iron mountain records management observing

Iron MountainRecords Management

Nafi' - Vincent - Wilmi - Agam - LevyRecords Center Management

MID Universitas Indonesia 2013

Konten Profil perusahaan Iron Mountain Konstruksi bangunan Fasilitas perlindungan kebakaran Standar Kebersihan Standar Keamanan dan sertifikasi keamanan Tingkat Kenyamanan dalam Gedung Perusahaan Iron Mountain Prosedur Pengiriman Asuransi yang disediakan oleh Iron Mountain Prosedur Pemusnahan Proses Penyimpanan Pengetahuan dan sikap yang dimiliki oleh tenaga kerja perusahaan Biaya

IM Company Profile• Didirikan oleh Herman Knaust in Livingston, NY. • Membuat ruang bawah tanah untuk penyimpanan arsip pada tahun 1975

dan terbesar di Knaust.• Pada tahun 1980 perusahaan Iron Mountain melebarkan jangkauan

perusahaanya ke negara Inggris dengan membeli tiga fasilitas yang berada di dalam tanah

• Pertama kalinya menjadi anggota Professional Record and Information Service Management (PRISM) dan berganti menjadi ACRC.

• Pada 1988 Iron Mountain menjadi perusahaan nasional dengan mengakuisisi perusahaan Bell & Howell Records Management.

• Pada tahun 1994 perusahaan Iron Mountain meluncurkan jasa untuk konsultan arsip.

• Pada tahun 1995 Richard Reese menjabat sebagai Direktur utama. Setelah banyak mengalami pasang surut perkembangan dari perusahaan Iron Mountain berdiri dengan kokoh ditandai dengan keuntungan dan pelebaran pemasaran jasanyan ke berbagai penjuru dunia.

• Tahun 2014 Iron Mountain menjadi peringkat 726 dari 1000 perusahaan yang berpengaruh di dunia yang mempunyai kemampuan dalam penanganan dan reaksi yang cepat,

• Pada tahun 2014 Iron Mountain membeli sistem pengamanan dari manajemen rekod dan mulai memasarkannya di United Kingdom, Ireland dan Australia.

Branch Office

AmerikaArgentina, Brazil, Kanada, Cili, Kolombia, Mexiko, Peru, Dan Amerika Serikat.

EropaAustria, Belgia, Ceko, Denmark, Prancis, Jerman, Yunani, Hungaria, Ireland, Belanda, Norwaygia, Polandia, Rumania, Rusia, Slovakia, Spanyol, Swiss, Turki, Ukrania, dan United Kingdom.

AsiaAustralia, Cina, India, Singapura, dan Taiwan.

Sertifikasi dan Standar• Service Organization Control Report 3.

• Payment Card Industries pada tahun 2014 menempatkan perusahaan Iron Mountain menempati tingkat pertama dalam penerapan keuangan.

• Dalam melindungi data pelanggan Iron Mountain mempunyai tingkatan AAA (sangat baik) yang dikeluarkan oleh National Association Information Destruction.

• Kemudian Iron Mountain turut membantu dalam penyempurnaan NAID standards.

• Kemudian Memfokuskan diri untuk menjaga dan menjamin kinerja serta keamanan. Dan menjadi sebuah perusahaan yang berpengaruh terhadap pemberian sertifikasi NAID kepada vendor di bidang arsip.

Asosiasi Industri

• Di Tahun 1988, Iron Mountain telah mengakuisisi Bell & Howell Records Management Co., dan kebutuhan dan penanggungnya telah diperluas. Saat ini Iron Mountain tidak mempunyai tidak lebih dari 1 juta kaki persegi.

• Iron Mountain telah berkembang dari situ. Sejak 1988, perusahaan ini telah berkembang jauh dari perusahaan 10 juta dollar menjadi perusahaan 1,17 milyar dollar di tahun 2001 setelah akuisisi.

Konstruksi Bangunan

Fire Protection• Fasilitas di Northborough, Michigan, adalah

contoh yang benar bahwa komitmen perusahaan terhadap keamanan kebakaran.

