สรุปขั้นตอนการทํางานit.tni.ac.th/2014/upload/files/pdf/ms_project2community_5.pdf ·...

- สรปขนตอนการทางาน -

สรปขนตอนการทางาน

1. การกาหนดคาเรมตนใหกบ Project a. Project Start Date / Project Finish Date b. กาหนดวนเรมตน หรอ วนสนสดโครงการ c. กาหนดปฏทน

o ถาไมมปฏทนตามทตองการตองสรางปฏทนขนมาใหม § กาหนดเวลาทางาน § กาหนดวนหยดงาน § กาหนดจานวนชวโมงการทางานตอวน § กาหนดจานวนชวโมงการทางานตอสปดาห § กาหนดใหมปฏทนใหเลอกในการเปดแฟมขอมลใหม

2. การทางานกบ Task a. ปอนงาน b. กาหนดลกษณะงาน c. กาหนด Duration d. กาหนดความสมพนธของงาน e. กาหนด Lead Time หรอ Lag Time

3. การทางานกบ Resource a. ปอน Resource

o กาหนดคาใชจาย o กาหนดปฏทน

b. การเรยกใชทรพยากร c. การแกปญหาทรพยากรซาซอน

4. Save Baseline และออกรายงานตามตองการ 5. การตดตามงาน (Tracking) และออกรายงานตามตองการ

- ภาพรวม Microsoft Project -

ภาพรวมการใชงาน Microsoft Project

การเปดโปรแกรม Microsoft Project

- น า Mouse Click ปม Start ท Taskbar และเลอกค าสง Programs / Microsoft Project

การออกจากโปรแกรม

- Click ทปม Close หรอ เลอกค าสง File และ Exit

การจดการกบหนาจอ

การแสดง / ไมแสดง View Bar

- เลอกค าสง View และ View Bar

การแสดง / ไมแสดง Toolbar

- น า Mouse ชบรเวณ Toolbar และ Click Mouse ปมขวา และเลอก Toolbar ทตองการ (Task Pane,Project

Guide)

- หรอ เลอกค าสง View และ Toolbars และเลอก Toolbar ทตองการ

การก าหนดคาเรมตน ขณะเรมตนเปดโปรแกรม และ คาเรมตนส าหรบการเปดแฟมขอมลใหม

- เลอกค าสง Tools / Options และเลอกหมวดค าสง General

- ยกเลก ท Show Startup Task Pane เพอไมแสดง

- ท Prompt for project info for new projects เพอแสดงหนาจอ Project Information เมอเปดแฟมขอมลใหม

- เลอก Set as Default เพอเกบคา

- เลอกหมวดค าสง Interface

- ยกเลก ท Display Project Guide เพอไมแสดง และเลอก Set as Default เพอเกบคา

- เลอกหมวดค าสง View

- ท างานทบรรทด Date format และเปลยนรปแบบใหแสดงวนท / เวลา (28 Jan 12:33)

- เรยบรอย และ OK

การเปลยนมมมอง

- Click ทมมมองทตองการท View Bar จะอยทางดานซายของหนาจอ

- หรอเลอกค าสง View และเลอกมมมองทตองการ หรอเลอก More Views และเลอกมมมองทตองการ และ Apply


การแสดง / ไมแสดงหนาจอดานลาง

- เลอกค าสง Window และ Split เพอเปดหนาจอดานลาง

- เลอกค าสง Window และ Remove Split เพอปดหนาจอดานลาง

- หรอ Double Click ท Split Box เพอเปด / ปด หนาจอดานลาง

- Split Box อยบรเวณมมลางขวาของหนาจอ

ลกษณะของมมมองทใชในการพจารณาโครงการ

Calendar View

มมมองปฏทน จะชวยใหทราบวาในแตละวนมงานอะไรบางทจะตองถกท า และงานแตละชนมระยะเวลานานเทาใด

แตถาหากในวนใดๆ ทมงานทจะตองท าจ านวนมาก จะไมสามารถมองเหนงานตางๆ เหลานนไดหมด แตจะมสญลกษณ

แสดงขนมาทวนนน

ถาตองการดงานทงหมดในวนนน ให Double Click ท ของวนทตองการ

Gantt Chart View

เปนมมมอง Default ของ โปรแกรม โดยหนาจอดานซายแสดงตารางส าหรบปอนขอมล หรองานตางๆ ทจะตองท าใน

โครงการ และหนาจอดานขวา จะแสดงแทงกราฟของงานตาง ๆ

Pert Chart View

จะแสดงงานในรปแบบของผงโครงการอยางเดยว โดยใชรปสเหลยมบรรจรายละเอยดของงาน เปนตวแทนของงานชนหนง ๆ

Task Usage View จะใชในการแสดงชวโมงในการท างานของทรพยากรภายใตงานแตละชน

Tracking Gantt View จะใชในการตดตามงาน

มมมองทใชในการพจารณาโครงการจากทรพยากร

Resource Usage ใชแสดงชวโมงการท างานของแตละงานภายใตชอของทรพยากรทรบผดชอบงานนน

Resource Sheet ใชในการปอนขอมลและแสดงรายละเอยดของทรพยากรทงหมด

Resource Graph จะใชในการแสดงการท างานของทรพยากรในรปของแทงกราฟ


การก าหนดคาเรมตนใหกบโครงการ

- เลอกค าสง Project และ Project Information

- ก าหนดรายละเอยดตามตองการ และ OK

หรอ เมอเปดแฟมขอมลใหมจะมหนาจอ Project Information แสดงขนมาใหอตโนมต

ก าหนดวธการวางแผนของโครงการ Schedule from

Project Start Date

ก าหนดใหโปรแกรมวางแผนงานจากวนเรมตนของโครงการเปนตนไป

Project Finish Date

ก าหนดใหโปรแกรมวางแผนงานจากวนสนสดของโครงการ ยอนหลงไปหาวนเรมตนของโครงการ จะใชในกรณทไมทราบวน

เรมตนของโครงการทแนนอน แตทราบวนสนสดของโครงการ

การวางแผนดวยวธนจะชวยใหทราบไดวา โครงการควรจะเรมตนอยางชาทสดในวนใด

ก าหนดวนเรมหรอวนสนสดโครงการ (Start Date / Finish Date)

ถาไมมการระบวนท จะถอเอาวนทปจจบนของเครอง เปนวนเรม / วนสนสดโครงการ โดยจะระบไดเพยงอยางใดอยางหนง ตาม

