automation)

Page 4: Introduction to Office Automation

Office Automation

สำ�านักี่งานัอัตโนัมต� (Office Automation) เป�นักี่ารู้นั�าเอัาเทั่คโนัโลย�ใหม�มาใช้�ช้�วยให�กี่ารู้ปฏิ�บต�งานัในัสำ�านักี่งานัม�ปรู้ะสำ�ทั่ธิ�ภาพม�ความคล�อังตวสำะดวกี่รู้วดเรู้'วมากี่ขึ้)*นั โดยกี่ารู้นั�าเอัาอั+ปกี่รู้ณ์-อั�เล'กี่ทั่รู้อันั�กี่สำ-คอัมพ�วเตอัรู้-มาใช้�ในักี่ารู้จัดทั่�า กี่ารู้เกี่'บรู้กี่ษา กี่ารู้สำ�งขึ้�อัม�ลกี่ารู้ต�ดต�อัสำ0อัสำารู้ในัสำ�านักี่งานั ทั่*งยงเป�นักี่ารู้ลดปรู้�มาณ์กี่รู้ะดาษลง สำามารู้ถสำ0อัสำารู้ผ่�านัทั่างจัอัคอัมพ�วเตอัรู้-ได�อัย�างรู้วดเรู้'ว กี่ารู้จัดเกี่'บเอักี่สำารู้ สำามารู้ถนั�าเอัาเครู้0อังม0อัเครู้0อังใช้�ในักี่ารู้จัดเกี่'บมาช้�วยให�กี่ารู้จัดเกี่'บม�ปรู้ะสำ�ทั่ธิ�ภาพมากี่ขึ้)*นัค�นัหาได�ง�ายและปรู้ะหยดพ0*นัทั่�ในักี่ารู้จัดเกี่'บ นัอักี่จัากี่นั�* ยงม�เครู้0อังม0อัเครู้0อังใช้�และอั+ปกี่รู้ณ์-อั0นัๆ อั�กี่มากี่มายสำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

Page 5: Introduction to Office Automation

ความหมายขึ้อังสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

การสำร�างระบับัที่%�ใช้�ในการประมว่ลข้�าว่ข้�อม4ลไม�ว่�าจะอย่4�ในร4ปแบับัข้องข้�อม4ลที่%�เป*นต่�ว่เลข้ ร4ปภาพิข้�อคว่าม และเสำ%ย่งที่%�ม%ระบับัเป*นร4ปแบับัสำามารถึเก/บัและเร%ย่กมาใช้�งานไดำ�ต่ามต่�องการ การบัร�หารข้�อม4ลข้�าว่สำารสำะดำว่กรว่ดำเร/ว่ ป5จจ�ย่ที่%�สำ�าค�ญต่�อระบับัสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ค�อ ระบับัการสำ��อสำาร โที่รคมนาคม ซึ่��งเป*นการสำ��อสำารเช้��อมต่�อในการรว่บัรว่มแลกเปล%�ย่นข้�อม4ลระหว่�างก�น ดำ�งน�.นการไดำ�เปร%ย่บัเสำ%ย่เปร%ย่บัจ�งว่�ดำก�นที่%�ใครม%ข้�อม4ลข้�าว่สำารเพิ��อน�ามาต่�ดำสำ�นใจไดำ�ดำ%กว่�า ถึ4กต่�องกว่�าที่�นสำม�ย่กว่�าและรว่ดำเร/ว่กว่�า

Page 6: Introduction to Office Automation

ความหมายขึ้อังสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่� (Office Automation ) ค�อ กระบัว่นการในการน�าเที่คโนโลย่%มาช้�ว่ย่คนในสำ�าน�กงานให�ที่�างานไดำ�อย่�างม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิย่��งข้�.น เที่คโนโลย่%ที่%�น�ามาใช้�น�.นรว่มถึ�งคอมพิ�ว่เต่อร!และอ)ปกรณี!สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่� เช้�น เคร��องพิ�มพิ!ดำ%ดำช้น�ดำต่�างๆ ที่%�อาศั�ย่เที่คโนโลย่%ช้� .นสำ4ง การสำ��อสำารดำ�ว่ย่เที่คโนโลย่%ที่างการสำ��อสำาร เช้�น ระบับัโที่รศั�พิที่!อ�ต่โนม�ต่�ดำ�จ�ต่อล โที่รสำาร การสำ��อสำารผ่�านดำาว่เที่%ย่ม ไฟเบัอร!ออฟต่�ค ฯลฯ การน�าระบับัสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�มาใช้�จะช้�ว่ย่ให�องค!การไดำ�ข้�อม4ลที่%�รว่ดำเร/ว่ที่�นต่�อคว่ามต่�องการ ข้�อม4ลม%คว่ามถึ4กต่�องมากข้�.น ประหย่�ดำค�าใช้�จ�าย่ในระย่ะย่าว่ ลดำเว่ลาในการที่�างานและเพิ��มประสำ�ที่ธิ�ภาพิในการต่�ดำต่�อสำ��อสำาร ในข้ณีะเดำ%ย่ว่ก�นก/ลดำงานดำ�านการจ�ดำที่�าเอกสำารและการจ�ดำเก/บัเอกสำาร ลดำปร�มาณีกระดำาษที่%�ใช้�ในสำ�าน�กงานให�ลดำน�อย่ลง

Page 7: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยทั่�สำ�าคญ ระบับัการสำ��อสำาร โที่รคมนาคม ซึ่��งเป*นการสำ��อสำาร

เช้��อมต่�อในการรว่บัรว่มแลกเปล%�ย่นข้�อม4ลระหว่�างก�น ดำ�งน�.นการไดำ�เปร%ย่บัเสำ%ย่เปร%ย่บัจ�งว่�ดำก�นที่%�ใครม%ข้�อม4ลข้�าว่สำารเพิ��อน�ามาต่�ดำสำ�นใจไดำ�ดำ%กว่�า ถึ4กต่�องกว่�าที่�นสำม�ย่กว่�าและรว่ดำเร/ว่กว่�า

สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่� (Office Automation) ค�อ กระบัว่นการในการน�าเที่คโนโลย่%มาช้�ว่ย่คนในสำ�าน�กงานให�ที่�างานไดำ�อย่�างม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิย่��งข้�.น เที่คโนโลย่%ที่%�น�ามาใช้�น� .นรว่มถึ�งคอมพิ�ว่เต่อร!และอ)ปกรณี!สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�

Page 8: Introduction to Office Automation

อังค-ปรู้ะกี่อับขึ้อังกี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� OA ประกอบัดำ�ว่ย่ข้�อม4ลต่�ว่เลข้ ร4ปภาพิ ข้�อคว่าม และเสำ%ย่งที่%�

สำามารถึเช้��อมโย่งก�นไดำ�หมดำและจ)ดำเร��มต่�นข้อง OA เป*นการ ต่�อคอมพิ�ว่เต่อร!เข้�าก�บัเคร��องพิ�มพิ!ดำ%ดำ โที่รศั�พิที่!ก/สำามารถึ

ที่�างานไดำ�อย่�างอ�ต่โนม�ต่�และจะพิ�ฒนาถึ�งข้�.น สำามารถึใช้�โดำย่ ไม�ต่�องเปล%�ย่นเคร��อง จนน�าโที่รศั�พิที่!มาใช้�เป*นห�ว่ใจสำ�าค�ญ

ข้อง OA ที่%�จะข้ย่าย่เคร�อข้�าย่ออกไปไดำ�ที่��ว่ถึ�งที่)กจ)ดำใน อนาคต่ข้�างหน�า OA จะพิย่าย่ามหาว่�ธิ%การเช้��อมอ)ปกรณี!

ต่�างๆ หร�อเคร��องใช้�ในสำ�าน�กงานที่%�ม%อย่4�แล�ว่ไม�ว่�าจะเป*นย่%�ห�อ ใดำก/ต่ามมาใช้�ร�ว่มก�นไดำ�ดำ�งน�.น จะเห/นว่�าม%คว่ามแต่กต่�างข้อง

คว่ามหมาย่ค�าว่�า "สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�" อย่4�มากมาย่ เพิราะ ผ่4�น�าดำ�านน%. ค�อ ญ%�ป)=นและสำหร�ฐอเมร�กา ก/ม%แนว่คว่ามค�ดำใน

ดำ�านน%.ไม�เหม�อนก�น

Page 9: Introduction to Office Automation

อังค-ปรู้ะกี่อับขึ้อังกี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� โดำย่สำหร�ฐมองว่�าสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ต่�องเป*นระบับัประสำาน

ก�น แต่�ญ%�ป)=นมองเห/นว่�า OA เป*นการหาเคร��องม�อหร�อว่�ธิ% การใดำๆ ก/ต่ามเพิ��อปร�บัปร)งประสำ�ที่ธิ�ภาพิข้องการที่�างานใน

สำ�าน�กงาน ดำ�งน�.นสำ�าน�กงานใดำที่%�ม)�งเคร��องม�ออ)ปกรณี!เพิ%ย่ง แต่�เคร��องค�ดำเลข้ไฟฟ?าเที่�าน�.น ก/อาจเร%ย่กว่�า สำ�าน�กงาน

อ�ต่โนม�ต่� นอกจากน�.นผ่4�เก%�ย่ว่ก�บัว่งการสำ�าน�กงาน ย่�งมองว่�าคว่ามสำ�มพิ�นธิ!ข้องคนที่%�ที่�างานอย่4�ในสำ�าน�กงานร�ว่มก�บัว่�ต่ถึ)

ต่�างๆ ไดำ�แก� เฟอร!น�เจอร! เคร��องใช้� คอมพิ�ว่เต่อร! โที่รศั�พิที่! เคร��องจดำบั�นที่�กค�าบัอก เคร��องถึ�าย่เอกสำาร เคร��องพิ�มพิ!ดำ%ดำ

และอ)ปกรณี!ต่�างๆ ในล�กษณีะคว่ามสำ�มพิ�นธิ!ระหว่�างคนก�บั เคร��องจ�กร (Man-Machine Relation) และพิย่าย่ามจ�ดำ

