IV _ ANALISA DAN PEMECAHANMASALAH

PEMBELIAN DAN PENERIMAAN BARANG

Kegiatan pengadaan persediaan bahan baku merupakan bagian yang penting dalam rangkaian kegiatan produksi perusahaan. Adapun kegiatan ini meliputi proses perencanaan jumlah ekonomis yang harus dibeli sesuai dengan pesanan barang yang diperoleh, pada pemasok mana barang tersebut hendak diperoleh, dan kualitas yang dikehendaki.

Kapasitas produksi normal PT. Supra Aspindo Jaya rata-rata sebesar 60 ton setiap bulan, sehingga PT. Supra Aspindo Jaya menetapkan kebijaksa- naan atas persediaan sebagai berikut :- Bahan baku : 40 % dari bahan baku yang digunakan

dalam bulan penjualan.- Barang jadi : 65 % dari anggaran penjualan.

Adapun bagian-bagian yang terlibat dalam proses pembelian bahan baku adalah manajer pemasaran, kepala bagian pembelian, dan kepala bagian gudang bahan baku.

Pihak-pihak yang terlibat tersebut bekerja sama untuk saling membantu dan mengawasi kelancaran pengadaan bahan baku.

Klasifikasi persediaan yang terdapat pada PT. Supra Aspindo Jaya adalah sebagai berikut :1. Persediaan Bahan Baku.

Persediaan ini berupa biji plastik, yang dibeli dari berbugai pemasok. Biji plastik ini inerupakan bahan uta:.... .iai&m proses produksi . Jenisnya antara lain : PF, HD, HI, ABS, PS, dan lain-lain.

2. Persediaan Barang Jadi.Berupa produk-produk plastik yang beraneka ragam jenisnya, seperti tirnba, waskom, wakul, keranjang sampah, ember, gayung air, tempat sabun, dan lain- lain .

3. Persediaan Bahan Afval.Merupakan hasil pengolahan barang jadi yang mengalami kerusakan sehingga kemudian digiling menjadi bahan baku kembali. Penggilingan ini dilakukan berdasarkan jenis bahan dan warna barang.

Kegiatan produksi di PT. Supra Aspindo Jaya dilakukan untuk menghasilkan barang-barang yang diproduksi baik secara massa maupun untuk memenuhi pe3anan dari para pelanggan. Pembelian bahan baku pada umumnya dilakukan secara kredit dengan jangka waktu kredit antara satu minggu hingga satu setengah bulan

dan tidak memperoleh potongan tunai. PT. Supra Aspindo Jaya mengikuti kebijaksanaan ini untuk memperoleh ketepatan waktu dalam pengiriman barang. Untuk penjualan barang, ada yang dilakukan secara tunai, rnaupun secara kredit. Bila dengan kredit jangka waktu kreditnya adalah satu hingga tiga bulan. Dengan melihat hal tersebut, maka perusahaan harus dapat mengatur dana dengan sebaik-baiknya untuk menghindari terjadinya kesulitan dalam arus kasnya agar tidak menghambat prosea pembelian bahan baku sehingga tidak mengganggu kelancaran proses produksi.

Pentingnya mengetahui jumlah barang yang tersedia di gudang adalah agar dapat menentukan saat yang paling tepat untuk melakukan pemesanan dan pembelian barang, sehingga tidak terjadi kekurangan ataupun kelebihan bahan baku.

Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur pengendalian atas persediaan bahan baku ini adalah :- Bagian pembelian.- Bagian gudang bahan baku.- Bagian akuntansi.

Prosedur-prosedur yang dipakai untuk pengenda­lian atas persediaan bahan baku adalah :- Prosedur pembelian barang.- Prosedur penerimaan bahan.

Fungsi pembelian tidak boleh dilakukan oleh

bagian / seksi yang membutuhkan barang, melainkan harus dilakukan oleh bagian pembelian. Hal ini merupakan tindakan pencegahan terjadinya manipulasi maupun penggelapan atas barang.

Bagian pembelian berfungsi untuk memperoleh informasi inengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih I pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih, serta mengeluarkan memo debit untuk mencatat terjadinya retur pembelian.

Prosedur pembelian bahan dalam perusahaan ini, diawali dengan mengelompokkan proses pembelian dalam dua golongan, yaitu pembelian bahan baku biji plastik, dan bahan pembantu yang berupa bahan pewarna. Rencana pembelian bahan baku biji plastik dibuat berdasarkan kebijaksanaan atas persediaan sebesar 40 % yang harus selalu tersedia di gudang. Sisa persediaan di gudang dapat diketahui melalui laporan mingguan yang dibuat oleh bagian rekapitulasi hasil produksi dan pengeluaran bahan setelah menerima lapo­ran pemakaian bahan harian dari gudang dan laporan data produksi dari mandor.

Rencana pembelian bahan ini setiap bulan perlu ditinjau kembali untuk disesuaikan dengan keadaan yang mungkin berubah, seperti adanya perkembangan dalam rencana penjualan yang mempengaruhi proses produksi.

situasi harga bahan baku biji plastik dan situasi keuangan perusahaan.

Reneana pembelian bahan baku biji plastik ini antara lain mencantumkan :- Jenis bahan baku biji plastik yang harus dibeli.- Jumlah yang harus dibeli.- Jadwal pengiriman ke pabrik.- Syarat-syarat pembayaran ( jika ada ) serta harga

bahan baku biji plastik.Pembelian bahan baku biji plastik ini dilakukan

oleh bagian pembelian dengan cara menutup kontrak pembelian bahan baku setelah terdapat kesesuaian dengan pemasok, baik mengenai harga, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, dan sebagainya, dan kontrak persetujuan pembelian ini kemudian ditan- datangani oleh Direktur.

