invoering microsoft lync bij de universiteit twente · invoering microsoft lync bij de universiteit...
TRANSCRIPT
INVOERING MICROSOFT LYNC BIJ DE UNIVERSITEIT TWENTE R.H.A.QUAEDVLIEG
4 JUNI 2015
DE UNIVERSITEIT TWENTE IN VOGELVLUCHT
2
9300
Studenten
3300
Medewerkers
5 Faculteiten
9 Diensten
Campus:
156 hectare
69
gebouwen
Projectleider / Informatieanalist
ICT-Servicecentrum, Universiteit Twente
Achtergrond: Technische bedrijfskunde (MSc)
Kerngebied: ICT in onderwijs
Sinds 2013 projectleider Invoering Microsoft Lync
ROGER QUAEDVLIEG IN VOGELVLUCHT
3
AANLEIDING
4
Telefooncentrale verouderd Kans op innovatie via VOIP oplossingen
Pilot uitgevoerd met Microsoft Lync 2010 (Martin Bosker)
Uitkomsten:
Lync geschikt als vervanger, met meer functionaliteit
Maar: extra functionaliteit nodig
Inzetten op USB devices: flexibel werken!
Past in visie UT: flexibel werken (op afstand); Innovatief!
COMPLEXITEIT
5
2 Telecom Providers (Tele2 en T-Mobile)
2de Locatie (ITC) met eigen centrale
Complexe routering tussen oude centrale en Lync
Meerdere betrokken partners (StartReady, Telecats, Workstreampeople)
Liften, faxen, analoge toestellen
Derden, bedrijven op UT terrein
Hoge zichtbaarheid, impact op hele UT
AANPAK VOORBEREIDING
6
Top Down en Bottom Up!
Gesprek hoofd eenheid (faculteit of dienst)
Intake met ICT contactpersonen
Intake formulier (personen, accounts, algemene nummers,
secretariaats schakelingen, dubbele werkplekken, devices etc.)
Alle medewerkers krijgen eigen telefoonnummer
Presentatie(s) devices voor medewerkers eenheid
Medewerker kiest zelf device!
VERDELING DEVICES (JUNI 2015)
7
Polycom cx300 33%
Calisto P240 12%
plantronics Voyager 24%
Jabra supreme 2%
Plantronics blackwire C710/720
14%
Jabra Speak 1%
Network phone 3% ATA lijn
11%
Device verdeling (totaal 3352 devices)
AANPAK UITVOERING
8
Flyers (teaser) Website met uitleg: http://www.utwente.nl/lync
Software door medewerker zelf te installeren
1 op 1 instructie van gemiddeld 30 minuten per medewerker
ICT werkplekondersteuning en inzet studenten voor uitleg aan medewerkers
Evaluatie na afloop
IMPACT OP BEHEERORGANISATIE
9
Veel medewerkers betrokken:
Projectteam 7 personen
Stuurgroep 5 personen
Uitrolteam studenten: ca. 15 personen
Nagenoeg hele ICT-Servicecentrum
betrokken bij uitvoering
Ook veranderingen in interne
ondersteuningsstructuur
Veranderen is teamwork!!
RESULTATEN
10
Eind juni 2015 nagenoeg alle medewerkers (ca. 3300) overgestapt op Lync
Uitrol volgens planning verlopen, en met weinig problemen!
Lync werkt als volwaardige vervanger van de oude telefooncentrale
Maar veel meer functionaliteit extra! Krachtige tooling om samen te werken,
binnen en buiten de UT.
Innovatie op devicevlak bij leveranciers valt tegen. Daar hadden
we meer van verwacht.
ADOPTIE JUNI 2015
11
Sep 2014 Mei 2015
Gebruikers
Telefoongesprekken
450
21.100
2600
67.037
+ 45.937
IM’s (chats) 2326 4892 + 2566
Videogesprekken 18 91 + 73
Delen van documenten 13 50 + 37
Groepsgesprekken AV 2078 2495 + 417
IM conferencies 34 133 + 99
Webconferenties 1 31 +30
PSTN conferenties 10 29 + 19
Weinig klachten na uitrol
TOEKOMST
12
Nieuwe telefonie aanbesteding:
Netherlight (SURFnet)
SIP trunk koppeling
Redundantie via netwerkinfrastructuur
Uitbreiden samenwerking via video/teleconferencing
Kennisuitbreiding via workshops
Overgang naar Skype for Business
Ook studenten op Lync? Inzet in onderwijs?
Lync/Skype for Business game voor instructie?
VRAGEN?
13