it cube help
TRANSCRIPT
Dokumentacja systemu ITCube 9.3
Spis treści
1.SPIS TREŚCI...............................................................................1
2.STRESZCZENIE...........................................................................8
3.WSTĘP ORAZ PRZYJĘTE KONWENCJE.........................................8
4.ITCUBE CRM - OPIS DOSTĘPNYCH MODUŁÓW..........................10
5.ROZPOCZYNAMY PRACĘ Z SYSTEMEM ITCUBE..........................12
LOGOWANIE DO SYSTEMU ITCUBE.................................................................12INTERAKCJA Z SYSTEMEM ITCUBE.................................................................13
6.PANEL GŁÓWNY SYSTEMU ITCUBE...........................................13
RAMKA ITCUBE...................................................................................13RAMKA WYSZUKAJ INFORMACJE ........................................................14RAMKA INFORMACJE..........................................................................14RAMKA DO ZROBIENIA.......................................................................15RAMKA PULPIT MANAGERA.................................................................16RAMKA PROJEKTY...............................................................................19RAMKA ZAKŁADKI...............................................................................19
7.POLECENIA SYSTEMOWE..........................................................21
POMOC W SYSTEMIE ITCUBE.......................................................................21STRONA GŁÓWNA....................................................................................22PRZESZUKIWANIE BAZY..............................................................................22BAZA GRAFIK.........................................................................................22DODATKOWE FORMULARZE...........................................................................23DODATKOWE SŁOWNIKI..............................................................................25KONFIGURACJA INTEGRACJI.........................................................................26POWIĄZANIA INTEGRACJI...........................................................................26IMPORTOWANIE GOTOWYCH LIST PRODUKTÓW/USŁUG (*)......................................26IMPORTOWANIE GOTOWYCH LIST KONTRAHENTÓW (*)...........................................28
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 1
IMPORTOWANIE GOTOWYCH LIST OSÓB KONTAKTOWYCH (*)....................................30IMPORTOWANIE GOTOWYCH LIST INFORMACJI (*)...............................................31IMPORTOWANIE DOKUMENTÓW (*)................................................................33DANE FIRMY..........................................................................................33ZMIANA HASŁA.......................................................................................33HISTORIA SESJI......................................................................................34KOŃCZENIE PRACY SYSTEMU........................................................................35
8.ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI SYSTEMU ITCUBE.................35
DZIAŁY FIRMY (*)..................................................................................35GRUPY UŻYTKOWNIKÓW (*).......................................................................36KOMPETENCJE UŻYTKOWNIKÓW (*)...............................................................37DODAWANIE NOWEGO UŻYTKOWNIKA ..............................................................37PODGLĄD / MODYFIKACJA DANYCH UŻYTKOWNIKÓW.............................................41ZARZĄDZANIE ZASTĘPSTWAMI.......................................................................45TYPY INFORMACJI O UŻYTKOWNIKU (*)...........................................................46WPROWADZANIE NOWEJ INFORMACJI O UŻYTKOWNIKU...........................................46PODGLĄD / MODYFIKACJA INFORMACJI O UŻYTKOWNIKACH.....................................47RAPORT UŻYTKOWNIKÓW – STATYSTYKA AKTYWNOŚCI...........................................50RAPORT UŻYTKOWNIKÓW – STATYSTYKA ZYSKU ZE SPRZEDAŻY..................................52
9.ZARZĄDZANIE ZADANIAMI W SYSTEMIE ITCUBE.....................54
TYPY ZADAŃ (*)....................................................................................54DNI WOLNE OD PRACY(*)..........................................................................54DELEGOWANIE / REALIZACJA ZADAŃ..............................................................55MIESIĘCZNY KALENDARZ ZADAŃ....................................................................58TYGODNIOWY KALENDARZ ZADAŃ...................................................................59DNIOWY KALENDARZ ZADAŃ........................................................................59ZADANIA ODEBRANE.................................................................................60ZADANIA DELEGOWANE..............................................................................63STATYSTYKA ZADAŃ..................................................................................67RANKING ZADAŃ.....................................................................................70
10.EWIDENCJA DOKUMENTÓW W SYSTEMIE ITCUBE..................72
KATALOGI DOKUMENTÓW (*)......................................................................72DODAWANIE NOWEGO DOKUMENTU.................................................................73DODAWANIE NOWEGO SKRÓTU DO DOKUMENTU....................................................75PODGLĄD / MODYFIKACJA DOKUMENTÓW ORAZ SKRÓTÓW.......................................76
11.KONTRAHENCI I OSOBY KONTAKTOWE..................................80
BRANŻE KONTRAHENTÓW(*).......................................................................80GRUPY KONTRAHENTÓW (*).......................................................................81CECHY KONTRAHENTÓW LUB OSÓB KONTAKTOWYCH (*).........................................82RELACJE KONTRAHENT<->KONTRAHENT (*).....................................................83RELACJE KONTRAHENT<->KONTAKT (*).........................................................83KANAŁY KOMUNIKACJI (*).........................................................................84SPOSÓB POZYSKANIA (*)..........................................................................84STATUS KONTRAHENTA/OSOBY KONTAKTOWEJ (*)...............................................85ODMIANA IMION (*)...............................................................................86LOKALIZACJE GEOGRAFICZNE (*)..................................................................86DODAWANIE NOWEGO KONTRAHENTA...............................................................87
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 2
PODGLĄD / MODYFIKACJA KONTRAHENTÓW.......................................................91ZARZĄDZANIE DUPLIKATAMI.........................................................................98DODAWANIE OSÓB KONTAKTOWYCH ...............................................................98PODGLĄD / MODYFIKACJA OSÓB KONTAKTOWYCH..............................................102PLANOWANIE TRAS PRZEJAZDU....................................................................108AKCJE NA ZBIORZE KONTRAHENTÓW..............................................................110AKCJE NA ZBIORZE OSÓB KONTAKTOWYCH.......................................................113
12.INFORMACJE, STATYSTYKI/ANALIZY INTERAKCJI..............117
TYPY INFORMACJI (*) ...........................................................................117WPROWADZANIE NOWEJ INFORMACJI............................................................118PODGLĄD / MODYFIKACJA INFORMACJI.........................................................119ANALIZA INTERAKCJI..............................................................................122STATYSTYKA INTERAKCJI..........................................................................125RANKING INTERAKCJI..............................................................................127
13.OFERTA HANDLOWA FIRMY..................................................129
KATEGORIE PRODUKTÓW (*).....................................................................130TYPY PRODUKTÓW/USŁUG (*)...................................................................132JEDNOSTKI MIARY (*)............................................................................132WALUTY (*)......................................................................................133STAWKI VAT (*)................................................................................134KURSY (*)........................................................................................134DODAWANIE PRODUKTÓW/USŁUG................................................................135PODGLĄD / MODYFIKACJA REKORDÓW DOTYCZĄCYCH PRODUKTÓW/USŁUG ..................139
14.SPRZEDAŻ I ZAKUPY W SYSTEMIE ITCUBE...........................142
SPOSOBY DOSTAWY (*)..........................................................................143SPOSOBY PŁATNOŚCI (*).........................................................................143SZABLONY DRUKU DOKUMENTÓW HANDLOWYCH(*).............................................144FAZY OFERTY(*)..................................................................................145DODAWANIE DOKUMENTU SPRZEDAŻY............................................................146DODAWANIE DOKUMENTU ZAKUPU................................................................150ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI SPRZEDAŻY .......................................................153ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI ZAKUPU ...........................................................155OPERACJE NA DOKUMENTACH HANDLOWYCH......................................................158ODNOTOWYWANIE PRZYCHODU/KOSZTU ........................................................161PODGLĄD / MODYFIKACJA ODNOTOWANYCH PRZYCHODÓW/KOSZTÓW........................162PLANY SPRZEDAŻOWE..............................................................................164RAPORTY SPRZEDAŻY – ANALIZA ZYSKU.........................................................166RAPORTY SPRZEDAŻY - RANKINGI ZYSKU........................................................169RAPORTY SPRZEDAŻY – ROZLICZENIA FAKTUR..................................................171RAPORTY SPRZEDAŻY – STATYSTYKA OFERT.....................................................171
15.SERWIS W SYSTEMIE ITCUBE..............................................173
TYPY GWARANCJI..................................................................................174TYPY KONTRAKTU SERWISOWEGO.................................................................175TYPY ZLECENIA SERWISOWEGO...................................................................175TYPY DZIAŁANIA SERWISOWEGO..................................................................176SYMBOLE GWARANCJI..............................................................................177SYMBOLE KONTRAKTU SERWISOWEGO.............................................................178
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 3
SYMBOLE ZLECENIA SERWISOWEGO...............................................................178STATUSY GWARANCJI..............................................................................179STATUSY KONTRAKTU SERWISOWEGO.............................................................180STATUSY ZLECENIA SERWISOWEGO...............................................................181PUNKTY SERWISOWE...............................................................................181SZABLONY DRUKU GWARANCJI ORAZ KONTRAKTU SERWISOWEGO...............................182SZABLONY DRUKU ZLECENIA SERWISOWEGO.....................................................183DODAWANIE GWARANCJI..........................................................................184DODAWANIE KONTRAKTU SERWISOWEGO.........................................................187ZARZĄDZANIE GWARANCJAMI......................................................................189ZARZĄDZANIE KONTRAKTAMI SERWISOWYMI.....................................................194DODAWANIE ZLECENIA SERWISOWEGO...........................................................198ZARZĄDZANIE ZLECENIAMI SERWISOWYMI.......................................................201DELEGOWANIE / REALIZACJA DZIAŁAŃ SERWISOWYCH.........................................205ZARZĄDZANIE DZIAŁANIAMI SERWISOWYMI......................................................207ZARZĄDZANIE MASZYNAMI.........................................................................211EKSPORT ZLECEŃ SERWISOWYCH..................................................................211EKSPORT GWARANCJI/KONTRAKTÓW SERWISOWYCH............................................213EKSPORT DZIAŁAŃ SERWISOWYCH................................................................215
16.PROJEKTY W SYSTEMIE ITCUBE...........................................217
OTWARCIE (STWORZENIE) NOWEGO PROJEKTU..................................................218DEFINIOWANIE ETAPÓW PROJEKTU...............................................................220PODGLĄD / REALIZACJA PROJEKTÓW............................................................222KALENDARZ PROJEKTÓW...........................................................................229RAPORTY PROJEKTÓW - RANKINGI ZYSKU.......................................................230RAPORTY PROJEKTÓW - RANKINGI ZADAŃ.......................................................231EKSPORT PROJEKTÓW..............................................................................233
17.EKSPORT DANYCH W SYSTEMIE ITCUBE..............................235
EKSPORT KONTRAHENTÓW.........................................................................235EKSPORT OSÓB KONTAKTOWYCH .................................................................239EKSPORT INFORMACJI..............................................................................243EKSPORT ZADAŃ....................................................................................246EKSPORT PRODUKTÓW.............................................................................249
18.ADRESOWANIE KOPERT.......................................................251
WYDRUK POJEDYNCZEJ NALEPKI NA KOPERTĘ....................................................251SERYJNE DRUKOWANIE NAKLEJEK.................................................................252
19.INTRANET............................................................................252
WPROWADZANIE NOWEGO OGŁOSZENIA..........................................................253PODGLĄD / MODYFIKACJA / USUWANIE OGŁOSZEŃ...........................................254KOSZTY DO AKCEPTACJI...........................................................................257DODANIE NOWEGO KOSZTU DO AKCEPTACJI......................................................258KOSZTY DODANE...................................................................................259KOSZTY OCZEKUJĄCE NA NASZĄ AKCEPTACJĘ.....................................................263TYPY NIEOBECNOŚCI (*).........................................................................267NIEOBECNOŚCI.....................................................................................267DODANIE NOWEJ NIEOBECNOŚCI..................................................................268NIEOBECNOŚCI DODANE...........................................................................269
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 4
NIEOBECNOŚCI OCZEKUJĄCE NA NASZĄ AKCEPTACJĘ.............................................273WPROWADZANIE ZASOBÓW FIRMOWYCH (*)...................................................277TYPY REZERWACJI (*)............................................................................277REZERWACJA ZASOBÓW FIRMOWYCH .............................................................278KALENDARZ REZERWACJI..........................................................................282WPROWADZANIE TEMATÓW POMOCY WEWNĘTRZNEJ (*).......................................282DEFINIOWANIE TREŚCI POMOCY WEWNĘTRZNEJ (*)............................................283PRZEGLĄDANIE POMOCY WEWNĘTRZNEJ .........................................................283
20.EKSTRANET..........................................................................284
PODGLĄD...........................................................................................284O FIRMIE/KONFIGURACJA .......................................................................284STRONA GŁÓWNA ..................................................................................285REGULAMIN.........................................................................................285WPROWADZANIE NOWEGO OGŁOSZENIA..........................................................285PODGLĄD / MODYFIKACJA / USUWANIE OGŁOSZEŃ...........................................287ZAMÓWIENIA.......................................................................................290ZLECENIA SERWISOWE.............................................................................293FORMULARZE (*).................................................................................295LISTA ZGŁOSZEŃ Z FORMULARZY..................................................................296
21.OBSŁUGA POCZTY ELEKTRONICZNEJ W SYSTEMIE ITCUBE. .296
BAZA GRAFIK WYKORZYSTYWANA W REDAGOWANIU E-MAILI ORAZ FAKSÓW..................297SZABLONY LISTÓW ELEKTRONICZNYCH............................................................297REDAGOWANIE I WYSYŁANIE POCZTY ELEKTRONICZNEJ.........................................298HISTORIA KORESPONDENCJI – SKRZYNKA NADAWCZA...........................................299HISTORIA KORESPONDENCJI - SKRZYNKA ODBIORCZA...........................................302
22.OBSŁUGA FAKSÓW W SYSTEMIE ITCUBE..............................305
SZABLONY FAKSÓW................................................................................305REDAGOWANIE I WYSYŁANIE FAKSÓW............................................................306WYSYŁANIE DOKUMENTÓW TIFF I JPG FAKSEM..............................................307HISTORIA KORESPONDENCJI - FAKSY WYSŁANE..................................................307HISTORIA KORESPONDENCJI - FAKSY ODEBRANE................................................310
23.KORESPONDENCJA GRUPOWA W SYSTEMIE ITCUBE............313
GRUPY KONTRAHENTÓW KORESPONDENCJI GRUPOWEJ...........................................314GRUPY KONTAKTÓW KORESPONDENCJI GRUPOWEJ...............................................317SCHEMAT WYSYŁANIA WIADOMOŚCI GRUPOWEJ..................................................321DODANA KORESPONDENCJA GRUPOWA............................................................324KORESPONDENCJA GRUPOWA OCZEKUJĄCA NA AKCEPTACJĘ.....................................327
24.CTI W SYSTEMIE ITCUBE......................................................331
25.DOSTĘP Z URZĄDZEŃ MOBILNYCH.......................................332
WYMAGANIA TECHNOLOGICZNE...................................................................333INSTALACJA POPRZEZ PRZEGLĄDARKĘ INTERNETOWĄ............................................333INSTALACJA POPRZEZ POŁĄCZENIE TELEFONU Z KOMPUTEREM...................................334PIERWSZE URUCHOMIENIE.........................................................................334
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 5
DOSTĘPNE FUNKCJE................................................................................337
26.INTEGRACJA Z APLIKACJAMI POPRZEZ IMPORTAPI............350
IMPORT KONTRAHENTÓW..........................................................................350IMPORT/AKTUALIZACJA PRODUKTÓW............................................................351IMPORT ZAMÓWIEŃ................................................................................352
27.MODUŁ RAPORTUJĄCY W SYSTEMIE ITCUBE........................353
28.PODSUMOWANIE..................................................................363
29.ANEKS .................................................................................364
WYSZUKIWANIE ZA POMOCĄ WZORCÓW..........................................................364FORMULARZ TREŚĆ................................................................................364SEGREGOWANIE REKORDÓW ......................................................................365FORMULARZ DODAWANIA DO REKORDU DOKUMENTU ZAREJESTROWANEGO W SYSTEMIE.......365
30.DODATEK A – OPIS PLIKU ITCUBE.INI ................................368
DATABASE ENGINE SECTION.......................................................................368ITCUBE SESSION TRACE SECTION................................................................368ITCUBE OWNER SECTION.........................................................................376DASHBOARD SUBSYSTEM SECTION................................................................378MAIL SUBSYSTEM SECTION........................................................................380SMS SUBSYSTEM SECTION........................................................................381MOBILE SUBSYSTEM SECTION..................................................................381FAX SUBSYSTEM SECTION..........................................................................382IMPORT SUBSYSTEM SECTION......................................................................382ITCUBE INTERFACE SECTION.....................................................................383ITCUBE AUTO NUMBER SECTION................................................................407ITCUBE SERVICE SPECIFIC VARIABLES..........................................................408ITCUBE USER SPECYFIC VARIABLES.............................................................408ITCUBE LABEL PRINTING VARIABLES.............................................................409ITCUBE ADDITIONAL REPORTS SECTION.........................................................410ITCUBE EXTRANET INTERFACE SECTION.........................................................410ITCUBE CTI INTERFACE SECTION...............................................................411ITCUBE INTEGRATOR SECTION...................................................................412MIME TYPES SECTION...........................................................................418LICENCE SECTION..................................................................................418
31.DODATEK B – SKRÓTY KLAWISZOWE...................................418
32.DODATEK C – INSTALACJA, KONFIGURACJA SYSTEMU ITCUBE
...............................................................................................419
INSTALACJA, URUCHAMIANIE, KOPIA BEZPIECZEŃSTWA, UAKTUALNIENIA SYSTEMU ITCUBE W ŚRODOWISKU LINUX...............................................................................419INSTALACJA, URUCHAMIANIE, KOPIA BEZPIECZEŃSTWA, UAKTUALNIENIA SYSTEMU ITCUBE W ŚRODOWISKU WINDOWS..........................................................................422PROBLEMY ZGŁASZANE PRZEZ UŻYTKOWNIKÓW SYSTEMU ITCUBE.............................429
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 6
WYMAGANIA TECHNICZNE DOTYCZĄCE SERWERA.................................................429
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 7
Streszczenie
System ITCube CRM stanowi wszechstronne i łatwe w użyciu narzędzie zarządzania procesami
zachodzącymi wewnątrz firmy. Zapewnia szybki dostęp do wszystkich informacji ważnych z punktu
widzenia przedsiębiorstwa oraz umożliwia sformalizowanie procesów biznesowych. Program
zapewnia tworzenie pełnej historii funkcjonowania przedsiębiorstwa, niezależnie od zmian
zachodzących wewnątrz firmy. System ITCube CRM nie tylko upraszcza wiele czasochłonnych
czynności, ale także oferuje unikalne opcje nie dostępne w innych narzędziach o podobnym
przeznaczeniu.
System ITCube CRM usprawnia przede wszystkim obsługę klientów oraz wspomaga proces
sprzedaży produktów i usług. Osiąga to przez łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji
poświęconych kontrahentom lub osobom kontaktowym, proste definiowanie ofert, zarządzanie
planami sprzedażowymi. Dodatkowo program umożliwia nadzór nad długoterminowymi
projektami, ewidencję dokumentów firmowych, przeprowadzanie kampanii mailingowych a także
ułatwia oraz formalizuje komunikację wewnętrzną firmy jak i tworzy internetowe kanały wymiany
informacji z partnerami handlowymi. Ponadto system ITCube oferuje wiele funkcji unikalnych, jak
choćby połączenie systemu klasy CRM z modułem serwisowym, dostęp do aplikacji z dowolnego
miejsca dzięki obsłudze poprzez przeglądarkę internetową, moduł poczty elektronicznej
zintegrowany z dowolnym programem pocztowym obsługującym protokół IMAP (np. Outlook
Express). Dodatkowo przejrzysty oraz intuicyjny panel sterownia sprawia, iż każdy, nawet
początkujący użytkownik, nie będzie miał żadnych problemów z obsługą systemu.
Oprogramowanie ITCube CRM adresowane jest do firm średnich, choć doskonale sprawdza się
także w małych, prężnie rozwijających się jednostkach. Szczególnie zastosowanie znajdzie w
przedsiębiorstwach, które mają duży kontakt z klientami, przetwarzają wiele informacji o
kontrahentach oraz przygotowują indywidualne, spersonalizowane oferty. Produkt sprawdza się
doskonale również w firmach sprzedających urządzenia wymagające późniejszego świadczenia
usług serwisowych. Dzięki wdrożeniu systemu ITCube można profesjonalnie obsługiwać klientów,
panować nad procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. W rezultacie umożliwi to usprawnienie
działania, obniżenie kosztów oraz wzrost zadowolenia z świadczonych usług u klientów firmy.
Wstęp oraz przyjęte konwencje
W erze społeczeństwa informacyjnego każda nowoczesna firma musi posiadać profesjonalną
infrastrukturę informatyczną. Nie wystarczają już inwestycje w sprzęt komputerowy lub zwykłe
oprogramowanie biurowe. Aby firma była konkurencyjna, spełniała oczekiwania klientów musi
używać specjalistycznego oprogramowania. Dzięki profesjonalnym rozwiązaniom informatycznym
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 8
pracodawca może skutecznie usprawnić działanie przedsiębiorstwa oraz zabezpieczyć się przed
niebezpieczeństwem utraty wielu, niekiedy kluczowych, informacji. Utrata danych o klientach
spowodowana ludzką zawodnością lub przykładowo odejściem pracownika może spowodować
liczne komplikacje. Odzyskiwanie informacji jest procesem długotrwałym i kosztownym, ponadto
wielokrotnie pewne dane są utracone bezpowrotnie. Dlatego też dobre oprogramowanie oraz jego
skuteczne wykorzystanie ma fundamentalne znaczenie dla efektywnej oraz profesjonalnej
działalności firmy.
Wychodząc na przeciw oczekiwaniom klientów firma ITCube Software stworzyła kompleksowe
rozwiązanie ITCube CRM. Oprogramowanie ITCube CRM to system informatyczny integrujący
zarządzanie informacjami, tworzący nowe, dobrze sformalizowane kanały komunikacji
wewnętrznej oraz zewnętrznej a także oferujący wsparcie dla modelu telepracy. System ITCube
CRM realizuje wyżej wymienione cele poprzez:
• Obsługę rozbudowanej bazy danych kontrahentów oraz historii kontaktów z klientami;
• Udostępnianie narzędzi komunikacji wewnętrznej oraz zarządzania procesami zachodzącymi
w małych oraz średnich firmach;
• Udostępnienie mechanizmów ewidencji dokumentów firmowych;
• Wspomaganie procesu sprzedaży produktów i usług, (tworzenie oraz praca nad ofertami,
grupowa oraz etapowa realizacja zamówień);
• Tworzenie nowych kanałów dostępu do klienta dzięki modułowi Ekstranet (Sklep B2B,
podgląd stanu realizacji zamówień);
• Analizę/Statystyki jakości oraz efektywności świadczonych usług;
• Integrację systemu z dowolnym programem pocztowym (np. Outlook Express, Mozilla Mail);
• Prowadzenie kampanii mailowych lub faksowych;
• Zarządzanie gwarancjami/obsługami serwisowymi oraz budowanie historii maszyn;
• Integracja z zewnętrznymi systemami sprzedażowym (np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia
Premium, Symfonia FORTE).
Konwencje użyte w niniejszym opisie są następujące:
• Nagłówki oznaczone symbolem (*) symbolizują polecenia widoczne tylko dla administratora
systemu;
• Czcionka pogrubiona wskazuje na elementy menu głównego systemu;
• Kursywa w zdaniach wskazuje na nazwy pól oraz elementów sterujących systemu;
Zespół pracowników ITCube Software dziękuje za zainteresowanie produktem ITCube oraz życzy
przyjemnego oraz wydajnego użytkowania systemu. Wszystkie uwagi oraz zapytania kierować
można pod adres [email protected].
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 9
ITCube CRM - opis dostępnych modułów
CRM – to podstawowy moduł systemu ITCube. Odpowiedzialny jest za zarządzanie informacjami
dotyczącymi klientów w ramach firmy o złożonej strukturze. Zawiera szczegółową bazę danych
teleadresowych kontrahentów, osób kontaktowych oraz pełną historię kontaktów. Umożliwia
ewidencję dokumentów firmowych oraz zaawansowane sposoby wyszukiwania informacji
gwarantujące szybki i wygodny dostęp do interesujących nas informacji. Moduł CRM można
dostosować do każdego rodzaju działalności gospodarczej poprzez łatwy wybór odpowiednich dla
danej firmy funkcji oraz parametrów. Moduł ten zapewnia także obsługę bazy danych
produktów/usług oraz wspiera pracę nad ofertami oraz dokumentami handlowymi. Niezależnie od
profilu działalności firmy moduł ten standaryzuje oraz automatyzuje realizację zamówień, czuwa
także nad przyznawaniem upustów oraz promocji. Dodatkowo umożliwia dodawanie oraz
delegowanie zadań, co ułatwia pracę grupową. Moduł CRM dostarcza także narzędzi
umożliwiających raportowanie kontrahentów, osób kontaktowych, produktów, informacji a także
zyskowności sprzedaży oraz analizę ofert znajdujących się w różnych fazach (lejek sprzedaży).
Uzupełnieniem modułu CRM jest narzędzie do komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa oraz obsługi
procesów w nim zachodzących. I tak pracownicy wymieniają informacje, rezerwują zasoby
współdzielone, zgłaszają swoje nieobecności czy koszty. System uwzględnia zależności
interpersonalne pomiędzy pracownikami oraz narzuca standardy działania niezależnie od skali
przedsięwzięcia, lokalizacji firmy oraz jej oddziałów.
ITCUBE PROJEKTY – narzędzie wspomagające zespołową realizację długoterminowych projektów.
Umożliwia definiowanie projektów poprzez wyznaczenie zespołu realizującego, podziału projektu
na etapy, przydzieleniu etapowi projektu konkretnego zadania, ustaleniu przewidywanych dat
realizacji poszczególnych etapów czy też kryteriów zakończenia każdego z nich. W ramach danego
projektu pracownicy wymieniają informacje, delegują zadania, wprowadzają informacje o
sprzedaży, zgłaszają generowane koszty itd. Moduł oferuje również mechanizmy przeglądu historii
projektu, podsumowania całości bądź też każdego z etapów projektu a także różnego typu analizy
i statystyki.
ITCUBE SERWIS - doskonałe narzędzie dla firm posiadających dział serwisu. Moduł udostępnia
mechanizmy zarządzania zleceniami serwisowymi związanymi z udzielonymi gwarancjami bądź też
zdefiniowanymi wcześniej kontraktami obsługi serwisowej. Oferuje także narzędzia pozwalające
na raportowanie/analizę działalności poszczególnych pracowników działu serwisowego. Umożliwia
łatwe i szybkie wyszukiwanie gwarancji, kontraktów serwisowych oraz zleceń serwisowych po
numerze seryjnym lub fabrycznym.
ITCUBE MAIL - umożliwia wysyłanie poczty elektronicznej oraz oferuje zaawansowaną obsługę
kampanii mailingowych. Moduł MAIL zapewnia integracją z innymi programami obsługi poczty np.
Outlook, Mozilla Mail. Dzięki temu możliwa jest archiwizacja w systemie CRM istotnej
korespondencji mailowej zarówno przychodzącej jak i wychodzącej. Moduł mailowy udostępnia
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 10
także mechanizmy definiowania szablonów listów co w istotny sposób przyczynia się do
przyspieszenia pracy.
ITCUBE FAKS - moduł odpowiedzialny za wysyłanie, odbiór faksów oraz prowadzenie kampanii
faksowych. Tworzenie faksu jest proste i przebiega dokładnie w ten sam sposób co redagowanie
korespondencji mailowej. Moduł udostępnia mechanizmy definiowania szablonów faksów co w
istotny sposób przyspiesza ich wysyłanie. Dodatkowo moduł faksowy umożliwia łatwe
przeglądanie wszystkich wysłanych faksów a także powiązanie ich z kontrahentami, osobami
kontaktowymi, projektami. ITCube FAKS wykorzystuje serwer faksowy Snappy Fax 4.3.1.1.
ITCube FORMULARZE – moduł umożliwiający definiowanie własnych formularzy. Zdefiniowane w
ten sposób formularze mogą być skojarzone z dowolnym kontrahentem lub projektem. Dzięki
temu możliwe jest tworzenie różnego typu ankiet dla klientów, które następnie mają zadać
handlowcy czy telemarketerzy. Moduł ITCube FORMULARZE umożliwia także dowolne przeglądanie
formularzy oraz ich późniejsze analizowanie.
ITCUBE RAPORTY - narzędzie do graficznej analizy danych zapisanych w bazie systemu ITCube
CRM. Moduł ten oferuje mechanizmy segmentacji klientów ze względu na dowolne kryteria,
narzędzia statystyczne do porównywania grup klientów pod względem generowanego przychodu
bądź dowolnego, ze zdefiniowanych w systemie typów interakcji z klientem. Moduł RAPORTY
umożliwia także tworzenie wykresów uzyskanego przychodu dla wybranych grup klientów,
tworzenie wykresów dowolnego, ze zdefiniowanych w systemie, typów interakcji z kontrahentami.
Dodatkowo istnieje możliwość stworzenia dowolnego raportu na życzenie klienta.
ITCUBE EKSTRANET - moduł stanowiący źródło informacji o kliencie (dowolna ilość formularzy,
statystyki odwiedzin) oraz tworzący wygodny kanał komunikacyjny z kontrahentami
(udostępnianie dokumentów, informacji grupom klientów). Ekstranet stanowi wygodne narzędzie
do prowadzenia sprzedaży w Internecie (sklep B2B), które czuwa nad automatyczną kalkulacją
upustów związanych z kontrahentami, zarządzania domyślnymi cenami klientów a także zapewnia
wsparcie dla sprzedaży wiązanej. Dodatkowo umożliwia klientowi wgląd w realizacje zamówień
oraz stanowi wizytówkę firmy w Internecie.
ITCUBE INTEGRATOR - moduł umożliwiający integrację systemu ITCube CRM z programem
handlowym np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia Premium, Symfonia FORTE, Subiekt GT.
Integracja polega na synchronizacji bazy danych kontrahentów, osób kontaktowych oraz
produktów. Dodatkowo zakładka kontrahenta w systemie ITCube została poszerzona o informacje
dotyczące faktur, paragonów, rezerwacji odbiorcy oraz płatności. Analogicznie w zakładce
produktu została dodana sekcja dotycząca stanów magazynowych danego towaru. Mechanizmy
związane z przenoszeniem danych pomiędzy systemami jak i podgląd danych z programów
sprzedażowych mogą się znacznie różnić w zależności z jakim systemem handlowym jesteśmy w
danym momencie zintegrowani.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 11
ITCube MOBILE - moduł dla firm, których pracownicy stosunkowo często przebywają poza siedzibą
firmy i dodatkowo nie zawsze mają możliwość dostępu do systemu ITCube CRM za pośrednictwem
przenośnego komputera. W takiej sytuacji bardzo przydatną funkcją jest możliwość komunikacji z
systemem za pośrednictwem urządzenia PDA lub telefonu komórkowego. ITCube MOBILE
współpracuje z dowolnym urządzeniem wspierającym popularne środowisko JAVA. Tak niskie
wymagania gwarantują możliwość pracy z systemem ITCube CRM za pośrednictwem praktycznie
dowolnego współczesnego urządzenia mobilnego, w szczególności popularnych, niedrogich
telefonów komórkowych.
ITCube ImportAPI - moduł kierowany do firm, którym zależy na możliwości zasilania bazy danych
systemu ITCube CRM ze źródeł zewnętrznych – sklepów internetowych, stron WWW oraz innych
aplikacji. Wymiana danych pomiędzy aplikacją zewnętrzną oraz systemem ITCube CRM dotyczy
miedzy innymi: importu kontrahentów, importu oraz aktualizacji produktów, importu zamówień.
ITCube CTI – moduł umożliwiający współpracę z centralą telefoniczną. Pozwala na dzwonienie
bezpośrednio z systemu ITCube CRM oraz prezentację przez system informacji o dzwoniącym
kliencie. Moduł wymaga posiada centrali telefonicznej obsługujące standard TAPI.
WAŻNE: Funkcje geolokalizacyjne takie jak prezentacja adresów na mapie oraz planowanie tras
przejazdu korzystają z ogólnodostępnego środowiska Google Maps. ITCube Software nie bierze
odpowiedzialności za funkcjonowanie powyższego środowiska.
WAŻNE: Moduł ITCube FAX korzysta z oprogramowania Snappy Fax 4.3.1.1. Oprogramowanie
to objęte jest oddzielną gwarancją producencką. ITCube Software nie zaleca bezpośredniego
korzystania z funkcji tego produktu. Przez bezpośrednie korzystanie rozumie się tutaj
wywoływanie funkcji oprogramowania Snappy Fax 4.3.1.1 z pominięciem interfejsu modułu
ITCube FAX.
Rozpoczynamy pracę z Systemem ITCube
Logowanie do systemu ITCube
Aby rozpocząć korzystanie z systemu ITCube należy poprawnie zalogować się do systemu. Aby to
uczynić należy podać konto oraz hasło w oknie Otwórz nową sesję a następnie kliknąć lewym
przyciskiem myszki przycisk Zaloguj się bądź nacisnąć klawisz Enter.
WAŻNE: Każdy z użytkowników systemu ITCube otrzymuje od administratora systemu swój
unikalny identyfikator, na który składa się unikalna nazwa konta oraz odpowiednie dla danego
konta hasło.
WAŻNE: Tylko osoba logująca się do systemu jako administrator będzie miała dostęp do
wszystkich opcji systemu. Dla innych użytkowników część opcji będzie niedostępna. W dalszej
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 12
części opisu wszystkie opcje dostępne tylko i wyłącznie dla administratora będą oznaczone
symbolem (*).
Po zalogowaniu się otwarty zostaje Panel główny systemu ITCube, dzięki któremu użytkownik ma
szybki dostęp do wszystkich ważniejszych opcji systemu.
Interakcja z systemem ITCube
Interakcja z systemem odbywa się poprzez:
• Menu główne systemu zawierające wszystkie dostępne w ITCube opcje: Ekstranet,
Serwis, Sprzedaż, Produkty, Kontrahenci, Raporty, Dokumenty, Projekty,
Informacje, Zadania, Intranet, Mail/Faks, Użytkownicy, System;
• Menu kontekstowe znajdujące się na poszczególnych formularzach systemu ITCube;
• Personalizowany Panel główny pozwalający na szybszy dostęp do najważniejszych (z punktu
widzenia danego użytkownika) opcji systemu;
Panel główny systemu ITCube
Po zalogowaniu się do systemu ITCube każdy użytkownik przeniesiony zostanie automatycznie do
Panelu głównego, będącego swoistym centrum zarządzania, w którym widoczne są wszystkie
istotne dla danego użytkownika wiadomości. Mogą to być bądź zadania, które użytkownik
delegował innym osobom bądź sam sobie (dla własnej wygody i poprawienia komfortu pracy) jak
choćby lista najczęściej używanych rekordów dotyczących kontrahentów, osób kontaktowych,
plików, bądź informacje wygenerowane przez system w interakcji z innymi użytkownikami (np.
koszty do akceptacji, ogłoszenia, delegowane zadania). Dzięki Panelowi głównemu użytkownik
zyskuje bardzo łatwy dostęp do najistotniejszych dla niego zasobów systemu, na bieżąco
powiadamiany jest również o wszelkiego rodzaju nowych wydarzeniach (poczcie otrzymanej,
delegowanych, nowych, zaległych zadaniach), które bezpośrednio go dotyczą – tak więc nie ma
możliwości, aby jego uwadze umknęła jakaś istotna informacja.
W Panelu głównym umieszczone zostały następujące ramki:
Ramka ITCUBE
Ramka, w której system podaje informacje na temat licencji, wersji oprogramowania a także dane
dotyczące osoby zalogowanej w systemie takich jak: imię, nazwisko oraz nazwy grup, do których
należy. Ostatnią informacją podawaną w ramce ITCUBE, w przypadku gdy zalogowanym
użytkownikiem jest administrator systemu, jest ilość dostępnej oraz używanej pamięci komputera,
na którym pracuje system.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 13
Ramka WYSZUKAJ INFORMACJE
Ramka, za pomocą której wyszukać możemy w bazie rekordów systemu konkretnego
kontrahenta, osobę kontaktową powiązaną z daną firmą, dowolny produkt/usługę bądź projekt
zarejestrowany w systemie ITCube. Działanie zamieszczonego tutaj mechanizmu
poszukiwawczego jest identyczne jak w przypadku poszukiwania kontrahenta, osoby kontaktowej,
produktu/usługi czy projektu za pomocą poleceń systemowych Kontrahenci->Kontrahenci,
Kontrahenci->Kontakty, Produkty->Produkty/Usługi, Projekty->Projekty i wpisania frazy
poszukiwawczej w pole Nazwa (bądź Nazwisko/Imię). Po wpisaniu dowolnej frazy w pole edycyjne
i wciśnięciu przycisku Szukaj system otworzy wspomnianą wyżej tabelę zawierającą listę
rekordów spełniających warunki zawarte w zapytaniu poszukiwawczym.
WAŻNE: Istotne jest aby wskazać systemowi, czy poszukiwania mają być prowadzone wśród
rekordów dotyczących firm, osób kontaktowych, produktów/usług czy też projektów. Do tego celu
służą przyciski Kontrahenci, Kontakty, Produkty/Usługi, Projekty znajdujące się pod polem, w
które wpisać można nasze pytanie. Wybranie jednego z nich wskazuje systemowi jakiego rodzaju
rekordów poszukujemy.
Ramka INFORMACJE
Tablica ogłoszeń
Sekcja Tablica ogłoszeń to miejsce, w którym pojawiają się odnośniki (wraz z datą wprowadzenia
oraz skrótem treści) do wszystkich ogłoszeń, które zostały wprowadzone do systemu, a ich typ
został określony jako „Ogłoszenie Intranetowe”. Ogłoszenie ukazuje się użytkownikowi, który
znajduje się w grupie mającej uprawnienia do ich odczytu, w zakresie czasowym zdefiniowanym
podczas jego dodawania. Po kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy okno zawierające
pełne dane dotyczące ogłoszenia, identyczne z tym jakie otrzymać można po wybraniu z menu
systemowego polecenia Intranet->Ogłoszenia a następnie kliknięciu w przycisk akcji i
zaznaczeniu opcji Wyświetl informacje.
Lista nieobecności
Ramka Informacje zawiera także sekcję Lista nieobecności gdzie wyświetlony jest aktualny spis
wszystkich nieobecnych osób wraz z datą zakończenia ich nieobecności. Oprócz aktualnych
absencji wyświetlone są także nieobecności które będą miały miejsce w niedalekiej przyszłości
(horyzont czasowy definiowany jest przez administratora z poziomu pliku itcube.ini).
Aktualne notowania walut
Sekcja Aktualne notowania walut zawiera listę walut dostępnych w systemie wraz z ich aktualnymi
kursami (kursy zapisywane w bazie systemu pobierane są z serwerów NBP). By opcja ta była
aktywna konieczna jest możliwość komunikacji serwera ITCube z Internetem oraz włączenie
mechanimu automatycznej wymiany danych z poziomu pliku itcube.ini.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 14
Ramka DO ZROBIENIA
Ramka, w której pojawiają się informacje na temat nowych listów w skrzynce odbiorczej, nowych
zamówień/zleceń oraz zadań jakie zostały wprowadzone do systemu. Zadania wyświetlone na
ekranie są podzielone ze względu na status (Nowe, Zaległe) jak i na datę jaka została wyznaczona
na ich realizację (Zadania na dzisiaj, Zadania na jutro). I tak patrząc od góry mamy tutaj sekcje
poświęcone:
• Zamówieniom / Zleceniom oraz poczcie elektronicznej / faksowej (Zamówienia / Zlecenia /
Poczta). W oknie tym użytkownik, posiadający uprawnienia Eks, powiadamiany jest o
nowych zamówieniach oraz zleceniach serwisowych złożonych przy użyciu modułu
ekstranetowego. Analogicznie użytkownik będący obsługującym zamówienia/zlecenia
serwisowego wprowadzonego w systemie CRM będzie o nim powiadamiany jeśli tylko jego
status zostanie ustawiony na „Realizowane” (w przypadku zamówienia) bądź „Aktywne” (w
przypadku zlecenia). Oprócz tego wszyscy użytkownicy systemu powiadamiani są o
adresowanej do nich nowej korespondencji w skrzynce odbiorczej email lub faks. W
przypadku skrzynki faksowej użytkownik z włączonym prawem „Zarządzanie nowymi
faksami” informowany jest o nowych faksach, które nie zostały jeszcze nikomu
przydzielone. Jeśli użytkownik tego prawa nie posiada informowany będzie tylko o nowych
faksach które uprzednio zostały z nim związane przez osobę odpowiedzialną za wewnętrzną
dystrybucję faksów;
• Nowym zadaniom (Zadania nowe). W tej sekcji znajdują się wszystkie zadania, co do
których jeszcze nie została podjęta decyzja czy zostaną one zrealizowane (zadania o
statusie Nowe). Po kliknięciu na odnośnik system otworzy okno z wszystkimi danymi
dotyczącymi konkretnego zadania. Więcej informacji można znaleźć w części poświęconej
zadaniom odebranym;
• Zadaniom zaległym (Zadania zaległe). W oknie tym znajdują się linki (wraz z datą
określającą dzień wykonania zadania oraz imieniem i nazwiskiem osoby delegującej) do
wszystkich zadań, które zostały zaakceptowane ale nie zostały zrealizowane w terminie. Po
kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy formularz zawierający wszystkie dane
dotyczące zadania, identyczny z tym jaki otrzymać można po wybraniu z menu
systemowego polecenia Zadania->Zadania odebrane a następnie kliknięciu w przycisk
akcji i zaznaczeniu opcji Edytuj rekord. Więcej informacji można znaleźć w części
poświęconej zadaniom odebranym;
• Zadaniom na dzień dzisiejszy (Zadania na dzisiaj). W sekcji tej znajdują się linki (wraz z
datą określającą dzień wykonania zadania oraz imieniem i nazwiskiem osoby delegującej)
do wszystkich zadań, które zostały zaakceptowane oraz data ich realizacji zgadza się z datą
dzisiejszą. Po kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy formularz zawierający
wszystkie dane dotyczące zadania, identyczny z tym jaki otrzymać można po wybraniu z
menu systemowego polecenia Zadania->Zadania odebrane a następnie kliknięciu w
przycisk akcji i zaznaczeniu opcji Edytuj rekord. Więcej informacji można znaleźć w części
poświęconej zadaniom odebranym;
• Zadaniom na jutro (Zadania na jutro). Z kolei w tym okienku znajdą się linki (wraz z datą
określającą dzień wykonania zadania oraz imieniem i nazwiskiem osoby delegującej) do
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 15
wszystkich zadań, których data zlecenia jest przewidziana na dzień jutrzejszy. Po kliknięciu
w odnośnik, system ITCube otworzy formularz zawierający wszystkie dane dotyczące
zadania, identyczny z tym jaki otrzymać można po wybraniu z menu systemowego
polecenia Zadania->Zadania odebrane a następnie kliknięciu w przycisk akcji i
zaznaczeniu opcji Edytuj rekord. Więcej informacji można znaleźć w części poświęconej
zadaniom odebranym;
WAŻNE: Aby uniknąć sytuacji, w której w Panelu głównym systemu drukowane są dane dotyczące
wszystkich zadań, twórcy systemu przewidzieli możliwość wyświetlania tylko zadań oznaczonych
jako Ważne lub Bardzo ważne. W pliku konfiguracyjnym itcube.ini można zdefiniować, który rodzaj
zadań ma być drukowany w Panelu głównym.
• Wszystkim zadaniom delegowanym w systemie ITCube (Pełna lista zadań). W oknie tym
umieszczony został kalendarz systemowy dzięki czemu wybrać można dowolny dzień,
miesiąc i rok aby sprawdzić czy pod wybraną datą znajdują się jakiekolwiek rekordy
zawierające zadania nam delegowane. Po kliknięciu w wybraną datę system ITCube otworzy
nowe okno, w którym w sposób graficzny zostanie zaprezentowany rozkład zadań na dany
dzień. Dodatkowo mając odpowiednie uprawnienia możemy przeglądać zadania delegowane
innym pracownikom.
Na dole kalendarza znajdują się odnośniki do szczegółowego kalendarza miesięcznego lub
tygodniowego. Kliknięcie w jeden z linków spowoduje otwarcie nowego okna, w którym
zostaną wyświetlone wszystkie dni danego miesiąca (tygodnia) wraz z zadaniami nam
delegowanymi. W tym oknie będziemy mogli dodać zadanie na dowolny dzień (godzinę)
klikając w przycisk akcji lub przeglądać zadania innych użytkowników, o ile będziemy
mieli do tego stosowne uprawnienia.
WAŻNE: W systemie ITCube istnieje możliwość łatwego dodania zadania całodniowego. Aby to
uczynić należy podczas dodawania zadania zaznaczyć przycisk W godzinach pracy. Efektem tej
czynności będzie dodanie przez system zadania trwającego od momentu rozpoczęcia do momentu
zakończenia dnia roboczego. Godziny pracy charakterystyczne dla danej firmy definiuje się w pliku
itcube.ini.
Przeglądając szczegółowy kalendarz można wyświetlić i zmodyfikować wszystkie informacje
dotyczące zadania klikając na jego nazwę. Więcej informacji można znaleźć w części
poświęconej zadaniom odebranym;
Ramka PULPIT MANAGERA
Ramka zawierająca informacje dla pracowników wyższego szczebla dotyczące analityki oraz
akceptacji czynności podwładnych. Pierwsze trzy pola (korespondencje/koszty/nieobecności do
akceptacji) wyświetlać będą mailingi, koszty oraz nieobecności, które zgłoszone zostały przez
użytkowników, dla których osoba zalogowana aktualnie na danej stacji roboczej jest przełożonym.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 16
Więcej informacji na temat tworzenia struktury firmy (w szczególności relacji przełożony-
podwładny) znaleźć można sekcji poświęconej dodawaniu użytkownika.
Korespondencje do akceptacji
W sekcji tej znajdą się linki (wraz z datą określającą dzień wysłania oraz imieniem i nazwiskiem
osoby proszącej o jego zatwierdzenie) do wszystkich mailingów/faksingów, których zatwierdzenie
bądź odrzucenie zależy od osoby aktualnie zalogowanej na danej stacji roboczej. Po kliknięciu w
odnośnik, system ITCube otworzy tabelę zawierającą wszystkie dane dotyczące mailingu/faksingu,
identyczną z tą, jaką otrzymać można po wybraniu z menu systemowego polecenia Mail/Faks-
>Korespondencja grupowa->Korespondencja do akceptacji. Więcej informacji na ten temat
znaleźć można w sekcji poświęconej korespondencji grupowej.
Koszty do akceptacji
Okno przeznaczone do wyświetlania wszystkich odnośników (zawierających imię i nazwisko
naszego podwładnego oraz datę wprowadzenia rekordu do bazy) odsyłających użytkownika
zalogowanego na danej stacji roboczej do tabeli poświęconej kosztowi oczekującemu na
akceptację. Po kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy tabelę zawierającą wszystkie dane
dotyczące kosztu, identyczną z tą jaką otrzymać można po wybraniu z menu systemowego
polecenia Intranet->Koszty do akceptacji. Więcej informacji na ten temat znaleźć można w
sekcji poświęconej Intranetowi.
Nieobecności do akceptacji
Okno przeznaczone do wyświetlania wszystkich odnośników (zawierających imię i nazwisko
naszego podwładnego oraz datę wprowadzenia rekordu do bazy) odsyłających użytkownika
zalogowanego na danej stacji roboczej do tabeli poświęconej nieobecnościom oczekującym na
akceptację. Po kliknięciu w odnośnik, system ITCube otworzy tabelę zawierającą wszystkie dane
dotyczące nieobecności, identyczną z tą jaką otrzymać można po wybraniu z menu systemowego
polecenia Intranet->Nieobecności do akceptacji. Więcej informacji na ten temat znaleźć
można.
Raporty
Okno przeznaczone do wyświetlania raportów, do których uzyskał dostęp zalogowany użytkownik.
Pierwszym raportem jest Pulpit managera (handel) obrazujący aktualny stan sprzedaży. Dla
zadanego przedziału czasowego prezentuje on w szczególności lejek sprzedaży, sprzedaż w
rozbiciu miesięcznym, sprzedaż w rozbiciu na pracownika oraz sprzedaż w rozbiciu na kategorie
produktów. Dodatkowo podany jest ranking ofert i sprzedaży ze względu na wartość dokumentu.
Warto zauważyć, iż obok przycisku Generuj istnieje możliwość ograniczenia raportu do
określonego działu. Jeśli wybierzemy konkretny dział to analiza uwzględni wpisy tylko
użytkowników przypisanych do tego działu (zawężenie odbywa się po obsługującym dokumentu
sprzedaży).
WAŻNE: Raport „Pulpit managera (handel)” widoczny jest tylko dla użytkownika mającego
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 17
uprawnienia oznaczone jako „Generowanie p. managera (handel/globalny)” lub „Generowanie p.
managera (handel/swój dział)”. Jeśli użytkownik ma przyznane prawo do generowania pulpitu
handlowego, ale tylko dla swojego działu, to musi być oczywiście przypisany do jednego z działów
firmy.
Drugim raportem jest Pulpit managera (serwis) obrazujący najważniejsze informacje związane z
działem serwisu. Dla zadanego przedziału czasowego prezentuje on w szczególności czas pracy
serwisantów (z działań serwisowych), zestawienie typów wykonywanych zleceń serwisowych,
przychody/koszty generowane przez dział serwisu w rozbiciu miesięcznym (raport analizuje pola
przychód/koszt z działań oraz zleceń serwisowych). Dodatkowo podane są działania wymagające
pilnej interwencji (działania zaległe), zlecenia, których termin wykonania minął bądź niebawem
minie (zestawienie wyświetla wszystkie zlecenia o statusie innym niż Zamknięty). Na samym dole
pulpitu managera serwisu znajdują się rankingi gwarancji oraz kontraktów ze względu na ilość
roboczogodzin (analizowany jest czas działań serwisowych podpiętych pod gwarancję/kontrakt z
zadanego okresu czasowego). Warto zauważyć, iż obok przycisku Generuj istnieje możliwość
ograniczenia raportu do określonego działu. Jeśli wybierzemy konkretny dział to analiza uwzględni
wpisy tylko użytkowników przypisanych do tego działu (zawężenie odbywa się po koordynatorze
zlecenia, gwarancji, kontraktu serwisowego oraz po realizatorze działania).
WAŻNE: Raport „Pulpit managera (serwis)” widoczny jest tylko dla użytkownika mającego
uprawnienia oznaczone jako „Generowanie p. managera (serwis/globalny)” lub „Generowanie p.
managera (serwis/swój dział)”. Jeśli użytkownik ma przyznane prawo do generowania pulpitu
serwisowego, ale tylko dla swojego działu, to musi być oczywiście przypisany do jednego z
działów firmy.
Trzecim raportem jest Pulpit managera (projekty) obrazujący najważniejsze informacje związane
z działaniami prowadzonymi w kontekście projektów. Dla zadanego przedziału czasowego
prezentuje on w szczególności sprzedaż w rozbiciu na koordynatora projektu, sprzedaż w rozbiciu
na wzorce projektowe, łączny czas pracy w rozbiciu na koordynatora projektu oraz łączny czas
pracy w rozbiciu na wzorce projektowe. Dodatkowo podane są projekty/etapy projektów
wymagające pilnej interwencji będącej konsekwencją opóźnień w realizacji bądź też zbliżającego
się czasu zakończenia. Warto zauważyć, iż obok przycisku Generuj istnieje możliwość ograniczenia
raportu do określonego działu. Jeśli wybierzemy konkretny dział to analiza uwzględni wpisy tylko
użytkowników przypisanych do tego działu (zawężenie odbywa się po koordynatorze projektu).
WAŻNE: Raport „Pulpit managera (projekty)” widoczny jest tylko dla użytkownika mającego
uprawnienia oznaczone jako „Generowanie p. managera (projekty/globalny)” lub „Generowanie p.
managera (projekty/swój dział)”. Jeśli użytkownik ma przyznane prawo do generowania pulpitu
projektowego, ale tylko dla swojego działu, to musi być oczywiście przypisany do jednego z
działów firmy.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 18
Czwartym dostępnym raportem jest raport Prywatne plany sprzedaży prezentujący stan realizacji
wyznaczonych zalogowanemu użytkownikowi planów sprzedażowych.
WAŻNE: Raport „Prywatne plany sprzedaży” jest widoczny dla zalogowanego użytkownika o ile
istnieje co najmniej jeden plan sprzedażowy spełniający następujące warunki:
- jest oznaczony jako Aktywny,
- uwzględnia zalogowanego użytkownika,
- w polu Raportowanie uwzględnia grupę, do której należy zalogowany użytkownik.
Ramka PROJEKTY
Ramka, w której pojawiają się informacje na temat wszystkich projektów, dla których aktualnie
zalogowany użytkownik utworzył tzw. skrót. Kiedy zaistnieje taka właśnie sytuacja, system ITCube
wyświetli tutaj nazwy wszystkich projektów, które posiadają skróty utworzone przez danego
użytkownika. Nazwa projektu będzie jednocześnie odnośnikiem prowadzącym do okna, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie dane na temat projektu wraz z informacjami na temat historii
korespondencji oraz informacji związanych z danym projektem, jak również pełny wykaz
sprzedaży, ofert, przychodów/kosztów, które poniesione zostały podczas realizacji projektu.
Jednocześnie obok nazwy projektu aktywny jest przycisk akcji , za pomocą którego uzyskujemy
szybki dostęp do wybranych opcji związanych z tym właśnie projektem. I tak klikając na ten
właśnie przycisk możemy:
• wyświetlić wszystkie informacje (Wyświetl informację) na temat projektu (opcja o działaniu
identycznym z kliknięciem nazwy projektu);
• zmodyfikować dane dotyczące projektu (Edytuj rekord);
• dodać nowy etap do projektu (Dodaj etap);
• zdefiniować ofertę lub zamówienie skojarzone z projektem (Dodaj dokument sprzedaży);
• dodać przychód/koszt powiązany z projektem (Odnotuj przychód/koszt);
• dodać lub delegować zadanie, które musi zostać wykonane w obrębie danego projektu
(Dodaj/Deleguj zadanie);
• dodać informację do projektu (Dodaj informację);
• zarejestrować dokument i powiązać go z projektem (Zarejestruj dokument);
• wysłać email w kontekście projektu (Wyślij email);
• wysłać faks w kontekście projektu (Wyślij faks);
• odnotować wysłanie standardowej korespondencji (Wyślij list);
• wyświetlić graficzny kalendarz etapów projektu (Kalendarz projektu);
• wyświetlić raport dotyczący sprzedaży, ofert oraz przychodów/kosztów związanych z
projektem (Podsumowanie przychodów/kosztów);
• usunąć skrót (Usuń skrót) prowadzący do wskazanego projektu;
Ramka ZAKŁADKI
Ramka zawierająca szereg informacji generowanych przez danego użytkownika dla podniesienia
wygody pracy (zakładki).
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 19
Zakładki: Kontrahenci
W każdej chwili użytkownik systemu ITCube może usprawnić swoją pracę poprzez stworzenie w
Panelu głównym zakładek (odnośniki) do najczęściej używanych rekordów poświęconych
kontrahentom. Aby stworzyć zakładkę poświęconą konkretnej firmie, skorzystać należy z
polecenia Kontrahenci->Kontrahenci a następnie za pomocą przycisku akcji znajdującego się
w polu Nr wybrać należy opcję Dodaj do zakładek. Od tej pory w Panelu głównym pojawi się
odnośnik (zawierający nazwę kontrahenta) do rekordu poświęconego konkretnemu kontrahentowi.
Oprócz tego po lewej stronie nazwy firmy pojawi się przycisk akcji umożliwiający:
• wyświetlenie pełnej informacji o danym kontrahencie (Wyświetl informację);
• modyfikacje danych dotyczących kontrahenta (Edytuj rekord);
• wyświetlenie struktury personalnej firmy (Wyświetl strukturę);
• wydrukowanie naklejki z adresem do korespondencji (Drukuj nalepkę);
• definiowanie oferty/zamówienia związanego z kontrahentem (Dodaj dokument sprzedaży);
• odnotowanie przychodu bądź kosztu (Odnotuj przychód/Koszt);
• delegowanie zadania (Dodaj/Deleguj zadanie);
• dodanie informacji dotyczącej danej firmy (Dodaj informację);
• dodanie osoby kontaktowej (Dodaj osobę kontaktową);
• dodanie nowego dokumentu (Zarejestruj dokument);
• stworzenie nowego projektu (Otwórz projekt);
• wysłanie maila do kontrahenta (Wyślij email);
• wysłanie listu do kontrahenta (Wyślij list);
• wysłanie faksu do kontrahenta (Wyślij faksu);
• usunięcie linku z zakładki (Usuń zakładkę).
Zakładki: Osoby kontaktowe
Oprócz zakładek poświęconych kontrahentom, użytkownik systemu ITCube może stworzyć również
w Panelu głównym zakładki (odnośniki) do najczęściej używanych rekordów poświęconych osobom
kontaktowym. Aby stworzyć zakładkę poświęconą osobie kontaktowej, skorzystać należy z
polecenia Kontrahenci->Kontakty a następnie za pomocą przycisku akcji znajdującego się w
polu Nr wybrać należy opcję Dodaj do zakładek. Od tej pory w Panelu głównym pojawi się
odnośnik (zawierający imię i nazwisko osoby kontaktowej) do rekordu poświęconego konkretnej
osobie kontaktowej oraz informacja jaką firmę reprezentuje. Oprócz tego po lewej stronie imienia
i nazwiska pojawi się przycisk akcji umożliwiający:
• wyświetlenie pełnej informacji o osobie kontaktowej (Wyświetl informację);
• modyfikację jej danych (Edytuj rekord);
• wydrukowanie naklejki z adresem do korespondencji (Drukuj nalepkę);
• definiowanie oferty/zamówienia związanego z kontrahentem (Dodaj dokument sprzedaży);
• odnotowanie przychodu bądź kosztu (Odnotuj przychód/Koszt);
• delegowanie zadania (Dodaj/Deleguj zadanie);
• dodanie informacji (Dodaj informacje);
• dodanie dokumentu (Zarejestruj dokument);
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 20
• wysłanie maila do kontaktu (Wyślij email);
• wysłanie listu do kontaktu (Wyślij list);
• wysłanie faksu do osoby kontaktowej (Wyślij faksu);
• usunięcie linku z zakładki (Usuń zakładkę).
Zakładki: Dokumenty
Kolejnym rodzajem zakładek jakie stworzyć może użytkownik systemu ITCube są odnośniki do
najczęściej używanych plików (dokumentów). Aby stworzyć zakładkę odsyłającą do konkretnego
pliku, skorzystać należy z polecenia Dokumenty->Dokumenty a następnie za pomocą przycisku
akcji znajdującego się w polu Nr wybrać należy opcję Dodaj do zakładek. Od tej pory w Panelu
głównym pojawi się odnośnik (zawierający nazwę pliku) do konkretnego dokumentu oraz nazwę
katalogu, w którym aktualnie się znajduje. Oprócz tego po lewej stronie nazwy pliku pojawi się
przycisk akcji umożliwiający:
• wyświetlenie pełnej treści dokumentu (Wyświetl informację);
• modyfikację rekordu opisującego dokument (Edytuj rekord);
• ponowne zarejestrowanie dokumentu (Uaktualnij plik);
• usunięcie pliku z zakładki (Usuń zakładkę).
Zakładki: Raporty
Ostatnim rodzajem zakładek jakie stworzyć może użytkownik systemu ITCube są odnośniki do
najczęściej używanych raportów. Aby stworzyć zakładkę odsyłającą do konkretnego raportu,
należy podczas zapisywania raportu zaznaczyć opcję „Skrót na stronie głównej” Od tej pory w
Panelu głównym pojawi się odnośnik (zawierający nazwę raportu) do konkretnego raportu. Oprócz
tego po lewej stronie nazwy pojawi się przycisk akcji umożliwiający:
• wygenerowanie raportu (Generuj raport);
• usunięcie zakładki (Usuń zakładkę).
Polecenia systemowe
Pomoc w systemie ITCube
Dowolny użytkownik systemu ITCube może w każdej chwili skorzystać z podręcznej pomocy. Po
wybraniu opcji System->Pomoc (pierwsze kroki) system otworzy dokumentację w formie
okrojonej, opisującej najważniejsze funkcje. Analogicznie po wybraniu polecenia System-
>Pomoc dokumentacja) użytkownik systemu będzie miał dostęp do pomocy w postaci
rozbudowanej opisującej wszystkie dostępne funkcje.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 21
Strona główna
Polecenie to (System->Strona główna) pozwala w dowolnym momencie przenieść się do Panelu
głównego systemu ITCube.
Przeszukiwanie bazy
System ITCube oferuje możliwość wyszukiwania danej frazy jednocześnie w wielu miejscach
systemu. Funkcja taka jest przydatna w momencie gdy interesuje nas wyszukanie informacji co
do której mamy jedynie szczątkowe dane – w szczególności nie wiemy gdzie dokładnie została
ona zanotowana. Aby skorzystać z opisanej powyżej funkcji należy wybrać polecenie System-
>Przeszukaj bazę. System ITCube zareaguje na to polecenie otwarciem nowego formularza
składającego się z dwóch sekcji. Pierwsza z nich pozwala na wprowadzenie szukanej frazy oraz
precyzyjne opisanie miejsc w których ma nastąpić przeszukiwanie. Druga natomiast
odpowiedzialna jest za prezentację wyników. Warto zauważyć, iż im więcej zaznaczonych miejsc
(w szczególności dotyczy to korespondencji elektronicznej) tym dłuższy czas wyszukiwania
dlatego zaznaczenie wszystkich typów powinno występować tylko w szczególnych sytuacjach. Po
podaniu frazy oraz miejsc przeszukiwania można dodatkowo określić ilość wyników które maja
zostać wyświetlone. Parametr ten dotyczy każdego typu informacji z osobna. Możemy także
wymusić sortowanie wyników w ramach każdego typu włączając opcję „Uporządkuj wyniki w
ramach grupy”. Funkcja ta jednak powoduje dość duże spowolnienie pracy mechanizmu
wyszukiwania dlatego jest domyślnie wyłączona. Jeśli wiemy, iż informacja której szukamy została
wpisana przez nas osobiście możemy dodatkowo przyspieszyć wyszukiwanie zaznaczając opcję
„Uwzględnij tylko moje rekordy”.
Po ustawieniu wszystkich parametrów należy nacisnąć przycisk Szukaj. Wynik zaprezentowany
zostanie w postaci rozdzielnych sekcji dotyczących poszczególnych miejsc w których nastąpiło
wyszukiwanie.
Baza grafik
W celu zdefiniowania zbioru grafik które będą wykorzystywane podczas wysyłania maili bądź
druku dokumentów handlowych należy wykorzystać polecenie System->Baza grafik. Formularz
Baza grafik składa się z dwóch sekcji. Sekcja pierwsza, Dodaj grafikę, umożliwia zarejestrowanie
pliku graficznego w systemie ITCube. Właściwy plik wskazujemy wybierając go za pomocą
przycisku Przeglądaj. Swoją decyzję należy zatwierdzić wciskając klawisz Dodaj. Wciśnięcie
przycisku Anuluj spowoduje przeniesienie użytkownika do Panelu głównego systemu ITCube co
równoznaczne będzie z nie wprowadzeniem do systemu żadnej nowej grafiki. Sekcja druga,
Modyfikuj/Usuń grafikę, umożliwia zmienienie nazwy lub typu już zarejestrowanego pliku
graficznego w systemie ITCube. Aby zmodyfikować konkretną grafikę należy wybrać ją z
rozwijanej listy w polu Plik, a następnie wprowadzić aktualne dane. Jeśli chcemy by dana grafika
wykorzystywana była tylko przez nas w polu Typ wybrać należy wartość Grafika prywatna. Jeśli
korzystać z niej będą wszyscy użytkownicy właściwą wartością będzie Grafika publiczna Swoją
decyzję należy zatwierdzić wciskając klawisz Zapisz. Analogicznie aby usunąć grafikę należy
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 22
wybrać ją z rozwijanej listy w polu Plik a następnie kliknąć w przycisk Usuń. W każdej chwili
możemy podglądnąć grafikę klikając w ikonę znajdujący się obok pola Plik.
Dodatkowe formularze
System ITCube umożliwia definiowanie dowolnych formularzy. I tak aby zdefiniować nowy
formularz lub zmodyfikować stary należy wybrać opcję System->Dodatkowe formularze. Po
wybraniu tej opcji system otworzy okno składające się z dwóch sekcji. W sekcji pierwszej Dane
podstawowe o formularzu należy wprowadzić informację opisujące formularz. I tak do dyspozycji
mamy tutaj następujące parametry:
• Formularze (obowiązkowe) – rozwijana lista, z której należy wybrać, który formularz
będziemy modyfikować (ewentualnie pozycję pozwalająca na dodanie do systemu nowego
formularza). Po wybraniu dowolnego formularza system uzupełni pola poniżej, oraz pozwoli
na ich modyfikację.;
• Formularz/Formularz „auto”/Kalkulacja – pole określające czy dodawany formularz
wykorzystywany będzie jako :
• standardowy formularz,
• formularz typu „auto” charakteryzujący się tym iż wartości wybranych pól mogą być
obliczane automatycznie na podstawie podanych formuł,
• kalkulacja – czyli formularz wykorzystywany podczas tworzenia ofert/zamówień w celu
automatyzacji obliczania cen;
• Nazwa obiektu – pole, w które należy wpisać nazwę obiektu opisywanego przez formularz
(np. Ankieta);
• Przycisk Aktywny – przycisk aktywujący formularz;
• Nazwa formularza – pole, w które należy wpisać nową nazwę formularza (tak będzie
nazywała się pozycja w menu głównym systemu ITCube służąca wprowadzaniu danych do
zdefiniowanego formularza np. Dodaj ankietę);
• Nazwa przeglądarki - pole, w które należy wpisać nową nazwę przeglądarki formularzy (tak
będzie nazywała się pozycja w menu głównym systemu ITCube służąca do przeglądania
danych zapisanych w formularzach np. Ankiety);
• Przycisk Aktywna – przycisk aktywujący opcję przeglądania danych wprowadzonych za
pomocą dodawanego formularza;
• Opis formularza – pole, w które należy wprowadzić opis formularza. Opis ten pojawi się po
prawej stronie w oknie służącym do wprowadzania danych do tego formularza;
• Użytkowanie formularza – pole wielokrotnego wyboru pozwalające na zdefiniowanie które
grupy użytkowników będą miały możliwość korzystania z formularza. Z punktu widzenia
użytkowników którzy nie należą do wskazanych grup formularz nie istnieje w systemie.
• Dodawanie lub modyfikacja rekordów - pole wielokrotnego wyboru pozwalające na
zdefiniowanie które grupy użytkowników będą miały możliwość korzystania z formularza w
trybie zapisu (dodawanie/edycja rekordów). Z punktu widzenia użytkowników którzy nie
należą do wskazanych grup formularz wprawdzie istnieje w systemie ale jego użytkowanie
sprowadza się tylko i wyłącznie do odczytu danych.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 23
• Menu – rozwijana lista zawierająca wszystkie zakładki z menu głównego. Pole to umożliwia
wybór, gdzie mają być umieszczone dwie dodatkowe opcje służące dodawaniu i
przeglądaniu danych wprowadzonych za pomocą aktualnie definiowanego formularza;
• Menu kontekstowe kontrahenta – przycisk, którego zaznaczenie spowoduje dodanie opcji
dodawania danych do tego formularza w menu kontekstowym kontrahenta;
• Menu kontekstowe projektu – przycisk, którego zaznaczenie spowoduje dodanie opcji
dodawania danych do tego formularza w menu kontekstowym projektu;
• Sekcje – pola umożliwiające określeniu jakie predefiniowane pola mają znaleźć się na
formularzu. I tak na formularzu może być powiązanie z kontrahentem/kontaktem (należy
zaznaczyć przycisk Umieść sekcję Kontrahent/Kontakt), projektem lub etapem projektu
(należy zaznaczyć przycisk Umieść sekcję Projekt/Etap projektu). Ponadto można umieścić
na nim pole typu data (należy zaznaczyć przycisk Umieść sekcję zakresu czasowego) oraz
sekcję powiązań z dokumentami (należy zaznaczyć przycisk Umieść sekcję dokumentów).
Ostatnimi typami sekcji są Autonumeracja oraz Obsługujący. Pierwszy z nich pozwala
wzbogacić dodatkowy formularz o pole automatycznie obliczane przez system (w formacie
podanym w pliku itcube.ini – standardowy format to YYYY/MM/NR). Drugi natomiast
powoduje umieszczenie na formularzu pola obejmującego pełną listę użytkowników
systemu;
• Historia – pola umożliwiające określenie czy dane wprowadzone za pomocą definiowanego
formularza mają trafiać do części historycznej. I tak dane mogą być wyświetlane w historii
kontrahenta/kontaktu (należy zaznaczyć przycisk Umieść w historii Kontrahenta/Kontaktu)
lub w części historycznej projektu (należy zaznaczyć przycisk Umieść w historii
Projektu/Etapu projektu).
Okno Dane dotyczące definicji kalkulacji jest aktywne tylko w przypadku zaznaczenia opcji
Kalkulacja (pole Formularz/Kalkulacja) i służy zdefiniowaniu następujących danych opisujących
kalkulację:
• Grupy kontrahentów – pole w którym możemy wskazać dowolny podzbiór grup
kontrahentów których dana kalkulacja dotyczy;
• Kategorie produktów - pole w którym możemy wskazać dowolny podzbiór kategorii
produktów których dana kalkulacja dotyczy;
• Formuła – pole w którym należy podać algorytm według którego kalkulacja modyfikowała
będzie pozycję oferty. Językiem wykorzystywanym podczas formalnego zapisu sposobu
postępowania jest Java Script w którym dodatkowo można wykorzystać następujące
zmienne charakterystyczne dla systemu ITCube CRM:
• !ProductName! - Nazwa produktu,
• !ProductShortName! - Kod produktu,
• !ProductNote! - Opis produktu,
• !ProductCode! - Kod PKWiU,
• !ProductOfferAmount! - Ilość sztuk produktu (oferta),
• !ProductOrderAmount! - Ilość sztuk produktu (zamówienie),
• !ProductUnit! - Jednostka miary,
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 24
• !ProductVat! - Stawka podatku VAT,
• !ProductCost! - Cena zakupu produktu,
• !ProductCostCurrency! - Waluta związana z ceną zakupu produktu,
• !ProductPriceBeforeDiscount! - Cena katalogowa produktu,
• !ProductPrice! - Cena sprzedaży produktu,
• !ProductPriceCurrency! - Waluta związana z ceną sprzedaży produktu,
• !ProductDiscount! - Upust przyznany na produkt,
• !Field1! .... !Field50! - Zmienne określające zawartość pól tworzących formularz
kalkulacyjny.
Okno Dane dotyczące definicji pól służy zdefiniowaniu do dwudziestu pól jakie mają się znaleźć w
dodawanym formularzu. Okno to składa się z dwudziestu wierszy, każdy zaś wiersz opisuje jedno
z pól formularza i zawiera następujące dane:
• Nazwa – pole tekstowe, w które należy wpisać nazwę pola;
• Typ – określenie typu pola. Do dyspozycji mamy tutaj następujące wartości: Pole tekstowe,
Pole numeryczne, Pole opisowe, Lista rozwijana, Data. W przypadku gdy pole jest w postaci
listy rozwijanej należy dodatkowo zdefiniować pozycje pola. Do tego służy opcja System-
>Dodatkowe słowniki;
• Obligatoryjne - przycisk, który umożliwia zaznaczenie, iż pole jest obowiązkowe;
• Przeglądarka – przycisk umożliwiający zaznaczenie, iż dane pole ma być uwzględnione w
przeglądarce danych wprowadzanych za pomocą dodawanego formularza;
• Temat/Historia – przycisk umożliwiający zaznaczenie, które z pól ma być wyświetlane w
historiach.
Dodatkowe słowniki
System ITCube umożliwia definiowanie dodatkowych pól w formularzach Kontrahent, Osoba
kontaktowa, Produkt/Usługa, Informacja, Zadanie, Rezerwowanie zasobów współdzielonych,
Zlecenie serwisowe oraz Gwarancja/Kontrakt serwisowy. Dodatkowe pola definiuje administrator
systemu w pliku itcube.ini podając nazwę pola, definiując czy pole jest wymagane a także podaje
pozycję położenia pola na formularzu oraz określa typ pola. Jeśli pole dodatkowe ma być
rozwijaną listą to należy także zdefiniować jego pozycje. Do tego służy polecenie System-
>Dodatkowe słowniki. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Dodatkowe słowniki
składający się z dwóch okien: Dodaj wartość słownikową oraz Usuń/Modyfikuj wartość
słownikową. Pierwsze z nich służy dodawaniu pozycji w polach dodatkowych o typie “lista” poprzez
wybranie nazwy formularza, na którym znajduję się dodatkowe pole, wybranie nazwy pola, a
następnie podanie nazwy pozycji w polu Wartość. Modyfikacji danych dotyczących pozycji list
rozwijanych zdefiniowanych w pliku itcube.ini dokonuje się w sekcji Usuń/Modyfikuj wartość
słownikową.
WAŻNE: W przypadku gdy modyfikujemy nazwę pola w liście rozwijanej zdefiniowanej w pliku
itcube.ini zmieni się tylko i wyłącznie wartość w rozwijanych listach w formularzu służącym do
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 25
dodawania bądź modyfikacji danych. Natomiast wartość tego pola w rekordach znajdujących się
już w bazie danych nie ulegnie zmianie.
Konfiguracja integracji
Formularz „Konfiguracja integracji” umożliwia wprowadzenie danych niezbędnych do
skonfigurowania połączenia pomiędzy systemem ITCube a programem handlowym. Aktualnie
ITCube zintegrowany jest z następującymi programami: CDN Optima, WF-MAG, Symfonia
Premium, Symfonia Forte. W zależności do jakiego systemu zewnętrznego jest wczytany
sterownik (zmienna SynchronizerClass w pliku itcube.ini) pola mogą na tym formularzu mogą być
różne. W momencie gdy wprowadzimy dane do formularza i klikniemy w przycisk Zapisz możemy
sprawdzić poprawność w wpisów. W ten celu należy kliknąć w przycisk „Podgląd”, a system
wyświetli nam stronę diagnostyczną.
Powiązania integracji
Formularz „Powiązania integracji” umożliwia ręczne wiązanie obiektów (Kontrahentów, Produktów,
Użytkowników) znajdujących się w systemie ITCube z obiektami znajdującymi się w zewnętrznym
systemie, z którym ITCube jest obecnie zintegrowany. W celu związania np. kontrahentów należy
z listy ITCube CRM wybrać Kontrahenta, który jeszcze nie jest zarejestrowany w systemie
zewnętrznym, następnie z listy poniżej należy wybrać Kontrahenta z bazy programu handlowego.
Po kliknięciu przycisku „Zapisz” system powiąże kontrahentów.
WAŻNE: System umożliwia wiązanie jedynie tych kontrahentów, którzy nie są aktualnie związani.
W liście Kontrahentów/Produktów systemu handlowego wyświetlane są tylko te obiekty, które nie
są związane z rekordami z systemu ITCube. Jeśli chcemy więc zmienić powiązanie należy w
pierwszej kolejności usunąć istniejące przyporządkowanie (opcja dostępna w menu kontekstowym
kontrahenta Wyrejestruj z systemu handlowego) a dopiero potem dokonać ponownego spięcia z
nowym obiektem.
Importowanie gotowych list produktów/usług (*)
System umożliwia wprowadzanie informacji o oferowanych przez naszą firmę produktach,
usługach na dwa sposoby. Pierwszy z nich, za pomocą polecenia systemowego Produkty->Dodaj
produkt/usługę opisany zostanie w rozdziale poświęconym produktom. Drugą możliwością jest
zaimportowanie do systemu gotowej listy asortymentu, przygotowanej wcześniej w postaci pliku
tekstowego. Oczywiście plik ten (aby został rozpoznany przez system) musi zostać przygotowany
według specjalnych zasad:
• każda linia opisuje nowy produkt/usługę;
• poszczególne pola rekordu oddzielone są tabulatorem;
• wartości składające się z wielu wyrazów muszą być ujęte w cudzysłów;
• kolejność elementów w pliku jest stała i wygląda następująco: Nazwa *, Kod, Typ *,
Kategoria *, VAT sprzedaży *, VAT zakupu, Aktywny upust (wartości: Tak/Nie), Cena
detaliczna *, Waluta (ceny detalicznej) *, Cena zakupu *, Waluta (ceny zakupu) *, Cena
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 26
hurtowa 1, Waluta (ceny hurtowej 1) *, Cena hurtowa 2, Waluta (ceny hurtowej 2) *, Cena
hurtowa 3, Waluta (ceny hurtowej 3) *, Cena promocyjna, Waluta (ceny promocyjnej) *,
Cena dodatkowa, Waluta (ceny dodatkowej) *, Minimalna ilość *, Maksymalna ilość,
Wielkość paczki, Opis, Jednostka podstawowa (j.m.), Jednostka zbiorcza (j.m.), PKWiU,
ERPId, Numer katalogowy, Numer EAN, Producent, Dostawca, Dostawca opis, Koordynator
(login), Aktywny (wartości: Tak/Nie), Właściciel (Login) * oraz pięć pól dodatkowych
zdefiniowanych przy wdrożeniu systemu.
• wszystkie pola oznaczone symbolem * muszą zostać wypełnione;
• każdy produkt posiada sześć cen, natomiast z każdą ceną związana jest waluta. Nie
wszystkie ceny muszą zostać podane, jednakże nawet gdy nie wpisujemy którejś z cen to
musimy wypełnić wszystkie kolumny dotyczące walut (np. przez symbol PLN);
• w przypadku cen zamiast przecinka należy zawsze używać kropki (np.: 178.99);
Przykład: Monitor M15 Produkt /Monitory/ 22% 22% Tak 10.99 PLN
5.99 PLN 10.00 PLN 9.55 PLN 8.99 PLN 7.99 PLN 0 PLN
10 5 1000 “To jest opis produktu monitor” szt. opk. 7700Z 11
1332/AA 12316753172 Belinea “Belinea Poland” “” MarcinC Tak
MarcinC Sony 100 “Pole dodatkowe 3” “Pole dodatkowe 4” “Pole dodatkowe 5”
WAŻNE: Należy bardzo uważnie sporządzać pliki, które mają posłużyć następnie do importu
danych. Jeśli dane w pliku zostaną podane nieprawidłowo (przykładowo podamy nazwę
nieistniejącej kategorii) system nie dokona importu danych błędnego rekordu. Dodatkowo system
oznaczy błędnie wprowadzony rekord za pomocą pulsującej ikony a także niepoprawne pole
rekordu zostanie oznaczone kolorem czerwonym.
Nie wszystkie pola muszą zostać wypełnione. Jeśli dany wiersz pliku nie zawiera wszystkich
kolumn system uzupełni je pustymi wpisami. Jeśli kolumna zawiera pusty wpis (zawiera pusty ciąg
znaków bądź sekwencję znaków pustych np. spacja) system ITCube zastosuje wartość domyślną.
Poniżej przedstawiono listę wartości domyślnych:
• Kolumna Typ - wartość domyślna : Produkt;
• Kolumna Kategoria - wartość domyślna : /;
• Kolumna Vat zakupu/Vat sprzedaży - wartość domyślna : 22%;
• Kolumna Aktywny upust - wartość domyślna : Tak;
• Kolumny Waluta - wartość domyślna : PLN;
• Kolumny Cena - wartość domyślna : 0;
• Kolumna Minimalna ilość/Maksymalna ilość/Wielkość paczki - wartość domyślna : 1;
• Kolumna Aktywny - wartość domyślna : Tak;
• Kolumna Koordynator/Właściciel - wartość domyślna : Admin;
Gdy już stworzymy odpowiedni plik zawierający wszystkie wymagane pola, możemy przystąpić do
jego importu. W tym celu:
• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import produktów;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 27
• w nowo otwartym formularzu Importuj produkty wciskamy przycisk Przeglądaj aby wskazać
lokalizację pliku z produktami/usługami, które zamierzamy zaimportować;
• wciskamy przycisk Następne znajdujący się pod polem Nazwa pliku, wciśnięcie którego
otworzy ekran podglądowy, za pomocą którego sprawdzić można będzie poprawność
naszego pliku. Jeśli wszystkie dane znajdują się w odpowiednich rubrykach oraz nie są
zaznaczone kolorem czerwonym możemy wcisnąć przycisk Importuj, co spowoduje
wczytanie pliku z produktami do systemu. Dodatkowo możliwe jest ustalenie praw Odczytu,
Zapisu oraz Dowiązywania rekordów dla wszystkich importowanych produktów/usług. Do
tego służy sekcja Prawa, w której, zanim wciśniemy przycisk Importuj, możemy ustalić
prawa dostępu dla importowanych rekordów dotyczących produktów/usług;
• po zakończeniu importu produktów system wyświetli raport z wszystkimi rekordami, które
były importowane. Każdemu rekordowi system przydzieli jeden z dwóch statusów: Ok –
rekord został poprawnie dodany do bazy danych albo Błąd danych – importowanie rekordu
zakończyło się niepowodzeniem ze względu na niepoprawne dane.
WAŻNE: Za pomocą polecenia Importuj produkty możliwe jest wprowadzanie tylko podstawowych
informacji o danym produkcie. Pozostałe informacje (jak choćby aktywne promocje, zdjęcia, pliki)
należy uzupełnić wykorzystując polecenie Produkty->Produkty/Usługi a następnie
zmodyfikować wybrany rekord klikając w opcję Edytuj rekord.
WAŻNE: Za pomocą polecenia Importuj produkty możliwe jest także aktualizowanie rekordów.
Przez aktualizację rozumieć należy nadpisanie pól rekordu (wszystkich bądź tylko cennika)
opisującego produkt jeśli w importowanym pliku znaleziony zostanie wpis o identycznym kodzie
bądź numerze katalogowym. By import został wykonany w trybie aktualizacji należy zaznaczyć
opcję „Aktualizuj rekordy istniejące już w bazie”.
Importowanie gotowych list kontrahentów (*)
System ITCube umożliwia wprowadzanie informacji o kontrahentach współpracujących z naszą
firmą na dwa sposoby. Pierwszy z nich, za pomocą polecenia systemowego Kontrahenci->Dodaj
kontrahenta opisany zostanie w rozdziale poświęconym Kontrahentom. Drugą możliwością jest
zaimportowanie do systemu gotowej listy kontrahentów, przygotowanej wcześniej w postaci pliku
tekstowego. Oczywiście plik ten (aby został rozpoznany przez system) musi zostać przygotowany
według specjalnych zasad:
• każda linia opisuje nowego kontrahenta;
• poszczególne pola rekordu oddzielone są tabulatorem;
• wartości składające się z wielu wyrazów muszą być ujęte w cudzysłów;
• kolejność elementów w pliku jest stała i wygląda następująco: Nazwa *, Centrala, Grupa,
Branża, Upust, Data pozyskania, Osobowość prawna, NIP, Regon, Konto bankowe, Ulica,
Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo, Telefon (kier.), Telefon, Telefon (wew.), Lista email,
Lista domen, Osoba obsługująca, Skrócona nazwa, Telefon dod. (kier.), Telefon dod., Telefon
dod. (wew.), Faks (kier.), Faks, Faks (wew.), Strona WWW, Status, Sposób pozyskania,
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 28
Potencjał, Opis, Aktywny (wartości: Tak/Nie), Domyślna cena, Właściciel (Login) * oraz pola
dodatkowe definiowane podczas wdrożenia.
• wszystkie pola oznaczone symbolem * muszą zostać wypełnione;
• wszystkie daty muszą być w postaci: YYYY-MM-DD (np. 2001-09-25);
Przykład: "Coca-Cola" "" Klient Teleinformatyka "10" "2002-02-02" "sp. z. o. o"
677-174-38-56356234213 "1234-243234-123421-86868""Spółdzielcza 5/6"
Kraków 22-133 Małopolska Polska 12 34534534 22
“[email protected], [email protected]” inteligent.pl MarekC CocaCola
12 86575676 444 12 6789567 333 http://inteligent.pl
Potencjalny Ekstranet Wysoki “To jest opis kontrahenta” Tak
Cena hurtowa 1 MarekC “Pole dodatkowe 1” “Pole dodatkowe 2” “Pole
dodatkowe 3” “Pole dodatkowe 4” “Pole dodatkowe 5”
WAŻNE: Należy bardzo uważnie sporządzać pliki, które mają posłużyć następnie do importu
danych. Jeśli dane te zostaną podane nieprawidłowo (przykładowo podamy nazwę nieistniejącej
branży) system nie dokona importu danych. Dodatkowo system oznaczy błędnie wprowadzony
rekord za pomocą pulsującej ikony a także niepoprawne pole rekordu zostanie oznaczone kolorem
czerwonym.
Nie wszystkie pola muszą zostać wypełnione. Jeśli dany wiersz pliku nie zawiera wszystkich
kolumn system uzupełni je pustymi wpisami. Jeśli kolumna zawiera pusty wpis (zawiera pusty ciąg
znaków bądź sekwencję znaków pustych np. spacja) system ITCube zastosuje wartość domyślną.
Poniżej przedstawiono listę wartości domyślnych:
• Kolumna Aktywny - wartość domyślna : Tak;
• Kolumna Domyślna cena - wartość domyślna : Cena detaliczna;
• Kolumna Właściciel - wartość domyślna : Admin;
Gdy już stworzymy odpowiedni plik zawierający wszystkie wymagane pola, możemy przystąpić do
jego importu. W tym celu:
• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import kontrahentów;
• w nowo otwartym formularzu Importuj kontrahentów wciskamy przycisk Przeglądaj aby
wskazać lokalizację pliku z kontrahentami, które zamierzamy zaimportować;
• wciskamy przycisk Następne znajdujący się pod polem Nazwa pliku, wciśnięcie którego
otworzy ekran podglądowy, za pomocą którego sprawdzić można będzie poprawność
naszego pliku. Jeśli wszystkie dane znajdują się w odpowiednich rubrykach oraz nie są
zaznaczone kolorem czerwonym możemy wcisnąć przycisk Importuj, co spowoduje
wczytanie pliku z informacjami do systemu. Dodatkowo możliwe jest ustalenie praw
Odczytu, Zapisu oraz Dowiązywania rekordów dla wszystkich importowanych kontrahentów.
Do tego służy sekcja Prawa, w której, zanim wciśniemy przycisk Importuj, możemy ustalić
prawa dostępu dla importowanych rekordów dotyczących kontrahentów;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 29
• po zakończeniu importu kontrahentów system wyświetli raport z wszystkimi rekordami,
które były importowane. Każdemu rekordowi system przydzieli jeden z dwóch statusów: Ok
– rekord został poprawnie dodany do bazy danych albo Błąd danych – importowanie rekordu
zakończyło się niepowodzeniem ze względu na niepoprawne dane.
Importowanie gotowych list osób kontaktowych (*)
System ITCube umożliwia wprowadzanie informacji o osobach kontaktowych na dwa sposoby.
Pierwszy z nich, za pomocą polecenia systemowego Kontrahenci->Dodaj kontakt, opisany
zostanie w rozdziale poświęconym Kontrahentom. Drugą możliwością jest zaimportowanie do
systemu gotowej listy kontaktów, przygotowanej wcześniej w postaci pliku tekstowego.
Oczywiście plik ten (aby został rozpoznany przez system) musi zostać przygotowany według
specjalnych zasad:
• każda linia opisuje nową osobę kontaktową;
• poszczególne pola rekordu oddzielone są tabulatorem;
• wartości składające się z wielu wyrazów muszą być ujęte w cudzysłów;
• kolejność elementów w pliku jest stała i wygląda następująco: Nazwisko *, Imię,
Kontrahent, Płeć, Wiek, Tytuł, Data pozyskania, Kanał kontaktowy, Telefon (kier.), Telefon,
Telefon (wew.), Lista email, Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo, NIP, Pesel, Faks
(kier.), Faks, Faks(wew.), Telefon komórkowy (kier.), Telefon komórkowy, Przełożony, Dział,
Stanowisko, Specjalizacja, Ważność, Opis, Login w ekstranecie, Hasło w ekstranecie, Konto
w ekstranecie (wartości: Tak/Nie), Aktywny (wartości: Tak/Nie), Sposób pozyskania,
Status, Obsługujący (login), Właściciel (Login) *, GG, Skype oraz pięć pól dodatkowych
definiowanych podczas wdrożenia.
• wszystkie pola oznaczone symbolem * muszą zostać wypełnione;
• wszystkie daty muszą być w postaci: YYYY-MM-DD (np. 2001-09-25);
Przykład: Czajkowski Bartosz “Osoba prywatna” Mężczyzna 20-24 mgr
"2002-03-05" "Telefon" 12 5555555 444 [email protected]
"Brożka 5/6" Cieszyn43-400 śląskie Polska 677-174-38-21400780522 33
7777777 333 501 393169Brak Sieciowy Programista "JAVA, C+
+" VIP "To jest opis kontaktu" MarekC Hasło Tak Tak Telemarketing
“Potencjalny klient” PrzemekC MarekC 12345 Czaja “Pole dodatkowe 1”
“Pole dodatkowe 2” “Pole dodatkowe 3” “Pole dodatkowe 4” “Pole dodatkowe 5”
WAŻNE: Należy bardzo uważnie sporządzać pliki, które mają posłużyć następnie do importu
danych. Jeśli dane te zostaną podane nieprawidłowo (przykładowo podamy nazwę nieistniejącej
firmy) system nie dokona importu danych. Dodatkowo system oznaczy błędnie wprowadzony
rekord za pomocą pulsującej ikony a także niepoprawne pole rekordu zostanie oznaczone kolorem
czerwonym.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 30
Nie wszystkie pola muszą zostać wypełnione. Jeśli dany wiersz pliku nie zawiera wszystkich
kolumn system uzupełni je pustymi wpisami. Jeśli kolumna zawiera pusty wpis (zawiera pusty ciąg
znaków bądź sekwencję znaków pustych np. spacja) system ITCube zastosuje wartość domyślną.
Poniżej przedstawiono listę wartości domyślnych:
• Kolumna Konto w Ekstranecie - wartość domyślna : Tak;
• Kolumna Aktywny - wartość domyślna : Tak;
• Kolumna Właściciel - wartość domyślna : Admin;
Gdy już stworzymy odpowiedni plik zawierający wszystkie wymagane pola, możemy przystąpić do
jego importu. W tym celu:
• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import kontaktów;
• w nowo otwartym formularzu Importuj kontakty wciskamy przycisk Przeglądaj aby wskazać
lokalizację pliku z informacjami, które zamierzamy zaimportować;
• wciskamy przycisk Następne znajdujący się pod polem Nazwa pliku, wciśnięcie którego
otworzy ekran podglądowy, za pomocą którego sprawdzić można będzie poprawność
naszego pliku. Jeśli wszystkie dane znajdują się w odpowiednich rubrykach oraz nie są
zaznaczone kolorem czerwonym możemy wcisnąć przycisk Importuj, co spowoduje
wczytanie pliku z informacjami do systemu. Dodatkowo możliwe jest ustalenie praw
Odczytu oraz Zapisu dla wszystkich importowanych osób kontaktowych. Do tego służy
sekcja Prawa, w której, zanim wciśniemy przycisk Importuj, możemy ustalić prawa dostępu
dla importowanych rekordów dotyczących kontaktów;
• po zakończeniu importu osób kontaktowych system wyświetli raport z wszystkimi
rekordami, które były importowane. Każdemu rekordowi system przydzieli jeden z dwóch
statusów: Ok – rekord został poprawnie dodany do bazy danych albo Błąd danych –
importowanie rekordu zakończyło się niepowodzeniem ze względu na niepoprawne dane.
Importowanie gotowych list informacji (*)
System umożliwia wprowadzanie informacji dotyczących kontrahentów, osób kontaktowych,
projektów lub etapów projektów na dwa sposoby. Pierwszy z nich, za pomocą polecenia
systemowego Informacje->Dodaj informacje opisany zostanie w rozdziale poświęconym
informacjom. Drugą możliwością jest zaimportowanie do systemu gotowej listy informacji,
przygotowanej wcześniej w postaci pliku tekstowego. Oczywiście plik ten (aby został rozpoznany
przez system) musi zostać przygotowany według specjalnych zasad:
• każda linia opisuje nową informację;
• poszczególne pola rekordu oddzielone są tabulatorem;
• wartości składające się z wielu wyrazów muszą być ujęte w cudzysłów;
• kolejność elementów w pliku jest stała i wygląda następująco: Data od *, Data do *, Typ *,
Temat, Kontrahent, Kontakt (Nazwisko Imię), Projekt, Etap Projektu, Treść, Właściciel
(Login) * oraz dziesięć pól dodatkowych zdefiniowanych przy wdrożeniu systemu;
• wszystkie pola oznaczone symbolem * muszą zostać wypełnione;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 31
• wszystkie daty muszą być w postaci: YYYY-MM-DD (np. 2001-09-25) natomiast godziny w
postaci HH-MM (np. 09:03). W przypadku gdy pozostawimy pola Data od/ Data do nie
wypełnione system przypisze im aktualną datę.
Przykład: 2001-01-25 2001-01-26 Spotkanie “Ważne spotkanie w firmie Coca-Cola”
CocaCola Kowalski Jan “” “” “Spotkanie zakończyło pełnym sukcesem”
Administrator “Pole doatkowe1” ... “Pole dodatkowe10”
WAŻNE: Należy bardzo uważnie sporządzać pliki, które mają posłużyć następnie do importu
danych. Jeśli dane w pliku zostaną podane nieprawidłowo (przykładowo podamy nazwę
nieistniejącego typu informacji) system nie dokona importu danych błędnego rekordu. Dodatkowo
system oznaczy błędnie wprowadzony rekord za pomocą pulsującej ikony a także niepoprawne
pole rekordu zostanie oznaczone kolorem czerwonym.
WAŻNE: W przypadku błędnie podanego pola Kontrahent system zaznaczy, iż błędnie zostały
wprowadzone dwa pola: Kontrahent oraz Kontakt.
Nie wszystkie pola muszą zostać wypełnione. Jeśli dany wiersz pliku nie zawiera wszystkich
kolumn system uzupełni je pustymi wpisami. Jeśli kolumna zawiera pusty wpis (zawiera pusty ciąg
znaków bądź sekwencję znaków pustych np. spacja) system ITCube zastosuje wartość domyślną.
Poniżej przedstawiono listę wartości domyślnych:
• Kolumna Godzina (od) -wartość domyślna : 08:00;
• Kolumna Godzina (do) -wartość domyślna : 08:00;
• Kolumna Data (do) -wartość domyślna : Kolumna Data (od);
• Kolumna Typ - wartość domyślna : Notatka;
• Kolumna Temat - wartość domyślna : *Brak Tematu*;
• Kolumna Właściciel - wartość domyślna : Admin;
Gdy już stworzymy odpowiedni plik zawierający wszystkie wymagane pola, możemy przystąpić do
jego importu. W tym celu:
• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import informacji;
• w nowo otwartym formularzu Importuj informacji wciskamy przycisk Przeglądaj aby
wskazać lokalizację pliku z informacjami, które zamierzamy zaimportować;
• wciskamy przycisk Następne znajdujący się pod polem Nazwa pliku, wciśnięcie którego
otworzy ekran podglądowy, za pomocą którego sprawdzić można będzie poprawność
naszego pliku. Jeśli wszystkie dane znajdują się w odpowiednich rubrykach oraz nie są
zaznaczone kolorem czerwonym możemy wcisnąć przycisk Importuj, co spowoduje
wczytanie pliku z informacjami do systemu. Dodatkowo możliwe jest ustalenie praw
Odczytu oraz Zapisu dla wszystkich importowanych informacji. Do tego służy sekcja Prawa,
w której, zanim wciśniemy przycisk Importuj, możemy ustalić prawa dostępu dla
importowanych rekordów dotyczących informacji;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 32
• po zakończeniu importu informacji system wyświetli raport z wszystkimi rekordami, które
były importowane. Każdemu rekordowi system przydzieli jeden z dwóch statusów: Ok –
rekord został poprawnie dodany do bazy danych albo Błąd danych – importowanie rekordu
zakończyło się niepowodzeniem ze względu na niepoprawne dane.
Importowanie dokumentów (*)
System ITCube umożliwia rejestrowanie dokumentów na dwa sposoby. Pierwszy z nich, za pomocą
polecenia systemowego Dokumenty->Zarejestruj dokument opisany zostanie w rozdziale
poświęconym ewidencji dokumentów (zdalna rejestracja dokumentu). Drugą możliwością jest
zaimportowanie do systemu całego katalogu plików, umieszczonego wcześniej na komputerze
pełniącym rolę serwera systemu ITCube. W sposób ten importować pliki może tylko i wyłącznie
administrator systemu. W przypadku dużej ilości, obszernych plików jest to najwygodniejszy i
zarazem najefektywniejszy sposób importu danych.
Gdy już przygotujemy wszystkie pliki, które chcemy zarejestrować w systemie, możemy
przystąpić do ich importu. W tym celu:
• przekopiowujemy pliki do katalogu ITCube_Home/fileBuffor (gdzie ITCube_Home oznacza
katalog w którym zainstalowany został system ITCube);
• z menu systemowego wybieramy polecenie System->Import dokumentów;
• zostanie otworzony ekran podglądowy, za pomocą którego sprawdzić można będzie
zawartość katalogu importu. Umożliwi on także wskazanie docelowego katalogu, właściciela
importowanych plików oraz dokonanie wyboru czy pliki, które zostały poprawnie
zaimportowane, mają zostać fizycznie usunięte z katalogu importu. Dodatkowo możliwe jest
ustalenie praw Odczytu oraz Zapisu (sekcja Prawa) dla wszystkich importowanych
dokumentów. Jeśli w katalogu znajdują się wszystkie wymagane pliki możemy wcisnąć
przycisk Importuj, co spowoduje rejestrację wszystkich plików w systemie;
• po zakończeniu importu dokumentów system wyświetli raport z wszystkimi rekordami, które
były importowane. Każdemu rekordowi system przydzieli jeden z dwóch statusów: Ok –
rekord został poprawnie dodany do bazy danych albo Błąd danych – importowanie rekordu
zakończyło się niepowodzeniem, ponieważ dokument o takiej samej nazwie znajduję się już
w wybranym katalogu.
Dane firmy
Formularz „Dane firmy” umożliwia zapisanie wszystkich informacji teleadresowych właściciela
systemu ITCube CRM. Dane te wykorzystywane są przez moduł handel podczas wydruku
dokumentów sprzedażowych.
Zmiana hasła
Formularz Zmień hasło pozwala na zmianę hasła związanego z aktualnym kontem. Aby zmienić
hasło uprawniające do korzystania z konta, na którym jesteśmy właśnie zalogowani należy wybrać
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 33
opcję Zmień hasło (System->Zmień hasło). System ITCube zareaguje na to polecenie
otwarciem nowego formularza składającego się z trzech pól:
• pole Stare hasło – w które wpisać należy dotychczas używaną kombinację znaków
alfanumerycznych;
• pole Nowe hasło – w które wpisać należy nowy ciąg znaków mający stanowić od tej chwili
nasze prywatne hasło;
• pole Potwierdź nowe hasło – w to pole wpisać należy tę samą kombinację, której użyliśmy
przy wypełnianiu pola Nowe hasło.
Jeśli wszystkie pola zostały wypełnione poprawnie system ITCube zmieni hasło, jednocześnie
otwierając ponownie okno główne systemu. Jeśli którekolwiek z pól zostało wypełnione błędnie –
zostaniemy poproszeni o ponowne wypełnienie formularza. Kolorem czerwonym zostaną
oznaczone wszystkie pola wypełnione niepoprawnie.
WAŻNE: Podczas identyfikacji za pomocą loginu i hasła system ITCube rozróżnia wielkość
wpisywanych znaków alfanumerycznych.
Historia sesji
Administrator systemu ITCube ma możliwość przeglądania otwartych lub zamkniętych sesji. Ma
także możliwość uzyskania dostępu do pełnej listy zdarzeń które wystąpiły w kontekście
poszczególnych sesji. Do tego służy polecenie System->Historia sesji. Po wybraniu tej opcji
system otworzy formularz Historia sesji składający się z następujących kolumn:
• kolumna Nr - zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne - przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie informacji
dotyczących historii sesji;
• kolumna data - zawiera datę oraz godzinę rozpoczęcia sesji bądź wystąpienia zdarzenia. W
nagłówku (obok nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich sesji, według ich daty rozpoczęcia, ustalić należy dokładny czas jaki system
powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących sesji.
Konkretną wartość wprowadzić należy za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią
systemu ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku
znajdującego się po prawej stronie nazwy kolumny;
• kolumna Użytkownik - zawiera nazwisko oraz imię pracownika, który otworzył określoną
sesję bądź był autorem zdarzenia. W nagłówku (obok nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, przeglądając zdarzenia, aby znaleźć rekordy dotyczące zdarzeń wygenerowanych
przez użytkownika systemu „Jan Kowalski” wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu
Użytkownik identyczną pozycję. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych zdarzeniom powiązanych z danym pracownikiem;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 34
• Informacje dodatkowe - zawiera informacje dodatkowe. Dla sesji jest to lokalizacja z jakiej
łączył się dany użytkownik, dla zdarzenia jego pełny opis.
Na dole formularza możemy zdecydować czy w interesuje nas przeglądanie sesji (Sesje
zakończone/aktywne) czy też konkretnych zdarzeń (Zdarzenia). W przypadku listy zdarzeń
dodatkowo możemy zawęzić wyniki do zdarzeń konkretnego typu. Przykładowe typy to dodanie,
edycja, modyfikacja, wyświetlenie czy eksport.
Administrator będzie miał także możliwość usunięcia z bazy danych zdarzeń starszych od
wskazanej daty. Z uwagi na potencjalną możliwość gromadzenia bardzo dużej ilości informacji
związanych ze zdarzeniami operację taką warto wykonywać co pewien czas utrzymując na
przykład roczny horyzont czasowy.
Jak już było wspomniane wcześniej - w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)- zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do wyświetlenia pełnej listy zdarzeń w obrębie wybranej
sesji bądź możliwość jej zamknięcia.
Kończenie pracy systemu
Aby zakończyć pracę z systemem ITCube (zakończyć sesję) należy użyć polecenia System-
>Zakończ pracę. Po wyborze tej opcji załadowana zostanie strona logowania co skutecznie
uniemożliwi osobie niepowołanej korzystanie z zasobów systemu.
WAŻNE: Z powodów bezpieczeństwa, za każdym razem gdy użytkownik kończy pracę, powinien
wylogować się z systemu ITCube używając polecenia System->Zakończ pracę.
Zarządzanie użytkownikami systemu ITCube
Aby możliwa była praca z systemem ITCube należy go w pierwszej kolejności odpowiednio
skonfigurować. Pod tym pojęciem rozumie się wprowadzenie wszystkich informacji specyficznych
dla danej firmy (przykładowo zdefiniowanie grup oraz nowych kont użytkowników, opisanie
poszczególnych działów firmy, itp.), które umożliwią funkcjonowanie systemu w sposób optymalny
dla specyficznych wymagań danego klienta.
Działy firmy (*)
Formularz Działy firmy (Użytkownicy->Słowniki->Działy firmy) pozwala na wprowadzenie do
systemu ITCube struktury firmy. Po wybraniu odpowiedniego polecenia z menu Użytkownicy
administrator systemu otrzyma formularz składający się z dwóch okien, za pomocą którego będzie
mógł:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 35
• dodać nowy dział – poprzez wpisanie jego nazwy w polu Nazwa okna Dodaj dział i kliknięcie
w przycisk Dodaj;
• usunąć już istniejący dział poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa
okna Usuń/Modyfikuj dział i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk
Usuń;
• zmodyfikować nazwę działu poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu
Nazwa oraz podaniu nowej nazwy w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj dział i
zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz.
WAŻNE: Wprowadzone za pomocą tego formularza informacje będą później wykorzystane
podczas dalszej pracy z systemem – przykładowo podczas tworzenia nowego użytkownika będzie
można przypisać go do dowolnego ze stworzonych wcześniej działów.
Grupy użytkowników (*)
Formularz Grupy użytkowników (Użytkownicy->Słowniki->Grupy użytkowników) pozwala na
stworzenie w systemie powiązanych ze sobą wspólnymi uprawnieniami zbiorów użytkowników, co
powinno przyczynić się do łatwiejszego nimi zarządzania oraz do łatwiejszego nadawania praw
dostępu do zasobów systemu. Po wybraniu odpowiedniego polecenia z menu Użytkownicy
administrator systemu otrzyma formularz składający się z dwóch okien, za pomocą którego będzie
mógł:
• dodać nową grupę – poprzez wpisanie jej nazwy w polu Nazwa okna Dodaj grupę
użytkowników i kliknięcie w przycisk Dodaj;
• usunąć już istniejącą grupę poprzez wybranie jej nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa
okna Usuń grupę użytkowników i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie w
przycisk Usuń;
• zmodyfikować nazwę grupy poprzez wybranie jej nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa
oraz podaniu nowej nazwy w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj grupę użytkowników i
zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz.
WAŻNE: Wprowadzone za pomocą tego formularza informacje będą później wykorzystane
podczas dalszej pracy z systemem – przykładowo podczas tworzenia nowego użytkownika będzie
można przypisać go do dowolnej ze stworzonych wcześniej grup.
WAŻNE: Grupy użytkowników systemu ITCube są bardzo istotne z punktu widzenia dostępności
do poszczególnych rekordów bazy danych. Przy dodawaniu dowolnych rekordów jak kontrahenci,
osoby kontaktowe, dokumenty, projekty itd., prawa dostępu (do odczytu, zapisu oraz
dowiązywania) są przyznawane grupom użytkowników.
WAŻNE: W systemie ITCube istnieje domyślna grupa użytkowników (Domyślna), do której
automatycznie przypisywani są wszyscy ci użytkownicy, którzy nie zostali dołączeni do żadnej z
pozostałych, istniejących w systemie grup. Grupy tej nie można usunąć.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 36
WAŻNE: W systemie ITCube CRM istnieje predefiniowana grupa o nazwie Grupa rekordów
prywatnych. W przypadku gdy użytkownik należy do tej grupy ma on dostęp do rekordów, którym
właściciel nadał prawa “*Tylko twórca rekordu*”.
Kompetencje użytkowników (*)
Formularz Kompetencje użytkowników (Użytkownicy->Słowniki->Kompetencje) pozwala na
wprowadzenie do systemu ITCube kompetencji, które przydzielane będą w trakcie używania
systemu poszczególnym pracownikom. Po wybraniu odpowiedniego polecenia z menu
Użytkownicy administrator systemu otrzyma formularz składający się z dwóch okien, za pomocą
którego będzie mógł:
• dodać nową kompetencję – poprzez wpisanie jej nazwy w polu Nazwa okna Dodaj
kompetencje i kliknięcie w przycisk Dodaj;
• usunąć już istniejącą kompetencję poprzez wybranie jej nazwy z rozwijanego menu w polu
Nazwa okna Usuń/Modyfikuj kompetencję i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez
kliknięcie na przycisk Usuń;
• zmodyfikować nazwę kompetencji poprzez wybranie jej nazwy z rozwijanego menu w polu
Nazwa oraz podaniu nowej nazwy w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj kompetencje i
zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz.
WAŻNE: Wprowadzone za pomocą tego formularza informacje będą później wykorzystane
podczas dalszej pracy z systemem – przykładowo podczas tworzenia nowego użytkownika będzie
można przypisać mu dowolną ilość posiadanych przez niego kompetencji. System udostępnia
także narzędzia pozwalające na wyszukiwanie w bazie pracowników osób posiadających określone
umiejętności.
Dodawanie nowego użytkownika
Formularz Dodaj użytkownika (Użytkownicy->Dodaj użytkownika) pozwala na dodawanie
nowych użytkowników systemu. Rejestracja nowego użytkownika polega na podaniu danych
osobowych, danych opisujących zajmowane stanowisko oraz przysługujących praw. I tak aby
dodać nowego użytkownika należy wybrać opcję Dodaj użytkownika z menu Użytkownicy oraz
w nowo otwartym formularzu Dodaj użytkownika wypełnić kolejno wszystkie wymagane pola (pola
oznaczone gwiazdką).Poszczególne pola:
• Nazwisko (obowiązkowe) – nazwisko nowego użytkownika;
• Imię – imię nowego użytkownika;
• Login (obowiązkowe) – nazwa nowego użytkownika pod jaką będzie on identyfikowany
przez system ITCube, a w związku z tym będzie miał określone uprawnienia i możliwości
działania. Wartość tego pola musi być niepowtarzalna;
• Hasło (obowiązkowe) – zbiór liter i cyfr (ITCube rozróżnia wielkość znaków), które wraz z
odpowiednim loginem służą identyfikacji konkretnego użytkownika w systemie;
• Stanowisko - funkcja jaką sprawuje w firmie dany użytkownik systemu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 37
• Przełożony – określenie zależności służbowej dodawanego do bazy systemu użytkownika.
Aby ustalić tę zależność należy wybrać z rozwijanego menu nazwisko i imię bezpośredniego
przełożonego danego pracownika. Osoba ta będzie w przyszłości upoważniona do akceptacji
mailingów, nieobecności, kosztów osoby aktualnie wprowadzanej;
WAŻNE: Po prawej stronie pola Przełożony znajduje się przycisk Kontrola przełożonego,
zaznaczenie którego spowoduje uruchomienie mechanizmu akceptacji czynności podejmowanych
przez danego użytkownika. Jeśli pole to nie zostanie zaznaczone (mimo, iż użytkownik posiadał
będzie przełożonego) mechanizm kontroli pozostanie nieaktywny.
WAŻNE: Oczywistym jest fakt, że w bazie znajdować się będą tylko imiona i nazwiska tych
użytkowników, którzy wcześniej zostali tam dodani przez uprawnioną osobę (administratora
systemu lub osobę mającą odpowiednie uprawnienia) za pomocą polecenia Dodaj użytkownika.