Berikut ini adalah prosedur pembelian bahan baku pembantu, yaitu bahan pewarna :

Departemen Campur yang merupakan tempat untuk pencampuran warna agar menghasilkan barang dengan warna yang sesuai dengan pesanan yang diminta, membuat surat permintaan pembelian rangkap dua, kemudian diserahkan kepada kepala bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani. Surat permintaan pembelian yang telah disetujui diserahkan ke bagian pembelian, yang kemudian akan membuat order pembelian kepada pemasok

yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, 1 copy di file sebagai catatan order pembelian, 1 copy dikirim ke gudang untuk diarsip sementara, 1 copy untuk bagian akuntansi, dan 1 copy dikirim ke peinasok. Berdasarkan ordei' pembelian, pemasok membuat surat pengantar barang bersama dengan barang yang siap dikirim ke gudang pemesan dan membawa order pembelian yang dibuat ' • psraeaan.

Gudang berdasarkan surat pengantar barang dan order pembelian yang dibawa oleh pemasok membuat bukti bahan masuk rangkap tiga, dimana copy pertama diserahkan kepada bagian akuntansi yang berdasarkan surat order pembelian yang diterima dan bukti bahan masuk ini akan inelakukan pencatatan atas transaksi pembelian dalam buku pembelian. Copy kedua diser­ahkan ke bagian pembelian, dan copy ketiga diarsip oleh bagian gudang dan kemudian dibukukan dalam kartu stok bahan/barang.

Berikut ini adalah urutan pembelianbarang berdasarkan kegiatan yang dilakukan :

No. P R O S E D U R DILAKUKAN OLEH

1. deabuat s u r a t pe ra in taan pea - b e l i a n d a l a a rangkap dua.

Bagian yang aem- butuhkan.

2. Flenandatangani s u r a t p e r a in t a ­an p e a b e l i a n .

Kepala bagian yang aeabutuhkan.

3. Meabuat P e r a in t a an Penawaran Harga .

Bagian P e a b e l i a n .

4. Hesieriksa dan aenandatangani P e ra in taan Penawaran Harga .

Kepala Bagian P e a b e l i a n .

5. H eae r ik sa dan aeautuskan d a r i Peaasok aana barang t e r s e b u t akan d i b e l i .

Kepala Bagian P eab e l i an dan D i r e k t u r .

6. Membuat Bukt i Bahan/8arang Hasuk rangkap t i g a , b e r d a s a r - kan barang yang d i t e r i a a , su­r a t pengantar barang , dan o r ­der p e e b e l i a n .

Bagian Gudang.

7. heabukukan d a l a a Kartu Stok Barang/Gahan.

Bagian Gudang.

8. Heabukukan d a l a a Buku Peabe - l i a n berdasarkan o rde r peabe - l i a n dan Bukti Bahan/Barang Hasuk.

Bagian Akuntansi

9. Heabukukan d a l a a Kartu Hutang berdasarkan f a k t u r yang d i t e ­r i a a d a r i peaasok.

Bagian Akuntansi

Dengan melihat struktur organisaai perusahaan dan prosedur yang telah dibuat yang berhubungan dengan pengadaan bahan baku, seperti yang telah diuraikan di atas pada prosedur pembelian barang, pada dasarnya penulis melihat bahwa kemungkinan dilakukannya

pemenuhan atas permintaan barang yang belum waktunya untuk dibeli adalah kecil. Hal Ini disebabkan karena untuk pembuatan surat order pembelian ( Purchase Order ) harus dibuat lebih dulu permintaan pembelian oleh bagian yang membutuhkan, ditanda- tangani / disetujui oleh kepala bagian yang bersangkutar., dan dari laporan mingguan yang dibuat oleh bagia.. rekapitulaei hasil produksi dan pengeluaran bahan setelah menerima laporan pemakaian bahan harian dari gudang dan laporan data produksi dar-i mandor yang kemudian diserahkan kepada bagian pembelian.

Penulis melihat bahwa pemisahan fungsi dalam pembelian telah dilaksanakan dengan cukup baik, karena telah terdapat pemisahan fungsi antara fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, dan fungsi akuntansi. Sehingga dapat dihindarkan hal-hal seperti manipulasi, penggelapan, maupun penyele- wengan atas transaksi pembelian barang di perusa- haan.

PT. Supra Aspindo Jaya dapat memperoleh harga yang menguntungkan dalam melakukan transaksi pembelian bahan baku. Hal ini karena sebelum melakukan transaksi pembelian, perusahaan telah inendapatkan data harga dari para pemasok dan sebelum mengambil keputusan mana pemasok yang akan dipilih

85

telah dilakukan diskusi dengan direktur.Dari hasil pengamatan penulis, penulis

melihat adanya satu kekurangan dalam melakukan pembelian barang. Hal ini adalah karena terkadang penentuan untuk dilakukannya pembelian langsung berada di tangan direktur utama, setelah menerima laporan mengenai hasil pemakaian bahan dan hasil produksi, sehingga walaupun prosedur telah dibuat, namun pelaksanaannya masih terkesan rancu. Hal ini- mengakibatkan bagian pembelian tidak berfungsi secara efektif, karena hanya langsung menerima pemberitahuan bahwa telah terjadi transaksi pembelian. Dengan adanya kejadian demikian, maka terkadang surat permintaan pembelian tidak dibuat oleh bagian yang membutuhkan dan order pembelian tidak dibuat karena pemesanan dilakukan secara lisan, yang mengakibatkan tidak adanya bukti tertulis mengenai pesanan pembelian. Hal ini mengakibatkan adanya kejadian bahwa kadang-kadang perusahaan harus menerima barang-barang yang sebenarnya tidak dipesan atau yang spesifikasinya tidak seperti yang diminta, namun karena tidak adanya bukti tertulis, maka perusahaan tidak dapat melakukan klaim kepada pemasok. Hal ini tentu sangat merugikan perusahaan, bila ternyata barang tersebut tidak / kurang dibutuhkan dalam proses produksi maupun bila harga atau syarat pembayarannya ternyata tidak sesuai

dengan yang telah disepakati sebelumnya, walaupun secara lisan.