ชนดของวธการวางแผนของโครงการทไดเลอกไว

สามารถก าหนดเวลาเรมตน / สนสดโครงการ ไดดวย ท าไดโดย

ปอนเวลาในรปแบบ ชวโมง : นาท ตอทายวนท เชน 22/4/01 10:00

ในการก าหนดเวลาใน Start Date / Finish Date ถาไมก าหนดเวลา โปรแกรมจะใชเวลาทไดก าหนด ไวทค าสง Default

Start Time (08:00) และ Default End Time (17:00) เปนเวลาเรม / สนสดของโครงการ


ก าหนดปฏทนทจะใชเปนมาตรฐานในการวางแผน (Calendar)

Standard

มเวลาท างาน / เวลาไมท างานดงน

เวลาท างาน (Working Time) วนจนทร - วนศกร เวลา 08:00 - 12:00 และ 13:00 - 17:00

เวลาไมท างาน (Non-Working Time) วนเสาร - วนอาทตย และเวลานอกเหนอจากทไดก าหนดเปนเวลาท างาน

24 Hours

เวลาท างาน จะท าตลอด 24 ชวโมง (00:00 - 00:00) และ ไมมเวลาไมท างาน

Night Shift

ก าหนดเวลาท างานไวเฉพาะตอนกลางคนเทานน

เวลาท างาน วนจนทร - วนเสาร มทงหมด 3 ผลด = 40 ชวโมง / สปดาห ดงน

ผลดท 1 00:00 - 03:00

ผลดท 2 04:00 - 08:00

ผลดท 3 23:00 - 00:00

วนจนทร 23:00 - 00:00

วนองคาร 00:00 - 03:00

วนพธ 04:00 - 08:00

วนพฤหสฯ 23:00 - 00:00

วนศกร 00:00 - 03:00

วนเสาร 04:00 - 08:00

เวลาไมท างาน คอ วนอาทตย และเวลาอนๆ ทไมไดก าหนด

การเปลยนแปลงเวลาท างาน

ควรเปลยนเวลาท างานของโปรแกรมใหตรงกบเวลาท างานของหนวยงาน / องคกร เสยกอน กอนทจะสรางโครงการ การ

ก าหนดเวลาท างานใหมน จะครอบคลมถงการก าหนดจ านวนชวโมงการท างานใน 1 วน (d) และ 1 สปดาห (w) ดวย เพราะการ

ก าหนดจ านวนชวโมง ใน 1 วน / 1 สปดาห จะถกน าไปใชในการค านวณเวลาในการวางแผน และในการค านวณคาใชจาย

โปรแกรมจะเปลยนหนวยวน / สปดาห ใหเปนชวโมงกอน แลวจงวางแผนใหท างานในเวลาทสามารถท างานได

(Working Time) จนครบตามระยะเวลาทก าหนด


การแกไขปฏทน / สรางปฏทนขนมาใหม

- เลอกค าสง Tools และ Change Working Time

- แกไขรายละเอยดตามตองการ และ OK

หรอ อยในหนาจอ Change Working Time เลอก New เพอสรางปฏทนขนมาใหม

- พมพชอปฏทนใหมทตองการ ทบรรทด Name และก าหนดรายละเอยด และ OK

ในสวน Set selected date(s) to:

Use default ก าหนดใหวนททเลอกกลบมามเวลาท างานเปนคามาตรฐานของโปรแกรม

Nonworking time ก าหนดใหวนททเลอกเปนวนไมท างาน / วนหยด

Nondefault working time ก าหนดใหวนททเลอกเปนวนท างานทมเวลาท างานไมใชคาปกต

ในสวน Legend

Edits to a day of the week แสดงเวลาท างานทผดไปจากคา Default

31 Edits to an individual day วนททมขดเสนใต จะหมายถง วนททมเวลาท างานทแตกตางไปจากวนอน ๆ


การเลอกวนทในการแกไขปฏทน

เลอกวนทหลายๆ วน ใช Mouse Drag and Drop ตามจ านวนวนทตองการ

เลอกวนททไมตดกน ใชปม Ctrl รวมดวย

เลอกทกวนใดๆ ในสปดาห Click ทตวอกษรแสดงวนท ทดานบน

การก าหนดวนหยดใหกบปฏทน


- เลอนปฏทนเพอใหแสดงวนทของเดอนทตองการ และเลอกวนท ทตองการ

- Click ท Nonworking time และ OK

การเปลยนเวลาท างานใหกบปฏทน

- เลอกวนททตองการ (วนจนทร – วนศกร)

- แกไขเวลาท From: / To: ตามตองการ และ OK

การปอนเวลา ปอนแบบ 00:00 - 24:00 คนดวย: หรอ. กได

ถาหากสรางปฏทนใหมและก าหนดวนหยด และเวลาท างานเรยบรอยแลว ใหเรยกใชปฏทนใหถกตอง

ตามทไดก าหนดไว โดย

- เลอกค าสง Project และ Project Information

- ทบรรทด Calendar เลอกปฏทนทไดแกไข / สรางใหม และ OK

ความผดพลาดของการค านวณจ านวนชวโมงใหกบหนวย d และ w

หลงจากก าหนดจ านวนชวโมงใน 1 วน / 1 สปดาหแลว

ในกรณทเวลาท างานขององคกรไมเหมอนกบเวลาท างานในปฏทนมาตรฐานของโปรแกรม จะตองท าการเปลยนแปลงแกไขจ านวน

ชวโมง ใน 1 วน / 1 สปดาห ใหถกตองเสยกอน ไมเชนนน โปรแกรมจะค านวณจ านวนชวโมงใหกบหนวย d และ w ผดไปจาก

ความเปนจรง

Ex เวลา Default 08:00 - 12:00, 13:00 - 17:00 = 8H ตอวน / 40H ตอสปดาห

ถาก าหนดงาน A ใชเวลา 2d ตามเวลาทเปลยนแปลงใหม คอ จ8:00 - 12:00, 13:00 - 16:00

=7H ตอวน / 35H ตอสปดาห งานจะเรมตน 08:00 ของวนแรก และไปจบในเวลา 10:00 ของวนท 3


หากเวลาท างานใน 1 วน / 1 สปดาห ไมถกตองตรงกบความเปนจรง กจะท าใหเกดความสบสนในการวางแผน

