inversiÓn presupuestal en gestiÓn...

OBSERVATORIO DEL SISTEMA

NACIONAL DE ARCHIVOS

1

INVERSIÓN PRESUPUESTAL EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y

SU IMPACTO EN EL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA

ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA.

Elaborado por: Equipo Investigador del Observatorio del Sistema

Nacional de Archivos.

Bogotá DC. Diciembre de 2015



2

ÍNDICE GENERAL

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 9

2. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 10

2.1 Objetivo general .............................................................................................................. 10

2.2 Objetivos específicos ...................................................................................................... 10

3. HIPOTESIS ................................................................................................................................. 11

4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................................... 12

5. MARCO NORMATIVO ............................................................................................................. 13

5.1 Constitución Política: ...................................................................................................... 13

5.2 Leyes .................................................................................................................................. 14

5.3 Decretos ............................................................................................................................ 15

5.4 Acuerdos ........................................................................................................................... 16

5.5 Circulares ........................................................................................................................... 17

5.6 Normas Técnicas Colombianas - NTCs ....................................................................... 17

7. ANTECEDENTES ....................................................................................................................... 19

8. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ...................................................................................... 23

9. METODOLOGÍA ........................................................................................................................ 32

9.1 Metodología Cualitativa para el estudio .................................................................... 32

9.2 Metodología Cuantitativa para el estudio ................................................................. 34

9.3 La correlación estadística como metodología aplicada a la investigación ......... 34

10. CARACTERÍSTICAS DE LA MUESTRA.................................................................................... 36



3

11. ESTADO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDADES ATENDIENDO IGA Y

FURAG ....................................................................................................................................... 37

11.1 Indicadores para análisis del índice FURAG ............................................................... 37

11.1.1 Entidades del nivel central y descentralizado que reportan Índice FURAG 38

11.1.2 Promedio general obtenido en cada componente de la gestión documental

Índice FURAG ......................................................................................................................... 40

11.1.3 Promedio general de planeación de la función archivística por sector....... 42

11.1.4 Promedio general del proceso de la planeación documental por sector .. 44

11.1.5 Promedio general del proceso de producción documental por sector........ 46

11.1.6 Promedio general del proceso gestión y trámite documental por sector ... 47

11.1.7 Promedio general del proceso organización documental por sector ........... 50

11.1.8 Promedio general del proceso de transferencia documental por sector ... 52

11.1.9 Promedio general del proceso de disposición de documento por sector .. 54

11.1.10 Promedio general del proceso de preservación a largo plazo por sector ... 56

11.1.11 Promedio general del proceso de valoración documental por sector ....... 58

11.1.12 Indicador de dispersión por componente de índice FURAG ........................... 60

11.1.13 Promedio general de la gestión documental ......................................................... 61

11.2 Indicadores para análisis del índice IGA ..................................................................... 61

11.2.1 Análisis de índice IGA por alcaldía .............................................................................. 63

11.2.2 Indicador del promedio en gestión documental según categoría ................. 65

11.2.3 Indicador de gestión documental de alcaldías por departamento ................ 67

11.2.4 Indicador de promedios en gestión documental de gobernaciones ............ 69



4

11.2.5 Indicador de alcaldías por temas de gestión documental reportados en el

IGA .................................................................................................................................................. 70

11.2.6 Indicador sobre la creación del comité interno de archivo por

departamento ............................................................................................................................................ 71

11.2.7 Indicador de elaboración y aplicación TRD por departamento ....................... 74

11.2.8 Indicador del sistema integrado de conservación por departamento .......... 76

11.3 Conclusiones sobre el estado de la gestión documental con base a índices -

FURAG E IGA -2014 ........................................................................................................ 78

12. INDICADORES PARA EL ANÁLISIS DE LA INVERSIÓN PRESUPUESTAL EN GESTIÓN

DOCUMENTAL Y SU IMPACTO EN EL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA

ARCHIVISTICA EN COLOMBIA. ............................................................................................ 80

12.1 Indicador de inversión con base a SECOP ................................................................. 80

12.2 Indicador de inversión con base a SECOP Entidades del orden Nacional

(FURAG) .................................................................................................................................

............................................................................................................................................ 84

12.3 Indicadores de coeficiente de correlación de índice FURAG con base a inversión

en temas archivísticos .................................................................................................... 86

12.4 Indicador de inversión con base a SECOP entidades territoriales (IGA) .............. 87

12.5 Indicadores de coeficiente de correlación de índice IGA con base a inversión en

temas archivísticos del orden territorial..................................................................... 89

13. CONCLUSIONES GENERALES ................................................................................................ 91

14. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................... 93

15. REFERENCIAS CIBERGRÁFICAS ............................................................................................. 95



5

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Entidades del nivel central y descentralizado que reportan índice FURAG ............. 39

Tabla 2. Promedio general obtenido en cada componente de la gestión documental

Índice FURAG .................................................................................................................................. 40

Tabla 3 Promedio general de planeación de la función archivística por sector ................... 43

Tabla 4. Promedio general de la planeación documental por sector ........................................ 45

Tabla 5. Promedio general del proceso de producción documental por sector .................... 47

Tabla 6 . Promedio general del proceso gestión y tramite documental por sector ............... 49

Tabla 7. Promedio general del proceso organización documental por sector ........................ 51

Tabla 8. Promedio general del proceso de transferencia documental por sector ................. 53

Tabla 9 . Promedio general del proceso de disposición de documento por sector .............. 55

Tabla 10. Promedio general del proceso de preservación a largo plazo por sector .............. 57

Tabla 11. Promedio general del proceso de valoración documental por sector ..................... 59

Tabla 12. Temáticas y ponderación IGA .................................................................................................... 63

Tabla 13. Clasificación de departamento de acuerdo a municipios y su categoría ................. 64

Tabla 14. Indicador del promedio en gestión documental de acuerdo a categoría ................ 66

Tabla 15. Indicador de gestión documental de alcaldías por departamento ............................. 68

Tabla 16. Indicador sobre la creación del comité interno de archivo por departamento ..... 73

Tabla 17. Indicador de elaboración y aprobación TRD por departamento ................................. 75

Tabla 18. Indicador del sistema integrado de conservación por departamento ....................... 77



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ÍNDICE DE GRÁFICAS

Grafica 1. Entidades del Nivel Central y descentralizado ................................................................. 38

Grafica 2. Promedio general obtenido en cada componente de la gestión documental

Índice FURAG ............................................................................................................................... 41

Grafica 3. Promedio general de planeación de la función archivística por sector ................ 42

Grafica 4 . Promedio general de la planeación documental por sector ..................................... 44

Grafica 5. Promedio general del proceso de producción documental por sector ................. 46

Grafica 6 . Promedio general del proceso gestión y tramite documental por sector ............ 48

Grafica 7. Promedio general del proceso organización documental por sector .................... 50

Grafica 8. Promedio general del proceso de transferencia documental por sector .............. 52

Grafica 9. Promedio general del proceso de disposición de documento por sector .......... 54

Grafica 10. Promedio general del proceso de preservación a largo plazo por sector ........... 56

Grafica 11. Promedio general del proceso de valoración documental por sector .................. 58

Grafica 12. Nivel de dispersión por componente del índice FURAG.............................................. 60

Grafica 13. Promedio general de la gestión documental ................................................................... 61

Grafica 14. Clasificación de municipios por categoría ........................................................................ 64

Grafica 15. Indicador del promedio en gestión documental de acuerdo a categoría............. 66

Grafica 16. Indicador de gestión documental de alcaldías por departamento .......................... 67

Grafica 17. Indicador de promedios en gestión documental de gobernaciones ...................... 69

Grafica 18. Indicador de alcaldías por temas de gestión documental reportados en el IGA 70

Grafica 19. Indicador sobre la creación del comité interno de archivo por departamento .. 72

Grafica 20. Indicador de elaboración y aprobación TRD por departamento .............................. 74

Grafica 21. Indicador del sistema integrado de conservación por departamento ................... 76



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ÍNDICE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Estructura del IGA ................................................................................................................ 62

Ilustración 2. Entidades del orden nacional(FURAG) que reportaron contratos en SECOP

2014 ........................................................................................................................................... 81

Ilustración 3 Entidades del orden Territorial (IGA) que reportaron contratos en SECOP

2014 ........................................................................................................................................... 82

Ilustración 4 Temas para filtrado de contratación en gestión archivísticas (FURAG-IGA) . 83

Ilustración 5 Recuento de contratos y monto de la contratación reportada por el total de

entidades en base SECOP-2014 ..................................................................................... 83

Ilustración 6. Total de contratación 102 entidades reportadas en SECOP y porción de

contratación en gestión documental -FURAG-2014. ............................................. 84

Ilustración 7. Principales temas de inversión en función archivística de las entidades del

orden nacional ...................................................................................................................... 85

Ilustración 8 . Indicador de coeficiente de correlación de índice FURAG con base a

inversión en temas archivísticos. .................................................................................... 86

Ilustración 9 . Indicador de coeficiente de correlación de índice FURAG con base a

ingresos e inversión en temas archivísticos. ............................................................ 87

Ilustración 10. Indicador de inversión con base a SECOP entidades territoriales (IGA) .......... 88

Ilustración 11. Indicador de coeficiente de correlación de índice IGA con base a inversión

en temas archivísticos. ....................................................................................................... 89

Ilustración 12. Indicador de coeficiente de correlación de índice IGA con base a inversión

en temas archivísticos. ....................................................................................................... 90



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LISTADO DE ACRÓNIMOS Y SIGLAS

AGN: Archivo General de la Nación

DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública

DNP: Departamento Nacional de Planeación

IGA: Índice de Gobierno Abierto

INTEGRA: Índice de Integridad de cumplimiento normativo

NGP: Nueva Gestión Pública

PGD: Programa de Gestión Documental

PGN: Procuraduría General de la Nación

PHVA: Modelo de gestión que incluye los procesos de Planear, Hacer,

Verificar y Actuar

PINAR: Plan Institucional de Archivos

SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública

SGDEA: Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

SIC: Sistema Integrado de Conservación

SNA: Sistema Nacional de Archivos

TRD: Tabla de Retención Documental

TVD: Tabla de Valoración Documental



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1. INTRODUCCIÓN

El presente documento pretende realizar un diagnóstico sobre el estado de la

gestión, operación y aplicación de la política archivística en entes del orden

nacional y territorial y confrontarlo con la inversión presupuestal en este tema,

informada por las entidades en el SECOP.

De acuerdo con lo anterior, para este estudio se tomarán como insumos índices

y/o indicadores nacionales y territoriales en temas de archivística y la ejecución

presupuestal del año 2014, de tal forma que se permita evidenciar el impacto de

esta inversión presupuestal en los principales indicadores de la gestión

documental; el análisis procurará contribuir a la toma de decisiones para la

consolidación y fortalecimiento de las estructuras y mecanismos de administración

y aplicación de la política archivística en el marco de la ley, tanto para el Archivo

General de la Nación como para las entidades nacionales y territoriales objeto de

estudio.

En virtud de lo anterior, la finalidad será mostrar la realidad administrativa,

debilidades y las fortalezas en el tema de gestión documental de cada una de las

entidades que harán parte del presente análisis, mediante una estructura coherente

de temas a desarrollar expresados en un marco teórico-conceptual y normativo, la

metodología aplicada y la comparación o contraste con temas de índole financiero.



10

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general

Generar un análisis de la gestión, aplicación y administración de la política

archivística de forma generalizada, que permita identificar fortalezas, debilidades y

riesgos de no cumplimiento de la política nacional de archivo en el ámbito nacional

y territorial, y su relación con la inversión presupuestal en este tema.

2.2 Objetivos específicos

1. Generar un documento con bases estadísticas y herramientas de análisis

administrativos cualitativos que permita visualizar el panorama general de la

implementación de la política archivística en Colombia.

2. Medir el impacto de la inversión presupuestal en temas archivísticos en el

cumplimiento de la política nacional de archivos



11

3. HIPÓTESIS

La existencia de una estructura normativa que articula la política de archivos en la

Nación realza la importancia de las buenas prácticas archivísticas como elementos

transversales que debieran articularse a cada proceso administrativo Público; el

panorama institucional visible evidencia falencias en la correcta planeación y

racionalización de la inversión en temas archivísticos en el país, afectando de forma

significativa el quehacer administrativo público en sus principios de transparencia,

celeridad, publicidad y economía.



12

4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

El nuevo modelo de la gestión pública plantea múltiples objetivos que tienden al

mejoramiento de la eficiencia, la eficacia y la transparencia del estado; es

precisamente en estos aspectos en las cuales las técnicas archivísticas cobran valor

en el cumplimiento de esos objetivos. Debido a su división administrativa el estado

Colombiano cuenta con un conjunto de más de once mil (11.000) entidades, las

cuales orgánicamente tienen unas características diferenciadas que determinan su

estructura, responsabilidades, autonomía, entre otras particularidades; cada uno de

los procesos administrativos en dichas entidades generan información ya sea de

forma física o magnética, la cual da cuenta y sirve como garante que los procesos

atendieron a la ley y a los principios de la administración pública.

