Guidelines for (IT) public event speakers

Nguyễn Vũ Hưng (cảm ơn em Linh xinh xinh)Hà Nội, 2016/08/24

Mục đíchTài liệu này hướng dẫn các bước, cách chuẩn bị, techniques/tips cho một bài phát biểu

- Phát biểu- (Public) speaking

Áp dụng cho ngành IT (là chính)

Đối tượng

1. Diễn giả a. # Các buổi chia sẻ về IT/Công nghệb. # Đặc biệt là những diễn giả lần đầu phát biểu

2. Thuyết trình 3. Ban tổ chức sự kiện4. MC sự kiện

Các bước chuẩn bị 1. Bước 1: Lựa chọn chủ đề.

a. Xác định title, viết abstract, agenda (đơn giản), tự giới thiệu bản thân2. Bước 2: Xác định mục đích, ý chính của slide 3. Bước 3: Research chủ đề 4. Bước 4: Phân tích người nghe và bản thân

a. ta = diễn giả có gì/nói gì, b. người nghe là ai, muốn gì

5. Bước 5: Lên đề cương slide 6. Bước 6: Thực hành nói7. Bước 7: Get reviewed/updated

a. Update lại các phần trên + slide

Bước 1: Lựa chọn chủ đề

1. Chọn chủ đề (topics) mình thích nhất, mạnh nhất2. Trao đổi với Ban tổ chức và lựa chọn chủ đề3. Được nhiều người quan tâm4. Chọn theo xu hướng (trend)5. Chủ đề mới6. Từ “chủ đề", chốt “tiêu đề" (title) của bài chia sẻ

Bước 2: Xác định mục đích, ý chính của slide

1. Đối tượng nghe là ai, từ đó xác định mục đích 2. Bài chia sẻ giải quyết vấn đề gì3. Từ mục đích, gạch đầu dòng những ý chính của slide 4. Viết những ý chính này ra giấy, note, mindmap, viết trong phần “mục lục" của slide5. Lên khung slide đầu tiên với tiêu đề của slide là những ý chính đã được tổng kết ở trên

Bước 3: Research chủ đề

1. Phân tích tìm hiểu chủ đề sẽ chia sẻ2. Tìm kiếm, thu thập, sắp xếp thông tin3. Tự đặt câu hỏi phản biện với chủ đề đã nêu ra4. Đặt mình vào vị trí người nghe để tìm ra ý chính 5. Làm việc với Ban tổ chức để đào sâu hơn chủ đề và những ý chính

Bước 4: Phân tích người nghe và bản thân

1. Người nghe là ai (dân IT), họ ở vị trí nào (lập trình viên, tester, project lead/manager, C level)2. Trình độ họ ra sao? (Rất giỏi, khá, kém)3. Họ quan tâm cái gì4. Họ biết mà không biết cái gì5. Họ từ đâu đến 6. Bản thân ta có gì, hiểu gì, là chuyên gia trong mảng nào, mạnh nhất/hứng thú nhất cái gì7. Sự khác biệt của ta (với diễn giả khác, với phần còn lại của thế giới) là gì?8. Từ đó xác định được câu hỏi WHAT và HOW với những ý sẽ chia sẻ

Bước 5: Lên đề cương slide

1. Xem lại bước 22. Update mục lục slide3. Gạch đầu dòng ý chính4. Triển khai, giải thích, vẽ hình, tìm thông tin (chính) cho các ý trên5. Lặp lại, tự đọc/review các bước trên cho tới khi tự thoả mãn6. Làm việc với Ban tổ chức, lấy feedback từ Ban tổ chức và test driver (người nghe tiềm năng)

Bước 6: Thực hành nói

1. Đọc nhẩm2. Đọc, nói thành tiếng slide đã hoàn thành ở bước trên3. Ghi âm bài nói4. Đo thời gian (để điều chỉnh thờilượng)5. Điều chỉnh nội dung6. Thay đổi thứ tự slide

Bước 7: Get reviewed/updated

1. Gửi ban tổ chức, bạn bè review2. Update3. Review tiếp4. Update tiếp (tổng thể và chi tiết)5. Cho tới khi tự hài lòng

Việc nên làm

1. Chuẩn bị & chuẩn bị và chuẩn bị2. Làm việc chặt chẽ với ban tổ chức 3. Xác định rõ đối tượng nghe4. (Không) nói/viết gì (theo độ ưu tiên, đối tượng, mục đích buổi nói chuyện)5. Hiểu rõ mình sẽ nói gì (và không nói gì)6. Đưa ra kết luận ngắn gọn7. Định nghĩa/giải thích thuật ngữ chuyên ngành, jargons

Việc KHÔNG nên làm/tránh 1. Giả định sai về người nghe

a. Họ (không) biết biết gì (trả lời câu hỏi: Ta nói cái gì), b. Họ (không) quan tâm đề gì (Ta nói gì, và nói thế nào)