ความผดพลาดทจะเกดจากการคดค านวณคาใชจาย

Ex ทรพยากร A มคาใชจายปกต (Standard Rate) เปน 150 บาท / วน

และก าหนดในโปรแกรม โปรแกรมจะเปลยนอตราคาใชจายตอวน ใหเปนตอชวโมง แตเวลาท างาน / วน ของ Default = 8H

สวนทก าหนดใหม = 7H / วน จงท าใหการค านวณคาใชจายผดพลาด

อตราคาใชจาย คา Default (1d=8H) คาทแทจรง (1d=7H)

150/d 18.75/H 21.43/H

5000/w 125/H 142.86/H

การก าหนดจ านวนชวโมง/วน และจ านวนชวโมง/สปดาห ใหตรงกบความเปนจรง เพอใหการค านวณชวโมงการท างานเปนไป

อยางถกตอง


- Click ปม Options และก าหนดเวลาท างานท Hours per day / Hours per week / Days per month และ OK

- ถาเลอก Set as Default จะเกบรายละเอยดไวใชกบ File โครงการอนๆ ตอไป

การเปลยนการแสดงวนเรมตนของสปดาหในหนาจอ Gantt Chart

อยทหนาจอ Options ของค าสง Change Working Time

- เลอกวนทตองการทบรรทด Week Starts on


การเปลยนการเวลาท างานใน 1 วนเพอแสดงในหนาจอ Gantt Chart

อยทหนาจอ Options ของค าสง Change Working Time

- ก าหนดเวลาทตองการทบรรทด Default start time / Default end time

การก าหนดใหปฏทนใหมทสรางไว ใหสามารถเรยกใชไดในการเปด File ใหม

- ท างานท File ทไดสรางปฏทนใหมเอาไว

- เลอกค าสง Tools และ Organizer และเลอกหมวดค าสง Calendars

- เลอกชอปฏทนใหมทสรางไวทางดานขวา และ Click ปม Copy และปดหนาจอ

ตองการลบปฏทนออกไป ใหเขามาทค าสงเดม และเลอกชอปฏทนใหมทสรางไวทางดานซาย และ Click ปม Delete

การเปลยน Nonworking time ใน Gantt Chart ใหแสดงตามปฏทนทไดสรางไว

- อยท Gantt Chart View น า Mouse ทบรเวณหนาจอดานขวา และ Click Mouse ปมขวา

- เลอกค าสง Nonworking time

- ท างานทหมวดค าสง Nonworking time และท Calendar เลอกชอปฏทนทตองการ และ OK

การท างานใน Gantt Chart View

การปอนรายละเอยดของงาน

- ท างานท Cell ทตองการ และพมพชองานตามตองการ ท Task Name

- ก าหนดระยะเวลาของการท างาน ท Duration

- สามารถก าหนดไดเปน ชวโมง หรอ วน หรอ สปดาห เชน 1m หรอ 1h หรอ 1d หรอ 1w หรอ 1mo

การแกไขขอมลทปอนแลว

- เลอก Cell ทตองการ และพมพขอมลใหมทตองการ และ Enter

การลบขอมล

- ท างานท Cell ทตองการ

- กดปม Delete ท Keyboard

- ถาตองการลบขอมลทงบรรทด ท าไดโดย Click ทตวเลขของงานทตองการ และกด Delete


การแทรกงานใหม (New Task)

- น า Mouse ชทหมายเลขของงานทบรรทดทตองการแทรก และ Click Mouse ปมขวา และเลอกค าสง New Task

- หรอท างานทบรรทดของงานทตองการแทรก และกดปม Insert ท Keyboard

การยายงาน (Move Task)

- เลอกงานทงหมดทตองการทบรเวณหมายเลข และน า Mouse ชบรเวณหมายเลขทไดเลอกไว

- กด Mouse คางไว และลากไปปลอยทต าแหนงทตองการ จะมเสนสเทาเปนเสนบอกต าแหนง

การคดลอกงาน (Copy Task)

ขนตอนเหมอนกบการยายงาน แตในขนตอนลาก Mouse ใหกด Ctrl รวมดวย และปลอย Mouse กอนปลอย Ctrl

การปอนขอมลใน Cell ดวยการใชค าสง Fill Down

ใชในการปอนขอมลทเหมอนๆ กน ลงใน Cell ทตอเนองกนลงไปดานลาง

- ปอนขอมลท Cell บนสดของชวงขอมลทตองการ

- ก าหนดชวง Cell ทตองการ โดยรวม Cell แรกทปอนขอมลไวแลวดวย

- ให Mouse อยบรเวณ Cell ทเลอก และ Click Mouse ปมขวา และเลอกค าสง Fill Down

การปรบความกวางของ Column

- น า Mouse ชทเสนแบง Column ทตองการ ท Header ของ Column และ Double Click

- หรอ ใช Mouse ปรบความกวางตามตองการ

การเคลอนทไปงานทตองการ

- Click งานทตองการ หรอใช Scroll Bar

- หรอ กด F5 ท Keyboard และ พมพเลข ID / ก าหนดวนท ทตองการ และ OK

การปอน Note เพมเตมใหกบงาน (Task Notes)

- น า Mouse ชทบรรทดงานทตองการ และ Click Mouse ปมขวา

- เลอกค าสง Task Notes และจะออกไปทหนาจอ Task Information

- พมพขอความทตองการ และ OK น า Mouse ชท Icon Note เพอแสดง Note


การแกไข / ลบ Note ออกจากงาน

- Double Click ท Icon Note ทงานทตองการ และแกไข / ลบขอความทเปน Note และ OK

การเพม Column ขอมล

- Click Mouse ปมขวา บรเวณ Column Header ทตองการแทรก

- เลอกค าสง Insert Column และ ก าหนดรายละเอยด และ OK

เลอกประเภทขอมลทตองการ (Field Name)

ระบชอ Column ทตองการ (Title)

รปแบบการวางต าแหนงของชอ Column

รปแบบการวางต าแหนงของขอมลใน Column

ความกวางของ Column

การซอน Column

- Click ขวา ทชอของ Column ทตองการ และเลอกค าสง Hide Column

การปอนขอมลใน Task Information Form

- Double Click ทงานทตองการ และเลอกท างานทหมวดค าสงทตองการ และแกไขขอมลตามตองการ

สามารถท างานไดใน Gantt Chart , Pert Chart , Calendar

งาน (Task)