Dlatego logiczne wydaje się, aby tworzenie bazy użytkowników zaczynać od najwyższego szczebla
kierowniczego i kontynuować uzupełnianie, kończąc na tych użytkownikach, którzy nie sprawują
funkcji kierowniczych i którym nie podlegają żadni pracownicy.
• Dział – przypisanie nowo tworzonego użytkownika do odpowiedniego działu firmy
(poszczególne działy firmy tworzy się za pomocą polecenia Działy firmy z menu
Użytkownicy->Słowniki);
• Kompetencje – przypisanie użytkownikowi listy kompetencji, posiadanych przez niego.
Wyboru kilku kompetencji dokonujemy trzymając wciśnięty klawisz Ctrl bądź Shift;
• Grupa użytkowników – przypisanie nowo tworzonego użytkownika do grupy (grup)
użytkowników.
WAŻNE: Dzięki grupom użytkowników o wiele prostsze staje się zarządzanie prawami dostępu do
rekordów w bazie danych. W bardzo prosty sposób można udostępnić do odczytu/zapisu rekordy
wszystkim użytkownikom przypisanym do konkretnej grupy.
• Uprawnienia (obowiązkowe) – jest to lista uprawnień, które można nadać nowo tworzonemu
użytkownikowi. I tak zaznaczając/odznaczając kolejne pola wyboru można umożliwić
wprowadzanej właśnie do systemu osobie następujące prawa:
• Dostęp do modułu “Ekstranet”;
• Dostęp do modułu “Intranet”;
• Dostęp do modułu “Mail”;
• Dostęp do modułu “Faks”;
• Dostęp do modułu “Serwis”;
• Dostęp do modułu “Projekty”;
• Dostęp do modułu “Formularze”;
• Dostęp do modułu “CallCenter”;
• Dostęp do modułu “Mobile”;
• Edycja projektów zamkniętych negatywnie;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 38
• Edycja projektów zamkniętych pozytywnie;
• Odczyt kalendarzy projektów innych użytkowników;
• Zarządzanie sprzedażą;
• Przeglądanie sprzedaży innych użytkowników;
• Zarządzanie kursami walut;
• Zarządzanie fakturami;
• Edycja faktur;
• Zarządzanie rozliczaniem faktur;
• Edycja zamkniętych zamówień;
• Ręczna edycja cen dla dokumentu sprzedaży;
• Zarządzanie produktami/usługami;
• Odczyt cen zakupu produktów/usług;
• Zarządzanie kontrahentami/kontaktami;
• Zarządzanie duplikatami kontrahentów;
• Wykonywanie akcji zbiorowych;
• Zarządzanie korespondencją grupową;
• Zarządzanie użytkownikami;
• Zarządzanie zastępstwami;
• Zarządzanie pomocą wewnętrzną;
• Generowanie raportów CR;
• Generowanie statystyk/analiz oraz eksportów;
• Generowanie eksportów ogólnych;
• Generowanie eksportów projektowych;
• Generowanie eksportów serwisowych;
• Zarządzanie planami sprzedażowymi;
• Generowanie planów sprzedażowych;
• Generowanie p. managera (handel/globalny);
• Generowanie p. managera (handel/swój dział);
• Generowanie p. managera (projekty/globalny);
• Generowanie p. managera (projekty/swój dział);
• Generowanie p. managera (serwis/globalny);
• Generowanie p. managera (serwis/swój dział);
• Zarządzanie uprawnieniami rekordów;
• Zarządzanie dokumentami;
• Przeglądanie dokumentów innych użytkowników;
• Przeglądanie nieobecności innych użytkowników;
• Edycja trwających/minionych nieobecności;
• Usuwanie swoich nieobecności;
• Przeglądanie kosztów innych użytkowników;
• Przeglądanie listów innych użytkowników;
• Usuwanie swoich listów;
• Przeglądanie faksów innych użytkowników;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 39
• Usuwanie swoich faksów
• Zarządzenie nowymi faksami;
• Przeglądanie informacji innych użytkowników;
• Przeglądanie zadań innych użytkowników;
• Przeglądanie zadań użytkowników swojego działu;
• Redelegacja odebranych zadań;
• Zmiana terminu realizacji odebranych zadań;
• Zmiana dowolnego pola odebranych zadań;
• Edycja zamkniętych zadań;
• Przeglądanie serwisu innych użytkowników;
• Edycja zamkniętych działań serwisowych;
• Odczyt historii sesji;
• Odczyt historii z systemu handlowego;
• Rejestracja rekordów w systemie handlowym;
• Usuwanie swoich ogłoszeń;
• Usuwanie swoich rezerwacji;
• Usuwanie dowolnych rekordów;
WAŻNE: Nadawanie uprawnień jest niezwykle istotnym elementem procesu tworzenia
„tożsamości” nowego użytkownika – niewłaściwe nadanie uprawnień może zaowocować w
przyszłości przykładowo pozbawieniem tegoż użytkownika dostępu do tych opcji systemu, które
będą mu niezbędne w jego pracy.
WAŻNE: Należy bardzo uważnie nadawać pewne prawa użytkownikom. W szczególności chodzi o
prawo do zarządzania użytkownikami – użytkownik mający takie prawo może dowolnie
modyfikować dane dotyczące użytkowników czyli także zmieniać im prawa. Do niebezpiecznych
praw należą: Usuwanie dowolnych rekordów (możliwość usunięcia dowolnego rekordu z systemu),
Zarządzanie korespondencją grupową (użytkownik mający takie prawo może wysłać mailing do
wszystkich kontrahentów i kontaktów firmy), prawa dotyczące generowania raportów (raporty
zawierają newralgiczne dane dla firmy oraz mają możliwość eksportu danych do systemów
zewnętrznych). Ostatnim ważnym prawem jest Zarządzanie zbiorami kontrahentów/kontaktów.
Użytkownik mający to prawo może zmienić cały zbiór kontrahentów za pomocą jednego kliknięcia
myszki.
Po określeniu Uprawnień użytkownika należy zdefiniować Domyślne prawa do Odczytu, Zapisu
oraz Dowiązywania. Podczas pracy użytkownika domyślne prawa będą ustawiane na każdym
formularzu służącym dodawaniu/modyfikacji rekordów. System pozwala na oddzielne
zdefiniowanie domyślnych praw dla rekordów dotyczących różnych obiektów (Kontrahentów,
Projektów, Serwisu, Sprzedaży, Dokumentów itd.)
Po zakończeniu wypełniania okna z podstawowymi danymi użytkownika, możemy uzupełnić
pozostałe dane teleadresowe – tak aby tworzona w systemie baza pracowników była pełniejsza i
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 40
bardziej funkcjonalna. W sekcji Dane dodatkowe o użytkowniku mamy możliwość wzbogacenia
naszej bazy o takie informacje jak: ulica, miasto, kod pocztowy, region, państwo, telefon,
właściwości konta poczty e-mail dodawanego użytkownika oraz szeroko pojęte informacje
dodatkowe, co do których sądzimy, iż mogą być kiedyś przydatne. Wszystkie te informacje wpisać
można w pola o takich samych nazwach – pamiętać warto też, iż nie są to informacje
obligatoryjne – pozwalają jednak na zwiększenie funkcjonalności działania systemu. Z podanych
powyżej pól podkreślić należy znaczenie następujących trzech, których wypełnienie niezbędne jest
w przypadku gdy użytkownik będzie odbierał pocztę elektroniczną przy użyciu systemu ITCube:
• Serwer IMAP – serwer, na którym umieszczone jest konto pocztowe POP lub IMAP
wprowadzanego użytkownika;
• Konto IMAP – nazwa konta na podanym powyżej serwerze, którego właścicielem jest
użytkownik;
• Hasło IMAP – hasło dostępu do powyższego konta pocztowego;
• Serwer SMTP/Port – nazwa serwera smtp służącego do wysyłania poczty elektronicznej.
Możemy wskazać czy wymaga on autoryzacji bądź połączenia kodowanego protokołem SSL.
Dodatkowo jeśli serwer wykorzystuje niestandardowy port możemy go zdefiniować w polu
Port. Jeśli korzystamy ze standardowych portów pole to powinno pozostać puste;
• Konto SMTP – nazwa konta na serwerze smtp służącym do wysyłania poczty elektronicznej;
• Hasło SMTP – hasło dostępu do powyższego konta pocztowego;
WAŻNE: System ITCube daje nam również możliwość zarejestrowania użytkownika
nieaktywnego. Osiągnąć to można poprzez wyłączenie opcji Aktywny znajdującej się po prawej
stronie pola Nazwisko na początku formularza. Jest to także prosty sposób na tymczasowe
zablokowanie konta danego użytkownika.
• Skrzynka email – sekcja służąca określeniu praw do Odczytu i Zapisu poczty elektronicznej
dodawanego użytkownika.
Operację wprowadzania do systemu nowego użytkownika zakończyć należy wciśnięciem przycisku
Zapisz. Jeśli z jakiegoś powodu rezygnujemy z wprowadzania danych użytkownika do systemu –
wystarczy kliknąć przycisk Anuluj, który umożliwi wycofanie się z całej operacji.
Podgląd / Modyfikacja danych użytkowników
Użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać przeglądu bazy danych użytkowników
systemu oraz (jeśli ma odpowiednie uprawnienia) dokonać w niej niezbędnych poprawek. Do tego
celu służy polecenie Użytkownicy->Użytkownicy, po wybraniu którego system otworzy
formularz Zarządzaj użytkownikami gdzie dokonać będzie można wszystkich niezbędnych
czynności.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 41
Wyszukiwanie danych
Formularz składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji pomiędzy
poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię rekordów, każda
partia składa się z dziesięciu rekordów gdzie zaś każdy rekord zawiera dane związane z jednym
pracownikiem).
WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie rekordów zawierających aktywnych
użytkowników oraz w bazie zawierającej użytkowników nieaktywnych (więcej o nadawaniu statusu
użytkownika aktywnego/nieaktywnego w punkcie dotyczącym dodawania nowego użytkownika).
Wyboru dokonujemy zaznaczając pole Aktywne rekordy bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące
się po lewej stronie przycisku Szukaj.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się
rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi.
Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,
służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwia poruszanie się pomiędzy
wszystkimi partiami rekordów dostępnymi w systemie. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze
poszukiwania za pomocą mechanizmów do wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli
poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego użytkownika
systemu za pomocą takich danych jak choćby: imię, nazwisko, login jakim posługuje się w
systemie, kompetencje użytkownika bądź dział, w którym pracuje. Okno składa się z pięciu
kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o
użytkowniku, edycja jego danych oraz ich usunięcie (więcej informacji na ten temat w
punkcie poświęconym modyfikacji danych);
• kolumna Dział – zawiera informację o dziale firmy, w którym zatrudniony jest dany
pracownik. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 42
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące pracowników zatrudnionych w hipotetycznym dziale „Redakcja”
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Dział frazę „Redakcja”. Wynikiem takiego
działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim pracownikom
zatrudnionym w dziale „Redakcja” naszej firmy.
WAŻNE: Aby opcja ta była użyteczna należy oczywiście pamiętać o wprowadzeniu do systemu
struktury firmy (Użytkownicy->Słowniki->Działy firmy) i przypisaniu konkretnych
pracowników do poszczególnych jej działów (Użytkownicy->Dodaj użytkownika).
• kolumna Kompetencje - zawiera informacje o kompetencjach posiadanych przez
poszczególnych pracowników. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich pracowników posiadających hipotetyczne
kompetencje “Kurs angielskiego” oraz “Studia ekonomiczne” wystarczy zaznaczyć te
kompetencje (trzymając wciśnięty klawisz Ctrl) i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk
Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim
pracownikom, którzy posiadają przynajmniej jedną ze wskazanych kompetencji. Każdy z
rekordów zostanie opisany numerem wskazującym na ilość kompetencji pokrywających się
z naszym wyborem. Tak więc w wymienionym przypadku pracownicy, którzy spełniają nasze
kryteria w 100% oznaczeni zostaną numerem dwa natomiast ci, którzy mają ukończony
tylko kurs angielskiego bądź studia ekonomiczne numerem jeden;
• kolumna Nazwisko / imię – zawiera imię i nazwisko pracownika. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący Jana Kowalskiego wystarczy
wpisać w pole Nazwisko i imię frazę „Jan Kowalski” i wcisnąć klawisz Enter bądź przycisk
Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim
Janom Kowalskim pracującym w naszej firmie. Jeśli nie znamy pełnego imienia bądź
nazwiska – system umożliwia skorzystanie z tak zwanego mechanizmu poszukiwania na
podstawie wzorca;
• kolumna Login – zawiera identyfikator użytkownika, pod jakim jest on rozpoznawany przez
system. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord
dotyczący użytkownika posługującego się konkretnym identyfikatorem, wystarczy wpisać
jego nazwę w polu edycyjnym i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie rekordu poświęconego pracownikowi posługującemu
się tym właśnie loginem. Podobnie jak miało to miejsce w przypadku mechanizmu
wyszukującego dane w kolumnie Nazwisko i imię, tak i tutaj mamy możliwość zastosowania
wyszukiwania za pomocą wzorców.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 43
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie
Podgląd / Modyfikacja / Tworzenie nowych kont/ Usuwanie rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)– zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , dzięki któremu użytkownik systemu uzyskuje
dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o użytkowniku, edycja jego danych,
tworzenie nowego konta na bazie już istniejącego oraz ich usunięcie.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu użytkownika
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone na temat danego użytkownika informacje.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o użytkowniku którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony o następującym
wyglądzie .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który
wypełnić należało podczas wprowadzania danych nowego użytkownika (Użytkownicy->Dodaj
użytkownika). Za pomocą tego formularza uprawniony użytkownik systemu otrzymuje dostęp do
danych wybranego wcześniej użytkownika systemu i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany
zostały zapisane należy zatwierdzić je klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole
formularza. Analogicznie – klikając w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone
przez nas poprawki.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 44
WAŻNE: W przypadku edycji konta Admin widoczna jest tylko i wyłącznie sekcja Domyślne
prawa.
Tworzenie nowych kont
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili wykorzystać jako bazę dla nowego konta. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj użytkownika. Po wykonaniu wyżej wspomnianej
operacji system ITCube otworzy formularz dodawania użytkownika. Wszytkie pola formularza
zostaną jednak automatycznie ustawione na wartości pobrane istniejącego juz konta. Funkcja ta
jest bardzo przydatna przy tworzeniu kont o podobnych parametrach (np. pracownicy jednego
działu).
Usuwanie rekordu(*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda
potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk
Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
Zarządzanie zastępstwami
System ITCube oferuje narzędzie pozwalające na grupowe przepinanie obowiązków pomiędzy
użytkownikami systemu. Ma to zastosowanie w przypadku długotrwałych absencji pracownika
bądź też zakończenia współpracy. Przez obowiązki rozumie się tutaj takie obiektu jak :
Wykonywane zadania, Prowadzone projekty/etapy projektów, Obsługiwane oferty, Wykonywane
zlecenia/działania serwisowe.
By wywołać formularz zarządzania zastępstwami należy wybrać polecenie Użytkownicy-
>Zastępstwa. W pierwszej kolejności należy wskazać osobę zastępowaną oraz zastępującą. Jeśli
mamy do czynienia z nieobecnością czasową podajemy zakres dat w polu okres zastępstwa. Jeśli
dodatkowo zależy nam by osoba zastępująca stała się także właścicielem rekordów (domyślnie
zmianie ulega tylko pole realizator, obsługujący czy koordynator) zaznaczmy opcję Zmień także
właściciela rekordów. Zagwarantuje to zastępującemu pełniejszy dostęp do rekordów ale
spowoduje także utratę informacji o pierwotnym właścicielu rekordu. Może to w przyszłości
utrudnić interpretację danych historycznych dlatego co do zasady pole to powinno pozostać
niezaznaczone.
Ostatnim krokiem jest wskazanie obiektów (Wykonywane zadania, Prowadzone projekty/etapy
projektów, Obsługiwane oferty, Wykonywane zlecenia/działania serwisowe), które mają zostać
skojarzone z nowym realizatorem. Dla każdego z tych obiektów będziemy także mogli precyzyjnie
określić typ oraz stan realizacji. Domyślne wartości typu oraz stanu realizacji opisują sytuacje w
której zależy nam na zmianie realizatora niezależnie od typu ale tylko w rekordach które
skojarzone są z czynnościami „zamkniętymi”. Ostatnim krokiem jest wykonanie akcji zmiany
realizatora poprzez naciśnięcie przycisku Zapisz.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 45
Typy informacji o użytkowniku (*)
System ITCube umożliwia prowadzenie pełnej historii współpracy z pracownikiem. Zanim jednak
rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych informacji dotyczących użytkowników systemu
(Użytkownicy->Dodaj informację) logiczne wydaje się stworzenie w bazie struktury podziału
informacji ze względu na treść, której dotyczą (np.: Ważne zaniedbanie, Pochwała itd.). Polecenie
Użytkownicy->Słowniki->Typu informacji pozwala na wprowadzenie do systemu ITCube
typów wszystkich informacji, które używane będą w systemie. Wybór wyżej wymienionej opcji
spowoduje otworzenie formularza Typy informacji o użytkowniku, za pomocą którego użytkownik
systemu będzie mógł:
• dodać nowy typ informacji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w oknie
Dodaj typ informacji o użytkowniku i klikając w przycisk Dodaj;
• zmodyfikować istniejący typ poprzez wybranie jego nazwy w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj typ informacji o użytkowniku, modyfikacji jego nazwy w polu Nowa nazwa
oraz naciśnięciu przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący typ wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj typ informacji o użytkowniku i klikając w przycisk Usuń.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu informacji, który proponowany
będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślny
typ informacji ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas edycji nowego rekordu w oknie Dodaj typ
informacji o użytkowniku;
• wybierając interesujący nas typ z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj
typ informacji o użytkowniku, zaznaczając okno Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.
Wprowadzanie nowej informacji o użytkowniku
Informacje wprowadzamy do systemu za pomocą polecenia Użytkownicy->Dodaj informację.
Po wybraniu wyżej wspomnianej opcji otwarty zostanie nowy formularz Dodaj informację o
użytkowniku, za pomocą którego określić będziemy mogli wszystkie parametry nowo tworzonej
wiadomości. I tak w formularzu tym znaleźć będziemy mogli następujące pola:
• Data od, do (obowiązkowe) – pola, za pomocą których określić należy zakres czasowy
dotyczący wprowadzanej informacji. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego
kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola Data;
• Typ informacji (obowiązkowe) – niezwykle istotne menu pozwalające określić typ
wprowadzanej do systemu informacji. Dzięki podziałowi informacji na typy wygodniejsze i
szybsze staje się ich późniejsze wyszukiwanie;
• Użytkownik (obowiązkowe) – pole specyfikujące, którego użytkownika dotyczy
wprowadzana informacja;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 46
• Kontrahent – rozwijane menu umożliwiające powiązanie informacji o użytkowniku z
kontrahentem;
• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonać możemy wyboru osoby
kontaktowej dla wybranej powyżej firmy;
• Projekt – rozwijane menu umożliwiające powiązanie informacji o użytkowniku z konkretnym
projektem;
• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu wyżej
wskazanego projektu, którego dotyczyć będzie wprowadzana właśnie do systemu
wiadomość;
• Właściciel (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela wprowadzanego
rekordu.
• Treść – właściwe pole edycyjne umożliwiające wpisanie treści samej informacji;
WAŻNE: Administrator systemu będzie miał możliwość specyfikacji właściciela rekordu używając
pola Właściciel.
Podgląd / Modyfikacja informacji o użytkownikach
Posiadający odpowiednie uprawnienia użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać
podglądu danego rekordu oraz (jeśli zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki.
Do tego celu służy polecenie Użytkownicy->Informacje. Po wybraniu tej opcji system otworzy
formularz Zarządzaj informacjami o użytkownikach, za pomocą którego dokonać będzie można
wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj informacjami o użytkownikach składa się z dwóch okien. Pierwsze służy
wyłącznie do nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system
wyświetla jedną partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord
zawiera dane związane z jedną informacją o użytkowniku). Nawigacja pomiędzy partiami
rekordów może odbywać się na dwa różne sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za
pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą
również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 47
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnej informacji za pomocą takich danych jak choćby: właściciel
rekordu, typ informacji, użytkownik systemu, którego dotyczy informacja czy też zakres czasowy
danej informacji. Okno składa się z pięciu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści informacji, jej
edycja oraz usunięcie danej wiadomości;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził do
systemu daną informację. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnej informacji wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć informację, której twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z
rozwijanego menu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wiadomości stworzonych przez użytkownika „Jan Kowalski”;
• kolumna Typ – jak sama nazwa wskazuje – kolumna zawiera informacje na temat typu
danej informacji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
wszystkie informacje, których typ określony został jako „Poważne zaniedbanie” wystarczy
wybrać z rozwijanego menu w polu Typ identyczną wartość. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych informacjom, których typ został tak
właśnie określony.
• kolumna Użytkownik – zawiera Nazwisko oraz imię pracownika, z którym związana jest
określona wiadomość. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć rekordy dotyczące informacji związanych z pracownikiem „Jan Kowalski”
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Użytkownik identyczną pozycję. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych informacjom
powiązanym z danym pracownikiem;
• kolumna Data – zawiera informację o dacie danej informacji. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich wiadomości,
według ich daty początkowej lub końcowej, ustalić należy zakres czasowy jaki system
powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących informacji.
Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretne wartości wprowadzić
należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube.
Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdującego się po
prawej stronie pól Od, Do.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 48
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)– zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji,
edycja zapisanych tam danych oraz ich usunięcie.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu informacji
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone podczas tworzenia nowej wiadomości informacje.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o produkcie którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego, kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który
wypełnić należało podczas wprowadzania nowej informacji (Użytkownicy->Dodaj informację).
Za pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranej wcześniej
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 49
informacji i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki
należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie –
kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje odrzucenie wszystkich wprowadzonych przez nas
poprawek.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda
potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk
Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
Raport użytkowników – statystyka aktywności
Pierwszym z raportów dotyczących użytkowników jest Statystyka aktywności. Raport ten
prezentuje ile informacji, zadań, ofert, maili, faksów zostało dodanych do systemu przez
użytkowników. Raport ten jest w postaci tabelarycznej, co ułatwia porównywanie efektywności
pracowników. Statystykę aktywności można wygenerować za pomocą polecenia Raporty-
>Użytkownicy->Statystyka aktywności. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego
formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie informacje powinny
zostać umieszczone w raporcie. I tak w sekcji Dane dotyczące informacji uwzględnionych w
statystyce znajdują się następujące pola:
• Data od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego raportu. Odpowiednią datę
wprowadza korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w
przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć statystyka. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje statystykę związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 50
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie statystyki związanej z projektami stworzonymi w oparciu o
wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
statystyki powiązanej ze wskazanym projektem;
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne.
Ostatnia część formularza (Dane dotyczące profilu kontrahenta) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na kontrahenta. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Kontrahent - pole umożliwiające wprowadzenie nazwy kontrahenta, którego ma dotyczyć
podsumowanie statystyczne;
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów;
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże
kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby
pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-
>Sposoby pozyskania;
• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby
kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla
którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 51
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować statystykę, co uczynić można klikając
przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj.
Raport użytkowników – statystyka zysku ze sprzedaży
Kolejnym z raportów dotyczących użytkowników jest Statystyka zysku. Raport ten prezentuje jaki
zysk/stratę osiągnął konkretny użytkownik w rozbiciu na oferty, zamówienia oraz
przychody/koszty. Raport ten jest w postaci tabelarycznej, co ułatwia porównywanie
“zyskowności” pracowników. Statystykę zysku można wygenerować za pomocą polecenia
Raporty->Użytkownicy->Statystyka zysku ze sprzedaży. Wybranie tej opcji spowoduje
otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie
informacje powinny zostać umieszczone w raporcie. I tak w sekcji Dane dotyczące informacji
uwzględnionych w statystyce znajdują się następujące pola:
• Data od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego raportu. Odpowiednią datę
wprowadza korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w
przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Waluta – pole zawężające raport do dokumentów wyrażonych w podanej walucie;
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć statystyka. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje statystykę związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie statystyki związanej z projektami stworzonymi w oparciu o
wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
statystyki powiązanej ze wskazanym projektem;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 52
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne.
Ostatnia część formularza (Dane dotyczące profilu kontrahenta) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na kontrahenta. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Kontrahent - pole umożliwiające wprowadzenie nazwy kontrahenta, którego ma dotyczyć
podsumowanie statystyczne;
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów;
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże
kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby
pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-
>Sposoby pozyskania;
• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby
kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla
którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować statystykę, co uczynić można klikając
przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 53
Zarządzanie zadaniami w systemie ITCube
System ITCube posiada wiele funkcji umożliwiających pracę grupową w wewnątrz firmy.
Podstawowym narzędziem pracy grupowej jest zarządzanie zadaniami. Wszystkie możliwe
czynności związane z zadaniami takie jak dodawanie, delegowanie, przeglądanie są dostępne w
menu Zadania.
Typy zadań (*)
Zanim zaczniemy dodawać czy też delegować zadania należy skonfigurować wartości słownikowe
dotyczące zadań. Formularz Typy zadań (Zadania->Słowniki->Typy zadań) pozwala na
wprowadzenie do systemu ITCube różnych rodzajów zadań, które następnie będziemy
wykorzystywać przy dodawaniu bądź delegowaniu zadań innym użytkownikom. Po wybraniu
odpowiedniego polecenia z menu Zadania administrator systemu otrzyma formularz składający
się z dwóch okien, za pomocą którego będzie mógł:
• dodać nowy typ zadania – poprzez wpisanie jego nazwy w polu Nazwa okna Dodaj typ
zadania i kliknięcie w przycisk Dodaj;
• usunąć już istniejący typ zadania poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu
Nazwa okna Usuń/Modyfikuj typ zadania i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie
na przycisk Usuń;
• zmodyfikować nazwę typu zadania poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w
polu Nazwa oraz podaniu nowej nazwy w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj typ
zadania i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu zadania, który proponowany
będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślny
typ zadania ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas edycji nowego rekordu w oknie Dodaj typ
zadania;
• wybierając interesujący nas typ z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj
typ zadania, zaznaczając okno Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.
Dni wolne od pracy(*)
Formularz Dni wolne od pracy (Zadania->Słowniki->Dni wolne od pracy) pozwala na
wprowadzenie do systemu ITCube zbioru dat wyznaczających listę świąt. Daty takie
symbolizowane będą na wszystkich kalendarzach systemowych (a więc i tych nie dotyczących
bezpośrednio zadań) kolorem czerwonym. Po wybraniu odpowiedniego polecenia z menu Zadania
administrator systemu otrzyma formularz składający się z dwóch okien, za pomocą którego będzie
mógł:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 54
• dodać nowy dzień wolny – poprzez wpisanie daty w polu Nazwa okna Dodaj pozycję
słownika i kliknięcie w przycisk Dodaj;
• usunąć już istniejącą datę poprzez wybranie jej z rozwijanego menu w polu Nazwa okna
Usuń/Modyfikuj pozycję słownika i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez kliknięcie na
przycisk Usuń;
• zmodyfikować datę poprzez wybranie jej z rozwijanego menu w polu Nazwa oraz podaniu
nowej wartości w polu Nowa nazwa okna Usuń/Modyfikuj pozycję słownika i zatwierdzenie
swojego wyboru poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz.
System ITCube umożliwia wpisywanie dat świąt na dwa sposoby. Pierwszy z nich to podanie pełnej
daty zawierającej zarówno rok, miesiąc jak i dzień – np. 2008-01-01. Drugi to podanie jedynie
miesiąca i dnia – np. 12-24. W drugim przypadku opisujemy datę która powtarza się w cyklu
rocznym.
Delegowanie / Realizacja zadań
System ITCube umożliwia nie tylko wysyłanie informacji do poszczególnych grup użytkowników.
Istnieje również możliwość wydania polecenia konkretnemu użytkownikowi zarejestrowanemu w
systemie i nadzorowania jak toczy się wykonanie zleconego zadania oraz, co bardzo istotne,
prowadzenia z nim swego rodzaju wymiany uwag i spostrzeżeń.
Aby dobrze zrozumieć zasady na jakich działa w systemie delegowanie zadań trzeba przyjrzeć się
w jaki sposób zadania te krążą pomiędzy poszczególnymi użytkownikami i jakie użytkownicy Ci
mają możliwości działania. W największym skrócie schemat taki wygląda następująco:
1. Użytkownik zleca (deleguje) wykonanie danego zadania innemu użytkownikowi. Dzięki
temu staje niejako wyżej w hierarchii i przejmuje rolę osoby, która decydować będzie o
pozytywnym bądź negatywnym ostatecznym zakończeniu zadania.
2. Użytkownik, który został wybrany do zrealizowania zadania zostaje powiadomiony o tym
fakcie przez system (notka w sekcji Do zrobienia (Zadania nowe) w Panelu głównym
systemu ITCube oraz odpowiednia informacja dostępna za pomocą polecenia Zadania-
>Zadania odebrane).
3. Realizator decyduje o tym jak zamierza postąpić i powiadamia o tym osobę delegującą
ustawiając odpowiedni status zadania za pomocą pola Status wraz z opisaniem przyczyn
takiej a nie innej decyzji.
4. Użytkownik zlecający przegląda informacje wprowadzone przez realizatora za pomocą
polecenia Zadania->Zadania delegowane i albo definitywnie akceptuje jego decyzję
albo nakazuje ponownie zająć się zadaniem uzasadniając swoją decyzję w polu
edycyjnym.
WAŻNE: Użytkownik systemu może wyznaczyć na realizatora samego siebie. Dzięki temu system
ITCube służyć może także jako prywatny kalendarz.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 55
I tak Aby delegować innemu użytkownikowi systemu zadanie, wybrać należy polecenie Zadania-
>Dodaj/Deleguj zadanie. System ITCube otworzy nowe okno z formularzem, w którym znaleźć
można następujące pola:
• Temat (obowiązkowe) – pole umożliwiające nadanie nazwy tworzonemu właśnie zadaniu;
• Data (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego określić należy daty
rozpoczęcia/zakończenia zadania oraz godziny jego realizacji. Daty wprowadzić należy za
pomocą systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący
się po prawej stronie pola Data lub wpisać poprawną datę z klawiatury. W przypadku
dodawania zadania kilkudniowego należy ręcznie zmodyfikować dzień zakończenia zadania;
• Seria/Do – pola pozwalające na dodawanie serii – czyli zadań związanych z wieloma
użytkownikami bądź powtarzanych okresowo. Jeśli w pierwszym polu wybierzemy wartość
„Cykl wieloużytkownikowy” pole Realizator zmieni się tak by możliwe było wskazanie wielu
wartości. Jeśli zdecydujemy sie na serię czasową pole to decyduje o typie serii określając
okres powtórzenia (dzień, tydzień, miesiąc itd.). Jeśli wybrany zostanie typ dzienny
dodatkowo system wyświetli elementy pozwalające na doprecyzowanie wyboru poprzez
wskazanie poszczególnych dni tygodnia. Pole „Do” określa datę zakończenia okresu trwania
serii.
• Realizator (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wyznaczamy spośród
zarejestrowanych w systemie użytkowników osobę mającą zająć się realizacją danego
zadania;
• Delegujący (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę osoby delegującej
edytowany rekord.
• Typ – rozwijana lista z typami zadań wprowadzanych do systemu za pomocą polecenia
Zadania->Słowniki->Typy zadań;
• Priorytet – rozwijane menu umożliwiające określenie ważności delegowanego zadania;
• Przypomnienie delegującego – rozwijana lista, dzięki której można zadecydować czy system
ma poinformować osobę delegującą zadanie o jego zakończeniu (Powiadom o zakończeniu
zadania) lub też nie informować delegującego o tym fakcie (Nie powiadamiaj). Dodatkowo
możliwe jest powiadomienie delegującego o opóźnieniu w realizacji zadania bądź jego fakcie
jego odebrania przez realizatora. By system powiadamiał delegującego o odebraniu bądź
zakończeniu zadania ustawić należy opcję: Zakończenie/Odbiór zadania. Odbiór zadania
rozumiany jest tutaj jako podjęcie decyzji przez realizatora co do akceptacji/odrzucenia
zadania. W przypadku gdy chcemy by system powiadamiał delegującego o opóźnieniu bądź
zakończeniu zadania ustawić należy opcję: Zakończenie/Opóźnienie zadania. Opóźnienie
zadania rozumiane jest tutaj jako brak podjęcia decyzji o pozytywnym bądź negatywnym
zakończeniu zadania przy jednoczesnym upłynięciu terminu realizacji zadania. W obu
przypadkach zakończenie zadania rozumiane jest jako ustawienie statusu na Zamknięte
pozytywne bądź Zamknięte negatywnie. W przypadku gdy system ITCube powiadomi
delegującego o zakończeniu lub opóźnieniu zadania można ustawić opcję Nie powiadamiaj –
wtedy system nie będzie więcej informował nas o tym fakcie;
• Przypomnienie realizatora – rozwijana lista umożliwiająca określenie kiedy system ma
poinformować o realizacji zadania osobę odpowiedzialną za jego wykonanie. By oprócz
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 56
standardowego sposobu powiadomienia system poinformował realizatora także drogą
mailową wystarczy zaznaczyć opcje Mail. Jeśli aktywny jest dodatkowo moduł ITCube SMS
oraz do serwera został podłączony modem GSM (większość współczesnych telefonów
komórkowych zawiera taki modem) można nakazać systemowi przypomnienie o zadaniu w
postaci sms'a;
• Status – rozwijane menu dające możliwość ustalenia obecnego statusu zadania. Do wyboru
jest pięć opcji:
• Nowy – zadanie zostało dopiero wprowadzone do systemu;
• Odrzucony – zadanie nie zostało przyjęte do realizacji;
• Zaakceptowany - zadanie zostało przyjęte do realizacji;
• Zamknięty negatywnie, Zamknięty pozytywnie – zadanie zostało zakończone
pozytywnie/negatywnie;
• Kontrahent – rozwijane menu umożliwiające wybór (spośród wcześniej wprowadzonych do
systemu firm) tego kontrahenta, którego w jakiś sposób dotyczyć będzie zadanie;
WAŻNE: Dodając zadanie korzystając z polecenia Zadania->Dodaj/Deleguj zadanie lista
zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z którym będzie
powiązane zadanie należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie
system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po
wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system automatycznie wstawi
kontrahenta do formularza dodawania zadania.
• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonać możemy wyboru osoby
kontaktowej dla wybranej powyżej firmy;
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego
dotyczyć będzie zadanie;
• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego możemy związać zadanie z
konkretnym etapem wyżej wybranego projektu;
• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do zadania dowolnych plików, które zawierać
mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby delegującej. Plik dołącza się klikając w
przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po kliknięciu na wyżej
wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym wyszczególnione są wszystkie
dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia Dokumenty->Zarejestruj
dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie
możemy to zrobić podczas dodawania/delegowania zadania klikając przycisk . Więcej o
dołączaniu plików (dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom.
• Delegujący (opis) – właściwe pole edycyjne umożliwiające wpisanie np. treści polecenia, z
którym zapozna się realizator danego zadania;
W formularzu Dodaj/Deleguj zadanie możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych
zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Pola dodatkowe wprowadza się w sekcji Dane
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 57
dodatkowe dotyczące zadania. Aby sekcja ta była widoczna musi zostać włączony mechanizm
dodawania dodatkowych pól dotyczący zadań.
WAŻNE: Dodając/Delegując zadanie mamy możliwość wprowadzenia także informacji, rezerwacji
czy nieobecności. Dla przykładu aby zaraz po dodaniu zadania przejść do formularza służącego
definiowaniu informacji (większość pól będzie już wypełniona) należy zaznaczyć pole Dodaj
informację znajdujące się na samym dole formularza.
WAŻNE: Na dole formularza została umieszczona opcja Dodaj kontrahenta do pola "Związany z"
w projekcie/etapie. Jej zaznaczenie spowoduje dodanie kontrahenta związanego z zadaniem do
listy firm związanych z jego projektem nadrzędnym. Jeśli kontrahent jest już obecny na liście firm
związanych z projektem zostanie on zignorowany.
WAŻNE: Na dole formularza zostały umieszczone jeszcze dwa pola służące do zapisania zadania
w bazie systemu ITCube po mimo kolizji z innymi zadaniami lub nieobecnościami. Są to pola:
Ignoruj kolizję z zadaniami oraz Ignoruj kolizję z nieobecnościami.
Aby rekord został wprowadzony do systemu, należy zatwierdzić go klikając w przycisk Zapisz
znajdujący się na dole formularza. Kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas informacje dotyczące zadania. Dodatkowo obok przycisku Zapisz znajduję
się przycisk Ignoruj kolizje z innymi zadaniami. Odznaczenie tego przycisku spowoduje, iż system
będzie czuwał aby nie wprowadzić zadania kolidującego z innymi zadaniami wprowadzonymi do
systemu ITCube CRM.
Miesięczny kalendarz zadań
System ITCube umożliwia łatwe przeglądanie zadań w obrębie jednego miesiąca. W ten sposób od
razu widać w jaki dzień mamy dużo obowiązków, a w który jesteśmy stosunkowo mało zajęci. Aby
skorzystać z tej możliwości należy wybrać opcję Zadania->Kalendarz miesięczny. Następnie
program otworzy okno Kalendarz miesięczny zawierające tabelę z rozkładem zadań na dni. Każda
komórka tabeli reprezentuje pojedynczy dzień (numer dnia jest podany w lewym górnym rogu), w
której wypisane są wszystkie zadania na konkretny dzień. W Kalendarzu zadań mogą być
wypisywane wszystkie zadania lub zadania ważne/bardzo ważne, zależy to od ustawień
parametrów systemu. W przypadku zadań jednodniowych obok nazwy zadania system wypisuje
zakres jego czasu realizacji. Inaczej wygląda wypisanie zadania kilkudniowego, które zawiera czas
rozpoczęcia zadania (w pierwszym dniu realizacji), czas zakończenia (w ostatnim dniu jego
wykonania) a w dni pośrednie zadanie to oznaczone jest jako Całodniowe.
Miesięczny kalendarz umożliwia także szybkie dodawanie zadania. Aby delegować zadanie należy
kliknąć w przycisk akcji znajdujący się obok numeru dnia, na który chcemy je delegować.
Następnie należy wybrać godziny w jakich zadanie ma zostać wykonane oraz kliknąć w przycisk
Dodaj zadanie. W rezultacie system otworzy nowe okno, identyczne z tym, które można otrzymać
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 58
wybierając opcje Zadania->Dodaj/Deleguj zadanie. Przycisk akcji pozwala także na szybkie
dodanie nieobecności z poziomu kalendarza zadań.
Jeśli dany użytkownik posiada prawo do Przeglądania kalendarzy użytkowników swojego działu na
dole Miesięcznego kalendarza pojawią się dodatkowe dwa pola Realizator/Nieobecny oraz
Delegujący. Dzięki nim możliwe będzie przeglądanie oraz delegowanie zadań innym użytkownikom
systemu ITCube. Jeśli dany użytkownik posiada dodatkowo prawo do Przeglądania kalendarzy
wszystkich użytkowników pojawi się trzecie dodatkowe pole Dział pozwalające na zawężenie
kalendarza tylko do rekordów związanych z pracownikami wskazanego działu.
Jeśli chcemy aby w Miesięcznym kalendarzu uwzględnione były także absencje użytkowników
systemu bądź działania serwisowe należy na dole formularza zaznaczyć odpowiednio pole
Nieobecności bądź Działania serwisowe.
Tygodniowy kalendarz zadań
System ITCube umożliwia graficzne przeglądanie zadań w obrębie jednego tygodnia. W ten
sposób od razu widać w jaki dzień mamy dużo obowiązków, a w który jesteśmy stosunkowo mało
zajęci. Aby skorzystać z tej możliwości należy wybrać opcję Zadania->Kalendarz tygodniowy.
Następnie program otworzy okno Kalendarz tygodniowy zawierające graficzny rozkład zadań
podzielony na dni tygodnia.
Tygodniowy kalendarz umożliwia także szybkie dodawanie zadania. Aby delegować zadanie należy
kliknąć w przycisk akcji znajdujący się obok numeru godziny, na którą chcemy delegować
zadanie. Następnie należy wybrać godzinę zakończenia zadanie oraz kliknąć w przycisk Dodaj
zadanie. W rezultacie system otworzy nowe okno, identyczne z tym, które można otrzymać
wybierając opcje Zadania->Dodaj/Deleguj zadanie. Przycisk akcji pozwala także na szybkie
dodanie nieobecności z poziomu kalendarza zadań.
Jeśli dany użytkownik posiada prawo do Przeglądania kalendarzy użytkowników swojego działu na
dole Tygodniowego kalendarza pojawią się dodatkowe dwa pola Realizator/Nieobecny oraz
Delegujący. Dzięki nim możliwe będzie przeglądanie oraz delegowanie zadań innym użytkownikom
systemu ITCube. Jeśli dany użytkownik posiada dodatkowo prawo do Przeglądania kalendarzy
wszystkich użytkowników pojawi się trzecie dodatkowe pole Dział pozwalające na zawężenie
kalendarza tylko do rekordów związanych z pracownikami wskazanego działu.
Jeśli chcemy aby w Tygodniowym kalendarzu uwzględnione były także absencje użytkowników
systemu bądź działania serwisowe należy na dole formularza zaznaczyć odpowiednio pole
Nieobecności bądź Działania serwisowe.
Dniowy kalendarz zadań
System ITCube umożliwia graficzne przeglądanie zadań w obrębie jednego dnia. W ten sposób od
razu widać w jakich godzinach danego dnia mamy dużo obowiązków, a w których jesteśmy
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 59
stosunkowo mało zajęci. Aby skorzystać z tej możliwości należy z poziomu kalendarza
tygodniowego bądź miesięcznego wybrać konkretny dzień. Następnie program otworzy okno
Kalendarz dniowy zawierające graficzny rozkład zadań w kontekście wybranego dnia podzielony na
godziny.
Dniowy kalendarz umożliwia także szybkie dodawanie zadania. Aby delegować zadanie należy
kliknąć w przycisk akcji znajdujący się obok numeru godziny, na którą chcemy delegować
zadanie. Następnie należy wybrać godzinę zakończenia zadanie oraz kliknąć w przycisk Dodaj
zadanie. W rezultacie system otworzy nowe okno, identyczne z tym, które można otrzymać
wybierając opcje Zadania->Dodaj/Deleguj zadanie. Przycisk akcji pozwala także na szybkie
dodanie nieobecności z poziomu kalendarza zadań.
Jeśli dany użytkownik posiada prawo do Przeglądania kalendarzy użytkowników swojego działu na
dole Dniowego kalendarza pojawią się dodatkowe dwa pola Realizator/Nieobecny oraz Delegujący.
Dzięki nim możliwe będzie przeglądanie oraz delegowanie zadań innym użytkownikom systemu
ITCube. Jeśli dany użytkownik posiada dodatkowo prawo do Przeglądania kalendarzy wszystkich
użytkowników pojawi się trzecie dodatkowe pole Dział pozwalające na zawężenie kalendarza tylko
do rekordów związanych z pracownikami wskazanego działu.
Jeśli chcemy aby w Dniowym kalendarzu uwzględnione były także absencje użytkowników
systemu bądź działania serwisowe należy na dole formularza zaznaczyć odpowiednio pole
Nieobecności bądź Działania serwisowe.
Zadania odebrane
Wszystkie zadania, które zostały przydzielone konkretnemu użytkownikowi natychmiast trafiają do
specjalnej tabeli z wykazem zadań odebranych. Tabelę tę przejrzeć można wybierając z menu
systemowego opcję Zadania->Zadania odebrane. Dodatkowo użytkownik wyznaczony do
realizacji zadania zostaje o tym powiadomiony przez system poprzez umieszczenie odpowiedniej
adnotacji w Panelu głównym systemu ITCube (ramka Zadania nowe).
Wyszukiwanie wyników
I tak po wybraniu polecenia Zadania->Zadania odebrane wczytany zostanie wykaz wszystkich
zadań, których realizatorem jest osoba, aktualnie pracująca w systemie na danej stacji roboczej.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 60
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego rekordu
opisującego zadanie za pomocą takich danych jak choćby: osoba delegująca zadanie, status
danego zadania, jego nazwa czy też data realizacji zadania. Tabela ta podzielona jest na sześciu
kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści informacji
zawartej w rekordzie, jej edycja (umożliwiająca zmianę statusu zadania oraz wejście w
interakcję z osobą delegującą) oraz usunięcie rekordu;
• kolumna Delegujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który delegował dane
zadanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego zadania wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
zadanie, które delegował Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu
Delegujący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
zadań delegowanych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Data rozpoczęcia – zawiera informację o dacie rozpoczęcia realizacji zadania. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich zadań, według ich daty realizacji, ustalić należy zakres czasowy jaki system
powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących zadań
delegowanych. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data rozpoczęcia. Konkretne
wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią
systemu ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku
znajdujące się po lewej stronie pól Od, Do;
• kolumna Realizator – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest realizatorem
danego zadanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnych zadań wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć zadanie, którego realizatorem jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego
menu Realizator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich zadań realizowanych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Typ – zawiera rodzaj wprowadzonego zadania. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnych zadań wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć zadanie o typie „Prezentacja” wystarczy
wybrać z rozwijanego menu Typ frazę „Prezentacja”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich zadań oznaczonych jako Prezentacja;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 61
• kolumna Kontrahent – zawiera informację o nazwie firmy, w której dotyczy dane zadanie. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie zadania
dotyczące firmy „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Kontrahent „Coca Cola” i
nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy pełnych danych mamy możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz
wyszukiwania danych po dowolnym polu zadania. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się
pole Temat. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Wyszukiwanie
odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W Dodatkowej
kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
Dodatkowo na dole formularza znajdują się przyciski określające status zadania. Do wyboru mamy
następujące statusy zadań: Wszystkie, Nowe, Odrzucone, Zaakceptowane, Zamknięte pozytywne,
Zamknięte negatywnie.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)– zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji,
edycja zapisanych tam danych oraz usunięcie rekordu z systemu.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zadań odebranych
znajdujących się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje dotyczące zadania.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o zadaniu którekolwiek z pól nie zostało wypełnione
– na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 62
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Osoba wyznaczona do realizacji danego zadania może w każdej chwili zmodyfikować pewne
informacje zapisane w rekordzie opisującym dane zadanie. Aby to uczynić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Edytuj rekord.
WAŻNE: Warto zauważyć, że standardowo realizator nie ma możliwości zmiany wszystkich pól
jeśli nie jest jednocześnie osobą która zadanie delegowała. W szczególności nie może dokonać
zmiany pól Data, Realizator. Możliwość taką uzyska dopiero w wyniku przyznania mu uprawnień
„Redelegacja odebranych zadań” i/lub „Zmiana terminu realizacji odebranych zadań”
Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz
znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system
odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy. Jeśli dane zadanie jest elementem serii – czyli zostało wygenerowane automatycznie jako
część zadania cyklicznego dodatkowo pojawi się także opcja „Usuń serię (wszystkie zadania)” oraz
„Usuń serię (zadania otwarte)”. Pierwsza z opcji pozwala na usunięcie wszystkich rekordów
będących składowymi danego zadania cyklicznego. Druga natomiast tylko tych które nie zostały
jeszcze oznaczone jako „Zamknięte pozytywnie/negatywnie”
Zadania delegowane
Podobnie jak miało to miejsce w przypadku zadań odebranych, w każdej chwili obejrzeć możemy
pełny wykaz zadań, które zleciliśmy do wykonania konkretnemu użytkownikowi. Tabelę taką
przejrzeć można wybierając z menu systemowego opcję Zadania->Zadania delegowane.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 63
Wyszukiwanie wyników
I tak, po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich zadań, których wykonanie
zleciła osoba aktualnie zalogowana. Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może
odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego
wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery
przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego zadanie za pomocą takich danych jak
choćby: osoba wyznaczona do realizacji zadania, jego status, nazwa, czy też data realizacji
zadania. Okno to podzielone jest na sześć kolumn.
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści informacji
związanej z zadaniem oraz jej edycja (umożliwiająca zmianę wszystkich parametrów
zadania oraz wejście w interakcję z osobą delegowaną do wykonania zadania);
• kolumna Delegujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który delegował dane
zadanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego zadania wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
zadanie, które delegował Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu
Delegujący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
zadań delegowanych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Data rozpoczęcia – zawiera informację o dacie rozpoczęcia realizacji danego
zadania. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące wszystkich zadań, według ich daty realizacji, ustalić należy zakres
czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów
dotyczących zadań delegowanych. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data
realizacji. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 64
jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez
wciśnięcie przycisku znajdujące się po lewej stronie pól Od, Do.
• kolumna Realizator – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest realizatorem
danego zadanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnych zadań wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć zadanie, którego realizatorem jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego
menu Realizator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich zadań realizowanych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Typ – zawiera rodzaj wprowadzonego zadania. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnych zadań wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć zadanie o typie „Prezentacja” wystarczy
wybrać z rozwijanego menu Typ frazę „Prezentacja”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich zadań oznaczonych jako Prezentacja;
• kolumna Kontrahent – zawiera informację o nazwie firmy, w której dotyczy dane zadanie. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie osoby
kontaktowe firmy „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Kontrahent frazę „Coca
Cola” i nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy pełnych danych mamy możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz
wyszukiwania danych po dowolnym polu zadania. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się
pole Temat. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Wyszukiwanie
odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W Dodatkowej
kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
Dodatkowo na dole formularza znajdują się przyciski określające status zadania. Do wyboru mamy
następujące statusy zadań: Wszystkie, Nowe, Odrzucone, Zaakceptowane, Zamknięte pozytywne,
Zamknięte negatywnie.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)– zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk, kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji,
edycja zapisanych tam danych oraz usunięcie rekordu z systemu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 65
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zadań delegowanych
znajdujących się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje poświęconemu danemu zadaniu.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o zadaniu którekolwiek z pól nie zostało wypełnione
– na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Osoba delegująca zadanie może w każdej chwili zmodyfikować wszystkie informacje zapisane w
rekordzie opisującym dane zadanie o ile zadanie nie zostało zamknięte. Aby to uczynić należy
kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego
rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wybraniu tego polecenia system ITCube otworzy
formularz identyczny z tym jaki wypełnialiśmy podczas delegowania danego zadania, dzięki czemu
zmienić będziemy mogli następujące pola:
• Nazwę - wpisując nową nazwę zadania;
• Datę - wybierając nową datę za pomocą kalendarza systemowego. Dostęp do kalendarza
uzyskać można poprzez kliknięcie w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Realizator – wskazując właściwą osobę przeznaczoną do realizacji zadania;
• Typ – rozwijane menu zawierające typy zadań zdefiniowane w systemie ITCube;
• Priorytet – rozwijane menu umożliwiające określenie ważności delegowanego zadania;
• Przypomnienie delegującego – rozwijana lista, dzięki której można zadecydować czy system
ma poinformować osobę delegującą zadanie o jego zakończeniu (Powiadom o zakończeniu
zadania) lub też nie informować delegującego o tym fakcie (Nie powiadamiaj). W przypadku
gdy system powiadomi delegującego o zakończeniu zadania można ustawić opcję Odebrano
powiadomienie – wtedy system nie będzie więcej informował nas o tym fakcie;
• Przypomnienie realizatora – rozwijana lista umożliwiająca określenie kiedy system ma
poinformować o realizacji zadania;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 66
• Status – WAŻNE – dzięki czemu zadanie będzie mogło zostać uznane za finalnie
zakończone pozytywnie lub negatywnie (zamknięte negatywnie/pozytywnie) bądź też
powrócić będzie można do statusu Nowy;
• Kontrahent – wybierając z rozwijanej listy nową nazwę firmy. W liście tej domyślnie
znajduje się jedynie przypisany do zadania kontrahent. Jeśli chcemy pobrać pełną listę
kontrahentów należy kliknąć w ikonę ;
• Kontakt – wskazując właściwą osobę z rozwijanego menu;
• Projekt – wybierając odpowiednią wartość z rozwijanej listy projektów;
• Delegujący (opis) – wpisując odpowiednią kwestię w pole edycyjne;
• Dokumenty – wciskając przycisk znajdujący się po lewej stronie pola i wybierając
właściwe dokumenty z listy tych, które został wcześniej wprowadzone do systemu.
Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz
znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system
odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Statystyka zadań
System ITCube oferuje mechanizmy szczegółowej analizy czasu poświęconego na obsługę
kontrahenta. Możliwa jest analiza dowolnego typu obsługi klienta określonego wcześniej za
pomocą polecenia Zadania->Słowniki->Typy zadań. Tworzenie statystyk/rankingów czasu
poświęconego na obsługę dla wybranych kontrahentów jak i grup kontrahentów jest możliwe
dzięki poleceniom Raporty->Zadania->Ranking zadań oraz Raporty->Zadania->Statystyka
zadań.
WAŻNE: System ITCube może dokonać obliczeń statystycznych biorąc pod uwagę wiele różnych
kombinacji danych. Dane, według których mają być one tworzone wybiera się w poszczególnych
polach. Jeśli wybierze się lub wpisze jakąkolwiek wartość w dowolnym polu daje się systemowi
znak, iż jest to istotna wartość, która ma zostać wzięta pod uwagę. Natomiast gdy pole
pozostawimy niewypełnione jest to wskazówka, iż wartość ta ma zostać pominięta podczas
tworzenia podsumowania statystycznego.
Po wybraniu opcji Raporty->Zadania->Statystyka zadań system otworzy formularz którego
przeznaczeniem jest porównywanie czasu spędzonego na realizacji zadań o wskazanych typach w
obrębie zdefiniowanej grupy kontrahentów. Wyniki Statystyki zadań są prezentowane w postaci
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 67
tabelarycznej.
Formularz Statystyka zadań składa się z trzech okien. Okno Dane dotyczące zadań
uwzględnionych w statystyce pozwala na określenie parametrów analizowanych zadań. I tak
znajdują się tutaj następujące pola:
• Data od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczeń statystycznych.
Datę wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk , znajdujący się po lewej stronie pola;
• Delegujący – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować tylko zadania które
zostały wydelegowane przez danego użytkownika systemu;
• Realizator – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować tylko zadania które
zostały zrealizowane przez danego użytkownika systemu;
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Typ zadania (obowiązkowe) – menu, z którego wybrać można wartości poddawane później
analizie statystycznej (porównaniu). Do wyboru w tym polu będą różnego rodzaju formy
obsługi klienta (określone wcześniej za pomocą polecenia Zadania->Słowniki->Typy
zadań).
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą zadania. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć statystyka zadań. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje statystykę zadań dotyczącą wszystkich zadań związanych z projektami,
których właścicielem jest wskazana osoba;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje statystykę zadań związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie statystyki zadań związanej z projektami stworzonymi w
oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
statystyki zadań powiązanej ze wskazanym projektem;
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu
ITCube będzie wygenerowanie statystyki zadań powiązanej ze wskazanym etapem projektu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 68
Trzecia część formularza (okno Dane dotyczące profilu kontrahenta) zawiera pola służące
uściśleniu obliczeń statystycznych ze względu na grupę kontrahentów. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Kontrahent – edycyjne pole, w którym możemy podać nazwę kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta (Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów);
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahentów, który ma zostać uwzględniony przy generowaniu
statystyki/analizy;
• Miasto – w pole to można wpisać nazwę miasta, w którym siedzibę ma kontrahent;
• Region – analogicznie jak w przypadku miasta możemy określić nazwę regionu, w którym
siedzibę ma kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa, w którym
siedzibę ma kontrahent;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola lub wpisując z klawiatury;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
WAŻNE: Nie należy mylić pola Właściciel kontrahenta z polem Realizator zadania. Pierwsze pole
dotyczy tylko i wyłącznie właściciela rekordu Kontrahent, na którego obsługę poświęcony został
określony czas, natomiast drugie pole dotyczy osoby, która zrealizowała daną czynność. Możemy
zatem analizować pracę przeprowadzone przez użytkownika Jan Kowalski gdy w polu Realizator
zadania wybierzemy wartość „Jan Kowalski” lub też analizować wszystkie obsługi firm, których
właścicielem jest Jan Kowalski. W takim przypadku należy wybrać w polu Właściciel Kontrahenta
wartość „Jan Kowalski”.
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować statystykę, co uczynić można klikając
przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 69
Ranking zadań
Kolejnym narzędziem statystycznym w systemie ITCube analizującym czas poświęcony na obsługę
klienta jest Ranking zadań. Służy on porównaniu grup kontrahentów ze względu na ilość czasu
poświęconego na ich obsługę.
Tak samo jak w przypadku statystyki zadań formularz Ranking zadań składa się z trzech okien. I
tak w pierwszym z nich (Dane dotyczące zadań uwzględnionych w rankingu) znajdują się
następujące pola:
• Data od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczeń statystycznych.
Datę wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk , znajdujący się po lewej stronie pola;
• Delegujący – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować tylko zadania które
zostały wydelegowane przez danego użytkownika systemu;
• Realizator – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować tylko zadania które
zostały zrealizowane przez danego użytkownika systemu;
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Typ zadania – menu, z którego wybrać można wartość poddaną później analizie
statystycznej (porównaniu). Do wyboru w tym polu będą różnego rodzaju formy obsługi
klienta (określone wcześniej za pomocą polecenia Zadania->Słowniki->Typy zadań).
• Status – rozwijane menu, dzięki któremu możemy zawęzić ranking do zadań o określonym
statusie – standardowo opisującym stopień zaawansowania ich realizacji
• Uporządkuj (obowiązkowe) - rozwijane menu, z którego wybrać można w jaki sposób mają
być prezentowane wartości w tabeli z podsumowaniem statystycznym. Do wyboru są tutaj
opcje: Malejąco (wyniki w kolumnie Wybrany typ interakcji posegregowane będą od
najniższej do najwyższej wartości) oraz Rosnąco (wyniki w kolumnie Wybrany typ interakcji
posegregowane będą od najwyższej do najniższej wartości);
• Ilość wyników (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można ile pól
wyników ma zostać wyświetlone jednocześnie w tabeli z podsumowaniem statystycznym.
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą zadania. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć ranking zadań. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje ranking zadań dotyczący wszystkich zadań związanych z projektami,
których właścicielem jest wskazana osoba;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje ranking zadań związany z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 70
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie rankingu zadań związanego z projektami stworzonymi w
oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
rankingu zadań powiązanego ze wskazanym projektem;
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu
ITCube będzie wygenerowanie rankingu zadań powiązanego ze wskazanym etapem
projektu.
Druga część formularza zawiera pola służące zdefiniowaniu parametrów grupowania
kontrahentów. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Kontrahent – edycyjne pole, w którym możemy podać nazwę kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. (Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów);
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahentów, który ma zostać uwzględniony przy generowaniu
statystyki/analizy;
• Miasto – w pole to można wpisać nazwę miasta, w którym siedzibę ma kontrahent;
• Region – analogicznie jak w przypadku miasta możemy określić nazwę regionu, w którym
siedzibę ma kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa, w którym
siedzibę ma kontrahent;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola lub wpisać z klawiatury;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować ranking, co uczynić można klikając przycisk
Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj. Po kliknięciu przycisku Generuj
system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie poszczególnych grup kontrahentów ze
względu na czas który został im poświęcony. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze, system
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 71
uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy ze względu na kolumnę Czas trwania. Dodatkowo system
zaznaczy ciemniejszym kolorem ten rekord, który spełnia warunki określone w oknie Dane
dotyczące parametrów grupowania.
Ewidencja dokumentów w systemie ITCube
Korzystając z systemu ITCube użytkownik często spotka się z możliwością dołączenia do nowo
tworzonych rekordów różnego rodzaju plików (przykładowo wprowadzając do systemu nowy
produkt/usługę można dołączyć np. plik graficzny/animację ilustrujący produkt itd.). Jest to opcja
o tyle istotna, że w dużym stopniu zwiększa możliwości samego systemu sprawiając, iż
gromadzona w jego zasobach informacja jest kompletna i różnorodna, a to jakie informacje mogą
zostać powiązane z danym rekordem zależą tylko i wyłącznie od potrzeby chwili. Opcja ta użyta
może zostać również do stworzenia centralnej ewidencji dokumentów używanych w firmie, dzięki
czemu np. pliki graficzne, wzory umów są łatwo dostępne dla wszystkich pracowników firmy.
Należy zaznaczyć, iż system ITCube pozwala także na zarządzanie skrótami do dokumentów które
fizycznie umieszczone są poza bazą systemu (na serwerze plików, serwerze FTP, na stronie WWW
itd.)
Aby jednak możliwe było dołączanie plików do poszczególnych rekordów, należy je wcześniej w
systemie zarejestrować. Wszystkie potrzebne do tego celu opcje zostały zgromadzone w menu
systemowym Dokumenty. I tak za pomocą tego menu użytkownik uprawniony do dodawania
dokumentów w systemie (aktywna opcja Zarządzanie dokumentami podczas tworzenia jego
konta) może:
• zarejestrować w systemie nowy dokument;
• zarejestrować w systemie nowy skrót do dokumentu;
• przeglądnąć te dokumenty, które zostały już wprowadzone;
• aktualizować dokumenty zarejestrowane w systemie.
Katalogi dokumentów (*)
Zanim rozpoczniemy wprowadzać do systemu poszczególne dokumenty celowe wydaje się
stworzenie katalogów, do których pliki te będą przyporządkowane celem ich łatwiejszego
odszukania w przyszłości.
Dodawanie / Modyfikacja / Usuwanie katalogów dokumentów
Administrację katalogami dokumentów umożliwia polecenie Dokumenty->Katalogi
dokumentów. Formularz, który otworzy się po wybraniu tej opcji umożliwia:
• dodanie nowego katalogu – poprzez wpisanie odpowiedniej nazwy w pole Nazwa oraz
przydzieleniu praw Odczytu oraz Zapisu do katalogu użytkownikom systemu. Oba pola
znajdują się w oknie Dodaj katalog dokumentów. Po wybraniu odpowiednich opcji należy
zatwierdzić swój wybór klawiszem Dodaj;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 72
• zmianę nazwy oraz praw dostępu do katalogu już istniejącego – poprzez wybranie nazwy
katalogu, który chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj katalog
dokumentów. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można
dokonać jej modyfikacji. Będzie także można dokonać zmiany praw zapisu/odczytu do
wybranego katalogu. Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za
pomocą przycisku Zapisz;
• usunięcie już istniejącego katalogu dokumentów – poprzez wybranie nazwy przeznaczonego
do skasowania katalogu z rozwijanego menu w polu Nazwa okna Usuń katalog dokumentów
i zatwierdzenie swojego wyboru poprzez wciśnięcie przycisku Usuń.
WAŻNE: Należy pamiętać że usunięcie katalogu spowoduje także usunięcie wszystkich plików,
które się w nim znajdują.
WAŻNE: W systemie niezależnie od katalogów tworzonych przez użytkownika istnieje Katalog
Główny, do którego trafiać będą te dokumenty, które nie zostaną przypisane do innych katalogów.
Katalogu tego nie można usunąć.
Dodawanie nowego dokumentu
Umieszczenie nowych dokumentów w systemie jest możliwe za pomocą polecenia Dokumenty-
>Zarejestruj dokument. Cały proces „rejestracji” podzielony jest na dwa etapy. W pierwszym
należy podać ścieżkę dostępu do pliku, który zamierzamy umieścić na serwerze. Właściwy plik
wskazujemy wybierając go za pomocą przycisku Przeglądaj w polu Plik (okno Ścieżka dostępu do
pliku). Swoją decyzję należy zatwierdzić wciskając klawisz Następne, który spowoduje przejście
do drugiego etapu. Wciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje przeniesienie użytkownika do Panelu
głównego systemu ITCube co równoznaczne będzie z nie wprowadzeniem do systemu żadnych
nowych dokumentów.
W drugim etapie rejestracji pliku wypełnić trzeba będzie formularz, w którym określić należy dane
importowanego dokumentu. I tak wypełnić należy następujące pola:
• Nazwa (obowiązkowe) – pole zawierające nazwę pliku pod jaką będzie on identyfikowany
przez system. Można tutaj wpisać zupełnie dowolny ciąg znaków/frazę, istotne jest aby móc
później łatwo rozpoznać dany plik po nazwie. Standardowo jest proponowana oryginalna
nazwa danego pliku;
• Typ - określa rozszerzenie pliku czyli niesie z sobą informację jakiej aplikacji powinien użyć
ITCube do jego otworzenia. Standardowo jest proponowane oryginalne rozszerzenie danego
pliku;
• Katalog (obowiązkowe) – rozwijane menu zawierające listę katalogów, do których przypisać
można poszczególne dokumenty celem ich posegregowania i łatwiejszego odszukania w
przyszłości;
• Obsługujący – pole pozwalające na wskazanie osoby, która wyznaczona została na
obsługującą dany dokument (np. osoba dbająca o jego aktualizacje). Osoba ta uzyskuje
pełne prawa do rekordu niezależnie od praw odczytu/edycji związanych z dokumentem
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 73
• Ekstranet – przycisk, za pomocą którego możemy ustalić czy dany plik będzie widoczny w
zakładce Dokumenty w module Ekstranet (przycisk jest widoczny gdy licencja zawiera
moduł Ekstranet);
WAŻNE: Plik oznaczony za pomocą przycisku Ekstranet będzie dostępny jedynie dla grup
kontrahentów, które zostaną wybrane w liście obok lub dla kontrahenta wskazanego w polu
Kontrahent.
• Kontrahent – rozwijane menu umożliwiające wybór (spośród wcześniej wprowadzonych do
systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczy rejestrowany plik;
WAŻNE: Rejestrując dokument korzystając z polecenia Dokumenty->Zarejestruj dokument
lista zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z którym będzie
powiązane zadanie należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie
system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po
wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system automatycznie wstawi
kontrahenta do formularza dodawania dokumentu.
• Kontakt – rozwijane menu za pomocą, którego dokonać możemy wyboru osoby
kontaktowej dla wybranej powyżej firmy;
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego
dotyczy rejestrowany plik;
• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu wyżej
wskazanego projektu;
• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu.
• Opis – pole przeznaczone na opisanie danego pliku, co pomóc może użytkownikowi w jego
późniejszej identyfikacji;
• Kontrahenci Odczyt – okno pozwalające ustalić, którym grupom kontrahentów umożliwiony
zostanie odczyt dokumentu w module Ekstranet;
• Użytkownicy Odczyt/Zapis – dwa okna, w których ustalić należy, którym grupom
użytkowników przysługiwać będą prawa odczytu oraz modyfikacji informacji dołączonych do
dokumentów;
WAŻNE: Formularz opisujący dokument w trybie odczytu zawiera także sekcję zawierającą listę
wszystkich poprzednich wersji pliku.
Jeśli wszystkie niezbędne pola zostały wypełnione, należy zatwierdzić umieszczenie dokumentu w
systemie poprzez kliknięcie w przycisk Zapisz. W przeciwnym razie dokument nie będzie widoczny
w systemie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 74
Dodawanie nowego skrótu do dokumentu
Umieszczenie nowych skrótów do dokumentów nie zapisanych w bazie systemu możliwe jest za
pomocą polecenia Dokumenty->Zarejestruj skrót. Następnie należy wypełnić następujące
pola:
• Nazwa (obowiązkowe) – pole zawierające nazwę pliku pod jaką będzie on identyfikowany
przez system. Można tutaj wpisać zupełnie dowolny ciąg znaków/frazę, istotne jest aby móc
później łatwo rozpoznać dany plik po nazwie. Standardowo jest proponowana oryginalna
nazwa danego pliku bez jego rozszerzenia.
• Typ - określa rozszerzenie pliku czyli niesie z sobą informację jakiej aplikacji powinien użyć
ITCube do jego otworzenia. Standardowo jest proponowane oryginalne rozszerzenie danego
pliku;
• Katalog (obowiązkowe) – rozwijane menu zawierające listę katalogów, do których przypisać
można poszczególne dokumenty celem ich posegregowania i łatwiejszego odszukania w
przyszłości;
• Ścieżka dostępu – pole zawierające pełną ścieżkę dostępu do zasobu. Poprawnymi wpisami
są na przykład : http://firma.com.pl/obraz.jpg, ftp://serwer.pl/dokument.doc,
\\SerwerLokalny\Dokumentacje\Opis.txt. Pole to, jeśli zawiera poprawną ścieżkę (tzw. URI),
w trybie odczytu jest aktywnym linkiem pozwalającym na szybki dostęp do zasobu.
• Obsługujący – pole pozwalające na wskazanie osoby, która wyznaczona została na
obsługującą dany dokument (np. osoba dbająca o jego aktualizacje). Osoba ta uzyskuje
pełne prawa do rekordu niezależnie od praw odczytu/edycji związanych z dokumentem.
• Kontrahent – rozwijane menu umożliwiające wybór (spośród wcześniej wprowadzonych do
systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczy rejestrowany plik;
WAŻNE: Rejestrując dokument korzystając z polecenia Dokumenty->Zarejestruj dokument
lista zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z którym będzie
powiązane zadanie należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie
system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po
wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system automatycznie wstawi
kontrahenta do formularza dodawania dokumentu.
• Kontakt – rozwijane menu za pomocą, którego dokonać możemy wyboru osoby
kontaktowej dla wybranej powyżej firmy;
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego
dotyczy rejestrowany plik;
• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu wyżej
wskazanego projektu;
• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu.
• Opis – pole przeznaczone na opisanie danego pliku, co pomóc może użytkownikowi w jego
późniejszej identyfikacji;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 75
• Kontrahenci Odczyt – okno pozwalające ustalić, którym grupom kontrahentów umożliwiony
zostanie odczyt dokumentu w module Ekstranet;
• Użytkownicy Odczyt/Zapis – dwa okna, w których ustalić należy, którym grupom
użytkowników przysługiwać będą prawa odczytu oraz modyfikacji informacji dołączonych do
dokumentów;
Jeśli wszystkie niezbędne pola zostały wypełnione, należy zatwierdzić umieszczenie dokumentu w
systemie poprzez kliknięcie w przycisk Zapisz. W przeciwnym razie dokument nie będzie widoczny
w systemie.
Podgląd / Modyfikacja dokumentów oraz skrótów
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego dokumentu bądź
skrótu oraz (jeśli zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy
polecenie Dokumenty->Dokumenty/Skróty. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz
Zarządzaj dokumentami/skrótami, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich
niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj dokumentami/skrótami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie
do nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną
partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane
z jednym dokumentem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne
sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów,
o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i
prawej stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego dokumentu/skrótu za pomocą takich danych jak: właściciel,
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 76
obsługujący, katalog, nazwa pliku pod jaką jest on rozpoznawany w systemie czy też przez
dowolną frazę, jaka została użyta w opisie dokumentu przez importującego go użytkownika a
także po dacie rejestracji dokumentu w systemie. Okno składa się z sześciu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości pliku,
edycja dołączonych do niego podczas importowania danych, usunięcie danego pliku z
systemu, aktualizację dokumentu oraz dodanie go do tzw. zakładek (więcej informacji na
ten temat w punkcie poświęconym modyfikacji danych);
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który stworzył dany
rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć plik,
który do systemu wprowadził Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu
Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów
poświęconych plikom zaimportowanym do systemu przez Jana Kowalskiego. Domyślnie w
polu tym wybrana będzie opcja wskazująca na aktualnie zalogowanego użytkownika;
• kolumna Obsługujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który został
wyznaczony na obsługującego dany dokument. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć plik, którego obsługującym jest Jan Kowalski
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Obsługujący frazę „Jan Kowalski”;
• kolumna Data rejestracji – zawiera informację o dacie wprowadzenia pliku do systemu. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich plików, według ich daty rejestracji, ustalić należy zakres czasowy jaki system
powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących
dokumentów. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data rejestracji. Konkretne
wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią
systemu ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku
znajdujące się po lewej stronie pól Od, Do.
• kolumna Katalog – zawiera informację o katalogu, do którego przydzielony został dany
dokument. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć pliki
przywiązane do katalogu „Dokumenty tekstowe” wystarczy wybrać z rozwijanego menu w
polu Kategoria nazwę „Dokumenty tekstowe”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych plikom znajdującym się w tym katalogu;
WAŻNE: Aby opcja ta była użyteczna należy oczywiście pamiętać o wprowadzeniu do systemu
katalogów plików (Dokumenty->Katalogi dokumentów).
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym został powiązany
wprowadzania do systemu dokument. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony
został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 77
kryterium. Tak więc, aby znaleźć plik skojarzony z kontrahentem “Coca Cola”, wystarczy
wpisać tą nazwę w polu edycyjnym i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie listy plików powiązanych z kontrahentem “Coca Cola”.
Mamy także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Nazwa/Opis – zawiera opis oraz nazwę dokumentu, pod jaką jest on rozpoznawany
przez system (dane pobierane są z pola Nazwa wypełnionego podczas wprowadzania tego
pliku do systemu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć plik zapisany w systemie pod określoną nazwą, wystarczy wpisać ją w polu
edycyjnym i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie listy plików nazwanych w taki właśnie sposób. Mamy także możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja / Aktualizacja / Wysyłanie faksem / Zakładki /
Usuwanie wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości pliku, edycja
danych dołączonych podczas rejestrowania dokumentu w systemie, jego aktualizację, usunięcie
pliku z systemu oraz dodanie pliku do zakładki w Panelu głównym systemu ITCube.
Wyświetlenie/Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do zawartości pliku uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu pliku znajdującego
się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl plik.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlona zostanie zawartość pliku.
WAŻNE: System ITCube podczas wyświetlania zawartości pliku korzysta z „pomocy” programów
zainstalowanych na komputerze, z którego korzysta użytkownik aktualnie zalogowany. Tak więc
aby wyświetlić plik zawierający arkusz kalkulacyjny programu Excell należy mieć zainstalowane
oprogramowanie potrafiące otworzyć tego typu pliki. Jeśli w systemie nie ma zainstalowanego
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 78
takiego programu, dokument zostanie zapisany na lokalnym dysku użytkownika we wskazanej
przez niego lokalizacji.
Jeżeli zależy nam na wyświetleniu informacji związanych z dokumentem a nie samego pliku należy
klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego
rekordu wybrać opcję Wyświetl informacje.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz opisujący dokument bądź
skrót. Za pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranego
wcześniej dokumentu/skrótu i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane,
wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole
formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas poprawki oraz zamknie okno.
Aktualizacja pliku
Każdy plik zarejestrowany w systemie można uaktualnić. Aby to uczynić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Uaktualnij dokument. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube
otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który wypełnić
należało podczas pierwszego etapu wprowadzania dokumentu do zasobów systemu (Dokumenty-
>Zarejestruj dokument). Po wybraniu pliku z dysku oraz naciśnięciu przycisku Następne plik
zostanie uaktualniony, przy czym wszystkie informacje opisujące rekord nie ulegną zmianie.
Wszystkie poprzednie wersje danego dokumentu są zawsze dostępne z poziomu formularza go
opisującego w sekcji „Poprzednie wersje”.
Wysyłanie dokumentu faksem
Jeśli aktywowany został moduł faksowy oraz dokument jest plikiem typu TIFF bądź JPG dostępna
będzie opcja wysłania pliku faksem. Więcej informacji na ten temat znajdzie czytelnik w rozdziale
poświęconym modułowi FAKS.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z plików może zostać w dowolnej chwili usunięty przez administratora systemu. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi
twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 79
Dodawanie pliku do zakładek
Każdy z plików można w każdej chwili dodać do tzw. zakładek, czyli umieścić je w specjalnie do
tego przeznaczonej strefie Panelu głównego systemu ITCube. Dzięki temu najważniejsze pliki, z
punktu widzenia danego użytkownika, zostają umieszczone w łatwo dostępnym i widocznym
miejscu. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj do zakładek.
Usuwanie pliku z zakładki
Zakładkę usuwamy klikając w symbol akcji znajdujący się po prawej stronie nazwy pliku (w
Panelu głównym systemu) i wybierając opcję Usuń zakładkę oraz potwierdzając chęć jej usunięcia.
Kontrahenci i osoby kontaktowe
Kiedy ukończony zostanie etap wprowadzania danych dotyczących użytkowników systemu,
infrastruktury firmy nadchodzi pora na uczynienie kolejnego ważnego kroku, którym jest
wprowadzenie do baz danych systemu ITCube wszystkich niezbędnych informacji dotyczących
kontrahentów naszej firmy. Wszystkie opcje związane z tym zagadnieniem usytuowane zostały w
menu Kontrahenci. Za pomocą dostępnych tam poleceń można:
• dodać nowego kontrahenta lub osobę kontaktową (Kontrahenci->Dodaj kontrahenta,
Kontrahenci ->Dodaj Kontakt);
• stworzyć listę osób kontaktowych dla każdego z kontrahentów;
• dokonać przeglądu, modyfikacji bądź usunięcia wprowadzonych rekordów(Kontrahenci-
>Kontrahenci, Kontrahenci->Kontakty);
• dodać najistotniejsze rekordy do zakładek na Panelu głównym systemu ITCube;
• zdefiniować cechy kontrahentów/osób kontaktowych (Kontrahenci->Słowniki->Cechy),
branże kontrahentów (Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów), statusy
kontrahentów/osób kontaktowych (Kontrahenci->Słowniki->Statusy), sposoby ich
pozyskania (Kontrahenci->Słowniki->Sposoby pozyskania) oraz rodzaje
wykorzystywanych kanałów komunikacyjnych (Kontrahenci->Słowniki->Kanały
komunikacyjne) a także grupy kontrahentów (Kontrahenci->Słowniki->Grupy
kontrahentów);
Branże kontrahentów(*)
Zanim rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych kontrahentów (Kontrahenci->Dodaj
kontrahenta) logiczne wydaje się stworzenie w bazie struktury podziału kontrahentów ze
względu na reprezentowane przez nich branże. Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Branże
kontrahentów pozwala na wprowadzenie do systemu ITCube nazw wszystkich branż, które
reprezentowane są przez firmy z nami współpracujące. Dane wprowadzone tutaj będą następnie
wykorzystane przy tworzeniu rekordu poświęconego konkretnemu kontrahentowi (Kontrahenci-
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 80
>Dodaj kontrahenta), pozwalając przypisać go do odpowiedniej dla jego działalności branży.
Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Branże kontrahentów, za pomocą którego
użytkownik systemu będzie mógł:
• dodać nową branżę kontrahentów – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w
oknie Dodaj branżę i klikając w przycisk Dodaj;
• zmieniać nazwę branży już istniejącej – poprzez wybranie nazwy branży, którą chcemy
zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj branżę. Wybrana nazwa pojawi się w
polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została
zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejącą branżę wybierając jej nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa w
oknie Usuń/Modyfikuj branżę i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnej branży kontrahentów, która została wcześniej wykorzystana przy
tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolnego kontrahenta) nie powoduje skasowania
żadnych danych w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania
będzie jedynie adnotacja w polu opisującym branżę kontrahenta, iż dany obiekt został usunięty z
systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej branży, która proponowana będzie
jako pierwsza z listy. Pozostałe branże będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślną
branżę ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Branża domyślna podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
branżę;
• wybierając interesującą nas branżę z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj branżę, zaznaczając pole Branża domyślna i klikając na przycisk Zapisz.
Grupy kontrahentów (*)
Zanim rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych kontrahentów (Kontrahenci->Dodaj
kontrahenta) sensowne wydaje się stworzenie w bazie struktury podziału kontrahentów na
grupy. Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Grupy kontrahentów pozwala na wprowadzenie do
systemu ITCube sposobu podziału kontrahentów (np. rozróżnienia na klientów VIP, Regular itp.).
Dane wprowadzone tutaj będą następnie wykorzystane przy tworzeniu rekordu poświęconego
konkretnemu kontrahentowi (Kontrahenci->Dodaj kontrahenta), pozwalając przypisać go do
odpowiedniej dla niego grupy. Takie przyporządkowanie ułatwi w przyszłości odnalezienie
konkretnego kontrahenta, dając nam możliwość odnalezienia go poprzez ten właśnie parametr.
Dodatkowo będziemy mogli udostępniać dokumenty poszczególnym grupom kontrahentów,
wysyłać różne informacje do konkretnych grup firm poprzez moduł Ekstranet.
Wybór opcji Kontrahenci->Słowniki->Grupy kontrahentów spowoduje otworzenie formularza
Grupy kontrahentów, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 81
• dodać nową grupę kontrahentów – wpisując odpowiednią frazę w pole edycyjne Nazwa w
oknie Dodaj grupę kontrahentów i klikając w przycisk Dodaj;
• zmianę nazwy grupy już istniejącej – poprzez wybranie nazwy grupy, którą chcemy zmienić
z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj grupę kontrahentów. Wybrana nazwa pojawi
się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana
została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejącą grupę wybierając jej nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj grupę kontrahentów i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnej grupy kontrahentów, która została wcześniej wykorzystana przy
tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolnego kontrahenta) nie powoduje skasowania
żadnych danych w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania
będzie jedynie adnotacja w polu opisującym grupę kontrahenta, iż dany obiekt został usunięty z
systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej grupy kontrahenta, która
proponowana będzie jako pierwsza z listy. Pozostałe grupy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślną grupę kontrahenta ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Grupa domyślna znajdujące się po prawej stronie pola Nazwa (okno
Dodaj grupę kontrahentów);
• wybierając interesującą nas grupę z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj grupę kontrahentów, zaznaczając okno Grupa domyślna i klikając na
przycisk Zapisz.
Cechy kontrahentów lub osób kontaktowych (*)
Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Cechy pozwala na zdefiniowanie podziału
kontrahentów/osób kontaktowych pod względem dowolnego kryterium (np. kompetencji,
możliwości finansowych itd.). Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Cechy
kontrahentów/osób kontaktowych, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:
• dodać nową cechę – wpisując odpowiednie wyrażenie w pole edycyjne Nazwa i klikając w
przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę cechy już istniejącej – poprzez wybranie nazwy cechy kontrahenta, którą
chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj cechę. Wybrana nazwa pojawi
się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana
została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejącą cechę wybierając pożądaną nazwę cechy z rozwijanego menu w polu
Usuń/Modyfikuj cechę i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnej cechy, która wcześniej została wykorzystana przy tworzeniu
dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 82
skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym w danym rekordzie typ komunikacji, iż dana wartość została usunięta z systemu.
Relacje kontrahent<->kontrahent (*)
Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Relacje kontrahent<->kontrahent pozwala na
zdefiniowanie relacji które używane będą do łączenia kontrahentów (np. współpracuje, jest
oddziałem itd.). Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Relacje kontrahent<-
>kontrahent, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:
• dodać nową relację – wpisując odpowiednie wyrażenie w pole edycyjne Nazwa i klikając w
przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę relacji już istniejącej – poprzez wybranie nazwy relacji, którą chcemy
zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika. Wybrana nazwa
pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby
zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejącą relację wybierając pożądaną nazwę relacji z rozwijanego menu w polu
Usuń/Modyfikuj pozycje słownika i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnej relacji, która wcześniej została wykorzystana przy tworzeniu
połączenia pomiędzy rekordami nie powoduje skasowania żadnych danych w tych rekordach.
Relacje kontrahent<->kontakt (*)
Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Relacje kontrahent<->kontakt pozwala na zdefiniowanie
relacji które używane będą do łączenia kontrahentów oraz osób kontaktowych (np. Jest
pracownikiem, współpracuje z itd.). Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Relacje
kontrahent<->kontakt, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:
• dodać nową relację – wpisując odpowiednie wyrażenie w pole edycyjne Nazwa i klikając w
przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę relacji już istniejącej – poprzez wybranie nazwy relacji, którą chcemy
zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika. Wybrana nazwa
pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby
zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejącą relację wybierając pożądaną nazwę relacji z rozwijanego menu w polu
Usuń/Modyfikuj pozycje słownika i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnej relacji, która wcześniej została wykorzystana przy tworzeniu
połączenia pomiędzy rekordami nie powoduje skasowania żadnych danych w tych rekordach.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 83
Kanały komunikacji (*)
Polecenie Kontrahenci->Słowniki->Kanały komunikacji pozwala na administrację dostępnymi
kanałami komunikacji z kontrahentami lub osobami kontaktowymi. Wybór tej opcji spowoduje
otworzenie formularza Typy komunikacji, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:
• dodać nowy typ komunikacji – wpisując odpowiednie wyrażenie w pole edycyjne Dodaj typ
komunikacji i klikając w przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę typu już istniejącego – poprzez wybranie nazwy typu komunikacji, który
chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ komunikacji. Wybrana
nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby
zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący typ komunikacji wybierając pożądany typ z rozwijanego menu w polu
Usuń/Modyfikuj typ komunikacji i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu komunikacji, który wcześniej został wykorzystany przy
tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też
skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym w danym rekordzie typ komunikacji, iż dana wartość została usunięta z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu komunikacji, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny typ komunikacji ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Typ domyślny znajdujące się obok pola Nazwa podczas wprowadzania
nowego typu (okno Dodaj typ komunikacji);
• wybierając interesujący nas typ z rozwijanego menu w polu Usuń/Modyfikuj typ
komunikacji, zaznaczając pole Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.
Sposób pozyskania (*)
Zanim rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych kontrahentów (Kontrahenci->Dodaj
kontrahenta) bądź osób kontaktowych (Kontrahenci->Dodaj kontakt) należy zdefiniować
sposoby pozyskania. Do tego służy polecenie Kontrahenci->Słowniki->Sposóbmy
pozyskania, po kliknięciu którego ukaże się formularz umożliwiający:
• dodanie nowego sposobu pozyskania – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne
Nazwa w oknie Dodaj sposób pozyskania i klikając w przycisk Dodaj;
• zmieniać nazwę już istniejącego sposobu pozyskania – poprzez wybranie nazwy sposobu
pozyskania, który chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj sposób
pozyskania. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można
dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za
pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący sposób pozyskania - wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w
polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj sposób pozyskania i klikając w przycisk Usuń.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 84
WAŻNE: Usunięcie dowolnego sposobu pozyskania kontrahenta/osoby kontaktowej, który został
wcześniej wykorzystany przy tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego kontrahenta) nie
powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu.
Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu opisującym sposób pozyskania
kontrahenta, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego sposobu pozyskania, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe sposoby pozyskania będą natomiast
segregowane alfabetycznie. Domyślny sposób pozyskania ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Sposób domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
sposób pozyskania;
• wybierając interesujący nas sposób pozyskania z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj sposób pozyskania, zaznaczając pole Sposób domyślny i klikając na
przycisk Zapisz.
Status kontrahenta/osoby kontaktowej (*)
Zanim rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych kontrahentów (Kontrahenci->Dodaj
kontrahenta) bądź osób kontaktowych (Kontrahenci->Dodaj kontakt) należy zdefiniować
statusy kontrahentów/osób kontaktowych. Do tego służy polecenie Kontrahenci->Słowniki-
>Statusy, po kliknięciu którego ukaże się formularz umożliwiający:
• dodanie nowego statusu – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w oknie
Dodaj status i klikając w przycisk Dodaj;
• zmieniać nazwę statusu już istniejącego – poprzez wybranie nazwy statusu, który chcemy
zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj status. Wybrana nazwa pojawi się w
polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została
zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący status - wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa w
oknie Usuń/Modyfikuj status i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego statusu kontrahenta/osoby kontaktowej, który został wcześniej
wykorzystany przy tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolnego kontrahenta) nie
powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu.
Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu opisującym status kontrahenta, iż
dany obiekt został usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego statusu, który proponowany będzie
jako pierwszy z listy. Pozostałe statusy będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślny
status ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Status domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
status;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 85
• wybierając interesujący nas status z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj status, zaznaczając pole Status domyślny i klikając na przycisk Zapisz.
Odmiana imion (*)
System ITCube jest wstępnie wyposażony w bazę ponad 400 imion wraz z ich odmianą w formie
wołacza. Jest ona wykorzystywana podczas definiowania korespondencji grupowej oraz szablonów
listów. Jeśli zajdzie potrzeba uzupełnienia tej bazy dodatkowym imieniem należy skorzystać z
opcji Kontrahenci->Słowniki->Słownik imion, po kliknięciu której ukaże się formularz
umożliwiający:
• dodanie nowego imienia – wpisując odpowiednią wartość w pola edycyjne Imię/Odmiana w
oknie Dodaj pozycję słownika i klikając w przycisk Dodaj;
• zmianę odmiany imienia już istniejącego – poprzez wybranie imienia, którego odmianę
chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika. Aktualna
odmiana dla wybranego imienia pojawi się w polu Odmiana, w którym będzie można
dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za
pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejące imię - wybierając go z rozwijanego menu w polu Imię w oknie
Usuń/Modyfikuj pozycję słownika i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: W sekcji Dodaj pozycję słownika umieszczone zostało dodatkowo pole Imiona w bazie
danych bez zdefiniowanego wpisu. Zawiera ono aktualną listę imion które występują w bazie osób
kontaktowych a które nie znajdują się w słowniku imion. Dzięki niej możemy w łatwy sposób
„wykryć” i dopisać do słownika nowe imiona.
Lokalizacje geograficzne (*)
Jeśli chcemy korzystać z funkcji planowania tras opartej o środowisko Google Map należy
zdefiniować lokalizacje geograficzne służące jako punkt wyjazdu dla planowanych tras (najczęściej
są to adresy oddziałów naszej firmy). Do tego celu służy polecenie Kontrahenci->Słowniki-
>Lokalizacje geograficzne, po kliknięciu którego ukaże się formularz umożliwiający:
• dodanie nowej lokalizacji – wpisując odpowiedni adres w pole edycyjne Nazwa w oknie
Dodaj pozycję słownika i klikając w przycisk Dodaj. W przypadku tego słownika wartości
powinny być wpisywane zgodnie z szablonem „Ulica wraz z numerem, Miasto, Państwo”;
• zmiana lokalizacji już istniejącej – poprzez wybranie adresu, który chcemy zmienić z
rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika. Wybrana wartość pojawi się w
polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została
zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejącą lokalizację - wybierając adres z rozwijanego menu w polu Nazwa w
oknie Usuń/Modyfikuj pozycję słownika i klikając w przycisk Usuń.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 86
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej lokalizacji, która proponowana będzie
jako pierwsza z listy. Pozostałe adresy będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślną
lokalizację ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Wartość domyślny podczas dodawania nowego adresu w oknie Dodaj
pozycję słownika;
• wybierając interesujący nas adres z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj pozycję słownika, zaznaczając pole Wartość domyślna i klikając na przycisk
Zapisz.
Dodawanie nowego kontrahenta
Formularz Dodaj kontrahenta (Kontrahenci->Dodaj kontrahenta) pozwala na dodawanie w
systemie nowych kontrahentów naszej firmy. Rejestracja nowego kontrahenta polega na podaniu
jego podstawowych danych teleadresowych oraz informacji dotyczących osobowości prawnej, a
także ew. danych dodatkowych mających powiększyć zasób informacji na temat naszego partnera
bądź klienta oraz umożliwić mu korzystanie z modułu Ekstranet. I tak aby dodać nowego
kontrahenta należy wybrać opcję Kontrahenci->Dodaj kontrahenta oraz w nowo otwartym
formularzu Dodaj kontrahenta wypełnić kolejno wszystkie wymagane pola:
• Nazwa (obowiązkowe) – nazwa nowego kontrahenta pod jaką będzie on rozpoznawany
przez system ITCube;
• Skrót – pole edycyjne, za pomocą którego nadać możemy kontrahentowi nazwę skróconą.
Nazwa ta wykorzystywana jest także w module integrującym oprogramowanie ITCube z
zewnętrznym systemem handlowym (np. w CDN Opt!ma przekłada się on na Kod
kontrahenta - o ile Kod o takiej nazwie nie został już wykorzystany);
• Przycisk Aktywny znajdujący się po prawej stronie pola Nazwa, za pomocą którego możemy
ustalić czy nowo tworzony rekord będzie rekordem aktywnym w systemie (przycisk
zaznaczony), czy też będzie rekordem nieaktywnym (przycisk odznaczony);
• Firma/Oddział (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wybrać można czy
rekord wprowadzany właśnie do systemu będzie dotyczył nowej firmy (opcja Nowa firma),
czy też będzie oddziałem firmy już istniejącej (opcja Oddział: X gdzie X jest nazwą firmy,
której oddział właśnie wprowadzamy do systemu);
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można status konkretnego
kontrahenta. Statusy kontrahentów definiujemy klikając na opcję Kontrahenci->Słowniki-
>Statusy;
• Potencjał – rozwijane menu służące określeniu możliwości ekonomicznych (potencjału)
naszego kontrahenta. Do wyboru dostajemy tutaj trzy wartości: niski, średni oraz wysoki;
• Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo, Telefon 1 – standardowe pola edycyjne
służące podaniu informacji teleadresowych kontrahenta. Opisują one adres
korespondencyjny wykorzystywany np. podczas druku etykiet. Dodatkowo w trybie
podglądu pozwalają one na prezentację siedziby klienta na mapie. Link Miasto prezentuje
siedzibę na planie kraju, natomiast link Ulica wyświetla dokładny adres na planie miasta;
Co warto podkreślić przed wypełnieniem pól Miasto i Region warto uzupełnić pole Kod
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 87
pocztowy. System ITCube wyposażony jest bowiem w bazę przeszło 20 tysięcy kodów
pocztowych. Tak więc jeśli wpisany kod zostanie znaleziony pola Miasto i Region uzupełnią
się automatycznie.
• Telefon 2, Faks, WWW – pola edycyjne dające możliwość dodania dodatkowych informacji
teleadresowych;
• Email – pole zawierające listę adresów pocztowych firmy oddzielonych znakiem przecinka.
Moduł odpowiadający za wysyłanie poczty elektronicznej systemu ITCube używa tylko
pierwszego adresu, warto więc by główny adres umieścić na pierwszej pozycji. Moduł
odbioru poczty systemu ITCube w celu identyfikacji przychodzącej korespondencji
wykorzystuje wszystkie adresy. Tak więc poczta przychodząca, która wysłana została z
jakiegokolwiek z adresów wpisanych w pole Email automatycznie związana zostanie z
odpowiednim kontrahentem;
• Domeny – pole zawierające listę domen firmy oddzielonych znakiem przecinka. Pole
pozwala modułowi odbioru poczty elektronicznej systemu ITCube na związanie
korespondencji z firmą jeśli tylko wysłana została ona z jakiejkolwiek z wpisanych tu
domen. Dzięki temu uniknąć można wpisywania dużej ilości adresów w polu Email;
• Data pozyskania – pole, w którym podać można datę nawiązania współpracy z danym
kontrahentem. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego
daje nam ikona znajdująca się po prawej stronie nazwy pola. Datę można także
wprowadzić używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był
poprawny;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego można ustalić w jaki sposób
pozyskaliśmy danego kontrahenta. Informacja ta może być cenna dla analiz i statyk
kontrahentów. Sposoby pozyskania definiujemy za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Sposoby pozyskania;
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego przyporządkować można kontrahenta do
konkretnej branży. Wyboru dokonać możemy pomiędzy branżami, które wcześniej
wprowadzone zostały za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego można przyporządkować nowego kontrahenta
do odpowiedniej dla niego grupy. Przynależność do danej grupy odpowiada za prawa, które
przysługują osobom kontaktowym danej firmy w module Ekstranet. Grupami kontrahentów
zarządzać może administrator za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy
kontrahentów;
• Obsługujący – rozwijane menu, za pomocą którego spośród pracowników naszej firmy
wybrać możemy tego, który będzie odpowiedzialny za kontakty z konkretnym
kontrahentem;
• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu;
• Opis – pole edycyjne, dzięki któremu każdy rekord opisujący kontrahenta może zostać
wzbogacony o dłuższy komentarz osoby wprowadzającej go do bazy, bądź mającej
uprawnienia do jego modyfikacji;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 88
• Prawa – okna Odczyt oraz Edycja pozwalające określić, jaka grupa użytkowników (oprócz
administratora systemu i twórcy rekordu) będzie miała możliwość dokonania odczytu, edycji
danych lub dodawania kolejnych informacji dotyczących kontrahenta. W celu nadania praw
do odczytu należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt klikając na
ich nazwach lewym przyciskiem myszki. Aby nadać prawo do modyfikacji lub usunięcia
danych należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Zapis klikając na ich
nazwach lewym przyciskiem myszki. Okno Dowiązywanie pozwala wskazać grupy
użytkowników, które będą mogły związać z wprowadzaną firmą inny rekord np. informację,
sprzedaż czy zadanie. Aby wybrać kilka grup należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz
kliknąć lewym przyciskiem myszki na odpowiednie grupy użytkowników.
Jeśli wypełniliśmy już wszystkie pola możemy zakończyć edycję formularza, bądź też przystąpić
do uzupełniania danych dodatkowych o kontrahencie, co wydatnie zwiększyć może użyteczność
systemu. W oknie tym do wypełnienia przewidziane zostały następujące pola:
• Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo, Telefon 1 – standardowe pola edycyjne
służące podaniu informacji teleadresowych kontrahenta. Opisują one adres wykorzystywany
do wystawiania faktur. Dodatkowo w trybie podglądu pozwalają one na prezentację siedziby
klienta na mapie. Link Miasto prezentuje siedzibę na planie kraju, natomiast link Ulica
wyświetla dokładny adres na planie miasta;
Co warto podkreślić przed wypełnieniem pól Miasto i Region warto uzupełnić pole Kod
pocztowy. System ITCube wyposażony jest bowiem w bazę przeszło 20 tysięcy kodów
pocztowych. Tak więc jeśli wpisany kod zostanie znaleziony pola Miasto i Region uzupełnią
się automatycznie.
• NIP – pole edycyjne, w którym wpisać należy numer identyfikacji podatkowej (NIP)
kontrahenta. Jeśli podany numer nie jest poprawnym numerem NIP system wyświetli
ostrzeżenie które jednak nie uniemożliwi zapisana rekordu;
• Regon – pole edycyjne, w którym wpisać należy regon firmy - niepowtarzalny,
identyfikacyjny numer podmiotów gospodarczych składający się z 9 cyfr, opisujący miejsce
prowadzenia działalności oraz jej rodzaj;
• Forma prawna – pole edycyjne służące do wpisania osobowości prawnej naszego
kontrahenta (np. osoba fizyczna, spółka z o. o.);
• Termin płatności – pole edycyjne określające termin płatności związany z kontrahentem.
Jest ono wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.
• Konto bankowe – pole edycyjne służące do wprowadzenia do systemu numeru konta
bankowego, którym posługuje się kontrahent;
• Upust – pole edycyjne, w które wpisać można procentową wysokość upustu przyznawaną
danemu kontrahentowi, przykładowo z racji wysokich dochodów generowanych przez
kontrahenta. Pole to będzie wykorzystywane przez moduł sprzedaży oraz ekstranetu do
automatyzacji przyznawania upustów;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 89
• Cena – rozwijana lista, z której należy wybrać domyślną cenę dla wprowadzanego
kontrahenta. Domyślna cena jest wykorzystywana przy tworzeniu oferty/zamówienia oraz
przy składaniu zamówień w module Ekstranet;
• Cechy – okno pozwalające wybrać dowolne cechy opisujące danego kontrahenta. Cechy
definiujemy za pomocą polecenia Kontrahent->Słowniki->Cechy. Aby wybrać kilka cech
należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na
odpowiednie cechy;
• Kategorie produktów – okno umożliwiające zaznaczenie jakimi kategoriami produktów
zainteresowany jest kontrahent;
• Relacje wych. – okno pozwalające zdefiniować relacje istniejące pomiędzy
dodawanym/edytowanym rekordem a innymi wpisami w bazie kontrahentów. Relacje
definiujemy za pomocą polecenia Kontrahent->Słowniki->Relacje kontrahent<-
>kontrahent. ;
• Relacje przych. – okno pozwalające zdefiniować relacje istniejące pomiędzy wpisami w
bazie kontrahentów a właśnie dodawanym/edytowanym rekordem. Relacje definiujemy za
pomocą polecenia Kontrahent->Słowniki->Relacje kontrahent<->kontrahent. ;
W formularzu Dodaj kontrahenta możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych
zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby pola te były widoczne musi zostać włączony
mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący kontrahentów.
WAŻNE: Przy dodawaniu kontrahenta możemy dodatkowo sprawdzić czy w bazie systemu nie
istnieje już firma o podobnej nazwie bądź adresie email. Sprawdzenia dokonać możemy
naciskając przycisk znajdujący się po prawej stronie pola Nazwa bądź Email
WAŻNE: Przy dodawaniu kontrahenta możemy dodatkowo zaznaczyć pole Uaktualnij powiązania
maili. Jeśli to pole zostało zaznaczone system ITCube oznaczy całą korespondencję mailową z
wprowadzonym kontrahentem w ten sposób aby łatwo można ją było odnaleźć w systemie (maile
będą skojarzone z daną firmą).
WAŻNE: Dodając kontrahenta możemy zaznaczyć pole Zarejestruj w systemie handlowym.
Efektem tego będzie zarejestrowanie aktualnie dodawanego kontrahenta w zewnętrznym systemie
handlowym np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia Premium czy Symfonia FORTE.
WAŻNE: Dodając kontrahenta możemy dodatkowo zaznaczyć, że chcemy wprowadzić osobę
kontaktową związaną z tym kontrahentem bądź dodać związaną z nim informację, zadanie lub
projekt. Aby to uczynić należy zaznaczyć odpowiednio pole Dodaj kontakt, Dodaj informacje,
Dodaj zadanie, Otwórz projekt.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowego kontrahenta
do bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu głównego
systemu ITCube poprzez naciśnięcie przycisku Anuluj.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 90
Podgląd / Modyfikacja kontrahentów
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie
Kontrahenci->Kontrahenci. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj
kontrahentami, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj kontrahentami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do
nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną
partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane
z jednym kontrahentem).
WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie rekordów zawierających aktywnych
kontrahentów oraz w bazie zawierającej kontrahentów nieaktywnych (więcej o nadawaniu statusu
kontrahenta aktywnego/nieaktywnego w punkcie dotyczącym dodawania nowego kontrahenta).
Wyboru pomiędzy wspomnianymi wyżej opcjami dokonujemy zaznaczając pole Aktywne rekordy
bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące się po lewej stronie przycisku Szukaj.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na dwa różne sposoby. Można posłużyć
się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi.
Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,
służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji, usunięcia danych, sporządzenia notatki dotyczącej danego kontrahenta,
wysłania maila do konkretnej firmy bądź utworzenia zakładek do najczęściej używanych rekordów.
Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnej firmy za
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 91
pomocą takich danych jak: właściciel rekordu, obsługujący, branża, status, nazwa oraz adres
kontrahenta. Okno składa się z siedmiu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu a także, co niezwykle ważne, przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości rekordu,
edycja jego zawartości, usunięcie danego rekordu z systemu, dodawanie notatki dotyczącej
kontrahenta, delegowanie zadania w kontekście danego klienta, wyświetlenie struktury
firmy, dodanie osoby kontaktowej oraz dodanie rekordu do tzw. zakładek (więcej informacji
na ten temat w punkcie poświęconym modyfikacji danych);
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który stworzył dany
rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
kontrahenta, którego do systemu wprowadził Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego
menu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich rekordów poświęconych kontrahentom a wprowadzonych do systemu przez
użytkownika Jana Kowalskiego;
• kolumna Obsługujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który obsługuje
danego kontrahenta. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć kontrahenta, którego obsługuje Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu
Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych kontrahentom a wprowadzonych do systemu przez użytkownika
Jana Kowalskiego;
• kolumna Status – zawiera informację o statusie, jaki przyznany został kontrahentowi. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkich
kontrahentów, którym został przyznany status klienta „potencjalnego” wystarczy wybrać z
rozwijanego menu Status opcję „potencjalni”;
• kolumna Nazwa/Skrót - zawiera informację, o nazwie kontrahenta oraz jej skróconej formie.
W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
wszystkie rekordy poświęcone kontrahentowi o nazwie „Coca Cola” wystarczy wpisać w polu
edycyjnym Nazwa taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych kontrahentom
mającym w nazwie frazę „Coca Cola”. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy poszukiwanego
kontrahenta mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Adres - zawiera informacje teleadresowe kontrahenta. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone kontrahentom
mającym swą siedzibę w Warszawie, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Adres taką
właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych kontrahentom mającym siedzibę firmy w
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 92
Warszawie. Jeśli nie pamiętamy pełnego adresu poszukiwanego kontrahenta mamy
możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.
• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz
wyszukiwania danych po dowolnym polu kontrahenta. Domyślnie w kolumnie tej znajduję
się pole Telefon 1. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium.
Wyszukiwanie odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W
Dodatkowej kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą
wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie wyszukanych rekordów / Wyświetlanie
struktury / Drukowanie nalepki adresowej / Dodawanie oferty, zamówienia /
Odnotowanie przychodu, kosztu / Dodawanie informacji / Dodawanie zadania /
Dodawanie osoby kontaktowej / Dodawanie dokumentu / Otwieranie
projektu / Wysyłanie listu, faksu, e-maila / Zakładki / Dodawanie kontraktu
serwisowego / Dodawanie zlecenia serwisowego / Rejestracja w systemie
handlowym
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)– zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości rekordu, edycja
danych zapisanych w rekordzie, usunięcie rekordu z systemu, dodanie notatki dotyczącej
kontrahenta, dodanie osoby kontaktowej, delegowanie zadania, wysłanie do niego maila oraz
dodanie rekordu do zakładki w Panelu głównym systemu ITCube.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do zawartości rekordu uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu kontrahenta
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informacje.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone w rekordzie podczas jego tworzenia
(Kontrahenci->Dodaj kontrahenta) a także zostaną wyświetlone informacje dotyczące osób
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 93
kontaktowych danej firmy. Dodatkowo, w oknie Historia kontrahenta, znajdują się informacje
dotyczące związanych z kontrahentem: Informacji, Zadań, Maili/faksów otrzymanych,
Maili/Faksów wysłanych, Korespondencji grupowej, Zamówień/Zakupów, Przychodów/Kosztów,
Projektów, Gwarancji/Kontraktów serwisowych. Użytkownik może zadecydować czy okno Historia
kontrahenta ma zostać uporządkowane względem typu obiekty, daty obiektu bądź właściciela
obiektu. Poniżej danych opisujących historię kontaktu z klientem znajduje się sekcja opisująca
wszystkie związane z nim dokumenty i rezerwacje oraz w przypadku zakupienia licencji na moduł
INTEGRATOR system wyświetli także dane o dokumentach sprzedażowych zapisanych w
zewnętrznym programie sprzedażowym (np. Symfonia Handel, CDN Opt!ma, WF-MAG, Subiekt
GT).
WAŻNE: Przeglądając dane kontrahenta w każdej chwili mamy dostęp do podręcznego menu,
które otwieramy klikając w przycisk .
WAŻNE: Każdą sekcję w formularzu dotyczącym kontrahentom można w łatwy sposób „schować”
lub „odsłonić” klikając w przycisk . To, która sekcja jest standardowo „schowana”, definiuje się
w pliku konfiguracyjnym systemu itcube.ini.
WAŻNE: Przeglądając dane kontrahenta w każdej chwili można je wydrukować, klikając w ikonę
symbolizująca drukarkę umieszczona w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który
wypełnić należało podczas wprowadzania do zasobów systemu nowego kontrahenta
(Kontrahenci->Dodaj kontrahenta). Za pomocą tego formularza administrator systemu, bądź
uprawniony do wprowadzania poprawek użytkownik otrzymuje dostęp do danych wybranego
wcześniej kontrahenta i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie
poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza.
Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje, iż system odrzuci wszystkie wprowadzone
przez nas poprawki.
WAŻNE: Podczas edycji kontrahenta można także uaktualnić niektóre dane kontaktów związanych
z edytowanym kontrahentem. Aby to uczynić należy przed zapisaniem zaznaczyć odpowiednie
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 94
przyciski znajdujące się obok ikony Zapisz. Dane, które można uaktualnić to: obsługujący
kontakty, dane teleadresowe, telefony kontaktów oraz ich statusy.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu
i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda
potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk
Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
WAŻNE: Usunięcie kontrahenta skutkuje usunięciem wszystkich rekordów „podpiętych” pod niego
(czyli np.: maili, zadań, dokumentów sprzedaży, informacji, itd.).
WAŻNE: Usunięcie osoby kontaktowej nie powoduje usunięcia rekordów podpiętych pod kontakt.
Rekordy związane z usuniętym kontaktem są dalej powiązane z nadrzędnym kontrahentem i
widoczne w systemie ITCube.
Wyświetl strukturę
W dowolnym momencie można wyświetlić graficzną strukturę firmy uwzględniającą zależności
pomiędzy pracownikami. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji
, znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Wyświetl strukturę.
Drukowanie nalepki z adresem kontrahenta
W dowolnej chwili możemy wydrukować nalepkę z adresem kontrahenta. Aby to zrobić należy
kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego
rekordu i wybrać opcję Drukuj nalepkę. Następnie system ITCube CRM otworzy formularz, gdzie
możliwe będzie podanie parametrów wydruku. Więcej informacji na temat drukowania nalepek na
koperty znaleźć można w rozdziale poświęconym seryjnemu adresowaniu kopert.
Dodawanie oferty/zamówienia
Aby dodać ofertę lub zamówienie związane z danym kontrahentem należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Dodaj dokument sprzedaży. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny
z tym, który wypełnia się przy dodawaniu oferty/zamówienia za pomocą opcji Handel->Dodaj
ofertę/zamówienie. Dodatkowo menu Kontrahent zostanie ustawiona domyślnie na
kontrahenta, którego ma dotyczyć oferta bądź zamówienie.
Odnotowanie przychodu/kosztu
W dowolnym momencie można odnotować przychód lub koszt i powiązać go z kontrahentem. Aby
to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Odnotuj przychód/koszt. Następnie system ITCube CRM
otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy dodawaniu przychodu/kosztu za
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 95
pomocą opcji Handel->Odnotuj przychód/koszt. Dodatkowo menu Kontrahent zostanie
ustawione domyślnie na kontrahenta, którego ma dotyczyć dodawany przychód bądź koszt.
