istruzioni per l’uso app business...

Istruzioni per l’uso

App Business Communication Collaborare in modo più semplice ed efficace – in qualsiasi

momento, in ufficio o in viaggio. Con l’app Business

Communication e le funzioni quali riunioni online, messaggi

istantanei e condivisione schermo (Unified Communications &

Collaboration).

Swisscom (Svizzera) SA

Data 27.11.2017 App Business Communication


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Indice

1 Introduzione .................................................................................................................................................................................... 4 2 Dispositivi e sistemi operativi ................................................................................................................................................. 5 3 Requisiti per l’utilizzo .................................................................................................................................................................. 6 4 Login .................................................................................................................................................................................................... 6 5 Installare e registrare l’app Business Communication su altri dispositivi .......................................................... 7 6 Softwareupdate ............................................................................................................................................................................. 8 7 Panoramica delle funzioni ........................................................................................................................................................ 9

7.1 Pacchetto con funzioni di telefonia estese........................................................................................................... 9 7.2 Pacchetto con funzioni di telefonia estese e funzioni UCC ....................................................................... 11

8 Aggiungere/modificare la foto del profilo ...................................................................................................................... 13 9 Cercare e gestire contatti ....................................................................................................................................................... 14

9.1 Aggiungere contatti ..................................................................................................................................................... 15 9.2 Aggiungere un contatto tra i preferiti ................................................................................................................. 16 9.3 Vedere l’informazione sulla presenza di persone esterne all’azienda .................................................. 16 9.4 Aggiungere un contatto a un gruppo .................................................................................................................. 17

10 Avviare una chiamata ....................................................................................................................................................... 17 10.1 Avviare una chiamata dalla tastiera ..................................................................................................................... 18 10.2 Avviare una chiamata dai contatti ........................................................................................................................ 18 10.3 Avviare una chiamata da una chat in corso ...................................................................................................... 19 10.4 Avviare una chiamata con l’app da telefono fisso ......................................................................................... 19 10.5 Cosa potete fare durante una telefonata .......................................................................................................... 20 10.6 Visualizzare tutte le chiamate ricevute, effettuate e perse ....................................................................... 21 10.7 Impostazioni per le chiamate in entrata e in uscita...................................................................................... 22

10.7.1 Selezionare per chiamare ............................................................................................................................... 24 10.8 Utilizzare COMBOX® pro............................................................................................................................................. 25 10.9 Avviso di occupato ........................................................................................................................................................ 25

11 Effettuare una videochiamata...................................................................................................................................... 26 12 Informazione sulla presenza ......................................................................................................................................... 27

12.1 Visualizzare l’informazione sulla presenza ....................................................................................................... 28 12.2 Modificare l’informazione sulla presenza ......................................................................................................... 29 12.3 Stabilire le regole relative alla disponibilità ...................................................................................................... 29 12.4 Mostrare ad altri la vostra posizione .................................................................................................................... 30 12.5 Mostrare ad altri un’informazione personale .................................................................................................. 30

13 Messaggi istantanei (chat) ............................................................................................................................................. 31 13.1 Scrivere un messaggio istantaneo ........................................................................................................................ 31 13.2 Scambiare messaggi istantanei in un gruppo ................................................................................................. 33 13.3 Vedere se il vostro contatto sta scrivendo un messaggio .......................................................................... 33 13.4 Vedere tutti i messaggi istantanei ricevuti e inviati ..................................................................................... 34

14 Riunioni online «Mia room» .......................................................................................................................................... 35 14.1 Invitare partecipanti a una riunione online (come organizzatore) ........................................................ 39

14.1.1 Svolgere una riunione online spontanea................................................................................................. 39 14.1.2 Pianificare una riunione online (ad es. una riunione online ricorrente) .................................. 40

14.2 Invitare ospiti a una riunione online (come organizzatore) ...................................................................... 42 14.3 Accedere a una riunione online (come partecipante) .................................................................................. 44




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15 Condivisione schermo ...................................................................................................................................................... 45 16 Collegamento a Microsoft Outlook (calendario, contatti) ............................................................................... 46 17 Avviare chiamate e chat direttamente da Outlook ............................................................................................. 47 18 Utilizzare l’UCC oltre i confini aziendali (federation) ......................................................................................... 50 19 Microfono, altoparlanti e auricolare .......................................................................................................................... 51 20 Telefoni fissi .......................................................................................................................................................................... 52 21 Headsets ................................................................................................................................................................................. 54 22 Impostazioni generali ....................................................................................................................................................... 55

22.1 Lingua, accesso e notifiche ....................................................................................................................................... 55 22.2 Altoparlanti, microfono e video .............................................................................................................................. 55 22.3 Chiamate in arrivo e in uscita .................................................................................................................................. 56 22.4 Impostare le regole sulla disponibilità ................................................................................................................ 56 22.5 Avviso di occupato ........................................................................................................................................................ 57 22.6 Accesso a contatti e calendari ................................................................................................................................. 57 22.7 Risoluzione dei problemi, impostazioni proxy ................................................................................................. 58

23 Aiuto ......................................................................................................................................................................................... 58 24 Numeri di emergenza ....................................................................................................................................................... 58




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1 Introduzione

Gentili utenti,

grazie ai consigli pratici queste istruzioni per l’uso consentono un utilizzo rapido e semplice dell’app

Business Communication.

L’app Business Communication è a disposizione nell’ambito di Smart Business Connect o Managed

Business Communication. Con Smart Business Connect o Managed Business Communication disponete

di diversi pacchetti e opzioni con molteplici caratteristiche.

• Il pacchetto che offre esclusivamente funzioni di telefonia estese è adatto ad esempio ai

collaboratori che lavorano in segreteria o nel servizio esterno. Grazie all’app Business

Communication i vostri collaboratori sono raggiungibili sul numero di rete fissa anche fuori

ufficio.

• Il pacchetto con le funzioni di telefonia estese e le funzioni di collaborazione quali riunioni

online, messaggi istantanei e condivisione schermo (Unified Communications & Collaboration)

è adatto ad esempio ai dirigenti e ai collaboratori del servizio interno ed esterno.

Rivolgetevi all’amministratore della vostra azienda o al vostro Swisscom partner per conoscere il vostro

pacchetto di comunicazione.

Collaborare in modo più semplice ed efficace – in qualsiasi momento, in ufficio o in viaggio. Con l’app

Business Communication e le funzioni di collaborazione per Unified Communications & Collaboration

(UCC) di Swisscom.

Scambio di informazioni rapido e semplice con persone interne ed esterne all’azienda grazie

ai messaggi istantanei (chat).

Mostrate il vostro schermo a una persona interna o esterna all’azienda che non è vicina a voi

grazie alla condivisione schermo.

Telefonate con il vostro numero di rete fissa anche fuori ufficio.

Atmosfera più personale – discutete una questione con un collega con la videotelefonia.

Viaggiate meno, organizzate riunioni online anche con persone esterne.

Scoprite se persone interne ed esterne all’azienda sono raggiungibili. Segnalate ai vostri

contatti la vostra reperibilità.




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I vostri vantaggi

La vostra attività quotidiana diventa più semplice – le nuove tecnologie vi permettono di risparmiare

tempo e denaro. Inoltre proteggete l’ambiente: il lavoro mobile e le riunioni online riducono le

emissioni di CO2.

Vi auguriamo buon lavoro e scambi proficui con l’app Business Communication!

Descrizione dei simboli utilizzati nelle istruzioni per l’uso:

Testi che evidenziano il valore aggiunto o la situazione ottimale in cui utilizzare la funzione

descritta.

Consigli che vi aiutano a utilizzare in modo efficace l’app Business Communication.