Dalam order pembelian tidak dicantumkan Nomor Urut secara tercetak. Menurut penilaian penulis, nomor urut tersebut perlu dicantumkan secara tercetak dalam surat order pembelian. karena hal ini akan memperjelas iaiit;gung jawab mengenai pelaksanan pembelian dan akan memudahkan bagian pembelian dalam melakukan pengecekan.

Jadi sebaiknya, dalam Order Pembelian dicantum­kan hal-hal sebagai berikut :

- Nomor Order Pembelian secara tercetak.- Tanggal Order Pembelian.- Naina pemasok.- Syarat pembayaran.- Pengangkutan / transportasi yang digunakan.- Otorisasi pejabat yang berwenang.- Jenis barang.- Nama barang.- Jumlah barang.- Kode barang.- Satuan barang.- Harga satuan.- Harga total.- Tanggal / waktu penyerahan barang.- Discount atau potongan yang diberikan.

Selain itu penulis melihat pula satu kekurangan yang lain dalam prosedur pembelian bahan pembantu, yaitu sair.a halnya dengan pembelian bahan baku biji plastik, dimana order pembelian dilakukan secara lisan oleh direktur utama, sehingga bagian pembelian hanya menerima peir.beritahuan tentang transaksi pembelian, atau bahkan bagian pembelian tidak mengetahui telah terjadi transaksi pembelian, hingga barang tiba dan langsung dicatat telah terjadi trarsaksi pembelian. Ini tentu saja sangat melemahkan fungsi dari bagian pembelian yang semestinya mempunyai wewenang dan tugas untuk melakukan pembelian.

Untuk pelaksanaan penerimaan barang, bagian gudang mempunyai peranan yang sangat penting. Peranan ini diantaranya adalah mengetahui barang-barang yang akan masuk sehingga dapat mempersiapkan tempat dan pengaturan sedemikian rupa di gudang sehingga jalannya penerimaan barang dapat berlangsung dengan lancar.

Setelah bagian gudang mengetahui barang yang akan diterima, maka bersama dengan bagian / eeksi yang menibutuhkan memeriksa barang-barang yang akan diterima. seperti jumlahnya, jeni3, mutu atau kualitae. peperti yang dibutuhkan.

Menurut penulis surat pesanan pembelian yang diterbitkan oleh bagian pembelian harus dijadikan

dasar atau patokan dalam penerimaan barang, karena mungkin saja barang yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta atau dibutuhkan walaupun dalam surat jalan yang diterima dituliskan sesuai dengan pesanan pembelian. Jadi dalam hal ini bagian penerimaan urang haruo benar-benar mengecekkebenarannya secara cermat.

Bagian penerimaan barang dapat mengecek atau melakukan pemeriksaan secara fisik atas barang-barang yang diterima , yaitu dengan cara menghitung, menimbang, melakukan pemeriksaan terhadap kualitas barang yang diterima dan pada akhirnya surat-surat pengiriman harus ditandatangani oleh petugas yang menerima untuk menyatakan bahwa barang tersebut telah sesuai dengan yang diminta. Hal ini digunakan sebagai alat pertanggungjawaban atas penerimaan barang.

Dalam penerimaan barang, penulis melihat bahwa sudah cukup memadai, karena ketika barang dari pemasok tiba bagian / seksi gudang akan melakukan pengecekan atas barang-barang tersebut baik jumlah, jenis, inaupun mutunya. Jika segalanya telah sesuai, maka bagian penerimaan akan menandatanganinya. Hal ini berarti telah terdapat pengendalian atas penerimaan barang dan barang yang diterima sesuai dengan yang tertera dalam surat jalan.

Yang perlu disayangkan adalah apabila pembelian barang tidak menggunakan pesanan pembelian, tetapi secara lisan, hal ini tentu . akan menyulitkan pemeriksaan, karena tidak ada bukti yang dapat digunakan sebagai dasar pemeriksaan dan peneocokan. Sebenarnya bagian penerimaan berhak untuk menolak barang-barang yang masuk tanpa dilengkapi dengan pesanan pembelian dari perusahaan, namun dalam kasus ini bagian penerimaan memutuskan untuk menerima barang dari pemasok setelah mendapatkan konfirmasi dari bagian pembelian.

Setelah menerima barang / bahan, maka bagian penerimaan membuat Bukti Bahan Masuk. Bukti Bahan Masuk rangkap tiga didistribusikan kepada bagian akuntansi dengan maksud supaya dicatat telah terjadi transaksi pembelian dalam buku pembelian. Copy kedua diserahkan kepada bagian pembelian, copy terakhir sebagai arsip untuk bagian gudang bahan.

Penulis melihat bahwa bagian pembelian memperoleh copy dari Bukti Bahan Masuk, berarti bagian pembelian akan memperoleh pemberitahuan bahwa barang yang dipesan telah tiba dan dalam hal ini bagian pembelian dapat mengetahui apakah barang yang dipesan sesuai dengan yang telah dipesan. Apabila tidak sesuai. maka masalah tersebut dapat dibicarakan dengan pemasok.

Selain Itu penulis juga melihat bahwa kemungkinan terjadinya kekurangan dalam penerimaan barang adalah kecil, karena pada saat penerimaan dilakukan pengecekan atas barang bersama dengan bagian yang membutuhkan barang.

Dengan adanya penyerahan copy Bukti Bahan Masuk yang dibuat oleh bagian gudang kepada bagian pembelian, :.;aka bagian pembelian akan dapatmengetahui bahwa pesanan ataa pembeliannya telah terpenuhi. Bagian pembelian akan memberikan tanda tangan pada surat pesanan pembelian, sehingga tidak akan terjadi pemesanan secara dobel.