Dodawanie informacji
Z każdym kontrahentem można związać informację. Aby to zrobić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Dodaj informację. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym,
który wypełnia się przy dodawaniu informacji za pomocą opcji Informacje->Dodaj informację.
Dodatkowo menu Kontrahent zostanie ustawiona domyślnie na kontrahenta, z którym chcemy
skojarzyć informację.
Dodawanie zadania
Z każdym kontrahentem można związać zadanie. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem
myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję
Dodaj/Deleguj zadanie. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który
wypełnia się przy delegowaniu zadania za pomocą opcji Zadania->Dodaj/Deleguj zadanie.
Dodatkowo menu Kontrahent zostanie ustawiona domyślnie na kontrahenta, z którym chcemy
skojarzyć zadanie.
Dodawanie osoby kontaktowej
Do każdego kontrahenta można dodać osobę kontaktową. Aby to zrobić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Dodaj osobę kontaktową. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z
tym, który wypełnia się przy dodawaniu osoby kontaktowej za pomocą opcji Kontrahenci-
>Dodaj kontakt.
Otwieranie projektu
W każdym momencie możemy otworzyć nowy projekt powiązany od razu z kontrahentem. Aby to
zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Otwórz projekt. Następnie system ITCube otworzy
formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji dokumentu za pomocą opcji
Projekty->Otwórz projekt.
Dodawanie dokumentu
Z każdym kontrahentem można związać dokument. Aby to zrobić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Dodaj dokument. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym,
który wypełnia się przy rejestracji dokumentu za pomocą opcji Dokumenty->Zarejestruj
dokument.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 96
Wysyłanie listu, faksu, e-maila
Do każdego kontrahenta można wysłać list, email lub faks. Aby to zrobić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Wyślij list lub Wyślij faks lub Wyślij e-mail. Następnie system ITCube otworzy
formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy wysyłaniu maila za pomocą opcji Mail/Faks-
>Wyślij list lub Mail/Faks->Wyślij email lub Mail/Faks->Wyślij faks. Dodatkowo pole
Kontrahent oraz adres zostaną automatycznie wypełnione danymi kontrahenta, do którego
chcemy wysłać list (email, faks).
Dodawanie rekordu do zakładek
Każdy z rekordów dodać można do tzw. zakładek, czyli umieścić je w specjalnie do tego
przeznaczonej strefie Panelu głównego systemu ITCube. Dzięki temu najważniejsze rekordy, z
których przykładowo często korzystamy, zostają umieszczone w łatwo dostępnym i widocznym
miejscu.
Dodanie kontraktu serwisowego
W każdym momencie możemy dodać nowy kontrakt serwisowy powiązany od razu z
kontrahentem. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji ,
znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj kontrakt serwisowy.
Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji
kontraktu serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj kontrakt serwisowy.
Dodanie zlecenia serwisowego
W każdym momencie możemy dodać nowe zlecenie serwisowe powiązane od razu z
kontrahentem. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji ,
znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj kontrakt serwisowy.
Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji
nowego zlecenia serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe.
Usuwanie rekordu z zakładki
Zakładkę usuwamy klikając w symbol akcji znajdujący się po lewej stronie nazwy kontrahenta
(w Panelu głównym systemu) i wybierając opcję Usuń zakładkę oraz potwierdzając chęć jej
usunięcia (przycisk Tak w okienku wyboru).
Rejestracja kontrahenta w zewnętrznym systemie handlowym
W przypadku gdy zakupiliśmy moduł INTEGRATOR mamy możliwość zarejestrowania kontrahenta
w zewnętrznym systemie handlowym np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia Premium, Symfonia
FORTE. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i kliknąć w odnośnik Zarejestruj w systemie handlowym.
Wybranie tej opcji spowoduje przeniesienie kontrahenta do bazy danych systemu sprzedażowego.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 97
WAŻNE: Jeśli zarejestrowaliśmy kontrahenta w zewnętrznym systemie handlowym zmiana ta
może nie być widoczna od razu. Zależy to od ustawienia systemu ITCube (co ile sekund wykonuje
się synchronizacja pomiędzy ITCube a systemem zewnętrznym). W przypadku integracji z
systemem Symfonia Premium/FORTE dodatkowe należy w programie sprzedażowym wybrać opcję
Importuj z ITCube CRM (opcja dostępna w menu kontekstowym przeglądarki kontrahentów).
Zarządzanie duplikatami
Podczas uzupełniania bazy danych kontrahentów może dojść do sytuacji, w której kilka osób
wprowadzi tę samą firmę, lecz pod nieznacznie różniącą się nazwą. Często taka sytuacja zostaje
wykryta w momencie gdy każda z wprowadzonych firm posiada już własną historię. System
ITCube pozwala na wykrywanie podobnych wpisów w bazie kontrahentów oraz w razie
zlokalizowania duplikatów ich usuwanie bądź scalanie. Formularz zarządzania duplikatami
dostępny jest po wybraniu polecenia Kontrahenci->Zarządzanie duplikatami. Po wybraniu tej
opcji system wyświetli dwie sekcje „Scal duplikaty” oraz „Znalezione duplikaty”. Pierwsza z sekcji
pozwala na scalenie dwóch dowolnych kontrahentów wybranych przy użyciu standardowej
przeglądarki. Druga natomiast wypisuje automatycznie listę wpisów, co do których istnieje
podejrzenie iż mogą być duplikatami. To jakim kryterium kieruje się system podczas analizy bazy
w poszukiwaniu duplikatów zależy od zaznaczonej opcji w polu Grupuj po. I tak na przykład jeśli
zaznaczymy opcję Telefon 1 system uzna za duplikaty te wpisy w bazie które mają taki sam, bądź
różniący się tylko nie znaczącymi znakami (np. spacje, nawiasy, wiodące zera), telefon. Jeśli
przegląd bazy po zadanym kryterium nie spowodował wykrycia duplikatów system oznajmi to
wypisując zdanie „Nie znaleziono duplikatów”. Jeśli natomiast zostały wykryte duplikaty system
wyświetli ich listę. Lista taka składa się z sekcji opisujących kontrahenta i wszystkie wpisy w bazie
danych, które uznane zostały za jego duplikat. Z każdym wypisanym rekordem związane jest
menu kontekstowe pozwalające na usunięcie wpisu bądź scalenie pozostałych wpisów w obrębie
sekcji z wybranym kontrahentem. Standardowo system poszukuje duplikatów w całej bazie
danych. Jeśli zależy nam by wykrywanie duplikatów zostało przeprowadzone tylko wśród wybranej
grupy firm należy stosownie wypełnić pole Nazwa czego efektem będzie przeprowadzenie
wyszukiwania tylko wśród firm, które w nazwie posiadają wpisany w to pole ciąg znaków.
Co ważne podkreślenia podczas scalania grupy rekordów zawsze jeden z nich jest traktowany jako
rekord nadrzędny. Docelowy rekord będzie posiadał wszystkie dane teleadresowe kontrahenta
nadrzędnego natomiast jego historia oraz lista kontaktów będzie sumą historii/kontaktów
wszystkich scalanych rekordów.
Dodawanie osób kontaktowych
Przez pojęcie „osoby kontaktowe” rozumie się te osoby, które zostały delegowane przez
kontrahenta do utrzymywania kontaktów z naszą firmą, a więc do których należy się zwracać w
razie konieczności nawiązania kontaktu z danym kontrahentem. Osobami kontaktowymi mogą być
także osoby prywatne, z którymi utrzymujemy kontakt handlowy. Tworzenie bazy danych osób
kontaktowych, z którymi współpracujemy umożliwia formularz „Dodaj kontakt”, (Kontrahenci-
>Dodaj kontakt). Osoby kontaktowe zapisane w bazie danych systemu ITCube kojarzone są w
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 98
trakcie używania systemu np. z projektami, informacjami, zadaniami, wiadomościami, mailingami
itd. Po wybraniu opcji Kontrahenci->Dodaj kontakt użytkownik systemu wypełnić będzie musiał
następujące pola:
• Nazwisko (obowiązkowe) – pole edycyjne, w które wpisać należy nazwisko osoby
kontaktowej;
• Imię – pole edycyjne, w które wpisać należy imię osoby kontaktowej;
• Przycisk Aktywny znajdujący się po prawej stronie pola Nazwa, za pomocą którego możemy
ustalić czy nowo tworzony rekord będzie rekordem aktywnym w systemie (przycisk
zaznaczony), czy też będzie rekordem nieaktywnym (przycisk odznaczony);
• Tytuł – edycyjne pole, w które należy wpisać tytuł naukowy osoby kontaktowej;
• Stanowisko – pole, w które wpisać można stanowisko zajmujące w firmie przez daną osobę
kontaktową (pole to jest o tyle ważne, iż wyświetlane jest w liście kontaktów danego
kontrahenta);
• Dział – pole edycyjne służące podaniu działu firmy, w której pracuje wprowadzana do
systemu osoba;
• Specjalizacja – pola edycyjne, w które wpisać można dane dotyczące specjalizacji osoby
kontaktowej;
• Kontrahent (obowiązkowe) – rozwijane menu, z którego wybrać należy nazwę kontrahenta,
który reprezentowany będzie przez nowo tworzoną osobę kontaktową;
WAŻNE: Dodając kontakt korzystając z polecenia Kontrahenci->Dodaj kontakt lista
zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z którym będzie
powiązane zadanie należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie
system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po
wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system automatycznie wstawi
kontrahenta do formularza dodawania osoby kontaktowej.
WAŻNE: W przypadku gdy nie ma jeszcze w bazie danych kontrahenta, do którego chcemy
przypisać dodawaną osobę kontaktową możemy skorzystać z pola Nowy kontrahent. Zaznaczając
przycisk Nowy kontrahent system poszerzy formularz o nowe pola, dotyczące kontrahenta takie
jak: Nazwa, Branża, Grupa, Obsługujący. Wypełniając te pola system doda nowego kontrahenta
wypełniając go danymi, które wprowadziliśmy oraz danymi teleadresowymi z formularza Dodaj
kontakt. Oczywiście dodawana osoba kontaktowa będzie powiązana z kontrahentem.
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można status konkretnego
kontrahenta. Statusy kontrahentów definiujemy klikając na opcję Kontrahenci->Słowniki-
>Statusy;
• Obsługujący – rozwijane menu, z którego można wybrać pracownika firmy
odpowiedzialnego za kontakt z wprowadzaną do systemu osobą;
• Data - pole, w którym należy wpisać datę następnego kontaktu (spotkania, rozmowy
telefonicznej itp.) Datę wprowadzamy, korzystając z kalendarza zainstalowanego w
systemie ITCube, dostęp do którego uzyskuje się poprzez kliknięcie w przycisk
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 99
usytuowany po prawej stronie pola Data. Datę można także wprowadzić używając
klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był poprawny;
• Przypomnienie – rozwijana lista, z której należy wybrać kiedy ma nastąpić przypomnienie o
następnym kontakcie;
WAŻNE: Okno z przypomnieniem pokaże się osobie obsługującej dany kontakt. Jeśli kontakt nie
ma przydzielonej osoby kontaktowej system wyświetli okno z przypomnieniem o następnym
kontakcie właścicielowi rekordu.
• Opis - pole umożliwiające dodanie adnotacji związanej z następnym kontaktem;
• Telefon 1 – pola edycyjne umożliwiające wprowadzenie do systemu danych zawierających
numer telefoniczny osoby kontaktowej;
• Telefon 2 – pole, w które wpisać należy numer telefonu prywatnego lub komórkowego
osoby kontaktowej;
• Faks – pole, w które należy wpisać numer służbowego faksu;
• Email – pole zawierające listę adresów pocztowych osoby kontaktowej oddzielonych
znakiem przecinka. Moduł odpowiadający za wysyłanie poczty elektronicznej systemu
ITCube używa tylko pierwszego adresu, warto więc by główny adres umieścić na pierwszej
pozycji. Moduł odbioru poczty systemu ITCube w celu identyfikacji przychodzącej
korespondencji wykorzystuje wszystkie adresy. Tak więc poczta przychodząca, która
wysłana została z jakiegokolwiek z adresów wpisanych w pole Email automatycznie
związana zostanie z odpowiednią osobą kontaktową;
• Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Region, Państwo – pola umożliwiające wprowadzenie pełnych
danych teleadresowych osoby kontaktowej. Dodatkowo w trybie podglądu pozwalają one na
prezentację siedziby klienta na mapie. Link Miasto prezentuje siedzibę na planie kraju,
natomiast link Ulica wyświetla dokładny adres na planie miasta;
Co warto podkreślić przed wypełnieniem pól Miasto i Region warto uzupełnić pole Kod
pocztowy. System ITCube wyposażony jest bowiem w bazę przeszło 20 tysięcy kodów
pocztowych. Tak więc jeśli wpisany kod zostanie znaleziony pola Miasto i Region uzupełnią
się automatycznie.
• NIP – pole edycyjne, w które wpisać należy numer identyfikacji podatkowej (NIP) osoby
kontaktowej;
• PESEL – pole edycyjne, w które wpisać należy numer ewidencji ludności (PESEL) osoby
kontaktowej;
• Płeć – rozwijane menu pozwalające określić płeć osoby kontaktowej;
• Wiek – rozwijane menu, za pomocą którego określamy wiek osoby kontaktowej;
• Właściciel (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela edytowanego
rekordu;
• Opis – pole edycyjne umożliwiające osobie wprowadzającej dany rekord do systemu na
dołączenie własnych uwag, sugestii na temat danej osoby kontaktowej;
• Prawa – dwa okna umożliwiające ustalenie praw odczytu oraz zapisu danego rekordu. W
oknie Odczyt wybrać możemy te grupy użytkowników, które będą mogły przeglądać
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 100
zawartość tworzonego właśnie rekordu (wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki
na wybranej grupie), natomiast w oknie Edycja wybrać możemy te grupy użytkowników
(wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybranej grupie), którym chcemy
nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie. Aby wybrać kilka grup
należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na
odpowiednie grupy użytkowników.
W sekcji Dane dodatkowe o kontakcie możemy wypełnić następujące pola:
• Kanał komunikacji – rozwijane menu pozwalające wybrać preferowany system
komunikowania się z osobą kontaktową. (Kanały kontaktowe tworzymy za pomocą
polecenia Kontrahenci->Słowniki->Typy komunikacji);
• Ważność - rozwijane menu pozwalające określić skalę wpływów osoby kontaktowej w danej
firmie. Do wyboru mamy tutaj następujące opcje: P (person) określające zwykłego
pracownika, IP (important person) określającą ważną osobę oraz VIP (very important
person) określające bardzo ważną osobę o bardzo dużej skali wpływów i możliwości. Pole
Ważność jest uwzględniane przy wyświetlaniu struktury firmy;
• Data pozyskania – pole, w którym podać można datę nawiązania współpracy z daną osobą
kontaktową. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego
daje nam ikona znajdująca się po prawej stronie nazwy pola. Datę można także
wprowadzić używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był
poprawny;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego można ustalić w jaki sposób
pozyskaliśmy daną osobę kontaktową. Informacja ta może być cenna dla analiz i statyk
osób kontaktowych. Sposoby pozyskania definiujemy za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Sposoby pozyskania;
• Przełożony – pole edycyjne umożliwiające wprowadzenie relacji zawodowych pomiędzy
osobami kontaktowymi w danej firmie;
• GG, Skype – pola edycyjne umożliwiające odnotowanie numerów komunikatorów
internetowych. W przypadku rekordów z wypełnionymi polami system umożliwia
automatyczne rozpoczęcie rozmowy poprzez naciśniecie odpowiedniego linku. W przypadku
komunikatora GG wyświetla także aktualny status użytkownika.
• Login, Hasło (Ekstranet) – pola edycyjne (widoczne w przypadku włączonego modułu
Ekstranet) umożliwiające ustawienie hasła i loginu dającego osobie kontaktowej dostęp do
modułu Ekstranet oraz jednoznacznie identyfikującego ją w tym systemie. Osoba
kontaktowa będzie mogła korzystać z konta od chwili gdy zaznaczona zostanie opcja
Aktywny znajdująca się po prawej stronie pola Login. Więcej o konfiguracji i korzystaniu z
modułu Ekstranet przeczytać można;
• Kategorie produktów – okno umożliwiające zaznaczenie jakimi kategoriami produktów
zainteresowany jest kontrahent;
• Cechy – okno pozwalające wybrać dowolne cechy opisujące danego kontrahenta. Cechy
definiujemy za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Cechy. Aby wybrać kilka cech
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 101
należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na
odpowiednie cechy;
• Relacje wych. – okno pozwalające zdefiniować relacje istniejące pomiędzy
dodawanym/edytowanym rekordem a wpisami w bazie kontrahentów. Relacje definiujemy
za pomocą polecenia Kontrahent->Słowniki->Relacje kontrahent<->kontakt. ;
WAŻNE: Osoba kontaktowa, która nie jest przypisana do Kontrahenta (z listy Kontrahent została
wybrana opcja Brak powiązania z kontrahentem) nie będzie mogła zalogować się do modułu
Ekstranet, mimo iż pola Login, Hasło zostały wypełnione oraz przycisk Aktywny został zaznaczony.
W formularzu Dodaj osobę kontaktową możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych
zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby pola te były widoczne musi zostać włączony
mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący osób kontaktowych.
WAŻNE: Przy dodawaniu osoby kontaktowej możemy dodatkowo zaznaczyć pole Uaktualnij
powiązania maili. Jeśli pole to zostało zaznaczone system ITCube oznaczy całą korespondencje
mailową z wprowadzaną osobą w ten sposób, aby łatwo można ją było odnaleźć w systemie
(maile będą skojarzone z danym kontaktem).
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowej osoby
kontaktowej do bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu
głównego systemu ITCube poprzez naciśnięcie klawisza Anuluj.
Podgląd / Modyfikacja osób kontaktowych
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie
Kontrahenci->Kontakty. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj kontaktami,
za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj kontaktami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji
pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię
rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z
jedną osobą kontaktową).
WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie rekordów zawierających aktywnych osób
kontaktowych oraz w bazie zawierającej osoby kontaktowe nieaktywne (więcej o nadawaniu
statusu aktywnego/nieaktywnego osobie kontaktowej w punkcie dotyczącym dodawania nowego
nowej osoby kontaktowej). Wyboru pomiędzy wspomnianymi wyżej opcjami dokonujemy
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 102
zaznaczając pole Aktywne rekordy bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące się po lewej stronie
przycisku Szukaj.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się
rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi.
Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,
służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tam również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnej osoby kontaktowej za pomocą takich danych jak: właściciel,
kontrahent, nazwisko i imię pod jakim osoba kontaktowa jest rozpoznawana w systemie oraz jej
adres. Okno składa się z sześciu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości rekordu,
jego edycja, usunięcie danego rekordu z systemu, dodanie notatki związanej z daną osobą,
wysłanie do niej maila, delegowanie zadania w kontekście kontaktu a także dodanie rekordu
do tzw. Zakładek;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który stworzył dany
rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
kontakt, który do systemu wprowadził Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu
Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych osobom kontaktowym wprowadzonym do systemu przez Jana
Kowalskiego;
• kolumna Obsługujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który opiekuje się
daną osobą kontaktową. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć kontakt, który obsługuje Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego
menu Obsługujący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 103
wszystkich rekordów poświęconych osobom kontaktowym wprowadzonym do systemu przez
Jana Kowalskiego;
• kolumna Status – zawiera status osoby kontaktowej. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć kontakt, który ma status Aktywny wystarczy
wybrać z rozwijanego menu Status frazę „Aktywny”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych osobom kontaktowym mającym status
Aktywny;
• kolumna Nazwisko/imię – zawiera informację o imieniu i nazwisku pod jakim osoba
kontaktowa została zarejestrowana w systemie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone osobie kontaktowej
o imieniu Jan i nazwisku Kowalski wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwisko i imię taką
właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych osobom kontaktowym o taki właśnie
imieniu i nazwisku. Jeśli nie pamiętamy pełnych danych osoby kontaktowej mamy
możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Kontrahent – zawiera informację o nazwie firmy, w której zatrudniona jest
poszukiwana osoba kontaktowa. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć wszystkie osoby kontaktowe firmy „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu
edycyjnym Kontrahent frazę „Coca Cola” i nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy
pełnych danych mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Adres - zawiera informacje teleadresowe osoby kontaktowej. W nagłówku (poniżej
nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego
rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone
osobie kontaktowej zamieszkałej w Warszawie, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Adres
taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych osobom kontaktowym zamieszkałym w
Warszawie. Jeśli nie pamiętamy pełnego adresu poszukiwanej osoby kontaktowej mamy
możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz
wyszukiwania danych po dowolnym polu osoby kontaktowej. Domyślnie w kolumnie tej
znajduję się pole Telefon 1. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony
został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie
kryterium. Wyszukiwanie odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych
kolumn”. W Dodatkowej kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za
pomocą wzorców.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 104
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie wyszukanych rekordów / Drukowanie
naklejki z adresem / Eksport wizytówki / Dodawanie oferty, zamówienia /
Odnotowywanie przychodu, kosztu / Dodawanie informacji / Dodawanie
dokumentu / Delegowanie zadań / Wysyłanie listu, faksu, e-maila /
Dodawanie kontraktu serwisowego / Dodawanie zlecenia serwisowego /
Zakładki
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk akcji , kliknięcie którego otwiera podręczne
menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie zawartości rekordu,
edycja jego danych, usunięcie rekordu z systemu, dodanie informacji związanej z daną osobą,
wysłanie do niej maila, delegowanie zadania w kontekście kontaktu a także dodanie rekordu do
tzw. zakładek w Panelu głównym systemu ITCube.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do zawartości pliku uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu osoby kontaktowej
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informacje.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone w rekordzie podczas jego tworzenia
(Kontrahenci->Dodaj kontakt). Dodatkowo, w oknie Historia osoby kontaktowej, znajdują się
informacje dotyczące związanych z osobą kontaktową: Informacji, Zadań, Maili/Faksów
otrzymanych, Maili/Faksów wysłanych, Korespondencji grupowej, Zamówień/Zakupów,
Przychodów/Kosztów, Projektów, Gwarancji/Kontraktów serwisowych. Użytkownik może
zadecydować czy okno Historia osoby kontaktowej ma zostać uporządkowane względem typu
obiekty, daty obiektu bądź właściciela obiektu. Poniżej danych opisujących historię kontaktu
znajduje się sekcja opisująca wszystkie związane z osobą kontaktową dokumenty i rezerwacje.
Standardowo wypisywane są tylko najświeższe rekordy w każdej z sekcji (ich ilość konfigurowana
jest z poziomu pliku konfiguracyjnego). Po prawej stronie każdej z sekcji znajduje się odnośnik
więcej, kliknięcie którego powoduje otwarcie nowego okna z pełną listą rekordów (pełna lista
projektów dotyczących danej osoby kontaktowej, informacji, zadań itd.).
WAŻNE: Przeglądając dane osoby kontaktowej w każdej chwili mamy dostęp do podręcznego
menu, które otwieramy klikając w przycisk . Dzięki niemu możemy szybko przejść w tryb edycji
(Edytuj rekord), dodać notatkę (Dodaj informację), delegować zadanie (Dodaj/deleguj zadanie)
oraz wysłać email (Wyślij email).
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 105
WAŻNE: Każdą sekcję w formularzu dotyczącym osoby kontaktowej można w łatwy sposób
„schować” lub „odsłonić” klikając w przycisk . To, która sekcja jest standardowo „schowana”,
definiuje się w pliku konfiguracyjnym systemu.
WAŻNE: Przeglądając dane osoby kontaktowej w każdej chwili można je wydrukować, klikając w
ikonę symbolizująca drukarkę umieszczona w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który
wypełnić należało podczas wprowadzania do zasobów systemu nowej osoby kontaktowej
(Kontrahenci->Dodaj kontakt). Za pomocą tego formularza administrator systemu, bądź
uprawniony do wprowadzania poprawek użytkownik otrzymuje dostęp do danych wybranej
wcześniej osoby kontaktowej i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane,
wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole
formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda
potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk
Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
Drukowanie nalepki z adresem kontaktu
W dowolnej chwili możemy wydrukować nalepkę z adresem osoby kontaktowej. Aby to zrobić
należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Drukuj nalepkę. Następnie system ITCube CRM otworzy
formularz, gdzie możliwe będzie podanie parametrów wydruku. Więcej informacji na temat
drukowania nalepek na koperty znaleźć można w rozdziale poświęconym seryjnemu adresowaniu
kopert.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 106
Eksport wizytówki
System ITCube umożliwia eksport danych teleadresowych osoby kontaktowej do formatu vCard.
Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok
numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Eksportuj wizytówkę. Następnie system ITCube
CRM otworzy okno pozwalające na zapisanie pliku w formacie VCF.
Dodawanie oferty/zamówienia
Aby dodać ofertę lub zamówienie związane z danym kontaktem należy kliknąć lewym przyciskiem
myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję
Dodaj dokument sprzedaży. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który
wypełnia się przy dodawaniu oferty/zamówienia za pomocą opcji Handel->Dodaj
ofertę/zamówienie. Dodatkowo menu Kontakt zostanie ustawiona domyślnie na osobę
kontaktową, której ma dotyczyć oferta bądź zamówienie.
Odnotowanie przychodu/kosztu
W dowolnym momencie można odnotować przychód lub koszt i powiązać go z kontaktem. Aby to
zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Odnotuj przychód/koszt. Następnie system ITCube CRM
otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy dodawaniu przychodu/kosztu za
pomocą opcji Handel->Odnotuj przychód/koszt. Dodatkowo menu Kontakt zostanie ustawione
domyślnie na osobę kontaktową, której ma dotyczyć dodawany przychód bądź koszt.
Dodawanie informacji
Z każdą osobą kontaktową można związać informację. Aby to zrobić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Dodawanie informacji. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z
tym, który wypełnia się przy dodawaniu informacji za pomocą opcji Informacje->Dodaj
informację. Dodatkowo menu Kontrahent oraz Kontakt zostanie ustawiona domyślnie na
kontrahenta oraz osobę kontaktową, z którą chcemy skojarzyć informację.
Dodawanie dokumentu
Z każdą osobą kontaktową można związać dokument. Aby to zrobić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Dodaj dokument. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym,
który wypełnia się przy rejestracji dokumentu za pomocą opcji Dokumenty->Zarejestruj
dokument.
Delegowanie zadań
Z każdą osobą kontaktową można związać zadanie. Aby to zrobić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Dodaj/Deleguj zadanie. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 107
tym, który wypełnia się przy delegowaniu zadania za pomocą opcji Zadania->Dodaj/Deleguj
zadanie. Dodatkowo menu Kontrahent oraz Kontakt zostaną wypełnione danymi osoby, z którą
chcemy skojarzyć zadanie.
Wyślij korespondencję
Do każdej osoby kontaktowej można wysłać list, email lub faks. Aby to zrobić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu
i wybrać opcję Wyślij list lub Wyślij faks lub Wyślij e-mail. Następnie system ITCube otworzy
formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy wysyłaniu maila za pomocą opcji Mail/Faks-
>Wyślij list lub Mail/Faks->Wyślij email lub Mail/Faks->Wyślij faks. Dodatkowo pole
Kontrahent/Kontakt oraz adres zostaną automatycznie wypełnione danymi kontaktu, do którego
chcemy wysłać list (email, faks).
Dodanie kontraktu serwisowego
W każdym momencie możemy dodać nowy kontrakt serwisowy powiązany od razu z kontaktem.
Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok
numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj kontrakt serwisowy. Następnie system
ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji kontraktu
serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj kontrakt serwisowy.
Dodanie zlecenia serwisowego
W każdym momencie możemy dodać nowe zlecenie serwisowe powiązane od razu z osobą
kontaktową. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący
się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj kontrakt serwisowy. Następnie
system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji nowego
zlecenia serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe.
Dodawanie rekordu do zakładek
Każdy z rekordów można w każdej chwili dodać do tzw. zakładek, czyli umieścić je w specjalnie do
tego przeznaczonej strefie Panelu głównego systemu ITCube. Dzięki temu najważniejsze rekordy,
z których przykładowo często korzystamy zostają umieszczone w łatwo dostępnym i widocznym
miejscu.
Usuwanie rekordu z zakładki
Zakładkę usuwamy klikając w symbol akcji znajdujący się po prawej stronie nazwy kontaktu (w
Panelu głównym systemu) i wybierając opcję Usuń zakładkę oraz potwierdzając chęć jej usunięcia
(przycisk Tak w okienku wyboru).
Planowanie tras przejazdu
System ITCube zintegrowany jest ze środowiskiem Google Map. Mechanizm ten umożliwia między
innymi planowanie/graficzną prezentację tras przejazdu. Odpowiednie funkcje dostępne są
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 108
poprzez polecenie Kontrahenci->Planowanie tras przejazdu. Wybranie tej opcji spowoduje
otworzenie nowego formularza, składającego się z dwóch sekcji. Pierwsza odpowiedzialna jest za
wyznaczanie punktów przejazdu druga natomiast za prezentacje trasy oraz mechanizm druku
planu trasy.
Ustalając punkty przelotowe użytkownik ma do wyboru skorzystanie z dwóch możliwości. Pierwszą
z nich jest ręczne wskazywanie firm które mają zostać odwiedzone drugą natomiast zlecenie tego
zadania systemowi. W drugim przypadku system zaplanuje trasę na podstawie zapisanych w
systemie zadań oraz działań serwisowych.
Ręczne wskazywanie punktów przelotowych sprowadza się do skorzystania z sekcji Wyjazd z oraz
Przyjazd do. W polu Wyjazd z wskazujemy jedną z lokalizacji naszej firmy (lokalizacje
wprowadzane są przez administratora przy użyciu komendy Kontrahenci->Słowniki-
>Lokalizacje geograficzne). Następnie w polach sekcji Przyjazd do wskazujemy firmy które
mają znaleźć się na planowanej trasie. Umieszczone zostaną one na trasie w kolejności
odpowiadającej kolejności pól. Dodatkowo przy każdej firmie znajdują się dwa przyciski
pozwalające na przesunięcie jej o jedna pozycję w dół lub w górę. Pozwala to na zmianę kolejności
punktów na trasie.
Automatyczne wyznaczanie punktów przelotowych wymaga skorzystania z sekcji Zadania. Należy
określić w niej z jakiego okresu zadania/działania mają zostać pobrane. Dodatkowo należy
wskazać osobę odpowiedzialną za realizację zadań/działań oraz ich typ (maksymalnie dwa typy).
Wskazanie realizatora oraz przynajmniej jednego typu zadania bądź działania serwisowego jest
obligatoryjne. Po uzupełnieniu pól należy zatwierdzić wybór przyciskiem Dodaj. Spowoduje to
uzupełnienie pól w sekcji Przyjazd do firmami związanymi z zadaniami/działaniami spełniającymi
podane kryteria. Pod uwagę brane są tylko zadania/działania nowe oraz zaakceptowane.
WAŻNE: Jeśli nie wybrano wartości w polu Wyjazd z miejscem wyjazdu będzie pierwszy z
punktów podanych w sekcji Przyjazd do.
Po uzupełnieniu listy firm należy nacisnąć przycisk Generuj. Spowoduje to wyświetlenie mapy
przejazdu. Dodatkowo z prawej strony wyświetlony zostanie tekstowy opis trasy oraz
poszczególnych manewrów. Dla punktów które związane są z zadaniem/działaniem oprócz nazwy
firmy oraz adresu podany zostanie także temat zadania/działania oraz godzina jego realizacji Jeśli
zależy nam na wydrukowaniu planu trasu możemy skorzystać z przycisku Drukuj (wersja
tekstowa) bądź Drukuj (Wersja graficzna) znajdującego się w prawym dolnym rogu.
WAŻNE: Jeśli co najmniej jeden z punktów zawiera niepoprawny adres trasa nie zostanie
wyświetlona. Użytkownik zostanie poinformowany o tym który z adresów zawiera niepoprawne
dane poprzez oznaczenie związanej z nim pozycji kolorem czerwonym. Ponowne wygenerowanie
trasy spowoduje „uproszczenie” adresów dla wszystkich lokalizacji oznaczonych kolorem
czerwonym. Uproszczenie polega na pominięciu numerów domów oraz ulic.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 109
Akcje na zbiorze kontrahentów
System ITCube umożliwia wykonanie akcji na zdefiniowanym zbiorze kontrahentów. Mechanizm
ten umożliwia zmianę pól słownikowych wszystkich kontrahentów należących do wcześniej
określonego zbioru. Aby zdefiniować zbiór kontrahentów należy wybrać polecenie Kontrahenci-
>Akcje zbiorowe->Akcje na zbiorze kontrahentów. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie
nowego formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jacy kontrahenci
powinni zostać umieszczeni w zbiorze. I tak znajdują się tutaj następujące pola:
• Nazwa zbioru (obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną
zapisane warunki definiujące zbiór kontrahentów;
• Lista firm – pole pozwalające na definiowanie grup wyliczeniowych. Grupy te charakteryzują
się tym iż nie powstają w wyniku podania kryteriów które powinni spełniać ich członkowie
lecz na zasadzie wskazanie konkretnych rekordów. Pole Lista firm zawiera listę
kontrahentów którzy mają tworzyć grupę. Grupa ta może zostać dodatkowo zawężona
poprzez wskazanie wartości pozostałych pól (np. Branża, grupa itd.). Jeśli pole to
pozostawimy nie wypełnione system domniema iż grupa powinna być tworzona na
podstawie parametrów podanych w polach pozostałych spośród wszystkich rekordów.
• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie zostanie
ono wypełnione, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana
firma znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;
• Grupa – rozwijane menu pozwalające określić interesującą nas grupę kontrahentów
(zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy
kontrahentów). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie
zbiorze;
• Branża – rozwijane menu umożliwiające zawężenie naszego zapytania do tych
kontrahentów, którzy reprezentują wybraną branżę (wprowadzoną wcześniej do systemu za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów). Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy
dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do kontrahentów
dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonym właśnie zbiorze;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do
kontrahentów pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana,
system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się
w tworzonym właśnie zbiorze;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe
kontrahentów mających znaleźć się w tworzonym zbiorze. Jeśli jakieś z tych trzech pól nie
zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać danego pola przy sporządzaniu
zbioru;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 110
• Potencjał – kolejne z rozwijanych menu, za pomocą którego w oparciu o potencjał
kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania, na podstawie którego
wygenerowany zostanie zbiór. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie
wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma
znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze czy też nie;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania kontrahenta.
Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego
za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po prawej stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego
danego kontrahenta. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie
zbiorze;
• Właściciel kontrahenta – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie
zbiorze;
• Ostatni kontakt – zbiór pól pozwalający na wybór tylko tych kontrahentów z którymi ostatni
kontakt miał miejsce w określonym przedziale czasu. Oprócz definiowania interesującego
nas okresu czasowego system pozwala także na wskazanie rodzaju wpisów które
traktowane będą jako opis ostatniego kontaktu z klientem.
Przykład 1. Jeśli interesuje nas wybór kontrahentów z którymi mieliśmy kontakt w ciągu
ostatnich 3 miesięcy przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie korespondencji
elektronicznej bądź wykonanie związanego z nimi zadania należy:
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Istniał kontakt w ciągu ostatnich” wybrać wartość 3
miesiące.
-W polu „Informacje” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Zadania” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartość *Dowolny typ zadania* oraz Korespondencja
przychodząca.
Przykład 2. Jeśli natomiast interesuje nas wybór kontrahentów z którymi nie mieliśmy
kontaktu w ciągu ostatniego roku przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie bądź
wysłanie korespondencji elektronicznej oraz informację o typie Wykonany telefon należy:
- W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Brak kontaktu w ciągu ostatnich” wybrać wartość Rok.
- W polu „Zadania” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Informacje” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartości Wykonany telefon oraz *Dowolny typ
korespondencji*
WAŻNE: Należy pamiętać iż w przypadku definiowania grupy kontrahentów typu „Był
kontakt w ciągu ostatnich ....” pola „Zadania”, „Informacje” oraz „Korespondencja” łączone
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 111
są spójnikiem lub. Jeśli natomiast definiujemy grupę typu „Brak kontaktu w ciągu
ostatnich ...” pola te łączone są spójnikiem i.
• Udział w projektach – pole pozwalające zawęzić zbiór kontrahentów do tych firm które brały
udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić czy dana firma brała udział
we wszystkich podanych projektach (zaznaczone pole i), czy co najmniej w jednym z nich
(zaznaczone pole lub). Warto podkreślić iż pole to pozwala nam także na wskazanie
poszczególnych etapów konkretnego projektu. Jeśli zależy nam na wyborze konkretnego
etapu należy po wyświetleniu przeglądarki projektów wejść do menu kontekstowego
projektu oraz wybrać menu podręczne o nazwie „Załącz do formularza wybrany etap”.
Zawiera ono listę wszystkich etapów danego projektu. Co ważne pole Udział w projektach
może jednocześnie zawierać zarówno wpisy dotyczące projektów jaki i poszczególnych
etapów;
• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących kontrahenta. Dodatkowo
możemy określić czy dana firma ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co
najmniej jedną z nich (zaznaczone pole lub);
• Kategorie produktów – pole umożliwiające wybranie kilku kategorii produktów, którymi jest
zainteresowany dany kontrahent. Dodatkowo możemy określić czy firma ma być
zainteresowana wszystkimi wybranymi kategoriami (zaznaczone pole i), czy co najmniej
jednym z nich (zaznaczone pole lub);
WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący kontrahentów,
to istnieje możliwość sprecyzowania grupy kontrahentów za pomocą tych właśnie pól (o ile są to
pola w postaci rozwijanych list).
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
zbioru kontrahentów. Aby to uczynić należy nacisnąć przycisk Dodaj, wtedy zostaną zapamiętane
warunki dotyczące definicji zbioru kontrahentów. Zawsze możemy podglądnąć definicję zbioru w
oknie Dane dotyczące podglądu zbioru klikając przycisk Podgląd.
Aby wykonać akcję na zbiorze kontrahentów należy w oknie Dane dotyczące podglądu zbioru
kliknąć przycisk Akcja. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna, w którym
można jeszcze zmodyfikować dane dotyczące kontrahentów oraz, co najważniejsze, można podać
wartości pól, które mają ulec zmianie. I tak, wartości dotyczące kontrahentów, które można
zmodyfikować to: Grupa, Sposób pozyskania, Status, Branża, Potencjał, Domyślna cena,
Obsługujący oraz Właściciel. Oprócz zmian wartości powyższych pól mechanizm akcji grupowej
pozwala także na dodanie/usunięcie cechy, kategorii produktów bądź grupy uprawnień dla
wszystkich zdefiniowanych rekordów. Wybór należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz. Jeśli
wybór zatwierdzimy natomiast przyciskiem Usuń system wykona akcję usuwania. Wynikiem akcji
nie będzie więc zmiana wartości pól w wybranych rekordach ale ich nieodwracalne usunięcie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 112
Dodatkowo zawsze możemy usunąć definicję zbioru kontrahentów wybierając w oknie Dane
dotyczące podglądu zbioru w polu Nazwa zbioru konkretną nazwę już zdefiniowanego zbioru a
następnie klikając przycisk Usuń.
Akcje na zbiorze osób kontaktowych
Analogicznie jak w przypadku zbiorów kontrahentów, system ITCube umożliwia wykonanie akcji
na zdefiniowanym zbiorze osób kontaktowych. Aby zdefiniować zbiór kontaktów, a następnie
wykonać na nim jakąś akcję, należy wybrać polecenie Kontrahenci->Akcje zbiorowe->Akcje
na zbiorze kontaktów. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą
którego można sprecyzować warunki określające jakie osoby kontaktowe powinni zostać
umieszczeni w zbiorze. I tak znajdują się tutaj następujące pola:
• Nazwa zbioru(obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną
zapisane warunki definiujące zbiór kontaktów;
Pola dotyczące kontrahenta, z którym związana jest osoba kontaktowa mająca znaleźć się w
tworzonym zbiorze:
• Lista firm – pole pozwalające na definiowanie grup wyliczeniowych. Grupy te charakteryzują
się tym iż nie powstają w wyniku podania kryteriów które powinni spełniać ich członkowie
lecz na zasadzie wskazanie konkretnych rekordów. Pole Lista firm zawiera listę
kontrahentów których osoby kontaktowe mają tworzyć grupę. Grupa ta może zostać
dodatkowo zawężona poprzez wskazanie wartości pozostałych pól (np. Branża, grupa itd.).
Jeśli pole to pozostawimy nie wypełnione system domniema iż grupa powinna być tworzona
na podstawie parametrów podanych w polach pozostałych spośród wszystkich rekordów.
• Udział w projektach – pole pozwalające zawęzić zbiór osób kontaktowych do tych których
nadrzędni kontrahenci brali udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić
czy dana firma brała udział we wszystkich podanych projektach (zaznaczone pole i), czy co
najmniej w jednym z nich (zaznaczone pole lub). Warto podkreślić iż pole to pozwala nam
także na wskazanie poszczególnych etapów konkretnego projektu. Jeśli zależy nam na
wyborze konkretnego etapu należy po wyświetleniu przeglądarki projektów wejść do menu
kontekstowego projektu oraz wybrać menu podręczne o nazwie „Załącz do formularza
wybrany etap”. Zawiera ono listę wszystkich etapów danego projektu. Co ważne pole Udział
w projektach może jednocześnie zawierać zarówno wpisy dotyczące projektów jaki i
poszczególnych etapów;
• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie zostanie
ono wypełnione, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana
osoba znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;
• Grupa – rozwijane menu pozwalające określić interesującą nas grupę kontrahentów
(zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy
kontrahentów). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 113
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie
zbiorze;
• Branża – rozwijane menu umożliwiające zawężenie naszego zapytania do tych
kontrahentów, którzy reprezentują wybraną branżę (wprowadzoną wcześniej do systemu za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów). Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy
dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do osób
związanych z kontrahentami dysponującymi konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie
zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana
osoba znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do
osób związanych z kontrahentami pozyskanymi w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie
zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana
osoba znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe
kontrahentów zatrudniających osoby, które mają znaleźć się w tworzonym zbiorze. Jeśli
jakieś z tych trzech pól nie zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać
danego pola przy sporządzaniu zbioru;
• Potencjał – kolejne z rozwijanych menu, za pomocą którego w oparciu o potencjał
kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania, na podstawie którego
wygenerowany zostanie zbiór. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie
wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany kontakt
znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze czy też nie;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania kontrahenta.
Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego
za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po prawej stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego
danego kontrahenta. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie
zbiorze;
• Właściciel kontrahenta – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie
zbiorze;
Pola dotyczące bezpośrednio osoby kontaktowej:
• Nazwisko i imię – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy osoby kontaktowej pod jaką znana
jest ona w systemie. Jeśli pole nie zostanie wypełnione, system uzna, iż nie jest to wartość,
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 114
która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w tworzonym właśnie
zbiorze;
• Płeć – rozwijane menu pozwalające określić płeć osób kontaktowych, które powinny znaleźć
się w zbiorze. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość,
która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w tworzonym właśnie
zbiorze;
• Wiek – rozwijane menu, z którego możemy wybrać przedział wiekowy osób kontaktowych;
• Kontrahent – rozwijana lista zawierająca nazwy kontrahentów. Wybranie kontrahenta
oznacza, iż wszystkie osoby kontaktowe skojarzone z tą firmą znajdą się w tworzonym
zbiorze;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do kontaktów
dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w
tworzonym właśnie zbiorze;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do
kontaktów pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana,
system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się
w tworzonym właśnie zbiorze;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe osób
kontaktowych mających znaleźć się w tworzonym zbiorze. Jeśli jakieś z tych trzech pól nie
zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać danego pola przy sporządzaniu
zbioru;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania osoby kontaktowej.
Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego
za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po prawej stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontaktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego dany
kontakt. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która
ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie zbiorze;
• Właściciel kontaktu – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących kontaktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie
zbiorze;
• Ostatni kontakt – zbiór pól pozwalający na wybór tylko tych osób kontaktowych z którymi
ostatni kontakt miał miejsce w określonym przedziale czasu. Oprócz definiowania
interesującego nas okresu czasowego system pozwala także na wskazanie rodzaju wpisów
które traktowane będą jako opis ostatniego kontaktu z klientem.
Przykład 1. Jeśli interesuje nas wybór osób kontaktowych z którymi mieliśmy kontakt w
ciągu ostatnich 3 miesięcy przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie korespondencji
elektronicznej bądź wykonanie związanego z nimi zadania należy:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 115
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Istniał kontakt w ciągu ostatnich” wybrać wartość 3
miesiące.
-W polu „Informacje” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Zadania” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartość *Dowolny typ zadania* oraz Korespondencja
przychodząca.
Przykład 2. Jeśli natomiast interesuje nas wybór osób kontaktowych z którymi nie
mieliśmy kontaktu w ciągu ostatniego roku przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie
bądź wysłanie korespondencji elektronicznej oraz informację o typie Telefon należy:
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Brak kontaktu w ciągu ostatnich” wybrać wartość Rok.
-W polu „Zadania” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Informacje” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartości Telefon oraz *Dowolny typ korespondencji*
WAŻNE: Należy pamiętać iż w przypadku definiowania grupy osób kontaktowych typu „Był
kontakt w ciągu ostatnich ....” pola „Zadania”, „Informacje” oraz „Korespondencja” łączone
są spójnikiem lub. Jeśli natomiast definiujemy grupę typu „Brak kontaktu w ciągu
ostatnich ...” pola te łączone są spójnikiem i.
• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących osobę kontaktową. Dodatkowo
możemy określić czy dana osoba ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co
najmniej jedną z nich (zaznaczone pole lub);
• Kategorie produktów – pole umożliwiające wybranie kilku kategorii produktów, którymi jest
zainteresowany dany kontakt. Dodatkowo możemy określić czy osoba kontaktowa ma być
zainteresowana wszystkimi wybranymi kategoriami (zaznaczone pole i), czy co najmniej
jednym z nich (zaznaczone pole lub);
WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący kontaktów, to
istnieje możliwość sprecyzowania grupy osób kontaktowych za pomocą tych właśnie pól (o ile są
to pola w postaci rozwijanych list).
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
zbioru osób kontaktowych. Aby to uczynić należy nacisnąć przycisk Dodaj, wtedy zostaną
zapamiętane warunki dotyczące definicji zbioru kontaktów. Zawsze możemy podglądnąć definicję
zbioru w oknie Dane dotyczące podglądu zbioru klikając przycisk Podgląd.
Aby wykonać akcję na zbiorze osób kontaktowych należy w oknie Dane dotyczące podglądu zbioru
kliknąć przycisk Akcja. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna, w którym
można jeszcze zmodyfikować dane dotyczące zbioru kontaktów oraz, co najważniejsze, można
podać wartości pól, które mają ulec zmianie. I tak, wartości dotyczące osób kontaktowych, które
można zmodyfikować to: Kanał komunikacji, Sposób pozyskania, Status, Ważność, Obsługujący
oraz Właściciel. Oprócz zmian wartości powyższych pól mechanizm akcji grupowej pozwala także
na dodanie/usunięcie cechy, kategorii produktów bądź grupy uprawnień dla wszystkich
zdefiniowanych rekordów. Wybór należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz. Jeśli wybór
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 116
zatwierdzimy natomiast przyciskiem Usuń system wykona akcję usuwania. Wynikiem akcji nie
będzie więc zmiana wartości pól w wybranych rekordach ale ich nieodwracalne usunięcie.
Dodatkowo zawsze możemy usunąć definicję zbioru kontaktów wybierając w oknie Dane
dotyczące podglądu zbioru w polu Nazwa zbioru konkretną nazwę już zdefiniowanego zbioru a
następnie klikając przycisk Usuń.
Informacje, Statystyki/Analizy interakcji
System ITCube umożliwia dodawania różnorodnych informacji oraz kojarzenia ich z
kontrahentami, osobami kontaktowymi, projektami oraz etapami projektów. Opcje systemowe
dotyczące dodawania, modyfikacji, usuwania, przeglądania informacji oraz statystyk zgromadzone
zostały w menu Informacje.
Typy informacji (*)
Zanim rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych informacji (Informacje->Dodaj
informację) logiczne wydaje się stworzenie w bazie struktury podziału informacji ze względu na
treść, której dotyczą (np. Spotkanie, Telefon, Fax, Reklamacja itd.). Polecenie Informacje-
>Słowniki->Typy informacji pozwala na wprowadzenie do systemu ITCube typów wszystkich
informacji, które używane będą w systemie ITCube. Wybór opcji Informacje->Słowniki->Typy
informacji spowoduje otworzenie formularza Typy informacji, za pomocą którego użytkownik
systemu będzie mógł:
• dodać nowy typ informacji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w oknie
Dodaj typ informacji i klikając w przycisk Dodaj;
• zmodyfikować istniejący typ poprzez wybranie jego nazwy w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj typ informacji, podanie jego nowej nazwy w polu Nowa nazwa oraz
naciśnięciu przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący typ wybierając jego nazwę z rozwijanego menu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj typ informacji i klikając w przycisk Usuń.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie Domyślnego typu informacji, który proponowany
będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane alfabetycznie. Domyślny
typ informacji ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas edycji nowego rekordu w oknie Dodaj typ
informacji;
• wybierając interesujący nas typ z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj
typ informacji, zaznaczając okno Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 117
Wprowadzanie nowej informacji
Informacje wprowadzamy do systemu za pomocą polecenia Informacje->Dodaj informację. Po
wybraniu wyżej wspomnianej opcji otwarty zostanie nowy formularz Dodaj informację, za pomocą
którego określić będziemy mogli wszystkie parametry nowo tworzonej wiadomości. I tak w
formularzu tym znaleźć będziemy mogli następujące pola:
• Temat – pole pozwalające zdefiniować temat informacji;
• Data od/do (obowiązkowe) – pola, za pomocą których określić należy zakres czasowy
zdarzenia opisywanego w informacji. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego
kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie
pola Data. Datę można także wpisać w pole edycyjne używając klawiatury. W takim
przypadku należy pamiętać aby format daty był poprawny;
WAŻNE: Dodając informację możemy skorzystać z systemowego stopera, który zmierzyć może
czas trwania wykonywania danej czynności (np. rozmowy z klientem którą opisujemy dodawaną
informacją). Symbol stopera został umieszczony na prawo do pola Data.
• Typ (obowiązkowe) – niezwykle istotne menu pozwalające określić typ wprowadzanej do
systemu informacji. Własne typy informacji wprowadzić można do systemu za pomocą
polecenia Informacje->Słowniki->Typy informacji (*);
• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do wiadomości dowolnych plików, które
zawierać mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej informację. Plik
dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po
kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym
wyszczególnione są wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia
Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie
zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas dodawania informacji
klikając przycisk . Więcej na temat dołączania plików (dokumentów) znaleźć można w
sekcji poświęconej dokumentom;
• Kontrahent – rozwijane menu umożliwiające wybór (spośród wcześniej wprowadzonych do
systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczyć będzie tworzona właśnie wiadomość;
WAŻNE: Dodając informację korzystając z polecenia Informacje->Dodaj informację lista
zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z którym będzie
powiązane zadanie należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie
system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po
wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system automatycznie wstawi
kontrahenta do formularza dodawania informacji. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy
kontrahenta w systemie możemy to zrobić podczas dodawania informacji klikając przycisk .
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 118
• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonać możemy wyboru osoby
kontaktowej dla wybranej powyżej firmy;
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego
dotyczyć będzie wprowadzana właśnie do systemu wiadomość;
• Etap projektu - rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu projektu
wybranego wyżej, którego dotyczyć będzie wprowadzana właśnie do systemu informacja;
• Właściciel rekordu (*) – Pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu;
• Treść – właściwe pole edycyjne umożliwiające wpisanie treści samej informacji;
• Prawa – dwa okna umożliwiające ustalenie praw odczytu oraz zapisu danego rekordu. W
oknie Odczyt wybrać możemy te grupy użytkowników, które będą mogły przeglądać
zawartość tworzonego właśnie rekordu (wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki
na wybranej grupie), natomiast w oknie Edycja wybrać możemy te grupy użytkowników
(wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybranej grupie), którym chcemy
nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie. Aby wybrać kilka grup
należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na
odpowiednie grupy użytkowników;
W formularzu Dodaj informacje możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych
zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby sekcja ta była widoczna musi zostać włączony
mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący informacji.
WAŻNE: Dodając informację możemy zadecydować, iż następnym krokiem będzie dodanie
zadania bądź projektu tematycznie powiązanego z wprowadzaną informacją (część pól na
formularzu zadania będzie już wypełniona). Aby to uczynić należy zaznaczyć odpowiednio pole
Dodaj zadanie bądź Dodaj projekt, znajdujące się na dole formularza.
WAŻNE: Na dole formularza została umieszczona opcja Dodaj kontrahenta do pola "Związany z"
w projekcie/etapie. Jej zaznaczenie spowoduje dodanie kontrahenta związanego z informacją do
listy firm związanych z jej projektem nadrzędnym. Jeśli kontrahent jest już obecny na liście firm
związanych z projektem zostanie on zignorowany.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowej informacji do
bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu głównego
systemu ITCube poprzez naciśnięcie przycisku Anuluj.
Podgląd / Modyfikacja informacji
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 119
Informacje->Informacje. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj
informacjami, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj informacjami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji
pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię
rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z
jedną informacją). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby.
Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą
nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej
stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnej informacji za pomocą takich danych jak choćby: właściciel
rekordu, typ informacji, jej temat, firma z jaką powiązana jest dana informacja czy też jej data
wprowadzenia do systemu wyznaczana datami rozpoczęcia i zakończenia. Okno składa się z
sześciu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści informacji, jej
edycja oraz usunięcie danej wiadomości;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził do
systemu daną informację. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnej informacji wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć informację, której twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z
rozwijanego menu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich wiadomości stworzonych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Typ – jak sama nazwa wskazuje – kolumna zawiera informacje na temat typu
danej informacji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
wszystkie informacje, których typ określony został jako „Spotkanie” wystarczy wybrać z
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 120
rozwijanego menu Typ identyczną wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich rekordów poświęconych informacjom, których typ został tak właśnie określony;
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związana jest określona
wiadomość. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący
do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące informacji związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy wybrać z
rozwijanego menu Kontrahent identyczną nazwę kategorii (Coca Cola). Wynikiem takiego
działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych informacjom powiązanym
z danym kontrahentem;
• kolumna Data – zawiera informację o dacie zdarzenia opisanego w danej informacji. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich wiadomości, według ich daty początkowej, ustalić należy zakres czasowy jaki
system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących
informacji. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretne wartości
wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią systemu
ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się
po prawej stronie pól Od, Do;
• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz
wyszukiwania danych po dowolnym polu informacji. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się
pole Temat. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Wyszukiwanie
odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W Dodatkowej
kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji (o
ile grupa użytkowników posiada przyznane prawa do jej odczytu), edycja zapisanych tam danych
oraz ich usunięcie (o ile grupa użytkowników posiada przyznane prawa do jej zapisu).
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 121
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu informacji
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone (Informacje->Dodaj informację) podczas
tworzenia nowej wiadomości informacje.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o produkcie którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który
wypełnić należało podczas wprowadzania nowej informacji (Informacje->Dodaj informacje).
Za pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranej wcześniej
informacji i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki
należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie –
kliknięcie w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda
potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk
Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
Analiza interakcji
Jako że system CRM ma służyć min. dokładnemu analizowaniu kontaktów naszej firmy z
poszczególnymi kontrahentami, system ITCube oferuje narzędzia analiz różnego rodzaju form
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 122
kontaktu z kontrahentem (określone wcześniej za pomocą polecenia Informacje->Słowniki-
>Typy informacji). Tworzenie statystyk/analiz interakcji dla wybranych kontrahentów jak i grup
kontrahentów jest możliwe dzięki poleceniom Raporty->Informacje->Analiza interakcji,
Raporty->Informacje->Ranking interakcji oraz Raporty->Informacje->Statystyka
interakcji.
WAŻNE: System ITCube może dokonać obliczeń statystycznych biorąc pod uwagę wiele różnych
kombinacji danych. Dane, według których mają być one tworzone wybiera się w poszczególnych
polach. Jeśli wybierze się lub wpisze jakąkolwiek wartość w dowolnym polu daje się systemowi
znak, iż jest to istotna wartość, która ma zostać wzięta pod uwagę. Natomiast gdy pole
pozostawimy niewypełnione jest to wskazówka, iż wartość ta ma zostać pominięta podczas
tworzenia podsumowania statystycznego.
Po wybraniu opcji Raporty->Informacje->Analiza interakcji system otworzy formularz
składający się z trzech okien. Okno Dane dotyczące informacji uwzględnionych w analizie pozwala
na określenie analizowanej wartości. I tak przykładowo: zaznaczając w polu Prezentacja wartość
Analiza intensywności interakcji dla grupy kontrahentów (ujęcie dniowe) oraz w polu Typ
informacji wartość Spotkanie i pomijając wszystkie pozostałe pola, po kliknięciu przycisku Generuj
znajdującego się na dole formularza otrzymamy wykres prezentujący ilość odbytych spotkań z
wszystkimi kontrahentami naszego przedsiębiorstwa z rozbiciem na poszczególne dni. Jako, iż nie
określiliśmy zakresu czasowego system wykorzystał wszystkie znajdujące się w systemie rekordy
dotyczące sprzedaży.
Okno Dane dotyczące profilu kontrahenta zawiera pola pozwalające na zawężenie grupy
kontrahentów, względem której dokonywane są obliczenia. I tak jeśli w poprzednim przykładzie
interesowała by nas tylko interakcja w ramach regionu małopolskiego, wybrać należy również
opcję małopolskie z rozwijanego menu w polu Region. Po wciśnięciu przycisku Generuj otrzymamy
analogiczny wykres jednakże tym razem system uwzględni tylko rekordy powiązane z
kontrahentami z regionu małopolskiego.
Analogicznie możemy określać kryteria dotyczące informacji w obrębie konkretmego projektu. Do
tego służy okno Dane dotyczące projektów nadrzędnych.
Jak już wspomniano formularz Analiza interakcji składa się z trzech okien. I tak w pierwszym z
nich (Dane dotyczące informacji uwzględnionych w analizie) znajdują się następujące pola:
• Data od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczeń statystycznych.
Datę wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk , znajdujący się po lewej stronie pola;
• Właściciel informacji – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować wszystkie
interakcje z klientem dla danego użytkownika systemu;
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Typ informacji – menu, z którego wybrać można wartość poddaną później analizie
statystycznej. Do wyboru w tym polu będą różnego rodzaju formy kontaktu z klientem
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 123
(określone wcześniej za pomocą polecenia Informacje->Słowniki->Typy informacji)
oraz dwie istotne wartości wprowadzone przez twórców systemu: Ogłoszenie ekstranetowe i
Ogłoszenie intranetowe.
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą informacje. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć analiza interakcji. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje analizę interakcji dotyczącą wszystkich informacji związanych z
projektami, których właścicielem jest wskazana osoba;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje analizę interakcji związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie analizy interakcji związanej z projektami stworzonymi w
oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
analizy interakcji powiązanej ze wskazanym projektem;
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu
ITCube będzie wygenerowanie analizy interakcji powiązanej ze wskazanym etapem
projektu.
Trzecia część formularza (okno Dane dotyczące profilu kontrahenta) zawiera pola służące
uściśleniu obliczeń statystycznych ze względu na grupę kontrahentów. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Kontrahent – edycyjne pole, w którym możemy podać nazwę kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta (Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów);
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 124
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahentów, który ma zostać uwzględniony przy generowaniu
statystyki/analizy;
• Miasto – w pole to można wpisać nazwę miasta, w którym siedzibę ma kontrahent;
• Region – analogicznie jak w przypadku miasta możemy określić nazwę regionu, w którym
siedzibę ma kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa, w którym
siedzibę ma kontrahent;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola lub wpisując z klawiatury;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
WAŻNE: Nie należy mylić pola Właściciel kontrahenta z polem Właściciel informacji. Pierwsze pole
dotyczy tylko i wyłącznie właściciela rekordu Kontrahent, z którym miała miejsce dana interakcja,
natomiast drugie pole dotyczy osoby, która dodała daną informację. Możemy zatem analizować
interakcje przeprowadzone przez użytkownika Jan Kowalski gdy w polu Właściciel informacji
wybierzemy wartość „Jan Kowalski” lub też analizować wszystkie kontakty z firmami, których
właścicielem jest Jan Kowalski. W takim przypadku należy wybrać w polu Właściciel Kontrahenta
wartość „Jan Kowalski”.
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować statystykę, co uczynić można klikając
przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj.
Statystyka interakcji
Kolejnym raportem dotyczącym interakcji z kontrahentami jest statystyka interakcji, którą
możemy wygenerować wybierając opcję Raporty->Informacje->Statystyka interakcji. Służy
ona do porównania kilku typów interakcji w obrębie zdefiniowanej grupy kontrahentów. Wyniki
Statystyki interakcji są prezentowane w postaci tabelarycznej, a nie jak w przypadku Analizy
interakcji w formie graficznego wykresu.
Formularz Statystyka interakcji składa się z trzech okien. Okno Dane dotyczące informacji
uwzględnionych w statystyce pozwala na określenie analizowanej wartości. I tak znajdują się
tutaj następujące pola:
• Data od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczeń statystycznych.
Datę wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk , znajdujący się po lewej stronie pola;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 125
• Właściciel informacji – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować wszystkie
interakcje z klientem dla danego użytkownika systemu;
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Typ informacji (obowiązkowe) – menu, z którego wybrać można wartości poddawane
później analizie statystycznej (porównaniu). Do wyboru w tym polu będą różnego rodzaju
formy kontaktu z klientem (określone wcześniej za pomocą polecenia Informacje-
>Słowniki->Typy informacji) oraz dwie istotne wartości wprowadzone przez twórców
systemu: Ogłoszenie ekstranetowe i Ogłoszenie intranetowe.
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą informacje. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć statystyka interakcji. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje statystykę interakcji dotyczącą wszystkich informacji związanych z
projektami, których właścicielem jest wskazana osoba;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje statystykę interakcji związaną z projektami, których koordynatorem jest
wskazana osoba;
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie statystyki interakcji związanej z projektami stworzonymi w
oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
statystyki interakcji powiązanej ze wskazanym projektem;
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu
ITCube będzie wygenerowanie statystyki interakcji powiązanej ze wskazanym etapem
projektu.
Trzecia część formularza (okno Dane dotyczące profilu kontrahenta) zawiera pola służące
uściśleniu obliczeń statystycznych ze względu na grupę kontrahentów. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Kontrahent – edycyjne pole, w którym możemy podać nazwę kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta (Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów);
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 126
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahentów, który ma zostać uwzględniony przy generowaniu
statystyki/analizy;
• Miasto – w pole to można wpisać nazwę miasta, w którym siedzibę ma kontrahent;
• Region – analogicznie jak w przypadku miasta możemy określić nazwę regionu, w którym
siedzibę ma kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa, w którym
siedzibę ma kontrahent;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola lub wpisując z klawiatury;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
WAŻNE: Nie należy mylić pola Właściciel kontrahenta z polem Właściciel informacji. Pierwsze pole
dotyczy tylko i wyłącznie właściciela rekordu Kontrahent, z którym miała miejsce dana interakcja,
natomiast drugie pole dotyczy osoby, która dodała daną informację. Możemy zatem analizować
interakcje przeprowadzone przez użytkownika Jan Kowalski gdy w polu Właściciel informacji
wybierzemy wartość „Jan Kowalski” lub też analizować wszystkie kontakty z firmami, których
właścicielem jest Jan Kowalski. W takim przypadku należy wybrać w polu Właściciel Kontrahenta
wartość „Jan Kowalski”.
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować statystykę, co uczynić można klikając
przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj.
Ranking interakcji
Ostatnim narzędziem statystycznym w systemie ITCube analizującym interakcje z klientami jest
Ranking interakcji. Służy on porównaniu grup kontrahentów ze względu na ilość informacji o
konkretnym typie.
Tak samo jak w przypadku analizy czy statystyki interakcji formularz Ranking interakcji składa się
z trzech okien. I tak w pierwszym z nich (Dane dotyczące informacji uwzględnionych w rankingu)
znajdują się następujące pola:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 127
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczenia statystycznego.
Daty wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk , znajdujący się po lewej stronie pola;
• Właściciel informacji – rozwijane menu, dzięki któremu możemy analizować wszystkie
interakcje z klientem dla danego użytkownika systemu;
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Typ informacji (obowiązkowe) – rozwijane menu, z którego wybrać można wartość poddaną
później analizie statystycznej. Do wyboru w tym menu będą różnego rodzaju typy
informacji (określone wcześniej za pomocą polecenia Informacje->Słowniki->Typy
informacji) oraz dwie istotne wartości wprowadzone przez twórców systemu: Ogłoszenie
ekstranetowe oraz Ogłoszenie intranetowe;
• Uporządkuj (obowiązkowe) - rozwijane menu, z którego wybrać można w jaki sposób mają
być prezentowane wartości w tabeli z podsumowaniem statystycznym. Do wyboru są tutaj
opcje: Malejąco (wyniki w kolumnie Wybrany typ interakcji posegregowane będą od
najniższej do najwyższej wartości) oraz Rosnąco (wyniki w kolumnie Wybrany typ interakcji
posegregowane będą od najwyższej do najniższej wartości);
• Ilość wyników (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można ile pól
wyników ma zostać wyświetlone jednocześnie w tabeli z podsumowaniem statystycznym.
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą informacje. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć ranking interakcji. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje ranking interakcji dotyczący wszystkich informacji związanych z
projektami, których właścicielem jest wskazana osoba;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje ranking interakcji związany z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie rankingu interakcji związanego z projektami stworzonymi w
oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
rankingu interakcji powiązanego ze wskazanym projektem;
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 128
ITCube będzie wygenerowanie rankingu interakcji powiązanego ze wskazanym etapem
projektu.
Druga część formularza zawiera pola służące zdefiniowaniu parametrów grupowania
kontrahentów. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Kontrahent – edycyjne pole, w którym możemy podać nazwę kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. (Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów);
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahentów, który ma zostać uwzględniony przy generowaniu
statystyki/analizy;
• Miasto – w pole to można wpisać nazwę miasta, w którym siedzibę ma kontrahent;
• Region – analogicznie jak w przypadku miasta możemy określić nazwę regionu, w którym
siedzibę ma kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa, w którym
siedzibę ma kontrahent;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola lub wpisać z klawiatury;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować ranking, co uczynić można klikając przycisk
Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj. Po kliknięciu przycisku Generuj
system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie poszczególnych grup kontrahentów ze
względu na wybrany typ interakcji. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze, system
uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy ze względu na kolumnę Wybrany typ interakcji.
Dodatkowo system zaznaczy ciemniejszym kolorem ten rekord, który spełnia warunki określone w
oknie Dane dotyczące parametrów grupowania.
Oferta handlowa firmy
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 129
Kiedy ukończony zostanie już etap wprowadzania danych dotyczących poszczególnych
pracowników oraz infrastruktury firmy, nadchodzi czas na uczynienie kolejnego ważnego kroku,
którym jest wprowadzenie do baz systemu ITCube oferty naszej firmy. Wszystkie opcje związane z
tym zagadnieniem usytuowane zostały w menu Produkty. Tak więc za pomocą dostępnych tam
poleceń można:
• dodać nowy produkt bądź usługę;
• przeglądnąć stworzoną bazę produktów bądź usług;
• zdefiniować kategorie oddające wzajemne powiązania produktów/usług;
• ustalić jednostki miary;
• zdefiniować symbole walut;
• zarządzać kursami walut;
• ustalić stawki podatku VAT;
• skonfigurować typy produktów/usług.
Kategorie produktów (*)
Polecenie Produkty->Kategorie produktów umożliwia administratorowi systemu odtworzenie w
bazie zależności jakie istnieją pomiędzy poszczególnymi rodzajami produktów (przykładowo
monitor 15’ model 57i marki LG może należeć do kategorii monitory LG, która z kolei zawierać się
może w kategorii monitory 15’, a ta jest podkategorią kategorii głównej Monitory). Takie
uporządkowanie bazy będzie dużym ułatwieniem przy dalszej pracy choćby z modułem sklepu
internetowego, stanowiącego integralną część systemu ITCube, czy też przy wyszukiwaniu
konkretnych rekordów.
Dodawanie / Modyfikowanie / Usuwanie kategorii produktów
Aby stworzyć odpowiednie dla potrzeb naszej firmy kategorie produktów, należy wybrać z
głównego menu polecenie Produkty->Kategorie produktów i wypełnić nowo otwarty formularz
Kategorie produktów. Formularz ten umożliwia:
• Dodanie nowej kategorii produktów. Aby dodać do systemu nową kategorię produktów
należy:
• wybrać jej nazwę: wpisując odpowiednią frazę (pole Nazwa);
• określić relacje nadrzędności/podrzędności z innymi istniejącymi już w systemie
kategoriami za pomocą rozwijanego menu w polu Kategoria nadrzędna (jak więc widać
odtwarzanie struktury należy rozpocząć „od góry” – wpisując na początek „najszersze”
kategorie);
• określić relacje logiczne pomiędzy kategoriami korzystając z pola Powiązania. Relacje te
pozwalają na wprowadzenie sprzedaży wiązanej w module sklepu internetowego. Wiążąc
na przykład kategorię nadruki na materiał z kategorią koszulki spowodujemy, że osoba
odwiedzająca nasz sklep internetowy zostanie poinformowana, iż kupując koszulkę w
naszej firmie warto także wybrać dla niej odpowiedni nadruk. Wprowadzaną kategorię
możemy także powiązać z większą ilością kategorii zaznaczając odpowiednie pozycje
oraz trzymając wciśnięty klawisz Ctrl;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 130
• opisać nowo tworzoną kategorię za pomocą pola edycyjnego Opis;
• wskazać grupy użytkowników które mogą odczytywać/edytować kategorię. By dany
użytkownik uzyskał dostęp do konkretnego produktu mu si on posiadać prawa zarówno
do samego produktu jak i do kategorii w której sie on znajduje;
• zatwierdzić wpisane informacje za pomocą przycisku Dodaj;
• Modyfikację już istniejącej kategorii produktów. Aby zmodyfikować istniejącą już w systemie
kategorię należy:
• wybrać jej nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa (okno Usuń/Modyfikuj kategorię
produktów;
• wprowadzić konieczne poprawki, używając do tego celu pól: Nazwa (zmiana nazwy
kategorii), Powiązania (zmiana powiązań logicznych) oraz Opis (zmiana w istniejącym
opisie kategorii);
• zatwierdzić wprowadzone modyfikacje za pomocą klawisza Zapisz;
• Usunięcie wybranej kategorii. Aby usunąć z systemu już istniejącą kategorię produktów
należy:
• wybrać jej nazwę z rozwijanego menu w polu Nazwa (okno Usuń/Modyfikuj kategorię
produktów);
• zatwierdzić swój wybór poprzez kliknięcie w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie kategorii nadrzędnej powoduje automatyczne wykasowanie wszystkich
produktów, które się w niej znajdują oraz jej kategorii podrzędnych.
WAŻNE: Ze względu na niebezpieczeństwo zapętlenia się struktury kategorii nie ma możliwości
zmienienia raz przyjętej struktury nadrzędności/podrzędności pomiędzy poszczególnymi
kategoriami. Dlatego ważne jest aby dobrze zaplanować te powiązania zanim dokona się
jakichkolwiek wpisów do systemu.
System ITCube umożliwia również zadecydowanie, czy dana kategoria będzie widoczna w module
Ekstranet. Możliwość taką ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Widoczna w ekstranecie podczas wprowadzania nowej kategorii;
• wybierając interesującą nas kategorię z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj
kategorię produktów a następnie zaznaczenie okienka Widoczna w ekstranecie i klikając na
przycisk Zapisz.
WAŻNE: Jeśli dana kategoria będzie niewidoczna w sklepie, niewidoczne będą również wszystkie
jej podkategorie, niezależnie od tego czy podczas ich tworzenia pole „Widoczna w ekstranecie”
zostało zaznaczone czy też nie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 131
Typy produktów/usług (*)
Polecenie Produkty->Słowniki->Typy produktów/usług pozwala na administrację różnymi
rodzajami produktów/usług używanych w systemie ITCube. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie
formularza Typy produktów/usług, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:
• dodać nowy typ produktu/usługi – wpisując odpowiedni skrót w pole edycyjne Nazwa (okno
Dodaj typ produktu/usługi) i klikając w przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę istniejącego typu produktu/usługi – poprzez wybranie nazwy typu
produktu/usługi, którą chcemy zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ
produktu. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać
jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą
przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący typ produktu/usługi wybierając pożądany skrót z rozwijanego menu w
polu Nazwa (okno Usuń/Modyfikuj typ produktu/usługi) i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie typu produktu/usługi, który wcześniej został wykorzystany przy tworzeniu
dowolnego rekordu (np. opisującego dowolny produkt) nie powoduje skasowania żadnych danych
w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie
adnotacja w polu opisującym typ produktu, iż został on usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu produktu/usługi, który będzie
wstawiany automatycznie, w razie gdyby użytkownik dodający dane nie ustawił tego parametru.
Domyślny typ produktu/usługi ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas dodawania nowego typu. Okienko to znajduje
się po prawej stronie pola edycyjnego Nazwa (okno Dodaj typ produktu/usługi);
• wybierając interesujący nas typ produktu/usługi z rozwijanego menu w oknie
Usuń/Modyfikuj typ produktu/usługi zaznaczając okienko Typ domyślny i klikając w przycisk
Zapisz.
Jednostki miary (*)
Polecenie Produkty->Słowniki->Jednostki miary pozwala na administrację jednostkami miary,
które są wykorzystywane przy dodawaniu produktu bądź definiowaniu oferty/zamówienia. Wybór
tej opcji spowoduje otworzenie formularza Jednostki miary, za pomocą którego administrator
systemu będzie mógł:
• dodać nową jednostkę miary – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno
Dodaj jednostkę miary) i klikając w przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę istniejącej jednostki miary – poprzez wybranie nazwy j. m., którą chcemy
zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj jednostkę miary. Wybrana nazwa
pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby
zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący symbol j.m. wybierając pożądaną nazwę z rozwijanego menu w polu
Nazwa (okno Usuń/Modyfikuj jednostkę miary) i klikając w przycisk Usuń.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 132
WAŻNE: Usunięcie symbolu dowolnej jednostki miary, który wcześniej został wykorzystany przy
tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolny produkt lub użyty przy definiowaniu
oferty/zamówienia) nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też
skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym j.m. danej transakcji, iż dany symbol został usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej jednostki miary, która będzie
wstawiana automatycznie, w razie gdyby użytkownik modyfikujący dane nie ustawił tego
parametru. Domyślny symbol j.m. ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Jednostka domyślna podczas dodawania nowej jednostki miary.
Okienko to znajduje się po prawej stronie pola edycyjnego Nazwa (okno Dodaj jednostkę
miary);
• wybierając interesujący nas symbol j.m. z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj
jednostkę miary a następnie zaznaczając okienko Jednostka domyślna i klikając na przycisk
Zapisz.
Waluty (*)
Polecenie Produkty->Słowniki->Waluty pozwala na administrację oznaczeniami walut
używanymi w systemie ITCube. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Waluty, za
pomocą którego administrator systemu będzie mógł:
• dodać nowy symbol waluty – wpisując odpowiedni skrót w pole edycyjne Nazwa (okno
Dodaj walutę) i klikając w przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę istniejącej waluty – poprzez wybranie nazwy waluty, którą chcemy zmienić z
rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj walutę. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa
nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w
systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący symbol waluty wybierając pożądany skrót z rozwijanego menu w polu
Symbol waluty (okno Usuń/Modyfikuj walutę) i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie symbolu dowolnej waluty, który wcześniej został wykorzystany przy tworzeniu
dowolnego rekordu (np. opisującego dowolny produkt) nie powoduje skasowania żadnych danych
w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie
adnotacja w polu opisującym oznaczenie waluty danej transakcji, iż dany symbol został usunięty z
systemu.
WAŻNE: W przypadku gdy chcemy wystawiać faktury w danej walucie należy zwrócić uwagę na
pola Skróty (np. zł, gr). Te dane są wykorzystywane przy wydruku faktury.
WAŻNE: W przypadku gdy wystawiamy fakturę w innej walucie niż PLN, należy także wprowadzić
kursy walut.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 133
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego symbolu waluty, który będzie
wstawiany automatycznie, w razie gdyby użytkownik dodający dane nie ustawił tego parametru.
Domyślny symbol waluty ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Waluta domyślna podczas dodawania nowego symbolu. Okienko to
znajduje się po prawej stronie pola edycyjnego Symbol waluty (okno Dodaj walutę);
• wybierając interesujący nas symbol z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj walutę,
zaznaczając okienko Waluta domyślna i klikając na przycisk Zapisz.
Stawki VAT (*)
Polecenie Produkty->Słowniki->Stawki VAT pozwala na ustalenie wysokości stawek podatków,
używanych w systemie ITCube. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Stawki VAT, za
pomocą którego administrator systemu będzie mógł:
• dodać nową stawkę podatku – wpisując odpowiednią wartość w pole edycyjne Stawka VAT
(okno Dodaj stawkę VAT) i klikając w przycisk Dodaj;
• usunąć już istniejącą stawkę podatku wybierając pożądany skrót stawki VAT z rozwijanego
menu w oknie Usuń stawkę VAT i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnej stawki podatku, która wcześniej została wykorzystana przy
tworzeniu dowolnego rekordu (np. opisującego dowolny produkt) nie powoduje skasowania
żadnych danych w tym rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania
będzie jedynie adnotacja w polu opisującym stawkę podatku VAT, iż dana stawka została usunięta
z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnej stawki VAT, która będzie wstawiana
automatycznie, w razie gdyby użytkownik modyfikujący dane nie ustawił tego parametru.
Domyślną wysokość podatku VAT ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Stawka domyślna podczas wprowadzania nowej wartości po prawej
stronie pola edycyjnego Stawka VAT (okno Dodaj stawkę VAT);
• wybierając interesującą nas stawkę z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj stawkę
VAT, zaznaczając okienko Stawka domyślna i klikając na przycisk Zapisz.
Kursy (*)
Polecenie Produkty->Słowniki->Kursy pozwala na administrację kursami walut używanymi w
systemie ITCube. Notowania walut są wykorzystywane podczas statystyk/analiz zysku w
przypadku gdy ceny sprzedaży oraz zakupu są wyrażone w różnych walutach. Wybór tej opcji
spowoduje otworzenie formularza Kursy, za pomocą którego administrator systemu będzie mógł:
• dodać nowy kurs waluty – wybierając odpowiedni symbol waluty, podając od kiedy kurs ma
obowiązywać oraz wpisując notowanie waluty w stosunku do złotego (np.: 1 USD = 3.96
PLN). Aby zakończyć dodawanie nowego notowania należy kliknąć w przycisk Dodaj;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 134
• zmienić notowanie waluty – poprzez wybranie nazwy waluty oraz kursu, który chcemy
zmienić z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj kurs. Następnie należy zaktualizować
dane i zatwierdzić je za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący kurs waluty wybierając odpowiednie notowanie z rozwijanego menu w
polu Waluta/Kurs (okno Usuń/Modyfikuj kurs) i kliknąć w przycisk Usuń.
Dodawanie produktów/usług
Polecenie Produkty->Dodaj produkt usługę umożliwia użytkownikowi, posiadającemu
odpowiednie uprawnienia, tworzenie w bazie danych rekordów zawierających opis produktów lub
usług oferowanych przez naszą firmę. Rekordy tego typu wykorzystywane są na przykład przez
moduł sprzedaży oraz analiz. Dostępne będą również w sklepie internetowym, o ile kategoria do
której należą została oznaczona jako „Widoczna w ekstranecie”.
WAŻNE: Rekordy dotyczące produktu/usługi odczytywać bądź modyfikować mogą tylko
członkowie wskazanych grup użytkowników (sekcja Prawa), właściciel rekordu oraz administrator
systemu.
Wybór wyżej wspomnianej opcji spowoduje otwarcie przez system nowego formularza Dodaj
produkt/usługę. Formularz ten zawiera następujące pola:
• Nazwa (obowiązkowe) – pole służące ustaleniu nazwy handlowej konkretnego
produktu/usługi pod jaką będzie on/ona występować w systemie;
• KOD – pole służące ustaleniu kodu konkretnego produktu/usługi. Pole to jednoznacznie
identyfikuje produkt w bazie systemu. Nie mogą więc istnieć dwa produkty o takim samym
kodzie;
• Przycisk Aktywny znajdujący się po prawej stronie pola Nazwa, za pomocą którego możemy
ustalić czy nowo tworzony rekord będzie rekordem aktywnym w systemie (przycisk
zaznaczony), czy też będzie rekordem nieaktywnym (przycisk odznaczony);
• Typ (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wybrać należy typ nowo
tworzonego rekordu (np. produkt, usługa);
• Kategoria (obowiązkowe) – rozwijane menu, dzięki któremu możemy przypisać produkt do
dowolnej kategorii. Postępowanie takie ma na celu uporządkowanie i precyzyjne
skatalogowanie zasobów produktów – co jest niezbędne dla poprawnego działania
mechanizmów odpowiadających za funkcjonowanie sklepu internetowego;
WAŻNE: W bazie znajdować się będą tylko te kategorie, które wcześniej zostały stworzone przez
administratora za pomocą polecenia Produkty->Kategorie produktów.
• PKWiU – pole umożliwiające zdefiniowanie symbolu PKWiU produktu przewidzianego przez
odpowiednie zapisy polskiego prawa, który wykorzystywany jest np. do wystawienia
faktury;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 135
• Jednostka miary – dwie listy, które umożliwiają przypisanie produktowi/usłudze jednostkę
miary podstawową oraz zbiorczą;
• Ilość od/po/do (obowiązkowe) – trzy pola edycyjne służące ustaleniu minimalnej ilości,
wielkości paczki oraz maksymalnej ilości produktu bądź usługi, która może być sprzedana.
W przypadku wpisania wartości zero lub pozostawieniu pola niewypełnionego dana wartość
nie będzie uwzględniana przez system ITCube. Pola te są wykorzystywane w module
sprzedaży oraz Ekstranecie;
• VAT sprzedaży/zakupu (obowiązkowe) - rozwijane menu, dzięki któremu możemy przypisać
nowo edytowany produkt do odpowiedniej dla niego wysokości stawki podatku VAT.
WAŻNE: W bazie znajdować się będą tylko te wartości, które wcześniej zostały stworzone przez
administratora za pomocą polecenia System->Słowniki->Stawki VAT.
• Przycisk Uwzględnij upust kontrahenta – pole określające czy system ma uwzględniać upust
przysługujący kontrahentowi przy definiowaniu oferty/zamówienia na dodawany produkt
(przycisk zaznaczony). W przypadku gdy przycisk nie zostanie zaznaczony system nie
będzie automatycznie naliczał upustu dla kontrahenta przy zakupie tego produktu;
• Cena zakupu (obowiązkowe) – pole edycyjne służące ustaleniu ceny pozyskania danego
produktu/usługi. Jest to bardzo ważny parametr z punktu widzenia statystyk i analiz
systemu;
• Cena detaliczna (obowiązkowe) – pole edycyjne służące ustaleniu detalicznej ceny danego
produktu. Cena podawana jest zawsze jako wartość netto, pamiętać należy również o
wybraniu odpowiedniego symbolu waluty (za pomocą rozwijanego menu po prawej stronie);
• Cena hurtowa 1 – pole edycyjne służące ustaleniu pierwszej z cen hurtowych danego
produktu. Cena podawana jest zawsze jako wartość netto, pamiętać należy również o
wybraniu odpowiedniego symbolu waluty (za pomocą rozwijanego menu po prawej stronie);
• Cena hurtowa 2 – pole edycyjne służące ustaleniu drugiej z cen hurtowych danego
produktu. Cena podawana jest zawsze jako wartość netto, pamiętać należy również o
wybraniu odpowiedniego symbolu waluty (za pomocą rozwijanego menu po prawej stronie);
• Cena hurtowa 3 – pole edycyjne służące ustaleniu trzeciej z cen hurtowych danego
produktu. Cena podawana jest zawsze jako wartość netto, pamiętać należy również o
wybraniu odpowiedniego symbolu waluty (za pomocą rozwijanego menu po prawej stronie);
• Cena promocyjna – pole edycyjne służące ustaleniu ceny promocyjnej danego produktu.
Cena podawana jest zawsze jako wartość netto, pamiętać należy również o wybraniu
odpowiedniego symbolu waluty (za pomocą rozwijanego menu po prawej stronie);
• Cena dodatkowa – pole edycyjne służące ustaleniu dodatkowej ceny danego produktu. Cena
podawana jest zawsze jako wartość netto, pamiętać należy również o wybraniu
odpowiedniego symbolu waluty (za pomocą rozwijanego menu po prawej stronie);
WAŻNE: Obok cen produktu znajdują się przyciski umożliwiające określenie, która z cen ma być
domyślna dla wprowadzanego produktu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 136
• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu.
• Opis – pole edycyjne, za pomocą którego można w razie potrzeby dodać do tworzonego
właśnie produktu jego dokładny opis;
• Prawa – dwa okna, za pomocą których określa się prawa poszczególnych grup
użytkowników do odczytu (Odczyt) i modyfikowania/usuwania (Zapis) danych w tworzonym
właśnie rekordzie.
WAŻNE: Prawa do odczytu i zapisu można przydzielić kilku grupom jednocześnie – wybierając
odpowiednie grupy z wciśniętym klawiszem CTRL.
WAŻNE: Należy pamiętać, że pełny dostęp do rekordu – oprócz grup użytkowników określonych
za pomocą tego polecenia – będzie miał twórca rekordu oraz administrator systemu.
Podobnie jak miało to miejsce podczas wprowadzania do systemu nowego użytkownika, tak i
podczas wprowadzania informacji o produkcie/usłudze istnieje możliwość uzupełnienia
podstawowego opisu o dodatkowe dane, tak aby tworzona w systemie baza produktów była
pełniejsza i bardziej szczegółowa. Formularz „Dane dodatkowe o produkcie/usłudze” zawierają
następujące opcje:
• Dokumenty - dołączenie do rekordu dowolnych plików (przykładowo: prezentacji
multimedialnej opisywanego produktu czy opisu technicznego). Plik dołącza się klikając w
przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po kliknięciu na wyżej
wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym wyszczególnione są wszystkie
dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia Dokumenty->Zarejestruj
dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie
możemy to zrobić podczas dodawania produktu/usługi klikając przycisk . Więcej na temat
dodawania plików znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;
• Rysunek - dodanie do konkretnego produktu/usługi pliku graficznego (przykładowo zdjęcia
danego produktu). Opcja ta jest wykorzystywana dla potrzeb mechanizmów działających w
module Ekstranet. Plik dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola
Rysunek. Po kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym
wyszczególnione są wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia
Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Więcej na temat dodawania
plików znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;
• Ikona - dodanie do konkretnego produktu/usługi małego symbolu graficznego mającego
symbolizować dany produkt. Zarówno ikony jak i opisywane wyżej rysunki mają swoje
zastosowanie w ekstranecie. Ikonę dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej
stronie pola Ikona. Po kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno,
w którym wyszczególnione są wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą
polecenia Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Więcej na temat
dodawania plików znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 137
• ERP Id – pole, za pomocą którego można powiązać rekordy dotyczące produktów/usług z
istniejącymi już w przedsiębiorstwie systemami poprzez wypełnienie pola ERP id;
• Numer EAN – pole umożliwiające wprowadzenie numery EAN produktu;
• WWW- pole, w które należy wpisać adres strony www opisującej dany produkt;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wybór osoby odpowiedzialnej za dany
produkt/usługę ze strony naszego przedsiębiorstwa;
• Numer katalogowy – miejsce, w które można wpisać numer pod jakim znajduje się
produkt/usługa w katalogu branżowym;
• Producent – pole opisujące producenta danego produktu;
• Dostawca – rozwijana lista, z której można wybrać nazwę dostawcy danego produktu;
• Dostawca opis – dodatkowy opis dostawcy produktu;
• Promocja - włączenie mechanizmu przyznawania promocji, który wykorzystywany jest w
module Ekstranet. Promocję na dany produkt/usługę włącza się zaznaczając opcję Aktywna
po prawej stronie pola Promocja a następnie wypełniając kolejne pola określające jej
warunki:
• Data rozpoczęcia – pole to daje możliwość ustalenia daty rozpoczęcia promocji.
Konkretną datę wybiera się z kalendarza, klikając w przycisk . Datę można także
wpisać w pole edycyjne używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby
format daty był poprawny;
• Data zakończenia – pole to umożliwia ustalenie daty zakończenia danej promocji.
Konkretną datę wybiera się z kalendarza, klikając w przycisk . Datę można także
wpisać w pole edycyjne używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby
format daty był poprawny;
WAŻNE: Nie ustalenie daty trwania promocji oznacza, iż nie zakładamy ograniczeń na czas jej
obowiązywania.
• Opis – pole umożliwiające wprowadzenie opisu konkretnej promocji (przykładowo tekstu
mającego zachęcić klienta do zakupienia produktu bądź słownego jej opisu, z
zaznaczeniem wartości obniżki);
W formularzu Dodaj produkt/usługę możliwe jest wprowadzenie wartości pól dodatkowych
zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby sekcja ta była widoczna musi zostać włączony
mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący produktów/usług.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowego
produktu/usługi do bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do
Panelu głównego systemu ITCube poprzez naciśnięcie przycisku Anuluj.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 138
Podgląd / Modyfikacja rekordów dotyczących produktów/usług
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie
Produkty->Produkty/Usługi. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj
produktami/usługami, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych
czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj produktami/usługami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do
nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną
partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane
z jednym produktem/usługą).
WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie aktywnych i nieaktywnych rekordów
zawierających dane na temat produktów i usług. Wyboru dokonujemy zaznaczając pole Aktywne
rekordy bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące się po lewej stronie przycisku Szukaj.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się
rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi.
Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,
służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego produktu/usługi za pomocą takich danych jak choćby:
Właściciel, kategoria, nazwa oraz zakres cenowy produktu/usługi. Okno składa się z sześciu
kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 139
produkcie, edycja jego danych oraz ich usunięcie (więcej informacji na ten temat w punkcie
poświęconym modyfikacji danych);
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który stworzył dany
rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekord, którego twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu Właściciel
frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów
stworzonych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Kategoria – zawiera informację o kategorii, do której przydzielony został dany
produkt. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące produktów przywiązanych do kategorii „Główna/Monitory/monitory 15’”
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Kategoria identyczną nazwę kategorii.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych
produktom znajdującym się w tej kategorii;
WAŻNE: Aby opcja ta była użyteczna należy oczywiście pamiętać o wprowadzeniu do systemu
kategorii produktów i ich wzajemnych powiązań (Produkty->Kategorie produktów) tzn.
właściwym ustaleniu wzajemnych zależności pomiędzy nimi.
• kolumna Nazwa/Kod – zawiera kod oraz nazwę produktu, pod jaką jest on rozpoznawany
przez system (dane pobierane są z pola Nazwa oraz Kod wypełnionego podczas
wprowadzania tego produktu do systemu). W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący produktu zapisanego w systemie
pod określoną nazwą, wystarczy wpisać jego nazwę w polu edycyjnym i nacisnąć klawisz
Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordu
poświęconego produktowi/usłudze nazwanemu w taki właśnie sposób. W kolumnie tej
mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Cena - zawiera informację o cenie (wybranej z listy rozwijanej) danego produktu.
W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące wszystkich produktów, których cena hurtowa 1 mieści się w zakresie
1000 – 1200 PLN, wystarczy z listy rozwijanej wybrać wartość: Cena hurtowa 1 oraz wpisać
w polach Od/Do właściwe wartości i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim produktom,
których Cena hurtowa 1 zawiera się w przedziale od 1000 – 1200 PLN;
• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz
wyszukiwania danych po dowolnym polu produktów. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się
pole Dostawca opis. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium.
Wyszukiwanie odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 140
Dodatkowej kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą
wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o
produkcie/usłudze, edycja jego danych oraz usunięcie rekordu.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu produktu/usługi
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone na temat danego produktu informacje.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o produkcie którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
WAŻNE: Jeśli został zakupiony moduł INTEGRATOR to oprócz standardowych danych na karcie
produktu będą wyświetlane informacje dotyczące stanów magazynowych danego towaru (okno
Stany magazynowe).
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 141
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który
wypełnić należało podczas wprowadzania danych nowego produktu (Produkty->Dodaj
produkt/usługę). Za pomocą tego formularza uprawniony użytkownik systemu otrzymuje dostęp
do danych wybranego wcześniej produktu i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały
zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole
formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy, posiadając
uprawnienia administratora, kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Sprzedaż i Zakupy w systemie ITCube
W wypadku gdy nasza firma zajmuje się sprzedażą/zakupem produktów bądź świadczeniem usług,
bardzo cennym rozszerzeniem możliwości systemu ITCube stanie się moduł umożliwiający
sprawowanie kontroli nad tymi właśnie procesami. Tak więc dzięki opcjom zgromadzonym w menu
Handel będziemy mogli między innymi:
• zdefiniować sposoby dostawy, formy płatności oraz fazy ofert;
• skonfigurować szablony wydruku dokumentów handlowych;
• zdefiniować oraz pracować nad ofertą;
• stworzyć zamówienie oraz czuwać nad jego etapową realizacją;
• wystawić fakturę związaną z zamówieniem;
• kontrolować proces spłaty faktury;
• odnotować zamówienie zakupowe;
• odnotować prosty przychód/koszt;
• wystawić gwarancję do zamówienia realizowane lub zamkniętego.
• przeglądnąć bazę danych gromadzącą wszystkie rekordy z zamówieniami/ofertami;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 142
Sposoby dostawy (*)
Polecenie Handel->Słowniki->Sposoby dostawy umożliwia administrowanie sposobami
dostawy produktu. Dane te wykorzystywane będą w module handlu oraz ekstranet. I tak po
wybraniu tej opcji system otworzy formularz Sposoby dostawy, w którym będziemy mogli dodać
nowe sposoby dostawy, bądź zmodyfikować/usunąć te już istniejące.
Dodawanie nowego sposobu dostawy
Nowy sposób dostawy rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj sposób
dostawy:
• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany sposób będzie
funkcjonował w systemie;
• Domyślna wartość – pole wskazujące czy wprowadzana wartość będzie przez system
automatycznie podpowiadana;
• Opis – pole edycyjne dające możliwość opisania tworzonego właśnie sposobu dostawy, bądź
wyjaśnienia ewentualnych niejasności, które mogą się z nim wiązać (np. Koszty transportu).
wypełnieniu pól nowy sposób dostawy zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź
zrezygnować z jego wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk
Anuluj.
Modyfikowanie/Usuwanie sposobu dostawy
W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania opisu oraz nazwy sposobu
dostawy, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez wybranie jego
nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj sposób dostawy i poprawienie
nazwy (pole Nowa nazwa) lub tekstu opisu, który pojawi się w polu edycyjnym poniżej (pole
Opis). Możemy także zmienić wartość domyślną słownika sposobów dostawy. Następnie należy
zatwierdzić swoje poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. By usunąć rekord wcisnąć należy
przycisk Usuń, a następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.
Sposoby płatności (*)
Polecenie Handel->Słowniki->Sposoby płatności umożliwia administrowanie sposobami
płatności dokonywanymi w ramach rozliczenia za dany produkt lub usługę. Dane te
wykorzystywane będą w module handel oraz ekstranet. I tak po wybraniu tej opcji system
otworzy formularz Sposoby płatności, w którym będziemy mogli dodać nowe sposoby płatności,
bądź zmodyfikować/usunąć te już istniejące.
Dodawanie nowego sposobu płatności
Nowy sposób płatności rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj sposób
płatności:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 143
• Nazwa– pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany sposób będzie
funkcjonował w systemie;
• Domyślna wartość – pole wskazujące czy wprowadzana wartość będzie przez system
automatycznie podpowiadana;
• Opis – pole edycyjne dające możliwość opisania tworzonego właśnie sposobu płatności,
bądź wyjaśnienia ewentualnych niejasności, które mogą się z nim wiązać.
Po wypełnieniu pól nowy rekord zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź zrezygnować z
jego wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk Anuluj.
Modyfikowanie/Usuwanie sposobu płatności
W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania danych dotyczących
sposobu płatności, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez
wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj sposób płatności
i poprawienie jego nazwy (pole Nowa nazwa) lub tekstu opisu, który pojawi się w polu edycyjnym
poniżej (pole Opis). Możemy także zmienić wartość domyślną słownika sposobów płatności.
Następnie należy zatwierdzić swoje poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. Usunąć rekord można
wciskając przycisk Usuń, a następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.
Szablony druku dokumentów handlowych(*)
Polecenie Handel->Słowniki->Szablony dokumentów sprzedaży/zakupu umożliwia
dodawanie, usuwanie oraz modyfikację wzorów druku wykorzystywanych później w procesie
drukowania bądź wysyłania mailem ofert i zamówień. Jako iż definiowanie szablonów dla
dokumentów sprzedaży oraz zakupu podlega dokładnie tym samym regułom w dalszej części
uwaga poświęcona zostanie tylko dokumentom sprzedaży. I tak po wybraniu opcji Handel-
>Słowniki->Szablony dokumentów sprzedaży system otworzy formularz, w którym będziemy
mogli administrować bazą szablonów.
Dodawanie nowego szablonu
Nowy szablon druku oferty/zamówienia rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie
Dodaj szablon:
• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany szablon będzie
funkcjonował w systemie;
• Wartość domyślna – pole wyboru pozwalające na oznaczenie dodawanej pozycji jako
domyślnej wartości.
• Logo – pole pozwalające na wskazanie pliku graficznego, który zostanie wstawiony do
oferty/zamówienia jako logo firmowe. Widoczne pliki zostały uprzednio zarejestrowane
poprzez opcję System->Baza grafik;
• Słownik – zestaw pól określających słowa które zostaną wykorzystane w nagłówku
wydruku;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 144
• Informacje – zestaw pól definiujących słowa i związane z nimi typy informacji, które zostaną
dodatkowo umieszczone w nagłówku wydruku. I tak do dyspozycji mamy następujące pola:
Wystawca, Kontrahent, Odbiorca, Data sprzedaży, Data złożenia, Prowadzący, Sposób
dostawy, Sposób płatności, Numer dokumentu;
• Opis – pole edycyjne dające możliwość wprowadzenie tekstowego opisu oferty/zamówienia.
Wartość ta będzie automatycznie podpowiadana podczas tworzenia dokumentu związanego
z szablonem. Będzie ją można oczywiście zmienić/uzupełnić na etapie tworzenia konkretnej
oferty/zamówienia. Tak więc należy ją traktować jako swego rodzaju punkt wyjścia dla
rekordów związanych z danym szablonem;
• Kolumny – oprócz tekstowego opisu każda oferta/zamówienie może zawierać sekcję
obejmującą listę wszystkich jej pozycji z konkretnymi cenami, upustami, zdjęciami
produktów itd. To które z danych zapisanych w systemie zostaną wyświetlone, oraz w jaki
sposób opisane, zależy od ustawień w powyższym polu.
• Stopka – ostatnią z wypisywanych sekcji oferty/zamówienia jest stopka czyli krótki
komentarz podsumowujący treść dokumentu bądź podający końcowe informacje będące
istotne dla klienta. Dodatkowym elementem stopki może być także sekcja Data i podpis
osoby upoważnionej.
• Logo (faktura) – pole pozwalające na wskazanie pliku graficznego, który zostanie wstawiony
do faktury jako logo firmowe;
• Seria (faktura) – pole pozwalające na zdefiniowanie sposobu numeracji faktur związanych z
danym szablonem;
• Uwagi (faktura) – pole pozwalające na zdefiniowanie domyślnej wartości pola Uwagi na
dokumencie faktury;
Po wypełnieniu wszystkich pól wybór zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź
zrezygnować z jego wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk
Anuluj.
Modyfikowanie/Usuwanie szablonu druku
W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania nazwy oraz definicji
szablonu druku, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez
wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj szablon druku i
poprawienie wybranych pól, które pojawią się poniżej. Następnie należy zatwierdzić swoje
poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. By usunąć rekord wcisnąć należy przycisk Usuń, a
następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.
Fazy oferty(*)
Polecenie Handel->Słowniki->Fazy oferty umożliwia dodawanie, usuwanie oraz modyfikację
faz w jakiej może znajdować się oferta. Dane te wykorzystywane będą w module sprzedaży przy
definiowaniu nowej oferty bądź jej edycji. I tak po wybraniu tej opcji system otworzy formularz
Fazy oferty, w którym będziemy mogli administrować fazami oferty.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 145
Dodawanie nowej fazy oferty
Nową fazę oferty rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj fazę oferty:
• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dana faza będzie
funkcjonowała w systemie;
• Numer porządkowy – pole edycyjne dające możliwość uporządkowania faz oferty (od
najmniejszej do największej wartości). Pole to jest wykorzystywane do uporządkowania faz
oferty przy wyświetlaniu obliczeń statystycznych (Lejek sprzedaży).
• Szansa wygranej – pole edycyjne dające możliwość przyporządkowania każdej z faz,
procentowo wyrażonej, szansy na sprzedaż. Pole to uwzględniane jest w raportach typu
Lejek sprzedaży pozwalając na bardziej wiarygodne szacowanie spodziewanych zysków z
przedstawionych ofert.
Po wypełnieniu obydwu pól zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź zrezygnować z jego
wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk Anuluj.
Modyfikowanie/Usuwanie faz oferty
W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania nazwy oraz numeru
porządkowego fazy oferty, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można
poprzez wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj fazę
oferty i poprawienie nazwy (pole Nowa nazwa), numeru porządkowego, który pojawi się w polu
edycyjnym poniżej (pole Numer porządkowy) oraz Szansy sprzedaży (pole Szansa sprzedaży).
Następnie należy zatwierdzić swoje poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. By usunąć rekord
wcisnąć należy przycisk Usuń, a następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.
Dodawanie dokumentu sprzedaży
Kiedy już określone zostaną podstawowe parametry wykorzystywane przez moduł handel (stawki
VAT, waluty, fazy oferty, sposoby dostawy i formy płatności), w systemie istnieje baza
produktów/usług oferowanych przez naszą firmę a także wprowadzeni zostali potencjalni klienci,
przystąpić można do obsługi zamówień za pomocą systemu ITCube.
Za definiowanie oraz wprowadzanie do systemu nowych ofert/zamówień/faktur odpowiada
polecenie Dodaj ofertę/zamówienie/fakturę dostępne z systemowego menu Handel. W
formularzu, za pomocą którego wprowadzić należy wszystkie parametry dokumentu sprzedaży,
znaleźć możemy następujące pola:
• Typ (obowiązkowe) - rozwijana lista umożliwiająca określenie typu dodawanego rekordu.
Do dyspozycji mamy następujące wartości: Oferta, Zamówienie realizowane, Zamówienie
zamknięte, Faktura. Dzięki temu iż każdy dokument sprzedaży wprowadza się do systemu
ITCube CRM używając de facto tego samego formularza różniącego się jedynie polem Typ
możliwe jest płynne przechodzenie z oferty do zamówienia oraz zamówienia do faktury.
• Faza oferty - rozwijana lista umożliwiająca wybranie fazy oferty. Pole widoczne jest tylko
podczas wprowadzania rekordu o typie Oferta;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 146
• Temat (obowiązkowe) – pole służące wprowadzeniu tematu oferty lub zamówienia. Temat
oferty/zamówienia wyświetlany jest w historii kontrahenta/kontaktu;
• Prowadzący (obowiązkowe) – rozwijana lista z użytkownikami systemu, z której należy
wybrać osobę odpowiedzialną za daną sprzedaż lub ofertę;
• Waluta dokumentu (obowiązkowe) - rozwijana lista umożliwiająca wybranie globalnej
waluty dla oferty/zamówienia. W walucie tej wyrażona będzie wersja oferty/zamówienia „do
druku dla klienta” oraz związana z zamówieniem faktura;
• Sposób płatności - rozwijane menu określające sposób płatności. Do wyboru są tutaj opcje,
które wprowadzone zostały za pomocą polecenia Handel->Słowniki->Sposoby
płatności;
• Sposób dostawy - rozwijane menu określające sposób dostawy. Do wyboru są tutaj opcje,
które wprowadzone zostały za pomocą polecenia Handel->Słowniki->Sposoby dostawy;
• Data złożenia (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego dokonujemy wyboru daty złożenia
oferty/zamówienia. Odpowiednią datę wprowadzić należy przy użyciu systemowego
kalendarza, dostępnego po wciśnięciu przycisku . Datę można także wpisać w pole
edycyjne używając klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był
poprawny;
• Data sprzedaży (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego dokonujemy wyboru daty
sprzedaży. Odpowiednią datę wprowadzić należy przy użyciu systemowego kalendarza,
dostępnego po wciśnięciu przycisku . Datę można także wpisać w pole edycyjne używając
klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był poprawny;
• Kontrahent (obowiązkowe) – rozwijane menu umożliwiające określenie kontrahenta, który
będzie drugą stroną w transakcji. Pole to pozwala systemowi na automatyczne nałożenie
upustu, przyznanego kontrahentowi, na definiowane zamówienie;
WAŻNE: Dodając ofertę/zamówienie/fakturę korzystając z polecenia Handel->Dodaj
ofertę/zamówienie/fakturę lista zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć
kontrahenta, z którym będzie powiązany dokument sprzedaży należy kliknąć w ikonę
znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie system otworzy przeglądarkę kontrahentów
uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na
jego nazwę a system automatycznie wstawi kontrahenta do formularza dodawania
oferty/zamówienia.
• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego określić można osobę kontaktową właściwą
dla firmy wybranej w polu Kontrahent;
• Projekt – menu dające możliwość przypisania konkretnego zamówienia do istniejącego w
systemie projektu;
• Etap – menu dające możliwość przypisania konkretnego zamówienia do istniejącego w
systemie etapu projektu;
• Zlecenie serwisowe – rozwijana lista umożliwiająca połączenie zamówienia ze zleceniem
serwisowym. Dzięki temu na karcie zlecenia serwisowego będą widoczne wszystkie
oferty/zamówienia logicznie powiązane tym zleceniem;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 147
• Dokumenty – pole pozwalające na związanie z ofertą/zamówieniem dowolnej ilości
dokumentów zapisanych w systemie;
• Uwagi zamawiającego – pole edycyjne dające osobie wprowadzającej zamówienie do
systemu możliwość dołączenia własnego komentarza, mogącego wnieść do rekordu ważne
informacje;
• Uwagi realizatora – pole edycyjne dające osobie realizującej zamówienie do systemu
możliwość dołączenia własnego komentarza, mogącego wnieść do rekordu ważne
informacje;
• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu;
• Pozycje – sekcja umożliwiająca zdefiniowanie towarów, które mają znaleźć się w
ofercie/zamówieniu. Aby dodać produkty do oferty lub zamówienia należy kliknąć w przycisk
. Odpowiedzią systemu na tą czynność będzie otwarcie przeglądarki produktów, z której
bezpośrednio można dodawać produkty do zamówienia czy też oferty - wystarczy w
kolumnie ilość podać ile sztuk towaru ma trafić do zamówienia/oferty i kliknąć w towar.
System automatycznie wstawi produkt/usługę do pola Pozycje. Następnie, po zamknięciu
okna z przeglądarką towarów należy kliknąć przycisk Dodaj, czego konsekwencją będzie
dodanie produktów do koszyka z uwzględnionymi cenami domyślnym. Istnieje także
możliwość dodania nowego produktu do oferty/zamówienia nieznajdującego się w bazie
danych systemu ITCube. W takim przypadku należy zaznaczyć pole Produkt incydentalny,
znajdujące się z lewej strony przycisku Dodaj. Wskazane pozycje zostaną dodane do
dokumentu sprzedaży na miejscu określonym w polu Numer. Jeśli nie wpiszemy wartości w
polu Numer produkt dodany zostanie na samym końcu aktualnej listy pozycji.
Możliwość wstawiania produktów na konkretną pozycje pozwala grupować je w logicznie
całości np. Zestawy. Jeśli dodatkowo chcemy by grupy produktów posiadały własną sekcję
podsumowania należy oddzielić je obiektem separatora. By tego dokonać należy zaznaczyć
pole Separator grupy, znajdujące się z lewej strony przycisku Dodaj;
• Szablon - rozwijana lista umożliwiająca wybranie formatu w którym wyświetlana będzie
wersja „do druku”. W zależności od wyboru może to być tylko opis, zwykła lista produktów
bądź też lista poszerzona o opisy produktów oraz ich zdjęcia. Szablony druków definiuje się
wybierając opcję Handel->Słowniki->Szablony dokumentów sprzedaży.;
• Opis – Pole zawierające treść dokumentu sprzedaży. Zawartość pola może zostać
automatycznie wypełniona wartością związana z wybranym szablonem;
• Stopka – Pole zawierające treść stopki dokumentu sprzedaży. Zawartość pola może zostać
automatycznie wypełniona wartością związana z wybranym szablonem;
• Prawa – dwa okna umożliwiające ustalenie praw odczytu oraz zapisu danego rekordu. W
oknie Odczyt wybrać możemy te grupy użytkowników, które będą mogły przeglądać
zawartość tworzonego właśnie rekordu (wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki
na wybranej grupie), natomiast w oknie Edycja wybrać możemy te grupy użytkowników
(wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybranej grupie), którym chcemy
nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 148
Bardzo pomocnym narzędziem jest podgląd zamówienia (tzw. Koszyk) prezentujący szczegółowy
opis dodanych pozycji, zawierających takie dane jak: numer porządkowy pozycji (Nr), nazwa
zamawianego produktu/usługi (Nazwa produktu), ilość zamawianego produktu w ofercie (Ilość
Oferta), ilość faktycznie sprzedanego towaru (Ilość Zreal.), jednostka miary (J.m.), cena zakupu
(o ile użytkownik ma prawo do odczytu cen zakupu), cena katalogowa (Cena kat.), upust którego
udzielamy na daną pozycję (Upust), cena po której zdecydowaliśmy się sprzedać dany towar
(Cena sprzed.), stawka podatku VAT (VAT), wartość netto pozycji zamówienia (Wartość netto),
wartość brutto pozycji zamówienia (Wartość brutto) oraz waluta w jakiej są podane wszystkie
ceny. W każdej chwili można zmienić ilość zamawianego towaru, ilość sprzedanego towaru lub
cenę jednostkową produktu. Cenę produktu wybiera się z rozwijanego menu klikając w przycisk
. Do dyspozycji mamy sześć cen zdefiniowanych podczas dodawania towaru. Możemy także
zdefiniować upust procentowy na konkretną pozycję zamówienia. Dodatkowo, na końcu każdego
wiersza tabeli znajduje się przycisk , kliknięcie którego spowoduje usunięcie pozycji
zamówienia.