Importanti note su funzioni non ancora disponibili

2 Dispositivi e sistemi operativi

L’app Business Communication è disponibile per smartphone (Android/iOS) e PC (Windows/macOS).

Attualmente la versione per tablet non è disponibile e verrà introdotta in un secondo momento.

Vengono supportati i seguenti sistemi operativi:

Da macOS 10.10 Yosemite Windows 7 SP1 o superiore Versione 4.2 o superiore iOS 9 e iPhone 5

o superiore (non disponibile per Windows Phone) o superiore

L’accesso ospiti è supportato solo dal browser Chrome su Windows e macOS.




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3 Requisiti per l’utilizzo

1. Il vostro amministratore, il vostro Swisscom partner oppure voi avete attivato e installato sui vostri

dispositivi l’app Business Communication

2. Inserite nome utente e password. Questi dati vengono forniti dal vostro amministratore, dallo

Swisscom partner oppure li trovate nell’area clienti/nel portale di configurazione della vostra

azienda come descritto nel capitolo 4 Login.

3. Potete iniziare subito e utilizzare le funzioni.

4 Login

Non utilizzate l’app Business Communication oppure avete dimenticato i dati di login?

Potete scaricare l’app Business Communication su www.swisscom.ch/bc-app. Per i dati di login (nome

utente e password) rivolgetevi all’amministratore della vostra azienda o al vostro Swisscom partner.

Utilizzate già l’app Business Communication e disponete del pacchetto con le funzioni UCC?

Il vostro login può essere utilizzato anche per il pacchetto con le funzioni UCC; oltre alle funzioni di

telefonia avete a disposizione anche le funzioni UCC.

http://www.swisscom.ch/bc-app




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5 Installare e registrare l’app Business Communication su altri

dispositivi

Per installare l’app Business Communication su altri dispositivi (ad es. sullo smartphone, su un altro PC)

consultate la descrizione su www.swisscom.ch/bc-app (per smartphone anche nel Google Play Store e

nell’App Store).

Scaricate l’app Business Communication:

Dopo l’installazione registratevi nell’app Business Communication inserendo nome utente e password.

Qualora non disponiate ancora dei dati di login (nome utente e password) richiedeteli

all’amministratore della vostra azienda o al vostro Swisscom partner.

Esempio: PC (Windows)





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6 Aggiornamento software

In caso di aggiornamento (smartphone e desktop, laptop) i dati della vostra configurazione e le

impostazioni vengono mantenuti. Tenete sempre aggiornata la vostra app. Grazie agli update sarete

certi di utilizzare sempre le funzioni aggiornate e verranno tenuti in considerazione eventuali punti

rilevanti per il sistema operativo.

Smartphone (iOS/Android): l’update è automatico e dev’essere avviato nel rispettivo store.

Windows/MAC: al successivo login appare l’avviso che è disponibile una nuova versione. Selezionando

«Accedi automaticamente» deve essere effettuato il login e il logout nell’app (i dati di login non devono

essere reinseriti all’update successivo se è attivo «Memorizza Password»).

Nota importante per gli utenti con telefonia estesa e funzioni UCC: prima dell’installazione del nuovo

software su Windows/MAC assicuratevi che «Accedi automaticamente» (Opzioni/Generale) sia

disattivato. In tal modo si possono evitare potenziali problemi con l’elenco dei contatti personali. Dopo

l’installazione «Accedi automaticamente» può essere riattivato.





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7 Panoramica delle funzioni

L’app Business Communication è disponibile per smartphone (Android/iOS) e PC (Windows/macOS).

7.1 Pacchetto con funzioni di telefonia estese

Menu principale PC (Windows)

Contatti

Qui trovate e potete gestire i vostri contatti personali. Tramite il campo di

ricerca potete cercare e aggiungere nuovi contatti.

Cronologia chiamata

Qui trovate la cronologia delle telefonate in uscita e in entrata.

Tastiera

Qui trovate la tastiera numerica. Da qui potete avviare una chiamata, sia

direttamente tramite l’app sia tramite il vostro telefono fisso.

Rubrica (aziendale)

Tutti i contatti aziendali vengono mostrati qui. Potete aggiungere il

contatto tra i vostri contatti personali.

Opzioni

Qui potete modificare diverse impostazioni relative a chiamate, suoneria

nonché altoparlante.

Azioni (da un contatto selezionato) Chiamata da PC/smartphone

Effettuate una chiamata interna o sulla rete telefonica pubblica

direttamente dall’app, ad es. con auricolare (cuffie e microfono).

Chiamata da telefono fisso

Effettuate una chiamata da telefono fisso (se il vostro Swisscom partner ha

previsto questa configurazione).





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Nella finestra principale dello smartphone appaiono i seguenti simboli principali:

Contatti

Qui trovate e potete gestire i vostri contatti personali, sia della rubrica locale

che aziendale. Tramite il campo di ricerca potete cercare persone e ad es.

aggiungerle ai preferiti.

Chiamata

Qui trovate la tastiera di selezione e potete effettuare una chiamata. Tenendo

premuto a lungo il tasto «1» accedete alla casella vocale.

Cronologia chiamate

Qui trovate l’elenco delle conversazioni telefoniche in entrata e in uscita.

Menu principale smartphone (iOS)

Esempio: smartphone (iOS)




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7.2 Pacchetto con funzioni di telefonia estese e funzioni UCC

Menu principale

La mia informazione sulla presenza1

Voi e i vostri contatti vedete l’informazione sulla presenza

contrassegnata da un quadratino colorato. Dai colori potete capire se (e

su quale dispositivo) il vostro interlocutore è disponibile in quel

momento.

Contatti

Qui trovate e potete gestire i vostri contatti personali. Tramite il campo

di ricerca potete cercare persone e ad es. aggiungerle ai vostri contatti.

Mia room1

Qui potete svolgere riunioni online con diverse persone (la

videoconferenza con diverse persone non è ancora disponibile).

Cronologia chat1

Qui trovate la cronologia dei messaggi istantanei in uscita e in entrata

Cronologia chiamata

Qui trovate l’elenco delle conversazioni telefoniche in entrata e in

uscita.

Tastiera

Qui trovate la tastiera numerica. Da qui potete avviare una chiamata,

sia direttamente tramite l’app sia inoltrandola al vostro telefono fisso.

Rubrica (aziendale)

Tutti i contatti aziendali vengono mostrati qui. Potete aggiungere il

contatto tra i vostri contatti personali.

Opzioni

Qui potete modificare diverse impostazioni relative a video, chiamate,

suoneria nonché altoparlante.

Azioni (da un contatto selezionato)

Messaggi istantanei (chat)1

Con un clic si apre la finestra di dialogo. Digitate il vostro

messaggio (in alternativa fate doppio clic sul contatto).

Chiamata da PC/smartphone

Effettuate una chiamata interna o sulla rete telefonica pubblica

direttamente dall’app, ad es. con auricolare (cuffie e microfono).

Chiamata da telefono fisso

Effettuate una chiamata da telefono fisso (se il vostro Swisscom

partner ha previsto questa configurazione).

Videochiamata1

Avviate una videochiamata a una persona.

Condivisione schermo1

Potete mostrare (online) il vostro schermo a un collega

1Disponibile solo con il pacchetto con funzioni UCC (v. capitolo 1)






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Nella finestra principale dello smartphone appaiono i seguenti simboli principali:

Menu principale smartphone (iOS)

Contatti

Qui trovate e potete gestire i vostri contatti personali, sia della rubrica

locale che aziendale. Tramite il campo di ricerca potete cercare persone e

ad es. aggiungerle ai preferiti.