La conservación, accesibilidad, coherencia y demás características documentales se

ven afectadas negativamente conforme las técnicas archivísticas no son aplicadas

de forma correcta, la medición de estas desviación en la aplicación y la detección

de los principales factores administrativo y financieros que afectan negativamente

dicha implementación generan una oportunidad de mejoramiento y

fortalecimiento integral en la política como tal.



13

5. MARCO NORMATIVO

Tal y cómo se ha venido mencionando en líneas anteriores, el proceso archivístico

ha sido regulado o reglamentado por una serie de normatividades, a saber:

5.1 Constitución Política:

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación

de un ambiente sano.

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son

inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los

casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y

opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios

masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza,

aprendizaje, investigación y cátedra.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El

legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los

derechos fundamentales.

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de

grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los

demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la

nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el

país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los

valores culturales de la Nación.

Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo

los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no

participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y

plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales,

se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación

oficial.



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5.2 Leyes

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por

inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen.

Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen,

para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.

Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en

los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de

los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los

mismos.

Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación

Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Ley 80 de 1993. Contratación Pública

Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar

contratos.

Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil

derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta

Ley prescribirán en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los

mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en

veinte (20) años.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura.

Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en

Movimiento.

Ley 527 de 1999. Acceso y uso sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 Artículo 35 Núm. 8, 13

y 21).

Ley 1150 de 2007. Medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993

Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo.

Ley 1581 de 2012. Disposiciones generales para la protección de datos personales.

Ley 1712 de 2014. Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública

nacional y se dictan otras disposiciones.

Ley 1755 de 2015. Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se

sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo.

Códigos

Código Penal.

Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los

documentos públicos.



15

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal.

Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.

Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio

Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales -

medios para el asiento de operaciones

Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Artículo 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles

del comercio.

Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos

los escritos impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos,

grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en

general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones

en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

5.3 Decretos

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y

se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido

sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan

un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus

originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen

en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier

documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con

absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,

enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163, sobre defensa y conservación del patrimonio

histórico, artístico, monumentos.

Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los

principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 123. Soportes contables

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos;

prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe

copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de

sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las

tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos,

ventanilla única.



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Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Decreto 19 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,

procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública

Decreto 2364 de 2012. Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999,

sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración

de la planeación y la gestión

Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de

Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de

2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente

los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión

Documental para todas las Entidades del Estado (Consolidado en Decreto 1080 de 2015).

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la

Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones

relativas a la administración de los archivos del Estado (Consolidado en Decreto 1080 de 2015).

Decreto 1515 de 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las

transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a

los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de

1997 y se dictan otras disposiciones (Consolidado en Decreto 1080 de 2015).

Decreto 103 de 2015 Por la cual se reglamenta la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(Consolidado en Decreto 1080 de 2015).

Decreto 106 de 2015. Por el cual se reglamenta el Título VIII de la ley 594 de 2000 en materia de

inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del estado y a los documentos de

carácter privados declarado de interés cultural y se dictan otras disposiciones (Consolidado en

Decreto 1080 de 2015).

Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del

Sector Cultura.Parte 8. Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y Archivístico.

5.4 Acuerdos

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la

contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los

archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se

regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley

General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos

acumulados.



17

Acuerdo AGN 027 de 2006. Definiciones Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de

junio de 1994.

Acuerdo AGN 04 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de

2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e

implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,

ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo AGN 002 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación,

conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras

disposiciones.

Acuerdo AGN 006 de 2014. Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título

XI Conservación de Documentos de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 003 de 2015. Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades

del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del

uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437

de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de

2012

5.5 Circulares

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales.

Circular AGN-DAFP 012 de 2004. Organización de historias laborales.

Circular AGN 05 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y

comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.

Circular AGN 01 de 2014. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El

Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013.

Circular AGN 03 de 2015. Directrices para la elaboración de Tabas de Retención Documental.

5.6 Normas Técnicas Colombianas - NTCs

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos

NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado,

aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes.

NTC 5238. Micrografía microfilmación de series: Procedimientos de operación.

GTC-ISO-TR 15489-2. Información y Documentación. Gestión de Documentos. Parte 2. Guía

NTC-ISO 30300. Información y Documentación. Sistemas de Gestión para Registros.

Fundamentos y Vocabulario.



18

NTC-ISO 30301. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. SISTEMAS DE GESTIÓN DE REGISTROS.

REQUISITOS.

NTC-ISO 23081-1. Información y Documentación. Procesos Para la Gestión de Registros.

Metadatos para los Registros. Parte 1: Principios



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7. ANTECEDENTES

Política de archivos

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN) es un

establecimiento público de orden nacional encargado de formular, orientar y

controlar la política archivística, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y

garantizar la conservación del patrimonio documental asegurando el derecho a los

ciudadanos y el acceso a la información, así como el mejoramiento de la eficiencia

de la gestión pública a través de una gestión documental articulada con el uso de

las tecnologías de la información y la comunicación creado por la Ley 80 de 1989.

Como antecedentes normativos se tiene la Ley 4ª de 1913 Código de Régimen

Político y Municipal que incluyó el tema de ordenamiento del inventario de

archivos, mostrando la preocupación del gobierno colombiano por la preservación

de los documentos.

De igual manera, el Estado consciente de la importancia de mantener y preservar la

identidad cultural, expide la Ley 47 de 1920 con la finalidad de proteger el

patrimonio documental y artístico, y la refuerza en el año 1936 con la Ley 14.

En el año 2000 se promulga la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, cuyo fin

ha sido establecer los parámetros y principios fundamentales que regulan la

función archivística en Colombia, aplicándose a las entidades públicas en todos los

niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Esta misma ley establece el Sistema Nacional de Archivos, entendido como “el

conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que tienen como

objetivo fundamental mejorar la estructura y el funcionamiento de los archivos del

país a través de las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones

que en materia de gestión documental establezca el Archivo General de la Nación

como entidad rectora de la política archivística”.

La Ley 594 de 2000 definió los órganos asesores del Sistema, reglamentándolo en

el Decreto 4124 de 2004, posteriormente derogado por el Decreto 2578 de 2012,

desarrollando de forma integral su estructura y funciones.



20

Así mismo en el año 2012 se expidió el Decreto 2609 el cual dicta disposiciones

generales para todas las entidades del estado sobre gestión de documentos,

procesos de la gestión documental, sistema de la gestión documental y gestión de

documentos electrónicos de archivo, entre otros. Para el año 2015 con la

expedición del Decreto 1080, Decreto único reglamentario del sector cultura, se

efectúa una compilación de la normatividad a nivel decretos sobre la gestión

documental y otros temas de este sector.

Índices para el control de la gestión Pública

Por otro lado, en los últimos años el Archivo General de la Nación ha logrado

posicionar el tema de Gestión Documental como un componente transversal a los

procesos de la administración pública, colaborando con entidades como la

Procuraduría General de la Nación (con el IGA) y el Departamento Administrativo

de la Función Pública (con el FURAG) en la inclusión de un componente de gestión

documental en las herramientas e indicadores de control a la gestión.

Partiendo de lo anterior expuesto, cabe definir que el Índice de Gobierno Abierto

(IGA) es un indicador que pretende medir el cumplimiento de normas estratégicas

anticorrupción, entendidas como aquellas estratégicas que buscan implementar

medidas preventivas en el sector público en el marco de las Convenciones

Interamericana y de Naciones Unidas de Lucha Contra la Corrupción. Es así como el

mencionado indicador “sirve para realizar un monitoreo sistemático al

cumplimiento normativo y de esa manera no sólo advertir posibles riesgos de

ocurrencia de actos de corrupción sino también reconocer y hacer visible

conductas ejemplares” (informe IGA 2014). Los objetivos del IGA son tres; el

primero es el generar alertas tempranas sobre irregularidades administrativas, el

segundo busca promover el cumplimiento normativo y buenas prácticas y el

tercero y último pretende prevenir sanciones disciplinarias y la ocurrencia de actos

de corrupción.

En la misma línea el Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión (FURAG)

es una herramienta para el monitoreo, evaluación y control de los resultados

institucionales y sectoriales. Dicha herramienta fue establecida en el Decreto 2482

del 2012, donde se plantea que “están obligados a diligenciarlo, las entidades de la

Rama Ejecutiva del Orden Nacional con excepción de: Los Fondos sin estructura

administrativa ni planta de personal, los Fondos Ganaderos, las Electrificadoras y las



21

entidades en proceso de liquidación, supresión o disolución, aunque continúan con

la obligación de aplicar, en lo pertinente las políticas de desarrollo administrativo y

reportar su avance en los medios que tengan establecidos”.

Dentro de los principales objetivos de este índice se encuentran, contar en forma

permanente con información actualizada y precisa del estado de la Implementación

de las políticas desarrolladas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, medir

los resultados obtenidos y proporcionar información relevante a las entidades

líderes de las políticas que conforman el Modelo Integrado de Planeación y

Gestión, retroalimentar a las entidades, en forma oportuna y sencilla, de los

avances obtenidos en la implementación de las políticas de desarrollo

administrativo contenidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, con el

fin de generar estrategias para el mejoramiento continuo o ciclo del PHVA aplicado

a la gestión pública.

A través de la referida herramienta, se efectúa seguimiento a las cinco las Políticas

de Desarrollo Administrativo, adoptadas por el Gobierno Nacional para ser

implementadas por las entidades, así:

Gestión Misional y de Gobierno

Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano

Gestión del Talento Humano

Eficiencia Administrativa

Gestión Financiera

Presupuesto Público

La Ley General de Presupuestos Públicos consiste en una estimación financiera de

los ingresos y una autorización de los gastos para un año determinado. Dicha

estimación es necesaria para compatibilizar los recursos disponibles con el logro de

metas y objetivos previamente determinados, es así como el Gobierno debe

entregar al Congreso el proyecto de Ley de Presupuesto para el año siguiente a

más tardar el 30 de septiembre del año anterior y el congreso tiene 60 días para

tramitar la ley, que debe estar despachada a más tardar el 30 de noviembre del año

anterior a la vigencia del Presupuesto.



22

Mediante la expedición de la Ley 111 de 1996 se establece el Estatuto Orgánico de

Presupuesto, reglamentando el procedimiento para formulación, aprobación y

otras disposiciones.

Con este antecedente se inicia el estudio sobre “Inversión Presupuestal en Gestión

Documental y su impacto en el cumplimiento de la Política Archivística en

Colombia”.



23

8. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

Para el desarrollo de este estudio se tuvieron en cuenta conceptos que

enmarcan la forma como se captó la información base del análisis realizado,

entre otros están:

Nuevo modelo de la gestión pública - NGP: “El New Public Management

surge como un paradigma de la administración que se caracteriza por

adaptar herramientas de la gestión empresarial al manejo de los asuntos

públicos, y que propugna por la prestación de servicios más ajustados a las

necesidades de los ciudadanos con un enfoque de eficiencia, competencia y

efectividad en la satisfacción de las demandas sociales” (Quintero 2010).

En la administración pública nacional, la NGP se basa en el modelo de

gestión por resultados, la orientación hacia el mercado, la promoción de la

competencia, el enfoque en los productos, la gestión de calidad y esquemas

de rendición de cuentas.

Las bondades del nuevo modelo se centran en la focalización de la atención

sobre los procesos, de esta manera se garantiza que los productos de la

administración respondan a las necesidades de los ciudadanos de forma

eficiente y con altos estándares de calidad.

Entidades estatales: La Ley 80 de 1993 denomina como entidades

estatales a “La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el

Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las

asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los

establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del

Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga

participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades

descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista

dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que

ellas adopten, en todos los órdenes y niveles”.(Ley 80 1993)

La descentralización: De acuerdo con la Ley 489 de 1998, la organización

del estado Colombiano se define como descentralizado; entiéndase por

descentralización el confiar la realización de algunas actividades



24

administrativas a órganos del estado que guardan una relación con el sector

centralizado que no es de jerarquía.

Esta distribución de competencias y funciones administrativas se dan entre

órdenes y niveles, de tal forma que se divide de la siguiente manera:

Descentralización territorial: la cual implica una distribución de

competencias entre órdenes de gobierno, Nación, Departamento,

Municipio

Descentralización funcional o por servicios: esta implica, distribución

de competencias entre niveles de gobierno Central y Descentralizado

Descentralización por colaboración: involucra y faculta a privados

para la realización de funciones públicas bajo la supervisión del

estado.

