sipedo.upi.edusipedo.upi.edu/upinet/dokumen iso v20/1_prosedur... · web viewevaluasi pelatihan...

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIADIREKTORAT TEKNOLOGI

INFORMASI DAN KOMUNIKASIJl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung

PROSEDUR No. Dokumen : DIT-TIK/PM-6.2.2/01

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

No. Revisi : 00

Tgl. Berlaku : 01 Nopember 2010

MENYETUJUI

PEMBUAT ATASAN MR DIREKTUR

Nama Yana R Sopian, S.Pd Dr. Cepi Riyana, M.Pd Yudi Wahyudi, S.Pd, MT Dr. H. Munir, M.IT.

Jabatan Koordinator Kadiv. Layanan TIK MR Direktur

Ttd.

Tanggal 01.11.2010 01.11.2010 01.11.2010 01.11.2010





No. Revisi : 00


1.0. TUJUAN

Untuk memastikan bahwa peserta pelatihan yang mengikuti pelatihan di Pusdiklat Direktorat TIK - UPI mendapat pelatihan, pendidikan dan pelayanan yang memadai dan penyewa/pengguna ruangan pelatihan pusdiklat beserta fasilitasnya mendapat pelayanan yang prima.

2.0. RUANG LINGKUPProsedur ini digunakan untuk membuat program pelatihan dan melaksanakan program pelatihan serta penyewaan ruangan pelatihan dan fasilitasnya untuk civitas akademika UPI dan umum yang dapat mempengaruhi mutu produk yang dihasilkan oleh Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Pendidikan Indonesia (DIT TIK UPI).

3.0. DEFINISI

3.1 Peserta adalah orang yang mendaftarkan diri untuk mengikuti kegiatan pelatihan yang diselenggarakan oleh pusdiklat Direktorat TIK – UPI, baik yang di daftarkan secara institusi/lembaga, kelompok atau individu.

3.2 Pusdiklat Direktorat TIK adalah satuan organisasi yang ada dalam Direktorat TIK selaku penyelenggara pelatihan dan pendidikan TIK sesuai dengan Surat Keputusan Rektor No. 3792/H40/KL/2007 Tanggal 6 Juli 2007 tentang Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Pendidikan Indonesia.

3.3 Pelatihan adalah kegiatan pendidikan untuk meningkatkan pengetahuan keterampilan, pengalaman dan sikap kerja sebagai dasar untuk meningkatkan kompetensi peserta.

3.4 Pelatihan yang terdapat di Pusdiklat Direktorat TIK terbagi dalam tiga kategori:

1/20





No. Revisi : 00


a. Pelatihan Reguler adalah program pelatihan yang diselenggarakan setiap harinya dan terjadwal yang diperuntukkan bagi mahasiswa, instansi pemerintahan, swasta, profesional dan masyarakat pada umumnya jika ada peserta yang mendaftar.

b. Workshop adalah program pelatihan singkat selama 1 -2 hari dengan tema – tema seputar teknologi informasi dan komunikasi yang diselenggarakan secara insidental dengan durasi 6 – 14 jam dan dilaksanakan setiap hari sabtu dan atau minggu.

c. In house/company training adalah suatu program pelatihan dimana peserta program in house/company training ini, baik itu secara individu, kelompok ataupun organisasi dapat menentukan sendiri waktu dan tempat serta jenis pelatihan yang akan diikuti.

3.5 Publikasi adalah aktivitas menyebarkan informasi pelatihan yang dilakukan dengan cara menyebarkan pamplet-pamflet pelatihan atau mempublikasikannya di website, email dan milist.

3.6 Bukti pembayaran atau kwitansi adalah alat bukti bahwa peserta atau klien telah membayar uang pendaftaran untuk mengikuti kegiatan pelatihan atau sewa ruangan.

3.7 Sertifikat adalah tanda bukti telah diikutinya suatu pelatihan bagi seorang peserta dalam bentuk sertifikat keikutsertaan.

3.8 Evaluasi Pelatihan (Taining Feedback Form) adalah daftar atau catatan Penilaian peserta pelatihan terhadap efektivitas pelatihan dalam penyelenggaraan pelatihan.