Chat1

Qui trovate l’elenco delle chat in entrata e in uscita.

Chiamata

Qui trovate la tastiera di selezione e potete effettuare una videochiamata

(videochiamata disponibile solo con pacchetto con funzioni UCC).

Tenendo premuto a lungo il tasto «1» accedete alla casella vocale.

Cronologia

Qui trovate l’elenco delle conversazioni telefoniche in entrata e in uscita.

Mia room1

Qui potete svolgere riunioni online con diverse persone (la

videoconferenza con diverse persone non è ancora disponibile) -

(disponibile solo con pacchetto con funzioni UCC)

Attualmente non sono ancora disponibili le seguenti funzioni1 su PC e smartphone:

- ripresa comando schermo

- sede automatica

- cifratura chat

- video durante le riunioni online

- versione tablet

La loro introduzione è prevista in occasione di un futuro aggiornamento dell’app.

1 Disponibile solo con il pacchetto con funzioni UCC (v. capitolo 1)





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8 Aggiungere/modificare la foto del profilo1

Potete inserire una foto del vostro profilo cliccando da PC Windows/macOS con il tasto destro del

mouse sul simbolo «Foto del profilo» e aggiungendo una foto. Nello smartphone potete aggiungere la

foto del profilo sotto «Mio stato», cliccando sul simbolo .

Ricordate che non si possono caricare foto in formato .jpeg, ma solo foto salvate in formato .jpg.


La foto del profilo è personale e suscita fiducia. Vi permette di riconoscere se avete selezionato il

contatto giusto.

Esempio: PC (Windows) Esempio: smartphone (iOS)




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9 Cercare e gestire contatti

Sia alla voce Contatti sia sotto Rubrica trovate un campo di ricerca in cui potete inserire nome o

cognome.

In fase di ricerca di un contatto appaiono i seguenti elenchi.

Contatti personali comprende i contatti personali nell’app

Business Communication. Se avviate per la prima volta l’app

Business Communication l’elenco «Contatti personali» è

ancora vuoto. Salvate i vostri contatti sotto «Contatti

personali». Questo vi consente di avere informazioni sulla

presenza aggiornate e nel corso delle chat di vedere il nome

del vostro contatto anziché l’indirizzo IM/della chat.

Directory costituisce la rubrica telefonica aziendale

gestita centralmente. I numeri esterni alla ditta possono

essere inseriti dall’amministratore della vostra azienda o

dallo Swisscom partner.

Outlook mostra i contatti presenti nel software Outlook

installato. Nota: qui non appaiono i contatti aziendali

Microsoft® Office 365!

Tutto1: mostra i vostri contatti personali (con e senza funzioni UCC)

che avete salvato nell’app Business Communication.

In linea1: filtra i vostri contatti personali e mostra tutti i contatti

UCC che sono online.

Importante: questa ricerca sullo smartphone funziona solo per i

contatti personali!

Rubrica locale: comprende i contatti salvati localmente sul vostro

smartphone.

Rubrica: (simile alla rubrica telefonica del PC Client

Windows/macOS) mostra la rubrica telefonica aziendale gestita

centralmente. I numeri esterni alla ditta possono essere inseriti

dall’amministratore della vostra azienda o dallo Swisscom partner.




Trovate in modo semplice i vostri contatti, sia all’interno della vostra azienda, sia tra i vostri contatti

Outlook o i contatti di un’altra azienda che utilizzano l’app Business Communication.




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9.1 Aggiungere contatti

Salvate i vostri contatti sotto «Contatti personali». Questo vi consente di avere informazioni sulla

presenza aggiornate e nel corso delle chat di vedere il nome del vostro contatto anziché l’indirizzo

IM/della chat.

1. Cercare un contatto

Digitate tre o più lettere/cifre nel campo di ricerca e il contatto apparirà immediatamente. Potete

effettuare la ricerca anche con nome, cognome, nome ditta e numero di telefono. Importante: affinché

la ricerca venga effettuata in tutte le rubriche (incl. Outlook), deve essere avviata dall’area «Contatti».

2. Aggiungere contatti

Una volta trovato un contatto potete selezionarlo mediante il tasto e poi (aggiungi all’elenco dei

contatti) oppure aggiungerlo direttamente come contatto con il tasto destro del mouse. A seguito di

questa aggiunta la persona in questione riceve una richiesta di condivisione delle informazioni sulla

disponibilità («Richiesta disponibilità»).







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3. Attendere risposta alla richiesta disponibilità

Inviata la richiesta di condivisione delle informazioni appare lo stato per il contatto. Se la persona

accetta la richiesta, appare automaticamente la sua informazione sulla presenza e tutte le funzioni UCC

possono essere utilizzate.

9.2 Aggiungere un contatto tra i preferiti

Un contatto personale utilizzato di frequente può essere salvato come preferito: apparirà sempre in

alto e sarà più veloce da contattare.

9.3 Vedere l’informazione sulla presenza di persone esterne

all’azienda

Volete visualizzare l’informazione sulla presenza di persone esterne alla vostra azienda? Nel capitolo 17

«Avviare chiamate e chat direttamente da Outlook (persone esterne all’azienda)», fasi 2 e 3 trovate la

spiegazione dettagliata.

Consiglio: i vostri preferiti appaiono automaticamente sul vostro telefono fisso (v. capitolo 20)









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9.4 Aggiungere un contatto a un gruppo

Se volete aggiungere il contatto a un gruppo da PC (Windows/macOS) selezionate aggiungi a gruppo.

Se non avete ancora un gruppo per questo contatto, selezionate Contatti/Nuovo gruppo e assegnate un

nome al nuovo gruppo.

10 Avviare una chiamata

Per effettuare una chiamata con l’app Business Communication avete le seguenti possibilità:

- selezione manuale (mediante tastiera)

- mediante il contatto

- da telefono fisso (rete fissa)

- dalla chat

Approfittate dei vantaggi di una moderna telefonia di rete fissa basata su IP. Potete effettuare

chiamate in maniera tradizionale con il telefono fisso, da PC o addirittura con l’app per smartphone.

Anche fuori ufficio con il numero di rete fissa.

I gruppi vi semplificano la ricerca di persone, ad es. assegnate a diversi gruppi i vostri fornitori e i

vostri clienti per una più rapida individuazione. Oppure create un gruppo per il team o un progetto a

cui state lavorando. Visualizzerete rapidamente chi è disponibile oppure comunicate in

contemporanea con tutti i membri del team.




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10.1 Avviare una chiamata dalla tastiera

Inserite manualmente il numero – mediante le cifre o direttamente nella tastiera con il mouse.

Premendo si avvia la chiamata.

10.2 Avviare una chiamata dai contatti

Cercate il contatto nel campo di ricerca (come nel capitolo 9.1) o selezionatelo direttamente. La

chiamata viene avviata premendo . Se il contatto dispone di diversi numeri di telefono, può

selezionare il profilo del contatto o il numero di telefono richiesto. Nello smartphone selezionate il

contatto e avviate la chiamata premendo .







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10.3 Avviare una chiamata da una chat in corso1

Dalla chat premendo si può avviare una chiamata o con una videochiamata.

10.4 Avviare una chiamata con l’app da telefono fisso

Se volete effettuare una chiamata da PC Windows/macOS con l’app Business Communication

mediante telefono fisso (requisiti v. capitolo 20) potete farlo semplicemente premendo . Il vostro

telefono fisso squilla, alzate il ricevitore e la chiamata è avviata. Se non volete che il telefono continui a

squillare, ma che si attivi direttamente il vivavoce potete chiedere all’amministratore della vostra

azienda di modificare la relativa impostazione. Riselezione: nello stato di «inattività» cliccare sul

simbolo del ricevitore e vi apparirà l’ultimo numero selezionato.