2. Lan man, không rõ và không tập trung vào chủ đề chính 3. Slide quá nhiều chữ hay quá nhiều (toàn) hình ảnh; chữ quá nhỏ4. Copy/paste nhưng không hiểu nội dung 5. Nói về những điều mình không thực sự/RẤT hiểu

Một vài chú ý, kinh nghiệm, chia sẻ khác[Nên đọc thêm khi có thời gian]

Diễn giả cần chuẩn bị gì1. Tiêu đề/title2. Tóm tắt/overview/abstract3. Agenda (sẽ nói cái gì, theo thứ tự nào)4. Slide (nếu cần, thường là cần)5. Truyền thông (nếu cần)

a. Tự truyền thôngb. Ban tổ chức truyền thông giúp

Công cụ làm slide 1. Google Slide

a. Collaboration mạnh

2. Prezia. Đẹp

3. PowerPointa. Nhiều hiệu ứng

4. Mindmapa. Lên khung chương trình,b. Phác thảo ý tưởngc. Công cụ: xMind, Freemind

Thứ tự slide 1. Trong giai đoạn đầu, chưa cần để ý quá nhiều đến thứ tự slide2. Tập nói, review vài lần để sắp xếp thứ tự 3. Thứ tự slide trong agenda4. Thứ tự theo một logic, một câu chuyện (story) nhất định

Chuẩn bị outline của bài chia sẻ

1. Gạch đầu dòng2. Dùng mindmap để phác thảo3. Chia sẻ với bạn bè để lấy feedback4. Không cần quá dài5. Không/chưa đi vào chi tiết khi outline

Xác định agenda 1. Tổng thời gian là bao nhiêu2. Trong khung thời gian cho phép (2h), sẽ nói những phần nào

a. Phần 1 là… Thời lượng là...b. Phần 2 là… Thời lượng là...c. Phần 3 là… Thời lượng là…

3. Tập nói để phân bổ lại thời lượng 4. Gửi agenda sớm cho Ban tổ chức5. Thỉnh thoảng review lại agenda và điều chỉnh (nếu cần)

Tự review và cross-review 1. Review để nâng cao chất lượng2. Càng nhiều người review càng tốt

a. Người nghe (tiềm năng)b. Ban tổ chức sự kiện c. Bạn bèd. Chính mình

3. Backlog cho review4. Keep change log để xem sự thay đổi

Tập nói (ở nhà)

1. Đọc nhẩm2. Đọc/nói thành tiếng3. Ghi âm & nghe lại 4. Tự note lại (review cho chính mình)5. Đo thời gian

a. Của từng slideb. Của cả slides

Mẫu slide

1. Slide của ITEC2. Slide của Agile Vietnam3. Slide của Nguyễn Vũ Hưng :) 4. InfoQ5. Mẫu prezi + staff picks

Control thời gian (khi phát biểu)1. Luôn nhìn đồng hồ 2. Thời gian thiếu thì nói nhanh3. Thời gian dài

a. Kể chuyệnb. Nói sâu

4. Q&A từ người nghe ảnh hưởng đến thời gian5. Hold/queue lại câu hỏi tới cuối buổi nếu cần

Đối phó với câu hỏi

1. Câu hỏi khó: Hold lại2. Câu hỏi off-topic: Hold lại, hoặc vẫn trả lời ngắn 3. Câu hỏi xoáy: Trả lời tích cực4. Mình không biết câu trả lời: Hold lại, xin lỗi “không biết", hỏi người tham gia

Illustration/Minh hoạ 1. Vẽ hình2. Bao nhiêu là đủ 3. Lấy hình (minh hoạ) ở đâu?4. Cân bằng text và hình ảnh

Hiểu người nghe1. Hiểu để biết mình nói cái gì, nói như thế nào, nói nông hay sâu2. Xác định tập người nghe càng sớm càng tốt3. Điều chỉnh mức độ nông/sâu, cách nói trong khi phát biểu

Hiểu mình 1. Biết mình, biết người, trăm trận trăm thắng2. Biết mình biết bì3. Biết mình không biết gì

Hiểu tiêu chí buổi chia sẻ 1. “Tiêu chí" ở mức độ trừu tượng hơn mục tiêu2. Hỏi Ban tổ chức rõ ràng: Các tiêu chí (và mục tiêu) của buổi chia sẻ là gì3. Chuẩn bị nội dung chia sẻ bám theo các tiêu chí đó4. Tiêu chí này có thể do diễn giả nghĩ ra