สำร�างที่%�ที่�างานให�เหมาะสำมก�บัการรองร�บัอ)ปกรณี!เคร��องม�อ เคร��องใช้�ที่�นสำม�ย่อ��นๆ เป*นระบับัสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�

Page 10: Introduction to Office Automation

วตถ+ปรู้ะสำงค-ขึ้อังกี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� ค�อ การจ�ดำเต่ร%ย่มอ)ปกรณี!เพิ��อที่%�จะช้�ว่ย่เหล�อผ่4�

ปฏิ�บั�ต่�งานในการรว่บัรว่มข้�อม4ลว่�เคราะห!หาว่�ธิ%การแก�ป5ญหาที่%�เป*นไปไดำ�และเผ่ย่แพิร�ข้�อม4ลให�ผ่4�อ��นที่ราบั ว่�ต่ถึ)ประสำงค!การน�าสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�มาใช้�ค�อ

1. ต่�องการคว่ามสำะดำว่ก2. ต่�องการสำ��งผ่�านสำารสำนเที่ศัอย่�างต่�อเน��อง3. เพิ��อลดำปร�มาณีคนงาน และปร�มาณีงานดำ�านเอกสำาร4. ต่�องการคว่ามย่�ดำหย่)�น5. เพิ��อที่%�จะสำามารถึข้ย่าย่งานต่�อไปไดำ�ในอนาคต่

Page 11: Introduction to Office Automation

ขึ้�อัด�ขึ้อังสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

1. ไดำ�ข้�อม4ลรว่ดำเร/ว่ที่�นที่%ก�บัคว่ามต่�องการ2. ข้�อม4ลที่%�ไดำ�ม%คว่ามถึ4กต่�องมากข้�.น3. ประหย่�ดำเว่ลาและค�าใช้�จ�าย่ในดำ�านแรงงาน4. เพิ��มประสำ�ที่ธิ�ภาพิดำ�านการต่�ดำต่�อสำ��อสำาร5. ลดำงานในการคว่บัค)มที่%�ไม�จ�าเป*น6. เก�ดำการคว่บัค)มงานในภาพิรว่มดำ%ข้�.น เพิราะค)ณีภาพิงานสำ4งข้�.น7. ช้�ว่ย่ปร�บัปร)งข้ว่�ญและก�าล�งใจในการที่�างานและ

เพิ��มคว่ามพิ�งพิอใจในงาน

Page 12: Introduction to Office Automation

6. ขึ้�อัเสำ�ยในักี่ารู้ใช้�รู้ะบบ สำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

1. เคร��องใช้�สำ�าน�กงานสำ�ว่นใหญ�ต่�องใช้�กระแสำไฟฟ?า หากไฟฟ?าข้�ดำข้�องไม�สำามารถึใช้�เคร��องม�อ หร�อออ)

ปกรณี!ไดำ�2. หน�ว่ย่งานที่%�อย่4�ห�างไกลม%อ)ปสำรรคมากเช้�นไม�ม%ระบับัไฟฟ?า(ใช้�อ)ปกรณี!ไม�ไดำ�) ไม�ม%โที่รศั�พิที่!(ใช้�ระบับัสำ��อสำารไม�ไดำ�)3. เคร��องคอมพิ�ว่เต่อร!ในป5จจ)บั�นม%ป5ญหาแที่รกซึ่�อน

ในเร��องไว่ร�สำมากมาย่ บัางคร�.งอาจที่�าให�ข้�อม4ลที่%�บั�นที่�กไว่�หาย่ไปหมดำ4. เคร��องใช้� อ)ปกรณี!ม%ราคาแพิง

Page 13: Introduction to Office Automation

6. ขึ้�อัเสำ�ยในักี่ารู้ใช้�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 5. ข้าดำบั)คลากรที่%�ม%คว่ามช้�านาญเฉพิาะในการใช้�

เคร��องม�อ6. เคร��องม�อเที่คโนโลย่% สำ��อสำม�ย่ใหม�ม%การพิ�ฒนา

เปล%�ย่นแปลงเร/ว่ ล�าสำม�ย่เร/ว่7. เคร��องม�ออ�เล/กที่รอน�กสำ!ที่%�ม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิสำ4งสำ�ว่นใหญ�เป*นอ)ปกรณี!น�าเข้�าจากต่�างประเที่ศัที่�าให�ประเที่ศัไที่ย่ต่�องเสำ%ย่ดำ)ลการค�า8. ซึ่อฟแว่ร!คอมพิ�ว่เต่อร!สำ�ว่นใหญ�ม%ล�ข้สำ�ที่ธิ�Aการน�า

มาใช้�ต่�องม%ค�าใช้�จ�าย่สำ4ง

Page 14: Introduction to Office Automation

ขึ้�อัควรู้พ�จัารู้ณ์าในักี่ารู้นั�ารู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�มาใช้�ในัสำ�านักี่งานัม�ดงนั�* 1. การว่�เคราะห!คว่ามต่�องการข้องผ่4�ใช้�

2. การออกแบับัระบับัและอ)ปกรณี!อ�ต่โนม�ต่�3. การจ�ดำหาอ)ปกรณี!และระบับัอ�ต่โนม�ต่�4. การน�าระบับัสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�มาต่�ดำต่�.งในสำ�าน�กงาน5. การประเม�นผ่ลและบั�าร)งร�กษาระบับั

Page 15: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ว�เครู้าะห-ความต�อังกี่ารู้ขึ้อังบ+คลากี่รู้ในัอังค-กี่รู้

เป*นข้�.นต่อนข้องการเก/บัรว่บัรว่มการหาข้�อม4ล โดำย่การสำอบัถึามหร�อสำ�มภาษณี!ผ่4�ปฏิ�บั�ต่�งานในสำ�าน�กงานเก%�ย่ว่ก�บัคว่ามคล�องต่�ว่ในการปฏิ�บั�ต่�งาน ป5ญหาอ)ปสำรรคในการที่�างานเป*นสำาเหต่)มาจากเคร��องม�อเคร��องใช้�หร�อไม� การเก/บัข้�อม4ลในข้�.นต่อนน%.คว่รให�ผ่4�ต่อบัแสำดำงคว่ามเห/นและคว่ามพิ�งพิอใจต่�อการน�าระบับัสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�มาใช้� สำามารถึสำนองคว่ามต่�องการข้องพิน�กงานไดำ�หร�อไม� ป5ญหาจะไดำ�ร�บัการแก�ไข้มากน�อย่เพิ%ย่งใดำ ผ่4�ใช้�หร�อพิน�กงานม%คว่ามต่�องการสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�หร�อไม�

Page 16: Introduction to Office Automation

กี่ารู้อัอักี่แบบรู้ะบบและอั+ปกี่รู้ณ์-อัตโนัมต�ทั่�ต�อังกี่ารู้

เม��อไดำ�สำอบัถึามคว่ามต่�องการเคร��องใช้�สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�แล�ว่ ไดำ�ร�บัการย่อมร�บัจากพิน�กงานสำ�ว่นใหญ� คว่รไดำ�ร�บัการออกแบับัระบับัโดำย่ผ่4�เช้%�ย่ว่ช้าญดำ�านสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�เก%�ย่ว่ก�บัระบับัที่%�จะน�ามาใช้�ประโย่ช้น!ในงานสำ�าน�กงานไดำ�เช้�น ระบับัประมว่ลค�า ระแบับัแฟ?มอ�เล/กที่รอน�กสำ! ระบับัคอมพิ�ว่เต่อร! และการเช้��อมโย่ง

Page 17: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดหาอั+ปกี่รู้ณ์-

เม��อที่ราบัแล�ว่ว่�าสำ�าน�กงานต่�องการอ)ปกรณี!สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ใดำบั�าง ก/ที่�าการจ�ดำหาโดำย่การศั�กษาหาข้�อม4ลจากต่�ว่แที่นจ�าหน�าย่หลาย่ๆ แห�ง เพิ��อที่ราบัข้�อม4ลข้�อไดำ�เปร%ย่บัเสำ%ย่เปร%ย่บัข้องอ)ปกรณี!แต่�ละช้น�ดำน�ามาเปร%ย่บัเที่%ย่บัก�น แล�ว่จ�ดำหาหร�อจ�ดำซึ่�.ออ)ปกรณี!ที่%�ดำ%ที่%�สำ)ดำและเหมาะสำมที่%�สำ)ดำก�บัล�กษณีะงานและงบัประมาณี อาจกระที่�าไดำ�โดำย่การซึ่�.อหร�อการเช้�าก/ไดำ� โดำย่พิ�จารณีาการบัร�หารหล�งการข้าย่ การฝึCกอบัรมที่%�จะจ�ดำให�ผ่4�ซึ่�.ออ)ปกรณี!สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�

Page 18: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดเตรู้�ยมสำถานัทั่�ต�ดต*งและกี่ารู้จัดฝึ8กี่อับรู้มให�ความรู้��แกี่�พนักี่งานั

เม��อไดำ�พิ�จารณีาจ�ดำหาอ)ปกรณี!สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�แล�ว่ ในช้�ว่งการต่�ดำต่�.งต่�องม%การจ�ดำเต่ร%ย่มสำถึานที่%�ให�พิร�อม เช้�น การเดำ�นสำาย่ไฟใหม� การเดำ�นที่าย่เคเบั�ลเช้��อมโย่งจ)ดำต่�างๆ การจ�ดำซึ่�.อซึ่อฟต่!แว่ร! รว่มที่�.งม%การฝึCกอบัรมพิ�ฒนาพิน�กงานให�สำามารถึใช้�ประโย่ช้น!จากอ)ปกรณี!สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�น� .นไดำ�อย่�างเต่/มที่%� ม%การสำอนว่�ธิ%ใช้� การสำาธิ�ต่โดำย่ผ่4�ข้าย่จ�ดำให�แก�สำ�าน�กงานผ่4�ซึ่�.ออ)ปกรณี!น�.น