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10.5 Cosa potete fare durante una telefonata

Durante una telefonata potete eseguire diverse azioni:

Terminare la chiamata

Disattivare il microfono

Mettere in attesa la chiamata (il chiamante sente una musica d’attesa)

Collegare la chiamata ad un’altra persona

o con «Trasferimento senza annuncio» la chiamata viene direttamente inoltrata

o con «Chiamare (telefono/video)» la persona viene prima informata con una chiamata,

dopodiché potete «trasferire» la chiamata

o oppure tornate alla chiamata originaria, cliccando su «X».

Aggiungere un’altra persona alla chiamata (conferenza). Inserite il numero di telefono che deve

partecipare alla conferenza. Si apre la finestra della conferenza. Se volete aggiungere altri

partecipanti ripetete l’operazione.

Parcheggiare una chiamata. Con il termine parcheggiare si intende l’operazione di mettere in

attesa provvisoriamente una chiamata in un «box parcheggio» (il chiamante sentirà una musica

d’attesa), affinché possa essere ripresa da un’altra postazione (ad esempio quando ci si vuole

spostare in un altro locale per consultare un documento e proseguire la chiamata da un altro

apparecchio). È possibile parcheggiare una chiamata sul proprio numero («box parcheggio»)

oppure su un altro apparecchio.

Esempio: PC (Windows) Esempio: smartphone

(iOS)

Esempio: smartphone

(iOS)




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Rispondere a una chiamata da un altro apparecchio.

State effettuando una conversazione al PC/cellulare e premendo il tasto «cliccare per riprendere

la chiamata» potete continuarla sul vostro cellulare/PC.

Ad esempio: una telefonata viene avviata al cellulare; premendo può essere ripresa e

continuata al PC.

Inoltre dal menu avete la possibilità di aggiungere chat e video, avviare la condivisione dello schermo

e mostrare il profilo.

10.6 Visualizzare tutte le chiamate ricevute, effettuate e perse

Nel registro delle chiamate vedete tutte le vostre chiamate (con nome, data e numero di telefono):

chiamate ricevute

chiamate perse

chiamate effettuate






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10.7 Impostazioni per le chiamate in entrata e in uscita

Grazie alla telefonia IP di Swisscom l’app Business Communication offre una serie di funzioni che

facilitano la vostra attività quotidiana. Ad esempio potete impostare determinate azioni per le

chiamate in arrivo e in uscita. Premendo il simbolo si apre la finestra delle impostazioni.

Chiamate in entrata

Non disturbare – A tutti i chiamanti appare il simbolo di

occupato. Se è attiva la deviazione di chiamata in caso di

occupato, le chiamate vengono deviate al numero di chiamata

definito. Il servizio «Non disturbare» viene ripreso come stato

anche sul telefono fisso.

Rifiuto chiamata anonima – funzione blacklist per i chiamanti con

numero anonimo.

Inoltro chiamate - le chiamate in arrivo vengono inoltrate a

questo numero. Avete le seguenti possibilità:

o Immediata: inoltrare sempre

o Se occupato: inoltrare quando occupato

o Quando nessuna risposta: inoltrare dopo un determinato

numero di squilli

o Quando non raggiungibile: inoltrare se l’app e tutti gli altri

telefoni fissi / le altre app non hanno un collegamento dati.

Suoneria simultanea – le chiamate in arrivo vengono segnalate

contemporaneamente su diversi dispositivi. La funzione

«Conferma risposta necessaria» vi dà una sicurezza

supplementare quando rispondete alle chiamate su telefoni che

squillano contemporaneamente. Prima di rispondere alla

chiamata su un altro telefono, occorre premere un tasto a

piacimento per poter rispondere. Sugli altri telefoni appare

l’indicazione che la chiamata sta per essere presa.

Ufficio remoto – inserendo un numero a piacere potete utilizzare

il vostro numero aziendale sul numero indicato (ad es. a casa). Le

conversazioni saranno addebitate sulla fattura aziendale. Nota:

con lo smartphone iOS affinché Remote Office funzioni, nel login

all’app Business Communication bisogna inserire il numero di

cellulare.

Attesa di chiamata (segnale acustico) - consente di riconoscere

una seconda chiamata in arrivo e volendo di rispondere. Se

questa impostazione è attiva e mentre state telefonando arriva

una seconda chiamata, questa viene segnalata da due brevi toni e

visivamente dalla finestra di popup «Chiamata in entrata».


Esempio: Smartphone (iOS)




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Chiamate in uscita

Richiamata automatica - permette di riconoscere se il numero

precedentemente chiamato e trovato occupato è libero

Selezionare per chiamare – con una combinazione di tasti potete

chiamare dei numeri automaticamente (v. capitolo 10.7.1)

Blocca ID del chiamante – il chiamato non vede il vostro numero

Sullo smartphone potete effettuare le seguenti impostazioni per le chiamate in arrivo e in uscita:

Blocca il mio ID chiamante – il

chiamato non vede il vostro

numero

Servizio di composizione –

stabilisce se la chiamata deve

svolgersi su smartphone o

attraverso l’app Business

Communication.

Numero Mobile/Remote –

inserendo un numero a piacere

potete utilizzare su questo

collegamento il vostro numero

aziendale (ad es. a casa).

Deviazione chiamate – le

chiamate in entrata vengono

inoltrate a questo numero

Non disturbare - le chiamate in

arrivo non vengono passate. Lo

stato Non disturbare viene ripreso

anche dal telefono fisso.

Squillo simultaneo - le chiamate in

arrivo vengono segnalate

contemporaneamente su diversi

dispositivi



Affinché appaia il nome del chiamante quando arriva una telefonata, oltre a local.ch e alla rubrica

personale Outlook viene consultata anche la rubrica aziendale con i contatti interni ed esterni.





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10.7.1 Selezionare per chiamare

Con l’app Business Communication da PC (Windows/macOS) avete la possibilità di selezionare un

numero direttamente dal browser o da un documento:

- sotto Opzioni/Chiamate in uscita attivare Selezionare per chiamare

- impostare un tasto di scelta rapida (combinazioni di tasti)

- selezionare il numero e premere il tasto di scelta rapida (combinazione di tasti)

- la chiamata viene avviata

Nota: in macOS non vi sono combinazioni di tasti predefinite, ma possono essere impostate sotto

Impostazioni di sistema ->Tastiera->Tasti rapidi ->Servizi->Testo->Call with Communicator.







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10.8 Utilizzare COMBOX® pro

Con COMBOX® pro il vostro numero di telefono risponde sempre. COMBOX® pro risponde infatti a tutte

le chiamate alle quali non potete/volete rispondere personalmente. Ciò significa che potete inoltrare

tutte le deviazioni delle chiamate (dirette, in caso di chiamate perse, in caso di occupato o quando non

raggiungibile) su COMBOX® pro. Potete eliminare COMBOX® pro e modificare le impostazioni.

Requisito – Verificate se l’amministratore della vostra azienda vi ha preliminarmente autorizzato

all’uso di COMBOX® pro e che le vostre impostazioni siano già state effettuate.

Ascolto – Componete il numero del vostro Combox® pro (+41860xx xxx xx xx) tramite la tastiera

oppure salvate tale numero in una lista di tasti a selezione rapida.

Importante: i messaggi che sono stati lasciati sul vostro COMBOX® pro non vengono visualizzati

nell’app. A tale scopo avvaletevi dell’avviso tramite e-mail di COMBOX® pro; riceverete una e-mail con

un file .wav nell’account che avrete indicato.