La descentralización involucra por principio constitucional el aumento de la

autonomía de las entidades territoriales, dicha autonomía se categoriza en

tres formas esenciales; la autonomía política, autonomía administrativa y la

autonomía fiscal.

Entidad territorial: De acuerdo con el artículo 287 de la Constitución

Política de Colombia “las entidades territoriales gozan de autonomía para la

gestión de sus intereses y dentro de los límites de la Constitución y la Ley,

en otras palaras las entidades territoriales son personas jurídicas que gozan

de la autonomía para gobernase, para ejercer administrativamente las

competencias que le corresponda y administrar su recursos fiscales,

(creando tributos y participando de las rentas nacionales).

Entidad nacional: Son las instituciones y organizaciones estatales, con

personería jurídica independiente y patrimonio propio, que no están

adscritas a otros organismos, dichas organizaciones están sometidas a lo

que disponga la ley para efectos de control y supervisión del estado.

Presupuesto público: De acuerdo con el estatuto orgánico del presupuesto

en Colombia (Ley 111 de 1996), el presupuesto público se define como “una

herramienta de política del Estado, mediante la cual se asignan recursos y se

determinan gastos, para cubrir los objetivos trazados en los planes de

desarrollo económico y social en un período dado”.



25

Como características orgánicas del presupuesto público se encuentran:

Disminuye por medio de impuestos los ingresos de un grupo de

habitantes.

Distribuye bienes y servicios a una parte de la población.

Excluye de bienes y servicios a otra parte de la población.

Composición del presupuesto general de la nación:

Presupuesto de rentas Ingresos.

Corrientes de la nación.

Contribuciones parafiscales.

Fondos especiales.

Recursos de capital.

Ingresos de establecimientos públicos del orden nacional.

De acuerdo a la Ley 111 de 1996 se establecen unos principios para los

presupuestos públicos.

1. Planificación: Debe existir concordancia entre el Plan Nacional de

Desarrollo, el Plan Nacional de Inversiones, el Plan Financiero y el

Plan Operativo Anual de Inversiones, a corto, mediano y largo plazo.

Se deben coordinar los diversos presupuestos descentralizados,

nacionales y departamentales con el plan nacional de desarrollo.

2. Anualidad: El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de

diciembre de cada año. Al cabo de la culminación del período, los

rubros no comprometidos caducan y pasan a conformar los recursos

del balance, siendo susceptibles de comprometerse para la vigencia

siguiente.

3. Universalidad: El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos

públicos para una determinada vigencia.

4. Unidad de caja: Con los ingresos totales se atenderá el pago de

todos los gastos. Los municipios deberán abrir cuentas especiales

para los recursos provenientes de la nación, así como los de regalías

y los destinados a servicios de salud, provenientes de juegos de azar.

5. Programación integral: Todo programa presupuestal deberá

contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de

funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas

demanden como necesarias para su ejecución y operación.



26

6. Especialización: Las apropiaciones deben referirse a cada órgano de

la administración, a su objeto y funciones, y se ejecutarán

estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.

7. Inembargabilidad: Las rentas generales de la Nación y los bienes y

derechos de los órganos que la conforman son inembargables.

8. Coherencia macroeconómica: El presupuesto debe ser compatible

con las metas macroeconómicas fijadas por el gobierno y el Banco

de la República.

9. Homeóstasis Presupuestal: El crecimiento del presupuesto deberá

guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal

manera que no genere desequilibrio macroeconómico.

Contratos públicos: “Son actos jurídicos generadores de obligaciones que

celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en

normas de derecho público, como los que a titulo enunciativo se nombran a

continuación: Contrato de obra, contrato de consultoría, contrato de

prestación de servicios, contrato de concesión, encargos fiduciarios y de

fiducia pública, entre otros”. (Ley 80 1993).

Archivos: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o

entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados

respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la

persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de

la historia. También se puede entender como la institución que está al

servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la

cultura. (Acuerdo 27 de 2006 AGN)

Instrumentos archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que

tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la

gestión documental y la función archivística. (AGN 2014).

Índice IGA: El índice de gobierno abierto es un indicador sintético que

mide el cumplimiento de normas estratégicas anticorrupción.



27

Índice FURAG: Herramienta en línea de reporte de avance de gestión, es un

insumo para la el monitoreo y control de los resultados institucionales y

sectoriales y sirve de seguimiento de la implementación del modelo

integrado de gestión.

Nivel de Correlación: es un índice que mide el grado de covariación entre

distintas variables relacionadas linealmente. Adviértase que decimos

"variables relacionadas linealmente". “Esto significa que puede haber

variables fuertemente relacionadas, pero no de forma lineal, en cuyo caso no

proceder a aplicarse la correlación”(Ato,2007)

Datos atípicos: La atipicidad de un dato refleja su poca relación con los

demás datos que hacen parte de un conjunto agrupados.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su

eliminación o conservación permanente. (Ley 594 de 2000)

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos

producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones,

desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite,

utilización, conservación y consulta. (Acuerdo 027 de 2006).

Tabla de Retención Documental- TRD: Listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Ley 594 2000)

Programa de Gestión Documental - PGD: Plan elaborado por cada sujeto

obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización,

conservación y disposición de la información pública, desde su creación

hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o

eliminación. (Decreto 103 de 2015 consolidado en Decreto 1080 de 2015)

Plan Institucional de Archivos – PINAR: Instrumento que permitirá

planear, hacer seguimiento la función archivística de acuerdo con las



28

necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades, el cual esta articulado

con los planes estratégicos.

Estadística: La ciencia de reunir, organizar, presentar, analizar e interpretar

datos para ayudar a tomar mejores decisiones. (Linda, D., Mason, R. &

Marchal, W., 2000). Dependiendo de la naturaleza de la información, su

presentación y análisis, la estadística puede ser de dos tipos: Descriptiva e

Inferencial.

Estadística Descriptiva: Corresponde a los métodos estadísticos utilizados

para resumir y presentar datos de manera informativa, como tablas gráficas

y medidas de resumen.

Estadística Inferencial: Corresponde a los métodos estadísticos utilizados

para conocer (estimar) las características de la población objetivo, con base

en los resultados de una muestra.

Población Objetivo y Muestra: Antes de iniciar una investigación, además

de plantear con claridad el problema y los objetivos, el investigador debe

realizar algunas consideraciones prácticas, las cuales le deben ayudar a

determinar si utiliza un tipo de enumeración parcial (muestra) de la

población de interés. Una muestra o enumeración parcial puede tener varias

ventajas como: Economía, rapidez y oportunidad, posibilidad de realizarse (si

la observación es destructiva); calidad de la información (mayor dificultad

para adiestrar, controlar y contratar el recurso humano). (Kish, L., 1972).

Así, una investigación por muestreo debe tener cuatro pasos básicos a saber:

El diseño muestra : Incluye el plan de muestreo que es la metodología

utilizada para seleccionar la muestra de la población y, los

procedimientos de estimación que son las fórmulas usadas para obtener

estimaciones de los valores poblacionales (parámetros) y su confiabilidad

a partir de la muestra.

Las mediciones a tomar: Es responsabilidad de los expertos en el tema

estudiado. En estos casos la encuesta, si se utiliza, debe ser elaborada o

asesorada por estos expertos. Una preparación pobre de los

instrumentos de recolección de la información o de los encuestadores

con frecuencia conducen a un fracaso del estudio.



29

El trabajo de campo: Es la aplicación de las encuestas de acuerdo con el

diseño de la muestra.

El análisis estadístico a realizar: La información recolectada se debe

procesar adecuadamente para su análisis estadístico.

De las consideraciones anteriores, se deriva la necesidad de hacer claridad

sobre algunos términos y elementos como, encuesta, marco de muestreo,

parámetro, estadístico, población objetivo y muestra.

Población Objetivo: Conjunto total de elementos (o individuos) bajo

estudio o sobre los cuales se desea extender los resultados obtenidos en la

muestra. (Ospina, D., 2001).

Muestra: Es un subconjunto de la población objetivo. Una exposición

amplia hecha por Chou (1977), en el sentido de aclarar que las unidades de

muestreo se clasifican en elementales y primarias; las elementales son

aquellas a las cuales se les medirá o contarán algunas características, como

por ejemplo una persona. Las primarias pueden ser las mismas elementales

en algunos casos, o grupos de unidades elementales como por ejemplo un

punto de atención.

Encuesta: Es la recolección de información acerca de características de

interés de algunas o de todas las unidades de la población, usando

conceptos bien definidos, métodos y procedimientos, y la compilación de tal

información en formatos de resumen útiles. (DANE, 1996).

Marco De Muestreo: Dispositivo que permite identificar y ubicar los

elementos del universo. El conocer la cantidad exacta de elementos del

universo no es suficiente por cuanto el proceso aleatorio de selección

necesita identificar el elemento escogido del no escogido. Conocer la

cantidad exacta de elementos y tenerlos identificados mediante un código,

nombre o número es necesario pero no suficiente, por cuanto una vez

seleccionados algunos elementos, ellos deben ser observados. Se observan

los escogidos y no otros, para evitar sesgo. Las dos condiciones son

absolutamente necesarias, los elementos deben estar identificados en forma

tal que permita diferenciar a los seleccionados y además se les debe poder



30

ubicar a fin de realizar la medición u observación de interés (Bautista, S.,

1998).

Parámetro: Es una medida de una característica de la población objetivo.

Dichas características pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo; las

cualitativas o de atributos solo se pueden clasificar en categorías

mutuamente excluyentes y no son susceptibles de una medida numérica,

como el sexo o el estado civil; mientras que las variables que se pueden

cuantificar pueden ser de carácter discreto como el número de hijos por

familia, o de carácter continuo como la edad o el peso de las personas.

Estadístico: También conocido como estadígrafo, son las medidas

calculadas con la información contenida en la muestra y se utilizan para

estimar los verdaderos valores poblacionales (parámetros).

Errores Estadísticos: Un error se define como la diferencia entre la

estadística con la cual se estima el parámetro y el verdadero valor del

parámetro; es decir la diferencia entre lo real y lo estimado. Estos errores

pueden deberse a causas atribuibles al muestreo o causas no atribuibles al

muestreo.

Los errores no atribuibles al muestreo pueden ocurrir en cualquier tipo de

enumeración, parcial o total y ser sistemáticos o accidentales. Un error

sistemático produce estadísticas que tiende siempre a estar por encima o

por debajo del parámetro; muchas son las causas de errores sistemáticos,

como por ejemplo una definición inadecuada de la población o del marco

de muestreo, cuestionarios mal elaborados, falta de claridad en la

información requerida, uso incorrecto de la tabla de números aleatorios,

escribir las respuestas en el lugar equivocado, entre otros. La selección

aleatoria de las unidades muéstrales, sirve para evitar este tipo de error que

también se denomina sesgo.

El error de muestreo ocurre porque precisamente se hace una observación

parcial de la población, si se hace un censo se espera que el error de

muestreo desaparezca. Cada muestra produce una estadística que puede

diferir del parámetro y de la que produce otra muestra, pero el valor

esperado de la estadística es igual al parámetro, es decir el promedio de la



31

estadística por muestreo es igual al valor del parámetro; esta es una

propiedad de los errores de muestreo, que tienden a compensarse en

promedio.



32

9. METODOLOGÍA

Etapa de recolección de información y consulta de fuentes:

Esta etapa consiste en la realización de un sondeo de fuentes de

informaciones externas e internas las cuales serán clasificadas y organizadas

de acuerdo a los requerimientos de la presente investigación.

Etapa de análisis de información y conceptualización:

El estudio de la información se hará por categorías, las cuales se

conformarán de acuerdo al análisis que pretenda hacer el investigador con

base en las fuentes de información de las cuales dispone, en este apartado

se formularán los distintos indicadores estadísticos que alimentarán todo el

diagnóstico.

Etapa de presentación del documento final:

La presentación del estudio se hará conforme a normas APA las cuales

permitirán una lectura organizada y eficiente; en esta etapa se hacen las

apreciaciones finales conforme a los resultados que arrojó el estudio, las

conclusiones y recomendaciones finales son el cierre al proceso investigativo

y son derivadas de todo la información, la metodología y cada una de las

etapas anteriores.

9.1 Metodología Cualitativa para el estudio

La metodología cualitativa que se utilizó para el desarrollo del trabajo fue el

Modelo investigativo descriptivo. Este modelo consiste en conocer el entorno,

actitudes y demás especificidades de una muestra, población u objeto a partir de

la descripción exacta de las dinámicas, actores, procesos y objetos que se

encuentran inmersos en el estudio. Su finalidad, no es la mera obtención y

recolección de datos, sino que también se dedica a la predicción e identificación de

las relaciones existentes entre dos o más constantes. Aquí “los investigadores no

son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis

o teoría, exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan

minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que

contribuyan al conocimiento”. (Deobold, V & William, M., 2006).



