it iškėlimas (ceo versija) - gauname ar prarandame, naudos prieš sąnaudas (lt)

IT iškėlimas –gauname ar prarandame,

naudos prieš sąnaudas(CEO versija)

2015 11 26

Marijus StrončikasIT direktorius, Pirkimų direktorius, Koncernas MG Baltic UAB

Valdybos narys, Apranga APB, Alita AB, Anykščių vynas AB

[email protected]

CISA (Certified Information Systems Auditor)

CGEIT (Certified in Governance of Enterprise IT)

ITIL Foundation

mailto:[email protected]

• Apie mus

• Ar iškelti IT? Kada? Kodėl? Kam? Ką?

• IT iškėlimo patirtis. Naudos

• Kaip tai atrodo praktikoje. Išmoktos pamokos

• Lietuvos IT rinkos ypatumai

• Reziume. Įmonės vadovo klausimai savo IT.

Temos

2© 2015, Marijus Strončikas, IT iškėlimas - gauname ar prarandame, naudos prieš sąnaudas (CEO versija)

• Koncerno MG BALTIC pagrindinė veikla:

• plataus vartojimo prekių prekyba ir paskirstymas

• gamyba

• mažmeninė prekyba drabužiais

• žiniasklaida ir telekomunikacijos

• nekilnojamojo turto valdymas ir plėtra

• statyba

Apie mus


Apie mus


• ~1100 kompiuterių, ~95 tarnybinių stočių (serverių):• Centralizuotoje IT dalyje

• 600 PC, 55 serverių, 125 mobilių įrenginių

• 2 IT darbuotojai: IT direktorius + VVS (ERP) administratorius

• Atskiruose IT ūkiuose• 500 PC, 40 serverių - atskiri IT ūkiai su IT vadovais

• 15 IT darbuotojų : IT vadovai, IT darbuotojai

• IT darbuotojų kiekis dėl IT iškėlimo - centralizuotoje dalyje• 35 iki / 2 po

IT ūkis, organizacija


• Iškėlimas: proceso ar atskirų funkcijų pirkimas pagal paslaugų sutartį iš trečios šalies

• Daugelis įmonių iškėlę įvairias paslaugas, kurias gali daryti patys• Valymas

• Apsauga

• Transportavimo paslaugos

• Spausdintuvas, kopijavimo aparatas (už kopijos kainą)

• Personalo paieška

• Vertimai

• Kelionių paslaugos – aviabilietai, viešbučiai

• Daug seniau iškelta aibė paslaugų, kurių patiems daryti neįmanoma / neapsimoka• Elektros gamyba

• Paštas, kurjeriai, siuntos ir kt.

Iškėlimas (Outsourcing)


• Paplitę IT iškėlimo atvejai• Kompiuterių aptarnavimas, nuoma• Serverių aptarnavimas, nuoma• Specializuotų sistemų aptarnavimas

• pvz. ERP/verslo valdymo sistemos, mažmena su POS kasos aparatais, gamybos kompiuteriai

• Sistemų vystymas (programavimas)

• Kiekviena įmonė bent dalinai jau iškėlusi atskiras IT dalis• www puslapiai

• kūrimas, saugojimas (hosting)

• ERP, apskaitos, darbo užmokesčio programos• aptarnavimas, konsultavimas, vystymas

IT Iškėlimas (IT outsourcing)


• Apimtis – centralizuota daliai įmonių:• pilnas IT aptarnavimas ir vystymas, serverių bei infrastruktūros nuoma

• Vienas ilgiausiai veikiančių Lietuvoje: • ~11 metų IT paslaugos perkama išorėje

• Viena didžiausių apimtis Lietuvoje: • IT ūkis

• >600 darbo vietų

• >50 serverių

• >120 mobilių vietų

• Toliau aptariu būtent tokias IT paslaugas remiantis asmenine patirtimi

IT Iškėlimas – MG Baltic atvejis


• Paprastai iškelti norime tą, ką kiti geriau moka daryti nei mes patys, betiškėlimo sutartyse (ypač IT), svarbu tiksliai nurodyti ką ir kaip daryti, t.y. detalizuoti tą, ką žinome blogiau nei darysiantys...