10.9 Avviso di occupato

«Avviso di occupato» permette di vedere lo stato del telefono dei componenti di un team

(visualizzazione di occupato di max. 15 partecipanti). L’amministratore della vostra azienda vi imposta

un campo di tasto occupato. I partecipanti che vengono visualizzati sono identici sul telefono fisso e

nell’app. Non appena un partecipante «monitorato» riceve una chiamata, si apre la finestra a parte

«Avviso di occupato». Vi invitiamo ad osservare le impostazioni sotto «Avviso di occupato»:

verde = il partecipante è disponibile

blu = il partecipante sta squillando

rosso = il partecipante è occupato

Se un partecipante monitorato riceve una chiamata, ciò viene segnalato con un ricevitore verde.

Cliccandoci sopra, la chiamata viene automaticamente presa da un altro partecipante.

Importante: lo stato è relativo al telefono e non alla presenza1.

L’opzione «Avviso di occupato» è disponibile se avete impostato la funzione «Segnale di occupato».

Sotto Opzioni selezionate «Avviso di occupato» (v. capitolo 22.5)






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11 Effettuare una videochiamata1

Selezione manuale

Inserite manualmente il numero. Premendo il simbolo viene avviata la videochiamata.

Selezione dai contatti

Dopo aver trovato il contatto, fate doppio clic sul contatto: si apre la finestra di dialogo.

Premendo il simbolo viene avviata la videochiamata.



Scoprirete come i gesti e la mimica favoriscono un’atmosfera più intima – discutete in video con un

collega.


Consiglio: se non dispone della videocamera sul PC o sullo smartphone il chiamato può ricevere la

chiamata come una telefonata tradizionale.




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Il chiamato vede la telefonata e può accettarla come videochiamata o come chiamata normale (audio)

oppure rifiutarla.

Se il chiamato accetta la modalità «Video» viene instaurato il collegamento video.

12 Informazione sulla presenza1

Avete le seguenti possibilità:

• visualizzare e modificare l’informazione sulla presenza

• stabilire le regole relative all’informazione sulla presenza

• mostrare ad altre persone la vostra posizione

• mostrare ad altre persone un’informazione personale


Scoprite se e in che modo i vostri interlocutori interni ed esterni all’azienda sono raggiungibili e

segnalate ad altri la vostra reperibilità. Potrete così scegliere la modalità più adatta per contattarli.




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12.1 Visualizzare l’informazione sulla presenza1

L’informazione sulla presenza viene comunicata a voi e ai vostri contatti mediante dei colori. I

colori vi permettono di capire se il vostro interlocutore è disponibile in quel momento e con

quale modalità è meglio contattarlo.

Significato dei colori

Disponibile: siete online e potete essere contattati

Occupato: siete impegnati in una chiamata con l’app Business Communication tramite

PC/smartphone, avete un appuntamento secondo il calendario Outlook e non dovete essere

disturbati oppure avete selezionato «Non disturbare» dall’app o dal telefono fisso.

Assente: siete online, ma da più di 5 minuti non siete al PC.

Offline: il vostro PC/smartphone è spento oppure l’app Business Communication è stata chiusa.

L’unica modalità per comunicare con voi è mediante chiamata o chat.

Tutte le informazioni sulla presenza presentano inoltre le seguenti informazioni dettagliate:

- chiamata

- meeting

- cellulare

- telefono fisso

Come ad esempio:

Meeting Questo contatto è occupato in una riunione. Si tratta di uno stato generato

automaticamente e gestito dal calendario

Cellulare Questo contatto è raggiungibile nell’app Business Communication solo su cellulare

Telefono fisso Questo contatto è raggiungibile solo su un telefono compatibile UCC e non tramite

l’app Business Communication

Le informazioni sulla presenza nella rubrica aziendale vengono aggiornate ogni 15 minuti. Aggiungete

alla vostra rubrica personale nell’app Business Communication i contatti per i quali è necessaria

un’informazione aggiornata sulla presenza e sullo stato (v. anche capitolo 9). Per ragioni di capacità

oltre le 100 persone le informazioni sulla presenza non vengono più visualizzate.

Se l’informazione sulla presenza viene posta su offline nel telefono fisso (v. capitolo 20), questo stato

non viene ripreso dall’app Business Communication (PC, smartphone).

Consiglio: grazie all’informazione sulla presenza raggiungete più rapidamente i vostri interlocutori

e venite disturbati meno frequentemente.




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12.2 Modificare l’informazione sulla presenza1

Per default il vostro stato si basa sul vostro calendario Outlook (solo Windows). Se ad esempio avete

fissato un appuntamento o una riunione, il vostro stato nell’app Business Communication di tutti i

dispositivi sarà «occupato o meeting». Se volete modificare manualmente il vostro stato, cliccate sul

menu della disponibilità sotto al vostro nome e selezionate uno stato.

Nota per smartphone: per default nell’app Business Communication sono attivi «Messaggi/avvisi»

nella schermata di blocco, il che non rende disponibile lo stato «offline» sullo smartphone.

12.3 Stabilire le regole relative alla disponibilità1

Per ogni informazione sulla presenza potete stabilire delle regole che valgono solo per le chiamate.

Nessuna regola (impostazione standard)

Inoltro a inoltrate le chiamate in entrata ad es. al vostro COMBOX® in caso di

stato «Assente»

Modalità «Avviso silenzioso» le chiamate in entrata vengono notificate su

tutti i dispositivi senza audio. Eccezione: sui dispositivi iOS sono rilevanti le

impostazioni del sistema operativo.


Consiglio: potete impostare la vostra informazione sulla presenza anche sul telefono fisso (v.

capitolo 20)


Esempio: smartphone (iOS) Esempio: PC (Windows)




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12.4 Mostrare ad altri la vostra posizione1

Con l’app Business Communication su PC (Windows/macOS) potete nascondere la vostra posizione o

definirla manualmente, il che non è possibile da smartphone. Tuttavia al momento non è ancora

possibile la definizione automatica della vostra posizione mediante l’indirizzo IP.

12.5 Mostrare ad altri un’informazione personale1

Con questo campo informativo potete inserire un’informazione personale sul vostro profilo, ad es. «in

treno», «in viaggio» ecc. e confermarla premendo il tasto «Enter».




Importante: l’informazione personale viene visualizzata da tutti i contatti.






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13 Messaggi istantanei (chat)1

Le chat vengono sincronizzate su tutti i dispositivi, ad eccezione dei telefoni fissi sui quali non vengono

sincronizzati i messaggi istantanei inviati da altri dispositivi (PC, smartphone).

La sincronizzazione completa delle chat avviene inoltre ad ogni login e ad ogni passaggio dallo stato

offline ad un altro stato di disponibilità. Con lo smartphone anche il blocco dello schermo attiva la

sincronizzazione totale.

13.1 Scrivere un messaggio istantaneo1

I messaggi istantanei possono essere avviati da PC facendo doppio clic sul contatto. Una volta aperta la

finestra di dialogo potete inserire il messaggio che verrà inviato premendo il tasto «Enter».

Oltre a chat, telefonate e videochiamate la finestra di dialogo consente anche la condivisione dello

schermo.



I messaggi istantanei consentono uno scambio semplice e rapido di informazioni con colleghi

all’interno e all’esterno dell’azienda. Ad esempio potete porre una domanda molto urgente a una

persona impegnata in una telefonata o che in quel momento non può parlare.




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L’arrivo di un messaggio istantaneo viene visualizzato nel menu principale nel registro delle chiamate:

Da smartphone si può avviare un messaggio istantaneo direttamente dal contatto o dalla chat in corso.




