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ALEPH VERSION 18.01

Guia usuario Staff tems

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TABLA DE CONTENIDO

2.1 Modo navegacin ................................................................................................................ 4

2.2 Modo Funciones .................................................................................................................. 6

3.1 Barra de tems ..................................................................................................................... 7

3.2 Pestaa Buscar .................................................................................................................... 9

3.3 Administrador de registros de catalogacin ....................................................................... 9

3.4 Modo de navegacin ......................................................................................................... 10

4.1 Forma del tem .................................................................................................................. 13

4.1.1 Pestaa informacin general (1) ................................................................................ 14

4.1.2 Pestaa informacin general (2) ................................................................................ 16

4.1.3 Pestaa Informacin de seriadas ............................................................................... 18

4.1.4 Niveles de seriadas ..................................................................................................... 20

4.1.5 Registros HOL ............................................................................................................. 21

4.2 Cambios globales ............................................................................................................... 22

4.3 Historia de todos los tems /Historia ................................................................................. 25

6.1 Encuadernando en ALEPH ................................................................................................. 26

6.2 Usando software de encuadernacin externo con ALEPH ................................................ 28

6.3 Informe de volmenes completos .................................................................................... 29

7.1 Iniciando el inventario ...................................................................................................... 30

7.2 Realizando el inventario .................................................................................................... 30

7.2.1 Realizando el inventario en lnea ............................................................................... 30

7.2.2 Realizando inventario en lote .................................................................................... 31

7.3 Reportes resumen ............................................................................................................. 32

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1 Introduccin a tems

En ALEPH, el registro de tem se refiere a la entidad fsica a la cual un nico cdigo de barras (identificador variable) esta relacionado.

Los registros de tems son necesarios para las actividades de circulacin y el control de

las seriadas. Cada copia fsica en la biblioteca debe tener un registro de tem si este va a

estar en circulacin, y debe tener un registro de tem para las publicaciones seriadas.

Los registros de tems son tratados en todos los mdulos del GUI. En el mdulo de

adquisiciones, los tems pueden agregarse cuando un registro de una orden ha sido

seleccionado. En este caso, un enlace desde el registro del tem a la orden es creado

automticamente.

En la funcin de Seriadas del mdulo de Adquisiciones/seriadas, los registros de tems

son tratados en el contexto del manejo de seriadas.

En el modulo de circulacin una lista de tems puede usarse para colocar una solicitud

de reserva o fotocopias; mostrar informacin del prstamo; registrar que un libro en

prstamo fue perdido, etc. El mdulo de circulacin incluye utilidades para cambiar el

estado y/o ubicacin del tem (permanente o temporal) y para restaurar un tem a su

estado permanente y/o ubicacin. La utilidad catalogacin rpida en circulacin crea un

registro bibliogrfico y un registro de tem para facilitar el prstamo al instante del tem

que no ha sido registrado en el sistema.

La funcionalidad ms comprensiva para tems est disponible dentro del mdulo de

catalogacin. Este captulo presenta el control de tem reflejado en catalogacin. Los

registros de tems son enlazados a registros ADM y no existen sin un registro ADM.

Cada tem es identificado por un nmero de registro ADM y un nmero de secuencia.

Cada tem debe tener un nico identificados en el campo cdigo de barras.

Los registros de tem puede estar enlazados a registros de HOL, a travs del campo

enlace HOL en el registro de tem. Si este enlace est presente, la informacin de

ubicacin del tem puede ser administrada por el registro HOL. Este registro contiene la

ubicacin del tem, coleccin y sub-biblioteca. En este caso, la modificacin del

registro HOL tambin modifica la informacin de ubicacin en el registro del tem.

Note que el Nmero de clasificacin y la Ubicacin son usadas indistintamente. Los campos del registro de HOL son copiados al registro del tem (primer ubicacin)

como sigue:

852 primer indicador -> tipo de ubicacin

852 b -> sub-biblioteca

852 c -> coleccin

852 h, etc. -> Nmero de clasificacin

852 t -> Nmero de copia (si el sub-campo t contiene un nico nmero)

Los campos del registro de tems pueden indexarse en el escenario BIB. Esto se hace

adicionando el registro del tem al registro bibliogrfico en el momento de incluir un

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ndice, a travs de la caracterstica de ampliar de ALEPH (tab_expand), y definiendo los

campos para la indexacin (tab11_acc, tab11_word, tab11_ind). Por esta razn,

siempre que DESCRIPTION, INVENTORY-NUMBER, CALL-NO-TYPE, CALL-

NUMBER, CALL-NO-TYPE-2, CALL-NUMBER-2, MATERIAL, SUBLIBRARY,

COLLECTION, PROCESSING STATUS o ITEM STATUS son actualizados, el

registro bibliogrfico es re-indizado.

2 Modos de trabajar tems

La funcin de tems est dividida en dos modos de trabajo: Modo Navegacin y modo

funcional. Cada modo es seleccionado haciendo un clic en uno de los dos botones del

panel de navegacin.

2.1 Modo navegacin

El modo navegacin muestra un rbol de registros en el sistema que estn relacionados

con un tem, con detalles por cada registro. En este modo los registros pueden llevarse

de un mdulo o funcionalidad a otro. El modo de Navegacin esta compuesto por dos

paneles. El panel de navegacin, el cual contiene un rbol, y el panel del registro

bibliogrfico.

El panel de navegacin muestra el rbol, con los registros en el sistema que estn

relacionado con un tem.

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Por ejemplo, este muestra el registro bibliogrfico, el registro de holding y el registro

administrativo. Este puede estar dividido en: tems, suscripciones, ordenes y prstamos.

Seleccionando un registro de tem en el rbol de navegacin se mostrar sus detalles en

el panel de detalles. El administrador formatea estos detalles.

Seleccionando un nodo de registro BIB en el rbol de navegacin y haciendo clic en

Catalogacin transfiere el registro seleccionado al mdulo de catalogacin y se activar

la pestaa Registros HOL en el panel inferior. La pestaa Registros HOL lista los

registros de holding enlazados al registro mostrado en el editor de catalogacin.

Seleccionando un registro en Navegacin mostrar sus detalles en el panel de detalles

como sigue:

Los detalles de cada registro pueden ser modificados en el mdulo relevante,

seleccionando uno de los siguientes botones que aparece en lado derecho del panel.

Catalogacin Haga clic en Catalogacin para editar el registro.

Items Haga clic en tems para modificar un tem

Circulacin Clic en Circulacin para llevar el tem al mdulo de circulacin para manejar funciones

relacionar con la circulacin.

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PIB Clic en PIB para llevar el registro del tem al mdulo de PIB para editar las solicitudes

asignadas a este ejemplar.

Adquisiciones Clic en Adquisiciones para llevar el tem a la lista de ordenes en el mdulo de

adquisiciones/seriadas. Este permitir al usuario ver y manejar funciones relacionadas

con adquisiciones.

Seriadas Clic en Seriadas para llevar un tem seleccionado a las funciones de Seriadas en el

mdulo de Adquisiciones/Seriadas. Este permitir al usuario manejar funciones

relacionadas con seriadas.

Bsqueda Clic en Bsqueda para llevar el registro a las funciones de bsqueda.

2.2 Modo Funciones

El modo de funciones proporciona acceso a varias funciones de tem, como crear un

Nuevo tem o actualizar los detalles de un tem existente. Adems, este modo muestra

varios detalles del tem.

