پروژه مديريت مدارك و سوابق بر اساس توصيه هاي

ISO/TR 10013:2001

Presented by : Alireza Lesan

در رابطه با مستند سازيهالل احمر جمعيت اهداف كالن

.با سيستم مديريت مستندات ايجاد شدهو اصالح مستندات جاري سازمان مطابق بازنگري -

. كليدي سازمانفعاليتهاي مستندات جديد بمنظور بيان نحوه صحيح انجام امور براي كليه ايجاد -

.توان مندي و صالحيت نيروي انساني در خصوص اهميت و نحوه مستندسازيافزايش -

ذينفعان پروژه

كليه پرسنل

استفاده كننده مستندات•

تهيه كننده مستندات•

DCCكنترل مدارك مركز

مديريت مدارك و سوابق ايجاد شده مطابق

:با روشها و دستورالعملهاي مرتبط از جمله

روش اجرايي كنترل مدارك•

تائيد كننده مستندات•

تصويب كننده مستندات•

متقاضي اعمال تغييرات در مستندات•

روش اجرايي كنترل سوابق•

دستورالعمل كد گذاري مستندات•

دستورالعمل كنترل مدارك برون سازماني•

D.C.C

/ كليه معاونتها

واحدهاي سازماني درخواست ايجاد يك مدرك جديد�D.C.C

درخواست بازنگري مدرك جاري�

مسئوليتها براي تهيه، بازنگري و تصويب مداركفديمدركر

مسئوليت

تصويب كنندهمسئول بازنگريكنندهتهيه

مدير عاملمديرعاملنماينده مديريتكالن اهداف و مشي خط1

مدير عاملمدير عاملنماينده مديريتسازماني چارت2

مدير عاملنماينده مديريتنماينده مديريتنظامنامه3

مدير عاملمعاونت مربوطهمدير واحد اختيارات و ها مسئوليت شرح4

مدير عاملنماينده مديريتمعاونت مربوطهسازمان فرآيندهاي5

نماينده مديريتمعاونت مربوطهمدير واحد اجرايي روشهاي6

معاونت مربوطهمدير واحدكارشناس مربوطهكاري هاي دستورالعمل7

معاونت مربوطهمدير واحدكارشناس مربوطهها فرم8

(Procedures): روشهاي اجرايي

.مدركي كه راه و روش مشخصي براي اجراي فعاليتها بيان مي نمايد

(Work Instructions)دستورالعمل هاي كاري

كارهاشرح تفصيلي چگونگي انجام و ثبت كارهاشرح تفصيلي چگونگي انجام و ثبت

(Form)فرم

در آن ثبت سازمانمدركي كه داده هاي الزم براي سيستم مديريت .مي شود

هدف-1

.مقصود از تهيه روش اجرايي در آن ذكر مي گردد

كاربرددامنه -2

.حوزه و مصاديق مرتبط با موضوعات مندرج در روش اجرايي ذكر مي گردد

تعاريف-3

.واژه هاي جديد وعالئم و مفاهيمي كه نياز به توضيح دارند بيان مي گردند

مسئوليتها-4

.مسئوليتهاي اصلي واحدها و افراد مرتبط در اجراي روش اجرايي ذكر مي گردند

دستورالعملها در جمعيت هالل احمر/ ساختار روشهاي اجرايي

.مسئوليتهاي اصلي واحدها و افراد مرتبط در اجراي روش اجرايي ذكر مي گردند

اجراروش -5

بر حسـب نيـاز ممكـن روش . جزئيات الزم انجام فعاليتها براساس توالي انجام آن به همراه معرفي مسئولين ارائه مي گردد

.انجام كار بصورت فلوچارت ترسيم گردد

مربوطهمستندات -6

.مدارك و مستندات مرتبط با روش اجرايي كه خواننده را در درك بهتر آن كمك مي نمايد

سوابق-7

شامل كليه مستنداتي است كه در اثر اجراي روش اجرايي حاصل مي شود كه در اين بخش محل نگهداري و چگونگي ومدت

.زمان نگهداري آنها ذكر مي گردد

.واضحو مختصر مفيد، �

.گردداز جمالت كوتاه استفاده �

.دستور زبان صحيح استفاده گردداز �

.از شكل ساختاري تصويب شده در سازمان پيروي گردد�

.توجه كنيد مخاطبين شما چه اشخاصي هستند�

دستورالعملها/ نكات مهم به هنگام تهيه روشهاي اجرايي

.توجه كنيد مخاطبين شما چه اشخاصي هستند�

.در مواقع لزوم به ساير روشهاي اجرايي و دستورالعملها اشاره نمائيد �

.در نوشتن مستندات از زمان حال استفاده كنيد�

.روشهاي اجرايي طوالني را به چند روش تقسيم كنيد�

.به هنگام تهيه مدارك با افراد ذينفع مشورت نمائيد�

روشهاي مختلف براي تشريح فعاليتها

تشريح روش انجام فعاليت بصورت نوشتاري•

تشريح روش انجام فعاليت بصورت فلوچارت• تشريح روش انجام فعاليت بصورت فلوچارت•

Process Mapتشريح روش انجام فعاليت بصورت •

Key

Activity

Decision

Flow

Drop Box

(sub process)