• Tambahan untuk pendeteksi asap dan sprinkle, Iron Mountain telah mengembangkan sistem metal racking mereka sendiri untuk menunjang box milik pelanggan.

• Saluran di dalam sistem racking ini memperkecil kemungkinan kebocoran air terhadap kardus – kardus boks saat sistem sprinkle diaktifkan.

Kebersihan• Iron Mountain melaksanakan kegiatan

pembersihan secara rutin untuk kebersihan kantor ataupun ruang penyimpanan Iron Mountain sendiri.

• Mereka membersihkan lantai, rak, serta melakukan kegiatan yang perlu untuk fungsi konservasi dari ruang penyimpanan.

• Tentu tak mengurangi informasi yang dikandung dalam rekod yang disimpan, mereka melakukannya dengan professional.

Trnsparansi Keuangan

• Kebersihan keuangan atau tidak ada penyelewengan dana sehingga mereka selalu mengadakan audit keuangan yang dilakukan oleh konsultan Ernst & Young guna transparansi perusahaan agar nilai saham dari perusahaan tidak turun melainkan naik.

• Karena itu mereka selalu menyediakan laporan keuangan, tahunan guna pemberian informasi kepada pemegang saham dari Iron Mountain itu sendiri.

Security• Sertifikasi SysTrust adalah sebuah proses ketat yang

dikembangkan oleh American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dan Canadian Institute of Chartered Accountants (CICA) untuk memberikan jaminan independen yang sistem organisasi yang handal dan beroperasi tanpa kesalahan material, kesalahan atau kegagalan.

• Sertifikasi SysTrust milik Iron Mountain berfokus pada 4 prinsip: (1) Keamanan, (2) Ketersediaan, (3) Proses Integritas, (4) Kerahasiaan. Setiap prinsip didukung oleh kriteria yang jelas dan rinci yang meliputi infrastruktur, perangkat lunak, orang, prosedur dan data organisasi.

Security• Layanan keamanan shredding milik Iron Mountain

disertifikasi oleh National Association for Information Destruction.

• Iron Mountain bangga telah mengambil peran kepemimpinan dalam pengembangan standar NAID, yang berfokus di pengoperasian alur kerja dan keamanan.

• Iron Mountain adalah vendor shredding terbesar yang menerima sertifikasi NAID.

Good Services• Berbagai layanan yang ditawarkan

seperti layanan rekod manajemen, digital rekod manajemen, domain name management, records management consulting, document management solution, secure shredding, DataDefense, Decru Encryption Service, Off-site tape vaulting, Server data protection, PC data protection, technology escrow, Disaster recovery support services, dan sebagainya masih banyak lagi.

• Dengan memberikan kenyamanan dalam layanan, pengelolaan dan perlindungan arsip serta data informasi yang disimpan oleh pengguna jasa, diharapkan dapat meningkatkan kenyamanan serta memberikan rasa percaya dan nama baik bagi perusahaan Iron Mountain.

ExpeditionNext Day Delivery; pemesanan sampai jam tiga sore

akan diantar pada hari kerja selanjutnya

Half Day Delivery; pemesanan sampai jam sepuluh pagi akan diantar pada hari kerja yang sama, pemesanan sampai jam tiga sore akan diantar pada hari kerja selanjutnya.

Rush Delivery, Business Day; akan diantar kurang dari tiga jam dari waktu pemesanan, tidak menerima pesanan diatas jam dua siang

Rush Delivery, Weekend/After Hours; akan diantar kurang dari empat jam dari waktu pemesanan.

Regular Pickup; pemesanan jasa pengambilan yang di buat sebelum jam empat sore pada hari kerja akan dilaksanakan dalam kurun waktu dua hari kerja kedepan.

Rush Pickup, Business Day; pemesanan jasa pengambilan yang dibuat sebelum jam empat sore akan dilaksanakan pada hari berikutnya.

Assurance• Sebagai perusahaan besar di bidang

jasa komersial penyimpanan arsip. Iron Mountain menjamin dari penyimpanan penggunanya dari segi penyimpanan yang mempunyai standar khusus seperti boks penyimpanan arsip.