El modo Funciones muestra el rbol del tem, el cual est compuesto por cuatro races y

tres nodos (los cuales muestran los paneles correspondientes cuando son seleccionados)

como sigue:

Lista de tems Muestra todos los tems asociados con un registro bibliogrfico y permite el acceso a

varias funciones de tems.

Historial de todos los tems

Muestra la bitcora de los cambios realizados a los registros de tems.

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tem Muestra los detalles relacionados con un tem especfico.

Historia

Muestra la bitcora de cambios realizados al registro del tem seleccionado.

Resumen de circulacin

Esta ventana muestra el resumen de circulacin del tem. La informacin mostrada est

dividida en dos pestaas. La primera pestaa es el resumen actual. Esta contiene

informacin de las solicitudes de reserva y fotocopia para el actual resumen de

circulacin. Tambin reporte el nmero total de prstamos activos, solicitudes de

reserva y fotocopia. La segunda pestaa es la historia contadores de los eventos para uso estadstico.

Lista de objetos La lista de objetos muestra los objetos digitales enlazados a un registro bibliogrfico y

permite acceder a varias funciones relacionadas con objetos.

Objeto Este panel muestra informacin detallada relacionada con un objeto digital en particular.

Note que no podr modificar los detalles.

Inf. Bibliogrfica Muestra los detalles bibliogrficos del registro asociados.

Disparadores Muestra una lista de disparadores relacionados con el registro.

3 Recuperando registros de tems

Los registros de tems de un registro bibliogrfico pueden accederse usando:

Barra de tems

Pestaa Buscar

Administrador de registros en catalogacin

Modo navegacin

3.1 Barra de tems

La barra de tem en los mdulos de catalogacin y circulacin sirve para recuperar

registros de tems ubicados en el servidor y mostrarlos en la pestaa Lista de tems del

panel superior. Las opciones para recuperar son:

Nmero de sistema BIB: ingrese el nmero de sistema del registro

bibliogrfico

Nmero de sistema ADM: ingrese el nmero de sistema del registro administrativo

Cdigo de barras: ingrese el cdigo de barras del registro.

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Nmero de clasificacin: ingrese el nmero de clasificacin del registro

Ttulo: ingrese el ttulo del registro

Despus de ingresar la informacin (cdigo de barras, ttulo, etc.), haga clic en .

Una lista de tems ser mostrada en la pestaa lista de tems. Tambin puede recuperar

tems haciendo clic en el botn Lista . La ventana Clasificaciones ser mostrada.

Seleccione en nmero de clasificacin y haga clic en Seleccionar. Una lista de tems

para el administrativo recuperado ser mostrada en la pestaa Lista de tems en el panel

superior.

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Nota

Si el nmero de clasificacin no es un nmero nico, el sistema recuperar el primer

registro de tem que coincida con el nmero seleccionado.

La barra de tem contiene otras dos opciones:

Limpiar tem, para limpiar el tem cargado, el rbol y sus paneles.

Editar registro BIB, para mostrar el registro BIB del tem en la pestaa de catalogacin, modo de edicin.

3.2 Pestaa Buscar

La pestaa Buscar est disponible en Adquisiciones/seriadas, catalogacin y

circulacin. La funcin Buscar proporciona bsquedas simples y sofisticadas para

registros. Existen dos formas para encontrar registros en la pestaa Buscar. Puede

buscar por cualquier llave o palabra, o escanear un ndice. Cuando un registro completo

es mostrado, haga clic en el botn Ejemplares del panel inferior derecho para llevarlo a

la funcin de tem.

3.3 Administrador de registros de catalogacin

El Administrador de registros de catalogacin proporciona acceso a la pestaa

Ejemplares del modulo de catalogacin. El nodo tems es mostrado bajo el nodo

administrativo (por ejemplo, USM50).

Haciendo doble clic en el nodo tems podr ver y/o agregar informacin acerca de las

copias del registro actual. Ser llevado automticamente a la pestaa Ejemplares del

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mdulo de catalogacin. El nodo tems tambin lista los tems disponibles para el

registro actual. Haciendo doble clic en un tem lo lleva a la pestaa de ejemplares y le

permite ver informacin de la copia especfica del tem seleccionado.

3.4 Modo de navegacin

Cuando un registro es mostrado en uno de los mdulos del GUI, este puede ser

transferido a otro mdulo o funcin. Esto puede hacerse cuando el panel de navegacin esta en modo Navegacin en los mdulos de Circulacin y

Adquisiciones/seriadas, haciendo clic en el registro relevante sobre el rbol y haciendo

clic en el botn tems del panel derecho.

4 Lista de tems

Este captulo incluye las siguientes secciones:

Formulario del tem

Cambios globales

Historia/historia de todos los tems

La lista de tems ser mostrada despus de seleccionar la raz lista de tems en la pestaa

Ejemplares. La lista de tems, mostrada, despliega los tems disponibles para el registro

ADMinistrativo y permite acceder a varias funciones de tems.

Nota

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En la columna prstamos, adems del nmero de prstamos aparece un asterisco para indicar que el tem actualmente esta prestado.

Usted puede limpiar el tem cargado de la lista, seleccionado Ejemplares/limpiar tem

del men principal.

La informacin mostrada para cada tem es definida por el administrador, y puede

incluir varios campos del registro del tem, como el nmero de secuencia del tem en el

registro administrativo; el nmero del cdigo de barras; la sub-biblioteca a la cual el

tem pertenece; una descripcin del tem y su estado de prstamo.

Usted puede definir el orden en el cual los tems aparecen en la lista de acuerdo con

diferentes parmetros, como el ao, volumen, sub-biblioteca. Coleccin, ubicacin, etc.

El orden se diferencia si el tipo de material es ISSUE u otro. Manualmente puede

cambiar el orden de acuerdo con las opciones disponibles en el men de seleccin, del

campo Opciones de ordenamiento.

Nota

Si la rutina de orden usa campos cronolgicos o de enumeracin y estos estn vacios,

entonces el campo descripcin del tem es usado en su lugar.

Para el administrador: Las diferentes opciones de orden son listadas en el men

ITEM-SORT-TYPE del escenario administrativo en la tabla pc_tab_exp_field.lng.

Las opciones de ITEM-SORT-TYPE deben estar coordinadas con la columna 1 de

tab_z30_sort en el escenario administrativo. La tabla tab_z30_sort determina el orden y

si es ascendente o descendente, separadamente para tems de ISSUE y otros tems.

La opcin predeterminada que se usar en cada mdulo es determinada en cat.ini,

circ.ini y acq.ini.

Por ejemplo:

ItemSortType=ITEM-1.

Los siguientes son los botones disponibles en esta ventana:

Nuevo

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Haga clic en Nuevo para agregar un nuevo registro de tem. El formulario del tem en

el panel inferior se activar.

Duplicar Haga clic en Duplicar para copiar el registro del tem seleccionado. El formulario del

tem en el panel inferior ser activado y mostrar los detalles para su edicin. La copia

ser asignada a un nuevo nmero de secuencia.