Page 19: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ปรู้ะเม�นัผ่ลและกี่ารู้บ�ารู้+งรู้กี่ษารู้ะบบ

เม��อไดำ�น�าอ)ปกรณี!สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�มาใช้�ภาย่ในสำ�าน�กงานแล�ว่ คว่รม%การประเม�นผ่ลงานว่�าม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิมากข้�.นหร�อไม� เพิ%ย่งใดำ เก�ดำป5ญหาข้�ดำข้�องอะไรหร�อไม� พิน�กงานย่�งเป*นบั)คคลที่%�ม%ค)ณีค�าต่�อสำ�าน�กงานอย่4�หร�อไม� และค�าใช้�จ�าย่ที่%�ต่�องสำ4ญเสำ%ย่ไปเพิ��อการน%.สำอดำคล�องก�บัผ่ลงานที่%�ที่�าไดำ�หร�อไม� เม��อที่ราบัป5ญหาแล�ว่คว่รที่�าการปร�บัปร)งระบับั เช้�น การเปล%�ย่นแปลงอ)ปกรณี!ใหม� การย่กเล�กระบับัที่%�ไม�จ�าเป*น หร�อการข้ย่าย่อ)ปกรณี!เพิ��มข้�.น การเพิ��มล4กข้�าย่เพิ��อคว่ามม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิมากย่��งข้�.น

Page 20: Introduction to Office Automation

กี่รู้ะบวนักี่ารู้ทั่�างานัขึ้อังรู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� การที่�างานในสำ�าน�กงาน ถึ�าน�ามาว่�เคราะห!ก�นจร�งๆ

แล�ว่ จะพิบัว่�าที่)กคนที่�างานเก%�ย่ว่ก�บัข้�อม4ลข้�าว่สำาร (information) ข้�อม4ลข้�าว่สำารน�.นอาจจะมาจากหลาย่ร4ปแบับั ไม�ว่�าจะเป*นข้�อม4ลดำ�บั เช้�น ต่�ว่เลข้ (Data) ต่�ว่อ�กษร (Text) ร4ปภาพิผ่�งและกราฟ (Image) ต่ลอดำจนเสำ%ย่ง (Voice) ที่%�ใช้�ในการสำ��อสำารสำ�งข้�าว่ให�ก�นและก�น ข้�อม4ลในร4ปแบับัต่�างๆ เหล�าน%.ล�ว่นเป*นสำ��งสำ�าค�ญที่%�ที่�าให�งาน ข้องสำ�าน�กงานดำ�าเน�นไปไดำ�ดำ�ว่ย่ดำ% การจ�ดำการก�บัข้�อม4ลเหล�าน%. แบั�งไดำ�เป*น 3 ล�กษณีะ ค�อ

Page 21: Introduction to Office Automation

1.   การรว่บัรว่มข้�อม4ลข้�าว่สำาร 2. การแลกเปล%�ย่นข้�อม4ลข้�าว่สำาร 3. การต่�ดำสำ�นใจโดำย่อาศั�ย่ข้�อม4ลข้�าว่สำารเป*นพิ�.น

ฐานข้องการพิ�จารณีา

Page 22: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�หลกี่สำ�าหรู้บงานัสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ม�อัย�� 3 ปรู้ะเภทั่ ค0อั

ก. เที่คโนโลย่%คอมพิ�ว่เต่อร! หมาย่ถึ�ง อ)ปกรณี!คอมพิ�ว่เต่อร!ที่�.งหมดำข้. เที่คโนโลย่%สำ�าน�กงานไดำ�แก� เคร��องพิ�มพิ!ดำ%ดำที่%�ที่�าสำ�าเนาไดำ�หลาย่ช้)ดำ เคร��องถึ�าย่เอกสำาร เป*นต่�นค. เที่คโนโลย่%การสำ��อสำารไดำ�แก� โที่รศั�พิที่! การสำ��อสำารผ่�านดำาว่เที่%ย่ม

Page 23: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

ในระบับั OA พิบัว่�าหน�าที่%�ข้องหล�กต่ลอดำจนสำ��ออ)ปกรณี!เคร��องม�อและระบับังานแต่กต่�างจากระบับัสำ�าน�กงานแบับัดำ�.งเดำ�ม หากจะมองภาพิรว่มข้องหน�าที่%�และระบับัหล�กใน OA อาจแสำดำงดำ�ว่ย่ภาพิข้�างล�างน%. ซึ่��งเป*นการร�ว่มและรว่มก�นข้องที่�.งระบับัคอมพิ�ว่เต่อร! ระบับัต่�ดำต่�อสำ��อสำาร และระบับัข้�อม4ลภาย่ใน OA ดำ�ว่ย่ภาพิว่งกลม 5 ว่งจากว่งนอกเข้�าสำ4�ว่งใน

Page 24: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

อธิ�บัาย่ไดำ�ดำ�งน%. การใช้�ระบับัการที่�างานข้องคอมพิ�ว่เต่อร!ซึ่��งปรากฏิ

ข้�อม4ลบันจอภาพิ สำามารถึเพิ��มประสำ�ที่ธิ�ภาพิดำ�านการต่�ดำต่�อสำ��อสำารเพิราะสำามารถึใช้�ประสำาที่สำ�มผ่�สำที่างต่า ห4 ไปพิร�อมก�นจ�งช้�ว่ย่ให�เก�ดำคว่ามเข้�าใจและคว่ามจ�าสำมบั4รณี!ข้�.น พิร�อมที่�.งสำ��อสำารไดำ�ไกลและกว่�างย่��งข้�.น ช้�ว่ย่ลดำคว่ามจ�าเจซึ่�.าซึ่ากข้องงานลงไดำ�ที่�าให�ไม�เบั��องาน ป5จจ)บั�นเป*นย่)คข้�าว่สำารข้�อม4ล ดำ�งน�.นหน�ว่ย่งานธิ)รก�จไดำ�ม%การพิ�ฒนาน�าเอาเที่คโนโลย่%สำม�ย่ใหม�เข้�ามาช้�ว่ย่ในการบัร�หารงานให�การต่�ดำต่�อสำ��อสำารเป*นไปไดำ�อย่�างสำะดำว่กรว่ดำเร/ว่

Page 25: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

ซึ่��งในอนาคต่คนที่�างานในสำ�าน�กงานจะค�อย่ๆ น�อย่ลง เพิราะบั)คลากรม%คว่ามร4 �เก%�ย่ว่ก�บัเที่คโนโลย่%มากข้�.น ก/สำามารถึที่%�จะที่�างานอย่4�ที่%�บั�านใช้�การต่�ดำต่�อสำ��อสำารก�นก/จะที่�าให�การที่�างานน�.นสำ�าเร/จผ่ลไดำ� ที่�.งน%.เพิราะที่)กคนต่�างก/จะหล%กหน%ป5ญหาต่�างๆ เช้�น การจราจร ป5ญหา มลภาว่ะเป*นพิ�ษต่�างๆ ต่ลอดำจนช้�ว่ย่ลดำระย่ะเว่ลาในการเดำ�นที่าง และประหย่�ดำค�าใช้�จ�าย่ต่�างๆ ไดำ�เป*นอย่�างดำ% การต่�ดำต่�อสำ��อสำารดำ�ว่ย่ระบับัเคร��องม�อที่%�ไฮเที่คโนโลย่%จะช้�ว่ย่การบัร�หารหร�อการที่�างานในสำ�าน�กงานลดำน�อย่ลงไดำ� เช้�น

Page 26: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

1. การเก/บัและค�นหาข้�าว่สำารดำ�ว่ย่ระบับั อ�เล/กที่รอน�กสำ! ค�อ การใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!บั�นที่�ก

ข้�อม4ลต่�างๆ เม��อต่�องการใช้�ก/สำามารถึเร%ย่กดำ4ไดำ�จาก หน�าจอ โดำย่ไม�ต่�องเสำ%ย่เว่ลาค�นหาเอกสำารที่%�ม%ข้� .น

ต่อนย่)�งย่ากสำล�บัซึ่�บัซึ่�อนในกรณี%เก/บัไว่�นานหลาย่ปE โดำย่ใช้�เว่ลาเพิ%ย่งไม�ก%�นาม% เช้�น น�ามาเก/บัที่ะเบั%ย่น

ประว่�ต่� บั�ญช้%เง�นเดำ�อน บั�ญช้%ราย่การสำ�นค�าและ แผ่นงานต่�างๆ เป*นต่�น

Page 27: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

2. การสำ�งข้�าว่สำารดำ�ว่ย่ระบับัอ�เล/กที่รอน�กสำ! ซึ่��งแต่� เดำ�มใช้�การเดำ�นหน�งสำ�อ ซึ่��งในป5จจ)บั�นการสำ�งข้�าว่สำาร

ดำ�ว่ย่ระบับัอ�เล/กที่รอน�กสำ!สำามารถึให�ข้�าว่ปรากฏิบัน เที่อร!ม�น�ล โดำย่ถึ4กคว่บัค)มดำ�ว่ย่คอมพิ�ว่เต่อร!