Paradoksas

9

IŠEITIS? • visuose IT iškėlimuose įvardinti rezultatą• reikalauti rezultato pamatuojamais parametrais• nesutikti riboti ar apibrėžti priemones ir būdus kaip

pasiekti rezultatą, (kad ir kaip paslaugų tiekėjai to nori)

© 2015, Marijus Strončikas, IT iškėlimas - gauname ar prarandame, naudos prieš sąnaudas (CEO versija)

• Dažniausiai iškeliama reaguojant į problemų su IT pasekmes, kai netenkina:• IT kokybė

• greitaveika, patikimumas, pajėgumas, reakcijos laikai, terminiai

• IT kaina• IT kainos/kokybės santykis

• Kai verslas priklausomas nuo IT pagrindiniuose verslo procesuose• IT sutrikimo poveikis turi būti žinomas, apibrėžtas, jam turi būti pasirengta

• Vykstant verslo plėtrai ar mažėjimui, įmonėms jungiantis / skaidantis• IT operatyvus reagavimas į kiekio ir geografijos kitimą

Kada? Kodėl?


• Kokioms įmonėms tinka iškelti IT?• Įmonės dydis - nesvarbu

• vidutinės ir didelės, kurių IT 5-10 ir daugiau darbuotojų

• mažos, kurių IT 1-2 darbuotojai

• Pasirinkimas iškelti IT ar ne – niekaip neapibendrinamas ir priklauso tik nuo konkretaus atvejo.

• Ką iškelti - kokias IT funkcijas?• jei IT nėra pagrindinė veikla – galima iškelti visą IT ar dalį IT

Kam? Ką?


• „Kai IT darbuotojai pilnai apkrauti –pigiau savas IT nei pirkti išorėje“, bet...

• Kompetencija!?

• Neesant pilno krūvio vienoje srityje pvz. serverių, DBMS, tinklų/ryšių administravime – tokie vidiniai darbuotojai palaipsniui apkraunami kitais darbais, tampa universalesni, platesnės, bet seklesnės kompetencijos

• Privaloma „išnaudoti“!?

• Šalutinė imli laikui veikla – nuolat galvoti kuo dar apkrauti. Taip IT darbuotojai tampa multifunkciniais „devyndarbiais“. O gal nemokamos atostogos kol apkrovimo trūksta?...

• „Kai IT infrastruktūra pilnai apkrauta – pigiau pirkti nei nuomotis“, bet...• Niekada tiek kiek reikia!

• Pvz. Įsigyjant serverius – visada perkame su atsarga, per daug, t.y. brangiau nei pakaktų. Bėgant laikui, augant duomenų kiekiui –plečiame iki telpa, o tada tampa per mažai : vėl reikia naujo, aišku - per didelio (kur dėti seną?) ir t.t.

• Kai IT yra pagrindinė įmonės veikla, ar „know-how“, ar konkurencinis pranašumas iš kurio gaunamos pajamos

Kada geriau nuosavas IT?


• IT aptarnavimo iškėlimas• Apimtis:

• Tarnybinių stočių (serverių), kitos techninės ir programinės įrangos nuoma bei aptarnavimas

• Kompiuterių ir mobilių įrenginių nuoma bei aptarnavimas

• Svarbu:• IT išdalinta į atskiras IT paslaugas įsipareigotais parametrais

• IT paslaugų kainodara - kintama pagal vartotojų ir resursų kiekį

• Apibrėžta sąsaja su IT vystymu (programavimu) - atsakomybėmis ir „estafete“

IT iškėlimo patirtis (1/5)


• IT aptarnavimo iškėlimas• Galimybės :

• keisti kiekvienos paslaugos parametrus, visą paslaugą, paslaugos tiekėją

• efektyvus vartotojų paslaugų krepšelio valdymas, IT sąnaudų valdymas, IT biudžetavimas (ypač taikant kainodarą priklausomą nuo kiekio)

• Apribojimai:• Pageidautinas vienas tiekėjas tarpusavyje susijusioms IT paslaugoms