Borrar Para borrar un registro de tem, seleccione el tem deseado y haga clic en Borrar. Para

borrar ms de un tem, presione las teclas Shift o Ctrl para seleccionar ms de un tem y

luego haga clic en Borrar. Usted recibir una solicitud pidiendo la confirmacin para

la eliminacin, haga clic en Si. Note que si un tem esta prestado, el registro del tem no

ser borrado. Primero debe borrar la transaccin del prstamo en circulacin, y luego

borrar el registro del tem. No puede borrar un registro de tem en el mdulo de

circulacin. Sin embargo, si un tem tiene solicitudes de reserva/fotocopia y usted

intenta borrar el registro del tem, una ventana de confirmacin aparecer,

proporcionndole la fecha de finalizacin de la solicitud posterior o igual a la fecha

actual. La ventana de confirmacin contiene las siguientes opciones:

Ignorar solo este registro de solicitud. Si cualquier otro tem tiene una solicitud de reserva/fotocopia otra ventana aparecer.

Ignorar todas las solicitudes de reserve/fotocopia. Si cualquier otro tem tiene una solicitud de reserva/fotocopia no aparecer un mensaje

Contine con el proceso de borrado saltando este tem-

Detener el proceso de borrado.

Etiqueta Para imprimir una etiqueta para el tem, seleccione el tem y haga clic en Etiqueta. El

formulario para la etiqueta del tem ser automticamente abierto. Usted puede

imprimir la etiqueta o cerrar la ventana. En este caso, la etiqueta ser automticamente

guardada bajo el directorio file.

Note que tambin puede imprimir etiquetas en lote, usando el servicio Imprimir

etiquetas de tem (tem-3).

Cambios globales Haga clic en Cambios globales para hacer cambios sobre un juego seleccionado de

tems. La forma de Cambios globales es mostrada. Los cambios pueden hacerse en

todos los tems de la lista o a un grupo de tems seleccionados de acuerdo con el criterio

definido.

Encuadernar/Cambios Si el tem seleccionado es una seriada, usted puede ver una lista de fascculos y

seleccionar los fascculos para encuadernar haciendo clic en Encuadernar.

Seleccionando fascculos y haciendo clic en Encuadernar tambin le permite ejecutar

cambios globales.

Vols. completos

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Usted puede ver o imprimir un reporte para un ttulo, listando los volmenes que tienen

todos los fascculos recibidos.

Refrescar Este botn es usado para refrescar la lista y ver los cambios que se han realizado en

otros mdulos de ALEPH.

4.1 Forma del tem

Cuando hace clic en los botones Nuevo o Duplicar en la lista de tems, la forma es

activada en el panel inferior. Esta forma es usada para mostrar, modificar/actualizar un

registro de tem. Esta compuesta por seis pestaas. Informacin general, informacin

de seriadas, niveles de seriadas, las cuales tienen los siguientes botones:

Agregar Este botn aparece si seleccion el botn Nuevo en la lista de tems. Haga clic en

Agregar para adicionar un nuevo tem a la lista.

Actualizar El botn Actualizar guardar todos los cambios realizados al registro del tem en la

pestaa especifica, mientras los cambios se realicen dentro del lmite del tiempo para

edicin del registro. Este botn no aparece si selecciono el botn Nuevo.

Guardar predefinidos Cuando hace clic en Guardar predefinidos, la informacin ingresada en cualquier

campo de la pestaa actual ser automticamente usada como valores predeterminados

cuando se cree un nuevo registro de tem (hasta que guarde nuevos valores). Si desea

limpiar los valores predeterminados seleccione Borrar valores predefinidos del men

Abrir registros de tems.

Refrescar Para mostrar los valores que vienen del contador, haga clic en Refrescar. Los valores

son: No. clasificacin, cdigo de barras y nmero de inventario.

Predef. suscrip Este botn es usado cuando se genera un nuevo fascculo enlazado a una suscripcin

especfica. El botn aparece en el formulario de informacin solo si el nmero de

suscripcin se encuentra en el campo No. de suscripcin de la pestaa de informacin

de la seriada.

Cuando hace clic en el botn Predef. Suscrip, los siguientes campos del nuevo tem

generado sern diligenciados con los datos predeterminados derivados de la suscripcin:

ubicacin temporal, estatus del tem, ID de la copia, nota interna, nmero de la orden,

estadstica del tem, almacn remoto.

Cancelar Haga clic en Cancelar para suspender el trabajo en el panel inferior y regresar el panel

superior.

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4.1.1 Pestaa informacin general (1)

Seleccione Abrir registro en tems/borrar valores predefinidos para limpiar todos los

campos predeterminados. La siguiente es la ayuda para cada campo de la pestaa

Informacin General (1).

Nota

Cada tem puede estar enlazado a un registro de holding. Si la biblioteca ha decidido

controlar la ubicacin a travs del registro de holding, este enlace permite al sistema

actualizar automticamente la informacin del tem: sub-biblioteca, coleccin, tipo del

nmero de clasificacin, nmero de clasificacin. En otras palabras, el registro de

holding es el registro maestro.

Cdigo de barras La informacin del cdigo de barras es obligatoria. Usted puede usar el lector de

cdigo de barras para capturarlo. Alternativamente, puede dejar el campo en blanco y el

sistema asignar automticamente un nmero cuando haga clic en el botn Refrescar o

Actualizar.

Sub-biblioteca La informacin de la sub-biblioteca es obligatoria. Usted puede seleccionar la sub-

biblioteca de la lista. Las opciones disponibles en este men son determinadas por el

administrador. Note que puede agregar o actualizar un tem solo para a la que tiene

derechos.

Coleccin La informacin de coleccin es opcional. Su biblioteca puede designar colecciones

como Mapas. Usted puede seleccionar de la lista las colecciones vlidas para la sub-

biblioteca seleccionada haciendo clic en la flecha a la derecha del campo.

Nmero de copia Campo opcional. Este puede usarse cuando se ejecuta Cambios Globales.

Nota Los siguientes tres campos son compartidos por seriadas y monografas. Para una

seriada, estos campos incluyen volumen, fascculo, y descripcin del fascculo; para

monografas ellos son usados para trabajos de mltiples volmenes, e incluye volumen,

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parte, descripcin. Los campos de enumeracin son usados para identificar mltiples

copias del mismo tem para circulacin.

Nivel de enumeracin 1 (A) (Vol.) Esta informacin es usada para trabajos con mltiples volmenes. Si el tem es nico,

deje el campo en blanco. Este puede usarse para determinar el orden de la lista de

tems, y aunque puede ingresar caracteres y nmeros, se sugiere que use nmeros. Para

tems ISSUE, el volumen es diligenciado en la forma del registro de patrones de la

publicacin.

Nivel de enumeracin 2 (B) (Nmero de fascculo) Esta informacin es usada para trabajos con mltiples volmenes. Si el tem es nico,

deje el campo en blanco. Ingrese el fascculo o nmero de la parte.

Descripcin El campo descripcin es usado para proporcionar informacin para el usuario final

acerca del volumen en particular. Para tems ISSUE la informacin es copiada desde el

registro de patrn de la publicacin. Para monografas con mltiples volmenes ingrese

la informacin relevante.

Tipo de material Campo obligatorio. Seleccione el tipo de material de la lista. Las opciones disponibles

del men son determinadas por el administrador. Note que el orden de la lista de tem

para ejemplares con tipo de material ISSUE (as como ISSBD para fascculos encuadernados) puede ser diferente a otros tems.

Registro HOL El campo registro HOL es opcional. Es usado para enlazar el registro del tem al

registro de holdings, en cuyo caso la informacin del nmero de clasificacin (sub-

biblioteca, coleccin, tipo del nmero de clasificacin y nmero de clasificacin) en

controlado por el campo 852 del registro de holding.

Tipo 85x Si este tem fue creado usando el mtodo 853/853X, este campo indica si fue creado

desde una etiqueta 853, 854 (suplemento) o 855 (ndice), mostrando 3, 4 o 5

respectivamente.