3.9 Penyewaan Ruangan Pelatihan adalah penggunaan ruangan berikut fasilitasnya oleh pihak lain baik oleh civitas akademika

UPI atau umum dengan dikenakan biaya.

4.0. REFERENSI

2/20





No. Revisi : 00


4.1. Surat keputusan Rektor No. 3792/H40/KL/2007 Tanggal 6 Juli 2007 tentang Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Pendidikan Indonesia.

4.2. Gerbang TIK Universitas Pendidikan Indonesia, UPI Press, Bandung 2010.

4.3. Quality Management System ISO 9001:2008;Clause 6.2.2

5.0. KETENTUAN UMUM

5.1 Pelatihan dilaksanakan berdasarkan program yang telah disusun, dimana program pelatihan tersebut disusun berdasarkan ‘trend’ teknologi IT yang sedang berkembang, atau pelatihan dapat juga diselenggarakan berdasarkan permintaaan dari calon peserta jika telah memenuhi jumlah quota yang telah ditetapkan. Pelatihan juga dapat dilaksanakan jika ada permintaan dari instansi atau lembaga.

5.2 Program pelatihan dilaksanakan di dalam Direktorat TIK UPI5.3 Program pelatihan tersebut akan direview secara berkala (1

tahun).5.4 Program pelatihan dibuat dan disimpan oleh Bagian Pusdiklat

Direktorat TIK - UPI.5.5 Jumlah peserta minimal agar workshop dilaksanakan adalah 10

orang. Dan jumlah peserta minimal untuk pelatihan reguler adalah 5 orang.

5.6 Pelaksanaan pelatihan :a. Dikoordinasikan oleh Bagian Pusdiklat Direktorat TIK – UPI.b. Setiap peserta wajib mengisi daftar hadir yang telah

disediakan5.7 Bagian Pusdiklat akan menyimpan dokumen lainnya, antara

lain :a. Daftar Hadir Peserta Pelatihan.b. Permintaan Pelatihan yang terdapat dalam daftar waiting list

calon peserta pelatihan.c. Evaluasi Pelatihan (Training Feedback Form).

3/20





No. Revisi : 00


d. Softcopy sertifikat peserta5.8 Pemesanan ruangan pelatihan Pusdiklat dilakukan di customer service

berkoordinasi dengan bagian pusdiklat.

5.9 Untuk biaya pelatihan, penyewaan ruangan pelatihan dan lain lain akan

ditetapkan oleh Kepala Divisi.

4/20





No. Revisi : 00


6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA

6.1 Alur Proses Pelatihan

5/20





No. Revisi : 00


6.2 Alur Proses Penyewaan Ruangan

6/20





No. Revisi : 00


6.3 Deskripsi Proses Pelatihan

6.3.1 Bagian Pusdiklat a. Membuat program pelatihan untuk umum sesuai dengan

permintaan calon peserta pelatihan jika jumlah pesertanya sudah memenuhi quota

b. Mempublikasikan informasi pelatihan yang akan diselengarakan oleh pusdiklat direktorat TIK baik melalui Pamflet atau internet (Website, email, mailing list)

c. Melaksanakan kegiatan pelatihan jika jumlah peserta terpenuhi

d. Membuat sertifikat dan menyerahkannya pada pesertae. Mengarsipkan data peserta pelatihan (softcopy) sertifikatnya

6.3.2 Technical Support melakukan publikasi dengan menyebarkan Pamflet di Lingkungan UPI

6.3.3 Customer Servicea. Menerima pendaftaran calon peserta pelatihanb. Menghitung jumlah calon peserta pelatihan apakah sesuai

dengan jumlah quota yang ditetapkanc. Jika jumlah quota peserta tidak terpenuhi, masukkan calon

peserta kedalam daftar waiting list d. Jika jumlah quota peserta terpenuhi, customer service

membuat daftar calon peserta pelatihan.

6.3.4 Peserta yang melakukan pelatihana. Mengisi daftar hadir pelatihanb. Melaksanakan pelatihanc. Mengisi evaluasi pelatihan (Training Feedback Form) yang

telah disediakand. Menerima Sertifikat telah mengikuti pelatihan

6.5 Deskripsi Proses Penyewaan Ruangan Pelatihan

7/20





No. Revisi : 00


6.5.1 Customer menghubungi customer service untuk pemesanan ruangan pelatihan dan mengisi formulir penyewaan ruangan pelatihan.