Chat




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13.2 Scambiare messaggi istantanei in un gruppo1

Una chat con una persona può essere ampliata in una chat di gruppo.

Da PC si possono inserire altre persone nella finestra di dialogo mediante drag and drop (trascina e

rilascia un elemento), da smartphone si aggiungono semplicemente le persone alla chat. È possibile

inoltre avviare una chat da «Mia room». La chat di gruppo è l’ideale per riunioni spontanee. «Mia room»

offre la possibilità di invitare alla riunione online anche persone che non utilizzano l’app Business

Communication (v. capitolo 14.1).

13.3 Vedere se il vostro contatto sta scrivendo un messaggio1

Questa funzione mirata vi permette di vedere immediatamente se il vostro interlocutore sta reagendo

subito o se necessita di altro tempo per rispondervi.

Se il vostro interlocutore sta scrivendo un messaggio, nell’ultima riga del messaggio appare «[Nome

contatto] sta scrivendo…».







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13.4 Vedere tutti i messaggi istantanei ricevuti e inviati1

Nel registro delle chiamate potete vedere tutti i messaggi istantanei (chat) ricevuti e inviati. Facendo

doppio clic sulla riga accedete direttamente alla corrispondente chat. Nello smartphone questa

procedura si trova sotto Chat.

I messaggi istantanei attuali/passati scambiati con l’interlocutore vengono inoltre visualizzati nella

finestra di dialogo del PC come segue:

- ieri

- settimana scorsa

- mese scorso

- tutta la cronologia

Nello smartphone sono visibili le chat e i messaggi istantanei attuali e passati.







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14 Riunioni online «Mia room»1

Le riunioni online possono essere spontanee oppure programmate (con max. 30 partecipanti). Una

riunione spontanea può essere svolta mediante chat di gruppo (v. capitolo 13.2) o con «Mia room».

«Mia room» è adatta per le riunioni online programmate e ricorrenti (v. capitolo 14.1). Le persone che

non lavorano con l’app Business Communication di Swisscom possono partecipare alla riunione online

attraverso il browser.

Importante: al momento sono possibili lo scambio di messaggi istantanei (chat), la condivisione dello

schermo con diverse persone e le riunioni online con audio, mentre non sono ancora supportate le

videoconferenze con più persone.

Per avviare «Mia room» cliccare sul corrispondente simbolo sulla sinistra del PC. Con l’apertura di «Mia

room» viene automaticamente avviata la vostra chatroom permanente. Il simbolo «Mia room»

contiene anche una breve informazione con i dettagli della conferenza.

È possibile partecipare a una riunione online anche tramite telefono o smartphone. Nella finestra di

dialogo sotto «Info accesso diretto» sono visibili i dettagli della conferenza che potete inviare come

descritto nel capitolo 14.1.2.




«Mia room» è uno spazio in cui si può comunicare contemporaneamente con diverse persone

interne ed esterne. La riunione online può essere utilizzata anche per lo scambio di messaggi

istantanei (chat) o per la condivisione dello schermo. «Mia room» è l’ideale per le riunioni online sia

spontanee che programmate e ricorrenti.




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Se partecipate telefonicamente a una riunione online in qualità di organizzatore avete le seguenti

possibilità:

- *1 = silenziare il vostro telefono

- *2 = elenco dei partecipanti

- *4 = blocca conferenza (nessun altro partecipante può accedere)

- *4 = blocca conferenza

- *8 = termina conferenza

Se partecipate telefonicamente a una riunione online in qualità di partecipante avete le seguenti

possibilità:

- *1 = silenziare il vostro telefono

- *2 = elenco dei partecipanti

- # = torna alla conferenza

Importante: le persone che partecipano a una riunione online solo telefonicamente sono visibili con

l’app su PC (Windows & macOS), ma non su smartphone (iOS e Android). Questa funzione verrà

introdotta con un futuro aggiornamento dell’app.





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Dopo che i partecipanti sono entrati nella vostra chat possono cliccare su «Chiama» per partecipare alla

riunione.

In qualità di organizzatori di una riunione online avete le seguenti possibilità:

- condivisione schermo tra voi e gli altri partecipanti

- aggiungere altri partecipanti (capitolo 14.1)

- bloccare l’audio conferenza (nessun’altra persona potrà partecipare telefonicamente)

- disattivare l’audio di tutti i partecipanti e riattivarlo

- rimuovere tutti i partecipanti che verranno disconnessi dalla riunione online


Tutti i vostri contatti che utilizzano l’app Business Communication possono accedere in

qualsiasi momento alla vostra room senza invito. Essi vedono sempre i partecipanti nella

finestra di dialogo.





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Con Smart Business Connect potete eseguire le seguenti impostazioni per la riunione online nell’area

clienti della vostra azienda. Con Managed Business Communication, queste impostazioni possono

essere eseguite dall’amministratore della vostra azienda:

- riprodurre un suono quando un partecipante entra nella riunione online (impostazione di

default: disattivato)

- la sessione termina quando l’organizzatore esce dalla riunione online (impostazione di default:

disattivato)

- l’organizzatore della riunione online deve essere presente all’avvio della sessione

(impostazione di default: disattivato)

Qualora non disponiate ancora dell’accesso all’area clienti contattate l’amministratore della vostra

azienda o il vostro Swisscom partner che imposterà i dati per il vostro accesso.

Esempio: area clienti




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14.1 Invitare partecipanti a una riunione online (come organizzatore)1

14.1.1 Svolgere una riunione online spontanea

Trascinate i partecipanti nella finestra di dialogo o incontratevi semplicemente nella vostra «room» (v.

capitolo 14.3)

Avete inoltre la possibilità di inviare un collegamento partecipazione ospite a persone che non

utilizzano l’app Business Communication (v. capitolo 14.1.2) e che desiderano partecipare alla riunione

online.



Volete discutere spontaneamente un’idea o una questione con alcune persone senza inviare un

invito a parte.




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Da smartphone selezionate «Chat» e aggiungete partecipanti cliccando sul simbolo .

14.1.2 Pianificare una riunione online (ad es. una riunione online ricorrente)1

Sie p




Esempio: smartphone (iOS) Esempio: smartphone (iOS)

«Mia room» è adatta per svolgere riunioni online programmate e ricorrenti. Potete addirittura

svolgere riunioni online con persone esterne. Ai partecipanti serve solamente l’invito con il link alla

vostra room «Mia room».

Potete svolgere una riunione online spontanea tramite chat di gruppo come descritto nel

capitolo 13.2 oppure mediante «Mia room». «Mia room» offre inoltre la possibilità di invitare

alla riunione online persone che non utilizzano l’app Business Communication.




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Accedete a «Mia room» - avete le seguenti possibilità.

Copia collegamento ospite

Modello di testo da copiare manualmente in un invito (ad es. per l’inserimento nel

calendario)

o Link per i partecipanti che utilizzano l’app Business Communication (solo PC)

o Link per i partecipanti che non utilizzano l’app Business Communication

(accesso ospiti)

o Numero di accesso e PIN per gli utenti che vogliono accedere telefonicamente

(solo PC)

Invia invito ospite via e-mail (solo PC)

Modello di e-mail con due diversi link e un numero di accesso

o Indicazione per i partecipanti che utilizzano l’app Business Communication per

accedere alla room dell’organizzatore

o Link per i partecipanti che non utilizzano l’app Business Communication

(accesso ospiti)

o Numero di accesso e PIN per gli utenti che vogliono accedere telefonicamente

Genera nuovo invito ospite (PC e smartphone)

Potete creare un nuovo link di partecipazione ospite; i precedenti link non saranno

più validi.

La descrizione dettagliata dell’accesso ospiti/collegamento partecipazione ospite si trova nel capitolo

14.2.