Nmero de enlace Si ms de un par 853/853X (0 854/854X o 855/855x) fueron creados por el ttulo, este

campo indica cual de ellos fue usado para la creacin de este tem. Est basado en el

contenido del sub-campo $8 de la etiqueta 853, 854 o 855 respectivamente.

Tipo del nmero de clasificacin El tipo del nmero de clasificacin define el tipo del nmero de clasificacin usando en

los campos de clasificacin. Usted puede seleccionarlo de la lista. Este campo es

equivalente al primer indicador del campo 852 para MARC21.

Nmero de clasificacin El nmero de clasificacin es un cdigo alfanumrico que identifica la ubicacin en

estantera del tem. Dependiendo de la configuracin de su sistema para la funcin de

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tems, usted puede ingresar texto, seleccionarlo de la lista, o activar un contador

automtico ingresando ? y el cdigo del contador. En este caso, el sistema asigna

automticamente un nmero de clasificacin al hacer clic en el botn actualizar. Si

desea incluir en el nmero de clasificacin un sub-campo, ingrese dos signos de pesos

($$) antes del cdigo del sub-campo (por ejemplo, $$i para designar el sub-campo i para

la parte del tem). Si su biblioteca asigna solo un nmero de clasificacin al tem,

asegrese de diligenciar este campo y dejar el campo segundo nmero de clasificacin en blanco.

Segundo tipo del nmero de clasificacin Use este campo para definir el tipo del nmero de clasificacin del segundo nmero (si

usa un segundo nmero de clasificacin).

Segundo nmero de clasificacin El segundo tipo del nmero de clasificacin es un cdigo alfanumrico que identifica la

ubicacin en estantera del tem. Dependiendo de su configuracin, usted puede

ingresar el texto, seleccionarlo de la lista, o activar un contador automtico ingresando ?

y el cdigo del contador. En este caso, el sistema asignar automticamente un nmero

de clasificacin al hacer clic en el botn Actualizar. Si su biblioteca asigna solo un

nmero de clasificacin al tem, asegrese de diligenciar el primer campo de

clasificacin y deje este campo en blanco. El segundo nmero de clasificacin no es

controlado por el registro de holding.

Estatus del tem El campo estatus del tem es obligatorio. El estatus del tem define el estatus en

circulacin para el tem. Seleccione el estatus de la lista. Las opciones disponibles en

el men son determinadas por los estatus vlidos para la sub-biblioteca.

Estado de proceso El campo estado de proceso es opcional. Este describe el estado de proceso actual.

Ubicacin temporal Una marca en la casilla Ubicacin temporal indica que la informacin de ubicacin

(sub-biblioteca, coleccin, nmero de clasificacin, y tipo del nmero de clasificacin)

para este registro de tem no debern ser actualizados desde el registro de holding).

4.1.2 Pestaa informacin general (2)

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Nmero de inventario Opcional. Un nico nmero de inventario puede ser asignado. Dependiendo de la

configuracin de su sistema en la funcin de tems, usted puede ingresar un nmero,

seleccionar un contador de un men, o activar un contador automtico ingresando ? y el

cdigo del contador. En este caso, el sistema asigna automticamente un nmero de

inventario cuando haga clic en el botn Actualizar.

Fecha de inventario Esta es la fecha en la cual el nmero de inventario es asignado. Si deja el campo en

blanco e ingresa el nmero de inventario el sistema automticamente diligencia la fecha

del inventario cuando haga clic en el botn Actualizar.

Fecha ltima de inventario Esta campo registra automticamente la ltima fecha en la cual el reporte Inventario fue

generado. El reporte de inventario es generado corriendo el servicio Reporte de

estantera electrnica (tem-04) y Lista de estantera (tem-05).

Precio Dependiendo de la configuracin de su biblioteca, si el tem es creado en el proceso de

adquisiciones, el Precio es calculado por el sistema, usando la informacin ingresada en

la forma de la Orden. El precio local es dividido por el nmero de unidades. Cuando la

orden es cerrada, el precio del tem es calculado nuevamente: la cantidad de todas las

facturas asignadas a la orden es dividida por el nmero de unidades. Si el precio es

modificado o el registro del tem fue creado en un tiempo diferente, el Precio debe ser

reportado manualmente.

Nota OPAC Opcional. El texto ingresado aqu aparecer en el OPAC para el usuario lector.

Nota Circ. Opcional. El texto ingresado aqu puede ser mostrado cuando un tem es prestado o

devuelto (si las opciones del mdulo de circulacin han sido definidas para mostrar esta

nota).

Nota interna Opcional. El texto ingresado aqu aparecer en este formulario y en la ventana de

navegacin y est prevista solo para los usuarios staff.

Nmero de orden Opcional. Cuando el registro del tem es creado en Adquisiciones, el nmero de la

orden es automticamente copiado a este campo. Usted puede usar la flecha a la

derecha del campo para colocar el nmero de la orden a la cual el tem esta enlazado o

hacer clic en Lista para abrir la ventana ndice de rdenes, y seleccionar el nmero de

orden para este registro de tem.

Factura

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Opcional. La facture incluye los siguientes detalles: cdigo del proveedor, nmero de la

factura general y el nmero de secuencia de la lnea del tem asignado al nmero de la

orden en el campo Nmero de orden. Para diligenciar este campo, use la flecha a la

derecha del campo y en la ventana Lista de facturas que se abre seleccione la lnea de

tem relevante.

Nota sobre la factura Campo solo de lectura. En el caso que usted seleccione Factura, la nota de la lnea del

tem es mostrada en este campo.

Estadstica Opcional. Usted puede ingresar texto hasta de 10 caracteres. Ingrese informacin como

el departamento o coleccin para la cual el tem fue adquirido. Un formulario para el

campo de estadstica puede mostrarse cuando haga clic en la flecha del campo,

dependiendo de la configuracin de su sistema.

ID Almacn remoto Ingrese el ID de almacn remoto o seleccinelo de la lista.

Fecha de creacin La fecha de creacin es la fecha en la que el tem fue creado. La fecha es diligenciada

automticamente por el sistema.

Fecha de actualizacin La fecha de actualizacin es la ltima vez en la cual el registro fue actualizado. La

fecha es diligenciada automticamente por el sistema.

4.1.3 Pestaa Informacin de seriadas

Esta pestaa se refiere a los tems que son fascculos de revistas. El contenido del

campo es diligenciado automticamente por el control de seriadas.

No. Suscripcin El nmero de la suscripcin es el nmero de secuencia de la funcin Suscripcin en

seriadas. Este es diligenciado automticamente por el sistema si un tem fue abierto con

la funcin Seriadas. Este campo puede editarse. El usuario puede seleccionar el

nmero de la suscripcin de la lista con todas las posibles suscripciones del documento.

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Pginas Opcional. Ingrese las pginas incluidas en el fascculo.

Descripcin Es usado para proporcionar informacin al usuario final acerca del volumen en

particular. Los datos en este campo pueden ingresarse manualmente. Adicionalmente,

para tems de ISSUE generados por el formato de patrones para el calendario, el campo descripcin es generado desde la plantilla de descripcin del calendario, y para

tems de ISSUE generados por el formato de Patrones, el campo de descripcin es generado desde los ttulos en los campos 85x y la enum./crono en el registro del tem.