Obok pola Nazwa produktu dostępny jest także przycisk pozwalający na edycję rozszerzonych
danych związanych z pozycją. Dane te to opis produktu jego skrócona nazwa oraz kod PKWiU.
Domyślna wartość wszystkich tych pól pobierana jest z formularza produktu z którym związana
jest dana pozycja.
WAŻNE: Tworzenie nowej oferty/zamówienia można rozpocząć także od wykorzystania
istniejącego już rekordu jako punktu wyjścia. Umożliwia to polecenie Handel->Oferty->Dodaj
ofertę/zamówienie/fakturę.
WAŻNE: Mechanizm automatycznego obliczania upustów dla kontrahentów powoduje, iż cena
wpisana w pole Cena sprzedaży podczas dodawania pozycji może różnić się od ceny wyświetlanej
w cenniku.
WAŻNE: Funkcjonowanie mechanizmu automatycznego obliczania upustów jest zależne od
konkretnego kontrahenta, dlatego też system przyznaje automatycznie upusty tylko gdy
uprzednio wskazano kontrahenta związanego z ofertą/zamówieniem.
WAŻNE: W przypadku gdy w produkcie przycisk Uwzględnij upust kontrahenta jest odznaczony
system ITCube nie uwzględni upustu przyznanego kontrahentowi przy dodawaniu produktu do
koszyka.
WAŻNE: W przypadku gdy w użytkownik nie posiada prawa Ręczna edycja cen dla dokumentu
sprzedaży nie będzie on mógł modyfikować ręcznie cen zaproponowanych przez system.
Pozostanie mu więc jedynie możliwość zmiany poziomu cenowego.
W przypadku zamówień aktywna jest także sekcja pozwalająca na wprowadzenie danych
potrzebnych do wygenerowania faktury PROFORMA bądź faktury VAT. Tak więc dostępne będą
także pola bezpośrednio związane z fakturą. Są to :
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 149
• Numer faktury – Pole to jest aktywne tylko w przypadku dokumentów o typie Faktura. Numer
faktury który zostanie zaproponowany automatycznie przez system. Format autonumeracji jest
analogiczny jak w przypadku ofert oraz zamówień (podany w pliku itcube.ini – standardowy
format to YYYY/MM/NR).
• Rozliczenie – dzięki polu rozliczenie możemy czuwać nad procesem płatności. Po otrzymaniu
płatności możemy odnotować to wybierając wartość Rozliczono. Jeśli płatność regulowana jest
częściowo odnotować to możemy wybierając opcję Częściowo rozliczono podając równocześnie
aktualny stan spłaty.
• Data wystawienia – Data wystawienia faktury
• Termin płatności – termin płatności za fakturę. Wartości podajemy w dniach. Pole to w trybie
podglądu służy także do informowania o zaległościach w regulacji płatności;
• Data rozliczenia – termin pełnego rozliczenia faktury. Pole to w trybie podglądu służy także do
informowania o historycznych zaległościach w regulacji płatności;
• Uwagi – pole dodatkowych informacji związanych z fakturą. Pole widoczne jest także na
wydruku faktury;
• Sprzedawca/Nabywca/Odbiorca – Pola tekstowe zawierające dane teleadresowe strony
sprzedającej oraz kupującej. Wartość pola Sprzedawca wypełniana jest automatycznie
korzystając z wpisów skonfigurowanych w wybranym szablonie. Pola Nabywca oraz Odbiorca
wypełniane są domyślnie danymi teleadresowymi kontrahenta wybranego odpowiednio w polu
Kontrahent oraz Odbiorca.
Ostatnią czynnością po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól jest zapisanie rekordu w bazie
systemu ITCube. Aby to uczynić należy wcisnąć przycisku Zapisz. W każdej chwili można
zrezygnować z wprowadzania danej oferty/zamówienia poprzez wybranie opcji Anuluj.
Dodawanie dokumentu zakupu
Za definiowanie oraz wprowadzanie do systemu nowych zamówień zakupowych odpowiada
polecenie Dodaj zakup dostępne z systemowego menu Handel. W formularzu, za pomocą
którego wprowadzić należy wszystkie parametry dokumentu zakupu, znaleźć możemy następujące
pola:
• Typ (obowiązkowe) - rozwijana lista umożliwiająca określenie typu dodawanego rekordu.
Do dyspozycji mamy następujące wartości: Zakup realizowany, Zakup zamknięty.
• Temat (obowiązkowe) – pole służące wprowadzeniu tematu zamówienia. Temat zamówienia
wyświetlany jest w historii kontrahenta/kontaktu;
• Prowadzący (obowiązkowe) – rozwijana lista z użytkownikami systemu, z której należy
wybrać osobę odpowiedzialną za dany zakup;
• Waluta dokumentu (obowiązkowe) - rozwijana lista umożliwiająca wybranie globalnej
waluty dla zamówienia. W walucie tej wyrażona będzie wersja zamówienia „do druku dla
dostawcy”;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 150
• Sposób płatności - rozwijane menu określające sposób płatności. Do wyboru są tutaj opcje,
które wprowadzone zostały za pomocą polecenia Handel->Słowniki->Sposoby
płatności;
• Sposób dostawy - rozwijane menu określające sposób dostawy. Do wyboru są tutaj opcje,
które wprowadzone zostały za pomocą polecenia Handel->Słowniki->Sposoby dostawy;
• Data złożenia (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego dokonujemy wyboru daty złożenia
zamówienia. Odpowiednią datę wprowadzić należy przy użyciu systemowego kalendarza,
dostępnego po wciśnięciu przycisku . Datę można także wpisać w pole edycyjne używając
klawiatury. W takim przypadku należy pamiętać aby format daty był poprawny;
• Data zakupu (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego dokonujemy wyboru daty zakupu.
Odpowiednią datę wprowadzić należy przy użyciu systemowego kalendarza, dostępnego po
wciśnięciu przycisku . Datę można także wpisać w pole edycyjne używając klawiatury. W
takim przypadku należy pamiętać aby format daty był poprawny;
• Kontrahent (obowiązkowe) – rozwijane menu umożliwiające określenie kontrahenta, który
będzie drugą stroną w transakcji.;
WAŻNE: Dodając zamówienie zakupowe korzystając z polecenia Handel->Dodaj zakup lista
zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z którym będzie
powiązane zamówienie należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie
system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po
wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system automatycznie wstawi
kontrahenta do formularza dodawania zamówienia.
• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego określić można osobę kontaktową właściwą
dla firmy wybranej w polu Kontrahent;
• Projekt – menu dające możliwość przypisania konkretnego zamówienia do istniejącego w
systemie projektu;
• Etap – menu dające możliwość przypisania konkretnego zamówienia do istniejącego w
systemie etapu projektu;
• Zlecenie serwisowe – rozwijana lista umożliwiająca połączenie zamówienia ze zleceniem
serwisowym. Dzięki temu na karcie zlecenia serwisowego będą widoczne wszystkie
zamówienia logicznie powiązane tym zleceniem;
• Dokumenty – pole pozwalające na związanie z zamówieniem dowolnej ilości dokumentów
zapisanych w systemie;
• Uwagi zamawiającego – pole edycyjne dające możliwość dokładniejszego opisania zakupu;
• Uwagi realizatora – pole edycyjne dające możliwość dokładniejszego opisania zakupu;
• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu;
• Pozycje – sekcja umożliwiająca zdefiniowanie towarów, które mają znaleźć się w
zamówieniu. Aby dodać produkty do zamówienia należy kliknąć w przycisk . Odpowiedzią
systemu na tą czynność będzie otwarcie przeglądarki produktów, z której bezpośrednio
można dodawać produkty do zamówienia - wystarczy w kolumnie ilość podać ile sztuk
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 151
towaru ma trafić do dokumentu i kliknąć w towar. System automatycznie wstawi
produkt/usługę do pola Pozycje. Następnie, po zamknięciu okna z przeglądarką towarów
należy kliknąć przycisk Dodaj, czego konsekwencją będzie dodanie produktów do koszyka z
uwzględnionymi cenami zakupu. Istnieje także możliwość dodania nowej pozycji do
zamówienia która nie jest związana ze znajdującym się w bazie danych produktem. W takim
przypadku należy zaznaczyć pole Nowy, znajdujące się pod napisem Pozycje oraz kliknąć w
przycisk Dodaj. Wskazane pozycje zostaną dodane do dokumentu zakupu na miejscu
określonym w polu Numer. Jeśli nie wpiszemy wartości w polu Numer produkt dodany
zostanie na samym końcu aktualnej listy pozycji. Możliwość wstawiania produktów na
konkretną pozycje pozwala grupować je w logicznie całości np. Zestawy.
• Szablon - rozwijana lista umożliwiająca wybranie formatu w którym wyświetlana będzie
wersja „do druku”. W zależności od wyboru może to być tylko opis, zwykła lista produktów
bądź też lista poszerzona o opisy produktów oraz ich zdjęcia. Szablony druków definiuje się
wybierając opcję Handel->Słowniki->Szablony dokumentów zakupu.;
• Opis – Pole zawierające opis dokumentu zakupu. Zawartość pola może zostać
automatycznie wypełniona wartością związana z wybranym szablonem;
• Stopka – Pole zawierające treść stopki dokumentu zakupu. Zawartość pola może zostać
automatycznie wypełniona wartością związana z wybranym szablonem;
• Prawa – dwa okna umożliwiające ustalenie praw odczytu oraz zapisu danego rekordu. W
oknie Odczyt wybrać możemy te grupy użytkowników, które będą mogły przeglądać
zawartość tworzonego właśnie rekordu (wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki
na wybranej grupie), natomiast w oknie Edycja wybrać możemy te grupy użytkowników
(wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybranej grupie), którym chcemy
nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie;
Bardzo pomocnym narzędziem jest podgląd zamówienia (tzw. Koszyk) prezentujący szczegółowy
opis dodanych pozycji, zawierających takie dane jak: numer porządkowy pozycji (Nr), nazwa
zamawianego produktu/usługi (Nazwa produktu), ilość zamawianego produktu (Ilość Zam.), ilość
do tej pory zrealizowana/otrzymana (Ilość Zreal.), jednostka miary (J.m.), cena katalogowa
(Cena kat.), upust który został nam udzielony (Upust), faktyczna cena sprzedaży (Cena netto),
stawka podatku VAT (VAT), wartość netto pozycji zamówienia (Wartość netto), wartość brutto
pozycji zamówienia (Wartość brutto) oraz waluta w jakiej są podane wszystkie ceny. W każdej
chwili można zmienić ilość zamawianego towaru lub cenę jednostkową produktu. Dodatkowo, na
końcu każdego wiersza tabeli znajduje się przycisk , kliknięcie którego spowoduje usunięcie
pozycji zamówienia.
Obok pola Nazwa produktu dostępny jest także przycisk pozwalający na edycję rozszerzonych
danych związanych z pozycją. Dane te to opis produktu jego skrócona nazwa oraz kod PKWiU.
Domyślna wartość wszystkich tych pól pobierana jest z formularza produktu z którym związana
jest dana pozycja.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 152
WAŻNE: Tworzenie nowego dokumentu zakupu można rozpocząć także od wykorzystania
istniejącego już rekordu jako punktu wyjścia. Umożliwia to polecenie Handel->Zakupy->Dodaj
zamówienie.
WAŻNE: W przypadku gdy w użytkownik nie posiada prawa Ręczna edycja cen dla dokumentu
sprzedaży/zakupu nie będzie on mógł modyfikować ręcznie cen zaproponowanych przez system.
Ostatnią sekcją jest opis faktury związanej z zamówieniem. W przypadku zamówienia zakupowego
jest to dokument obcy – istniejący w zewnętrznym systemie dostawcy. Dostępne pola to :
• Numer faktury – jako iż zamówienie zakupowe nie jest związane z fakturą zapisaną w bazie
systemu ITCube pole to jest nieaktywne.
• Rozliczenie – dzięki polu rozliczenie możemy czuwać nad procesem płatności. Po uregulowaniu
płatności możemy odnotować to wybierając wartość Rozliczono. Jeśli płatność regulowana jest
częściowo odnotować to możemy wybierając opcję Częściowo rozliczono podając równocześnie
aktualny stan spłaty.
• Data wystawienia – Data wystawienia faktury
• Termin płatności – termin płatności za fakturę. Wartości podajemy w dniach.;
• Data rozliczenia – termin pełnego rozliczenia faktury.;
• Uwagi – pole dodatkowych informacji związanych z fakturą.;
Ostatnią czynnością po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól jest zapisanie rekordu w bazie
systemu ITCube. Aby to uczynić należy wcisnąć przycisku Zapisz. W każdej chwili można
zrezygnować z wprowadzania danego zamówienia poprzez wybranie opcji Anuluj.
Zarządzanie dokumentami sprzedaży
Posiadający odpowiednie uprawnienia użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może
przeglądać wszystkie wprowadzone do systemu oferty lub zamówienia/faktury, aktualizować
oferty, zmieniać typ rekordu (płynne przechodzenie z oferty do zamówienia i z zamówienia do
faktury) a także odnotować płatności. Do zarządzania ofertami i zamówieniami służą polecenia:
Handel->Oferty, Handel->zamówienia oraz Handel->faktury. Po wybraniu jednej z tych
opcji system otworzy formularz Zarządzaj ofertami/zamówieniami/fakturami, za pomocą którego
dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj ofertami/zamówieniami/fakturami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy
wyłącznie do nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system
wyświetla jedną partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord
zawiera dane związane z jednym zamówieniem/ofertą). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów
może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego
wybieramy tę partię rekordów o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery
przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu, służące do:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 153
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Na dole formularza ofertami/zamówieniami/fakturami znajdują się cztery przyciski:
Oferty, Zamówienia realizowane, Zamówienia zamknięte oraz Faktury. Służą one do
przeszukiwania bazy danych pod względem typu dokumentu sprzedaży. Dodatkowo w przypadku
ofert oraz faktur użytkownik może doprecyzować wybór poprzez wskazanie odpowiednio - etapu
rozliczenia faktury oraz fazy oferty. Możliwe jest także zawężenie do rekordów zawierających w
swoich pozycjach produkt o konkretnej nazwie,kodzie lub opisie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. W oknie tym znajdują się również wygodne
mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego zamówienia za pomocą takich danych jak
choćby: właściciel rekordu, faza oferty/zamówienia, kontrahent któremu zamierzamy sprzedać
konkretny produkt bądź usługę, numer zamówienia oraz faktury czy też data złożenia oraz
realizacji zamówienia. Okno składa się z siedmiu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści dokumentu
sprzedaży, aktualizowanie oferty, edycji zamówienia, usunięcie danego rekordu (opcja
dostępna tylko dla administratora systemu) a także dodania gwarancji (opcja dostępna
tylko w przypadku zamówień);
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził do
systemu dany rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć zamówienie, które przyjął Jan Kowalski, wystarczy wybrać z rozwijanego menu w
polu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich rekordów stworzonych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Prowadzący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest opiekunem
danej sprzedaży. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć zamówienia, których prowadzącym jest Jan Kowalski, wystarczy wybrać z
rozwijanego menu w polu Prowadzący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie wszystkich ofert/zamówień, których opiekunem jest Jan Kowalski;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 154
• kolumna Data sprzedaży – zawiera informację o dacie sprzedaży związanej z konkretnym
rekordem. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące wszystkich zamówień, według ich daty sprzedaży, ustalić należy zakres
czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów
dotyczących zamówień. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data sprzedaży.
Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest
integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie
przycisku znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do.
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związana jest określona
sprzedaż. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące zamówień złożonych przez firmę „Coca Cola” wystarczy wpisać tą nazwę
w pole Kontrahent. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą
wzorców;
• kolumna Numer – w zależności od typu przeszukiwanych rekordów pole to zawiera unikalny
numer oferty, zamówienia bądź faktury. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony
został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie
kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący zamówienia, które otrzymało numer
„2004/04/01234” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nr zam. ciąg „2004/04/01234” i
nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie rekordu poświęconego zamówieniu posiadającemu numer „2004/04/01234”.
Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz
wyszukiwania danych po dowolnym polu dokumentu sprzedaży. Domyślnie w kolumnie tej
znajduję się pole Temat. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium.
Wyszukiwanie odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W
Dodatkowej kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą
wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Zarządzanie dokumentami zakupu
Posiadający odpowiednie uprawnienia użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może
przeglądać wszystkie wprowadzone do systemu zamówienia zakupowe. Do zarządzania ofertami
zamówieniami służy polecenia: Handel->Zakupy.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 155
Wyszukiwanie danych
Formularz Zakupy składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji pomiędzy
poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię rekordów, każda
partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z jednym
zamówieniem/ofertą). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne
sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów
o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i
prawej stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Na dole formularza Zakupy znajdują się dwa przyciski: Zakupy realizowane, Zakupy
zamknięte. Służą one do przeszukiwania bazy danych pod względem typu dokumentu zakupu.
Dodatkowo użytkownik może doprecyzować wybór poprzez wskazanie stanu rozliczenia faktury
zewnętrznej. Możliwe jest także zawężenie do rekordów zawierających w swoich pozycjach
produkt o konkretnej nazwie,kodzie lub opisie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. W oknie tym znajdują się również wygodne
mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego zamówienia za pomocą takich danych jak
choćby: właściciel rekordu, kontrahent będący dostawcą, numer zamówienia czy też data złożenia
zamówienia. Okno składa się z siedmiu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści dokumentu
zakupu, druk dokumentu, edycja zamówienia, usunięcie danego rekordu (opcja dostępna
tylko dla administratora systemu) a także dodanie nowego rekordu na bazie istniejącego już
w bazie.;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził do
systemu dany rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć zamówienie, które złożył Jan Kowalski, wystarczy wybrać z rozwijanego menu w
polu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich rekordów stworzonych przez Jana Kowalskiego;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 156
• kolumna Prowadzący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest opiekunem
danego zakupu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć zamówienia, których prowadzącym jest Jan Kowalski, wystarczy wybrać z
rozwijanego menu w polu Prowadzący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie wszystkich zamówień, których opiekunem jest Jan Kowalski;
• kolumna Data zakupu – zawiera informację o dacie zakupu związanej z konkretnym
rekordem. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące wszystkich zamówień, według ich daty zakupu, ustalić należy zakres
czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów
dotyczących zamówień. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data zakupu.
Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest
integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie
przycisku znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do.
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związana jest określony zakup.
W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące zamówień złożonych w firmie „Coca Cola” wystarczy wpisać tą nazwę w
pole Kontrahent. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą
wzorców;
• kolumna Numer – pole to zawiera unikalny numer zamówienia. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący zamówienia, które
otrzymało numer „2004/04/01234” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nr zam. ciąg
„2004/04/01234” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie rekordu poświęconego zamówieniu posiadającemu numer
„2004/04/01234”. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą
wzorców;
• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz
wyszukiwania danych po dowolnym polu dokumentu zakupu. Domyślnie w kolumnie tej
znajduję się pole Temat. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium.
Wyszukiwanie odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W
Dodatkowej kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą
wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 157
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Operacje na dokumentach handlowych
W pierwszej od lewej kolumnie przeglądarki dokumentów handlowych, znajduje się przycisk ,
kliknięcie którego otwiera podręczne menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji
jak wyświetlenie pełnej treści dokumentu handlowego, edycja dokumentu handlowego, druk i
wysłanie dokumentu handlowego mailem/faksem, usunięcie rekordu (opcja dostępna tylko dla
administratora), zarejestrowanie dokumentu sprzedaży w zewnętrznym systemie handlowym a
także dodanie związanej gwarancji.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zamówienia
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat dokumentu handlowego wprowadzone przez
użytkownika systemu.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat zamówienia którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Edycja zamówienia/oferty
Każdy dokument handlowy zapisany w bazie danych można w każdej chwili zmodyfikować. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który
wypełnić należało podczas wprowadzania danych nowego rekordu (Handel->Dodaj
ofertę/zamówienie/fakturę/zakup). Za pomocą tego formularza uprawniony użytkownik
systemu otrzymuje dostęp do danych wybranego rekordu i może dowolnie je zmodyfikować. Aby
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 158
zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz
znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj spowoduje, iż
system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Dodanie nowego dokumentu handlowego
Każdy dokument handlowy zapisany w bazie danych można wykorzystać jako „punkt wyjścia” dla
nowego rekordu. Dzięki temu bardzo łatwo i szybko można dodawać oferty lub zamówienia, które
w dużym stopniu przypominają te już zapisane. Aby utworzyć nowy dokument handlowy na bazie
zapisanego w bazie rekordu należy z menu kontekstowego związanego z tym rekordem wybrać
opcję Dodaj nową ofertę/Dodaj nowe zamówienie/Dodaj nową fakturę/Dodaj nowy zakup. Po
wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym
znajdzie się wstępnie przygotowany formularz dodawania odpowiedniego dokumentu handlowego.
Co ważne system będzie pamiętał fakt iż nowo dodany rekord powstał na bazie istniejącego w
bazie. Informacja o wszystkich dokumentach powstałych z danego rekordu (czyli logicznie
związanych) jest dostępna na podglądzie dokumentu w sekcji Dokumenty powiązane. Dodatkowo
każdy rekord który powstał na bazie innego dokumentu będzie miał taką informacje odnotowaną
w polu Dokument bazowy.
Wysyłanie dokumentu handlowego mailem, faksem lub listem
Każdy dokument handlowy zapisany w bazie danych można w każdej chwili wysłać mailem lub
faksem. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Wyślij zamówienie/ofertę mailem (faksem).
Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym
znajdzie się formularz identyczny z tym, który wypełnić należało podczas wysyłania maila lub
faksu (Mail/Faks->Wyślij email/faks). Dodatkowo w polu treść znajdzie się specjalnie
przygotowany dokument handlowy.
W przypadku dokumentów handlowych o statusie Faktura dodatkowo istnieje możliwość
odnotowania wysłania dokumentu listem. Po wybraniu opcji Wyślij listem z menu kontekstowego
faktury system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym,
który wypełnić należało podczas wysyłania listu (Mail/Faks->Wyślij list). Dodatkowo w polu
treść znajdzie się specjalnie przygotowany dokument handlowy oraz mechanizmy pozwalające na
wydruk związanych z kontrahentem/osobą kontaktową etykiet.
Drukowanie dokumentu handlowego
Każde zamówienie/ofertę zapisaną w bazie danych można w każdej chwili wydrukować. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Drukuj ofertę/zamówienie. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się
przygotowany wydruk oferty / zamówienia dla klienta końcowego bądź dostawcy.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 159
Drukowanie faktury dla klienta
Dla dokumentu sprzedaży można wydrukować fakturę PROFORMA (w przypadku rekordów o typie
Zamówienie) bądź Fakturę VAT (w przypadku rekordów o typie Faktura). Aby to uczynić należy
kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego
rekordu i wybrać opcję Drukuj fakturę bądź Drukuj fakturę PROFORMA. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się
przygotowany wydruk faktury.
Anulowanie faktury sprzedaży
W przypadku gdy wykryliśmy np. błąd na fakturze możliwe jest jej anulowanie, nie powodujące
jednak usunięcia całego rekordu zamówienia. Innymi słowy następuje „wycofanie” statusu
dokumentu sprzedaży z wartości Faktura do statusu Zamówienie. Fakturę może anulować jedynie
administrator lub osoba mająca uprawnienie do edycji faktur. Aby anulować fakturę należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Anuluj fakturę. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube nada
rekordowi typ Zamówienie oraz „zwolni” numer faktury. Analogicznie wygląda sytuacja gdy zależy
nam na anulowaniu zamówienia sprzedażowego. W takim przypadku zamówienie zostanie
przekształcone na ofertę.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda
potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk
Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
Dodawanie gwarancji
W dowolnym momencie do zamówienia sprzedażowego można dodać gwarancję. Więcej na temat
dodawania gwarancji można znaleźć w sekcji poświęconej dodawaniu gwarancji.
Zarejestrowanie dokumentu sprzedaży w zewnętrznym systemie handlowym
W przypadku aktywowanego moduł INTEGRATOR mamy możliwość zarejestrowania zamówienia
sprzedażowego w programie handlowym np. CDN Opt!ma, WF-MAG, Symfonia Premium, Symfonia
FORTE. Aby poprawnie zarejestrować zamówienie w systemie handlowym musi ono zawierać tylko
te produkty, które znajdują się także w systemie (nie dotyczy to systemów Symfonia
Premium/FORTE). Zamówienie, które trafia do systemu CDN Opt!ma jest widoczne jako
Rezerwacja Odbiorcy lub faktura proforma. W przypadku systemu WF-MAG, Symfonia
Premium/FORTE zamówienie z systemu ITCube pojawia się w systemie handlowym jako
Zamówienie Obce.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 160
Odnotowywanie przychodu/kosztu
W wielu przypadkach nie zależy nam na definiowaniu zamówienia oraz jego realizacji a jedynie na
odnotowaniu konkretnej kwoty stanowiącej nasz przychód bądź koszt. Odnotowanie
przychodu/kosztu możliwe jest dzięki poleceniu Handel->Odnotuj przychód/koszt z menu
systemowego. Po wybraniu w/w opcji system otworzy nowy formularz, za pomocą którego będzie
można dodać przychód lub koszt. Na formularz Odnotuj przychód/koszt składają się następujące
pola:
• Temat (obowiązkowe) – pole służące wprowadzeniu tematu przychodu lub kosztu. Temat
przychodu/kosztu wyświetlany jest w historii kontrahenta/kontaktu;
• Pracownik (obowiązkowe) – rozwijana lista z użytkownikami systemu, z której należy
wybrać osobę, której dotyczy wprowadzany przychód/koszt;
• Data (realizacji, rejestracji) (obowiązkowe) – pola, za pomocą których określić należy
odpowiednio datę poniesienia kosztu bądź przychodu oraz datę odnotowania tego faktu w
systemie. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego kalendarza, który przywołać
można klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data realizacji/Data
rejestracji lub wprowadzić z klawiatury pamiętając o poprawności formatu daty;
• Przychód/Koszt – pola, w które należy wpisać konkretne kwoty przychodu oraz kosztu;
• Waluta – waluta, w której wyrażone zostaną wartości w polach Przychód/Koszt;
• Sposób płatności/Sposób dostawy – dodatkowe parametry opisujące przychód/koszt;
• Opis – pole edycyjne służące wpisaniu szerszego objaśnienia wprowadzanego rekordu;
• Kontrahent – firma, z którą związany jest ponoszony przychód/koszt;
WAŻNE: Dodając przychód/koszt korzystając z polecenia Handel->Odnotuj przychód/koszt
lista zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z którym będzie
powiązane zadanie należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola Kontrahent. Następnie
system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do dowiązywania. Po
wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system automatycznie wstawi
kontrahenta do formularza dodawania przychodu/kosztu.
• Kontakt – osoba kontaktowa reprezentująca wybranego powyżej kontrahenta, z którym
związany jest dodawany przychód/koszt;
• Projekt – rozwijane menu, w którym wybrać należy nazwę projektu, z którym związany jest
przychód/koszt;
• Etap projektu - rozwijane menu, w którym wybrać należy etap projektu, z którym związany
jest przychód/koszt;
• Dokumenty – pole pozwalające na związanie z ofertą/zamówieniem dowolnej ilości
dokumentów zapisanych w systemie;
• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu;
• Prawa – dwa okna umożliwiające ustalenie praw odczytu oraz zapisu danego rekordu. W
oknie Odczyt wybrać możemy te grupy użytkowników, które będą mogły przeglądać
zawartość tworzonego właśnie rekordu (wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 161
na wybranej grupie), natomiast w oknie Edycja wybrać możemy te grupy użytkowników
(wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybranej grupie), którym chcemy
nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie. Aby wybrać kilka grup
należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na
odpowiednie grupy użytkowników.
Po wypełnieniu wyżej opisanych pól pozostaje tylko wciśnięcie przycisku Zapisz.
Podgląd / Modyfikacja odnotowanych przychodów/kosztów
Przeglądu wszystkich rekordów zawierających opisy wprowadzonych do systemu
przychodów/kosztów dokonujemy wybierając z menu systemowego opcję Handel-
>Przychody/koszty.
Wyszukiwanie danych
I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich przychodów/kosztów, które
umieszczone zostały w systemie ITCube. Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać
się na różne sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę
partię rekordów, o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski
zgrupowane po lewej i prawej stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego przychód/koszt za pomocą takich
danych jak choćby: właściciel rekordu, kontrahent, którego dotyczy dany przychód/koszt oraz daty
rejestracji i realizacji rekordu. Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie jego treści, pełnej
edycji (o ile koszt nie został już zaakceptowany, bądź odrzucony) oraz usunięcia rekordu z
bazy;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 162
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie
zalogowany na danej stacji roboczej. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana
osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących przychody/koszty,
które sama wprowadziła do systemu. Wyjątkiem jest tutaj administrator systemu, który
wybrać będzie mógł dowolną osobę z listy wszystkich użytkowników systemu;
• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z danym
przychodem/kosztem. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć rekordy dotyczące przychodów/kosztów związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w
polu Kontrahent wpisać „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich rekordów poświęconych przychodom/kosztom powiązanym z danym
kontrahentem. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Data rejestracji – zawiera informację o dacie rejestracji danego przychodu/kosztu
w systemie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący
do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium;
• kolumna Data realizacji – zawiera informację o faktycznej dacie realizacji danego
przychodu/kosztu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk akcji, kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji na
temat przychodu/kosztu, edycja zapisanych tam danych oraz usunięcie rekordu.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu kosztu znajdującego
się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych przychodu/kosztu którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 163
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia może w każdej chwili zmodyfikować informacje
zapisane w rekordzie opisującym przychód/koszt. Aby to uczynić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za pomocą formularza Dane dotyczące przychodu/kosztu
wprowadzić niezbędne poprawki. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy
zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie
w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Plany sprzedażowe
System ITCube umożliwia definiowanie oraz późniejszą analizę planów sprzedażowych.
Definiowanie planu w dużym skrócie polega na określeniu zakresu czasowego oraz wyników
finansowych które w tym okresie powinni osiągnąć poszczególni pracownicy (ewentualnie cały
zespół). Analiza planów sprzedażowych w zależności od uprawnień sprowadza się do kontroli
realizacji planów przez innych pracowników bądź wglądu tylko i wyłącznie w plany dotyczące nas
bezpośrednio.
Tworzenie/Modyfikacja planów sprzedaży możliwe jest dzięki poleceniu Handel->Plany
sprzedaży->Definiuj plany sprzedaży. Po wybraniu powyższego polecenia otworzony zostanie
formularz zawierający dwie sekcje. W sekcji Dodaj/Edytuj plan sprzedaży dokonujemy decyzji czy
chcemy dodać nowy plan czy tez zmodyfikować już istniejący. W pierwszym przypadku
pozostawiamy w polu Plan sprzedaży wartość domyślną Dodaj nowy plan sprzedaży. W
przeciwnym wypadku z listy rozwijanej wybieramy plan który chcemy zmodyfikować. Na liście
rozwijanej domyślnie widoczne są tylko plany aktywne. Jeśli chcemy poszerzyć ją o wszystkie
plany dodane kiedykolwiek do bazy danych zaznaczmy opcję Pobierz nieaktywne.
Sekcja Dane dotyczące planu sprzedaży opisuje w szczegółach parametry
dodawanego/edytowanego planu. Zawiera ona następujące pola:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 164
• Temat – pole, w które wprowadzić należy zakres krótki opis definiowanego rekordu;
• Data – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy, którego dotyczyć będzie plan
sprzedaży. Datę wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza;
• Aktywny/Nieaktywny – pole, które określa czy dany plan będzie widoczny w narzędziach
analizujących plany sprzedaży czy nie. Co do zasady plany które dotyczą bieżącej sprzedaży
powinny być więc aktywne, natomiast te które dotyczą odległej przeszłości warto oznaczyć
jako nieaktywne. Dzięki temu w raportach pomijane będą plany których analiza nas już nie
interesuje;
• Raportowanie – pole wielokrotnego wyboru zawierające grupy użytkowników, które będą
mogły dodawany/edytowany plan sprzedaży poddawać analizie;
• Typ limitu – pole definiujące czy kwoty które będziemy podawać jako limity dla
poszczególnych pracowników mają być rozumiane przez system jako definicja ilości
produktów, wygenerowanego przychodu czy też samego zysku. Dodatkowo możemy
zawęzić analizę do wybranego typu dokumentu sprzedażowego (np. tylko faktury);
• Użytkownik/Limit – lista pól pozwalająca zdefiniować dla każdego użytkownika limit. Limit w
zależności od poprzedniego pola rozumiany może być jako przychód bądź zysk i jest
wyrażony w walucie systemowej. Co ważne nie jest konieczne podawanie limitów dla
wszystkich pracowników. Plan sprzedaży dotyczyć będzie tylko tych pracowników którzy
zostali zaznaczeniu w pierwszej kolumnie;
• Globalny limit – pole, które opisuje limit dla wszystkich pracowników którym przypisano
limity. Nie musi on być równy sumie poszczególnym limitów. Jeśli jednak tak jest możemy
skorzystać z ikony która została umieszczona obok tego pola. Jej kliknięcie wpisze w to pole
sumę wszystkich zdefiniowanych dla użytkowników limitów;
• Kategorie produktów – pole, które pozwala zawęzić definiowany plan tylko do sprzedaży
produktów z podanych kategorii. Przytrzymując klawisz CTRL możemy zaznaczyć dowolną
ilość kategorii;
Po wypełnieniu wszystkich pól zapisujemy zmiany naciskając przycisk Zapisz. Po dodaniu nowego
planu możemy już używać narzędzi analizujących stopień jego realizacji. Dostępne są dwa
podstawowe narzędzia. Pierwsze analizujące plany całościowo – czyli wszystkich pracowników.
Drugie ograniczające się do aktualnie zalogowanego użytkownika – tak by mógł on śledzić tylko
swoje postępu w ramach zdefiniowanych planów.
Analizę całościową udostępnia nam raport dostępny wywoływany poprzez Handel->Plany
sprzedaży->Raportuj plany sprzedaży. Jest on dostępny tylko i wyłącznie dla użytkowników
posiadających prawo Generowanie planów sprzedażowych. Po wybraniu tej opcji musimy dokonać
wybory który z aktywnych planów sprzedażowych chcemy poddać analizie. Co ważne dostępne są
tylko te plany, do których przypisano nam prawo raportowania. Po wyborze planu otrzymamy
raport prezentujący stopień realizacji planu dla wszystkich uczestników. Dodatkowo w sposób
graficzny zaprezentowany zostanie podział przychodu/zysku ze względu na kategorie produktowe
związane z planem.
Analizę prywatną umożliwia raport umieszczony na pulpicie głównym użytkownika w sekcji Pulpit
Managera->Raporty->Prywatne plany sprzedaży. Po wybraniu tej opcji pracownik zobaczy swój
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 165
postęp w realizacji planów w których uczestniczy. Co ważne będzie on widział tylko te plany do
których przypisano mu prawo raportowania.
Raporty sprzedaży – Analiza zysku
Tworzenie statystyk/analiz generowanego zysku dla wybranych kontrahentów jak i grup
kontrahentów jest możliwe dzięki poleceniom Raporty->Sprzedaż->Analiza zysku, Raporty-
>Sprzedaż->Ranking zysku. Po wybraniu polecenia Raporty->Sprzedaż system ITCube
otworzy nowe menu, które zawiera następujące opcje: Analiza zysku, Ranking zysku oraz
Lejek sprzedaży.
WAŻNE: System ITCube może dokonać obliczeń statystycznych biorąc pod uwagę wiele różnych
kombinacji danych. Dane, według których mają być one tworzone wybiera się w poszczególnych
polach. Jeśli wybierze się lub wpisze jakąkolwiek wartość w dowolnym polu daje się systemowi
znak, iż jest to istotna wartość, która ma zostać wzięta pod uwagę. Natomiast gdy pole
pozostawimy niewypełnione jest to wskazówka, iż wartość ta ma zostać pominięta podczas
tworzenia podsumowania statystycznego.
Po wybraniu opcji Analiza zysku system otworzy formularz składający się z trzech okien. Okno
Dane dotyczące ofert/zamówień uwzględnionych w analizie pozwala na określenie analizowanej
wartości oraz sposobu w jaki system prezentować będzie wynik analizy/statystyki. I tak
przykładowo: zaznaczając w polu Prezentacja wartość Analiza generowanego zysku dla grupy
kontrahentów (ujęcie dniowe) i pomijając wszystkie pozostałe pola, po kliknięciu przycisku
Generuj znajdującego się na dole formularza otrzymamy wykres prezentujący zysk z zamówień
zrealizowanych w naszym przedsiębiorstwie z rozbiciem na poszczególne dni. Jako, iż nie
określiliśmy zakresu czasowego system wykorzysta wszystkie znajdujące się w systemie rekordy
dotyczące sprzedaży.
Okno Dane dotyczące profilu kontrahenta zawiera pola pozwalające na zawężenie grupy
kontrahentów, względem której dokonywane są obliczenia. I tak jeśli w poprzednim przykładzie
interesowała by nas sprzedaż naszych produktów tylko w regionie małopolskim, wybrać należy
również opcję małopolskie z rozwijanego menu w polu Region. Po wciśnięciu przycisku Generuj
otrzymamy analogiczny wykres, jednakże tym razem system uwzględni tylko rekordy powiązane z
kontrahentami z regionu małopolskiego. Na takie samej zasadzie (wypełniając kolejne pola)
możemy konstruować coraz bardziej szczegółowe zapytania do naszej analizy także z
uwzględnieniem projektów (okno Dane dotyczące projektów nadrzędnych).
Jak już wspomniano formularz Analiza generowanego zysku składa się z trzech okien. I tak w
pierwszym z nich (Dane dotyczące ofert/zamówień uwzględnionych w analizie) znajdują się
następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczeń statystycznych.
Datę wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 166
• Pracownik - rozwijana lista umożliwiająca wybranie użytkownika systemu, który jest
prowadzącym daną sprzedaż lub pracownika, z którym związany jest dany przychód/koszt.
Wybranie tej opcji spowoduje, iż system ITCube przeprowadzi obliczenia statystyczne zysku
tylko i wyłącznie dla sprzedaży oraz kosztów wygenerowanych dla wybranego użytkownika.
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Waluta (obowiązkowe) – opcja pozwalająca na wybór z bazy danych tylko tych rekordów,
które wyrażają zysk we wskazanej walucie;
• Analiza (obowiązkowe) – rozwijane menu, z którego wybrać należy wartość poddaną
późniejszej analizie statystycznej. Dostępne są następujące wartości:
• Zysk z zamówień realizowanych
• Zysk z zamówień zamkniętych
• Zysk z faktur
• Zysk z zamówień/faktur
• Zysk z przychodów/kosztów
• Zysk ze sprzedaży – opcja ta umożliwia wygenerowanie podsumowania statystycznego
dotyczącego wszystkich powyższych typów;
• Prezentacja (obowiązkowe) – rozwijane menu, które pozwala na wybór sposobu prezentacji
efektów obliczeń statystycznych. Do wyboru mamy następujące wartości:
• Ujęcie dniowe - sposób prezentacji graficznej przedstawiający wykres zysku
generowanego przez grupę kontrahentów określoną w oknie Dane dotyczące profilu
kontrahenta z rozbiciem na poszczególne dni;
• Ujęcie miesięczne - sposób prezentacji graficznej przedstawiający wykres zysku
generowanego przez grupę kontrahentów określoną w oknie Dane dotyczące profilu
kontrahenta z rozbiciem na poszczególne miesiące;
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczy zysk. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć analiza zysku. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje analizę zysku dotyczącą wszystkich sprzedaży, przychodów/kosztów
związanych z projektami, których właścicielem jest wskazana osoba;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje analizę zysku związaną z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie analizy zysku związanej z projektami stworzonymi w
oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 167
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
analizy zysku powiązanej ze wskazanym projektem.
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu
ITCube będzie wygenerowanie analizy zysku powiązanej ze wskazanym etapem projektu.
Ostatnia część formularza (Dane dotyczące profilu kontrahenta) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na kontrahenta. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Kontrahent - pole umożliwiające wprowadzenie nazwy kontrahenta, którego ma dotyczyć
podsumowanie statystyczne;
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów;
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże
kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby
pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-
>Sposoby pozyskania;
• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby
kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla
którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 168
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować statystykę, co uczynić można klikając
przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj.
Raporty sprzedaży - Rankingi zysku
Kolejnym narzędziem statystycznym w systemie ITCube analizującym zysk jest Ranking zysku.
Służy on porównaniom grup kontrahentów pod względem wartości wygenerowanego zysku.
Tak samo jak w przypadku Statystyki zysku formularz Ranking generowanego zysku składa się z
trzech okien. I tak w pierwszym znajdują się następujące pola:
• Data od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczenia statystycznego.
Daty wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Pracownik - rozwijana lista umożliwiająca wybranie użytkownika systemu, który jest
prowadzącym daną sprzedaż lub pracownika, z którym związany jest dany przychód/koszt.
Wybranie tej opcji spowoduje, iż system ITCube przeprowadzi obliczenia statystyczne zysku
tylko i wyłącznie dla sprzedaży oraz kosztów wygenerowanych dla wybranego użytkownika.
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Waluta (obowiązkowe) – opcja pozwalająca na wybór z bazy danych tylko tych rekordów,
które wyrażają zysk we wskazanej walucie;
• Analiza (obowiązkowe) – rozwijane menu, z którego wybrać należy wartość poddaną
późniejszej analizie statystycznej. Dostępne są następujące wartości:
• Zysk z zamówień realizowanych
• Zysk z zamówień zamkniętych
• Zysk z faktur
• Zysk z zamówień/faktur
• Zysk z przychodów/kosztów
• Zysk ze sprzedaży – opcja ta umożliwia wygenerowanie podsumowania statystycznego
dotyczącego wszystkich powyższych typów;
• Uporządkuj (obowiązkowe) - rozwijane menu, z którego wybrać można w jaki sposób mają
być prezentowane wartości w tabeli z podsumowaniem statystycznym. Do wyboru są tutaj
opcje: Malejąco (wyniki w kolumnie Generowany zysk posegregowane będą od najniższej
do najwyższej) oraz Rosnąco (wyniki w kolumnie Generowany zysk posegregowane będą od
najwyższej do najniższej);
• Ilość wyników (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można ile pól
wyników ma zostać wyświetlone jednocześnie w tabeli z podsumowaniem statystycznym.
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczy zysk. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć ranking zysku. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 169
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje ranking zysku dotyczący wszystkich sprzedaży, przychodów/kosztów
związanych z projektami, których właścicielem jest wskazana osoba;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje ranking zysku związany z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie rankingu zysku związanego z projektami stworzonymi w
oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
rankingu zysku powiązanego ze wskazanym projektem.
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu
ITCube będzie wygenerowanie rankingu zysku powiązanego ze wskazanym etapem
projektu.
Druga część formularza zawiera pola służące zdefiniowaniu parametrów grupowania
kontrahentów. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów;
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże
kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby
pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-
>Sposoby pozyskania;
• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby
kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 170
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla
którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować statystykę, co uczynić można klikając
przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj. Po kliknięciu przycisku
Generuj system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie zysków generowanych przez
poszczególne grupy kontrahentów. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze, system
uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy pod względem wysokości generowanego zysku,
zaznaczając kolorem szarym rekord, który spełnia warunki żądane w oknie Dane dotyczące
parametrów grupowania.
Raporty sprzedaży – Rozliczenia faktur
Raport rozliczenia faktur odpowiedzialny jest za analizę płatności związanych z wystawionymi
fakturami. Wyświetla on wszystkie faktury o wskazanym statusie rozliczenia których data
wystawienia zawiera się w podanym przedziale czasu. Dla każdej faktury podana zostaje :
• Data wystawienia
• Numer faktury
• Nabywca
• Termin płatności
• Liczba dni spóźnienia
• Suma którą dotąd zapłacono
• Suma która została do uregulowania
Na każdym z wyświetlonych dokumentów sprzedaży użytkownik może wykonać związaną z nim
akcję. Typowe akcje to edycja, rozliczenie czy wysłanie/druk wezwania do zapłaty.
Raporty sprzedaży – Statystyka ofert
Ostatnim narzędziem statystycznym w systemie ITCube analizującym sprzedaż jest Statystyka
ofert. Służy on do analizy oraz porównywania ofert (ich ilości oraz szacowanego zysku)
znajdujących się w różnych fazach.
Tak samo jak w przypadku Statystyki czy Rankingu zysku formularz Lejek sprzedaży składa się z
trzech okien. I tak w pierwszym znajdują się następujące pola:
• Data od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy obliczenia statystycznego.
Daty wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 171
• Pracownik - rozwijana lista umożliwiająca wybranie użytkownika systemu, który jest
prowadzącym daną ofertę. Wybranie tej opcji spowoduje, iż system ITCube przeprowadzi
obliczenia statystyczne tylko i wyłącznie dla ofert prowadzonych przez wybranego
użytkownika.
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Waluta (obowiązkowe) – opcja pozwalająca na wybór z bazy danych tylko tych rekordów,
które są wyrażone we wskazanej walucie;
• Fazy ofert (obowiązkowe) – pole umożliwiające wybranie faz ofert, które mają zostać
uwzględnione przez system przy generowaniu podsumowania statystycznego.
Druga część formularza (Dane dotyczące projektów nadrzędnych) zawiera pola służące uściśleniu
obliczeń statystycznych ze względu na projekty, których dotyczą oferty. I tak znajdują się tu
następujące pola:
• Data od/do – pola, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu,
którego będzie dotyczyć Lejek sprzedaży. Datę wprowadza się za pomocą systemowego
kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie
pola;
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje podsumowanie statystyczne dotyczące wszystkich ofert związanych z
projektami, których właścicielem jest wskazana osoba;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje raport związany z ofertami dotyczącymi projektów, których koordynatorem jest
wskazana osoba;
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie podsumowania statystycznego związanego z ofertami
dotyczącymi projektów stworzonych w oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
raportu powiązanego ze wskazanym projektem.
• Etap projektu - rozwijana lista umożliwiająca wybranie etapu wcześniej wskazanego
projektu, którego dotyczyć ma podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu
ITCube będzie wygenerowanie raportu dotyczącego ofert powiązanych ze wskazanym
etapem projektu.
Ostatnia część formularza zawiera pola służące uściśleniu obliczeń statystycznych ze względu na
kontrahenta. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 172
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże
kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby
pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-
>Sposoby pozyskania;
• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby
kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla
którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować statystykę, co uczynić można klikając
przycisk Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj.
Serwis w systemie ITCube
System ITCube CRM umożliwia sprzedaż urządzeń, które następnie wymagają opieki serwisowej.
Do tego m. in. przeznaczony jest moduł Serwis. Dzięki niemu w prosty sposób można wystawić
gwarancję na dowolne urządzenie, a następnie budować pełną historię jego napraw oraz
przeglądów. Historia serwisowanego przez firmę towaru składa się z różnego rodzaju zleceń
serwisowych. System ITCube umożliwia dodawanie różnego typu zleceń serwisowych, które za
nim rozpoczniemy pracę z systemem, wymagają zdefiniowania. Predefiniowanym zleceniem
serwisowym jest Przegląd, który nie możemy usunąć z systemu ani go zmodyfikować. Dzięki
niemu możliwe jest przeprowadzenie cyklicznych przeglądów urządzeń serwisowanych przez firmę.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 173
Zlecenia serwisowe realizuje się poprzez dodawanie bądź delegowaniu tzw. działań serwisowych.
Wszystkie działania serwisowe trafiają bezpośrednio do historii zlecenia serwisowego, co
umożliwia łatwe przeglądanie wszystkich czynności wykonanych w kontekście danego zlecenia.
Zlecenie serwisowe nie koniecznie musi być wystawiane do gwarancji. Można wystawić zlecenie
jednorazowe nie związane z konkretną umową serwisową. Możliwe jest także wystawienie zlecenia
do tzw. kontraktu serwisowego. Kontrakt serwisowy jest umową pomiędzy firmą a klientem
zawartą na serwisowanie jakiś urządzeń. Kontrakt serwisowy oczywiście także ma swoją historię,
którą tworzymy analogicznie jak historię gwarancji. Moduł serwisowy umożliwia także łatwe
wyszukiwanie oraz przeglądanie gwarancji, kontraktów serwisowych, zleceń serwisowych bądź
działań serwisowych. Uzupełnieniem przeglądarek w module serwisowym są różnorodne raporty
gwarancji, kontraktów, zleceń serwisowych oraz działań serwisowych, które następnie można
wyeksportować do programu Excell. Warto także zwrócić uwagę na raport „Historia życia
maszyny”, który umożliwia łatwe odnalezienie wszystkich czynności wykonanych w kontekście
danej maszyny.
Typy gwarancji
Zanim rozpoczniemy wprowadzanie do systemu nowych gwarancji logiczne wydaje się stworzenie
w bazie podziału ze względu na ich rodzaj. Polecenie Serwis->Słowniki->Typy gwarancji
pozwala na wprowadzenie do systemu ITCube nazw wszystkich rodzajów gwarancji, które
następnie będziemy wykorzystywać podczas pracy z systemem. Dane wprowadzone tutaj będą
następnie wykorzystane przy wystawianiu gwarancji związanych z dowolnym zamówieniem. Wybór
tej opcji spowoduje otworzenie formularza Typy gwarancji, za pomocą którego użytkownik
systemu będzie mógł:
• dodać nowy Typ gwarancji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa w oknie
Dodaj Typ gwarancji i klikając w przycisk Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego typu gwarancji – poprzez wybranie jego nazwy, z
rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ gwarancji. Wybrana nazwa pojawi się w polu
Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana
w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący typ gwarancji wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu
Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń typ gwarancji i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu gwarancji, który został wcześniej wykorzystany przy
tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też
skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym typ gwarancji, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
System ITCube CRM umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu gwarancji, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny typ gwarancji ustalić można na dwa sposoby:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 174
• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj typ
gwarancji;
• wybierając interesujący nas typ gwarancji z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj typ gwarancji, zaznaczając pole Typ domyślny i klikając na przycisk Zapisz.
Typy kontraktu serwisowego
Analogicznie jak w przypadku typów gwarancji, zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube,
należy zdefiniować Typy kontraktu serwisowego. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis-
>Słowniki->Typy kontraktu serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza
Typy kontraktu serwisowego, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:
• dodać nowy Typ kontraktu serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne
Nazwa w oknie Dodaj Typ kontraktu serwisowego i klikając w przycisk Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego typu kontraktu serwisowego – poprzez wybranie jego
nazwy, z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ kontraktu serwisowego. Wybrana
nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby
zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący typ kontraktu serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego
menu w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń typ kontraktu serwisowego i klikając w
przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu kontraktu serwisowego, który został wcześniej wykorzystany
przy tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani
też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym typ kontraktu serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu kontraktu serwisowego, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny typ kontraktu serwisowego ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj typ
kontraktu serwisowego;
• wybierając interesujący nas typ kontraktu serwisowego z rozwijanego menu w polu Nazwa
w oknie Usuń/Modyfikuj typ kontraktu serwisowego, zaznaczając pole Typ domyślny i
klikając na przycisk Zapisz.
Typy zlecenia serwisowego
Analogicznie jak w przypadku typów gwarancji i kontraktów serwisowych zanim rozpoczniemy
pracę z systemem ITCube należy zdefiniować Typy zlecenia serwisowego. Aby to uczynić należy
wybrać opcję Serwis->Słowniki->Typy zlecenia serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje
otworzenie formularza Typy zlecenia serwisowego, za pomocą którego użytkownik systemu będzie
mógł:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 175
• dodać nowy Typ zlecenia serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne
Nazwa w oknie Dodaj Typ zlecenia serwisowego i klikając w przycisk Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego typu zlecenia serwisowego – poprzez wybranie jego
nazwy, z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ zlecenia serwisowego. Wybrana
nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby
zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący typ zlecenia serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego menu
w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń typ zlecenia serwisowego i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu zlecenia serwisowego, który został wcześniej wykorzystany
przy tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani
też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym typ zlecenia serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu zlecenia serwisowego, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny typ zlecenia serwisowego ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj typ
zlecenia serwisowej;
• wybierając interesujący nas typ zlecenia serwisowego z rozwijanego menu w polu Nazwa w
oknie Usuń/Modyfikuj typ zlecenia serwisowego, zaznaczając pole Typ domyślny i klikając
na przycisk Zapisz.
Typy działania serwisowego
Analogicznie jak w przypadku typów gwarancji, kontraktów serwisowych oraz zleceń serwisowych
zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube należy zdefiniować Typy działań serwisowych. Aby
to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki->Typy działań serwisowych. Wybór tej
opcji spowoduje otworzenie formularza Typy działań serwisowych, za pomocą którego użytkownik
systemu będzie mógł:
• dodać nowy Typ działania serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne
Nazwa w oknie Dodaj Typ działania serwisowego i klikając w przycisk Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego typu działania serwisowego – poprzez wybranie jego
nazwy, z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ działania serwisowego. Wybrana
nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby
zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący typ działania serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego menu
w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń typ działania serwisowego i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego typu działania serwisowego, który został wcześniej wykorzystany
przy tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani
też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym typ działania serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 176
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego typu działania serwisowego, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny typ działania serwisowego ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Typ domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj typ
działania serwisowego;
• wybierając interesujący nas typ działania serwisowego z rozwijanego menu w polu Nazwa w
oknie Usuń/Modyfikuj typ działania serwisowego, zaznaczając pole Typ domyślny i klikając
na przycisk Zapisz.
Symbole gwarancji
Każda gwarancja może mieć swój symbol. Tak więc zanim rozpoczniemy pracę z systemem
ITCube należy zdefiniować Symbole gwarancji. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis-
>Słowniki->Symbole gwarancji. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Symbole
gwarancji, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:
• dodać nowy Symbol gwarancji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa,
podając opis symbolu w polu Opis (okno Dodaj Symbol gwarancji) i klikając w przycisk
Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego symbolu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego
menu w oknie Usuń/Modyfikuj gwarancji. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa nazwa, w
którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w systemie
należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący symbol gwarancji wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu
Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń symbol gwarancji i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego symbolu gwarancji, który został wcześniej wykorzystany przy
tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też
skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym symbol gwarancji, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego symbolu gwarancji, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny symbol gwarancji ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Symbol domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
symbol gwarancji;
• wybierając interesujący nas symbol gwarancji z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj symbol gwarancji, zaznaczając pole Symbol domyślny i klikając na przycisk
Zapisz.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 177
Symbole kontraktu serwisowego
Podobnie jak w przypadku gwarancji każdy kontrakt serwisowy może mieć swój symbol. Tak więc
zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube należy zdefiniować Symbole kontraktu
serwisowego. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki->Symbole kontraktu
serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Symbole kontraktów
serwisowych, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:
• dodać nowy Symbol kontraktu serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne
Nazwa, podając opis symbolu w polu Opis (okno Dodaj Symbol kontraktu serwisowego) i
klikając w przycisk Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego symbolu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego
menu w oknie Usuń/Modyfikuj kontrakt serwisowy. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa
nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w
systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący symbol kontraktu serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego
menu w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń symbol kontraktu serwisowego i klikając w
przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego symbolu kontraktu serwisowego, który został wcześniej
wykorzystany przy tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym
rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie
adnotacja w polu opisującym symbol kontraktu serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z
systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego symbolu kontraktu serwisowego,
który proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny symbol kontraktu serwisowego ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Symbol domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
symbol kontraktu serwisowego;
• wybierając interesujący nas symbol kontraktu serwisowego z rozwijanego menu w polu
Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj symbol kontraktu serwisowego, zaznaczając pole Symbol
domyślny i klikając na przycisk Zapisz.
Symbole zlecenia serwisowego
Oprócz symbolu gwarancji i kontraktu serwisowego w systemie ITCube możemy zdefiniować
Symbole zlecenia serwisowego. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki-
>Symbole zlecenia serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Symbole
zlecenia serwisowego, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:
• dodać nowy Symbol zlecenia serwisowego – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne
Nazwa, podając opis symbolu w polu Opis (okno Dodaj Symbol zlecenia serwisowego) i
klikając w przycisk Dodaj;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 178
• modyfikować nazwę już istniejącego symbolu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego
menu w oknie Usuń/Modyfikuj symbol zlecenia serwisowego. Wybrana nazwa pojawi się w
polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została
zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący symbol zlecenia serwisowego wybierając jego nazwę z rozwijanego
menu w polu Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń symbol zlecenia serwisowego i klikając w
przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego symbolu zlecenia serwisowego, który został wcześniej
wykorzystany przy tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym
rekordzie, ani też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie
adnotacja w polu opisującym symbol zlecenia serwisowego, iż dany obiekt został usunięty z
systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego symbolu zlecenia serwisowego,
który proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe typy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny symbol zlecenia serwisowego ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Symbol domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
symbol zlecenia serwisowego;
• wybierając interesujący nas symbol zlecenia serwisowego z rozwijanego menu w polu
Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj symbol zlecenia serwisowego, zaznaczając pole Symbol
domyślny i klikając na przycisk Zapisz.
Statusy gwarancji
Każdy gwarancja może mieć swój status. Tak więc zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube
należy zdefiniować Statusy gwarancji. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki-
>Statusy gwarancji. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Statusy gwarancji, za
pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:
• dodać nowy Status gwarancji – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno
Dodaj Symbol gwarancji) i klikając w przycisk Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego statusu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego
menu w oknie Usuń/Modyfikuj status gwarancji. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa
nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w
systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący status gwarancji wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu
Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń status gwarancji i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego statusu gwarancji/kontraktu, który został wcześniej wykorzystany
przy tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani
też skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym status gwarancji, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 179
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego statusu gwarancji, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe statusy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny status gwarancji ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Status domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
status gwarancji;
• wybierając interesujący nas status gwarancji z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj status gwarancji, zaznaczając pole Status domyślny i klikając na przycisk
Zapisz.
Statusy kontraktu serwisowego
Każdy kontrakt serwisowy analogicznie jak gwarancja może mieć swój status. Tak więc zanim
rozpoczniemy pracę z systemem ITCube należy zdefiniować Statusy kontraktu serwisowego. Aby
to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki->Statusy kontraktu serwisowego. Wybór
tej opcji spowoduje otworzenie formularza Statusy kontraktu serwisowego, za pomocą którego
użytkownik systemu będzie mógł:
• dodać nowy Status kontraktu – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno
Dodaj Symbol kontraktu) i klikając w przycisk Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego statusu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego
menu w oknie Usuń/Modyfikuj status kontraktu. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa
nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w
systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący status kontraktu wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu
Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń status kontraktu i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego statusu kontraktu, który został wcześniej wykorzystany przy
tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też
skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym status kontraktu, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego statusu kontraktu, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe statusy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny status kontraktu ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Status domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
status kontraktu;
• wybierając interesujący nas status kontraktu z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj status kontraktu, zaznaczając pole Status domyślny i klikając na przycisk
Zapisz.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 180
Statusy zlecenia serwisowego
Analogicznie jak w przypadku gwarancji i kontraktu serwisowego każde zlecenie serwisowe może
mieć swój status. Tak więc zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube należy zdefiniować
Statusy zlecenia serwisowego. Aby to uczynić należy wybrać opcję Serwis->Słowniki->Statusy
zlecenia serwisowego. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie formularza Statusy zlecenia
serwisowego, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:
• dodać nowy Status zlecenia – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno
Dodaj Symbol zlecenia) i klikając w przycisk Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego statusu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego
menu w oknie Usuń/Modyfikuj status zlecenia. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa
nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w
systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć już istniejący status zlecenia wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu
Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń zlecenia kontraktu i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego statusu zlecenia, który został wcześniej wykorzystany przy
tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też
skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym status zlecenia, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego statusu zlecenia, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe statusy będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny status zlecenia ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Status domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
status zlecenia;
• wybierając interesujący nas status zlecenia z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj status zlecenia, zaznaczając pole Status domyślny i klikając na przycisk
Zapisz.
Punkty serwisowe
Zanim rozpoczniemy pracę z systemem ITCube możemy zdefiniować tzw. Punkty serwowe czyli
inaczej mówiąc miejsca gdzie przyjmowane są zgłoszenia serwisowe. Aby to uczynić należy
wybrać opcję Serwis->Słowniki->Punkty serwisowe. Wybór tej opcji spowoduje otworzenie
formularza Punkty serwisowe, za pomocą którego użytkownik systemu będzie mógł:
• dodać nowy Punkt serwisowy – wpisując odpowiednią nazwę w pole edycyjne Nazwa (okno
Dodaj Punkt serwisowy) i klikając w przycisk Dodaj;
• modyfikować nazwę już istniejącego punktu – poprzez wybranie jego nazwy, z rozwijanego
menu w oknie Usuń/Modyfikuj punkt serwisowy. Wybrana nazwa pojawi się w polu Nowa
nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została zapisana w
systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 181
• usunąć już istniejący punkt serwisowy wybierając jego nazwę z rozwijanego menu w polu
Nazwa w oknie Modyfikuj/Usuń punkt serwisowy i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie dowolnego punktu serwisowego, który został wcześniej wykorzystany przy
tworzeniu dowolnego rekordu nie powoduje skasowania żadnych danych w tym rekordzie, ani też
skasowania całego rekordu. Efektem naszego działania będzie jedynie adnotacja w polu
opisującym punkt serwisowy, iż dany obiekt został usunięty z systemu.
System ITCube umożliwia również wprowadzenie domyślnego punktu serwisowego, który
proponowany będzie jako pierwszy z listy. Pozostałe punkty będą natomiast segregowane
alfabetycznie. Domyślny punkt serwisowy ustalić można na dwa sposoby:
• zaznaczając okienko Punkt domyślny podczas dodawania nowego rekordu w oknie Dodaj
punkt serwisowy;
• wybierając interesujący nas punkt serwisowy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie
Usuń/Modyfikuj punkt serwisowy, zaznaczając pole Punkt domyślny i klikając na przycisk
Zapisz.
Szablony druku gwarancji oraz kontraktu serwisowego
Polecenia Serwis->Słowniki->Szablon gwarancji oraz Serwis->Słowniki->Szablon
kontraktu umożliwiają dodawanie, usuwanie oraz modyfikację wzorów druku wykorzystywanych
później w procesie drukowania gwarancji bądź kontraktu serwisowego. I tak po wybraniu tej opcji
system otworzy formularz Szablon gwarancji (Szablon kontraktu), w którym będziemy mogli
administrować bazą szablonów.
Dodawanie nowego szablonu
Nowy szablon druku gwarancji/kontraktu rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w
oknie Dodaj szablon:
• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany szablon będzie
funkcjonował w systemie;
• Logo – pole pozwalające na wskazanie pliku graficznego, który zostanie wstawiony do
gwarancji (kontraktu) jako logo firmowe;
• Nagłówek – zestaw pól opisujących informacje, które zostaną umieszczone w nagłówku
gwarancji (kontraktu) podczas jej druku. Po prawej stronie tego pola mamy możliwość
oznaczenia jakie pola mają być wyświetlane obok nagłówka. I tak do dyspozycji mamy
następujące wartości: Kontrahent, Odbiorca, Symbol, Numer, Podpisy (drukowane na
samym dole dokumentu), Zakres czasowy, Koordynator;
• Opis – pole edycyjne dające możliwość wprowadzenie tekstowego opisu gwarancji
(kontraktu). Wartość ta będzie automatycznie podpowiadana podczas tworzenia gwarancji
(kontraktu) związanej z szablonem. Będzie ją można oczywiście zmienić/uzupełnić na etapie
tworzenia konkretnej gwarancji (kontraktu). Tak więc należy ją traktować jako swego
rodzaju punkt wyjścia dla rekordów związanych z danym szablonem;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 182
• Pozycja pola opis – pole umożliwiające wybranie pozycji gdzie ma się znajdować opis na
gwarancji (kontrakcie) podczas wydruku;
• Kolumny – oprócz tekstowego opisu każda gwarancja (kontrakt) może zawierać sekcję
obejmującą listę wszystkich jej pozycji z konkretnymi numerami seryjnymi, fabrycznymi,
uwagami itd. To które z danych zapisanych w systemie zostaną wyświetlone zależy od
ustawień w powyższym polu;
WAŻNE: Na formularzu wydruku możemy także umieszczać dodatkowe pola, zdefiniowane
podczas wdrożenia systemu. Aby opcje umożliwiające tą funkcjonalność były dostępne musi być
włączony system zarządzania polami dodatkowymi gwarancji (kontraktu serwisowego).
Po wypełnieniu wszystkich pól wybór zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź
zrezygnować z jego wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk
Anuluj.
Modyfikowanie/Usuwanie szablonu druku gwarancji (kontraktu serwisowego)
W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania nazwy oraz definicji
szablonu druku, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez
wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj szablon druku i
poprawienie wybranych pól, które pojawią się poniżej. Następnie należy zatwierdzić swoje
poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. By usunąć rekord wcisnąć należy przycisk Usuń, a
następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.
Szablony druku zlecenia serwisowego
Analogicznie jak w przypadku gwarancji czy kontraktu serwisowego możemy zdefiniować szablony
zlecenia. Do tego służy polecenie Serwis->Słowniki->Szablon zlecenia.
Dodawanie nowego szablonu
Nowy szablon druku zlecenia rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj
szablon:
• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany szablon będzie
funkcjonował w systemie;
• Logo – pole pozwalające na wskazanie pliku graficznego, który zostanie wstawiony do
zlecenia jako logo firmowe;
• Nagłówek – zestaw pól opisujących informacje, które zostaną umieszczone w nagłówku
zlecenia podczas jej druku. Po prawej stronie tego pola mamy możliwość oznaczenia jakie
pola mają być wyświetlane obok nagłówka. I tak do dyspozycji mamy następujące wartości:
Kontrahent, Odbiorca, Symbol, Numer, Podpisy (drukowane na dole dokumentu),
Koordynator, Termin, Punkt serwisowy, Data przyjęcia, Przyjmujący, Lokalizacja;
• Opis – pole edycyjne dające możliwość wprowadzenie tekstowego opisu zlecenia. Wartość
ta będzie automatycznie podpowiadana podczas tworzenia zlecenia związanego z
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 183
szablonem. Będzie ją można oczywiście zmienić/uzupełnić na etapie tworzenia konkretnego
zlecenia. Tak więc należy ją traktować jako swego rodzaju punkt wyjścia dla rekordów
związanych z danym szablonem;
• Pozycja pola opis – pole umożliwiające wybranie pozycji gdzie ma się znajdować opis na
zleceniu podczas wydruku;
• Kolumny – oprócz tekstowego opisu każde zlecenie może zawierać sekcję obejmującą listę
wszystkich jego pozycji z konkretnymi numerami seryjnymi, fabrycznymi, uwagami itd. To
które z danych zapisanych w systemie zostaną wyświetlone zależy od ustawień w
powyższym polu;
WAŻNE: Na formularzu wydruku możemy także umieszczać dodatkowe pola, zdefiniowane
podczas wdrożenia systemu. Aby opcje umożliwiające tą funkcjonalność były dostępne musi być
włączony system zarządzania polami dodatkowymi zlecenia serwisowego.
Po wypełnieniu wszystkich pól wybór zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź
zrezygnować z jego wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk
Anuluj.
Modyfikowanie/Usuwanie szablonu druku zlecenia serwisowego
W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania nazwy oraz definicji
szablonu druku, bądź usunięcia rekordu z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez
wybranie jego nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj szablon druku i
poprawienie wybranych pól, które pojawią się poniżej. Następnie należy zatwierdzić swoje
poprawki wciśnięciem przycisku Zapisz. By usunąć rekord wcisnąć należy przycisk Usuń, a
następnie nacisnąć przycisk Tak w okienku wyboru.
Dodawanie gwarancji
Formularz Dodaj gwarancję pozwala na dodawanie w systemie gwarancji związanych z
konkretnym zamówieniem. Aby dodać gwarancję należy wejść do przeglądania zamówień
(Handel->Zamówienia) a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Dodaj gwarancję.
Analogicznie możemy dodać gwarancje niezwiązaną z żadnym zamówieniem – w takim wypadku
wybieramy opcje Serwis->Dodaj gwarancję. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz
składający się z dwóch okien. Okno pierwsze - Dane podstawowe o gwarancji składa się z
następujących pól:
• Symbol – rozwijana lista, z której można wybrać symbol gwarancji;
• Numer (obowiązkowe) – unikatowy numer gwarancji. Domyślnie jest proponowany
największy numer gwarancji zapisany w bazie ITCube powiększony o jeden według serii
zdefiniowanej w pliku itcube.ini (np.: 2007/01/00095);
• Temat (obowiązkowe) – nazwa nowej gwarancji pod jaką będzie ona rozpoznawana przez
system ITCube;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 184
• Data od/do (obowiązkowe) - pole, w którym podać należy datę wystawienia/zakończenia
gwarancji. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego daje
nam ikona znajdująca się po lewej stronie pola edycyjnego. Datę można także
wprowadzić używając klawiatury pamiętając o zachowaniu poprawnego formatu daty;
• Kontrahent – pole, w którym należy wskazać dla kogo jest wystawiona gwarancja;
• Kontakt – lista rozwijana, z której można wybrać osobę kontaktową odbierającą gwarancję;
• Odbiorca – pole, w którym należy wskazać kto jest faktycznym odbiorcą w wystawionej
gwarancji;
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego
dotyczyć będzie wprowadzana gwarancja;
• Etap projektu - rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu projektu
wybranego powyżej, którego dotyczyć będzie wprowadzana gwarancja;
• Status - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić status gwarancji. Wyboru
dokonać możemy pomiędzy statusami gwarancji, które wcześniej wprowadzone zostały za
pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Statusy gwarancji;
• Typ (obowiązkowe) - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
gwarancji. Wyboru dokonać możemy pomiędzy typami gwarancji, które wcześniej
wprowadzone zostały za pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Typy gwarancji;
• Koordynator - rozwijana lista z użytkownikami systemu ITCube. Z listy tej wybrać należy
osobę, która będzie odpowiedzialna za daną gwarancję;
• Przeglądy - rozwijana lista opisująca co ile będą przeprowadzane przeglądy. Do wyboru są
dwie wartości: Czasowe - przeglądy będą przeprowadzane co kilka miesięcy (dokładnie
określa się tą wartość w polu Przeglądy co), Ze względu na stan licznika - przeglądy
przeprowadzane będą ze względu na stan licznika (precyzyjnie zostanie to określone w polu
Przeglądy co);
• Przeglądy co - pole określające co ile przeprowadzane będą przeglądy. W pole to wpisać
należy albo liczbę miesięcy (o ile w polu Przeglądy została wybrana wartość - Czasowe) albo
wartość numeryczną określającą stan licznika (o ile w polu Przeglądy została wybrana
wartość - Ze względu na stan licznika);
• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do gwarancji dowolnych plików. Plik dołącza się
klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po kliknięciu na
wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym wyszczególnione są
wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia Dokumenty-
>Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy
dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas dodawania/delegowania zadania klikając
przycisk . Więcej o dołączaniu plików (dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej
dokumentom.
• Właściciel (*) - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela rekordu;
• Szablon – pole umożliwiające przypisanie szablonu wydruku do wprowadzanej gwarancji;
• Opis - duże pole edycyjne umożliwiające odnotowanie dowolnych spostrzeżeń użytkownika
wprowadzającego dany rekord;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 185
WAŻNE: Pola Uwagi mogą być nazwane w dowolny sposób – zależy to od ustawień w pliku
itcube.ini. Pole to jest drukowane na podglądzie wydruku gwarancji.
• Gwarancja na – pole służące określeniu na jakie maszyny jest wystawiona gwarancja. Obok
pola znajdują się 4 przyciski:
• - przycisk ten umożliwia wybranie produktów zarejestrowanych w systemie
ITCube a następnie zdefiniowanie ich numerów seryjnych i fabrycznych.
• - przycisk umożliwiający wybranie maszyny z przeglądarki maszyn.
• - przycisk ten pozwala na wprowadzenie nowego produktu do bazy produktów i
usług w systemie ITCube a następnie wprowadzenie jego numeru seryjnego i
fabrycznego
• - symbol graficzny służący do usuwania produktów bądź maszyn w oknie
Gwarancja na.
Po zaznaczeniu towarów bądź maszyn, na które zostanie udzielona gwarancja należy
kliknąć w przycisk Dodaj. Następnie system rozszerzy formularz o kolejne pola
umożliwiające wprowadzenie takich danych jak numer seryjny, numer fabryczny oraz
uwagi do każdej pozycji gwarancji;
• Prawa – okna Odczyt danych oraz Edycja danych pozwalające określić, jaka grupa
użytkowników (oprócz administratora systemu i twórcy rekordu) będzie miała możliwość
dokonania odczytu, edycji danych lub dodawania zleceń serwisowych. W celu nadania praw
do odczytu należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt klikając na
ich nazwach lewym przyciskiem myszki. Aby nadać prawo do modyfikacji lub usunięcia
danych należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Zapis klikając na ich
nazwach lewym przyciskiem myszki. Okno Dowiązywanie rekordów pozwala wskazać grupy
użytkowników, które będą mogły dodawać zlecenia serwisowe do tej gwarancji. Aby wybrać
kilka grup należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki
na odpowiednie grupy użytkowników.
Standardowo odczytywać rekord mogą wszystkie grupy, natomiast żadna z grup nie jest
uprawniona do jego modyfikacji czy usunięcia. Żadna grupa także nie ma domyślnie uprawnień
dowiązywania rekordów do gwarancji. Takie ustawienia gwarantują, iż twórca rekordu może mieć
pewność, że nikt poza nim oraz administratorem nie zmieni wpisywanych przez niego danych.
Domyślne ustawienia praw można zmienić w profilu użytkownika.
Druga sekcja – Dane dodatkowe o gwarancji - umożliwia wypełnienie dodatkowych pól związanych
z gwarancją zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Okno to pozostaje widoczne o ile zostały
włączone mechanizmy definiowania dodatkowych pól związanych z gwarancjami.
WAŻNE: Wprowadzając gwarancję mamy możliwość dodania zlecenia serwisowego. Aby to
uczynić należy zaznaczyć pole Dodaj zlecenie serwisowe.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 186
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowej gwarancji do
bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu głównego
systemu ITCube poprzez naciśnięcie przycisku Anuluj.
Dodawanie kontraktu serwisowego
Oprócz gwarancji w systemie ITCube można definiować kontrakty serwisowe. Aby dodać kontrakt
serwisowy należy wybrać opcję Serwis->Dodaj kontrakt serwisowy. Po wybraniu tej opcji
program otworzy nowe okno zawierający formularz z następującymi polami:
• Symbol – rozwijana lista, z której można wybrać symbol kontraktu serwisowego;
• Numer (obowiązkowe) – unikatowy numer kontraktu serwisowego. Domyślnie jest
proponowany największy numer kontraktu zapisany w bazie ITCube powiększony o jeden
według serii zdefiniowanej w pliku itcube.ini (np.: 2007/01/00005);
• Temat (obowiązkowe) – nazwa kontraktu serwisowego pod jaką będzie on rozpoznawany
przez system ITCube;
• Data od/do - pole, w którym podać należy datę rozpoczęcia kontraktu serwisowego. Datę
ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego daje nam ikona
znajdująca się po lewej stronie pola edycyjnego. Datę można także wprowadzić używając
klawiatury pamiętając o zachowaniu poprawnego formatu daty;
• Kontrahent (obowiązkowe) - pole umożliwiające podanie jakiego kontrahenta dotyczy dany
kontrakt serwisowy;
WAŻNE: Dodając kontrakt serwisowy korzystając z polecenia Serwis->Dodaj kontrakt
serwisowy lista zawierająca kontrahentów domyślnie jest pusta. Aby znaleźć kontrahenta, z
którym będzie powiązany kontrakt serwisowy należy kliknąć w ikonę znajdującą się obok pola
Kontrahent. Następnie system otworzy przeglądarkę kontrahentów uwzględniającą prawa do
dowiązywania. Po wyszukaniu kontrahenta wystarczy, iż klikniemy na jego nazwę a system
automatycznie wstawi kontrahenta do formularza dodawania kontraktu serwisowego.
• Kontakt - pole umożliwiające podanie osoby, z którą należy kontaktować się w sprawie
kontraktu serwisowego;
• Odbiorca - pole umożliwiające podanie, kto tak naprawdę jest odbiorcą w zdefiniowanym
kontrakcie serwisowym;
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego
dotyczyć będzie wprowadzany kontrakt;
• Etap projektu - rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu projektu
wybranego powyżej, którego dotyczyć będzie wprowadzany kontrakt;
• Status - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić status kontraktu. Wyboru
dokonać możemy pomiędzy statusami kontraktu, które wcześniej wprowadzone zostały za
pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Statusy kontraktu serwisowego;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 187
• Typ (obowiązkowe) - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić typ kontraktu
serwisowego. Wyboru dokonać możemy pomiędzy tymi typami, które wcześniej
wprowadzone zostały za pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Typy kontraktu
serwisowego;
• Koordynator - rozwijana lista z użytkownikami systemu ITCube. Z listy tej wybrać należy
osobę, która będzie odpowiedzialna za dany kontrakt serwisowy;
• Przeglądy - rozwijana lista opisująca co ile będą przeprowadzane przeglądy. Do wyboru są
dwie wartości: Czasowe - przeglądy odbywać będą się co kilka miesięcy (dokładnie określa
się tą wartość w polu Przeglądy co), Ze względu na stan licznika - przeglądy
przeprowadzane będą ze względu na stan licznika (precyzyjnie zostanie to określone w polu
Przeglądy co);
• Przeglądy co - pole określające co ile przeprowadzane będą przeglądy. W pole to wpisać
należy albo liczbę miesięcy (o ile w polu Przeglądy została wybrana wartość - Czasowe) albo
wartość numeryczną określającą stan licznika (o ile w polu Przeglądy została wybrana
wartość - Ze względu na stan licznika);
• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do kontraktu serwisowego dowolnych plików.
Plik dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Dokumenty. Po
kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym
wyszczególnione są wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia
Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie
zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas
dodawania/delegowania zadania klikając przycisk . Więcej o dołączaniu plików
(dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom.
• Właściciel (*) - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela rekordu;
• Szablon – pole umożliwiające przypisanie wprowadzanego kontraktu serwisowego do
konkretnego szablonu wydruku;
• Opis - duże pole edycyjne umożliwiające odnotowanie dowolnych spostrzeżeń użytkownika
wprowadzającego dany rekord;
WAŻNE: Pole Uwagi mogą być nazwane w dowolny sposób – zależy to od ustawień w pliku
itcube.ini. Pole Uwagi drukowane jest na wydruku kontraktu serwisowego.
• Kontrakt na – pole służące określeniu na jakie maszyny jest wystawiony kontrakt
serwisowy. Obok pola znajdują się 4 przyciski:
• - przycisk ten umożliwia wybranie produktów zarejestrowanych w systemie
ITCube a następnie zdefiniowanie ich numerów seryjnych i fabrycznych.
• - przycisk umożliwiający wybranie maszyny z przeglądarki maszyn.
• - przycisk ten pozwala na wprowadzenie nowego produktu do bazy produktów i
usług w systemie ITCube a następnie wprowadzenie jego numeru seryjnego i
fabrycznego
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 188
• - symbol graficzny służący do usuwania produktów bądź maszyn w oknie
Kontrakt na.
Po zaznaczeniu towarów bądź maszyn, na które zostanie wystawiony kontrakt serwisowy
należy kliknąć w przycisk Dodaj. Następnie system rozszerzy formularz o kolejne pola
umożliwiające wprowadzenie takich danych jak numer seryjny, numer fabryczny oraz
uwagi do każdej pozycji gwarancji;
• Prawa – okna Odczyt danych oraz Edycja danych pozwalające określić, jaka grupa
użytkowników (oprócz administratora systemu i twórcy rekordu) będzie miała możliwość
dokonania odczytu, edycji danych lub dodawania zleceń serwisowych. W celu nadania praw
do odczytu należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt klikając na
ich nazwach lewym przyciskiem myszki. Aby nadać prawo do modyfikacji lub usunięcia
danych należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Zapis klikając na ich
nazwach lewym przyciskiem myszki. Okno Dowiązywanie pozwala wskazać grupy
użytkowników, które będą mogły dodawać zlecenia serwisowe do tego kontraktu
serwisowego. Aby wybrać kilka grup należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć
lewym przyciskiem myszki na odpowiednie grupy użytkowników.
Standardowo odczytywać rekord mogą wszystkie grupy, natomiast żadna z grup nie jest
uprawniona do jego modyfikacji czy usunięcia. Żadna grupa także nie ma domyślnie uprawnień
dowiązywania rekordów do wprowadzanego kontraktu serwisowego. Takie ustawienia gwarantują,
iż twórca rekordu może mieć pewność, że nikt poza nim oraz administratorem nie zmieni
wpisywanych przez niego danych. Domyślne ustawienia praw można zmienić w profilu
użytkownika.
Ostatnia sekcja – Dane dodatkowe o kontrakcie serwisowym - umożliwia wypełnienie
dodatkowych pól związanych z kontraktem serwisowym zdefiniowanym podczas wdrożenia
systemu. Okno to pozostaje widoczne o ile zostały włączone mechanizmy definiowania
dodatkowych pól związanych z kontraktami serwisowymi.
WAŻNE: Wprowadzając kontrakt serwisowy mamy możliwość dodania zlecenia serwisowego. Aby
to uczynić należy zaznaczyć pole Dodaj zlecenie serwisowe.
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowego kontraktu
serwisowego do bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu
głównego systemu ITCube poprzez naciśnięcie przycisku Anuluj.
Zarządzanie gwarancjami
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 189
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenia:
Serwis->Gwarancje. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj gwarancjami, za
pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj gwarancjami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji
pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię
rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z
jedną gwarancją).
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się
rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów o którą nam chodzi.
Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,
służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji, usunięcia danych bądź dodania zlecenia serwisowego. Znajdują się tu
również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnej gwarancji za pomocą takich
danych jak choćby: Właściciel, Koordynator, Gwarancja do, Kontrahent, Symbol, Numer
gwarancji, Nazwa gwarancji oraz Numer zamówienia. Okno składa się z następujących kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o
gwarancji, edycja danych oraz ich usunięcie (więcej informacji na ten temat w punkcie
poświęconym modyfikacji danych) a także możemy dodać zlecenie serwisowe;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który stworzył dany
rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekord, którego twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu Właściciel
frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów
stworzonych przez Jana Kowalskiego;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 190
• kolumna Koordynator - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który został
przypisany do gwarancji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć gwarancje, której koordynatorem jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z
rozwijanego menu Koordynator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich gwarancji obsługiwanych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Data Końca – zawiera informację o dacie zakończenia gwarancji. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich gwarancji, według ich daty wystawienia, ustalić należy zakres czasowy jaki
system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących
gwarancji. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data zak.. Konkretne wartości
wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu
ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdującego się po
prawej stronie pól Od, Do;
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związana jest określona
gwarancja. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące gwarancji dotyczącej firmy „Coca Cola” wystarczy wpisać w pole
Kontrahent identyczną nazwę (Coca Cola) i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych gwarancjom
dotyczących kontrahenta „Coca Cola". Istnieje również możliwość zastosowania
wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Numer – pole zawierające unikalny numer gwarancji nadany przez system. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący
gwarancji, która otrzymało numer „1234” wystarczy wpisać w polu edycyjnym ciąg „1234” i
nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie rekordu poświęconego gwarancji posiadającemu numer „1234”. Istnieje
również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Temat - pole zawierające nazwę gwarancji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący gwarancji, o nazwie „Gwarancja
na system ITCube CRM” wystarczy wpisać w polu edycyjnym taką nazwę i nacisnąć klawisz
Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów
poświęconych gwarancji o takim temacie. Istnieje również możliwość zastosowania
wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Nr zam. - pole zawierające unikalny numer zamówienia nadany przez system,
którego dotyczy gwarancja. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć rekord dotyczący gwarancji, która dotyczy zamówienia o numerze „1234”
wystarczy wpisać w polu edycyjnym ciąg „1234” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 191
Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych gwarancji
wystawionych do zamówienia o numerze „1234”. Istnieje również możliwość zastosowania
wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Dod. Kolumna - zawiera kolejne wartości, po których można wyszukiwać bądź
przeglądać gwarancje. Domyślnie kolumna ta ustawiona jest na pole status. Dodatkowo
możliwe jest przeglądanie gwarancji po polach Typ, Uwagi oraz polach dodatkowych – o ile
uprzednio zostały zdefiniowane w pliku itcube.ini.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
WAŻNE: Na dole przeglądarki znajdują się trzy dodatkowe pola (Symbol, Produkt, Numer
fabryczny, Numer seryjny) służące wyszukiwaniu gwarancji. Dzięki nim użytkownik może
wyszukać gwarancję po tych dwóch numerach charakterystycznych dla pozycji gwarancji.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / edycja / drukowanie / usuwanie gwarancji / podsumowanie
przychodów, kosztów oraz czasu
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści gwarancji,
edycja danych, wydruk gwarancji dla klienta, dodanie zlecenia serwisowego a także usunięcie
rekordu (opcja dostępna tylko dla administratora).
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu gwarancji
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat gwarancji zgromadzone w systemie ITCube
CRM.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat gwarancji którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 192
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia może w każdej chwili zmodyfikować informacje
zapisane w rekordzie opisującym gwarancje. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem
myszki na symbol akcji, znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj
rekord, a następnie za pomocą formularza otwartego przez system wprowadzić niezbędne
poprawki. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk
Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż
system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Drukowanie gwarancji dla klienta
W każdej chwili można wydrukować gwarancję dla klienta. Na takim wydruku oczywiście nie
będzie wszystkich danych oraz dodatkowo znajdzie się stopka firmy wraz z logiem. Aby
wydrukować gwarancję dla klienta należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji,
znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Drukuj gwarancję.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów poświęconych gwarancji można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi
twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
WAŻNE: Usunięcie gwarancji skutkuje usunięciem wszystkich rekordów „podpiętych” pod
gwarancję (czyli zleceń i działań serwisowych).
Podsumowanie przychodów/kosztów oraz czasu pracy
Będąc na karcie gwarancji można wygenerować raport „Podsumowanie przychodów/kosztów”
(należy mieć uprawnienie do generowania raportów). Dzięki temu raportowi w łatwy sposób
możemy sprawdzić ile kosztowała nas obsługa danej gwarancji bądź ile zarobiliśmy na płatnych
zleceniach serwisowych. Raport ten wyświetla listę zleceń serwisowych wraz z wprowadzonymi
kosztami i przychodami (raport analizuje pola przychód i koszt na karcie zlecenia serwisowego
oraz powiązanych działań serwisowych). Raport „Podsumowanie czasu pracy” poddaje analizie
czas poświęcony na realizację działań serwisowych.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 193
Zarządzanie kontraktami serwisowymi
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie:
Serwis->Kontrakty serwisowe. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj
kontraktami serwisowymi, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych
czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj kontraktami serwisowymi składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie
do nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną
partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane
z jednym kontraktem serwisowym).
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się
rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów o którą nam chodzi.
Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,
służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji, usunięcia danych bądź dodania zlecenia serwisowego. Znajdują się tu
również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego kontraktu serwisowego za
pomocą takich danych jak choćby: Właściciel, Koordynator, Data od, Kontrahent, Symbol, Numer
kontraktu, Status oraz Nazwa. Okno składa się z następujących kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o
kontrakcie, edycja danych oraz ich usunięcie (więcej informacji na ten temat w punkcie
poświęconym modyfikacji danych) a także możemy dodać zlecenie serwisowe;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który stworzył dany
rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 194
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekord, którego twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu Właściciel
frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów
stworzonych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Koordynator - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który został
przypisany kontraktu serwisowego. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony
został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie
kryterium. Tak więc, aby znaleźć kontrakt serwisowy, którego koordynatorem jest Jan
Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu Koordynator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich kontraktów serwisowych serwisowanych
przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Data końca – zawiera informację o dacie zakończenia kontraktu serwisowego. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich kontraktów serwisowych, według ich daty zakończenia, ustalić należy zakres
czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów
dotyczących kontraktów serwisowych. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data
końca. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest
integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie
przycisku znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do;
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związany jest określony
kontrakt. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące kontraktu dotyczącego firmy „Coca Cola” wystarczy wpisać w pole
Kontrahent identyczną nazwę (Coca Cola) i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych kontraktom
serwisowym dotyczących kontrahenta „Coca Cola". Istnieje również możliwość zastosowania
wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Numer – pole zawierające unikalny numer kontraktu serwisowego nadany przez
system. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord
dotyczący kontraktu serwisowego, który otrzymał numer „1234” wystarczy wpisać w polu
edycyjnym ciąg „1234” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego
działania będzie wyświetlenie rekordu poświęconego kontraktowi o numerze „1234”. Istnieje
również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Temat - pole zawierające nazwę kontraktu serwisowego. W nagłówku (poniżej
nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego
rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący kontraktu o
nazwie „Kontrakt na system ITCube CRM” wystarczy wpisać w polu edycyjnym taką nazwę i
nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie rekordów poświęconych kontraktom o takiej nazwie. Istnieje również
możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 195
• kolumna Dod. Kolumna - zawiera kolejne wartości, po których można wyszukiwać bądź
przeglądać kontrakty serwisowe. Domyślnie kolumna ta ustawiona jest na pole status.
Dodatkowo możliwe jest przeglądanie kontraktów po polach Typ, Uwagi oraz polach
dodatkowych – o ile uprzednio zostały zdefiniowane w pliku itcube.ini.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
WAŻNE: Na dole przeglądarki znajdują się trzy dodatkowe pola (Symbol, Produkt, Numer
fabryczny, Numer seryjny) służące wyszukiwaniu kontraktów serwisowych. Dzięki nim użytkownik
może wyszukać kontrakt po tych dwóch numerach charakterystycznych dla pozycji kontraktu.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / edycja / drukowanie / usuwanie kontraktów serwisowych /
podsumowanie przychodów, kosztów oraz czasu
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści kontraktu,
edycja danych, wydruk kontraktu dla klienta, dodanie zlecenia serwisowego a także usunięcie
rekordu (opcja dostępna tylko dla administratora).
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu kontraktu
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat kontraktu zgromadzone w systemie ITCube
CRM.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat gwarancji którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 196
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia może w każdej chwili zmodyfikować informacje
zapisane w rekordzie opisującym kontrakt. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem
myszki na symbol akcji, znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj
rekord, a następnie za pomocą formularza otwartego przez system wprowadzić niezbędne
poprawki. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk
Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż
system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Drukowanie kontraktu dla klienta
W każdej chwili można wydrukować kontrakt serwisowy dla klienta. Na takim wydruku oczywiście
nie będzie wszystkich danych oraz dodatkowo znajdzie się stopka firmy wraz z logiem. Aby
wydrukować kontrakt dla klienta należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji,
znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Drukuj kontrakt.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów poświęconych kontraktom serwisowym można w dowolnej chwili usunąć z
systemu. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący
się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
WAŻNE: Usunięcie kontraktu skutkuje usunięciem wszystkich rekordów „podpiętych” pod niego
(czyli zleceń i działań serwisowych).
Podsumowanie przychodów/kosztów oraz czasu pracy
Będąc na karcie kontraktu serwisowego można wygenerować raport „Podsumowanie
przychodów/kosztów” (należy mieć uprawnienie do generowania raportów). Dzięki temu raportowi
w łatwy sposób możemy sprawdzić ile kosztowała nas obsługa danego kontraktu bądź ile
zarobiliśmy na płatnych zleceniach serwisowych. Raport ten wyświetla listę zleceń serwisowych
wraz z wprowadzonymi kosztami i przychodami (raport analizuje pola przychód i koszt na karcie
zlecenia serwisowego oraz powiązanych działań serwisowych). Raport „Podsumowanie czasu
pracy” poddaje analizie czas poświęcony na realizację działań serwisowych.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 197
Dodawanie zlecenia serwisowego
Aby zbudować pełną historię serwisowanego urządzenia musi być możliwość wprowadzania zleceń
serwisowych oraz późniejszego łatwego ich przeglądania. System ITCube umożliwia dodawanie
różnego typu zleceń serwisowych zarówno do gwarancji, jak i do kontraktu serwisowego, jak i
jednorazowego zlecenia serwisowego. Aby dodać zlecenie serwisowe należy wejść do przeglądania
gwarancji/kontraktów serwisowych (Serwis->Gwarancje, Serwis->Kontrakty serwisowe) a
następnie z kontekstowego menu wybrać opcję Dodaj zlecenie serwisowe lub po prostu wybrać
opcję Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe z menu głównego. Po wybraniu tej opcji system
otworzy formularz Dodaj zlecenie serwisowe zawierający następujące pola:
• Symbol – rozwijana lista, z której można wybrać symbol zlecenia serwisowego;
• Numer (obowiązkowe) – unikatowy numer zlecenia serwisowego. Domyślnie jest
proponowany największy numer zlecenia zapisany w bazie ITCube powiększony o jeden
według serii zdefiniowanej w pliku itcube.ini (np.: 2006/01/00008);
• Temat (obowiązkowe) – nazwa zlecenia serwisowego pod jaką będzie on rozpoznawany
przez system ITCube;
• Powiązane z (obowiązkowe) – lista umożliwiająca określenie z czym dane zlecenie jest
powiązane. Do dyspozycji mamy trzy wartości: Brak powiązania – zlecenie jednorazowe,
Gwarancją – zlecenie powiązane z gwarancją, Kontraktem – zlecenie powiązane z
kontraktem serwisowym;
• Gwarancja – pole umożliwiające powiązanie zlecenia z gwarancją;
• Kontrakt – pole umożliwiające powiązanie zlecenia z kontraktem;
• Kontrahent (obowiązkowe) - pole umożliwiające podanie jakiego kontrahenta dotyczy dane
zlecenie serwisowe;
• Kontakt - pole umożliwiające podanie osoby, z którą należy kontaktować się w sprawie
zlecenia serwisowego;
• Odbiorca - pole umożliwiające podanie gdzie ma być wykonane zlecenie serwisowe;
• Kontakt - pole umożliwiające podanie osoby związanej z odbiorcą zlecenia;
WAŻNE: W przypadku gdy dodajemy zlecenie serwisowe jednorazowe możliwe jest wybranie
tylko osoby kontaktowej (nie powiązanej z kontrahentem). Wybranie kontrahenta lub osoby
kontaktowej jest obligatoryjne.
WAŻNE: Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy osoby kontaktowej w systemie ITCube możemy to
zrobić podczas dodawania zlecenia klikając przycisk .
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego
dotyczyć będzie wprowadzany kontrakt;
• Etap projektu - rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu projektu
wybranego powyżej, którego dotyczyć będzie wprowadzany kontrakt;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 198
• Termin zlecenia - pole, w którym podać należy datę i godzinę ustalonego zakończenia
zlecenia serwisowego. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do
którego daje nam ikona znajdująca się po prawej stronie nazwy pola. Datę można także
wprowadzić używając klawiatury pamiętając o zachowaniu poprawnego formatu daty;
• Lok. - rozwijane menu umożliwiające podanie czy wprowadzane zlecenie będzie
wykonywane u klienta (wartość: U klienta), czy w serwisie (wartość: Na miejscu);
• Priorytet – rozwijana lista, służąca określeniu ważności zgłoszenia serwisowego;
• Status - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić status zlecenia. Wyboru
dokonać możemy pomiędzy statusami zlecenia, które wcześniej wprowadzone zostały za
pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Statusy zlecenia serwisowego;
• Typ (obowiązkowe) - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić typ zlecenia
serwisowego. Wyboru dokonać możemy pomiędzy tymi typami, które wcześniej
wprowadzone zostały za pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Typy zlecenia
serwisowego;
• Data przyjęcia - pole, w którym podać należy datę i godzinę przyjęcia zgłoszenia
serwisowego. Datę ustawia się za pomocą kalendarza systemu ITCube, dostęp do którego
daje nam ikona znajdująca się po prawej stronie nazwy pola. Datę można także
wprowadzić używając klawiatury pamiętając o zachowaniu poprawnego formatu daty;
• Seria/Do – pola pozwalające na dodawanie zleceń cyklicznych – czyli powtarzanych
okresowo. Pierwsze z pól decyduje o typie serii określając okres powtórzenia (dzień,
tydzień, miesiąc, rok itd.). Jeśli wybrany zostanie typ dzienny dodatkowo system wyświetli
elementy pozwalające na doprecyzowanie wyboru poprzez wskazanie poszczególnych dni
tygodnia. Pole „Do” określa datę zakończenia okresu trwania serii.
• Koordynator - rozwijana lista z użytkownikami systemu ITCube. Z listy tej wybrać należy
osobę, która będzie odpowiedzialna za proces realizacji tego zlecenia serwisowego;
• Przyp. koordynatora – pole, dzięki któremu możemy zadecydować kiedy koordynator ma
zostać poinformowany o nowym zgłoszeniu serwisowym;
WAŻNE: Przypomnienie liczone jest względem Daty przyjęcia.
• Przyjmujący - rozwijana lista z użytkownikami systemu ITCube. Z listy tej wybrać należy
osobę, która przyjęła zgłoszenie;
• Punkt serwisowy - rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić miejsce wykonania
zlecenia serwisowego. Wyboru dokonać możemy pomiędzy tymi wartościami, które
wcześniej wprowadzone zostały za pomocą polecenia Serwis->Słowniki->Punkty
serwisowe;
• Przychód - edycyjne pole służące do wprowadzenia wartości przychodu jaki odnotowaliśmy
w związku z wykonaniem zlecenia serwisowego;
• Koszt - edycyjne pole służące do wprowadzenia wartości kosztu jaki ponieśliśmy w związku
z wykonaniem zlecenia serwisowego;
• Waluta - w polu tym można wybrać walutę, w której później podamy przychód/koszt
zlecenia serwisowego;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 199
• Dokumenty – pole umożliwiające podpięcie dokumentów do zlecenia serwisowego;
• Właściciel (*) – rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela rekordu;
• Szablon – pole umożliwiające powiązanie zlecenia serwisowego z konkretnym szablonem
wydruku;
• Opis (wydruk) - duże pole edycyjne, umożliwiające podanie dodatkowych informacji o
zleceniu serwisowym, które może znaleźć się na wydruku zlecenia;
• Opis – duże pole edycyjne służące wpisaniu dokładnego opisu zlecenia;
• Zlecenie na – pole służące określeniu jakich maszyn dotyczy zlecenie. Obok pola znajdują
się 4 przyciski:
• - przycisk ten umożliwia wybranie produktów zarejestrowanych w systemie
ITCube a następnie zdefiniowanie ich numerów seryjnych i fabrycznych.
• - przycisk umożliwiający wybranie maszyny z przeglądarki maszyn.
• - przycisk ten pozwala na wprowadzenie nowego produktu do bazy produktów i
usług w systemie ITCube a następnie wprowadzenie jego numeru seryjnego i
fabrycznego
• - symbol graficzny służący do usuwania produktów bądź maszyn w oknie
Kontrakt na.
• - przycisk dostępny tylko w przypadku dodawania zlecenia powiązanego z
kontraktem bądź gwarancją. Umożliwia zdefiniowanie maszyny i podpięcia jej
zarówno do zlecenia jak i do gwarancji/kontraktu, którego zlecenie dotyczy.
Po zaznaczeniu towarów bądź maszyn, na które zostanie wystawiony kontrakt serwisowy
należy kliknąć w przycisk Dodaj. Następnie system rozszerzy formularz o kolejne pola
umożliwiające wprowadzenie takich danych jak numer seryjny, numer fabryczny oraz
uwagi do każdej pozycji gwarancji;
• Prawa - okna Odczyt danych oraz Edycja danych pozwalające określić, jaka grupa
użytkowników (oprócz administratora systemu i twórcy rekordu) będzie miała możliwość
dokonania odczytu lub edycji danych. W celu nadania praw do odczytu należy wybrać
konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt klikając na ich nazwach lewym
przyciskiem myszki. Aby nadać prawo do modyfikacji lub usunięcia danych należy wybrać
konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Zapis klikając na ich nazwach lewym
przyciskiem myszki. Aby wybrać kilka grup należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz
kliknąć lewym przyciskiem myszki na odpowiednie grupy użytkowników.
Na samym dole formularza Dodaj zlecenie serwisowe znajduje się sekcja Dane dodatkowe o
zleceniu serwisowym umożliwiająca wypełnienie dodatkowych pól związanych ze zleceniem
serwisowym zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Okno to pozostaje widoczne o ile zostały
włączone mechanizmy definiowania dodatkowych pól związanych ze zleceniami serwisowymi.
WAŻNE: Wprowadzając/Modyfikując zlecenie serwisowe mamy możliwość dodania działania
serwisowego. Aby to uczynić należy zaznaczyć pole Dodaj działanie serwisowe.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 200
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy zatwierdzić wprowadzenie nowej gwarancji do
bazy poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz bądź zrezygnować i powrócić do Panelu głównego
systemu ITCube poprzez naciśnięcie przycisku Anuluj.
Zarządzanie zleceniami serwisowymi
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie
Serwis->Zlecenia serwisowe. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj
zleceniami serwisowymi, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych
czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj zleceniami serwisowymi składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie
do nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną
partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane
z jednym zleceniem serwisowym).
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się
rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów o którą nam chodzi.
Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,
służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego - będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego zlecenia serwisowego za pomocą takich danych jak choćby:
Właściciel, Koordynator, Termin, Kontrahent, Symbol, Numer zlecenia, Status, Nazwa. Okno
składa się z następujących kolumn:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 201
• kolumna Nr - zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne - przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o
zleceniu serwisowym, edycja danych, dodanie działania serwisowego oraz usunięcie rekordu
lub całej serii zleceń (więcej informacji na ten temat w punkcie poświęconym modyfikacji
danych);
• kolumna Właściciel - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który stworzył dany
rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekord, którego twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu Właściciel
frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów
stworzonych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Koordynator - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest
odpowiedzialny za dane zlecenie serwisowe. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć zlecenie serwisowe wykonane przez Jana
Kowalskiego wystarczy wybrać z rozwijanego menu Koordynator frazę „Jan Kowalski”.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich serwisowych, które były
serwisowane przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Termin zlec. - zawiera informację o ustalonej dacie realizacji zlecenia
serwisowego. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący
do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące wszystkich zleceń serwisowych, według daty ich planowanego
zakończenia, ustalić należy zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas
przeszukiwania bazy rekordów dotyczących zleceń serwisowych. Do tego celu służą dwa
pola Od, Do w kolumnie Termin zlec.. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za
pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza
uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do.
• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, z którym związane jest określone
zlecenie serwisowe. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć rekordy dotyczące zleceń serwisowych związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy
wpisać w pole Kontrahent identyczną nazwę (Coca Cola) i nacisnąć klawisz Enter bądź
przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie zleceń serwisowych
dotyczących kontrahenta „Coca Cola". Istnieje również możliwość zastosowania
wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Numer - pole zawierające unikalny numer zlecenia serwisowego. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord dotyczący
zlecenia serwisowego o numerze „1234” wystarczy wpisać w polu edycyjnym ciąg „1234” i
nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie zleceń serwisowych o takim właśnie numerze. Istnieje również możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 202
• kolumna Temat - zawiera nazwę zlecenia serwisowego. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć zlecenie serwisowe nazwane „Co miesięczny
przegląd w firmie Abat” wystarczy wpisać w pole Temat identyczną frazę i nacisnąć klawisz
Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów
poświęconych zleceniom serwisowym o właśnie takim temacie. Istnieje również możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Dod. Kolumna - zawiera kolejne wartości, po których można wyszukiwać bądź
przeglądać zlecenia serwisowe. Domyślnie kolumna ta ustawiona jest na pole status.
Dodatkowo możliwe jest przeglądanie zleceń po polach Typ, Uwagi, Opis, Data przyjęcia
oraz polach dodatkowych – o ile uprzednio zostały zdefiniowane w pliku itcube.ini.
WAŻNE: Na dole przeglądarki znajdują się kolejne dodatkowe pola (Symbol, Produkt, Numer
fabryczny, Numer seryjny) służące wyszukiwaniu zleceń serwisowych.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / edycja / drukowanie / dodawanie zamówienia / dodawanie zlecenia
serwisowego / usuwanie zlecenia serwisowego / usuwanie serii zleceń
serwisowych / podsumowanie przychodów, kosztów oraz czasu
Jak już było wspomniane wcześniej - w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) - zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści zlecenia
serwisowego, edycja danych, dodanie działania serwisowego a także usunięcie rekordu lub serii
zleceń (opcja dostępna tylko dla administratora).
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zlecenia serwisowego
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 203
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat zlecenia serwisowego zgromadzone w
systemie ITCube.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat zlecenia serwisowego którekolwiek z pól
nie zostało wypełnione - na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia może w każdej chwili zmodyfikować informacje
zapisane w rekordzie opisującym zlecenie serwisowe. Aby to uczynić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za pomocą formularza otwartego przez system
wprowadzić niezbędne poprawki. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy
zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie - kliknięcie
w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Drukowanie zlecenia serwisowego
W przypadku gdy musimy wydrukować potwierdzenie przedmiotu pozostawionego w serwisie
możemy to w łatwy sposób wykonać wybierając opcję Drukuj zlecenie serwisowe. Odpowiedzią
systemu będzie otwarcie okna z przygotowanym wydrukiem dla klienta.
Dodaj zlecenie serwisowe
Z pozycji przeglądarki zleceń serwisowych możliwe jest dodanie kolejnego zlecenia serwisowego.
Wybranie tej funkcji spowoduje otwarcie okna nowego zlecenia serwisowego już z wypełnionymi
polami pobranymi ze zlecenia serwisowego na bazie którego dodajemy kolejny rekord.
Dodaj dokument sprzedaży
Z pozycji przeglądarki zleceń serwisowych możliwe jest dodanie oferty, zamówienia bądź faktury
skojarzonej z tym zleceniem. Aby dodać dokument sprzedaży, które automatycznie będzie
powiązane ze zleceniem serwisowym wystarczy wybrać opcję Dodaj dokument sprzedaży.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów poświęconych zleceniom serwisowym można w dowolnej chwili usunąć z
systemu. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 204
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
WAŻNE: Usunięcie zlecenia powoduje usunięcie działań serwisowych podpiętych pod zlecenie oraz
zamówienia powiązanego ze zleceniem.
Usuwanie serii zleceń serwisowych (*)
W momencie gdy dodamy zlecenie seryjne w systemie ITCube możemy następnie usunąć całą
serię rekordów. Do tego służą dwa polecenia: Usuń serię (zlecenia niezamknięte) oraz Usuń serię
(wszystkie zlecenia). Pierwsze polecenie umożliwia usunięcie wszystkich zleceń serwisowych z
jednej serii o statusach różnych niż Zamknięte. Druga opcja usuwa wszystkie zlecenia z serii. Po
wykonaniu jednej z wyżej wspomnianych operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia
wybranej serii zleceń, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru)
skasuje wskazane rekordy z bazy.
Podsumowanie przychodów/kosztów oraz czasu pracy
Będąc na karcie zlecenia serwisowego można wygenerować raport „Podsumowanie
przychodów/kosztów” (należy mieć uprawnienie do generowania raportów). Dzięki temu raportowi
w łatwy sposób możemy sprawdzić ile kosztowała nas realizacja zlecenia bądź ile zarobiliśmy na
konkretnym zleceniu. Raport ten wyświetla listę działań serwisowych wraz z wprowadzonymi
kosztami i przychodami (raport analizuje pola przychód i koszt na karcie działania serwisowego).
Analogicznie działa raport „Podsumowanie czasu pracy” z tym, iż wartością poddawaną analizie
jest czas poświęcony na realizację działań serwisowych.
Delegowanie / Realizacja działań serwisowych
Proces realizacji zlecenia serwisowego opiera się o tzw. działania serwisowe. W kontekście
jednego zlecenia serwisowego możemy dodawać wiele działań serwisowych, które od razu trafiają
do jego historii. Dzięki temu w łatwy sposób możemy odtworzyć cały proces realizacji zlecenia
serwisowego.
I tak aby dodać/delegować działanie serwisowe, wybrać należy polecenie Serwis->Dodaj
działanie serwisowe z menu górnego systemu lub wybrać opcję Dodaj działanie serwisowe z
menu kontekstowe zlecenia serwisowego. Analogicznie można dodać działanie serwisowe z
kalendarzy systemu ITCube. Po wybraniu wyżej wymienionych opcji system otworzy nowe okno z
formularzem, w którym znaleźć można następujące pola:
• Temat (obowiązkowe) – pole umożliwiające nadanie nazwy tworzonemu właśnie działaniu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 205
• Data (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego określić należy daty
rozpoczęcia/zakończenia działania oraz godziny jego realizacji. Daty wprowadzić należy za
pomocą systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący
się po prawej stronie pola Data lub wpisać poprawną datę z klawiatury. W przypadku
dodawania zadania kilkudniowego należy ręcznie zmodyfikować dzień zakończenia zadania;
• Seria/Do – pola umożliwiające dodanie seryjnego działania serwisowego. Działania
serwisowe dodaje się w sposób analogiczny jak zadania;
• Zlecenie (obowiązkowe) – lista rozwijana, z której należy wybrać zlecenie serwisowe
powiązane z aktualnie dodawanym działaniem serwisowym;
• Realizator (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wyznaczamy spośród
zarejestrowanych w systemie użytkowników osobę mającą zająć się realizacją danego
działania;
• Delegujący (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę osoby delegującej
edytowany rekord.