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14.2 Invitare ospiti a una riunione online (come organizzatore)1

Potete inviare un link di partecipazione ospite come descritto nel capitolo 14.1.2.

Quando la persona invitata clicca sul link di partecipazione ospite appare la seguente pagina:

Inserendo nome e cognome la persona può accedere alla riunione online. L’organizzatore della riunione

che ha inviato il link riceve la seguente notifica:

Questo messaggio appare soltanto se l’organizzatore è già entrato nella sua room.


L’accesso ospiti consente a un numero a piacere di persone esterne all’azienda (che non utilizzano

l’app Business Communication) di partecipare a una riunione online. La partecipazione avviene

tramite il browser web e non richiede l’installazione di alcun software.





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Gli inviti di partecipazione ospite restano attivi fino al ripristino. Ogni partecipante ospite dev’essere

accettato singolarmente da voi nella vostra room. Se non effettuate questa operazione entro un

minuto o se rifiutate la richiesta il partecipante ospite non potrà accedere alla riunione online. Il

partecipante ospite può ricaricare il link in qualsiasi momento premendo «F5» e ripetere la richiesta.

Se l’organizzatore della riunione accetta la richiesta l’ospite può partecipare alla riunione online. A

questo punto il partecipante ospite ha le seguenti possibilità:

- scambiare messaggi istantanei con gli altri partecipanti

- partecipare telefonicamente alla riunione online

- condividere con altri il proprio schermo3

- attualmente non è ancora possibile partecipare a una riunione online in modalità video

Per l’accesso ospiti sono supportati i seguenti sistemi operativi e combinazioni di browser:

- browser Google Chrome

- Windows 7, 8, 8.1, 10

- macOS (10.8, 10.9, 10.10, 10.11, 10.12)

3 Se ha attivato la modalità «anonimo» (impedisce che altri vedano la cronologia internet, i download o i dati a compilazione automatica),

il partecipante ospite non può condividere lo schermo. Sotto Altri strumenti/ampliamenti è possibile disattivare la modalità «anonimo»

per l’app Business Communication e consentire la condivisione dello schermo.




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14.3 Accedere a una riunione online (come partecipante)1

Siete invitati a riunione online. Le possibilità sono le seguenti:

a) venite invitati dall’organizzatore (v. capitolo 14.1)

b) potete trovarvi direttamente nella sua room, ad es. dopo un accordo verbale

Scegliete il contatto desiderato e selezionate «Mia room»/«Entra nella room».







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15 Condivisione schermo1

Condivisione

Durante una telefonata o uno scambio di messaggi istantanei con una o più persone è aperta sempre la

stessa finestra di dialogo. In questa finestra di dialogo e in «Mia room» potete condividere il vostro

schermo.

Nella finestra di dialogo cliccate su e decidete cosa mostrare al vostro interlocutore (schermo

intero o solo alcune applicazioni).

Attualmente la condivisione schermo funziona solo su PC Windows/macOS.

La finestra «Condivisione attiva» (appare in alto a destra dello schermo) vi conferma che la condivisione

è stata avviata. Avete le seguenti possibilità:

Termina condivisione

Quando decidete di terminare una chat ricordate di chiudere anche la condivisione dello schermo.




Sospendi condivisione

Arresta condivisione

Seleziona quale app condividere

Nascondi anteprima

Importante: se condividete l’intero schermo ricordate che il vostro interlocutore vedrà tutte le

informazioni, tra cui anche i messaggi istantanei o le notifiche di e-mail in arrivo. Oppure, se

preferite, potete impostare la condivisione solo di alcune applicazioni.

Con la condivisione del vostro schermo potete spiegare ai vostri interlocutori diversi contenuti ad es.

illustrare una soluzione o mostrare una presentazione, discuterne insieme ed elaborarli.




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16 Collegamento a Microsoft Outlook (calendario, contatti)

Esempio:

lo stato è gestito dal calendario (meeting)1

In questo modo collegate Outlook all’app Business Communication (solo Windows incl. Office 365).

Potete farlo al primo avvio dell’app Business Communication o successivamente sotto Impostazioni:

Al primo avvio della OPPURE Impostazione successiva

app Business Communication «Opzioni/accessi»2

1 Disponibile solo con il pacchetto con funzioni UCC (v. capitolo 1) 2 Al primo login nell’app Business Communication sotto «Accesso» manca la voce «Contatti e calendari»: questa voce del menu appare con

il login successivo.



Con il collegamento a Microsoft Outlook potete fare in modo che l’informazione sulla presenza sia

gestita automaticamente dal vostro calendario. Inoltre in fase di ricerca di un contatto tra i risultati

vi appariranno anche i contatti Outlook.


Dalla ricerca appaiono anche i contatti

Outlook





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17 Avviare chiamate e chat direttamente da Outlook1

Dettagli contatto in Microsoft Outlook

Chiamare una persona Inviare un messaggio istantaneo

Per fare ciò sono necessari tre requisiti:

1. nel corso dell’installazione dell’app Business Communication installare anche il plugin Outlook

2. il contatto dev’essere presente nell’app Business Communication e avere un indirizzo della

chat (indirizzo IM)

3. il contatto deve essere presente in Outlook con lo stesso indirizzo della chat (indirizzo IM) e il

numero di telefono.

Dopodiché sarà visibile l’informazione sulla presenza e potrete avviare una chat/chiamata

direttamente da Outlook se la persona esterna all’azienda dispone dell’app Business Communication di

Swisscom.


Lavorate spesso con Outlook e utilizzate frequentemente i vostri contatti Outlook? Potete inviare un

messaggio istantaneo a un vostro contatto direttamente da Outlook, visualizzare la sua

informazione sulla presenza e chiamarlo.






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Fase 1

Durante l’installazione dell’app Business Communication installate il plugin Outlook.

Fase 2

Il contatto dev’essere presente nell’app Business Communication.

Contatti interni all’azienda

I contatti interni all’azienda sono automaticamente presenti nella rubrica aziendale con l’indirizzo della

chat.

Contatti esterni all’azienda

I contatti esterni all’azienda che utilizzano l’app Business Communication e sono presenti nella rubrica

aziendale devono essere completati con l’indirizzo IM/indirizzo della chat. Non è possibile completare il

contatto esistente, ma bisogna crearne uno nuovo.

Esempio: PC (Windows) Esempio: PC (Windows)

x




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Fase 3

Il contatto dev’essere registrato in Outlook con lo stesso indirizzo della chat (indirizzo IM) dell’app

Business Communication e il numero di telefono. Nel capitolo 18 è spiegato dove trovare l’indirizzo

della chat (indirizzo IM).




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18 Utilizzare l’UCC oltre i confini aziendali (federation)1

Trovate il vostro personale indirizzo della chat nell’app Business Communication o nell’area clienti/nel

portale di configurazione della vostra azienda.

Nell’app Business Communication:

- Cliccate sul vostro nome accanto alla foto del profilo sul PC o selezionate il vostro contatto

nello smartphone.

- Nella finestra di dialogo si aprono i vostri dati: cognome/nome, numero di telefono e indirizzo

della chat (indirizzo IM)

Con Smart Business Connect potete trovare il vostro indirizzo IM nell’area clienti della vostra azienda:



Per utilizzare le funzioni UCC quali messaggi istantanei (chat), informazioni sulla presenza ecc. le

persone esterne all’azienda (che utilizzano l’app Business Communication) devono disporre del

vostro indirizzo della chat (indirizzo IM).





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19 Microfono, altoparlanti e auricolare

Microfono, altoparlanti

Sotto «Opzioni/Audio/Video» selezionate l’apparecchio audio desiderato.