Fecha del fascculo Esta es la fecha en la cual el fascculo fue o se espera sea publicado. Esta es

automticamente calculada por el sistema cuando el fascculo es abierto con la funcin

de Seriadas o por el proceso en bloque. Cuando un tem de ISSUE (tipo de material que

comienza con ISS) es creado y si la fecha del fascculo es cero, la fecha del fascculo es

automticamente diligenciada con la fecha actual. Si, por otro lado, el estado de

procesos es No (no ordenada), la fecha es dejada en ceros.

Fecha esperada de recepcin Esta es la fecha esperada de llegada del fascculo, tomando en cuenta la demora desde la

fecha del fascculo a la fecha de recibo o primer reclamo, definido en el formulario de la

suscripcin. Esta es automticamente calculada por el sistema cuando el fascculo es

abierto en el mdulo de seriadas o por el proceso en lote. Cuando un tem ISSUE (tipo

de material que comienza con ISS) es creado y la fecha esperada de llegada es cero, la

fecha es automticamente diligenciada con la fecha actual si no hay suscripcin. Si, por

otro lado, el estado de procesos es No (no ordenada), la fecha es dejada en ceros.

Nota

Si un tem que se esperaba que llegara en una fecha especfica ha sido reclamado, esto

significa que no se recibi en la fecha esperada; en consecuencia, coloque la Fecha

esperada de llegada en ceros para mostrar el estado de proceso del tem (reclamado) en

la columna Fecha de vencimiento del OPAC Web.

Fecha de recepcin Esta es la fecha actual en la cual el tem fue recibido.

Indicador de intervalo Opcional. Puede usarse para indicar la razn por la cual un tem que no ha llegado no

ha sido recibido, y puede tomarse en cuenta cuando se construye un resumen de

holding. El resumen de holdings es construido usando el estado de proceso, y el

indicador de intervalo puede usarse para trazar el tem a un estado de proceso. G indicador de intervalo (existe dudas en cuanto a la causa de que un tem no se ha

recibido) N Sin intervalo (el tem no ha sido publicado) Blanco Irrelevante.

Para el administrador: los posibles valores son definidos en pc_tab_exp_field.lng men: ITEM-GAP-INDICATOR

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4.1.4 Niveles de seriadas

Los campos de esta pestaa normalmente son pre-diligenciados con los datos relevantes

para el tem de la seriada.

Usted puede agregar datos o cambiar los datos existentes. Los datos estn basados en

los patrones de prediccin de la seriada tal como se defini en los campos 853/853X del

registro ADM.

Nivel enum. 1 (A) (Vol.) Si esta seriada usa el ao en su enumeracin, y usted ingresa esta informacin en el

patrn de la publicacin, este ser el nmero del volumen copiado desde all. Si, por el

contrario, usted agrego un nuevo fascculo, este campo estar vacio y deber ingresar el

nmero relevante del volumen para que el orden del fascculo sea el correcto.

Nivel enum. 3 (B) (nmero del fascculo) Si ingresa esta informacin en el patrn de la publicacin, este ser el nmero del

fascculo copiado desde all. Si, por el contrario, usted agrega un nuevo fascculo, este

campo estar vacio y deber ingresar el nmero relevante del fascculo, para el orden

del fascculo sea el correcto.

Si este es un suplemento o un ndice, asegrese de que el fascculo ser mostrado en la

secuencia correcta agregando un punto decimal al nmero del fascculo. Por ejemplo, si

el fascculo que actualmente est registrando es un ndice publicado entre los fascculos

4 y 5, usted puede ingresar 4.1 en este campo para colocarlo en la ventana entre los

fascculos 4 y 5.

Nivel enum. 3 (C) (Parte) Opcional. Ingrese el nmero de la parte de este fascculo si la seriada est organizada

de esta manera.

Nivel enum. 4 (D) Si existe ms de 3 niveles de enumeracin para esta seriada, los datos relevantes sern

mostrados en este campo, y en los campos de Enumeracin E y F, si aplica.

Nivel enum. 5 (E) Ver enumeracin D para ayuda.

Nivel enum. 6 (F)

21

Ver enumeracin D para ayuda.

Enum. Alt. 1 (G) Si esta seriada usa enumeracin alternativa, los datos relevantes sern mostrados en este

campo.

Enum. Alt. 2 (H) Si esta seriada usa enumeracin alternativa, los datos relevantes sern mostrados en este

campo.

Nivel Cron. 1 I (Ao) Si este fascculo usa el ao en su enumeracin, y usted ingreso esta informacin en la

ventana del calendario de la publicacin, este ser el ao copiado de all. Si, por el

contrario, usted agrega un nuevo fascculo, este campo estar vacio y deber ingresar el

ao relevante, si aplica.

Nivel cron. 2 (J) Si el segundo, tercer o cuarto nivel de cronologa tambin aplica para esta seriada (por

ejemplo, meses o estaciones), los datos relevantes sern mostrados en este campo y en

los campos de cronologa K y L, si aplica.

Nivel cron. 3 (K) Ver cronologa J para la ayuda.

Nivel cron.4 (L) Ver cronologa J para la ayuda.

Cron. Alt. (M) Si el ttulo usa cronologa alterna, los datos relevantes sern mostrados en este campo.

Indice/Suplemento (O) Este campo es reservado para el texto que describe un ndice o suplemento. Este esta

basado en el contenido del sub-campo $o de la etiqueta 854 de MARC 21 (para

suplementos) o 855 (para ndices).

4.1.5 Registros HOL

Desde la pestaa Registros HOL del formulario de tem usted puede crear un nuevo

registro de HOL, ligar o desligar el tem seleccionado en la lista de tems para un

registro de holding existente, y llamar un registro de HOL para editarlo en el mdulo de

catalogacin. El registro HOL enlazado al tem seleccionado aparecer en la pestaa

Registros HOL con una marca en la columna Enlace. El campo Registro HOL para el

tem relevante tendr el nmero HOL del registro del holding al cual el tem esta

enlazado, El campo de enlace contendr una marca.

Editar Si desea editar un registro de HOL de la lista, seleccinelo y haga clic en el botn

Editar. El sistema abre el registro HOL relevante en el mdulo de catalogacin en

donde usted podr editarlo y enviarlo al servidor.

22

Crear nuevo Si desea crear un nuevo registro HOL para enlazarlo a un tem, primero debe

seleccionar un tem de la lista y luego haga clic en el botn Crear Nuevo del panel

inferior. Un nuevo registro de HOL ser creado, basado en la informacin de la sub-

biblioteca/coleccin del tem seleccionado.

Enlazar Si existe un registro de HOL en el panel inferior (por ejemplo, aquellos creados para los

tems anteriores), seleccione uno de ellos, y haga clic en Enlazar; este lo enlazar al tem

seleccionado.

Desenlazar Usted puede desligar el tem seleccionado de un registro existente de HOL,

seleccionando el registro de HOL y hacienda clic en Desenlazar.

4.2 Cambios globales

La opcin Cambios globales permite hacer cambios al juego de tems seleccionado. El

juego de tems recuperados es determinado con los filtros de la forma. Los cambios son

realizados de acuerdo con los valores definidos en la parte Cambiar a de la forma.

Nota

Si los tems estn enlazados a un registro de holding, los campos en el tem que son

tomados del registro de holding (sub-biblioteca, coleccin, tipo de clasificacin, nmero

de clasificacin y nmero de copia) no sern cambiados por Cambios globales. En este

caso, si modifica el registro del holding, los campos relacionados de los tems enlazados

son cambiados.