ข้�าว่สำารใดำสำ�งไปให�ใครเม��อไหร� การต่อบัร�บัเม��อไหร�และม%ค�าต่อบักล�บัมาว่�าอย่�างไร

3. การจ�ดำระบับั "เว่�ร!ดำโพิรเซึ่สำซึ่��ง" (Word Processing) และการว่างร4ปแบับัข้องเอกสำาร ค�อ

น�ามาที่ดำแที่นเคร��องพิ�มพิ!ดำ%ดำ น�ามาใช้�ในการพิ�มพิ! งานเอกสำารที่�าให�เอกสำารม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิมากข้�.น

Page 28: Introduction to Office Automation

หนั�าทั่�และรู้ะบบขึ้�อัม�ลหลกี่ในั OA

4. การจ�ดำระบับัช้�ว่ย่บัร�หารและเคร��องคอมพิ�ว่เต่อร!สำ�ว่นต่�ว่ ค�อการบั�นต่ารางและก�าหนดำน�ดำหมาย่ การเก/บัสำถึ�ต่�ต่�างๆ

การจ�ดำเก/บัรว่บัรว่มเร��องไว่�เป*นแฟ?มเป*นหมว่ดำหม4�ที่%�จะ ค�นหาและเร%ย่กดำ4ไดำ�สำะดำว่ก รว่มที่�.งจ�ดำที่�าที่ะเบั%ย่นต่�างๆ

5. การต่�ดำต่�อก�บัระบับัสำ��อสำารข้�อม4ล หร�อสำถึานที่%�ให�บัร�การที่างดำ�านข้�อม4ลจากภาย่นอกรว่มที่�.งการจ�ดำระบับั"ว่�อย่สำ!โพิรเซึ่สำซึ่��ง" (Voice Processing) ค�อการต่�ดำต่�อแลกเปล%�ย่นข้�าว่สำารจากสำถึานบัร�การคอมพิ�ว่เต่อร!จากภาย่นอก

จะบั�นที่�กเสำ%ย่งพิ4ดำไปให�บั)คคลอ��นไดำ�ฟ5ง โดำย่เสำ%ย่เว่ลาพิ4ดำ เพิ%ย่งคร�.งเดำ%ย่ว่ ช้�ว่ย่ประหย่�ดำเว่ลาและไม�ต่�องเสำ%ย่อารมณี! มาน��งช้%.แจงซึ่�.าๆ ก�น และบั�นที่�กเสำ%ย่งผ่4�ที่%�ต่�ดำต่�อเข้�ามา

พิร�อมก�บัช้��อคนที่%�โที่รเข้�ามาเว่ลาและราย่ละเอ%ย่ดำต่�างๆไดำ�

Page 29: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

การจ�ดำสำ�าน�กงานในอนาคต่ หร�อการจ�ดำสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่� (Office Automation) หร�อเร%ย่กย่�อๆ ว่�า OAเป*นการให�คว่ามสำ�าค�ญข้องคอมพิ�ว่เต่อร! หร�อเที่คโนโลย่%ช้�.นสำ4ง เพิ��อที่%�จะให�สำอดำคล�องก�บัคว่ามเป*นไปข้องโลกที่%�ก�าล�งเปล%�ย่นแปลงไปที่)กว่�นน%. สำ�าน�กงานคว่รที่%�จะเห/นคว่ามสำ�าค�ญข้องระบับัเที่คโนโลย่%ให�มากข้�.น โดำย่คว่รที่%�จะน�าเที่คโนโลย่%ใหม�ๆ เข้�ามาใช้�บัร�หารงานในสำ�าน�กงาน เพิ��อที่%�จะเสำร�มสำร�างประสำ�ที่ธิ�ภาพิในการที่�างานข้องคนในสำ�าน�กงานให�สำ4งข้�.นอย่4�ต่ลอดำเว่ลาแต่�อย่�างไรก/ต่าม ข้ณีะน%.การจ�ดำสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ดำ�งที่%�กล�าว่มาข้�างต่�น ย่�งอย่4�ในร4ปแบับัที่%�ไม�สำมบั4รณี! เพิราะธิ)รก�จต่�างๆพิ�ฒนาไปสำ4�ระบับัอ�ต่โนม�ต่�ไดำ�ไม�เที่�าก�น ม%การว่�เคราะห!ก�นว่�าแนว่โน�มคว่ามเป*นไปไดำ�ข้อง OA (Office Automation) ในเม�องไที่ย่น�.นคงใช้�เว่ลาอ%กไม�ก%�ปE

Page 30: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

เพิราะการพิ�ฒนาระบับัการบัร�หารสำม�ย่ใหม�ม%การแข้�งข้�นก�นอย่�างร)นแรง ผ่4�บัร�หารจะถึ4กกดำดำ�นจากการที่�างานสำ4งข้�.น ต่�องที่�างานแข้�งก�นที่�.งเว่ลา สำภาพิเศัรษฐก�จ สำภาพิการต่ลาดำเปล%�ย่นแปลงอย่4�ต่ลอดำเว่ลา จ�าเป*นต่�องใช้�การต่�ดำสำ�นใจอย่�างฉ�บัพิล�น หากอาศั�ย่เพิ%ย่งประสำบัการณี!เพิ%ย่งอย่�างเดำ%ย่ว่ ย่�อมถึ�อว่�าเป*นการเสำ%�ย่งเก�นไปโดำย่ไม�จ�าเป*น หากสำามารถึใช้�สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�มาช้�ว่ย่ลดำอ�ต่ราการเสำ%�ย่งลง โดำย่เพิ��มคว่ามแม�นย่�าข้องข้�าว่สำารข้�อม4ลมากข้�.น ย่�อมที่�นต่�อเหต่)การณี!สำ�าหร�บัการบัร�หารในป5จจ)บั�น และแนว่โน�มต่�อไปข้อง OA จะเข้�ามาเป*นห�ว่ใจสำ�าค�ญข้องการดำ�าเน�นงานในองค!การต่�อไปในอนาคต่

Page 31: Introduction to Office Automation

กี่ารู้จัดสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� ค0อั

กระบัว่นการในการน�าเที่คโนโลย่%มาช้�ว่ย่คนในสำ�าน�กงานให�ที่�างานไดำ�อย่�างม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิย่��งๆ ข้�.น อาจจะม%อ)ปกรณี!เคร��องที่)�นแรง และประหย่�ดำเว่ลาช้น�ดำต่�างๆ เช้�น ระบับัไปรษณี%ย่!อ�เล/กที่รอน�กสำ! ระบับัการต่�อเคร��องคอมพิ�ว่เต่อร!ใช้�งานไดำ�หลาย่ร4ปแบับั ต่ลอดำจนการใช้�เคร��องใช้�สำ�าน�กงานที่%�อาศั�ย่เที่คโนโลย่%ช้� .นสำ4ง

Page 32: Introduction to Office Automation

ลกี่ษณ์ะขึ้อังสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

ล�กษณีะพิ�เศัษอย่�างหน��งข้องสำ�าน�กงานในอนาคต่ที่%�เห/นไดำ�อย่�างช้�ดำเจน ค�อ การใช้�ประโย่ช้น!อย่�างกว่�างข้ว่างข้องระบับัครบัว่งจร การน�าสำ��งประดำ�ษฐ!ที่างดำ�านอ�เล/กที่รอน�กสำ!มาใช้�ในข้�.นต่อนการปฏิ�บั�ต่�งาน�าสำ�าน�กงานอย่�างกว่�างข้ว่าง จากการเปร%ย่บัเที่%ย่บัสำ�าน�กงานเม��อ 15 ปEที่%�ผ่�านมาก�บัสำ�าน�กงานในป5จจ)บั�นจะเห/นไดำ�ว่�าป5จจ)บั�นม%การใช้�เคร��องใช้�สำ�าน�กงานที่%�เป*นอ�เล/กที่รอน�กสำ!มากกว่�า และถึ�าเปร%ย่บัเที่%ย่บัสำ�าน�กงานป5จจ)บั�นก�บัสำ�าน�กงานในอนาคต่จะพิบัว่�า สำ�าน�กงานในอนาคต่ม%การใช้�อ)ปกรณี!อ�เล/กที่รอน�กสำ!คล�าย่ก�บัป5จจ)บั�น แต่�จะม%คว่ามสำะดำว่กและคล�องต่�ว่ในการใช้�มากกว่�า

Page 33: Introduction to Office Automation

ลกี่ษณ์ะขึ้อังสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

และม%สำ��งที่%�น�าสำ�งเกต่อย่4�ข้�อหน��งค�อ ย่��งม%การใช้�เคร��องม�ออ�เล/กที่รอน�กสำ!มากเที่�าไหร� การใช้�บั)คลากรในการปฏิ�บั�ต่�งานจะน�อย่ลงเที่�าน�.น เม��อจ�านว่นบั)คลากรลดำลง น�กว่างแผ่นสำ�าน�กงานจ�านว่นมากไดำ�คาดำการณี!ก�นว่�าอ�ต่ราเพิ��มข้องกระดำาษที่%�ใช้�ในสำ�าน�กงานในอนาคต่จะลดำลงเช้�นก�นล�กษณีะพิ�เศัษอ��นๆ ข้องสำ�าน�กงานในอนาคต่ค�อคว่ามสำามารถึในการค�นหาข้�อม4ลและเก/บัข้�อม4ลอย่�างม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิ ข้�อม4ลที่%�อย่4�ในระบับัจะไม�ซึ่�.าซึ่�อนและสำะดำว่กในการค�นหา นอกจากน�.นสำ�าน�กงานในอนาคต่จะใช้�ประโย่ช้น!จากเคร��องม�อเคร��องใช้� และการออกแบับัข้�.นต่อนการปฏิ�บั�ต่�งาน เพิ��อง�าย่ต่�อการต่�ดำสำ�นใจในเร��องการบัร�หารจ�ดำการ

Page 34: Introduction to Office Automation

ลกี่ษณ์ะขึ้อังสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

สำ�าน�กงานในอนาคต่จะช้�ว่ย่ในการประหย่�ดำพิล�งงาน เพิ��อให�สำอดำคล�องก�บัสำถึานการณี!ในป5จจ)บั�นที่%�ร�ฐบัาลไดำ�ออกกฏิเก%�ย่ว่ก�บัข้อบัข้�าย่การประหย่�ดำพิล�งงานมาใช้� พิล�งงานที่%�เราต่�องช้�ว่ย่ก�นประหย่�ดำสำ�ว่นใหญ�จะเก%�ย่ว่ก�บั พิล�งงานคว่ามร�อน คว่ามเย่/น แสำงสำว่�าง และน�.าเป*นต่�น สำ�าหร�บัสำ�าน�กงานในอนาคต่ก/เช้�นก�น จะม%การน�าเที่คน�คในการประหย่�ดำพิล�งงานมาใช้�อย่�างเป*นร4ปแบับัสำากลเน��องจากเคร��องม�อเคร��องใช้�ข้องสำ�าน�กงานในอนาคต่ม%เที่คโนโลย่%สำ4ง ที่�าให�บั)คลากรข้ององค!การสำามารถึน��งที่�างานอย่4�ที่%�บั�านไดำ� โดำย่การใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!ต่�ดำต่�อก�บัระบับัใหญ�ในสำ�าน�กงาน

