it och kommunikation maria wester & helena nilsson stockholmsmässan 2011-11-17

SÅ BLIR DU EN BÄTTRE BESTÄLLARE AV IT-

TJÄNSTER

Maria Wester17 november 2011

2011-11-17

Bli en bättre beställare av IT-

tjänster

2

IT-historien

Trender

Kommunikation& IT

IT-avdelningens värld inom

företaget i dag

Påverkan

Samverkan

Påverkan

Samverkan

2011-11-17


tjänster

3

OM MIG – MARIA WESTER

• Jobbat med IT-frågor i 25 år

• Olika organisationsformer, sedan 10 år tillbaka på Stockholmsmässan

• Olika områden: IT-säkerhet, Projekt, Processutveckling, IT-support, Drift och Förvaltning av system, produktutveckling, tjänsteutveckling

• Beteendevetare

• Licensierad Mental Tränare

• Master of Finance

• Master of Strategy

2011-11-17


tjänster

44

VAD ÄR IT – INFORMATIONSTEKNOLOGIVAD ÄR ICT –

INFORMATION/COMMUNICATION/TECHNOLOGY

Från tekniken som fokus på 70-talet

till att

utgöra bäraren av information

2011-11-17


tjänster

55

IT-HISTORIEN PÅ FÖRETAGEN

1950 Datamaskin Vetenskapligt instrument/forskning/specialister

1970 Administrativa Informationsystem

1980 Persondator Stöd för enskilda ändamål

1990 Stordator/ Stöd för att knyta ihop arbetsflöden horisontellt

PC-system

2000 System Stöd för affärs-, stöd- och styrprocesserintegreras

2010 IT-arkitektur Företags verksamheter byggs upp av IT- komponenter

År IT-produkt Användningsområde

2011-11-17


tjänster

66

ANEKDOT

DN intresserade sig tidigt för den nya tekniken

Tog ändå lång tid innan något fanns att tillgå för deras ändamål

Datorer kom in i sätterimaskinerna 1972 – 1977

Datorerna kom in på redaktionerna och annonsavdelningarna 1982 – 1987

Han konstaterade att beroendet av grafiker ersattes av beroendet av ”datanissar” som pressade journalisterna på lämningstider

Claes Leo Lindvall arbetade på DN under 70 och 80-talet, tillika medlem i styrelsen för DNs

journalistklubb och klubbordförande -81 till -84.

2011-11-17


tjänster

77

IT-AVDELNINGENS UTVECKLING 1980-2010

IT-support Enskild hjälp, program och datorer

Drift och Förvaltning IT-system, säker och stabil drift av informationsflöden

Tjänster/Produkter Ny-/merförsäljning

Projekt Verksamhetsutveckling/affärsutveckling m h a IT-stöd och IT-kompetens

IT-fokus Företagsfokus

2011-11-17


tjänster

8

IT 2011 INNEHÅLLER KUNSKAPSOMRÅDENA

DatabasApplikation

Tjänster

Integrationer

Avtal

Anpassningar

Behörigheter

Källkod

Licenser

Manualer/ Dokumentation

Användande

Konfiguration

Processkunskap

IT/Informations-säkerhet

IT-nätverk

IT-arkitektur

Produkter

2011-11-17


tjänster

99

IT-STYRNINGSFOKUS 2011 – IT KOSTAR & RÄTT Q LEVERANS KRÄVS

• Samordning av IT-fokusområden

• Kontroll av IT-tjänster & produkter

• IT kostar – kostnadsfokus/effektivitetsfokus

• Livscykelperspektiv med kvalitativ drift och förvaltning av IT-system

• Processkunskap – verksamhetsutveckling – affärernas utveckling

• Projektkunskap – T, K, Q

2011-11-17


tjänster

1010

IT:S STRATEGISKA OCH OPERATIVA OMRÅDEN

Till IT-Vision – IT-strategi – IT-mål

&

Operativa planer för kommande året

FORUM FÖR

• Behövd IT relaterad till företagets strategier och mål

• Framtagning av projektområden

• Prioritering av projekt

• Budgeteringsprocess inkl. neddragningsprioriteringsprocess

Koppla företagets Vision – Strategi – Mål

2011-11-17


tjänster

1111

ATT KONSTATERA

IT-området har en kort historia vilket innebär kort forskningshistorik

IT har snabbt blivit ett komplext område som innehåller många komponenter, unika kompetenser och har krävt och kräver ständigt ny kompetens inom IT-området