La ventana Cambios Globales tiene dos secciones:

"Seleccionar por, para ingresar los filtros de los registros de tems que sern incluidos en el cambio global.

"Cambiar a", para ingresar los nuevos valores de los campos.

23

Seleccionar por Algunos de los campos en la seccin Seleccionar por estarn diligenciados. Ellos son

tomados de los campos del tem seleccionado. Usted puede borrar o cambiar los valores

en los campos deseados. Tambin puede ingresar en cualquier campo:

* Incluye todos los valores para este campo.

- Solo los tems que no tienen un valor en este campo.

blanco Ignorar este campo.

Registro HOL Recupera tems que tienen este enlace a HOL. El enlace HOL es el nmero de sistema

del registro holding al cual el tem esta enlazado.

Nmero de copia Recupera tems que tienen este nmero de copia.

Coleccin Su biblioteca puede asignar colecciones como Mapas, cuarto piso. Ingrese la coleccin

o seleccinela de la lista.

Sub-biblioteca Recupera los tems en esta sub-biblioteca. Seleccinela de la lista. Las opciones

disponibles de seleccin en el men son determinadas por el administrador.

Estatus del tem Recupera tems que tengan este estatus de tem. Seleccione el estatus de la lista. Las

opciones disponibles en el men son determinadas por el administrador.

Estado de proceso Recupera tems que tienen este estado de proceso. Ingrese el estado del proceso o

seleccinelo de la lista. En la seccin Seleccionar por: ingrese un asterisco (*) o deje este campo en blanco para cambiar TODOS los estados de proceso. Ingrese un guion (-

) para hacer el cambio solo si el campo estado de proceso est en blanco. En la seccin

Cambiar a: ingrese ZZ en el campo estado de proceso para cambiar el estado a BLANCO= No est en proceso. Deje este campo vacio si no desea hacer cambios en el estado del proceso.

ID Almacn remoto Recupera tems que tiene este ID de almacn remoto. Ingrese el ID o seleccinelo de la

lista. En la seccin Seleccionar por: ingrese un asterisco (*) o deje este campo en blanco para cambiar TODOS los ID del almacn remoto. Ingrese un guion (-) para

hacer un cambio solo si el campo ID de almacn remoto esta en blanco. En la seccin

cambiar a entre ZZ para cambiar el ID a BLANCO = No hay ID de almacn remoto. Deje este campo en blanco si no desea cambiar el ID del almacn remoto.

24

Ao Recupera los tems para este ao. Ingrese el ao en el cual este fascculo esta publicado.

Asegrese siempre de usar cuatro dgitos para indicar el ao, por ejemplo, 1997 en lugar

de 97. Puede usar guiones o la barra inclinada, por ejemplo 1997/1998 (para indicar

que un volumen comienza en algn punto de un ao y finaliza 12 meses despus en el

siguiente ao) o 1998-1999 (para indicar que un volumen corre desde el inicio del ao

hasta el final del siguiente ao). Para identificar una seriada solamente por este

volumen y no por su ao deje el campo de ao en blanco.

Volumen Recupera tems que tienen este nmero de volumen. Esta informacin est hecha para

trabajo con mltiples volmenes. Si el tem es un trabajo nico, deje el campo en

blanco.

Ubicacin Recupera tems que tienen esta ubicacin. La pequea casilla es el tipo de ubicacin y

la casilla grande es la ubicacin.

Tipo de material Recupera tems que tienen este tipo de material. Seleccione el tipo de material de la

lista. Las opciones disponibles son determinadas por su administrador.

Fecha de recepcin Recupera tems que tienen esta fecha.

En la seccin Seleccionar por:

Use la fecha 01/01/1900 para recuperar todos los tems, sin importar la fecha de recepcin.

Use el valor 00/00/0000 para recuperar solo tems que no tienen fecha de recepcin.

En la seccin Cambiar a:

Use la fecha 01/01/19990 para indicar no hay cambios en la fecha de recepcin.

Use el valor 00/00/0000 para cambiar la fecha de recepcin a ceros.

Nmero de orden Recupera tems que tienen este nmero de orden. Para diligenciar este campo, haga clic

en el botn Lista a la derecha del campo para traer la lista del ndice de ordenes, y

seleccionar la lnea relevante, o haga clic en la flecha para ingresar el nmero de la

orden a la cual el tem esta enlazado.

En la seccin Seleccionar por:

Ingrese un asterisco (*) o deje este campo en blanco para cambiar TODOS los nmeros de ordenes.

Ingrese un guion (-) para hacer un cambio solo si el campo Nmero de ordenes esta en blanco.

En la seccin Cambiar a:

25

Use ZZ para cambiar el nmero de orden a blanco.

Deje el campo vacio si no desea cambiar este valor.

No. Suscripcin Recupera tems que tienen este nmero de suscripcin. Este es el nmero de secuencia

en la lista de suscripciones de la funcin Seriadas.

Cambiar a Todos los campos del filtro pueden ser cambiados, excepto para Ao/Volumen. Si la

ubicacin es controlada por un registro de holding, este no puede cambiarse, aunque

cambiando el enlace en el registro del holding, desde luego, puede cambiar la ubicacin.

Tambin puede usar el campo Ubicacin temporal para cambiar el estado de la

ubicacin temporal.

4.3 Historia de todos los tems /Historia

Seleccione el nodo Historia de todos los tems o Historia para mostrar la bitcora de

cambios realizados a los registros de tems.

Haga clic en Ver para mostrar el registro

Dependiendo del tipo de cambio realizado, la versin anterior del registro del tem puede restaurarse haciendo clic en el botn Restaurar.

Clic en Borrar para borrar el historial del registro.

5 Etiqueta

Vea el documento Como imprimir etiquetas versin 15 y superior.

26

6 Encuadernacin

Este captulo incluye las siguientes secciones:

Encuadernando en ALEPH

Usando software de encuadernacin externo con ALEPH

Informe de volmenes completos

6.1 Encuadernando en ALEPH

Dentro de ALEPH, encuadernacin esta definido como el proceso por el cual un grupo

de tems (fascculos o volmenes) son encuadernados en un nico nuevo tem, y en consecuencia borrados del sistema (aunque todava se mantiene en el sistema como el

historial de los tems). La forma en la cual el OPAC indica que los volmenes han sido removidos para propsitos de encuadernacin es tambin parte del proceso.

Ingrese el cdigo de barras o el nmero de clasificacin en el campo Cdigo de barras

del tem.

Y haga clic en . La lista de tems ser mostrada en el panel superior.

Seleccione un tem y haga clic en Encuadernar. La ventana Ejemplares para

encuadernar ser mostrada:

27

Nota importante: Los tems para incluir en la lista de tems par encuadernar son

filtrados solo por sub-biblioteca. Por lo tanto, si su biblioteca tienen ms de una copia

(suscripcin) para este ttulo en particular, es importante que seleccione un tem que

pertenezca a su propia sub-biblioteca. Esta ventana tiene dos secciones: en la seccin

izquierda, usted puede ver todos los tems que pertenecen a la sub-biblioteca que sern

encuadernados. Usted puede mezclar los tems para encuadernar en la seccin derecha,

usando la flecha a la derecha. Puede usar mltiple seleccin en los tems de la izquierda

antes de moverlos a la seccin derecha. La siguiente ventana muestra la ventana

inmediatamente siguiente a la seleccin de los tems relevantes y su ubicacin en la

seccin derecha.