33

En desarrollo de este tipo de investigación se tendrán en cuenta las siguientes

actividades:

Caracterización del problema formulado y la hipótesis.

A partir del sustento anterior, se enunciarán los supuestos en los cuales se

basaba la hipótesis y los enfoques seleccionados para el análisis de la

información en su conjunto.

Se elegirán las fuentes y los temas de interés para el estudio.

Se elaborarán los instrumentos para la recolección de la información.

Con el fin de clasificar los datos obtenidos, se establecerán categorías1

precisas que den cuenta del propósito de la investigación y permitan poner

en evidencia las diferencias, relaciones y similitudes/semejanzas más

significativas.

Se emplearán técnicas2 que den cuenta de la validez de los datos

recolectados.

Se elaborarán observaciones (análisis) de manera exacta y objetiva.

También se analizarán e interpretarán los datos a la luz de una descripción

precisa y clara.

Se escogieron como instrumentos para la recopilación de la información los

siguientes:

Fuentes primarias de información: tiene que ver con los documentos y

actores que registran o corroboran el conocimiento inmediato de la

investigación: índices de entidades públicas, cuestionarios e instrumentos de

análisis estadísticos.

Fuentes secundarias de información: tiene que ver con la información

existente en manuales, bibliografías, archivos, investigaciones previas sobre

política archivística a nivel nacional e internacional, políticas públicas, planes,

programas, entre otros.

Ahora frente a la revisión de fuentes secundarias, se tuvieron en cuenta:

Revistas: son documentos de información reciente, sobretodo publicaciones

especializadas (pueden ser técnicas, profesionales, científicas, noticiosas,

etc.)

Informes técnicos: aquí se incluyen las memorias de conferencias, informes

de congresos, informes de reuniones, etc.

1 Estas categorías serán definidas a partir del análisis póstumo que se realice de la información obtenida para el

estudio. 2 Éstas técnicas se plantearán por medio de instrumentos que den cuenta sobre la validez de la información.



34

La web: en donde se buscaron los documentos y la información por medio

magnético y se investigaron páginas de interés sobre el tema de nuestra

investigación, al igual

Síntesis documentales.

Por último, es importante resaltar en este punto que para el análisis y elaboración

del estudio fue indispensable la producción de herramientas de tipo

estadístico/numérico y cuantitativo que sustentaron la información obtenida en el

análisis.

9.2 Metodología Cuantitativa para el estudio

La metodología de investigación cuantitativa para el presente estudio se basa en la

aplicación y uso de técnicas estadísticas para conocer diversos aspectos de interés

sobre la población objeto de estudio. Se planteó entonces el uso de análisis de

correlaciones y de datos atípicos, cuyos resultados se compilarán en una base de

datos para su posterior análisis y deduciéndose de este los indicadores específicos

que alimentarán los informes y las matrices de la investigación.

La existencia de varios tipos de metodologías cuantitativas permitió que se tomara

herramientas valiosas de cada una de ellas, para el presente estudio se tuvieron en

cuenta la investigación cuantitativa descriptiva en donde se detallan de manera

sistemática las características de una población, situación o área de interés.

9.3 La correlación estadística como metodología aplicada a la investigación

Como metodología investigativa la Correlación estadística aporta objetividad y

coherencia al cruce de variables entre sí, de esta misma manera al permitir

encontrar un nivel de relación mutua entre varias variables se hace indispensable a

la hora de otorgar peso e impactos de una variable estadística frente a otra.

La obtención de un coeficiente de relación permite entender diferenciadamente

como un conjunto de factores o variables afectan el objeto de estudio, este

coeficiente puede variar de - 1.00 a + 1.00 y es el resultado del cruce entre

mínimo dos variables, dado el caso y si es necesario el coeficiente puede involucrar



35

un número mayor de variables a dicha técnica se le conoce como correlación

múltiple.

La correlación de proporcionalidad directa o positiva se establece con los valores

+1.00 y de proporcionalidad inversa o negativa, con -1.00. No existe relación entre

las variables cuando el coeficiente es de 0.00.

Formula estadística de Coeficiente de correlación

Para el caso específico de esta investigación esta metodología pretende encontrar

la relación existente entre variables como el gasto público, la contratación

archivística, los índices de gestión documental y demás variables que se consideren

valiosas.



36

10. CARACTERÍSTICAS DE LA MUESTRA

El estudio abarca instituciones públicas del orden nacional y territorial; para el caso

nacional la muestra contempla 158 entidades públicas que reportan en el

Formulario Único de Reporte de Avance de Gestión (FURAG) pertenecientes a los

24 sectores de la administración pública, en el orden territorial se analizarán los

1101 municipios representados por sus respectivas alcaldías de acuerdo a el Índice

de Gobierno Abierto (IGA).

De cada uno de los indicadores nacionales mencionados (FURAG E IGA) se

extraerán los componentes o temas referentes a la gestión archivística, de tal forma

que se permita realizar un análisis general y comparado; el cual será a su vez usado

para medir la correlación existente entre la contratación reportada por cada una de

estas entidades y los promedios generales encontrados en cada caso.



37

11. ESTADO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDADES ATENDIENDO

IGA Y FURAG

El nivel de cumplimiento de la política archivística presente en las entidades se

refleja en la información suministrada por la mismas en el diligenciamiento de las

encuestas o formularios de IGA y FURAG, en el componente de gestión

documental, que incluyen por una lado los instrumentos archivísticos y por otro los

procesos de la gestión documental.

Se resalta que los instrumentos mencionados (IGA y FURAG) son diligenciados

directamente por las entidades y por tanto dicha información es responsabilidad e

idoneidad de éstas, el AGN a través del Grupo de Inspección y Vigilancia realizará

seguimiento sobre sus resultados.

11.1 Indicadores para análisis del índice FURAG

El Formulario Único de Avance de la Gestión es un instrumento útil para el

monitoreo, el control y la evaluación de los resultados por sector e institucionales

de las entidades del orden nacional, esta herramienta de monitoreo es dirigida por

el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y es entregada en

línea, para ser diligenciada por cada una de las instituciones.

Este instrumento hace parte fundamental del llamado Modelo Integrado de

Planeación y Gestión el cual se encuentra en cabeza del Departamento

Administrativo de la Función Pública y articula cinco políticas de desarrollo

administrativo:

Gestión misional y de gobierno

Transparencia participación y servicio al ciudadano

Gestión del talento humano

Eficiencia administrativa

Gestión financiera

Dentro de la política de “Eficiencia Administrativa” encontramos el componente de

Gestión Documental el cual es el extracto que nos corresponde analizar en este

estudio y que a su vez lo componen unas temáticas específicas las cuales se

desarrollarán mediante indicadores mostrados a continuación.



38

11.1.1 Entidades del nivel central y descentralizado que reportan Índice FURAG

Para analizar el orden nacional es importante entender la conformación de los

sectores administrativos del Estado, para lo cual a continuación se presenta su

clasificación ateniendo su nivel.

Grafica 1. Entidades del Nivel Central y descentralizado



39

Tabla 1. Entidades del nivel central y descentralizado que reportan índice FURAG

SECTOR

ENTIDADES DEL NIVEL CENTRAL

ENTIDADES DEL NIVEL

DESCENTRALIZADO TOTAL DE

ENTIDADES

AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL 2 12 14

AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE 3 2 5

CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN 1 1

COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO 1 9 10

CULTURA 1 3 4

DEFENSA 7 14 21

DEPORTE, RECREACIÓN, ACTIVIDAD FÍSICA 1 1

EDUCACIÓN 1 9 10

ESTADÍSTICAS 1 1 2

FUNCIÓN PUBLICA 1 1 2

HACIENDA CRÉDITO PUBLICO 4 16 20

INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN 1 4 5

INTELIGENCIA ESTRATÉGICA Y CONTRAINTELIGENCIA 1 1

INTERIOR 2 4 6

JUSTICIA Y DEL DERECHO 1 4 5

MINAS Y ENERGÍA 2 6 8

PLANEACIÓN 1 3 4

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA 3 3 6

RELACIÓN EXTERIORES 1 1 2

SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL 1 10 11

TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 3 3 6

TRABAJO 2 4 6

TRANSPORTE 2 3 5

VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO 2 1 3

TOTAL GENERAL 45 113 158

En esta tabla se analizan los datos relacionados con la participación de las

entidades de los niveles central y descentralizado que reportan el índice FURAG,

de acuerdo a su área o sector de trabajo. Se puede apreciar que las entidades del

nivel descentralizado poseen un mayor peso en este índice, sobre todo en los

sectores: hacienda y crédito público, defensa, agricultura y desarrollo rural, salud,

protección social y educación.

El total de entidades reflejadas en los siguientes indicadores será de 158, divididas

en 24 sectores de la administración pública , se hace énfasis en que la distribución

de las entidades no es homogénea en cada uno de los sectores lo que podría

generar una afectación directa del sector en los promedios que se reportarán en

cada indicador, es así como encontraremos sectores en los cuales se sitúan más de



40

10 entidades y de las cuales el promedio general dependerá de todo su conjunto y

casos en los cuales la representación del promedio corresponde a solo 3 entidades

o menos.

11.1.2 Promedio general obtenido en cada componente de la gestión documental

Índice FURAG

En la graficación se mostrará el promedio general mediante una escala de verdes

claros y oscuros dependiendo el nivel en el cual se encuentre el promedio del

componente, la escala de medición se encuentra del 0.0% al 100 % dependiendo

de los extremos inferiores y superiores en los promedios.

Tabla 2. Promedio general obtenido en cada componente de la gestión

documental Índice FURAG

COMPONENTE PROMEDIO

PLANEACIÓN DOCUMENTAL 45,6

PLANEACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA 69,9

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 77,4

GESTIÓN Y TRAMITE 89,9

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 84,1

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 88,6

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 66,7

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE DOCUMENTOS 47,8

VALORACIÓN DOCUMENTAL 66,5



41

Grafica 2. Promedio general obtenido en cada componente de la

gestión documental Índice FURAG

En esta tabla se analiza el promedio obtenido de acuerdo a cada componente de la

gestión archivística reportado en el FURAG. De acuerdo con esto, los indicadores

con un promedio superior a 80 puntos en el reporte de las entidades corresponden

a: transferencia documental y la gestión y trámite presentando un nivel de

cumplimiento cercano al 100%; seguido del indicador de organización documental

con un promedio superior a 75 puntos, al igual que el indicador correspondiente a

la producción documental, mostrando así una normalización en los promedios de

dichos componentes. Es importante aclarar que el cumplimento del mínimo

normativo exigido correspondería a obtener una calificación del 100%.

Los procesos como la preservación a largo plazo y la planeación documental son

indicadores que presentan un promedio menor a 50 puntos, siendo estos los más

bajos de acuerdo a esta escala de medición.

El bajo promedio en estos indicadores se debe a que en las entidades públicas

poseen falencias en la elaboración del Sistema Integrado de Conservación y de

programas específicos para la gestión documental, que previamente han sido

exigidos por el Decreto 2609 de 2012, hoy consolidado en el Decreto 1080 de

2015, en cuanto a la planeación documental se refiere.



42

11.1.3 Promedio general de planeación de la función archivística por sector

La planeación de la función archivística es el componente al cual el AGN le brinda

una mayor importancia dentro de la gestión archivística y hace referencia a los

proceso de planeación estratégica que poseen las entidades con respecto a la

política de archivos; las preguntas específicas sobre este componente, refieren

temas como la elaboración de documento de planeación como son: el diagnóstico

integral de archivos, tablas de retención documental-TRD-, programa de gestión

documental-PGD- , plan institucional de archivos –PINAR-, temas de inversión,

indicadores para la medición y seguimiento de los procesos archivísticos etcétera.

Grafica 3. Promedio general de planeación de la función archivística por

sector



43

Tabla 3 Promedio general de planeación de la función archivística por

sector

SECTOR

PROMEDIO DE ENTIDADES EN LA

PLANEACION DE LA FUNCION ARCHIVISTICA

AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL 59,1

AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE 70,3

CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN 52,6

COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO 78,3

CULTURA 88,7

DEFENSA 73,8

DEPORTE, RECREACIÓN, ACTIVIDAD FÍSICA 73,6

EDUCACIÓN 68,0

ESTADÍSTICAS 68,8

FUNCIÓN PUBLICA 89,3

HACIENDA CRÉDITO PUBLICO 71,0

INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN 59,0

INTELIGENCIA ESTRATÉGICA Y CONTRAINTELIGENCIA 93,0

INTERIOR 68,2

JUSTICIA Y DEL DERECHO 64,2

MINAS Y ENERGÍA 68,7

PLANEACIÓN 85,3

PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA 60,8

RELACIÓN EXTERIORES 93,3

SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL 70,7

TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 67,0

TRABAJO 61,8

TRANSPORTE 67,2

VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO 61,8

TOTAL GENERAL 69,9

Es importante decir que, este indicador de planeación de la función archivística

mide el grado en que las entidades públicas incluyen el tema de los archivos en la

estrategia de administración de las mismas, reflejando así el compromiso de la alta

dirección con la planeación archivística.