คอกจกรรมทจะตองถกกระท า เพอใหโครงการบรรลวตถประสงค หรอด าเนนไปสเปาหมายทวางไว

ลกษณะของงาน

Task งานในระดบปกต

Summary Task งานใหญทประกอบไปดวยงานยอยๆ ความส าเรจของงานประเภทน ไดมาจากความส าเรจของงาน

ยอยๆ ทประกอบอย

Sub Task งานยอยๆ / งานซงเปนสวนประกอบของงานใหญ

Milestone งานทใชเปนหลกไมลบอกความกาวหนาของโครงการ มกเปนงานทไมมระยะเวลา = 0

Recurring Task งานทตองท าเปนประจ า


ขนตอนการท างานกบ Task

- ปอนชองาน

- ก าหนดลกษณะงาน

- ก าหนดระยะเวลาของงาน

- ก าหนดความสมพนธระหวางงาน

- ก าหนดทรพยากรใหกบงาน

ก าหนดใหงานเปน Summary Task

- ก าหนดชวงงานทเปนงานยอยของ Summary Task ใดๆ

- Click ปม Indent ท Toolbar

- งานทอยดานบนจะเปน Summary Task และไมสามารถก าหนดระยะเวลาได เพราะระยะเวลาจะขนอยกบระยะเวลา

ทงหมดของงานยอย

การยกเลก Summary Task ใหเปนงานปกต

- ก าหนดชวงงานทเปนงานยอย และ Click ปม Outdent ท Toolbar

การซอน / แสดง Sub Task ของ Summary Task ใดๆ

- เลอก Summary Task ทตองการ

- Click Icon Hide Subtasks เพอซอนงานยอยๆ

- หรอ Click Icon Show Subtasks เพอแสดงงานยอยๆ

- หรอ เลอก Icon Show All tasks เพอแสดงงานยอยทงหมดทมในโครงการ

- หรอ น า Mouse Click ทเครองหมาย + / - ทบรรทด Summary Task ทตองการ

การก าหนดใหงานใดๆ เปน Milestone

ปกตจะไมมระยะเวลา จะก าหนดขนเพอใชเปนหลกบอกความกาวหนาของโครงการ ท าไดโดย

ก าหนดระยะเวลาของงานให = 0

ถางานใดเปนกจกรรมทมระยะเวลา และตองการใหเปน Milestone ดวย ท าไดโดย

- Double Click ทงานทตองการ

- เลอกหมวดค าสง Advanced และเลอก Mark Task as Milestone และ OK

จะแสดงรปสเหลยมขาวหลามตดทจดเรมตนของงานเทานน


การก าหนดงานทตองท าเปนประจ า (Recurring Task)

- Click บรรทดทตองการแทรกงานประจ า

- เลอกค าสง Inset และ เลอก Recurring Task

- ก าหนดรายละเอยด และ OK

การก าหนดระยะเวลาของงาน (Duration)

รปแบบ หนวยเปนวน (d) หนวยเปนสปดาห (w)

หนวยเปนชวโมง (h) หนวยเปนนาท (m) หนวยเปนเดอน (mo)

งานบางอยางจ าเปนตองใชเวลาทตอเนอง โดยไมค านงวาเปนเวลาทสามารถท างานไดหรอไม หนวยของเวลาจะเรยก

Elapsed Time

รปแบบ ed วนทตอเนองกนไป 1ed = 24h

ew สปดาหทตอเนอง 1ew = 7วน = 168h

eh ชวโมงทตอเนอง

em นาททตอเนอง

emo เดอนทตอเนอง

การก าหนดขอจ ากดใหกบงาน Task Constrain

- Double Click ทงานทตองการ และเลอกหมวดค าสง Advanced

- เลอกขอจ ากดทตองการท Constrain Task

การยกเลกขอจ ากด

- Double Click ทงานทตองการ และเลอกหมวดค าสง Advanced

- ท Constrain Task เลอกขอจ ากดเปน As Soon as Possible หรอ As Late as Possible และ OK

ความสมพนธระหวางงาน (Task Relationships)

คอการก าหนดใหงานชนใดๆ มอทธพลตองานชนใดๆ นนเอง เรยกวา Task Relationships

ท าใหสามารถก าหนดไดดวยการบอกวา งานแตละชนนน มงานชนใดๆ เปนงานทน ามากอน (Predecessor)

และงานแตละชนนน มงานใดเปนงานทตามมาทหลง (Successor)

สรป งานชนใดจดการไดงายกวา ควบคมไดงายกวา ปรบเปลยนแกไขไดงายกวา งานนนควรเปน Predecessor

สวนงานชนใดมลกษณะทพงพงอยกบงานชนอน ซงเราจะไมสามารถจดการไดโดยตรง ควรเปน Successor


ประเภทของความสมพนธของงาน

- Finish to Start (FS)

- Start to Start (SS)

- Finish to Finish (FF)

- Start to Finish (SF)

การสรางความสมพนธแบบ Finish to Start

- เลอกงานทงหมดทตองการ

- Click ท Icon Link Tasks ท Toolbar

การสรางความสมพนธแบบอนๆ ใหกบงาน

- แสดงหนาจอดานลาง (Split)

- Click งานทเปน Successor ทดานบน

- ปอนหมายเลขของงานทเปน Predecessor ท Column ID และ Enter หรอเลอกชองานท Predecessor Name

- เลอกรปแบบความสมพนธ ท Column Type

- ก าหนด Predecessor อนๆ ตามตองการ และ OK

การแกไขความสมพนธ

- Double Click ทเสนความสมพนธทตองการ

- เลอกรปแบบความสมพนธ ทค าสง Type และ OK

การยกเลกความสมพนธ

- เลอกงานทงหมดทตองการ

- Click ท Icon Unlink Tasks ท Toolbar

การใชงาน Lead Time / Lag Time

Lead Time

ลกษณะของงานทเปน Successor จะสามารถเรมตนท าได โดยทงานทเปน Predecessor ยงไมเสรจ ในลกษณะ

Finish to Start


Lag Time

รปแบบของงานทมการ Delay คอ งานทเปน Successor จะเรมตนไดกตอเมองานทเปน Predecessor ไดสนสดลง