È possibile selezionare il dispositivo audio anche in Windows alla voce «Impostazioni di

sistema/Audio/Riproduzione» o in macOS sotto «Impostazioni di sistema/Audio».

Esempio: PC (Windows) Esempio: PC (macOS)


Oltre a una buona qualità dell’immagine è importante anche una buona qualità audio. Spesso gli

altoparlanti fissi del PC non sono ottimali. Basta alzare anche di poco il volume per generare un

fastidiosissimo fischio di ritorno. Per questa ragione si raccomanda l’uso di dispositivi esterni quali le

cuffie o gli auricolari con microfono incorporato. Il vostro Swisscom partner è a vostra disposizione

per consigliarvi i dispositivi più adatti alle vostre esigenze.




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Assicuratevi che per l’installazione su PC o smartphone disponiate delle necessarie autorizzazioni per

l’utilizzo dell’app

20 Telefoni fissi

Swisscom raccomanda i seguenti telefoni IP che consentono di visualizzare e modificare l’informazione

sulla presenza:

Mitel 68652 Mitel 6867i Mitel 6869i4 Yealink T422 Yealink T46 Yealink T483

Se utilizzate uno di questi telefoni IP l’aggiornamento del software avviene in automatico e potrete

utilizzare le seguenti funzioni UCC anche dal telefono fisso:

- Mio stato = qui potete vedere e impostare la vostra informazione sulla presenza1

- Contatti personali = sono visibili i contatti personali e la relativa informazione sulla presenza1

1 Disponibile solo con il pacchetto con funzioni UCC (v. capitolo 1) 2 Telefono da tavolo disponibile solo con Managed Business Communication 4 Telefono da tavolo disponibile solo con Smart Business Connect

I nostri telefoni IP combinano la telefonia tradizionale con le nuove possibilità offerte dalla Business

Communication. Potete rispondere come sempre alle chiamate dal telefono oppure fate selezionare

il numero dal computer. Utilizzate i vostri contatti ovunque: nell’app Business Communication e nel

telefono i preferiti, i contatti e le rubriche telefoniche sono condivisi. Visualizzate la raggiungibilità

dei vostri colleghi prima di chiamarli. Il tutto in maniera integrata sulla rete telefonica svizzera di

Swisscom.





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Visualizzazione sul telefono fisso

Dal telefono fisso potete visualizzare il vostro stato ed ev. modificarlo manualmente. Inoltre potete

vedere le informazioni sulla presenza delle persone salvate tra i vostri «Contatti personali».

Esempio: Yealink T46 Esempio: Yealink T48

Esempio: Mitel 6869i Esempio: Mitel 6867i




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21 Auricolari

Su www.swisscom.ch/bc-app «Ulteriori informazioni/Headsets» trovate gli auricolari e il vivavoce più

adatti all’utilizzo specifico.

Se oltre all’app Business Communication utilizzate anche un’altra soluzione di telefonia IP come ad es.

Skype for Business con auricolari/vivavoce allo stesso PC (solo Windows) è necessario scaricare il

software del dispositivo specifico del produttore come ad es. Jabra Direct, Jabra Suite, Plantronics Hub.

Inoltre nell’app Business Communication App modificate le impostazioni sotto Accesso/Gestire

l’accesso come segue (possibile solo per Windows):

- disattivare l’add-in per il dispositivo USB

- attivare l’add-in del software dell’apparecchio come ad es. Jabra Add-in

Spesso gli altoparlanti fissi del PC non sono ottimali. Basta alzare anche di poco il volume per

generare un fastidiosissimo fischio di ritorno. Per questa ragione si raccomanda l’uso di dispositivi

esterni quali le cuffie o gli auricolari con microfono incorporato e l’eliminazione dei rumori

(raramente le cuffie degli smartphone dispongono di questa funzione).






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22 Impostazioni generali

22.1 Lingua, accesso e notifiche

Lingua

Potete impostare una delle seguenti

lingue: tedesco, francese, italiano o

inglese.

Accesso

Sono possibili le seguenti

impostazioni:

- memorizza password

- accedi automaticamente

- esequi questo programma all'avvio

del sistema

Notifiche

Stabilite in quali casi ricevere una

notifica

Accessibilità

Potete attivare nella finestra principale i

pop-up errori, i suggerimenti e il controllo

ortografico.

22.2 Altoparlanti, microfono e video

Audio

Potete definire il dispositivo per gli altoparlanti, il microfono e la suoneria.

Potete inoltre scegliere una suoneria. Se volete impostare un’altra

suoneria selezionate «Seleziona altro…»: si apre una finestra per la scelta

del vostro file .wav:

Video

Potete definire il dispositivo di acquisizione per i video e le dimensioni

video (grande, medio, piccolo, HD).

Esempio:

PC (Windows)





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22.3 Chiamate in arrivo e in uscita

Potete effettuare diverse impostazioni per le chiamate in arrivo e in uscita (v. capitolo 10.7).

22.4 Impostare le regole sulla disponibilità1

Potete scegliere delle azioni quando ricevete una chiamata che si attivano quando la vostra

informazione sulla presenza cambia.

Nessuna regola (impostazione standard)

Inoltra a inoltrate le chiamate in entrata ad es. al vostro COMBOX® in caso di

stato «Assente»

Modalità «Avviso silenzioso» le chiamate in entrata vengono notificate senza

audio su tutti i dispositivi. Eccezione: sui dispositivi iOS sono rilevanti le

impostazioni del sistema operativo.


Esempio: PC (Windows) Esempio: PC (Windows)






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22.5 Avviso di occupato

«Avviso di occupato» permette di visualizzare lo stato telefonico dei componenti di un team

(visualizzazione di occupato al massimo di 15 partecipanti).

Mostra finestra - attiva o disattiva la finestra

Imposta sempre in primo piano – la finestra con i membri del team è

sempre in primo piano

Apri quando squilla un membro del team – consente di rispondere alla

chiamata di un altro membro del team

Porta in primo piano quando la linea squilla

Chiedi sempre prima di chiudere la finestra

Suoneria – si può scegliere una suoneria specifica per l'avviso di

occupato.

22.6 Accesso a contatti e calendari

Contatti e calendari

Qui potete attivare il collegamento tra Microsoft Outlook e l’app Business

Communication. In questo modo l’informazione sulla presenza verrà

automaticamente gestita dal vostro calendario e tra i risultati delle ricerche

appariranno anche i contatti Outlook.






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22.7 Risoluzione dei problemi, impostazioni proxy

Risoluzione dei problemi

Per la risoluzione dei problemi viene utilizzata la registrazione.

Dato che implica un consumo di risorse di memorizzazione, raccomandiamo

di attivare la registrazione dettagliata solo su indicazione

dell’amministratore della vostra azienda.

Proxy

Se l’app Business Communication viene utilizzata in una LAN con proprio

server proxy, questo dev’essere configurato dall’amministratore della vostra

azienda. È possibile scegliere tra «Proxy di sistema» e «Proxy del cliente».

23 Aiuto

Trovate i dettagli e l’aiuto per l’utilizzo dell’app Business Communication sul sito

www.swisscom.ch/bc-app.

24 Numeri di emergenza

Il vostro numero di telefono vi segue ovunque e non è più vincolato a una determinata sede. Pertanto,

soprattutto per i numeri d’emergenza, è importante che indichiate la vostra posizione affinché la

centrale per le chiamate d’emergenza possa inviare direttamente sul posto le forze di salvataggio.

Numeri di emergenza

117 Polizia

118 Vigili del fuoco

144 Ambulanza

1414 Rega



istruzioni per l’uso app business...

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