Es por esto que, tal y como se puede evidenciar en esta tabla, los sectores de:

inclusión social y reconciliación y ciencia, tecnología e innovación son los

indicadores que presentan los promedios más bajos (menos del 60) y sectores tales

como: relaciones exteriores e inteligencia estratégica y contrainteligencia, son los

sectores con promedio superior al 80%.



44

11.1.4 Promedio general del proceso de la planeación documental por sector

La planeación documental a diferencia del componente anterior se encarga del

área instrumental de la archivística, comprende las directrices para la creación y

diseño de documentos, planeación del sistema de gestión de documentos

electrónicos de archivo-SGDEA- mecanismos de autenticación de firmas y

asignación de metadatos a documentos de archivos.

Grafica 4 .Promedio general de la planeación documental por sector



45

Tabla 4.Promedio general de la planeación documental por sector

SECTOR

PROMEDIO DE ENTIDADES EN LA

PLANEACION DOCUMENTAL





CULTURA 41,1

DEFENSA 45,3


EDUCACIÓN 34,3

ESTADÍSTICAS 51,3





INTERIOR 38,1



PLANEACIÓN 72,9





TRABAJO 34,1

TRANSPORTE 39,6


TOTAL GENERAL 45,6

En este apartado, la tabla muestra que el sector de inteligencia estratégica y

contrainteligencia tiene un promedio superior al 80% en el cumplimiento de la

norma, seguido del sector de planeación con un 70% de acuerdo a las exigencias

que interpone la ley. Es importante decir que, 4 de los 24 sectores que han sido

medidos con este indicador muestran un promedio por debajo del 50% en la

planeación documental.



46

11.1.5 Promedio general del proceso de producción documental por sector

Este componente articula actividades destinadas al estudio de los documentos

creando herramientas para realizar el análisis y el estudio de estos mismos, con el

objetivo de identificar cómo se producen, cómo ingresan, en qué tipo de formato

se gestionan, su estructura y finalidad, qué área compete su trámite y a qué

proceso y procedimientos están asociados.

Se puede observar que en el sector de ciencia, tecnología e innovación presenta un

promedio de 0% en la escala de medición, mostrando la falta de normalización

sobre la estructura de los documentos y su forma de producción.

Grafica 5.Promedio general del proceso de producción documental por sector



47

Tabla 5.Promedio general del proceso de producción documental por sector

SECTOR PROMEDIO DE ENTIDADES EN LA

PRODUCCION DOCUMENTAL





CULTURA 42,5

DEFENSA 80,0


EDUCACIÓN 83,0

ESTADÍSTICAS 70,0





INTERIOR 66,7



PLANEACIÓN 100,0





TRABAJO 73,3

TRANSPORTE 82,0


TOTAL GENERAL 77,4

Por otra parte, se puede visualizar que 5 de los 24 sectores (relaciones exteriores;

planeación; inteligencia estratégica y contrainteligencia; función pública; deporte,

recreación, actividad física) cumplen al 100% con los requerimientos exigidos por

la norma en cuanto a este ítem, seguido de los sectores de: salud y protección

social y comercio e industria y turismo con un promedio no mayor al 80% de

cumplimiento. Lo cual genera especial atención para el fortalecimiento y procesos

de mejora continua y producción documental en los sectores restantes.

11.1.6 Promedio general del proceso gestión y trámite documental por sector

El componente de gestión y tramite “comprende el conjunto de actuaciones

necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución -incluidas las



48

actuaciones o delegaciones-, la descripción (metadatos), la disponibilidad,

recuperación y acceso para consulta de los documentos; el control y seguimiento a

los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.” (AGN

2014).

Las entidades acorde con la Ley General de Archivos y las demás normas

reglamentarias, debe especificar el procedimiento de registro de los documentos,

vincularlos a un trámite, dejar evidencia de las actuaciones o delegaciones de los

documentos, diseñar el modelo de descripción (metadatos) para los documentos,

implementar las herramientas de control y seguimiento del trámite de éstos, así

como de la resolución de los mismos.

Grafica 6 .Promedio general del proceso gestión y trámite documental por sector



49

Tabla 6 .Promedio general del proceso gestión y trámite documental por sector

SECTOR PROMEDIO DE ENTIDADES EN

GESTION Y TRAMITE





CULTURA 79,5

DEFENSA 90,5


EDUCACIÓN 86,6

ESTADÍSTICAS 100,0





INTERIOR 97,8



PLANEACIÓN 100,0





TRABAJO 95,7

TRANSPORTE 89,6


TOTAL GENERAL 89,9

Como se puede evidenciar en esta tabla, el promedio general de la gestión y

trámite documental por cada sector, revela un nivel de cumplimiento del 100% por

parte de 8 de los 24 sectores, tales como: vivienda, ciudad y territorio, relaciones

exteriores, planeación, inteligencia estratégica y contrainteligencia, función pública,

estadísticas, deporte, recreación, actividad física, ambiente y desarrollo sostenible.

Se debe resaltar que este proceso de la gestión documental muestra de forma

generalizada, un alto nivel de cumplimientos pues aunque 16 de los sectores no

muestran un nivel completo de cumplimiento, si muestran índices superiores al

79% del 100% posible.



50

11.1.7 Promedio general del proceso organización documental por sector

Este componente comprende las operaciones técnicas para declarar el documento

en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,

ordenarlo y describirlo adecuadamente. Comprende actividades de clasificación,

ordenación y descripción.

Grafica 7.Promedio general del proceso organización documental por sector



51

Tabla 7.Promedio general del proceso organización documental por sector

SECTOR PROMEDIO DE ENTIDADES EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL





CULTURA 100,0

DEFENSA 91,0


EDUCACIÓN 85,0

ESTADÍSTICAS 80,0





INTERIOR 70,0



PLANEACIÓN 90,0





TRABAJO 81,7

TRANSPORTE 86,0


TOTAL GENERAL 84,1

En este indicador se puede observar que 6 de los sectores (relaciones exteriores,

inteligencia estratégica, contrainteligencia, la función pública, deporte, recreación,

actividad física, cultura, ciencia, tecnología e innovación) cumplen a cabalidad (100%)

con esta exigencia.



52

Por otra parte, los sectores restantes que se encuentran por debajo del 70% de

promedio evidenciando la falta de fortalecimiento al proceso de organización

documental al interior de las entidades.

El componente de organización documental se muestra como uno de los más altos

dentro de las instituciones analizadas, su promedio general en los sectores esta

sobre el 84%, siendo el más bajo sector vivienda en este caso el promedio más

bajo (63%).

11.1.8 Promedio general del proceso de transferencia documental por sector

Este componente hace referencia al “conjunto de operaciones adoptadas por la

Entidad para transferir los documentos durante las fases del archivo, verificando la

estructura, la validación del formato de generación, la migración, emulación o

conversión, los metadatos técnicos de formato de preservación y descriptivos”. (AGN

2014)

Grafica 8.Promedio general del proceso de transferencia

documental por sector



53

Teniendo en cuenta que la transferencia documental hace referencia a la remisión

de documentos que tengan las entidades públicas desde su archivo de gestión al

central y del archivo central al histórico de acuerdo con las tablas de retención y

de valoración documental que se encuentren vigente, se observa que el nivel más

bajo lo presenta el sector de planeación, mientras que 13 de los 24 sectores

analizados cuentan con el 100% de aplicación efectiva de la norma frente a este

tema.

Tabla 8. Promedio general del proceso de transferencia documental por sector

SECTOR PROMEDIO DE ENTIDADES EN LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL





CULTURA 100,0

DEFENSA 90,5


EDUCACIÓN 100,0

ESTADÍSTICAS 100,0





INTERIOR 83,3



PLANEACIÓN 50,0





TRABAJO 83,3

TRANSPORTE 100,0


TOTAL GENERAL 88,6



54

11.1.9 Promedio general del proceso de disposición de documento por sector

El componente de disposición de documento “Comprende la selección de los

documentos en cualquier etapa del archivo (gestión, central o histórico), con miras a

su conservación temporal permanente o a su eliminación, para lo cual debe aplicarse

lo establecido en las tablas de retención documental – TRD o en las tablas de

valoración documental – TVD”. (AGN 2014). Incluye temas como la selección del

mecanismo de disposición final de documentos, expresada en conservación total,

selección, microfilmación o digitalización y eliminación.

La entidad a través del área de archivo tiene la responsabilidad en la

implementación de la disposición final de los documentos, apoyándose en

procesos documentados para normalizar y formalizar estas actividades.

Según la información reportada por las entidades en el Formulario Único de

Avance de Gestión (FURAG) se presentan los siguientes promedios en este

componente de la gestión archivística.

Grafica 9.Promedio general del proceso de disposición de documento

por sector



55

Tabla 9 .Promedio general del proceso de disposición de documento por sector

SECTOR PROMEDIO DE ENTIDADES EN LA

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL





CULTURA 65,0

DEFENSA 64,8


EDUCACIÓN 72,0

ESTADÍSTICAS 70,0





INTERIOR 63,3



PLANEACIÓN 100,0





TRABAJO 86,7

TRANSPORTE 64,0


TOTAL GENERAL 66,7

Tal y como se mencionaba en líneas anteriores, este indicador mide el promedio

por sector en el proceso de disposición de documentos. Los sectores de: deporte,

recreación, actividad física y planeación, presentan un nivel de cumplimiento del

100% de la política archivística en este aspecto. También sobresalen los sectores

de relaciones exteriores, la función pública y el trabajo, mostrando un nivel de

cumplimiento de la política archivística con un promedio superior al 80%.

Por otro lado, se encuentran los sectores de: inclusión social y reconciliación;

presidencia de la república; ciencia, tecnología e innovación y la justicia y del

derecho, con indicadores por debajo del 50% de cumplimiento a la norma.



56

11.1.10 Promedio general del proceso de preservación a largo plazo por

sector

El componente de preservación refiere todas aquellas acciones o políticas

encaminadas a garantizar la preservación de los documentos de archivo,

independientemente de su soporte y medio de almacenamiento.

Así mismo, comprende el Sistema integrado de conservación que incluye el Plan de

Conservación para los documentos análogos y Plan de Preservación para los

documentos electrónicos; así mismo la seguridad de la información y requisitos para

la preservación de documentos.

Grafica 10.Promedio general del proceso de preservación a largo plazo

por sector



57

Tabla 10.Promedio general del proceso de preservación a largo plazo por

sector

SECTOR

PROMEDIO DE ENTIDADES EN LA PRESERVACIÓN A

LARGO PLAZO





CULTURA 50,0

DEFENSA 50,0


EDUCACIÓN 50,0

ESTADÍSTICAS 50,0





INTERIOR 41,7



PLANEACIÓN 50,0





TRABAJO 58,3

TRANSPORTE 60,0


TOTAL GENERAL 47,8

De acuerdo al indicador, se puede observar un panorama homogéneo y

preocupante frente a este componente ya que en los 24 sectores de la

administración, el promedio general no supera el 48% de un 100% posible, así

mismo se observan promedios nulos y extremadamente bajos que oscilan entre el

0.0% y el 30%. Esto nos indica las falencias que afectan la preservación del

patrimonio documental de la nación generando una pérdida sistemática de

información, en especial aquella que se encuentra en soporte digital. Se observa

que el valor obtenido por las entidades corresponde a su avance frente al tema de

conservación de documentos físicos (Conservación para los documentos análogos)

relegando el tema de documento en soporte digital.



58

11.1.11 Promedio general del proceso de valoración documental por sector

La valoración documental como proceso permanente y continuo, involucra toda

acción encaminada desde la planeación de documentos, para lograr una correcta

valoración de los atributos o cualidades primarias y secundarias de un documento;

de tal forma que por medio de esta valoración se logre establecer la ruta de

permanencia y destino final en cada una de las fases del documento o archivo. En

este punto la valoración determina acciones pertinentes las cuales pueden ser la

eliminación, conservación por un periodo de tiempo o la conservación definitiva

del documento.

Grafica 11.Promedio general del proceso de valoración documental por

sector



59

Tabla 11.Promedio general del proceso de valoración documental por sector

SECTOR PROMEDIO DE ENTIDADES

EN LA VALORACIÓN DOCUMENTAL





CULTURA 75,0

DEFENSA 61,9


EDUCACIÓN 90,0

ESTADÍSTICAS 100,0





INTERIOR 33,3



PLANEACIÓN 50,0





TRABAJO 50,0

TRANSPORTE 60,0


TOTAL GENERAL 66,5

La principal función de este indicador es evaluar si en las instituciones existen

criterios claros y definitivos para la valoración de características primarias y

secundarias en los documentos; en este caso se puede determinar que solo el 66%

de las entidades tienen definidos estos criterios básicos.