Hal lain yang penulis anggap perlu untuk dilaksanakan adalah pengecekan atas keluar masuknya jumlah bahan baku antara kantor dengan gudang, yaitu dengan membandingkan antara kartu stok barang kantor dengan kartu persediaan di gudang. Ini akan mendukung ketelitian hingga pemesanan dan pembelian barang dilakukan benar-benar pada saat yang dibutuhkan. Catu jenis bahan baku berupa biji plastik, misalnya jenis PP disimpan dalam satu kelompok, dimana untuk setiap jenis kelompok bahan baku biji plastik diadakan satu jenis kartu persediaan yang digantungkan pada barangnya. Hal ini akan memudahkan pengecekan atas barang dengan jenis tertentu, aaldo-saldonya, sehingga dapat lebih mudah untuk menentukan kapan

waktunya perlu dilakukan pembelian, selain melihat dari laporan.

Jadi, menurut penulis, dengan adanya prosedur penerimaan bahan yang cukup baik dan jelas tersebut diharapkan bahwa :- Penerimaan barang akan sesuai dengan pesanan

pembelian, baik dalam kuantitas maupun kualitas.- Adanya kepastian bahwa barang yang diterima adalah

barang yang dipe3an oleh bagian pembelian berdasar­kan order pembelian.

- Adanya pemeriksaan atas mutu atau kualitas barang yang diterima tersebut untuk meyakinkan bahwa barang tersebut dapat bermanfaat sepenuhnya dalam operasi perusahaan.

- Adanya pendelegasian wewenang kepada Kepala Gudang untuk bertanggung jawab atas keamanan barang yang ada di dalam gudang.

Terdapat satu hal yang penulis anggap kurang dari bagian gudang PT. Supra Aspindo Jaya. PT. Supra Aspindo Jaya mempunyai tiga buah gudang, yaitu Gudang A, B, dan C. Gudang A merupakan gudang bahan baku yang penulis lihat telah cukup baik, karena hanya memiliki satu pintu untuk keluar masuk barang sehingga memudahkan kontrol atas keluar masuknya barang. Selain itu bahan-bahan diaimpan dan diletakkan berdasarkan jenisnya. Sementara itu gudang B merupakan gudang

barang jadi yang telah slap untuk dikirim dan diat.ur pula berdasarkan jenis barangnya dan hanya memiliki satu pintu masuk pula. Yang menjadi permasalahan menurut penulis adalah gudang C yang merupakan satu gedung besar tempat dilangsungkannya proses produksi, bangunan kantor perusahaan, teinpat. penggilingan barang inenjadi bahan baku kembali, tempat pencampuran bahan, dan bagian pengepakan. Bagian depan merupakan perkantoran. iian bagi&i. tengah digunakan sebagaigudang penimbunan bahan baku dan barang jadi yang tidak tertampung di gudang A dan B. Bagian belakang digunakan sebagai pabrik tempat prosea produksi barang-barang plastik dan mempunyai satu pintu untuk keluar-ma^uk buruh bagian produksi. Sayap kiri digunakan sebagai tempat pengepakan barang. Tempat pengepakan barang ini mempunyai dua pintu yang ditutup pada malam hari. Satu di muka dekat dengan pintu keluar •' masuk utama ' dan yang lain berada di bagian belakang Lerhubungan langsung dengan pabrik. Stmentara itu antara gudang di bagian tengah dengan pabrik di bagian belakang dipisahkan oleh tembok setinggi ± 3 meter dan sebuah pintu yang selalu terbuka pada siang hari dan hanya ditutup pada malam hari. Pintu ini persis berhadapan dengan pintu keluar masuk utama. Melihat hal ini penulis menilai bahwa pengawasan terhadap keluar masuknya barang tidak

dapat berjalan dengan efektif, karena banyaknya kegiatan keluar masuk melalui pintu utama sehingga dapat memudahkan pencurian. Demikian pula pada malam hari, karena pabrlk beroperasi selama 24 jam sehari yang terbagi atas tiga shift, maka bila pengontrolan- nya tidak benar-benar ketat dapat terjadi pencurian atas bahan maupun barang di dalam gudang C. Pencurian dapat terjadi bila terdapat persekongkolan di antara para buruh dengan cara memanjat tembok pemisah gudang C dan pabrik dan melemparkan barang ke pabrik untuk kemudian di bawa keluar melalui pintu pabrik yang terdapat di belakang. Terlepas dari semuanya itu, konstruksi dari gudang penulis anggap sudah cukup memadai.

PENGENDALIAN INTERN DALAM PROSEDUR PERSEDIAAN

2.1 Persediaan Bahan Baku Bi.ii Plastik

Kepala gudang bahan baku bertanggung jawab atas penerimaan bahan baku biji plastik, penyimpanan yang baik atas persediaan bahan baku biji plastik serta pengeluaran bahan baku yang disimpan di dalam gudang. Seorang karyawan bagian gudang biji plastik secara periodik bertugas untuk mengerjakan administrasi teknis gudang, antar:-.

lain mengerjakan setiap hari kai'tu gudang untuk setiap jenis biji plastik dan mengerjakan pula laporan mutasi persediaan biji plastik harian, setiap kali terjadi perubahan terhadap posisi persediaan bahan baku biji plastik yang disimpan di dalam gudang.

Bahan baku biji plastik disimpan dalam gudang A menurut Jenisnya, namun sebagian disimpan dalam gudang C, dan penulis lihat penempatannya tidak serapi di gudang A. Kartu persediaan di gudang dibuat setiap hari untuk mengetahui posisi setiap jenis persediaan bahan baku, misalnya jenis PP. Kepala bagian gudang biji plastik bertugas pula untuk inengatur letak penyimpanan bahan baku biji plastik, yang disesuaikan dengan cepat atau la'.i.V'-ii.r.ya pemakaian atas jenis biji plastik tersebut. Untuk jenis yang dipakai setiap harinya disimpan di dekat pintu keluar gudang, sedangkan untuk jenis bahan baku biji plastik yang jarang dipakai atau yang masih lama akan dipakai, disimpan di bagian belakang, agar tidak mengganggu kelancaran proses pengambilan bahan baku biji plastik yang diperlukan oleh bagian produksi.