• Tiekėjui maža intereso inovuoti ir keisti naudojamą infrastruktūrą, priemones

• Viskas, kas iš anksto nenumatyta IT paslaugos apimtyje – papildomai apmokestinami darbai



• IT vystymo (keitimo, programavimo) iškėlimas• Apimtis:

• Visiškai iškeltas, ir tik pagal poreikį (on-demand)

• Pateiktų vystymo užsakymų vertinimas

• Patvirtintų vystymo užsakymų realizavimas (programavimas, diegimas)

• Svarbu:• vystymo iniciatyvos pareiga lieka įmonės viduje: įmonės veiklos padalinių ir įmonės vadovų

lygmenyje, ne tik IT

• Apibrėžta sąsaja su IT aptarnavimu - pakeitimų valdymas



• IT vystymo iškėlimas• Galimybės :

• darbai apmokami tik gavus rezultatą! (kai priduoti ir veikia tinkamai)

• galimi skirtingi vystymo tiekėjai kiekvienai sistemai (paslaugai)

• galimas vystymo tiekėjų keitimas kitais

• Iškelto aptarnavimo tiekėjas pats turi interesą kontroliuoti vystymo tiekėją - dėl SLA

• Apribojimai:• Reikalingas periodinis „teisėjavimas“ sprendžiant konfliktines situacijas tarp aptarnavimo ir

vystymo tiekėjų, kuomet problemos priežastys ir sprendimas galimi abejose pusėse



• IT iškėlimo konkursai ir sutartys: • Reikalavimų rengimas ir konkursavimas pagal juos – būtina konkurencingam paslaugų

iškėlimui

• Būtina mokytis iš savo ir paslaugų tiekėjo klaidų, įtraukiant vengtinų ir ginčytinų situacijų sprendimus • kito laikotarpio sutartyje

• kito konkurso reikalavimuose



• Didesnė IT kokybė• IT paslaugos

• Pagaliau apibrėžtos IT paslaugos ir jų parametrai (SLA)!

• Aprašymas. Sąsajos. Vartotojai. Komponentai

• Paslaugos teikimas - Teikimo laikas. Profilaktiniai darbai. Palaikymo laikas

• Pakeitimai - Pakeitimų laikas. Atnaujinimų tvarka

• Parametrai, matavimas – Pasiekiamumas. Pajėgumas. Našumas (greitaveika). Atstatymas

• Geresni paslaugų parametrai nei buvę, platesnis funkcionalumas

• Žmogiški resursai• patyrusių brangių specialistų kompetencijos „atsipjovimas“ pagal poreikį

• Greitesnė reakcija, 24x7, savaitgaliais ir švenčių dienomis, be ligų ir atostogų

IT iškėlimo naudos (1/4)


• Didesnė IT kokybė• Daug didesnis patikimumas, naudojant duomenų centrus

• Dubliuota įranga, duomenų centrų infrastruktūra, ryšio linijos,

• Keli elektros įvadai, rezerviniai generatoriai,

• Duomenų kopijavimo ir atstatymo infrastruktūra,

• Geresnė sauga: fizinė, loginė, ISO...

• Pažangesni specializuoti įrankiai stebėjimui ir valdymui • servicedesk, CMDB, monitoringo, ataskaitų sistemos

• Didesnis standartizavimas – auganti IT branda: • IT procesų, įrangos, paslaugų parametrų, matavimo



• Mažesnė IT kaina• Realu taupyti ~20-30% kasmetinių IT kaštų, 2-5 metų laikotarpyje. Realu iš to ir uždirbti.