Por otro lado, es claro que dentro de esa porción de entidades que cumplen con

las políticas de valoración encontramos 6 sectores predominantes en cumplimiento

(relaciones exteriores; inteligencia estratégica y contrainteligencia; función pública;

estadística; deporte, recreación, actividad física y ciencia, tecnología e innovación) con

promedios superiores al 90%.



60

11.1.12 Indicador de dispersión por componente de índice FURAG

Grafica 12.Nivel de dispersión por componente del índice FURAG

Una vez analizados los promedios por componente y sector, es importante resaltar

la representatividad de cada uno de estos promedios, como se dijo inicialmente el

número de entidades y la distancia entre datos generan una afectación directa

sobre los promedios generales; analizar estos casos nos proporcionan una idea

más clara de las condiciones reales de las gestión archivísticas por componente en

cada entidad.

En la gráfica se muestran cada uno de los componentes con sus respectivos

promedios a lo largo de una escala de medición del 0.0%al 100%. Conforme más

agrupados o cercanos están los datos, más representativo será el promedio en

dicho ítem, dicho en otras palabras este promedio reflejará en mayor medida las

condiciones reales en las cuales se encuentran las entidades en ese componente.

Para ejemplarizar se tomará el componentes de valoración documental el cual

como se observa en la gráfica presenta datos a lo largo de toda la escala de

medición, lo cual nos dirá al final que el promedio general no es tan representativo,



61

caso contrario ocurre en componente de preservación a largo plazo el cual vemos

concentrado sobre el 50% de la escala, esto nos indicada que este promedio

representa en mayor medida la realidad de todas las entidades en este proceso.

11.1.13 Promedio general de la gestión documental

Grafica 13.Promedio general de la gestión documental

A modo de conclusión del análisis del promedio general de la gestión documental

en el orden nacional con base en el índice FURAG 2014, se puede indicar que existe

un 71% de cumplimiento de la política de gestión documental, con un faltante de

cumplimiento del 29% de las instituciones del orden nacional tomadas en cuenta

en el estudio.

11.2 Indicadores para análisis del índice IGA

El Índice de Gobierno Abierto –IGA- es una herramienta que permite realizar

control y seguimiento a las entidades en temas específicos, estos datos son

reportados por la totalidad de alcaldías y gobernaciones del país y es la

Procuraduría General de la Nación la encargada de su compilación y análisis.



62

En el caso particular del componente de gestión documental es el Archivo General

de la Nación el encargado de trazar las respectivas ponderaciones, preguntas y

levantamiento de la información sobre los temas que son de su competencia e

interés; aun así es responsabilidad única de cada alcaldía y gobernación diligenciar

y reportar el correspondiente formulario de acuerdo a las condiciones reales en las

cuales se encuentran los temas archivísticos consultados en el formulario.

Ilustración 1.Estructura del IGA

El IGA está conformado por tres componentes generales como se aprecia en la

ilustración; es dentro del primero de sus componentes (organización de la

información) que tiene cabida la gestión documental y será en este punto en el

que nos centraremos para analizar la situación general de las alcaldías del país.

Dada la competencia que posee el Archivo General de la Nación sobre el

componente de gestión documental, dispuso unas temáticas fijas de consulta,

las cuales hacen referencia a los instrumentos archivísticos entre otros,

estableciéndoles una ponderación o peso específico en el componente; en

conjunto estos temas reflejan el nivel de cumplimiento mínimo de las políticas

archivística en una escala de 0.0% a 100% posible.



63

Tabla 12. Temáticas y ponderación IGA

No Tema Ponderación

1 Creación del Comité Interno de Archivos 5%

2 Diagnóstico Integral de archivos 8%

3 Planeación de la Gestión Documental 10%

4 Programa de Gestión Documental 20%

5 Programa de Gestión Documental 10%

6 Sistema Integrado de Conservación 6%

7 Elaboración / Aprobación Tablas de Retención Documental

(TRD)

5%

8 Aplicación Tablas de Retención Documental (TRD) 5%

9 Actualización Tablas de Valoración Documental (TVD 6%

10 Elaboración /Aprobación Tablas de Valoración Documental

(TVD)

5%

11 Aplicación Tablas de Valoración Documental (TVD) 5%

12 Transferencias Secundarias 5%

13 Creación del Archivo General del Departamento o Municipio 5%

14 Creación del Archivo Histórico 5%

Total en Gestión Documental 100%

Entendido el propósito, la metodología y la ponderación de los temas que

componen el IGA en su parte referente a la gestión documental, se dará paso al

análisis de los reportado por las alcaldías para el 2014 reflejado en los

indicadores por temas; para de esta manera determinar la situación general de

estas entidades frente al cumplimiento de la política archivística.

11.2.1 Análisis de índice IGA por alcaldía

A continuación se presentan los municipios clasificados por categorías las cuales

determinan unas características específicas a nivel administrativo y presupuestal,

siendo estas particularidades las que pueden afectar las buenas prácticas

archivísticas en contraste con dichas condiciones.



64

Grafica 14.Clasificación de municipios por categoría

Tabla 13. Clasificación de

departamento de acuerdo a

municipios y su categoría

CATEGORIA TOTAL DE

ENTIDADES

1 16

2 16

3 19

4 25

5 24

6 995

E 6

TOTAL GENERAL 1101

Este indicador muestra la clasificación de los municipios con base a sus categorías

establecidas en la Ley 617 de 2000, la cual reglamenta e indica que los

departamentos y municipios deben ser categorizados según su gestión

administrativa y fiscal, la cantidad de población e ingresos corrientes de libre

destinación.



65

La tabla y el gráfico permiten visualizar que los 1101 municipios se encuentran

clasificados de forma heterogénea a lo largo de las 7 categorías, resaltando la

categoría sexta (6ª), que aglomera la mayor cantidad de municipios con 995 del

total.

11.2.2 Indicador del promedio en gestión documental según categoría

Dentro de este indicador se analizan los promedios de la gestión documental en

cada una de las categorías del país. En la gráfica podemos observar la situación

precaria generalizada de la gestión documental indiferentemente de la categoría

que analicemos, pues el promedio más alto sobre la escala asciende solo al 55.2% y

corresponde a solo los 5 distritos especiales que existen en el país, es decir,

municipios con más de 500.000 habitantes y con ingresos de libre destinación

superiores a los 400.000 SMLMV y el resto de los municipios tienen un promedio

inferior.

Si analizamos el promedio general de la gestión documental se observa que en la

sexta (6ª) categoría, que concentra el 95% de los municipios del país, presenta solo

un 20% de cumplimiento de la política archivística de un 100% posible; lo cual nos

da a pensar que es la situación general de las alcaldías de todo el país.



66

Grafica 15.Indicador del promedio en gestión documental de

acuerdo a categoría

Sorprende, por otra parte, que aunque la sexta (6ª.) categoría se caracteriza por

agrupar municipios con fuertes necesidades administrativas y presupuestales, no es

lejana su situación a municipios de categorías con mayores ingresos como son las

de primera y segunda categoría cuyo cumplimiento de la política está por el orden

del 25%.

Tabla 14.Indicador del promedio en gestión documental de acuerdo a

categoría

CATEGORIA PROMEDIO DE LA GESTION DOCUMENTAL

1 25,3%

2 31,8%

3 28,7%

4 25,0%

5 37,1%

6 20,0%

E 55,2%

TOTAL GENERAL 21,0%



67

11.2.3 Indicador de gestión documental de alcaldías por departamento

Es importante aclarar que este indicador No incluirá en el promedio el puntaje

obtenido por la gobernación en gestión documental, por tanto cada departamento

estará presentado únicamente los promedios que reportan las alcaldías de sus

respectivos municipios; se busca que al excluir el promedio de las gobernaciones

del panorama nacional se logre un acercamiento veraz a la situación en las cual se

encuentra la gestión documental en todos los municipios del país.

Grafica 16.Indicador de gestión documental de alcaldías por

departamento



68

Tabla 15.Indicador de gestión documental de alcaldías por departamento

DEPARTAMENTO PROMEDIO DE LA GESTION DOCUMENTAL

AMAZONAS 25,0%

ANTIOQUIA 35,3%

ARAUCA 30,3%

ATLÁNTICO 13,4%

BOGOTÁ DIC. 34,0%

BOLÍVAR 12,0%

BOYACÁ 16,2%

CALDAS 18,0%

CAQUETÁ 27,8%

CASANARE 24,8%

CAUCA 14,5%

CESAR 17,6%

CHOCO 7,4%

CÓRDOBA 18,2%

CUNDINAMARCA 24,5%

GUAINÍA 40,0%

GUAJIRA 15,7%

GUAVIARE 21,8%

HUILA 6,1%

MAGDALENA 14,9%

META 30,2%

NARIÑO 25,5%

NORTE DE SANTANDER 16,7%

PUTUMAYO 17,0%

QUINDÍO 38,3%

RISARALDA 28,3%

SAN ANDRÉS 5,0%

SANTANDER 17,8%

SUCRE 9,0%

TOLIMA 20,7%

VALLE DEL CAUCA 30,2%

VAUPÉS 53,7%

VICHADA 17,3%

TOTAL GENERAL 21,0%

De la misma manera en la que se encontró diversidad de entidades por sector, en

el caso nacional, en el orden territorial presenta dicha diversidad por su

heterogeneidad en la composición en cantidad de municipio por departamento; de

tal forma que se encontrarán una gran cantidad de municipios que sumados

reflejan un solo promedio por departamento y otros en los cuales el promedio

general del departamento solo depende de los índices de pocos municipios.

Estos desequilibrios afectará negativa o positivamente la obtención del promedio

general por departamento, aun así se mostrará la tendencia de la condición de la

gestión documental en el país.



69

Retornando al análisis del indicador se observa en las alcaldías una situación

preocupante si tenemos en cuenta que el promedio general llega solo al 21% de

cumplimiento de la política archivística; departamentos como Vaupés y Guainía

sobresalen con promedios de 53% y 40% respectivamente (considerados índices

bajos), aunque cuentan con solo dos municipios. Departamento como Huila (6.1%)

y Choco (7.4%), muestran casos extremos de incumplimiento, el resto de

departamentos reflejan índices bajos que oscilan entre el 14% y el 30%.

11.2.4 Indicador de promedios en gestión documental de gobernaciones

La separación de los índices municipales de sus respectivas gobernaciones permitió

evitar que promedios muy altos presentes en algunas de ellas, como son el caso de

Tolima (84%), Meta (79%), Bolívar (74%); generaran un sesgo al aumentar el

promedio general de todo el departamento.

Sin embargo, se considera importante incluir los puntajes obtenidos por las 32

gobernaciones para observar ese contraste de la situación de las alcaldías y sus

respectivas gobernaciones.

Grafica 17.Indicador de promedios en gestión documental de

gobernaciones



70

Así como se observan casos en los cuales el promedio de la gobernación es

superior al presentado por sus alcaldías; se debe acotar que se visualizan

gobernaciones con niveles muy similares a los de sus municipios en conjunto, tal es

el caso de Huila que presenta un (11%) como gobernación, frente a un 6.1% que

reflejaron sus municipios; Atlántico con un 10% frente al 13% que reflejan sus

municipios, entre otros. Este análisis no solo muestra una condición generalizada

de incumplimiento, sino una falta de apoyo, coordinación y comunicación entre

municipios y gobernaciones.

11.2.5 Indicador de alcaldías por temas de gestión documental reportados en el

IGA

Este indicador construido a partir de los índices de todos los municipios en los

temas que evalúa el IGA referentes a la gestión documental, permite individualizar

los temas más débiles y los que presentan mejores índices de cumplimiento.

Grafica 18.Indicador de alcaldías por temas de gestión documental reportados en el IGA



71

Observando el indicador de temas, se destacan 3 sobre los cuales es importante

hacer algunas apreciaciones: en primer lugar “la creación del comité interno de

archivos” y “elaboración y aprobación de TRDs” que muestran promedios de 82.2%

y 56.1% respectivamente, han sido temas sobre los cuales el Archivo General de la

Nación ha centrado su interés permanentemente.

Por otro lado frente a la “creación del archivo general del Municipio”, de acuerdo

con el análisis efectuado por el propio AGN y la verificación de dichos datos con la

fuente, se concluyó que existió una mala interpretación por parte del encargado

del diligenciamiento del instrumento en las alcaldías.