• Przypomnienie delegującego – rozwijana lista, dzięki której można zadecydować czy system
ma poinformować osobę delegującą działanie o jego zakończeniu (Powiadom o zakończeniu
działania) lub też nie informować delegującego o tym fakcie (Nie powiadamiaj). Dodatkowo
możliwe jest powiadomienie delegującego o opóźnieniu w realizacji działania bądź jego
fakcie jego odebrania przez realizatora. By system powiadamiał delegującego o odebraniu
bądź zakończeniu działania ustawić należy opcję: Zakończenie/Odbiór działania. Odbiór
działania rozumiany jest tutaj jako podjęcie decyzji przez realizatora co do
akceptacji/odrzucenia działania. W przypadku gdy chcemy by system powiadamiał
delegującego o opóźnieniu bądź zakończeniu działania ustawić należy opcję:
Zakończenie/Opóźnienie działania. Opóźnienie działania rozumiane jest tutaj jako brak
podjęcia decyzji o pozytywnym bądź negatywnym zakończeniu przy jednoczesnym
upłynięciu terminu realizacji działania. W obu przypadkach zakończenie zadania rozumiane
jest jako ustawienie statusu na Zamknięte pozytywne bądź Zamknięte negatywnie. W
przypadku gdy system ITCube powiadomi delegującego o zakończeniu lub opóźnieniu
działania serwisowego można ustawić opcję Nie powiadamiaj – wtedy system nie będzie
więcej informował nas o tym fakcie;
• Przypomnienie realizatora – rozwijana lista umożliwiająca określenie kiedy system ma
poinformować o konieczności realizacji działania serwisowego osobę odpowiedzialną za jego
wykonanie. By oprócz standardowego sposobu powiadomienia system poinformował
realizatora także drogą mailową wystarczy zaznaczyć opcje Mail. Jeśli aktywny jest
dodatkowo moduł ITCube SMS oraz do serwera został podłączony modem GSM (większość
współczesnych telefonów komórkowych zawiera taki modem) można nakazać systemowi
przypomnienie o działaniu w postaci sms'a;
• Priorytet – rozwijane menu umożliwiające określenie ważności delegowanego działania;
• Typ – rozwijana lista z typami działań serwisowych wprowadzanych do systemu za pomocą
polecenia Serwis->Słowniki->Typy działań serwisowych;
• Status – rozwijane menu dające możliwość ustalenia obecnego statusu działania. Do
wyboru jest pięć opcji:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 206
• Nowy – działanie zostało dopiero wprowadzone do systemu;
• Odrzucony – działanie nie zostało przyjęte do realizacji;
• Zaakceptowany - działanie zostało przyjęte do realizacji;
• Zamknięty negatywnie, Zamknięty pozytywnie – działanie zostało zakończone
pozytywnie/negatywnie;
• Działanie na – lista produktów pobranych ze zlecenia serwisowego. Z listy tej możemy
wybrać produkt, którego dotyczy działanie serwisowe. Można także wybrać dowolny produkt
z bazy systemu ITCube. W ten sposób możliwe jest odnotowanie np. wymiany części
zamiennych;
• Numer seryjny – pole służące wprowadzeniu numeru seryjnego maszyny. W przypadku
dodawania działania na konkretną maszynę pole to jest obligatoryjne;
• Numer fabryczny – pole służące wprowadzeniu numeru fabrycznego maszyny;
• Uwagi – pole służące wprowadzeniu uwag dotyczących maszyny;
• Przychód/Koszt – pola, które służą do odnotowywania kosztów związanych z wykonywaniem
działaniem serwisowym;
• Opis del. – pole edycyjne umożliwiające wpisanie np. treści polecenia, z którym zapozna się
realizator danego działania;
• Opis real. – pole tekstowe umożliwiające wpisanie np. rezultatu wykonanego działania;
W formularzu Dodaj/Deleguj działanie serwisowe możliwe jest wprowadzenie wartości pól
dodatkowych zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Pola dodatkowe wprowadza się w sekcji
Dane dodatkowe dotyczące działania. Aby sekcja ta była widoczna musi zostać włączony
mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący działań.
Aby rekord został wprowadzony do systemu, należy zatwierdzić go klikając w przycisk Zapisz
znajdujący się na dole formularza. Kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas informacje dotyczące działania.
Zarządzanie działaniami serwisowymi
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie
Serwis->Działania serwisowe. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj
działaniami serwisowymi, za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych
czynności.
Wyszukiwanie działań serwisowych
I tak po wybraniu polecenia Serwis->Działania serwisowe wczytany zostanie wykaz wszystkich
działań, których realizatorem jest osoba, aktualnie pracująca w systemie na danej stacji roboczej.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 207
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego rekordu
opisującego działanie za pomocą takich danych jak choćby: osoba delegująca działanie, status
danego działania, jego nazwa czy też data realizacji. Tabela ta podzielona jest na osiem kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści informacji
zawartej w rekordzie, jej edycja oraz usunięcie rekordu;
• kolumna Delegujący – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który delegował dane
działanie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego działania wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
działanie, które delegował Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu
Delegujący frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
zadań delegowanych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Realizator – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest realizatorem
danego działania. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnych działań wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć zadanie, którego realizatorem jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego
menu Realizator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich zadań realizowanych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Data – zawiera informację o dacie rozpoczęcia realizacji działania. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich działań, według ich daty realizacji, ustalić należy zakres czasowy jaki system
powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących działań. Do
tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretne wartości wprowadzić należy
do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do
Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po lewej stronie pól
Od, Do;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 208
• kolumna Typ – zawiera rodzaj wprowadzonego działania. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnych działań wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć działanie o typie „Przegląd” wystarczy wybrać
z rozwijanego menu Typ frazę „Przegląd”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich działań oznaczonych jako przegląd;
• kolumna Kontrahent – zawiera informację o nazwie firmy, w której dotyczy dane działanie.
W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
wszystkie działania prowadzone w kontekście firmy „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu
edycyjnym Kontrahent „Coca Cola” i nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy pełnych
danych mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Status – zawiera status wprowadzonego działania. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnych działań wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć działanie o statusie „Otwarte” wystarczy
wybrać z rozwijanego menu Status frazę „Otwarte”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich otwartych działań serwisowych;
• kolumna Temat - zawiera temat działania. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie działania nazwane jako „Co miesięczny
przegląd urządzeń w Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Temat taką właśnie
frazę i nacisnąć przycisk Szukaj. Jeśli nie pamiętamy pełnych danych mamy możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
WAŻNE: Na dole formularza znajdują się dodatkowe opcje umożliwiające wyszukiwanie oraz
przeglądanie działań serwisowych. Jest to pole numer seryjny, który umożliwia wyszukanie
działania serwisowego po numerze seryjnym oraz przyciski umożliwiające przeglądanie działań
serwisowych po ważności działania.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)– zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji,
edycja zapisanych tam danych oraz usunięcie rekordu z systemu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 209
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu zadań odebranych
znajdujących się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje dotyczące działania.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o zadaniu którekolwiek z pól nie zostało wypełnione
– na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Osoba wyznaczona do realizacji danego zadania może w każdej chwili zmodyfikować pewne
informacje zapisane w rekordzie opisującym dane działanie. Aby to uczynić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Edytuj rekord.
Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz
znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system
odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu, Usuwanie seryjnych działań serwisowych(*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Analogicznie można usunąć całą serię działań serwisowych. Aby wykonać taką operację należy
wybrać jeną z dwóch opcji „Usuń serię (działania nie zamknięte)” lub „Usuń serię wszystkie
działania”.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 210
Zarządzanie maszynami
Opcja Serwis->Maszyny umożliwia wyszukanie maszyny o dowolnym numerze seryjnym bądź
fabrycznym. Do wyszukiwania służą następujące kolumny: Numer seryjny, Numer fabryczny oraz
Nazwa produktu. Korzystając z tych trzech kryteriów możemy znaleźć dowolną maszynę.
Domyślnie system szuka maszyny we wszystkich typach dokumentów serwisowych. Możemy
jednak dodatkowo określić czy wyszukiwanie maszyn ma zostać wykonane tylko w obrębie działań
serwisowych, zleceń serwisowych, gwarancji czy też kontraktów. Możemy także przeglądać
maszyny po określonym typie gwarancji, kontraktu, zlecenia czy działania a także poprzez
Kontrahenta czy Odbiorcę (tylko w przypadku zaznaczonej opcji Gwarancja lub Kontrakt).
W momencie gdy wyszukamy maszynę, która nas interesuje, możemy kliknąć na nią a system
otworzy okno, w którym będziemy mogli prześledzić całą historię maszyny. Historia maszyny
składa się z wszystkich gwarancji, kontraktów serwisowych, zleceń serwisowych oraz działań
serwisowych wykonanych w kontekście danej maszyny. Historię tę można przeglądać w trzech
różnych trybach:
• względem typu obiektu – historia podzielona jest tematycznie na gwarancje, kontrakty
zlecenia, działania serwisowe;
• względem daty obiektu rosnąco – historia uporządkowana jest ze względu na czas od
najdawniej wykonanych czynności;
• względem daty obiektu malejąco – historia uporządkowana jest ze względu na czas od
najwcześniej wykonanych czynności;
WAŻNE: W momencie gdy wyszukamy daną maszynę możemy z menu kontekstowego wybrać
opcję „Dodaj zlecenie serwisowe”. Dzięki temu nie musimy wpisywać ponownie numeru seryjnego
maszyny co wielokrotnie może doprowadzić do pomyłek.
Eksport zleceń serwisowych
Moduł serwisowy systemu ITCube CRM udostępnia kilka raportów. Jednym z nich jest raport
dotyczący zleceń serwisowych, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty-
>Serwis->Eksport zleceń serwisowych. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego
formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie zlecenia serwisowe
powinny zostać umieszczone w raporcie. I tak w oknie pierwszym Dane dotyczące zleceń
serwisowych znajdują się następujące pola:
• Typ – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu zlecenia serwisowego. Jeśli
żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość,
która ma decydować o tym czy dane zlecenie znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Symbol – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego symbolu zlecenia serwisowego.
Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 211
wartość, która ma decydować o tym czy dane zlecenie znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu zlecenia serwisowego.
Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dane zlecenie znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wybranie koordynatora, którego będą dotyczyły
zlecenia serwisowego. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport
uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dane zlecenie znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Przyjęcie od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego przyjęcia do wykonania
zlecenia serwisowego. Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego
kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej
stronie pola;
• Termin od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego terminu wykonania zleceń
serwisowych. Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza,
przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
WAŻNE: W przypadku zdefiniowania pól dodatkowych na formularzu zlecenia serwisowego w
postaci list rozwijanych, pola te automatycznie stają się parametrami raportu i są wyświetlane w
sekcji poniżej pola Termin od/do.
Druga część formularza zawiera pola służące uściśleniu raportu ze względu na kontrahenta. I tak
znajdują się tu następujące pola:
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów;
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże
kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby
pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-
>Sposoby pozyskania;
• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby
kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 212
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla
którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
Ostatnia część formularza dotyczy prezentacji wyników raportu. I tak do dyspozycji mamy
następujące wartości:
• Pola raportu – sekcja poświęcona informacjom jakie mają zostać wyświetlone w raporcie.
• Uporządkowanie – rozwijana lista umożliwiająca wybranie kolumny, względem której mają
być posortowane wyniki;
• Format raportu – lista, z której wybrać należy jedną z dwóch wartości: Html lub csv.
Wybranie opcji html spowoduje, iż raport będzie w postaci strony www, natomiast wybranie
opcji csv umożliwi otwarcie raportu w programie Excell.
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
raportu. Aby to uczynić należy nacisnąć przycisk Generuj znajdujący się na dole formularza.
Następnie system otworzy nowe okno z wygenerowanym raportem.
Eksport gwarancji/kontraktów serwisowych
Kolejnym raportem dostępnym w module serwisowym jest raport poświęcony gwarancjom i
kontraktom serwisowym, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Serwis-
>Eksport gwarancji, lub Raporty->Serwis->Eksport kontraktów serwisowych. Wybranie
tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można sprecyzować
warunki określające jakie gwarancje/kontrakty serwisowe powinny zostać umieszczone w raporcie.
I tak w oknie pierwszym Dane dotyczące gwarancji/kontraktów znajdują się następujące pola:
• Typ – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu gwarancji/kontraktu
serwisowego. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie
jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany rekord znajdzie się w tworzonym
właśnie podsumowaniu;
• Symbol – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego symbolu gwarancji/kontraktu
serwisowego. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie
jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany rekord znajdzie się w tworzonym
właśnie podsumowaniu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 213
• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu gwarancji/kontraktu
serwisowego. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie
jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany rekord znajdzie się w tworzonym
właśnie podsumowaniu;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wybranie koordynatora, którego będą dotyczyły
gwarancje lub kontrakty. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport
uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dany rekord znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Początek od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego rozpoczęcia
gwarancji/kontraktu. Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza,
przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Koniec od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego zakończenia
gwarancji/kontraktu. Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza,
przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
WAŻNE: W przypadku zdefiniowania pól dodatkowych na formularzu gwarancji lub kontraktu
serwisowego w postaci list rozwijanych, pola te automatycznie stają się parametrami raportu i są
wyświetlane w sekcji poniżej pola Koniec od/do.
Druga część formularza zawiera pola służące uściśleniu raportu ze względu na kontrahenta. I tak
znajdują się tu następujące pola:
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów;
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże
kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby
pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-
>Sposoby pozyskania;
• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby
kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 214
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla
którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
Ostatnia część formularza dotyczy prezentacji wyników raportu. I tak do dyspozycji mamy
następujące wartości:
• Pola raportu – sekcja poświęcona informacjom jakie mają zostać wyświetlone w raporcie;
• Uporządkowanie – rozwijana lista umożliwiająca wybranie kolumny, względem której mają
być posortowane wyniki;
• Format raportu – lista, z której wybrać należy jedną z dwóch wartości: Html lub csv.
Wybranie opcji html spowoduje, iż raport będzie w postaci strony www, natomiast wybranie
opcji csv umożliwi otwarcie raportu w programie Excell.
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
raportu. Aby to uczynić należy nacisnąć przycisk Generuj znajdujący się na dole formularza.
Następnie system otworzy nowe okno z wygenerowanym raportem.
Eksport działań serwisowych
Kolejnym raportem w module serwis jest raport dotyczący działań serwisowych, który
wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Serwis->Eksport działań serwisowych.
Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można
sprecyzować warunki określające jakie działania serwisowe powinny zostać umieszczone w
raporcie. I tak w oknie pierwszym Dane dotyczące działań serwisowych znajdują się następujące
pola:
• Typ – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu działania serwisowego. Jeśli
żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość,
która ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu działania serwisowego.
Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Priorytet – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego priorytetu działania
serwisowego. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie
jest to wartość, która ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym
właśnie podsumowaniu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 215
• Realizator – rozwijana lista umożliwiająca wybranie realizatora działania serwisowego. Jeśli
żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to pole,
które ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Delegujący – rozwijana lista umożliwiająca wybranie delegującego działania serwisowego.
Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to pole,
które ma decydować o tym czy dane działanie znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Pocz. od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego rozpoczęcia wykonania
działania serwisowego. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego
kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej
stronie pola;
• Koń. od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego zakończenia działania
serwisowego. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza,
przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
WAŻNE: W przypadku zdefiniowania pól dodatkowych w postaci list rozwijanych na formularzu
działania serwisowego, pola te automatycznie stają się parametrami raportu i są wyświetlane w
sekcji poniżej pola Koń. od/do.
Druga część formularza zawiera pola służące uściśleniu raportu ze względu na kontrahenta. I tak
znajdują się tu następujące pola:
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów;
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże
kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby
pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-
>Sposoby pozyskania;
• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby
kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 216
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla
którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola;
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
rekordów poświęconych dowolnym kontrahentom.
Ostatnia część formularza dotyczy prezentacji wyników raportu. I tak do dyspozycji mamy
następujące wartości:
• Pola raportu – sekcja poświęcona informacjom jakie mają zostać wyświetlone w raporcie;
• Uporządkowanie – rozwijana lista umożliwiająca wybranie kolumny, względem której mają
być posortowane wyniki;
• Format raportu – lista, z której wybrać należy jedną z dwóch wartości: Html lub csv.
Wybranie opcji html spowoduje, iż raport będzie w postaci strony www, natomiast wybranie
opcji csv umożliwi otwarcie raportu w programie Excell.
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
raportu. Aby to uczynić należy nacisnąć przycisk Generuj znajdujący się na dole formularza.
Następnie system otworzy nowe okno z wygenerowanym raportem.
Projekty w systemie ITCube
System ITCube umożliwia zaplanowanie i czuwanie nad realizacją długoterminowych projektów
biznesowych. Znacząco ułatwia to zespołowi pracowników naszej firmy współpracę w osiągnięciu
założonych celów oraz ujednolici realizację procesów zachodzących w firmie. W ramach otwartego
projektu współpracujący zespół może w łatwy sposób wymieniać informacje, unikając np.
duplikowania wykonania określonych czynności oraz kontrolować proces wieloetapowej sprzedaży
bądź rezerwacji zasobów firmowych np. sala konferencyjna, laptop, samochód (patrz także Obieg
informacji w systemie ITCube, Intranet). Wszystkie działania dokonane przez współpracowników
są zapisywane, tworząc pełną historię poczynionych kroków. Daje to możliwość szybkiej
weryfikacji stanu realizacji projektu, jak i utrzymania ciągłości prac nad projektem w razie
absencji dowolnego z jego uczestników.
Niezbędne do tego celu opcje zostały zgromadzone w menu systemowym Projekty. Za pomocą
poleceń tam zawartych można: otworzyć nowy projekt oraz dokonać wglądu w już istniejące
projekty wraz z możliwością edycji zapisanych tam danych.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 217
Otwarcie (stworzenie) nowego projektu
Otwarcie nowego projektu w systemie ITCube umożliwia polecenie Projekty->Otwórz projekt.
Po wybraniu tego polecenia system ITCube otworzy formularz Otwórz projekt, w którym można
będzie ustalić parametry nowo tworzonego projektu. Otwarte projekty w trakcie używania
systemu kojarzone są np. z kosztami, zamówieniami, rezerwacją zasobów, informacjami,
zadaniami, wiadomościami, mailingami. I tak w formularzu wypełnić należy następujące pola:
• Nazwa (obowiązkowe) – pole, w którym wpisać należy dowolnie wybraną nazwę nowo
otwieranego projektu; Po prawej stronie znajduje się pole Wzorzec pozwalające na
dokonanie decyzji czy dodawany projekt będzie także dostępny jako wzorzec podczas
tworzenia innych projektów.
• Numer – Pole pozwalające na nadanie projektowi jednoznacznie identyfikującego go
numeru. Pole to jest automatycznie wypełniane przez system (w formacie podanym w pliku
itcube.ini – standardowy format to YYYY/MM/NR). Niemniej jednak istnieje możliwość
zmiany jego domyślnej wartości.
• Koordynator (obowiązkowe za wyjątkiem projektów wzorcowych) – lista rozwijana, z której
wybrać należy pracownika będącego koordynatorem projektu;
• Data od/do/dni (obowiązkowe za wyjątkiem projektów wzorcowych) – pola służące do
wprowadzenia dat określających rozpoczęcie, zakończenie projektu oraz rzeczywistą ilość
dni spędzonych nad realizacją projektu. Daty wprowadza się za pomocą zainstalowanego w
systemie kalendarza, który wywołać należy poprzez kliknięcie w przycisk znajdujący się
po prawej stronie nazwy pola. Datę można także wprowadzić używając klawiatury
pamiętając o zachowaniu poprawności formatu daty;
• Przypomnienie koordynatora– rozwijana lista, z której należy wybrać kiedy ma nastąpić
przypomnienie o nadchodzącej dacie aktywacji projektu. Dodatkowo możliwe jest
powiadamianie koordynatora o fakcie zamknięcia projektu;
• Wzorzec – pole to umożliwia wybranie projektu wzorcowego, na podstawie którego chcemy
stworzyć nowy projekt. W przypadku tworzenia nowego projektu, z wzorca przepisywane są
dane dotyczące etapów. W przypadku dat realizacji etapów system wyliczy nowe terminy
początku/zakończenia etapów uwzględniając datę rozpoczęcia nowo dodawanego projektu.
Warto więc pamiętać by w pierwszej kolejności wskazać ramy czasowe projektu a dopiero w
następnym kroku dokonać wyboru projektu wzorcowego. Dodatkowo wybór wzorca
powoduje przeładowanie formularza aktualnie dodawanego projektu oraz wypełnienia
wszystkich jego pól wartościami pobranymi z projektu wzorcowego. Wyjątek stanowią pola
Data od/do, które nie są nadpisywane a jedynie wypełniane wartościami takimi by zachować
czas trwania projektu;
WAŻNE: Podczas tworzenia nowego projektu na bazie wzorca można dodatkowo zarządać
przepisania do nowego projektu wszystkich zadań z projektu wzorcowego. W tym celu należy
zaznaczyć opcję Przepisz zadania ze wzorca obok przycisku Zapisz. Należy jednak pamiętać, iż
proces ten dotyczyć będzie tylko tych etapów w nowo tworzonym projekcie które nie zostaną
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 218
podczas dodawania zamknięte (pozytywnie bądź negatywnie). Przepisane zadania będą różnic się
datą wykonania. Jeśli zaznaczono opcje Ustaw kontrahenta projektu jako kontrahenta zadania
pole Kontrahent w zadaniach nadpisane zostanie polem Kontrahent w nowo tworzonym projekcie.
Analogicznie funkcjonują opcje Ustaw koordynatora projektu/etapu jako delegującego zadania
oraz Ustaw koordynatora projektu/etapu jako realizatora zadania.
• Status (obowiązkowe) – pole określające status projektu. Użytkownik wybrać może jedną z
następujących wartości: Nieaktywny, Aktywny, Zamknięty pozytywnie, Zamknięty
negatywnie. Status projektu ma bezpośredni wpływ na jego widoczność. Tylko projekty o
statusie Aktywny będą dostępne w formularzach systemu ITCube (wyjątkiem jest formularz
Projekty->Projekty gdzie zawsze widoczne są wszystkie projekty niezależnie od
posiadanego statusu);
WAŻNE: Twórcy systemu przewidzieli również możliwość natychmiastowego określenia statusu
projektu jako Zamkniętego pozytywnie oraz Zamkniętego negatywnie. Ma to swoje zastosowanie
np. w sytuacji, kiedy z jakichś przyczyn (np. dokumentacyjnych) wprowadzić należy do systemu
projekty już zakończone.
• Przychód/Koszt – pola przeznaczone na podanie planowanych wartości łącznego przychodu
oraz kosztu związanego z projektem. Wartość wyrażona w walucie systemowej.
• Kontrahent – okno umożliwiające wybranie kontrahenta związanego z projektem;
• Kontakt – pole umożliwiające powiązanie osoby kontaktowej z projektem;
• Związany z – okno umożliwiające wybranie grupy kontrahentów, których dotyczy projekt;
• Właściciel (*) - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela rekordu;
• Opis – pole edycyjne przeznaczone na wpisanie krótkiej charakterystyki ogólnej projektu;
• Powiązania – pole edycyjne które umożliwia utworzenie logicznego powiązania pomiędzy
aktualnym projektem i pozostałymi projektami. Zdefiniowana relacja jest dwukierunkowa co
oznacza że pojawia się ona zarówno na projekcie na którym została zdefiniowana jaki i
każdym projekcie do którego prowadziła.
• Zależności – lista rozwijana pozwalająca na wybór etapu od którego zamknięcia zależna
będzie możliwość edycji projektu. Można więc powiedzieć że aktywacja bądź zamknięcie
projektu możliwe będzie dopiero po zamknięciu wskazanego etapu. Dodatkowo należy
określić co dokładnie rozumiemy przez zamknięcie etapu. Czy mamy na myśli zamknięcie
pozytywne, negatywne czy też nie ma to dla nas znaczenia.
Warto podkreślić że zdefiniowana zależność może nie obejmować swoim zasięgiem
koordynatora projektu bądź jego właściciela. Należy w tym celu odznaczyć odpowiednio
Dotyczy także koordynatora projektu oraz Dotyczy także właściciela projektu. Domyślnie
jednak dotyczy wszystkich użytkowników z wyłączeniem tylko i wyłącznie konta
administratora.
• Prawa – okna Odczyt danych i Edycja danych/etapów pozwalające określić, jaka grupa
użytkowników (oprócz administratora systemu i twórcy rekordu) będzie miała możliwość
dokonania odczytu (należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 219
danych klikając na ich nazwach lewym przyciskiem myszki) bądź modyfikacji danych (należy
wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Edycja klikając na ich nazwach lewym
przyciskiem myszki) zawartych w danym rekordzie. Trzecie okno o nazwie Dowiązywanie
rekordów umożliwia wskazanie grup użytkowników, które będą mogły dodawać dane (np.
informacje, zadania, sprzedaże) z wprowadzanym rekordem. Aby wybrać kilka grup należy
trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na odpowiednie
grupy użytkowników;
Na samym dole formularza Otwórz projekt znajduje się sekcja Dane dodatkowe dotyczące
projektu umożliwiająca wypełnienie dodatkowych pól związanych z projektem zdefiniowanych
podczas wdrożenia systemu. Okno to pozostaje widoczne o ile zostały włączone mechanizmy
definiowania dodatkowych pól związanych z projektami.
Po wypełnieniu odpowiednich pól, gdy uznamy, iż nasz projekt został opisany prawidłowo należy
wprowadzić go do systemu klikając na znajdujący się na dole formularza przycisk Zapisz, bądź
zrezygnować z wprowadzenia go do systemu poprzez wybranie opcji Anuluj. Dodatkowo możliwe
jest automatyczne przejście do formularza służącego dodawaniu zadań bądź informacji. Aby to
zrobić wystarczy przed kliknięciem w przycisk Zapisz zaznaczyć odpowiednie pole.
Definiowanie etapów projektu
Każdy z projektów możne zostać podzielony na dowolną ilość etapów. Dodatkowo możemy od
razu zdefiniować po jednym zadaniu do każdego etapu projektu. Zadanie związane z etapem
będzie rejestrowane w systemie w momencie gdy nastąpi aktywacja etapu. Co ważne z każdym z
etapów projektu możemy związać dowolny podzbiór kontrahentów (analogicznie jak ma to
miejsce w przypadku projektu nadrzędnego). Dzięki temu w łatwy sposób oddać możemy proces
„zawężania” grupy kontrahentów na poszczególnych etapach projektu.
Formularz służący dodaniu etapu projektu otworzyć można wybierając opcję Dodaj etap z menu
kontekstowego projektu (w przeglądarce projektów lub na podglądzie projektu). Po jej wybraniu
system ITCube otworzy nowy formularz składający się z trzech okien. I tak w oknie Dane
podstawowe o etapie projektu można wprowadzić następujące pola:
• Nazwa (obowiązkowe) – nazwa wprowadzanego etapu;
• Koordynator – Lista rozwijana wskazująca pracownika, który odpowiedzialny jest za realizację
etapu. Oprócz listy pracowników firmy mamy tutaj opcję *Koordynator projektu* która
wskazuje na osobę będąca koordynatorem projektu nadrzędnego.
• Data od/do/dni – daty rozpoczęcia, zakończenia etapu oraz rzeczywista ilość dni spędzonych
nad realizacją etapu. Można nie podać obydwu dat w przypadku etapu nieaktywnego, ale w
momencie gdy wprowadzimy jedną z dat, druga automatycznie staje się polem
obowiązkowym;
• Przypomnienie koordynatora– rozwijana lista, z której należy wybrać kiedy ma nastąpić
przypomnienie o nadchodzącej dacie aktywacji etapu.;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 220
• Status – pole określające status etapu. Użytkownik wybrać może jedną z następujących
wartości: Nieaktywny, Aktywny, Zakończony pozytywnie, Zakończony negatywnie. Wartość w
polu status ma zasadnicze przełożenie na prawa dostępu do projektu. Mianowicie zamkniecie
pozytywne/negatywne projektu powoduje, iż możliwość jego edycji bądź dowiązania dowolnej
informacji będą miały tylko osoby z włączonym uprawnieniem „Edycja projektów zamkniętych
pozytywnie” bądź „Edycja projektów zamkniętych negatywnie”. Pole to może więc służyć do
łatwego zablokowania dostępu do projektu;
• Planowany przychód – pole opisujące planowany przychód z danego etapu podawany w
polskich złotych;
• Planowany koszt – pole opisujące planowane koszty, które poniesione będą podczas realizacji
danego etapu podawany w polskich złotych;
• Numer porządkowy (obowiązkowe) – numer określający kolejność etapów w kontekście
wybranego powyżej projektu. Standardowo system proponuje wartość o 10 większą od
największej istniejącej w ramach wskazanego projektu. Etapy o takim samym numerze
porządkowym traktowane są przez system jako etapy równoległe.;
• Związany z – okno umożliwiające wybranie grupy kontrahentów, którzy związani są z etapem
projekt;
• Opis – pole opisowe pozwalające odnotować dodatkowe dane dotyczące etapu.
• Zależności – lista rozwijana pozwalająca na wybór etapu od którego zamknięcia zależna będzie
możliwość edycji aktualnie edytowanego etapu. Można więc powiedzieć że aktywacja bądź
zamknięcie aktualnie edytowanego etapu możliwe będzie dopiero po zamknięciu etapu
wskazanego w tym polu. Dodatkowo należy określić co dokładnie rozumiemy przez zamknięcie
etapu. Czy mamy na myśli zamknięcie pozytywne, negatywne czy też nie ma to dla nas
znaczenia.
Warto podkreślić że zdefiniowana zależność może nie obejmować swoim zasięgiem
koordynatora projektu bądź jego właściciela. Należy w tym celu odznaczyć odpowiednio
Dotyczy także koordynatora projektu oraz Dotyczy także właściciela projektu. Domyślnie
jednak dotyczy wszystkich użytkowników z wyłączeniem tylko i wyłącznie konta administratora.
Zdefiniowane w ten sposób relacje pomiędzy etapami projektu będą dodatkowo widoczne w
formie graficznej na kalendarzu projektu. Etapy zależne połączone będą strzałką (grot
wskazuje etap uzależniony) w jednym z trzech kolorów symbolizujących tryb zamknięcia.
Czerwona strzałka symbolizuje zamknięcie negatywne, zielona pozytywne a niebieska
zamknięcie w dowolnym trybie.
• Prawa – okna Odczyt danych i Edycja danych pozwalające określić, jaka grupa użytkowników
(oprócz administratora systemu, twórcy i koordynatora rekordu) będzie miała możliwość
dokonania odczytu (należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Odczyt
danych klikając na ich nazwach lewym przyciskiem myszki) bądź modyfikacji danych (należy
wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie Edycja klikając na ich nazwach lewym
przyciskiem myszki) zawartych w danym rekordzie. Dodatkowo możemy także do grona osób
uprzywilejowanych dołączyć koordynatora bądź właściciela całego projektu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 221
W sekcji Dane dotyczące zadania związanego z etapem zostały zgrupowane pola opisujące
zadanie związane z etapem. Są to następujące pola:
• Nazwa – pole służące podaniu nazwy zadania skojarzonego z etapem projektu;
• Przycisk Aktywny – pole określające czy system ma wygenerować zadania podczas aktywacji
etapu;
• Data – rozwijana lista, z której należy wybrać wartość opisującą datę realizacji zadania;
• Realizator – rozwijana lista, z której należy wybrać realizatora zadania. W liście tej są trzy
predefiniowane wartości: Koordynator projektu, Prowadzący etap oraz Aktywujący etap;
• Delegujący – rozwijana lista, z której należy wybrać osobę delegującą zadanie. W liście tej są
trzy predefiniowane wartości: Koordynator projektu, Prowadzący etapu oraz Aktywujący etap;
• Typ – pole, w którym możemy określić typ zadania;
• Priorytet – pole określające ważność zadania;
• Przyp. delegującego – rozwijana lista umożliwiająca włączenie mechanizmu przypominania
delegującego o zadaniach;
• Przyp. realizatora – rozwijana lista umożliwiająca włączenie mechanizmu przypominania
realizatora o zadaniach;
• Delegujący opis – miejsce, w które można wpisać opis poświęcony zadaniu.
WAŻNE: W momencie aktywacji etapu zadanie jest rejestrowanie w systemie, ale mamy
możliwość zmiany wartości w formularzu dotyczącym zadania. Zatem dane wprowadzone w tej
sekcji należy traktować jako dane domyślne, które można jeszcze zmienić przy dodawaniu
zadania.
Sekcja ostatnia Dane dodatkowe dotyczące etapu projektu zawiera informacje o polach
dodatkowych dodanych przez klienta we własnym zakresie.
Po wypełnieniu wszystkich pól obowiązkowych należy zapisać zmiany klikając w przycisk Zapisz
bądź zrezygnować z wprowadzania etapu klikając w przycisk Anuluj. Jeśli dodatkowo przed
zapisaniem danych zaznaczymy pole Uaktualnij pole „Związany z” projektu system zadba o to by z
projektem zostały związane wszystkie firmy, które biorą udział w etapie natomiast nie są związane
z projektem nadrzędnym. Dzięki temu w sposób automatyczny projekt będzie rozszerzał się o
firmy biorące udział we wszystkich jego etapach.
Podgląd / Realizacja projektów
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz
wprowadzić niezbędne poprawki bądź zmienić stan realizacji etapu. Do tego celu służy polecenie
Projekty->Projekty. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj projektami, za
pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Podczas realizacji projektów oprócz typowej czynności polegającej na aktywacji/zamykaniu
poszczególnych etapów często spotykamy się z koniecznością przepisywania kontrahentów
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 222
związanych z jednym etapem do kolejnego etapu. Typowym przykładem może tutaj być projekt
opisujący akcję marketingową przeprowadzaną telefonicznie. Pierwszy etap takiego projektu
związany byłby prawdopodobnie z wszystkimi kontrahentami do których należy zadzwonić. Kolejne
etapy określałyby stopnie zainteresowania klienta oferowana usługą. Ostatni etap byłby więc
zbiorem firm które zdecydowały się na zakup oferowanej usługi. By zrealizować taki schemat
działania ITCube oferuje użytkownikowi bardzo cenne narzędzie. Dostępne jest ono z poziomu
podglądu projektu/etapu. By go użyć należy kliknąć w link „Zarządzaj/Więcej>>” poniżej pola
„Związany z”. Spowoduje to otworzenie okna w którym wyświetlone zostaną wszystkie firmy
związane z aktualnym projektem/etapem. Jeśli chcemy przenieść wybranych kontrahentów do
jednego z następnych etapów należy zaznaczyć interesujące nas firmy oraz wybrać docelowy etap
w polu „Przenieś zaznaczone rekordy do wskazanego etapu”. Jeśli natomiast chcemy jedynie
skopiować wybranych kontrahentów do jednego z następnych etapów należy zaznaczyć
interesujące nas firmy oraz wybrać docelowy etap w polu „Kopiuj zaznaczone rekordy do
wskazanego etapu”. Co ważne zaznaczenie interesujących firm można zautomatyzować poprzez
użycie pola „Zaznacz/Odznacz zakres”. Pozwala ono jednym kliknięciem zaznaczyć wiele rekordów.
Po zaznaczeniu kontrahentów pozostaje zaakceptowanie akcji poprzez naciśniecie przycisku
Zapisz. Jeśli zamiast przycisku Zapisz naciśniemy przycisk Usuń system zignoruje ustawienia pola
„Przenieś/Skopiuj zaznaczone rekordy do wskazanego etapu” oraz dokona jedynie usunięcia
zaznaczonych rekordów z obecnie edytowanego etapu.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj projektami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji
pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię
rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z
jednym projektem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby.
Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą
nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej
stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 223
służące do odnalezienia konkretnego projektu za pomocą takich danych jak choćby: właściciel
rekordu, nazwa projektu, firma związana z projektem, status czy też czas trwania projektu
wyznaczany datami rozpoczęcia i zakończenia. Okno składa się z sześciu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o
projekcie, edycja jego danych, zarządzanie etapami, dodanie informacji bądź zadania do
projektu, utworzenie skrótu do projektu w Panelu głównym oraz usunięcie rekordu;
• kolumna Właściciel – zawiera nazwisko i imię użytkownika systemu, który stworzył dany
rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekord, którego twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu
Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów stworzonych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Koordynator – zawiera nazwisko i imię użytkownika systemu, który jest
odpowiedzialny za dany projekt. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć projekt, którego koordynatorem jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z
rozwijanego menu w polu Koordynator frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie wszystkich projektów, nad którymi nadzór sprawuje Jan Kowalski;
• kolumna Data rozpoczęcia – zawiera informację o terminie rozpoczęcia danego projektu. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich projektów, według ich daty rozpoczęcia, ustalić należy zakres czasowy jaki
system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących
projektów. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data rozpoczęcia. Konkretne
wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią
systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku
znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do.
• kolumna Data zakończenia – zawiera informację o terminie zakończenia danego projektu. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich projektów, według ich daty zakończenia, ustalić należy zakres czasowy jaki
system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących
projektów. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data zakończenia. Konkretne
wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią
systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku
znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do.
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym jest związany dany projekt. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć projekt, który
dotyczy firmy „Coca Cola” wystarczy wpisać taką nazwę w polu Kontrahent. Wynikiem
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 224
takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich projektów, związanych z kontrahentem
„Coca Cola”;
• kolumna Nazwa - zawiera informację o nazwie danego projektu. W nagłówku (poniżej
nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego
rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące projektu o
nazwane „Coca Cola”, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwa frazę „Coca Cola” i
nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim projektom o nazwie Coca Cola. Istnieje
również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• Dodatkowa kolumna – dzięki tej kolumnie istnieje możliwość wyświetlenia oraz
wyszukiwania danych po dowolnym polu projektu. Domyślnie w kolumnie tej znajduję się
pole Numer. W nagłówku (poniżej nazwy wybranego pola) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Wyszukiwanie
odbywa się w analogiczny sposób jak w przypadku „zwykłych kolumn”. W Dodatkowej
kolumnie istnieje także możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
Dodatkowo na dole wyszukiwarki użytkownik może zawęzić listę rekordów po takich kryteriach jak
Status czy Wzorzec na bazie którego tworzony został projekt.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja / Dodawanie oferty, zamówienia / Odnotowywanie
przychodu, kosztu / Delegowanie zadań / Dodawanie informacji /
Rejestrowanie dokumentu / Wysyłanie korespondencji / Podgląd kalendarza
projektu / Wyświetlanie podsumowania przychodów oraz kosztów /
Dodawanie kontraktu serwisowego / Dodawanie zlecenia serwisowego /
Skróty / Usuwanie wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji o
projekcie, modyfikacja jego danych, zarządzanie etapami, dodanie projektu do zakładek, dodanie
informacji dotyczącej projektu oraz usunięcie rekordu.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 225
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu projektu
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzyć nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone na temat danego projektu informacje. Dodatkowo na
dole okna zostaną wyświetlone informacje na temat historii korespondencji, zadań oraz informacji
związanych z danym projektem, jak również pełny wykaz kosztów, które poniesione zostały
podczas realizacji projektu wraz z konkretnymi sumami oraz zsumowaną kwotą wszystkich
kosztów.
Ponad to mamy listę wszystkich etapów danego projektu. Klikając na nazwę etapu otrzymamy
jego pełen podgląd zawierający dane wprowadzone podczas jego tworzenia a także listę
wszystkich danych związanych z etapem. Niektóre z etapów mogą zostać oznaczone kolorem
szarym. System symbolizuje w ten sposób że są one zablokowane dla aktualnego użytkownika w
wyniku funkcjonowania mechanizmu zależności.
Dodatkowo, w oknie Historia projektu, znajdują się informacje dotyczące związanych z nim:
Informacji, Zadań, Maili/Faksów otrzymanych, Maili/Faksów wysłanych, Korespondencji grupowej,
Sprzedaży/Zakupów, Przychodów/Kosztów, Gwarancji/Kontraktów serwisowych. Użytkownik może
zadecydować czy okno Historia projektu ma zostać uporządkowane względem typu obiekty, daty
obiektu bądź właściciela obiektu. Poniżej danych opisujących historię kontaktu z klientem znajduje
się sekcja opisująca wszystkie związane z nim dokumenty oraz rezerwacje. Standardowo
wypisywane są tylko najświeższe rekordy w każdej z sekcji (ich ilość konfigurowana jest z
poziomu pliku konfiguracyjnego). Po prawej stronie każdej z sekcji znajduje się link więcej,
kliknięcie którego powoduje otwarcie nowego okna z pełną listą rekordów (informacji, zadań,
projektów itd.).
WAŻNE: Przeglądając dane dotyczące projektu w każdej chwili mamy dostęp do podręcznego
menu, które otwieramy klikając w przycisk .
WAŻNE: Każdą sekcję w formularzu dotyczącym projektu można w łatwy sposób „schować” lub
„odsłonić” klikając w przycisk . To, która sekcja jest standardowo „schowana”, definiuje się w
pliku konfiguracyjnym systemu.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych o projekcie którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 226
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz umożliwiający
modyfikację wszystkich danych dotyczących projektu oraz etapów projektu. Przy użyciu tego
polecenia można zmienić choćby status projektu, co wiąże się z uznaniem go za zamknięty
(pozytywnie bądź też negatywnie). Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy
zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie
w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
WAŻNE: W przypadku projektów to czy możliwa jest edycja rekordu zależy nie tylko od ustawień
w polu prawa ale także od statusu projektu. Mianowicie edycji projektu o statusie zamknięty
pozytywnie/negatywnie nie mogą dokonać osoby które nie posiadają prawa do edycji zamkniętych
projektów. Osoby takie nie mogą także dowiązać do zamkniętego projektu innych rekordów –
takich jak oferty, przychody/koszty, zadania, informacje, gwarancje itd.
Dodawanie oferty/zamówienia
Aby dodać ofertę lub zamówienie związane z danym projektem należy kliknąć lewym przyciskiem
myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję
Dodaj dokument sprzedaży. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który
wypełnia się przy dodawaniu oferty/zamówienia za pomocą opcji Handel->Dodaj
ofertę/zamówienie. Dodatkowo menu Projekt zostanie ustawiony domyślnie na projekt, którego
ma dotyczyć oferta bądź zamówienie.
Odnotowanie przychodu/kosztu
W dowolnym momencie można odnotować przychód lub koszt i powiązać go z projektem. Aby to
zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Odnotuj przychód/koszt. Następnie system ITCube CRM
otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy dodawaniu przychodu/kosztu za
pomocą opcji Handel->Odnotuj przychód/koszt. Dodatkowo menu Projekt zostanie ustawiona
domyślnie na projekt, którego ma dotyczyć dodawany przychód bądź koszt.
Delegowanie zadań
Z każdym projektem można związać zadanie. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem
myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję
Dodaj/deleguj zadanie. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który
wypełnia się przy dodawaniu informacji za pomocą opcji Zadania->Dodaj/deleguj zadanie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 227
Dodatkowo menu Projekt zostanie ustawione domyślnie na nazwę projektu, z którym chcemy
skojarzyć zadanie.
Dodawanie informacji
Z każdym projektem można związać informację. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem
myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję
Dodaj informację. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia
się przy dodawaniu informacji za pomocą opcji Informacje->Dodaj informację. Dodatkowo
menu Projekt zostanie ustawiona domyślnie na nazwę projektu, z którym chcemy skojarzyć
informację.
Rejestrowanie dokumentu
Z każdym projektem można związać dokument. Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem
myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję
Zarejestruj dokument. Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który
wypełnia się przy rejestracji pliku za pomocą opcji Dokumenty->Zarejestruj dokument.
Wysyłanie korespondencji
W każdym momencie można wysłać list, email bądź faks związany z projektem. Aby to zrobić
należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Wyślij list, Wyślij email bądź Wyślij Faks. Następnie system
ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy dodawaniu korespondencji za
pomocą opcji dostępnych w menu głównym systemu. Dodatkowo menu Projekt zostanie
ustawiona domyślnie na nazwę projektu, z którym chcemy skojarzyć korespondencję.
Podgląd kalendarza projektu
W każdym momencie można wyświetlić graficzny kalendarz projektu uwzględniający wszystkie
etapy. Aby etapy były widoczne na kalendarzu muszą mieć wprowadzone daty rozpoczęcia i
zakończenia. I tak aby wyświetlić kalendarz projektu należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na
symbol akcji , znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Kalendarz
projektu.
Wyświetlanie podsumowania przychodów oraz kosztów
Każdy projekt zawiera podsumowanie przychodów oraz kosztów. Aby wyświetlić takie
podsumowanie projektu należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji , znajdujący
się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Podsumowanie przychodów i kosztów.
Dodanie kontraktu serwisowego
W każdym momencie możemy dodać nowy kontrakt serwisowy powiązany od razu z projektem
(etapem projektu). Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji ,
znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj kontrakt serwisowy.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 228
Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji
kontraktu serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj kontrakt serwisowy.
Dodanie zlecenia serwisowego
W każdym momencie możemy dodać nowe zlecenie serwisowe powiązane od razu z projektem
(etapem projektu). Aby to zrobić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji ,
znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Dodaj kontrakt serwisowy.
Następnie system ITCube otworzy formularz identyczny z tym, który wypełnia się przy rejestracji
nowego zlecenia serwisowego za pomocą opcji Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe.
Tworzenie skrótu
Z każdym projektem skojarzyć można skrót czyli odnośnik umieszczony w Panelu głównym
systemu w sekcji Projekty. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol
akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Utwórz skrót na stronie
głównej. Dzięki temu najważniejsze projekty, w których przykładowo realizacji uczestniczymy,
zostają umieszczone w łatwo dostępnym i widocznym miejscu.
Usuwanie skrótu
Skrót usuwamy klikając w symbol akcji znajdujący się po prawej stronie nazwy projektu (w
Panelu głównym systemu) i wybierając opcję Usuń skrót oraz potwierdzając chęć jego usunięcia
(przycisk Tak w okienku wyboru).
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda
potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk
Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
WAŻNE: Usunięcie projektu skutkuje usunięciem wszystkich rekordów „podpiętych” pod niego
(czyli np.: maili, zadań, dokumentów sprzedaży, informacji, itd.).
WAŻNE: Usunięcie etapu projektu nie powoduje usunięcia rekordów podpiętych pod niego.
Rekordy związane z usuniętym etapem są dalej powiązane z nadrzędnym projektem i widoczne w
systemie ITCube.
Kalendarz projektów
System ITCube umożliwia graficzny podgląd wszystkich aktywnych projektów. Wybierając opcję
Projekty->Kalendarz system otworzy nowe okno, w którym będziemy mogli zobaczyć graficzny
rozkład projektów w danym okresie. Po lewej stronie znajduje się opis projektu obejmujący okres
jego trwania, dane dotyczące koordynatora oraz nazwa projektu. Klikając w opis projektu bądź
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 229
prostokąt opisujący projekt mamy możliwość automatycznego przejścia do podglądu danych
związanych z projektem.
Raporty projektów - Rankingi zysku
System ITCube CRM udostępnia wiele możliwości raportowania projektów. W raportach zysku,
interakcji, czy też zadań istnieje możliwość ograniczenia wyników podsumowania statystycznego
do konkretnego projektu bądź grupy projektów. Uzupełnieniem tych analiz są raporty
porównujące projekty. Raporty te są zgrupowane z menu Raporty->Projekty.
Pierwszym z raportów porównującym projekty jest ranking zysku, który możemy wygenerować
klikając w Raporty->Projekty->Ranking zysku. Po wybraniu tej opcji system otworzy
formularz Ranking projektów względem generowanego zysku, składający się z dwóch okien. I tak
w pierwszym z nich znajdują się następujące pola:
• Data proj. od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu.
Daty wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Data zam. od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy zarejestrowanych
sprzedaży, przychodów/kosztów powiązanych z projektami. Daty wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po
lewej stronie pola;
• Status projektu – pole które pozwala zawęzić raport tylko do projektów o wskazanym
statusie;
• Data sprzedaży zamówienia – pole które pozwala ograniczyć raport do dokumentów
sprzedaży których pole Data sprzedaży należy do zdefiniowanego przedziału.
• Obsługujący - Wybranie tej opcji spowoduje, iż system ITCube przeprowadzi obliczenia
statystyczne zysku tylko i wyłącznie dla rekordów, których obsługującym jest wybrany
użytkownik.
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Analiza (obowiązkowe) – rozwijane menu, z którego wybrać należy wartość poddaną
późniejszej analizie statystycznej. Dostępne są następujące wartości:
• Zysk z zamówień realizowanych
• Zysk z zamówień zamkniętych
• Zysk z faktur
• Zysk z zamówień/faktur
• Zysk z przychodów/kosztów
• Zysk ze sprzedaży – opcja ta umożliwia wygenerowanie podsumowania statystycznego
dotyczącego wszystkich powyższych typów;
• Całkowity zysk – opcja ta umożliwia wygenerowanie podsumowania statystycznego
dotyczącego wszystkich typów wchodzących w skład opcji Zysk ze sprzedaży oraz
dodatkowo dokumentów zakupowych. W trybie tym należy dokonać decyzji czy po
stronie kosztów zapisać także cenę zakupu zapisaną na dokumencie sprzedaży;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 230
• Waluta (obowiązkowe) – opcja pozwalająca na wybór z bazy danych tylko tych rekordów,
które wyrażają zysk we wskazanej walucie;
• Uporządkuj (obowiązkowe) - rozwijane menu, z którego wybrać można w jaki sposób mają
być prezentowane wartości w tabeli z podsumowaniem statystycznym. Do wyboru są tutaj
opcje: Malejąco (wyniki w kolumnie Generowany zysk posegregowane będą od najniższej
do najwyższej) oraz Rosnąco (wyniki w kolumnie Generowany zysk posegregowane będą od
najwyższej do najniższej);
• Ilość wyników (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można ile pól
wyników ma zostać wyświetlone jednocześnie w tabeli z podsumowaniem statystycznym.
Druga część formularza (Dane dotyczące parametrów grupowania projektów) zawiera pola służące
określeniu grupy projektów, która ma zostać uwzględniona w podsumowaniu statystycznym. I tak
znajdują się tu następujące pola:
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie rankingu zysku związanego z projektami stworzonymi w
oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
rankingu zysku powiązanego ze wskazanym projektem.
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje ranking zysku dotyczący wszystkich sprzedaży, przychodów/kosztów
związanych z projektami, których właścicielem jest wskazana osoba;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje ranking zysku związany z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować ranking, co uczynić można klikając przycisk
Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj. Po kliknięciu przycisku Generuj
system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie przychodów, kosztów oraz zysków
generowanych przez poszczególne grupy projektów. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze,
system uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy pod względem wysokości generowanego zysku,
zaznaczając kolorem szarym rekord, który spełnia warunki żądane w oknie Dane dotyczące
parametrów grupowania projektów.
Raporty projektów - Rankingi zadań
Drugim z raportów porównującym projekty (tym razem ze względu na czas spędzony na realizację
zadań w obrębie danego projektu) jest ranking zadań, który możemy wygenerować klikając w
Raporty->Projekty->Ranking zadań. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Ranking
projektów względem czasu trwania zadań, składający się z dwóch okien. I tak w pierwszym z nich
znajdują się następujące pola:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 231
• Data proj. od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy rozpoczęcia projektu.
Daty wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w
przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Data zad. od/do – pole, w które wprowadzić należy zakres czasowy zarejestrowanych zadań
powiązanych z projektami. Daty wprowadza się za pomocą systemowego kalendarza, który
wywołać należy klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Status projektu – pole pozwalające zawęzić raport do projektów o wskazanym statusie;
• Data zadania – pole pozwalające zawęzić raport to zadań ze wskazanego przedziału
czasowego;
• Delegujący – rozwijane menu dające możliwość ograniczenia raportu do zadań, które
delegowała konkretna osoba;
• Realizator – rozwijane menu dające możliwość ograniczenia raportu do zadań, które
realizowała konkretna osoba;
• Dział – pole służące do zawężenia całego raportu do rekordów związanych z pracownikami
wskazanego działu;
• Typ zadania – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu zadania. Jeśli żadna z
opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu zadania. Jeśli żadna z
opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Uporządkuj (obowiązkowe) - rozwijane menu, z którego wybrać można w jaki sposób mają
być prezentowane wartości w tabeli z podsumowaniem statystycznym. Do wyboru są tutaj
opcje: Malejąco (wyniki w kolumnie Generowany zysk posegregowane będą od najniższej
do najwyższej) oraz Rosnąco (wyniki w kolumnie Generowany zysk posegregowane będą od
najwyższej do najniższej);
• Ilość wyników (obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego ustalić można ile pól
wyników ma zostać wyświetlone jednocześnie w tabeli z podsumowaniem statystycznym.
Druga część formularza (Dane dotyczące parametrów grupowania projektów) zawiera pola służące
określeniu grupy projektów, która ma zostać uwzględniona w podsumowaniu statystycznym. I tak
znajdują się tu następujące pola:
• Wzorzec – rozwijana lista, z której można wybrać projekt wzorcowy. Rezultatem takiego
działania będzie wygenerowanie rankingu zadań związanego z projektami stworzonymi w
oparciu o wybrany projekt wzorcowy;
• Projekt - rozwijana lista umożliwiająca wybranie projektu, którego dotyczyć ma
podsumowanie statystyczne. Rezultatem działania systemu ITCube będzie wygenerowanie
rankingu zadań powiązanego ze wskazanym projektem.
• Właściciel projektu – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie właściciela projektu.
System wygeneruje ranking zadań związanych z projektami, których właścicielem jest
wskazana osoba;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 232
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wprowadzenie koordynatora projektu. System
wygeneruje ranking zadań związanych z projektami, których koordynatorem jest wskazana
osoba;
Po wypełnieniu wszystkich pól pozostaje wygenerować ranking, co uczynić można klikając przycisk
Generuj, bądź zrezygnować z tego za pomocą przycisku Anuluj. Po kliknięciu przycisku Generuj
system wyświetli tabelę, która umożliwi nam porównanie grup projektów ze względu na łączny
czas zadań wykonanych w ramach projektów. Aby to porównanie było jeszcze łatwiejsze, system
uporządkuje w tabeli wszystkie rekordy pod względem długość spędzonego czasu, zaznaczając
kolorem szarym rekord, który spełnia warunki żądane w oknie Dane dotyczące parametrów
grupowania projektów.
Eksport projektów
Kolejnym raportem w module projekty jest Eksport projektów, który wygenerować można za
pomocą polecenia Raporty->Projekty->Eksport projektów. Wybranie tej opcji spowoduje
otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie
projekty powinny zostać umieszczone w raporcie oraz w jakim formacie ma nastąpić eksport
danych. I tak w oknie pierwszym Dane dotyczące kontrahenta związanego z projektem znajdują
się następujące pola:
• Uwzględnij pole "Związany z" – Pole pozwalające rozszerzyć definicję kontrahenta
związanego z projektem. Standardowo jest to tylko firma wskazana w polu Kontrahent na
formularzu projektu. Po zaznaczeniu tej opcji będzie to także każda firma wskazana w sekcji
Związany z.
• Grupa – rozwijane menu, za pomocą którego zawężamy nasze pytanie do konkretnej grupy
kontrahenta. Grupy kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci-
>Słowniki->Grupy kontrahentów;
• Branża – rozwijane menu, za pomocą którego określamy branżę gospodarki w jakiej działa
kontrahent, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Branże
kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże;
• Status – rozwijane menu, za pomocą którego określamy status kontrahenta, dla którego
chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne. Statusy kontrahentów ustala się za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Statusy;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić rodzaj
pozyskania kontrahenta, który zostanie uwzględniony w statystyce/analizie zysku. Sposoby
pozyskania kontrahentów ustala się za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki-
>Sposoby pozyskania;
• Miasto – pole edycyjne, w które wpisać można nazwę miasta dotyczącego miejsca siedziby
kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Region - rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę regionu dotyczącego
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 233
• Państwo – rozwijane menu, za pomocą którego określamy nazwę państwa dotyczącą
miejsca siedziby kontrahenta, dla którego chcemy wygenerować podsumowanie
statystyczne;
• Potencjał - rozwijane menu, za pomocą którego określamy potencjał kontrahenta, dla
którego chcemy wygenerować podsumowanie statystyczne;
• Data pozyskania (od, do) – pola, które umożliwiają zdefiniowanie przedziału czasowego
określającego datę pozyskania danego kontrahenta. Datę wprowadza się za pomocą
systemowego kalendarza, który wywołać należy klikając w przycisk , znajdujący się po
lewej stronie pola;
• Obsługujący kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy osobę
wyznaczoną na obsługującego danej firmy.
• Właściciel kontrahenta - rozwijane menu, za pomocą którego określamy właściciela
kontrahenta.
Druga część formularza zawiera pola służące uściśleniu raportu ze względu na parametry samego
projektu. I tak znajdują się tu następujące pola:
• Data rozpoczęcia projektu – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego w którym
zawierać ma się pole Data od projektu. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z
systemowego kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący
się po lewej stronie pola;
• Data zakończenia projektu – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego w którym
zawierać ma się pole Data do projektu. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z
systemowego kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący
się po lewej stronie pola;
• Status projektu – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu projektu. Jeśli
żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość,
która ma decydować o tym czy dany projekt znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Wzorzec – rozwijana lista, służąca zawężeniu eksportowanych projektów do tych które
powstały na bazie wskazanego wzorca projektowego. Jeśli żadna z opcji nie zostanie
wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym
czy dany projekt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Właściciel – rozwijana lista umożliwiająca wybranie użytkownika który wprowadził projekt
do systemu. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie
jest to pole, które ma decydować o tym czy dany projekt znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Koordynator – rozwijana lista umożliwiająca wybranie tylko tych projektów których
koordynatorem jest wskazana osoba. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system
generując raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dany projekt
znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 234
Jeśli na formularzu projektu zostały zdefiniowane pola dodatkowe typu słownikowego będą one
także dostępne w powyższej sekcji.
Ostatnia część formularza dotyczy prezentacji wyników raportu. I tak do dyspozycji mamy
następujące wartości:
• Pola raportu – sekcja poświęcona informacjom jakie mają zostać wyświetlone w raporcie;
• Uporządkowanie – rozwijana lista umożliwiająca wybranie kolumny, względem której mają
być posortowane wyniki;
• Format raportu – lista, z której wybrać należy jedną z dwóch wartości: Html lub csv.
Wybranie opcji html spowoduje, iż raport będzie w postaci strony www, natomiast wybranie
opcji csv umożliwi otwarcie raportu w programie Excell.
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
raportu. Aby to uczynić należy nacisnąć przycisk Generuj znajdujący się na dole formularza.
Następnie system otworzy nowe okno z wygenerowanym raportem.
Eksport danych w systemie ITCube
Gdy do systemu ITCube wprowadzona zostanie już duża ilość kontrahentów, a co za tym idzie
będą nawiązywane z nimi kontakty oraz realizowane będą liczne projekty oraz sprzedaże, z
pewnością przyjdzie moment, w którym zaistnieje konieczność sporządzenia raportów. W
systemie ITCube istnieje kilka rodzajów raportów. Pierwszym z nich są ogólne raporty eksportowe
dotyczące kontrahentów, osób kontaktowych, produktów, informacji oraz zadań – dostępne za
pomocą polecenia Raporty->Ogólne. Inne typy raportów służące do analizy danych zostały
umieszczone w następujących podgrupach :
• Sprzedaż (Raporty->Sprzedaż),
• Projekty (Raporty->Projekty),
• Serwis (Raporty->Serwis)
• Użytkownicy (Raporty->Użytkownicy).
• Zadania (Raporty->Zadania),
• Informacje (Raporty->Informacje).
Dodatkowo w systemie ITCube istnieje możliwość rozszerzenia standardowych możliwości
raportujących. Dodatkowe raporty graficzne mogą być tworzone z wykorzystaniem środowiska
raportującego Crystal Raports. Raporty niestandardowe w zależności od zdefiniowanego typu
dostępne są w menu głównym systemu (Raporty->Raporty dodatkowe) bądź w menu
kontekstowym poszczególnych obiektów (np. Kontrahent, Projekt, Gwarancja, Zamówienie itd.)
Eksport kontrahentów
System ITCube umożliwia wygenerowanie raportów eksportowych, w których osoba tworząca
dany raport może precyzyjnie określić kryteria jakie powinien spełnić dany rekord aby został ujęty
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 235
w raporcie. Pierwszym z nich jest raport dotyczący kontrahentów, który wygenerować można za
pomocą polecenia Raporty->Ogólne->Eksport kontrahentów. Wybranie tej opcji spowoduje
otworzenie nowego formularza, za pomocą którego, jak już było wspomniane, można sprecyzować
warunki określające jacy kontrahenci powinni zostać umieszczeni w raporcie. I tak znajdują się
tutaj następujące pola:
• Nazwa raportu(obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną
zapisane warunki definiujące raport kontrahentów;
• Lista firm – pole pozwalające na definiowanie grup wyliczeniowych. Grupy te charakteryzują
się tym iż nie powstają w wyniku podania kryteriów które powinni spełniać ich członkowie
lecz na zasadzie wskazanie konkretnych rekordów. Pole Lista firm zawiera listę
kontrahentów którzy mają tworzyć grupę. Grupa ta może zostać dodatkowo zawężona
poprzez wskazanie wartości pozostałych pól (np. Branża, grupa itd.). Jeśli pole to
pozostawimy nie wypełnione system domniema iż grupa powinna być tworzona na
podstawie parametrów podanych w polach pozostałych spośród wszystkich rekordów.
• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie zostanie
ono wypełnione, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Grupa – rozwijane menu pozwalające określić interesującą nas grupę kontrahentów
(zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy
kontrahentów). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Branża – rozwijane menu umożliwiające zawężenie naszego zapytania do tych
kontrahentów, którzy reprezentują wybraną branżę (wprowadzoną wcześniej do systemu za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów). Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do
kontrahentów dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie
wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o
tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego
podsumowania do kontrahentów pozyskany w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie
zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe
kontrahentów mających znaleźć się w tworzonym podsumowaniu. Jeśli jakieś z tych trzech
pól nie zostanie wypełnione, system generując raport uzna, iż nie należy uwzględniać
danego pola przy sporządzaniu raportu;
• Potencjał – kolejne z rozwijanych menu, za pomocą którego w oparciu o potencjał
kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania, na podstawie którego
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 236
wygenerowany zostanie raport. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie
wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o
tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania kontrahenta.
Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego
za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego
danego kontrahenta. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Właściciel kontrahenta – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Ostatni kontakt – zbiór pól pozwalający na wybór tylko tych kontrahentów z którymi ostatni
kontakt miał miejsce w określonym przedziale czasu. Oprócz definiowania interesującego
nas okresu czasowego system pozwala także na wskazanie rodzaju wpisów które
traktowane będą jako opis ostatniego kontaktu z klientem.
Przykład 1. Jeśli interesuje nas wybór kontrahentów z którymi mieliśmy kontakt w ciągu
ostatnich 3 miesięcy przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie korespondencji
elektronicznej bądź wykonanie związanego z nimi zadania należy:
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Istniał kontakt w ciągu ostatnich” wybrać wartość 3
miesiące.
-W polu „Informacje” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Zadania” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartość *Dowolny typ zadania* oraz Korespondencja
przychodząca.
Przykład 2. Jeśli natomiast interesuje nas wybór kontrahentów z którymi nie mieliśmy
kontaktu w ciągu ostatniego roku przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie bądź
wysłanie korespondencji elektronicznej oraz informację o typie Wykonany telefon należy:
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Brak kontaktu w ciągu ostatnich” wybrać wartość Rok.
-W polu „Zadania” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Informacje” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartości Wykonany telefon oraz *Dowolny typ
korespondencji*
WAŻNE: Należy pamiętać iż w przypadku definiowania grupy kontrahentów typu „Był
kontakt w ciągu ostatnich ....” pola „Zadania”, „Informacje” oraz „Korespondencja” łączone
są spójnikiem lub. Jeśli natomiast definiujemy grupę typu „Brak kontaktu w ciągu
ostatnich ...” pola te łączone są spójnikiem i.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 237
• Udział w projektach – pole pozwalające zawęzić zbiór kontrahentów do tych firm które brały
udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić czy dana firma brała udział
we wszystkich podanych projektach (zaznaczone pole i), czy co najmniej w jednym z nich
(zaznaczone pole lub). Warto podkreślić iż pole to pozwala nam także na wskazanie
poszczególnych etapów konkretnego projektu. Jeśli zależy nam na wyborze konkretnego
etapu należy po wyświetleniu przeglądarki projektów wejść do menu kontekstowego
projektu oraz wybrać menu podręczne o nazwie „Załącz do formularza wybrany etap”.
Zawiera ono listę wszystkich etapów danego projektu. Co ważne pole Udział w projektach
może jednocześnie zawierać zarówno wpisy dotyczące projektów jaki i poszczególnych
etapów;
• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących kontrahenta. Dodatkowo
możemy określić czy dana firma ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co
najmniej jedną z nich (zaznaczone pole lub);
• Kategorie produktów – pole umożliwiające wybranie kilku kategorii produktów, którymi jest
zainteresowany dany kontrahent. Dodatkowo możemy określić czy firma ma być
zainteresowana wszystkimi wybranymi kategoriami (zaznaczone pole i), czy co najmniej
jednym z nich (zaznaczone pole lub);
WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący kontrahentów,
to istnieje możliwość sprecyzowania grupy kontrahentów za pomocą tych właśnie pól (o ile są to
pola w postaci rozwijanych list).
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
raportu. Aby to uczynić należy w oknie Dane dotyczące formatu raportu w polu Pola raportu
zaznaczyć jakie informacje o kontrahencie mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać po
jakiej kolumnie system ma posortować wyniki (pole Uporządkowanie). Oprócz tego możemy
wybrać format raportu. Do tego służy pole Format raportu umożliwiające zadecydować czy raport
ma być w postaci HTML – zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, czy w formacie CSV - plik z
raportem zostanie zapisany na dysku, a następnie można otworzyć go za pomocą programu
obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excell. W polu Format raportu można wybrać także
opcję Arkusz nalepek. Dzięki niej możliwe jest seryjne wydrukowanie nalepek z adresami
kontrahentów. Więcej o seryjnym adresowaniu kopert znaleźć można w rozdziale 18. Jeśli wiemy
iż tworzony raport będzie wielokrotnie używany w przyszłości możemy umieścić jego definicję w
bazie danych naciskając przycisk Dodaj. Dostęp do zapisanych raportów umożliwia sekcja Dane
dotyczące generowania raportu a jeśli podczas zapisywania raportu zaznaczona była opcja Skrót
na stronie głównej dostęp do niego możliwy będzie także z poziomu panelu głównego systemu w
sekcji Zakładki raportów. Aby wygenerować wcześniej zapisany raport kontrahentów należy
wybrać w oknie Dane dotyczące generowania raportu w polu Nazwa raportu jego nazwę a
następnie kliknąć przycisk Generuj. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna z
danymi opisującymi wybrany raport, w którym możemy jeszcze uzupełnić informacje dotyczące
selekcji kontrahentów oraz kolumn które mają być wyświetlane w raporcie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 238
WAŻNE: Jeśli nie wypełniliśmy żadnego z pól podczas wypełniania formularza Dane dotyczące
definicji raportu uzyskany edytowalny plik w formacie CSV (lub HTML) będzie po prostu pełnym
spisem wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie.
WAŻNE: Jeśli wypełniliśmy pole Zakres wyświetlone zostaną tylko rekordy których numer
porządkowy leży w podanym przedziale.
Dodatkowo zawsze możemy usunąć definicję raportu kontrahentów wybierając w oknie Dane
dotyczące generowania raportu w polu Nazwa raportu konkretną nazwę już zdefiniowanego
raportu a następnie klikając przycisk Usuń.
Eksport osób kontaktowych
Drugim z raportów możliwych do wygenerowania za pomocą systemu ITCube jest raport
dotyczący osób kontaktowych, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty-
>Ogólne->Eksport kontaktów. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza,
za pomocą którego można sprecyzować warunki określające jakie osoby kontaktowe powinny
zostać umieszczone w raporcie. I tak znajdują się tutaj następujące pola:
• Nazwa raportu (obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną
zapisane warunki definiujące raport osób kontaktowych;
Pola dotyczące kontrahenta, z którym związana jest osoba kontaktowa mająca znaleźć się w
tworzonym raporcie:
• Lista firm – pole pozwalające na definiowanie grup wyliczeniowych. Grupy te charakteryzują
się tym iż nie powstają w wyniku podania kryteriów które powinni spełniać ich członkowie
lecz na zasadzie wskazanie konkretnych rekordów. Pole Lista firm zawiera listę
kontrahentów których osoby kontaktowe mają tworzyć grupę. Grupa ta może zostać
dodatkowo zawężona poprzez wskazanie wartości pozostałych pól (np. Branża, grupa itd.).
Jeśli pole to pozostawimy nie wypełnione system domniema iż grupa powinna być tworzona
na podstawie parametrów podanych w polach pozostałych spośród wszystkich rekordów.
• Udział w projektach – pole pozwalające zawęzić zbiór osób kontaktowych do tych których
nadrzędny kontrahent brał udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić
czy dana firma brała udział we wszystkich podanych projektach (zaznaczone pole i), czy co
najmniej w jednym z nich (zaznaczone pole lub). Warto podkreślić iż pole to pozwala nam
także na wskazanie poszczególnych etapów konkretnego projektu. Jeśli zależy nam na
wyborze konkretnego etapu należy po wyświetleniu przeglądarki projektów wejść do menu
kontekstowego projektu oraz wybrać menu podręczne o nazwie „Załącz do formularza
wybrany etap”. Zawiera ono listę wszystkich etapów danego projektu. Co ważne pole Udział
w projektach może jednocześnie zawierać zarówno wpisy dotyczące projektów jaki i
poszczególnych etapów;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 239
• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie zostanie
ono wypełnione, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana
osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym;
• Grupa – rozwijane menu pozwalające określić interesującą nas grupę kontrahentów
(zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy
kontrahentów). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie
raporcie;
• Branża – rozwijane menu umożliwiające zawężenie naszego zapytania do tych
kontrahentów, którzy reprezentują wybraną branżę (wprowadzoną wcześniej do systemu za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów). Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy
dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do osób
związanych z kontrahentami dysponującymi konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie
zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana
osoba znajdzie się w tworzonym właśnie raporcie;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego zbioru do
osób związanych z kontrahentami pozyskanymi w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie
zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana
osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe
kontrahentów zatrudniających osoby, które mają znaleźć się w tworzonym raporcie. Jeśli
jakieś z tych trzech pól nie zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać
danego pola przy sporządzaniu podsumowania;
• Potencjał – kolejne z rozwijanych menu, za pomocą którego w oparciu o potencjał
kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania, na podstawie którego
wygenerowany zostanie raport. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie
wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany kontakt
znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym czy też nie;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania kontrahenta.
Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego
za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego
danego kontrahenta. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie
raporcie;
• Właściciel kontrahenta – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 240
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
Pola dotyczące bezpośrednio osoby kontaktowej:
• Nazwisko i imię – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy osoby kontaktowej pod jaką znana
jest ona w systemie. Jeśli pole nie zostanie wypełnione, system generując dany raport uzna,
iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Płeć – rozwijane menu pozwalające określić płeć osób kontaktowych, które powinny znaleźć
się w raporcie. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie
się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Wiek – rozwijane menu, z którego możemy wybrać przedział wiekowy osób kontaktowych;
• Kontrahent – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do
osób kontaktowych powiązanych z konkretną firmą (do wybory są tutaj wszyscy kontrahenci
wprowadzeni do systemu). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany
raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa
znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do osób
kontaktowych dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie
wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o
tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego
podsumowania do osób kontaktowych pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Miasto, Region, Państwo – pola za pomocą, których określić można dane teleadresowe
kontrahentów mających znaleźć się w tworzonym podsumowaniu. Jeśli jakieś z tych trzech
pól nie zostanie wypełnione, system generując raport uzna, iż nie należy uwzględniać
danego pola przy sporządzaniu raportu;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego pozyskania osoby
kontaktowej. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza,
przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Ostatni kontakt – zbiór pól pozwalający na wybór tylko tych osób kontaktowych z którymi
ostatni kontakt miał miejsce w określonym przedziale czasu. Oprócz definiowania
interesującego nas okresu czasowego system pozwala także na wskazanie rodzaju wpisów
które traktowane będą jako opis ostatniego kontaktu z klientem.
Przykład 1. Jeśli interesuje nas wybór osób kontaktowych z którymi mieliśmy kontakt w
ciągu ostatnich 3 miesięcy przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie korespondencji
elektronicznej bądź wykonanie związanego z nimi zadania należy:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 241
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Istniał kontakt w ciągu ostatnich” wybrać wartość 3
miesiące.
-W polu „Informacje” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Zadania” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartość *Dowolny typ zadania* oraz Korespondencja
przychodząca.
Przykład 2. Jeśli natomiast interesuje nas wybór osób kontaktowych z którymi nie
mieliśmy kontaktu w ciągu ostatniego roku przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie
bądź wysłanie korespondencji elektronicznej oraz informację o typie Telefon należy:
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Brak kontaktu w ciągu ostatnich” wybrać wartość Rok.
-W polu „Zadania” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Informacje” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartości Telefon oraz *Dowolny typ korespondencji*
WAŻNE: Należy pamiętać iż w przypadku definiowania grupy osób kontaktowych typu „Był
kontakt w ciągu ostatnich ....” pola „Zadania”, „Informacje” oraz „Korespondencja” łączone
są spójnikiem lub. Jeśli natomiast definiujemy grupę typu „Brak kontaktu w ciągu
ostatnich ...” pola te łączone są spójnikiem i.
• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących kontakt. Dodatkowo możemy
określić czy dana osoba ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co najmniej
jedną z nich (zaznaczone pole lub);
• Kategorie produktów – pole umożliwiające wybranie kilku kategorii produktów, którymi jest
zainteresowana dana osoba kontaktowa. Dodatkowo możemy określić czy kontakt ma być
zainteresowany wszystkimi wybranymi kategoriami (zaznaczone pole i), czy co najmniej
jednym z nich (zaznaczone pole lub);
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontaktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego daną
osobę. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która
ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonym właśnie raporcie;
• Właściciel – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących osób kontaktowych za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie.
WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący osób
kontaktowych, to istnieje możliwość sprecyzowania grupy osób kontaktowych za pomocą tych
właśnie pól (o ile są to pola w postaci rozwijanych list).
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
raportu. Aby to uczynić należy w oknie Dane dotyczące formatu raportu w polu Pola raportu
zaznaczyć jakie informacje o osobie kontaktowej mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać
po jakiej kolumnie system ma posortować wyniki (pole Uporządkowanie). Oprócz tego możemy
wybrać format raportu. Do tego służy pole Format raportu umożliwiające zadecydować czy raport
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 242
ma być w postaci HTML – zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, czy w formacie CSV - plik z
raportem zostanie zapisany na dysku, a następnie można otworzyć go za pomocą programu
obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excell. W polu Format raportu można wybrać także
opcję Arkusz nalepek. Dzięki niej możliwe jest seryjne wydrukowanie nalepek z adresami osób
kontaktowych. Więcej o seryjnym adresowaniu kopert znaleźć można w rozdziale 18. Jeśli wiemy
iż tworzony raport będzie wielokrotnie używany w przyszłości możemy umieścić jego definicję w
bazie danych naciskając przycisk Dodaj. Dostęp do zapisanych raportów umożliwia sekcja Dane
dotyczące generowania raportu a jeśli podczas zapisywania raportu zaznaczona była opcja Skrót
na stronie głównej dostęp do niego możliwy będzie także z poziomu panelu głównego systemu w
sekcji Zakładki raportów. Aby wygenerować wcześniej zapisany raport kontrahentów należy
wybrać w oknie Dane dotyczące generowania raportu w polu Nazwa raportu jego nazwę a
następnie kliknąć przycisk Generuj. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna z
danymi opisującymi wybrany raport, w którym możemy jeszcze uzupełnić informacje dotyczące
selekcji osób kontaktowych oraz kolumn które mają być wyświetlane w raporcie.
WAŻNE: Jeśli nie wypełniliśmy żadnego z pól podczas wypełniania formularza Dane dotyczące
definicji raportu uzyskany edytowalny plik w formacie CSV (lub HTML) będzie po prostu pełnym
spisem wszystkich osób kontaktowych zarejestrowanych w systemie.
WAŻNE: Jeśli wypełniliśmy pole Zakres wyświetlone zostaną tylko rekordy których numer
porządkowy leży w podanym przedziale.
Zawsze możemy usunąć definicję raportu osób kontaktowych wybierając w oknie Dane dotyczące
generowania raportu w polu Nazwa raportu konkretną nazwę już zdefiniowanego raportu a
następnie klikając przycisk Usuń.
Eksport informacji
Kolejnym raportem możliwym do wygenerowania za pomocą systemu ITCube CRM jest raport
dotyczący informacji, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Ogólne-
>Eksport informacji. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą
którego można sprecyzować warunki określające jakie informacje powinny zostać umieszczone w
raporcie. I tak znajdują się tutaj następujące pola opisujące nadrzędnego kontrahenta informacji:
• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie zostanie
ono wypełnione, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Grupa – rozwijane menu pozwalające określić interesującą nas grupę kontrahentów
(zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy
kontrahentów). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 243
• Branża – rozwijane menu umożliwiające zawężenie naszego zapytania do tych
kontrahentów, którzy reprezentują wybraną branżę (wprowadzoną wcześniej do systemu za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów). Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do
kontrahentów dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie
wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o
tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego
podsumowania do kontrahentów pozyskany w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie
zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe
kontrahentów mających znaleźć się w tworzonym podsumowaniu. Jeśli jakieś z tych trzech
pól nie zostanie wypełnione, system generując raport uzna, iż nie należy uwzględniać
danego pola przy sporządzaniu raportu;
• Potencjał – kolejne z rozwijanych menu, za pomocą którego w oparciu o potencjał
kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania, na podstawie którego
wygenerowany zostanie raport. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie
wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o
tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania kontrahenta.
Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego
za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego
danego kontrahenta. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Właściciel kontrahenta – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu;
Oraz pola opisujące informację :
• Data od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego wprowadzonej informacji.
Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego za
pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 244
• Typ informacji – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu informacji. Jeśli
żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość,
która ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Kontrahent – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy firmy, której mają dotyczyć
informacje. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie
jest to pole, które ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się w tworzonym
właśnie podsumowaniu;
• Kontakt – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwiska osoby kontaktowej, której mają
dotyczyć informacje. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując dany
raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się
w tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie;
• Temat – edycyjne pole umożliwiające podanie tematu informacji jaka ma zostać
uwzględniona w raporcie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wyprowadzona, system generując
raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się
w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Treść – edycyjne pole umożliwiające podanie fragmentu treści informacji jaka ma zostać
uwzględniona w raporcie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wyprowadzona, system generując
raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się
w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Projekt – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy projektu, którego mają dotyczyć
informacje. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie
jest to pole, które ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się w tworzonym
właśnie podsumowaniu;
• Etap projektu – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy etapu wyżej wybranego
projektu, którego mają dotyczyć informacje. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana,
system generując raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dana
informacja znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Właściciel – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących informacji za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy danego
rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest
to wartość, która ma decydować o tym czy dana informacja znajdzie się w tworzonym
właśnie podsumowaniu.
WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący informacji, to
istnieje możliwość sprecyzowania grupy informacji za pomocą tych właśnie pól (o ile są to pola w
postaci rozwijanych list).
• Pola raportu – sekcja poświęcona danym jakie mają zostać wyświetlone w raporcie;
• Uporządkowanie – rozwijana lista umożliwiająca wybranie kolumny, względem której mają
być posortowane wyniki;
• Format raportu – lista umożliwiająca wybranie czy raport ma być w postaci HTML czy CSV.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 245
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
raportu. Aby to uczynić należy w oknie Dane dotyczące formatu raportu w polu Pola raportu
zaznaczyć jakie dane o informacji mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać po jakiej
kolumnie system ma posortować wyniki (pole Uporządkowanie). Oprócz tego możemy wybrać
format raportu. Do tego służy pole Format raportu umożliwiające zadecydować czy raport ma być
w postaci HTML – zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, czy w formacie CSV - plik z
raportem zostanie zapisany na dysku, a następnie można otworzyć go za pomocą programu
obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excell. Jeśli wiemy iż tworzony raport będzie
wielokrotnie używany w przyszłości możemy umieścić jego definicję w bazie danych naciskając
przycisk Dodaj. Dostęp do zapisanych raportów umożliwia sekcja Dane dotyczące generowania
raportu a jeśli podczas zapisywania raportu zaznaczona była opcja Skrót na stronie głównej
dostęp do niego możliwy będzie także z poziomu panelu głównego systemu w sekcji Zakładki
raportów. Aby wygenerować wcześniej zapisany raport informacji należy wybrać w oknie Dane
dotyczące generowania raportu w polu Nazwa raportu jego nazwę a następnie kliknąć przycisk
Generuj. Odpowiedzią systemu ITCube będzie otwarcie nowego okna z danymi opisującymi
wybrany raport, w którym możemy jeszcze uzupełnić parametry wyboru informacji oraz kolumn
które mają być wyświetlane w raporcie.
Eksport zadań
Kolejnym raportem możliwym do wygenerowania za pomocą systemu ITCube CRM jest raport
dotyczący zadań, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Ogólne->Eksport
zadań. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można
sprecyzować warunki określające jakie zadania powinny zostać umieszczone w raporcie. I tak
znajdują się tutaj następujące pola opisujące kontrahenta nadrzędnego związanego z zadaniem:
• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie zostanie
ono wypełnione, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Grupa – rozwijane menu pozwalające określić interesującą nas grupę kontrahentów
(zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy
kontrahentów). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Branża – rozwijane menu umożliwiające zawężenie naszego zapytania do tych
kontrahentów, którzy reprezentują wybraną branżę (wprowadzoną wcześniej do systemu za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów). Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do
kontrahentów dysponujących konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 246
wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o
tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego
podsumowania do kontrahentów pozyskany w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie
zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe
kontrahentów mających znaleźć się w tworzonym podsumowaniu. Jeśli jakieś z tych trzech
pól nie zostanie wypełnione, system generując raport uzna, iż nie należy uwzględniać
danego pola przy sporządzaniu raportu;
• Potencjał – kolejne z rozwijanych menu, za pomocą którego w oparciu o potencjał
kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania, na podstawie którego
wygenerowany zostanie raport. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie
wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o
tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania kontrahenta.
Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego
za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego
danego kontrahenta. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Właściciel kontrahenta – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu;
Oraz pole opisujące zadanie :
• Data od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego daty rozpoczęcia zadania.
Odpowiednią datę wprowadza korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego za
pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola;
• Typ zadania – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu zadania. Jeśli żadna z
opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające wpisanie nazwy zadań, które mają zostać
umieszczone w raporcie. W przypadku gdy pozostawimy to pole nie wypełnione system
uzna, iż nie jest to wartość, którą ma uwzględnić w podsumowaniu statystycznym;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 247
• Status – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego statusu zadania. Jeśli żadna z
opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Kontrahent – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy firmy, której mają dotyczyć
zadanie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest
to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Kontakt – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwiska osoby kontaktowej, której mają
dotyczyć zadania. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując dany raport
uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu czy też nie;
• Del. opis – edycyjne pole umożliwiające podanie fragmentu opisu wprowadzonego przez
osobę delegującą zadanie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wyprowadzona, system
generując raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie
znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Real. opis – edycyjne pole umożliwiające podanie fragmentu opisu wprowadzonego przez
osobę realizującą zadanie. Jeśli żadna wartość nie zostanie wyprowadzona, system
generując raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie
znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Projekt – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy projektu, którego mają dotyczyć
zadania. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest
to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Etap projektu – rozwijana lista umożliwiająca podanie nazwy etapu wyżej wybranego
projektu, którego mają dotyczyć zadania. Jeśli żadna wartość nie zostanie wybrana, system
generując raport uzna, iż nie jest to pole, które ma decydować o tym czy dane zadanie
znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Delegujący – rozwijane menu dające możliwość ograniczenia raportu do zadań, które
delegowała konkretna osoba;
• Realizator – rozwijane menu dające możliwość ograniczenia raportu do zadań, które
realizowała konkretna osoba.
WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący zadań, to
istnieje możliwość sprecyzowania grupy zadań za pomocą tych właśnie pól (o ile są to pola w
postaci rozwijanych list).
• Pola raportu – sekcja poświęcona danym jakie mają zostać wyświetlone w raporcie;
• Uporządkowanie – rozwijana lista umożliwiająca wybranie kolumny, względem której mają
być posortowane wyniki;
• Format raportu – lista umożliwiająca wybranie czy raport ma być w postaci HTML , CSV czy
iCalendar.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 248
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
raportu. Aby to uczynić należy w oknie Dane dotyczące formatu raportu w polu Pola raportu
zaznaczyć jakie informacje o zadaniu mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać po jakiej
kolumnie system ma posortować wyniki (pole Uporządkowanie). Oprócz tego możemy wybrać
format raportu. Do tego służy pole Format raportu umożliwiające zadecydować czy raport ma być
w postaci HTML – zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, czy w formacie CSV - plik z
raportem zostanie zapisany na dysku, a następnie można otworzyć go za pomocą programu
obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excel. Dodatkowo istnieje możliwość eksportu zadań
do formatu iCalendar. Po wybraniu tej opcji zadania zostaną zapisane w formacie który można
będzie zaimportować do aplikacji typu Microsoft Outlook bądź Google (np. w celu przeniesienia
kalendarza do urządzenia mobilnego). Jeśli wiemy iż tworzony raport będzie wielokrotnie używany
w przyszłości możemy umieścić jego definicję w bazie danych naciskając przycisk Dodaj. Dostęp
do zapisanych raportów umożliwia sekcja Dane dotyczące generowania raportu a jeśli podczas
zapisywania raportu zaznaczona była opcja Skrót na stronie głównej dostęp do niego możliwy
będzie także z poziomu panelu głównego systemu w sekcji Zakładki raportów. Aby wygenerować
wcześniej zapisany raport zadań należy wybrać w oknie Dane dotyczące generowania raportu w
polu Nazwa raportu jego nazwę a następnie kliknąć przycisk Generuj. Odpowiedzią systemu
ITCube będzie otwarcie nowego okna z danymi opisującymi wybrany raport, w którym możemy
jeszcze uzupełnić informacje dotyczące selekcji zadań oraz kolumn które mają być wyświetlane w
raporcie.
Eksport produktów
Kolejnym raportem możliwym do wygenerowania za pomocą systemu ITCube jest raport
dotyczący produktów/usług, który wygenerować można za pomocą polecenia Raporty->Ogólne-
>Eksport produktów. Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą
którego można sprecyzować warunki określające jakie produkty/usługi powinny zostać
umieszczone w raporcie. I tak znajdują się tutaj następujące pola:
• Nazwa (obowiązkowe) – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy pod jaką zostaną zapisane
warunki definiujące raport produktów;
• Typ – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniego typu produktu. Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Kategoria – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniej kategorii produktów. Jeśli żadna
z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie jest to wartość,
która ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Nazwa/Kod - pola edycyjne służące wpisaniu fragmentu nazwy/kodu produktu. Jeśli żadna
wartość nie zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która
ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 249
• Opis - pole edycyjne służące wpisaniu fragmentu opisu produktu. Jeśli żadna wartość nie
zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować
o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Numer katalogowy - pole edycyjne służące wpisaniu numeru produktu z katalogu
branżowego. Jeśli żadna wartość nie zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie
jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym
właśnie podsumowaniu;
• Numer EAN – pole poświęcone numerowi EAN produktu. Jeśli żadna wartość nie zostanie
wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym
czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu statystycznym;
• Producent – edycyjne pole umożliwiające ograniczenie raportu do konkretnego producenta.
Jeśli żadna wartość nie zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Dostawca – edycyjne pole umożliwiające ograniczenie raportu do konkretnego dostawcy.
Jeśli żadna wartość nie zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Koordynator – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących produktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy danego
rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie
jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonym
właśnie podsumowaniu;
• Cena sprzedaży – rozwijana lista umożliwiająca wybranie rodzaju ceny, której dotyczyć
będą warunki określone w polach: Waluta, Cena sprzedaży od/do;
• Waluta – rozwijana lista, służąca wybraniu odpowiedniej waluty ceny produktu. Jeśli żadna z
opcji nie zostanie wybrana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma
decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Cena sprzedaży od,do - pola umożliwiające sprecyzowanie przedziału cenowego produktów,
które mają zostać uwzględnione w podsumowaniu statystycznym. Jeśli żadna wartość nie
zostanie podana, system generując raport uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować
o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie podsumowaniu;
• Cena zakupu od,do - pola umożliwiające sprecyzowanie przedziału cenowego kosztu
pozyskania produktów, które mają zostać uwzględnione w podsumowaniu statystycznym.
Jeśli żadna wartość nie zostanie wpisana, system generując raport uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dany produkt znajdzie się w tworzonym właśnie
podsumowaniu;
• Właściciel – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących produktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy danego
rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując dany raport uzna, iż nie
jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany produkt/usługa znajdzie się w
tworzonym właśnie podsumowaniu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 250
WAŻNE: Jeśli został włączony mechanizm definiowania dodatkowych pól dotyczący
produktów/usług, to istnieje dodatkowo możliwość sprecyzowania grupy produktów za pomocą
tych właśnie pól (o ile są to pola w postaci rozwijanych list).
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy przystąpić do wygenerowania
raportu. Aby to uczynić należy w oknie Dane dotyczące formatu raportu w polu Pola raportu
zaznaczyć jakie informacje o produkcie mają być wyświetlone. Dodatkowo należy wybrać po jakiej
kolumnie system ma posortować wyniki (pole Uporządkowanie). Oprócz tego możemy wybrać
format raportu. Do tego służy pole Format raportu umożliwiające zadecydować czy raport ma być
w postaci HTML – zostanie wyświetlony w oknie przeglądarki, czy w formacie CSV - plik z
raportem zostanie zapisany na dysku, a następnie można otworzyć go za pomocą programu
obsługującego format CSV czyli np. Microsoft Excell.
WAŻNE: Jeśli nie wypełniliśmy żadnego z pól podczas wypełniania formularza Dane dotyczące
definicji raportu uzyskany edytowalny plik w formacie CSV (lub HTML) będzie po prostu pełnym
spisem wszystkich produktów zarejestrowanych w systemie.
Adresowanie kopert
System ITCube CRM umożliwia drukowanie naklejek na koperty z adresem kontrahenta bądź
osoby kontaktowej. Możliwe jest zarówno wydrukowanie jednej naklejki poświęconej konkretnej
osobie bądź firmie jak i seryjne zaadresowanie kopert wcześniej zdefiniowanej grupy
kontrahentów lub kontaktów.
Wydruk pojedynczej nalepki na kopertę
Aby wydrukować naklejkę z adresem konkretnej firmy bądź osoby kontaktowej należy wybrać
opcję Drukuj nalepkę z menu kontekstowego kontrahenta lub kontaktu. Odpowiedzią systemu
będzie otwarcie formularza, w którym możliwe będzie zdefiniowanie parametrów wydruku.
Formularz składa się z dwóch okien. I tak w pierwszym z nich (okno Parametry strony) do
dyspozycji mamy następujące pola:
• Szerokość/Wysokość – pola pozwalające zdefiniować szerokość oraz wysokość strony, na
której będą drukowane nalepki;
• Margines lewy/prawy – pola umożliwiające podanie poziomych marginesów strony;
• Margines górny/dolny - pola umożliwiające podanie pionowych marginesów strony;
• Wielkość czcionki – parametr określający wielkość czcionki wydruku;
• Ilość kolumn - parametr mówiący na ile kolumn ma zostać podzielona strona;
• Ilość wierszy – parametr określający ilość wierszy wydruku.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 251
W drugim oknie Parametry naklejki system ITCube CRM umożliwia wprowadzenie następujących
wartości:
• Margines lewy/prawy – pola umożliwiające podanie poziomych marginesów naklejki;
• Margines górny/dolny – pola umożliwiające podanie pionowych marginesów naklejki;
• Kolumna, Wiersz – pola umożliwiające podanie, w którym miejscu na stronie ma zostać
wydrukowana naklejka.
WAŻNE: Wszystkie pola posiadają wartości domyślne. Wszystkie te wartości są zdefiniowane w
pliku itcube.ini.
Po zdefiniowaniu parametrów wydruku należy wcisnąć przycisk Generuj. Rezultatem takiego
działania będzie wyświetlenie podglądu wydruku w oknie poniżej. Następnie należy wydrukować
nalepkę klikając na ikonkę drukarki.
Seryjne drukowanie naklejek
System ITCube CRM umożliwia także seryjny druk naklejek z adresami kontrahentów bądź
kontaktów. I tak aby wydrukować seryjnie naklejki należy wybrać opcję Raporty->Ogólne-
>Kontrahenci (Raporty->Ogólne->Kontakty), zdefiniować grupę docelową firm (osób
kontaktowych), a następnie przy generowaniu raportu wybrać opcję Arkusz naklejek w oknie Dane
dotyczące formatu raportu. Odpowiedzią systemu będzie umożliwienie wprowadzenia danych
opisujących druk naklejek. I tak do dyspozycji mamy następujące pola:
• Szerokość/Wysokość – pola pozwalające zdefiniować szerokość oraz wysokość strony, na
której będą drukowane nalepki;
• Marg. str. lewy/prawy – pola umożliwiające podanie poziomych marginesów strony;
• Marg. str. górny/dolny - pola umożliwiające podanie pionowych marginesów strony;
• Marg. nak. lewy/prawy – pola umożliwiające podanie poziomych marginesów naklejki;
• Marg. nak. górny/dolny - pola umożliwiające podanie pionowych marginesów naklejki;
• Dane dodatkowe – sekcja umożliwiająca wybranie czy ma być drukowany adres służbowy
czy prywatny (w przypadku osoby kontaktowej) oraz możliwość zadecydowania czy
drukować nazwę kraju na nalepce;
• Wielkość czcionki – parametr określający wielkość czcionki wydruku;
• Ilość kolumn - parametr mówiący na ile kolumn ma zostać podzielona strona;
• Ilość wierszy – parametr określający ilość wierszy na stronie;
Po zdefiniowaniu parametrów wydruku należy wcisnąć przycisk Generuj. Rezultatem takiego
działania będzie wyświetlenie podglądu wydruku. Następnie należy wydrukować nalepki klikając
na ikonkę drukarki.
Intranet
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 252
System ITCube umożliwia uproszczenie oraz ujednolicenie części procesów i czynności
zachodzących w danej firmie. Tak więc, dzięki poleceniom zawartym w menu Intranet możliwe
stanie się np. rezerwowanie zasobów współdzielonych, budowa pomocy wewnętrznej firmy,
kontrola ponoszonych kosztów oraz zarządzanie nieobecnościami (np. urlopami, delegacjami)
pracowników. Moduł Intranet w systemie ITCube umożliwia także sformalizowany obieg informacji
pomiędzy zarejestrowanymi użytkownikami systemu. Tym samym daje nam możliwość szybkiego
powiadomienia wszystkich zainteresowanych osób o istotnym z naszego punktu widzenia fakcie,
który może wpłynąć na prowadzony właśnie projekt, bądź na dalsze kontakty z danym klientem.
Wprowadzanie nowego ogłoszenia
Jednym ze sposobów komunikacji mającej na celu powiadomienie dużej grupy ludzi o zaistniałym
zdarzeniu jest dodawanie ogłoszeń. Ogłoszenia są następnie widoczne przez innych użytkowników
systemu na intranetowej tablicy ogłoszeń. Ogłoszenia wprowadzamy do systemu za pomocą
polecenia Intranet->Dodaj ogłoszenie bądź Ekstranet->Dodaj ogłoszenie Po wybraniu
wyżej wspomnianej opcji, otwarty zostanie nowy formularz Dodaj ogłoszenie. Za pomocą tego
ogłoszenia określić będziemy mogli wszystkie parametry nowo tworzonej wiadomości. I tak w
formularzu tym znaleźć będziemy mogli następujące pola:
• Temat – pole pozwalające zdefiniować temat ogłoszenia;
• Data od, do (obowiązkowe) – pola umożliwiające określić zakres czasowy, w którym będzie
publikowana informacja. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego kalendarza,
który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data.
Datę można także wprowadzić przy użyciu klawiatury pamiętając o zachowaniu
odpowiedniego formatu daty;
• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do wiadomości dowolnych plików, które
zawierać mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej ogłoszenie. Plik
dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Dokumenty. Po
kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system powinien otworzyć nowe okno, w którym
wyszczególnione są wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia
Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie
zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas dodawania ogłoszenia
klikając przycisk . Więcej na temat dołączania plików (dokumentów) znaleźć można w
sekcji poświęconej dokumentom;
• Kontrahent – rozwijane menu umożliwiające wybór (spośród wcześniej wprowadzonych do
systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczyć będzie tworzona właśnie wiadomość;
• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonać możemy wyboru osoby
kontaktowej dla wybranej powyżej firmy;
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego
dotyczyć będzie wprowadzane właśnie do systemu ogłoszenie;
• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu wybranego
powyżej projektu, którego dotyczyć będzie wprowadzane właśnie do systemu ogłoszenie;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 253
• Treść – właściwe pole edycyjne umożliwiające wpisanie treści samego ogłoszenia;
• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu;
Ostatnie dwa pola formularza definiują Prawa dostępu do tworzonego właśnie rekordów. Są to
następujące pola:
• Użytkownicy odczyt/zapis – okna Użytkownicy - Odczyt i Użytkownicy - Edycja pozwalające
określić, jaka grupa użytkowników (oprócz administratora systemu i twórcy rekordu) będzie
miała możliwość dokonania odczytu (należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w
oknie Użytkownicy - Odczyt klikając na ich nazwę lewym przyciskiem myszki) bądź
modyfikacji danych (należy wybrać konkretną grupę/grupy użytkowników w oknie
Użytkownicy - Edycja klikając na ich nazwę lewym przyciskiem myszki) zawartych w danym
rekordzie. Aby wybrać kilka grup jednocześnie należy trzymając przyciśnięty klawisz CTRL
wybrać interesujące nas grupy klikając na nie lewym przyciskiem myszki;
WAŻNE: Użytkownicy, którzy nie otrzymają uprawnień do odczytu ogłoszenia intranetowego, nie
będą mogli w żaden sposób zapoznać się z jego treścią.
WAŻNE: Należy pamiętać, że prawa odczytu samego ogłoszenia nie nadpisują praw
przydzielonych plikom, które zostały z nim związane. Dlatego też możliwa jest sytuacja, w której
dany użytkownik/kontrahent uzyska dostęp do treści ogłoszenia, niemniej jednak nie będzie w
stanie otworzyć wszystkich związanych z nim plików.
Aby rekord został wprowadzony do systemu, należy zatwierdzić go klikając w przycisk Zapisz
znajdujący się na dole formularza. Kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas informacje.
Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie ogłoszeń
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie
Intranet->Ogłoszenia. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj ogłoszeniami,
za pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj ogłoszeniami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji
pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię
rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z
jednym ogłoszeniem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne
sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów,
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 254
o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i
prawej stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnej informacji za pomocą takich danych jak choćby: właściciel
rekordu, typ informacji, firma z jaką powiązana jest dana informacja czy też jej data
wprowadzenia do systemu wyznaczana datami rozpoczęcia i zakończenia. Okno składa się z
sześciu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści informacji, jej
edycja oraz usunięcie danej wiadomości;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził do
systemu dane ogłoszenie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnej informacji wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć informację, której twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z
rozwijanego menu w polu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich wiadomości stworzonych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Data – zawiera informację o dacie aktualności danego ogłoszenia. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich ogłoszeń, według ich daty początkowej, ustalić należy zakres czasowy jaki
system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących
informacji. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretne wartości
wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią systemu
ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się
po prawej stronie pól Od, Do.
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związana jest określona
wiadomość. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący
do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące ogłoszeń związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy wpisać w polu
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 255
Kontrahent identyczną nazwę. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych informacjom powiązanym z danym kontrahentem. Jeśli nie
pamiętamy pełnej nazwy kontrahenta możemy zastosować wyszukiwania za pomocą
wzorców;
• kolumna Temat – zawiera temat zdefiniowany przez użytkownika systemu. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
ogłoszeń o temacie „Nowa promocja” wystarczy wpisać w polu Temat identyczną nazwę.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych
informacjom o temacie „Nowa Promocja”. Jeśli nie pamiętamy pełnego tematu ogłoszenia
możemy zastosować wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Treść – zawiera treść ogłoszenia. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące ogłoszeń które w treści
zawierają ciąg „Spotkanie” wystarczy wpisać w polu Treść identyczny ciąg znaków.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych
ogłoszeniom które „dotyczą” spotkań. Podczas wyszukiwania względem treści ogłoszenia
możemy zastosować wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Po lewej stronie przycisku „Szukaj” umieszczony został mechanizm pozwalający na
szybkie zawężenie wyników do ogłoszeń o typie „Intranetowe” bądź „Ekstranetowe”.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)– zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji (o
ile grupa użytkowników posiada przyznane prawa do jej odczytu), edycja zapisanych tam danych
oraz ich usunięcie (o ile grupa użytkowników posiada przyznane prawa do jej zapisu).
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu informacji
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 256
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone (Intranet->Dodaj ogłoszenie) podczas tworzenia
nowej wiadomości informacje.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania ogłoszenia którekolwiek z pól nie zostało wypełnione – na
ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który
wypełnić należało podczas wprowadzania nowego ogłoszenia (Intranet->Dodaj ogłoszenie). Za
pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranego wcześniej
ogłoszenia i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki
należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie –
kliknięcie w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda
potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk
Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
Koszty do akceptacji
Aby w pełni wykorzystać możliwości dawane nam przez system ITCube konieczne jest aby dobrze
zrozumieć jaką drogę przebywa w systemie rekord opisujący konkretny koszt intranetowy:
• Koszt zostaje wprowadzony do systemu za pomocą polecenia Intranet->Dodaj koszt do
akceptacji;
• Wszystkie rekordy zawierające opisy złożonych przez nas wniosków kosztowych
umieszczone zostają w specjalnej tabeli, którą otworzyć można za pomocą polecenia
Intranet->Koszty dodane. Tam też możemy sprawdzić jaką decyzję podjął nasz
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 257
przełożony w sprawie konkretnego wniosku. Jednocześnie o fakcie ich zaistnienia zostanie
powiadomiony bezpośredni przełożony wnioskodawcy (link w Panelu głównym systemu –
ramka Koszty do akceptacji);
WAŻNE: Zwykły użytkownik (nie posiadający statusu administratora systemu) po wybraniu tego
właśnie polecenia otrzyma tylko i wyłącznie listę rekordów, których jest właścicielem tzn. o
zatwierdzenie, których prosi swego przełożonego.
• Wszystkie koszty, których akceptacja zależy od nas (rekordy założone przez użytkowników
podległych nam służbowo) zostają umieszczone w specjalnej tabeli dostępnej za pomocą
polecenia Intranet->Koszty do akceptacji. Tam też możemy dokonać ich akceptacji,
bądź odrzucenia.
WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający dany koszt do systemu nie posiada przełożonego, bądź
też podczas tworzenia jego profilu nie została zaznaczona opcja umożliwiająca przełożonemu
sprawowanie nad nim kontroli, koszt wprowadzony przez niego zostanie automatycznie
zaakceptowany przez system.
Dodanie nowego kosztu do akceptacji
Dodanie nowego kosztu możliwe jest dzięki poleceniu Intranet->Dodaj koszt do akceptacji z
menu systemowego. Po wybraniu w/w opcji system otworzy nowy formularz, za pomocą którego
będzie można dodać koszt oraz automatycznie powiadomić o tym fakcie swego przełożonego,
który zadecyduje o celowości wydania żądanej kwoty. Na formularz Dodaj koszt składają się
następujące pola:
• Temat (obowiązkowe) – pole, w które należy wpisać temat kosztu. Temat przychodu/kosztu
będzie wyświetlany w historii kontrahenta, osoby kontaktowej, projektu oraz etapu
projektu;
• Pracownik (obowiązkowe) – rozwijana lista służąca do wyboru pracownika, którego dotyczy
dodawany koszt;
• Data (realizacji, rejestracji) (obowiązkowe) – pola, za pomocą których określić należy
odpowiednio datę poniesienia kosztu oraz datę odnotowania tego faktu w systemie. Datę
wprowadzić należy za pomocą systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w
przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data realizacji/Data rejestracji. Daty można
także wprowadzić przy użyciu klawiatury pamiętając o zachowaniu odpowiedniego formatu
dat;
• Przychód/Koszt - pola określające wartość opisywanego kosztu (faktyczna wartość kosztu to
różnica przychodu oraz kosztu pozyskania);
• Waluta – waluta, w której wyrażone zostaną wartości w polach Przychód/Koszt;
• Dostarczenie faktury, Sposób dostawy, Sposób płatności – dodatkowe parametry opisujące
koszt;
• Kontrahent – firma, z którym związany jest ponoszony koszt;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 258
• Kontakt – osoba kontaktowa reprezentująca wybranego powyżej kontrahenta, z którą
związany jest koszt;
• Projekt – rozwijane menu, w którym wybrać należy nazwę projektu, z którym związany jest
koszt;
• Etap projektu - rozwijane menu, w którym wybrać należy etap projektu, z którymi związany
jest koszt;
• Opis – pole edycyjne służące wpisaniu objaśnienia konieczności planowanych wydatków;
• Prawa – dwa okna umożliwiające ustalenie praw odczytu oraz zapisu danego rekordu. W
oknie Odczyt wybrać możemy te grupy użytkowników, które będą mogły przeglądać
zawartość tworzonego właśnie rekordu (wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki
na wybranej grupie), natomiast w oknie Edycja wybrać możemy te grupy użytkowników
(wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybranej grupie), którym chcemy
nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie. Aby wybrać kilka grup
należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na
odpowiednie grupy użytkowników.
Po wypełnieniu wyżej opisanych pól pozostaje tylko wciśnięcie przycisku Zapisz, który spowoduje
umieszczenie naszego wniosku na liście kosztów oczekujących na decyzję przełożonego.
Jednocześnie automatycznie system powiadomi bezpośredniego przełożonego wnioskodawcy o
fakcie zaistnienia wniosku w systemie poprzez umieszczenie odpowiedniego linku na Panelu
głównym w zakładce Koszty do akceptacji.
Koszty dodane
Wszystkie rekordy zawierające opisy przewidywanych kosztów, które zostały wygenerowane przez
danego użytkownika, natychmiast trafiają do specjalnej tabeli z wykazem kosztów dodanych.
Dostęp do tej tabeli użytkownik uzyska wybierając z menu systemowego opcję Intranet-
>Koszty dodane. Tam też będzie on mógł sprawdzić jaką decyzję co do konkretnego kosztu
podjął jego przełożony.
Wyszukiwanie danych
I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich kosztów, o akceptację
których prosi aktualnie zalogowany użytkownik. Koszty w systemie ITCube mogą posiadać trzy
różne statusy:
• koszty zaakceptowane;
• koszty niezaakceptowane;
• koszty czekające na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.
Przeglądając listę zawierającą rekordy z kosztami, które zostały przez nas wprowadzone do
systemu pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru (Zaakceptowane,
Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu kosztów nas
interesuje. W zależności od tego jaki status został wybrany będą zmieniać się także opcje
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 259
dostępne dla użytkownika. Przykładowo, rekordy dotyczące kosztów, które zostały zaakceptowane
już przez naszego przełożonego nie będą mogły być ponownie edytowane ani usunięte.
WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający dany koszt do systemu nie posiada przełożonego, bądź
też podczas tworzenia jego profilu nie została zaznaczona opcja umożliwiająca przełożonemu
sprawowanie nad nim kontroli, koszt wprowadzony przez niego zostanie automatycznie
zaakceptowany przez system.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji (tylko administrator lub koszt ma status Brak decyzji) bądź usunięcia
danych (tylko administrator). Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do
odnalezienia konkretnego rekordu opisującego koszt za pomocą takich danych jak choćby:
właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca dany koszt, kontrahent czy też data realizacji. Tabela ta
podzielona jest na pięciu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp do takich opcji jak wyświetlenie jego
treści, pełnej edycji (o ile koszt nie został już zaakceptowany bądź odrzucony) oraz
usunięcia z bazy. Administrator posiada dostęp do wszystkich opcji;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie
zalogowany na danej stacji roboczej. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana
osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących koszta, które sama
wprowadziła do systemu. Wyjątkiem są tutaj osoby, które mają prawa do przeglądania
kosztów innych użytkowników oraz administrator systemu;
• kolumna Pracownik – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby, której dotyczy dany koszt. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
rekordów opisujących koszty wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 260
rekordy opisujące koszty dotyczące użytkownika Jan Kowalski wystarczy wybrać z
rozwijanego menu w polu Pracownik taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych kosztom związanych z Janem
Kowalskim;
• kolumna Data realizacji – zawiera informację o dacie poniesienia danego kosztu. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Datę wprowadzić należy za pomocą
systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po
prawej stronie pól Od/Do;
• kolumna Zatwierdzający – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby kompetentnej do
zatwierdzenia danego kosztu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących koszty wg tego właśnie
kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące kosztów z czasu kiedy Twoim
szefem był Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Zatwierdzający taką
właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów
poświęconych kosztom o akceptacji, których decydował Jan Kowalski;
• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z danym kosztem.