6.5.2 Customer service berkoordinasi dengan bagian pusdiklat tentang rencana penggunaan

6.5.3 Pusdiklat menjadwalkan dan menyiapkan ruangan pelatihan untuk kegiatan tersebut.

6.5.4 Technical support menyiapkan ruangan pelatihan dan fasilitas pendukung lainnya

6.5.5 Di akhir kegiatan pengguna atau penanggungjawab kegiatan mengisi Berita Acara Penggunaan Ruangan

6.5.6 Pusdiklat menyimpan Berita Acara Penggunaan Ruangan

7.0 PENGECUALIAN

7.1 Apabila ada program pelatihan di luar rencana pelatihan maka harus mendapat persetujuan dari Kepala Divisi Layanan TIK.

7.2 Penggunaan Ruangan pelatihan oleh Rektorat atau pimpinan lain tidak mengacu pada Prosedur ini dengan mendapat persetujuan Kepala Divisi Layanan TIK.

8.0 REKAMAN8.1 Formulir Pendaftaran Pelatihan 8.2 Daftar Calon Peserta Pelatihan8.3 Formulir Penyewaan Ruangan Pelatihan8.4 Program Pelatihan8.5 Evaluasi Pelatihan.8.6 Salinan Sertifikat Pelatihan atau daftar hadir atau yang setara8.7 Laporan Hasil Pelatihan

9.0 LAMPIRAN9.1 Daftar Permintaan Pelatihan 9.2 Rekapitulasi Permintaan Pelatihan

8/20





No. Revisi : 00


9.3 Program Pelatihan

9.4 Pamflet Pelatihan atau Workshop

9.5 Formulir Pendaftaran Pelatihan9.6 Daftar Calon Peserta Pelatihan (Waiting list)9.7 Daftar Hadir Peserta Workshop & Pelatihan Reguler9.8 Evaluasi Pelatihan (Training Feedback Form)9.9 Formulir Penyewaan Ruangan Pelatihan9.10 Berita Acara Peggunaan Ruangan

9/20





No. Revisi : 00


Lampiran 9.1

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASIUNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222Fax. (022) 2005320, E-mail : [email protected]

Nomor : DIT-TIK/FM-6.2.2/01

DAFTAR PERMINTAAN PELATIHAN

Tahun : …………………..………No Nama Instansi Email No. Telp Jenis

PelatihanKategori

Pelatihan *) Waktu

Ket:*) Kategori Pelatihan : Pelatihan reguler, Workshop , In house training

10/20





No. Revisi : 00


Bandung,… …………..Mengetahui, Dibuat oleh,Kepala Divisi Layanan TIK

Nama JelasLampiran 9.2




REKAPITULASI PERMINTAAN PELATIHANNo Nama Instansi Email No. Telp Jenis

PelatihanKategori

Pelatihan *) Waktu

Bandung, ……………Mengetahui, Dibuat oleh,

11/20





No. Revisi : 00


Bag. PusdiklatKepala Divisi Layanan TIK

Nama Jelas

Lampiran 9.3




PROGRAM PELATIHAN

No Jenis Pelatihan Target Peserta

Bulan1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Menyetujui, Mengetahui, Dibuat oleh,Direktur Direktorat TIK Kepala Divisi Layana TIK Bag. Pusdiklat

12/20





No. Revisi : 00


Nama Jelas

Lampiran 9.4




Pamflet Pelatihan atau Workshop *)Deskripsi : ________________________________________________________________________________________________________________________________

Materi : ______________________________________________________________Waktu, Tgl : _________________________________________________________Fasilitas Untuk Peserta: ________________________________________________

Fasilitas Ruangan:Ruangan yang nyaman ber-AC1 PC P4 3.06 GHz Monitor 17″ LCD /pesertaProjector dan Wide ScreenWhiteboardInternet Connection

Investasi :Mahasiswa Pasca/Umum : Rp. _____________

Pelajar/Mahasiswa S1 : Rp. _____________

Peserta :Pelajar/MahasiwaGuru/DosenUmum

Informasi dan Tempat Pendaftaran :Pusat Pendidikan dan Pelatihan Teknologi Informasi dan KomunikasiDirektorat TIK – Universitas Pendidikan Indonesia