Flowchart – نمودار جريان

دهي آدرس با فرايند، از تصويري نمايش يك

نياز مورد تصميمات

Drop Box

(sub process)

Off Page

Connector

Stop

Record

.بسيار آسان در استفاده و يك ابزار بسيار قوي در تحليل�

.توصيف كامل ، دقيق و شماتيك از فرايند�

.پيچيده قابل استفاده است براي تمامي فرايندها از ساده تا كامالً�

قابل مشاهده است ، بهبود قابل شماتيكاز آنجايي كه فرايند به صورت �

؟چرا از نمودار جريان يا ترسيم فرايندها استفاده مي گردد

قابل مشاهده است ، بهبود قابل شماتيكاز آنجايي كه فرايند به صورت �

.بودخواهد آسانتر

كاركناني كه در فرايند كار مي كنند ميتوانند آن را به خوبي درك و كنترل �

.كنند

مشكالت بالقوه ، گلوگاه ها ، مراحل غير ضروري و تكرارهاي زائد كه موجب �

.دوباره كاري در فرايند مي گردند ، مشخص مي گردند

Process Map

مراحل از ساده تصويري نمايش يك

فعاليتهاي از سري يك قالب فراينددر

متواليمتوالي

Process Map - Responsibility

SALES PLANNING PURCHASING PRODUCTION Q. C. DESPATCH

RECEIVEORDER

SCHEDULEPRODUCTION

PURCHASEITEMS

MAKEMAKEPRODUCT

CHECKQUALITY

ACCEPTABLE

NOTACCEPTABLE

RECTIFYPRODUCT

PACK FORDELIVERY

INVOICECUSTOMER

اطالعات/ توضيحاتهمكارمسئولشرح فعاليت

ريافت معرفي نامه پرسنل جديد االستخدام د -1

/ اوديـومتري / انجام آزمايشات اسپرومتري -2

تست بينايي و كور رنگي معاينه پزشك وسـاير الزمآزمايش هاي

اعالم نتايج بدو استخدام به واحد اداري -3

مدير منابع انساني

واحدHSE

واحد

HSE

واحد HSE

ــك پزشـــ

شركت

واحد اداري

معرفي پرسنل جديد االستخدام از طـرف -1فـرم ( HSEمنـابع انسـاني بـه واحـد واحد

F02-06مكاتبات داخلي

انجام معاينات بدو استخدام -2

F02-06فرم مكاتبات - 3HSE

�A single line of boxes

�Logical sequence

�Keep it simple - (8 to 12 boxes per map)

Basic Rules For Process Mapping

�Keep it simple - (8 to 12 boxes per map)

�Cascade to secondary levels

� Identify start and finish

� Identify responsibility

كنترل سوابق

شناسايي، •

ذخيره سازي، •

حفاظت، •

دستيابي، •

نگهداري و تعيين تكليف سوابق•

سوابق مربوطه -7

مسئول نگهداريمحل نگهداريكد سابقهنام سابقهرديفمدت زمان

نگهداري

كنترل مدارك

تصويب مدارك از نظر كفايت قبل از صدور -الف

بازنگري و بروز آوري بر حسب نياز و تصويب مجدد مدارك -ب

حصول اطمينان از اينكه تغييرات و وضعيت كنوني تجديد نظر مدارك مشخص -ج.است

حصول اطمينان از اينكه نسخ مربوطه از مدارك ذيربط در مكانهاي استفاده در -د.دسترس هستند.دسترس هستند

حصول اطمينان از اينكه مدارك بصورت خوانا باقي مي مانند و بسهولت قابل -ه.شناسايي هستند

حصول اطمينان از اينكه مداركي كه منشاء بيروني دارند و توسط سازمان جهت طرح -وريزي و اجراي سيستم مديريت كيفيت الزم تشخيص داده شده اند، مشخص

.هستند و توزيع آنها تحت كنترل مي باشد

پيشگيري از استفاده سهوي از مدارك منسوخ شده و مشخص كردن آنها به نحو -ز

.مناسب در صورتيكه اين نوع مدارك براي هر منظوري نگهداري شوند