Izrada cirkularnog pisma za OpenOffice Writer

Cirkularno pismo je često korištena forma u poslovnoj komunikaciji, pogotovo kadtrebamo dokument gotovo istog sadržaja poslati većem broju suradnika. Najčešće sekoristi kad trebamo poslati informaciju o dopuni prodajnog asortimana, upute o izvršenjunekog zadatka ili kad svim poslovnim partnerima krajem godine želimo čestitati božićneblagdane i poželjeti uspješnu narednu poslovnu godinu.

Izradu cirkularnog pisma pokazati ću pomoću cijenjenog besplatnog uredskogprograma OpenOffice Writer u varijanti Oxygen Office (OpenOffice 3.1).

Za izradu cirkularnog pisma potrebna su dva dokumenta:1. Glavni dokument se sastoji od teksta koji je isti u svim pismima ili mailovima i uputa za

umetanje teksta koji se mijenja2. Izvor podataka sadrži promjenjive podatke poput imena i prezimena, adrese itd. To

može biti obična Word tablica, radni list Excela (ili adekvatnih besplatnih alternativa),popis kontakata iz mail klijenta itd.

Prvo treba načiniti glavni dokument i tablicu sa promjenjivim podacima. U mojemprimjeru glavni dokument biti će dopis sa poslovnom ponudom. Tablica sa promjenjivimpodacima sadržavati će imena firmi, osobe za kontakt i adrese.

Prvo u Writeru otvorimo praznu stranicu. Potom ćemo proći proces registriranjatablice sa promjenjivim podacima. Na opciji File zadamo Wizards pa Address Data Source.

Na opciji Steps panela Address Book Data Source Wizard na opciji Address booktype kliknemo na zadnji radio gumb Other external data source. Potom kliknemo gumbNext.

Na opciji Steps na Connection Settings desno klikni na gumb Settings.

Na panelu Create Address Data Source na padajućem izborniku Database typeodaberemo vrstu datoteke. Ja sam tablicu sa promjenjivim podacima radio u programutipa tabličnog kalkulatora, stoga odabirem Spreadsheet vrstu datoteke. Potom kliknemogumb Next.

Na Database properties-Connection settings kliknemo desno gumb Browse danađemo datoteku sa tablicom. Desno na panelu kliknemo na datoteku i kliknemo gumbotvori.

Na panelu Database properties-Connection settings kliknemo na gumb Browse danađemo lokaciju tablice. Na kraju kliknemo gumb Finish.

Lijevo na opciji 4.Field Assignment klikniemo donji gumb Next ukoliko je tablicaSpreadsheet tipa.

Lijevo na opciji 5.Data Source Title kliknemo gumb Browse za lokaciju. Na krajukliknemo gumb Finish. Na opciji za spremanje spremimo sa predefinirano ponuđenimnazivom Addresses.odb. Tablica je tako registrirana.

Na opciji View zadamo Data Sources ili stisnemo F4 na tipkovnici.

Lijevo na izborniku nađemo datoteku. Nalazi se na opciji Addresses u mapi Tables.To je datoteka Sheet1. Desno od izbornika nalazi se tablica sa opcijama tvrtka, ime iprezime i adresa.

Prazan list papira ispod nam je glavni dokument. U njega upišemo željeni tekst. Akoga imamo pripremljenog, možemo ga kopirati u glavni dokument. U područje izmeđudatuma i početka tekstualnog dijela umetnuti ćemo iz tablice iznad podatke o primateljudopisa.

Najprije drag & drop metodom iz gornje tablice na željeno mjesto spustimo imefirme Jansky GmbH. Potom ispod toga spustimo ime Hans Berger. Ispod toga ide adresa.Na kraju adresu razdvojimo na nekoliko segmenata jedan ispod drugog.

Dopis spremamo tako da na opciji File kliknemo Save As. Spremamo ga u internomformatu. Ukoliko ćemo ga slati osobi koju ne poznamo i ne znamo na kakvom računalu ioperativnom sustavu radi, dobro ga je poslije toga prevesti u pdf format.

Ovaj postupak ponovimo sa sljedećom firmom te ponovo snimimo kao zasebnudatoteku.Dobro je datoteke imenovati po firmi ili osobi, odnosno na način da je iz nazivaodmah nedvosmisleno jasno o kome se radi.

Ovaj krajnje jednostavan primjer možda ne prikazuje najbolje blagodati principacirkularnog pisma. One bi se najbolje očitovale kod većeg broja podataka koji bi seselektirano slali većem broju osoba. Zamislimo da imamo puno podataka u gornjoj tablici ida su grupirani na sljedeći način:a) poslovnicab) odgovorna osobac) novi prodajni artiklid) nove cijenee) kontakt podaci dobavljačaTada bi i u glavnom dokumentu mogli načiniti tablicu za svakog poslovođu zasebno. Izgornje bi tablice u donju drag & drop metodom spustili svakome samo one podatke kojimu trebaju. Baratanje podacima na ovaj je način preglednije i manja je mogućnostpogreške. Također omogućuje i uštedu vremena i manje umara pri radu.