Dalam menetapkan apakah tiap jenis bahan baku akan segera dipakai oleh bagian produksi ataukah masih lama, kepala gudang bahan baku biji

plastik dapat menggunakan pengalamannyaserta melihat dari barang-barang hasil produksi dari perusahaan yang dikerjakan untuk produksi massa.

Pada waktu menguraikan sistem akuntansi pembelian bahan baku biji plastik, dimana untuk setiap penerimaan bahan baku biji plastik selalu dibuat Bukti Bahan Masuk rangkap tiga. Bukti Bahan Masuk ini berisi hal-hal sebagai berikut :- Nomor urut tercetak- Tanggal ( penerimaan )- Nomor Surat Jalan- Tanggal Surat Jalan- Nomor Pesanan Pembelian- Diterima dari ( nama pemasok )- Nomor urut- Uraian C jenis barang )- Banyaknya; dalam zak, harga per unit, dan harga

total.- Otorisasi dari: penerima, yang menyerahkan, yang

menyetujui, dan pencatat.Sehingga dengan demikian nampak, bahwa dalam Bukti Bahan Masuk yang berisi catatan menurut surat jalan / 3urat pengantar barang dari pemasok, adalah sesuai dengan barang yang diterimanya. Berdasarkan Bukti Bahan Masuk ini karyawan

bagian gudang akan membukukan penerimaan bahan baku biji plastik ke dalam kartu persediaan biji plastik di gudang. Di kartu gudang hanya dicatat mengenai mutasi kuantitas menurut jenis- nya, sedangkan pencatatan kuantitas dan harganya berada di kartu persediaan bahan pada bagian akuntansi.

Kepala bagian gudang selain bertanggung jawab atas penerimaan bahan baku biji plastik juga bertanggung jawab atas pengeluaran bahan baku biji plastik dari gudang. Pengeluaran biji plastik untuk bagian produksi dilakukan atas dasar Perintah Mengeluarkan Bahan rangkap dua yang dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Bagian Produksi. Salinan pertama diserahkan kepada bagian gudang dan salinan kedua merupakan arsip untuk kepala bagian produksi sendiri untuk mengetahui berapa banyak bahan yang digunakan dalam produksi. Setelah disetujui oleh kepala bagian gudang, maka bahan dapat keluar dari gudang. Setelah Perintah Pengeluaran Bahan diterima, dan bahan telah dike- luarkan, bagian gudang membuat Bukti Bahan Keluar rangkap tiga yang didistribusikan kepada bagian akuntansi, bagian rekapitulasi hasil produksi, dan bagian gudang sendiri sebagai arsip. Bukti Bahan Keluar bersama dengan Perintah Mengeluarkan

Bahan merupakan dasar untuk mencatat pengeluaran biji plastik dalam kartu persediaan di gudang. Karyawan gudang yang bertugas melakukan pencatatan ini setiap hari menyerahkan keseluruhan laporan pemakaian bahan kepada bagian rekapitulasi hasil produksi / pemakaian bahan dalam bentuk copy kedua dari Bukti Bahan Keluar. Jadi pada dasarnya, posisi persediaan biji plastik berdasarkan catatan dapat diketahui setiap harinya, baik oleh bagian akuntansi, bagian gudang, maupun bagian rekapitu­lasi hasil produksi / pemakaian bahan.

Pi bagian akuntansi diadakan pula suatu administrasi persediaan biji plastik yang dilaksanakan dengan membuat kartu-kartu persediaan berdasarkan jenisnya, dimana di dalam kartu tersebut o^lain dicantumkan kuantitasnya, juga dicantumkan harga dari setiap jenis biji plastik tersebut. Adapun pelaksananya adalah bagian reka- pitulasi hasil produksi dan pemakaian bahan yang selain membuat laporan mingguan akan membuat pula laporan bulanan untuk pemakaian bahan.

Setiap hari bilamana terjadi mutasi dalam posisi persediaan biji plastik, maka kartu-kartu persediaan biji plastik ini akan dikerjakan oleh karyawan bagian rekapitulasi hasil produksi dan pemakaian bahan yang mengerjakan kartu-kartu

persediaan. Setiap penerimaan dicatat berdasarkan pada Bukti Bahan Masuk yang dibuat oleh Kepala Gudang Bahan, sedangkan untuk pengeluarannya dicatat berdasarkan Bukti Bahan Keluar yang dibuat oleh bagian gudang pula.

Metode penilaian persediaan bahan baku biji plastik yang dipergunakan oleh PT. Supra Aspindo Jaya ini adalah metode penilaian perse­diaan dengan sistem FIFO ( First In First Out ). Untuk setiap penerimaan biji plastik dicatat baik kuantitas maupun harga pembeliannya, sedang­kan untuk pengeluaran bahan baku biji plastik ini dicatat baik kuantitas maupun harganya dengan cara perhitungan dengan sistem FIFO, sehingga persediaan bahan baku biji plastik pada akhir bulan akan menunjukkan kuantitas serta harga biji plastik dari harga pembelian biji plastik yang terakhir dilakukan, yaitu kuantitas dikalikan dengan harga bahan baku biji plastik per zaknya. Setiap akhir bulan bagian rekapitulasi yang mengerjakan kartu-kartu persediaan akan membuat daftar rincian mengenai persediaan biji plastik untuk setiap jenisnya. Daftar ini kemudian diserahkan kepada Kepala Bagian Akuntansi yang akan memeriksa kebenarannya, baik dalam kuantitas maupun dalam nilai uangnya. Kuantitas dari kolom

persediaan awal, penerimaan, pengeluaran dan persediaan akhir dapat diperiksa kebenarannya dengan mencocokkan pada laporan persediaan bahan baku biji plastik bulanan yang dibuat, sedangkan untuk jumlah pembayaran yang harus dilakukan dapat diperiksa kebenarannya dari perkiraan buku besar persediaan bahan baku biji plastik.