Page 35: Introduction to Office Automation

ลกี่ษณ์ะขึ้อังสำ�านักี่งานัในัอันัาคต

ว่�ธิ%การน%.ช้�ว่ย่ประหย่�ดำค�าใช้�จ�าย่ข้องสำ�าน�กงานและต่�ว่พิน�กงานเองสำ�ว่นผ่4�บัร�หารก/เช้�นก�น เพิ%ย่งแต่�ต่�ดำต่�.งจอคอมพิ�ว่เต่อร!สำ�าหร�บัร�บัข้�อม4ลจากสำ�าน�กงานมาดำ4ที่%�บั�านเที่�าน�.น ก/สำามารถึที่�างานไดำ�โดำย่ไม�ต่�องเข้�าสำ�าน�กงาน สำามารถึน��งที่�างานอย่4�ที่%�บั�านไดำ� สำ�าน�กงานในอนาคต่สำามารถึลดำต่�นที่)นไดำ�หลาย่อย่�างไม�ว่�าจะเป*นต่�นที่)นข้องเน�.อที่%�สำ�าน�กงานที่%�ม%ราคาสำ4งมาก เม��อพิน�กงานที่�างานที่%�บั�าน สำ�าน�กงานก/ไม�ต่�องม%ข้นาดำใหญ�โต่โดำย่ไม�จ�าเป*น นอกจากน�.นย่�งลดำต่�นที่)นในการซึ่�.อเฟอร!น�เจอร!สำ�าน�กงาน เคร��องม�อเคร��องใช้�สำ�าน�กงาน ต่ลอดำจนถึ�งการลดำต่�นที่)นเร��องค�าใช้�จ�าย่ในการเต่ร%ย่มต่�ว่ไปที่�างานค�าน�.าม�น และอ��นๆ อ%กมากมาย่

Page 36: Introduction to Office Automation

กี่ารู้บรู้�หารู้ OA

ผ่4�บัร�หารสำ�าน�กงานต่�องพิ�จารณีา การบัร�หารสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่� หร�อ OA ให�ม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิ ต่�.งแต่�การว่างแผ่น จ�ดำองค!การดำ4แลระบับัร�กษาคว่ามปลอดำภ�ย่ และประเม�นผ่ลข้อง OA อ�นที่%�จร�งแล�ว่ก�อนที่�าการต่�ดำต่�.งระบับัคอมพิ�ว่เต่อร! จะต่�องม%การศั�กษาคว่ามเหมาะสำมหร�อคว่ามเป*นไปไดำ� (Feasibility study หร�อ FS) ถึ�าพิบัว่�าย่�งไม�เหมาะสำมในเว่ลาน�.นก/คว่รม%การสำ�ารว่จข้�อไดำ�เปร%ย่บัในการใช้�และการว่างแผ่นล�ว่งหน�าในอนาคต่ไว่�ก�อนเพิราะไม�ว่�าช้�าหร�อเร/ว่ สำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ต่�องเก�ดำข้�.นในองค!การไม�เฉพิาะสำ�ว่นใดำสำ�ว่นหน��งก/ต่�องเก�ดำข้�.นที่�.งองค!การแน�นอน

Page 37: Introduction to Office Automation

กี่ารู้วางแผ่นัและจัดอังค-กี่ารู้รู้ะบบ OA

ก�อนอ��นต่�องเข้�าใจคว่ามสำามารถึข้องคอมพิ�ว่เต่อร!และเที่คโนโลย่%เพิ��อต่�ดำสำ�นใจไดำ�อย่�างช้าญฉลาดำและเปล%�ย่นแปลงการบัร�หารสำ�าน�กงานแบับัดำ�.งเดำ�มมาใช้�แบับัอ�ต่โนม�ต่� โดำย่เร��มจากการศั�กษาคว่ามเหมาะสำม หร�อ FS ซึ่��งต่�องว่�เคราะห!ในประเดำ/นต่�างๆ เช้�นข้�อม4ลที่%�หน�ว่ย่งานต่�องการข้�อเสำนอข้องผ่4�ผ่ล�ต่คอมพิ�ว่เต่อร!ที่%�ต่อบัสำนองคว่ามต่�องการข้องหน�ว่ย่งานที่�ศันคต่�และคว่ามค�ดำเห/นข้องบั)คลากรในสำ�าน�กงานในการปร�บัปร)งระบับับัร�หารสำ�าน�กงาน เป*นต่�น

Page 38: Introduction to Office Automation

โดยทั่วไปคอัมพ�วเตอัรู้-จัะเหมาะสำมถ�าสำถานักี่ารู้ณ์-ขึ้อังรู้ะบบขึ้�อัม�ลในัสำ�านักี่งานัม�ลกี่ษณ์ะดงต�อัไปนั�* 1 . ปร�มาณีข้�อม4ลม%มาก ม%แฟ?มข้�อม4ลใหม�เก�ดำข้�.นมาก และ

ม%ปร�มาณีการใช้�สำ4ง 2. ม%คว่ามต่�องการราย่งานที่%�ถึ4กต่�องและการประมว่ลผ่ล

ที่%�รว่ดำเร/ว่3. ม%ล�กษณีะงานเป*นก�จว่�ต่ร ต่ามเว่ลา ซึ่�.าๆ และจ�านว่น

มาก 4. ม%คว่ามต่�องการบัร�หารระบับัข้�อม4ลอย่�างต่�อเน��อง   5. ต่�องการลดำต่�นที่)นต่�อหน�ว่ย่ข้องการประมว่ลผ่ลข้�อม4ล   6. ล4กค�าต่�องการบัร�การสำะดำว่กและรว่ดำเร/ว่ข้�.น   7. ม%บั�นที่�กหร�องานเอกสำารในสำ�าน�กงานเป*นจ�านว่นมาก

Page 39: Introduction to Office Automation

ผ่4�บัร�หารระดำ�บัสำ4งอาจม%การเช้/คสำอบัโดำย่ใช้�ใบัต่รว่จราย่การ (Checklist) เก%�ย่ว่ก�บัคอมพิ�ว่เต่อร! เช้�น คว่ามสำามารถึข้องระบับั ต่�ว่เคร��อง หน�ว่ย่คว่ามจ�า การฝึCกอบัรม การดำ4แลร�กษา เป*นต่�น เพิ��อช้�ว่ย่ในการเล�อกซึ่�.อ และต่�ดำสำ�นใจนอกจากน�.นม�กให�คว่ามสำ�าค�ญก�บัการประสำานสำ�าน�กงานเป*นหน��งเดำ%ย่ว่ (coordinated office) ค�อม%ระบับัเช้��อมโย่งที่)กดำ�านหร�อพิ4ดำง�าย่ๆ ค�อ OA ที่%�แที่�จร�งหล�งจากการว่างแผ่นก�าหนดำระบับั OA แล�ว่ต่�องม%การจ�ดำองค!การเพิ��อต่�ดำต่�.งในสำถึานที่%�ให�เหมาะสำม ในบัร�ษ�ที่ข้นาดำเล/กที่%�ใช้�เพิ%ย่ง minicomputer อาจให�ผ่4�บัร�หารสำ�าน�กงานร�บัผ่�ดำช้อบัโดำย่จ�ดำต่�.งในศั4นย่!คอมพิ�ว่เต่อร!ข้นาดำเล/ก

Page 40: Introduction to Office Automation

แต่�สำ�าหร�บับัร�ษ�ที่ข้นาดำใหญ� ต่�องม%หน�ว่ย่งานรองร�บัโดำย่เป*นศั4นย่!สำารสำนเที่ศัสำ�ว่นกลางประกอบัดำ�ว่ย่ผ่4�เช้%�ย่ว่ช้าญดำ�านคอมพิ�ว่เต่อร! น�กว่�เคราะห! โปรแกรมเมอร! และผ่4�ปฏิ�บั�ต่�งานคอมพิ�ว่เต่อร!ซึ่��งจะดำ4แลงานสำ�ว่นกลางและราย่งานต่�อผ่4�อ�านว่ย่การฝึ=าย่ระบับัสำารสำนเที่ศัหร�อผ่4�บัร�หารระดำ�บัโดำย่ต่รง การจ�ดำต่�.งองค!การเพิ��อระบับังาน OA ข้�.นอย่4�ก�บัข้นาดำข้องคอมพิ�ว่เต่อร!และเป?าหมาย่ที่%�ก�าหนดำไว่�สำ�าหน�บัระบับั ซึ่��งคว่รม%การจ�ดำระบับัการฝึCกอบัรมและการแนะน�าดำ4แลพิน�กงานที่%�ต่�องเก%�ย่ว่ข้�องก�บัระบับัคอมพิ�ว่เต่อร! เพิ��อให�เก�ดำการระม�ดำระว่�งและไม�เก�ดำผ่ลกระที่บัเช้�งลบั

Page 41: Introduction to Office Automation

ป5ญหาที่%�ม�กพิบั ค�อ คว่ามกล�ว่ว่�าจะถึ4กปลดำออก (lay off) เม��อม%คว่ามค�ดำว่�าจะน�าคอมพิ�ว่เต่อร!มาใช้�แที่นคน หร�อการข้าดำจ�ต่ใจใฝึ=ร4 �ในการศั�กษาระบับัใหม� เป*นต่�น ผ่4�บัร�หารสำ�าน�กงานต่�องให�คว่ามสำนใจ ต่ามประสำ�ที่ธิ�ภาพิ การใช้�อ)ปกรณี!ในระบับั อาจใช้�สำ��อภาย่ในสำ�าน�กงาน เช้�น ว่ารสำารประจ�าบัร�ษ�ที่ เอกสำารข้�าว่ การประช้)มระหว่�างฝึ=าย่ เป*นต่�น เพิ��อช้�ว่ย่แจ�งให�พิน�กงานที่ราบัและว่างแผ่นเปล%�ย่นแปลงล�ว่งหน�าก�อนถึ�งว่�นต่�ดำต่�.งระบับั สำ�ว่นคว่ามกล�ว่ข้องพิน�กงานจะหาย่ไปถึ�าม%การช้%.แจงที่�าคว่ามเข้�าใจและสำอนให�ร4 �จ�ดำใช้�โดำย่เล/งเห/นประโย่ช้น!ซึ่��งง�าย่สำะดำว่กและช้�ว่ย่งานไดำ�ดำ%

Page 42: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

เพิ��อร�กษาดำ4แลคว่ามปลอดำภ�ย่ให�ก�บัระบับั OA และย่�งช้�ว่ย่ร�กษาเอกสำารหร�อข้�อม4ลอ�ต่โนม�ต่� ม%ข้� .นต่อนการดำ�าเน�นการดำ�งน%.