W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące kosztów związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu Kontrahent
wpisać „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów
poświęconych kosztom powiązanym z danym kontrahentem. Jeśli nie pamiętamy pełnej
nazwy kontrahenta mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Nazwa - zawiera nazwę kosztu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony
został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie
kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy nazwane „Wyjazd do Klienta z Niemiec” wystarczy
w polu Nazwa wpisać taką frazę. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych kosztom o takiej nazwie. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy kosztu
mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk akcji , kliknięcie którego otwiera podręczne
menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 261
informacji na temat kosztu, edycja zapisanych tam danych oraz usunięcie rekordu (tylko
administrator).
WAŻNE: W przypadku gdy użytkownik ma włączoną kontrolę przełożonego i zmieni koszt, który
został zaakceptowany, koszt ten automatycznie ma przyznany powtórnie status “Do akceptacji”.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu kosztu znajdującego
się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas istnienia zadania w systemie.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych n/t kosztu którekolwiek z pól nie zostało wypełnione
– na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Osoba, która prosiła o zatwierdzenie danego kosztu może w każdej chwili (za wyjątkiem
przypadku gdy została już co do niego podjęta decyzja) zmodyfikować informacje zapisane w
rekordzie go opisującym. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji
znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie
za pomocą formularza Dane dotyczące kosztu wprowadzić niezbędne poprawki. Aby zmiany
zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się
na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 262
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Koszty oczekujące na naszą akceptację
Wszystkie rekordy zawierające opisy przewidywanych kosztów, które zostały wygenerowane przez
użytkowników systemu, będących naszymi podwładnymi (oraz dodatkowo podczas tworzenia ich
profilu w systemie otrzymaliśmy prawo kontrolowania ich poczynań) natychmiast trafiają do
specjalnej tabeli z wykazem kosztów dodanych, których akceptacja bądź odrzucenie zależy od
nas. Tabelę tę przejrzeć można wybierając z menu systemowego opcję Intranet->Koszty do
akceptacji. Dodatkowo system przypomina nam o kosztach, co do których nie podjęliśmy jeszcze
żadnej decyzji, wyświetlając linki do nich prowadzące w Panelu głównym systemu ITCube (ramka
Koszty do akceptacji).
Wyszukiwanie danych
I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich kosztów, akceptacja których
zależy od użytkownika aktualnie zalogowanego w systemie. Koszty w systemie ITCube mogą mieć
trzy różne statusy:
• koszty zaakceptowane;
• koszty niezaakceptowane;
• koszty czekające na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.
Przeglądając listę zawierającą rekordy z kosztami, co do akceptacji których mamy/mieliśmy
podjąć decyzję, pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru (Zaakceptowane,
Niezaakceptowane, Brak decyzji). W zależności od tego jaki status został wybrany będą zmieniać
się także opcje dostępne dla użytkownika. Tak więc rekordom dotyczącym kosztów, które zostały
już przez nas zaakceptowane bądź odrzucone nie będzie można zmienić statusu na inny.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli zawierającej rekordy może odbywać się na różne
sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów,
o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i
prawej stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 263
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, podjęcia decyzji o odrzuceniu lub zaakceptowaniu kosztu bądź usunięcia danych
(lista możliwych akcji jest różna i zależy od statusu kosztów jaki przeglądamy). Znajdują się tu
również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego koszt za
pomocą takich danych jak choćby: właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca dany koszt,
kontrahent, z którym związany jest dany koszt oraz data realizacji. Tabela ta podzielona jest na
pięć kolumn.
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu osoba uprawniona do akceptacji kosztu ma dostęp do takich opcji
jak wyświetlenie treści rekordu, pełnej edycji treści (opcja tylko dla administratora) oraz
zatwierdzenia bądź odrzucenia danego kosztu (tylko w przypadku administratora lub gdy
koszt ma status Brak decyzji);
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu (naszego podwładnego),
który przedstawił nam do akceptacji dany koszt. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących koszty wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące kosztów, które
do naszej akceptacji przedstawił Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu
Właściciel taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych kosztom, o akceptację których prosi Jan Kowalski;
• kolumna Pracownik – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby, której dotyczy dany koszt. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
rekordów opisujących koszty wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie
rekordy opisujące koszty dotyczące użytkownika Jan Kowalski wystarczy wybrać z
rozwijanego menu w polu Pracownik taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych kosztom związanych z Janem
Kowalskim;
• kolumna Data realizacji – zawiera informację o dacie poniesienia danego kosztu. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Datę wprowadzić należy za pomocą
systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po
prawej stronie pól Od/Do.
• kolumna Zatwierdzający – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby kompetentnej do
zatwierdzenia danego kosztu. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana osoba
będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących koszta, co do których ma
podjąć decyzję. Wyjątkiem jest tutaj administrator, który wybrać będzie mógł dowolną
osobę z listy wszystkich użytkowników systemu;
• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z danym kosztem.
W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 264
rekordy dotyczące kosztów związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu Kontrahent
wpisać „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów
poświęconych kosztom powiązanym z danym kontrahentem. Istnieje również możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Nazwa - zawiera nazwę kosztu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony
został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie
kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy nazwane „Wyjazd do Klienta z Niemiec” wystarczy
w polu Nazwa wpisać taką frazę. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych kosztom o takiej nazwie. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy kosztu
mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji na
temat kosztu, jego zaakceptowanie bądź odrzucenie (tylko administrator lub gdy koszt ma status
Brak decyzji) oraz w przypadku administratora systemu – edycja oraz usunięcie rekordu.
WAŻNE: W zależności od statusu danego rekordu liczba dostępnych opcji jest różna. Rekordy, co
do których nie została podjęta jeszcze decyzja o ich akceptacji bądź odrzuceniu (status Brak
decyzji) można przeglądać, zatwierdzić bądź odrzucić. Rekordy zawierające zapis o kosztach już
zatwierdzonych lub odrzuconych użytkownik nie posiadający uprawnień administratora może
jedynie przeglądać.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu kosztu znajdującego
się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas istnienia zadania w systemie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 265
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat kosztu którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Administrator systemu może w każdej chwili zmodyfikować informacje zapisane w rekordzie
opisującym dany koszt. Edycji rekordu może dokonać także osoba zgłaszająca koszt, niemniej
jednak tylko wtedy gdy nie została jeszcze podjęta co do danego rekordu żadna decyzja. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za pomocą formularza Dodaj
koszt wprowadzić niezbędne poprawki.
Zatwierdzanie kosztu zawartego w danym rekordzie
Jeśli decyzja co do akceptacji bądź odrzucenia kosztu nie została jeszcze podjęta, w każdej chwili
upoważniony do tego użytkownik może dokonać zatwierdzenia danego kosztu. Aby to uczynić
należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Akceptuj koszt. Po potwierdzeniu swojej decyzji status
kosztu zostaje nieodwracalnie zmieniony na Zaakceptowany (Ewentualnej korekty może dokonać
tylko administrator systemu).
Odrzucenie kosztu zawartego w danym rekordzie
Jeśli decyzja co do akceptacji bądź odrzucenia kosztu nie została jeszcze podjęta, w każdej chwili
upoważniony do tego użytkownik może dokonać odrzucenia danego kosztu. Aby to uczynić należy
kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego
rekordu i wybrać opcję Odrzuć koszt. Po potwierdzeniu swojej decyzji status kosztu zostaje
nieodwracalnie zmieniony na Niezaakceptowany (Ewentualnej korekty może dokonać tylko
administrator systemu).
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 266
Typy nieobecności (*)
Jak można będzie się zorientować podczas dodawania nowej nieobecności, każdej z nich można
przydzielić odpowiedni typ. Standardowo do systemu wprowadzone są takie wartości jak: Urlop,
Delegacja. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wprowadzić również inne typy nieobecności
bardziej adekwatne dla naszej firmy. Dokonać tego można za pomocą polecenia Intranet-
>Słowniki->Typy nieobecności z menu systemowego.
Po wybraniu tej opcji system ITCube otworzy nowy formularz (Typy nieobecności) składający się z
dwóch okien, dzięki któremu będzie można:
• wprowadzić do systemu nowy typ nieobecności – wypełniając pole Nazwa w oknie Dodaj typ
nieobecności a następnie wciskając przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę istniejącego typu – poprzez wybranie nazwy typu, który chcemy zmienić, z
rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ nieobecności. Wybrana nazwa pojawi się w
polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została
zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć wprowadzony wcześniej typ nieobecności – wybierając odpowiednią nazwę za
pomocą rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj typ nieobecności i
wciskając przycisk Usuń.
WAŻNE: Usunięcie typu nieobecności z systemu nie usuwa związanych z nim rekordów. Powoduje
jedynie adnotację, iż rekord dotyczący nieobecności związany jest z typem, który został usunięty.
Nieobecności
Aby w pełni wykorzystać możliwości dawane nam przez system ITCube konieczne jest aby dobrze
zrozumieć jaką drogę przebywa w systemie rekord opisujący konkretną nieobecność:
• Nieobecność zostaje wprowadzona do systemu za pomocą polecenia Intranet->Dodaj
nieobecność;
• Wszystkie rekordy zawierające opisy złożonych przez nas wniosków dotyczących
nieobecność umieszczone zostają w specjalnej tabeli, którą otworzyć można za pomocą
polecenia Intranet->Nieobecności dodane. Tam też możemy sprawdzić jaką decyzję
podjął nasz przełożony w sprawie konkretnego wniosku. Jednocześnie o fakcie ich
zaistnienia zostanie powiadomiony bezpośredni przełożony wnioskodawcy (link w Panelu
głównym systemu – ramka Nieobecności do akceptacji);
WAŻNE: Zwykły użytkownik (nie posiadający statusu administratora systemu lub nie posiadający
uprawnień do przeglądania nieobecności innych użytkowników) po wybraniu tego właśnie
polecenia otrzyma tylko i wyłącznie listę rekordów, których jest właścicielem tzn. o zatwierdzenie
których prosi swego przełożonego.
• Wszystkie nieobecności, których akceptacja zależy od nas (rekordy założone przez
użytkowników podległych nam służbowo) zostają umieszczone w specjalnej tabeli dostępnej
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 267
za pomocą polecenia Intranet->Nieobecności do akceptacji. Tam też możemy dokonać
ich akceptacji bądź odrzucenia.
WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający daną nieobecność do systemu nie posiada
przełożonego, bądź też podczas tworzenia jego profilu nie została zaznaczona opcja umożliwiająca
przełożonemu sprawowanie nad nim kontroli, nieobecność wprowadzona przez niego zostanie
automatycznie zaakceptowana przez system.
Dodanie nowej nieobecności
Dodanie nowej nieobecności możliwe jest dzięki poleceniu Intranet->Dodaj nieobecność z
menu systemowego. Po wybraniu w/w opcji system otworzy nowy formularz, za pomocą którego
będzie można dodać nieobecność oraz automatycznie powiadomić o tym fakcie swego
przełożonego, który podejmie co do niej decyzję. Na formularz Dodaj nieobecność składają się
następujące pola:
• Temat – pole pozwalające na podanie tematu opisującego nieobecność.
• Typ (obowiązkowe) – rozwijane menu, w którym wybrać należy typ nieobecności (Typy
nieobecności definiowane są przez administratora poprzez polecenie Intranet->Słowniki-
>Typy nieobecności);
• Data od/do (obowiązkowe) – pole służące określeniu początkowej/końcowej daty
nieobecności;
• Seria/Do – pola pozwalające na dodawanie serii – czyli nieobecności związanych z wieloma
użytkownikami bądź powtarzanych okresowo. Jeśli w pierwszym polu wybierzemy wartość
„Cykl wieloużytkownikowy” pole Pracownik zmieni się tak by możliwe było wskazanie wielu
wartości. Jeśli zdecydujemy sie na serię czasową pole to decyduje o typie serii określając
okres powtórzenia (dzień, tydzień, miesiąc itd.). Jeśli wybrany zostanie typ dzienny
dodatkowo system wyświetli elementy pozwalające na doprecyzowanie wyboru poprzez
wskazanie poszczególnych dni tygodnia. Pole „Do” określa datę zakończenia okresu trwania
serii;
• Pracownik (obowiązkowe) - rozwijane menu służące wybraniu osoby, która będzie
nieobecna;
• Kontrahent – firma, której dotyczy nieobecność;
• Kontakt – przedstawiciel wybranego powyżej kontrahenta, z którym związana jest
nieobecność;
• Projekt – rozwijane menu, w którym wybrać należy nazwę projektu, z którym związana jest
nieobecność;
• Etap - rozwijane menu, w którym wybrać należy nazwę etapu projektu, z którym związana
jest nieobecność;
• Opis – pole edycyjne służące wpisaniu (jeśli istnieje taka konieczność) szerszego
objaśnienia konieczności planowanej nieobecności;
• Prawa – dwa okna umożliwiające ustalenie praw odczytu oraz zapisu danego rekordu. W
oknie Odczyt wybrać możemy te grupy użytkowników, które będą mogły przeglądać
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 268
zawartość tworzonego właśnie rekordu (wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki
na wybranej grupie), natomiast w oknie Edycja wybrać możemy te grupy użytkowników
(wybór przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybranej grupie), którym chcemy
nadać prawa do modyfikowania danych zawartych w rekordzie. Aby wybrać kilka grup
należy trzymać przyciśnięty klawisz CTRL oraz kliknąć lewym przyciskiem myszki na
odpowiednie grupy użytkowników.
W formularzu Dodaj nieobecność możliwe jest także wprowadzenie wartości pól dodatkowych
zdefiniowanych podczas wdrożenia systemu. Aby sekcja pól dodatkowych była widoczna musi
zostać włączony mechanizm dodawania dodatkowych pól dotyczący nieobecności. Po wypełnieniu
wyżej opisanych pól pozostaje tylko wciśnięcie przycisku Zapisz, który spowoduje umieszczenie
naszego wniosku na liście nieobecności oczekujących na decyzję przełożonego. Jednocześnie
automatycznie system powiadomi bezpośredniego przełożonego wnioskodawcy o fakcie
zaistnienia wniosku w systemie poprzez umieszczenie odpowiedniego linku na stronie głównej w
oknie Nieobecności do akceptacji.
Nieobecności dodane
Wszystkie rekordy zawierające opisy przewidywanych nieobecności, które zostały wygenerowane
przez danego użytkownika, natychmiast trafiają do specjalnej tabeli z wykazem nieobecności
dodanych. Dostęp do tej tabeli użytkownik uzyska wybierając z menu systemowego opcję
Intranet->Nieobecności dodane. Tam też będzie on mógł sprawdzić jaką decyzję co do
konkretnej nieobecności podjął jego przełożony.
Wyszukiwanie danych
I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich nieobecności o akceptację
których prosi osoba, aktualnie zalogowana w systemie na danej stacji roboczej. Nieobecności w
systemie ITCube mogą posiadać trzy różne statusy:
• nieobecności zaakceptowane;
• nieobecności niezaakceptowane;
• nieobecności czekające na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.
Przeglądając listę zawierającą rekordy z nieobecnościami, które zostały przez nas wprowadzone
do systemu pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru (Zaakceptowane,
Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu nieobecności nas
interesuje. W zależności od tego jaki status został wybrany będą zmieniać się także opcje
dostępne dla użytkownika. Przykładowo, rekordy dotyczące nieobecności, które zostały
zaakceptowane już przez naszego przełożonego nie będą mogły być ponownie edytowane ani
usunięte.
WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający daną nieobecność do systemu nie posiada
przełożonego, bądź też podczas tworzenia jego profilu nie została zaznaczona opcja umożliwiająca
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 269
przełożonemu sprawowanie nad nim kontroli, nieobecność wprowadzona przez niego zostanie
automatycznie zaakceptowana przez system.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji (tylko administrator, lub gdy nieobecność ma status Brak decyzji) bądź
usunięcia danych (tylko administrator). Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do
odnalezienia konkretnego rekordu opisującego nieobecność za pomocą takich danych jak choćby:
właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca, kontrahent czy też czas nieobecności. Tabela ta
podzielona jest na pięć kolumn.
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp do takich opcji jak wyświetlenie jego
treści, pełnej edycji (o ile nieobecność nie została już zaakceptowana bądź odrzucona) oraz
usunięcia z bazy (tylko administrator);
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie
zalogowany. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana osoba będzie miała dostęp
tylko i wyłącznie do rekordów opisujących nieobecności, które sama wprowadziła do
systemu. Wyjątkiem jest tutaj administrator systemu, który będzie mógł wybrać dowolną
osobę z listy wszystkich użytkowników systemu;
• kolumna Pracownik – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby, której dotyczy dana
nieobecność. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący
do wyszukiwania rekordów opisujących nieobecności wg tego właśnie kryterium. Tak więc,
aby znaleźć wszystkie rekordy opisujące nieobecności dotyczące użytkownika Jan Kowalski
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Pracownik taką właśnie wartość. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych nieobecności
związane z Janem Kowalskim;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 270
• kolumna Data – zawiera informację o czasie trwania nieobecności. W nagłówku (poniżej
nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego
rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich
nieobecności z danego okresu ustalić należy rozpiętość jaką system powinien wziąć pod
uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących nieobecności. Do tego celu służą
dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretną datę wprowadzić należy za pomocą
systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po
prawej stronie pól Od/Do.
• kolumna Zatwierdzający – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby kompetentnej do
zatwierdzenia danej nieobecności. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących nieobecności wg tego właśnie
kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące nieobecności z czasu kiedy
Twoim szefem był Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu
Zatwierdzający taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich rekordów poświęconych nieobecności danego użytkownika o akceptacji, których
decydował Jan Kowalski;
• kolumna Typ – kolumna zawiera typ danej nieobecności. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących
nieobecności wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące
nieobecności związanych z urlopem wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Typ taką
właśnie wartość;
• kolumna Temat - zawiera temat, który powiązany jest z daną nieobecnością. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
nieobecności o temacie zawierającym słowo „urlop” wystarczy w polu Temat wpisać „urlop”.
Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z daną
nieobecnością. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć rekordy dotyczące nieobecności związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu
Kontrahent wpisać „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych nieobecnościom powiązanym z danym kontrahentem. Istnieje
również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 271
Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk akcji , kliknięcie którego otwiera podręczne
menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści na
temat nieobecności, edycja zapisanych tam danych (tylko administrator lub gdy nie została
jeszcze podjęta decyzja o udzieleniu zgody na nieobecność) oraz usunięcie rekordu (tylko
administrator).
WAŻNE: W przypadku gdy użytkownik ma włączoną kontrolę przełożonego i zmieni informację
dotyczącą nieobecności, która została zaakceptowana, nieobecność ta automatycznie ma
przyznany powtórnie status “Do akceptacji”.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu nieobecności
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych dotyczących nieobecności którekolwiek z pól nie
zostało wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie.
Osoba, która prosiła o zatwierdzenie danej nieobecności w każdej chwili (za wyjątkiem przypadku
gdy została już co do niej podjęta decyzja) zmodyfikować informacje zapisane w rekordzie ją
opisującym. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji
znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za
pomocą formularza Dane dotyczące nieobecności wprowadzić niezbędne poprawki. Aby zmiany
zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się
na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas poprawki.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 272
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy. Jeśli dane nieobecność jest elementem serii – czyli została wygenerowana automatycznie
jako część nieobecności cyklicznej dodatkowo pojawi się także opcja „Usuń serię” pozwalająca na
usunięcie wszystkich rekordów będących składowymi danej nieobecności cyklicznej.
Nieobecności oczekujące na naszą akceptację
Wszystkie rekordy zawierające opisy przewidywanych nieobecności, które zostały wprowadzone
przez użytkowników systemu oraz oczekują na akceptację, natychmiast trafiają do specjalnej
tabeli. Tabelę tę przejrzeć można wybierając z menu systemowego opcję Intranet-
>Nieobecności do akceptacji. Dodatkowo system przypomina nam o nieobecnościach, co do
których nie podjęliśmy jeszcze żadnej decyzji, wyświetlając linki do nich prowadzące w Panelu
głównym systemu ITCube (ramka Nieobecności do akceptacji).
Wyszukiwanie danych
I tak po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich nieobecności, akceptacja
których zależy od użytkownika aktualnie zalogowanego w systemie na danej stacji roboczej.
Nieobecności systemie ITCube mogą mieć trzy różne statusy:
• nieobecności zaakceptowane;
• nieobecności niezaakceptowane;
• nieobecności czekające na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.
Przeglądając listę zawierającą rekordy z nieobecnościami, co do akceptacji których
mamy/mieliśmy podjąć decyzję pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru
(Zaakceptowane, Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu
nieobecności nas interesuje. W zależności od tego jaki status został wybrany będą zmieniać się
także opcje dostępne dla użytkownika. Tak więc rekordom dotyczącym nieobecności, które zostały
już przez nas zaakceptowane bądź odrzucone nie będzie można zmienić statusu na inny.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli zawierającej rekordy może odbywać się na różne
sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów,
o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i
prawej stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 273
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego nieobecność za pomocą takich danych
jak choćby: właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca, kontrahent, z którym nieobecność jest
powiązana, czy też czas trwania nieobecności. Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu osoba uprawniona do akceptacji nieobecności ma dostęp do takich
opcji jak wyświetlenie treści rekordu, pełnej edycji treści oraz zatwierdzenia bądź
odrzucenia danej nieobecności (tylko administrator lub gdy decyzja w sprawie udzielenia
zgody na nieobecność nie została jeszcze podjęta);
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu (naszego podwładnego),
który przedstawił nam do akceptacji daną nieobecność. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących
nieobecności wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące
nieobecności, które do naszej akceptacji przedstawił Jan Kowalski wystarczy wybrać z
rozwijanego menu w polu Właściciel taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych nieobecnościom o akceptację,
których prosi Jan Kowalski;
• kolumna Pracownik – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby, której dotyczy dana
nieobecność. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący
do wyszukiwania rekordów opisujących nieobecności wg tego właśnie kryterium. Tak więc,
aby znaleźć wszystkie rekordy opisujące nieobecności dotyczące użytkownika Jan Kowalski
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Pracownik taką właśnie wartość. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych nieobecności
związane z Janem Kowalskim;
• kolumna Data – zawiera informację o czasie trwania nieobecności. W nagłówku (poniżej
nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego
rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich
nieobecności z danego okresu ustalić należy rozpiętość jaką system powinien wziąć pod
uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących nieobecności. Do tego celu służą
dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretną datę wprowadzić należy za pomocą
systemowego kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po
prawej stronie pól Od/Do.
• kolumna Zatwierdzający – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby kompetentnej do
zatwierdzenia danej nieobecności. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana osoba
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 274
będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących nieobecności, co do których
ma podjąć decyzję. Wyjątkiem jest tutaj administrator, który wybrać będzie mógł dowolną
osobę z listy wszystkich użytkowników systemu;
• kolumna Typ – kolumna zawiera typ danej nieobecności. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących
nieobecności wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące
nieobecności związanych z urlopem wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Typ taką
właśnie wartość;
• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z daną
nieobecnością. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć rekordy dotyczące nieobecności związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu
Kontrahent wpisać frazę „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich rekordów poświęconych nieobecnościom powiązanym z danym kontrahentem.
Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji na
temat nieobecności, jego zaakceptowanie bądź odrzucenie (w przypadku gdy nie została podjęta
jeszcze decyzja) oraz w przypadku administratora systemu – edycja oraz usunięcie rekordu.
WAŻNE: W zależności od statusu danego rekordu liczba dostępnych opcji jest różna. Rekordy, co
do których nie została podjęta jeszcze decyzja o ich akceptacji bądź odrzuceniu (status Brak
decyzji) można przeglądać, zatwierdzić bądź odrzucić. Rekordy zawierające zapis o
nieobecnościach już zatwierdzonych lub odrzuconych użytkownik nie będącym administratorem
może jedynie przeglądać.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie.
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu nieobecności
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 275
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas istnienia zadania w systemie.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat nieobecności którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Administrator systemu lub użytkownik posiadający odpowiednie prawa może w każdej chwili
zmodyfikować informacje zapisane w rekordzie opisującym daną nieobecność. Edycji rekordu
może dokonać także osoba zgłaszająca nieobecność, niemniej jednak tylko wtedy gdy nie została
jeszcze podjęta co do danego rekordu żadna decyzja. Aby to uczynić należy kliknąć lewym
przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Edytuj rekord, a następnie za pomocą formularza Dodaj nieobecność wprowadzić
niezbędne poprawki.
Zatwierdzanie nieobecności zawartej w danym rekordzie
Jeśli decyzja co do akceptacji bądź odrzucenia nieobecności nie została jeszcze podjęta, w każdej
chwili upoważniony do tego użytkownik może dokonać zatwierdzenia danej nieobecności. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Akceptuj nieobecność. Po potwierdzeniu swojej decyzji
status nieobecności zostaje nieodwracalnie zmieniony na Zaakceptowany (Ewentualnej korekty
może dokonać tylko administrator systemu).
Odrzucenie nieobecności zawartej w danym rekordzie
Jeśli decyzja co do akceptacji bądź odrzucenia nieobecności nie została jeszcze podjęta, w każdej
chwili upoważniony do tego użytkownik może dokonać odrzucenia danej nieobecności. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Odrzuć nieobecność. Po potwierdzeniu swojej decyzji status
nieobecności zostaje nieodwracalnie zmieniony na Niezaakceptowany (Ewentualnej korekty może
dokonać tylko administrator systemu).
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 276
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Wprowadzanie zasobów firmowych (*)
Obowiązki zawodowe poszczególnych pracowników często wymagają od nich wykorzystania w
określonym czasie różnego rodzaju dostępnych w firmie zasobów (np. samochodu, laptopa, sali
konferencyjnej). Aby uniknąć sytuacji, w której koniecznie potrzebny zasób zostanie skierowany w
inne miejsce, system ITCube umożliwia rezerwację bądź zwalnianie konkretnego obiektu. Zanim
jednak przystąpimy do rezerwowania poszczególnych zasobów firmowych, należy oczywiście
wprowadzić do systemu te zasoby, którymi dysponuje konkretna firma. Do wprowadzania zasobów
firmowych służy polecenie Intranet->Słowniki->Zasoby firmowe. Po wybraniu tej opcji
system ITCube otworzy nowy formularz (Zasoby firmowe) składającego się z dwóch okien, dzięki
któremu można będzie:
• wprowadzić do systemu zasób – wypełniając pole Nazwa, Opis w oknie Dodaj zasób oraz
skojarzyć dany zasób firmowy z użytkownikami systemu, którzy będą mogli go rezerwować
(pole Uprawnienia). Aby rekord został dodany należy wciskając przycisk Dodaj;
• zmienić dane dotyczące zasobu – poprzez wybranie nazwy zasobu, który chcemy zmienić, z
rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj zasób. Wybrany zasób pojawi się w oknie
Usuń/Modyfikuj zasób, w którym będzie można dokonać jego modyfikacji. Aby zmiana
została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć wprowadzony wcześniej zasób – wybierając odpowiednią nazwę za pomocą
rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj zasób i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: Jeżeli skojarzymy dodany zasób firmowy z konkretnym użytkownikiem to tylko on będzie
mógł rezerwować ten zasób. Dodatkowo w danej chwili dostępne będą tylko zasoby oznaczone
jako aktywne.
Typy rezerwacji (*)
Jak można będzie się zorientować podczas dodawania nowej rezerwacji, każdej z nich można
przydzielić odpowiedni typ. Typowymi wartościami mogą być: Wypożyczenie czy Delegacja. Nic
nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wprowadzić również inne typy rezerwacji bardziej adekwatne
dla naszej firmy. Dokonać tego można za pomocą polecenia Intranet->Słowniki->Typy
rezerwacji z menu systemowego.
Po wybraniu tej opcji system ITCube otworzy nowy formularz (Typy rezerwacji) składający się z
dwóch okien, dzięki któremu będzie można:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 277
• wprowadzić do systemu nowy typ rezerwacji – wypełniając pole Nazwa w oknie Dodaj typ
rezerwacji a następnie wciskając przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę istniejącego typu – poprzez wybranie nazwy typu, który chcemy zmienić, z
rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj typ rezerwacji. Wybrana nazwa pojawi się w
polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby zmiana została
zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć wprowadzony wcześniej typ rezerwacji – wybierając odpowiednią nazwę za pomocą
rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj typ rezerwacji i wciskając przycisk
Usuń.
WAŻNE: Usunięcie typu rezerwacji z systemu nie usuwa związanych z nim rekordów. Powoduje
jedynie adnotację, iż rekord dotyczący rezerwacji związany jest z typem, który został usunięty.
Rezerwacja zasobów firmowych
Rezerwacji zasobu dokonać można za pomocą polecenia Intranet->Rezerwuj zasób firmowy.
Wybranie tej opcji spowoduje otwarcie nowego formularza, w którym znaleźć można następujące
pola:
• Temat (Obowiązkowe) – Pole pozwalające na wprowadzenie krótkiego opisu dodawanej
rezerwacji.
• Data od/do (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego określić należy daty
rozpoczęcia/zakończenia rezerwacji. Daty wprowadzić należy za pomocą systemowego
kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie
pola Data lub wpisać poprawną datę z klawiatury. W przypadku dodawania rezerwacji
kilkudniowej należy ręcznie zmodyfikować dzień zakończenia rezerwacji;
• Zasób (Obowiązkowe) – rozwijane menu, za pomocą którego wybieramy ten zasób firmowy
(spośród wprowadzonych wcześniej do systemu za pomocą polecenia Intranet->Słowniki-
>Zasoby firmowe), który zamierzamy zarezerwować (o ile mamy prawa do rezerwowania
danego zasobu). Obok tego pola znajduje się mechanizm pozwalający zawęzić
prezentowaną listę do zasobów wolnych w terminie zdefiniowanym w polach Data od/do;
• Pracownik – Pracownik, z którym związana jest rezerwacja;
• Kontrahent – firma, z którą związana jest rezerwacja;
• Kontakt – osoba kontaktowa pracująca u wyżej wskazanego kontrahenta, z którą związana
jest rezerwacja;
• Projekt – rozwijane menu pozwalające przyporządkować rezerwację wybranego wcześniej
zasobu firmowego do konkretnego projektu;
• Etap projektu - rozwijane menu pozwalające przyporządkować rezerwację wybranego
wcześniej zasobu firmowego do konkretnego etapu projektu;
• Opis – pole służące opisaniu rezerwacji;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 278
Ważne: Jeżeli spróbujemy zarezerwować zasób, w czasie, który choć w części pokrywa się z już
istniejącą rezerwacją, system nie dopuści do zapisania danej rezerwacji oraz poinformuje nas o
tym za pomocą komunikatu „Rezerwacja koliduje z wcześniej zaplanowanymi”.
Gdy już poprawnie ustalimy wszystkie parametry rezerwacji zasobu firmowego kliknąć należy na
przycisk Zapisz, bądź zrezygnować z wprowadzania rezerwacji do systemu poprzez wybranie
przycisku Anuluj.
Przeglądanie rezerwacji zasobów firmowych
Wszystkie rekordy zawierające rezerwacje zasobów firmowych trafiają do specjalnej tabeli. Tabelę
tę przejrzeć można wybierając z menu systemowego opcję Intranet->Rezerwacje zasobów. Po
wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zarządzaj rezerwacjami, za pomocą którego dokonać
będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zarządzaj rezerwacjami składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do
nawigacji pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną
partię rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane
z jednym produktem/usługą).
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się
rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi.
Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,
służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia bądź usunięcia danych (można usunąć tylko swoje rezerwacje, wyjątkiem jest
administrator, który może usunąć dowolny rekord). Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego rezerwację za pomocą takich danych jak
choćby: właściciel rekordu, nazwa zasobu, opis rezerwacji, kontrahent oraz data rezerwacji.
Tabela ta podzielona jest na sześć kolumn.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 279
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu użytkownik ma dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści
rekordu, lub usunięcia rekordu (o ile jest do tego uprawniony);
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził do
systemu dany rekord. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania rekordów opisujących rezerwacje wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące rezerwacji wpisanych przez Jana Kowalskiego
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Właściciel taką właśnie wartość. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych rezerwacjom,
które wprowadzone zostały przez tego użytkownika;
• kolumna Pracownik – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który zarezerwował
dany zasób. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący
do wyszukiwania rekordów opisujących rezerwacje wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć wszystkie rekordy dotyczące rezerwacji dokonanych przez Jana Kowalskiego
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Pracownik taką właśnie wartość. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych rezerwacjom
dokonanych przez tego użytkownika;
• kolumna Data – zawiera informację o czasie trwania rezerwacji. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich rezerwacji z
danego okresu ustalić należy rozpiętość czasową jaką system powinien wziąć pod uwagę
podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących nieobecności. Do tego celu służą dwa
pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretną datę wprowadzić należy za pomocą systemowego
kalendarza, który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po prawej stronie
pól Od/Do.
• kolumna Zasób – kolumna zawiera nazwę zasobu, który został zarezerwowany. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów
opisujących rezerwacje wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy
dotyczące rezerwacji zasobu „Laptop firmowy” wystarczy wybrać z rozwijanego menu w
polu Zasób taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich rekordów poświęconych rezerwacjom tego przedmiotu;
• kolumna Temat - zawiera opis danej rezerwacji. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące rezerwacji opisane jako
„Projektor zarezerwowany na prezentację” wystarczy w polu Temat wpisać taką frazę.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych
rezerwacjom zawierającym taki temat. Istnieje również możliwość zastosowania
wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Kontrahent - zawiera nazwę kontrahenta, który powiązany jest z daną rezerwacją.
W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące rezerwacji związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy w polu Kontrahent
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 280
wpisać „Coca Cola”. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów
poświęconych rezerwacjom powiązanym z danym kontrahentem. Istnieje również możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Modyfikacja wyszukanych rekordów
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk akcji , kliknięcie którego otwiera podręczne
menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści na
temat rezerwacji, edycja zapisanych tam danych (tylko administrator lub właściciel rekordu) oraz
usunięcie rekordu (tylko administrator).
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu rezerwacji
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych dotyczących rezerwacji którekolwiek z pól nie
zostało wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie.
Osoba, która zgłosiła chęć rezerwacji zasobu w każdej chwili może zmodyfikować informacje
zapisane w rekordzie ją opisującym. Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na
symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord,
a następnie za pomocą formularza Dane dotyczące rezerwacji wprowadzić niezbędne poprawki.
Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 281
znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system
odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Kalendarz rezerwacji
System ITCube umożliwia łatwe przeglądanie rezerwacji w obrębie jednego miesiąca bądź
konkretnego dnia. Aby skorzystać z tej możliwości należy wybrać opcję Intranet->Kalendarz
rezerwacji. Następnie program otworzy okno Kalendarz miesięczny zawierające tabelę z
rozkładem rezerwacji na dni. Każda komórka tabeli reprezentuje pojedynczy dzień (numer dnia
jest podany w lewym górnym rogu), w której wypisane są wszystkie rezerwacje na konkretny
dzień. W przypadku rezerwacji jednodniowych obok nazwy rezerwacji system wypisuje zakres jej
czasu trwania. Inaczej wygląda wypisanie rezerwacji kilkudniowej, które zawiera czas rozpoczęcia
rezerwacji (w pierwszym dniu trwania), czas zakończenia (w ostatnim dniu jej trwania) a dni
pośrednie rezerwacji są oznaczone jako Całodniowa.
Miesięczny kalendarz umożliwia także szybkie dodawanie rezerwacji. Aby zarezerwować zasób
należy kliknąć w przycisk akcji znajdujący się obok numeru dnia, na który chcemy dokonać
rezerwacji. Następnie należy wybrać godziny w jakich rezerwacja ma trwać oraz kliknąć w przycisk
Rezerwuj zasób. W rezultacie system otworzy nowe okno, identyczne z tym, które można
otrzymać wybierając opcje Intranet->Rezerwuj zasób.
Na dole Miesięcznego kalendarza znajdują się dodatkowe pola Zasób oraz Pracownik i Dział. Dzięki
nim możliwe będzie przeglądanie rezerwacji dotyczących konkretnego zasobu bądź dokonanych
przez wybranych użytkowników systemu ITCube.
Jeśli chcemy by system wyświetlił kalendarz rezerwacji na konkretny dzień wystarczy z poziomu
kalendarza miesięcznego wybrać interesujący nas dzień. System zapamięta ustawienia
parametrów Zasób i Pracownik oraz Dział oraz otworzy nowe okno z dniowym kalendarzem
rezerwacji.
Wprowadzanie tematów pomocy wewnętrznej (*)
Pomoc wewnętrzna w przedsiębiorstwie jest bardzo wygodnym narzędziem. Dobrze przemyślana
jest w stanie zaoszczędzić wiele czasu lub nawet zastąpić szkolenia np. dla nowo przyjętych
pracowników.
Zanim rozpoczniemy budować pomoc wewnętrzną należy zdefiniować tematy pomocy. Aby to
uczynić należy wybrać polecenie Intranet->Słowniki->Tematy pomocy. Po wybraniu tej opcji
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 282
system ITCube otworzy nowy formularz (Tematy pomocy) składający się z dwóch okien, dzięki
któremu można będzie:
• wprowadzić do systemu nowy temat pomocy – wypełniając pole Nazwa w oknie Dodaj
temat pomocy a następnie wciskając przycisk Dodaj;
• zmienić nazwę istniejącego tematu – poprzez wybranie nazwy tematu, który chcemy
zmienić, z rozwijanego menu w oknie Usuń/Modyfikuj temat pomocy. Wybrana nazwa
pojawi się w polu Nowa nazwa, w którym będzie można dokonać jej modyfikacji. Aby
zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć wprowadzony wcześniej temat – wybierając odpowiednią nazwę za pomocą
rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj temat pomocy i klikając w
przycisk Usuń.
Definiowanie treści pomocy wewnętrznej (*)
Definicji treści pomocy wewnętrznej dokonać można za pomocą polecenia Intranet->Pomoc
wewnętrzna. Wybranie tej opcji przez administratora lub osobę z uprawnieniami do tworzenia
pomocy wewnętrznej spowoduje wyświetlenie dotychczasowej pomocy w trybie edycji. By dodać
do danego tematu nową pozycję (parę Pytanie/Odpowiedź) wystarczy kliknąć w przycisk
znajdujący się po jego lewej stronie i z menu kontekstowego wybrać opcję Dodaj pozycję.
Otwarty zostanie formularz z następującymi polami:
• Pytanie – pole, które zostanie wyświetlone na liście pozycji dotyczących danego tematu.
Zawiera pytanie, na które pracownik chce znaleźć odpowiedź;
• Odpowiedź – pole zawierające szczegółową odpowiedź na zdefiniowane w poprzednim polu
pytanie. Treść tego pola zostanie wyświetlona gdy użytkownik kliknie na link symbolizujący
dane pytanie w liście pozycji dotyczących danego tematu.
• Prawa – sekcja pozwalająca określić które grupy użytkowników będą miały prawo do
odczytu oraz edycji dodawanego rekordu.
WAŻNE: Lista pozycji wyświetlana jest w porządku alfabetycznym. Tak więc jeśli zależy nam na
określonym porządku należy treść pytań poprzedzać numerami porządkowymi.
WAŻNE: Aby wyświetlić listę pozycji poświęconych danemu tematowi należy kliknąć na nazwę
tematu.
Jeśli zaistnieje taka potrzeba dana pozycja może zostać zmieniona bądź usunięta.
Usunięcia/Edycji pozycji dokonuje się wciskając przycisk znajdujący się po jej lewej stronie oraz
wybierając odpowiednią opcję.
Przeglądanie pomocy wewnętrznej
Przeglądu pomocy dokonujemy używając polecenia Intranet->Pomoc wewnętrzna. Wybranie
tej opcji spowoduje wyświetlenie pomocy w trybie odczytu. Pomoc składa się z głównych tematów
oraz pozycji z nimi związanych. Zarówno tematy jak i ich pozycje posortowane są alfabetycznie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 283
Po odnalezieniu interesującego nas pytania wystarczy nacisnąć je - co spowoduje otworzenie
nowego okna z odpowiedzią na nie. Dodatkowo na górze okna Lista dostępnych tematów oraz
pytań/odpowiedzi znajdują się mechanizmy do łatwego wyszukiwania odpowiedzi na nurtujące nas
pytanie. Szukanie w bazie pomocy intranetowej możliwe jest po kategorii oraz dowolnej frazie
zawartej w pytaniu lub odpowiedzi.
Ekstranet
Jedną z najnowocześniejszych form sprzedaży, która w szybkim tempie rozwija się dzięki sieciom
komputerowym jest sprzedaż na odległość – dokonująca się za pomocą tzw. sklepów
internetowych. Stworzenie takiego sklepu jest możliwe również dzięki systemowi ITCube, który
wyposażony został w odpowiednie narzędzia umożliwiające konfigurację i zarządzanie takim
właśnie wirtualnym punktem sprzedaży. System ITCube oferuje jednak o wiele więcej niż zwykły
sklep internetowy. Dzięki modułowi Ekstranet możliwe jest także stworzenie nowego kanału
komunikacji z klientem. Oprócz sprzedaży moduł ten oferuje nam możliwość komunikacji z
grupami kontrahentów poprzez tablicę ogłoszeń, formularze, udostępnianie kontrahentom
dokumentów firmowych oraz umożliwienie im wglądu w etap realizacji złożonych przez nich
zamówień. Dodatkowo w przypadku posiadania modułu Serwis, Ekstranet umożliwi składanie
zleceń serwisowych Klientom oraz możliwość sprawdzenia stanu ich realizacji. Wszystkie opcje
związane z modułem Ekstranet zgromadzone zostały w menu Ekstranet i są dostępna dla
administratora systemu oraz wszystkich tych użytkowników, którym podczas zakładania ich profilu
przydzielone zostały prawa zarządzania Ekstranetem.
Podgląd
Opcja Ekstranet->Podgląd umożliwia obejrzenie stworzonej przez nas strony internetowej oraz
sklepu w odrębnym oknie oraz przetestowanie poprawności działania wszystkich jego
mechanizmów.
O firmie/Konfiguracja
Polecenie Ekstranet->O firmie/Konfiguracja otwiera nowy formularz, za pomocą którego
można skonfigurować wygląd oraz parametry Ekstranetu. Cały formularz podzielony jest na dwa
okna. Pierwsze z nich (Dane dotyczące informacji) służy do wprowadzenia informacji, które ukażą
się Ekstranecie w zakładce O firmie.
Drugie z okien (Dodatkowe dane dotyczące ekstranetu) służy określeniu dodatkowych
parametrów. I tak mamy tu do czynienia z następującymi polami:
• Logowanie - pole, w którym właściciel ekstranetu zadecydować może czy dostęp do
zasobów sklepu internetowego uzyska osoba kontaktowa reprezentująca jednego z naszych
kontrahentów dopiero po procesie rejestracji (opcja Login wymagany) bądź od razu po
wejściu na stronę (opcja Login niewymagany). W drugim przypadku wejście na strony
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 284
ekstranetu możliwe jest więc także dla dowolnej osoby. Tryb ten jednak gwarantuje, iż
użytkownik ekstranetu nie będzie miał dostępu do składania zamówień, odczytywania
informacji/dokumentów itd. Moduł ekstranetowy służy więc w tym przypadku tylko za
narzędzie prezentacji asortymentu firmy;
• Tytuł – pole służące określeniu tytułu naszej strony, który wyświetlany będzie na górnej
belce przeglądarki internetowej;
• Słowa kluczowe – pole edycyjne, w którym podać należy słowa kluczowe ułatwiające
wyszukiwarkom internetowym zakwalifikowanie naszej strony do odpowiedniej kategorii
tematycznej;
• Opis słów kluczowych – pole edycyjne umożliwiające podanie krótkiego opisu strony –
również na potrzeby mechanizmów poszukiwawczych;
• Kat. główna widoczna – pole służące określeniu czy kategoria główna ma być widoczna w
Ekstranecie.
Wszystkie wprowadzone ustawienia zaakceptować można za pomocą przycisku Zapisz, wciśnięcie
którego spowoduje zapisanie pliku konfigurującego.
Strona główna
Polecenie Ekstranet->Strona główna umożliwia zaprojektowanie strony głównej ekstranetu. Za
jego pomocą możliwe jest umieszczenie na tej stronie dowolnego pliku graficznego, a także
odpowiednio sformatowanego tekstu. Dokładny opis okna edycyjnego służącego umieszczaniu
treści znaleźć można w Aneksie. Kiedy zakończymy wpisywać treść należy zapisać nowo
stworzoną stronę główną w systemie za pomocą przycisku Zapisz. Zawsze można również
zrezygnować z zapisywania wyników swojej pracy – wybierając przycisk Anuluj.
Regulamin
Bardzo ważny z punktu widzenia kontaktów z klientem jest regulamin określający zasady na
jakich sklep internetowy oraz punkt informacyjny podejmuje się świadczyć swoje usługi. System
ITCube daje oczywiście możliwość zamieszczenia na stronach tworzonego za jego pomocą
ekstranetu takiego właśnie regulaminu. Jego treść umieścić można za pomocą polecenia
Ekstranet->Strona regulaminowa, wybranie którego spowoduje otwarcie okna edycyjnego –
identycznego z tym jakie wypełnić należy podczas wprowadzania treści strony głównej. Dokładny
opis okna edycyjnego znaleźć można w Aneksie. Kiedy zakończymy wpisywać treść należy zapisać
nowo stworzony regulamin w systemie za pomocą przycisku Zapisz. Zawsze można również
zrezygnować z zapisywania wyników swojej pracy – wybierając przycisk Anuluj.
Wprowadzanie nowego ogłoszenia
Jednym ze sposobów komunikacji mającej na celu powiadomienie dużej grupy ludzi o zaistniałym
zdarzeniu jest dodawanie ogłoszeń. Ogłoszenia są następnie widoczne przez kontrahentów
systemu na ekstranetowej tablicy ogłoszeń. Ogłoszenia wprowadzamy do systemu za pomocą
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 285
polecenia Ekstranet->Dodaj ogłoszenie Po wybraniu wyżej wspomnianej opcji, otwarty
zostanie nowy formularz Dodaj ogłoszenie. Za pomocą tego ogłoszenia określić będziemy mogli
wszystkie parametry nowo tworzonej wiadomości. I tak w formularzu tym znaleźć będziemy mogli
następujące pola:
• Temat (obowiązkowe) – pole pozwalające zdefiniować temat ogłoszenia;
• Data (obowiązkowe) – pola umożliwiające określić zakres czasowy, w którym będzie
publikowana informacja. Datę wprowadzić należy za pomocą systemowego kalendarza,
który przywołać można klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data.
Datę można także wprowadzić przy użyciu klawiatury pamiętając o zachowaniu
odpowiedniego formatu daty;
• Odczyt – lista grup kontrahentów, którzy będą mogli odczytać wprowadzane ogłoszenie;
• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do wiadomości dowolnych plików, które
zawierać mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej ogłoszenie. Plik
dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Dokumenty. Po
kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system powinien otworzyć nowe okno, w którym
wyszczególnione są wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia
Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie
zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas dodawania ogłoszenia
klikając przycisk . Więcej na temat dołączania plików (dokumentów) znaleźć można w
sekcji poświęconej dokumentom;
• Kontrahent – rozwijane menu umożliwiające wybór (spośród wcześniej wprowadzonych do
systemu firm) tego kontrahenta, którego dotyczyć będzie tworzona właśnie wiadomość.
Wskazany w tym polu kontrahent (po zalogowaniu się do modułu ekstranet) będzie miał
możliwość wglądu w tę informację nie zależnie od wybranych opcji w polu Odczyt;
• Kontakt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonać możemy wyboru osoby kontaktowej
dla wybranej powyżej firmy;
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru projektu, którego
dotyczyć będzie wprowadzane właśnie do systemu ogłoszenie;
• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego dokonujemy wyboru etapu wybranego
powyżej projektu, którego dotyczyć będzie wprowadzane właśnie do systemu ogłoszenie;
• Treść – pole edycyjne umożliwiające wpisanie treści samego ogłoszenia;
• Właściciel rekordu (*) – pole pozwalające administratorowi na zmianę właściciela
edytowanego rekordu;
Ostatnie dwa pola formularza definiują Prawa dostępu do tworzonego właśnie rekordów. Są to
następujące pola:
• Odczyt/zapis – pola pozwalające określić, jaka grupa użytkowników (oprócz administratora
systemu i twórcy rekordu) będzie miała możliwość dokonania odczytu bądź edycji danych
opisujących ogłoszenie. Aby wybrać kilka grup jednocześnie należy trzymając przyciśnięty
klawisz CTRL wybrać interesujące nas grupy klikając na nie lewym przyciskiem myszki;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 286
Aby rekord został wprowadzony do systemu, należy zatwierdzić go klikając w przycisk Zapisz
znajdujący się na dole formularza. Kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas informacje.
Podgląd / Modyfikacja / Usuwanie ogłoszeń
Posiadający odpowiednie uprawnienia do danego rekordu (przynależność do odpowiedniej grupy)
użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać podglądu danego rekordu oraz (jeśli
zaistniała taka konieczność) wprowadzić niezbędne poprawki. Do tego celu służy polecenie
Ekstranet->Ogłoszenia. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Ogłoszenia, za pomocą
którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Ogłoszenia składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji pomiędzy
poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię rekordów, każda
partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z jednym
ogłoszeniem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby.
Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą
nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej
stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnej informacji za pomocą takich danych jak choćby: właściciel
rekordu, typ informacji, firma z jaką powiązana jest dana informacja czy też jej data
wprowadzenia do systemu wyznaczana datami rozpoczęcia i zakończenia. Okno składa się z
sześciu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści ogłoszenia, jej
edycja oraz usunięcie danej wiadomości;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 287
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził do
systemu dane ogłoszenie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnej informacji wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć informację, której twórcą jest Jan Kowalski wystarczy wybrać z
rozwijanego menu w polu Właściciel frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich wiadomości stworzonych przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Data – zawiera informację o dacie aktualności danego ogłoszenia. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich ogłoszeń, według ich daty początkowej, ustalić należy zakres czasowy jaki
system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów dotyczących
informacji. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data. Konkretne wartości
wprowadzić należy do tych pól za pomocą Kalendarza, który jest integralną częścią systemu
ITCube. Dostęp do Kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się
po prawej stronie pól Od, Do.
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, z którym związana jest określona
wiadomość. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący
do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące ogłoszeń związanych z firmą „Coca Cola” wystarczy wpisać w polu
Kontrahent identyczną nazwę. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych informacjom powiązanym z danym kontrahentem. Jeśli nie
pamiętamy pełnej nazwy kontrahenta możemy zastosować wyszukiwania za pomocą
wzorców;
• kolumna Temat – zawiera temat zdefiniowany przez użytkownika systemu. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
ogłoszeń o temacie „Nowa promocja” wystarczy wpisać w polu Temat identyczną nazwę.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych
informacjom o temacie „Nowa Promocja”. Jeśli nie pamiętamy pełnego tematu ogłoszenia
możemy zastosować wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Opis – zawiera treść ogłoszenia. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące ogłoszeń które w treści
zawierają ciąg „Spotkanie” wystarczy wpisać w polu Treść identyczny ciąg znaków.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych
ogłoszeniom które „dotyczą” spotkań. Podczas wyszukiwania względem treści ogłoszenia
możemy zastosować wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Po lewej stronie przycisku „Szukaj” umieszczony został mechanizm pozwalający na
szybkie zawężenie wyników do ogłoszeń o typie „Intranetowe” bądź „Ekstranetowe”.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 288
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr)– zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści informacji (o
ile grupa użytkowników posiada przyznane prawa do jej odczytu), edycja zapisanych tam danych
oraz ich usunięcie (o ile grupa użytkowników posiada przyznane prawa do jej zapisu).
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu informacji
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie zgromadzone (Ekstranet->Dodaj ogłoszenie) podczas
tworzenia nowej wiadomości informacje.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania ogłoszenia którekolwiek z pól nie zostało wypełnione – na
ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Modyfikacja informacji zawartych w danym rekordzie
Informację zapisaną w rekordzie można w każdej chwili zmodyfikować bądź uzupełnić. Aby to
uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybrać opcję Edytuj rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji
system ITCube otworzy oddzielne okno, w którym znajdzie się formularz identyczny z tym, który
wypełnić należało podczas wprowadzania nowego ogłoszenia (Ekstranet->Dodaj ogłoszenie).
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 289
Za pomocą tego formularza użytkownik systemu otrzymuje dostęp do danych wybranego
wcześniej ogłoszenia i może dowolnie je zmodyfikować. Aby zmiany zostały zapisane, wszystkie
poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole formularza.
Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj system odrzuci wszystkie wprowadzone przez nas
poprawki.
Usuwanie rekordu (*)
Każdy z rekordów można w dowolnej chwili usunąć z systemu. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda
potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk
Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z bazy.
Zamówienia
Posiadający odpowiednie uprawnienia użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać
przeglądu wszystkich wprowadzonych do systemu za pomocą mechanizmu sklepu internetowego
zamówień oraz dokonać ich rejestracji w systemie bądź odrzucenia. Do tego celu służy polecenie
Ekstranet->Zamówienia. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zamówienia, za
pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zamówienia składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji pomiędzy
poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię rekordów, każda
partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z jednym
zamówieniem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby.
Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą
nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej
stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 290
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, akceptacji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu za pomocą takich danych jak: nazwa kontrahenta,
imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz daty złożenia zamówienia. Okno składa się z czterech
kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści zamówienia,
akceptacji oraz usunięcie danego rekordu;
• kolumna Data złożenia – zawiera informację o dacie wprowadzenia danego zamówienia do
systemu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące wszystkich zamówień, według ich daty wprowadzenia, ustalić należy
zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy
rekordów dotyczących zamówień. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data
złożenia. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który
jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez
wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do.
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, który złożył w systemie dane
zamówienie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący
do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące zamówień złożonych w ekstranecie przez firmę „Coca Cola” wystarczy
wpisać w polu edycyjnym Nazwa frazę „Coca Cola” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk
Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim
zamówieniom związanych z kontrahentami o nazwę „Coca Cola”. Istnieje również możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Kontakt – pole zawierające informację o osobie kontaktowej, która złożyła
zamówienie w imieniu danego kontrahenta. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich zamówień
związanych z osobą o nazwisku Kowalski, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Osoba
kontaktowa frazę „Kowalski” i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych wszystkim zamówieniom
złożonym przez osobę o nazwisku Kowalski. Istnieje również możliwość zastosowania
wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 291
Podgląd / Akceptacja zamówień / Usuwanie wyszukanych rekordów zamówień
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk akcji , kliknięcie którego otwiera podręczne
menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści
informacji, akceptacja (rejestracja w systemie) oraz usunięcie rekordu poświęconego danemu
zamówieniu (opcja dostępna tylko dla administratora).
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie.
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki w dowolne pole wybranego z listy wyników zamówienia;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat zamówienia zgromadzone podczas
wprowadzania zamówienia do systemu (okno: Dane dotyczące zamówienia ekstranetowego).
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat zamówienia którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
Akceptacja zamówienia
W każdej chwili istnieje możliwość akceptacji danego zamówienia. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Akceptuj zamówienie. Po wydaniu tego polecenia system otworzy nowe okno
identyczne z tym, które otrzymamy wybierając opcję Handel->Dodaj ofertę/zamówienie.
Dodatkowo zostaną wypełnione wszystkie pola z informacjami dotyczącymi zamówienia
ekstranetowego. Korzystając z tego formularza można w dowolny sposób edytować dane
zamówienia. Ostatnim krokiem akceptacji zamówienia ekstranetowego jest kliknięcie w przycisk
Zapisz. Po wykonaniu tego kroku rekord zostanie automatycznie przeniesiony do tabeli
Zamówienia, do której dostęp uzyskać można za pomocą polecenia Handel->Zamówienia, lub
Handel->Oferty (o ile został zmieniony status zamówienia ekstranetowego na Ofertę).
Usuwanie rekordu
Każdy z rekordów poświęconych zamówieniom można w dowolnej chwili usunąć z systemu (zanim
zamówienie zostało zaakceptowane). Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na
symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord.
Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 292
wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru)
skasuje wskazany rekord z bazy.
Zlecenia serwisowe
Posiadający odpowiednie uprawnienia użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może dokonać
przeglądu wszystkich wprowadzonych do systemu za pomocą Ekstranetu zleceń serwisowych oraz
dokonać ich rejestracji w systemie bądź odrzucenia. Do tego celu służy polecenie Ekstranet-
>Zlecenia serwisowe. Po wybraniu tej opcji system otworzy formularz Zlecenia serwisowe, za
pomocą którego dokonać będzie można wszystkich niezbędnych czynności.
Wyszukiwanie danych
Formularz Zlecenia serwisowe składa się z dwóch okien. Pierwsze służy wyłącznie do nawigacji
pomiędzy poszczególnymi partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię
rekordów, każda partia grupuje dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z
jednym zamówieniem). Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne
sposoby. Można posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów,
o którą nam chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i
prawej stronie menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, akceptacji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu za pomocą takich danych jak: nazwa kontrahenta,
imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz daty złożenia zlecenia. Okno składa się z czterech
kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści zlecenia,
akceptacji oraz usunięcie danego rekordu;
• kolumna Data złożenia – zawiera informację o dacie wprowadzenia danego zlecenia do
systemu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 293
rekordy dotyczące wszystkich zleceń serwisowych, według ich daty złożenia, ustalić należy
zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy. Do
tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data złożenia. Konkretne wartości wprowadzić
należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube.
Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej
stronie pól Od, Do.
• kolumna Kontrahent – zawiera nazwę kontrahenta, który złożył w systemie dane zlecenie.
W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy dotyczące zleceń serwisowych złożonych w ekstranecie przez firmę „Coca Cola”
wystarczy wpisać w polu edycyjnym Kontrahent frazę „Coca Cola” i nacisnąć klawisz Enter
bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów
poświęconych wszystkim zleceniom serwisowym związanych z kontrahentami o nazwę „Coca
Cola”. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Kontakt – pole zawierające informację o osobie kontaktowej, która złożyła zlecenie
w imieniu danego kontrahenta. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć rekordy dotyczące wszystkich zamówień związanych z osobą o nazwisku
Kowalski, wystarczy wpisać w polu edycyjnym Kontakt frazę „Kowalski” i nacisnąć klawisz
Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie rekordów
poświęconych wszystkim zleceniom serwisowym złożonym przez osobę o nazwisku
Kowalski. Istnieje również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyszukanych rekordów
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Akceptacja zleceń / Usuwanie zleceń
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk akcji , kliknięcie którego otwiera podręczne
menu dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści
informacji, akceptacja (rejestracja w systemie) oraz usunięcie rekordu poświęconego danemu
zleceniu (opcja dostępna tylko dla administratora).
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie.
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki w dowolne pole wybranego z listy wyników;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 294
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje na temat zlecenia serwisowego.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych na temat zamówienia którekolwiek z pól nie zostało
wypełnione – na ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
Akceptacja zlecenia
W każdej chwili istnieje możliwość akceptacji danego zlecenia. Aby to uczynić należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Akceptuj zlecenie. Po wydaniu tego polecenia system otworzy nowe okno identyczne
z tym, które otrzymamy wybierając opcję Serwis->Dodaj zlecenie serwisowe. Dodatkowo
zostaną wypełnione wszystkie pola z informacjami wprowadzonymi w zleceniu ekstranetowym.
Korzystając z tego formularza można w dowolny sposób edytować dane zlecenia. Ostatnim
krokiem akceptacji zlecenia ekstranetowego jest kliknięcie w przycisk Zapisz. Po wykonaniu tego
kroku rekord zostanie automatycznie przeniesiony do tabeli zleceń serwisowych, do której dostęp
uzyskać można za pomocą polecenia Serwis->Zlecenia serwisowe.
Usuwanie rekordu
Każdy z rekordów poświęconych zleceniom można w dowolnej chwili usunąć z systemu (zanim
zlecenie zostało zaakceptowane). Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na
symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord.
Po wykonaniu wyżej wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia
wybranego rekordu, a po otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru)
skasuje wskazany rekord z bazy.
Formularze (*)
System ITCube pozwala na umieszczanie na stronach ekstranetu dowolnej ilości formularzy.
Formularze będą dostępne dla każdej osoby korzystającej ze stron naszego ekstranetu nawet bez
uprzedniego zarejestrowania się w systemie (o ile w konfiguracji ekstranetu ustawiliśmy opcję
Logowanie na wartość Login niewymagany). Jako, iż formularz może zostać wykorzystany przez
dowolną osobę (niekoniecznie zarejestrowanego klienta) można go wykorzystać np. do pobierania
informacji o kontrahentach, których interesuje współpraca z naszą firmą. Polecenie Ekstranet-
>Formularze umożliwia administrowanie formularzami dostępnymi w systemie. I tak po
wybraniu tej opcji system otworzy formularz Formularze, w którym będziemy mogli dodać nowe
formularze, bądź zmodyfikować/usunąć już istniejące.
Dodawanie nowego formularza
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 295
Nowy formularz rejestrujemy w systemie poprzez wypełnienie pól w oknie Dodaj pozycję
słownika:
• Nazwa – pole edycyjne umożliwiające określenie nazwy pod jaką dany sposób będzie
funkcjonował w systemie. Jako, iż nazwa ta będzie widoczna przez osobę używającą
naszych stron ekstranetowych ważne by dobrze oddawała sens formularza np. była
pytaniem, na które chcemy uzyskać odpowiedź od osoby odwiedzającej naszą stronę
ekstranetową.
WAŻNE: Lista dostępnych formularzy wyświetlana jest w porządku alfabetycznym. Jeżeli zależy
nam na ustaleniu formularza, który będzie domyślnie wyświetlany jako pierwszy, należy zaznaczyć
okno Formularz domyślny.
Po wypełnieniu pól nowy rekord zatwierdzić należy klikając w przycisk Dodaj, bądź zrezygnować z
jego wprowadzania do systemu, co uczynić można poprzez kliknięcie w przycisk Anuluj.
Modyfikowanie/Usuwanie formularza
W każdej chwili administrator systemu ma możliwość zmodyfikowania nazwy istniejącego
formularza, bądź usunięcia go z systemu. Zmodyfikować rekord można poprzez wybranie jego
nazwy z rozwijanego menu w polu Nazwa w oknie Usuń/Modyfikuj formularz i poprawienie tekstu,
który pojawi się w polu edycyjnym poniżej zatwierdzając następnie swoje poprawki wciśnięciem
przycisku Zapisz. Usunąć rekord można wciskając przycisk Usuń.
Lista zgłoszeń z formularzy
Dane zgłoszone przez odwiedzających naszą stronę internautów, za pomocą dostępnych na
naszych stronach ekstranetowych formularzy, przeglądać możemy używając polecenia Ekstranet-
>Lista zgłoszeń. Po wybraniu tego polecenia system wyświetli listę wszystkich formularzy (w
porządku alfabetycznym) wraz z listami zgłoszeń w obrębie każdego z nich. Każde zgłoszenie
opisane jest poprzez Nazwę kontrahenta oraz jego Adres. Chcąc wyświetlić wszystkie dane
dotyczące zgłoszenia należy użyć przycisku znajdującego się po jego lewej stronie oraz z menu
kontekstowego wybrać opcję Zarejestruj kontrahenta. Pozwoli to jednocześnie na podgląd
wszystkich informacji dotyczących zgłoszenia jak i na automatyczne zarejestrowanie kontrahenta
w bazie systemu ITCube. Jeśli nie chcemy dokonać rejestracji kontrahenta w systemie z menu
kontekstowego należy wybrać opcję Usuń rekord.
Obsługa poczty elektronicznej w systemie ITCube
System ITCube umożliwia porozumiewanie się nie tylko za pomocą systemu informacji i nie tylko z
pracownikami naszej firmy. Przewidziana została również możliwość wysyłania oraz odbioru
wiadomości e-mail do/od osób, z którymi utrzymujemy kontakty handlowe. System oferuje także
mechanizmy łączenia korespondencji w dialogi mailowe (zbiory listów składających się na jeden
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 296
dialog). Dla usprawnienia procesu rozsyłania wiadomości system zakłada także możliwość
tworzenia specjalnych grup użytkowników, ujmujących wszystkie osoby spełniające pewne
określone podczas tworzenia tych grup warunki. Grupy takie wykorzystuje się następnie w
kampaniach mailingowych.
Baza grafik wykorzystywana w redagowaniu e-maili oraz faksów
Za nim zaczniemy redagować maile lub faksy sensownym wydaje się zbudowanie bazy grafik,
którą następnie będziemy wykorzystywać przy tworzeniu maili (faksów). Aby rozpocząć
zarządzanie grafikami należy wybrać opcję System->Baza grafik. System otworzy formularz
Baza grafik składający się z dwóch sekcji. Sekcja pierwsza, Ścieżka dostępu do pliku, umożliwia
zarejestrowanie pliku graficznego w systemie ITCube. Właściwy plik wskazujemy wybierając go za
pomocą przycisku Przeglądaj. Swoją decyzję należy zatwierdzić wciskając klawisz Dodaj.
Wciśnięcie przycisku Anuluj spowoduje przeniesienie użytkownika do Panelu głównego systemu
ITCube co równoznaczne będzie z nie wprowadzeniem do systemu żadnej nowej grafiki. Sekcja
druga, Modyfikuj/Usuń grafikę, umożliwia zmienienie nazwy lub typu już zarejestrowanego pliku
graficznego w systemie ITCube. Do dyspozycji mamy trzy różne typy grafik. Grafika prywatna
oznacza, iż obrazek będzie widoczny tylko i wyłącznie przez właściciela pliku. W przypadku Grafiki
publicznej wszyscy użytkownicy będą mogli wykorzystywać zarejestrowany plik graficzny,
natomiast gdy oznaczymy obrazek jako Domyślne logo firmowe to będzie on widoczny na
wydruku oferty bądź rewersu serwisowego. Aby zmodyfikować konkretną grafikę należy wybrać ją
z rozwijanej listy w polu Plik, a następnie wprowadzić aktualne dane. Swoją decyzję należy
zatwierdzić wciskając klawisz Zapisz. Analogicznie aby usunąć grafikę należy wybrać ją z
rozwijanej listy w polu Plik a następnie kliknąć w przycisk Usuń. W każdej chwili możemy
podglądnąć grafikę klikając w ikonę znajdujący się obok pola Plik.
Szablony listów elektronicznych
Aby przyspieszyć wysyłanie maili, system ITCube umożliwia stworzenie szablonów listów.
Szablonem może być przykładowo stopka użytkownika lub przygotowany list reklamowy. I tak aby
zdefiniować szablon listu lub go uaktualnić należy wybrać opcję Mail/Faks->Szablony-
>Szablony maili. Następnie program otworzy formularz Szablony maili, dzięki któremu
będziemy mogli:
• dodać nowy szablon - podając jego nazwę w polu Nazwa, określając czy ma to być szablon
prywatny (widoczny jedynie przez właściciela) czy publiczny (widoczny przez wszystkich
użytkowników). Następnie należy wprowadzić temat oraz właściwą treść szablonu oraz
odpowiedniego ją sformatować. Do tego celu służą trzy rzędy ikon umieszczonych
bezpośrednio nad polem edycyjnym: Dokładny opis pola edycyjnego znaleźć można w
Aneksie. Po wykonaniu tych czynności należy dodać szablon klikając w przycisk Dodaj
znajdujący się na dole formularza;
• zmodyfikować szablon - poprzez wybranie nazwy szablonu, który chcemy zmienić.
Następnie należy wprowadzić aktualne dane dotyczące nazwy, typu oraz wyglądu szablonu.
Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 297
• usunąć szablon - wybierając odpowiednią nazwę za pomocą rozwijanego menu w polu
Szablon i klikając w przycisk Usuń.
WAŻNE: W treści szablonu można użyć zmiennych które podczas wysyłania korespondencji
zamienione zostaną na rzeczywiste wpisy: !Firma_Nazwa!, !Firma_Państwo!, !Firma_Miasto!, !
Firma_Kod!, !Firma_Ulica!, !Kontakt_Nazwisko!, !Kontakt_Imię!, !Kontakt_Państwo!, !
Kontakt_Miasto!, !Kontakt_Kod!, !Kontakt_Ulica!, !Data!, !Data_Czas!.
Redagowanie i wysyłanie poczty elektronicznej
Stworzenie oraz wysłanie nowej wiadomości e-mail możliwe jest za pomocą polecenia Mail/Faks-
>Wyślij email. Wybranie tego polecenia spowoduje otworzenie formularza "Wyślij email", za
pomocą którego ustalić można wszystkie parametry wysyłanego e-maila. Pole "Od" wysyłanej
wiadomości zostaje automatycznie wypełnione adresem skrzynki pocztowej użytkownika
wysyłającego list (pole Email zwrotny w profilu użytkownika). W formularzu tym mamy do
czynienia z następującymi polami:
• Priorytet – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić ważność listu;
• Kontrahent – pole, w którym możemy związać list z kontrahentem;
• Kontakt – pole, w którym możemy związać list z osobą kontaktową reprezentującą
wskazanego wyżej kontrahenta;
• Projekt – pole, w którym możemy związać mail z konkretnym projektem;
• Etap projektu - dodatkowo możemy związać mail z konkretnym etapem projektu;
• Temat - pole edycyjne umożliwiające ustalenie nagłówka/tematu rozsyłanej wiadomości.
Informacja tu wpisana będzie później widoczna jako temat wiadomości, którą otrzyma
adresat listu;
• Adres odbiorcy (obowiązkowe) – pole edycyjne ustalające adres odbiorcy;
WAŻNE: Zmiana pola Kontrahent oraz Kontakt powoduje wypełnienie pola Adres odbiorcy
wartością domyślnie przypisaną danemu kontrahentowi/kontaktowi. Aby mechanizm rozsyłania
wiadomości był narzędziem wydajnym i wygodnym pamiętać więc należy o podawaniu adresów e-
mail podczas tworzenia profili kontrahentów czy też osób kontaktowych.
WAŻNE: Jeśli wybrana zostanie wartość w polu Projekt pole Temat uzupełnione zostanie o numer
projektu objęty znakami #. Dzięki temu odpowiedź na nasz list zostanie automatycznie spięta z
projektem (jeśli tylko osoba odpowiadająca na nasz mail zrobi to za pomocą funkcji
„Odpowiedz”).
• CC - adres, na który zostanie wysłana kopia listu;
• Załączniki - pole umożliwiające dołączenie do listu dowolnych plików, które zawierać mogą
informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej wiadomość. Plik dołącza się klikając
w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Pliki. Po kliknięciu na wyżej wspomniany
przycisk system otworzy nowe okno, w którym wyszczególnione są wszystkie dostępne
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 298
(wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia Dokumenty->Zarejestruj dokument) w
systemie pliki. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to
zrobić podczas redagowania listu klikając przycisk . Więcej informacji na temat dołączania
plików (dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;
• Treść – pole edycyjne służące wprowadzaniu właściwej treści wiadomości oraz
odpowiedniego jej sformatowania. Do tego celu służą trzy rzędy ikon umieszczonych
bezpośrednio nad polem edycyjnym. Dokładny opis pola edycyjnego znaleźć można w
Aneksie.
WAŻNE: W momencie gdy zapisujemy mail mamy możliwość zapisania go do “Buforu”. W takim
przypadku będziemy mieli możliwość późniejszej edycji treści wiadomości. Dopóki korespondencja
znajduję się w buforze system ITCube jej nie wyśle.
Po określeniu wszystkich wymaganych parametrów można przystąpić do wysłania listu
elektronicznego. Wciśnięcie przycisku Wyślij spowoduje wysłanie stworzonej wiadomości,
analogicznie wybranie opcji Anuluj spowoduje powrót do Panelu głównego systemu ITCube bez
podejmowania jakiegokolwiek działania.
Historia korespondencji – skrzynka nadawcza
Dowolny użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może przeglądnąć wszystkie listy wysłane
przez siebie. Dostęp do archiwum wiadomości użytkownik systemu otrzymuje poprzez wybór w
menu systemowym Mail/Faks polecenia Skrzynka nadawcza (email). Polecenie to spowoduje
otwarcie nowego okna, w którym wyświetlona zostanie tabela zawierająca pełną historię
korespondencji.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 299
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego wiadomość elektroniczną za pomocą
takich danych jak choćby: właściciel rekordu, adresat e-maila, jego temat czy też data wysłania.
Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, status wiadomości (oczekuje, wysłany),
a także co niezwykle ważne – przycisk akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp
do takich opcji jak wyświetlenie jego treści, wysłania listu ponownie. Administrator może
skorzystać również z opcji usunięcia danego rekordu z bazy. Liczba w nawiasie w tej
kolumnie sygnalizuje ilość nieudanych prób wysłania listu. Po trzech nieudanych próbach
liczba zastępowana jest symbolem (N) a system zaprzestaje kolejnych prób. By otrzymać
informacje o przyczynie wystąpienie błędu należy otworzyć link klikając w liczbę/literę N;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie
zalogowany na danej stacji roboczej. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana
osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do wiadomości, które sama wysłała. Wyjątkiem
jest tutaj administrator systemu lub osoba posiadająca prawa do odczytu listów innych
użytkowników. W takim przypadku możliwe będzie wybranie dowolnej osoby z listy
wszystkich użytkowników systemu;
• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania wiadomości. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich wiadomości, według ich daty rozesłania do odbiorców, ustalić należy zakres
czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów. Do
tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne wartości wprowadzić
należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube.
Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej
stronie pól Od, Do;
• kolumna Kontrahent/Kontakt/Email – kolumna zawiera nazwę kontrahenta/kontaktu, do
której adresowana była wiadomość e-mail. Jeśli list nie został związany z
kontrahentem/kontaktem (na przykład wysłany został do firmy nie zarejestrowanej w
systemie) można posłużyć się polem Email. Jeśli nie pamiętamy pełnego adresu mamy
możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących
wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące
wiadomości adresowanych do firmy „Coca Cola” wystarczy wybrać z rozwijanego menu w
polu Kontrahent taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie
wszystkich rekordów poświęconych wiadomościom wysłanym do firmy „Coca Cola”;
• kolumna Temat – zawiera temat wiadomości, którą wysłaliśmy. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy o temacie „Ważne
spotkanie” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Temat taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz
Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie listy rekordów
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 300
poświęconych wiadomościom o takim właśnie temacie. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy
mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Oprócz wyżej wspomnianych mechanizmów przeszukiwania bazy ważne są także trzy przyciski
znajdujące się na dole formularza. Dzielą one wszystkie wysłane listy na trzy główne grupy. Listy,
które nie zostały jeszcze wysłane (Oczekujące), listy które zostały już wysłane (Wysłane) oraz
listy, które wprowadzone do systemu były na tyle dawno, iż przedzielono im status Archiwum
(standardowy horyzont archiwizacji wynosi jeden miesiąc). Rozwiązanie takie pozwala przede
wszystkim na szybszą oraz łatwiejszą pracę z bazą danych wysyłanej korespondencji.
Na dole formularza znajduje się także pole Treść pozwalające na przeszukiwanie korespondencji
względem jej treści oraz pole Tylko niepowiązane pozwalające wychwycić tylko maile których nie
udało sie automatycznie spiąć z kontrahentem bądź osobą kontaktową.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie.
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu listu elektronicznego
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas wprowadzania wiadomości do
systemu.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych którekolwiek z pól nie zostało wypełnione – na
ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 301
Ponowne wysyłanie zapisanych listów
Każdy list znajdujący się w skrzynce nadawczej może być w dowolnym momencie wysłany
ponownie do adresata (na przykład w momencie uzyskania informacji, iż adresatowi nie udało się
poprawnie odebrać korespondencji). By wysłać list ponownie wystarczy wybrać opcję Wyślij
ponownie z menu kontekstowego związanego z danym listem.
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Historia korespondencji - skrzynka odbiorcza
Użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może przeglądnąć wszystkie odebrane listy. Dostęp
do archiwum wiadomości użytkownik systemu otrzymuje poprzez wybór w menu systemowym
Mail/Faks polecenia Skrzynka odbiorcza (email). Polecenie to spowoduje otwarcie nowego
okna, w którym wyświetlona zostanie tabela zawierająca pełną historię odebranej korespondencji.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego wiadomość elektroniczną za pomocą
takich danych jak choćby: właściciel rekordu, adresat e-maila, jego temat czy też data wysłania.
Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 302
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp do takich opcji jak wyświetlenie jego
treści, wysłanie odpowiedzi, ręcznego związania z kontrahentem/projektem bądź pytaniem,
na które odpowiada odebrany list. Każdy użytkownik może skorzystać również z opcji
usunięcia danego rekordu z bazy;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie
zalogowany na danej stacji roboczej. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana
osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do wiadomości, które zostały wysłane do niej.
Wyjątkiem jest tutaj administrator systemu, który wybrać będzie mógł dowolną osobę z
listy wszystkich użytkowników systemu;
• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania wiadomości. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich wiadomości, według ich daty otrzymania od odbiorców, ustalić należy zakres
czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów. Do
tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne wartości wprowadzić
należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube.
Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej
stronie pól Od, Do;
• kolumna Kontrahent/Kontakt/Email – kolumna zawiera nazwę kontrahenta/kontaktu, która
wysłała wiadomość e-mail. Jeśli list nie został związany z kontrahentem/kontaktem (na
przykład wysłany został przez firmę nie zarejestrowaną w systemie bądź z nietypowego
adresu e-mail) można posłużyć się polem Email. Jeśli nie pamiętamy pełnego adresu mamy
możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących
wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie listy wysłane do
firmy TOMEX wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Kontrahent taką właśnie
wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów
poświęconych wiadomościom wysłanym przez firmę TOMEX;
• kolumna Temat – zawiera temat odebranej wiadomości. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone wiadomości o
nazwie „Świąteczna promocja” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwa taką właśnie
frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie listy rekordów poświęconych wiadomościom o takim właśnie temacie. Jeśli nie
pamiętamy pełnej nazwy mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 303
Oprócz wyżej wspomnianych mechanizmów przeszukiwania bazy ważne są także trzy przyciski
znajdujące się na dole formularza. Dzielą one wszystkie odebrane listy na trzy główne grupy.
Listy, które nie zostały jeszcze przeczytane (Nowe), listy już przeczytane (Przeczytane) oraz listy,
które wprowadzone do systemu były na tyle dawno, iż przedzielono im status Archiwum
(standardowy horyzont archiwizacji wynosi jeden miesiąc). Rozwiązanie takie pozwala przede
wszystkim na szybszą oraz łatwiejszą pracę z bazą danych odebranej korespondencji.
Na dole formularza znajduje się także pole Treść pozwalające na przeszukiwanie korespondencji
względem jej treści oraz pole Tylko niepowiązane pozwalające wychwycić tylko maile których nie
udało sie automatycznie spiąć z kontrahentem bądź osobą kontaktową.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie.
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu listu elektronicznego
znajdującego się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje dotyczące odebranej wiadomości oraz lista odpowiedzi.
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
Wysyłanie odpowiedzi
Jeśli chcemy wysłać odpowiedź dotycząca odebranego listu możemy tego dokonać wybierając
opcję Wyślij odpowiedź. Spowoduje to otworzenie formularza analogicznego, do tego który
dostępny jest po wybraniu opcji Wyślij list. Niemniej jednak formularz ten zostanie wstępnie
wypełniony wartościami tak by zaoszczędzić użytkownikowi konieczności podawania adresu,
wybierania kontrahenta/kontaktu czy wypełniania pola temat. Dodatkowo dopisze on wysyłany
mail na listę odpowiedzi związanych z odebraną korespondencją.
Przypisywanie do pytania
Jeśli chcemy oznaczyć odebrany list jako odpowiedź na pytanie zadane przez nas w uprzednio
wysłanej korespondencji należy wybrać pozycję Zwiąż z pytaniem. Spowoduje to wyświetlenie
zawartości skrzynki nadawczej i umożliwi wskazanie listu źródłowego. Po wskazaniu listu bądź
wybraniu z nim związanej opcji Zwiąż z odpowiedzią nowo otwarte okno zostanie automatycznie
zamknięte.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 304
Oznaczanie listu jako przeczytany
Jeśli chcemy oznaczyć odebrany list jako przeczytany należy wybrać pozycję Oznacz jako
przeczytany. Należy pamiętać, że dopóki w skrzynce odbiorczej znajduje się choć jeden list nie
oznaczony jako przeczytany system będzie informował użytkownika w Panelu głównym o tym, iż
jego skrzynka odbiorcza zawiera nowe listy.
Oznaczenie wszystkich nowych listów jako przeczytane
Jeśli chcemy wszystkie listy o statusie Nowy oznaczyć jako przeczytane wystarczy z menu
kontekstowego wybrać opcję Oznacz wszystkie listy jako przeczytane.
Usuwanie rekordu
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Obsługa faksów w systemie ITCube
System ITCube zapewnia komunikowanie się z kontrahentami lub osobami kontaktowymi nie tylko
za pomocą poczty elektronicznej ale także przy użyciu faksów. Moduł faksowy umożliwia wysyłanie
oraz odbiór faksów oraz późniejsze ich przeglądanie a także powiązanie z konkretnym
kontrahentem lub osobą kontaktową. Dodatkowo możliwe jest grupowe rozsyłanie faksów – tzw.
faksingi. Dzięki modułowi faksowemu historia kontaktów z firmami poszerza się o możliwość
przeglądnięcia wszystkich faksów związanych z danym kontrahentem. Moduł faksowy umożliwia
także stworzenie szablonów faksów przez co wysyłanie standardowych faksów (np. z ofertą
handlową) staje się bardzo proste i szybkie.
Szablony faksów
Aby przyspieszyć wysyłanie faksów, system ITCube umożliwia stworzenie szablonów faksów.
Szablonem może być przykładowo stopka użytkownika lub przygotowany faks reklamowy. I tak
aby zdefiniować szablon faksu lub go uaktualnić należy wybrać opcję Mail/Faks->Szablony-
>Szablony faksów. Następnie program otworzy formularz Szablony faksów, dzięki któremu
będziemy mogli:
• dodać nowy szablon - podając jego nazwę w polu Nazwa, określając czy ma to być szablon
prywatny (widoczny jedynie przez właściciela) czy publiczny (widoczny przez wszystkich
użytkowników). Następnie należy wprowadzić temat oraz właściwą treść szablonu oraz
odpowiedniego ją sformatować. Do tego celu służą dwa rzędy ikon umieszczonych
bezpośrednio nad polem edycyjnym. Dokładny opis pola edycyjnego znaleźć można w
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 305
Aneksie. Po wykonaniu tych czynności należy dodać szablon klikając w przycisk Dodaj
znajdujący się na dole formularza;
• zmodyfikować szablon - poprzez wybranie nazwy szablonu, który chcemy zmienić.
Następnie należy wprowadzić aktualne dane dotyczące nazwy, typu oraz wyglądu szablonu.
Aby zmiana została zapisana w systemie należy zatwierdzić ją za pomocą przycisku Zapisz;
• usunąć szablon - wybierając odpowiednią nazwę za pomocą rozwijanego menu w polu
Szablon i klikając w przycisk Usuń.
Redagowanie i wysyłanie faksów
Stworzenie oraz wysłanie nowego faksu możliwe jest za pomocą polecenia Mail/Faks->Wyślij
faks. Wybranie tego polecenia spowoduje otworzenie formularza Wyślij faks, za pomocą którego
ustalić można wszystkie parametry wysyłanego faksu. W formularzu tym mamy do czynienia z
następującymi polami:
• Priorytet – rozwijane menu, za pomocą którego możemy określić ważność faksu;
• Kontrahent – pole, w którym możemy związać faks z kontrahentem;
• Kontakt – pole, w którym możemy związać faks z osobą kontaktową reprezentującą
wskazanego wyżej kontrahenta;
• Projekt – pole, w którym możemy związać faks z konkretnym projektem;
• Etap projektu - dodatkowo możemy związać faks z konkretnym etapem projektu;
• Temat - pole edycyjne umożliwiające ustalenie nagłówka/tematu rozsyłanej wiadomości,
który umożliwi późniejsze odnalezienie w systemie;
• Numer odbiorcy (obowiązkowe) – pole edycyjne ustalające numeru faksu odbiorcy;
WAŻNE: Zmiana pola Kontrahent oraz Kontakt powoduje wypełnienie pola Numer odbiorcy
wartością domyślnie przypisaną danemu kontrahentowi/kontaktowi. Aby mechanizm rozsyłania
wiadomości był narzędziem wydajnym i wygodnym pamiętać więc należy o wprowadzaniu
numerów faksu podczas tworzenia profili kontrahentów czy też osób kontaktowych.
• Data – pole, w które należy wpisać termin wysłania faksu;
• Załączniki - pole umożliwiające dołączenie do faksu plików, których zawartość zostaje
doklejona za właściwą treścią faksu (jeśli takową posiada w innym przypadku wysłana
zostaje tylko zawartość plików). Ważne jest aby dołączony dokument był plikiem graficznym
w formacie gif, png bądź jpg, w przeciwnym wypadku system nie będzie wiedział jak
wyświetlić ten załącznik. Szerokość „kartki” faksu w systemie ITCube to 800 pikseli co
odpowiada wymiarowi kartki A4 skanowanej w rozdzielczości 100 dpi. Plik dołącza się
klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Załączniki. Po kliknięciu na wyżej
wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym wyszczególnione są wszystkie
dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia Dokumenty->Zarejestruj
dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie
możemy to zrobić podczas redagowania faksu klikając przycisk . Więcej informacji na
temat dołączania plików (dokumentów) znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 306
• Treść – pole edycyjne służące wprowadzaniu właściwej treści faksu oraz odpowiedniego jej
sformatowania. Do tego celu służą trzy rzędy ikon umieszczonych bezpośrednio nad polem
edycyjnym. Dokładny opis pola edycyjnego znaleźć można w Aneksie.
Po określeniu wszystkich wymaganych parametrów można zobaczyć jak faktycznie będzie
wyglądał faks klikając w ikonę Podgląd. Warto tutaj przypomnieć, iż przeglądarka internetowa
często skaluje dużej wielkości obrazy. W przypadku gdy obraz ma duży rozmiar może zostać
wyświetlony w nieczytelny sposób. W takim przypadku należy powiększyć go do normalnych
rozmiarów klikając w ikonę do tego służącą. Gdy zadecydujemy, iż faks jest już należycie
przygotowany wystarczy wcisnąć przycisk Wyślij, który spowoduje wysłanie stworzonej
wiadomości. Analogicznie wybranie opcji Anuluj spowoduje powrót do Panelu głównego systemu
ITCube bez podejmowania jakiegokolwiek działania.
Wysyłanie dokumentów TIFF i JPG faksem
ITCube pozwala także na wysyłanie faskem dokumentów stworzonych w zewnętrznych
aplikacjach. Dotyczy to formatów TIFF oraz JPG. Z opcji tej warto skorzystać w sytuacji gdy zależy
nam na pełnej kontroli nad detalami graficznymi wysyłanego faksu. Programy umożliwiające
tworzenie plików TIFF (np. Microsoft WORD po zainstalowaniu wirtualnej drukarki drukującej do
pliku TIFF) oferują bowiem często większe możliwości edycyjne niż edytor HTML wbudowany w
system ITCube.
By wysłać plik TIFF bądź JPG faksem należy go uprzednio zarejestrować w bazie dokumentów.
Następnie należy wybrać opcję Wyślij jako faks (opcja dostępna tylko dla dokumentów o typie
TIFF bądź JPG). Spowoduje to otwarcie okna w którym można będzie doprecyzować informacje o
wysyłanym faksie. W szczególności podać jego temat, związać z kontrahentem oraz podać numer
na który powinien zostać wysłany. Domyślne wartości tych pól pobierane są z formularza
dokumentu który wysyłamy. Po akceptacji danych przyciskiem Zapisz faks zostanie umieszczony w
skrzynce nadawczej jako rekord z jednym załącznikiem oraz niedostępną treścią. Dalsza jego
droga jest analogiczna do faksu stworzonego w standardowy sposób – czyli przy użyciu edytora
HTML.
Historia korespondencji - faksy wysłane
Dowolny użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może przeglądnąć wszystkie faksy wysłane
przez siebie. Dostęp do archiwum korespondencji użytkownik systemu otrzymuje poprzez wybór
w menu systemowym Mail/Faks polecenia Skrzynka nadawcza (faks). Polecenie to spowoduje
otwarcie nowego okna, w którym wyświetlona zostanie tabela zawierająca pełną historię
korespondencji faksowej.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 307
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego - będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego wiadomość elektroniczną za pomocą
takich danych jak choćby: właściciel rekordu, kontrahent/kontakt/numer odbiorcy, jego temat czy
też data wysłania. Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.
• kolumna Nr - zawiera numer porządkowy rekordu, status wiadomości (oczekuje, wysłany),
a także co niezwykle ważne - przycisk akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp
do takich opcji jak wyświetlenie jego treści, wysłania faksu ponownie. Administrator może
skorzystać również z opcji usunięcia danego rekordu z bazy. Symbol (N) w tej kolumnie
sygnalizuje, że wystąpiły błędy uniemożliwiające wysłanie faksu;
• kolumna Właściciel - zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie
zalogowany na danej stacji roboczej. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana
osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do wiadomości, które sama wysłała. Wyjątkiem
jest tutaj administrator systemu oraz osoba mająca prawo do przeglądania korespondencji
innych użytkowników. W takim przypadku będzie istniała możliwość wyboru dowolnej osoby
z listy wszystkich użytkowników systemu;
• kolumna Data wysłania - zawiera informację o terminie wysłania faksu. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich wiadomości, według ich daty rozesłania do odbiorców, ustalić należy zakres
czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów. Do
tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne wartości wprowadzić
należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube.
Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej
stronie pól Od, Do;
• kolumna Kontrahent/Kontakt/Numer - kolumna zawiera nazwę kontrahenta/kontaktu, do
której adresowany był faks. Jeśli faks nie został związany z kontrahentem/kontaktem (na
przykład wysłany został do firmy nie zarejestrowanej w systemie) można posłużyć się polem
Numer. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 308
wyszukiwania rekordów opisujących wiadomości wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć wszystkie rekordy dotyczące wiadomości adresowanych do firmy „Coca Cola”
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Kontrahent taką właśnie wartość. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych wiadomościom
wysłanym do firmy „Coca Cola”. Jeśli w liście nie ma danego kontrahenta oznacza to, iż nie
wysyłaliśmy do niego żadnego faksu;
• kolumna Temat - zawiera temat faksu, który wysłaliśmy. W nagłówku (poniżej nazwy
kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone wiadomości o
temacie „Coca Cola” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Temat taką właśnie frazę i
nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie listy rekordów poświęconych wiadomościom o takiej właśnie nazwie. Jeśli nie
pamiętamy pełnej nazwy mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Oprócz wyżej wspomnianych mechanizmów przeszukiwania bazy ważne są także trzy przyciski
znajdujące się na dole formularza. Dzielą one wszystkie wysłane faksy na trzy grupy. Faksy, które
nie zostały jeszcze wysłane (Oczekujące), faksy które zostały już wysłane (Wysłane) oraz faksy,
które wprowadzone do systemu były na tyle dawno, iż przedzielono im status Archiwum
(standardowy horyzont archiwizacji wynosi jeden miesiąc). Rozwiązanie takie pozwala przede
wszystkim na szybszą oraz łatwiejszą pracę z bazą danych wysyłanej korespondencji.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd faksu wysłanego
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu faksu znajdującego
się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas wprowadzania wiadomości do
systemu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 309
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych którekolwiek z pól nie zostało wypełnione - na
ekranie podglądu będzie to symbolizowane za pomocą ikony .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Ponowne wysyłanie zapisanych faksów
Każdy faks znajdujący się w skrzynce nadawczej, który nie został poprawnie wysłany (np. numer
faksu był zajęty) może być w dowolnym momencie wysłany ponownie do adresata. By wysłać faks
ponownie wystarczy wybrać opcję Wyślij ponownie z menu kontekstowego związanego z danym
faksem.
Modyfikowanie danych dotyczących faksu
W każdej chwili możliwe jest zmienienie danych opisujących faks takich jak: kontrahent, osoba
kontaktowa, projekt, etap projektu oraz priorytet. Aby zmodyfikować dany rekord należy kliknąć
lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru porządkowego rekordu i
wybrać opcję Edytuj rekord.
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Historia korespondencji - faksy odebrane
Użytkownik systemu ITCube w każdej chwili może przeglądnąć wszystkie odebrane faksy. Dostęp
do archiwum wiadomości użytkownik systemu otrzymuje poprzez wybór w menu systemowym
Mail/Faks polecenia Skrzynka odbiorcza (faks). Polecenie to spowoduje otwarcie nowego
okna, w którym wyświetlona zostanie tabela zawierająca pełną historię odebranej korespondencji
faksowej.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 310
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji bądź usunięcia danych. Znajdują się tu również wygodne mechanizmy
służące do odnalezienia konkretnego rekordu opisującego wiadomość elektroniczną za pomocą
takich danych jak choćby: właściciel rekordu, adresat e-maila, jego temat czy też data wysłania.
Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp do takich opcji jak wyświetlenie jego
treści, wysłanie odpowiedzi, ręcznego związania z kontrahentem/projektem bądź pytaniem,
na które odpowiada odebrany list. Każdy użytkownik może skorzystać również z opcji
usunięcia danego rekordu z bazy;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie
zalogowany na danej stacji roboczej. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana
osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do wiadomości, które zostały wysłane do niej.
Wyjątkiem jest tutaj administrator oraz użytkownik systemu z przyznanym uprawnieniem
„Przeglądanie faksów innych użytkowników”, który wybrać będzie mógł dowolną osobę z
listy wszystkich użytkowników systemu;
• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania faksu. W nagłówku
(poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich faksów, według ich daty otrzymania od odbiorców, ustalić należy zakres czasowy
jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów. Do tego celu
służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne wartości wprowadzić należy do
tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do
kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej stronie pól
Od, Do;
• kolumna Kontrahent/Kontakt/Numer – kolumna zawiera nazwę kontrahenta/kontaktu, która
wysłała faks. Jeśli faks nie został związany z kontrahentem/kontaktem (na przykład wysłany
został przez firmę nie zarejestrowaną w systemie bądź z nieznanego numeru) można
posłużyć się polem Numer. Jeśli nie pamiętamy pełnego numeru mamy możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących faksy wg
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 311
tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie faksy wysłane przez firmę TOMEX
wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu Kontrahent taką właśnie wartość. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych faksom wysłanym
przez firmę TOMEX;
• kolumna Temat – zawiera temat odebranego faksu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy poświęcone faksom o nazwie
„Świąteczna promocja” wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwa taką właśnie frazę i
nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie listy rekordów poświęconych faksom o takim właśnie temacie. Jeśli nie
pamiętamy pełnej nazwy mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Oprócz wyżej wspomnianych mechanizmów przeszukiwania bazy ważne są także trzy przyciski
znajdujące się na dole formularza. Dzielą one wszystkie odebrane faksy na trzy główne grupy.
Faksy, które nie zostały jeszcze przeczytane i prawdopodobnie nie zostały jeszcze związane z
adresatem oraz odbiorcą (Nowe), faksy już przeczytane (Przeczytane) oraz faksy, które
wprowadzone do systemu były na tyle dawno, iż przedzielono im status Archiwum (standardowy
horyzont archiwizacji wynosi jeden miesiąc). Rozwiązanie takie pozwala przede wszystkim na
szybszą oraz łatwiejszą pracę z bazą danych odebranej korespondencji.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie.
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu faksu znajdującego
się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje dotyczące odebranego faksu oraz lista odpowiedzi.
WAŻNE: By poprawnie wyświetlić treść faksów konieczne jest zainstalowanie na komputerze
oprogramowania pozwalającego na wyświetlanie plików TIFF.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 312
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
Wysyłanie odpowiedzi
Jeśli chcemy wysłać odpowiedź dotycząca odebranego faksu możemy tego dokonać wybierając
opcję Wyślij odpowiedź. Spowoduje to otworzenie formularza analogicznego, do tego który
dostępny jest po wybraniu opcji Wyślij faks. Niemniej jednak formularz ten zostanie wstępnie
wypełniony wartościami tak by zaoszczędzić użytkownikowi konieczności podawania numeru,
wybierania kontrahenta/kontaktu czy wypełniania pola temat. Dodatkowo dopisze on wysyłany
faks na listę odpowiedzi związanych z odebraną korespondencją.
Przypisywanie do pytania
Jeśli chcemy oznaczyć odebrany faks jako odpowiedź na pytanie zadane przez nas w uprzednio
wysłanej korespondencji należy wybrać pozycję Zwiąż z pytaniem. Spowoduje to wyświetlenie
zawartości skrzynki nadawczej i umożliwi wskazanie faksu źródłowego. Po wskazaniu faksu bądź
wybraniu z nim związanej opcji Zwiąż z odpowiedzią nowo otwarte okno zostanie automatycznie
zamknięte.
Oznaczanie faksu jako przeczytany
Jeśli chcemy oznaczyć odebrany faks jako przeczytany należy wybrać pozycję Oznacz jako
przeczytany. Należy pamiętać, że dopóki w skrzynce odbiorczej znajduje się choć jeden faks nie
oznaczony jako przeczytany system będzie informował użytkownika w Panelu głównym o tym, iż
jego skrzynka odbiorcza zawiera nowe faksy.
Oznaczenie wszystkich nowych faksów jako przeczytane
Jeśli chcemy wszystkie faksy o statusie Nowy oznaczyć jako przeczytane wystarczy z menu
kontekstowego wybrać opcję Oznacz wszystko jako przeczytane.
Usuwanie rekordu
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Korespondencja grupowa w systemie ITCube
System ITCube umożliwia tworzenie trzech rodzajów korespondencji grupowej. Pierwszym z nich
jest mailowa wiadomość grupowa (mailing) polegająca na rozsyłaniu listu email do grup
kontrahentów lub osób kontaktowych. Drugim medium służącym do rozsyłania korespondencji jest
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 313
faks. Przygotowanie faksingu jest całkowicie analogiczne do tworzenia mailingu. Jedyną różnica
jest fakt, iż wiadomość ta zostanie rozesłana za pomocą faksu. Trzecim rodzajem korespondencji
seryjnej jest tradycyjna poczta – system ITCube umożliwia seryjne drukowanie listów oraz
adresowanie kopert.
Grupy kontrahentów korespondencji grupowej
Aby skorzystać z rozsyłania grupowej korespondencji należy na początku zdefiniować grupy
odbiorców. Grupy odbiorców mogą składać się zarówno z kontrahentów jak i osób kontaktowych.
Oba rodzaje grup będą wykorzystywane przy tworzeniu mailingów oraz grupowego rozsyłania
faksów.
Dodawanie grupy odbiorców kontrahentów
Aby móc skorzystać z opcji rozesłania korespondencji grupowej (email/fax) do grupy
użytkowników należy najpierw wprowadzić do systemu takie grupy. Aby to uczynić należy wybrać
polecenie Mail/Faks->Korespondencja grupowa->Grupy kontrahentów i wypełnić formularz
składający się z następujących pól:
• Nazwa grupy (obowiązkowe) – pole edycyjne, w które wpisać należy nazwę grupy pod jaką
będzie ona identyfikowana w systemie;
• Lista firm – pole pozwalające na definiowanie grup wyliczeniowych. Grupy te charakteryzują
się tym iż nie powstają w wyniku podania kryteriów które powinni spełniać ich członkowie
lecz na zasadzie wskazanie konkretnych rekordów. Pole Lista firm zawiera listę
kontrahentów którzy mają tworzyć grupę. Grupa ta może zostać dodatkowo zawężona
poprzez wskazanie wartości pozostałych pól (np. Branża, grupa itd.). Jeśli pole to
pozostawimy nie wypełnione system domniema iż grupa powinna być tworzona na
podstawie parametrów podanych w polach pozostałych spośród wszystkich rekordów.
• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące określeniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie
zostanie ono wypełnione, system generując daną grupę uzna, iż nie jest to wartość, która
ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tej właśnie grupie;
• Grupa – rozwijane menu pozwalające określić interesującą nas grupę kontrahentów
zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy
kontrahentów. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną grupę
uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonej właśnie grupie;
• Branża – rozwijane menu umożliwiające zawężenie naszego zapytania do tych
kontrahentów, którzy reprezentują wybraną branżę (wprowadzoną wcześniej do systemu za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów). Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system generując daną grupę mailingową uzna, iż nie jest to wartość,
która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do kontrahentów o
konkretnym statusie. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 314
grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie się w
tworzonej właśnie grupie
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do
kontrahentów pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana,
system generując daną grupę mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować
o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe
kontrahentów mających znaleźć się w tworzonej grupie mailingowej. Jeśli żadne z trzech pól
nie zostanie wypełnione, system generując dany raport uzna, iż nie są to wartości, które
mają decydować o tym czy dana firma znajdzie się w definiowanej grupie;
• Potencjał – kolejne z rozwijanych menu, za pomocą którego w oparciu o potencjał
kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania na podstawie którego
wygenerowana zostanie grupa mailingowa kontrahentów. Jeśli żadna z opcji nie zostanie
wybrana, system generując daną grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o
tym czy dana firma znajdzie się w tej grupie;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego daty pozyskania
kontrahenta. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza,
przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po prawej stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego
daną firmę. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną grupę
mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie
się w tworzonej grupie;
• Właściciel kontrahenta – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną grupę
mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana firma znajdzie
się w tworzonej grupie;
• Ostatni kontakt – zbiór pól pozwalający na wybór tylko tych kontrahentów z którymi ostatni
kontakt miał miejsce w określonym przedziale czasu. Oprócz definiowania interesującego
nas okresu czasowego system pozwala także na wskazanie rodzaju wpisów które
traktowane będą jako opis ostatniego kontaktu z klientem.
Przykład 1. Jeśli interesuje nas wybór kontrahentów z którymi mieliśmy kontakt w ciągu
ostatnich 3 miesięcy przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie korespondencji
elektronicznej bądź wykonanie związanego z nimi zadania należy:
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Istniał kontakt w ciągu ostatnich” wybrać wartość 3
miesiące.
-W polu „Informacje” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Zadania” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartość *Dowolny typ zadania* oraz Korespondencja
przychodząca.
Przykład 2. Jeśli natomiast interesuje nas wybór kontrahentów z którymi nie mieliśmy
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 315
kontaktu w ciągu ostatniego roku przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie bądź
wysłanie korespondencji elektronicznej oraz informację o typie Wykonany telefon należy:
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Brak kontaktu w ciągu ostatnich” wybrać wartość Rok.
-W polu „Zadania” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Informacje” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartości Wykonany telefon oraz *Dowolny typ
korespondencji*
WAŻNE: Należy pamiętać iż w przypadku definiowania grupy kontrahentów typu „Był
kontakt w ciągu ostatnich ....” pola „Zadania”, „Informacje” oraz „Korespondencja” łączone
są spójnikiem lub. Jeśli natomiast definiujemy grupę typu „Brak kontaktu w ciągu
ostatnich ...” pola te łączone są spójnikiem i.
• Udział w projektach – pole pozwalające zawęzić zbiór kontrahentów do tych firm które brały
udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić czy dana firma brała udział
we wszystkich podanych projektach (zaznaczone pole i), czy co najmniej w jednym z nich
(zaznaczone pole lub). Warto podkreślić iż pole to pozwala nam także na wskazanie
poszczególnych etapów konkretnego projektu. Jeśli zależy nam na wyborze konkretnego
etapu należy po wyświetleniu przeglądarki projektów wejść do menu kontekstowego
projektu oraz wybrać menu podręczne o nazwie „Załącz do formularza wybrany etap”.
Zawiera ono listę wszystkich etapów danego projektu. Co ważne pole Udział w projektach
może jednocześnie zawierać zarówno wpisy dotyczące projektów jaki i poszczególnych
etapów;
• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących kontrahenta. Dodatkowo
możemy określić czy dana firma ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co
najmniej jedną z nich (zaznaczone pole lub);
• Kategorie produktów – pole umożliwiające wybranie kilku kategorii produktów, którymi jest
zainteresowany dany kontrahent. Dodatkowo możemy określić czy firma ma być
zainteresowana wszystkimi wybranymi kategoriami (zaznaczone pole i), czy co najmniej
jednym z nich (zaznaczone pole lub);
WAŻNE: Jeśli nie wypełniliśmy żadnego z pól podczas wypełniania formularza Grupy
kontrahentów uzyskana grupa będzie po prostu obejmowała wszystkich kontrahentów
zarejestrowanych w systemie.
WAŻNE: Jeśli wypełniliśmy pole Zakres podczas podglądu grupy wyświetlone zostaną tylko
rekordy których numer porządkowy leży w podanym przedziale.
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy zapisać definicję grupy
kontrahentów. Aby tego dokonać kliknąć należy przycisk Dodaj.
Podgląd / usuwanie grup kontrahentów
Aby przeglądnąć definicję grupy kontrahentów wybrać należy nazwę interesującej nas grupy z
rozwijanego menu w polu Nazwa grupy (okno Administruj grupami kontrahentów) i wcisnąć
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 316
przycisk Wyświetl. Analogicznie aby usunąć grupę kontrahentów wybrać należy nazwę grupy z
menu w polu Nazwa grupy (okno Administruj grupami kontrahentów) i wcisnąć przycisk Usuń.
Grupy kontaktów korespondencji grupowej
Drugim rodzajem grup służących do adresowani korespondencji grupowej jest grupa dotycząca
osób kontaktowych. Grupy kontaktów tworzy się za pomocą polecenia Mail/Faks-
>Korespondencja grupowa->Grupy kontaktów.
Dodawanie grupy odbiorców kontaktów
Wybranie tej opcji spowoduje otworzenie nowego formularza, za pomocą którego można
sprecyzować warunki określające jakie osoby kontaktowe powinny zostać umieszczone w
tworzonej właśnie grupie. I tak znajdują się tutaj następujące pola:
• Nazwa grupy (obowiązkowe) – pole, za pomocą którego nadać możemy naszej grupie
własną i unikalną nazwę;
Pola dotyczące kontrahenta, z którym związana jest osoba kontaktowa mająca znaleźć się w
tworzonej grupie mailingowo/faksingowej:
• Lista firm – pole pozwalające na definiowanie grup wyliczeniowych. Grupy te charakteryzują
się tym iż nie powstają w wyniku podania kryteriów które powinni spełniać ich członkowie
lecz na zasadzie wskazanie konkretnych rekordów. Pole Lista firm zawiera listę
kontrahentów których osoby kontaktowe mają tworzyć grupę. Grupa ta może zostać
dodatkowo zawężona poprzez wskazanie wartości pozostałych pól (np. Branża, grupa itd.).
Jeśli pole to pozostawimy nie wypełnione system domniema iż grupa powinna być tworzona
na podstawie parametrów podanych w polach pozostałych spośród wszystkich rekordów.
• Udział w projektach – pole pozwalające zawęzić zbiór osób kontaktowych do tych których
nadrzędny kontrahent brał udział we wskazanych projektach. Dodatkowo możemy określić
czy dana firma brała udział we wszystkich podanych projektach (zaznaczone pole i), czy co
najmniej w jednym z nich (zaznaczone pole lub). Warto podkreślić iż pole to pozwala nam
także na wskazanie poszczególnych etapów konkretnego projektu. Jeśli zależy nam na
wyborze konkretnego etapu należy po wyświetleniu przeglądarki projektów wejść do menu
kontekstowego projektu oraz wybrać menu podręczne o nazwie „Załącz do formularza
wybrany etap”. Zawiera ono listę wszystkich etapów danego projektu. Co ważne pole Udział
w projektach może jednocześnie zawierać zarówno wpisy dotyczące projektów jaki i
poszczególnych etapów;
• Nazwa kontrahenta – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy kontrahenta. Jeśli nie zostanie
ono wypełnione, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana
osoba znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;
• Grupa – rozwijane menu pozwalające określić interesującą nas grupę kontrahentów
(zarejestrowanych w systemie za pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Grupy
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 317
kontrahentów). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonej właśnie
grupie;
• Branża – rozwijane menu umożliwiające zawężenie naszego zapytania do tych
kontrahentów, którzy reprezentują wybraną branżę (wprowadzoną wcześniej do systemu za
pomocą polecenia Kontrahenci->Słowniki->Branże kontrahentów). Jeśli żadna z opcji
nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy
dana osoba znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do osób związanych
z kontrahentami dysponującymi konkretnym statusem. Jeśli żadna z opcji nie zostanie
wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba
znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do osób
związanych z kontrahentami pozyskanymi w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie
zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana
osoba znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe
kontrahentów zatrudniających osoby, które mają znaleźć się w tworzonej grupie. Jeśli jakieś
z tych trzech pól nie zostanie wypełnione, system uzna, iż nie należy uwzględniać danego
pola przy sporządzaniu podsumowania;
• Potencjał – kolejne z rozwijanych menu, za pomocą którego w oparciu o potencjał
kontrahenta można zawęzić listę wyników naszego zapytania, na podstawie którego
wygenerowana zostanie grupa. Jeśli żadna z opcji (niski, średni, wysoki) nie zostanie
wybrana, system uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dany kontakt
znajdzie się w tworzonej właśnie grupie czy też nie;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu daty pozyskania kontrahenta.
Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego kalendarza, przywoływanego
za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po prawej stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego
danego kontrahenta. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonej właśnie
grupie;
• Właściciel kontrahenta – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących kontrahentów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – twórcy
danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system uzna, iż nie jest to
wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba znajdzie się w tworzonej właśnie
grupie;
Pola dotyczące bezpośrednio osoby kontaktowej:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 318
• Nazwisko / imię – pole edycyjne służące wpisaniu nazwy osoby kontaktowej pod jaką znana
jest ona w systemie. Jeśli pole nie zostanie wypełnione, system generując daną grupę uzna,
iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w
tworzonej właśnie grupie;
• Płeć – rozwijane menu pozwalające określić płeć osób kontaktowych, które powinny znaleźć
się w grupie mailingowej. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system tworząc daną
grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa
znajdzie się w niej;
• Wiek – rozwijane menu pozwalające określić przedział wiekowy osób kontaktowych, które
powinny znaleźć się w grupie mailingowej. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system
tworząc daną grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba
kontaktowa znajdzie się w niej czy też nie;
• Kontrahent – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonego podsumowania do
osób kontaktowych powiązanych z konkretną firmą (do wybory są tutaj wszyscy kontrahenci
wprowadzeni do systemu). Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując
grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa
znajdzie się w tworzonej grupie;
• Status – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do osób
kontaktowych o konkretnym statusie. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system
generując daną grupę mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym
czy dany kontakt znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;
• Sposób pozyskania – rozwijane menu dające możliwość zawężenia tworzonej grupy do osób
kontaktowych pozyskanych w konkretny sposób. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana,
system generując daną grupę mailingową uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować
o tym czy dana firma znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;
• Miasto, Region, Państwo – pola, za pomocą których określić można dane teleadresowe osób
kontaktowych mających znaleźć się w tworzonym podsumowaniu. Jeśli żadne z trzech pól
nie zostanie wypełnione, system generując grupę mailingową uzna, iż nie są to wartości,
które mają decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w tworzonej właśnie
grupie;
• Data pozyskania od/do – dwa pola służące określeniu zakresu czasowego daty pozyskania
osób kontaktowych. Odpowiednią datę wprowadza się korzystając z systemowego
kalendarza, przywoływanego za pomocą kliknięcia w przycisk znajdujący się po prawej
stronie pola;
• Obsługujący – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas rekordów
dotyczących kontaktów za pomocą nazwy konkretnego użytkownika – obsługującego daną
osobę. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną grupę uzna, iż nie
jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa znajdzie się w
tworzonej właśnie grupie;
• Właściciel kontaktu – rozwijane menu dające możliwość określenia interesujących nas
rekordów dotyczących osób kontaktowych za pomocą nazwy konkretnego użytkownika –
twórcy danego rekordu. Jeśli żadna z opcji nie zostanie wybrana, system generując daną
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 319
grupę uzna, iż nie jest to wartość, która ma decydować o tym czy dana osoba kontaktowa
znajdzie się w tworzonej właśnie grupie;
• Ostatni kontakt – zbiór pól pozwalający na wybór tylko tych kontrahentów z którymi ostatni
kontakt miał miejsce w określonym przedziale czasu. Oprócz definiowania interesującego
nas okresu czasowego system pozwala także na wskazanie rodzaju wpisów które
traktowane będą jako opis ostatniego kontaktu z klientem.
Przykład 1. Jeśli interesuje nas wybór osób kontaktowych z którymi mieliśmy kontakt w
ciągu ostatnich 3 miesięcy przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie korespondencji
elektronicznej bądź wykonanie związanego z nimi zadania należy:
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Istniał kontakt w ciągu ostatnich” wybrać wartość 3
miesiące.
-W polu „Informacje” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Zadania” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartość *Dowolny typ zadania* oraz Korespondencja
przychodząca.
Przykład 2. Jeśli natomiast interesuje nas wybór osób kontaktowych z którymi nie
mieliśmy kontaktu w ciągu ostatniego roku przy czym przez kontakt rozumiemy otrzymanie
bądź wysłanie korespondencji elektronicznej oraz informację o typie Telefon należy:
-W polu „Ostatni wpis” w sekcji „Brak kontaktu w ciągu ostatnich” wybrać wartość Rok.
-W polu „Zadania” nie wybierać żadnej wartości natomiast pola „Informacje” oraz
„Korespondencja” ustawić kolejno na wartości Telefon oraz *Dowolny typ korespondencji*
WAŻNE: Należy pamiętać iż w przypadku definiowania grupy osób kontaktowych typu „Był
kontakt w ciągu ostatnich ....” pola „Zadania”, „Informacje” oraz „Korespondencja” łączone
są spójnikiem lub. Jeśli natomiast definiujemy grupę typu „Brak kontaktu w ciągu
ostatnich ...” pola te łączone są spójnikiem i.
• Cechy – pole umożliwiające wybranie kilku cech opisujących kontakt. Dodatkowo możemy
określić czy dana osoba ma spełniać wszystkie cechy (zaznaczone pole i), czy co najmniej
jedną z nich (zaznaczone pole lub);
• Kategorie produktów – pole umożliwiające wybranie kilku kategorii produktów, którymi jest
zainteresowany dany kontakt. Dodatkowo możemy określić czy osoba kontaktowa ma być
zainteresowana wszystkimi wybranymi kategoriami (zaznaczone pole i), czy co najmniej
jednym z nich (zaznaczone pole lub);
WAŻNE: Jeśli nie wypełniliśmy żadnego z pól podczas wypełniania formularza Grupy kontaktów
uzyskana grupa będzie po prostu obejmowała wszystkie osoby kontaktowe zarejestrowane w
systemie.
WAŻNE: Jeśli wypełniliśmy pole Zakres podczas podglądu grupy wyświetlone zostaną tylko
rekordy których numer porządkowy leży w podanym przedziale.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 320
Kiedy dokładnie określimy już warunki naszego zapytania możemy zapisać definicję grupy
kontaktów. Aby tego dokonać kliknąć należy przycisk Dodaj.
Podgląd / usuwanie grup osób kontaktowych
Aby przeglądnąć zawartość grupy kontaktów wybrać należy nazwę interesującej nas grupy z
rozwijanego menu w polu Nazwa grupy (okno Administruj grupami kontaktów) i wcisnąć przycisk
Wyświetl. Analogicznie aby usunąć grupę kontaktów wybrać należy nazwę grupy z menu w polu
Nazwa grupy (okno Administruj grupami kontaktów) i wcisnąć przycisk Usuń.
Schemat wysyłania wiadomości grupowej
Aby dobrze zrozumieć zasady na jakich działa w systemie tworzenie i rozsyłanie
mailingów/faksingów trzeba przyjrzeć się w jaki sposób krążą one pomiędzy poszczególnymi
użytkownikami i jakie użytkownicy Ci mają możliwości działania. W największym skrócie schemat
taki wygląda następująco:
1. Użytkownik (mający odpowiednie uprawnienia zezwalające na tworzenie korespondencji
grupowej nadane mu podczas tworzenia jego profilu) tworzy nowy mailing za pomocą
polecenia Mail/Fax->Korespondencja grupowa->Dodaj korespondencje (email)
lub faksing za pomocą polecenia Mail/Fax->Korespondencja grupowa->Dodaj
korespondencje (faks) lub mailing tradycyjny Mail/Fax->Korespondencja grupowa-
>Dodaj korespondencje (list);
2. Użytkownik systemu, który jest przełożonym osoby tworzącej dany mailing/faksing (i
posiada kontrolę nad jego poczynaniami) zostaje powiadomiony o tym fakcie przez
system (notka w zakładkach Korespondencje do akceptacji w Panelu głównym oraz
odpowiednia informacja dostępna za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja
grupowa->Korespondencje do akceptacji);
3. Przełożony decyduje o tym jak zamierza postąpić i zatwierdza bądź odrzuca
korespondencję za pomocą polecenia Akceptuj korespondencje bądź Odrzuć
korespondencje;
4. Użytkownik czekający na decyzję przełożonego w każdej chwili może zorientować się w
aktualnej sytuacji za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja grupowa-
>Korespondencje dodane;
5. Zaakceptowany mailing/faksing zostaje wysłany w terminie określonym w polu Data
podczas wprowadzania go do systemu lub zostanie wydrukowany przez realizatora (w
przypadku poczty tradycyjnej);
6. Wysłana korespondencja seryjna trafia do historii kontrahenta/kontaktu (ewentualnie
projektu).
Stworzenie nowego mailingu możliwe jest za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja
grupowa->Dodaj korespondencje (email). Analogicznie wygląda dodanie faksingu, który
dodajemy za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja grupowa->Dodaj
korespondencje (faks) oraz tradycyjnej korespondencji seryjnej dodawanej za pomocą
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 321
polecenia Mail/Faks->Korespondencja grupowa->Dodaj korespondencje (list). Wybranie
jednego z tych dwóch poleceń spowoduje otworzenie formularza "Dodaj korespondencje
grupową", za pomocą którego ustalić można wszystkie parametry wysyłanej korespondencji
grupowej. W formularzu mamy do czynienia z następującymi polami:
• Data (obowiązkowe) – pole służące ustaleniu terminu wysłania mailingu/faksingu. Datę
ustalamy za pomocą kalendarza wbudowanego do systemu ITCube, który przywołać można
klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie pola Data;
WAŻNE: Wiadomości, które nie zostaną zaakceptowane a upłynie ich termin wysyłki otrzymują w
systemie status „niewysłane”, nie można ich też już zaakceptować ani wysłać w żaden inny
sposób.
• Nazwa – pole, w którym ustalić można unikalną i niepowtarzalną nazwę dla wprowadzanego
do systemu mailingu/faksingu;
• Temat – pole edycyjne umożliwiające ustalenie nagłówka/tematu rozsyłanej wiadomości.
Temat ten będzie później widoczny jako temat wiadomości, którą otrzymają adresaci;
• Projekt – rozwijane menu, za pomocą którego wybrać możemy nazwę projektu
powiązanego w jakiś sposób z rozsyłaną wiadomością;
• Etap projektu – rozwijane menu, za pomocą którego można skojarzyć mailing/faksing z
etapem wyżej wybranego projektu;
• Grupy kontrahentów – pole, w którym wybrać należy grupę kontrahentów (wprowadzoną
wcześniej za pomocą polecenia Mail/Fax->Korespondencja grupowa->Grupy
kontrahentów), do której trafi tworzona wiadomość. Właściwą grupę wybieramy
zaznaczając odpowiednią nazwę za pomocą kliknięcia lewym przyciskiem myszki;
WAŻNE: System daje również możliwość wybrania jednocześnie kilku grup kontrahentów, do
których trafi wiadomość grupowa. Aby tego dokonać należy wcisnąć przycisk CTRL oraz po kolei
wskazywać nazwy grup kontrahentów, do których trafić ma tworzona wiadomość.
• Grupy kontaktów – pole, w którym wybrać należy grupę osób kontaktowych (wprowadzoną
wcześniej za pomocą polecenia Mail/Faks->Korespondencja grupowa ->Grupy
kontaktów), do której trafi tworzona wiadomość. Właściwą grupę wybieramy zaznaczając
odpowiednią nazwę za pomocą kliknięcia lewym przyciskiem myszki;
WAŻNE: System daje również możliwość wybrania jednocześnie kilku grup osób kontaktowych,
do których trafi wiadomość grupowa. Aby tego dokonać należy wcisnąć przycisk CTRL oraz po
kolei wskazywać nazwy grup osób kontaktowych, do których trafić ma tworzona wiadomość.
WAŻNE: Jeśli kontrahent/osoba kontaktowa znajduje się w kilku grupach, które zaznaczyliśmy,
system zadba o to by tworzony mailing/faksing został dostarczony do niego tylko raz.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 322
• Dokumenty - pole umożliwiające dołączenie do wiadomości dowolnych plików, które
zawierać mogą informacje istotne z punktu widzenia osoby tworzącej wiadomość. Plik
dołącza się klikając w przycisk znajdujący się po lewej stronie okna Załączniki. Po
kliknięciu na wyżej wspomniany przycisk system otworzy nowe okno, w którym
wyszczególnione są wszystkie dostępne (wprowadzone wcześniej za pomocą polecenia
Dokumenty->Zarejestruj dokument) w systemie pliki. Jeśli wcześniej nie
zarejestrowaliśmy dokumentu w systemie możemy to zrobić podczas redagowania
wiadomości grupowej klikając przycisk . Więcej na temat dołączania plików
zainstalowanych w systemie znaleźć można w sekcji poświęconej dokumentom;
WAŻNE: Jeśli tworzoną wiadomością grupową jest faks to należy pamiętać, że jedynie pliki
graficzne mogą być wysyłane jako załączniki. W przypadku maili nie jest istotne jakie dokumenty
są dołączone w formie załącznika. W przypadku tradycyjnej korespondencji (listów) pole to jest
jedynie wykorzystywane jako dodatkowa informacja.
• Treść – pole edycyjne służące wprowadzaniu właściwej treści wiadomości oraz
odpowiedniego jej sformatowania. Do tego celu służą trzy rzędy ikon umieszczonych
bezpośrednio nad polem edycyjnym. Więcej na temat formatowania wprowadzonego tekstu
znaleźć można w Aneksie.
WAŻNE: W przypadku gdy dodajemy korespondencję seryjną listową w polu treść jest widoczne
dodatkowe menu “Drukuj”. Dzięki niemu możliwe jest wydrukowanie listów do grupy
kontrahentów/kontaktów oraz zaadresowanie kopert.
WAŻNE: Aby utworzyć spersonalizowaną korespondencję seryjną można użyć w treści
następujących zmiennych: !Firma_Nazwa!, !Firma_Państwo!, !Firma_Miasto!, !Firma_Kod!, !
Firma_Ulica!, !Kontakt_Nazwisko!, !Kontakt_Imię!, !Kontakt_Państwo!, !Kontakt_Miasto!, !
Kontakt_Kod!, !Kontakt_Ulica!, !Data!, !Data_Czas!. Podczas wysyłania (generowania)
korespondencji grupowej system ITCube zamieni te zmienne przez prawdziwe wartości pobrane z
bazy danych.
WAŻNE: W momencie gdy zapisujemy korespondencję seryjną mamy możliwość zapisania jej do
“Buforu”. W takim przypadku będziemy mieli możliwość późniejszej edycji treści wiadomości.
Dopóki korespondencja znajduję się w buforze system jej nie wyśle.
Aby wiadomość grupowa została dodana do systemu, należy zatwierdzić ją klikając w przycisk
Zapisz znajdujący się na dole formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj system
odrzuci wprowadzane przez nas dane.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 323
Dodana korespondencja grupowa
W każdej chwili dowolny użytkownik systemu może sprawdzić jaki jest status korespondencji
grupowej (zarówno mailingu jak i faksingu), którą wprowadził do systemu ITCube. Jest to
możliwe, gdyż wszystkie korespondencje grupowe, które zostały dodane do systemu i oczekują na
akceptację przełożonego osoby, która je wprowadziła, natychmiast trafiają do specjalnej tabeli z
wykazem mailingów/faksingów dodanych. Tabelę tę przejrzeć można wybierając z menu
systemowego opcję Mail/Faks->Korespondencja grupowa->Korespondencje dodane. I tak
po wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich mailingów/faksingów, o
akceptację których prosi osoba aktualnie zalogowana w systemie na danej stacji roboczej.
Korespondencja grupowa w systemie ITCube może mieć trzy różne statusy:
• zaakceptowana;
• niezaakceptowana;
• oczekująca na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji.
Przeglądając listę zawierającą rekordy z korespondencją grupową, które zostały przez nas
wprowadzone do systemu pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru
(Zaakceptowane, Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu
wiadomości grupowych nas interesuje. W zależności od tego jaki status został wybrany będą
zmieniać się także opcje dostępne dla użytkownika. Przykładowo, rekordy dotyczące mailingów,
które zostały zaakceptowane już przez naszego przełożonego nie będą mogły być ponownie
edytowane ani usunięte.
WAŻNE: Jeśli użytkownik wprowadzający wiadomość grupową do systemu nie posiada
przełożonego, bądź też podczas tworzenia jego profilu nie została zaznaczona opcja umożliwiająca
przełożonemu sprawowanie nad nim kontroli, mailing czy też faksing wprowadzony przez niego
zostanie automatycznie zaakceptowany.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 324
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, edycji, akceptacji lub odrzucenia mailingu/faksingu bądź usunięcia danych.
Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego rekordu
opisującego mailing/faksing za pomocą takich danych jak choćby: właściciel rekordu, typ
(mail/faks), osoba zatwierdzająca, jego nazwa, czy też data wysłania. Tabela ta podzielona jest na
sześć kolumn.
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp do takich opcji jak wyświetlenie jego
treści, edycji (o ile korespondencja grupowa nie została już zaakceptowana albo
odrzucona), akceptacji bądź odrzuceniu korespondencji grupowej, wyświetlenia raportu oraz
usunięcia z bazy (tylko administrator);
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który jest aktualnie
zalogowany na danej stacji roboczej. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że dana
osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących korespondencje
grupową, które sama wprowadziła do systemu. Wyjątkiem jest tutaj administrator systemu,
który wybrać będzie mógł dowolną osobę z listy wszystkich użytkowników systemu;
• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania wiadomości grupowej. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich korespondencji grupowych, według ich daty rozesłania do odbiorców, ustalić
należy zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy
danych. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne wartości
wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza,, który jest integralną częścią
systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku
znajdującego się po prawej stronie pól Od, Do;
• kolumna Typ – zawiera dwie wartości: email oraz faks. Dzięki tej kolumnie istnieje
możliwość zawężenia przeszukiwania korespondencji grupowej do samych mailingów lub
faksingów;
• kolumna Zatwierdzający – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby kompetentnej do
zatwierdzenia danego mailingu/faksingu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny)
umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących wiadomości
grupowe wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące
mailingów z czasu kiedy Twoim szefem był Jan Kowalski wystarczy wybrać z rozwijanego
menu w polu Zatwierdzający taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie wszystkich rekordów poświęconych mailingom/faksingom, o akceptacji których
decydował Jan Kowalski;
• kolumna Nazwa – zawiera nazwę wiadomości grupowej, którą wprowadziliśmy do systemu.
W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 325
wszystkie rekordy poświęcone korespondencji grupowej o nazwie „Życzenia świąteczne”
wystarczy wpisać w polu edycyjnym Nazwa taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź
przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie listy rekordów
poświęconych mailingom/faksingom o takiej właśnie nazwie. Jeśli nie pamiętamy pełnej
nazwy mamy możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
Podgląd / Akceptacja / Odrzucanie / Wyświetlenie raportu korespondencji
grupowej
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej informacji na temat
mailingu, akceptacji/odrzucenia korespondencji grupowej, wyświetlenia raportu dotyczącego
mailingu/faksingu a także usunięcie rekordu.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów wiadomości grupowej,
znajdującej się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas wprowadzania mailingu/faksingu
do systemu.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych którekolwiek z pól nie zostało wypełnione – na
ekranie podglądu będzie to symbolizowane poprzez ikonę .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 326
Powiązanie wiadomości grupowej z projektem
W każdej chwili korespondencja grupowa może zostać skojarzona z projektem/etapem projektu.
Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok
numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Zwiąż z projektem. Aby zmiany zostały zapisane,
wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole
formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas zmiany.
Akceptacja korespondencji grupowej
Aby zaakceptować korespondencję grupową wystarczy wyszukać rekord opisujący dany
mailing/faksing a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu oraz wybrać opcję Akceptuj/Wyślij ponownie
korespondencje. Opcja ta jest dostępna jedynie dla korespondencji grupowej wysłanej lub
oczekującej na akceptację.
Odrzucenie korespondencji grupowej (*)
Aby zrezygnować z wysyłania korespondencji grupowej wystarczy wyszukać rekord opisujący dany
mailing/faksing a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu oraz wybrać opcję Odrzuć korespondencje.
Wyświetlanie raportu dotyczącego korespondencji grupowej
W każdym momencie można zobaczyć rezultat wysłanej korespondencji grupowej. Aby to zrobić
wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu opisującego mailing/faksing i wybrać opcję Wyświetl raport. System nie
tylko wypisze osoby oraz firmy, do których mail lub faks został wysłany, ale także sporządzi listę
odbiorców, do których nie udało się wysłać korespondencji grupowej.
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
Korespondencja grupowa oczekująca na akceptację
Wszystkie wiadomości grupowe, które zostały wygenerowane przez użytkowników systemu,
będących naszymi podwładnymi (oraz dodatkowo podczas tworzenia ich profilu w systemie
otrzymaliśmy prawo kontrolowania ich poczynań) natychmiast trafiają do specjalnej tabeli z
wykazem mailingów/faksingów do akceptacji zależnej od nas. Tabelę tę przejrzeć można
wybierając z menu systemowego opcję Mail/Faks->Korespondencja grupowa-
>korespondencje do akceptacji. O fakcie, iż na naszą decyzję czeka nowy rekord zawierający
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 327
dane o korespondencji grupowej powiadamia nas również system ITCube wyświetlając
odpowiednią informację w Panelu głównym w zakładce Korespondencje do akceptacji. I tak po
wybraniu tego polecenia wczytany zostanie wykaz wszystkich mailingów/faksingów, o akceptacji
których decyduje osoba, aktualnie zalogowana w systemie na danej stacji roboczej.
Korespondencje grupowe w systemie ITCube mogą mieć trzy różne statusy:
• zaakceptowane;
• niezaakceptowane;
• oczekujące na decyzję osoby upoważnionej do podjęcia decyzji;
Przeglądając listę zawierającą rekordy z wiadomościami grupowymi, których dalszy los zależy od
nas pamiętać należy, iż na dole tabeli znajdują się trzy pola wyboru (Zaakceptowane,
Niezaakceptowane, Brak decyzji), w których wybrać należy jaki rodzaj statusu wiadomości
grupowych nas interesuje.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów w tabeli może odbywać się na różne sposoby. Można
posłużyć się rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam
chodzi. Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie
menu, służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej), system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za pomocą mechanizmów do
wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród tych partii rekordów, które
spełniają żądane w zapytaniu kryteria.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia, podglądu, akceptacji bądź odrzucenia mailingu/faksingu lub usunięcia danych.
Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego rekordu
opisującego wiadomość grupową oczekującą na akceptację użytkownika zalogowanego na danej
stacji roboczej za pomocą takich danych jak choćby: właściciel rekordu, osoba zatwierdzająca,
nazwa korespondencji, czy też założona data wysłania mailingu/faksingu do grup odbiorców.
Tabela ta podzielona jest na pięć kolumn.
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, stan w jakim znajduje się wiadomość
grupowa(Zaakceptowana, Niezaakceptowana, Brak decyzji) a także co niezwykle ważne –
przycisk akcji , dzięki któremu właściciel rekordu ma dostęp do takich opcji jak
wyświetlenie jego treści, akceptacji bądź odrzucenia wiadomości, związanie jej z
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 328
projektem/etapem projektu, wyświetlenie raportu oraz usunięcia z bazy (dostępne
wyłącznie dla administratora);
• kolumna Data wysłania – zawiera informację o terminie wysłania mailingu/faksingu. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekordy dotyczące
wszystkich wiadomości grupowych, według ich daty rozesłania do odbiorców, ustalić należy
zakres czasowy jaki system powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy
rekordów. Do tego celu służą dwa pola Od, Do w kolumnie Data wysłania. Konkretne
wartości wprowadzić należy do tych pól za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią
systemu ITCube. Dostęp do kalendarza uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku
znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził do
systemu dany mailing/faksing. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania rekordów opisujących wiadomości grupowe wg tego
właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy dotyczące korespondencji
stworzonych przez Jana Kowalskiego wystarczy wybrać z rozwijanego menu w polu
Właściciel taką właśnie wartość. Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie wszystkich
rekordów poświęconych mailingom/faksingom, które do systemu wprowadził Jan Kowalski;
• kolumna Zatwierdzający – kolumna zawiera imię i nazwisko osoby kompetentnej do
zatwierdzenia danego mailingu/faksingu. Wartość ta jest niezmienna co gwarantuje, że
dana osoba będzie miała dostęp tylko i wyłącznie do rekordów opisujących korespondencje
grupowe, które może zaakceptować bądź odrzucić. Wyjątkiem jest tutaj administrator
systemu, który będzie miał możliwość wyboru dowolnego użytkownika;
• kolumna Nazwa – zawiera nazwę wiadomości grupowej, która oczekuje na naszą decyzję. W
nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do wyszukiwania
konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć wszystkie rekordy
poświęcone wiadomości o nazwie „Życzenia świąteczne” wystarczy wpisać w polu
edycyjnym Nazwa taką właśnie frazę i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj.
Wynikiem takiego działania będzie wyświetlenie listy rekordów poświęconych wiadomościom
grupowym o takiej właśnie nazwie. Jeśli nie pamiętamy pełnej nazwy mamy możliwość
zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców.
WAŻNE: Użytkownik systemu ITCube może łączyć mechanizmy poszukiwawcze z różnych kolumn.
Takie działanie powoduje wyświetlenie przez system rekordów spełniających wszystkie
zdefiniowane kryteria.
Segregowanie wyników
Wszystkie informacje na temat szeregowania alfabetycznego rekordów znaleźć można w Aneksie.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 329
Podgląd / Akceptacja / Odrzucanie / Ponowne wysłanie / Wyświetlenie raportu
korespondencji grupowej
Jak już było wspomniane wcześniej – w pierwszej od lewej kolumnie (Nr) – zawierającej numer
porządkowy rekordu, znajduje się także przycisk , kliknięcie którego otwiera podręczne menu
dające użytkownikowi systemu dostęp do takich opcji jak wyświetlenie pełnej treści wiadomości i
wszystkich związanych z nią ustawień, zatwierdzenie bądź odrzucenie mailingu/faksingu, a także
usunięcie rekordu.
Podgląd informacji zawartych w danym rekordzie
Dostęp do informacji zawartej w rekordzie uzyskać można na dwa sposoby:
• klikając lewym przyciskiem myszki na którykolwiek z elementów opisu korespondencji
grupowej, znajdującej się na liście wyników wyszukiwania;
• klikając lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu i wybierając opcję Wyświetl informację.
Po wykonaniu jednej z dwu opisanych wyżej czynności system otworzy nowe okno, w którym
wyświetlone zostaną wszystkie informacje zgromadzone podczas wprowadzania mailingu/faksingu
do systemu.
WAŻNE: Jeśli podczas wprowadzania danych którekolwiek z pól nie zostało wypełnione – na
ekranie podglądu będzie to symbolizowane poprzez ikonę .
WAŻNE: Przeglądane informacje w każdej chwili można wydrukować. Do tego celu służy ikona
symbolizująca drukarkę znajdująca się w prawym dolnym rogu okna.
WAŻNE: Na dole okna znajduje się bardzo istotna informacja na temat tego kto z użytkowników
jako ostatni dokonywał modyfikacji danego rekordu. Wyszczególnione jest imię i nazwisko danego
użytkownika oraz dokładna data dokonania modyfikacji.
Powiązanie wiadomości grupowej z projektem
W każdej chwili korespondencja grupowa może zostać skojarzona z projektem/etapem projektu.
Aby to uczynić należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok
numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Zwiąż z projektem. Aby zmiany zostały zapisane,
wszystkie poprawki należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz znajdujący się na dole
formularza. Analogicznie – kliknięcie w przycisk Anuluj sprawi, iż system odrzuci wszystkie
wprowadzone przez nas zmiany.
Akceptacja korespondencji grupowej
Aby zaakceptować korespondencję grupową wystarczy wyszukać rekord opisujący dany
mailing/faksing a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 330
obok numeru porządkowego rekordu oraz wybrać opcję Akceptuj/Wyślij ponownie
korespondencje.
Odrzucenie korespondencji grupowej (*)
Aby zrezygnować z wysyłania korespondencji grupowej wystarczy wyszukać rekord opisujący dany
mailing/faksing a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu oraz wybrać opcję Odrzuć korespondencje.
Ponowne wysłanie korespondencji grupowej
Jeśli zależy nam na ponownym wysłaniu korespondencji grupowej należy wybrać opcję Wyślij
ponownie korespondencję. Spowoduje to zmianę statusu korespondencji na Zaakceptowany i
ponowne ustawienie jej w kolejce korespondencji oczekujących na wysłanie. Co ważne ponowne
wysłanie korespondencji powoduje jej wysłanie tylko do osób, do których poprzednia próba
wysłania zakończyła się niepowodzeniem (np. Wysyłanie korespondencji zostało przerwane z
powodu zerwania połączenia z serwerem poczty)
Wyświetlanie raportu dotyczącego korespondencji grupowej
W każdym momencie można zobaczyć rezultat wysłanej korespondencji grupowej. Aby to zrobić
wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się obok numeru
porządkowego rekordu opisującego mailing/faksing i wybrać opcję Wyświetl raport.
Usuwanie rekordu (*)
Aby usunąć rekord należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na symbol akcji znajdujący się
obok numeru porządkowego rekordu i wybrać opcję Usuń rekord. Po wykonaniu wyżej
wspomnianej operacji system ITCube zażąda potwierdzenia usunięcia wybranego rekordu, a po
otrzymaniu odpowiedzi twierdzącej (przycisk Tak w okienku wyboru) skasuje wskazany rekord z
bazy.
CTI w systemie ITCube
System ITCube CRM umożliwia integrację z centralami telefonicznymi. Integracja możliwa jest z
każdą centralą do której producent dostarcza sterownik TAPI (światowy standard komunikacji ze
środowiskiem telekomunikacyjnym). W związku z pozycją wyżej wymienionego standardu
praktycznie wszyscy wiodący producenci oferują wsparcie do swoich produktów w tej kwestii.
Moduł ITCube CTI umożliwia następującą funkcjonalność :
• Wybieranie numeru
Funkcja pozwala na wybieranie numeru bezpośrednio z poziomu aplikacji ITCube CRM. By
zadzwonić do danego kontrahenta bądź osoby kontaktowej wystarczy na formularzu podanych
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 331
obiektów kliknąć w numer telefonu.
• Identyfikację dzwoniącego
Funkcja pozwala na identyfikację dzwoniącego oraz wypisanie zgromadzonych o nim danych w
systemie CRM zanim jeszcze rozpoczęta zostanie rozmowa. Identyfikacja dokonywana jest w
obrębie bazy kontrahentów oraz osób kontaktowych – tak by precyzyjnie zlokalizować
dzwoniący podmiot. System jednocześnie udostępnia użytkownikowi listę akcji które może
wykonać w kontekście dzwoniącego klienta/osoby kontaktowej (np. Dodaj zadanie, Dodaj
informację, Wyślij list itd.)
• Wykonywanie funkcji udostępnianych przez daną centralę telefoniczną
Po rozpoczęciu rozmowy system umożliwia użytkownikowi wykonanie wielu użytecznych
operacji. W szczególności może on z poziomu systemu dokonać :
• rozpoczęcia/zakończenia rozmowy (telefon z zestawem głośnomówiącym)
• transferu kontrolowanego rozmowy
• transferu bezwzględnego rozmowy
• konsultacji wewnętrznej
• zawieszenia/odwieszenia rozmowy.
Dostępność wyżej wymienionych funkcji zależna jest w dużej mierze od sterownika
dostarczanego przez producenta centrali telefonicznej.
Dostęp z urządzeń mobilnych
ITCube MOBILE to moduł systemu ITCube kierowany do firm, których pracownicy stosunkowo
często przebywają poza siedzibą firmy i dodatkowo nie zawsze mają możliwość dostępu do
systemu ITCube CRM za pośrednictwem przenośnego komputera. W takiej sytuacji bardzo
przydatną funkcją jest możliwość komunikacji z systemem za pośrednictwem urządzenia PDA lub
telefonu komórkowego. ITCube MOBILE współpracuje z dowolnym urządzeniem wspierającym
popularne środowisko JAVA. Tak niskie wymagania gwarantują możliwość pracy z systemem
ITCube CRM za pośrednictwem praktycznie dowolnego współczesnego urządzenia mobilnego, w
szczególności popularnych, niedrogich telefonów komórkowych.
ITCube MOBILE umożliwia wyszukiwanie oraz podgląd danych zapisanych w bazie systemu ITCube
CRM (z uwzględnieniem modelu uprawnień). W szczególności dotyczy to informacji o
kontrahentach, osobach kontaktowych czy produktach/usługach. Możliwość wykonywania połączeń
telefonicznych bezpośrednio z poziomu modułu ITCube MOBILE oznacza, iż cała baza systemu
CRM staje się praktycznie częścią książki adresowej urządzenia mobilnego.
Moduł ITCube MOBILE oferuje możliwość pobierania list zadań oraz działań serwisowych, które
zostały delegowane konkretnemu użytkownikowi. Gwarantuje więc stały dostęp do kalendarzy
systemu ITCube CRM za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Dodatkowo udostępnia także
mechanizmy edycji najważniejszych informacji. Tak więc możliwe jest szybkie i wygodne
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 332
zamknięcie/odrzucenie zadania, odnotowanie uwag dotyczących stanu jego realizacji lub (jeśli
użytkownik dysponuje odpowiednimi uprawnieniami) odsunięcie w czasie daty realizacji.
WAŻNE: Biorąc pod uwagę rożną implementację środowiska java przez producentów telefonów
komórkowych poszczególne funkcje mogą działać w odmienny sposób na różnych aparatach
telefonicznych. Niniejszy opis został opracowany na bazie popularnego telefonu Nokia E51.
Wymagania technologiczne
Aplikacja ITCubeCRM Mobile wykorzystuje technologię java (CLDC 1.0 oraz MIDP 2.0), która jest
powszechnie dostępna w telefonach komórkowych oraz innych urządzeniach PDA. Jako iż aplikacja
komunikuje się z bazą systemu CRM poprzez Internet telefon komórkowy musi posiadać
skonfigurowane, działające połączenie z Internetem (wystarczy najwolniejszy standard - GPRS).
W bardzo niewielkiej liczbie starych telefonów może być zaimplementowana java obsługująca
tylko profil MIDP 1.0. Na tych aparatach aplikacja ITCubeCRM Mobile nie będzie działała.
Instalacja poprzez przeglądarkę internetową
Jeśli aparat telefoniczny posiada przeglądarkę internetową/WAP to najłatwiejszym sposobem
zainstalowania aplikacji ITCubeCRM Mobile jest właśnie ten sposób instalacji. W takim wypadku
należy poprzez przeglądarkę połączyć się z adresem: http://itcube.pl/mobile.php. Następnie
należy kliknąć w link „ITCubeCRM Mobile 1.0”. Po kliknięciu w odnośnik pojawi się monit ”Pobrać i
zainstalować aplikację 'ITCubeCRM'?” tak jak jest to przedstawione poniżej:
Należy zatem kliknąć w przycisk „Tak”. Następnie aplikacja zostanie pobrana ze strony www i
zainstalowana w telefonie. Aplikacja ITCubeCRM Mobile będzie dostępna w zakładce Instalacje.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 333
WAŻNE: W różnych telefonach aplikacje instalowane są w odmiennych miejscach. Przykładowo w
telefonach Samsung lub starszych modelach Nokii programy java dostępne są w zakładce Gry i
aplikacje.
Instalacja poprzez połączenie telefonu z komputerem
W przypadku gdy nie mamy w telefonie komórkowym przeglądarki internetowej/WAP aplikację
ITCubeCRM Mobile można zainstalować w inny sposób. W tym celu należy wejść na stronę
www.itcube.pl, zalogować się do sekcji Do pobrania oraz pobrać plik ITCubeCRM Mobile. Uzyskany
w ten sposób plik z rozszerzeniem jar należy zapisać na dysku twardym komputera. Zazwyczaj do
telefonów komórkowych dodawane jest specjalistyczne oprogramowanie umożliwiające ich
komunikację z komputerem (w szczególności kopiowanie plików do pamięci telefonu). W
przypadku telefonów Nokia jest to program Nokia PC Suite. Jeśli korzystamy właśnie z tego
oprogramowania wystarczy w systemie Windows kliknąć dwa razy w zapisany plik ITCubeCRM.jar.
System operacyjny zapyta się czy zainstalować program ITCubeCRM w telefonie komórkowym. W
przypadku innych telefonów może zaistnieć konieczność skopiowania pliku ITCubeCRM.jar do
pamięci telefonu komórkowego. Kolejnym krokiem będzie odszukanie tego pliku w telefonie i
wybranie opcji Instaluj.
Pierwsze uruchomienie
Aby uruchomić aplikację ITCubeCRM Mobile należy odszukać miejsce gdzie została ona
zainstalowana (w Nokii E51 jest to zakładka Instalacje). Po odszukaniu aplikacji klikamy w ikonę
ITCubeCRM. Telefon komórkowy wyświetli ostrzeżenie, iż aplikacja będzie odbierać i wysyłać dane
za pośrednictwem Internetu:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 334
Musimy zezwolić na odbieranie i wysyłanie danych, tak więc wybieramy opcję „Tak”. Niektóre
modele telefonów komórkowych dają nam więcej możliwości wyboru oferując jednokrotne
zezwolenie bądź trwałe zezwolenie. Oczywiście najwygodniej jest przydzielić aplikacji zezwolenie
trwałe dzięki czemu nie będziemy musieli każdorazowo zezwalać na utworzenie połączenie z
Internetem.
WAŻNE: Aby aplikacja ITCubeCRM Mobile działała poprawnie telefon komórkowy musi posiadać
możliwość połączenia z Internetem (wystarczy najwolniejszy z obecnie dostępnych standardów -
GPRS).
Aby móc rozpocząć pracę z aplikacją ITCubeCRM Mobile należy skonfigurować program. W tym
celu wybieramy opcję „Konfiguracja”, tak jak jest to pokazane na zdjęciu poniżej:
Po wybraniu tej opcji należy poprawnie wypełnić formularz wpisując następujące dane:
- Adres serwera - należy tutaj wprowadzić adres serwera, za pomocą którego łączysz się z
systemem ITCube CRM z poza firmy. Przykładowo: http://itcubecrm.pl:80
- Konto – w pole to należy wpisać konto, którym logujesz się do systemu ITCube CRM.
Przykładowo: kowalski;
- Hasło - w pole to należy wpisać to samo hasło, które używasz do zalogowania się do systemu
ITCube CRM. Przykładowo: kowalski
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 335
WAŻNE: Jeśli nie jesteś pewny jaki adres serwera powinieneś wpisać to musisz skontaktować się
z administratorem serwera, na którym jest zainstalowany jest system ITCube CRM.
WAŻNE: Należy wprowadzić adres serwera wykorzystujący protokół http, nie https. Transmisja
danych pomiędzy telefonem a serwerem nie jest szyfrowana protokołem SSL, niemniej jednak
kluczowe dane (takie jak konto i hasło) wysyłane są w formie kodowanej.
Po wprowadzeniu danych możemy sprawdzić czy dane wprowadzone są poprawne. W tym celu
wybieramy opcję Testuj, która znajduje się w lewym dolnym rogu telefonu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 336
Po wybraniu opcji Testuj pojawi się strona diagnostyczna sprawdzająca czy dane dotyczące
połączenia, licencji, konta/hasła i praw dostępu są poprawne:
Jeśli wszędzie widnieje napis OK to znaczy, że dane oraz konfiguracja systemu jest poprawna. W
takim wypadku należy zapisać dane klikając Wróć, a następnie wybrać opcję Dalej – konfiguracja
zostanie zapisana i nie będziemy musieli wprowadzać jej następnym razem.
Poniżej przedstawiono listę możliwych błędów :
1. Błąd w sekcji Połączenie. Wpisano poprawny adres serwera jednak system został
skonfigurowany tak by odmawiał połączeń z wykorzystaniem modułu ITCube MOBILE.
2. Błąd w sekcji Licencja MOBILE. Wpisano poprawny adres serwera jednak system nie
posiada licencji z aktywnym modułem ITCube MOBILE.
3. Błąd w sekcji Konto/Hasło. Wpisano poprawny adres serwera jednak podano niepoprawną
nazwę konta lub błędne hasło.
4. Błąd w sekcji Dostęp MOBILE. Wpisano poprawny adres serwera oraz poprawne
konto/hasło (chyba że sekcja Konto/Hasło zawiera wpis Błąd) jednak jest to konto bez
możliwości dostępu do modułu ITCube MOBILE (prawo „Dostęp do modułu Mobile” na
karcie użytkownika).
WAŻNE: Z powodu bezpieczeństwa nie można zalogować się do systemu ITCube CRM na
użytkownika admin poprzez telefon komórkowy.
Dostępne funkcje
W momencie gdy mamy już poprawnie skonfigurowaną aplikację ITCubeCRM Mobile możemy
przystąpić do korzystania systemu ITCube poprzez telefon komórkowy. W tym rozdziale została
opisana cała funkcjonalność dostępna w aplikacji ITCubeCRM Mobile w wersji 1.0.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 337
Kontrahenci
Użytkownik systemu może w łatwy sposób wyszukać kontrahenta, sprawdzić jego dane
teleadresowe oraz wykonać do niego telefon. Aby znaleźć dane dotyczące kontrahenta wybieramy
opcję Wyszukaj kontrahenta dostępną w menu głównym systemu. Menu główne wygląda
następująco:
Wyszukiwać kontrahenta można po następujących polach:
- Nazwa/Skrót
- Adres
- Telefon
Po wpisaniu odpowiednich danych klikamy w przycisk Dalej, który znajduje się na dole ekranu. Po
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 338
wybraniu tej opcji system wyświetli listę firm, które spełniają warunki wyszukiwania.
WAŻNE: Moduł ITCubeCRM Mobile wyświetla pierwsze pięćdziesiąt znalezionych rekordów. To
ograniczenie może zmienić administrator systemu ITCube CRM.
WAŻNE: Po kliknięciu w przycisk „Dalej” aplikacja musi połączyć się z serwerem. Na górnym
pasku powinna być wyświetlona informacja „Trwa pobieranie danych”, ale ta funkcja w niektórych
telefonach nie jest obsługiwana. W takim przypadku interface może zostać zablokowany na
kilka/kilkanaście sekund.
Przykładowa lista wyników wygląda następująco:
W momencie gdy chcemy obejrzeć szczegóły dotyczące kontrahenta wybieramy rekord, który nas
interesuje i klikamy „Wybierz”. Po wybraniu tej opcji ukaże się podgląd danych zawierający
następujące informacje:
- Nazwa/Skrót
- Adres
- Telefon1
- Telefon2
Oprócz powyższych pól istnieje możliwość wyświetlania także innych informacji. By skorzystać z
tej funkcji konieczna jest jednak dodatkowa konfiguracja modułu przez administratora systemu.
Poniżej przedstawiony jest podgląd przykładowej karty kontrahenta:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 339
Na dole pod przyciskiem „Opcje” mamy możliwość zadzwonienia na jeden z dwóch numerów,
które znajdują się na karcie kontrahenta. Ilustruje to przykład zamieszczony poniżej:
Osoby kontaktowe
Oprócz wyszukiwania kontrahentów w aplikacji ITCubeCRM Mobile można oczywiście wyszukiwać
też osoby kontaktowe. Aby znaleźć dane dotyczące kontaktu wybieramy opcję Wyszukaj kontakt
tak jak jest to pokazane na zdjęciu poniżej:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 340
Po wybraniu tej opcji system otworzy nam okno, w którym będziemy mogli wypełnić formularz w
celu wyszukania osoby kontaktowej. Znalezienie osoby kontaktowej możliwe jest po
następujących kryteriach:
- Nazwisko/Imię
- Kontrahent
- Telefon
Po wpisaniu danych, po których chcemy wyszukiwać osobę kontaktową klikamy w opcję Dalej,
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 341
która znajduje się na dole ekranu. Po wybraniu tej opcji system wyświetli listę osób, które
spełniają warunki wyszukiwania.
WAŻNE: ITCubeCRM Mobile wyświetla pierwsze pięćdziesiąt znalezionych rekordów. To
ograniczenie może zmienić administrator systemu ITCube CRM.
WAŻNE: Po kliknięciu w przycisk „Dalej” aplikacja musi połączyć się z serwerem. Na górnym
pasku powinna być wyświetlona informacja „Trwa pobieranie danych”, ale ta funkcja w niektórych
telefonach nie jest obsługiwana. W takim przypadku interface może zostać zablokowany na
kilka/kilkanaście sekund.
Przykładowa lista wyników wygląda następująco:
W momencie gdy chcemy obejrzeć szczegóły kontaktu wybieramy rekord, który nas interesuje i
klikamy „Wybierz”. Po wybraniu tej opcji ukaże się podgląd danych zawierający następujące
informacje:
- Nazwisko/Imię
- Kontrahent
- Telefon1
- Telefon GSM
Oprócz powyższych pól istnieje możliwość wyświetlania także innych informacji. By skorzystać z
tej funkcji konieczna jest jednak dodatkowa konfiguracja modułu przez administratora systemu.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 342
Podgląd karty osoby kontaktowej wygląda następująco:
Jeśli chcemy wykonać połączenie telefoniczne do wyszukanej osoby to w dolnym lewym rogu
mamy możliwość wybrania opcji dzwonienia (analogicznie jak miało to miejsce w przypadku
kontrahentów).
Produkty
W celu wyszukania produktu należy wybrać opcję Wyszukaj produkt :
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 343
Po wybraniu tej opcji system otworzy nam okno, w którym będziemy mogli wypełnić formularz w
celu wyszukania produktu/usługi. Znalezienie szukanego towaru możliwe jest po następujących
kryteriach:
- Nazwa/Kod
- Kategoria
- Opis
Po wypełnieniu formularza wybieramy opcję Dalej, która znajduje się na dole ekranu. Następnie
system wyświetli listę produktów/usług, które spełniają warunki wyszukiwania.
WAŻNE: System ITCubeCRM Mobile wyświetla pierwsze pięćdziesiąt znalezionych rekordów. To
ograniczenie może zmienić administrator systemu ITCube CRM.
WAŻNE: Po kliknięciu w przycisk „Dalej” aplikacja musi połączyć się z serwerem. Na górnym
pasku powinna być wyświetlona informacja „Trwa pobieranie danych”, ale ta funkcja w niektórych
telefonach nie jest obsługiwana. W takim przypadku interface może zostać zablokowany na
kilka/kilkanaście sekund.
Przykładowa lista wyników wygląda następująco:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 344
W momencie gdy chcemy obejrzeć szczegóły towaru wybieramy rekord, który nas interesuje i
klikamy „Wybierz”. Po wybraniu tej opcji ukaże się podgląd danych zawierający następujące
informacje:
- Nazwa/Kod
- Kategoria
- Cena zakupu (jeśli użytkownik ma prawo do odczytu cen zakupu)
- Cena detaliczna
- Cena hurtowa 1
- Cena hurtowa 2
- Cena hurtowa 3
- Cena promocyjna
- Cena dodatkowa
- Opis
Oprócz powyższych pól istnieje możliwość wyświetlania także innych informacji. By skorzystać z
tej funkcji konieczna jest jednak dodatkowa konfiguracja modułu przez administratora systemu.
Podgląd karty produktu/usługi wygląda następująco:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 345
Zadania/Działania serwisoweITCubeCRM Mobile daje możliwość podglądu zadań/działań serwisowych oraz odnotowywania
stanu ich realizacji. Biorąc pod uwagę, iż zarządzanie zadaniami i działaniami w aplikacji
ITCubeCRM Mobile jest zorganizowane w identyczny sposób zostało ono opisane w jednym
rozdziale a wszystkie zdjęcia ekranu wykonane są na przykładzie zadań.
Aby wyszukać zadanie/działanie należy wybrać opcję „Pobierz zadania” albo „Pobierz działania”.
Obie opcję dostępne są na pierwszym ekranie aplikacji, tak jak jest to pokazane poniżej:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 346
Po wybraniu tej opcji system otworzy nam formularz służący do zdefiniowania jakimi
zadaniami/działaniami jesteśmy zainteresowani. I tak do wyboru będziemy mieli następujące
opcje:
- Data – pole obowiązkowe, określające z jakiego dnia system ma wyświetlić zadania/działania;
- Typ – pole, w które możemy wpisać nazwę typu zadania/działania. System wyświetli tylko te
zadania/działania, które są odpowiedniego typu;
- Status – możemy określić status zadań/działań, które chcemy pobrać. Do wyboru mamy
następujące opcje: Nowy (wtedy data nie jest uwzględniana), Odrzucony, Zaakceptowany,
Zamknięty negatywnie, Zamknięty pozytywnie.
- Priorytet – lista rozwijana określająca ważność zadań/działań, które chcemy wyświetlić.
Formularz służący do określenia jakie zadania/działania chcemy pobrać wygląda następująco:
Po wypełnieniu formularza wybieramy opcję Dalej, która znajduje się na dole ekranu. Następnie
system wyświetli listę zadań/działań, które spełniają warunki wyszukiwania.
WAŻNE: System ITCubeCRM Mobile wyświetla pierwsze pięćdziesiąt znalezionych rekordów. To
ograniczenie może zmienić administrator systemu ITCube CRM.
WAŻNE: Po kliknięciu w przycisk „Dalej” aplikacja musi połączyć się z serwerem. Na górnym
pasku powinna być wyświetlona informacja „Trwa pobieranie danych”, ale ta funkcja w niektórych
telefonach nie jest obsługiwana. W takim przypadku interface może zostać zablokowany na
kilka/kilkanaście sekund.
Przykładowa lista wyników wygląda następująco:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 347
W przypadku listy zadań/działań serwisowych mamy możliwość nie tylko podglądu danych, ale
także edycji. W przypadku gdy z menu zlokalizowanego w dolnym lewym rogu klikniemy w
przycisk Wybierz system otworzy nam okno z podglądem danego zadania/działania. Podgląd
zadania/działania zawiera następujące dane:
- Data, godzina od
- Data, godzina do
- Temat
- Typ
- Priorytet
- Delegujący
- Opis delegującego
- Opis realizatora
- Nazwa kontrahenta
- Adres kontrahenta
- Email kontrahenta
- Telefon 1 kontrahenta
- Telefon 2 kontrahenta
Oprócz powyższych pól istnieje możliwość wyświetlania także innych informacji. By skorzystać z
tej funkcji konieczna jest jednak dodatkowa konfiguracja modułu przez administratora systemu.
Podgląd zadania/działania wygląda następująco:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 348
Strona wyświetlająca informacje na temat zadania/działania umożliwia także zadzwonienie do
Klienta. Opcja umożliwiająca wykonanie połączenia telefonicznego jest zlokalizowana w dolnym
lewym rogu. Wygląda to analogicznie jak w przypadku karty kontrahenta lub kontaktu.
Z poziomu listy zadań/działań mamy możliwość przejścia do modyfikacji rekordu. Aby wykonać tę
operację należy zaznaczyć zadanie/działanie, które chcemy zmienić a następnie wybrać opcję
Edytuj. Następnie system otworzy stronę, za pomocą której będziemy mogli:
- zmienić termin wykonania zadania na:
- Dzisiaj
- Jutro
- Za 2 dni
- Za 3 dni
- Za tydzień
- Za 2 tygodnie
- Za 4 tygodnie
- zmienić status zadania, czyli zaakceptować, odrzucić bądź zamknąć pozytywnie/negatywnie;
- wprowadzić opis realizatora, który zostanie dopisany do istniejącej zawartości pola opis w
systemie ITCube CRM;
Mechanizm zapisu danych uwzględnia prawa przydzielone danemu użytkownikowi w systemie
ITCube CRM. By dokonać jakiejkolwiek zmiany w zadaniu/działaniu już zamkniętym użytkownik
musi posiadać prawo Edycja zamkniętych zadań/Edycja zamkniętych działań serwisowych.
Natomiast by zmienić datę zadania użytkownik musi posiadać prawo Zmiana terminu realizacji
odebranych zadań lub Zmiana każdego pola odebranych zadań/działań. W przypadku braku
uprawnień użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie komunikatem „Brak uprawnień”.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 349
Integracja z aplikacjami poprzez ImportAPI
ITCube ImportAPI to moduł kierowany do firm, którym zależy na możliwości zasilania bazy danych
systemu ITCube CRM ze źródeł zewnętrznych – sklepów internetowych, stron WWW oraz innych
aplikacji. Wymiana danych pomiędzy aplikacją zewnętrzną oraz systemem ITCube CRM dotyczy :
importu kontrahentów, importu oraz aktualizacji produktów, importu zamówień.
Komunikacja odbywa przy użyciu plików tekstowych w formacie CSV, w którym kolumny
rozdzielane są znakiem tabulacji (kodowanie Win-1250). Pliki z danymi, które mają zostać
zaimportowane umieszczane są na serwerze w katalogu ITCube/fileBuffor/import. Poprawnie
zaimportowane pliki są usuwane, natomiast pliki które zawierają dane niepoprawne zapisywane są
pod zmienioną nazwą - doklejany jest kod powstałego błędu.
WAŻNE : Aplikacja zewnętrzna generująca pliki musi zadbać w swoim zakresie o to by posiadały
one unikatową nazwę.
Import kontrahentów
Pliki z danymi firmy, która ma zostać zaimportowana powinny nazywać się zgodnie z
następującym formatem CompanyUnikatowyCiągZnaków.txt gdzie UnikatowyCiągZnaków to
dowolny ciąg znaków akceptowalny przez system nazewnictwa plików. Plik może nazywać się więc
dla przykładu Company123456789.txt. Każdy plik zawiera informację o jednej firmie. Jest to
jeden wiersz w którym kolejność kolumn jest następująca :
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 350
NAZWA FIRMY*, CENTRALA, GRUPA, BRANŻA, UPUST, DATA POZYSKANIA, OSOBOWOŚĆ PRAWNA,
NIP, REGON, KONTO BANKOWE, ULICA, MIASTO, KOD POCZTOWY, REGION, PAŃSTWO,
TELEFON (1), TELEFON (2), TELEFON (3), LISTA EMAIL, LISTA DOMEN, OBSŁUGUJĄCY (LOGIN),
SKRÓCONA NAZWA, TELEFON DOD. (1), TELEFON DOD. (2), TELEFON DOD. (3), FAKS (1), FAKS
(2), FAKS (3), STRONA WWW, STATUS, SPOSÓB POZYSKANIA, POTENCJAŁ, OPIS, KONTRAHENT
AKTYWNY (TAK/NIE), DOMYŚLNA CENA, TERMIN PŁATNOŚCI, WŁAŚCICIEL (LOGIN), POLE DOD.
1, POLE DOD. 2, POLE DOD. 3, POLE DOD. 4, POLE DOD. 5.
Tylko kolumna pierwsza, czyli nazwa firmy, jest kolumną obligatoryjną. Pozostałe kolumny mogą
być puste. W takim przypadku jeśli są to kolumny związane ze słownikiem, w którym wyznaczono
wartość domyślną zostanie ona wstawiona w miejsce pustej wartości.
Po poprawnym imporcie plik zostanie usunięty. W przeciwnym wypadku do jego nazwy zostanie
doklejony jeden z poniższych kodów błędu :
• DuplicateNameError_ - firma o podanej nazwie istnieje już w bazie (tylko gdy włączone
jest wykrywanie duplikatów nazwy/kodu – patrz spis zmiennych itcube.ini),
• DuplicateShortNameError_ - firma o podanym kodzie istnieje już w bazie (tylko gdy
włączone jest wykrywanie duplikatów nazwy/kodu – patrz spis zmiennych itcube.ini),
• InconsistencyError_ - jedna z kolumn odwołujących się do pola słownikowego zawiera
wartość która nie została zdefiniowana,
• WrongFormatError_ - plik niezgodny z wymaganym formatem danych.
WAŻNE : W celu zabezpieczenia się przed problemami wynikającymi z równoległego dostępu do
zasobów plikowych importowane są pliki o dacie modyfikacji starszej niż 5 sekund.
Import/Aktualizacja produktów
Pliki z danymi produktu, który ma zostać zaimportowany/zaktualizowany powinny nazywać się
zgodnie z następującym formatem ProductUnikatowyCiągZnaków.txt gdzie UnikatowyCiągZnaków
to dowolny ciąg znaków akceptowalny przez system nazewnictwa plików. Plik może nazywać się
więc dla przykładu ProductOCV101.txt. Każdy plik zawiera informację o jednym produkcie. Jest to
jeden wiersz w którym kolejność kolumn jest następująca :
NAZWA*, KOD, TYP, KATEGORIA, VAT SPRZEDAŻY, VAT ZAKUPU, AKTYWNY UPUST KLIENTA
(TAK/NIE), CENA SPRZEDAŻY, WALUTA, CENA ZAKUPU, WALUTA, CENA SPRZEDAŻY 1, WALUTA,
CENA SPRZEDAŻY 2, WALUTA, CENA SPRZEDAŻY 3, WALUTA, CENA SPRZEDAŻY 4, WALUTA,
CENA SPRZEDAŻY 5, WALUTA, ILOŚĆ OD, ILOŚĆ PO, ILOŚĆ DO, OPIS, PODSTAWOWA JEDNOSTKA
MIARY, ZBIORCZA JEDNOSTKA MIARY, PKWIU, ERP ID, NUMER KATALOGOWY, EAN, PRODUCENT,
WWW, DOSTAWCA, DOSTAWCA OPIS, OBSŁUGUJĄCY (LOGIN), PRODUKT AKTYWNY (TAK/NIE),
WŁAŚCICIEL (LOGIN), POLE DOD. 1, POLE DOD. 2, POLE DOD. 3, POLE DOD. 4, POLE DOD. 5.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 351
Tylko kolumna pierwsza, czyli nazwa produktu, jest kolumną obligatoryjną. Pozostałe kolumny
mogą być puste. W takim przypadku jeśli są to kolumny związane ze słownikiem, w którym
wyznaczono wartość domyślną zostanie ona wstawiona w miejsce pustej wartości.
W przypadku pliku zawierającego KOD (innym kryterium może być także NUMER KATALOGOWY –
patrz spis zmiennych itcube.ini) który istnieje już w bazie produktowej następuje automatyczne
przejście w tryb aktualizacji. W takim przypadku nie jest dodawany nowy rekord tylko
dokonywana jest aktualizacja rekordu istniejącego już w bazie. Aktualizacja dotyczy tylko i
wyłącznie tych pól których wartość w importowanym pliku jest niepusta.
Po poprawnym imporcie/aktualizacji plik zostanie usunięty. W przeciwnym wypadku do jego nazwy
zostanie doklejony jeden z poniższych kodów błędu :
• DataBaseError_ - produkt o podanym kodzie istnieje już w bazie (tylko gdy wyłączone jest
automatyczne przejście w tryb aktualizacji – patrz spis zmiennych itcube.ini) ,
• InconsistencyError_ - jedna z kolumn odwołujących się do pola słownikowego zawiera
wartość która nie została zdefiniowana,
• WrongFormatError_ - plik niezgodny z wymaganym formatem danych.
WAŻNE : W celu zabezpieczenia się przed problemami wynikającymi z równoległego dostępu do
zasobów plikowych importowane są pliki o dacie modyfikacji starszej niż 10 sekund.
Import zamówień
Pliki z danymi zamówienia, które ma zostać zaimportowane powinny nazywać się zgodnie z
następującym formatem OrderUnikatowyCiągZnaków.txt gdzie UnikatowyCiągZnaków to dowolny
ciąg znaków akceptowalny przez system nazewnictwa plików. Plik może nazywać się więc dla
przykładu Order2007_01_001.txt. Każdy plik zawiera informację o jednym zamówieniu. Pierwszy
wiersz opisuje nagłówek zamówienia natomiast pozostałe dotyczą poszczególnych pozycji.
Zamówienie musi zawierać co najmniej jedną pozycję. Kolejność kolumn w wierszu nagłówka jest
następująca :
NUMER ZAMÓWIENIA*, DATA DODANIA/SPRZEDAŻY, KONTRAHENT*, TEMAT*, UWAGI
ZAMAWIAJĄCEGO, OBSŁUGUJĄCY/WŁAŚCICIEL (LOGIN).
Kolumny NUMER ZAMÓWIENIA, KONTAHENT oraz TEMAT, są kolumnami obligatoryjnymi.
Pozostałe kolumny mogą być puste. W takim przypadku jeśli są to kolumny związane ze
słownikiem, w którym wyznaczono wartość domyślną zostanie ona wstawiona w miejsce pustej
wartości. W przypadku kolumny DATA DODANIA/SPRZEDAŻY pusta wartość zostanie zastąpiona
aktualną datą.
Kolejność kolumn w wierszu pozycji jest następująca :
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 352
NAZWA POZYCJI, PRODUKT, STAWKA VAT, JEDNOSTKA MIARY, ILOŚĆ, CENA KATALOGOWA (PLN),
UPUST.
Kolumna CENA KATALOGOWA może odnosić się do cen zdefiniowanych na formularzu produktu. W
takim wypadku zamiast konkretnej wartości liczbowej powinna zawierać jedną z następujących
liter: A,B,C,D,E,F. Litera A odpowiada cenie detalicznej natomiast B,C,D,E,F odnoszą się do
pozostałych cen w kolejności w jakiej pojawiają się one na formularzu produktu. W przypadku
niewypełnienia kolumn STAWKA VAT oraz JEDNOSTKA MIARY zostaną zastosowane domyślne
wartości ze odpowiednich słowników.
Po poprawnym imporcie plik zostanie usunięty. W przeciwnym wypadku do jego nazwy zostanie
doklejony jeden z poniższych kodów błędu :
• EmptyFileError_ - brak nagłówka oraz listy pozycji,
• EmptyOrderError_ - brak listy pozycji,
• WrongHeaderFormatError_ - wiersz nagłówka niezgodny z wymaganym formatem danych,
• WrongCompanyNameError_ - kontrahent wskazany w wierszu nagłówka nie istnieje w
bazie danych lub nazwa nie jest jednoznaczna (patrz spis zmiennych itcube.ini),
• WrongItemFormatErrorX_ - wiersz pozycji X niezgodny z wymaganym formatem danych,
• WrongItemProductNameErrorX_ - wiersz pozycji X zawiera nazwę produktu który nie
istnieje w bazie danych lub nazwa nie jest jednoznaczna (tylko gdy wyłączono możliwość
dodawania pozycji incydentalnych – patrz spis zmiennych itcube.ini) ,
• WrongItemFormatErrorX_ - wiersz pozycji X niezgodny z wymaganym formatem danych,
• UnknownError_ - błąd którego powód nie może zostać precyzyjnie określony.
WAŻNE : W celu zabezpieczenia się przed problemami wynikającymi z równoległego dostępu do
zasobów plikowych importowane są pliki o dacie modyfikacji starszej niż 15 sekund.
Moduł raportujący w systemie ITCube
ITCube Raporty to rozwiązanie dla klientów, którym zależy na znacznym rozszerzeniu
standardowych możliwości analitycznych systemu uzyskanym poprzez :
• Wprowadzenie zaawansowanego graficznego środowiska raportującego,
• Udostępnienie pakietu ponad 60 gotowych raportów będących odpowiedzią na propozycje
zgłaszane przez naszych klientów,
• Możliwość rozbudowy systemu o dowolną ilość dodatkowych raportów tworzonych pod
indywidualne potrzeby.
Poniżej przedstawiamy listę większości z raportów stanowiących standardowy pakiet :.
Ogólne :
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 353
Kontrahenci/Branże
Raport obrazujący ilościowy podział bazy kontrahentów ze względu na reprezentowaną branżę.
Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Kontrahenci/Grupy
Raport obrazujący ilościowy podział bazy kontrahentów ze względu na przynależność do grupy.
Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Kontrahenci/Regiony
Raport obrazujący ilościowy podział bazy kontrahentów ze względu na powiązanie z regionem
geograficznym. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Kontrahenci/Statusy
Raport obrazujący ilościowy podział bazy kontrahentów ze względu na status kontrahenta. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Typy dokumentów
Raport obrazujący podział bazy dokumentów ze względu na typ (rozszerzenie). Dla każdego typu
podana zostaje ilość dokumentów, średni rozmiar pliku oraz łączna objętość dokumentów
wskazanego typu w bazie danych. Parametrem raportu jest zakres czasowy w którym
wprowadzone zostały do systemu analizowane dokumenty. Wynik prezentowany jest w postaci
tabeli oraz wykresu kołowego.
Harmonogram rezerwacji
Raport obrazujący harmonogram dokonanych rezerwacji dla wskazanego zasobu współdzielonego
(np. samochód, sala konferencyjna, laptop). Parametrem raportu jest zakres czasowy dokonanych
rezerwacji oraz zasób współdzielony. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz diagramu
Gantt'a.
Statystyka sesji/Dzień
Raport obrazujący rozkład dzienny (w rozbiciu na godziny) natężenia pracy w systemie. Na
natężenie pracy składają się dokonane wyświetlenia, edycje, modyfikacje oraz dodania rekordów.
Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz pracownik którego praca ma zostać poddana
analizie. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Statystyka sesji/Tydzień
Raport obrazujący rozkład tygodniowy (w rozbiciu na dni) natężenia pracy w systemie. Na
natężenie pracy składają się dokonane wyświetlenia, edycje, modyfikacje oraz dodania rekordów.
Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz pracownik którego praca ma zostać poddana
analizie. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Statystyka sesji/Użytkownik
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 354
Raport obrazujący statystykę natężenia pracy w systemie dla wszystkich pracowników. Na
natężenie pracy składają się dokonane wyświetlenia, edycje, modyfikacje oraz dodania rekordów.
Parametrem raportu jest zakres czasowy który ma zostać poddany analizie oraz poziom alarmowy
pozwalający wskazać pracowników których natężenie przekracza pewien założony próg. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Kontrahenci/Geolokacja (Branża/Miasto i Branża/Region)
Raport obrazujący rozkład firm na mapie. Parametrem raportu jest branża kontrahentów mająca
zostać poddana analizie, zakres czasowy pozyskania klienta oraz jego obsługujący. Wynik
prezentowany jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.
Kontrahenci/Geolokacja (Grupa/Miasto i Grupa/Region)
Raport obrazujący rozkład firm na mapie. Parametrem raportu jest grupa kontrahentów mająca
zostać poddana analizie, zakres czasowy pozyskania klienta oraz jego obsługujący. Wynik
prezentowany jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.
Sprzedaż :
Lejek sprzedaży
Raport obrazujący ilość ofert, zgromadzony w nich kapitał oraz przewidywaną marżę dla
poszczególnych faz w których może znajdować się oferta (np. pierwszy kontakt, wstępna oferta,
negocjacje, oferta końcowa). Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych ofert. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Miesiąc/Sprzedaż-Zakup
Raport obrazujący ilość zamówień sprzedażowych oraz zakupowych, ich wartość oraz związaną z
nimi marżę w rozbiciu miesięcznym. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych
zamówień oraz tryb naliczania kosztów zakupowych. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli
oraz wykresu słupkowego.
Branża/Sprzedaż
Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na
poszczególne branże kontrahentów. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych
zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Grupa/Sprzedaż
Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na grupy
kontrahentów. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Potencjał/Sprzedaż
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 355
Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na
poszczególne potencjały kontrahentów. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych
zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Region/Sprzedaż
Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na regiony
geograficzne. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Dział/Sprzedaż
Raport obrazujący ilość zamówień, ich wartość oraz związaną z nimi marżę w rozbiciu na działy.
Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w
postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Produkt/Sprzedaż (ilość)
Raport przedstawiający ranking produktów względem ilości sprzedanych egzemplarzy. Oprócz
ilości podany zostaje także zysk oraz uzyskiwana marża związana z danym produktem.
Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w
postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Produkt/Sprzedaż (zysk)
Raport przedstawiający ranking produktów względem uzyskiwanego zysku ze sprzedaży. Oprócz
zysku podana zostaje także ilość sprzedanych egzemplarzy oraz uzyskiwana marża związana z
danym produktem. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Produkt/Sprzedaż (marża)
Raport przedstawiający ranking produktów względem uzyskiwanej marży. Oprócz marży podana
zostaje także ilość sprzedanych egzemplarzy oraz uzyskiwany zysk. Parametrem raportu jest
zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu
słupkowego.
Produkt/Oferty
Raport przedstawiający ranking produktów względem ilości oferowanych egzemplarzy. Oprócz
ilości podany zostaje także zysk oraz uzyskiwana marża związana z danym produktem.
Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych ofert. Wynik prezentowany jest w postaci
tabeli oraz wykresu słupkowego.
Kategoria produktów/Sprzedaż (ilość)
Raport przedstawiający ranking kategorii produktów względem ilości sprzedanych egzemplarzy.
Oprócz ilości podany zostaje także zysk oraz uzyskiwana marża związana z daną grupą towarową.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 356
Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w
postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Kategoria produktów/Sprzedaż (zysk)
Raport przedstawiający ranking kategorii produktów względem uzyskiwanego zysku ze sprzedaży.
Oprócz zysku podana zostaje także ilość sprzedanych egzemplarzy oraz uzyskiwana marża
związana z daną grupą towarową. Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych
zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Lista ofert/Użytkownik
Raport przedstawiający listę ofert związanych z poszczególnymi pracownikami firmy. Dla każdego
pracownika raport podsumowuje także łączną wartość wpisanych ofert. Parametrem raportu jest
zakres czasowy analizowanych ofert. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.
Lista zamówień/Kontrahent
Raport przedstawiający listę zamówień związanych z poszczególnymi kontrahentami. Dla każdego
kontrahenta raport podsumowuje także łączną wartość związanych z nim zamówień. Parametrem
raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.
Lista zamówień/Użytkownik
Raport przedstawiający listę zamówień związanych z poszczególnymi pracownikami firmy. Dla
każdego pracownika raport podsumowuje także łączną wartość wpisanych zamówień. Parametrem
raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.
Lista przychodów/Kontrahent
Raport przedstawiający listę przychodów/kosztów związanych z poszczególnymi kontrahentami.
Lista uwzględnia zarówno przychody/koszty dodane bezpośrednio z menu "Sprzedaż" jak i rekordy
które przeszły przez ścieżkę akceptacji modułu "Intranet". Dla każdego kontrahenta raport
podsumowuje także łączną wartość związanych z nim przychodów/kosztów. Parametrem raportu
jest zakres czasowy analizowanych przychodów/kosztów. Wynik prezentowany jest w postaci
tabeli.
Lista przychodów/Użytkownik
Raport przedstawiający listę przychodów/kosztów związanych z poszczególnymi pracownikami.
Lista uwzględnia zarówno przychody/koszty dodane bezpośrednio z menu "Sprzedaż" jak i rekordy
które przeszły przez ścieżkę akceptacji modułu "Intranet". Dla każdego pracownika raport
podsumowuje także łączną wartość związanych z nim przychodów/kosztów. Parametrem raportu
jest zakres czasowy analizowanych przychodów/kosztów. Wynik prezentowany jest w postaci
tabeli.
Geolokacja/Zysk (Miasto i Region)
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 357
Raport obrazujący rozkład zysku ze sprzedaży na mapie. Parametrem raportu jest typ dokumentu
sprzedaży mający zostać poddany analizie, zakres czasowy dokumentów oraz ich obsługujący.
Wynik prezentowany jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.
Projekty :
Harmonogram projektów
Raport obrazujący harmonogram projektów dla zadanego okresu. Parametrem raportu jest zakres
czasowy analizowanych projektów oraz koordynator z którym związane są projekty. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu Gannt'a.
Projekt/Sprzedaż
Raport przedstawiający ranking projektów względem uzyskanego zysku ze sprzedaży. Oprócz
zysku podana zostaje także marża związana z danym projektem. Parametrem raportu jest zakres
czasowy oraz status analizowanych projektów. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz
wykresu słupkowego.
Koordynator/Sprzedaż
Raport przedstawiający ranking koordynatorów względem zysku uzyskanego z prowadzonych
przez nich projektów. Oprócz zysku podana zostaje także marża związana z danym
koordynatorem. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz status analizowanych projektów.
Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Projekt/Skuteczność
Raport przedstawiający listę projektów wraz z współczynnikiem skuteczności. Przez współczynnik
skuteczności należy tutaj rozumieć stosunek ilości firm które brały udział w projekcie do ilości tych
spośród nich które w ramach projektu złożyły co najmniej jedno zamówienie. Parametrem raportu
jest zakres czasowy oraz status analizowanych projektów. Wynik prezentowany jest w postaci
tabeli oraz wykresu słupkowego.
Projekt/Przewidywana skuteczność
Raport przedstawiający listę projektów wraz z przewidywanym współczynnikiem skuteczności.
Przez przewidywany współczynnik skuteczności należy tutaj rozumieć stosunek ilości firm które
brały udział w projekcie do ilości tych spośród nich którym w ramach projektu przedstawiono co
najmniej jedną ofertę. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz status analizowanych
projektów. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Projekt/Liczebność
Raport przedstawiający listę projektów wraz z etapami oraz liczbą firm które brały udział w
projekcie nadrzędnym oraz podrzędnych etapach. Dodatkowo dla każdego etapu wyświetlony
zostaje współczynnik określający stosunek ilości firm biorących w nim udział do wyjściowej grupy
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 358
kontrahentów związanych z projektem nadrzędnym. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz
status analizowanych projektów. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.
Serwis :
Produkt/Działanie serwisowe
Raport przedstawiający ranking produktów względem ilości wykonanych działań serwisowych.
Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części, Naprawa)analizowanych
działań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu kołowego.
Produkt/Zlecenie serwisowe
Raport przedstawiający ranking produktów względem ilości związanych z nimi zleceń serwisowych.
Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Naprawa gwarancyjna, Naprawa
pogwarancyjna) analizowanych zleceń. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu
kołowego.
Kategoria produktu/Działanie serwisowe
Raport przedstawiający ranking kategorii produktów względem ilości wykonanych działań
serwisowych. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części,
Naprawa)analizowanych działań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu
kołowego.
Kategoria produktu/Zlecenie serwisowe
Raport przedstawiający ranking kategorii produktów względem ilości związanych z nimi zleceń
serwisowych. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Naprawa gwarancyjna,
Naprawa pogwarancyjna) analizowanych zleceń. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz
wykresu kołowego.
Serwisant/Działanie serwisowe (zysk)
Raport przedstawiający listę działań serwisowych wykonanych przez poszczególnych
użytkowników systemu. Dla każdego użytkownika raport podsumowuje całościowy przychód, koszt
oraz zysk związany z wykonanymi przez niego działaniami serwisowymi. Parametrem raportu jest
zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części, Naprawa) uwzględnionych działań. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli.
Serwisant/Działanie serwisowe (czas)
Raport przedstawiający listę działań serwisowych wykonanych przez poszczególnych
użytkowników systemu. Dla każdego użytkownika raport podsumowuje łączny czas związany z
wykonanymi przez niego działaniami serwisowymi. Parametrem raportu jest zakres czasowy,
długość dnia roboczego oraz typ (np. Wymiana części, Naprawa) uwzględnionych działań. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 359
Lista działań serwisowych
Raport przedstawiający listę działań serwisowych wykonanych przez poszczególnych
użytkowników systemu. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części,
Naprawa) uwzględnionych działań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.
Serwisant/Zlecenie serwisowe (zysk)
Raport przedstawiający listę zleceń serwisowych w których koordynatorami są poszczególni
użytkownicy systemu. Dla każdego użytkownika raport podsumowuje całościowy przychód, koszt
oraz zysk związany z wykonanymi przez niego zleceniami serwisowymi. Parametrem raportu jest
zakres czasowy oraz typ (np. Wymiana części, Naprawa) uwzględnionych zleceń. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli.
Lista zleceń serwisowych
Raport przedstawiający listę zleceń serwisowych obsługiwanych przez poszczególnych
użytkowników systemu. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz typ (np. Naprawa
gwarancyjna, Naprawa pogwarancyjna) uwzględnionych zleceń. Wynik prezentowany jest w
postaci tabeli.
Lista zamówień dla zleceń serwisowych
Raport przedstawiający listę zleceń serwisowych obsługiwanych przez poszczególnych
użytkowników systemu. Dla każdego zlecenia wyświetlona zostaje lista wszystkich związanych z
nim zamówień wraz z podsumowaniem kwotowym. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz
typ (np. Naprawa gwarancyjna, Naprawa pogwarancyjna) uwzględnionych zleceń. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli.
Użytkownicy :
Użytkownik/Harmonogram nieobecności
Raport obrazujący harmonogram absencji dla zadanego pracownika. Parametrem raportu jest
zakres czasowy analizowanych nieobecności oraz pracownik z którym są one związane. Wynik
prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu Gannt'a.
Użytkownik/Harmonogram zadań
Raport obrazujący harmonogram zadań dla wskazanego pracownika. Parametrem raportu jest
zakres czasowy analizowanych zadań, pracownik z którym są one związane oraz status zadań
które mają zostać uwzględnione w raporcie. Wynik prezentowany jest w postaci arkusza którego
głównym przeznaczeniem jest wydruk.
Użytkownik/Status zadań
Raport przedstawiający statystykę zadań do poszczególnych pracowników. Dla każdego z
pracowników przedstawia on procentowy podział wszystkich przypisanych mu zadań ze względu
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 360
na ich status (np. Zamknięte pozytywnie, Zamknięte negatywnie, Odrzucony itd.). Parametrem
raportu jest zakres czasowy analizowanych zadań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz
serii wykresów kołowych.
Użytkownik/Oferty
Raport przedstawiający listę pracowników wraz z wartością oraz ilością wprowadzonych ofert.
Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych ofert. Wynik prezentowany jest w postaci
tabeli oraz wykresu słupkowego.
Użytkownik/Sprzedaż
Raport przedstawiający listę pracowników wraz z wartością oraz ilością wprowadzonych zamówień.
Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych zamówień. Wynik prezentowany jest w
postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Użytkownik/Czas pracy w systemie
Raport przedstawiający listę pracowników wraz czasem spędzonym na pracy w systemie.
Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych sesji użytkownika. Wynik prezentowany
jest w postaci tabeli oraz wykresu kołowego.
Użytkownik/Aktywność w systemie
Raport przedstawiający listę pracowników wraz z ilością danych wprowadzonych do przez nich do
systemu. Rekordy wprowadzone do systemu podzielone zostały na typy (np. Zadania, Informacje,
Maile, Oferty, Zamówienia, Dokumenty itd). Parametrem raportu jest zakres czasowy
analizowanych rekordów. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.
Użytkownik/Obciążenie w systemie
Raport przedstawiający listę pracowników wraz z ilością danych które są z nimi logicznie związane
w systemie. Analizowane rekordy podzielone zostały na typy (np. Zadania, Projekty, Maile, Oferty,
Zamówienia, Dokumenty itd). Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych rekordów.
Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.
Zadania :
Zadania/Branża
Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz kontrahentów z poszczególnych branż.
Dodatkowo raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres
czasowy oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia
roboczego. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Zadania/Grupa kontrahenta
Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz kontrahentów z poszczególnych grup.
Dodatkowo raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 361
czasowy oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia
roboczego. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Zadania/Region
Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz kontrahentów reprezentujących poszczególne
regiony geograficzne. Dodatkowo raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem
raportu jest zakres czasowy oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także
podanie długości dnia roboczego. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu
słupkowego.
Zadania/Status kontrahenta
Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz kontrahentów związanych z poszczególnymi
statusami. Dodatkowo raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu
jest zakres czasowy oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie
długości dnia roboczego. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Zadania/Kontrahent (ilość)
Raport obrazujący ilość zadań wykonanych na rzecz poszczególnych kontrahentów. Dodatkowo
raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz
status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia roboczego.
Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Zadania/Kontrahent (czas)
Raport obrazujący łączny czas trwania zadań wykonanych na rzecz poszczególnych kontrahentów.
Dodatkowo raport podaje także ilość wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres czasowy
oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia roboczego.
Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Zadania/Użytkownik (ilość)
Raport obrazujący ilość zadań wykonanych przez poszczególnych pracowników firmy. Dodatkowo
raport podaje także łączny czas wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres czasowy oraz
status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia roboczego.
Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Zadania/Użytkownik (czas)
Raport obrazujący łączny czas trwania zadań wykonanych przez poszczególnych pracowników
firmy. Dodatkowo raport podaje także ilość wykonanych zadań. Parametrem raportu jest zakres
czasowy oraz status analizowanych zadań. Dodatkowo możliwe jest także podanie długości dnia
roboczego. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu słupkowego.
Lista zadań zaległych
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 362
Raport prezentujący listę zadań zaległych (zadań w których minął termin realizacji a do tej pory
nie zostały one zamknięte) dla poszczególnych pracowników firmy. Parametrem raportu jest
zakres czasowy analizowanych zadań. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.
Zadania/Geolokacja (Ilość/Miasto i Ilość/Region)
Raport obrazujący rozkład ilości wykonanych zadań na mapie. Parametrem raportu jest typ zadań
mający zostać poddany analizie, zakres czasowy zadań oraz ich realizator. Wynik prezentowany
jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.
Zadania/Geolokacja (Czas/Miasto i Czas/Region)
Raport obrazujący rozkład czasu wykonanych zadań na mapie. Parametrem raportu jest typ zadań
mający zostać poddany analizie, zakres czasowy zadań oraz ich realizator. Wynik prezentowany
jest w postaci wykresu kołowego naniesionego na mapę Polski.
Informacje :
Informacje/Typy
Raport obrazujący podział ilościowy oraz procentowy bazy informacji ze względu na typ informacji
(np. Spotkanie, Telefon, Prezentacja). Parametrem raportu jest zakres czasowy analizowanych
informacji. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli oraz wykresu kołowego.
Lista informacji/Użytkownik
Raport przedstawiający listę informacji wpisanych przez poszczególnych użytkowników systemu.
Parametrem raportu jest zakres czasowy uwzględnionych informacji. Wynik prezentowany jest w
postaci tabeli.
Lista informacji/Kontrahent
Raport przedstawiający listę informacji związanych z poszczególnych kontrahentami. Parametrem
raportu jest zakres czasowy uwzględnionych informacji. Wynik prezentowany jest w postaci tabeli.
Podsumowanie
System ITCube to nowoczesne, profesjonalne rozwiązanie do zarządzania kontaktami z klientami
oraz wspomagające pracę przedstawicieli handlowych. Łatwa konfiguracja, prostota użytkowania,
intuicyjny interfejs a także liczne narzędzia do importu danych powodują, iż proces wdrożenia
systemu ITCube skraca się do kilku dni. System ITCube oparty został o nowoczesne oraz
sprawdzone technologie takie jak: MySQL, Java, Jsp, Crystal Reports. Dzięki temu system ITCube
pracuje stabilnie oraz współpracuje z wszystkimi znaczącymi systemami operacyjnymi (Linux,
Unix, Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP).
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 363
Zespół pracowników ITCube Software dziękuje za zainteresowanie produktem ITCube oraz życzy
przyjemnego oraz wydajnego użytkowania systemu. Wszystkie uwagi oraz zapytania kierować
można pod adres [email protected].
Aneks
Wyszukiwanie za pomocą wzorców
Wzorce pozwalają na zaawansowane wyszukiwanie rekordów znajdujących się w bazie danych
systemu ITCube. Składają się one ze znaków alfanumerycznych oraz symboli specjalnych: "_"
oraz "%".
Symbol "_" oznacza możliwość wystąpienie jednego dowolnego znaku natomiast "%" wystąpienie
dowolnego ciągu znaków.
Przykłady:
"%em" - pola kończące się ciągiem "em" np. "Modem", "Rozmowa z kontrahentem",
"%ome%" - pola zawierające ciąg "ome" np. "Tomek",
"_om%" - pola zawierające ciąg "om" występujący na drugiej pozycji np. "Domek".
Formularz Treść
Formularz ten wykorzystywany jest podczas:
• wprowadzania treści mających wyświetlać się na stronie głównej ekstranetu;
• wprowadzania treści regulaminu sklepu internetowego;
• wysyłania listu e-mail;
• redagowania faksu;
• tworzenia mailingu/faksingu.
Oprócz pola edycyjnego służącego wprowadzaniu treści formularz zawiera dwa rzędy ikon
umożliwiających formatowanie tekstu. I tak ikony umożliwiają:
wycięcie partii zaznaczonego wcześniej tekstu i przeniesienie go do systemowego
schowka;
skopiowanie zaznaczonej partii tekstu do schowka systemowego, bez jego usuwania z
pola edycyjnego;
wklejenie skopiowanego wcześniej do schowka tekstu w pole edycyjne;
odszukanie we wprowadzonym tekście wyrazu bądź frazy;
zamianę zaznaczonego fragmentu tekstu w odnośnik;
wstawienie tabeli;
pogrubienie zaznaczonego wcześniej tekstu;
pochylenie zaznaczonego wcześniej tekstu;
podkreślenie zaznaczonego wcześniej tekstu;
usunięcie formatowania HTML w zaznaczonym fragmencie tekstu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 364
wyrównanie zaznaczonego fragmentu tekstu do lewej strony;
wycentrowanie zaznaczonego fragmentu tekstu;
wyrównanie zaznaczonego fragmentu tekstu do prawej strony;
wyrównanie zaznaczonego fragmentu tekstu do lewej i prawej strony;
utworzenie listy numerowanej;
utworzenie listy wypunktowanej;
przesunięcie akapitu w lewo;
przesunięcie akapitu w prawo;
zmiana koloru fontu;
zmiana koloru tła.
Pod tymi ikonami znajdują się rozwijane listy dzięki, którym możemy:
• zmieniać kroje fontu;
• zmieniać rozmiar fontu;
• zmieniać format nagłówków użytych w tekście;
• wstawiać grafikę zaimportowaną do Bazy grafik systemu ITCube;
• wstawiać przygotowane wcześnie szablony dokumentów (w przypadku redagowania
maili/faksów).
Segregowanie rekordów
System ITCube umożliwia wyszukiwanie informacji w bazie na wiele różnych sposobów. W wielu
przypadkach istnieje duże prawdopodobieństwo otrzymania listy rekordów liczącej kilka,
kilkadziesiąt lub nawet kilkaset rekordów. W takim przypadku z pewnością pomocny będzie
oferowany przez system mechanizm alfabetycznego segregowania wyników.
Aby dokonać alfabetycznego szeregowania należy wybrać spośród kolumn (za wyjątkiem kolumny
Nr) tę, która ma zostać uporządkowana i kliknąć w jej nazwę lewym przyciskiem myszki. System
powinien na to zareagować wyświetleniem po prawej strony nazwy małego elementu graficznego
symbolizującego, iż wartości w danej kolumnie są od tej chwili ułożone alfabetycznie.
WAŻNE: Segregowanie elementów może odbywać się na dwa sposoby: rosnąco (od wartości
najniższej do najwyższej) symbolizowanego przez wizerunek strzałki z grotem skierowanym w dół
, oraz malejąco (od wartości najwyższej do najniższej) symbolizowanego przez wizerunek
strzałki z grotem skierowanym do góry .
Formularz dodawania do rekordu dokumentu zarejestrowanego w
systemie
Okno składa się z dwóch części. Pierwsza z nich umożliwia nawigację pomiędzy poszczególnymi
partiami rekordów (jednorazowo system wyświetla jedną partię rekordów, każda partia grupuje
dziesięć rekordów, każdy zaś rekord zawiera dane związane z jednym dokumentem).
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 365
WAŻNE: Wyszukiwanie może odbywać się w bazie rekordów zawierającej aktywne rekordy oraz w
bazie zawierającej rekordy nieaktywne. Wyboru dokonujemy zaznaczając pole Aktywne rekordy
bądź pole Nieaktywne rekordy znajdujące się po lewej stronie przycisku Szukaj.
Nawigacja pomiędzy partiami rekordów może odbywać się na różne sposoby. Można posłużyć się
rozwijanym menu, za pomocą którego wybieramy tę partię rekordów, o którą nam chodzi.
Poszukiwanie ułatwić mogą również cztery przyciski zgrupowane po lewej i prawej stronie menu,
służące do:
• skoku do pierwszej partii rekordów w bazie;
• skoku do partii rekordów, która poprzedza właśnie przeglądaną;
• skoku do partii rekordów, która w hierarchii jest kolejną po właśnie oglądanej;
• skoku do ostatniej partii rekordów w bazie.
Wybrana partia rekordów wyświetlona zostanie w oknie poniżej. Tam też będzie można dokonać
przeglądnięcia pliku, bądź załączenia go do rekordu.
WAŻNE: Jeśli nie dokonaliśmy w bazie rekordów wyszukiwania za pomocą narzędzi
zaawansowanych (o których mowa poniżej) system umożliwi poruszanie się pomiędzy wszystkimi
partiami rekordów dostępnymi w systemie. Jeśli jednak zawęziliśmy nasze poszukiwania za
pomocą mechanizmów do wyszukiwania precyzyjnego – będziemy mogli poruszać się tylko wśród
tych partii rekordów, które spełniają zadane w zapytaniu kryteria.
Znajdują się tu również wygodne mechanizmy służące do odnalezienia konkretnego pliku za
pomocą takich danych jak choćby: właściciel, katalog w jakim dany plik jest przechowywany,
nazwa pliku pod jaką został on wprowadzony do systemu, czy też jego opis. Okno składa się z
sześciu kolumn:
• kolumna Nr – zawiera numer porządkowy rekordu, a także co niezwykle ważne – przycisk
akcji , dzięki któremu mamy dostęp do takich opcji jak wyświetlenie treści dokumentu
oraz dodanie konkretnego pliku do rekordu opisującego dany dokument;
• kolumna Właściciel – zawiera imię i nazwisko użytkownika systemu, który wprowadził dany
plik do systemu. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm
służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby
znaleźć plik wprowadzony do systemu przez Jana Kowalskiego wystarczy wybrać z
rozwijanego menu w polu Nazwisko i imię frazę „Jan Kowalski”. Wynikiem takiego działania
będzie wyświetlenie wszystkich plików wprowadzonych do systemu przez Jana Kowalskiego;
• kolumna Katalog – zawiera informację o katalogu, do którego przyporządkowany jest dany
plik. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
wszystkie rekordy umieszczone w hipotetycznym katalogu „Dokumenty graficzne” należy
wybrać z rozwijanego menu taką właśnie opcję. Wynikiem takiego działania będzie
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 366
wyświetlenie opisów wszystkich plików umieszczonych w katalogu o nazwie „Dokumenty
graficzne”;
WAŻNE: Aby opcja ta była użyteczna należy oczywiście pamiętać o wprowadzeniu do systemu
struktury katalogów w jakich przechowywane będą pliki (Dokumenty->Katalogi dokumentów)
i przypisaniu konkretnych plików do poszczególnych katalogów (Dokumenty->Zarejestruj
dokument).
• kolumna Nazwa – zawiera identyfikator pliku, pod jakim jest on rozpoznawany przez
system. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć rekord
dotyczący pliku o określonej nazwie, wystarczy wpisać jego nazwę w polu edycyjnym i
nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem takiego działania będzie
wyświetlenie rekordu poświęconego konkretnemu plikowi posługującemu się tym właśnie
identyfikatorem. Mamy również możliwość zastosowania wyszukiwania za pomocą wzorców;
• kolumna Opis dokumentu - zawiera informację o pliku, jaką zamieścił o nim wprowadzający
go do systemu użytkownik. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został
mechanizm służący do wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak
więc, aby znaleźć rekordy zawierające w opisie konkretną frazę wystarczy wpisać w polu
edycyjnym Opis poszukiwany tekst i nacisnąć klawisz Enter bądź przycisk Szukaj. Wynikiem
takiego działania będzie wyświetlenie rekordów poświęconych plikom mającym w polu opis
poszukiwaną przez nas frazę. Podobnie jak miało to miejsce w przypadku mechanizmu
wyszukującego dane w kolumnie Nazwa, tak i tutaj mamy możliwość zastosowania
wyszukiwania za pomocą wzorców.
WAŻNE: Aby opcja ta była użyteczna należy oczywiście pamiętać, aby podczas wprowadzania do
systemu pliku (Dokumenty->Zarejestruj dokument) wypełnić pole Opis.
• kolumna Data rejestracji – zawiera informację o czasie zarejestrowania dokumentu w
systemie. W nagłówku (poniżej nazwy kolumny) umieszczony został mechanizm służący do
wyszukiwania konkretnego rekordu wg tego właśnie kryterium. Tak więc, aby znaleźć
rekordy zarejestrowane w konkretnym okresie, ustalić należy zakres czasowy jaki system
powinien wziąć pod uwagę podczas przeszukiwania bazy rekordów. Do tego celu służą dwa
pola Od, Do w kolumnie Data rejestracji. Konkretne wartości wprowadzić należy do tych pól
za pomocą kalendarza, który jest integralną częścią systemu ITCube. Dostęp do kalendarza
uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku znajdujące się po prawej stronie pól Od, Do.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 367
Dodatek A – opis pliku itcube.ini
Podstawowym plikiem konfiguracyjnym systemu ITCube jest plik itcube.ini znajdujący się w
katalogu oznaczonym jako ITCUBE_HOME (pod systemem operacyjnym Linux jest to domyślnie
katalog: /home/icsolutions/ITCube, natomiast pod systemem Windows: C:\ITCube). Każda
zmiana w pliku itcube.ini będzie widoczna dopiero po ponownym uruchomieniu systemu ITCube.
Plik itcube.ini jest podzielony na sekcje, których opis znajduje się poniżej.
Database engine section
Sekcja poświecona parametrom bazy danych. Zawiera następujące opcje:
• Host – nazwa serwera, na którym uruchomiona jest baza danych systemu ITCube. Po
nazwie serwera można dodatkowo podać port, pod którym nasłuchuje serwer bazodanowy.
Domyślna wartość: localhost:3310;
• Database – nazwa bazy danych systemu ITCube;
• DatabaseEngine – rodzaj bazy danych. Aktualnie jedyną dopuszczalną wartością jest mysql;
• AutoDeamonSleepingTime – parametr mówiący co ile sekund powinny być uruchamiane
mechanizmy czyszczące bazę danych. Domyślna wartość: 3600;
ITCube session trace section
Sekcja poświęcona logowaniu pracy użytkowników. W wersji ITCube 6.2 zostało
zaimplementowane logowanie wszystkich ważniejszych zdarzeń systemowych. Dla każdym obiektu
możemy osobno śledzić 5 podstawowych zdarzeń : dodanie, modyfikacja, wyświetlenie, edycja
oraz usunięcie. Poniżej podano pełną listę zmiennych.
• LogSessions – parametr określający czy mechanizm logowania ma być włączony (wartość
yes), czy wyłączony (wartość: no). ;
• LogSessionsAddCompany – parametr określający czy zdarzenie dodania kontrahenta
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateCompany – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji kontrahenta
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewCompany – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia kontrahenta
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditCompany – parametr określający czy zdarzenie edycji kontrahenta powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteCompany – parametr określający czy zdarzenie usunięcia kontrahenta
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 368
• LogSessionsAddCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie dodania kontaktu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji
kontaktu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego
zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia
kontaktu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego
zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie edycji kontaktu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie usunięcia
kontaktu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego
zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddSharedFile – parametr określający czy zdarzenie dodania dokumentu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateSharedFile – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji danych
opisujących dokument powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy
logować tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewSharedFile – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia informacji o
dokumencie powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDownloadSharedFile – parametr określający czy zdarzenie pobrania dokumentu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditSharedFile – parametr określający czy zdarzenie edycji informacji o
dokumencie powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteSharedFile – parametr określający czy zdarzenie usunięcia dokumentu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddProject – parametr określający czy zdarzenie dodania projektu powinno być
logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateProject – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji projektu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewProject – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia projektu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 369
• LogSessionsEditProject – parametr określający czy zdarzenie edycji kontrahenta projektu
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteProject – parametr określający czy zdarzenie usunięcia projektu powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddProjectStage – parametr określający czy zdarzenie dodania etapu projektu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateProjectStage – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji etapu
projektu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego
zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewProjectStage – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia etapu
projektu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego
zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditProjectStage – parametr określający czy zdarzenie edycji etapu projektu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteProjectStage – parametr określający czy zdarzenie usunięcia etapu
projektu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego
zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddTask – parametr określający czy zdarzenie dodania zadania powinno być
logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateTask – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji zadania powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewTask – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia zadania powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditTask – parametr określający czy zdarzenie edycji zadania powinno być
logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteTask – parametr określający czy zdarzenie usunięcia zadania powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddNote – parametr określający czy zdarzenie dodania informacji powinno być
logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateNote – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji informacji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 370
• LogSessionsViewNote – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia informacji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditNote – parametr określający czy zdarzenie edycji informacji powinno być
logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteNote – parametr określający czy zdarzenie usunięcia informacji powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie dodania ogłoszenia powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji ogłoszenia
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia ogłoszenia
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie edycji ogłoszenia powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteNoteAdv – parametr określający czy zdarzenie usunięcia ogłoszenia
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddAbsence – parametr określający czy zdarzenie dodania nieobecności
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateAbsence – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji nieobecności
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewAbsence – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia nieobecności
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditAbsence – parametr określający czy zdarzenie edycji nieobecności powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteAbsence – parametr określający czy zdarzenie usunięcia nieobecności
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddReservation – parametr określający czy zdarzenie dodania rezerwacji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 371
• LogSessionsUpdateReservation – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji rezerwacji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewReservation – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia rezerwacji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditReservation – parametr określający czy zdarzenie edycji rezerwacji powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteReservation – parametr określający czy zdarzenie usunięcia rezerwacji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie dodania oferty/zamówienia
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji
oferty/zamówienia powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy
logować tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia
oferty/zamówienia powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy
logować tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie edycji oferty/zamówienia
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteOfferOrder – parametr określający czy zdarzenie usunięcia
oferty/zamówienia powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy
logować tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddCost – parametr określający czy zdarzenie dodania przychodu/kosztu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateCost – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji przychodu/kosztu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewCost – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia przychodu/kosztu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditCost– parametr określający czy zdarzenie edycji przychodu/kosztu powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteCost – parametr określający czy zdarzenie usunięcia przychodu/kosztu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 372
• LogSessionsAddProduct – parametr określający czy zdarzenie dodania produktu powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateProduct – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji produktu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewProduct – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia produktu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditProduct– parametr określający czy zdarzenie edycji produktu powinno być
logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteProduct – parametr określający czy zdarzenie usunięcia produktu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddMail/Mailing – parametr określający czy zdarzenie dodania maila/mailingu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateMail/Mailing – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji
maila/mailingu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewMail/Mailing – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia
maila/mailingu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditMail/Mailing– parametr określający czy zdarzenie edycji maila/mailingu
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteMail/Mailing – parametr określający czy zdarzenie usunięcia
maila/mailingu powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddGuarantee – parametr określający czy zdarzenie dodania gwarancji powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateGuarantee – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji gwarancji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewGuarantee – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia gwarancji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditGuarantee– parametr określający czy zdarzenie edycji gwarancji powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 373
• LogSessionsDeleteGuarantee – parametr określający czy zdarzenie usunięcia gwarancji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddContract – parametr określający czy zdarzenie dodania kontraktu
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateContract – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji kontraktu
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewContract – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia kontraktu
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditContract– parametr określający czy zdarzenie edycji kontraktu serwisowego
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteContract – parametr określający czy zdarzenie usunięcia kontraktu
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddService – parametr określający czy zdarzenie dodania zlecenia serwisowego
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateService – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji zlecenia
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewService – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia zlecenia
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditService– parametr określający czy zdarzenie edycji zlecenia serwisowego
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteService – parametr określający czy zdarzenie usunięcia zlecenia
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddServiceTask – parametr określający czy zdarzenie dodania działania
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateServiceTask – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji działania
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewServiceTask – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia działania
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 374
• LogSessionsEditServiceTask– parametr określający czy zdarzenie edycji działania
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteServiceTask – parametr określający czy zdarzenie usunięcia działania
serwisowego powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsAddObject – parametr określający czy zdarzenie dodania dodatkowego
formularza powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsUpdateObject – parametr określający czy zdarzenie modyfikacji dodatkowego
formularza powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsViewObject – parametr określający czy zdarzenie wyświetlenia dodatkowego
formularza powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsEditObject – parametr określający czy zdarzenie edycji dodatkowego formularza
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsDeleteObject – parametr określający czy zdarzenie usunięcia dodatkowego
formularza powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsExportCompany – parametr określający czy zdarzenie eksportu kontrahentów
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsExportCompanyWorker – parametr określający czy zdarzenie eksportu
kontaktów powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsExportProduct – parametr określający czy zdarzenie eksportu produktów
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsExportNote – parametr określający czy zdarzenie eksportu informacji powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsExportTask – parametr określający czy zdarzenie eksportu zadań powinno być
logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsExportGuarantee – parametr określający czy zdarzenie eksportu gwarancji
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsExportContract – parametr określający czy zdarzenie eksportu kontraktów
powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia
należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 375
• LogSessionsExportService – parametr określający czy zdarzenie eksportu zleceń powinno
być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować tego zdarzenia należy
przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsExportServiceTask – parametr określający czy zdarzenie eksportu działań
serwisowych powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy logować
tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsCompanyAction – parametr określający czy zdarzenie wykonania akcji
zbiorowej na zbiorze kontrahentów powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy
nie chcemy logować tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• LogSessionsCompanyWorkerAction – parametr określający czy zdarzenie wykonania akcji
zbiorowej na zbiorze kontaktów powinno być logowane – wartość yes. W przypadku gdy nie
chcemy logować tego zdarzenia należy przypisać wartość no. Domyślna wartość no;
• SessionTimeout – parametr określający ilość minut po których nieaktywna sesja zostanie
automatycznie zamknięta. Domyślna wartość 30.;
• SystemLoggerVerboseLevel – parametr określający poziom szczegółowości logów
systemowych. Dozwolone wartości to : Information, Warning, Error, None. Wartość
Information oznacza najwyższy poziom szczegółowości natomiast None wyłącznie
podsystemu logowania;
• SystemLogsHorizon – parametr określający po ilu dniach plik logów ma zostać
automatycznie usunięty. Domyślna wartość 14 dni;
ITCube owner section
Sekcja poświecona właścicielowi systemu ITCube. Wartości te wykorzystywane są podczas
drukowania zamówienia dla klienta. Do dyspozycji mamy następujące parametry:
• CompanyName – nazwa kontrahenta, który zakupił system ITCube;
• CompanyAddressStreet – adres (ulica) właściciela systemu ITCube;
• CompanyAddressPostCode – adres (kod pocztowy) właściciela systemu ITCube;
• CompanyAddressCity – adres (miasto) właściciela systemu ITCube;
• CompanyAddressCountry – adres (państwo) właściciela systemu ITCube;
• CompanyNip – Nip właściciela systemu ITCube;
• CompanyRegon – Regon właściciela systemu ITCube;
• CompanyBankAccount – konto bankowe właściciela systemu ITCube;
• CompanyPhone – telefon kontrahenta, który zakupił system ITCube;
• CompanyFax – faks właściciela systemu ITCube;
• CompanyHomePage – strona www kontrahenta, który zakupił system ITCube;
• ITCubeHomePage – adres IP serwera, wykorzystywany w sieci lokalnej, na którym
zainstalowany jest system ITCube CRM;
• ITCubeHomePagePort – port, wykorzystywany w sieci lokalnej, pod którym dostępny jest
system ITCube CRM;
• ITCubeHomePageExternal – adres IP serwera, wykorzystywany w sieci globalnej, na którym
zainstalowany jest system ITCube CRM. Wartość domyślna : ITCubeHomePage ;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 376
• ITCubeHomePagePortExternal – port, wykorzystywany w sieci globalnej, pod którym
dostępny jest system ITCube CRM. Wartość domyślna : ITCubeHomePagePort;
• DisableNonSSLSession – zmienna pozwalająca zablokowanie możliwości otwierania sesji w
trybie niekodowanym protokołem SSL. Domyślna wartość : no;
• DisableNonSSLSessionExceptionHosts – jeśli zmienna DisableNonSSLSession ustawiona
została na wartość yes zmienna DisableNonSSLSessionExceptionHosts definiuje adresy
serwera ITCube CRM które nie będą objęte blokadą.
• GoogleMapKey – klucz środowiska Google Maps generowany pod konkretny adres serwera.
Jeśli serwer posiada wiele adresów IP zmienna ta przyjmuje postać wielu zmiennych o
nazwach GoogleMapKey_IPSerwera
• AdministratorEmail – adres email wyświetlany na stronie logowania do systemu ITCube;
• OrderLogoPosition – pozycja logo firmowego na ofercie/zamówieniu/rewersie serwisowym.
Dopuszczalnymi wartościami są: outer – logo drukowane jest u góry, inner – logo
drukowane jest z prawej strony;
• OrderIconWidth – szerokość w pikselach ikony produktu na dokumencie sprzedaży (0 –
wartość oryginalna);
• OrderIconHeight – wysokość w pikselach ikony produktu na dokumencie sprzedaży (0 –
wartość oryginalna);
• OrderLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie sprzedaży (0 –
wartość oryginalna);
• OrderLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie sprzedaży (0 –
wartość oryginalna);
• InvoiceLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie faktury (0 –
wartość oryginalna);
• InvoiceLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie faktury (0 –
wartość oryginalna);
• GuaranteeLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie gwarancji (0
– wartość oryginalna);
• GuaranteeLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie gwarancji (0
– wartość oryginalna);
• ContractLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie kontraktu (0 –
wartość oryginalna);
• ContractLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie kontraktu (0 –
wartość oryginalna);
• ServiceLogoWidth – szerokość w pikselach loga firmowego na dokumencie zlecenia (0 –
wartość oryginalna);
• ServiceLogoHeight – wysokość w pikselach loga firmowego na dokumencie zlecenia (0 –
wartość oryginalna);
• PrintBackgroundColor – kolor tła rewersu serwisowego oraz oferty/zamówienia;
• PrintBackgroundBorderColor – kolor obramowania rewersu serwisowego oraz
oferty/zamówienia;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 377
• NumberFormat, NumberFormatDecimalSeparator, NumberFormatGroupingSeparator,
NumberFormatFractionDigits – parametry odpowiedzialne za sposób formatowania liczb w
systemie ITCube CRM. Oznaczają odpowiednio : maskę formatu (np. ###,###.###),
separator dziesiętny, separator grupy oraz długość części ułamkowej;
• OfferOrderDefaultSeparator – zmienna określająca domyślną nazwę separatora pozycji na
dokumencie handlowym. Domyślna wartość : Razem;
• OfferOrderDefaultSeparatorHeight – zmienna określająca domyślny margines separatora
pozycji na dokumencie handlowym. Domyślna wartość : 0;
• AutomaticCurrencyCoursesSynchronization – zmienna określająca czy system ITCube
powinien automatycznie synchronizować bazę kursów z serwerami NBP (wartość yes).
Wartość domyślna : no;
• MainPageCurrencyCoursesHorizon – zmienna określająca w dniach okres uwzględniany w
raporcie kursów walut dostępnym z poziomu panelu głównego systemu. Wartość domyślna :
30;
• GraphicChartsEnabled – zmienna określająca czy raporty systemowe mają w prezentować
wyniki także w formie graficznej (większe obciążenie systemu). Wartość domyślna : yes;
• TopMenuPicture – nazwa pliku graficznego wykorzystywanego jako górna belka systemu.
Wartość domyślna Top1.jpg.
• HtmlEditorUsePointFont – zmienna określająca czy edytor HTML ma zapisywać wielkość
czcionki w punktach (yes) czy za pomocą względnego atrybutu size (no). Wartość domyślna
: yes;
• HtmlEditorAdditionalFonts – rozdzielna przecinkiem lista dodatkowych czcionek dostępnych
w edytorze HTML (muszą one być dostępne na stacji roboczej);
• SellCostReportsModel – zmienna określająca czy podczas analiz zysku w których
uwzględniane są dokumenty zakupu do kosztów doliczyć należy dodatkowo ceny zakupu
zapisane w dokumentach sprzedaży - wartość Simplified. W przeciwnym wypadku wartość
powinna zostać ustawiona na Normal;
• ProductListReportsModel – zmienna określająca czy podczas wyświetlania podsumowania
zakupionych produktów przez kontrahenta produkty z różnych dokumentów sprzedaży mają
zostać „scalone” - wartość Group czy tez wypisane osobno – wartość List;
• ProductListReportsGroups – zmienna określająca listę grup użytkowników które mają
dostęp do raportu podsumowania zakupionych produktów przez kontrahenta. Domyślna
wartość (brak wskazanych grup) – wszyscy użytkownicy;
Dashboard subsystem section
Sekcja dotycząca konfiguracji pulpitów managera. Sekcja zawierająca następujące parametry:
• MainPageDashBoardHorizon – zmienna określająca w miesiącach okres uwzględnianych
dokumentów sprzedaży raporcie pulpitu managera (handel) dostępnym z poziomu panelu
głównego systemu. Wartość domyślna : 3;
• MainPageDashBoardOfferTopLimit – ilość rekordów w rankingu ofert pulpitu managera
(handel). Domyślna wartość : 10;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 378
• MainPageDashBoardSaleTopLimit – ilość rekordów w rankingu sprzedaży pulpitu managera
(handel). Domyślna wartość : 10;
• MainPageProjectDashBoardHorizon - zmienna określająca w miesiącach okres
uwzględnianych dokumentów sprzedaży w raporcie pulpitu managera (projekty) dostępnym
z poziomu panelu głównego systemu. Wartość domyślna : 3;
• MainPageProjectDashBoardTaskTopLimit – ilość rekordów w rankingu zadań pulpitu
managera (projekty). Domyślna wartość : 10;
• MainPageProjectDashBoardSaleTopLimit – ilość rekordów w rankingu sprzedaży pulpitu
managera (projekty). Domyślna wartość : 10;
• MainPageProjectDashBoardActiveProjectLimit – ilość rekordów w liście projektów „do
zamknięcia” pulpitu managera (projekty). Domyślna wartość : 10;
• MainPageProjectDashBoardActiveProjectColorLimit – czas w dniach określający podział na
standardowe/naglące rekordy w liście projektów „do zamknięcia” pulpitu managera
(projekty). Domyślna wartość : 7;
• MainPageProjectDashBoardDelayedProjectLimit - ilość rekordów w liście projektów
„opóźnionych” pulpitu managera (projekty). Domyślna wartość : 10;
• MainPageProjectDashBoardDelayedProjectColorLimit - czas w dniach określający podział na
standardowe/naglące rekordy w liście projektów „opóźnionych” pulpitu managera
(projekty). Domyślna wartość : 7;
• MainPageProjectDashBoardActiveProjectStageLimit – ilość rekordów w liście etapów „do
zamknięcia” pulpitu managera (projekty). Domyślna wartość : 10;
• MainPageProjectDashBoardActiveProjectStageColorLimit - czas w dniach określający podział
na standardowe/naglące rekordy w liście etapów „do zamknięcia” pulpitu managera
(projekty). Domyślna wartość : 7;
• MainPageProjectDashBoardDelayedProjectStageLimit - ilość rekordów w liście etapów
„opóźnionych” pulpitu managera (projekty). Domyślna wartość : 10;
• MainPageProjectDashBoardDelayedProjectStageColorLimit - czas w dniach określający
podział na standardowe/naglące rekordy w liście etapów „opóźnionych” pulpitu managera
(projekty). Domyślna wartość : 7;
• MainPageServiceDashBoardHorizon – zmienna określająca w miesiącach okres uwzględniany
w raporcie pulpitu managera (serwis) dostępnym z poziomu panelu głównego systemu.