2.2 Persediaan Barang Jadi

Barang-barang dari plastik seperti keranjang sampah, tempat sabun, waskom, wakul, gayung air, merupakan macain-macam barang jadi yang dihasilkan oleh PT. Supra Aspindo Jaya. Barang-barang ini dihasilkan dalam waktu relatif singkat, karena setelah bahan baku biji plastik dicampur warnanya, kemudian dimasukkan dalam mesin pencetak yang akan melelehkannya dan sekaligus mencetak sesuai dengan bentuk yang diinginkan, kemudian jika perlu akan dihaluskan. Setelah itu sudah merupakan barang jadi yang siap untuk dijual.

Barang-barang jadi tersebut sebelum dikirim ke gudang pengepakan, akan dihitung dan ditimbang terlebih dahulu pada saat dilakukan travelled sheet. Travelled sheet dilakukan oleh

Kepala Gudang Pengepakan bersama dengan operator mesin cetak. Travelled sheet ini dilakukan untuk melihat hasil produksi per shift, berapa bahan yang digunakan, dan berapa yang dikirim ke gudang barang jadi, serta berapa banyak barang afval dari setiap proses produksi. Formulir travelled sheet dibuat rangkap dua, dimana copy pertama dikirim ke bagian rekapitulasi hasil produksi dan pemakaian bahan dan copy kedua digunakan sebagai bukti penerimaan untuk bagian pengepakan. Proses produksi dalam PT. Supra Aspindo Jaya berjalan selama 24 jam yang terbagi menjadi tiga shift. Travelled sheet untuk shift pertama dilakukan pada pukul 14.00 dan untuk shift kedua dan ketiga dilakukan beresamaan pada pukul 07.00 pagi.

Selain diadakan travelled sheet, mandor pabrik juga melakukan pengecekan atas haail produksi dengan mengisi formulir Data Produksi yang diserahkan pula ke bagian rekapitulasi. Ini digunakan sebagai cara pencocokan atas pemakaian bahan dan produksi.

Setelah itu barulah barang-barang tersebut dikirim ke gudang pengepakan untuk dihitung ulang dan dikemas dalam sak-sak atau dalam dos. Gudang Pengepakan kenrudian membuat Laporan Haail Pengepakan rangkap dua. Copy pertama diserahkan ke

100

Gudang Barang Jadi bersama dengan barang yang telah selesai dikemas dan dikirim ke Gudang Barang Jadi. Dan copy kedua menjadi arsip untuk gudang pengepakan.

Tanggung jawab penyimpanan barang-barang jadi berada di tangan Kepala Gudang Barang Jadi. Banyaknya barang-barang yang disimpan di gudang setiap bulannya rata-rata sebanyak 30 ton, yang terdiri dari berbagai jenis dan bentuk barang. Di gudang barang jadi diselenggarakan administrasi persediaan barang jadi, dengan cara membuat kartu- kartu persediaan barang jadi untuk setiap jenis barang.

Kepala gudang barang jadi bersama dengan seorang pegawai gudang barang jadi menerima barang-barang yang telah dikemas yang diserahkan oleh bagian pengepakan di dekat pintu masuk gudang. Pegawai gudang barang jadi akan menye- butkan barang yang diterimanya menurut jenis dan jumlahnya, sementara itu kepala gudang barang jadi akan mencocokkan antara apa yang disebutkan oleh pegawai gudang barang jadi, yang bertugas menerima barang-barang tersebut di atas, dengan catatan yang tercantum pada Laporan Hasil Pengepakan yang diterimanya.

Untuk barang-barang yang telah selesai

diperiksa dan ternyata memang sesuai dengan spesi- fikasi yang disebutkan, akan dibawa dengan roda pengangkut ke tempat yang telah ditentukan oleh kepala gudang barang jadi. Setelah it.u Kepala Gudang Barang Jadi akan membuat Bukti Barang Masuk rangkap tiga sebagai bukti atas penerimaan barang. Copy pertama diserahkan kepada bagian akuntansi, copy kedua diserahkan kepada bagian rekapitulasi hasil produksi dan pemakaian bahan, dan copy ketiga digunakan sebagai arsip untuk gudang barang jadi. Dalam Bukti Barang Masuk ini terdapat tanda tangan dari pegawai yang menerima dan kepala gudang barang jadi. Setelah itu pegawai gudang barang jadi akan membukukan barang yang masuk ke dalam kartu persediaan yang ada di gudang, pada kolom penerimaan dan sekaligus dihitung pula saldo persediaannya. Untuk jenis-jenis barang yang baru diproduksi dimana belum terdapat kartu persediaan, maka akan dibuatkan kartu persediaan yang baru menurut jenis barang tersebut, selanjutnya dicatat pula mutasi yang terjadi atas persediaan barang ini.

Pengeluaran barang jadi dari gudang untuk dikirim kepada langganan dilakukan berdasarkan delivery order yang diterima dari bagian penjualan. Dalam delivery order ini disebutkan

banyaknya barang yang diminta dan jenis barangnya. Delivery order yang diterima oleh bagian gudang ini kemudian disimpan dan disusun menurut tanggal pengiriman barang. Hal ini dilakukan untuk memudahkan kepala gudang dalam menyiapkan barang- barang yang akan dikirim ke langganan.

Untuk order pesanan yang telah mendekati waktunya segera disiapkan oleh karyawan gudang barang jadi sesuai dengan jenis dan kuantitas yang diminta untuk dikirim kepada langganan.