1. ป?องก�นสำ��อแม�เหล/ก จากการว่างหร�อเก/บัไม�เหมาะสำม เช้�น Hard disk ต่�องป?องก�นจากฝึ)=นและการแต่กห�กที่าง

กาย่ภาพิ 2. จ�ดำที่�าการสำ�ารองข้�อม4ล เพิ��อคว่บัค)มต่ามจ)ดำประสำงค!

โดำย่ม%แผ่�นต่�นฉบั�บัและแผ่�นสำ�าเนา แล�ว่จ�ดำเก/บัต่�นฉบั�บัในที่%�สำมคว่รและปลอดำภ�ย่จากการโจรกรรมและไว่ร�สำที่าง

คอมพิ�ว่เต่อร! โดำย่ก�อนใช้�ที่)กคร�.งคว่รต่รว่จสำอบัคว่ามถึ4ก ต่�องข้องข้�อม4ลดำ�ว่ย่ว่�ธิ%การต่�างๆ เช้�น

Page 43: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

2.1 ต่รว่จเช้/คจากระบับัต่รว่จสำอบัภาย่ในคอมพิ�ว่เต่อร!

2.2 ที่ดำสำอบัโปรแกรมคอมพิ�ว่เต่อร!อย่�างระม�ดำระว่�ง

2.3 ต่รว่จสำอบัคว่ามสำมบั4รณี!และคว่ามถึ4กต่�องข้องข้�อม4ลก�อนน�าข้�อม4ลเข้�าระบับัคอมพิ�ว่เต่อร!

Page 44: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

3. จัดต*งว�ธิ�รู้กี่ษาความปลอัดภยเพ0อัป9อังกี่นักี่ารู้เขึ้�า รู้ะบบ โดยไม�ได�รู้บอันั+ญาต เช้�นั

31.   passwords เป�นัรู้หสำผ่�านัด�วยค�าเฉพาะ สำญลกี่ษณ์- หรู้0อัรู้หสำอั0นั

32  encryption กี่ารู้แย�งใช้�ขึ้�อัม�ลจัากี่จั+ดหนั)งไปถ)งอั�กี่จั+ดหนั)งป9อังกี่นัขึ้�อัม�ลรู้วไหล

- 33. call back จัดรู้ะบบโดยกี่�าหนัดให�คอัมพ�วเตอัรู้-ตรู้วจัสำอับกี่ลบว�าผ่��รู้�อังขึ้อัขึ้�อัม�ลม�

อั�านัาจัผ่�านัเขึ้�ามาจัรู้�งหรู้0อัไม�3.4 Key & card ม�กี่+ญแจัพ�เศษหรู้0อักี่ารู้-ดแม�เหล'กี่คล�ายบตรู้ ATM

3.5 ค+ณ์ลกี่ษณ์ะขึ้อังแต�ละคนั เช้�นั เสำ�ยงพ�ด ลายนั�*วม0อั เป�นัต�นั

Page 45: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

4. ใช้�การดำ4แลร�กษาและต่รว่จว่�ดำระบับัร�กษาคว่าม ปลอดำภ�ย่ เพิ��อป?องก�นข้�อม4ลใน internal memory

เช้�นอาจเก�ดำกรณี%กระแสำไฟฟ?าข้�ดำข้�อง คว่รต่�ดำต่�.ง ระบับัป?องก�นพิล�งงานหย่)ดำช้ะง�ก หร�อต่�ดำต่�.งระบับั

ไฟสำ�ารองฉ)กเฉ�น (UPS) 5. ต่�ดำต่�.งโปรแกรมป?องก�นไว่ร�สำคอมพิ�ว่เต่อร! รว่ม

ที่�.งหม��นคอย่ดำ4แลและต่�ดำต่ามคว่ามเคล��อนไหว่ใน การที่�างานข้องระบับัเป*นระย่ะๆ เพิ��อสำ�งเกต่คว่าม

ผ่�ดำปกต่�ที่%�อาจเก�ดำข้�.นจากการที่�างานหร�อไว่ร�สำช้น�ดำ ใหม�ๆ ที่%�ถึ4กปล�อย่ออกมาที่�าลาย่ระบับั

Page 46: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ด�แลและรู้กี่ษาความปลอัดภยขึ้อังรู้ะบบ OA

6. ป5ญหาอาช้ญากรรมที่างคอมพิ�ว่เต่อร! ที่%�ม%เพิ��ม ข้�.นในโลกธิ)รก�จ เป*นป5ญหาระดำ�บัช้าต่�โดำย่การแอบั

เข้�าไปในระบับัผ่4�อ��นแล�ว่น�าข้�อม4ลกล�บัมาข้าย่หร�อ ดำ�าเน�นการผ่�ดำกฎหมาย่ใดำๆ ที่างธิ)รก�จต่�อระบับั

คอมพิ�ว่เต่อร! เร��องน%.เป*นป5ญหาใหญ�ซึ่��งต่�องม% กฎหมาย่รองร�บัช้�ดำเจน และในข้ณีะที่%�อย่4�ในระหว่�าง

ป?องก�นต่�ว่เอง ผ่4�บัร�หารสำ�าน�กงานคว่รป?องก�นข้�อม4ลโดำย่การสำ�ารองเก/บัต่ลอดำจนเพิ��มระบับัร�กษาคว่ามปลอดำภ�ย่อย่�างเข้�มงว่ดำ 

Page 47: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ปรู้ะเม�นัค�าขึ้อังรู้ะบบ OA

ผ่4�บัร�หารสำ�าน�กงานต่�องที่�าการประเม�นค�าข้องระบับั OA เช้�นเดำ%ย่ว่ก�บัการประเม�นค�าข้องระบับังานอ��นๆ เพิ��อระบั)ว่�าการจ�ดำที่�าระบับั OA บัรรล)ว่�ต่ถึ)ประสำงค!ที่%�ต่�องการไดำ�หร�อไม� ดำ%เพิ%ย่งใดำ และม%ประโย่ช้น!มากน�อย่อย่�างไรให�พิ�จารณีาจากค)ณีค�าข้องระบับัคอมพิ�ว่เต่อร!ใน OA ที่%�ม%ค)ณีประโย่ช้น!ดำ�งต่�อไปน%.

1. ม%การช้�ว่ย่เหล�ออย่�างสำาเหต่)สำมผ่ล เพิ��อการแก� ป5ญหาข้�อม4ลและป5ญหาในการประมว่ลผ่ลข้องผ่4�ใช้�

2. ม%การคว่บัค)มการจ�ดำเต่ร%ย่มข้�อม4ลอย่�างม% ประสำ�ที่ธิ�ภาพิ

Page 48: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ปรู้ะเม�นัค�าขึ้อังรู้ะบบ OA

3. ม%การช้%.แจงและน�บัแหล�งเอกสำารที่�.งหมดำข้องข้�อม4ล

4. ม%กระบัว่นการมาต่รฐานเพิ��อสำ�งค�นเอกสำารจากต่�นเร��อง

5. ผ่ลล�พิธิ!ที่%�ไดำ�บัรรล)เป?าหมาย่ข้องระบับั 6. จ�ดำที่�าต่ารางเว่ลาการที่�างานม%คว่ามสำมเหต่)สำม

ผ่ลอ�นจะช้�ว่ย่สำร�างข้ว่�ญก�าล�งใจพิน�กงานและลดำการหน�ว่ย่งาน

7. ม%ต่�นที่)นกระบัว่นการปฏิ�บั�ต่�ข้องข้�อม4ลลดำต่��าลง

Page 49: Introduction to Office Automation

กี่ารู้ปรู้ะเม�นัค�าขึ้อังรู้ะบบ OA

8. ม%การคว่บัค)มข้�อม4ลที่%�เก/บัในเคร��องคอมพิ�ว่เต่อร!อย่�างเข้�มงว่ดำบัางคร�.งผ่4�บัร�หารอาจสำ�งข้�อม4ลให�แหล�งภาย่นอก(outsourcing) ปฏิ�บั�ต่�การดำ�านข้�อม4ลสำารสำนเที่ศัซึ่��งอาจเป*นเพิราะบัร�ษ�ที่ไม�ม%คว่ามสำะดำว่กเพิ%ย่งพิอในการ

จ�ดำการดำ�านข้�อม4ล ซึ่��งม%ข้�อดำ%ในการจ�างแหล�งภาย่นอก ค�อ ไม�ต่�องลงที่)นจ�านว่นมากในเร��องคอมพิ�ว่เต่อร! งานม%คว่าม

ถึ4กต่�อง ประหย่�ดำเว่ลาที่�างานข้�อม4ล เพิราะแหล�งภาย่นอกม% คว่ามช้�านาญมากกว่�า ไดำ�ร�บัคว่ามสำะดำว่ก ไม�เสำ%ย่ค�าใช้�จ�าย่ใน

การดำ4แลร�กษาระบับัและไม�ต่�องก�งว่ลก�บัป5ญหาคว่าม ปลอดำภ�ย่ ที่�.งน%.จะใช้�ว่�ธิ%ใดำก/แล�ว่แต่�นโย่บัาย่และว่�ต่ถึ)ประสำงค!