Wartość domyślna : 3;
• MainPageServiceDashBoardServiceTopLimit – ilość rekordów w rankingu zleceń pulpitu
managera (serwis). Domyślna wartość : 10;
• MainPageServiceDashBoardServiceTaskTopLimit – ilość rekordów w rankingu działań pulpitu
managera (serwis). Domyślna wartość : 10;
• MainPageServiceDashBoardContractTopLimit – ilość rekordów w rankingu kontraktów
pulpitu managera (serwis). Domyślna wartość : 10;
• MainPageServiceDashBoardGuaranteeTopLimit – ilość rekordów w rankingu gwarancji
pulpitu managera (serwis). Domyślna wartość : 10;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 379
Mail subsystem section
Sekcja dotycząca konfiguracji modułu do wysyłania oraz odbierania poczty elektronicznej. Sekcja
zawiera następujące parametry:
• MailServerType – nazwa protokołu odbierania poczty elektronicznej. Do dyspozycji mamy
dwie wartości: imap albo pop3. W przypadku wyboru protokołu imap możliwa jest
integracja z dowolnym programem pocztowym obsługującym protokół imap (np Outlook
Express);
• MailServerPort – numer portu obsługiwanego przez serwer poczty przychodzącej. Wartość
-1 oznacza wartość domyślną dla wybranego protokołu komunikacji.
• IMAPSynchronizeInbox – parametr mówiący czy system ITCube ma odbierać maile
przychodzące z serwera imap - wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy aby
oprogramowanie ITCube odbierało maile z serwera imap należy wpisać wartość no;
• IMAPInboxPath – nazwa folderu skrzynki odbiorczej, z którego system ITCube będzie
ściągał pocztę przychodzącą, o ile parametr IMAPSynchronizeInbox jest ustawiony na yes;
• IMAPSynchronizeOutbox – parametr mówiący czy system ITCube ma odbierać maile
wychodzące z serwera imap - wartość yes. W przypadku gdy nie chcemy aby system ściągał
maile z serwera imap należy wpisać wartość no;
• IMAPOutboxPath - nazwa folderu skrzynki nadawczej, z którego system ITCube będzie
ściągał pocztę wychodzącą, o ile parametr IMAPSynchronizeOutbox jest ustawiony na yes;
• SMTPServer – nazwa serwera smtp;
• SMTPServerAuth – parametr mówiący czy serwer smtp wymaga autoryzacji (wartości:
yes/no);
• SMTPServerLogin – login wymagany przez serwer smtp podczas autoryzacji;
• SMTPServerPassword – hasło wymagane przez serwer smtp podczas autoryzacji;
• DefaultReturnEmail – adres email, który podawany jest jako email zwrotny podczas
wysyłania maila, w przypadku gdy użytkownik nie posiada zdefiniowanego zwrotnego
adresu email;
• EmailDeamonSleepingTime – co ile sekund mają być wysyłane nowe wiadomości e-mail.
Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 300;
• SendEmailErrorRetryNo – ile razy demon mailowy próbuje wysłać email. Domyślna wartość:
3;
• MailingDeamonSleepingTime - co ile sekund demon mailowy ma sprawdzać czy są do
wysłania nowe mailingi. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 330;
• POPDeamonSleepingTime - co ile sekund mają być ściągane nowe wiadomości email z
serwera pop. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 300;
• POPDeamonMaxAttSize – maksymalna wielkość załącznika w wiadomości email. Wielkość
podawana jest w kilo bajtach. Domyślna wielkość: 5000 (5MB);
• MailArchiveHorizon – ilość dni, po upływie których emaile trafiają do archiwum. Domyślna
wartość: 30;
• MailerDummyMode – parametr służący do testowania systemu ITCube CRM. Wartość
domyślna: no. Nie należy zmieniać wartości domyślnej;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 380
• IgnoreMailAtt – parametr wykorzystywany przy ściąganiu poczty elektronicznej. Wartość no
oznacza iż cały mail jest importowany do systemu. Wartość yes oznacza, iż załączniki maili
nie będą importowane do systemu;
• ImportEmlFiles – parametr mówiący czy demon mailowy ma ściągać pocztę także z
folderów: ITCubeHome/fileBuffor/email/inbox, ITCubeHome/fileBuffor/email/outbox.
Wartość domyślna: no;
• ImportEmlFilesLogin – parametr mówiący, kto z użytkowników ma być właścicielem
importowanej poczty elektronicznej.
SMS subsystem section
Sekcja dotycząca konfiguracji modułu do wysyłania smsów. Sekcja zawiera następujące
parametry:
• SMSDeamonSleepingTime – co ile sekund program do wysyłania sms'ów ma sprawdzać czy
w bazie systemu są nowe zgłoszenia wysłania sms'a. Domyślna wartość: 330;
• SMSEncoding – format kodowania sms'a. Dostępne wartości UCS2, 8BIT, 7BIT. Domyślna
wartość: UCS2;
• SMSCenterNumber – numer centrum wysyłania sms'ów. Jest to numer specyficzny dla
wykorzystywanej sieci GSM. Domyślna wartość wskazuje na centrum sieci ORANGE:
+48501200777;
• SMSAntiSpamDetectionDelay – w niektórych sieciach bardzo szybkie wysyłanie kilku sms'ów
pod rząd jest niedozwolone. Dlatego wskazane jest by pomiędzy wysyłanymi sms'ami
wprowadzać krótkie przerwy. Wartość parametru określa długość trwania takiej przerwy w
sekundach. Domyślna wartość: 5;
• GSMModemComPort – port szeregowy pod którym dostępny jest modem GSM. Dostępne
wartości to 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 odpowiadające odpowiednio portom COM1, COM2 itd.
Domyślna wartość: 1;
• GSMModemBaudRate – szybkość transmisji obsługiwana przez modem GSM. Dostępne
wartości to 115200, 57600, 38400, 19200, 9600, 4800, 2400. Domyślna wartość: 9600;
• GSMModemDtrModeOn – domyślna aktywność trybu DTR. Domyślna wartość: no;
• GSMModemRtsModeOn – domyślna aktywność trybu RTS. Domyślna wartość: yes;
MOBILE subsystem section
Sekcja dotycząca konfiguracji dostępu za pośrednictwem urządzeń mobilnych (np. Telefony
komórkowe). Sekcja zawiera następujące parametry:
• ITCubeMobileEnabled – czy system ma umożliwiać połączenia z pośrednictwem urządzeń
mobilnych. Domyślna wartość: no;
• ITCubeMobileCompanyListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej przeglądarce
kontrahentów. Wartość domyślna : 50;
• ITCubeMobileCompanyWorkerListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej
przeglądarce kontaktów. Wartość domyślna : 50;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 381
• ITCubeMobileProductListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej przeglądarce
produktów. Wartość domyślna : 50;
• ITCubeMobileTaskListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej przeglądarce zadań.
Wartość domyślna : 50;
• ITCubeMobileServiceTaskListLimit – ilość wyników prezentowanych w mobilnej przeglądarce
działań serwisowych. Wartość domyślna : 50;
Fax subsystem section
Sekcja służąca do sparametryzowania modułu faksowego. W sekcji tej dostępne są następujące
pola:
• FaxModeIntegrated – tryb pracy modułu faksowego. Wartość yes oznacza tryb współpracy z
zewnętrznym serwerem faksowy. Wartość no oznacza tryb pracy autonomicznej. Wartość
domyślna : yes.
• SerialPort – nazwa portu, do którego podłączony jest modem. Dopuszczalne wartości to:
COM1, COM2, COM3, COM4. Wartość domyślna: COM1;
• LocalID – identyfikator wysyłanego faksu. Symbol ten pojawia się w nagłówku faksu i
zazwyczaj służy jako napis identyfikujący wysyłającego. Najczęściej jako LocalID jest
podawana nazwa firmy. W przypadku faksów starszych opcja ta może nie być dostępna
(faksy klasy niższej niż 2);
• URLBase – adres serwera (wraz z numerem portu), na którym zainstalowany jest system
ITCube. Demon faksowy wykorzystuje ten parametr do dołanczania plików graficznych do
wysyłanego faksu. Wartość domyślna: http://127.0.0.1:8080/. Zazwyczaj nie ma potrzeby
zmieniania wartości tego parametru;
• DefaultPrefix – jest to wartość, która jest zawsze dodawana na początku numeru faksu (np.
01044). Wartość domyślna jest pustym ciągiem znaków;
• FaxDeamonSleepingTime – co ile sekund system ma sprawdzać czy należy wysłać nowe
faksy. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 300;
Import subsystem section
Sekcja służąca do sparametryzowania modułu automatycznych importów. W sekcji tej dostępne są
następujące pola:
• ImportDeamonSleepingTime – co ile sekund system ma sprawdzać czy pojawiły się nowe
pliki do importu. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 0;
• ImportDeamonImportCompany – czy analizować pliki dotyczące kontrahentów (yes/no);
• ImportDeamonImportCompanyCheckNameUnique – czy zablokować import kontrahenta
jeśli istnieje już w bazie firma o podanej nazwa/skrócie (yes/no);
• ImportDeamonImportCompanyCompanyId – jaka kolumna tabeli Company ma zostać użyta
do zlokalizowania firmy podanej jako Centrala. Domyślna wartość CompanyName;
• ImportDeamonImportCompanyCompanyIdUnique - czy podczas wyznaczania firmy podanej
jako Centrala wymagana jest jednoznaczność (yes/no);
• ImportDeamonImportProduct - czy analizować pliki dotyczące produktów (yes/no);
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 382
• ImportDeamonImportProductDoUpdate – czy automatycznie wchodzić w tryb aktualizacji
jeśli w bazie istnieje już produkt o wskazanym kodzie/numerze seryjnym (yes/no);
• ImportDeamonImportProductCompanyId - jaka kolumna tabeli Company ma zostać użyta
do zlokalizowania firmy podanej jako Dostawca. Domyślna wartość CompanyName;
• ImportDeamonImportProductCompanyIdUnique - czy podczas wyznaczania firmy podanej
jako Dostawca wymagana jest jednoznaczność (yes/no);
• ImportDeamonImportProductProductId - jaka kolumna tabeli Product ma zostać użyta jako
kryterium automatycznego wejścia w tryb aktualizacji. Domyślna wartość Code;
• ImportDeamonImportProductProductIdUnique - czy podczas automatycznego wejścia w
tryb aktualizacji (zgodnie z kryterium zdefiniowanym przez zmienną
ImportDeamonImportProductProductId) wymagana jest jednoznaczność (yes/no);
• ImportDeamonImportOrder – włączenie obsługi plików z opisem zamówień. Wartość
domyślna : no;
• ImportDeamonImportOrderTemplateName – nazwa szablonu który ma zostać przypisany
importowanemu zamówieniu. Wartość pusta oznacza pobranie szablonu zdefiniowanego w
bazie jako domyślny.;
• ImportDeamonImportOrderCompanyId – nazwa pola identyfikującego w bazie danych
kontrahenta który zostanie związany z zamówieniem. Wartość domyślna : CompanyName;
• ImportDeamonImportOrderCompanyIdUnique - czy podczas wyznaczania firmy podanej
jako Kontrahent wymagana jest jednoznaczność (yes/no);
• ImportDeamonImportOrderProductId – nazwa pola identyfikującego w bazie danych
produkt który zostanie związany z pozycją zamówieniem. Wartość domyślna :
ProductName;
• ImportDeamonImportOrderProductIdUnique - czy podczas wyznaczania produktu
związanego z pozycją wymagana jest jednoznaczność (yes/no);
• ImportDeamonImportOrderAllowNoProduct – pole definiujące zachowanie importera w
sytuacji gdy dla pozycji nie można zlokalizować odpowiadającego produktu. Wartość yes
powoduje importowanie takich pozycji jako produktów incydentalnych. Wartość no
powoduje odrzucenia całego zamówienia jako niepoprawnego. Wartość domyślna : yes;
• ImportDeamonImportOrderDefaultActive – pole opisujące status importowanego
zamówienia. Wartość yes oznacza status Realizowany, wartość no status Zamknięte.
Domyślna wartość: no;
ITCube Interface section
W sekcji tej możliwe jest zdefiniowanie sposobu wyświetlania różnych informacji w systemie
ITCube oraz definiowanie dodatkowych pól. Sekcja zawiera następujące parametry:
• MainPageReloadTime – co ile sekund strona główna ma być automatycznie odświerzana
przez system ITCube. Czas podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 600;
• ReminderAppletSleepTime – co ile sekund applet odpowiedzialny za przypomnienia (zadań,
następnego kontaktu z osobą kontaktową) ma być wywoływany przez system ITCube. Czas
podawany jest w sekundach. Domyślna wartość: 600;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 383
• MainPageTaskImportanceLimit – parametr określający, które zadania mają być wyświetlone
na stronie głównej ze względu na ich priorytet. Dopuszczalne wartości:
• 0 – wyświetlane są wszystkie zadania;
• 1 – wyświetlane są zadania ważne i bardzo ważne;
• 2 - wyświetlane są tylko zadania bardzo ważne;
• 3 – nie są wyświetlane żadne zadania;
Domyślna wartość wynosi 0;
• MainPageAbsenceHorizon – Jaki przedział czasowy uwzględnić podczas wypisywania na
stronie głównej obecnych i przyszłych absencji pracowników. Domyślna wartość 3;
• ViewerRangeDropDownListLimit – Maksymalna ilość sekcji w liście nawigacyjnej
przeglądarek.
• ViewerRange – ile rekordów na jednym ekranie mają zwracać przeglądarki w systemie
ITCube. Domyślna wartość 10; Zmienna dotyczy wszystkich przeglądarek. Jeśli interesuje
nas konfiguracja jednej konkretnej możemy skorzystać z poniższych zmiennych :
AbsenceViewerRange, AddFormViewerRange, CompanyViewerRange,
CompanyWorkerViewerRange, ContractViewerRange, CostViewerRange,
ExpenseViewerRange, ExtranetOrderViewerRange, ExtranetServiceViewerRange,
GuaranteeViewerRange, MachineViewerRange, MailingViewerRange, MailViewerRange,
NoteViewerRange, NoteAdvViewerRange, OfferOrderViewerRange, ProductViewerRange,
ReceivedMailViewerRange, ReservationViewerRange, ServiceViewerRange,
ServiceTaskViewerRange, SharedFileViewerRange, TaskViewerRange, WorkerViewerRange,
WorkerNoteViewerRange
• AddFormSearchEngineColumnWidth_X_Y – szerokość w pikselach kolumny Y w przeglądarce
związanej z formularzem dodatkowym o numerze X.
• PostCodesAutoResolving - parametr decydujący o włączeniu/wyłączeniu mechanizmu
automatycznego uzupełniania pól Region i Miasto na podstawie wprowadzonego kodu
pocztowego. Domyślna wartość: yes
• NipAutoChecking - parametr decydujący o włączeniu/wyłączeniu mechanizmu
automatycznego sprawdzania poprawności numerów NIP. Domyślna wartość: yes
• WorkerGroupMode – parametr mówiący czy użytkownik może być w jednej czy wielu
grupach. Dopuszczalne wartości:
• single – użytkownik może być tylko w jednej grupie;
• multiple - użytkownik może być w wielu grupach. Domyślna wartość: multiple;
• HistoryProdjectShortcutLimit – ile projektów związanych z kontrahentem/osobą kontaktową
ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta/osoby kontaktowej w sekcji poświęconej
historii. W przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej
projektom. Domyślna wartość: 2;
• HistoryNoteShortcutLimit – ile informacji związanych z kontrahentem/osobą
kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na karcie
kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej historii. W
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 384
przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej informacjom.
Domyślna wartość: 2;
• HistoryTaskShortcutLimit – ile zadań związanych z kontrahentem/osobą
kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na karcie
kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej historii. W
przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej zadaniom.
Domyślna wartość: 2;
• HistoryMailShortcutLimit – ile wiadomości email (wysłanych/otrzymanych) związanych z
kontrahentem/osobą kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na
karcie kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej
historii. W przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej
wiadomościom email. Domyślna wartość: 2;
• HistoryOrdersShortcutLimit – ile zamówień/ofert związanych z kontrahentem/osobą
kontaktową ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta/osoby kontaktowej w sekcji
poświęconej historii. W przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji
poświęconej zamówieniom/ofertom. Domyślna wartość: 2;
• HistoryGuaranteeShortcutLimit – ile gwarancji związanych z kontrahentem/osobą
kontaktową ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta/osoby kontaktowej w sekcji
poświęconej historii. W przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji
poświęconej gwarancjom. Domyślna wartość: 2;
• HistoryContractShortcutLimit – ile kontraktów serwisowych związanych z
kontrahentem/osobą kontaktową ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta/osoby
kontaktowej w sekcji poświęconej historii. W przypadku podania wartości 0, system nie
wyświetli pozycji poświęconych kontraktom. Domyślna wartość: 2;
• HistoryServiceShortcutLimit – ile zleceń serwisowych związanych z kontrahentem/osobą
kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na karcie
kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej historii. W
przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej zleceniom
serwisowym. Domyślna wartość: 2;
• HistoryMailingShortcutLimit – ile kampanii reklamowych związanych z kontrahentem/osobą
kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na karcie
kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej historii. W
przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej korespondencji
grupowej. Domyślna wartość: 2;
• HistoryDocumentShortcutLimit – ile dokumentów związanych z kontrahentem/osobą
kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na karcie
kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej historii. W
przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej dokumentom.
Domyślna wartość: 2;
• HistoryReservationShortcutLimit – ile rezerwacji związanych z kontrahentem/osobą
kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na karcie
kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej historii. W
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 385
przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej rezerwacjom.
Domyślna wartość: 2;
• HistoryInvoiceCDNShortcutLimit – ile faktur z CDN Opt!ma związanych z kontrahentem ma
być wyświetlonych na karcie kontrahenta w sekcji poświęconej historii. W przypadku
podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej fakturom. Domyślna wartość:
2;
• HistoryReservationCDNShortcutLimit – ile rezerwacji odbiorcy z CDN Opt!ma związanych z
kontrahentem ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta w sekcji poświęconej historii. W
przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej rezerwacjom.
Domyślna wartość: 2;
• HistoryPaymentCDNShortcutLimit – ile płatności z CDN Opt!ma związanych z kontrahentem
ma być wyświetlonych na karcie kontrahenta w sekcji poświęconej historii. W przypadku
podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej płatnościom. Domyślna
wartość: 2;
• HistoryAddFormShortcutLimit - ile dodatkowych formularzy związanych z
kontrahentem/osobą kontaktową/projektem/etapem projektu ma być wyświetlonych na
karcie kontrahenta/osoby kontaktowej/projektu/etapu projektu w sekcji poświęconej
historii. W przypadku podania wartości 0, system nie wyświetli pozycji poświęconej
formularzom. Domyślna wartość: 2;
• HistoryProdjectShortcutMode – parametr określający czy na karcie kontrahenta w sekcji
poświęconej historii system ma wyświetlić projekty związane z danym kontrahentem i nie
powiązane z osobą kontaktową (wartość: short), czy wszystkie projekty związane z
kontrahentem niezależnie od powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy (wartość:
long);
• HistoryNoteShortcutMode – parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w
sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić informacje związane z danym
kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu (wartość:
short), czy wszystkie informacje związane z kontrahentem/projektem niezależnie od
powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);
• HistoryTaskShortcutMode – parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w
sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić zadania związane z danym
kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu (wartość:
short), czy wszystkie zadania związane z kontrahentem/projektem niezależnie od powiązań
z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);
• HistoryMailShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w
sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić emaile związane z danym
kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu (wartość:
short), czy wszystkie e-maile związane z kontrahentem/projektem niezależnie od powiązań
z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);
• HistoryOrderShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w
sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić zamówienia/oferty związane z danym
kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu (wartość:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 386
short), czy wszystkie zamówienia/oferty związane z kontrahentem/projektem niezależnie od
powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);
• HistoryGuaranteeShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta w sekcji
poświęconej historii system ma wyświetlić gwarancje związane z danym kontrahentem i nie
powiązane z osobą kontaktową (wartość: short), czy wszystkie gwarancje związane z
kontrahentem niezależnie od powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy (wartość:
long);
• HistoryContractShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta w sekcji
poświęconej historii system ma wyświetlić kontrakty związane z danym kontrahentem i nie
powiązane z osobą kontaktową (wartość: short), czy wszystkie kontrakty związane z
kontrahentem niezależnie od powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy (wartość:
long);
• HistoryServiceShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta w sekcji
poświęconej historii system ma wyświetlić zlecenia serwisowe związane z danym
kontrahentem i nie powiązane z osobą kontaktową (wartość: short), czy wszystkie zlecenia
związane z kontrahentem niezależnie od powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy
(wartość: long);
• HistoryMailingShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w
sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić korespondencje grupową związaną z
danym kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu
(wartość: short), czy wszystkie mailingi/faksingi związane z kontrahentem/projektem
niezależnie od powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość:
long);
• HistoryDocumentShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu
w sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić dokumenty związane z danym
kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu (wartość:
short), czy wszystkie dokumenty związane z kontrahentem/projektem niezależnie od
powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);
• HistoryReservationShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu
w sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić rezerwacje związane z danym
kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu (wartość:
short), czy wszystkie rezerwacje związane z kontrahentem/projektem niezależnie od
powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);
• HistoryAddFormShortcutMode - parametr określający czy na karcie kontrahenta/projektu w
sekcji poświęconej historii system ma wyświetlić formularze związane z danym
kontrahentem/projektem i nie powiązane z osobą kontaktową/etapem projektu (wartość:
short), czy wszystkie formularze związane z kontrahentem/projektem niezależnie od
powiązań z osobami kontaktowymi danej firmy/etapami projektu (wartość: long);
• ContextMenuCompanyStructure – parametr mówiący czy w menu kontekstowym
kontrahenta ma być wyświetlana pozycja “Wyświetl strukturę”. Dopuszczalne wartości:
yes/no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 387
• ContextMenuPrintLabel – parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma
być wyświetlana pozycja “Drukuj nalepkę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• ContextMenuAddOrder - parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma być
wyświetlana pozycja “Dodaj dokument sprzedaży”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• ContextMenuAddExpense - parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma
być wyświetlana pozycja “Odnotuj przychód/koszt”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• ContextMenuSendPost - parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma być
wyświetlana pozycja “Wyślij list”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• ContextMenuSendFax - parametr mówiący czy w menu kontekstowym kontrahenta ma być
wyświetlana pozycja “Wyślij faks”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• ContextMenuAddShortCut - parametr mówiący czy w menu kontekstowym
kontrahenta/projektu ma być wyświetlana pozycja “Zarejestruj skrót”. Dopuszczalne
wartości: yes/no;
• ContextMenuAddContract - parametr mówiący czy w menu kontekstowym
kontrahenta/projektu ma być wyświetlana pozycja “Dodaj kontrakt serwisowy”.
Dopuszczalne wartości: yes/no;
• ContextMenuAddGuarantee - parametr mówiący czy w menu kontekstowym
kontrahenta/projektu ma być wyświetlana pozycja “Dodaj gwarancję”. Dopuszczalne
wartości: yes/no;
• ContextMenuAddService - parametr mówiący czy w menu kontekstowym
kontrahenta/projektu ma być wyświetlana pozycja “Dodaj zlecenie serwisowe”.
Dopuszczalne wartości: yes/no;
• ContextMenuCompanyIncomeReport - parametr mówiący czy w menu kontekstowym
kontrahenta ma być wyświetlana pozycja “Podsumowanie przychodów kosztów”.
Dopuszczalne wartości: yes/no;
• ContextMenuCompanyProductReport - parametr mówiący czy w menu kontekstowym
kontrahenta ma być wyświetlana pozycja “Podsumowanie zakupionych produktów”.
Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchOnlyMineDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Uwzględnij tylko moje rekordy na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości:
yes/no;
• GlobalSearchSortDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Uporządkuj
wyniki w ramach grupy na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchCompanyDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Kontrahenci na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchCompanyWorkerDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Kontakty na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchNoteDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Informacje
na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchTaskDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Zadania na
formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 388
• GlobalSearchDocumentDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Dokumenty/Skróty na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchOrderDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Sprzedaż na
formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchCostDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Przychody/Koszty na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchAdvNoteDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Ogłoszenia na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchAbsenceDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Nieobecności na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchReservationDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Rezerwacje na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchHelpDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Pomoc
wewnętrzna na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchProjectDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Projekty na
formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchProjectStageDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Etapy projektów na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchGuaranteeDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Gwarancje na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchContractDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Kontrakty serwisowe na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchServiceDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola Zlecenie
serwisowe na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchServiceTaskDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Działanie serwisowe na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchMailDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Korespondencja wysłana na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GlobalSearchReceivedMailDefaultActive - parametr określający domyślną wartość pola
Korespondencja odebrana na formularzu “Przeszukaj bazę”. Dopuszczalne wartości: yes/no;
Definicja dodatkowych pól związanych z kontrahentem
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z
kontrahentem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających
kontrahenta należy ustawić parametr AddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż
oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących kontrahenta). Aby dodać
pole dodatkowe opisujące firmę należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku
pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• FieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe
(wartości: yes/no);
• FieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 389
• FieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• FieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są następujące
wartości:
• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o kontrahencie;
• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o kontrahencie;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z kontrahentem. Jeśli nie chcemy
aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr FieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z osobą kontaktową
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z
osobą kontaktową. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających osobę
kontaktową należy ustawić parametr WorkerAddFieldsEngine na wartość on (wartość off
spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących kontaktu).
Aby dodać pole dodatkowe dotyczące osoby kontaktowej należy określić jego cztery parametry. I
tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• WorkerFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe
(wartości: yes/no);
• WorkerFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• WorkerFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• WorkerFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są
następujące wartości:
• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o kontakcie;
• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o kontakcie;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z osobą kontaktową. Jeśli nie
chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr WorkerFieldName nie
wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z produktem
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z
produktem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających
produkt/usługę należy ustawić parametr ProductAddFieldsEngine na wartość on (wartość off
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 390
spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących
produktów/usług). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące produktu należy określić jego cztery
parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• ProductFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
• ProductFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• ProductFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• ProductFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są
następujące wartości:
• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o produkcie/usłudze;
• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o produkcie/usłudze ;
• ProductFieldIsPublicInExtranet1 - zmienna określająca czy dane pole ma być publikowane
na karcie produktu w module Ekstranet.
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z produktem/usługą. Jeśli nie
chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ProductFieldName nie
wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z informacją
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do dziesięciu pól dodatkowych związanych
z informacją. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających informację
należy ustawić parametr NoteAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż
oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących informacji). Aby dodać pole
dodatkowe dotyczące informacji należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku
pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• NoteFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe
(wartości: yes/no);
• NoteFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• NoteFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• NoteFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są
następujące wartości:
• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o informacji;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 391
• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o informacji;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z informacją. Jeśli nie chcemy aby
pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr NoteFieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z zadaniami
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z
zadaniami. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających zadanie należy
ustawić parametr TaskAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż oprogramowanie
ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących zadań). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące
zadania należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy
zdefiniować następujące wartości:
• TaskFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe
(wartości: yes/no);
• TaskFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• TaskFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• TaskFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są
następujące wartości:
• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe zadania;
• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe dotyczące zadania;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z zadaniem. Jeśli nie chcemy aby
pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr TaskFieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z projektami
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z
projektami. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających projekt należy
ustawić parametr ProjectAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż
oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących projektu). Aby dodać pole
dodatkowe dotyczące projektu należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku
pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• ProjectFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe
(wartości: yes/no);
• ProjectFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• ProjectFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 392
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• ProjectFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są
następujące wartości:
• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o projekcie;
• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe dotyczące projektu;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z projektami. Jeśli nie chcemy aby
pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ProjectFieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z etapami projektami
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z
etapem projektu. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających etap
projektu należy ustawić parametr ProjectStageAddFieldsEngine na wartość on (wartość off
spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących projektu). Aby
dodać pole dodatkowe dotyczące projektu należy określić jego cztery parametry. I tak w
przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• ProjectStageFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
• ProjectStageFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• ProjectStageFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• ProjectStageFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są
następujące wartości:
• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o etapie;
• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe dotyczące etapu;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z projektami. Jeśli nie chcemy aby
pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ProjectFieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z ogłoszeniem
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do dziesięciu pól dodatkowych związanych
z ogłoszeniem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających informację
należy ustawić parametr NoteAdvAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje, iż
oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących ogłoszeń). Aby dodać pole
dodatkowe dotyczące ogłoszenia należy określić jego cztery parametry. I tak w przypadku
pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• NoteAdvFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 393
• NoteAdvFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• NoteAdvFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• NoteAdvFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są
następujące wartości:
• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o informacji;
• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o informacji;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z ogłoszeniem. Jeśli nie chcemy aby
pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr NoteAdvFieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z nieobecnościami
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z
nieobecnościami. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających
nieobecności należy ustawić parametr AbsenceAddFieldsEngine na wartość on (wartość off
spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących nieobecności).
Aby dodać pole dodatkowe dotyczące nieobecności należy określić jego cztery parametry. I tak w
przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• AbsenceFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
• AbsenceFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• AbsenceFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• AbsenceFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z nieobecnościami. Jeśli nie chcemy
aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr AbsenceFieldName nie
wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z ofertą/zamówieniem
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do piętnastu pól dodatkowych związanych
z ofertą oraz zamówieniem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól
określających rezerwacje należy ustawić parametr OfferOrderAddFieldsEngine na wartość on
(wartość off spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących
oferty/zamówienia). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące oferty/zamówienia należy określić jego
cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 394
• OfferOrderFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
• OfferOrderFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• OfferOrderFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• OfferOrderFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z ofertami oraz zamówieniami. Jeśli
nie chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr
OfferOrderFieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z zamówieniem zakupowym
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do piętnastu pól dodatkowych związanych
z zamówieniem zakupowym. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól
dodatkowych należy ustawić parametr BuyOrderAddFieldsEngine na wartość on (wartość off
spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących zamówienia
zakupowego). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące zamówienia zakupowego należy określić jego
cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• BuyOrderFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
• BuyOrderFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• BuyOrderFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• BuyOrderFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z zamówieniami zakupowymi. Jeśli
nie chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr
BuyOrderFieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z przychodem/kosztem
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z
przychodem/kosztem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 395
rezerwacje należy ustawić parametr CostAddFieldsEngine na wartość on (wartość off spowoduje,
iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących przychodu/kosztu). Aby
dodać pole dodatkowe dotyczące przychodu/kosztu należy określić jego cztery parametry. I tak w
przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• CostFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe
(wartości: yes/no);
• CostFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• CostFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• CostFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane przychodami/kosztami. Jeśli nie
chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr CostFieldName nie
wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z produktem
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do pięciu pól dodatkowych związanych z
produktem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających
produkt/usługę należy ustawić parametr ProductAddFieldsEngine na wartość on (wartość off
spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących
produktów/usług). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące produktu należy określić jego cztery
parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• ProductFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
• ProductFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• ProductFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• ProductFieldPosition1- parametr określający pozycję położenia pola. Dopuszczalne są
następujące wartości:
• top – system wyświetli pole w sekcji Dane podstawowe o produkcie/usłudze;
• bottom - system wyświetli pole w sekcji Dane dodatkowe o produkcie/usłudze ;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z produktem/usługą. Jeśli nie
chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ProductFieldName nie
wypełniony.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 396
Definicja dodatkowych pól związanych z dokumentem/skrótem
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do dziesięciu pól dodatkowych związanych
z dokumentem/skrótem. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól dodatkowych
dla dokumentu/skrótu należy ustawić parametr SharedFileAddFieldsEngine na wartość on (wartość
off spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących
dokumentów/skrótów). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące dokumentu/skrótu należy określić
jego cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące
wartości:
• SharedFileIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być obowiązkowe
(wartości: yes/no);
• SharedFileFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• SharedFileFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z dokumentem/skrótem. Jeśli nie
chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr SharedFileFieldName
nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych ze zleceniami serwisowymi
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do dziesięciu pól dodatkowych związanych
ze zleceniami serwisowymi. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól
określających zlecenia serwisowe należy ustawić parametr ServiceAddFieldsEngine na wartość on
(wartość off spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących
zleceń serwisowych). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące zlecenia serwisowego należy określić
jego cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące
wartości:
• ServiceFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
• ServiceFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• ServiceFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• ServiceFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 397
• ServiceFieldIsPublicInExtranet1 – parametr określający czy dane pole ma być widoczne w
Ekstranecie;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane ze zleceniami serwisowymi. Jeśli nie
chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ServiceFieldName nie
wypełniony. Dodatkowo dostępna jest zmienna określająca edytowalność dodatkowego pola w
module Ekstranet :
• ServiceAddFieldNumberIsEditableInExtranet - parametr określający numer pola
dodatkowego które będzie edytowalne w module Ekstranet. Dostępne wartości : 1, 2, 3,
4, 5, 6, 7, 8, 9, 10;
Definicja dodatkowych pól związanych z gwarancjami
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do dziesięciu pól dodatkowych związanych
z gwarancjami/kontraktami serwisowymi. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól
określających gwarancje należy ustawić parametr GuaranteeAddFieldsEngine na wartość on
(wartość off spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących
gwarancji). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące gwarancji/obsługi serwisowej należy określić
jego cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące
wartości:
• GuaranteeFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
• GuaranteeFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• GuaranteeFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• GuaranteeFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z gwarancjami/kontraktami
serwisowymi. Jeśli nie chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr
GuaranteeFieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z kontraktami serwisowymi
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do dziesięciu pól dodatkowych związanych
z kontraktami. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających kontrakty
serwisowe należy ustawić parametr ContractAddFieldsEngine na wartość on (wartość off
spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących kontraktom).
Aby dodać pole dodatkowe dotyczące kontraktom serwisowym należy określić jego cztery
parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• ContractFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 398
• ContractFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• ContractFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• ContractFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z kontraktami. Jeśli nie chcemy aby
pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ContractFieldName nie wypełniony.
Definicja dodatkowych pól związanych z działaniami serwisowymi
Podczas wdrożenia systemu ITCube można zdefiniować do dziesięciu pól dodatkowych związanych
z działaniami serwisowymi. Aby system brał pod uwagę mechanizm definiowania pól określających
działania serwisowe należy ustawić parametr ServiceTaskAddFieldsEngine na wartość on (wartość
off spowoduje, iż oprogramowanie ITCube nie uwzględni pól dodatkowych dotyczących działaniom
serwisowym). Aby dodać pole dodatkowe dotyczące działaniom serwisowym należy określić jego
cztery parametry. I tak w przypadku pierwszego pola należy zdefiniować następujące wartości:
• ServiceTaskFieldIsObligatory1 – parametr określający czy definiowane pole ma być
obowiązkowe (wartości: yes/no);
• ServiceTaskFieldName1 – nazwa dodatkowego pola;
• ServiceTaskFieldType1 – typ pola. Do wyboru są następujące wartości:
• text – zwykłe pole tekstowe;
• textarea – duże pole tekstowe (do 255 znaków);
• list – lista rozwijana, której pozycje definiuje się za pomocą polecenia System-
>Konfiguruj słowniki;
• numeric – pole numeryczne, w które wpisać można jedynie wartości liczbowe;
• ServiceTaskFieldPosition1- parametr nie wykorzystywany w obecnej wersji;
Analogicznie definiuje się pozostałe dodatkowe pola związane z działaniami serwisowymi. Jeśli nie
chcemy aby pole było widoczne w systemie wystarczy pozostawić parametr ServiceTaskFieldName
nie wypełniony.
Pozostałe parametry sekcji ITCube Interface section
• OrderPrintAddNoteName – nazwa nagłówka stopki, który jest wstawiany pod
ofertą/zamówieniem w druku;
• OrderPrintAddNoteContent – zawartość stopki, która jest wstawiana pod
ofertą/zamówieniem w druku;
• CompanyMainDataOn – parametr określający czy na karcie Kontrahent sekcja Dane
podstawowe o kontrahencie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• CompanyCntDataOn – parametr określający czy na karcie Kontrahent sekcja Lista osób
kontaktowych ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 399
• CompanyAddDataOn – parametr określający czy na karcie Kontrahent sekcja Dane
dodatkowe o kontrahencie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość
no;
• CompanyHistDataOn – parametr określający czy na karcie Kontrahent sekcja
Kontakty/Historia kontrahenta ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• CompanyFeatureFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Cechy na formularzu
kontrahenta.
• CompanyFeatureFieldType – parametr określający typ interface'u użytego do prezentacji
sekcji cech kontrahenta. Możliwe wartości to : Checkbox, Select.
• CompanyProductCategoryFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Kategorie
produktów na formularzu kontrahenta.
• CompanyRelationFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Relacje na formularzu
kontrahenta.
• CompanyFormPrintInactiveWorkers – parametr określający czy nieaktywne osoby
kontaktowe będą wyświetlane na formularzu kontrahenta (yes) czy tez mają zostać ukryte
(no).
• CompanyShortNameMaxLength – parametr określający maksymalną długość pola Skrót na
formularzu kontrahenta. Wartość domyślna 255.
• RewriteCompanyNameToCompanyShortName – parametr określający czy nazwa
kontrahenta powinna być automatycznie kopiowana do pola Skrót (yes) czy też nie (nie).
• CompanyWorkerMainDataOn – parametr określający czy na karcie Osoba kontaktowa sekcja
Dane podstawowe o kontakcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• CompanyWorkerAddDataOn – parametr określający czy na karcie Osoba kontaktowa sekcja
Dane dodatkowe o kontakcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• CompanyWorkerHistDataOn – parametr określający czy na karcie Osoba kontaktowa sekcja
Historia osoby kontaktowej ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość
no;
• CompanyWorkerFeatureFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Cechy na
formularzu kontaktu.
• CompanyWorkerFeatureFieldType – parametr określający typ interface'u użytego do
prezentacji sekcji cech kontaktu. Możliwe wartości to : Checkbox, Select.
• CompanyWorkerProductCategoryFieldHeight – parametr określający ilość linii pola
Kategorie produktów na formularzu kontaktu.
• CompanyWorkerRelationFieldHeight – parametr określający ilość linii pola Relation na
formularzu kontaktu.
• ProductMainDataOn – parametr określający czy na karcie Produkt/Usługa sekcja Dane
podstawowe o produkcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość
no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 400
• ProductAddDataOn – parametr określający czy na karcie Produkt/Usługa sekcja Dane
dodatkowe o Produkcie/Usłudze ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• CdnProductDataOn – parametr określający czy na karcie Produkt/Usługa sekcja Stany
magazynowe ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• ProductShortNameMaxLengthShortNameMaxLength – parametr określający maksymalną
długość pola Kod na formularzu produktu. Wartość domyślna : 255;
• NoteMainDataOn – parametr określający czy na karcie Informacja sekcja Dane podstawowe
o informacji ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• NoteExtDataOn – parametr określający czy na karcie Informacja sekcja Dane dodatkowe o
informacji ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• NoteDefaultProjectUpdate – parametr określający czy na karcie Informacja pole Dodaj
kontrahenta do pola "Związany z" w projekcie/etapie ma być domyślnie włączone – wartość
on, czy ukryta – wartość off;
• TaskMainDataOn – parametr określający czy na karcie Zadanie sekcja Dane podstawowe o
zadaniu ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• TaskExtDataOn – parametr określający czy na karcie Zadanie sekcja Dane dodatkowe o
zadaniu ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• TaskDefaultProjectUpdate – parametr określający czy na karcie Zadanie pole Dodaj
kontrahenta do pola "Związany z" w projekcie/etapie ma być domyślnie włączone – wartość
on, czy ukryta – wartość off;
• TaskDefaultCollision – parametr określający czy na karcie Zadanie opcja „Ignoruj kolizje”
ma być domyślnie włączona – wartość on, czy wyłączona – wartość off;
• TaskDefaultContractorReminder – parametr określający czy na karcie Zadanie opcja
„Przypomnij 15 minut przed datą ralizacji” ma być domyślnie włączona – wartość on, czy
wyłączona – wartość off;
• TaskDefaultDelegatorReminder – parametr określający domyślną wartość pola
„Przypomnienie delegującego” na karcie zadania. Obsługiwane wartości : 0 – Brak
domyślnej wartości, 1 - Nie powiadamiaj, 2 - Zakończenie, 3 - Zakończenie/Opóźnienie, 4 –
Zakończenie/Odbiór. Domyślna wartość – 0;
• ReservationDefaultCollision – parametr określający czy na karcie Rezerwacja opcja „Ignoruj
kolizje” ma być domyślnie włączona – wartość on, czy wyłączona – wartość off;
• WorkerMainDataOn – parametr określający czy na karcie Użytkownik sekcja Dane
podstawowe o użytkowniku ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość
no;
• WorkerExtDataOn – parametr określający czy na karcie Użytkownik sekcja Dane dodatkowe
o użytkowniku ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• ServiceMainDataOn – parametr określający czy na karcie zlecenia serwisowego sekcja Dane
podstawowe o zleceniu serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta
– wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 401
• ServiceExtDataOn – parametr określający czy na karcie zlecenia serwisowego sekcja Dane
dodatkowe o zleceniu serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• ServiceHistDataOn – parametr określający czy na karcie zlecenia serwisowego sekcja
Historia zlecenia serwisowego ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• ServiceTaskMainDataOn – parametr określający czy na karcie działania serwisowego sekcja
Dane podstawowe o działaniu serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy
ukryta – wartość no;
• ServiceTaskExtDataOn – parametr określający czy na karcie działania serwisowego sekcja
Dane dodatkowe o działaniu serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy
ukryta – wartość no;
• ServiceTaskDefaultContractorReminder - parametr określający czy na karcie Działanie
serwisowe opcja „Przypomnij 15 minut przed datą ralizacji” ma być domyślnie włączona –
wartość on, czy wyłączona – wartość off;
• GuaranteeMainDataOn – parametr określający czy na karcie Gwarancji/Obsługi serwisowej
sekcja Dane podstawowe o gwarancji/obsłudze serwisowej ma być domyślnie widoczna –
wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• GuaranteeExtDataOn – parametr określający czy na karcie Gwarancji sekcja Dane
dodatkowe o Gwarancji ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość
no;
• GuaranteeHistDataOn – parametr określający czy na karcie Gwarancji sekcja Historia
Gwarancji ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• GuaranteeOrderDataOn – parametr określający czy na karcie Gwarancji sekcja Lista
wszystkich gwarancji związanych z zamówieniem ma być domyślnie widoczna – wartość
yes, czy ukryta – wartość no;
• ContractMainDataOn – parametr określający czy na karcie kontraktu serwisowego sekcja
Dane podstawowe o kontrakcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• GuaranteeExtDataOn – parametr określający czy na karcie kontraktu serwisowego sekcja
Dane dodatkowe o kontrakcie serwisowym ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy
ukryta – wartość no;
• GuaranteeHistDataOn – parametr określający czy na karcie kontraktu serwisowego sekcja
Historia kontraktu serwisowego ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• OrderMainDataOn – parametr określający czy na karcie zamówienia/oferty sekcja Dane
podstawowe zamówienia/oferty ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
• OrderAddDataOn – parametr określający czy na karcie zamówienia/oferty sekcja Dane
dotyczące realizacji zamówienia ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta –
wartość no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 402
• OrderExtDataOn – parametr określający czy na karcie zamówienia/oferty sekcja
Wystawione gwarancje związane z zamówieniem ma być domyślnie widoczna – wartość yes,
czy ukryta – wartość no;
• OrderItemNameFieldHeight – rozmiar pola Nazwa pozycji na formularzu oferty/zamówienia.
Wartość podana w liniach.
• OrderNoteFieldHeight – rozmiar pola Opis na formularzu oferty/zamówienia. Wartość
podana w liniach.
• OrderFooterFieldHeight – rozmiar pola Stopka na formularzu oferty/zamówienia. Wartość
podana w liniach.
• OrderDefaultActive – zmienna definiująca czy podczas dodawania zamówienia
sprzedażowego domyślny status ustawiony będzie na realizowane – wartość yes, czy
zamknięte – wartość no.
• BuyOrderDefaultActive – zmienna definiująca czy podczas dodawania zamówienia
zakupowego domyślny status ustawiony będzie na realizowane – wartość yes, czy
zamknięte – wartość no.
• ProjectMainDataOn – parametr określający czy na karcie projektu sekcja Dane podstawowe
o projekcie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• ProjectStageDataOn – parametr określający czy na karcie projektu sekcja Informacje o
etapach/Podsumowanie przychodów oraz kosztów ma być domyślnie widoczna – wartość
yes, czy ukryta – wartość no;
• ProjectHistDataOn – parametr określający czy na karcie projektu sekcja Historia projektu
ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• ProjectNoteFieldHeight – parametr określający wysokość pola opisowego na karcie projektu
– wartość domyślna 3 linie;
• ProjectDefaultTaskRewrite – parametr określający czy pole Przepisz zadania ze wzorca na
karcie projektu ma być domyślnie włączone – wartość on, czy wyłączone – wartość off;
• ProjectDefaultTaskRewriteCompany – parametr określający czy pole Ustaw kontrahenta
projektu jako kontrahenta zadania na karcie projektu ma być domyślnie włączone – wartość
on, czy wyłączone – wartość off;
• ProjectDefaultTaskRewriteOwner – parametr określający czy pole Ustaw koordynatora
projektu/etapu jako delegującego zadania na karcie projektu ma być domyślnie włączone –
wartość on, czy wyłączone – wartość off;
• ProjectDefaultTaskRewriteCoordinator – parametr określający czy pole Ustaw koordynatora
projektu/etapu jako realizatora zadania na karcie projektu ma być domyślnie włączone –
wartość on, czy wyłączone – wartość off;
• InvoiceMainDataOn – parametr określający czy na karcie faktury sekcja Dane podstawowe
o fakturze/paragonie ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• InvoiceExtDataOn – parametr określający czy na karcie faktury sekcja Historia płatności za
fakturę/paragon ma być domyślnie widoczna – wartość yes, czy ukryta – wartość no;
• InvoiceType – rodzaj faktury wyświetlany na jej wydruku (np. Faktura VAT MP);
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 403
• OfferPrintType – rodzaj wyświetlania opisów produktów na wydruku dokumentu
handlowego. Wartość short powoduje, iż opisy wyświetlane są w kolumnie Nazwa produktu,
wartość long powoduje wyświetlanie opisów w oddzielnym wierszu;
• OfferPrintPicturePosition – pozycja ikony produktu na wydruku dokumentu handlowego.
Dostępne są następujące wartości : bottom, left, right;
• OfferPrintSignaturePosition – pozycja sekcji opisującej osobę która przygotowała dokument
handlowy. Dostępne wartości : top, bottom. Wartość domyślna : top;
• ProductListDefaultPrice – parametr mówiący, która cena będzie wyświetlana w przeglądarce
produktów. Dostępne wartości to: 0,1,2,3,4,5;
• ProductListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce produktów
ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika. Dopuszczalne
wartość: no/yes;
• CompanyListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem
której domyślnie posortowana będzie przeglądarka kontrahentów.
• CompanyListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce
kontrahentów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• CompanyListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w przeglądarce
kontrahentów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• CompanyListSimplifiedMode – parametr określający czy przeglądarka kontrahentów ma
pracować w trybie uproszczonym (tryb szybszy ale sprawdzający prawa dostępu dopiero
podczas próby wyświetlanie rekordu). Dopuszczalne wartość: no/yes;
• CompanyListAddColDefault – parametr określający jaka wartość w kolumnie dodatkowej
przeglądarki kontrahentów ma być wartością domyślną. Wartość ta jest uwzględniana tylko
wtedy gdy jednocześnie parametr CompanyListAddColUserDefined ustawiony jest na no.
• CompanyListAddColUserDefined – parametr określający czy wartość podana w polu
CompanyListAddColDefault opisuje nową wartość czy jedynie wskazuje którąś z fabrycznie
dostępnych. Dopuszczalne wartość: no/yes;
• BindCompanyListEmptyOnStartup – parametr określający czy przeglądarka kontrahentów w
trybie dowiązywania ma otwierać się pusta (szybsze) czy wyświetlać wszystkie rekordy
(wolniejsze). Dopuszczalne wartość: no/yes;
• CompanyWorkerListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych
względem której domyślnie posortowana będzie przeglądarka kontaktów.
• CompanyWorkerListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce
kontaktów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• CompanyWorkerListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w
przeglądarce kontaktów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego
użytkownika. Dopuszczalne wartość: no/yes;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 404
• CompanyWorkerListSimplifiedMode – parametr określający czy przeglądarka kontaktów ma
pracować w trybie uproszczonym (tryb szybszy ale sprawdzający prawa dostępu dopiero
podczas próby wyświetlanie rekordu). Dopuszczalne wartość: no/yes;
• CompanyWorkerListAddColDefault – parametr określający jaka wartość w kolumnie
dodatkowej przeglądarki kontaktów ma być wartością domyślną. Wartość ta jest
uwzględniana tylko wtedy gdy jednocześnie parametr
CompanyWorkerListAddColUserDefined ustawiony jest na no.
• CompanyWorkerListAddColUserDefined – parametr określający czy wartość podana w polu
CompanyWorkerListAddColDefault opisuje nową wartość czy jedynie wskazuje którąś z
fabrycznie dostępnych. Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ProjectListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem
której domyślnie posortowana będzie przeglądarka projektów.
• ProjectListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce projektów
ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika. Dopuszczalne
wartość: no/yes;
• ProjectListAddColDefault – parametr określający jaka wartość w kolumnie dodatkowej
przeglądarki projektów ma być wartością domyślną. Wartość ta jest uwzględniana tylko
wtedy gdy jednocześnie parametr ProjectListAddColUserDefined ustawiony jest na no.
• ProjectListAddColUserDefined - parametr określający czy wartość podana w polu
ProjectListAddColDefault opisuje nową wartość czy jedynie wskazuje którąś z fabrycznie
dostępnych. Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ProjectListPersonLimit - parametr określający czy pole Koordynator w przeglądarce
projektów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ProjectListDefaultStatus – Domyślne ustawienie pola status w przeglądarce projektów.
Dopuszczalne wartości : all, nonactive, active, success, failure
• TaskListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem której
domyślnie posortowana będzie przeglądarka zadań.
• TaskListSimplifiedMode – parametr określający czy przeglądarka zadań ma pracować w
trybie uproszczonym (tryb szybszy ale sprawdzający prawa dostępu dopiero podczas próby
wyświetlanie rekordu). Dopuszczalne wartość: no/yes;
• NoteListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem której
domyślnie posortowana będzie przeglądarka informacji.
• NoteListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce notatek ma
być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika. Dopuszczalne wartość:
no/yes;
• NoteListSimplifiedMode – parametr określający czy przeglądarka informacji ma pracować w
trybie uproszczonym (tryb szybszy ale sprawdzający prawa dostępu dopiero podczas próby
wyświetlanie rekordu). Dopuszczalne wartość: no/yes;
• NoteAdvListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce ogłoszeń
ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika. Dopuszczalne
wartość: no/yes;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 405
• NoteAdvListOwnerLimit – parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce
informacji o użytkowniku ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego
użytkownika. Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ReservationListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce
rezerwacji ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• SharedFileListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem
której domyślnie posortowana będzie przeglądarka dokumentów.
• SharedFileListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce
dokumentów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ProductListAddColDefault – parametr określający jaka wartość w kolumnie dodatkowej
przeglądarki produktów ma być wartością domyślną. Wartość ta jest uwzględniana tylko
wtedy gdy jednocześnie parametr ProductListAddColUserDefined ustawiony jest na no.
• ProductListAddColUserDefined – parametr określający czy wartość podana w polu
ProductListAddColDefault opisuje nową wartość czy jedynie wskazuje którąś z fabrycznie
dostępnych. Dopuszczalne wartość: no/yes;
• OrderListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem której
domyślnie posortowana będzie przeglądarka dokumentów sprzedaży.
• OrderListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce zamówień
ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika. Dopuszczalne
wartość: no/yes;
• OrderListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w przeglądarce zamówień
ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika. Dopuszczalne
wartość: no/yes;
• OrderListDefaultActiveOrders - parametr określający czy przeglądarka zamówień
sprzedażowych ma domyślnie wyświetlać zamówienia realizowane – wartość yes, czy
zamknięte – wartość no;
• BuyOrderListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce
zamówień zakupowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego
użytkownika. Dopuszczalne wartość: no/yes;
• BuyOrderListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w przeglądarce
zamówień zakupowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego
użytkownika. Dopuszczalne wartość: no/yes;
• BuyOrderListDefaultActiveOrders - parametr określający czy przeglądarka zamówień
zakupowych ma domyślnie wyświetlać zamówienia realizowane – wartość yes, czy
zamknięte – wartość no;
• RawOrderListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce kosztów
ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika. Dopuszczalne
wartość: no/yes;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 406
• RawOrderListPersonLimit - parametr określający czy pole Obsługujący w przeglądarce
kosztów ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• GuaranteeListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem
której domyślnie posortowana będzie przeglądarka gwarancji.
• GuaranteeListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce
gwarancji ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• GuaranteeListPersonLimit - parametr określający czy pole Koordynator w przeglądarce
gwarancji ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ContractListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem
której domyślnie posortowana będzie przeglądarka kontraktów serwisowych.
• ContractListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce
kontraktów serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego
użytkownika. Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ContractListPersonLimit - parametr określający czy pole Koordynator w przeglądarce
kontraktów serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego
użytkownika. Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ServiceListDefaultOrder – parametr określający nazwę kolumny bazy danych względem
której domyślnie posortowana będzie przeglądarka zleceń serwisowych.
• ServiceListOwnerLimit - parametr określający czy pole Właściciel w przeglądarce zleceń
serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ServiceListPersonLimit - parametr określający czy pole Koordynator w przeglądarce zleceń
serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ServiceTaskListOwnerLimit - parametr określający czy pole Delegujący w przeglądarce
działań serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
• ServiceTaskListPersonLimit - parametr określający czy pole Realizator w przeglądarce
działań serwisowych ma być domyślnie ustawione na aktualnie zalogowanego użytkownika.
Dopuszczalne wartość: no/yes;
ITCube Auto Number section
W sekcji tej możliwe jest zdefiniowanie formatów serii autonumerowania obiektów. W formacie
mogą zostać użyte następujące zmienne:
y – rok
M - miesiąc
w – tydzień w roku
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 407
W – tydzień miesiąca
D - dzień roku
d – dzień miesiąca
F – dzień tygodnia (numer)
E - dzień tygodnia (nazwa)
H – godzina (0-23)
k - godzina (1-24)
K - godzina (0-11)
h - godzina (1-12)
m – minuta godziny
s – sekunda minuty
S - milisekunda
Domyślna wartość : yyyy/MM/. Sekcja zawiera następujące parametry:
• OfferAutoNumberFormat – format numerowania ofert;
• OrderAutoNumberFormat – format numerowania zamówień sprzedażowych;
• BuyOrderAutoNumberFormat – format numerowania zamówień zakupowych;
• InvoiceAutoNumberFormat – format numerowania faktur;
• ProjectAutoNumberFormat – format numerowania projektów;
• GuaranteeAutoNumberFormat – format numerowania gwarancji;
• ContractAutoNumberFormat – format numerowania kontraktów serwisowych;
• ServiceAutoNumberFormat – format numerowania zleceń serwisowych;
• AddFormAutoNumberFormat – globalny format numerowania formularzy dodatkowych
(używany gdy brak formatu dla konkretnego formularza – patrz zmienne poniżej);
• AddFormAutoNumberFormat1 – format numerowania formularza dodatkowego numer 1;
• AddFormAutoNumberFormat2 – format numerowania formularza dodatkowego numer 2;
• ...
ITCube Service specific variables
Sekcja dotycząca parametrów związanych z serwisem.
• ContractAddProducts – parametr określający czy kontrakt serwisowy ma zawierać sekcję
dotyczącą produktów. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GuaranteeAddProducts – parametr określający czy gwarancja ma zawierać sekcję dotyczącą
produktów. Dopuszczalne wartości: yes/no;
• GuaranteeCommentsName - nazwa dodatkowego pola. Domyślna wartość: Uwagi;
ITCube User specyfic variables
Sekcja dotycząca parametrów związanych z pracą użytkownika systemu. Sekcja zawiera
następujące parametry:
• WorktimeStartHour – godzina rozpoczęcia pracy użytkownika systemu. Domyślna wartość:
8;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 408
• WorktimeEndHour – godzina zakończenia pracy użytkownika systemu. Domyślna wartość:
18;
Oba parametry są wykorzystywane przy dodawaniu całodniowego zadania, wyświetlaniu
kalendarza całodniowego oraz liczeniu czasu pracy w raportach.
• WorkDay1,..,7 – parametr mówiący, który z dni jest dniem pracującym. Dopuszczalne
wartości yes/no. WorkerDay1 – oznacza niedzielę, WorkerDay2 – oznacza poniedziałek itd.
• WelcomePageAutoProjectTab – parametr decydujący o automatycznym uzupełnieniu listy
skrótów do projektów na stronie głównej systemu o te w których uczestniczymy (bądź jako
koordynator projektu bądź jednego z etapów). Wartość domyślna „no”.
ITCube label printing variables
Sekcja poświęcona domyślnym parametrom druku naklejek na koperty. Do dyspozycji mamy
następujące wartości:
• PageWidth - szerokość jednego arkusza z naklejkami. Wartość podana w cm. Domyślna
wartość: 21;
• PageHeight - wysokość jednego arkusza z naklejkami. Wartość podana w cm. Domyślna
wartość: 29;
• PageLeftMargin - szerokość lewego marginesu arkusza z naklejkami. Wartość podana w
cm. Domyślna wartość: 2;
• PageRightMargin - szerokość prawego marginesu arkusza z naklejkami. Wartość podana w
cm. Domyślna wartość: 2;
• PageTopMargin - szerokość górnego marginesu arkusza z naklejkami. Wartość podana w
cm. Domyślna wartość: 2;
• PageBottomMargin - szerokość dolnego marginesu arkusza z naklejkami. Wartość podana w
cm. Domyślna wartość: 2;
• LabelLeftMargin - szerokość lewego marginesu naklejki. Wartość podana w cm. Domyślna
wartość: 0.2;
• LabelRightMargin - szerokość prawego marginesu naklejki. Wartość podana w cm.
Domyślna wartość: 0.2;
• LabelTopMargin - szerokość górnego marginesu naklejki. Wartość podana w cm. Domyślna
wartość: 0.2;
• LabelBottomMargin - szerokość dolnego marginesu naklejki. Wartość podana w cm.
Domyślna wartość: 0.2;
• RowNo – liczba wierszy arkusza z naklejkami. Wartość domyślna: 7;
• ColNo – liczba wierszy arkusza z naklejkami. Wartość domyślna: 2;
• FontSize – wielkość fontu. Wartość podana w cm. Domyślna wartość: 0.4;
• LabelNoWrap – tryb zawijania linii. Wartość „yes” powoduje iż linie nie są zawijane (może
powodować ucięcie niektórych linii ale gwarantuje „zmieszczenie się” w obrębie powierzchni
etykiety). Wartość „no” powoduje włączenie zawijania linii. Domyślna wartość „yes”.
• LabelPrefixCompany – domyślny prefiks doklejany do etykiet kontrahentów
• LabelPrefixCompanyWorker - domyślny prefiks doklejany do etykiet osób kontaktowych.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 409
ITCube Additional reports section
Sekcja dotycząca dodatkowych raportów stworzonych na zamówienie klienta. Aby raport był
widoczny w systemie ITCube należy umieścić plik z definicją raportu w katalogu
ITCUBE_HOME\tomcat\webapps\crm\reports_add a następnie dopisać do tej sekcji następującą
parę parametrów:
• AddReportFileName1 – nazwa pliku raportu;
• AddReportFileType1 – typ raportu który ma wpływ na rodzaj integracji z interface'em. Do
dyspozycji mamy tutaj następujące wartości :
• global – raport ogólny umieszczony w menu głównym Raporty->Raporty dodatkowe
• company - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym kontrahenta
• project - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym projektu
• order - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym zamówienia
• offer - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym oferty
• product - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym produktu
• contract - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym kontraktu
• guarantee - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym gwarancji
• service - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym zlecenia serwisowego
• addform_x - raport kontekstowy umieszczony w menu kontekstowym dodatkowego
formularza o numerze x.
• AddReportSystemName1 – nazwa, pod którą raport będzie widoczny w systemie;
• AddReportGroups1 – lista grup użytkowników (oddzielona przecinkami) które uzyskają
dostęp do wskazanego raportu.
W przypadku dodawania kolejnych raportów należy zwiększać numer znajdujący się w nazwie
raportu/pliku raportu o jeden.
ITCube Extranet interface section
Sekcja dotycząca konfiguracji modułu Ekstranet. Zawiera następujące parametry:
• ExtranetSessionTimeout - parametr określający czas po jakim sesja w Ekstranecie ulega
zamknięciu. Domyślna wartość 30 minut.
• Range – ile produktów/usług system ITCube ma wyświetlić na jednej stronie. Domyślna
wartość: 5;
• OrdersRange – ile zamówień złożonych przez użytkownika modułu Ekstranet system ITCube
ma wyświetlić na jednej stronie. Domyślna wartość: 10;
• ExtranetEmail - adres e-mail, który system wyświetla przy logowaniu do modułu Ekstranet;
• ExtranetEventsEmail – adres email, na który są wysyłane powiadomienia o nowych
zgłoszeniach poprzez formularz w Ekstranecie;
• ExtranetEventsAddFormContent – pola z bazy danych, które mają być zawarte w mailu
powiadamiającym o nowych zgłoszeniach;
• Signature – stopka wyświetlana w module Ekstranet;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 410
• TopMenuPictureExtranet – nazwa pliku graficznego umieszczanego w górnej części
Ekstranetu;
• ExtranetDefaultServiceStatusId – parametr określający jaki status przypisać zleceniom
serwisowym dodawanym poprzez Ekstranet. Należy podać wartość liczbową określającą id
statusu z bazy systemu ITCube. Domyślna wartość: 1;
• ExtranetDefaultServiceImportance – parametr określający jaki priorytet przypisać
zleceniom serwisowym dodawanym poprzez Ekstranet. Należy podać wartość liczbową
określającą id priorytetu z bazy systemu ITCube (1 – Standardowy, 2 – Ważny, 3- Bardzo
ważny). Domyślna wartość: 1;
• ExtranetDefaultServiceTemplateId – parametr określający jaki szablon przypisać zleceniom
serwisowym dodawanym poprzez Ekstranet. Należy podać wartość liczbową określającą id
szablonu z bazy systemu ITCube. Domyślna wartość: 1;
• ExtranetDefaultServicePersonId – parametr określający jakiego koordynator przypisać
zleceniom serwisowym dodawanym poprzez Ekstranet. Należy podać wartość liczbową
określającą id użytkownika systemu z bazy danych ITCube. Domyślna wartość: 1;
• ExtranetDefaultServiceTypeId – parametr określający jaki typ ma zostać przypisany
zleceniom serwisowym dodawanym poprzez Ekstranet. Należy podać wartość liczbową
określającą id typu z bazy danych ITCube;
• ExtranetCheckCompanyProductCategoryLinks – parametr określający czy moduł Ekstranet
ma prezentować użytkownikowi całą bazę produktową – wartość no, czy też zawęzić ją do
kategorii podanych na formularzu kontrahenta – wartość yes;
• ExtranetMainCategoryId – parametr określający, która kategoria w ekstranecie ma być
kategorią główna. Domyślna wartość wskazująca na kategorię Główna: 1;
• ExtranetPrintGrossPrice – parametr określający czy w ekstranecie oprócz cen netto mają
być wypisywane także ceny brutto. Domyślna wartość : no;
• ExtranetProductListNameColumn - parametr określający czy w ekstranecie oprócz nazw
produktów (wartość standard) mają być wypisywane także ich kody (wartość extended);
Domyślna wartość : standard;
• ExtranetProductIconWidth – parametr określający szerokość zdjęcia produktu w module
Ekstranet. Wartość domyślna : 0 (oryginalna szerokość);
• ExtranetProductIconHeight – parametr określający wysokość zdjęcia produktu w module
Ekstranet. Wartość domyślna : 0 (oryginalna szerokość);
ITCube CTI interface section
Sekcja dotycząca konfiguracji modułu CTI. Zawiera następujące parametry:
• CTIDriverName – typ połączenia z centrala telefoniczną. Obecnie tylko Tapi;
• CTITAPIProvider – nazwa drivera TAPI który jest zainstalowany na stacjach klienckich.
Wartość domyślna „Avaya”;
• CTIDefaultPrefix – domyślny prefiks doklejany do numerów zapisanych w bazie danych
systemu. Wartość domyślna „0”.;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 411
• CTIClientTraceLog – zmienna włączająca tryb pozwalający na diagnostykę pracy modułu
CTI. Domyślna wartość „false”;
• CTIInternalNumberLimit – długość numerów wewnętrznych w wykorzystywanym środowisku
telekomunikacyjnym;
• CTIDISAInternalNumber – numer wewnętrzny zapowiedzi słownej (o ile jest to zapowiedź
dołączona do centrali telefonicznej jako urządzenie zewnętrzne);
• CTICallerIdAnswerDropSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję
odbioru/zakończenia rozmowy w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna wartość
yes;
• CTICallerIdHoldUnholdSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję
zawieszenia/odwieszenia rozmowy w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna
wartość yes;
• CTICallerIdTransferCompleteSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję transferu
rozmowy w trybie nadzoru w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna wartość
yes;
• CTICallerIdConsultationSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję konsultacji
rozmowy w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna wartość no. (opcja nie
zawsze udostępniana przez sterowniki centrali telefonicznej);
• CTICallerIdBlindTrancsferSection – zmienna włączająca/wyłączająca sekcję transferu bez
nadzoru rozmowy w oknie identyfikacji dzwoniącego klienta. Domyślna wartość no. (opcja
nie zawsze udostępniana przez sterowniki centrali telefonicznej);
ITCube Integrator section
Sekcja poświęcona integracji systemu ITCube z programem sprzedażowym CDN Opt!ma.
Podstawowe dane dotyczące systemu CDN Opt!ma
• CDNHost – nazwa serwera, na którym uruchomiona jest baza danych systemu CDN Opt!ma.
Po nazwie serwera można dodatkowo podać port pod którym nasłuchuje serwer
bazodanowy. Domyślna wartość: localhost;
• CDNDatabase – nazwa podstawowej bazy danych wykorzystywana przez system CDN Opt!
ma. Domyślna wartość: CDN_Demo;
• CDNConfDatabase – nazwa konfiguracyjnej bazy danych wykorzystywana przez system CDN
Opt!ma. Domyślna wartość: CDN_Konfiguracja;
• CDNDatabaseUser – nazwa użytkownika wykorzystywana przy logowaniu do bazy danych.
Domyślna wartość: sa;
• CDNDatabasePassword - hasło użytkownika wykorzystywanego przy logowaniu do bazy
danych;
• CDNObjectOwner – nazwa właściciela obiektów w bazie danych. Domyślna nazwa: CDN;
WAŻNE: W wersji ITCube 7.0 lub nowszej dane konfiguracyjne związane z systemem
zewnętrznym wprowadzamy za pomocą linku System->Konfiguracja integracji.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 412
Podstawowe dane dotyczące systemu WF-MAG
• WaProHost – nazwa serwera, na którym uruchomiona jest baza danych systemu WF-MAG.
Po nazwie serwera można dodatkowo podać port pod którym nasłuchuje serwer
bazodanowy. Domyślna wartość: localhost;
• WaProDatabase – nazwa podstawowej bazy danych wykorzystywana przez system WF-MAG.
Domyślna wartość: WAPRO_DEMO;
• WaProDatabaseUser – nazwa użytkownika wykorzystywana przy logowaniu do bazy danych.
Domyślna wartość: sa;
• WaProDatabasePassword - hasło użytkownika wykorzystywanego przy logowaniu do bazy
danych;
• WaProObjectsOwner – nazwa właściciela obiektów w bazie danych. Domyślna nazwa: dbo;
• WaProCompanyName – nazwa firmy, z którą system będzie się integrował.
WAŻNE: W wersji ITCube 7.0 lub nowszej dane konfiguracyjne związane z systemem
zewnętrznym wprowadzamy za pomocą linku System->Konfiguracja integracji.
Podstawowe dane dotyczące systemu SUBIEKT GT
• SubiektDocumentType – typ dokumentu sprzedażowego. Domyślna wartość: FS;
• SubiektInvoicePlace – miejsce wystawienia dokumenty sprzedażowego.
Podstawowe dane dotyczące systemu CDN XL
• CdnXLCompanyCode – pole identyfikujące kontrahenta w bazie systemu CDN XL. Domyślna
wartość: KntKarty.Knt_Akronim;
• CdnXLCompanyCodeITCubeFieldName – pole identyfikujące kontrahenta w bazie systemu
ITCube CRM. Domyślna wartość: CompanyShortName;
• CdnXlPrintProductWarehousePrice – parametr określający czy podgląd magazynów ma
zawierać informacje o wartości produktów na danym magazynie. Wartość domyślna : no;
Podstawowe dane dotyczące synchronizacji
• Master2Slave – włączenie synchronizacji danych z CDN Opt!ma do ITCube (wartość
domyślna: yes);
• Slave2Master - włączenie synchronizacji danych z ITCube do CDN Opt!ma (wartość
domyślna: no);
• SynchronizerClass – nazwa pakietu służącego do synchronizacji. Wartości tego parametru
nie należy zmieniać;
• SynchronizationSleepTime – co ile sekund dane są synchronizowane. Domyślna watość:
600;
• UseSlaveDefaultSettings – parametr określający czy dodawany rekord do systemu ITCube
ma przyjmować wartości domyślne dla pól słownikowych (wartości: yes/no). Domyślna
wartość: yes;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 413
• ImportWorkerLogin - domyślny właściciel rekordu wstawianego do bazy danych systemu
ITCube. Wartość domyślna: admin;
• WarehouseSymbol – symbol magazynu, z którym związana jest rezerwacja odbiorcy;
• ReservationDocumentSymbol – symbol dokumentu rezerwacji odbiorcy (tylko w przypadku
integracji z CDN Opt!ma);
• ReservationSeriesSymbol – seria dokumentu rezerwacji odbiorcy (tylko w przypadku
integracji z CDN Opt!ma);
• ReservationDocumentType – parametr określający czy zamówienie z ITCube ma przechodzić
do CDN Opt!ma jako rezerwacja odbiorcy (wartość: ORDER) czy jako faktura Pro-Forma
(wartość: INVOICEPRO)
• OrderPersonLogin - domyślny obsługujący dla zamówień przenoszonych do systemu Wa-Pro
lub CDN Opt!ma.
• PaymentGeneration – parametr określający czy generować maile z przypomnieniem o
płatnościach. Parametr ma zastosowanie jedynie przy integracji z systemem CDN Opt!ma;
• PaymentConfigurationDir - ścieżka do katalogu, w którym znajdują się szablony maili
dotyczące przypomnień o płatnościach (domyślna wartość: ..\..\payments);
• PaymentTemplateName - nazwa szablonu maila przypominającego o płatnościach
(domyślna wartość: template.html);
• PaymentMailBuffor – parametr mówiący czy maile przypominające o płatnościach powinny
być zapisywane do bufora czy też od razu wysyłane do klienta (wartości: yes/no);
• PaymentMailPriorityHigh - czy mail przypominający o płatnościach powinien mieć wysoki
priorytet (wartości: yes/no);
• PaymentPersonLogin – login użytkownika, który wysyła maile z przypomnieniem o
płatnościach;
• MasterDatabaseDriver – nazwa sterownika jdbc. Wartości tego parametru nie należy
zmieniać;
• SynchronizeCurrencyCourses – parametr mówiący czy kursy będą synchronizowane.
Dopuszczalne wartości to: yes/no. Wartość domyślna: yes;
• UpdateCurrencyCourses – parametr mówiący czy należy nadpisywać kursy w systemie
ITCube wartościami z CDN Opt!ma. Dopuszczalne wartości to: yes/no. Wartość domyślna:
yes;
• SynchronizeAllCurrencyCourses – parametr decydujący o tym czy synchronizowane będą
wszystkie serie kursów (wartość yes) czy tylko wybrana seria (wartość no)
• SynchronizeCurrencyCourseSymbol – jeśli parametr SynchronizeAllCurrencyCourses
ustawiony został na no zmienna ta wskazuje serię która ma podlegać synchronizacji;
• ExportOrder
• ExportOrderIntoBuffer – parametr decydujący o tym czy zamówienie z systemu ITCube CRM
rejestrowane w systemie handlowym ma trafić do bufora (wartość yes/no).
• ProductPersonLogin – osoba odpowiedzialna za dany produkt. Domyślna wartość: admin;
• CategoryVisibleInExtranet – czy dana kategoria ma być widoczna w ekstranecie.
Dopuszczalne wartości to: yes/no. Domyślna wartość: no;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 414
• ProductParentCategory – nazwa kategorii, do której będą dodawane kategorie produktów.
Domyślna wartość:/;
• ProductDiscountActive – parametr określający czy system ITCube ma uwzględniać upust
przysługujący kontrahentowi na dany produkt. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna
wartość: yes;
• ImportProductsWarehouseSymbol – parametr określający, które magazyny są uwzględniane
podczas przenoszenia towaru z programu WF-MAG do systemu ITCube. W przypadku gdy
parametr jest pusty integrator przenosi towary z wszystkich magazynów.
• ConcatCompanyDescriptionAndComments – Parametr określający czy podczas przenoszenia
kontrahenta z WF-MAG'a do ITCube'a w pole opis wprowadzać zarówno pole Uwagi jak i
pole „Tekst ostrzeżenia” (zmienna dotyczy jedynie programu WF-MAG). Dopuszczalne
wartości: yes/no. Domyślna wartość: no;
• ProductCategoryType – Parametr określający czy podczas przenoszenia produktu z WF-
MAG'a do ITCube'a wykorzystać kategorię asortymentową czy tez hierarchiczną.
Dopuszczalne wartości: tree/single. Domyślna wartość: tree - oznaczająca kategorię
hierarchiczną;
• ProductShortNameColumn – Parametr określający jaką informacją, podczas przenoszenia
produktu z WF-MAG'a do ITCube'a, wypełnić pole KOD. Domyślna wartość:
INDEKS_KATALOGOWY;
• LinkInsertedDuplicateProducts – parametr określający czy w momencie gdy integrator nie
może zapisać towaru w systemie ITCube ponieważ istnieje już produkt o takim samym
kodzie to czy ma utworzyć takie powiązanie (o ile produkt nie jest już powiązany z innym
rekordem). Zmienna dotyczy tylko systemu CDN Optima. Dopuszczalne wartości: yes/no.
Domyślna wartość: yes;
• DisplayOnlyInvoices – parametr określający czy podgląd faktur z systemu Opt!ma ma
uwzględniać paragony – wartość no, czy też same faktury – wartość yes. Domyślna
wartość: no;
• InsertProduct - parametr określający czy dodany produkt w CDN Opt!ma ma być także
dodany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: yes;
• DeleteProduct – parametr określający czy usunięty produkt w CDN Opt!ma ma być także
usuwany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: no;
• UpdateProduct – parametr określający czy zmodyfikowany produkt w CDN Opt!ma ma być
także zmieniony w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość:
yes. W przypadku gdy parametr UpdateProduct jest równy yes można dodatkowo określić
jakie pola mają być nadpisane w systemie ITCube przez wartości z CDN Opt!ma. I tak do
dyspozycji mamy następujące wartości:
• UpdateProductIsActive – aktywność produktu;
• UpdateProductName – nazwa produktu;
• UpdateProductNote – opis produktu;
• UpdateProductCategory – nazwa kategorii produktu;
• UpdateProductType – typ produktu;
• UpdateProductVat – vat produktu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 415
• UpdateProductBuyVat – vat zakupu produktu;
• UpdateProductURL – adres strony www dotyczącej produktu;
• UpdateProductCatalogNumber – numer katalogowy produktu;
• UpdateProductUnits – jednostki miary produktu;
• UpdateProductEAN – numer EAN produktu;
• UpdateProductSWW – numer PKWiU produktu;
• UpdateProductPrices – ceny produktu;
• UpdateProductSuplier – dostawca produktu;
• UpdateProductDefaultPrice – domyślna cena;
• UpdateProductAddField1, ..., UpdateProductAddField5 - pola dodatkowe na karcie
produktu (dotyczy jedynie systemu Wa-Pro).
• CopanyPersonLogin - osoba obsługująca danego kontrahenta. Domyślna wartość: admin;
• ExportCompany – parametr mówiący czy kontrahent zarejestrowany w systemie ITCube ma
zostać zaimportowany do bazy CDN Opt!ma (o ile został zaznaczony przycisk Zarejestruj w
CDN Opt!ma). Domyślna wartość: yes;
• InsertCompany - parametr mówiący czy dodany kontrahent w CDN Opt!ma ma być także
dodany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: yes;
• DeleteCompany – parametr mówiący czy usunięty kontrahent w CDN Opt!ma ma być także
usuwany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: no;
• UpdateCompany – parametr określający czy zmodyfikowany kontrahent w CDN Opt!ma ma
być także zmieniony w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna
wartość: yes. W przypadku gdy parametr UpdateCompany jest równy yes można
dodatkowo określić jakie pola mają być nadpisane w systemie ITCube przez wartości z CDN
Opt!ma. I tak do dyspozycji mamy następujące wartości:
• UpdateCompanyIsActive – aktywność kontrahenta;
• UpdateCompanyPerson – osoba obsługująca kontrahenta;
• UpdateCompanyName – nazwa kontrahenta;
• UpdateCompanyShortName – skrócona nazwa kontrahenta;
• UpdateCompanyRegon – regon kontrahenta;
• UpdateCompanyNip – nip kontrahenta;
• UpdateCompanyBankAccount – konto bankowe kontrahenta;
• UpdateCompanyCountry – państwo kontrahenta;
• UpdateCompanyAddressStreet – adres kontrahenta (ulica);
• UpdateCompanyAddressPostCode - adres kontrahenta (kod pocztowy);
• UpdateCompanyAddressRegion - adres kontrahenta (region);
• UpdateCompanyAddressCity - adres kontrahenta (miasto);
• UpdateCompanyPhone – telefon kontrahenta;
• UpdateCompanyAdditionalPhone – telefon dodatkowy kontrahenta;
• UpdateCompanyFax – faks kontrahenta;
• UpdateCompanyWWWAddress – adres www kontrahenta;
• UpdateCompanyEmail – adres email kontrahenta;
• UpdateCompanyDomain – domena kontrahenta;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 416
• UpdateCompanyDiscount – upust kontrahenta;
• UpdateCompanyNote – opis kontrahenta;
• UpdateCompanyType - grupa kontrahenta;
• UpdateCompanyDefaultPrice - domyślna cena kontrahenta;
• ErpRegisterDefault – parametr mówiący czy przycisk Zarejestruj w CDN Opt!ma ma być
domyślnie zaznaczony (wartość: yes) czy odznaczony (wartość: no);
• ExportCompanyWorker – parametr mówiący czy kontakt zarejestrowany w systemie ITCube
ma zostać zaimportowany do bazy CDN Opt!ma (o ile został zaznaczony przycisk
Zarejestruj w CDN Opt!ma na karcie kontrahenta, do którego przynależy kontakt).
Domyślna wartość: yes;
• InsertCompanyWorker - parametr mówiący czy dodany kontakt w CDN Opt!ma ma być
także dodany w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no. Domyślna wartość: yes;
• UpdateCompanyWorker – parametr określający czy zmodyfikowana osoba kontaktowa w
CDN Opt!ma ma być także zmieniona w systemie ITCube. Dopuszczalne wartości: yes/no.
Domyślna wartość: yes. W przypadku gdy parametr UpdateWorkerCompany jest równy yes
można dodatkowo określić jakie pola mają być nadpisane w systemie ITCube przez wartości
z CDN Opt!ma. I tak do dyspozycji mamy następujące wartości:
• UpdateCompanyWorkerIsActive – aktywność osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerTitle – tytuł osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerName – imię osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerSurName – nazwisko osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerSex – płeć osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerPesel – pesel osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerWorkPhone – telefon do pracy osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerPersonaPhone – telefon domowy osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerFax – fax osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerEmail – email osoby kontaktowej;
• UpdateCompanyWorkerAddressStreet – adres osoby kontaktowej (ulica);
• UpdateCompanyWorkerAddressPostCode - adres osoby kontaktowej (kod
pocztowy);
• UpdateCompanyWorkerAddressRegion - adres osoby kontaktowej (region);
• UpdateCompanyWorkerAddressCity - adres osoby kontaktowej (miasto);
• UpdateCompanyWorkerAddressCountry – państwo osoby kontaktowej;
Powiązania pomiędzy użytkownikami CDN Opt!ma i systemu ITCube
Każdy rekord w systemie ITCube musi mieć swojego właściciela. Domyślne jest to administrator,
ale można to zmienić podając pary typu: Login w ITCube = Login w CDNOpt!ma. W taki sposób
można dodawać kontrahentów, osoby kontaktowe, produkty, których właścicielami będą dowolni
użytkownicy zdefiniowani w systemie ITCube.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 417
MIME Types section
Sekcja określająca tzw. nagłówki mime wykorzystywane w module ITCube MAIL. Tej sekcji nie
należy modyfikować.
Licence section
Sekcja związana z wygenerowaną licencją. Każda zmiana w tej sekcji zostanie wykryta przez
system i zalogowanie do systemu będzie niemożliwe. Sekcja zawiera następujące informacje:
• LicenceModules – lista modułów, na które została wygenerowana licencja;
• LicenceTo – czas trwania licencji;
• LicenceMac – adres MAC serwera, na którym zainstalowane jest oprogramowanie;
• LicenceCompany – nazwa firmy, która zakupiła licencje;
• LicenceUsers – liczba użytkowników systemu;
• LicenceFingerPrint – kod licencji;
WAŻNE: Jeśli użyliśmy w pliku itcube.ini polskich liter należy skonwertować plik do formatu
unicode. Aby to zrobić wystarczy wywołać program ITCubeIniToUnicode.bat znajdujący się w
katalogu ITCUBE_HOME (program należy uruchomić pod systemem operacyjnym Windows).
Dodatek B – Skróty klawiszowe
Aby przyspieszyć pracę z systemem ITCube wprowadzono skróty klawiszowe. I tak aby przejść do
dowolnego formularza z menu głównego systemu można albo kliknąć w odpowiednią opcję menu
głównego albo użyć skrótu klawiszowego. Do dyspozycji mamy następujące skróty:
• Alt+x - Zakończ pracę;
• Alt+k - Dodaj kontrahenta;
• Alt+r – Kontrahenci;
• Alt+o - Dodaj kontakt;
• Alt+c – Kontakty;
• Alt+p - Dodaj produkt/usługę;
• Alt+s – Produkty/Usługi;
• Alt+t - Dodaj ofertę;
• Alt+e – Dodaj zamówienie;
• Alt+m – Dodaj fakturę;
• Alt+i - Dodaj informację;
• Alt+f – Informacje;
• Alt+u - Zarejestruj dokument;
• Alt+n – Dokumenty;
• Alt+h - Odnotuj przychód/koszt;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 418
• Alt+j - Otwórz nowy projekt;
• Alt+y – Projekty;
• Alt+z - Dodaje/Deleguj zadanie;
• Alt+d - Kalendarz zadań;
• Alt+b - Zadania odebrane;
• Alt+g - Zadania delegowane;
• Alt+l – Wyślij email;
• Alt+w - Dodaj kontrakt serwisowy;
• Alt+q – Dodaj gwarancję;
• Alt+v – Dodaj zlecenie serwisowe.
WAŻNE: Każda opcja menu (zarówno głównego jak kontekstowego), która ma zdefiniowany skrót
klawiszowy, w swojej nazwie posiada podkreśloną literę – która w raz z przyciskiem Alt stanowi
skrót klawiszowy.
Dodatek C – Instalacja, konfiguracja systemu ITCube
Instalacja, uruchamianie, kopia bezpieczeństwa, uaktualnienia systemu
ITCube w środowisku Linux
System ITCube może być zainstalowany zarówno w środowisku Windows jak i Linux. W tym
rozdziale zostały opisane podstawowe informacje dotyczące instalacji oprogramowania oraz jego
konfiguracji. Aby poprawnie zainstalować i skonfigurować oprogramowanie ITCube na serwerze
pracującym z systemem operacyjnym Linux wystarczy podstawowa znajomość środowiska Linux.
Instalacja systemu ITCube
Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Linux należy wykonać następujące
kroki:
1. Jako użytkownik root dodaj użytkownika icsolutions oraz przypisz mu katalog domowy:
/home/icsolutions (komenda: adduser icsolutions -h /home/icsolutions);
2. W katalogu /home/icsolutions umieść plik instalacyjny systemu ITCube: ITCube.tgz;
3. Wywołaj komendę: gunzip ITCube.tgz, która spowoduje zastąpienie pliku ITCube.tgz plikiem
ITCube.tar;
4. Wywołaj komendę: tar -xf ITCube.tar, która spowoduje utworzenie podkatalogu ITCube;
5. Zmień nazwę pliku itcube_blank.ini na itcube.ini, który znajduje się w katalogu:
/home/icsolutions/ITCube;
6. Będąc w katalogu /home/icsolutions wywołaj komendę: chown -R icsolutions ./ITCube;
7. Będąc w katalogu /home/icsolutions wywołaj komendę: chmod -R +x ./ITCube;
8. Zainstaluj bazę danych w katalogu /home/icsolutions/ITCube/mysql/linux. W przypadku
wyboru bazy danych Sybase należy ją zainstalować z płytki dostarczonej przez producenta. W
przypadku wyboru bazy danych mySQL należy ściągnąć bazę danych w wersji 4.1 z internetu;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 419
9. Zainstaluj sterownik JDBC do bazy danych w katalogu
/home/icsolutions/ITCube/jdk/linux/jre/lib/ext . w przypadku bazy danych Sybase plik ze
sterownikiem jest dostarczony z bazą. W przypadku bazy danych mySQL należy ściągnąć
sterownik JDBC z internetu;
10. Przejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube a następnie wykonaj komendę:
./ITCube_database.sh start;
11. W katalogu /home/icsolutions/ITCube/upgrade umieść plik upgrade.tgz oraz plik sp.tgz (jeśli
był dołączony do instalacji) i wywołaj komendę: ./Upgrade.sh, która spowoduje:
• aktualizację/inicjację plików binarnych
• aktualizację/inicjację bazy danych
1. Wejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube i wykonaj komendę: ./ITCube_database.sh
stop;
2. W pliku itcube.ini (/home/icsolutions/ITCube) wklej licencję dostarczoną przez producenta (w
miejsce starej licencji) i zapisz wprowadzoną zmianę.
W tym momencie system ITCube został poprawnie zainstalowany.
Uruchamianie systemu ITCube
Aby poprawnie uruchomić system ITCube w środowisku Linux należy wykonać następujące kroki:
1. Przejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube;
2. Wykonaj komendę: ./ITCube_server.sh start;
3. Wykonaj komendę: ./ITCube_database.sh start;
4. Wykonaj komendę: ./ITCube_deamons.sh start (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu
obsługi poczty elektronicznej);
5. Wykonaj komendę: ./ITCube_imap.sh start (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu
obsługi poczty elektronicznej);
6. Wykonaj komendę: ./ITCube_integrator.sh start (tylko gdy zamierzamy korzystać z
modułu integracji z systemem zewnętrznym).
WAŻNE: System dostępny jest pod adresem: http://{ip_serwera}:8080/itcube.html. Oczywiście
za {ip_serwera} należy wstawić poprawny numer IP komputera, na którym został zainstalowany
system ITCube. W ten sposób można pracować z systemem ITCube z dowolnego komputera w
sieci lokalnej (lub sieci Internet - pod warunkiem, iż komputer, na którym zostało zainstalowane
oprogramowanie ITCube ma publiczny adres IP).
WAŻNE: Pamiętać należy, iż system ITCube można obsługiwać jedynie poprzez przeglądarki:
Internet Explorer 7.0, Firefox 3.0. W przypadku korzystania z systemu ITCube poprzez inną
przeglądarkę, twórcy systemu nie gwarantują poprawności działania.
Innym sposobem uruchomienia wszystkich podanych wyżej usług jest wykonanie polecenia:
./ITCube.sh start.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 420
Zatrzymywanie systemu ITCube
Aby poprawnie zatrzymać system ITCube w środowisku Linux należy wykonać następujące kroki:
1. Przejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube;
2. Wykonaj komendę: ./ITCube_server.sh stop;
3. Wykonaj komendę: ./ITCube_database.sh stop;
4. Wykonaj komendę: ./ITCube_deamons.sh stop (tylko gdy korzystamy z modułu obsługi
poczty elektronicznej);
5. Wykonaj komendę: ./ITCube_imap.sh stop (tylko gdy korzystamy z modułu obsługi poczty
elektronicznej);
6. Wykonaj komendę: ./ITCube_integrator.sh stop (tylko gdy korzystamy z modułu integracji
z systemem zewnętrznym);
Innym sposobem zatrzymania wszystkich podanych wyżej usług jest wykonanie polecenia:
./ITCube.sh stop.
WAŻNE: Po wydaniu polecenia: ./ITCube.sh stop przed ponownym uruchomieniem systemu
zaleca się odczekanie około 15-20s. Spowodowane jest to długim czasem zamykania serwera
tomcat.
Tworzenie kopii zapasowej
Aby poprawnie wykonać kopię bezpieczeństwa systemu ITCube w środowisku Linux należy
wykonać następujące kroki:
1. Przejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube;
2. Wykonaj komendę: ./ITCube_backup.sh.
WAŻNE: Ostatnia komenda spowoduje tymczasowe zatrzymanie pracy bazy danych oraz
utworzenie kopii bezpieczeństwa, która zostanie umieszczona w katalogu:
/home/icsolutions/ITCube/backup/{aktualna_data}. Wszystkie pliki znajdujące się w tym katalogu
należy przegrać na płytkę CD bądź DVD i przechowywać w bezpiecznym miejscu.
WAŻNE: Bardzo ważne jest aby systematycznie robić kopie bezpieczeństwa i przechowywać je w
bezpiecznym miejscu.
Odtwarzanie systemu z kopii zapasowej
Aby poprawnie odtworzyć kopię bezpieczeństwa systemu ITCube w środowisku Linux należy
wykonać następujące kroki:
1. Jeżeli kopia zapasowa zawiera bazę danych w wersji starszej od aktualnie używanej usuń
wszystkie pliki z katalogu: /home/icsolutions/ITCube/db;
2. Przejdź do katalogu /home/icsolutions/ITCube/backup a następnie do katalogu zawierającego
archiwum, z którego chcemy odtworzyć system;
3. Wykonaj komendę: chmod +x *.sh;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 421
4. Wykonaj komendę: ./Backup_install.sh;
WAŻNE: Jeżeli kopia zapasowa zawiera bazę danych w wersji starszej od aktualnie używanej,
dokonaj aktualizacji uruchamiając serwer bazy danych oraz wykonując polecenie: ./Upgrade.sh z
katalogu /home/icsolutions/ITCube/Upgrade (tylko w wersjach < 4.0).
WAŻNE: Jeśli w katalogu /home/icsolutions/ITCube/backup nie ma kopii bezpieczeństwa, którą
chcesz zainstalować a masz taką kopię zapasową gdzieś indziej (np. na płytce CD) załóż w
katalogu: /home/icsolutions/ITCube/Backup katalog z aktualną datą, przegraj do niego pliki kopii
bezpieczeństwa a następnie postępuj według wskazówek podanych powyżej.
Instalacja uaktualnienia systemu ITCube
Aby poprawnie uaktualnić system ITCube w środowisku Linux należy wykonać następujące kroki:
1. Przejdź do katalogu: /home/icsolutions/ITCube/upgrade oraz umieść w nim plik upgrade.tgz
oraz plik sp.tgz otrzymany od producenta;
2. Nie wyłączając bazy danych wywołaj komendę: ./Upgrade.sh, która spowoduje:
• wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy danych;
• aktualizację plików binarnych;
• aktualizację bazy danych.
1. Uruchom system ITCube.
WAŻNE: Jeśli nowa wersja zawiera zmieniony/poszerzony plik itcube.ini zostanie on zapisany pod
nazwą itcube_blank.ini. By skorzystać z nowych możliwości należy nim nadgrać stary plik
itcube.ini pamiętając o wcześniejszym zapisaniu licencji oraz wartości zmiennych, które chcemy
zachować.
Instalacja poprawek do systemu ITCube
Aby poprawnie zainstalować poprawki do systemu ITCube w środowisku Linux należy wykonać
następujące kroki:
1. Przejdź do katalogu: /home/icsolutions/ITCube/upgrade oraz umieść w nim plik sp.tgz
otrzymany od producenta;
2. Wywołaj komendę: ./Upgrade.sh;
3. Uruchom system ITCube.
Instalacja, uruchamianie, kopia bezpieczeństwa, uaktualnienia systemu
ITCube w środowisku Windows
System ITCube może być zainstalowany w środowisku Windows 98, NT, 2000 oraz XP. W rozdziale
tym zostanie opisany proces instalacji, uruchamiania/zatrzymywania systemu, uaktualniania
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 422
oprogramowania do najnowszych wersji oraz tworzenie/odtwarzanie kopii bezpieczeństwa w
środowisku Windows.
Instalacja systemu ITCube z pliku ITCube_prof.exe w środowisku Windows NT,
2000, XP
Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Windows należy wykonać następujące
kroki:
1. Uruchom plik ITCube_prof.exe, dostarczony przez producenta;
2. Zainstaluj bazę danych w katalogu C:\ITCube\mysql\windows. W przypadku wyboru bazy
danych Sybase należy ją zainstalować z płytki dostarczonej przez producenta. W przypadku
wyboru bazy danych mySQL należy ściągnąć bazę danych w wersji 4.1 z internetu;
3. Zainstaluj sterownik JDBC do bazy danych w katalogu C:\ITCube\jdk\windows\jre\lib\ext. W
przypadku bazy danych Sybase plik ze sterownikiem jest dostarczony z bazą. W przypadku
bazy danych mySQL należy ściągnąć sterownik JDBC z internetu;
4. W pliku C:\ITCube\itcube.ini wklej nową licencję (w miejsce starej), dostarczoną przez
producenta;
W tym momencie system ITCube został poprawnie zainstalowany.
Instalacja systemu ITCube z pliku ITCube_prof.exe w środowisku Windows 98
Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Windows należy wykonać następujące
kroki:
1. Uruchom plik ITCube_prof.exe, dostarczony przez producenta;
2. Zainstaluj bazę danych w katalogu C:\ITCube\mysql\windows. W przypadku wyboru bazy
danych Sybase należy ją zainstalować z płytki dostarczonej przez producenta. W przypadku
wyboru bazy danych mySQL należy ściągnąć bazę danych w wersji 4.1 z internetu;
3. Zainstaluj sterownik JDBC do bazy danych w katalogu C:\ITCube\jdk\windows\jre\lib\ext. W
przypadku bazy danych Sybase plik ze sterownikiem jest dostarczony z bazą. W przypadku
bazy danych mySQL należy ściągnąć sterownik JDBC z internetu;
4. W pliku C:\ITCube\itcube.ini wklej nową licencję (w miejsce starej), dostarczoną przez
producenta;
5. Wejdź do katalogu C:\ITCube\standalone;
6. Zwiększ maksymalnie ustawienia pamięci w pliku: ITCube_start_server_standalone.bat
oraz zapisz zmiany. W ten sposób system Windows stworzy nowy plik o nazwie:
ITCube_start_server_standalone.pif;
W tym momencie system ITCube został poprawnie zainstalowany.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 423
Instalacja systemu ITCube z plików ITCube.tgz oraz upgrade.tgz w środowisku
Windows NT, 2000, XP
Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Windows NT, 2000, XP należy wykonać
następujące kroki:
1. Utwórz katalog C:\ITCube;
2. Rozpakuj zawartość pliku ITCube.tgz do katalogu C:\ITCube (przez rozpakowanie należy
rozumieć także rozpakowanie wewnętrznego pliku ITCube.tar);
3. Zmień nazwę pliku itcube_blank.ini na itcube.ini;
4. Zainstaluj bazę danych w katalogu C:\ITCube\mysql\windows. W przypadku wyboru bazy
danych Sybase należy ją zainstalować z płytki dostarczonej przez producenta. W przypadku
wyboru bazy danych mySQL należy ściągnąć bazę danych w wersji 4.1 z internetu;
1. Zainstaluj sterownik JDBC do bazy danych w katalogu C:\ITCube\jdk\windows\jre\lib\ext. W
przypadku bazy danych Sybase plik ze sterownikiem jest dostarczony z bazą. W przypadku
bazy danych mySQL należy ściągnąć sterownik JDBC z internetu;
2. Przenieś plik C:\ITCube\mysql.ini do katalogu C:\ zmieniając jego nazwę na my.cnf;
3. Wejdź do katalogu C:\ITCube;
4. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Mysql_As_Service.bat;
5. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Tomcat_As_Service.bat;
6. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Deamons_As_Service.bat (tylko gdy zamierzamy
korzystać z modułu obsługi poczty elektronicznej);
7. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Imap_As_Service.bat (tylko gdy zamierzamy
korzystać z modułu obsługi poczty elektronicznej);
8. Wykonaj komendę: ITCube_Install_Integrator_As_Service.bat (tylko gdy zamierzamy
korzystać z modułu integracji z systemem zewnętrznym);
9. Wykonaj komendę: ITCube_start_database.bat;
10. W katalogu C:\ITCube\upgrade umieść plik upgrade.tgz oraz plik sp.tgz (jeśli został dołączony
do instalacji) i wywołaj komendę Upgrade.bat, która spowoduje:
• aktualizację/inicjację plików binarnych
• aktualizację/inicjację bazy danych
1. Wykonaj komendę: ITCube_stop_database.bat;
2. W pliku C:\ITCube\itcube.ini wklej licencję otrzymaną od producenta (w miejsce starej
domyślnej).
W tym momencie system ITCube został poprawnie zainstalowany.
Instalacja systemu ITCube z plików ITCube.tgz oraz upgrade.tgz w środowisku
Windows 98
Aby poprawnie zainstalować system ITCube w środowisku Windows 98 należy wykonać
następujące kroki:
1. Utwórz katalog C:\ITCube;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 424
2. Rozpakuj zawartość pliku ITCube.tgz do katalogu C:\ITCube (przez rozpakowanie należy
rozumieć także rozpakowanie wewnętrznego pliku ITCube.tar);
3. Zmień nazwę pliku itcube_blank.ini na itcube.ini;
4. Zainstaluj bazę danych w katalogu C:\ITCube\mysql\windows. W przypadku wyboru bazy
danych Sybase należy ją zainstalować z płytki dostarczonej przez producenta. W przypadku
wyboru bazy danych mySQL należy ściągnąć bazę danych w wersji 4.1 z internetu;
5. Zainstaluj sterownik JDBC do bazy danych w katalogu C:\ITCube\jdk\windows\jre\lib\ext. W
przypadku bazy danych Sybase plik ze sterownikiem jest dostarczony z bazą. W przypadku
bazy danych mySQL należy ściągnąć sterownik JDBC z internetu;
6. Przenieś plik C:\ITCube\mysql.ini do katalogu C:\ zmieniając jego nazwę na my.cnf;
7. Wejdź do katalogu C:\ITCube\standalone;
8. Wykonaj komendę: ITCube_start_database_standalone.bat;
1. W katalogu C:\ITCube\upgrade umieść plik upgrade.tgz oraz plik sp.tgz (jeśli został dołączony
do instalacji) i wywołaj komendę Upgrade.bat, która spowoduje:
• aktualizację/inicjację plików binarnych
• aktualizację/inicjację bazy danych
1. Wejdź do katalogu C:\ITCube\standalone;
2. Wykonaj komendę: ITCube_stop_database_standalone.bat;
3. W pliku C:\ITCube\itcube.ini wklej licencję otrzymaną od producenta (w miejsce starej
domyślnej).
W tym momencie system ITCube został poprawnie zainstalowany.
Uruchamianie systemu w środowisku Windows NT, 2000, XP
Aby poprawnie uruchomić system ITCube w środowisku Windows NT, 2000, XP należy wykonać
następujące kroki:
1. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom Bazę ITCube;
2. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom główny
serwer ITCube;
3. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom serwer
mailowy ITCube (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu obsługi poczty elektronicznej);
4. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom serwer imap
ITCube (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu obsługi poczty elektronicznej);
5. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Uruchom integracyjny
ITCube (tylko gdy zamierzamy korzystać z modułu integracji z systemem zewnętrznym);
6. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program ITCube. Po wykonaniu tej
operacji zostanie otwarte okno programu Internet Explorer ze stroną do logowania. Aby
zalogować się do systemu należy w oknie logowania podać konto: admin oraz hasło: admin;
WAŻNE: System dostępny jest pod adresem: http://{ip_serwera}:8080/itcube.html. Oczywiście
za {ip_serwera} należy wstawić poprawny numer IP komputera, na którym został zainstalowany
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 425
system ITCube. W ten sposób można pracować z systemem ITCube z dowolnego komputera w
sieci lokalnej (lub sieci Internet - pod warunkiem, iż komputer, na którym zostało zainstalowane
oprogramowanie ITCube ma publiczny adres IP).
WAŻNE: Pamiętać należy, iż system ITCube można obsługiwać jedynie poprzez przeglądarki:
Internet Explorer 7.0, Firefox 3.0. W przypadku korzystania z systemu ITCube poprzez inną
przeglądarkę, twórcy systemu nie gwarantują poprawności działania.
Uruchamianie systemu w środowisku Windows 98
Aby poprawnie uruchomić system ITCube w środowisku Windows 98 należy wykonać następujące
kroki:
1. Przejdź do katalogu C:\ITCube\standalone;
2. Wykonaj komendę: ITCube_start_server_standalone.bat;
3. Wykonaj komendę: ITCube_start_database_standalone.bat;
4. Wykonaj komendę: ITCube_start_deamons_standalone.bat (tylko gdy zamierzamy
korzystać z modułu obsługi poczty elektronicznej);
5. Wykonaj komendę: ITCube_start_imap_standalone.bat (tylko gdy zamierzamy korzystać z
modułu obsługi poczty elektronicznej);
6. Wykonaj komendę: ITCube_start_integrator_standalone.bat (tylko gdy zamierzamy
korzystać z modułu integracji z systemem zewnętrznym);
1. Uruchom Internet Explorer i wpisz adres: http://127.0.0.1:8080/itcube.html. Następnie
Internet Explorer wczyta stronę logowania do systemu ITCube. Aby zalogować się do systemu
należy w oknie logowania podać konto: admin oraz hasło: admin;
WAŻNE: System dostępny jest pod adresem: http://{ip_serwera}:8080/itcube.html. Oczywiście
za {ip_serwera} należy wstawić poprawny numer IP komputera, na którym został zainstalowany
system ITCube. W ten sposób można pracować z systemem ITCube z dowolnego komputera w
sieci lokalnej (lub sieci Internet - pod warunkiem, iż komputer, na którym zostało zainstalowane
oprogramowanie ITCube ma publiczny adres IP).
WAŻNE: Pamiętać należy, iż system ITCube można obsługiwać jedynie poprzez przeglądarki:
Internet Explorer 7.0, Firefox 3.0. W przypadku korzystania z systemu ITCube poprzez inną
przeglądarkę, twórcy systemu nie gwarantują poprawności działania.
Zatrzymywanie systemu ITCube w środowisku NT, 2000, XP
Aby poprawnie zatrzymać system ITCube w środowisku Windows NT, 2000, XP należy wykonać
następujące kroki:
1. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj Bazę
ITCube;
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 426
2. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj główny
serwer ITCube;
3. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj serwer
mailowy ITCube (tylko gdy korzystaliśmy z modułu obsługi poczty elektronicznej);
4. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj serwer imap
ITCube (tylko gdy korzystaliśmy z modułu obsługi poczty elektronicznej);
5. Z menu Start->Wszystkie Programy->ITCube wykonaj program Zatrzymaj integracyjny
ITCube (tylko gdy korzystaliśmy z modułu integracji z systemem zewnętrznym);
Zatrzymywanie systemu ITCube w środowisku 98
Aby poprawnie zatrzymać system ITCube w środowisku Windows 98 należy wykonać następujące
kroki:
1. Przejdź do katalogu C:\ITCube\standalone;
2. Wykonaj komendę: ITCube_stop_server_standalone.bat;
3. Wykonaj komendę: ITCube_stop_database_standalone.bat;
4. Wykonaj komendę: ITCube_stop_deamons_standalone.bat (tylko gdy korzystaliśmy z
modułu obsługi poczty elektronicznej);
5. Wykonaj komendę: ITCube_stop_imap_standalone.bat (tylko gdy korzystaliśmy z modułu
obsługi poczty elektronicznej);
6. Wykonaj komendę: ITCube_stop_integrator_standalone.bat (tylko gdy korzystaliśmy z
modułu integracji z systemem zewnętrznym);
Tworzenie kopii zapasowej
Aby poprawnie wykonać kopię bezpieczeństwa systemu ITCube w środowisku Windows należy
wykonać następujące kroki:
1. Przejdź do katalogu C:\ITCube;
2. Wykonaj komendę: ITCube_backup.bat.
WAŻNE: Ostania komenda spowoduje tymczasowe zatrzymanie pracy bazy danych oraz
utworzenie kopii bezpieczeństwa, która zostanie umieszczona w katalogu:
C:\ITCube\backup\{aktualna_data}. Wszystkie pliki znajdujące się w tym katalogu należy
przegrać na płytkę CD bądź DVD i przechowywać w bezpiecznym miejscu.
WAŻNE: Bardzo ważne jest aby systematycznie robić kopie bezpieczeństwa i przechowywać je w
bezpiecznym miejscu.
Odtwarzanie systemu z kopii zapasowej
Aby poprawnie odtworzyć kopię bezpieczeństwa systemu ITCube w środowisku Windows należy
wykonać następujące kroki:
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 427
1. Jeżeli kopia zapasowa zawiera bazę danych w wersji starszej od aktualnie używanej usuń
wszystkie pliki z katalogu: C:\ITCube\db;
2. Przejdź do katalogu C:\ITCube\backup a następnie do katalogu zawierającego archiwum, z
którego chcemy odtworzyć system;
3. Wykonaj komendę: Backup_install.bat;
WAŻNE: Jeżeli kopia zapasowa zawiera bazę danych w wersji starszej od aktualnie używanej,
dokonaj aktualizacji uruchamiając serwer bazy danych oraz wykonując polecenie: Upgrade.bat z
katalogu C:\ITCube\Upgrade (tylko w wersjach < 4.0).
WAŻNE: Jeśli w katalogu C:\ITCube\backup nie ma kopii bezpieczeństwa, którą chcesz
zainstalować a masz taką kopię zapasową gdzieś indziej (np. na płytce CD) załóż w katalogu:
C:\ITCube\Backup katalog z aktualną datą, przegraj do niego pliki kopii bezpieczeństwa a
następnie postępuj według wskazówek podanych powyżej.
Instalacja uaktualnienia systemu ITCube
Aby poprawnie uaktualnić system ITCube w środowisku Windows należy wykonać następujące
kroki:
1. Przejdź do katalogu: C:\ITCube\upgrade oraz umieść w nim plik upgrade.tgz oraz plik sp.tgz
otrzymany od producenta;
2. Nie wyłączając bazy danych wywołaj komendę: Upgrade.bat, która spowoduje:
• wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy danych;
• aktualizację plików binarnych;
• aktualizację bazy danych.
1. Uruchom system ITCube.
WAŻNE: Jeśli nowa wersja zawiera zmieniony/poszerzony plik itcube.ini zostanie on zapisany pod
nazwą itcube_blank.ini. By skorzystać z nowych możliwości należy nim nadgrać stary plik
itcube.ini pamiętając o wcześniejszym zapisaniu licencji oraz wartości zmiennych, które chcemy
zachować.
Instalacja poprawek do systemu ITCube
Aby poprawnie zainstalować poprawki do systemu ITCube w środowisku Windows należy wykonać
następujące kroki:
1. Przejdź do katalogu: C:\ITCube\upgrade oraz umieść w nim plik sp.tgz otrzymany od
producenta;
1. Wywołaj komendę: Upgrade.bat;
2. Uruchom system ITCube.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 428
Problemy zgłaszane przez użytkowników systemu ITCube
Systemu ITCube nie uruchamia się poprawnie pod windowsem 98
W momencie gdy używamy systemu Windows 98 bardzo ważne jest aby ręcznie uruchamiać
system ITCube za pomocą skryptów umieszczonych w katalogu ITCube/standalone. W przypadku
Windows 98 nie ma możliwości uruchomienia systemu jako serwisy. Bardzo ważne jest aby
sprawdzić ustawienia pamięci skryptu ITCube – domyślne wartości są za małe.
Więcej informacji na ten temat można znaleźć w sekcji dotyczącej uruchamiania systemu ITCube
w środowisku Windows 98.
System ITCube nagle przestaje działać w środowisku Mandrake9.1
Jeśli zainstalowaliśmy system ITCube w środowisku Mandrake9.1 lub zainstalowaliśmy
oprogramowanie ITCube na serwerze xSeries 200 możliwe jest iż system ITCube nagle
przestanie działać. Jest to spowodowane błędnym działaniem wirtualnej maszyny Javy w tym
środowisku. Aby rozwiązać ten problem należy:
1. Zatrzymać serwer główny systemu ITCube;
2. Wejść do katalogu: /home/icsolutions/ITCube/tomcat/bin a następnie w pliku catalina.sh do
zmiennej JAVA_OPTS dopisać następujące dwa parametry: -Xint -Xrs
Wymagania techniczne dotyczące serwera
1. System operacyjny: Windows XP, Windows 2003, Windows 2008, Linux (Debian) w wersjach
32 bit;
2. Minimalna pamięć RAM: 512 MB + (Ilość użytkowników) * 10 MB;
3. Zalecana pamięć RAM: 512 MB + (Ilość użytkowników) * 25 MB;
4. Procesor: co najmniej odpowiednik P III, 1,5 Ghz.
@Copyrights 1999-2010 ITCube Software Strona 429