Tiap pengiriman barang kepada langganan diserta: dengan Surat Jalan. Surat jalan ini memuat perincian mengenai kendaraan yang diguna- kan untuk mengirim, banyaknya barang, nomor kode barang, nama barang, satuannya, jumlah, dan keterangan lain yang diperlukan. Selain itu terda- pat pula tanda tangan bagi penerima barang, dan juga pengirim barang. Surat jalan ini dibuat rangkap tiga untuk didistribusikan kepada bagian penjualan sebagai arsip sementara yang kemudian akan digunakan sebagai bukti untuk penagihan, kepada pembeli, dan kepada bagian akuntansi.

Bersama dengan surat jalan dibuat pula Bukti Barang Keluar dan Faktur. Bukti Barang Keluar dibuat sebagai dasar untuk pencatatan atas transaksi penjualan kepada bagian penjualan.

selain itu untuk bagian rekapitulasi hasil produksi dan pemakaian bahan akan inenjadi dasar untuk pembuatan laporan untuk mengetahui posisi persediaan barang jadi yang ada di gudang. Sedang- kan yang terakhir digunakan sebagai dasar untuk pencatatan pada kartu persediaan barang yang ada di gudang. Faktur dibuat rangkap tiga dengan dis tribusi sebagai berikut : Lembar asli diserahkan kepada bagian akuntansi sebagai arsip sementara yang akan digunakan sebagai dasar untuk lr.enagih pada saat jatuh tempo dan lembar kedua diserahkan kepada bagian akuntansi untuk mencatat transaksi penjualan, dan lembar ketiga sebagai arsip untuk bagian penjualan.

Cetiap minggu dan akhir bulan bagian rekapitulasi hasil produksi dan pemakaian bahan akan membuat laporan mengenai persediaan barang yang ada di gudang untuk dilaporkan kepada direktur.

2.3 Eacaediaan Dalian Afval

Merupakan hasil pengolahan barang jadi yang mengalami kerusakan sehingga kemudian digiling menjadi bahan baku kembali. Penggi- lingan i:;i dilakukan berdasarkan jenis bahan dan

warna barang. Karyawan departemen giling setiap hari akan membuat laporan Hasil Giling yang kemudian akan diserahkan kepada gudang bahan baku bersama dengan barang yang telah selesai digiling kembali menjadi biji plastik. Laporan Hasil Giling ini digunakan oleh karyawan gudang bahan sebagai dasar pencatatan atas persediaan di kartu perse­diaan di gudang.

PEMBAHASAN ATAS PENGENDALIAN INTERN DALAM PROSEDUR PERSEDIAAN

Dari hasil pengamatan penulis atas prosedur pengendalian intern atas persediaan, baik bahan maupun barang, penulis melihat bahwa terdapat hal-hal yang telah dilaksanakan dengan cukup baik, namun adapula yang masih kurang memadai.

Produksi dilaksanakan sesuai dengan kapasitas produksi rata-rata setiap bulan, namun rencana untuk produksi tidak dibuat sehingga persediaan barang yang menumpuk di gudang cukup banyak, hal ini berarti dana yang tertanam dalam persediaan barang jadi cukup besar. Kecuali untuk barang-barang yang diproduksi berdasarkan pesanan, hal ini tidak menjadi masalah. karena jumlah yang' diproduksi adalah sesuai dengan yang diminta.

Ditinjau dari prosedur untuk permintaan bahan untuk produksi, penulis lihat telah cukup memadai, karena untuk mengeluarkan bahan dari gudang, harus berdasarkan Perintah Mengeluarkan Bahan yang dibuat oleh Kepala Bagian Produksi kepada bagian gudang dan harus mendapat persetujuan dari Kepala Gudang Bahan. Di dalam Perintah Mengeluarkan Bahan tersebut telah tercantum dengan jelas hal-hal yang dibutuhkan oleh Bagian Produksi, dan kepada siapa bahan harus diserah­kan. Dengan adanya Perir.tah Mengeluarkan Bahan ini, maka pengeluaran bahan selain untuk tujuan produksi tidak dapat dilakukan, sehingga hal ini akan mencegah terjadinya penyelewengan. Selain itu perintah menge­luarkan bahan ini juga berfungsi sebagai alat. untuk pertanggungjawaban agar tidak terjadi saling melempar tanggung jawab bila terjadi kehilangan aatau pencurian bahan untuk produksi. Setelah bahan dikeluarkan, Bagian gudang juga membuat Bukti Bahan Keluar. Bukti Bahan Keluar ini sangat penting untuk pengecekan atas kesesuaiannya dengan perintah mengeluarkan bahan, hal ini akan dapat menghindari terjadinya manipulasi dalam pencatatan dalam kartu persediaan bahan.

Barang-barang dari plastik yang telah jadi kerap kali inenjadi sasaran pencurian bila tidak diawasi der. -.n baik, terutama pada malam hari dan untuk barang-barang yang iiletakkaw dalam gudang C

karena pengaturannya yang tidak begitu teratur sehingga kontrol atasnya sulit dilakukan.

Berdasarkan prosedur yang dilaksanakan oleh PT. Supra Aspindo Jaya untuk pengendalian terhadap barang jadi, penulis melihat telah cukup baik. Sebelum barang yang telah jadi dikirim ke gudang pengepakan, barang tersebut telah dihitung terlebih dahulu pada waktu travelled sheet, dan kemudian barang-barang yang dikirim ke gudang pengepakan, dihitung lagi untuk dikemas, kemudian barang dikirim ke gudang barang jadi. Bagian gudang setelah menerima Laporan Hasil Pengepakan bersama dengan barang yang dikirim dari gudang pengepakan, kemudian juga membuat Bukti Barang Masuk. Hal ini menunjukkan adanya pengawasan atas jumlah yang diterima oleh bagian penerimaan yang sesuai dengan apa yang tercantum dalam laporan hasil pengepakan.