Xác định lại mục tiêu buổi chia sẻ 1. Xác định LẠI mục tiêu2. Điều chỉnh với Ban tổ chức3. Điều chỉnh với chính mình4. Điều chỉnh khi buổi chia sẻ đang diễn ra

a. Trầm quáb. Buồn quác. Người nghe thông minh/ngu quád. Hỏi nhiều quá

Take-away của người nghe1. Sau khi tham gia, người nghe được gì2. Họ được những điểm sau

a. Một là…b. Hai là…c. Ba là…

3. Viết take away ở các slide cuối4. Hoặc tự tổng kết lại vào thời gian cuối buổi chia sẻ

Kể chuyện vui

1. Giết thời gian2. Thay đổi không khí3. Là một phong cách phát biểu 4. Chuyển sang chủ đề mới5. Nên kể chuyện vui có liên quan tới topic (tức có mục đích)

Hãy là chính mình

1. Người thật việc thật2. Nói những gì mình biết3. Không nên tỏ ra nguy hiểm4. Không dấu (giốt)5. Muốn nói mạnh/thẳng/tục: Nói đi 6. Thân mật, thẳng thắng (sẽ dễ nói hơn)

Copy/paste & originality

1. Copy paste xong cần sửa thành cái của mình 2. Give credit, reference đến nguồn mình copy3. Lưu ý khi copy ảnh4. Lưu ý khi quote

Làm việc với Ban tổ chức

1. Làm việc thường xuyên2. Update, gửi slide mỗi khi có thay đổi chính/lớn (hou-ren-sou)3. Dùng Ban tổ chức như nguồn review cho mình4. Diễn giả và Ban tổ chức chia sẻ mục tiêu, họ (BTC) chắc chắn sẽ giúp diễn

giả

Đừng sợ

1. Cảm giác của người “lần đầu làm việc ấy"a. Nói trước đám đôngb. Nói về điều có thể mình chưa hiểu c. Run cầm cập

2. Lời khuyêna. Cứ tự nhiên như ở nhàb. Coi buổi nói public nhưng một buổi họp nội bộ công tyc. Người lạ cũng là người quen, trước lại sau quen d. Nhìn thẳng vào mắt người nghe (eye contact)

Bình tĩnh 1. Đừng sợ :)2. Cứ tự nhiên như là nói một mình hay họp nội bộ thôi

Vào đề (bắt đầu) như thế nào

1. Bắt đầu bằng một câu chuyện vui2. Bắt đầu bằng thời tiết, tắc đường 3. Kể một kỉ niệm4. Vào thẳng đầu bài, nói nội dung ở slide thứ 1, 2, 3…5. icebreaker (questions)

a. “Các bạn nghĩ thế nào về “b. “Ở đây ai là/nghĩ… giơ tay?”

Phong cách thuyết trình của bản thân1. Tự tạo phong cách thuyết trình của mình

a. Khó với người làm việc ấy lần đầub. “Hãy là chính mình"c. Tự tin

2. Nhẹ nhàng như nói chuyện 1-13. Tự review (ghi âm, ghi hình) để xem lại và điều chỉnh bản thân

Nói cho mình hay nói cho người nghe

1. Nói cho mìnha. Nói cái mình thíchb. Nói cái mình biết/giỏi

2. Nói cho người nghea. Họ cần gìb. Họ muốn gì

3. Cân đối hai điểm trên

Chỉ nói về những gì mình (rất) biết

1. Nói về những gì mình thích nhất, mạnh nhất2. Tránh

a. Nói những gì mình không biết rõb. Những điều mình đang tìm hiểu (khi nói ở đám đông). Cần dừng đúng thời điểm c. Không biết cũng nói (nói liều)

3. Lưu ý là diễn giả đang nói trước đám đông

Đừng sợ sai/xin lỗi

1. Không biết thì nói không biết2. Không biết thì hold lại3. Không biết: Hỏi người nghe “trong khán phòng có ai trả lời giúp không?”4. Về nhà tìm hiểu, trao đổi sau 5. Hiểu rằng có thể bạn bị troll, thử thách (từ phía người nghe)

Xử lý câu hỏi off-topic 1. Là câu hỏi không liên quan đến chủ đề của buổi chia sẻ2. Hold lại3. Xin lỗi “off topic rồi, tôi sẽ trao đổi sau"4. Nếu trả lời thì đừng quá mất thời gian5. “Dịch" câu hỏi off-topic thành on-topic 6. Diễn giả, mà người điều phối (MC) có trách nhiệm giữ cho buổi chia sẻ đi

đúng hướng

Xử lý câu hỏi tấn công cá nhân (diễn giả)

1. Diễn giả làm gì nếu bị công kích “Sai rồi", “ngu thế mà cũng dám nói?”?2. Bình tĩnh3. Trả lời tích cực (!postive)4. Tự nhận lỗi “Tôi cần học thêm"5. Chuyển sang chủ đề khác/tiếp theo