• remiantis tiek asmenine patirtimi, tiek medžiaga iš IT vadovų tarptautinių apklausų

• Mąsto ekonomija įrangai, infrastruktūrai, žmonėms

• Iškeltos paslaugos tiekėjas profesionaliau rūpinasi kiekvienu kaštų komponentu

• Kainodara, priklausoma nuo naudojamo paslaugų kiekio ir parametrų

• Paslaugų kainos priklausomybė nuo kokybės

• Lankstus reagavimas į įmonės pokyčius, pakankamas pajėgumų kiekis plečiantis ar traukiantis

• Galimybė konkursuoti, lyginti ir keisti paslaugų tiekėjus



• IT organizavimo pokyčiai • Ženkliai sumažėja laiko kiekis esamoms kasdienėms IT operacijoms ir administravimui

• Fizinės galimybės keisti IT dėmesįiš aptarnaujančio-vykdančioį iniciatyvų-vystantį, pagal įmonės veiklą

• Rezultate: galimybės įmonei uždirbti daugiau, IT taikant efektyviau



© CenturyLink, 2014 January

This independent survey was commissioned by CenturyLink and conducted with 550 CIOs, IT Directors, VPs of IT, and Senior IT Managers of organizations based in the USA, Canada, UK, Germany, Japan, Hong Kong and Singapore, and was completed in August 2013.

IT iškėlimo naudos pasaulyje - analogiškos!


• “IT paslauga” reiškia• Verslo vartotojai

• Viskas ko reikia, kad veiktų atitinkamas verslo funkcionalumas.• IT personalui

• Visa techninė, programinė įranga ir infrastruktūra, tiek dedikuota, tiek bendra, žmogiški resursai ir procedūros, reikalingi vykdyti/teikti IT paslaugą pagal jos SLA sutartį;

• Paslaugų katalogo „meniu“ pvz. :• PCS – kompiuteris su verslo programine įranga, antivirusu, atnaujinimais ir aptarnavimu• INT – Internetas• EML – Elektroninis paštas• AXA – Apskaitos ir verslo valdymo paslauga (pvz. Microsoft Dynamics Axapta)• MOV – Mobilių pardavimo vadybininkų paslauga• MAR – Transporto maršrutų planavimo ir optimizavimo paslauga• ATA – Duomenų sandėlio ir ataskaitų paslauga – duomenys iš kitų paslaugų• VPN – Priėjimas per Internet prie kitų Paslaugų (Virtual private network)

Kaip tai atrodo praktikoje

Kaip mes suprantame IT paslaugas


* (kaina, suma, duomenų-megabaitų kiekis) – ta pati ataskaita, tik kitas pjūvis


Detaliau: i-paslaugų ataskaitos (kiekis)*


* pagal pavardes, vartotojų vardus, filialus ar kt.


Detaliau: i-paslaugų ataskaitos (vartotojai)*


• IT pertvarkymo ir iškėlimo pokytis turi būti laikomas projektu, skiriant laiko ir resursų:• reikia kompetencijos įmonės viduje, kad iškėlimą suvaldyti tiek pradžioje, tiek vėliau

• reikalingos metodikos žinios• ITIL, papildomi IT įrankiai pvz. servicedesk, CMDB, monitoringas, ataskaitos

• Iškėlus IT – neužtenka:• gerai apibrėžtos sutarties

• būtina naudojamos techninės, programinės įrangos ir infrastruktūros žinios

• tikėti pažadėtais paslaugų parametrais (SLA)• Parametrų ataskaitos, tiekėjo auditavimo susitarimai – būtini IT iškėlimo sutartyje

Išmoktos pamokos


• Pasiūla - plataus IT iškėlimo paslaugų tiekėjai:• pasiūla ir konkurencija dar nėra didelė

• ribotas noras imtis specializuotų sistemų aptarnavimo

• ribota paslaugų teikimo geografija, nenoras plėstis pagal klientus

• pvz. Latvijoje, Estijoje, Lenkijoje reikalingi vietiniai IT darbo vietoms aptarnauti

• maža tokių paslaugų pardavimo patirtis įmonių vadovams (o ne IT vadovams!)

• reikia pagrįsti naudas įmonei, nepakanka vardinti, lyginti ar demonstruoti technologijas

Lietuvos IT rinkos ypatumai (1/3)


• Paklausa – verslo įmonėse• Vyrauja tikėjimas, kad geriausia - darant patiems

• Nebūtinai praktika, bandymu, skaičiavimu ar argumentais pagrįstas

• Kol nedaug kaimynų ar konkurentų tai padarė – nejaučiama skuba

• IT vadovai nėra entuziastai, iniciatyvai trūksta motyvacijos• jaučia asmeninę grėsmę, pergyvena dėl IT kolegų

• didelis sunkus darbas skaičiuoti variantus bei įrodinėti įmonės vadovams, ypač neturint metodikos nei patirties

• Vardan ko tai daryti, jei darbų nei iššūkių netrūksta ir be to?...