Sementara itu di lain pihak, pengawasan atas mutu barang yang dihasilkan oleh perusahaan, penulis lihat telah cukup memadai. Barang-barang yang telah selesai dicetak, dilihat hasilnya, masih kasar atau tidak, serta rusak atau tidak. Bila masih kasar, maka akan dihaluskan kembali, dan bila rusak langsung menjadi bahan afval untuk digiling kembali menjadi bahan baku. Hal ini menjamin bahwa barang yang masuk ke dalam gudang barang jadi benar-benar barang yang

telah siap untuk dipaaarkan kepada konsumen.Selain hal-hal yang telah memadai di atas,

penulis inelihat adanya kelemahan dari aspek lainnya, yaitu adanya fung3i rangkap oleh bagian gudang dan bagian penerimaan. Seharusnya fungsi gudang ( penyimpanan ) terpieah dengan fungsi penerimaan, karena bila tidak, hal ini akan menyebabkan pengenda­lian yang kurang memadai karena bagian gudang yang juga menerima barang dapat bekerja sama dengan bagian pengepakan Jalam hal penerimaan barang jadi dari banian produksi. -Jadi sebaiknya inasing-masing bagian dapat bertanggung jawab atas pekerjaannya yaitu bagian gudang bertugae untuk mengeluarkan barang kalau ada permintaan barang dari bagian yang membutuhkan dan sebaliknya bagian penerimaan barang hanya bertugas untuk menerima dan menyerahkan barang kepada bagian gudang 3erta masing-masing bagian secara terpisah memberikan laporan kepada atasannya.

Pada prosedur penjualan barang jadi kepada langganan yang dilaksanakan oleh PT. Supra Aspindo Jaya ada hal-hal yang menurut penulis masih kurang memadai. Pesanan diterima melalui salesman atau telepon dan kemudian oleh bagian penjualan dibuatkan pesanan penjualan. Tetapi sebelum pesanan penjualan disetujui tidak diadakan penganalisa-.. terlebih dahulu oleh bagian kredit. Selama ini penjualan yang

dilakukan oleh PT. Supra Aspindo Jaya kepada pelanggan hanya berdasarkan pada kepercayaan pada pelanggan. Sedangkan tujuan dari diadakannya penganalisaan adalah untuk mengetahui kredibilitas dari seorang pelanggan dan bagaimana kemampuannya dalam membayar. Untuk memudahkan pengendaliannya, bagian kredit dapat menerapkan suatu batas ( limit ) untuk seorang pelanggan, misalnya setelah diadakan penganalisaan terhadap kredibilitas seseorang pelanggan, diketahui saldo piutang pelanggan tersebut telah mencapai lebih dari lima juta rupiah, sedangkan batas ( limit ) kredit yang ditetapkan adalah lima juta rupiah, maka jika ada pesanan dari pelanggan tersebut, perusahaan dapat menolak untuk memenuhinya.

Hal lain yang penulis lihat masih kurang memadai adalah sumber daya manusia di bagian akuntansi. Walaupun telah menggunakan komputer, namun karyawan di bagian akuntansi penulis lihat masih kurang dalam jumlah, terlebih saat ini transaksi perusahaan sudah sangat banyak, sehingga tugas untuk melakukan pencatatan seringkali tertunda dan tidak terselesaikan. Sehubungan dengan penjualan dan piutang usaha perusahaan, hal ini akan sangat merugikan perusahaan sendiri. Transaksi piutang usaha yang mestinya sudah Jatuh tempo dan harus ditagih, sering kali terlewatkan dan tidak tertagih pada waktunya.

Astek-a?pek lain dalam penjualan barang jadi kepada pelanggan yang dilaksanakan oleh PT. Supra Aspindo Jaya yang menurut penulis sudah cukup memadai dapat dijelaskan sebagai berikut.

Bagian gudang nienyiapkan barang berdasarkan surat perintah pengiriman ( delivery order ) yang diterima dari bagian penjualan lalu mengirimkan barang tersebut ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman memperoleh tembu3annya dengan maksud supaya bagian pengiriman mengirim barang ke pelanggan setelah mene­rima barang dari bagian gudang dan untuk mencocokkan dengan barang yang diterima dari bagian gudang dengan perintah pengiriman tersebut sehingga secara tidak langsung terjadi pengendalian. Sedangkan bagian gudang menerima perintah pengiriman ini agar dapat menyiapkan barang yang diminta oleh pelanggan untuk diberikan kepada bagian pengiriman. Pada saat bagian pengiriman akan mengirimkan barang kepada pelanggan dibuatkan pula surat jalan yang isinya sesuai dengan spesifikasi barang yang diminta deui juga berisi jenis kendaraan yang memuat, dan tanda tangan baik pengirim, maupun penerima sebagai bukti bahwa barang yang dikirimkan telah sesuai dengan yang diminta dan diterima dengan baik p-.'lai.j.'r’an.

Bagian akuntansi mendapat tenr ian dari perin­tah pengiriman sebagai bukti bahwa barang yang dikirim

dari gudang adalah sesuai dengan pesanan penjualan yang diterima. Selain itu juga agar bagian akuntansi mengurangi persediaan pada kartu persediaan masing- masing. Bagian penjualan akan menerima copy Bukti Barang Keluar sebagai bukti bahwa barang telah diki- rimkan kepada pelanggan.

Satu hal yang menurut penulis sangat penting dalam pengendalian bagi persediaan secara keseluruhan adalah diadakannya perhitungan fisik atau stock opname secara periodik. Perhitungan fisik ini berguna untuk mengetahui kecocokan antara saldo-saldo persediaan yang tereantum dalam kartu-kartu persediaan dengan persediaan yang sesungguhnya ada di dalam perusahaan. Dari hasil pengamatan penulis, ternyata perhitungan fisik persediaan ini sangat jarang dilaksanakan. Hal ini tentu akan memudahkan terjadinya kehilangan atas persediaan tanpa diketahui dan tidak dapat dipertang- gungjawabkan, karena saldo persediaan hanya dihitung berdasarkan catatan-catatan yang ada.