Los demás temas muestran una homogeneidad en sus promedios con una

tendencia baja, lo que ratifica el dato sobre el promedio general de las gestión

documental presente en los municipios del 21.5%.

Como parte del estudio y a modo de ejemplo se mostrarán los temas que se

consideran representativos dentro del formulario IGA en cuanto a la gestión

documental ya que los demás temas muestran promedios similares.

11.2.6 Indicador sobre la creación del comité interno de archivo por departamento

El comité interno de archivo es establecido de forma autónoma mediante acto

administrativo en cada alcaldía del país y tiene como propósito, asesorar, aprobar,

definir políticas, planes y proyectos en materia de archivística y gestión

documental para la entidad.



72

Grafica 19.Indicador sobre la creación del comité interno de archivo

por departamento



73

Tabla 16.Indicador sobre la creación del comité interno de archivo por

departamento

DEPARTAMENTO MUNICIPIOS TOTAL DE

MUNICIPIOS %

CUMPLIMIENTO

AMAZONAS 2 2 100,0%

ANTIOQUIA 118 125 94,4%

ARAUCA 7 7 100,0%

ATLANTICO 21 23 91,3%

BOGOTA D.C. 1 1 100,0%

BOLIVAR 32 46 69,6%

BOYACA 74 123 60,2%

CALDAS 27 27 100,0%

CAQUETA 15 16 93,8%

CASANARE 16 19 84,2%

CAUCA 31 42 73,8%

CESAR 20 25 80,0%

CHOCO 11 30 36,7%

CORDOBA 18 30 60,0%

CUNDINAMARCA 89 116 76,7%

GUAINIA 1 1 100,0%

GUAJIRA 14 15 93,3%

GUAVIARE 4 4 100,0%

HUILA 18 37 48,6%

MAGDALENA 29 30 96,7%

META 29 29 100,0%

NARINO 56 64 87,5%

NORTE DE SANTANDER 39 40 97,5%

PUTUMAYO 12 13 92,3%

QUINDIO 12 12 100,0%

RISARALDA 13 14 92,9%

SAN ANDRES 1 0,0%

SANTANDER 78 87 89,7%

SUCRE 20 26 76,9%

TOLIMA 43 47 91,5%

VALLE DEL CAUCA 42 42 100,0%

VAUPES 3 3 100,0%

VICHADA 4 4 100,0%

TOTAL GENERAL 899 1101 81,7%

Como se evidencia, la creación del comité interno de archivo es uno de los temas

que posee mayor grado de cumplimiento en las alcaldías del país, presentándose

un caso excepcional en San Andrés (isla); respecto a los demás departamentos se

presentan altos índices de cumplimiento, algunos con un 100%, como es el caso de

Valle del Cauca, Vichada, Vaupés y Quindío.



74

11.2.7 Indicador de elaboración y aplicación TRD por departamento

Esta herramienta archivística es definida como “el listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera

como el instrumento de planeación que permite establecer cuáles son los

documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de

conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su

vigencia o utilidad”. (AGN 2014)

Grafica 20.Indicador de elaboración y aprobación TRD por departamento



75

Tabla 17.Indicador de elaboración y aprobación TRD por departamento

ELABORACION Y APROBACION DE LA TRD

DEPARTAMENTO MUNICIPIOS TOTAL DE MUNICIPIOS % CUMPLIMIENTO

AMAZONAS 2 2 100,0%

ANTIOQUIA 100 125 80,0%

ARAUCA 7 7 100,0%

ATLÁNTICO 4 23 17,4%

BOGOTA D.C. 1 1 100,0%

BOLÍVAR 5 46 10,9%

BOYACÁ 44 123 35,8%

CALDAS 21 27 77,8%

CAQUETÁ 12 16 75,0%

CASANARE 11 19 57,9%

CAUCA 27 42 64,3%

CESAR 13 25 52,0%

CHOCO 1 30 3,3%

CÓRDOBA 12 30 40,0%


GUAINÍA 1 0,0%

GUAJIRA 4 15 26,7%

GUAVIARE 2 4 50,0%

HUILA 4 37 10,8%


META 27 29 93,1%

NARINO 38 64 59,4%

NORTE DE SANTANDER 20 40 50,0%

PUTUMAYO 5 13 38,5%

QUINDÍO 12 12 100,0%


SAN ANDRÉS 1 0,0%

SANTANDER 59 87 67,8%

SUCRE 2 26 7,7%

TOLIMA 23 47 48,9%


VAUPÉS 3 3 100,0%

VICHADA 4 4 100,0%


Este proceso archivístico presenta un nivel medio de cumplimiento con un 55%

sobre un 100% posible. Dentro de los departamentos que cumplen a cabalidad

(100%) este ítem encontramos a Risaralda, Quindío, Arauca, Vaupés, Vichada,

Amazonas y Bogotá; por el contrario departamentos como Choco, Guainía y San

Andrés isla, presentan los reportes más bajos.



76

11.2.8 Indicador del sistema integrado de conservación por departamento

Este indicador muestra el panorama de cumplimiento e incumplimiento de los

municipios en cuanto a la elaboración del sistema integrado de conservación.

De acuerdo con lo estipulado por el AGN en el Acuerdo 006 de 2014, el Sistema

Integrado de Conservación (SIC), tiene como finalidad “garantizar la conservación y

preservación de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología

con la cual se haya elaborado manteniendo atributos tales como unidad, integridad,

autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la

documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su

periodo de vigencia , hasta su disposición final”.

Grafica 21. Indicador del sistema integrado de conservación por

departamento



77

Tabla 18.Indicador del sistema integrado de conservación por

departamento

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

DEPARTAMENTO MUNICIPIOS TOTAL DE MUNICIPIOS % CUMPLIMIENTO

AMAZONAS 2 0,0%

ANTIOQUIA 26 125 20,8%

ARAUCA 7 0,0%

ATLÁNTICO 23 0,0%

BOGOTÁ D.C. 1 0,0%

BOLIVAR 2 46 4,3%

BOYACÁ 5 123 4,1%

CALDAS 27 0,0%

CAQUETÁ 2 16 12,5%

CASANARE 2 19 10,5%

CAUCA 42 0,0%

CESAR 2 25 8,0%

CHOCO 30 0,0%

CÓRDOBA 3 30 10,0%


GUAINÍA 1 0,0%

GUAJIRA 15 0,0%

GUAVIARE 4 0,0%

HUILA 37 0,0%


META 2 29 6,9%

NARINO 6 64 9,4%

NORTE DE SANTANDER 40 0,0%

PUTUMAYO 13 0,0%

QUINDÍO 4 12 33,3%


SAN ANDRÉS 1 0,0%

SANTANDER 7 87 8,0%

SUCRE 26 0,0%

TOLIMA 3 47 6,4%


VAUPÉS 3 0,0%

VICHADA 4 0,0%


El análisis de este indicador se hace necesario ya que refleja uno de los promedios

más bajos de cumplimiento en todos los municipios (8.3%), solo 91 de las alcaldías

del país cuentan con el SIC, lo cual indicada en los 1010 municipios restantes no se

tienen planes, estrategias y procesos de conservación documental y preservación

digital.



78

11.3 Conclusiones sobre el estado de la gestión documental con base a índices -

FURAG E IGA -2014

Como conclusiones sobre el estado general de la gestión documental en el orden

nacional y territorial se deduce que en los indicadores los temas referentes a

planeación documental y preservación a largo plazo muestran el nivel más bajo de

observancia a la norma por parte de las entidades nacionales, especialmente por la

falta de elaboración del sistema integrado de conservación y la elaboración de

herramientas relacionadas con transparencia y la definición de temas de

metadatos, que son los temas indagados por el Archivo General de la Nación.

A nivel territorial se presenta un escenario similar, pues el tema del sistema

integrado de conservación muestra solo un 8% de cumplimiento en los municipios

del país según el índice IGA, de lo que se deduce que dicho componente

archivístico presenta una precariedad generalizada en todo el territorio nacional.

Al observar en contraste los promedios generales del FURAG y del IGA se concluye

que existe un mejor desempeño por parte de las entidades del orden nacional en

comparación de los municipios.

Asimismo, la heterogeneidad en cuanto a presupuesto y cantidad tanto en las

entidades del orden nacional como en los municipios, mostro tener un impacto

significativo sobre los promedios generales obtenidos, en la agrupación

presentada, sea esta por sectores o por departamentos, sin embargo, la situación

general reportada por las entidades no se ve afectada para el análisis realizado.

Por último se observó que procesos como gestión y trámite, organización

documental y transferencias, son temas que están normalizados en las entidades

nacionales y reflejan un alto grado de cumplimiento.

Las alcaldías presentan un índice bajo de cumplimento de la política archivística

situándose en un promedio del 21% del mismo y se observa una clara diferencia

entre al alcaldías y sus respectivas gobernaciones.

La situación en gestión documental presentada en los municipios no está

influenciada por la categoría en la cual está clasificado el municipio.



79

Comparativamente las entidades del orden nacional muestran un mejor

desempeño que las alcaldías municipales, a pesar de que su evaluación incluye

aspectos más específicos.



80

12. INDICADORES PARA EL ANÁLISIS DE LA INVERSIÓN PRESUPUESTAL EN

GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPACTO EN EL CUMPLIMIENTO DE LA

POLÍTICA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA.

La inversión es un proceso económico del cual ninguna institución pública o

privada puede desligarse, en dicho proceso se usan recursos físicos o monetarios

con el ánimo de obtener un rentabilidad o beneficio en un plazo determinado; en

nuestro caso, la búsqueda de dicho beneficio corresponde a las ventajas que trae

para la entidad realizar una correcta gestión documental, la cual se refleja en los

indicadores o índices, –FURAG- en instituciones del orden nacional y el –IGA- para

el caso territorial o municipal. Ahora bien, la adecuada inversión en aspectos

archivísticos permitirá que el puntaje obtenido en estos índices sea mayor.

La intención del estudio es determinar la existencia o no de una relación entre la

inversión presentada en cada institución que hace parte de este estudio, para lo

cual es indispensable el uso de herramientas estadísticas, así como la obtención de

un conjunto de datos de contratación, inversión e ingresos de cada una de las

instituciones y realizar las mediciones necesarias para hallar dicha relación.

Por ello, para el estudio se planteó la utilización de la base SECOP para el año 2014

y los balances financieros de este mismo año de cada una de las entidades que

hacen parte de la muestra tanto en el orden nacional como en el territorial.

El cruce de estos insumos presupuestales y datos de inversión nos permitió

determinar la relación que existe entre el monto que cada entidad destina para la

contratación en temas archivísticos y el desempeño en los indicadores antes

mencionados.

12.1 Indicador de inversión con base a SECOP

Este indicador se generará a partir del análisis de la información reportada en el

Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP); base que fue proporcionada

por la entidad Colombia Compra Eficiente.

Haciendo un paréntesis conceptual, se debe aclarar que el SECOP es un sistema

virtual de contratación, que hace parte de la Agencia Nacional de Contratación

Pública creada en el 2011 mediante el Decreto 4170; la cual tiene como objeto



81

hacer seguimiento de las políticas de inversión estatal, mediante herramientas

gerenciales y electrónicas, en vías a la mitigación de la corrupción en la nación.

La información contenida en la base referencia la contratación bruta de todas

entidades del Estado colombiano en diversos temas; la base de contratación es

diligenciada directamente por las entidades que reportaban sus contratos en una

vigencia determinada.

Es claro que la manipulación constante por parte de un gran número de entidades

generará un riesgo por inconsistencias en la información contenida en dicha base;

aunado a este fenómeno se encontró que no todas las entidades reportaron para

dicha vigencia sus contratos en la base o lo hicieron de forma parcial, obviando

contratos en especial del tipo convenios interadministrativos de los cuales no se

encontró ningún registro en base.

Aun así la densidad de información contenida en la base permitió realizar un

muestreo con las entidades del orden nacional y territorial, que para este caso de

las 158 entidades reportadas en el índice FURAG solo 102 figuraron con registros

en la base.

Ilustración 2.Entidades del orden

nacional(FURAG) que reportaron

contratos en SECOP 2014



82

En el orden territorial de los 1101 municipios encontrados inicialmente en el IGA

para el 2014 solo 728 reportaron su contratación en el SECOP, dejando 373

municipios fuera del análisis de inversión; contando con la representatividad del

66% de los municipios.

Ilustración 3. Entidades del orden Territorial

(IGA) que reportaron contratos en SECOP 2014

Una vez detectadas las entidades presentes en cada caso se procedió a realizar una

depuración de la Base para corregir datos erróneos y poder extraer la información

de inversión requerida para el análisis de correspondencias. La extracción de esta

información se hizo mediante el filtrado de contratos con base a unos temas

referentes a la gestión archivística y palabras clave, previamente definidos por el

equipo profesional.