• Apabila pengguna memilih untuk mengganti boksnya sendiri, bagian dari rekod center akan memberikan lebel untuk memudahkan dan menandakan berada di mana arsip disimpan, untuk meminimalisir dari kesalahan dan kehilangan.

• Dalam hal ini penggunan mempunyai peranan besar, meskipun dari pihak perusahaan sudah memberikan pilihan yang terbaik.

Information Destruction1. Offsite Shredding yaitu karyawan hanya tinggal memasukkan dokumen

kedalam tempat pembuangan yang aman kemudian truk dengan keamanan khusus akan mengambil tempat pembuangan tersebut selanjutnya akan dimusnahkan di luar tempat organisasi yang ingin memusnahkan arsipnya.

2. Ontime Shredding yaitu hanya dengan tiga langkah pengguna hanya tinggal meletakkan arsipnya dalam keadaan tertutup kemudian petugas akan datang dan kemudian arsip akan dimusnahkan dalam dua pilihan offsite dan onsite

3. Offsite Shredding yaitu karyawan hanya tinggal memasukkan dokumen kedalam tempat pembuangan yang aman kemudian truk dengan keamanan khusus akan mengambil tempat pembuangan tersebut selanjutnya akan dimusnahkan di dalam tempat organisasi yang ingin memusnahkan arsipnya.

Hal ini juga ditunjang karena Iron Mountain sudah memiliki NAID sebagai sertifikasi pemusnahan, layanan 24 jam, tanpa biaya tambahan, dan akses langsung ke akun pengguna

Iron Mountain StoragePenyimpanan di fasilitas Iron Mountain adalah arsip pelanggan (berupaJaminan atau Produk) yang dikenakan biaya setiap bulan di muka.Penyediaan pelayanannya pada pukul 08.00-17.00 waktu setempat dari harisenin sampai dengan hari jumat, dan hari libur tutup. Kegiatan yang

dilaksanakan dalam penyimpanan, sebagai berikut :

Receiving and EnteringMenerima kardus baru untuk penyimpanan.

Retrievals / RefilesPenghapusan sementara item dari , atau pengembalian item untuk , penyimpanan . Layanan pencarian mungkin " Regular " atau " Rush .

Permanent Withdrawal (Penarikan Permanen)Retrieval , dokumentasi , dan persiapan di dok pemuatan iron mountain untuk penghapusan permanen Item yang disimpan di fasilitas Iron Mountain.

Individual Listing of Files (Daftar Individu File)Entri data deskripsi berkas dimasukkan ke dalam database Iron Mountain

Careers and KnowledgeAccountingAccount ManagementAdministrationCustomer CareCustomer Services & Support JobsFinanceMarketing & Product Mgmt.OperationProcurementReal EstateSalesSecurityInformation TechnologyTransportationCanadianFrench CanadianHuman Resource

Services Fee

Thank You

http://www.ironmountain.com/Company/About-Us.aspxhttp://en.wikipedia.org/wiki/Iron_Mountain_Incorporatedhttp://www.buildings.com/article-details/articleid/1730/title/inside-iron-mountain.aspxhttp://www.ironmountain.com/Company/About-Us/Certifications-and-Standards/Certifications.aspxhttps://procure.ohio.gov/PriceList/7736400105revpricelist.pdfhttp://www.arma.org/http://www.ironmountain.com/Solutions/Small-Business/Shredding.aspxhttps://procure.ohio.gov/PriceList/7736400105revpricelist.pdfhttp://www.ironmountain.com/Company/Careers/Working-for-Iron-Mountain.aspxhttp://www.ironmountain.com/Company/About-Us/Industry-Associations.aspxhttp://www.ironmountain.com/Company/About-Us/International-Leadership.aspxhttp://www.ironmountain.com/Company/About-Us/Management-Team.aspxhttps://procure.ohio.gov/PriceList/7736400105revpricelist.pdfhttp://www.ucdenver.edu/about/departments/FacilitiesManagement/Documents/BuildingsGrounds/StateOfCO-HC-Sch-A.pdf

Thank You