Kräver också mer av medarbetaren såväl som av företagets ledning vars beslut påverkar medarbetaren – IT-beslut påverkar alla i vardagen i dag

Förnyelsehastigheten är hög

IT stöder företag och rätt använt kan ge skjuts i utvecklingen av företaget

2011-11-17


tjänster

1212

KOMMUNIKATION OCH IT

Före 1990 Direktiv – myndigheter skulle tillgängliggöra information för allmänheten på digital väg

1990 World Wide Web & 1:a webbläsaren

1994 1:a söktjänsten

1990-2005 Informationsprojicering – företaget till massan

2005 Interaktion

- företaget till dig

- jag till dig

- du till mig

- du till/om företaget

Internet – Hemsidor

Digitala medier i centrum

2011-11-17


tjänster

1313

TRENDER: IT-TEKNIK SOM MÖJLIGGÖRARE AV GRÄNSLÖSHET

Länder (myndigheter)

-bestämde utvecklingen

Kommersiella aktören

-global integration

Individen-aktörer på samma

villkor-samverkan

Tjänsteorientering -24 timmarssamhället-värde till mervärde

Kunskapsexplosion-alla kan veta

-jag är min egen doktor

-helhetsperspektiv

Informationsspridning

Globalisering-global

dimensionering-gränslöshet

-hyperkonkurrens

Individualisering-jag som VM-talangjakten

2011-11-17


tjänster

1414

SE DIN IT-ORGANISATION SOM DIN SAMVERKANSPART

Vart ditt område är på väg på lång sikt

-strategiska frågeställningar kopplat till företagsövergripande strategier

På kortare sikt så att du vet vad du vill göra inom 1-3 år

Omvärldsbevakningsfaktorer som påverkar lång- och kortsiktigt perspektiv

-stadfäst gärna metod, t ex swot-en som arbetsinstrument

Vilka samverkansformer/forum som behövs

-för att förstå helheten

-för att få in behoven som gagnar företaget

IT önskar att du har funderat, tänkt, analyserat och har svar på:

2011-11-17


tjänster

1515

Behoven som finns kan möjliggöras genom teknik

och vissa tekniktrender kan man ”rida på” MEN utgå från

• Vad vill du åstadkomma?

• Vilka vill du nå?

• Med vad/vilket budskap - vad vill du att din kund ska få?

• Hur ska det uppfattas?

• Samla in faktakunskap inom dina områden!

Hur ska ”det” lukta, smaka, förnimmas, kännas, upplevas, uppfattas, höras?

UTGÅ IFRÅN BEHOVEN – INTE TEKNIKEN

2011-11-17


tjänster

1616

SAMVERKA

För dialog med din IT-samverkanspart redan på idéstadiet

• Beskriv det du vill åstadkomma, trender, hot och möjligheter…

• Låt IT komma med input, bereda IT-frågeställningar och annat som IT har unik kompetens inom

• Fokusera på samarbetsformer så att man gemensamt åstadkommer bästa resultat

• Dyker du på IT-frågor, fråga din IT-resurs

• Vilken input behöver IT i sin beredning av IT-vision, IT-strategi och IT-mål så att Kommunikations behov tillgodoses?

2011-11-17


tjänster

1717

SKILJ PÅ PROJEKT OCH AKTIVITETER

Förbehåll projekt (med specifik tid, kvalitet, budget, organisation) för NYA områden och ha ett helhetsperspektiv på företagets totala satsningar.

Låt IT bereda och välj tillsammans med IT områden där IT-kompetens ska byggas internt eller tas in från externt håll.

Låt befintliga områdens utveckling ligga i aktiviteter som FÖRVALTNINGSORGANISATIONEN löpande tar hand om. För kontinuerlig dialog kring befintliga planer och de behov av förändring som finns.

2011-11-17


tjänster

1818

AVSLUTNINGSVIS

IT levererar till samtliga företagsdelar och blir ofta spindel i nätet.Sådant som inte fungerar inom företaget (processer, arbetsflöden, bemanning, projekt, leveranser, samarbeten, teknikkomponenter) landar ofta på IT. Verksamheten kräver kvalitativa leveranser.

IT måste ha helhetsperspektiv och vara transparenta.

Bestäm samverkansforum (för utveckling, för idédiskussioner, för budgetprocess, för strategiska processer och för operativ förvaltning)

Möt IT med din kompetens inom ditt område.

Med VAD vill du åstadkomma och för VEM!