83

Ilustración 4 .Temas para filtrado de

contratación en gestión archivísticas

(FURAG-IGA)

El filtrado arrojó unos hallazgos iniciales de los cuales cabe resaltar la falta de un

criterio unificado para realizar la inversión en actividades referentes a la gestión

documental y archivística, de igual manera, se detectó la existencia de contratación

por bloques que abarcaban múltiples temáticas, en las cuales el objeto contractual

no se encontraba claramente definido y por ende dificultaba su proceso de

clasificación y seguimiento.

Como resultado de la metodología y del proceso estadístico anteriormente

definido, se pudo determinar un dato aproximado en número de contratos y

monto de toda la contratación presente en la base, la cual reflejaba la totalidad de

inversión hecha por las entidades sin discriminar aun por temas ni por el muestreo

de entidades anteriormente indicado.

Ilustración 5. Recuento de contratos y monto de la

contratación reportada por el total de entidades en base

SECOP-2014

CONTRATOS REPORTADOS A NIVEL NACIONAL

CONTRATACIÓN EN BILLONES

838,841 168,152



84

Los datos encontrados para el 2014 arrojan 838,841 contratos presentes en la base

los cuales suman más de 168 billones 152 mil millones de pesos, se hace de nuevo

la salvedad que estos montos son los datos proporcionados en la base de datos

entregada por Colombia Compra Eficiente y no refleja el 100% de la contratación

del Estado colombiano, ya que como se indicó previamente no todas las entidades

del país reportaron sus contratos y algunas reportaron parcialmente.

12.2 Indicador de inversión con base a SECOP Entidades del orden Nacional

(FURAG)

Continuando en la línea de análisis y una vez definido el indicador de inversión

general; en este apartado se analiza la porción de contratación que corresponde a

la muestra de 102 entidades de las 158 reportadas en el índice FURAG 2014.

Recordemos que este indicador se encuentra generado mediante la metodología

de filtrado por temas anteriormente descrita y refleja exclusivamente la

contratación de entidades del orden nacional objetos del estudio y su porción de

contratación en gestión documental de acuerdo a los temas propuestos.

Ilustración 6. Total de contratación 102 entidades reportadas en

SECOP y porción de contratación en gestión documental -FURAG-

2014.

Como resultado, se resalta que las 102 entidades tienen una contratación

reportada superior a los 57 billones de peso del total general de 168 billones, en



85

términos porcentuales estas entidades reflejarían el 34% del total de contratación

reportada en el país; de esta contratación el indicador nos arroja el porcentaje que

corresponde a temas en gestión documental el cual es del 2.42% que representa

1.3 billones de pesos en 10.623 contratos.

Ilustración 7.Principales temas de inversión en función

archivística de las entidades del orden nacional

Dentro de la consulta, ¿En cuál de los siguientes temas ha asignado presupuesto?,

que realiza el FURAG, en el componente de planeación de la función archivística

cabe resaltar que, la gran mayoría de las entidades (134) seleccionaron a la gestión

de correspondencia como el tema en la que más invierten recursos de su

presupuesto, seguido encontramos la organización de expedientes con (108)

entidades y en el tercer lugar figura almacenamiento y custodia con (98) del total

de la muestra. Los demás temas reflejan frecuencias superiores al 50 del total

consultado con una excepción en el caso del tema actualización del programa de

gestión documental en el cual se indica que solo (34) de las entidades realizaron

inversión.



86

12.3 Indicadores de coeficiente de correlación de índice FURAG con base a

inversión en temas archivísticos

Con miras a identificar la relación entre el puntaje obtenido en el índice Formulario

Único Reporte de Avance de la Gestión (FURAG) y la inversión en gestión

documental reportada en SECOP se utiliza la herramienta estadística del coeficiente

de correlación que reflejará el cruce estos dos indicadores y su correlación

estadística.

Ilustración 8 .Indicador de coeficiente de

correlación de índice FURAG con base a

inversión en temas archivísticos.

El análisis estadístico de correlación de cada una de las 102 entidades respecto a su

contratación reportada en temas archivísticos y su calificación en el índice FURAG-

2014- nos arroja un 11.86%, esto nos indica que no existe una relación directa

entre la calificación obtenida por las entidades en el FURAG y la inversión que

están realizando en temas archivísticos, por tanto aunque el promedio de

cumplimiento de la gestión archivística en las entidades nacionales esta sobre el

71%, las inversiones y/o contrataciones no están enfocadas al mejoramiento del

índice de cumplimiento. Si este índice de correlación nos diera un puntaje superior

al 80% indicará que las decisiones de contratación atienden a solucionar o dar

respuesta a los temas indicados en el formulario de FURAG.

Es importante recordar que como se mencionó en el capítulo anterior, el Archivo

General de la Nación a través del FURAG indica los aspectos mínimos que

considera dan cumplimiento a la política archivística colombiana, y al ponderar

dichos temas para la obtención de la calificación está indicando aquellos temas

que deben ser tenidos en cuenta en el momento de planificar las inversiones en

gestión documental.



87

Ahora bien, como mecanismo de verificación se obtuvieron los datos de ingresos

presupuestales de las entidades objeto del análisis, dato suministrado por el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se calculó el índice de correlación entre

el puntaje de las entidades en FURAG y la contratación efectuada atendiendo los

ingresos.

El coeficiente correspondió a un -2.30%, que indica que no existe ninguna relación

entre los ingresos que perciben las entidades y su puntaje en gestión documental,

siendo así, no necesariamente unos mayores ingresos generaron una correcta

inversión en gestión documental o por el contrario algunas entidades con pocos

recursos obtuvieron buenos resultados en gestión documental.

12.4 Indicador de inversión con base a SECOP entidades territoriales (IGA)

Este indicador es diseñado bajo la misma metodología aplicada en el orden

nacional anteriormente, ya que buscan visualizar los mismos aspectos en cuanto a

la inversión y/o contratación que realizan los municipios y su relación con el índice

IGA.

Antes de realizar una lectura al indicador se deben hacer ciertas apreciaciones, en

primer lugar aunque se usó la misma metodóloga para el filtrado de temas

referentes a la gestión documental, en el orden territorial se realizó un filtrado

adicional enfocado a la detección de instituciones territoriales dependientes del

presupuesto de los respectivos municipios, de tal manera que se lograra una

Ilustración 9 .Indicador de coeficiente

de correlación de índice FURAG con

base a ingresos e inversión en temas

archivísticos.



88

reducción en el sesgo al intentar determinar el aproximado de inversión en gestión

documental con respecto al presupuesto de la alcaldía municipal.

En este punto del análisis fueron excluidas las gobernaciones y sus instituciones

adscritas de tal forma que sus niveles de contratación en gestión documental no

afectaron la realidad de la inversión municipal.

Ilustración 10. Indicador de inversión con base a SECOP entidades territoriales (IGA)

Analizando el indicador podemos decir que la contratación total de los 728

municipios que reportaron inversión en el SECOP superan los 30 billones, es decir

que con respecto al total de la contratación del país (168 billones) los municipios

solo representan el 18% de la inversión; de este total de contratación, la porción en

gestión documental alcanza el 0.44% reflejados en 7.325 contratos, que en

conjunto suman 133 mil millones de pesos.

Este indicador nos muestra la gran diferencia presupuestal que existen entre el

orden nacional y el orden territorial, pues si hacemos una relación entre el monto

reportado en contratación por las entidades del orden nacional con respecto al

total general (168 billones) en términos porcentuales este equivale al 343% , en el

3 Dato porcentual obtenido de la diferencia existente entre el monto general de la contratación del país y la

porción de la contratación reportada por las 102 entidades tomadas como muestra en el estudio.



89

caso municipal este índice presenta un 18%4, dicha diferencia nos lleva a concluir

que solo la contratación reportada en 102 entidades nacionales supera en un 16%

el conglomerado de 728 municipios.

12.5 Indicadores de coeficiente de correlación de índice IGA con base a

inversión en temas archivísticos del orden territorial

Mediante la misma metodología usada en el orden nacional, se obtuvo el

coeficiente de correlación entre la inversión reportada por los municipios y su

respectivo índice de gobierno abierto (IGA), recordando el análisis previo sobre la

situación de las gestión documental en los municipios resaltamos que este fue del

(21%), situación que se calificó como preocupante en ese apartado.

Tomando en cuenta este aspecto al hallar la correlación encontramos que con

respecto a las contrataciones reportadas en gestión documental (133 mil millones)

encontramos un índice negativo de correlación (-2.22%), lo cual indica que la

inversión no está en ninguna medida relacionada con el promedio alcanzado en el

indicador IGA de los 728 municipios analizados.

Siendo este coeficiente más bajo del reportado por las entidades del orden

nacional, se concluye que las decisiones de inversión en gestión documental no

están influenciando el puntaje obtenido en el índice IGA.

Ilustración 11. Indicador de coeficiente

de correlación de índice IGA con base a


4 Dato porcentual obtenido de la diferencia existente entre el monto general de la contratación del país y la

porción de la contratación reportada por los 728 municipios tomados como muestra en el estudio.



90

Asimismo, se realiza un análisis de correlación atendiendo los ingresos y gastos

presupuestales de las alcaldías versus la calificación en IGA, para lo cual se tiene la

información suministrada por el Departamento Nacional de Planeación sobre este

aspecto de las alcaldías. Del resultado se desprende que muestra una relación

mayor pero muy pequeña lo que no refleja un peso estadístico significativo para

indicar que existe una relación entre estas dos variables.

Ilustración 12. Indicador de coeficiente de

correlación de índice IGA con base a


De la misma manera que en el orden nacional, en el orden territorial pareciese que

se estuviera excluyendo las herramientas con que se cuenta para priorizar la

inversión en gestión documental en el momento de la toma de decisiones y

planeación, obviando la planeación de la inversión archivística enfocada a los

resultados, en este caso al mejoramiento del índice IGA; de esta manera podría

indicarse que la utilización de recursos presupuestales en manos de los municipios

en lo que a la gestión documental se refiere, pierde su connotación de inversión, ya

que no se percibe un dividendo o mejoramiento en el desempeño del indicador

IGA a cambio de este esfuerzo financiero; por el contrario este esfuerzo se

convierte en un gasto más de las administraciones municipales.



91

13. CONCLUSIONES GENERALES

De la información presentada y analizada, tanto de la situación de la gestión

documental en las entidades expresada en los puntajes obtenidos por las

entidades en los índices FURAG e IGA, de las prioridades establecidas por el

Archivo General de la Nación presentadas en las preguntas que se incluyen en

estos formularios, como de la inversión o gasto efectuado en temas de gestión

documental reportada en SECOP, se concluye lo siguiente:

La mayoría de la contratación de las entidades objeto del estudio en temas

archivísticos, se hace en bloque (un contrato incluye varios asuntos

archivísticos a solucionar) lo que hace difícil la individualización de los temas

archivísticos y su respectivo seguimiento.

La inversión en gestión documental en la nación no supera el 2% de la

contratación en el país.

La inversión en gestión documental de las entidades del orden nacional es 9

veces superior de la inversión de los municipios en la misma materia.

Las entidades no tienen claro los lineamientos o rutas para la correcta

planificación de la contratación en temas archivísticos a nivel nacional y

municipal; dificultando la planeación estratégica en temas de gestión

documental.

El Archivo General de la Nación expresa mediante el mecanismo de

evaluación, las prioridades en gestión documental, sin embargo, las

entidades no hacen uso de esta guía para la toma de decisiones.

No existe un criterio unificado para la contratación en gestión documental,

permitiendo que un mismo tema sea contratado con diferentes

denominaciones y valoraciones.

En las alcaldías se evidencia una inversión como respuesta a necesidades

archivísticas inmediatas dejando de lado la planeación estratégica, esto

convierte la inversión en un gasto que soluciona el problema a corto plazo

pero no a futuro.

Si se continúa con la misma manera de planeación de la inversión en gestión

documental, una mayor inversión a nivel municipal no afectaría

significativamente el desempeño de dichos municipios en el índice IGA, ya

que se hace necesario planificar de mejor manera la inversión atendiendo las



92

prioridades indicadas por el Archivo General de la Nación, de tal forma que

impacte los aspectos más negativos de la gestión documental municipal.

Desde la visión de las instituciones la política archivística es vista como una

constante elaboración de instrumentos de cumplimiento de normas y no

como una actividad estratégica de planeación.

Las entidades deben utilizar los instrumentos de medición que establece el Archivo

General de la Nación para planear su inversión en gestión documental y

archivística, lo que se expresará en unos mayores puntajes en los índices FURAG e

IGA.

Asimismo, el tema de gestión documental debe ser asumido por las propias

entidades como de carácter estratégico que afecta a toda la organización, evitando

la toma de decisiones de manera inmediatista.



93

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inversiÓn presupuestal en gestiÓn...

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