และมการ Delay ระยะเวลาออกไปตามทก าหนดไว

การก าหนด Lag / Lead ใหกบ Predecessor

- Double Click ทเสนความสมพนธทตองการ

- ก าหนดคาในชอง Lag โดย คา + = Lag และ คา - = Lead และ OK

- สามารถปอนเปนจดทศนยม / % ได

การท างานกบทรพยากร

ทรพยากร คอ ทกสงทกอยางทจะตองถกใชเพอใหงานชนหนงๆ ประสบความส าเรจ ซงอาจเปน บคลากร อปกรณ

สถานท เครองมอ เครองอ านวยความสะดวกตางๆ

การจดการกบทรพยากร

- การสรางรายการทรพยากรทงหมด

- การเรยกใชทรพยากร

- การจดการกบปญหาการเรยกใชทรพยากรทซ าซอน

การปอนรายการทรพยากร

- Click ปม Resource Sheet ท View Bar เพอท างานท Resource Sheet

- ปอนขอมลตามตองการ

รายละเอยดใน Resource Sheet

Resource Name ชอของทรพยากร

Type ประเภทของทรพยากร

Work = คน Material = วตถ

Material Label หนวยของ Material

Initials ชอยอของทรพยากร

Group ชอของกลมของทรพยากร


Max. Unit ความสามารถในการท างานในสวนของเวลา หรอ

จ านวนหนวยสงสดของทรพยากร ก าหนดไดไมเกน 10,000 หนวย หรอ 1,000,000 % ปกต 100%

Std. Rate ก าหนดอตราคาใชจายปกต ถาเปนบคคล จะหมายถง คาจางปกตทจายให เมอท างานในเวลาท างาน

Ovt. Rate ก าหนดอตราคาใชจาย เมอทรพยากรท างานลวงเวลา

Cost / Use ก าหนดอตราคาใชจายเปนรายครง อาจเปนแบบเหมาจาย / จายตอครงทมการใชทรพยากร จ านวน

คาใชจายจงขนกบจ านวนครงทใชทรพยากร

Accrue At ระบวธการคดคาใชจาย ม 3 แบบ

Start คดคาใชจายทงหมดทนท เมองานเรมตน

Prorated คดคาใช จายตามความเปนจรง เชน ไดงาน 20% คาใชจายกจะคด 20%

End คดคาใชจายเมองานประสบความส าเรจ หรอ % Complete = 100%

Calendar ระบการเลอกปฏทนการท างาน ทรพยากรปกตจะมเวลาท างานทสอดคลองกบปฏทนของโครงการ

Code ใสรหสทใชทางบญชทอาจตองใชในการเบกคาใชจาย

สามารถก าหนดรายละเอยดเพมเตมใหกบทรพยากรได โดย

- Double Click ทบรรทดทรพยากรทตองการ ในหนาจอ Resource Sheet

รายละเอยดหนาจอ Resource Information

หมวดค าสง General

Resource Availability ก าหนดเวลาการท างานของทรพยากร วาสาทารถท างานไดตลอดทงโครงการ หรอ ท างานไดเฉพาะ

เพยงชวงเวลา

หมวดค าสง Working Time จะสอดคลองกบเวลาในปฏทนทก าหนด

หมวดค าสง Note ปอนหมายเหตหรอขอสงเกตเกยวกบทรพยากร

หมวดค าสง Cost สามารถก าหนดคาใชจายของทรพยากรไดสงสด 5 อตรา และสามารถระบอตรา

คาใชจายทแตกตางกนในชวงเวลาตางๆ ได

เชน ปกต คาใชจาย 100/h แตเมอผานการทดลองงาน คาใชจายเปลยนเปน 150/h

สามารถก าหนด Effective Date ได จะท าใหโปรแกรมค านวณคาใชจายโดยคดอตราใหม

เมอถงวนทก าหนด สามารถก าหนดคาใชจายทเพมเปน % ได

การก าหนดให Resource เรยกใชคาใชจายชดอน (ไมใชชด A) ของงานทตองการ

- Assign Resource ใหกบงานทตองการใหเรยบรอย

- ท างานท Task Usage View และ Double Click ทชอ Resource ของงานทตองการ


- จะออกไปทหนาจอ Assignment Information ใหท างานทหมวดค าสง General

- ทบรรทด Cost rate table เลอกชดคาใชจายทตองการ และ OK

การจดเรยงรายการทรพยากร

- เลอกค าสง Project และ Sort และเลอกลกษณะการเรยงขอมล

ตองการก าหนดรายละเอยดการ Sort ใหเลอก Sort By

การมอบหมายงานใหกบทรพยากร (Assigning Resources)

วธท 1

- ท างานอยท Gantt Chart View

- Click Icon Assign Resources ท Toolbar

- Click เลอกงานทตองการในตารางปอนชองาน

- Click เลอกชอทรพยากรทตองการ

- ก าหนด Unit (ไมก าหนดจะ = 100%) และ Click ปม Assign

วธท 2 โดยการ Split หนาจอ

- Click เลอกงานทหนาจอบน

- Click ท Resource Name ทหนาจอดานลาง

- เลอกชอทรพยากรทตองการ

- OK

วธท 3 ใช Task Information

- Double Click งานทตองการ

- เลอกหมวดค าสง Resources

- Click ทสวน Resource Name และเลอกชอทรพยากรทตองการ และ OK

ทง วธท 2 และ 3 ถาตองการก าหนดทรพยากรทมากกวา 1 คน ให Click ท Resource Name บรรทดตอไป


การยกเลกการมอบหมายงานใหทรพยากร

อยท Gantt Chart View

- Click Icon Assign Resources และ Click เลอกงานทตองการ

- Click เลอกชอทรพยากรทตองการยกเลก

- Click ปม Remove เรยบรอยแลว Click ปม Close

การแกไขการมอบหมายงานใหทรพยากร

ปกตการมอบหมายงานจะอยในสมการ Work = Duration * Unit

ถามการเปลยนแปลงการใชทรพยากรภายหลง โปรแกรมจะค านวณสมการใหมทกครง ท าใหมการเปลยนแปลงคา

วธทดทสด คอ การยกเลกของเกาทงหมดกอน แลวจงคอยท าการเรยกใชทรพยากรใหม

แนวความคดในการมอบหมายงานใหกบทรพยากร

เมอมการเรยกใชทรพยากรในงานใดๆ จะท าใหเกดสมการทส าคญ คอ Work = Duration * Unit

จะท าใหเกดคาของตวแปรใหมเพมขนมา 2 ตวแปร คอ Work และ Unit สวน Duration ไดถกก าหนดไวอยแลว