• Per paskutinius kelis metus bemaž kiekviena įmonė, ar įmonės IT padalinys neteko bent kelių savo geriausių IT specialistų• IT specialistus vis sunkiau išlaikyti juos „superkant“ tiek tarptautinėms įmonėms į savo IT

padalinius, tiek vietinėms stambėjančioms IT iškėlimo paslaugų įmonėms



• IT iškėlimo dilemos• Kas turi atsirasti, vystytis pirmiau ir labiau – paklausa ar pasiūla?..

• Kaip suvesti norinčius, su mokančiais, o po to dar su galinčiais?



• Įmonių, organizacijų ir veiklų vadovamsA. Didinkite naudas įmonei iš IT

• Kelkite vadovų ir darbuotojų žinias apie IT taikymo būdus, geras praktikas, naujoves

• Kvieskite IT vadovus į susirinkimus, kuriuose svarstomi ir priimami sprendimai, leiskite siūlyti pokyčius

B. Didinkite IT efektyvumą• Inicijuokite temą apie esamo IT palyginimą su iškeltu: galimybes, naudas / kaštus – tiek pilno, tiek

dalies

• Vykdant IT plėtros projektus – kiekvieną jų vertinkite pilnu TCO, abejais variantais – IT savais vsiškeltais

Reziume


• TCO („Total Cost of Ownership“) - pilni sistemosturėjimo kaštai laikotarpiui: Vienkartiniai + Nuolatiniai• Vienkartiniai:

• Įsigijimo kaina

• Darbų (diegimo, pritaikymo) kaina

• Nuolatiniai:• Metiniai mokesčiai

• Kasmėnesiniai mokesčiai

• (Periodiniai tikėtino vystymo ir papildymo)

• (Kaštai ar taupymas įmonės viduje dėl sistemos turėjimo pvz. papildomi etatai)

• Laikotarpis – toks, kurį sistema bus naudojama

• Lyginkite visų sprendimo variantų TCO!

TCO metodas – sprendimų priėmimui


1. Kiek įmonei kainuoja visas IT?• Visa techninė, programinė įranga, IT darbuotojai, subrangovai, ryšio linijos,

patalpų sąnaudos IT darbuotojams ir įrangai, elektra serveriams

2. Išskaidyti IT į atskiras IT paslaugas, kainą taip pat3. Ar žinome kurie veiklos procesai priklausomi nuo kokių IT paslaugų?

• Kokios trukmės IT sutrikimas toleruotinas šiose veiklose?

4. Kaip esame pasirengę IT sutrikimams? • per kiek laiko atstatysime veikimą? kokio senumo duomenis? • ar turime į ką atstatyti, jei ne – per kiek laiko / iš kur gausime?• ryšio linijų sutrikimo parametrai, ar turime dubliavimą kur kritiška?

5. Kaip esame pasirengę įmonės plėtrai ar traukimuisi? • pvz. įmonės didėjimui ar mažėjimui 2x? kaip tuomet keisis IT kaina - ir nuo kada?

6. Kaip esame pasirengę esminių IT žmonių išėjimui?• kur surašyta kaip kas veikia, esminiai IT paslaugų parametrai (ką perduosim naujam)? Kas bus kol ieškosim?

7. Palyginkime esamą situaciją su būsima, jei dalį ar visas IT paslaugas pirktume išorėje - pagal TCO ~3-5 metams

Įmonės vadovo klausimai savo IT


Marijus Strončikas

[email protected]

p.s. Pasirinkimas iškelti IT ar ne, visą ar dalį – priklauso tik nuo konkretaus atvejo....

Ačiū už Jūsų dėmesį!


mailto:[email protected]

it iškėlimas (ceo versija) - gauname ar prarandame, naudos prieš sąnaudas (lt)

Business