Samverkan – Samverkan – Samverkan

BÄTTRE SAMARBETE I VARDAGEN – IT OCH

KOMMUNIKATION

Helena Nilsson17 november 2011

2011-11-17


tjänster

20

OM MIG – HELENA NILSSON

• Marknads- och kommunikationschef på Stockholmsmässan sedan 2009

• Tidigare informationschef på Poolia och Scandic

• Bakgrund som forskare, journalist och kommunikationskonsult

• Vet absolut ingenting om hur IT fungerar

• Evigt tacksam mot Mats Lindeberg, IT-chef på Perstorp 1995

2011-11-17


tjänster

21

VAD GÖR VI PÅ STOCKHOLMSMÄSSAN?

• Mässor förstås, ungefär 70-80 varje år

• Hundratals konferenser och kongresser med mellan 50 och 30 000 deltagare

• Allt fler projekt tillsammans med samarbetspartners (branschorganisationer, andra mässanläggningar, mediebolag…)

• 25 projektledare, 80 webbplatser, 70 IT-system, 10 000 utställare, 8 000 journalister, totalt över en miljon besökare årligen…

• Oceaner av kommunikation som ska ut (och in) varje dag

• Ständig risk för spretighet och suboptimeringar

2011-11-17


tjänster

22

2011-11-17


tjänster

23

2011-11-17


tjänster

24

KANALERNA ÄR STARKA PÅ OLIKA OMRÅDEN

• Snabbhet• Flexibilitet• Enkelhet

•Förtroende•Förståelse•Engagemang•Trygghet•Spontanitet

Källa: ”Framtidens möte”, Bodén & Co 2010

Värdeord för det fysiska mötet

Värdeord för det

digitala mötet

2011-11-17


tjänster

25

KLASSISK MÅLGRUPPSANALYS

MedarbetareMyndigheter

Kunders kunder

Kunder

Ägare

Journalister

Partners

Ledning

2011-11-17


tjänster

26

MÅLGRUPPSANALYS I DAG

MedarbetareMyndigheter

Kunders kunder

Kunder

Ägare

Journalister

Partners

Ledning

2011-11-17


tjänster

27

Hitta likasinnadeSprida nyheterSkapa intresseDiskutera, planera

Kommunicera upplevelserReflekteraJämföra intryck

RapporteraRösta, tycka till

Möta varandraSmaka, känna, testaUppleva tillsammans

”Jag var där”FÖRE MÖTET EFTER MÖTET

2011-11-17


tjänster

28

2011-11-17


tjänster

29

2011-11-17


tjänster

31

2011-11-17


tjänster

32

2011-11-17


tjänster

33

2011-11-17


tjänster

34

Utställarnas material – utställarnas kanaler

2011-11-17


tjänster

35

2011-11-17


tjänster

36

2011-11-17


tjänster

37

2011-11-17


tjänster

38

2011-11-17


tjänster

39

RECEPT FÖR BRA SAMARBETE MED IT

• Tydlig och gemensam grund: långsiktig strategiplan, varumärkesplattform, årliga företagsmål

• Gemensam terminologi

• IT-avdelning med affärs- och marknadsföringstänk

• Kommunikationsavdelning med förståelse för både IT och verksamheten

• Förvaltningsmodell med ”dubbelkommando”:en ansvarig på IT och en från verksamheten

• Tydlig beskrivning av Kommunikations behov:målgrupper, mål, tidsramar, prioriteringar

2011-11-17


tjänster

40

RECEPT FÖR BRA SAMARBETE MED IT, FORTS

• Synkade budgetar IT/Kommunikation med gemensamma prioriteringar och tidplaner

• Dedikerade personer på IT-avdelningen för samarbetet med Kommunikation

• Veckovis avstämning om förvaltningsärenden (aktiviteter)

• Månadsvis avstämning om utvecklingsprojekt

• IT in tidigt i utvecklingsprojekten (idé-/konceptfas)

2011-11-17


tjänster

41

ORGANISATION

Marknads- ochkommunikations-

chef

UtlandIntern-

kommunikationPR och

medierelationerDigitalamedier

Marknads-kommunikation

IT-avdelningen

Webb-redaktörer

Projekt-ledare

SÅ BLIR DU EN BÄTTRE BESTÄLLARE AV IT-

TJÄNSTER

17 november 2011

SÅ FÅR DU EN BÄTTRE SAMVERKAN MELLAN IT OCH KOMMUNIKATION

Maria & Helena

it och kommunikation maria wester & helena nilsson stockholmsmässan 2011-11-17

Documents