หล�กในการบัร�หารสำ�าน�กงานข้องแต่�ละองค!การ

Page 50: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�

เที่คโนโลย่%ในสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ม%มากมาย่หลาย่อย่�าง เที่คโนโลย่%บัางอย่�าง เป*นเร��องพิ�.นๆ ที่%�เห/นก�นมานานแล�ว่ แต่�บัางอย่�างก/ก�าว่หน�าอย่�างที่%�เราค�ดำไม�ถึ�ง ในที่%�น%.จะไดำ�น�าเที่คโนโลย่%ที่%�น�าสำนใจมาอธิ�บัาย่ให�เห/นว่�าสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ม%อะไรและใช้�อะไรอย่4�บั�าง

1. Dictation งานอย่�างหน��งที่%�จ�าเป*นในสำ�าน�กงาน ค�อ งาน เข้%ย่นค�าบัอก น��นค�อผ่4�บัร�หารอาจเร%ย่กเลข้าน)การมาบัอก

ข้�อคว่ามให�พิ�มพิ!จดำหมาย่ เลข้าน)การก/ใช้�ช้ว่เลข้ในการ บั�นที่�กข้�อคว่ามน�.นสำ�าหร�บัน�าไปพิ�มพิ! ย่)คป5จจ)บั�นที่%�การ

จราจรต่�ดำข้�ดำผ่4�บัร�หารอาจเล�อกใช้�ว่�ธิ%อ�ดำเสำ%ย่งในเคร��องบั�นที่�กเสำ%ย่งข้ณีะน��งในรถึย่นต่!แล�ว่สำ�งต่ล�บัแถึบัเสำ%ย่งให�

เลข้าน)การใช้�เคร��องฟ5งเสำ%ย่งแล�ว่พิ�มพิ!ข้�อคว่ามเหล�าน�.นก/ไดำ�

Page 51: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 2. Text Editing งานในสำ�าน�กงานที่%�เก%�ย่ว่ก�บัการใช้�

คอมพิ�ว่เต่อร! และต่รว่จแก�ไข้เอกสำารต่�างๆ เช้�น จดำหมาย่ราย่งาน ค�าสำ��ง ปกต่�ร4 �จ�กก�นในช้��องาน

ประมว่ลค�า (Word Processing) และน�ย่มใช้�ก�น อย่�างกว่�างข้ว่างที่��ว่ไปต่ามสำ�าน�กงานต่�างๆ จนเก�ดำ

คว่ามเข้�าใจผ่�ดำว่�า ล�าพิ�งการใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!ในงาน พิ�มพิ!เอกสำาร ก/ค�องานสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ที่�.งหมดำ

งานประมว่ลค�าม%ประโย่ช้น!ต่รงช้�ว่ย่ให�พิ�มพิ!ข้�อคว่าม จดำหมาย่ราย่งานไดำ�อย่�างสำะดำว่ก หากพิ�มพิ!ผ่�ดำก/แก�ไข้

เปล%�ย่นแปลงไดำ�ง�าย่โดำย่ไม�ต่�องพิ�มพิ!ที่)กอย่�างใหม�หมดำ

Page 52: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 3. Electronic mail ไปรษณี%ย่!อ�เล/กที่รอน�กสำ! ค�อ

การใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!พิ�มพิ!และสำ�งข้�าว่สำาร ซึ่��งสำ�ว่นมากเป*นจดำหมาย่ผ่�านระบับัสำ��อสำารไปย่�งผ่4�ร �บั

โดำย่ต่รง โดำย่ที่��ว่ไปผ่4�สำ�งข้�าว่สำารม�กจะใช้�ระบับัประมว่ลค�าสำร�างจดำหมาย่ข้�.นโดำย่ใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!ที่%�

โต่Hะที่�างานข้องต่น จดำหมาย่น%.ระบั)หมาย่เลข้ที่%�อย่4� ข้องผ่4�ร �บั ซึ่��งเร%ย่กว่�า e-mail address เอาไว่�ดำ�ว่ย่

เม��อที่�าจดำหมาย่เสำร/จ โปรแกรมสำ��อสำารในคอมพิ�ว่เต่อร!เคร��องน�.นจะสำ�งจดำหมาย่ผ่�านระบับั

สำ��อสำาร

Page 53: Introduction to Office Automation

4. Electronic Filling การจ�ดำแฟ?มอ�เล/กที่รอน�กสำ! เป*นว่�ธิ%การจ�ดำเก/บัจดำหมาย่ ราย่งาน และเอกสำาร

ต่�างๆไว่�ในระบับัคอมพิ�ว่เต่อร!เพิ��อให�สำะดำว่กแก�การค�นค�น โดำย่ปกต่�สำ�าน�กงานที่��ว่ไปต่�องม%ต่4�เก/บัเอกสำารหลาย่ใบัสำ�าหร�บัเก/บัเอกสำารต่�างๆ ที่%�ไดำ�ร�บัและสำร�างข้�.น การจ�ดำเก/บัแบับัน%.นอกจากจะสำ�.นเปล�องเน�.อที่%�เก/บัแล�ว่ ย่�งไม�สำะดำว่กดำ�ว่ย่บัางคร�.งต่�องถึ�าย่เป*นสำ�าเนาเอาไปไว่�ในแฟ?มต่�างๆ ที่�าให�สำ�.นเปล�องค�าใช้�จ�าย่มากข้�.น

Page 54: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� แต่�ถึ�งกระน�.นย่�งค�นหาเอกสำารที่%�ต่�องไม�ค�อย่พิบั

แนว่ที่างการจ�ดำแฟ?มอ�เล/กที่รอน�กสำ!สำ�ว่นมากใช้�ระบับัภาพิล�กษณี! (Image Processing) ค�อน�าเอกสำารต่�นฉบั�บัมาเข้�าเคร��องกราดำต่รว่จ (scanner) เพิ��อเปล%�ย่นเป*นข้�อม4ลภาพิล�กษณี!เก/บัไว่� พิร�อมก�นน�.นก/พิ�มพิ!ราย่ละเอ%ย่ดำเก%�ย่ว่ก�บัเอกสำารน�.นๆ เช้�น เร��อง ว่�นที่%�จ�ดำที่�า ค�าสำ�าค�ญต่�างๆ เพิ��อให�ระบับัคอมพิ�ว่เต่อร!ค�นหาเอกสำารที่%�ต่�องการไดำ�การจ�ดำแฟ?มอ�เล/กที่รอน�กสำ!น%.สำามารถึช้�ว่ย่ลดำคว่ามย่)�งย่ากในการดำ4แลต่4�เก/บัเอกสำารไปไดำ�มาก

Page 55: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 5. Calendaring ระบับัน�ดำหมาย่ เป*นระบับัสำ�าค�ญข้องผ่4�

บัร�หารซึ่��งจะต่�องพิบัปะก�บัผ่4�อ��นอย่4�เสำมอที่�.งบั)คคล ภาย่นอกและภาย่ในหน�ว่ย่งาน ปกต่�ผ่4�บัร�หารระดำ�บัสำ4งม�ก

มอบัหมาย่ให�เลข้าน)การเป*นผ่4�บั�นที่�กการน�ดำหมาย่ และ คอย่เต่�อน นอกจากน�.นเว่ลาที่%�ผ่4�บัร�หารไม�อย่4�ในสำ�าน�กงาน

การน�ดำหมาย่ย่�งอาจย่ากมากข้�.น เพิราะต่รว่จสำอบัต่าราง น�ดำหมาย่ไม�ไดำ� ในสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่� ผ่4�บัร�หารอาจบั�นที่�ก

การน�ดำหมาย่ลงในระบับัคอมพิ�ว่เต่อร! และอน)ญาต่ให�ผ่4� อ��นต่รว่จสำอบัต่ารางน�ดำไดำ� เพิ��อจะไดำ�ข้อมาพิบัหร�อน�ก

ประช้)ม ปกต่�ระบับัน�ดำหมาย่ข้องคอมพิ�ว่เต่อร!ม�กย่อมให� บั�นที่�กการน�ดำหมาย่เป*นคว่ามล�บัไดำ�หลาย่ระดำ�บั

Page 56: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 6. Phototypesetting การเร%ย่งพิ�มพิ!ดำ�ว่ย่แสำง หร�อ

การใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!เร%ย่งพิ�มพิ!เอกสำาร ราย่งาน แบับั ฟอร!มแผ่�นพิ�บัใบัปล�ว่ โฆษณีา จะกลาย่เป*นสำ�ว่นสำ�าค�ญ

ข้องงานสำ�าน�กงานไปดำ�ว่ย่ 7. Micrographics การใช้�ไมโครฟJล!มเป*นสำ��อสำ�าหร�บั

บั�นที่�กเอกสำาร หน�งสำ�อ หร�อร4ปภาพิต่�างๆ เป*นที่%�ร4 �จ�กก�น มานานแล�ว่ในหม4�บัรรณีาร�กษ!ห�องสำม)ดำ เพิราะประหย่�ดำ

เน�.อที่%�การถึ�าย่ย่�อภาพิเอกสำารลงบันฟJล!มข้นาดำเล/กม%ที่�.ง ช้น�ดำม�ว่นที่%�เร%ย่กว่�าไมโครฟJล!มโดำย่ที่��ว่ไป หร�อเป*นแผ่�น

ฟJล!มซึ่��งถึ�าย่ภาพิเอกสำารลงเป*นร4ปสำ%�เหล%�ย่มผ่�นผ่�าเล/ก ๆ เร%ย่กว่�า ไมโครฟJช้ หร�อเป*นแผ่�นฟJล!มที่%�ต่�ดำต่ร�งบันบั�ต่ร

กระดำาษข้นาดำเที่�าก�บับั�ต่รเจาะร4

Page 57: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 8. Computer Teleconference เป*นระบับัประช้)มที่าง

ไกลที่%�ใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!เป*นสำ��อโดำย่ต่รง ป5จจ)บั�นเราม% เที่คโนโลย่%สำ��อสำารหลาย่แบับั (Multimedia) ซึ่��งรว่มภาพิ

เสำ%ย่ง ข้�อคว่าม ข้�อม4ล มาที่�างานพิร�อมก�นที่าง คอมพิ�ว่เต่อร! หากเราน�าเที่คโนโลย่%มาใช้�ในการประช้)ม

ที่างไกล เราสำามารถึใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!สำ�งภาพิผ่4�เข้�าร�ว่ม ประช้)มจากที่%�หน��งไปออกย่�งคอมพิ�ว่เต่อร!อ%กที่%�หน��ง

สำามารถึใช้�โปรแกรมอ%-เมล!สำ�งข้�อคว่ามและข้�อม4ลสำามารถึใช้�คอมพิ�ว่เต่อร!ค�นข้�อม4ลและค�านว่ณีผ่ลล�พิธิ!