Work = จ านวนชวโมงท างานทงหมดททรพยากรจะตองท า เพอใหงานประสบความส าเรจ

Unit = จ านวนหนวยของทรพยากรใด ๆ

การมอบหมายงานใหกบทรพยากรจงเปรยบเสมอนเปนการประเมนสถานการณตามประสบการณ หรอตาม

ขอมลทม เพออนมานวางานจะส าเรจภายในเวลาทก าหนดดวยทรพยากรจ านวนเทาใด

ระยะเวลาของงาน (Duration) มผลผกผนตามจ านวนทรพยากร (Unit)

คอหลงจากทไดเรยกใชทรพยากรในงานใดๆ ไปแลวครงหนง กจะท าใหเกดสมการ Work = Duration * Unit แลว ขอมลของ

ตวแปรเหลาน จะถกน าไปใชในการค านวณใหม เมอมการเพม / ลด จ านวนของทรพยากรทไดเรยกใชไวแลว โดยการเพม / ลด

ของตวแปร Unit จะมผลตอการเปลยนแปลงคาของ Duration เพอรกษาสมการใหเปนจรง

ถาจ านวนทรพยากรถกเพมขน Duration จะลดลง

ถาจ านวนทรพยากรถกลดลงเพมขน Duration จะเพมมากขน

เมอมการเปลยนแปลงคาของตวแปรใดในสมการ กจะมผลใหตวแปรอนๆ ไดรบผลกระทบไปดวย เพอท าใหสมการคงความ

ถกตองอยเสมอ

EX ถาก าหนดใหทรพยากร A จ านวน 1 หนวย หรอ Unit 100% ท างานชนหนงมระยะเวลา 1d หรอ

= 8h จะได 8h = 8h * 1 Unit Work = Duration * Unit

ถาหากเรยกใชทรพยากร A เพมขนอก 1 หนวย เปน 2 หนวย โปรแกรมจะตองดลสมการใหใหม เปน 8h = 4h * 2 Unit


ถาไมตองการให Duration ของงานใดๆ เปลยนแปลง ตองเลอกประเภทของงานเปนแบบ Fixed Duration

ประเภทของงาน (Task Type)

1. Fixed Unit

2. Fixed Duration

3. Fixed Work

การเลอกประเภทของงาน

- Double Click ทงานทตองการ เลอกหมวดค าสง General

- เลอกงานทตองการ ในชอง Task Type และ OK

งานประเภท Fixed Unit (จะเปนคา Default ของโปรแกรม)

ตวแปรท Fixed แกไข เปลยนตาม สมการ(8h=8h*1)

Unit Duration Work 4h = 4h*1

Unit Work Duration 16h=16h*1

Unit Unit Duration 16h=8h*2

งานประเภท Fixed Duration


Duration Unit Work 16h=8h*2

Duration Work Unit 16h=8h*2

Duration Duration Work 32h=16h*2

งานประเภท Fixed Work


Work Duration Unit 8h=16h*0.5

Work Unit Duration 16h=8h*2

Work Work Duration 8h=4h*2

แนวความคดเรอง Effort Driven

คอ คณสมบตทจะท าใหจ านวนชวโมงของงานทงหมด (Work) คงทอยเทาเดม เมอมการเพม / ลด ทรพยากรชออนๆ เขาไปใน

งาน หรอเมอมการเพมจ านวนทรพยากรจะท าใหเวลาของงานลดลง ถาลดจ านวนทรพยากรจะท าใหเวลาของงานเพมขน


แตงานบางงานไมสามารถทจะแบงปนภาระของงานใหกบทรพยากรตางประเภทกนได

Ex การฝกอบรม จะใชวทยากร 1 คน ตอมาไดเพมผชวยอก 2 คน การเพมผชวยเขาไป ไมไดท าใหระยะเวลาของการ

ฝกอบรมลดลง (Duration) แตเปนการชวยอ านวยความสะดวกเทานน

กรณเชนนจงตองยกเลกคณสมบต Effort Driven ส าหรบงานน

การยกเลกคณสมบต Effort Driven

- Double Click งานทตองการ และเลอกหมวดค าสง Advance

- ยกเลก Effort Driven และ OK หรอ ยกเลกไดทหนาจอ Split

การตรวจสอบการใชงานทรพยากรทมากเกนขดจ ากด

- การใชงานทรพยากรทมากเกนกวาจ านวนทม Ex A ท างาน 16h/d แตเวลาท างานเปน 8h/d

- การก าหนดใหทรพยากรท างานหลายๆ งาน ในชวงเวลาเดยวกน ซงเรยกวา Overallocated Resource

- สามารถตรวจสอบไดท Resource Sheet หรอ Resource Usage หรอ Resource Graph

การตรวจสอบปญหาการเรยกใชทรพยากรซ าซอน ในหนาจอ Resource Sheet

ถาทรพยากรใดเปนสแดง แตไมม ! แสดงวา ทรพยากรถกใชซ าซอน แตยงมความเปนไปได ภายใตหนวยเวลาทก าหนด

แตมปญหาทเวลาของแตละงานซ าซอนกน แตถาม ! ดวย แสดงวา ไมมความเปนไปได เนองจากเวลาของงานรวมกนใน 1 วน

เกนกวาเวลาท างานใน 1 วน หรอ เกดจากการเรยกใชทรพยากรเกนไปจากจ านวนหนวยสงสดทมใหใช

การคนหา Overallocated Resource

- แสดง Resource Management Toolbar

- เลอก Resource Usage View และ Click Icon Go To Next Overallocation

- Click อกครงเพอดทรพยากรตอไป

การพมพรายงานส าหรบทรพยากรทมากเกนขดจ ากด

- เลอกค าสง View และ Report และ Double Click ทหมวด Assignment

- Double Click ท Overallocated Resource และ Click ปม Print เพอพมพ


การแกปญหาการเรยกใชทรพยากรซ าซอน

1. แกปญหาดวยการเรยกใชทรพยากรอนแทน

เทคนค ใหยกเลกการก าหนดทรพยากรทงหมดในงานนนกอน และคอยก าหนดใหม หรอ อาจใชวธเพมจ านวนสงสดของ