Thông điệp của bạn là gì?Tóm tắt, kết luận, ghi rõ ràng:

- Một là…- Hai là…- Ba là…

Nhắc lại thông điệp đó ít nhất hai lần, vào đầu và cuối buổi nói chuyện

Tự tin

1. Diễn giả là người hơn số đông còn lại :) 2. Trong buổi chia sẻ, bạn (diễn giả) là trung tâm

Thương hiệu cá nhân

1. Em L.2. Anh N gà:3. Tôi/Hưng:

Chuẩn bị1. Chuẩn bị & review & update: Lần 12. Chuẩn bị & review & update: Lần 23. Chuẩn bị & review & update: Lần 34. Chuẩn bị & review & update: Lần 45. …6. Cho đến khi cảm thấy tự hài lòng

Eye contact

1. Eye-contact với một vài người nghe (ngồi ghế đầu, ghế giữa, ghế xa)2. Đảo mắt khắp khán phòng3. Nhìn vào người hỏi khi trao đổi

Kể chuyện tục/vui

1. Tuỳ2. Đây là phong cách3. Toàn chuyện kỹ thuật quá cũng chán :) 4. Không quá nhiều 5. Không khí sẽ giãn ra, thoải mái hơn vì những chuyện vui này

Xen lẫn khoảng im lặng

1. Đưa ra một chủ đề, hỏi “vì sao?”, “các bạn nghĩ thế nào?” và im lắm2. Nghỉ ngơi3. Tạo khoảng lặng4. Giành thời gian uống nước, ho :) 5. Thể hiện rằng diễn giả quan tâm đến người nghe

Body Language

1. Tự search Google2. Là một dạng phong cách

Viết ít; hiểu nhiều

1. Viết ý chính2. Gạch đầu dòng3. Viết từ khoá quan trọng4. Viết chữ to (quan trọng), chữ nhỏ (giải thích)5. Phối hợp text (ít), hình (nhiều)6. Viết ít = giảm thời gian chuẩn bị slide

Hài hước1. Hài hước là phong cách2. Là thương hiệu cá nhân 3. Giảm căng thẳng4. Kéo gần người nghe và người nói

(Perosnal) Story telling

1. Chia sẻ kinh nghiệm/câu chuyện cá nhân2. Nên là thật3. Có thể tếu táo, phóng đại 4. “...và cái kết bất giờ"5. Kể sao cho người nghe “à" lên vì câu chuyện của CHÍNH diễn giả

Thực hành1. Thực hành lần 12. Thực hành lần 23. Thực hành lần 34. Thực hành lần 45. … (liên tục)

Dùng micro

1. “Tôi nói đồng bào nghe rõ không"2. Test micro: Không quá to, quá nhỏ 3. Khoảng cách giữa miệng và micro hợp lý4. Chú ý tạp âm (nếu có)5. Nút power của micro: Tắt nếu cần im lặng 6. Hạn chế nói việc riêng khi dùng micro mà vẫn bật power: Người nghe nghe

được

Dùng máy chiếu

1. Máy chiếu độ phân giải gì?2. (Full) HD (16 x 9) hay SD? (600x800-ish)3. Độ phân giải máy tính4. Máy chiếu hỗ trợ wifi không?

Dùng Laze pointer

1. Nên có laze point (hỏi ban tổ chức hoặc tự chuẩn bị)2. Dùng smartphone để điều khiển

Nhịp thở 1. Thở đều, nhẹ2. Đừng tỏ ra lo lắng (người nghe biết đấy)

Public Profile

1. Linkedin2. Website (cá nhân, tổ chức liên quan)3. Facebook4. Blog 5. Ảnh (chân dung), size lớn, chuyên nghiệp

Hỏi thăm riêng người tham gia

1. Thể hiện sự quan tâm2. Get feedback3. Tạo cảm giác khoảng cách người nghe - người nói rất gần

Nguồn hình ảnh1. Flickr.com2. Google image search3. Stock photo (có phí): www.istockphoto.com, www.shutterstock.com

Tham khảo (hướng dẫn public speaking)https://www.ethos3.com/2016/03/5-guidelines-for-authentic-public-speaking/http://www.studygs.net/speaking.htmhttp://www.office.xerox.com/latest/XOGFL-45U.pdfhttps://www.baruch.cuny.edu/wsas/academics/communication/documents/Guidelines.pdfhttp://www.slideshare.net/EmilyWing/public-speaking-27763388

Tham khảo (sự kiện mẫu, slide)

https://www.facebook.com/agilevietnamcommunity/eventshttps://www.facebook.com/events/482101038646844/https://www.facebook.com/events/1598127890507093/https://www.facebook.com/events/352260844897652/

https://www.facebook.com/itlchanoi/?fref=tshttps://www.facebook.com/events/1166286836732303/https://www.facebook.com/events/905854349526251/