13/20





No. Revisi : 00


Gd. Perpustakaan UPI lantai dasarInstruction roomJl. Dr. Setiabudhi No. 229 BandungCp : Aris KadarismanTelp/Fax (022) 2005320 – (022) 2013163 ext 2224email : diklat.ictupi[at]gmail. com

Segera daftarkan diri anda … Tempat terbatas …

*) Desain disesuaikan

14/20





No. Revisi : 00


Lampiran 9.5


Formulir Pendaftaran Pelatihan

15/20





No. Revisi : 00


Lampiran 9.6




Daftar Calon Peserta Pelatihan (Waiting list)

No Nama Lembaga/Instansi Email No. Telp/HP

Jenis Pelatihan yang ingin di ikuti

1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.

16/20





No. Revisi : 00


Lampiran 9.7




Daftar Hadir Peserta Workshop___________________________

Direktorat TIK – UPI, ________________

No Nama *) Email Telp/Hp TTD

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

*) Tulis Nama anda secara lengkap menggunakan huruf kapital untuk dicetak di sertifikat !!!

17/20





No. Revisi : 00


Daftar Hadir PesertaPelatihan Reguler _____________________

____________________ 2010

No Nama Pertemuan1 2 3 4 5 6 7 8

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Keterangan : Pelatihan dilaksanakan setiap hari ___________ dan _________ Jam _____________________

Instruktur : _________________ No Kontak Peserta : _____________

18/20





No. Revisi : 00


Lampiran 9.8




EVALUASI PELATIHAN (Training Feedback Form)

Nama : Instansi :Nama Pelatihan : Email :Tgl Pelaksanaan : Trainer/Instruktur :

Berikut ini adalah lembar untuk evaluasi program ang telah peserta ikuti.Saudara cukup memberikan tanda ‘X’ pada angka pilihan yang saudara anggap paling sesuai :Kriteria Nilai : 1. Kurang sekali 2. kurang 3. Cukup 4. Baik 5. Baik Sekali

Materi

Fasilitator

Tempat Pelatihan

Sajian/Konsumsi

Kesimpulan umum SecaraKeseluruhan

Jelas dan mudah di ikuti

Relevan dengan objektivitas pelatihan

Penguasaan Materi

Gaya Penyampaian

Kejelasan dalam Penyampaian

Kemampuan Menjawab Pertanyaan

Penampilan

Kenyamanan dalam belajar

Coffe Break/Snack

Makan Siang

1 2 3 4 5

1 2 3 4 6

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Kesan-Kesan Peserta selama Pelatihan--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pelatihan Lainnya yang ingin di ikuti--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

19/20





No. Revisi : 00


Saran- saran Terhadap Pelatihan

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Terhadap Fasilitator pelatihan--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Terhadap pelayanan selama pelatihan--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

20/20





No. Revisi : 00


Lampiran 9.9


Formulir Penyewaan Ruangan Pelatihan

21/20





No. Revisi : 00


Lampiran 9.10




Berita Acara Penggunaan Ruangan

Pada hari ini, ………………..… tanggal ….…………..……. 2012, menerangkan bahwa,

telah digunakan ruangan pelatihan Direktorat TIK – UPI, dari jam ………………..……

sampai ……………………….. untuk kegiatan pelatihan/kuliah

………………………………, dengan jumlah peserta sebanyak ………...…. orang.

Dengan resume kegiatan/pelatihan sebagai berikut :

a. Ketercapaian materi: ......………………………………………………………………

b. Pemahaman/penguasaan materi oleh peserta: ……………………………………

………………………………………………………………………………………….…

c. Seluruh kegiatan berjalan lancar/tidak *) …………………………………………..

d. Lainnya : ……………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………….

Demikian berita acara ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, ………………………. 2012 Penanggung Jawab Kegiatan/Trainer

22/20





No. Revisi : 00


Nama Jelas*) Coret yang tidak perlu

23/20

sipedo.upi.edusipedo.upi.edu/upinet/dokumen iso v20/1_prosedur... · web viewevaluasi pelatihan...

Documents