ทรพยากร แตวธนจะท าใหคาใชจายของโครงการสงขน

2. การแสดง Field Peak เพอแสดงจ านวนหนวยสงสดของทรพยากรเปนเทาใด

- อยท Resource Sheet

- ใชค าสง แทรก Column ท Std. Rate และ เลอกชอ Field ชอ Peak และ OK

3. การกระจายชวโมงการท างานดวยค าสง Work Contour

คอ การเปลยนแปลงเวลาการท างานของทรพยากรในแตละวน

Ex ถาให A ท างาน 20h และ A ท างานปกต 8h

โปรแกรมจะวางแผนการท างานคอ วนท 1 วนท 2 วนท 3

20 ชม. 8 8 4

เราสามารถเปลยนเวลาท างานในแตละวนได โดย

- ท างานท Task Usage View และ Double Click ทชอ Resource ของงานทตองการ

- อยทหมวดค าสง General เลอกรปแบบการกระจายชวโมงการท างานทชอง Work Contour และ OK

4. แกปญหาดวยการเลอนเวลาการท างานชนใดชนหนงออกไป

ใชในกรณทไมมทรพยากรเหลอใหใชงานอก แตขอเสยจะท าใหโครงการจะเสรจชากวาทก าหนดได

เลอนงานดวยการแกไขจ านวนชวโมงท างานเอง

- ท างานท Task Usage View

- แกไขชวโมงการท างานของทรพยากรในแตละงาน

เลอนงานดวยการเพม Field Assignment Delay เขาไปใน Task Usage View

- เพม Column ชอ Assignment Delay ตอจาก Column Duration

- ก าหนดวน Delay ททรพยากรทตองการ

การเลอนงานดวยการใชค าสง Split Task

- Click Icon Split Task ท Toolbar

- น า Mouse ไปชทแทงกราฟ บรเวณต าแหนงทตองการจะเลอน

- Click Mouse เพอลากแทงกราฟออกไปไวทต าแหนงใหม และปลอย Mouse

- ก าหนดลกษณะความสมพนธ (ถาม) และ OK


การเลอนงานโดยใชค าสง Resource Leveling

- เลอกค าสง Tools และ Level Resource

- ก าหนดรายละเอยด ในสวน Automatic / Manual

ควรจะเลอก Manual จะไดเหนความเปลยนแปลงในแตละครง

- Click ปม Level Now ถาตองการยกเลกกลบเปนเหมอนเดม ใหเลอก Clear Leveling

5. การแกปญหาดวยการใหทรพยากรท างานลวงเวลา

- อยท Gantt Chart View และ Split หนาจอ

- Click ขวาทหนาจอดานลาง และเลอก Resource Work

- ก าหนดชวโมงทตองการ ท Column Ovt. Work และ OK

เรยบรอยแลว อาจใชค าสง Resource leveling เขามาชวยในการเลอนงานอนๆ ออกไป

คาของ Baseline

คอ คาตางๆ ของโครงการทโปรแกรมจะเกบไวในฐานะทเปนคาเรมตน คา Baseline ทบนทกไว สามารถเรยกขนมา เพอใชใน

การพจารณาเปรยบเทยบกบคาของขอมล ทเกดขนในขณะทด าเนนโครงการจรงๆ เพอดความเบยงเบนของโครงการจากแผนทได

วางไวอยางไรบาง เพอทจะควบคม ตรวจสอบ ตดตามความกาวหนา และตดสนใจไดอยางถกตอง

ปกตจะ Save คา Baseline เมอไดวางแผนของโครงการทกอยางเรยบรอยแลว กอนทโครงการจะเกดขนจรง

การ Save คา Baseline

- เลอกค าสง Tools และ Tracking และ เลอกค าสง Save Baseline และก าหนดรายละเอยด และ OK

การยกเลกการ Save คา Baseline

- เลอกค าสง Tools และ Tracking และ เลอกค าสง Clear Baseline และก าหนดรายละเอยด และ OK

การดรายละเอยดตางๆ ของ Baseline

- ท างานท Gantt Chart View

- เลอกค าสง View และ Table : Entry และ More Tables

- อยทหมวดค าสง Task เลอก Baseline และ Apply

ถาตองการกลบไปส Task Sheet เหมอนเดม ใหเลอกค าสง View และ Tables และ Entry


การระบความกาวหนาของโครงการ

การระบความกาวหนาดวยการใชค าสง Update Project

- เลอกค าสง Tools และ Tracking และเลอก Update Project


การระบความกาวหนาดวยการใชปม Update As Scheduled

- แสดง Tracking Toolbar และ เลอกงานทงหมดทตองการ Update

- Click Icon Update As Scheduled

การเลอนงานใหเรมตนใหมในวนใดๆ

- เลอกค าสง Tools และ Tracking และเลอก Update Project

- เลอก Reschedule Uncompleted Work to Start และก าหนดวนทตองการ

- ก าหนดรายละเอยด การเลอนงานทง Project / เฉพาะงาน และ OK

ถาเลอนเฉพาะงาน สามารถเลอก Icon Reschedule Work ท Tracking Toolbar กได

การระบความกาวหนาดวยการปอนขอมลใน Field ตางๆ

การใส % ความส าเรจใหกบงาน

วธท 1

- แสดง Tracking Toolbar และ Click เลอกงานทตองการ และ Click ปม % ความส าเรจท Toolbar

วธท 2

- Click Icon Update Tasks และ ก าหนด % ความส าเรจของงาน ในชอง % Complete และ OK

วธท 3

- Double Click ทงานทตองการ และท างานทหมวดค าสง General ระบในชอง Percent Complete และ OK