Nota: Usted puede usar la flecha para mover los tems hacia adelante o hacia atrs entre

las secciones.

Seleccione todas las entradas en la seccin derecha, haga clic en Encuadernar y el

formulario ser mostrado:

28

Ingrese la informacin relacionada con el volumen a encuadernar. Si el tem no esta

enlazado a un registro patrn, cambie la informacin como requiera. Por ejemplo,

niveles de enumeracin y descripcin. Si el tem esta enlazado a un registro de patrn,

cambie la informacin como requiera y deje el campo descripcin en blanco para que

automticamente sea generada. Haciendo clic en el botn Recargar se generar un

nuevo tem con un cdigo de barras predeterminado. Cuando termine de actualizar la

informacin, haga clic en Actualizar y este nuevo tem ser agregado al sistema y

mostrado junto a los tems pertenecientes a este ttulo. Note que despus de hacer clic

en Actualizar, los siguientes cambios ocurren:

1. Un nuevo valor, ISSBD, es ingresado en el campo Tipo de Material y

2. Un nuevo valor, BD, es ingresado en el campo estado de proceso.

ISSBD es un tipo de material especial automticamente asignado por el sistema para tems encuadernados, permitiendo entonces el orden de

tems de fascculos.

BD es asignado automticamente a tems encuadernados para indicar al usuario OPAC que estos tems estn en encuadernacin. Sin embargo, es

posible para el biblioteclogo asignar otro estado de proceso y anexar

texto en una tabla.

Nota

Los tems que comprenden el nuevo volumen son automticamente eliminados en el

proceso, pero son mantenidos como un historial de registros. Para ver los tems que

comprenden un tem encuadernado, seleccione el nodo Historial de todos los tems y

luego la pestaa Cambios en tem.

6.2 Usando software de encuadernacin externo con ALEPH

La preparacin de software externo para encuadernacin ABLE y LINCPlus puede usarse con ALEPH. Este requiere la licencia de Ex Libris (no esta incluido en el

paquete estndar del software ALEPH 500).

1. Crea volmenes para encuadernar como se explico.

2. El cdigo de barras es ledo en el software externo.

29

3. La interfaz puede incluir datos de exportacin desde ALEPH a travs de Z39.50; verificacin del material, cambio en el estado de proceso y

verificacin y el registro.

4. Verificacin: cuando un tem es enviado a encuadernacin, este es verificado en una de las dos formas:

Colocar el estado del proceso que refleje que el tem fue enviado a encuadernacin. Esta actividad es definida en

la siguiente variable del pc_server_default:

setenv ext_bind_process_status SB

Prestar el item al encuadernador con la fecha de vencimiento para el prstamo definido como la fecha esperada de llegada del tem

encuadernado. Esta es activada en la siguiente variable del

pc_server_default:

setenv ext_perform_loan Y

El encuadernador es un usuario cuyo ID de usuario es .

5. Registro: cuando un tem es recibido de un encuadernador, este es verificado en ALEPH en una de las dos formas:

Restaurar el estado de proceso del tem al estado original antes de que fuera enviado a encuadernacin.

Regresar el tem que fue prestado al encuadernador.

Able use un Puerto Z39.50 y LINCPlususa el puerto del pc_server. La siguiente configuracin en el pc_server_defaults es necesaria para proporcionar informacin

bibliogrfica para LINCPlus. Esta definicin es usada para configurar tres etiquetas del

registro bibliogrfico:

setenv ext_bind_ref_no_1 LCNum,010,a

setenv ext_bind_ref_no_2 ISBN,020,a

setenv ext_bind_ref_no_3 ISSN,022,a

6.3 Informe de volmenes completos

Usted puede ver o imprimir un reporte para un ttulo, listando los volmenes que tienen

sus fascculos recibidos. Este puede usarse para la preparacin de procesos de

encuadernacin.

Este reporte puede incluir volmenes con fascculos que no se han recibido, de acuerdo

con un parmetro definido por su administrador. Este parmetro define un nmero

mximo de das para fascculos que llegarn despus de la fecha esperada de recepcin

(EDA), despus de lo caula el volumen contenido es considerado completo a pesar de

no estar disponible en la biblioteca, y de que aparezca en el reporte.

Para imprimir el reporte, abra el registro en la funcin tems, y haga clic en el botn

Volmenes completos en la pestaa Ejemplares del panel superior.

30

La ventana Volmenes para el reporte de encuadernacin es mostrada, en donde usted

puede filtrar los datos por sub-biblioteca y por secuencia (copia) de la suscripcin.

Haga clic en Imprimir para imprimir o ver el reporte.

7 Administracin del inventario

La administracin del inventario permite analizar el estado del inventario con respecto a

los ejemplares faltantes o mal ordenados en la estantera. El anlisis puede hacerse

como un proceso en lnea o como un proceso en lote.

7.1 Iniciando el inventario

La primera etapa en el anlisis de un inventario es definir un rango fsico de ejemplares

como inventario. En esta etapa, el lmite del rango es definido con parmetros como el

rango en el nmero de clasificacin, sub-biblioteca, coleccin, estatus del tem, estado

de proceso y el tipo de material. El inventario verificado recibe un identificador que es

usado luego para ejecutar el periodo del inventario. Este es activado corriendo el

servicio Definicin de inventario (tem-01).

7.2 Realizando el inventario

En esta fase, el inventario es verificado y su estado actual es comparado con el estado

de la base de datos. Este puede hacerse de dos formas:

Inventario en lnea manual la estantera fsica es verificada y el cliente ALEPH es actualizado en lnea con cada tem que es escaneado. Esta paso

es llamado Marca.

Inventario en lote la estantera fsica ha sido previamente verificada, y el cliente ALEPH es actualizado usando un archivo de entrada con el cdigo de

barras del tem.

Estos dos mtodos son descritos ms abajo.

7.2.1 Realizando el inventario en lnea

Para realizar el inventario en lnea (Marcando):

1. Desde el modulo de catalogacin, haga clic en Abrir registro en tems, luego en Seal de inventario.

El comando Seal de inventario abre la forma que contiene varios parmetros

para ser usados por la seccin de Sealizacin:

31

2. Al terminar de diligenciar la forma, haga clic en Aceptar. Este abre la casilla de sealizacin, en donde la marca de los tems encontrados es

hecha ingresando el cdigo de barras del tem:

3. Haga clic en Enviar. Este marca el tem encontrado. Haciendo clic en Enviar tambin muestra el reporte de cualquier error que haya sido

configurado el inicio de la sesin como solicitado para el reporte. Los

errores sern reportados por cualquier mensaje emergente o un reporte

impreso, tambin depende de la configuracin de inicio de sesin.

4. Haga clic en Cerrar. Este finaliza la sesin, disparando una impresin del reporte de errores, si el informe fue solicitado al inicio de la sesin.

7.2.2 Realizando inventario en lote

Usted puede realizar un inventario en lote para marcar los tems encontrado al correr

este servicio. El servicio Marcar inventario (tem-08) recibe un archivo de entrada de

cdigos de barras de tems, ubicado en el directorio data_scratch del escenario ADM, y

un nmero de inventario (nmero de reporte de estantera). Adems, usted puede

32

seleccionar si o no genera un reporte de errores en el directorio data_print del escenario

ADM, y proporcionar el nombre del archivo del reporte. Otros parmetros son listados

de estados de proceso de perdidos/faltantes y tipos de error para incluir, exactamente

como con la marca en lnea.

