isi karya tulis kearsipan
TRANSCRIPT
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi,
baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada
dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian
yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi
perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan
administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi
dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu
pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan
organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka
harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai
dengan penyusutan. Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi yang terus
bergerak dinamis, penanganan dan pengelolaan kearsipan masih harus
ditumbuhkembangkan. Selama ini pengelola bidang tersebut di hampir sebagian
besar lembaga pemerintah nyaris tidak tertangani. Dalam kurun waktu lima tahun
terakhir tenaga-tenaga pengelola bidang tersebut semakin langka, kurang menarik
dan kadang masih dianggap remeh. etiap kali mendengar kata kearsipan atau
pengamanan asset adalah suatu tugas yang tidak menarik, membosankan, kurang
1
prospektif bahkan dianggap kurang prestise sehingga kurang menumbuhkan
kepeminatan bagi generasi muda. Generasi muda lebih menyukai bidang-bidang
yang dilakukan secara komputerisasi yang lebih canggih dan tidak membosankan.
Untuk itu menurutnya perlu penyegaran tenaga-tenaga muda yang terampil,
handal, punya minat yang tinggi untuk mengelola bidang kearsipan, pengamanan
obyek vital, serta pencegahan kebakaran. Pada hakekatnya pengelolaan kearsipan
sudah dirintis dengan sarana-sarana yang terkomputerisasi
1.2 Tujuan
1. Untuk mengetahui fungsi dan peran arsip dalam kehidupan sehari – hari
2. Untuk mengikuti lomba karya tulis kearsipan.
3. Untuk mengetahui dampak positif perkembangan teknologi komputerisasi
dalam bidang kearsipan.
1.3 Metode
Metode yang digunakan adalah metode deskriptif, untuk memaparkan
permasalahan yang dinilai layak untuk ditampilkan. Adapun data yang digunakan
di dapat dari buku-buku dan internet.
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN ARSIP
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang
direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh
suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan
Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam
UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche
yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti
bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti
kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian
tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu
sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur
kemunculannya.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya
membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga
kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat
dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.
3
Arsip adalah kumpulan dokumen, misalnya surat-surat yng biasanya
bernilai sejarah, yang disusun secara sistematis sehingga berhuungan satu dengan
yang lain dan disimpan untuk digunakan sewaktu-waktu
2.2 FUNGSI ARSIP
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu
arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita
mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis
adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau
aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau
dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-
fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan
penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan
(continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan
menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif
berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan
dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis
4
inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika
tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal
Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai
bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini
tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai
gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat
dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali
dalam satu tahun.
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu
sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga
informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang
tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan
demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang
proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta
dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses
manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
2.3 PERAN ARSIP
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi
pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
5
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari
memori kolektif instansi
- pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan
- sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
- bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
- rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan
prestasi intelektual bangsa
- bukti sejarah
A. PERAN ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis
pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai
sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak
berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi.
Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi
mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan
adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah
bahwa memory can fail, but what is recorded will remain.. Beberapa alasan
mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan
ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu
6
pengetahuan. Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau
korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah
organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an
information based organization). Arsip sebagai recorded information jelas
menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan
dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan.
B. PERAN ARSIP DALAM BIDANG ADMINISTRASI
Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah
mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai
bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
- Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari
pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.
- Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada
fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:
o Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa
digunakan untuk kepentingan operasional intansi/korporasi
secara fungsional
o Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan
dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat
7
diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang,
dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.
2.5 PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DAN DAMPAKNYA PADA ARSIP
Dengan kemajuan teknologi penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan
komputer maupun microfilm. komputer mempunyai banyak sekali kelebihan
dalam mengelola data-data yang berhubungan dengan arsip. Dengan komputer,
kertas dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat penyimpanan yang sangat
besar karena data-data arsip dapat dimasukkan kedalam memori komputer. Selain
itu data tersebut juga mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara
mendesak. Selain itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar
sehingga satu komputer dapat menyimpan ribuan arsip. Oleh karena itu, pada
zaman sekarang hampir setiap instansi menggunakan komputer untuk
mempermudah penyimpanan arsip serta data-data penting lainnya. Tidak hanya di
memori (hardisk) komputer, tetapi computer juga dapat menyimpan data tersebut
ke dalam format digital lainnya sehingga data tersebut mudah diperbanyak dan
mudah untuk disimpan dan dibawa,sepeti dalam bentuk cd dan lainnya. Dengan
komputer, pengelolaan data arsip dalam bentuk apapun akan mudah untuk
ditambah dan diolah kembali.
8
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Kemajuan teknologi terutama komputerisasi membawa banyak sekali
kemajuan yang berdampak positif bagi dunia kearsipan. Dengan komputer, kertas
dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat penyimpanan yang sangat besar
karena data-data arsip dapat dimasukkan kedalam memori komputer. Selain itu
data tersebut juga mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara
mendesak. Selain itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar
sehingga satu komputer dapat menyimpan ribuan arsip.
3.2 Saran
Adapun saran yangdapat saya berikan mengenai dampak teknologi
komputerisasi dalam bidang kearsipan adalah :
1. Perlu adanya kalangan terutama generasi muda yang dilatih dan
mempunyai keterampilan dalam mengelola kearsipan, mengingat
sangat pentingnya arsip dalam kehidupan sehari-hari. Pelatihan ini
dapat dilakukan dengan pengadaa program-program pelatihan
keterampilan tentang kearsipan terutama dengan menggunakan
kemajuan teknologi yang ada seperti komputer.
2. Perlu adanya peningkatan minat para generasi mida untuk
mengetahui tentang manfaat arsip, cara menggunakan dan
memeliiharanya, karena sangat minim sekali generasi muda yang
paham mengenai manfaat dan penggunaan karsip.
9
DAFTAR PUSTAKA
Arsip dan Sejarah. 1980. Jakarta: ANRI
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. 1998. Records Management, A Guide
to Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman
Mykland, Liv. 1992. Protection and identity: The Archivist’s Identity and
Professionalism. Montreal:ICA
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. . 1992.
Records Management Handbook. Vermont: Ashgate Publish.
Ricks, Betty, et.al. . 1992. Information and Image Management: a
Records System Approach. South Western Publishing Co. Cincinnati
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. 1987.Maedke, Information
and Record Managemen. Los Angeles: California State University
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami
dan mengelola Informasi dan Dokume., Jakarta: Gramedia
Wallace, Patricia E., et.al.. 1992. Records Management Intregated
Information Systems. New Jersey: Prentice Hall Inc.
Walne, Peter, eds. 1988. Dictionary of Archival Terminology, Munchen:
KG. Saur,
Sumber lainnya:
www.yahoo.com
www.google.com
http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil
10
11