การระบวนเรมงาน / วนเสรจงานจรง

ปอนวนเรมงานจรง ท Act. Start / ปอนวนเสรจงานจรง ท Act. Finish

- Click Icon Update Tasks และปอนขอมล หรอ

- อยท Gantt Chart และเลอกค าสง View และ Table และ Tracking และปอนขอมล

ตองการดความแตกตางของวนท ทก าหนดไวกบวนท ทท างานจรง ท าไดโดย

- อยท Gantt Chart และเลอกค าสง View และ Table และ Variance


การก าหนดความคบหนาของงานโดยใชทรพยากร

ก าหนดท Task Usage View

- เลอกค าสง View และ Table และ Work

- ปอนชวโมงการท างานของทรพยากรทถกใชไปใน Column Actual และ Enter

ก าหนดท Resource Usage View

- เลอกค าสง View และ Table และ Work

- ปอนชวโมงการท างานของทรพยากรทถกใชไปใน Column Actual และ Enter

ก าหนดท Assignment Information

- อยท Task Usage View หรอ Resource Usage View

- Double Click ท Task / Resource ทตองการ

- เลอกหมวดค าสง Tracking

- ก าหนดคาทชอง % Work Complete

การก าหนดคาความคบหนาของงานในแตละวน

- อยท Task Usage View หรอ Resource Usage View

- Click ขวา และเลอก Actual Work

- เลอก Cell Act. Work ทตองการ และก าหนดชวโมงการท างานจรง และ Enter

การเปรยบเทยบขอมลแบบ Baseline กบขอมลจรง

- เปรยบเทยบท Tracking Gantt

- แสดงขอมลในลกษณะ 2 แถว โดยแถวบนเปนขอมลจรง และแถวลางเปนขอมลของ Baseline

- หรอ อยท Gantt Chart

- เลอกค าสง View และ Table และ Tracking

การก าหนดและการจดการเกยวกบคาใชจาย

การดตารางคาใชจายของงาน

- อยท Gantt Chart และเลอกค าสง View และ Table และ Cost

การดตารางคาใชจายของทรพยากร

- อยท Resource Sheet และเลอกค าสง View และ Table และ Cost

การดตารางคาใชจายของทรพยากรแตละกลม

- อยท Resource Sheet และเลอกค าสง View และ Table และ Cost

- เลอก Group จาก Filter ท Toolbar และพมพชอกลมทรพยากรทตองการ และ OK


การดกราฟคาใชจายของทรพยากร

- อยท Resource Graph และ Click Mouse ปมขวา และเลอกค าสง Cost

การดผลสรปคาใชจายโดยรวมของโครงการ

- เลอกค าสง Project และ Project Information และ Click ท Statistics

การดตารางคาใชจายส าหรบขอมลทางดานบญชและการเงน

- อยท Gantt Chart และเลอกค าสง View และ Table และ More Table

- อยทหมวดค าสง Task เลอก Earned Value และ Apply

การเปลยนแปลงคาใชจายรายวน

- อยท Task Usage View

- Click Mouse ปมขวา และเลอก Actual Cost

- พมพคาทตองการในชอง Act. Cost ของงาน / Resource ทตองการ และ Enter

การพมพรายงานคาใชจาย

- เลอกค าสง View และ Reports

- Double Click ท Costs และ Double Click รปแบบทตองการ

การตดตามงานดวยการใช Report

- เลอกค าสง View และ Reports และเลอกรปแบบ Report ทตองการ

Overview เปนรายงานเกยวกบเรองทวไปของโครงการ

Current Activity เปนรายงานเกยวกบงานทจะตองท าเพอใหโครงการประสบความส าเรจ

Cost เปนรายงานเกยวกบคาใชจายตางๆ ของโครงการ

Assignment เปนรายงานเกยวกบการมอบหมายงาน

Workload เปนรายงานเกยวกบชวโมงการท างานของทรพยากร

การพมพรายงาน

- เลอก Table และ View ทตองการ

- Click Icon Print Preview และ ก าหนดรายละเอยดท Page Setup และสง Print


รายละเอยด Page Setup

หมวดค าสง View ของ Gantt Chart

Print All Sheet Columns สงใหพมพขอมลทก Column ในตาราง

Print First _ Columns On All Pages ใหพมพขอมลก Column แรก ทางซายทกหนา

Print Notes พมพหมายเหต

Print Blank Pages พมพหนากระดาษวาง ๆ

Fit Timescale to End of Pages สงใหแตละหนาสนสดงานพมพใหพอดกบตารางเวลาใน Gantt Chart

ค าสงพมพ Calendar

หมวดค าสง View ใน Page Setup

Months Per Page พมพกเดอนใน 1 หนา

Only Show Days in Month พมพเฉพาะวนท ทอยในเดอนนน ถาเปนวนของเดอนอนจะเปนชองวาง

Only Show Weeks in Month พมพเฉพาะสปดาห ทอยในเดอนน

Weeks Per Page พมพกสปดาหใน 1 หนา

Week Height As Soon Screen แสดงความสงของสปดาหเทากบหนาจอ

Print Calendar Title พมพชอเดอนทหวกระดาษ

Print Previous / Next Month Calendars สงพมพปฏทนของเดอนกอนหนา / เดอนถดไป

Show Additional Tasks ค าสงจดการงานทมมากจนแสดงไมหมด

After Every Page สงใหแสดงงานทยงแสดงไมหมดในแผนใหมตอทายปฏทนทพมพในแตละหนา

After the last Page พมพแผนใหมหลงจากพมพปฏทนหมดแลว

Group by Day สงใหแสดงงานทยงแสดงไมหมดโดยแจกแจงเปนรายวน

Print Notes

รายละเอยดในค าสง Print

- เลอกค าสง File และ Print ท Menu ค าสง

- หรอ Click ค าสง Print ในหนาจอขอดงานกอนพมพ

Timescale ก าหนดชวงเวลาของโครงการทจะพมพ

Print Left Column of Pages Only พมพเฉพาะ Column แรกทางซายสด

Manual Page Breaks ใหแบงหนากระดาษตามทผใชไดก าหนดเสนแบงหนา (Page Brake) ไว


การ Format Font เฉพาะสวนทเลอกไว และจะมผลเฉพาะสวนทมขอมลเทานน

- เลอก Cell / Column / Row ทตองการ

- ใช Icon ท Formatting Toolbar หรอ เลอกค าสง Format และ Font

การ Format Font ใหกบขอมลประเภทตาง ๆ

- ท างานทตารางงานทตองการ

- เลอกค าสง Format และ Text Styles


แนะน าใหเปลยนเฉพาะ Font เพอใหแสดงภาษาไทยไดเทานน เมอเกดปญหาจะไดเหนความแตกตางของตวอกษร

การเปลยนหนวยของเวลาใน Gantt Chart

- Double Click สวนบนของ Gantt Chart

- อยท Timescale และ ก าหนดรปแบบทตองการ และ OK

สรุปขั้นตอนการทํางานit.tni.ac.th/2014/upload/files/pdf/ms_project2community_5.pdf ·...

Documents