7.3 Reportes resumen

Dos reportes de resumen son usados para informes de los estados de inventarios. Ellos son

normalmente ejecutados cuando el periodo del inventario es terminado, aunque pueden

ejecutarse en cualquier fase. Los siguientes reportes estn disponibles:

Resumen de inventario (item-09) Este servicio crea un reporte resumen del estado del inventario, y permite actualizar el

estado del proceso del tem de acuerdo con los resultados de verificacin del inventario.

Reporte de inventario (item-10) Este servicio genera un reporte de inventario de tems, el cual consta de cada detalle del

tem y si el tem fue marcado como encontrado o contado (en prstamo, en estantera de

reserva, estado de proceso faltante, etc.)

8 Servicios en tems

Cada servicio es identificado en la bitcora y en la cola de procesos por el nombre del

procedimiento.

Formulario general de recuperacin (ret-adm-01)

Este servicio recupera los nmeros de los registros ADM y los coloca en un archivo de

salida. El archivo de salida es una base para otros servicios. Por ejemplo, este es usado

como el archivo de entrada del servicio Actualizar registros de tems (manage-62). El

servicio tambin genera un reporte de tems recuperados. El reporte puede recuperarse

del directorio PRINT bajo el mismo nombre del archivo de salida usado antes.

Actualizar registros de tems (manage-62)

Este servicio toma un registro de tem individual o un juego de registros de tems y

sustituye los datos en los campos de acuerdo con las sustituciones solicitadas.

Reporte de tems faltantes (ret-item-02)

Este servicio identifica tems faltantes (estado de proceso = MI/MS) o que fueron declarados faltantes y luego recuperados. El servicio recupera tems que tienen el

cdigo MI o MS en el campo estado de proceso. El reporte puede incluir el estado actual del registro del tem (incluye inventario), y/o registros histricos del tem

(incluye Historia de tems).

Imprimir etiquetas de tem (item-03)

Este servicio toma un archivo de entrada de nmeros de documentos y crea varios

juegos de etiquetas, de acuerdo con las especificaciones del usuario.

Reporte de la estantera de lectura (item-04)

Este servicio ejecuta una verificacin de inventario basado en un rango de estantera de

tems. Este compara un archivo de entrada de nmeros de cdigos de barras con el

33

mismo rango de tems en el sistema y genera un reporte de todos los tems faltantes, mal

ordenados o prestados. Los parmetros del servicio son: Nmero de clasificacin,

ubicacin desde/hasta, Tipo del nmero de clasificacin, Primer o segundo nmero de

clasificacin, sub-biblioteca, coleccin, estatus del tem y estatus de proceso.

Todos los mensajes de error pueden encontrarse en el archivo

aleph_error_spa/b_item_04.

Si el usuario marca Si en el campo Actualizar base de datos, entonces cada tem

encontrado como faltante o mal acomodado tiene la fecha agregada en Z30-LAST-

SHELF-REPORT-DATE.

Lista estantera (item-05)

Este es un procedimiento para realizar una verificacin de inventario con un listado de

estantera. El procedimiento verifica los holdings y los archivos de circulacin y crea

un reporte de todos los tems que deberan estar en el rango de la estantera.

El nmero de clasificacin es tomado del campo Nmero de clasificacin (Z30). La

verificacin puede ser limitada para sean verificados solo los holding de una sub-

biblioteca especifica, coleccin o estado de prstamo.

Reconstruir el ndice del nmero de clasificacin (item-06)

Este servicio reconstruye las claves de ubicacin en los registros de tems (Z30).

Cuando programar este servicio: programe este servicio despus de cambiar la

definicin en la rutinas de arreglo para tems (usando la tabla tab_filing_call_no en

el directorio data_tab del escenario administrativo).

Exportar cdigo de barras precodificado (export-03)

Este servicio genera un archivo dedicado para transferirlo a un programa externo que

imprime las etiquetas de los cdigos de barras. Los datos incluidos en el archivo son

definidos en una tabla de configuracin y la salida puede ser en XML o en el formato de

tabla fija.

Lista de inventario (item-07)

Este servicio crea una lista de inventario de todos los tems que se han recibido dentro

de un periodo especfico, generalmente un ao- La orden, factura, e informacin de

inventario es agrupada en un lugar. Por lo tanto, la lista de inventario acta como la

prueba de holdings de un ttulo. Una lista de inventario consiste, al menos, del recibo

de la orden, el cual es complementado por el nmero de inventario, el nmero de la

factura y la fecha de inventario. La lista es agrupada, ordenada en orden ascendente por

el nmero del inventario.

Borrar registros de tems (item-11)

Este servicio borra grupos de tems, basado en un archivo de entrada. Los tems son

verificados para solicitudes de reserva activas, solicitudes de reservas avanzadas,

solicitudes de fotocopias, si el tem esta prestado y si un reclamo ha sido enviado para el

tem.

34

Si el tem esta prestado o ha sido reclamado, el no podr ser borrado. Esto no se puede

ignorar.

Si el tem tiene una o ms solicitudes, las solicitudes sern verificadas para ver si

pueden ser suplidas por otro tem igual. En el caso de que el tem igual no est

disponible, el tem no es borrado, a menos que ignorar haya sido solicitado en los

parmetros de entrada del servicio. Si la bandera de ignorar est definida como Y,

entonces el tem es borrado y un mensaje de notificacin es enviado al usuario.

Definicin de inventario (item-01)

Este servicio marca un rango de tems que pertenecen a un inventario de acuerdo con

varios criterios. Los tems identificados como pertenecientes a un inventario tienen su

campo Z30-SHELF-REPORT-NUMBER marcado con el nmero del inventario. Esta

es la primera fase de la funcionalidad de administracin del inventario.

Este servicio tambin genera un reporte que contiene el nmero de reporte de estantera

asignado, los parmetros del proceso y una lista de nmeros de reporte de estantera de

los registros de tems (Z30-SHELF-REPORT-NUMBER) que han sido reemplazados

por el nuevo nmero de reporte de estantera, si existe un nmero de reporte previo.

Marcando el inventario (item-08)

Este servicio es usado para marcar los tems del inventario encontrados. El servicio

recibe un archivo de entrada de los cdigos de barras, ubicado en el directorio

data_scratch del escenario ADM, y un nmero de inventario (nmero de reporte de

estantera). Adems, usted puede seleccionar si o no se genera un reporte de error en el

directorio data_print del escenario ADM,y proporciona el nombre del archivo. Otros

parmetros son una lista de estados de proceso perdidos/faltantes y tipos de error para

incluir.

Resumen inventario (item-09)

Este servicio crea un reporte resumen del estado del inventario, y permite actualizar los

estados de proceso de acuerdo con los resultados de verificacin del inventario.

El reporte resumen incluye la siguiente informacin:

Nmero de reporte de estantera Seleccionar opcin de orden Nmero total de tem en el inventario Nmero de tem encontrados Nmero de tems que no fueron encontrados y no son considerados Una lista de tems no encontrados

Un tem es considerado si una de las siguientes opciones es verdadera:

Est en prstamo Est en la estantera de reserva Tiene un estado de proceso de perdido o faltante Ha sido regresado dentro del periodo de ubicacin en la estantera

Reporte de inventario (item-10)

Este servicio genera un reporte del inventario de tems, compuesto por cada detalle del tem

y si el tem fue marcado como encontrado o considerado (en prstamo, en estantera de

reserva, estado de proceso faltante, etc.).