ดำ�ว่ย่สำเปรคช้%ต่ โดำย่ว่�ธิ%น%.การประช้)มที่างไกลก/จะม%ที่�.ง ประสำ�ที่ธิ�ภาพิ และประสำ�ที่ธิ�ผ่ลอย่�างมากข้�.น

Page 58: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 9. Forms Design การออกแบับัฟอร!มเอกสำาร

เป*นงานที่%�ต่�องใช้�เว่ลาและคว่ามพิ�ถึ%พิ�ถึ�นมากที่%เดำ%ย่ว่ไดำ�กล�าว่แล�ว่ว่�าโปรแกรม DIP จะม%บัที่บัาที่ดำ�านน%.

มากข้�.น แต่�เราก/ย่�งจ�าเป*นต่�องม%โปรแกรมที่%�เก%�ย่ว่ ก�บัแบับัฟอร!มอย่4�อ%กสำองประเภที่ ประเภที่แรกใช้�

สำ�าหร�บัพิ�มพิ!ข้�อคว่ามลงในแบับัฟอร!มและประเภที่ที่%�สำองใช้�สำ�าหร�บัให�ผ่4�เก%�ย่ว่ข้�องใช้�เคร��องปลาย่ที่าง

กรอกข้�อคว่ามลงในแบับัฟอร!ม

Page 59: Introduction to Office Automation

เทั่คโนัโลย�สำ�าหรู้บสำ�านักี่งานัอัตโนัมต� 10. Audio text ม%ล�กษณีะข้องการสำ��อสำารข้�อม4ล

หร�อเร��องราว่ที่%�น�าสำนใจไปให�ผ่4�ร �บับัร�การคล�าย่ๆ ก�บั Videotext แต่�ใช้�อ)ปกรณี!โที่รศั�พิที่!สำ�าหร�บัสำ��อสำาร

ข้�อม4ลเป*นเสำ%ย่งพิ4ดำ

Page 60: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

ป5จจ�ย่ในการที่�าให�ระบับัสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ประสำบัคว่ามสำ�าเร/จอาจจะพิ�จารณีาป5จจ�ย่เป*น 3 ประเภที่ ค�อ

1. ป5จจ�ย่งบัประมาณี การจ�ดำที่�าระบับัสำ�าน�กงาน อ�ต่โนม�ต่�ต่�องม%งบัประมาณีสำน�บัสำน)นพิอสำมคว่ร

เน��องจากอ)ปกรณี!เคร��องม�อค�อนข้�างราคาแพิง         

Page 61: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

2. ป5จจ�ย่การจ�ดำองค!การ การจ�ดำองค!กรน�.นจะต่�องจ�ดำให�เหมาะสำมพิอที่%�จะที่�างานก�นไดำ�อย่�างม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิอาจจะต่�องพิ�จารณีาจ�ดำองค!กรให�เป*น

ไปต่ามเป?าหมาย่ นอกจากน�.นก/อาจจะต่�องพิ�จารณีา ถึ�งคว่ามต่�องการข้องเจ�าหน�าที่%�พิน�กงานแต่�ละคน

ว่�าใครช้อบัที่�างานแบับัไหน หร�อเก�งเร��องอะไร ก/คว่รจ�ดำให�เข้าไปที่�างานที่%�เข้าช้อบัและถึน�ดำและม%

คว่ามสำามารถึน��นค�อ เล�อกคนให�เหมาะก�บังาน

Page 62: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

3. ป5จจ�ย่เคร��องจ�กรอ)ปกรณี! เคร��องจ�กรอ)ปกรณี!ในที่%�น%. อาจจะเป*นเคร��องคอมพิ�ว่เต่อร! เป*เคร��องโที่รสำารซึ่��งอาจ

จะเช้��อมโย่งเข้�าก�บัเคร��องคอมพิ�ว่เต่อร! หร�อเคร��อง โที่รศั�พิที่! เป*นต่�น ไม�ว่�าจะเป*นเคร��องจ�กรอ)ปกรณี!อะไรก/

ต่�องพิ�จารณีาใน 4 เร��อง ค�อ 31. เคร��องจ�กรน�.นเหมาะสำมก�บังานหร�อไม� 32 เคร��องจ�กรน�.นม%การใช้�ถึ4กต่�องต่ามก�าหนดำหร�อ

ไม� 33. เคร��องจ�กรน�.นที่�นสำม�ย่พิอหร�อไม�                

Page 63: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

3.4 เคร��องจ�กรน�.นค)�มที่)นหร�อไม� น��นค�อเคร��องจ�กรอ)ปกรณี!แต่�ละเคร��องอาจจะถึ4กสำร�างข้�.นมาเพิ��องาน

น�.นๆ โดำย่เฉพิาะแต่�ผ่4�ใช้�งานใช้�ไม�เป*นก/ไม�ไดำ�ผ่ลหร�อ ป5จจ)บั�นม%เคร��องร) �นใหม�กว่�าม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิมากกว่�า

ค)�มที่)นมากกว่�าก/น�าจะพิ�จารณีาเปล%�ย่นเป*นเคร��องที่%�ใหม�กว่�า

Page 64: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

4 . ป5จจ�ย่มน)ษย่! ม%คว่ามสำ�าค�ญที่%�สำ)ดำ น��นค�อ ถึ�าเราม%คนดำ% ม%ว่�ช้าฝึEม�อเข้าก/อาจจะสำามารถึจ�ดำองค!กรไดำ�อย่�างเหมาะสำมก�บังาน อาจจะไปหาเคร��องจ�กรอ)ปกรณี!ที่%�เหมาะสำมมาที่�าให�งานข้องเราเดำ�นไปไดำ�เป*นอย่�างดำ% ป5จจ�ย่มน)ษย่!น%.จะต่�อง

4.1 ไดำ�ร�บัการฝึCกอบัรมอย่�างดำ%เป*นระย่ะๆ 42. ไดำ�ร�บัการจ4งใจไว่�เสำมอ 43. จ�ดำสำรรให�เหมาะสำมก�บังาน 44. ม%คว่ามร�บัผ่�ดำช้อบัในงาน 45. ม%การว่างแผ่น การจ�ดำการที่%�ดำ%

Page 65: Introduction to Office Automation

ป5จัจัยในักี่ารู้ทั่�าให�รู้ะบบสำ�านักี่งานัอัตโนัมต�ปรู้ะสำบความสำ�าเรู้'จั

4.6 ม%เพิ��อนร�ว่มงานที่%�ดำ%เข้�าใจก�นไดำ�ดำ% 4.7 ม%สำภาพิแว่ดำล�อมในการที่�างานที่%�เหมาะสำมและ 4.8 ม%เคร��องจ�กรอ)ปกรณี!ที่%�เหมาะสำม

Page 66: Introduction to Office Automation

  สำรู้+ป

การจ�ดำสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่� (Office Automation) หร�อที่%�เร%ย่กว่�า OA น�.นเป*นกระบัว่นการน�าเอาเที่คโนโลย่%ช้� .นสำ4งมาช้�ว่ย่คนในสำ�าน�กงานให�ที่�างานไดำ�อย่�างม%ประสำ�ที่ธิ�ภาพิย่��งข้�.น รว่มที่�.งช้�ว่ย่เพิ��มประสำ�ที่ธิ�ภาพิข้องงานในสำ�าน�กงานให�สำ4งข้�.น การจ�ดำสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�ม%ข้อบัเข้ต่กว่�างและม%การเปล%�ย่นแปลงเคล��อนไหว่อย่�างรว่ดำเร/ว่

Page 67: Introduction to Office Automation

  สำรู้+ป

คว่ามร4 �เก%�ย่ว่ก�บัการจ�ดำสำ�าน�กงานอ�ต่โนม�ต่�เบั�.องต่�น ที่%�ร �เร��มในการน�าคอมพิ�ว่เต่อร! และอ)ปกรณี!อ�เล/กที่รอน�กสำ!ต่�างๆมาใช้�ในสำ�าน�กงาน สำ�ว่นจะถึ4กพิ�ฒนาดำ�ดำแปลงไปอย่4�ในร4ปเช้�นไรน�.น ข้�.นอย่4�ก�บัข้นาดำข้ององค!กร คว่ามเหมาะสำม ผ่4�บัร�หาร พิน�กงาน ซึ่��งอาจม%คว่ามค�ดำแต่กต่�างก�น รว่มที่�.งสำภาพิเศัรษฐก�จสำภาพิการต่ลาดำ และที่%�สำ�าค�ญในย่)คแห�งเที่คโนโลย่%สำารสำนเที่ศัน%. ม%แนว่โน�มว่�า OA จะถึ4กพิ�ฒนาข้�.นไปเร��อย่ๆและจะเข้�ามาเป*นห�ว่ใจสำ�าค�ญในการบัร�หารงานองค!กรต่�างๆ เก�อบัที่)กองค!กรในอนาคต่

Page 68: Introduction to Office Automation

LOGO